Titolo/Title Regolamento per l`accreditamento degli

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Titolo/Title
Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di
Verifica delle emissioni di gas ad effetto serra
Regulation for the accreditation of Verification Bodies
verifying GHG (greenhouse gases) emissions
Sigla/Reference
RG-15
Revisione/Revision
01
Data/Date
2012-12-03
Redazione
Approvazione
Autorizzazione all’emissione
Entrata in vigore
Il Direttore del Dipartimento
Certificazione e Ispezione
Il Consiglio Direttivo
Il Presidente
2013-01-29
REGOLAMENTI GENERALI
Data: 2012-12-03
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INDICE
Premessa ................................................................................................................................... 3
0.1 Introduzione ......................................................................................................................... 3
0.2 Scopo e campo di applicazione……….…………………...……………………………..………..3
0.3 Riferimenti normativi ............................................................................................................ 4
0.4 Termini e definizioni ............................................................................................................. 5
0.5 Acronimi ............................................................................................................................... 8
Parte 1 Prescrizioni relative al processo di accreditamento ......................................................... 9
1. Criteri ed informazioni per l’accreditamento .......................................................................... 9
1.1 Informazioni generali ............................................................................................................ 9
1.2 Presentazione e istruzione della domanda di accreditamento ............................................ 10
1.3 Processo di accreditamento ............................................................................................... 11
1.4 Processo decisionale e concessione dell’accreditamento .................................................. 12
1.5 Rinnovo e sorveglianza dell'accreditamento....................................................................... 13
1.6 Estensione dell’accreditamento .......................................................................................... 17
1.7 Sospensione, revoca dell’accreditamento ......................................................................... 17
1.8 Reclami e appelli ................................................................................................................ 20
1.9 Obbligazioni a carico dell’organismo .................................................................................. 20
1.10 Obbligazioni a carico di Accredia ...................................................................................... 20
Parte 2 - Prescrizioni relative agli organismi di verifica degli inventari di GHG in accordo alla
UNI EN ISO 14064-1 ....................................................................................................... …….22
Allegato 1…………………………………………… ............ …………………………….…………….34
Allegato 2 .................................................................................................................................. 36
Allegato 3 .................................................................................................................................. 38
Allegato 4 .................................................................................................................................. 39
Allegato 5 .................................................................................................................................. 40
Allegato 6 .................................................................................................................................. 42
Allegato 7 .................................................................................................................................. 44
Parte 3 - Prescrizioni relative agli organismi di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra
in ambito cogente: Emission Trading Scheme (ETS) ................................................................ 45
Parte 4 - Clausola di accettazione............................................................................................. 46
Allegato A criteri di adozione dei provvedimenti sanzionatori .................................................... 47
Data: 2012-12-03
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PREMESSA
Obiettivo di ACCREDIA, Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione è quello di contribuire alla
creazione della fiducia nel sistema di valutazione della conformità – chiamato a valutare ed attestare la conformità dei prodotti, processi, sistemi di gestione e persone, ai requisiti stabiliti dalle norme tecniche nazionali ed internazionali applicabili – e di assicurare efficacia ed uniformità di approccio da parte degli Operatori del sistema, favorendo, in tal modo, la crescita della competitività del sistema produttivo nazionale ed il
miglioramento del benessere dei cittadini.
A tal fine, ACCREDIA, Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione, accredita gli Organismi di certificazione di Ispezione e di Verifica, accertando che questi possiedano e mantengano nel tempo i requisiti
organizzativi, procedurali, tecnici e professionali richiesti, in termini tali da ingenerare, in tutte le parti sociali
ed economiche interessate – e, in particolare, negli utilizzatori e consumatori finali – un elevato grado di fiducia nell’operato di tali Soggetti e nel valore delle attestazioni di conformità da essi rilasciate.
In coerenza con gli obiettivi sopra indicati e conformemente agli indirizzi espressi dai propri Organi statutari
– allo scopo di meglio assicurare l’efficacia del processo di accreditamento e garantire l’efficacia e
l’omogeneità dei comportamenti dei Soggetti accreditati – ACCREDIA, Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione ha elaborato apposite regole e opportuni criteri di applicazione dei requisiti generali dei
riferimenti normativi applicabili, formalizzati tramite l’emissione del presente Regolamento (oltre che tramite
altra documentazione applicabile da utilizzarsi congiuntamente al Regolamento stesso).
0.1
INTRODUZIONE
Per promuovere l’efficacia e la credibilità del processo di accreditamento, è pertanto necessario introdurre
criteri applicativi specifici che, senza trascendere lo spirito e la lettera della norma, ne favoriscano la piena e
sostanziale applicazione da parte dei Soggetti accreditati, costituendo al contempo riferimenti univoci, oggettivi ed imparziali per le valutazioni condotte dall’Ente di Accreditamento nei confronti dei medesimi.
Tale obiettivo può essere conseguito grazie alla corretta ed efficace applicazione del presente Regolamento
che è stato elaborato, sia sulla base delle indicazioni esplicitamente espresse da un apposito Gruppo di lavoro comprendente ampia rappresentanza delle parti interessate alle attività di accreditamento e certificazione, sia tenendo conto del miglior stato delle conoscenze ed esperienze nel settore (stato dell’arte).
0.2
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Il presente Regolamento si applica all’accreditamento degli Organismi di Verifica delle emissioni di gas ad
effetto serra (di seguito VB):
-
-
in ambito volontario: per le attività inerenti alla verifica delle asserzioni relative alla quantificazione e
rendicontazione delle emissioni di gas ad effetto serra e della loro rimozione (di seguito inventari
GHG) di un organizzazione, in accordo alla UNI EN ISO 14064-1;
in ambito cogente: Emission Trading Scheme o ETS.
Eventuali prescrizioni aggiuntive e/o in contrasto con il presente Regolamento, possono essere formalizzate
agli VB, in ambito contrattuale specifico.
In particolare, stabilisce le condizioni e le procedure per la concessione, la sorveglianza, il rinnovo, la sospensione, la rinuncia e la revoca dell'accreditamento degli VB, nel rispetto delle norme e guide applicabili,
con l’introduzione di apposite precisazioni laddove il corpo normativo di riferimento non prevede specifici requisiti.
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Il presente Regolamento riveste, a tutti gli effetti, carattere di obbligazione contrattuale nel rapporto tra
ACCREDIA e i Soggetti accreditati, in virtù della quale:
-
-
ACCREDIA si impegna a svolgere, con competenza, obiettività, diligenza, imparzialità e integrità
professionale, la valutazione della conformità dell’Organismo di Verifica, ai requisiti delle norme e
dei documenti di riferimento e, in caso di esito positivo, a concedere l’accreditamento, il mantenimento, il rinnovo del medesimo e, a provvedere all’inserimento dell’Organismo e relativi dati
nell’apposito Registro degli Organismi accreditati.
L’Organismo si impegna a conformarsi alle prescrizioni qui contenute e a mantenere tale conformità
durante tutto il ciclo di accreditamento.
ACCREDIA non assume alcun obbligo, a priori, circa l’esito positivo delle valutazioni condotte e, quindi, in
merito alla concessione/mantenimento/rinnovo dell’accreditamento.
ACCREDIA ha la responsabilità di verificare – nei limiti propri di valutazioni tipicamente campionatorie – che
l’Organismo di Verifica disponga delle competenze richieste – in termini di organizzazione, procedure ed altri documenti di lavoro/operativi, risorse umane e strumentali, che sia efficace nelle verifiche e quant’altro
applicabile – per lo svolgimento della propria attività di verifica secondo le prescrizioni del presente Regolamento e di ogni altra prescrizione pertinente.
È responsabilità dell’Organismo di Verifica assicurare e mantenere la piena e sistematica conformità alle
prescrizioni di cui sopra, in ogni momento e per ogni aspetto della propria attività.
Il presente Regolamento consta di 4 parti, fra loro correlate e complementari e di un Allegato e precisamente:
-
(*)
Parte 1: contenente le condizioni quadro regolanti il processo di accreditamento e gli adempimenti correlati;
Parte 2: contenente le disposizioni generali relative al funzionamento dell’Organismo di Verifica in riferimento ai
requisiti della UNI EN ISO 14065 per la verifica degli inventari di GHG in accordo alla UNI EN ISO 14064-1
(ambito volontario);
Parte 3: contenente i riferimenti generali al funzionamento dell’Organismo di Verifica per la verifica delle emissioni di gas ad effetto serra in ambito cogente: Emission Trading Scheme (ETS);
Parte 4: Clausola di accettazione;
Allegato A: recante i criteri alla base dell’adozione di provvedimenti sanzionatori.
Nel presente Regolamento il termine “verificatore” viene utilizzato per indicare il personale dell’Organismo di
Verifica che svolge attività di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra del VB. Per il personale ispettivo di
ACCREDIA, vengono utilizzati i termini “ispettore” o “Addetto a verifica ispettiva” (AVI) o “Responsabile di
Gruppo di Verifica Ispettiva” (RGVI).
Il presente Regolamento è sottoposto a specifica approvazione del Consiglio Direttivo di ACCREDIA (Art.
14 dello Statuto ACCREDIA), previo parere favorevole del Comitato per l’attività di accreditamento e viene
emesso sotto l’autorità del Presidente ACCREDIA.
0.3
RIFERIMENTI NORMATIVI
I riferimenti normativi da considerare per l’applicazione del presente Regolamento sono riportati nel documento ACCREDIA LS-12 “Norme e documenti di riferimento per l’accreditamento degli Organismi di Verifica”, nella revisione in vigore.
Vanno altresì considerate le specifiche disposizioni mano a mano emesse da ACCREDIA, ove non ancora
inglobate nel presente Regolamento o nei documenti di schema per quanto esistenti.
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Il presente Regolamento fa, altresì, riferimento, ove e per quanto applicabile, alle seguenti norme statutarie
e regolamentari di ACCREDIA, nell’ultima versione in vigore:
-
Statuto ACCREDIA (ST);
-
Regolamento Generale di applicazione dello Statuto (ST-01);
Regolamento di funzionamento del Comitato di Accreditamento (RG-04);
Regolamento di funzionamento dei Comitati Settoriali di Accreditamento (RG-04-DC);
Regolamento di funzionamento dei Sottocomitati Settoriali di Accreditamento (RG-04-01);
Regolamento di funzionamento del Comitato di Indirizzo e Garanzia (RG-05);
Regolamento di funzionamento della Commissione di Appello (RG-06);
Regolamento per l’utilizzo del marchio di accreditamento ACCREDIA (RG-09);
Tariffario ACCREDIA (TA-00);
Convenzione di Accreditamento (CO-00);
Domanda di accreditamento (DA-00);
Domanda di accreditamento per gli Organismi di Verifica (DA-07);
Regolamenti Tecnici ACCREDIA applicabili;
Normativa cogente, ove applicabile;
Documenti EA, IAF e di altri schemi applicabili agli Organismi di Verifica.
Per ciascuno dei documenti ACCREDIA citati vale l’ultima revisione vigente e scaricabile liberamente
dall’area documenti istituzionali e di funzionamento e/o dall’area Organismi di Certificazione e Ispezione del
sito ACCREDIA.
0.4
TERMINI E DEFINIZIONI
*
Accreditamento: attestazione da parte di un organismo nazionale di accreditamento che certifica
che un determinato organismo di valutazione della conformità soddisfa i criteri stabiliti da norme armonizzate e, ove appropriato, ogni altro requisito supplementare, compresi quelli definiti nei rilevanti
programmi settoriali, per svolgere una specifica attività di valutazione della conformità (Reg. CE N.
765/2008 Capo 1, Art. 2, Comma 10).
*
Organismo Nazionale di Accreditamento: l’unico organismo che in uno Stato Membro è stato autorizzato da tale Stato a svolgere attività di accreditamento (Reg. CE N. 765/2008 Capo 1, Art. 2,
Comma 11).
*
Organismo di valutazione della conformità (CAB): Un organismo che svolge attività di valutazione
della conformità, fra cui tarature, prove, certificazioni e ispezioni (Reg. CE N. 765/2008 Capo 1, Art.
2, Comma 13). Ai fini del presente regolamento per CAB si deve intendere Organismo di Verifica.
*
Organismo di Verifica: Organismo che effettua validazioni o verifiche delle asserzioni relative ai
GHG in conformità alla presente norma internazionale (UNI EN ISO 14065, p.to 3.3.3). Per uniformarsi con la terminologia internazionale in ambito volontario e cogente viene di seguito usato
l’acronimo VB (Verification Body).
*
Dichiarazione di verifica: affermazione formale e scritta per l’utilizzatore previsto, successiva alla verifica, che fornisce garanzie sulle dichiarazioni presenti nell’asserzione relativa ai GHG della parte
responsabile. (UNI EN ISO 14065, p.to 3.3.5).
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*
Verifiche Ispettive (VI): per le prescrizioni contenute nel presente Regolamento, tale dicitura, denominata dalla norma ISO/IEC 17011 “valutazioni su campo”, si riferisce ai differenti tipi di verifiche effettuate da ACCREDIA (iniziale, supplementare, di sorveglianza programmata o straordinaria, di
rinnovo) che caratterizzano il processo di concessione, mantenimento e rinnovo dell'accreditamento.
*
Verifiche Ispettive in Accompagnamento (VA): per le prescrizioni contenute nel presente Regolamento, tale dicitura, denominata dalla norma ISO/IEC 17011 “valutazioni su campo”, si riferisce alle
verifiche condotte – da verificatori dell'Organismo sulle entità sottoposte a valutazione – alla presenza di ispettori (ed eventuali esperti) ACCREDIA.
*
Rilievi: per le prescrizioni contenute nel presente Regolamento, con la dizione generale “rilievi” si
intendono i riscontri ottenuti da ACCREDIA nel corso delle verifiche ispettive condotte sul VB e formalizzati nei relativi rapporti di verifica.
Il rilievo che viene formalizzato da ACCREDIA al VB può discendere da due diverse situazioni:
a) Mancato soddisfacimento di un requisito applicabile (normativo, cogente, contrattuale) con conseguente formalizzazione di una Non Conformità o di una Osservazione.
b) Individuazione di un’attività del VB “debole o potenzialmente carente” che potrebbe determinare il
verificarsi di una Non conformità/Osservazione, o suggerire spunti di miglioramento. Tale situazione porta alla formalizzazione di un Commento.
*
Non conformità:
rilievo che segnala la presenza di una deviazione/mancanza che:
a) mette a rischio l’affidabilità dei risultati/prestazioni/servizi prodotti dal VB e/o;
b) inficia la capacità del sistema di gestione qualità (SGQ) del VB di mantenere il livello qualitativo
stabilito delle prestazioni di valutazione della conformità o indica un blocco nel funzionamento del
SGQ e/o;
c) minaccia la credibilità della procedura di accreditamento o dell’integrità/onestà di ACCREDIA e/o;
d) evidenzia il mancato rispetto di requisiti cogenti applicabili.
