I Servizi Demografici

INNOVAZIONE
Quali modalità per il rilascio
di estratti autentici
delle scritture contabili
di Fabio Costantini
Funzionario servizi demografici del Comune di Pesaro
Negli ultimi anni stiamo assistendo ad una forte
accelerazione del c.d. processo di dematerializzazione degli atti che trova il proprio corpus normativo nel d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 che testualmente
rubrica “Codice dell’Amministrazione Digitale” (di
seguito CAD).
Il CAD, nel rispetto dei principi generali sanciti sia
dalla l. n. 241/1990, in tema di giusto procedimento, nonché della disciplina in materia di trattamento dei dati personali – d.lgs. n. 196/2003, è prioritariamente destinato alle pubbliche amministrazioni
e si pone il fine di assicurare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e
la fruibilità dell’informazione in modalità digitale
nei rapporti tra le p.a. e tra queste con i cittadini e
le imprese.
Il processo di digitalizzazione coinvolge ed interessa pertanto anche le imprese alle quali è riconosciuto il diritto di richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le p.a.
Il CAD non si limita però a semplificare i rapporti
tra le imprese e le p.a., interviene anche nella gestione della contabilità d’impresa riconoscendo a
queste ultime la possibilità di poter formare e conservare su supporti informatici i libri, i repertori e le
scritture di cui sia obbligatoria la tenuta.
Ma prima di affrontare il processo di dematerializzazione delle scritture contabili e di tutto ciò che
ne consegue sul piano dell’efficacia probatoria,
ivi comprese l’inquadramento dei pubblici ufficiali
eventualmente chiamati all’autentica delle copie, è
opportuno analizzare il lento processo normativo
che negli anni ha interessato ed innovato i relativi
articoli del codice civile.
Valore probatorio delle scritture contabili
e dei relativi estratti
L’imprenditore che esercita un’attività di natura
commerciale è tenuto ad annotare i fatti e la contabilità aziendale in libri e scritture contabili obbligatori per legge che devono essere conservati ordinatamente, come prescrive l’art. 2214 c.c.
Le scritture ed i documenti contabili, tenuti secondo le modalità sancite dall’art. 2215 c.c. – ovvero
numerazione progressiva in ogni pagina, bollatura di ogni foglio e dichiarazione di chiusura
nell’ultima pagina circa il numero dei fogli da parte
di un pubblico ufficiale, prima di essere messi in uso
– sono intesi dotati di un proprio specifico valore
probatorio contro l’imprenditore (art. 2709 c.c.) e
tra imprenditori (art. 2710 c.c.) in quanto l’imputabilità del documento ad un determinato soggetto e
l’immodificabilità dei dati, una volta apposti, sono
garantiti dalla preventiva “vidimazione”.
Detta impostazione è quindi concettualmente diversa rispetto all’efficacia probatoria degli atti e
delle scritture private per i quali è invece prescritta
la sottoscrizione delle parti (artt. 2699 ss. c.c. per
l’atto pubblico e artt. 2702 ss. c.c. per la scrittura
privata).
Maggiori incombenze ricadono sull’imprenditore
per quanto attiene al rilascio degli estratti autentici
dei documenti contabili nell’ambito di un procedimento di ingiunzione, in cui il giudice, su domanda,
ingiunge il pagamento a favore di chi è creditore
purché del diritto fatto valere si dia prova scritta
nelle forme sancite dall’art. 634 c.p.c.
Il sopra richiamato articolo – che disciplina la prova scritta in ambito procedimentale – dispone che
costituiscono prove scritte idonee alla formazione
delle pronuncia di ingiunzione di pagamento gli
“estratti autentici” delle scritture contabili di cui
agli artt. 2214 e ss. c.c., purché bollate e vidimate
nelle forme di legge (art. 2215 c.c.) e regolarmente
tenute.
Nonostante l’art. 634 c.p.c. non preveda espressamente l’attestazione della regolare tenuta delle
scritture contabili, ma semplicemente la produzione di un estratto “autentico”, è usuale che il pubblico ufficiale autentichi copie delle scritture contabili con riferimento alle attuali disposizione di cui
all’art. 18 del d.P.R. n. 445/2000 che ha il pregio di
indicare in cosa debba consistere il procedimento di
autenticazione. L’art. 18 citato d.P.R., infatti, generalizzando la possibilità di rilasciare le copie di un
qualunque documento esibito al pubblico ufficiale,
disciplina la materia in relazione alle copie totali
o parziali, di atti e documenti, tra i quali possono
ricomprendersi anche l’“estratto” in quanto “copia
parziale”.
