ISTRUZIONI UTILI PER LA PRESENTAZIONE DEL RENDICONTO

ISTRUZIONI UTILI PER LA PRESENTAZIONE DEL RENDICONTO
Bando per la concessione contributi per progetti di cittadinanza attiva a favore dei giovani
art. 18 L.R. 5/2012, approvato con decreto del Direttore centrale n. 6297/LAVFOR.PG del 29/09/2014
A chi e come?
Entro quando?
Cosa inviare?
Il rendiconto può essere:
 inviato a mezzo raccomandata o consegnato a mano a:
Regione autonoma Friuli Venezia Giulia
Direzione centrale lavoro, formazione, istruzione, pari opportunità, politiche giovanili, ricerca e
università - Servizio innovazione, professioni e politiche giovanili
Via S. Francesco, 37 - 34133 Trieste
 trasmesso tramite posta elettronica certificata (PEC) a [email protected]
Il rendiconto deve pervenire:
 entro la data esplicitamente indicata nella nota di comunicazione di concessione del contributo
di data 26 maggio 2015.
Nota bene: Nel caso in cui con decreto del direttore di Servizio sia stata concessa la proroga
del termine di conclusione delle attività il rendiconto deve essere presentato entro la data
indicata nella nota di comunicazione di concessione di proroga.
Il rendiconto va presentato sulla modulistica disponibile sul sito GIOVANIFVG (percorso:
Associazionismo e Partecipazione > Associazioni giovanili >Bandi per progetti di cittadinanza attiva)
ed è composto dall’:
ELENCO ANALITICO della documentazione giustificativa delle spese sostenute al quale devono
essere allegati:
 Allegato 1 - RELAZIONE DESCRITTIVA DEL PROGETTO contenente il dettaglio delle attività
realizzate e dei risultati conseguiti, specificando inoltre la connessione delle spese
rendicontate con l’attività svolta;
 Allegato 2 - DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ ATTO DI NOTORIETA’ (ART. 47 D.P.R. N.
445 del 28 dicembre 2000) relativa al costo complessivo del progetto e ad eventuali altre
entrate, alla conformità delle spese e alla veridicità delle attività descritte nella relazione
descrittiva di cui sopra;
 Fotocopia, fronte e retro, del documento di identità in corso di validità del legale
rappresentante o del firmatario delegato. In caso di firmatario delegato va allegato l’atto di
delega;
 Eventuale documentazione prodotta nell’ambito del progetto (depliant, cd, pubblicazioni etc.)
ed eventuale rassegna stampa o altra documentazione che attesti la realizzazione delle
attività. Tutti i prodotti e la documentazione realizzata devono inoltre essere conservati presso
la sede del beneficiario.
Nota bene:
 il rendiconto, la relazione descrittiva e la dichiarazione sostituiva devono essere firmati in
originale;
 la modulistica non può essere modificata e deve essere compilata in tutte le sue parti.
Tenuta della
documentazione
giustificativa
 Gli originali della documentazione di spesa devono essere conservati presso la sede del
beneficiario del contributo, per i successivi controlli.
 Sugli originali della documentazione giustificativa della spesa (es. fatture, ricevute fiscali,
scontrini, etc) deve essere riportata la seguente dicitura: “Documento utilizzato a valere sul
contributo di cui al Bando Cittadinanza Attiva approvato con decreto 29 settembre 2014, n.
6297/LAVFOR.PG/2014”. Sugli stessi vanno riportati anche gli estremi del decreto di concessione
(numero e data) indicati nella nota di comunicazione di concessione del contributo di data 26
maggio 2015.
Come si compila l’
ELENCO ANALITICO?
 Le associazioni giovanili sono tenute a compilare il rendiconto limitatamente alle somme
oggetto di contributo regionale (in applicazione dell’articolo 35, comma 2, della legge regionale
5/2012);
 Ogni giustificativo di spesa (fattura, ricevuta, nota di spesa etc.) va descritta su una singola riga
del foglio excel, si raccomanda di non accorparli (anche se di importo molto basso);
 Ogni giustificativo di spesa deve essere inserito in una delle tipologie di spesa ammesse
previste dall’articolo 7 del Regolamento;
 Le spese rendicontate non inserite in una delle tipologia di spesa previste dall’articolo 7 del
Regolamento non saranno prese in considerazione ai fini del computo totale delle spese
rendicontate;
 Eventuali compensazioni tra le diverse tipologie di spese ammissibili previste sono consentite a
condizione che ciò non comporti una modifica sostanziale del progetto.
