manuale di gestione del sistema documentale

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UNIONE PEDEMONTANA PARMENSE
Provincia di Parma
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MANUALE DI GESTIONE DEL SISTEMA
DOCUMENTALE
Approvato con deliberazione di Giunta dell’Unione n. 53 del 9 ottobre 2015
COPIA CARTACEA DI ORIGINALE DIGITALE
Riproduzione cartacea ai sensi del D.Lgs.82/2005 e successive modificazioni, di originale digitale
firmato digitalmente da Ginetto Mari / INFOCERT SPA e da DINO ADOLFO GIUSEPPE / ArubaPEC S.p.A.
Stampato il giorno 24/11/2015 da ANTONELLA COLONNA.
INDICE
PREMESSA
Parte Prima: Ambito di applicazione e Definizioni
1.1 Ambito di Applicazione e Finalità del manuale
1.2 Definizione dei Termini
1.3 Area Organizzativa Omogenea (AOO)
1.4 Servizio Archivistico
1.5 Competenze e responsabilità
1.6 Unicità del protocollo informatico
1.7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
Parte Seconda: Formazione dei documenti
2.1 I documenti dell'Unione Pedemontana Parmense
2.2 Tipologia dei documenti
2.3 Trattamento delle differenti tipologie di documenti
2.4 Forme dei documenti
2.5 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
2.6 Formato dei documenti informatici
2.7 Sottoscrizione dei documenti informatici
2.8 Formazione e gestione delle minute e dei documenti base
2.9 Siti istituzionali
Parte Terza: Ricezione dei documenti
3.1 Documenti in entrata: orari di apertura per il ricevimento della
documentazione
3.2 Ricezione documenti su supporto cartaceo
3.2.1 Il servizio postale
3.2.2 La consegna diretta all’ufficio protocollo o agli sportelli URP
3.2.3 Apparecchi telefax
3.3 Ricezione documenti su supporto informatico
3.4 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
Parte Quarta: Registrazione dei documenti
4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
4.4 Registrazione dei documenti interni di preminente carattere giuridico probatorio
4.5 Registrazione dei documenti interni di preminente carattere informativo
4.6 Segnatura di protocollo
4.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo
4.8 Differimento dei termini di protocollazione
4.9 Registro giornaliero di protocollo
4.10 Registro annuale di protocollo
4.11 Registro di emergenza
4.12 Documentazione particolare
4.13 Documentazione gare d’appalto
4.14 Corrispondenza con più destinatari
4.15 Lettere anonime
4.16 Documenti di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti
Parte Quinta: Classificazioni dei documenti
5.1 Piano di conservazione dei documenti e degli archivi
5.2 Titolario di classificazione
5.3 Classificazione dei documenti
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Parte Sesta: Assegnazione dei documenti
6.1 Assegnazione
6.2 Modifica delle assegnazioni
6.3 Consegna dei documenti
Parte Settima: Fascicolazione dei documenti
7.1 Identificazione dei fascicoli
7.2 Processo di formazione dei fascicoli
7.3 Tipologie di fascicolo
7.4 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi
7.5 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche
7.6 Il repertorio dei fascicoli
7.7 Tenuta dei fascicoli nell’archivio corrente
Parte Ottava: Spedizione dei documenti
8.1 Spedizione dei documenti cartacei
8.2 Spedizione dei documenti informatici
8.3 Spedizione con destinatari multipli
Parte Nona: Scansione dei documenti cartacei
9.1 Documenti soggetti a scansione
9.2 Processo di scansione
Parte Decima: Posta elettronica
10.1 Posta Elettronica Certificata
10.2 Posta Elettronica
Parte Undicesima: Conservazione e tenuta dei documenti
11.1 Archivio corrente – criteri generali
11.2 Gestione dell’archivio di deposito
11.3 Il versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito
11.4 Selezione e conservazione dei documenti cartacei
11.5 Lo sfoltimento
11.6 Strumenti per la gestione dell’archivio di deposito
11.7 Archivio storico
Parte Dodicesima: Accesso
12.1 Accessibilità al sistema e riservatezza delle registrazioni