Inoltre, l’art. 18 citato d.P.R. ha il pregio di individuare i soggetti abilitati all’autenticazione delle copie
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per estratto e precisamente il pubblico ufficiale dal
quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l’originale o al quale deve essere prodotto il documento, nonché il notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato del Sindaco
(combinato disposto di cui agli artt. 21 e 38 del d.P.R.
445/2000). Ebbene, da quest’ultima dizione discende, previo incarico, la competenza dell’ufficiale d’anagrafe ad autenticare le copie e quindi la titolarità
di questi di produrre, su esibizione dell’originale,
estratto autentico delle scritture contabili per le finalità sancite dal citato art. 634 c.p.c.
Alternativamente all’autentica di copia gli artt. 19 e
19-bis del citato d.P.R. n. 445/2000 prevedono altresì l’idoneità della dichiarazione sostitutiva dell’atto
di notorietà di cui all’art. 47 citato d.P.R. ad attestare la conformità all’originale di una copia di un documento fiscale che deve obbligatoriamente essere
conservato presso i privati. La firma apposta dal titolare/conservatore deve essere tuttavia sottoposta
ad una procedura di autentica, eseguibile, tra gli altri, presso gli sportelli anagrafici – qualora non venga diversamente “autenticata” con una copia del
documento di riconoscimento allegata all’estratto
dichiarato conforme.
Ciò posto, l’ufficiale di anagrafe, in virtù dell’incarico all’uopo conferito direttamente dal sindaco
(ex art. 18 d.P.R. n. 445/2000), in qualità di pubblico
ufficiale, può anzi è tenuto ad autenticare sia gli
estratti dei libri contabili – ai fini della pronuncia da
parte del giudice competente del decreto di ingiunzione al pagamento – che la firma del privato, conservatore dei documenti fiscali, apposta a chiusura
della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’art. 47 con cui si attesta la conformità
all’originale della copia per estratto dei libri fiscali.
Primo tentativo di semplificazione amministrativa
Lo scorso decennio, nell’ambito della semplificazione degli adempimenti amministrativi, la l. n. 383
del 18 ottobre 2001, recante “misure per il rilancio
dell’economia”, all’art. 8, ha disposto la soppressione dell’obbligo della preventiva bollatura e vidimazione del libro giornale e del libro inventari
intervenendo sul dispositivo di cui all’art. 2215 c.c.
La norma pertanto abroga l’obbligo in capo all’imprenditore di far “vidimare” le scritture contabili
prima dell’uso, salvo talune eccezioni, apportando
indubbi vantaggi alle imprese interessate.
Tuttavia, il citato art. 8 della l. n. 383/2001 non interviene sui collegati artt. 2710 e ss. c.c. e 634 c.p.c.
in tema di efficacia probatoria dei documenti contabili tenuti secondo il novellato art. 2215 e non introduce novità in ordine ai requisiti formali richiesti
al fine di poter riconoscerne piena valenza in ambito processuale.
Il mancato collegamento tra i sopra richiamati articoli, fa emergere contrasti di notevole rilievo,
infatti, se da un lato, nell’ottica della semplificazione amministrativa, la nuova norma consente
all’imprenditore di tenere scritture contabili non
vidimate (contrariamente all’originaria formulazione dell’art. 2215 c.c.), dall’altro gli impedisce
di disporre di documenti contabili aventi efficacia
probatoria tra imprenditori per i rapporti inerenti
all’esercizio dell’impresa (art. 2710 c.c.), o di procurarsi estratti autentici e quindi la prova scritta idonea al fine di conseguire un decreto di ingiunzione,
cioè un provvedimento che, divenuto esecutivo, gli
consente di procedere all’esecuzione forzata nei
confronti del debitore.
Ne consegue che a tutt’oggi, gli artt. 2710 c.c. e
634 c.p.c. (non modificati dal nuovo dispositivo di
legge), richiedono espressamente i requisiti della
bollatura, della vidimazione prima dell’uso e della
regolare tenuta delle scritture contabili.