Documentazione
giustificativa della
spesa
Rideterminazione del
contributo
Revoca del contributo
Per eventuali dubbi o
informazioni
La documentazione della spesa deve:
 essere riferita alla durata del progetto;
 essere intestata al soggetto beneficiario del contributo;
 avere una data successiva a quella di presentazione della domanda e non successiva a quella
fissata come termine per la presentazione del rendiconto;
 essere corredata da documento attestante l’avvenuto pagamento (estratto conto).
 Gli scontrini fiscali sono ammessi quale documento giustificativo della spesa solo se
comprovano che i costi sostenuti sono riferibili al soggetto beneficiario e permettono di
conoscere la natura del bene o del servizio acquistato.
 Il pagamento relativo alle prestazioni di servizi è comprovato da fattura o ricevuta e relativo
modello F24. Nel caso di F24 cumulativi il soggetto beneficiario redige un prospetto analitico
che dettaglia la composizione del pagamento.
 I rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio sono comprovati da dichiarazione del legale
rappresentante, attestante i dati relativi al soggetto che ha sostenuto tali spese e l’attività
progettuale a cui si riferisce il rimborso. Alla dichiarazione si allega la “nota spese” presentata
dal soggetto che ha sostenuto la spesa. Le fatture e gli altri documenti (biglietti, ricevute di
pedaggio, etc.), che attestano la spesa sostenuta dal soggetto rimborsato, devono essere
conservati dal beneficiario del contributo.
 Non vanno messe a rendiconto spese (es. benzina, biglietto treno etc.) che non possono essere
ricondotte al soggetto fisico che le ha sostenute.
Nota bene:
 Non sono ammissibili rimborsi spese a forfait. I rimborsi spese devono essere documentati dai
relativi giustificativi di spesa.
 L’avvenuto pagamento va dimostrato con la presentazione dell’estratto conto bancario, salvo il
caso in cui sia consentito il pagamento in contanti entro il limite stabilito dalla normativa in
materia.
Spesa sostenuta inferiore al contributo concesso
La spesa effettivamente sostenuta deve essere almeno pari al 70% del contributo regionale
concesso e la variazione apportata al progetto non deve modificare la collocazione in
graduatoria dell’associazione.
 La spesa sostenuta è inferiore alla somma del contributo regionale, delle altre entrate e dei
fondi propri.
Il contributo viene revocato:
 per la mancata presentazione della documentazione a rendiconto della spesa entro i termini
previsti dal decreto di concessione così come esplicitamente indicati nella nota di concessione
del contributo di data 26 maggio 2015.
Nel caso in cui sia stata concessa la proroga del termine di conclusione delle attività, la data è
indicata nella nota di comunicazione di concessione di proroga.
 Qualora la spesa effettivamente sostenuta risulti inferiore al 70% della spesa ammissibile.
 Qualora il progetto presentato abbia subito una variazione tale da modificarne la collocazione
in graduatoria.
 Qualora l’Amministrazione regionale, in sede di verifica o accertamento, non riscontri la
presenza dei requisiti di ammissibilità previsti dall’articolo 3 del Bando e dichiarati all’atto della
presentazione della domanda.
 Qualora l’Amministrazione regionale accerti la non veridicità delle dichiarazioni sostitutive
dell’atto di notorietà rese.
 CONTATTI:
Valentina Bressan, tel. 040.3775087, mail [email protected]
Donatella Riva, tel. 040.3775232, mail [email protected]
 mail ufficio: [email protected]
RIFERIMENTI LEGISLATIVI utili ai fini della RENDICONTAZIONE
 Legge regionale 20 marzo 2000, n. 7
(Testo unico delle norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso)
Art. 43 (Rendicontazione di incentivi ad istituzioni, associazioni, fondazioni e comitati)
1. Le istituzioni, le associazioni senza fine di lucro, le fondazioni e i comitati beneficiari di incentivi erogati dall'Amministrazione regionale con
fondi propri, con esclusione dei contributi per spese di investimento relative ad immobili, sono tenuti a presentare, a titolo di rendiconto,
soltanto l'elenco analitico della documentazione giustificativa, da sottoporre a verifica contabile a campione a mezzo di un apposito controllo
disposto dall'ufficio regionale che ha concesso l'incentivo. Le associazioni di volontariato presentano il rendiconto esclusivamente in relazione
all’utilizzo delle somme percepite a titolo di incentivo.