Questo tipo di rilievo richiede sempre l’apertura di una azione correttiva, con l’evidenza della verifica
della chiusura prima della delibera (di concessione e di rinnovo) del Comitato Settoriale di Accreditamento. Il Comitato Settoriale di Accreditamento può emettere una delibera positiva, condizionata alla
verifica della positiva attuazione dell’Azione Correttiva. Per mantenimento e rinnovo, la NC deve essere chiusa entro tempi stabiliti (vedi par. successivo).
Può rendersi necessaria una valutazione in campo per assicurarsi che le Azioni Correttive siano state
effettivamente attuate, e/o l’adozione di un provvedimento sanzionatorio descritto nel § 1.7.
*
Osservazione: rilievo il cui risultato non inficia o non è suscettibile d’inficiare direttamente o immediatamente la qualità delle prestazioni e dei risultati dell’OdC. Una osservazione non chiusa alla verifica
periodica successiva viene ri-classificata come Non Conformità.
Questo tipo di rilievo richiede comunque l’apertura di un trattamento/azione correttiva entro tempi definiti la cui attuazione verrà verificata nella visita successiva, o la cui evidenza di chiusura verrà valutata in forma documentale da parte di ACCREDIA se necessario.
*
Commento: il rilievo sollevato da ACCREDIA nei confronti dell’OdC viene classificato come commento
quando non è conseguente al riscontro di una situazione oggettiva di mancato soddisfacimento di un
requisito, ma è finalizzato a prevenire che tale situazione si verifichi (in quanto potenzialmente realizzabile) e/o a fornire indicazioni per il miglioramento dei documenti e/o delle modalità operative
dell’OdC.
Questo tipo di rilievo può essere gestito con l’apertura di una Azione Preventiva / di miglioramento, o
può essere non recepito; in questo secondo caso le ragioni devono essere registrate.
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*
Gestione dei rilievi da parte dei VB: attività che devono essere condotte dai VB a fronte dei rilievi formalizzati da ACCREDIA.
Tutte le non conformità e osservazioni formalizzate da ACCREDIA – in base ai criteri sopra enunciati
– devono formare oggetto dei necessari trattamenti e azioni correttive da parte del VB, nei termini applicabili alle diverse fattispecie e approvati da ACCREDIA.
Non è richiesto un immediato, formale, riscontro ai rilevi formulati in veste di commenti. Tuttavia, il
grado di recepimento delle indicazioni fornite da ACCREDIA può essere verificato da ACCREDIA in
occasione della prima verifica utile.
Nel caso in cui suddette indicazioni non risultino adeguatamente valutate, il “commento” viene trasformato in “osservazione” e si applicano le condizioni di cui sopra.
Come ulteriormente puntualizzato nel seguito del presente Regolamento, si precisa fin d’ora che, in
presenza di non conformità, l’accreditamento non viene concesso fino alla conferma dell’avvenuta
applicazione dei necessari trattamenti, chiusura delle corrispondenti azioni correttive e relativa verifica
di efficacia da parte di ACCREDIA.
Ove le non conformità vengano evidenziate nell’ambito dell’attività di sorveglianza, si applicano le
modalità specificate nei pertinenti paragrafi del presente Regolamento.
*
Schema di accreditamento: insieme di regole, procedure definite e attività svolte da ACCREDIA per la
concessione, l’estensione ed il mantenimento degli accreditamenti per le diverse categorie di attività
coperte da accreditamento ACCREDIA e contraddistinte da differenziazioni significative ai fini delle
procedure di accreditamento.
Il presente Regolamento si riferisce esclusivamente allo schema relativo all’accreditamento degli Organismi di Verifica
*
Sorveglianza intensificata: provvedimento sanzionatorio minore causato da evidenze non positive a
carico di un VB, consistente nell’esecuzione di verifiche ispettive supplementari o anticipate rispetto
alle sorveglianze periodiche – a carico dello stesso VB – per accertare l’effettiva implementazione dei
trattamenti e azioni correttive richiesti entro limiti temporali definiti, in relazione ad un determinato
schema/settore di accreditamento.
*
Blocco delle estensioni di accreditamento o di concessioni di nuovi accreditamenti: provvedimento
sanzionatorio minore che prevede il blocco della concessione di estensioni dell’accreditamento, per
un periodo di tempo definito, in relazione a uno o più schemi e/o settori di accreditamento, nonché il
blocco delle concessioni di accreditamento per nuovi schemi.
*
Sospensione dell'accreditamento: provvedimento sanzionatorio di sospensione dell'accreditamento di
un Organismo per l’intero schema di accreditamento per un periodo determinato.
*
Revoca dell'accreditamento: provvedimento definitivo di ritiro dell'accreditamento di un Organismo
per l’intero schema di accreditamento.
*
Tempo di adeguamento: periodo intercorrente tra la data di emissione (1 emissione o revisione) di
un qualsivoglia documento di prescrizioni ACCREDIA e la data di entrata in vigore delle prescrizioni
medesime.
*
Servizi di consulenza sui gas serra: Erogazione di servizi di quantificazione di GHG per una specifica
organizzazione o per uno specifico progetto, di monitoraggio e registrazione di dati GHG, di sistemi di
informazione relativi ai GHG o di servizi di audit interno, o di formazione che supporta un’asserzione
relativa ai GHG (UN EN ISO 14065, p.to 3.1.3).
a
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*
Funzionario Tecnico
Persona incaricata da ACCREDIA di gestire le fasi delle valutazioni ai fini dell’accreditamento, sorveglianza, mantenimento, rinnovo, estensione, sospensione o revoca dell’accreditamento, coordinando le attività degli Ispettori.
*
Ispettore
Persona incaricata da ACCREDIA di eseguire, da solo o come parte di un gruppo di valutazione, la
valutazione del sistema di gestione di un Organismo di Verifica.
*
Esperto Tecnico
Persona incaricata da ACCREDIA di fornire specifica conoscenza o esperienza in merito alla valutazione dello schema.
0.5
ACRONIMI
- ACCREDIA – DC: Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione di ACCREDIA;
- CSA: Comitato Settoriale di Accreditamento;
- DDC: Direzione Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione;
- VB: Organismo di Verifica;
- FT: Funzionario Tecnico.
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PARTE 1 PRESCRIZIONI RELATIVE AL PROCESSO DI ACCREDITAMENTO
1.
CRITERI ED INFORMAZIONI PER L’ACCREDITAMENTO
1.1
INFORMAZIONI GENERALI
1.1.1
L'accreditamento e la conseguente iscrizione nel Registro, sono concessi agli Organismi che operano la certificazione di conformità, a fronte delle norme e dei documenti di riferimento loro applicabili e riportati nel documento ACCREDIA LS-12.
L'accreditamento per le verifiche degli inventari GHG ai sensi della norma UNI EN ISO 14064-1 non
è rilasciato su base settoriale.
1.1.2
Condizione perché un VB possa essere accreditato è che:
•
sia conforme ai requisiti applicabili e definiti nel presente Regolamento, nelle norme e nei documenti di riferimento riportati nel documento ACCREDIA LS-12 e mantenga costantemente un
comportamento ispirato a correttezza, trasparenza e collaborazione con ACCREDIA;
•
al momento della Verifica iniziale presso la propria sede:
a) in ambito volontario: sia operativo avendo emesso dichiarazioni di verifica degli inventari GHG
da almeno dodici mesi. Tale clausola non è applicabile per VB già riconosciuti ad operare come
VB nell’ambito cogente dell’Emission Trading (riconoscimento rilasciato tramite apposita Deliberazione del Comitato nazionale per la gestione della direttiva 2003/87/CE e per il supporto nella
gestione delle attività di progetto del protocollo di Kyoto);
b) in ambito cogente ETS: abbia un contratto in essere per le attività di verifica ETS
•
il VB deve aver rilasciato:
in ambito volontario: almeno tre dichiarazioni di verifica degli inventari GHG. Per i VB già riconosciuti ad operare come VB nell’ambito cogente dell’Emission Trading è sufficiente aver rilasciato
una sola dichiarazione di verifica degli inventari GHG.
Eventuali deroghe relative a casi particolari devono essere sottoposte ad apposita delibera del
CSA pertinente.
•
Abbia trasferito ai propri clienti, tramite adeguato documento contrattuale (Regolamento o simile), gli obblighi ad essi applicabili, ivi compreso il riconoscimento del diritto, degli ispettori
ACCREDIA, di accedere alle sedi dei clienti medesimi (in accompagnamento al VB), anche con
preavviso minimo, pena la mancata concessione della dichiarazione di verifica o la sospensione
o revoca della stessa in caso di persistente inadempienza all’obbligo medesimo.
Al momento della verifica iniziale presso la propria sede, il VB deve avere, altresì, completato almeno una verifica ispettiva interna di tutto il proprio sistema di gestione e avere definito il relativo piano
di azioni correttive, ove richiesto. Deve aver inoltre effettuato almeno un riesame del sistema ed
avere pianificato le relative azioni correttive e preventive, ove applicabili.
1.1.3
L'Organismo deve dimostrare, tramite presentazione di apposita documentazione contabile (bilancio
o documento equivalente con note integrative e relazione sulla gestione) di disporre delle o di essere, comunque, in grado di reperire le risorse finanziarie richieste per lo svolgimento delle attività di
verifica degli inventari GHG almeno per il successivo periodo di accreditamento. Le eventuali fonti di
finanziamento non derivanti dall'attività di verifica devono essere evidenziate e non devono compromettere l'indipendenza e l'imparzialità dell'Organismo.
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Ove non direttamente deducibile dai dati di bilancio, tale informazione deve essere fornita tramite
apposita documentazione (es.: nota integrativa al bilancio, altri documenti contabili richiesti dalla Direzione o dagli Ispettori ACCREDIA).
L’Organismo deve identificare, nella documentazione contabile di cui sopra, i proventi di ogni attività
differente da quelle oggetto di accreditamento.
Oltre a quanto precede, l’Organismo deve trasmettere annualmente (entro il primo semestre
dell’anno) a ACCREDIA, tramite compilazione di apposito modulo disponibile nell’area riservata Organismi del sito web di ACCREDIA, i seguenti dati relativi alle attività svolte sotto accreditamento in
ambito volontario:
fatturato dell’anno per attività di verifica degli inventari GHG;
n° di addetti alle attività di verifica degli inventari GHG (interni);
n° inventari GHG verificati;
giorni-uomo di verifica degli inventari GHG utilizzati nell’anno;
ammontare delle t CO2e complessivamente verificate (inventari GHG).
Le comunicazioni in ambito cogente (ETS) sono normate dal Regolamento 600/2012/CE.
ACCREDIA si riserva la possibilità di estendere queste richieste ad altri dati ( es. fatturato per attività di formazione).
Gli elementi e dati relativi al calcolo dei parametri di cui sopra, devono essere mantenuti a disposizione di ACCREDIA e/o dei suoi Ispettori.
1.1.4
L'Organismo (incluso tutto il suo personale permanente) non deve fornire e si impegna a non svolgere attività di consulenza, secondo la definizione di cui al § 0.4.
Nel caso di accertata violazione delle prescrizioni di cui sopra, (si veda anche l’Allegato A, § A.5) si
applicano i provvedimenti sanzionatori di cui al § 1.7.
1.1.5
Ove l'Organismo assegni una o più attività inerenti allo schema accreditato a un soggetto esterno
persona giuridica (outsourcing), deve assicurarsi ed essere in grado di dimostrare che tale soggetto
sia competente per fornire il servizio in questione e, quando applicabile, soddisfi i criteri indicati nella norma UNI EN ISO 14065. I nominativi di tali soggetti devono essere comunicati a ACCREDIA
preventivamente, in sede di domanda.
1.2
PRESENTAZIONE E ISTRUZIONE DELLA DOMANDA DI ACCREDITAMENTO
1.2.1
La Domanda di accreditamento di un Organismo deve essere presentata a ACCREDIA -DC utilizzando gli appositi moduli DA-00 e DA-07, disponibili sul sito web di ACCREDIA, corredati della documentazione ivi richiesta. La domanda deve essere compilata con cura, chiarezza e completezza,
fornendo tutte le informazioni e dati richiesti e motivando le eventuali inapplicabilità in caso di mancata compilazione, pena la non accettazione della domanda stessa.
1.2.2.
Qualora la documentazione allegata alla domanda risulti completa e conforme alle richieste, DDC
assegna la gestione della pratica ad un FT che entro 30 giorni solari dalla data del protocollo di ricezione, formalizza l’accettazione della stessa e predispone un'offerta per le attività di accreditamento, che a seguito dell’approvazione di DDC viene trasmessa a VB.
Se la documentazione trasmessa dal richiedente è incompleta o non chiara o se non sussistono,
comunque, tutte le condizioni applicabili, FT non accetta la domanda e, sempre entro il termine di
30 giorni di cui sopra, richiede per iscritto, le necessarie integrazioni documentali.
Le integrazioni richieste devono essere fornite entro due mesi, pena la decadenza della domanda
stessa. Se suddette integrazioni risultano adeguate, la domanda viene quindi accettata e viene predisposta l’offerta come sopra.
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1.3
PROCESSO DI ACCREDITAMENTO
1.3.1 Esame della documentazione
1.3.1.1 A seguito dell'accettazione dell’offerta da parte dell’Organismo richiedente, viene avviato l’iter di accreditamento con la verifica approfondita dei contenuti della relativa documentazione. L’esame documentale di cui sopra viene effettuato entro un termine massimo di 60 giorni dalla data di accettazione dell’offerta.
Se l'esito delle verifiche sulla documentazione trasmessa dall’Organismo è positivo, si procede
all'esecuzione delle verifiche ispettive.
Se l'esito delle verifiche documentali non è positivo, ACCREDIA-DC notifica al richiedente la necessità di procedere ai necessari adeguamenti della documentazione in funzione dei rilievi evidenziati.
Trascorso il termine di tre mesi dalla richiesta di adeguamento, senza che l'Organismo richiedente
abbia provveduto in tal senso, la Domanda di accreditamento decade e dovrà essere ripresentata
una nuova domanda di accreditamento con tutti gli oneri, anche economici, correlati.
Ove, al fine di pervenire ad una situazione accettabile, si rendano necessari più di due adeguamenti
successivamente all’effettuazione dell’esame documentale iniziale, si applicano le prescrizioni di cui
al successivo punto 1.3.1.2.
1.3.1.2 Qualora dall’esame della documentazione presentata – nonché a seguito di eventuali contatti diretti
con l’Organismo richiedente – risulti evidente che l’Organismo non dispone di un sufficiente grado di
preparazione, ACCREDIA- DC provvede a definire un periodo di tempo minimo che dovrà trascorrere prima che il richiedente possa presentare nuova domanda di accreditamento, essendo la prima
da considerarsi decaduta.