12.2 Accesso da parte di tutti gli utenti esterni all’Amministrazione
12.3 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
12.4 Caratteristiche del software
Parte Tredicesima: Approvazione e Revisione
13.1 Approvazione
13.2 Revisione
Parte Quattordicesima: Pubblicazione
14.1 Pubblicazione e divulgazione
ALLEGATI
Allegato A - Glossario dei termini
Allegato B - Elenco registrazioni particolari
Allegato C - Elenco dei Settori/Servizi abilitati alla protocollazione
Allegato D - Piano per la sicurezza dei documenti informatici
Allegato E - Piano di conservazione dei documenti e degli archivi
Allegato F - Titolario di classificazione
Allegato G - Massimario di selezione per la conservazione
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PREMESSA
L’archivio, quale complesso delle scritture e delle altre forme di documentazione, prodotte o
acquisite dagli organi e dagli uffici comunali nello svolgimento della loro attività istituzionale,
costituiscono la memoria dell’Ente. La sua conservazione ha un duplice scopo: pratico operativo
e storico culturale.
I problemi legati alla quantità e alla complessità della documentazione contemporanea, cui si
aggiungono le difficoltà che derivano dalla necessità di garantire autenticità e accessibilità ai
documenti informatici destinati alla conservazione permanente, richiedono la regolamentazione di
tutte le misure organizzative: formazione/produzione e acquisizione dei documenti; procedure per
l’accumulazione e organizzazione ordinata e regolare dei documenti entrati a far parte del
sistema documentario; conservazione a medio e lungo termine di documenti integri, autentici e
affidabili.
La corretta formazione, il regolare utilizzo e l’adeguata conservazione dell’archivio
rappresentano un interesse vitale per ragioni economiche, funzionali, legali, nonché una risorsa
per il controllo di gestione a breve e a lungo termine, per il monitoraggio del proprio operato,
per il sostegno all’attività decisionale, alla programmazione strategica e per l’interoperabilità
telematica.
Attraverso la definizione di regole, procedure, criteri per la formazione, gestione, conservazione e
consultabilità del sistema documentario si intende non solo garantire la memoria
documentaria dell’Ente, ma anche migliorare l’efficacia dell’azione amministrativa, la
trasparenza e l’accesso alla documentazione, nel rispetto e nella garanzia della tutela dei dati
personali.
Il processo di informatizzazione del sistema documentario nelle forme e progressivamente nei
contenuti , deve partire dalla consapevolezza della funzione documentaria, quale strumento di
certezza e testimonianza stabile e rilevante nello spazio e nel tempo
La recente legislazione – in continuità con una tradizione che da oltre un secolo stabilisce come la
Pubblica Amministrazione (P.A.) deve formare il proprio patrimonio documentario - nel
riconfermare la validità del modello archivistico italiano e l’unitarietà dell’archivio, ha indicato i
principi e gli strumenti necessari, cogliendo le opportunità offerte dalla nuova tecnologia.
La normativa italiana prevede, quale strumento di regolamentazione che include tutte le
procedure per il trattamento e la tenuta dei documenti, il Manuale di gestione. Il Decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa, prescrive la redazione da parte di
ogni produttore d’archivio del Manuale di gestione, quale insieme delle regole e delle procedure
per formare, gestire e conservare i documenti, come previsto dall’art. 5 del DPCM 31 ottobre
2000, recante le Regole tecniche per il protocollo informatico e dal DPCM 14 ottobre 2003
Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento
informatico dei procedimenti amministrativi. Strumento ineludibile per la tenuta dei documenti e
la loro gestione, il manuale descrive il sistema di gestione dei documenti e dei flussi
documentali e fornisce le istruzioni per il suo corretto funzionamento .