 Legge regionale 22 marzo 2012, n. 5
(Legge per l'autonomia dei giovani e sul Fondo di garanzia per le loro opportunità)
Art. 35 (Disposizioni finali)
2. In sede di rendicontazione dei contributi e degli altri incentivi economici previsti dalla presente legge, con esclusione di quelli per spese di
investimento relative a immobili, in deroga all' articolo 43 della legge regionale 20 marzo 2000, n. 7 (Testo unico delle norme in materia di
procedimento amministrativo e di diritto di accesso), le associazioni e le aggregazioni giovanili presentano l'elenco analitico della
documentazione giustificativa delle spese esclusivamente in relazione all'utilizzo delle somme percepite a titolo di contributo o di altro
incentivo.
 ESTRATTO DAL REGOLAMENTO
di attuazione emanato con decreto del Presidente della Regione 0183/ Pres./2014
art. 7 spese ammissibili
1.
2.
3.
La spesa per essere ammissibile rispetta i seguenti principi generali:
a) è relativa al progetto;
b) è sostenuta successivamente alla data di presentazione della domanda, è riferibile al periodo di durata del progetto
finanziato ed è sostenuta entro il termine di presentazione del rendiconto;
c) è sostenuta dal soggetto che riceve il finanziamento.
Sono ammissibili le seguenti spese, anche in quota parte:
a) spese per prestazioni di servizi;
b) spese relative al personale assunto per la realizzazione del progetto;
c) spese di viaggio, vitto, alloggio;
d) spese per l’acquisto di beni di facile consumo;
e) spese di affitto sale e noleggio di materiali e attrezzature;
f) spese di produzione e divulgazione di materiale informativo e promozionale;
g) spese per oneri fiscali, previdenziali, assicurativi, se obbligatori per legge e nella misura in cui rimangano effettivamente
a carico.
Sono ammissibili le spese al lordo dell’IVA, qualora l’imposta sia indetraibile e rappresenti un costo riconoscibile.
art. 8 spese non ammissibili
1.
a)
b)
c)
d)
e)
Non sono ammissibili le seguenti spese:
per premi in denaro, borse di studio e iscrizioni a corsi;
di rappresentanza, catering, rinfreschi e gadget;
per l’acquisto di beni immobili o beni mobili registrati;
per l’acquisto di arredi, attrezzature e macchinari;
per interessi e altri oneri finanziari.
art. 9 divieto di cumulo dei contributi
1. I contributi concessi ai sensi del presente Regolamento non sono cumulabili con altri finanziamenti regionali per lo stesso
progetto.
art. 10 documentazione comprovante la realizzazione del progetto
1. Il soggetto beneficiario tiene a disposizione del Servizio, presso la propria sede, la documentazione per cui è stato concesso il
contributo e comprovante la realizzazione del progetto.
2. Tutti i prodotti e la documentazione realizzata nell’ambito del progetto, in particolare rassegna stampa, volantini, inviti,
manifesti, messaggi pubblicitari devono essere conservati presso la sede del beneficiario.
3. La documentazione giustificativa della spesa è intestata al soggetto beneficiario ed è annullata in originale dallo stesso, con
l’indicazione che la spesa è stata sostenuta, anche solo parzialmente, con contributo regionale e riportando gli estremi del
decreto di concessione.
4. La documentazione giustificativa della spesa è costituita dalla fattura o documento equivalente, corredati dal documento
attestante l’avvenuto pagamento, quale l’estratto conto. Ai fini della prova di avvenuto pagamento, non è ammessa la
dichiarazione di quietanza del soggetto che ha emesso il documento fiscale, salvo i casi in cui è consentito il pagamento in
contanti.
5. E’ ammesso il pagamento di spese in contanti entro il limite di legge. In tali casi la fattura è quietanzata e sottoscritta dal
fornitore e reca la data di pagamento, ovvero il fornitore rilascia dichiarazione liberatoria che riporta i medesimi dati.
6. Gli scontrini fiscali sono ammessi quale documento giustificativo della spesa solo se provano che i costi sostenuti sono
riferibili al soggetto beneficiario e permettono di conoscere la natura del bene o del servizio acquistato.
7. Il pagamento dei compensi per prestazioni di servizi è comprovato da fattura o ricevuta e relativo modello F24. Nel caso di
F24 cumulativi, il soggetto beneficiario redige un prospetto analitico che dettaglia la composizione del pagamento.