1.3.2 Verifiche ispettive
1.3.2.1 Ad avvenuto espletamento, con esito positivo, dell’esame documentale di cui sopra, DDC dispone
l’effettuazione della Verifica Ispettiva (VI) iniziale presso la sede dell’Organismo. Tale verifica deve
essere condotta da un gruppo di verifica ispettiva (GVI) composto da almeno due ispettori
ACCREDIA.
Essa ha lo scopo di verificare che le prassi operative adottate dal VB, relativamente alle attività svolte, siano conformi alle prescrizioni del presente Regolamento, nonché ai regolamenti e alle procedure stabiliti dall’Organismo stesso, così come formalizzati nella documentazione relativa al sistema di
gestione del medesimo (Manuale, Regolamenti di certificazione, procedure, istruzioni, liste di controllo, qualifiche del personale, ecc..).
1.3.2.2 Nel caso in cui vengano riscontrate e formalizzate una o più Non Conformità (secondo la definizione
di cui al § 0.4), si applicano le prescrizioni di cui al successivo § 1.3.2.5.
Nel caso in cui i rilievi consistano in sole Osservazioni e Commenti, l’iter di accreditamento procede
tramite effettuazione di una o più Verifiche Ispettive in accompagnamento (VA).
Il campionamento delle attività da verificare viene effettuato in ambito volontario tenendo in considerazione il numero e la complessità degli inventari GHG verificati dal VB e, in ambito cogente (ETS)
tenendo in considerazione i settori riportati nell’allegato 1 del Regolamento 600/2012/CE.
La VA consiste nell’osservazione del comportamento del gruppo di verifica del VB durante la conduzione delle attività di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra (inventari GHG o in ambito cogente ETS) presso le organizzazioni verificate/verificande.
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Le verifiche ispettive in accompagnamento hanno i seguenti scopi:
verificare l’efficacia delle procedure del VB, con particolare riferimento alla messa in campo
di verificatori provvisti delle necessarie esperienze e competenze;
osservare il comportamento dei verificatori e la conformità di tale comportamento alle procedure dell’Organismo e ad ogni altro riferimento normativo applicabile all’Organismo stesso.
La VA può consentire anche di valutare se l’Organismo stesso ha, in precedenti verifiche presso la
medesima organizzazione, formulato un giudizio corretto sull’asserzione relativa all’inventario GHG.
In questo modo ACCREDIA può valutare non solo la qualità delle prestazioni rese al momento dal
VB ma anche la qualità di prestazioni fornite precedentemente e quindi la capacità del VB di fornire,
consistentemente, un servizio di verifica degli inventari GHG caratterizzato da un livello qualitativo
adeguato (“qualità dei risultati”).
Le VA sono eseguite da almeno un ispettore ACCREDIA. Tale ispettore può essere affiancato da un
esperto scelto dall'apposito Elenco di cui al § 1.3.2.3, ove ritenuto necessario per integrare le competenze del team di verifica.
In casi eccezionali, giustificati da oggettive difficoltà nell’organizzazione delle verifiche ispettive in
accompagnamento, DDC può autorizzare l’effettuazione di tali verifiche, prima dell’effettuazione della verifica ispettiva iniziale presso la sede dell’Organismo. In questi casi, l’iter di accreditamento resta comunque sospeso fino al completamento della fase di verifica ispettiva presso la sede del VB.
1.3.2.3 I nominativi degli ispettori e degli esperti ACCREDIA-DC, qualificati sulla base delle procedure
ACCREDIA, sono riportati nell'apposito Elenco.
I nominativi degli ispettori e degli esperti designati per le attività di valutazione vengono comunicati
preventivamente all'Organismo, il quale ha facoltà di ricusarli, nei termini specificati nella comunicazione di notifica, motivandone per iscritto le ragioni.
1.3.2.4 Il VB deve permettere l'accesso dei componenti del GVI ACCREDIA alla sua sede e alla propria documentazione e deve prestare a essi la massima cooperazione.
Analogamente, il VB deve adottare provvedimenti atti a consentire l’accesso dei GVI ACCREDIA
presso le sedi delle organizzazioni verificate o verificande.
1.3.2.5 Qualora, nel corso delle verifiche di ACCREDIA in sede e/o in accompagnamento, vengano riscontrate e formalizzate una o più Non Conformità, il processo di accreditamento viene sospeso fino alla
conferma dell’avvenuta applicazione dei necessari trattamenti, chiusura delle corrispondenti azioni
correttive e relativa verifica di efficacia da parte di ACCREDIA- DC. Suddetti adempimenti possono
essere verificati da ACCREDIA- DC tramite apposite verifiche supplementari.
Il termine ultimo per l'attuazione delle azioni correttive e relativa dimostrazione di efficacia non deve
superare sei mesi, pena l’annullamento dell’iter di accreditamento.
Verifiche supplementari possono altresì essere disposte, a valle della concessione
dell’accreditamento, in presenza di un numero significativo di rilievi classificati come Osservazioni.
1.4
PROCESSO DECISIONALE E CONCESSIONE DELL’ACCREDITAMENTO
1.4.1.
Al termine dell’esecuzione delle verifiche ispettive di ACCREDIA di cui sopra e a fronte dell’esito
positivo finale delle stesse, FT predispone, secondo le procedure e con l’utilizzo della modulistica in
vigore, apposito documento riassuntivo delle valutazioni effettuate (scheda di accreditamento), che
viene sottoposto con la proposta di DDC all’esame del CSA di ACCREDIA per l’assunzione delle relative delibere.
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Le verifiche ispettive di cui sopra, devono essere concluse in una data precedente ai 15 giorni lavorativi dalla data della riunione del CSA utile, ciò al fine di consentire la corretta e completa preparazione della relativa documentazione.
La concessione dell’accreditamento è di esclusiva pertinenza del CSA, che delibera esaminando gli
esiti delle istruttorie condotte dalla struttura. In caso di delibera non positiva, il CSA deve registrare
le motivazioni alla base della propria decisione, così come quando dispone verifiche aggiuntive,
supplementari, o pone altre condizioni.
La concessione dell’accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati nelle offerte
presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione dell’apposito Tariffario
ACCREDIA.
1.4.2.
In ambito volontario (inventari GHG) l’accreditamento si intende rilasciato, solo ed esclusivamente,
per lo specifico schema indicato nella delibera del CSA senza che vengano individuati specifici settori di operatività.
In ambito cogente (ETS): l’accreditamento è rilasciato in riferimento ai settori riportati nell’allegato 1
del Regolamento 600/2012/CE.
1.4.3.
La concessione dell'accreditamento viene formalizzata mediante un’ apposita Convenzione (CO-00)
fra ACCREDIA-DC e il VB, con l'emissione del relativo Certificato di Accreditamento e corrispondente Allegato contenente la descrizione dello scopo di accreditamento e con l'iscrizione del VB nel
"Registro dei Verificatori accreditati" e relativa pubblicazione sul sito web di ACCREDIA.
L'accreditamento e la relativa convenzione hanno una validità di quattro anni.
Nella convenzione vengono richiamate tutte le disposizioni regolanti la concessione e l’uso
dell’accreditamento, incluse le condizioni per l’utilizzo del marchio ACCREDIA, di cui all’apposito
Regolamento.
1.4.4.
La sottoscrizione della convenzione e l'iscrizione nel Registro impegna l'Organismo a mantenere la
propria struttura organizzativa ed il proprio funzionamento conforme ai requisiti stabiliti nel presente
Regolamento, nelle norme e nei riferimenti normativi applicabili.
1.4.5.
Per quanto riguarda l’uso di riferimenti all’accreditamento e, in particolare, l’utilizzo del marchio di
accreditamento ACCREDIA, il VB è tenuto a conformarsi alle disposizioni dell’apposito Regolamento.
1.4.6.
In caso di mancata concessione dell'accreditamento, DDC comunica all’Organismo richiedente, entro 15 giorni dalla data della delibera, le relative motivazioni e le eventuali condizioni per la prosecuzione o la ripresa dell’iter di accreditamento.
1.5
RINNOVO E SORVEGLIANZA DELL'ACCREDITAMENTO
1.5.1 Sorveglianza dell’Accreditamento
1.5.1.1 Generalità
Nel periodo di validità dell'accreditamento, ACCREDIA- DC svolge, mediante apposite verifiche
ispettive, attenta e continua attività di sorveglianza sull'Organismo accreditato, sia tramite verifiche
programmate (comunicate formalmente tramite un programma annuale di sorveglianza), sia mediante verifiche straordinarie (anche con breve preavviso), onde accertare il continuo rispetto delle
prescrizioni del presente Regolamento, delle norme e guide internazionali e di ogni altro riferimento
normativo applicabile.
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Ai fini di suddette verifiche, tutte le sedi dell'Organismo – come le sedi delle organizzazioni in possesso di dichiarazioni di verifica rilasciate dall’VB – devono essere aperte ai GVI ACCREDIA.
Il VB deve comunicare ad ACCREDIA- DC gli aggiornamenti apportati alla sua organizzazione ed
alla sua documentazione, rispetto alle informazioni e dati forniti con la domanda iniziale di accreditamento, che comportino mutamenti significativi nelle risorse e procedimenti utilizzati per l’attività di
verifica degli inventari GHG e attività di verifica ETS. In particolare, è tenuto a trasmettere le edizioni
aggiornate del Manuale Qualità, dei Regolamenti di verifica degli inventari GHG e verifica ETS, degli Elenchi controllati dei verificatori qualificati e la composizione dei comitati interni.
Tale documentazione può essere trasmessa, sia in formato cartaceo, sia in formato elettronico. In
alternativa, può essere resa disponibile su apposito sito internet consultabile da ACCREDIA-DC.
L’attività di mantenimento dell’accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati nelle offerte presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione dell’apposito
Tariffario ACCREDIA.
1.5.1.2 Sorveglianza dell’Accreditamento programmata
Per quanto attiene alle verifiche programmate di ACCREDIA (concordate con il VB tramite offerta
tecnico-economica inviata da ACCREDIA entro la fine di gennaio), la prima attività di sorveglianza
consiste in una verifica presso la sede del VB effettuata dopo sei mesi dalla data di concessione
dell’accreditamento.
In casi eccezionali DDC può derogare l’effettuazione della prima attività di sorveglianza a 12 mesi,
(es. nel caso in cui il VB non abbia acquisito alcuna nuova commessa).
a
Le successive verifiche sono effettuate ad intervalli annuali a decorrere dalla data della 1 verifica di
sorveglianza e comprendono verifiche ispettive, sia in sede, sia in accompagnamento.
Le verifiche in sede e in accompagnamento vengono pianificate in modo da permettere una completa copertura dell’intero scopo di accreditamento, nell’arco dei quattro anni di durata della convenzione e le caratteristiche (estensione e durate delle verifiche) sono stabilite sulla base di fattori quali
ad esempio:
-
settori di operatività in ambito cogente ETS (settori riportati nell’allegato 1 del Regolamento
600/2012/CE);
andamento qualitativo dell’VB nel periodo precedente;
aree geografiche di operatività;
numero e complessità delle dichiarazioni/attestati di verifica rilasciati e relativo incremento;
considerazioni relative al rapporto tra fatturato e numero delle dichiarazioni/attestati di verifica
emessi;
conoscenza da parte di ACCREDIA degli Auditor dell’VB;
reclami o segnalazioni pervenute ad ACCREDIA.
Ai fini della migliore efficacia delle VA di sorveglianza, ACCREDIA-DC si riserva il diritto di scegliere
il gruppo di verifica del VB e/o l’organizzazione valutata dal VB.
ACCREDIA-DC provvederà ad effettuare delle giornate di verifica da svolgersi presso la sede dei
VB, in numero uguale alle verifiche non pianificate.
Altre tipologie di verifica presso le organizzazioni verificate possono essere disposte da ACCREDIADC (es. post GHG verification review).
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1.5.1.3 Sorveglianza dell’Accreditamento non programmata
A partire dal programma annuale di cui sopra, l’attività di sorveglianza (verifiche in sede e in accompagnamento) può essere intensificata in funzione del comportamento qualitativo dell’Organismo di
Verifica, in correlazione ai fattori di cui sopra.
In particolare, verifiche supplementari e/o straordinarie, anche in forma di VA, possono essere disposte da ACCREDIA- DC, posteriormente alla concessione dell'accreditamento/estensione, a seguito dell’identificazione di situazioni inadeguate, sia direttamente da parte di ACCREDIA, sia a
fronte di segnalazioni e/o reclami scritti e oggettivamente motivati, pervenuti a ACCREDIA.
Queste esigenze vengono segnalate tempestivamente all'Organismo coinvolto, invitandolo innanzi
tutto a provvedere, sia al trattamento dei rilievi, sia all'eliminazione delle corrispondenti cause, e
preannunciando, se del caso, l’effettuazione di una verifica ispettiva specifica.
A tali verifiche – che si configurano a tutti gli effetti come verifiche ispettive straordinarie – si applica
un preavviso minimo di 7 (sette) giorni lavorativi, entro i quali il VB può, se del caso, esercitare tempestivamente il diritto di ricusazione del GVI ACCREDIA.
Un’ulteriore forma di sorveglianza straordinaria è rappresentata da verifiche ispettive (sia in sede,
sia accompagnamento) condotte nell’ambito di un programma annuale definito da DDC e sottoposto
all’esame del CSA per approvazione, i cui costi vengono addebitati al VB solo nel caso in cui vengano individuate non conformità o riscontrato un numero elevato di osservazioni. In caso contrario, i
costi sono sostenuti da ACCREDIA nell’ambito di un budget annuale di spesa appositamente predisposto.
1.5.1.4 Processo decisionale e concessione del mantenimento dell’Accreditamento
Gli esiti delle attività di sorveglianza di cui sopra vengono analizzati da FT. A seguito delle risultanze
delle valutazioni di sorveglianza (rapporti degli ispettori ACCREDIA), nonché delle successive analisi condotte da DDC, si procede come segue:
a)
b)
c)
Nota:
Nel caso di assenza di Non Conformità: viene confermato il mantenimento
dell’accreditamento tramite semplici registrazioni di conferma degli esiti, con relative richieste di trattamenti e azioni correttive per le eventuali osservazioni;
In presenza di una o più Non Conformità, il rilievo viene esaminato e confermato al VB da
DDC. Nei casi di elevata gravità, il caso viene sottoposto all’attenzione del CSA, come “caso critico”.
Negli altri casi, si richiedono il trattamento e le azioni correttive, che devono essere attuate
dal VB di norma entro 2 mesi. In caso di azioni correttive insoddisfacenti o non attuate in
modo efficace, il caso viene sottoposto al CSA.