Per le motivazioni sopra esposte, si ritiene che, conformemente a quanto già a suo tempo dibattuto e
concordato in dottrina, il mancato coordinamento
tra le norme ha di fatto vanificato i presupposti di
semplificazione amministrativa introdotti dal legislatore con la l. n. 383/2001, e che, limitatamente
al rilascio di estratti autentici, il pubblico ufficiale,
e quindi l’ufficiale di anagrafe incaricato dal Sindaco, deve accertarsi che la copia per estratto delle
scritture contabili riguardi documenti contabili bollati e vidimati prima dell’uso e regolarmente tenuti, esattamente come avveniva precedentemente
all’entrata in vigore della più volte citata l. n. 383.
Attualmente, la vidimazione e bollatura non sono
più richieste per la regolarità formale e per l’utilizzo del libro giornale e del libro degli inventari
- essendo a ciò sufficiente la numerazione e la regolare tenuta - ma per ottenere la valenza probatoria
di cui agli artt. 2710 c.c. e 634 c.p.c., la bollatura e
la vidimazione divengono invece un onere dell’imprenditore (coordinato disposto artt. 2215 e 2218
c.c.) e pertanto è necessario che se ne dia prova ai
fini dell’autentica dell’estratto.
Dematerializzazione degli atti contabili
Dalla sua stesura originaria, il d.lgs. n. 82/2005 recante “Codice dell’Amministrazione Digitale” riconosce la possibilità di poter formare e conservare su
supporti informatici i libri, i repertori e le scritture
di cui sia obbligatoria la tenuta (artt. 2214 c.c. e 39
CAD).
Di recente, nell’ottica della semplificazione amministrativa e della dematerializzazione degli atti,
l’art. 16, comma 12-bis, d.l. n. 185/2008 ha inserito,
nell’ambito della disciplina codicistica relativa alle
scritture contabili, l’art. 2215-bis c.c. rubricato “documentazione informatica”, di recente modificato
con il d.lgs. n. 70 del 13 maggio 2011.
Detto articolo prevede che i libri, i repertori, le
scritture e la documentazione, la cui tenuta è obbligatoria, possono essere formati e tenuti con strumenti informatici e che gli obblighi di numerazione
progressiva e di vidimazione previsti da leggi e regolamenti sono assolti mediante apposizione della
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marcatura temporale e della firma digitale. Inoltre,
il medesimo articolo dispone che detti documenti
tenuti con strumenti informatici, secondo le modalità dallo stesso indicate, hanno piena efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 c.c. (della prova
documentale delle scritture contabili).
Col processo di dematerializzazione degli atti contabili, il legislatore è intervenuto sulla tenuta delle
scritture contabili rispondendo così alle esigenze di
semplificazione avanzate dal settore imprenditoriale senza però trascurare, come era avvenuto nel
2001, il coordinamento di dette norme con quelle
che invece attribuiscono efficacia probatoria ai documenti contabili.
Di riflesso, la dottrina è concorde nel ritenere che
un “estratto autentico” delle scritture contabili generate su supporto informatico, munite di firma
digitale e marcatura temporale in sostituzione della tradizionale “vidimazione”, costituisce, seppure
senza richiamo normativo esplicito, prova scritta
idonea ad ottenere un decreto di ingiunzione ai
sensi del già richiamato art. 634 c.p.c.
È evidente però che il contesto normativo in cui
si trova oggi ad operare il pubblico ufficiale a ciò
autorizzato è completamente nuovo ed il richiamo
alle procedure/modalità di autentica previste dai
tradizionali strumenti prescrittivi (ex art. 18 e ss.
d.P.R. n. 445/2000) non più adeguato.
È utile ricordare che le previgenti norme in materia di copie di atti e documenti informatici (combinato disposto di cui agli artt. 18 e 20 del d.P.R.
n. 445/2000) sono state abrogate a decorrere dal
1° gennaio 2006 dall’art. 75 CAD ed in quanto tali
non più vigenti in tema di documenti informatici.
Pertanto, la norma oggi applicabile nelle procedure di autentica dei documenti informatici è il d.lgs.
n. 82/2005, da ultimo modificato ed integrato dal
d.lgs. n. 235/2010.