8. I rimborsi di spese di viaggio, vitto e alloggio sono comprovati da dichiarazione attestante i dati relativi al soggetto
rimborsato e la motivazione della spesa cui si riferisce il rimborso. Il soggetto beneficiario tiene a disposizione per eventuali
controlli fatture e altri documenti contabili che attestano la spesa sostenuta dal soggetto rimborsato.
 ESTRATTO DAL BANDO
approvato con decreto del Direttore Centrale n. 6297/LAVFOR.PG del 29 settembre 2014
art. 10 termine iniziale e finale di realizzazione dei progetti
2.
3.
Il termine previsto per la conclusione delle attività, se inferiore a sedici mesi, può essere prorogato, purché ciò non comporti
una durata complessiva del progetto superiore a sedici mesi dalla data di effettivo avvio.
La richiesta di proroga di cui al comma 2, debitamente motivata, deve pervenire al Servizio entro il termine di conclusione
delle attività inizialmente previsto.
art. 11 modalità di concessione e di erogazione del contributo regionale
5.
Il saldo del contributo, ai sensi dell’articolo 12, comma 4 del Regolamento, viene erogato entro novanta giorni dalla data di
ricevimento del rendiconto, previa verifica della correttezza dello stesso, compatibilmente con i vincoli posti dal patto di
stabilità e di crescita.
art. 13 rendicontazione del contributo
1. Il rendiconto va presentato al Servizio, secondo le modalità previste dall’articolo 4 del Regolamento, perentoriamente entro
sessanta giorni dalla data di conclusione delle attività. Detto termine viene esplicitato nel decreto di concessione di cui
all’articolo 11 comma 3.
2. Il termine entro il quale presentare il rendiconto può subire variazioni esclusivamente nel caso in cui il termine di conclusione
delle attività sia stato prorogato con decreto del Servizio.
3. Il rendiconto è composto, ai sensi dell’articolo 43 della legge regionale 7/2000, dall’elenco analitico della documentazione
giustificativa della spesa, redatto sulla base del modello approvato con decreto del Direttore del Servizio e messo a
disposizione sul sito istituzionale della Regione.
4. In applicazione dell’articolo 35, comma 2, della legge regionale 5/2012, le spese relative ai contributi di cui al presente Bando
sono rendicontate fino al totale del contributo concesso.
5. Ai sensi dell’articolo 7, comma 1, lettera b) del Regolamento sono ammesse a rendicontazione le spese riferite alla durata del
progetto e sostenute successivamente alla data di presentazione della domanda ed entro il termine fissato per la
presentazione del rendiconto.
6. Al rendiconto di cui al comma 3 sono allegati, su modello approvato con decreto del Direttore del Servizio e pubblicato sul
sito istituzionale della Regione:
a) relazione descrittiva, relativa al progetto per il quale è stato concesso il contributo oggetto di rendicontazione, nella
quale si specificano gli obiettivi previsti e quelli raggiunti e, in caso di partenariato, la descrizione delle attività svolta dai
vari partner;
b) dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà relativa:
al costo complessivo del progetto e ad eventuali altre entrate, così come definite dall’articolo 2, comma 2, del presente
Bando;
alla conformità delle spese di cui al comma 3 rispetto a quanto stabilito nel Regolamento e nel presente Bando;
alla veridicità delle attività descritte nella relazione di cui al comma 6, lettera a) del presente articolo.
art. 15 rideterminazione del contributo
Il contributo regionale è rideterminato qualora dall’esame della documentazione relativa al progetto di cui ai commi 3 e 6
dell’articolo 13 risulti che:
a) la spesa effettivamente sostenuta risulti inferiore all’ammontare complessivo delle entrate e fondi propri;
b) le modifiche di cui all’articolo 12 comportino una variazione non inferiore al 70 per cento del contributo regionale
concesso e detta variazione non modifichi la collocazione in ordine di graduatoria.
art. 16 revoca del contributo
1.
2.
Il decreto di concessione del contributo è revocato qualora:
a) Il beneficiario rinunci;
b) Il progetto non venga realizzato;
c) Non si riscontri, in sede di verifiche o accertamenti, la presenza dei requisiti di ammissibilità di cui all’articolo 3, dichiarati
all’atto della presentazione della domanda;
d) Il rendiconto non venga presentato nei termini previsti di cui all’articolo 13, comma 1;
e) Il progetto originariamente presentato subisca una modifica tale da modificarne la collocazione in ordine di graduatoria;
f) La spesa rendicontata sia inferiore al 70% del contributo concesso;
g) Si accerti la non veridicità delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
Il Servizio comunica ai soggetti interessati la revoca del provvedimento di concessione.