Nel caso di Non Conformità del tipo di quelle richiamate nel presente Regolamento e ulteriormente specificate nell’Allegato A: la Direzione di ACCREDIA, di concerto con il Presidente, adotta autonomamente i provvedimenti sanzionatori minori (di cui al successivo §
1.7);
Nel caso in cui venga riscontrata una situazione di non conformità particolarmente critica, in
termini di numerosità e gravità delle violazioni, e/o nel caso in cui vengano rilevati, a carico
del VB, comportamenti professionalmente scorretti: la pratica viene sottoposta direttamente
al CSA per l’assunzione dei provvedimenti sanzionatori maggiori di competenza del CSA
stesso ( sospensione, revoca dell’accreditamento).
Per quanto riguarda l’adozione di provvedimenti sanzionatori maggiori, si veda comunque ancora
l’Allegato A.
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Nel caso b), i trattamenti e le azioni correttive richiesti devono essere attuati di norma entro due
mesi, pena la trasformazione del provvedimento da “minore” a “maggiore”.
Nel caso di sospensione dell’accreditamento (c), suddetti adempimenti devono essere espletati entro i tempi specificati al § 1.7.2.
1.5.1.5 Variazione del campo di Accreditamento
Nel caso le norme di riferimento utilizzate dagli VB per le attività di verifica di gas ad effetto serra,
come riportate nel Certificato di accreditamento, vengano aggiornate / modificate, ACCREDIA procede alla verifica delle modifiche / integrazioni necessarie, in conformità alle disposizioni emesse
dagli Enti preposti (ISO/EA/IAF, ecc.), oppure emesse da ACCREDIA stessa.
Gli esiti di tali verifiche vengono sottoposti al CSA competente per la conseguente delibera.
1.5.2 Rinnovo dell’Accreditamento
1.5.2.1 Effettuazione del processo di rinnovo dell’Accreditamento
Almeno sei mesi prima dello scadere dei quattro anni di validità dell’accreditamento, ACCREDIADC attiva la procedura di rinnovo (concordata con il VB tramite offerta tecnico-economica) che si
svolge con un riesame completo della documentazione (a titolo oneroso per il VB) e con
l’esecuzione, di apposita verifica ispettiva in sede e in accompagnamento quando necessario.
L'esito delle verifiche di rinnovo viene analizzato da FT, congiuntamente al riesame dell’andamento
complessivo del VB nel quadriennio di accreditamento, comprensivo dei dati relativi all’attività di
monitoraggio effettuata sull’Organismo stesso (situazione reclami dai clienti e dal mercato, ecc..).
1.5.2.2 Processo decisionale e concessione del rinnovo dell’Accreditamento
FT predispone, secondo le procedure e con l’utilizzo della modulistica in vigore, apposito documento riassuntivo di tutte le valutazioni effettuate nel periodo di accreditamento (schede di accreditamento – rinnovo) che viene sottoposto, con la proposta di DDC, all’esame del CSA per l’assunzione
delle relative delibere.
Le verifiche ispettive di cui sopra, devono essere concluse in una data precedente ai 15 giorni lavorativi dalla data della riunione del CSA utile, ciò al fine di consentire la corretta e completa preparazione della relativa documentazione.
La concessione del rinnovo dell’ accreditamento è di esclusiva pertinenza del CSA, che delibera
esaminando gli esiti delle istruttorie condotte dalla struttura. In caso di delibera non positiva,
l’accreditamento viene revocato e si applicano le prescrizioni di cui al § 1.7.2.8.
Il CSA deve registrare le motivazioni alla base della propria decisione, così come quando dispone
verifiche aggiuntive, supplementari, o pone altre condizioni.
In caso di mancata concessione del rinnovo dell’accreditamento, DDC comunica all’Organismo interessato, entro 15 giorni dalla data della delibera, le relative motivazioni e le eventuali condizioni per
la ripresa dell’iter di accreditamento.
Quando la verifica di rinnovo dovesse essere stata condotta in una data troppo ravvicinata alla riunione del pertinente Comitato Settoriale di Accreditamento, la validità dell’accreditamento può essere prorogata da DDC o dal CSA oltre la data di scadenza e fino alla data della prima riunione del
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CSA successiva alla scadenza stessa. L’intervallo esistente fra le attività di rivalutazione non deve
comunque essere superiore 5 anni.
A seguito della concessione del rinnovo, viene aggiornato il Certificato di accreditamento, viene sottoscritta un nuova Convenzione e viene aggiornato il Registro degli Organismi accreditati.
La concessione del rinnovo dell’accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati
nelle offerte presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione
dell’apposito Tariffario ACCREDIA.
1.6
ESTENSIONE DELL’ACCREDITAMENTO
1.6.1 Informazioni generali
In ambito volontario (inventari GHG):
Non è prevista l’estensione di accreditamento ad altri settori, in quanto l’accreditamento è rilasciato
in modo unitario per lo schema, fermo restando la richiesta che il VB assicuri l’utilizzo di verificatori
competenti per tutti i settori di attività in cui opera o dimostri l’interesse di operare (ad es. emettendo
offerte per attività di verifica GHG).
In ambito cogente (ETS):
Le estensioni vengono rilasciate in riferimento ai settori riportati nell’allegato 1 del Regolamento
600/2012/CE.
1.7
SOSPENSIONE, REVOCA DELL’ACCREDITAMENTO
1.7.1 Provvedimenti Sanzionatori Minori
Qualora gli esiti di verifiche ispettive in sede e in accompagnamento – condotte nell’ambito delle attività di sorveglianza o di procedimenti di estensione dello scopo di accreditamento – forniscano
chiare evidenze di situazioni tali da compromettere il valore delle dichiarazioni di verifica rilasciate
dall’Organismo – contestualmente alle attività supplementari connesse alla verifica di adeguatezza
e efficacia delle relative azioni correttive – la Direzione ACCREDIA, di concerto con il Presidente,
provvede a comminare al VB interessato sanzioni minori, quali:
-
rafforzamento delle attività ispettive condotte da ACCREDIA;
blocco delle richieste di accreditamento riferite ad altri schemi per un periodo di tempo stabilito;
obbligo di sospensione o revoca di dichiarazioni/attestati di verifica indebitamente rilasciati (con
eventuale successiva ri-emissione, previi gli adeguamenti richiesti).
Tali sanzioni minori vengono comunicate al VB interessato con lettera a firma del Presidente di
ACCREDIA ed eventualmente successivamente pubblicate (senza ulteriori dettagli) sul sito web di
ACCREDIA (ma non evidenziate sul Registro degli Organismi accreditati). Esse vengono riferite, per
competenza, al CSA (che può eventualmente disporne la revisione) e altresì portate a conoscenza
degli Organi statutari di ACCREDIA (Consiglio Direttivo e Comitato di Indirizzo e Garanzia), con tutte le informazioni del caso.
1.7.2 Provvedimenti Sanzionatori Maggiori
1.7.2.1 Se dalle verifiche di sorveglianza, supplementari, straordinarie, di rinnovo o da altri controlli e accertamenti emergono situazioni di particolare gravità, sia sul piano tecnico, sia sul piano deontologico
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viene disposta da ACCREDIA, in funzione della gravità della situazione stessa, la sospensione o la
revoca dell'accreditamento.
Fra suddette condizioni di particolare gravità, rientrano:
*
*
*
*
*
la mancata rimozione delle cause che hanno condotto all’adozione di provvedimenti sanzionatori minori e il mancato adempimento degli obblighi correlati;
la mancata risoluzione delle non conformità in accordo alle procedure di ACCREDIA;
la mancata gestione dei reclami;
l’uso improprio del marchio ACCREDIA;
i casi in cui il VB non consenta a ACCREDIA di effettuare le verifiche ispettive, secondo quanto
previsto dal presente Regolamento.
Conformemente al disposto delle norme statutarie e regolamentari suddetti provvedimenti sanzionatori maggiori vengono adottati su delibera del CSA. Ove ritenuto necessario, Il Presidente o il Direttore Generale di ACCREDIA possono richiedere che vengano indette apposite riunioni straordinarie
del CSA per l’assunzione di delibere in merito alla sospensione o revoca dell'accreditamento di un
Organismo di Verifica.
Le delibere del CSA vengono comunicate al VB interessato tramite lettera raccomandata A.R. a firma del Presidente di ACCREDIA.
1.7.2.2 La durata dei provvedimenti di sospensione dell’accreditamento è stabilita dal CSA (nel rispetto dei
vincoli di cui al seguito) contestualmente alla delibera del provvedimento. La sospensione
dell’accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di
ACCREDIA.
I provvedimenti di sospensione vengono revocati quando l'Organismo ha dimostrato di avere rimosso le cause alla base dell’adozione dei medesimi.
Il provvedimento di sospensione può avere una durata massima di sei mesi. Trascorso tale termine
come sopra, la sospensione viene automaticamente trasformata in revoca dell'accreditamento.
1.7.2.3 Nel periodo di vigenza della sospensione, l'Organismo non deve rilasciare nuove dichiarazioni/attestati di verifica sotto accreditamento ACCREDIA.
In suddetto periodo, il VB deve inoltre conformarsi alle prescrizioni di cui al Regolamento relativo
all’utilizzo del marchio ACCREDIA.
1.7.2.4 La sospensione dell’accreditamento può essere disposta d’ufficio dalla Direzione Generale di
ACCREDIA, nel caso in cui il pagamento dei corrispettivi dovuti ad ACCREDIA venga ritardato di oltre 60 giorni rispetto alla data prevista dalle condizioni contrattuali (data di pagamento indicata nella
fattura), nonostante il sollecito inviato da ACCREDIA allo scadere del 45esimo giorno di ritardo. Sono fatti salvi eventuali accordi di dilazione dei pagamenti, che devono essere autorizzati dalla Direzione Generale di ACCREDIA.
1.7.2.5 I provvedimenti di sospensione vengono pubblicati sul sito web di ACCREDIA e evidenziati nel Registro degli Organismi accreditati e in altre eventuali sedi applicabili.
1.7.2.6 L'accreditamento viene revocato in caso di:
*
*
*
mancanza di rimozione delle cause che hanno condotto al provvedimento di sospensione, entro i
termini previsti;
comportamenti illeciti o dolosi o gravemente scorretti in termini di etica professionale;
mancato versamento delle somme dovute, qualora l’Organismo persista nel suo inadempimento, trascorsi sei mesi dalla comunicazione del provvedimento di sospensione disposto d’ufficio;
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*
uso dell’accreditamento tale da portare grave nocumento e discredito ad ACCREDIA e/o al sistema di accreditamento e verifica delle emissioni di gas ad effetto serra.
L'accreditamento decade altresì in caso di cessazione dell’attività del VB, a seguito di chiusura o fallimento, e nel caso di rinuncia da parte dell'Organismo.
1.7.2.7 A seguito di revoca o di decadenza dell'accreditamento, l'Organismo deve immediatamente cessare
di emettere dichiarazioni/attestati di verifica con riferimento all'accreditamento ACCREDIA, restituire
ad ACCREDIA l'originale della dichiarazione/attestato di verifica in suo possesso, non utilizzare
eventuali copie o riproduzioni dello stesso, nonché conformarsi alle disposizioni di cui al Regolamento relativo all’utilizzo del marchio ACCREDIA.
La revoca o decadenza dell’accreditamento vengono pubblicate sul sito web di ACCREDIA. Il nominativo del VB viene cancellato dal Registro degli Organismi accreditati e da ogni altra sede applicabile.
1.7.2.8 In caso di revoca dell'accreditamento l'Organismo non può presentare una nuova domanda di accreditamento prima di dodici mesi dalla data di adozione del provvedimento di revoca.
1.7.2.9 I provvedimenti sanzionatori di cui ai precedenti §§ 1.7.1 e 1.7.2 possono essere revocati prima della scadenza stabilita (se applicabile), solo quando l’Organismo ha dimostrato di aver rimosso le
cause alla base delle non conformità che ne hanno determinato l’adozione e con pronunciamento
dell’Organo che ha deliberato la sanzione.
1.7.2.10 La revoca dell'accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di
ACCREDIA che si riserva di poter avviare le procedure di riscossione coattiva e di recupero delle
spese, maggiorate di interessi, nelle forme previste dalla legge.
1.7.3 Sospensione richiesta dall’ Organismo di verifica
Qualora il VB riscontri autonomamente di trovarsi, per vari motivi, in condizioni di non conformità rispetto alle norme ed alle regole di riferimento per l’accreditamento, può richiedere alla Direzione di
ACCREDIA l’auto sospensione dell’accreditamento per un periodo congruente con i tempi necessari
al ripristino della piena conformità e comunque non superiore a dodici mesi, alla scadenza dei quali
l’auto sospensione viene trasformata in revoca. Le motivazioni e la durata connesse con la richiesta
di auto sospensione, vengono valutate da DDC che può modificare e/o integrare le condizioni e i
tempi previsti per il ripristino della conformità, disponendo in ogni caso gli accertamenti necessari alla verifica della piena conformità, al termine del periodo di auto sospensione.
Dell’auto-sospensione dell’accreditamento vengono informati il CSA (nonché gli altri organi statutari
secondo le procedure in vigore) e viene data notizia sul sito web di ACCREDIA e sul Registro degli
Organismi accreditati.
1.7.4 Rinuncia all'Accreditamento
1.7.4.1 Un VB accreditato può rinunciare all’accreditamento in qualunque momento e per qualsivoglia motivazione (es. non accettazione di variazioni del Tariffario, non accettazione di modifiche intervenute
nelle prescrizioni regolanti l’attività di accreditamento, ecc..).
La vigenza dell’accreditamento e gli obblighi correlati cessano a decorrere dai 60 giorni successivi
alla comunicazione di rinuncia, termine entro il quale il VB deve adempiere alle obbligazioni connesse con la salvaguardia dei diritti e interessi delle entità certificate, favorendo, ad esempio, il trasferimento delle certificazioni ad altro soggetto accreditato.
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1.7.4.2 La rinuncia dell'accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di
ACCREDIA che si riserva di poter avviare le procedure di riscossione coattiva e di recupero delle
spese, maggiorate di interessi, nelle forme previste dalla legge.
1.8
RECLAMI E APPELLI
1.8.1 Reclami
I reclami in ordine alle attività operative di ACCREDIA – DC (es. comportamenti degli ispettori, modalità di gestione delle pratiche, presunte disparità di trattamenti, ecc..) devono essere formalizzati
per iscritto e vanno indirizzati a DDC che provvede a gestire il reclamo secondo le procedure in vigore, dando comunque risposta al reclamante entro un mese.
1.8.2 Appelli
Qualora il VB accreditato, o in corso di accreditamento, intenda richiedere ad ACCREDIA di riconsiderare i provvedimenti presi a suo carico, può presentare appello, con le modalità descritte nel documento ACCREDIA RG-06.