In tema di rilascio degli estratti autentici delle scritture contabili di cui all’art. 634 c.p.c., l’art. 2215-bis
c.c., secondo comma, dispone che le registrazioni
contenute nei libri, repertori, scritture formati e tenuti con strumenti informatici devono essere resi
consultabili in ogni momento e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile
effettuare, su diversi supporti, riproduzioni e copie
per gli usi consentiti dalla legge.
Nel merito, il nuovo CAD disciplina la possibilità di
estrarre copie informatiche e/o analogiche (intese
quali riproduzioni non informatiche di atti, ad es.
quello cartaceo) da atti e/o documenti formati e
tenuti su identico o diverso supporto, attribuendo
a questi ultimi stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, in particolare, il CAD prevede il rilascio di:
a)(art. 22 CAD) – copie informatiche di documenti analogici – secondo cui le copie per immagine
su supporto informatico di documenti analogici (avente identici contenuto e forma) hanno la
stessa efficacia probatoria se la loro conformità
è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione allegata
al documento informatico e asseverata;
b)(art. 23 CAD) – copie analogiche di documenti
informatici – secondo cui le copie su supporto
analogico di scritture contabili informatiche, nel
caso di specie sottoscritte con firma digitale e datate con marca temporale (art. 2215-bis), hanno
la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui
sono tratte se la loro conformità all’originale, in
tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato; ovvero
c) (art. 23-bis CAD) – duplicati e copie informatiche
di documenti informatici – secondo cui le copie e
gli estratti informatici del documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata
da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Si evidenzia, per completezza di trattazione, che
i sopra richiamati artt. 39 (sulla tenuta delle scritture contabili su supporti informatici), 22 (copie
informatiche di documenti analogici), 23 (copie
analogiche di documenti informatici) e l’art. 23-bis
(duplicati e copie informatiche di documenti informatici) del CAD, fanno esplicito e ripetuto richiamo
a future regole tecniche da dettarsi con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, secondo le
procedure sancite dall’art. 71 CAD, che a tutt’oggi
non sono state ancora adottate.
Tuttavia, il comma 3 del sopra citato articolo dispone che le regole tecniche vigenti nelle materie
del CAD restano in vigore fino all’adozione delle
regole da adottarsi ai sensi del predetto articolo.
In materia di scritture contabili rileva il decreto del
Ministero dell’economia e delle finanze del 23 gennaio 2004 recante “Modalità di assolvimento degli
obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”
che a sua volta si richiama alle regole tecniche AIPA
(poi CNIPA oggi DigitPA) n. 42/2001, oggi sostituita
dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 recante “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti
originali”.
In particolare, la predetta deliberazione, che poco
dice in merito ai requisiti tecnici della firma digitale
e della marcatura temporale e che detta linee generiche di formazione, conservazione ed esibizione
dei documenti informatici, ha il pregio di definire il
c.d. “pubblico ufficiale a ciò autorizzato” chiamato
ad attestare la conformità del documento, ovvero:
1.il notaio;
2.nelle pubbliche amministrazioni, il dirigente
dell’ufficio responsabile della conservazione dei
documenti, o suo designato;
3.altre figure previste dall’art. 18 comma 2, d.P.R.
n. 445/2000.
Sembrerebbe quindi che il rinvio dell’art. 71 comma
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3 del CAD alle vigenti norme tecniche ed in particolare alla deliberazione CNIPA n. 11/2004 abbia
“riabilitato” la figura del funzionario incaricato dal
Sindaco e quindi dell’Ufficiale d’Anagrafe alle funzioni di autentica degli estratti delle scritture contabili, conformemente al dettato dell’art. 18 d.P.R.
n. 445/2000.
Tuttavia, l’operazione di autentica si rivela alquanto complessa in quanto richiede competenze sia
tecnologiche che giuridiche di settore che vanno
dall’alfabetizzazione informatica del personale alla
conoscenza delle procedure telematiche di trasmissione dei dati informatici e della loro successiva
fascicolazione, dall’uso di idonei strumenti quali
la firma digitale alla familiarizzazione delle norme
del codice civile che disciplinano la modalità della
tenuta delle scritture contabili su supporto informatico.