Il manuale di gestione può essere definito come l’insieme delle norme, direttive e procedure
interne che stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei
documenti, definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative dell’amministrazione
considerata e forniscono le informazioni necessarie ad un efficiente trattamento dei documenti,
tra cui:
a. le procedure di formazione e tenuta dell’archivio, con particolare attenzione alla formazione e
acquisizione dei documenti (criteri di registrazione, sistema di classificazione, norme generali
di gestione della corrispondenza e di movimentazione delle pratiche), di trasferimento
nell’archivio di deposito e di trasferimento nell’archivio storico, di consultazione e di selezione;
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b. l’identificazione delle responsabilità per la gestione documentaria;
c. le regole relative alla consultazione e alla riproduzione dei documenti nel rispetto della
normativa sull’accesso ai documenti, sulla tutela dei dati personali e sul diritto d’autore.
Il Manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le
istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Ai sensi del DPCM 31/10/2000, art. 5,
comprende:
• le disposizioni di carattere generale sulla struttura del sistema documentario, del Servizio
per la sua tenuta e delle responsabilità all’interno dell’ente;
• le procedure di formazione, acquisizione e tenuta dei documenti tra cui le modalità di
registrazione e classificazione;
• le norme generali di gestione della corrispondenza;
• l’elenco delle tipologie documentarie escluse dalla registrazione di protocollo;
• le modalità di trattamento dei documenti registrati e classificati;
• i criteri per la definizione delle abilitazioni di accesso;
• il piano di selezione e di conservazione integrato con il piano di classificazione;
• il piano di sicurezza del sistema documentario,
• le procedure e le regole per la consultazione e la riproduzione dei documenti.
Il Manuale si rivolge ai dirigenti, ai funzionari e a tutti gli operatori quale strumento di lavoro per
la gestione dei documenti (a prescindere dal supporto), degli affari e dei procedimenti
amministrativi. Il manuale descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e dell’archivio, individuando per ogni azione o processo i
rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza
soluzione di continuità – dal protocollo all’archivio storico.
I singoli documenti e l’archivio dell'Unione Pedemontana Parmense, in quanto ente pubblico, ai
sensi del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, sono beni
culturali (art. 10, comma 2, lettera b), sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico
(art. 53, comma 1) e quindi sono inalienabili (art. 54, comma 1, lettera d). All’Archivio,
considerato unitariamente come bene culturale dalla fase corrente a quella storica, si applicano
le norme previste dal Codice, che sanzionano penalmente l’eventuale violazione dell’obbligo
di conservare correttamente l’archivio nella sua integrità e organicità e di inventariare l’archivio
storico, costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni (art. 30, commi 1, 2 e 4
e art. 170, D.Lgs 42/2004).
Parte Prima: Ambito di applicazione e definizioni
1.1 Ambito di Applicazione e Finalità del manuale
Il presente manuale di gestione è adottato ai sensi dell’articolo 5 del DPCM 31.10.2000, “Regole
tecniche per il protocollo informatico” e della successiva normativa interpretativa ed esplicativa
intervenuta.
E’ uno strumento operativo e descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e
fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione delle attività dei flussi documentali e degli archivi. Disciplina, inoltre, i
criteri e le regole per la registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti,
oltre che la gestione dei flussi documentali dell'Unione Pedemontana Parmense.
Il protocollo fa fede, anche con valore giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un
documento.
1.2 Definizione dei Termini
Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del
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dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato (Allegato A – Glossario dei
termini).
1.3 Area Organizzativa Omogenea (AOO)
Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola Area Organizzativa Omogenea,
denominata Unione Pedemontana Parmense, composta dall’insieme di tutte le sue strutture,
ovvero dai settori e dai servizi, così come previsto dalla deliberazione della Giunta dell’Unione
n. 52 del 9.10.2015.
Il codice identificativo dell’Amministrazione nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni è:
c_c852xf mentre il Codice AOO è c_c852xf01.