1.9
OBBLIGAZIONI A CARICO DELL’ORGANISMO
1.9.1
1.9.2
I VB si impegnano a pagare i diritti annui di mantenimento dell'accreditamento previsti nel Tariffario.
I VB si impegnano a permettere le verifiche ispettive da parte dei GVI di ACCREDIA presso la propria sede e presso i luoghi ove si svolgono le attività ispettive.
I VB devono comunicare ad ACCREDIA variazioni significative della composizione societaria, trasferimento della titolarità dell’accreditamento ad un nuovo soggetto giuridico, a seguito modifica della ragione sociale o di cessione di ramo d’azienda ad altro VB. In tal caso ACCREDIA si riserva di
procedere a tutte le valutazioni necessarie per verificare la permanenza delle condizioni richieste
per l'accreditamento, incluso l’esame dei documenti statutari e ogni altro documento applicabile, con
riferimento a:
1.9.3
-
1.9.4
norme statutarie e regolamentari;
assetti organizzativi;
risorse umane (in termini quantitativi e di competenze);
ogni altra condizione applicabile.
Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento vale quanto riportato
all’art.4 della Convenzione (CO-00).
1.10 OBBLIGAZIONI A CARICO DI ACCREDIA
1.10.1 Nel caso di variazione delle condizioni di accreditamento (ad esempio: modifica delle norme e delle
prescrizioni in genere di riferimento per l’accreditamento, nonché delle norme relative alle entità certificate), ACCREDIA- DC ne dà comunicazione all'Organismo, il quale ha la facoltà di mantenere
l'accreditamento, adeguando la propria organizzazione ed il proprio funzionamento ai nuovi riferimenti entro il termine indicato da ACCREDIA, o di rinunciare all'accreditamento stesso. ACCREDIADC provvederà a rinnovare la convenzione con i VB.
1.10.2 Nel caso di mantenimento dell'accreditamento, ACCREDIA -DC ha la facoltà di disporre l'attuazione
di apposite verifiche per accertare la corretta implementazione degli adeguamenti richiesti.
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1.10.3 In caso di variazione delle tariffe, ancorché vi sia un preventivo approvato, i servizi verranno fatturati
alle tariffe vigenti al momento della prestazione eseguita. Pertanto, nel caso in cui, le tariffe dovessero cambiare, subito dopo l’approvazione da parte della CSI (Commissione di Sorveglianza Interministeriale), il VB verrà prontamente informato (tramite mail o PEC), delle variazioni, tenendo presente che il Tariffario aggiornato sarà pubblicato sul sito di ACCREDIA.
Il VB ha il diritto di rinunciare all'accreditamento entro sei mesi dalla data di ricezione della comunicazione.
Nel periodo di preavviso, al VB che si avvale della facoltà di rinuncia, vengono praticate le tariffe anteriori alla variazione, per le sole attività svolte fino al momento della rinuncia.
1.10.4 ACCREDIA-DC è tenuta ad aggiornare periodicamente Il Registro degli Organismi accreditati e
renderlo disponibile al pubblico, in formato elettronico sul sito web di ACCREDIA.
1.10.5 ACCREDIA-DC provvederà, nel caso di schemi proprietari a caricare su database specifici tutte le
informazioni inerenti i VB accreditati.
1.10.6 Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento vale quanto riportato
all’art.3 della Convenzione (CO-00).
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PARTE 2 - PRESCRIZIONI RELATIVE AGLI ORGANISMI DI VERIFICA DEGLI
INVENTARI DI GHG IN ACCORDO ALLA UNI EN ISO 14064-1
La presente parte contiene una serie di prescrizioni riguardanti l’organizzazione ed il funzionamento dei VB, a cui i VB sono tenuti a conformarsi nel quadro della conformità ai riferimenti normativi applicabili.
Al fine di aumentare la comprensibilità e la riferibilità delle indicazioni del documento nel testo che
segue si fa riferimento alla numerazione delle prescrizioni indicata nella UNI EN ISO 14065, i cui
titoli e sottotitoli sono stampati in grassetto. I titoli e sottotitoli relativi alla UNI EN ISO 14064-3,
riportati in grassetto corsivo, sono numerati aggiungendo un numero progressivo di ordine ulteriore al punto della UNI ISO 14065 a cui fanno riferimento. Il numero originale della UNI EN ISO
14064-3 è comunque riportato tra parentesi. Le prescrizioni della IAF MD 6 non sono riportate nel
testo del presente regolamento. Il testo introdotto ex novo nel presente Regolamento di Accreditamento è riportato in carattere normale, anticipato dalla lettera R, seguita dal principale numero
di sezione della UNI EN ISO 14065 (o della UNI EN ISO 14064-3) e da un numero progressivo di
ordine ulteriore.
In aggiunta alla UNI EN ISO 14065 il presente Regolamento di Accreditamento è pertanto basato
sulle prescrizioni della UNI EN ISO 14064-3 e sulla guida MD 6 dello IAF (International Accreditation Forum), interpretazione generale della ISO 14065. Considerata la similitudine esistente con
le attività di verifica dell’Emission Trading (EU ETS) europeo, si è tenuto conto anche di quanto
riportato nel documento cogente EA-6/03:2010 per il riconoscimento dei verificatori ai sensi della
Direttiva EU ETS, pubblicato dall’EA (European cooperation for Accreditation).
Nota al testo seguente
Il termine “deve” è usato in questo regolamento per indicare le prescrizioni che, riflettendo i requisiti della UNI EN ISO 14065 e della IAF MD 6 (in versione originale come shall), sono da considerarsi obbligatori. Il termine “dovrebbe” (in versione originale come should) indica invece le richieste a cui ci si aspetta si conformi il VB per fornire maggiori garanzie in merito alla conduzione
delle attività di verifica degli inventari GHG.
Scostamenti da queste regole in via eccezionale potranno essere permesse solo a seguito di una
esplicita accettazione da parte di ACCREDIA delle modalità alternative con cui il VB dimostrerà la
propria conformità con i requisiti delle relative sezioni della UNI EN ISO 14065 e gli indirizzi delle
relative guide corrispondenti.
Dove viene indicato nelle singole sezioni, “Nessuna particolare regola di accreditamento”, significa che soltanto i requisiti contenuti nella UNI EN ISO 14065 e nell’IAF MD 6 sono applicabili.
Le traduzioni della IAF MD 6 e della EA 6/03 rev. 03 (come gli Allegati 2, 3 e 5) hanno valore indicativo. In caso di difformità con la versione originale in inglese, avrà valenza prioritaria
quest’ultima.
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3 – DEFINIZIONI
Programma relativo ai GHG:
Sistema o schema volontario od obbligatorio, internazionale, nazionale o subnazionale che registra, contabilizza o gestisce le
emissioni, le rimozioni, le riduzioni delle emissioni o gli aumenti
della rimozione di GHG al di fuori dell’organizzazione.
(ISO 14064-3:2006, p.to 2.16]
Nota: Un esempio di programma GHG è quanto previsto dalla Direttiva
2003/87/EC del Parlamento Europeo e della Commissione e.s.m., anche conosciuta come EU ETS (Emission Trading Scheme)
Non conformità:
Mancato soddisfacimento di uno o più requisiti nei confronti del
programma GHG, del proprio piano di monitoraggio GHG, di altri
requisiti relativi all’inventario GHG o della mancata documentazione di dati e di informazioni relative all’inventario che comportano singoli effettivi errori, omissioni, rappresentazioni non veritiere o loro aggregazioni nell’asserzione relativa ai gas serra
che, nella opinione del verificatore, potrebbero influenzare le decisioni degli utilizzatori previsti
Le non conformità devono essere documentate nel rapporto di
verifica.
Piano di monitoraggio:
Elementi di calcolo:
Organizzazione:
Installazione:
Procedure di gestione delle informazioni relative ai GHG, così
come definito al p.to 6.1 della UNI EN ISO 14064-1
Dati di input utilizzati per la quantificazione delle emissioni e rimozioni GHG; ad esempio tenore o % di carbonio, fattori di
emissione e fattori di ossidazione, potere calorifico inferiore.
Gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, in forma associata o meno, pubblica o
privata, che abbia una propria struttura funzionale e amministrativa (UNI EN ISO 14064-1, p.to 2.22)
Nota: Nel presente regolamento il termine organizzazione comprende quello di gestore e operatore adottato per l’EU ETS.
Singola installazione, insieme di installazioni o processi produttivi (fissi o mobili), che possono essere definiti all’interno di un
singolo confine geografico, di un’unità organizzativa o di un processo produttivo (UNI EN ISO 14064-1, p.to 2.21)
Nota: tale termine può essere considerato come sinonimo del
termine “impianto” usato in ETS.
4 – PRINCIPI
Nessuna particolare regola di accreditamento.
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5 - REQUISITI GENERALI
5.1. - Stato legale
R.5.1.1 Ai sensi del presente Regolamento possono essere considerati VB solo le organizzazioni e
non sono pertanto ammessi al presente schema di accreditamento i verificatori singoli.
5.2. - Questioni legali e contrattuali
R.5.2.1. Il VB deve chiaramente indicare nella propria documentazione contrattuale la richiesta di autorizzazione nei confronti dell’organizzazione per avere accesso a tutte le aree della/e installazione/i,
dell’operatore e alle informazioni pertinenti alla verifica. L’eventuale esclusione ad alcune aree specifiche per ragioni di sicurezza dovranno essere chiaramente indicate nella documentazione contrattuale.
5.3. - Impegno di governo e direzione
5.4. - Imparzialità
5.4.1 - Impegno di imparzialità
R.5.4.1.1 L’imparzialità e l’indipendenza del VB deve essere garantita su tre livelli:
a – strategia e politica;
b – attività di verifica;
c – decisione di certificazione.
5.4.2 - Evitare il conflitto di interesse
R.5.4.2.1 Al VB o a un’altra parte della stessa entità legale non viene ammesso offrire o fornire i seguenti servizi:
a)
Servizi di consulenza mirati allo sviluppo o alla manutenzione di metodi e sistemi di monitoraggio
delle emissioni GHG in schemi volontari o in ambito cogente EU ETS;
b)
Altri servizi di consulenza o assistenza tecnica dove la dipendenza economica dalla specifica attività di verifica potrebbe compromettere l’indipendenza del VB.
R.5.4.2.2. Il VB deve dimostrare come svolge la propria ed eventualmente altre attività in modo da
eliminare conflitti d’interesse e ridurre al minimo i rischi all’imparzialità. Queste misure comprendono
sia attività interne sia attività di enti associati, subappaltatori ed esperti/verificatori.
R.5.4.2.3. Il personale che ha svolto attività di consulenza non può effettuare attività sotto accreditamento se l’attività di consulenza in questione risale a meno di due anni per l’organizzazione o per una
azienda associata all’organizzazione. Il VB ha l’obbligo di valutare situazioni di potenziale conflitto
d’interessi e di garantire l’imparzialità.
R.5.4.2.4 Il VB deve spiegare le osservazioni e le non-conformità e i requisiti, però non deve proporre
soluzioni o consulenza come parte della verifica.
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R.5.4.2.5 L’eventuale attività di formazione svolta dal VB attraverso corsi a catalogo standard non si
configura come attività di consulenza.
5.4.3 - Meccanismi per la sorveglianza dell’imparzialità
R.5.4.3.1. Qualora venga scelto come meccanismo indipendente per la salvaguardia dell’imparzialità
un comitato indipendente in esso deve essere prevista la partecipazione di tutte le parti con un interesse significativo nel sistema. È fondamentale che sia possibile che tutti le parti possano partecipare
e che venga raggiunto un equilibrio di interessi in modo che non vi sia alcuna particolare prevalenza.
5.5. - Responsabilità e risorse finanziarie
6 - COMPETENZE
6.1. - Direzione e personale
R.6.1.1. Il VB deve stabilire e adottare procedure per indicare le responsabilità ai vari livelli e funzioni,
comprendenti i criteri di qualifica per il verificatore, il RGVI, per gli esperti (le competenze tecniche e
l’esperienza specifica) e per il rilascio della dichiarazione di verifica, così come per le altre funzioni
che richiedono livelli e forme di competenza diversi.
R.6.1.2. Le procedure devono comprendere l’analisi della necessità di formazione per mantenere a
livello adeguato le competenze.
6.2. - Competenze del personale
R.6.2.1 Il verificatore
deve dimostrare il soddisfacimento dei seguenti requisiti:
1) Normative di riferimento
Familiarità con le norme:
a) UNI EN ISO 14064-1;
b) UNI EN ISO 14064-3;
c) UNI EN ISO 14065;
d) IAF MD 6;
e) eventuali Programmi GHG applicabili.
2) Metodologie di verifica
Formazione ed esperienza di verifiche GHG:
a) partecipazione con esito positivo a un corso per verificatore GHG (allegato 7);
b) partecipazione a non meno di tre verifiche legate alla quantificazione delle emissioni di GHG (quali
UNI EN ISO 14064-1, GHG Protocol, ETS e CDM).
3) Verifica di dati e informazioni:
a) Ampia conoscenza dei principi del monitoraggio e reporting dei dati, della verifica dell’incertezza,
del concetto di rilevanza (allegato 1), i principi del calcolo dei dati, l’utilizzo dei sistemi elettronici
per l’elaborazione dei dati, la garanzia della qualità nell’elaborazione dati, e i possibili errori;
b) Abilità di capire l’ampiezza dei processi delle misure e della taratura;
c) Abilità di preparare un piano di verifica, di identificare errori in dati relazionati e decidere se sono
reali;
d) Abilità d’identificare l’efficacia dei sistemi di controllo come input per l’analisi strategica e dei rischi;
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4) Elementi di emissione – generalità:
Conoscenza base degli elementi tecnici, ambientali e energetici relativi alle emissioni.
R.6.2.2 Responsabile Gruppo di Verifica
Deve possedere tutte le competenze del verificatore elencate al p.to precedente e in aggiunta la capacità di gestire il gruppo di verifica.
Inoltre deve dimostrare la partecipazione ad almeno una delle tre verifiche (p.to R. 6.2.1) legate alla
quantificazione delle emissioni di GHG (quali UNI EN ISO 14064-1, GHG Protocol, ETS e CDM) nel
ruolo di RGVI sotto la sorveglianza di un RGVI qualificato.
R.6.2.3. Esperto
L’esperto deve dimostrare competenza in campi specifici legati al monitoraggio delle emissioni di
GHG.
L’esperto deve avere, all’interno del settore tecnico specifico, processo o attività:
a) approfondita e aggiornata conoscenza delle attrezzature per la conversione dell’energia, per le attività di misurazione inclusi i rischi di incidenti e di emissioni indesiderate;
b) conoscenza dei processi sottoposti a verifica con particolare attenzione alla conversione
dell’energia o alle emissioni di GHG collegate ai processi produttivi e il calcolo delle emissioni di
CO2 o di altri GHG;
c) conoscenza sulla generazione di tutta l’informazione che riguarda le singole fonti di emissione legate all’attività dell’organizzazione, specialmente per quanto riguarda la raccolta, la misurazione
(inclusa la taratura), il calcolo e la presentazione dei dati;
d) conoscenza della materie prime, prodotti intermedi e produzione laddove siano pertinenti delle
emissioni di CO2 o di altri GHG;
e) conoscenza della mappatura e gli strumenti d’analisi pertinenti alle emissioni.