A parere di chi scrive, la prevista normativa tecnica
ha innanzi tutto il compito di individuare in concreto quali siano gli effettivi mezzi utilizzabili per
raggiungere l’obiettivo prefissato dal legislatore,
fissando contemporaneamente i requisiti generali
affinché possano essere perseguiti standard tecnici
ed anche operativi omogenei e sicuri per l’operatore che è chiamato a dare quotidianamente risposte
concrete ed affidabili a chiunque ne faccia richiesta.
regolarmente tenuti in materia di bollatura e vidimazione. Si ritiene, infatti, che in assenza di un
esplicito richiamo normativo – a tutt’oggi assente
sia nel testo del Codice dell’Amministrazione Digitale che nelle vigenti norme tecniche – non sia
consentito ad un privato, per semplice analogia, di
poter rendere libera dichiarazione di conformità di
un estratto analogico di un documento informatico. Non a caso l’art. 6 comma 3 della deliberazione
CNIPA n. 11/2004 legge “qualora un documento
conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori
dall’ambiente in cui è installato in sistema di conservazione, deve esserne dichiarata la conformità
da parte di un pubblico ufficiale…”
Per ciò che attiene, infine, l’autentica di estratti in
ambito digitale, si ritiene che al momento, non sussistendo le condizioni tecniche e giuridiche sopra
accennate per poter operare in termini di efficienza
e piena cognizione del complesso ambiente informatico e telematico, sia preferibile che l’ufficiale di
anagrafe a ciò incaricato si astenga dall’autenticare
estratti informatici e/o analogici di scritture contabili tenute su supporto informatico, salvo diversa e
contraria disposizione sindacale in merito rientrando in capo a quest’ultimo la competenza organizzativa dell’ente.
Note bibliografiche
Conclusioni
Dal quadro normativo sopra esposto e nelle more
di norme tecniche più dettagliate in ambito digitale, si ritiene di poter concludere che le procedure di
autentica di copie riconosciute in capo all’ufficiale
di anagrafe, quale incaricato dal Sindaco (art. 18
d.P.R. n. 445/2000), siano limitate al disposto normativo del d.P.R. n. 445/2000 che opera efficacemente nel tradizionale ambito “analogico”, purché
il documento contabile prodotto al pubblico ufficiale risulti progressivamente numerato in ogni pagina, bollato e vidimato prima di essere messo in
uso e regolarmente tenuto.
Ai sensi del combinato disposto di cui agli artt. 19
e 19-bis, l’ufficiale di anagrafe è altresì chiamato
ad autenticare la firma di chi rende dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’art. 47
d.P.R. n. 445/2000 al fine di attestare la conformità all’originale di una copia (estratto) di un documento fiscale che deve obbligatoriamente essere
conservato presso il dichiarante. Ad avviso di chi
scrive, però, le modalità richiamate dagli articoli
sopra enumerati sono fattibili esclusivamente per
i documenti contabili tenuti su supporto cartaceo,
“Copie autentiche e documento informatico” di
Michele Nastri – Studio n. 3-2006/IG Consiglio Nazionale del Notariato (CNN notizie del 22/01/2007)
“Abolizione dell’obbligo di bollatura e vidimazione
del libro giornale e del libro degli inventari: profili
civilistici e probatori” di Ernesto Fabiani e Antonio
Ruotolo – Studio n. 3804 Consiglio Nazionale del
Notariato
“Scritture contabili in forma informatica e giudizio
monitorio” di Gea Arcella - Convegno sul processo
civile del 12 maggio 2006
“Scritture contabili: tenuta informatica” di Benedetto Santacroce e Simona Ficola - Contabilità e Bilancio n. 11 del 9 giugno 2009
“L’autenticazione di copia: presupposti, modalità,
limiti” di Liliana Palmieri – I Servizi Demografici n.
4 del 2010
“La competenza del funzionario comunale all’autenticazione delle sottoscrizioni: previsioni di legge
ed orientamenti dottrinali” di Gabriele Casoni – Lo
Stato Civile Italiano di luglio 2011
“La contabilità digitale convince” di Andrea Fradeani e Mascia Traiani - Italia Oggi del lunedì 25
luglio 2011