Sarà cura dell’Amministrazione comunicare tempestivamente all’IPA ogni variazione delle
proprie credenziali di riferimento o di modifica dell’AOO.
1.4 Servizio Archivistico
Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del
DPR 445/2000, è istituito con delibera di Giunta n. 52 del 9.10.2015, un Servizio archivistico
dell'Unione con il compito di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi
con competenza sulla gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata,
distribuita o conservata dall’Amministrazione.
Il Responsabile del Servizio Archivistico si identifica con il Responsabile del Settore nel quale
l’ufficio protocollo/Archivio risulta essere inserito, secondo la struttura organizzativa vigente e
secondo le prescrizioni del Regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi.
In particolare il Servizio Archivistico svolge i seguenti compiti:
a. predispone il manuale di gestione;
b. organizza, di concerto con le strutture interne, il sistema di gestione dei flussi, che comprende
la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, l’assegnazione dei documenti alle
unità organizzative responsabili (sulla scorta dell’organigramma dell'unione), la costituzione e la
repertoriazione dei fascicoli, l’individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti
e dei fascicoli nella fase corrente;
c. attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo
informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla
modifica delle informazioni;
d. garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel
rispetto della normativa vigente;
e. conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in
luoghi sicuri e differenti;
f. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del DPR 445/2000 e le attività di gestione
dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 del medesimo decreto;
g. autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
h. vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale
autorizzato e degli incaricati;
i. cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattrore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile.
1.5 Competenze e responsabilità
Il responsabile del Protocollo informatico svolge funzioni di coordinamento e organizzazione
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di tutto il sistema di Protocollo informatico demandando al Responsabile del Sistema
informatico l’esecuzione delle attività meramente tecniche secondo il seguente schema:
Responsabile Protocollo informatico
Operazioni di amministrazione Sistema di
Protocollo
Attribuzione del livello di autorizzazione per
l’accesso al sistema distinguendo tra abilitazioni
alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e
modifica di informazioni, di concerto con la
struttura informatica competente
Responsabile Sistema informatico
Ripristino del sistema di protocollo a
seguito di eventuali interruzioni
Creazione e manutenzione di livelli di
accesso al server su cui è installato il
Sistema di Protocollo
Monitoraggio delle operazioni compiute
Accesso a tutte le funzionalità del sistema
Backup giornaliero su sistema
conservazione
Verifica delle funzionalità del sistema
Nomina del proprio sostituto
Nomina del proprio sostituto
di
1.6 Unicità del protocollo informatico
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrispondente all’anno solare
ed è composta da almeno sette numeri.
Tutti i protocolli particolari o settoriali sono aboliti. L’Amministrazione non riconosce validità a
registrazioni particolari che non siano quelle individuate dal presente manuale ed indicate
nell’Allegato B - Elenco registrazioni particolari.
Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione
di altri documenti anche se correlati allo stesso.
1.7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
Trattandosi di ente di 2° grado, per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di
tipo decentrato, che prevede la gestione delle entrate affidata sia all'ufficio protocollo dell'Unione
che agli uffici protocollo dei Comuni che ne fanno parte, e la gestione delle uscite con la
partecipazione di più soggetti ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria
competenza indicate nell’allegato C (Elenco dei Settori/Servizi abilitati alla protocollazione).
Conseguentemente, per le funzioni di protocollazione in partenza, i singoli Settori e servizi dell’Ente
procedono autonomamente, sia per documenti informatici che per documenti cartacei; in
quest’ultimo caso, il documento viene acquisito all’interno della procedura di protocollazione con i
dati della segnatura di protocollo e successivamente stampato dall’operatore per l’invio al
destinatario. Il sistema di gestione dei flussi documentali si basa su due livelli di caselle
documentali: il primo livello è composto dalle caselle corrispondenti alle Unità Organizzative
Responsabili (UOR) che corrispondono ai Settori mentre il secondo livello comprende le caselle dei
Servizi afferenti a ciascun Settore.