R.6.2.4 Responsabile dell’emissione della dichiarazione di verifica
Il/i soggetto/i che, basandosi su i rapporti del RGVI e altri documenti, prende decisioni riguardanti
l’emissione di una dichiarazione di verifica con esito positivo (ragionevole o limitata) o meno deve dimostrare adeguata conoscenza in:
a. la normativa oggetto della verifica (UNI EN ISO 14064-1);
b. le procedure di verifica del VB;
c. le competenze tecniche di base del settore (si può fare ricorso ad altri esperti in caso di necessità).
Il livello di competenza di un RGVI, è normalmente considerato adeguato relativamente alle decisioni
sull’emissione della dichiarazione di verifica.
6.3. - Ripartizione del personale
R.6.3.1 Il Gruppo di Verifica (GVI) deve essere composto almeno da un RGVI
R.6.3.2 L’esperto non deve condurre attività di verifica senza l’affiancamento di un verificatore.
6.4. - Utilizzo di verificatori a contratto
Nessuna particolare regola di accreditamento
6.5. - Registrazione del personale
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6.6. - Affidamento all’esterno (outsourcing)
7 - COMUNICAZIONI E REGISTRAZIONI
7.1. - Informazioni fornite al cliente o alla parte responsabile
7.2. - Comunicazioni delle responsabilità al cliente od alla parte responsabile
7.3. - Riservatezza
7.4. - Informazioni accessibili pubblicamente
7.5. - Registrazioni
8 - PROCESSO DI VERIFICA
8.1. - Generalità
8.2 - Impegni preliminari
8.2.1 - Imparzialità
8.2.2 - Competenza
8.2.3 - Accordo
R.8.2.3.1. Il VB per definire un’offerta deve ottenere informazioni in merito, come minimo, a:
a. descrizione dell’organizzazione;
b. attività, fonti di emissioni e tipologie;
c. descrizione dei processi e delle tecnologie utilizzati;
d. sito/i dove informazioni e dati sulle emissioni vengono conservate;
e. estensione dell’inventario in termini di altre emissioni indirette di GHG (Scope 3).
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R.8.2.3.2. Le offerte economiche devono essere approvate da personale qualificato prima di essere
emesse.
R.8.2.3.3. Il contratto del VB con l’organizzazione deve includere requisiti che prevedano che
l’organizzazione:
a. faccia i necessari preparativi per la verifica in campo, consentendo accesso alla documentazione,
zone, registrazioni e personale abilitato allo svolgimento della verifica;
b. non utilizzi in maniera fuorviante il rapporto di verifica;
c. confermi per iscritto che tutti i dati e tutte le informazioni siano stati correttamente predisposti.
R.8.2.3.4. Il contratto deve prevedere che si possa incrementare la durata della verifica nel caso risultasse necessario a seguito della conduzione di una analisi strategica o dei rischi e nel caso vengano
rilevate delle non conformità critiche, dei dati insufficienti o degli errori nel database.
R.8.2.3.5. Il VB deve effettuare il riesame dei contratti per ogni domanda di verifica. Il riesame deve
comprendere quanto segue:
a) la definizione dello scopo della verifica, tenendo conto dell’eventuale accreditamento o meno del
VB;
b) verifica dei rischi relativi alla verifica (vedi allegato 1);
c) documentazione che garantisca che il VB svolgerà la verifica prendendo in considerazione i rischi
identificati;
d) analisi di competenze per la nomina del GVI;
e) definizione dei tempi e documentazione al riguardo.
Il riesame deve contenere l’evidenza dell’approvazione da parte di una persona appositamente nominata e qualificata del VB, prima che venga informata l’organizzazione dell’accettazione
dell’effettuazione della verifica.
R.8.2.3.6. Nella definizione dei tempi necessari il VB prenderà in considerazione, tra l’altro, aspetti
relativi alla complessità dell’organizzazione e delle sue installazioni, il livello di garanzia accordato
e la complessità dell’elaborazione dei dati, in accordo a quanto riportato in allegato 3.
R.8.2.3.7 Il VB conserverà registrazioni relativamente a quanto sopra,
8.2.4 - Nomina del responsabile del gruppo
8.3 - Approccio
8.3.1 - Scelta del gruppo di verifica
8.3.2 - Comunicazione con il cliente e con la parte responsabile
R.8.3.2.1. Il VB deve comunicare il gruppo di verifica al cliente con un margine di tempo sufficiente a
consentire l’eventuale sostituzione di membri del gruppo di verifica a seguito di motivate obiezioni da
parte del cliente.
R.8.3.2.2. Apposite procedure devono essere predisposte per indicare come vengono gestite le richieste di comunicazione da parte della parte responsabile o dell’Organismo di accreditamento.
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8.3.3 – Pianificazione
8.3.3.1 (4.4.1) - Generalità
R.8.3.3.1.1 La verifica è basata su un’analisi strategica delle attività dell’organizzazione e la loro importanza per le emissioni.
R.8.3.3.1.2 L’analisi strategica include un riesame dei documenti ed eventuali interviste/visite che riguardano l’organizzazione per esplicare lo scopo e la complessità delle attività di verifica.
R.8.3.3.1.3 L’analisi strategica deve essere condotta da personale competente e deve considerare i
seguenti fattori
a) il sistema di controllo dell’organizzazione per l’identificazione e controllo
nell’elaborazione di dati che potrebbe risultare in dati errati nell’asserzione GHG;
dei
rischi
b) eventuali modifiche all’installazione durante l’anno (struttura dell’organizzazione, cambiamenti di
prodotto o di produzione o di processi) qualora l’inventario dell’organizzazione sia già stato verificato in precedenza;
c) qualsiasi sistema di gestione (ambientale o altro) che l’organizzazione adotta relativo alla gestione o all’elaborazione dei dati di emissione;
d) tipologia, scopo e complessità delle apparecchiature e i processi usati per generare emissioni,
inclusi i metodi di calcolo;
e) il livello di rilevanza definito dall’organizzazione.
R.8.3.3.1.4 Il risultato dell’analisi strategica deve essere archiviato e registrato. assieme alle altre informazioni rilevanti ottenute tramite l’analisi strategica nelle registrazioni del VB.
R.8.3.3.1.5 Sulla base del risultato dell’analisi strategica il VB deve condurre una analisi dei rischi
(identificazione e verifica d’incertezza/errori nella base di emissione dell’organizzazione e la loro importanza per il risultato nella quantificazione delle emissioni) che, come minimo, deve comprendere
quanto segue:
a) emissione totale relativa a fonti individuali di emissione;
b) complessità dei processi dell’organizzazione e delle installazioni;
c) adeguatezza del sistema di gestione, del sistema di elaborazione dati e del sistema di controllo;
d) informazione attinente a valutazioni precedenti presso l’installazione dell’organizzazione.
L’analisi dei rischi deve servire come informazione di input per la preparazione del piano di verifica.
R.8.3.3.1.6 La documentazione relativa all’analisi dei rischi deve essere conservata dal VB.
8.3.3.2 (4.4.2) - Piano di verifica
R.8.3.3.2.1 Il Piano di verifica deve essere basato sull’analisi di rischio svolta preventivamente dal
VB.
R.8.3.3.2.2. Nella stesura del piano di verifica il VB dovrà considerare le seguenti attività:
a) verifiche presso il/i sito/i dell’organizzazione e la verifica delle fonti di emissione;
b) interviste con le funzioni attinenti;
c) revisione dei documenti e dei dati;
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d) piano per campionamento dei dati di emissione, dando priorità all’output dell’analisi strategica;
e) verifica della complessità delle attività svolte presso il/i sito/i dell’organizzazione.
Il piano di verifica deve definire chiaramente le attività da svolgere presso l’organizzazione.
R.8.3.3.2.3. Il Piano di verifica deve essere trasmesso all’organizzazione prima dell’esecuzione della
verifica, con un anticipo tale da consentire la trasmissione di eventuali osservazioni da parte
dell’organizzazione.
R.8.3.3.2.4. Il Piano di verifica deve essere congruente con il Piano di campionamento, che resta un
documento ad uso interno del VB.
8.4 - Verifica
R. 8.4.1. Generalità
R.8.4.1.1. Le visite presso i siti (installazioni e/o luoghi dove vengono gestiti i dati) dell’organizzazione
servono per stabilire l’accuratezza dei calcoli, se i dati sono stati generati in condizioni accettabili, se i
metodi di calcolo sono adatti e anche se le attività derivanti, i calcoli, le misurazioni, le tarature ecc.
vengono tutti eseguiti come definito dal piano di monitoraggio. La verifica deve essere eseguita presso il/i sito/i dell’organizzazione a meno che non si possa giustificare un’altra modalità in specifici casi.
R.8.4.1.2. Se, durante il riesame della documentazione da parte del GVI nel caso in cui sia stato deciso di non effettuare la visita in campo, dovessero sorgere dei dubbi o problemi che non possono essere risolti senza una visita presso il sito, il GVI dovrà comunque effettuare tale visita presso
l’organizzazione per risolvere ogni necessario chiarimento.
R.8.4.1.3. La verifica viene effettuata sulla base di un campionamento sufficiente a verificare
l’attendibilità dei dati e delle informazioni.
R.8.4.1.4. La verifica deve valutare anche quanto segue:
a) se il sistema di monitoraggio dell’organizzazione è adeguato alle condizioni dell’organizzazione e
se:
-
include tutte le sorgenti di GHG (per esempio anche unità d’emergenza);
-
comprende le emissioni di ogni tipo di GHG;
-
comprende le attività di Scope 3 (unitamente alle sorgenti e ai GHG correlati) che
l’organizzazione ha deciso di introdurre nell’inventario GHG.
b) se la metodologia adottata per la misura, incluso il posizionamento di contatori di energia e di carburante, sia in grado di dare un’immagine accurata delle emissioni GHG dell’organizzazione.
R.8.4.1.5. Nel caso in cui il RGVI rilevi delle non conformità, i tempi e la metodologia per il follow-up
dovranno essere concordati con il responsabile delle azioni correttive presso l’organizzazione.
R.8.4.1.6. Il follow-up risultante dalla verifica precedente viene documentato nel rapporto di verifica di
follow up.
R. 8.4.1.9. La verifica deve essere finalizzata a valutare l’attendibilità:
1. del sistema di informazione sui GHG e dei suoi controlli;
2. dei dati e delle informazioni sui GHG.
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R.8.4.2. (4.5) Valutazione del sistema di informazione sui GHG e dei suoi controlli
R.8.4.2.1. La valutazione del sistema di informazione sui GHG e dei suoi controlli può essere fatta
contestualmente con quella dei dati e delle informazioni o in via preliminare a quest’ultima. Le procedure del VB dovranno descrivere in che modo sono gestite le due diverse possibilità.
R.8.4.2.2. Se il livello di garanzia definito nel piano di monitoraggio, incluse le procedure per la taratura dei contatori e la gestione dei documenti relativi alla misurazione e registrazione dei dati di GHG, è
rispettato dall’organizzazione.
R.8.4.3. (4.6) Valutazione dei dati e delle informazioni sui GHG
R.8.4.3.1. Durante la verifica viene valutata l’affidabilità, la credibilità, la precisione dei sistemi di
monitoraggio e i dati collegati, nonché le informazioni che riguardano le emissioni, incluso, in
particolare:
a) la scelta e l’uso delle metodologie di misurazione utilizzate;
b) calcoli per definire le emissioni totali;
c) modalità di utilizzo degli strumenti di misura, inclusa la taratura;
d) eventuali dati che sono stati modificati in conseguenza alla verifica e le cause di tali modifiche.
R.8.4.4. (4.9) Dichiarazione di verifica
A seguito di ogni attività di verifica il verificatore redige un rapporto relativo all’inventario GHG
dell’organizzazione ed una dichiarazione di verifica. Entrambi i documenti devono contenere una
conclusione sulla conformità ai requisiti della verifica, una descrizione di eventuali non-conformità e
riportare l’asserzione verificata in termini di quantità di emissioni GHG dell’inventario, espresse in t
CO2e.
Questi documenti possono essere relativi a più installazioni.
8.5 - Riesame ed emissione della dichiarazione di verifica
R.8.5.1 Il responsabile della decisione sulla verifica e dell’emissione della dichiarazione di verifica non
deve aver avuto incarichi di verifica connessi alla specifica verifica in questione.
R.8.5.2. Le decisioni prese durante il processo di verifica dovrebbero essere sufficienti per:
1. permettere al VB di raggiungere una decisione ben fondata per una dichiarazione positiva/negativa;
2. garantire la riferibilità dei documenti in caso di reclami o per programmare la prossima verifica.
R.8.5.3. Per quanto riguarda la decisione sulla verifica, particolare attenzione va data ai seguenti fattori:
a) la designazione del GVI e la verifica delle competenze;
b) la decisione sull’accettazione dell’incarico;
c)
i tempi previsti per la verifica;
d) l’analisi strategica;
e) l’analisi dei rischi;
f)
il piano di verifica e di campionamento;
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g) la proposta dell’esito della verifica;
h) l’adeguatezza della documentazione valutativa interna;
i)
gli elementi portati in evidenza dal GVI qualora abbiano portato ad una valutazione negativa;
j)
le eventuali informazioni errate e gli eventuali errori che sono stati corretti durante la verifica;
k) le eventuali non conformità.
8.6 - Registrazioni
R.8.6.1 La documentazione interna di verifica del VB deve includere l’analisi strategica, l’analisi dei
rischi, il piano di verifica, nonché la base delle decisioni riguardanti informazioni errate e non conformità.
Dopo la verifica la documentazione deve essere archiviata e resa disponibile a ACCREDIA o eventuali ulteriori parti interessate.
8.7 - Fatti scoperti dopo la dichiarazione di validazione o verifica
9/10 - RICORSI E RECLAMI
R.9.1. Personale, anche della direzione del VB, che negli ultimi tre anni abbia avuto collaborazioni di
qualsiasi genere con l’organizzazione in questione, non deve gestire reclami o ricorsi.
R.9.2. Quando un reclamo viene ricevuto, il VB deve trovare soluzioni in modo che il problema venga
risolto in modo tempestivo ed efficace.
R.9.3 Da ricorsi, reclami e contenziosi possono nascere non conformità interne al VB.
R.9.4. Le procedure del VB per la gestione dei reclami dovrebbero contenere misure tali da:
limitare le conseguenze di una eventuale non-conformità interna;
ripristinare la conformità ai requisiti di verifica al più presto possibile;
far sì che la non conformità non venga ripetuta;
valutare l’efficacia delle azioni correttive e preventive.
R.9.5. La documentazione relativa ai reclami/ricorsi dovrà essere adeguatamente archiviata e mantenuta disponibile per le verifiche dell’organismo di accreditamento.
11 - VERIFICHE PARTICOLARI
12 - SISTEMA DI GESTIONE
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ALLEGATI
Allegato 1: Guida alle attività di verifica
Allegato 2: Piano della verifica
Allegato 3: Aspetti da considerare quando vengono decisi i tempi e quando vengono definiti i campionamenti
Allegato 4: Contenuto della documentazione di verifica interna del GVI
Allegato 5: Modulo proposto per il rapporto di verifica
Allegato 6: Dichiarazione di verifica
Allegato 7: Requisiti minimi per il corso per Verificatore GHG
Data: 2012-12-03
RG-15 rev. 01
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ALLEGATO 1
CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI VERIFICA
(NORMATIVO)
1.1
Ruolo dell’ Organismo di verifica
Il giudizio del RGVI può essere fondato su un “ragionevole” o “limitato” livello di garanzia, il che significa che
il VB deve verificare in pieno il rispetto dei criteri applicabili. Ciò non corrisponde a una garanzia “totale”, ma
significa che i requisiti di certezza assicurino che la dichiarazione delle emissioni non contenga errori rilevanti, mentre una dichiarazione di verifica negativa indica che l’informazione non è in conformità con gli specifici requisiti.
1.2
Sufficiente informazione per la verifica
Il VB deve raccogliere informazioni adeguate per poter presentare un rapporto completo tramite una procedura sistematica che preveda quanto segue:
capire le attività dell’installazione, il sistema di monitoraggio adottato, le metodologie basate sulle misurazioni, l’acquisizione dei dati e la loro gestione;
capire tutte le attività eseguite dall’installazione, le fonti di emissioni, le attrezzature di misurazione, i fattori di emissione e di ossidazione utilizzati e altri dati utilizzati per determinare le emissioni;
capire tutte le attività dell’ambiente di controllo e il sistema di controllo per assicurare la conformità delle
emissioni GHG con l’asserzione;
valutare il rischio che la dichiarazione di verifica e i dati contenuti in essa possano essere fuorvianti;
assicurare che ulteriori attività di verifica siano chiaramente connesse ai rischi identificati tramite attività
di ispezione, osservazione, conferma, calcolo, ripetizione, procedure analitiche. Tale attività di verifica
aggiuntiva può anche contenere procedure eseguite indipendentemente dall’organizzazione e comprendere anche le misure di controllo;
verifica l’adeguatezza e la pertinenza delle informazioni.
1.3
Rilevanza
La rilevanza è definibile in quanto singoli errori, omissioni, rappresentazioni non veritiere o loro aggregazioni
possono influenzare l’asserzione relativa ai gas serra e le decisioni degli utilizzatori previsti.
Il VB deve considerare rilevante l’eventuale informazione sulla totale emissione che dovesse risultare errata
a causa delle omissioni, informazioni errate o altri errori nei dati delle emissioni che eccedono i livelli previsti.
La rilevanza è importante quando il VB decide la forma, il tempo, lo scopo della procedura di acquisizione
dati e quando viene effettuata una verifica per stabilire se l’asserzione sulle emissioni dell’organizzazione è
senza errori, omissioni o informazioni errate. Nel considerare il livello di rilevanza il VB deve valutare quali
fattori possono influenzare le decisioni degli utenti.
Il livello di rilevanza va considerato e documentato durante la pianificazione della verifica all’interno del VB
che successivamente deve comunicare la presenza o meno di errori rilevanti nelle dichiarazioni di verifica
delle emissioni.
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La verifica del livello di rilevanza avrà un impatto sulla verifica del rischio di errori, omissioni ed altri errori nei
dati relativi alle emissioni. Una conclusione sulla rilevanza comprende tutti i risultati dell’analisi dei rischi,
l’analisi strategica e l’analisi dei processi.
1.4
Analisi di rischio nella verifica
È il rischio che il VB presenti una conclusione che contiene informazioni errate sulle emissioni presso
l’organizzazione. Il VB può eventualmente cercare di ridurre il rischio creando un processo che permetta una
più facile identificazione delle non conformità.
L’analisi dei rischi va indirizzata verso il sistema di controllo, la gestione e altre funzioni che possono alzare
il livello di rischio quali:
Rischio di non-conformità: il VB deve prendere in considerazione i rischi relativi alle metodologie di
monitoraggio e di controllo utilizzati dall’organizzazione in modo da dare sostegno, tenendo sempre presente che ci saranno sempre dei rischi dovuti alle limitazioni delle misure di controllo interne.
Rischio rilievo: il VB non identifica una non conformità rilevante e di conseguenza non potranno essere
effettuate azioni correttive.
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ALLEGATO 2
PIANO DI VERIFICA
(DA EA-6/03 REV. 03 - ALLEGATO C)
(INFORMATIVO)
I seguenti due fattori possono avere un’influenza significativa sul piano di verifica:
Sistemi informatici di comunicazione
Quando la verifica dei dati venga eseguita tramite mezzi informatici, il GVI dovrebbe prendere in considerazione i seguenti fattori:
1. tutti i rischi inerenti per l’operatore per la congruenza, l’affidabilità e la precisione dei dati nel caso di
malfunzionamento del sistema informatico e i problemi che ne possono risultare;
2. problemi di software che possono, ad esempio, creare come conseguenza, dati errati per le emissioni.
oppure emissioni fattore/conversione;
3. errori umani nell’utilizzo del sistema informatico;
4. se il software non è standard potrebbe essere necessaria la presenza di un esperto di software nel
gruppo di verifica;
5. il sistema di sicurezza della gestione e archiviazione dei data, nonché mancanza di back-up;
6. uso corretto delle formule di calcolo e controllo all’accesso, la possibilità di ricuperare dati, sicurezza della tecnologia informatica.
L’ambiente di controllo dell’organizzazione
Il verificatore dovrebbe essere competente nell’ambiente di controllo e nel sistema di controllo in modo da
valutare la conoscenza e le attività della direzione in tema di controlli interni e la loro importanza nella generazione e nel reporting di emissioni e con i requisiti del piano di monitoraggio.
Il verificatore dovrebbe approfondire la propria conoscenza dei seguenti elementi:
1. l’analisi dei rischi inerenti, gli errori nell’asserzione delle emissioni o le non-conformità rilevate nei confronti del piano di monitoraggio;
2. la contabilità e la gestione del sistema di controlli interni, nonché altre attività di controllo che
l’organizzazione ha impostato per affrontare tali rischi;
3. la competenza nella gestione dei sistemi di contabilità e controllo interno nonché altre attività di controllo, per la prevenzione e l’identificazione degli errori;
4. la scoperta di errori di comunicazione o di non-conformità. Utilizzando tecniche come investigazione,
osservazione, ispezione, procedure analitiche e usufruendo dalla propria esperienza, il verificatore raggiunge una buona conoscenza dell’installazione o l’ambiente di controllo dell’operatore in modo da attuare il sistema di monitoraggio. Il verificatore dovrebbe ottenere una buona conoscenza dei seguenti
elementi dell’organizzazione:
1. la struttura aziendale;
2. le procedure operative;
3. la politica riguardante il personale;
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4. la comunicazione delle informazioni.
5. i sistemi d’informazione elettronico.
Il verificatore dovrebbe valutare il sistema di controllo presso l’installazione o presso l’organizzazione e verificare se i sistemi di controllo e le relative attività definiti nel sistema di monitoraggio sono stati attuati correttamente e che stiano funzionando bene nei confronti dei dati e la generazione di emissioni.
L’organizzazione e il verificatore dovrebbero essere consapevoli del fatto che l’attuazione di tali sistemi non
è sufficiente per minimizzare i rischi associati alla verifica di un inventario GHG. Comunque se
l’organizzazione è certificata ai sensi di norme come ISO 14001, EMAS o altre certificazioni simili, questo
può rendere più semplice la raccolta di materiale per verificare l’inventario GHG, ammesso che tutti gli elementi associati al sistema dati e informazione previsti per l’inventario GHG siano inclusi. L’attuazione di un
sistema di gestione può quindi migliorare la gestione complessiva dell’inventario.
Il verificatore dovrebbe verificare le necessarie procedure per monitorare i GHG e l’applicazione di tali procedure.
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ALLEGATO 3
ASPETTI DA CONSIDERARE QUANDO VENGONO DECISI I TEMPI E QUANDO
VENGONO DEFINITI I CAMPIONAMENTI
(EA-6/03, REV. 03, ALLEGATO E)
(NORMATIVO)
Nel decidere i tempi di verifica e l’estensione del campionamento il verificatore deve prendere in considerazione quanto segue:
1. la complessità delle attività dell’organizzazione e delle sue installazioni;
2. il tipo e la quantità di gas serra e i flussi di fonti;
3. i metodi applicati per determinare i GHG (es. misura o calcolo);
4. se l’inventario include lo Scope 3 e quanto questo sia esteso;
5. quantità di dati da controllare;
6. l’accuratezza delle procedure per l’archiviazione e gestione dei dati;
7. competenza del GVI e compiti per la verifica;
8. avere già verificato in precedenza l’inventario GHG della stessa organizzazione.
I seguenti elementi aggiuntivi possono essere presi in considerazione per una maggiore definizione della
complessità del sistema di monitoraggio e rendicontazione delle emissioni GHG e delle rimozioni
dell’organizzazione:
1. sistema di contabilità delle emissioni e loro complessità;
2. accuratezza e completezza delle attività di acquisizione e trattamento dei dati;
3. consistenza tra le attività di controllo dell’inventario GHG e il sistema di controllo complessivo
dell’organizzazione per diminuire i rischi nell’analisi dei rischi eseguita dall’operatore;
4. cultura dell’organizzazione nella gestione supportata da procedure interne aggiornate;
5. trasparenza del sistema di controllo e gestione dati nei riguardi del personale;
6. convalida dell’interfaccia informatica;
7. registrazioni e archiviazione file;
8. verifica interna (controlli orizzontali e verticali);
9. se gli aspetti specifici alle attività (emissioni, valori calorifici, ossidazione ecc.) sono determinati
dall’operatore, da terze parti (fornitori, laboratori esterni accreditati o non-accreditati) o se sono basati su
fattori standard;
10. qualità di campionamento basata sulla rilevanza, il livello di garanzia adottato, il rischio inerente e il rischio di identificazione di errori;
11. validità delle quote di campionamento ed eventuale mancanza di dati di emissione per malfunzionamento di attrezzature;
12. l’applicazione di un metodo di calcolo o misurazione per determinare le emissioni gas serra;
13. i tipi e i numeri di fonti di emissioni dove vengono applicati i metodi di misurazione in continuo;
14. il modo in cui la quantità del flusso di fonti viene determinato - la misurazione dell’organizzazione o il
grado di fiducia verso gli eventuali dati dei fornitori.
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ALLEGATO 4
CONTENUTO DEL DOCUMENTO DI VERIFICA INTERNA DEL GVI
(DA EA-6/03, REV. 03, ALLEGATO G)
(INFORMATIVO)
Il documento di verifica interno dovrebbe coprire almeno quanto segue:
1. informazione sul GVI in questione:
a. nominativi del RGVI e degli altri membri;
b. i ruoli e compiti di ogni membro;
c. tempi di verifica per ogni membro.
2. lo scopo della verifica che deve corrispondere a quello del piano di verifica a meno che non siano state
introdotte delle modifiche durante la verifica stessa;
3. conclusioni sull’indipendenza e controlli sull’imparzialità anche degli ispettori per iniziare la verifica;
4. conclusioni sul follow-up da verifiche precedenti;
5. il piano della verifica;
6. l’asserzione GHG del cliente, espressa in t di CO2e, verificata dal VB;
7. i criteri di verifica dell’asserzione da sottoporre al verificatore, l’autorità competente, l’ente di accreditamento ed altri coinvolti;
8
ove necessario una descrizione di eventuali limitazioni della verifica dell’ asserzione GHG;
9
conclusioni complete dell’analisi strategica, dei rischi e dei processi;
10 le attività di verifica intraprese. Queste debbono rispettare il piano a meno che non siano state introdotte
delle modifiche durante la verifica stessa;
11 eventuali modifiche durante la verifica stessa;
12. eventuali motivazioni per aumentare o diminuire il campionamento e la risoluzione di tutti i fattori di ulteriore valutazione con i relativi esiti nonché criteri ed evidenze delle modalità impiegate nel raggiungere le
conclusioni della conformità dell’asserzione GHG;
13. conclusioni sulla qualità dei dati nell’asserzione GHG; prevista anche la soglia applicata;
14. non-conformità rilevate dal GVI con eventuali risoluzioni;
15. conclusioni della verifica dell’asserzione GHG;
ACCREDIA deve poter accedere alla documentazione interna della verifica.
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ALLEGATO 5
RAPPORTO DI VERIFICA
(NORMATIVO)
Le seguenti informazioni devono essere presenti nel rapporto di verifica del VB:
Verifica eseguita nei confronti di:
Nome dell’organizzazione: [ ]
Indirizzo: [ ]
Riferimenti della/e installazioni. (P-no.): [ ]
Base:
Rapporto di verifica
[data e numero versione]
Verifica di:
L’asserzione GHG dell’organizzazione, espressa in t di CO2e: [ ]
Criteri della verifica:
UNI EN ISO 14064-1: [Scopo e campo d’applicazione dell’inventario GHG]
Tipo di verifica:
Anno base o inventario GHG successivo: [ ]
Date di visite e verifiche:
[le date e i riferimenti a programmi di visite; chiare indicazioni alla effettuazione o meno delle visite, dando le
motivazioni per visite mancate,]
Nominativi e incarichi dei membri del GVI:
Nominativi e incarichi del personale dell’organizzazione durante la verifica:
Documenti usati per la verifica:
[materiale ricevuto dall’organizzazione o visionato durante la verifica]
Procedure e scopo della verifica:
Identificare lo scopo del campionamento, le interviste e l’attività ispettiva per la verifica di:
[l’installazione],
[il sistema di gestione e le procedure],
[documenti],
[banca dati].
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Descrizione dell’impatto dell’incertezza sull’accuratezza dei dati di emissione o rimozione
di GHG
Riassunto e conclusioni:
[esito della verifica]
Eventuali non-conformità e i criteri per la loro risoluzione:
[indicare in questo spazio]
Segnalazioni e riserve:
[segnalazioni e riserve che riguardano eventuali suggerimenti]
Suggerimento:
[dichiarazione positiva/negativa di verifica]
Firme:
[Firma del RGVI con la data]
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ALLEGATO 6
DICHIARAZIONE DELLA VERIFICA
(NORMATIVO)
Le seguenti informazioni devono essere presenti nella dichiarazione di verifica del VB:
Dichiarazione della verifica (anno:.......) per l’organizzazione
Nome dell’organizzazione: [ ]
Indirizzo: [ ]
Riferimenti della/e installazioni. (P-no.): [ ]
Base
La verifica delle emissioni GHG è stata eseguita sulla base di:
Asserzione GHG:
[data e numero versione.]
Dichiarazione
La verifica è stata compiuta ai sensi della UNI EN ISO 14064-3, della UNI EN ISO 14065, e del Regolamento di Accreditamento di ACCREDIA per l’accreditamento delle verifiche in merito alle emissioni GHG.
Per quanto riguarda la verifica, tutte le fonti di emissioni sono state verificate per l’affidabilità dei dati per
ogni singola fonte che contribuisce alle emissioni totali di GHG dell’organizzazione.
Dichiarazione positiva
Sulla base di quanto sopra e un esame dell’asserzione GHG dell’organizzazione, il suo database e la sua
generazione, si dichiara (con riserve per eventuali segnalazioni indicate successivamente);
nel caso di un ragionevole livello di garanzia:
Sulla base del processo e delle procedure condotti, l’asserzione relativa ai GHG:
-
è sostanzialmente corretta ed è una giusta rappresentazione dei dati e delle informazioni di GHG;
è preparata secondo le pertinenti norme internazionali sulla quantificazione, monitoraggio e rendicontazione di GHG o sulle norme o prassi nazionali pertinenti.
L’inventario è stato sviluppato in accordo alla UNI EN ISO 14064-1
nel caso di un limitato livello di garanzia:
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Sulla base del processo e delle procedure condotti, non c’è alcuna evidenza del fatto che l’asserzione relativa ai GHG:
-
non sia sostanzialmente corretta e non sia una giusta rappresentazione dei dati e delle informazioni di
GHG;
non sia stata preparata secondo le pertinenti norme internazionali sulla quantificazione, monitoraggio
e rendicontazione di GHG o sulle norme o prassi nazionali pertinenti;
L’inventario è stato sviluppato in accordo alla UNI EN ISO 14064-1.
Visto quanto sopra e sulla base del rapporto di verifica (data.......), si conclude che i dati presentati
nell’asserzione GHG sono privi di omissioni, di non-conformità, di errori di ogni tipo che potrebbero portare
a dichiarazioni errate per quanto riguarda il totale volume delle emissioni.
La emissione di GHG per l’anno ........ è di ............ (tonnellate CO 2e), indicando di seguito se include anche
emissioni di Scope 3 e, nel caso, quali
Le seguenti segnalazioni sono allegate alla dichiarazione di cui sopra:
(dichiarazione delle circostanze notate relative alla dichiarazione, possibilmente riferita al rapporto di verifica)
La dichiarazione positiva è basata sulla presunzione che le segnalazioni indicate sopra non abbiano influenza rilevante sul calcolo delle emissioni di GHG.
Indirizzo del verificatore, accreditamento e numero di registrazione [ ]
Timbro del verificatore [ ]
Logo/marca dell’ente di accreditamento [ ]
Data e firma da parte del verificatore [ ]
Dichiarazione negativa
Visto quanto sopra si dichiara che non è possibile emettere una verifica positiva. Le motivazioni di questa
dichiarazione sono:
[testo con eventuali riferimenti al rapporto di verifica]
Indirizzo del verificatore, accreditamento e numero di registrazione [ ]
Timbro del verificatore [ ]
Logo/marca dell’ente di accreditamento [ ]
Data e firma da parte del verificatore [ ]
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ALLEGATO 7
REQUISITI MINIMI PER IL CORSO PER VERIFICATORE GHG
(NORMATIVO)
Durata
24 ore totali di lezioni ed esercitazioni, in giornate consecutive, non frazionabili e della durata minima di 8
ore.
Nelle 24 ore non è compresa la verifica di apprendimento finale.
Ogni giornata non può contribuire per più di 8 ore al computo delle ore totali.
Per chi è qualificato come auditor ETS la durata del corso può essere ridotta a 8 ore.
Obiettivi e finalità
• conoscenza e comprensione delle norme ISO applicabili (UNI EN ISO 14064, UNI EN ISO 14065)
• conoscenza delle metodologie per il monitoraggio delle emissioni di gas effetto serra
• conoscenza delle modalità per la verifica dei dati e la convalida delle comunicazioni
Contenuti minimi del corso
Parte introduttiva
• I cambiamenti climatici e l’effetto serra
• Il Protocollo di Kyoto e i meccanismi di flessibilità
• L’Emissions trading Scheme
La Normativa applicabile
• UNI EN ISO 14064-1, UNI EN ISO 14064-3, UNI EN ISO 14065, IAF MD6
Tecniche e modalità di quantificazione delle emissioni GHG
Identificazione delle fonti di emissione
• GWP
• elementi di calcolo (p.e. fattori di emissione, potere calorifico inferiore)
• Tecniche e dispositivi di misure utilizzati per le attività di monitoraggio
• Metodologie di misurazione e di calcolo delle emissioni GHG
• Assicurazione e controllo qualità dei dati e delle informazioni relative alle emissioni GHG
• Valutazione dell’incertezza
• Gestione e controllo della documentazione
Conduzione delle verifiche
• La documentazione oggetto di verifica
• Analisi strategica, analisi dei rischi, piani di verifica e piani di campionamento
• Rapporto e dichiarazione di verifica
• Requisiti minimi per i rapporti e le dichiarazioni di verifica
• Modalità comportamentali
Data: 2012-12-03
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PARTE 3 - PRESCRIZIONI RELATIVE AGLI ORGANISMI DI VERIFICA DELLE
EMISSIONI DI GAS AD EFFETTO SERRA IN AMBITO COGENTE: EMISSION
TRADING SCHEME (ETS)
Lo schema “cogente ETS” è uno dei principali strumenti della politica della Ue in materia di riduzione delle
emissioni di gas ad effetto serra nel settore industriale, base della creazione del mercato comunitario di
CO2.
Trae origine dalla Direttiva 2003/87/EC a cui sono seguiti successivi aggiornamenti e, proprio per creare un
approccio omogeneo in tutta l’area Ue, e stato via via normato in modo più armonico ed organico anche per
le attività di verifica e accreditamento.
La pubblicazione del Regolamento 600/2012 ha di fatto uniformato lo svolgimento di tale attività. Al fine di
allineare le attività italiane a quanto richiesto dal citato Regolamento e dai successivi documenti europei di
attuazione dello stesso, ACCREDIA non introduce alcun requisito aggiuntivo e riporta di seguito le principali
disposizioni applicabili allo schema cogente ETS per le relative attività di verifica:
- Regolamento EU nr. 600/2012 del 21 giugno 2012 (e relative linee guida e modulistica emanata dalla Commissione Europea per il supporto all'applicazione del Regolamento 600/2012);
- UNI EN ISO 14065;
- EA 6/03;
- IAF MD/6.
I documenti tecnici citati si intendono nella loro più recente versione pubblicata.
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PARTE 4 – CLAUSOLA DI ACCETTAZIONE
Il presente Regolamento costituisce parte integrante della Convenzione tra ACCREDIA e l’Organismo
(Convenzione di Accreditamento).
Tramite la sottoscrizione in calce, l’Organismo dichiara di accettare come di fatto accetta tutte le clausole
stabilite nel presente Regolamento, nonché nelle norme, guide e documenti di riferimento esplicitamente
citati nel Regolamento stesso.
Data ……………………
Timbro dell'Organismo di certificazione e firma
del Legale Rappresentante o Procuratore abilitato
Ai sensi dell’Articoli 1341 del Codice Civile, si approvano specificatamente le seguenti clausole del presente
Regolamento e relativo Allegato:
1.1.2
1.1.4
1.3.1.2
1.3.2.4
1.4.3
1.5.1.3
1.7
1.10.3
A.0
“Condizioni di accreditamento”
“Comunicazioni a ACCREDIA”
“Periodo di tempo minimo per ri-presentazione della domanda di accreditamento”
“Diritto di accesso di ACCREDIA”
“Sottoscrizione della Convenzione di accreditamento”
“Esiti delle attività di sorveglianza – adozione di provvedimenti sanzionatori”
“Provvedimenti sanzionatori” (tutte le sottoclausole)
“Tariffario”
“Criteri generali di adozione di provvedimenti sanzionatori”
Timbro dell’Organismo di certificazione e firma del Legale Rappresentante o Procuratore abilitato
Data: 2012-12-03
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ALLEGATO A
AL REGOLAMENTO ACCREDIA RG-15
CRITERI DI ADOZIONE DEI PROVVEDIMENTI SANZIONATORI
A.0
Criteri generali
I provvedimenti sanzionatori di cui al § 1.7 del Regolamento RG-15 si applicano nei casi in cui la mancata
osservanza di un requisito (violazione) sia tale da compromettere il valore delle certificazioni rilasciate
dall’Organismo (non conformità secondo la definizione di cui al § 0.4).
Nel seguito vengono riportati, a titolo esemplificativo e non necessariamente esaustivo, i criteri alla base
dell’adozione dei provvedimenti sanzionatori, con riferimento ai casi identificati nel Regolamento stesso e, in
parte, ulteriormente esaminati nel seguito.
A.1
Criteri di Imparzialità
Premesse le definizioni contenute nella norma UNI EN ISO 14065 (§ 5.4) di Imparzialità non possono
svolgere le seguenti attività:
-
-
(1)
partecipazione nella progettazione, attuazione o mantenimento di un inventario GHG, con attività quali:
elaborazione o produzione di piani di monitoraggio, e fornitura di specifici consigli, istruzioni o soluzioni
per lo sviluppo e l’attuazione di un gestione inventario GHG;
(1)
erogazione di formazione che fornisca soluzioni aziendali specifiche e che non sia riferita a informazioni esclusivamente generali e di pubblico dominio. L’OdC può, pertanto, erogare esclusivamente
“corsi a catalogo”;
offerta o fornitura di servizi di verifiche interne sugli inventari GHG ai propri clienti verificati.
È ammesso erogare corsi di formazione (a catalogo o meno), solo quando questa attività non è in alcun modo riconducibile ad attività
di consulenza. La formazione può essere rivolta sia a persone fisiche riconducibili a differenti persone giuridiche, che ad un’unica persona giuridica. In quest’ultimo caso, a prescindere dalla sede fisica di erogazione del corso (presso l’azienda certificata, presso la sede
dell’Organismo o in una diversa sede), sarà cura del VB analizzare approfonditamente i rischi derivanti da eccessiva familiarità. Sono
sempre ammessi interventi di semplice orientamento / divulgazione della norma, se rimangono di carattere generale e di limitata durata
temporale.
Non è ammesso che per le attività di verifica presso un’organizzazione sia incaricato personale che vi abbia già svolto attività formativa, tenutasi direttamente presso l’azienda o comunque rivolta in esclusiva al personale della stessa organizzazione, anche nel caso in
cui l’oggetto del corso non sia strettamente pertinente con l’oggetto dell’attività per la quale il personale ispettivo sia stato incaricato del
VB.
Data: 2012-12-03
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A.2
Tempi di verifica
Qualora in sede di verifica, il gruppo di verifica del VB riscontrasse scostamenti significativi rispetto
alle condizioni di offerta (numero effettivo degli Operatori in sito diverso da quello assunto a riferimento per la pianificazione dell’audit), dovrà contattare la struttura del VB, per definire quali tra le
seguenti alternative sia percorribile:
-
A.3
non rilascio della dichiarazione/attestato di verifica;
definizione richiesta di un supplemento di verifica da effettuarsi comunque entro un periodo
massimo di 60 gg.
Competenza del Gruppo di verifica e personale ispettivo in genere
I VB devono supportare, con evidenze oggettive chiare, la qualifica ispettori del proprio personale.
Tali evidenze dovranno evidenziare anche il possesso di qualifiche in altri schemi pertinenti (p.e.
ETS, CDM, etc)
In caso di violazioni rispetto a quanto sopra riportato, ACCREDIA adotta il provvedimento sanzionatorio applicabile.
A.4
Competenza della funzione tecnica di delibera certificazioni delle verifiche
La funzione (persona o comitato) che riesamina le pratiche e delibera il rilascio delle dichiarazioni/attestati di verifica deve possedere (singolarmente o collettivamente) le competenze di cui al §
2.2.1.2, relativamente ad ogni singola pratica esaminata.
Evidenza del possesso di tali competenze deve essere fornita – in termini individuali nel caso della
persona singola e in termini collettivi nel caso del comitato – tramite curricula professionali o altre
opportune evidenze.
In caso di inadempienza rispetto a quanto sopra riportato, ACCREDIA adotta il provvedimento sanzionatorio applicabile.
A.5
Separazione tra attività di verifica e attività di consulenza, in materia di GHG
Fermo restando che, ai sensi delle norme e guide applicabili, in nessun caso, il VB può svolgere attività di consulenza o erogare servizi di formazione configurabili come consulenza, il VB è tenuto a
garantire una separazione sostanziale (sul piano tecnico, commerciale, amministrativo e logistico)
tra le attività di verifica da esso svolte e servizi di consulenza forniti da soggetti (persone fisiche e
giuridiche) che intrattengono con il VB rapporti formali di qualsiasi natura.
Non è possibile fornire in questa sede una casistica completa delle situazioni di potenziale conflitto
di interesse che verranno esaminate caso per caso.
Ci si limita, pertanto, a riportare alcuni esempi di situazioni limite la cui rilevazione comporta
l’adozione automatica dei provvedimenti sanzionatori secondo il procedimento richiamato in apertura
del presente Allegato.
-
Direttore o altro personale in forza al VB che ricoprono cariche o incarichi in organizzazioni
che svolgono attività di consulenza;
Commistioni di tipo logistico/amministrativo tra il VB e società di consulenza (es. uffici in comune o amministrazione in comune).
Data: 2012-12-03
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Inoltre, qualora venga riscontrata la seguente situazione:
-
Elevata percentuale di dichiarazioni/attestati di verifica rilasciati ad organizzazioni tutte assistite dalla medesima società di consulenza o consulenti professionisti;
ACCREDIA provvederà a condurre i necessari approfondimenti e verifiche, riservandosi di adottare
provvedimenti sanzionatori qualora ne sussistano i presupposti.
A.6
Uso scorretto del marchio di accreditamento
Si rimanda alle puntuali disposizioni del Regolamento per l’utilizzo del marchio ACCREDIA , con
l’avvertenza che l’uso doloso del marchio di accreditamento può comportare l’adozione immediata di
provvedimenti sanzionatori maggiori, in deroga a quanto specificato in apertura del presente Allegato.
Data: 2012-12-03
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Titolo/Title Regolamento per l`accreditamento degli

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