La posta in arrivo è indirizzata dal servizio protocollo alle caselle documentali di primo o secondo
livello a seconda del tipo di corrispondenza di cui trattasi, sulla base delle istruzioni ricevute dai
singoli responsabili dei Settori.
La protocollazione decentrata in partenza avviene, di norma, dalle caselle documentali di primo o
secondo livello
a seconda del tipo di corrispondenza o di atto.
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Le operazioni di protocollazione decentrata sono effettuate dal personale appositamente incaricato da
ciascun Responsabile; gli incaricati operano sulla base delle direttive ricevute ed effettuano
operazioni di protocollazione decentrata in partenza solo per documenti relativi ad affari e
procedimenti propri dell’unità organizzativa di appartenenza.
Sarà cura del personale che protocolla in partenza evidenziare i legami esistenti tra i documenti.
Parte Seconda: Formazione dei documenti
2.1 I documenti dell'Unione Pedemontana Parmense
I documenti dell'Unione Pedemontana Parmense sono quelli prodotti (spediti e ricevuti), in uno dei
modi previsti dalla normativa vigente, dagli organi ed uffici dell'Unione medesima nello
svolgimento della loro attività istituzionale. Tali documenti, tra loro connessi da speciale vincolo
originario, necessario e determinato, costituiscono l’archivio dell'Unione.
2.2 Tipologia dei documenti
I documenti si distinguono in:
documenti in arrivo (= in entrata): documenti, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti da
altri soggetti giuridici e acquisiti dall'Unione nell’esercizio delle sue funzioni;
1.
2.
documenti in partenza (= in uscita): documenti, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti dal
personale dell'Unione nell’esercizio delle sue funzioni e spediti a soggetti giuridici differenti;
documenti interni: documenti scambiati tra le diverse unità organizzative afferenti alla
medesima AOO. Questi ultimi si distinguono in: documenti di preminente carattere informativo e
documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
3.
2.3 Trattamento delle differenti tipologie di documenti
I documenti in arrivo sono registrati sul protocollo informatico unico dell'Unione e sono classificati
a cura dell’Ufficio Protocollo generale e degli uffici protocollo dei comuni aderenti all'Unione, che
poi provvedono a smistarli ai Settori di competenza.
La fascicolazione e la registrazione del fascicolo sull’apposito repertorio sono compito del
responsabile del procedimento amministrativo, che è responsabile delle operazioni di formazione e
gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo che sta trattando.
I documenti in partenza sono registrati e classificati sul protocollo informatico unico dell'Unione
dal responsabile che tratta il procedimento amministrativo ed è responsabile delle operazioni di
formazione e gestione del fascicolo relativo.
I documenti interni di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi
comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici) non vanno protocollati.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale
dell'Unione nell’esercizio delle sue funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta
e alla regolarità delle azioni amministrative, oppure quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o
legittime aspettative di terzi) devono essere protocollati.
2.4 Forme dei documenti
I documenti in entrata, in uscita e quelli interni di preminente carattere giuridico-probatorio
possono essere redatti in forma analogica (solitamente su carta o altro supporto fisico) oppure
digitale nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in merito alla forma del documento.
I fax sono considerati a tutti gli effetti dei documenti analogici, poiché solo la loro modalità di
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trasmissione è per via telematica.
2.5 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono
determinate dalla diligenza e da quanto previsto dal presente manuale; per quanto riguarda i
documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base dei modelli standard presenti nel
sistema informatico di gestione documentale.
Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni:
a. denominazione dell’amministrazione, per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si
utilizza il formato predisposto dall’amministrazione (carta intestata)
b. indicazione del settore, servizio o ufficio, che ha prodotto il documento
c. indirizzo completo (via, numero civico, CAP, città, sigla della provincia, numero di telefono,
numero di fax, indirizzo di posta elettronica certificata dell’ente)
d. data, luogo, giorno, mese, anno
e. destinatario, per i documenti in partenza
f. oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un
solo oggetto)
g. classificazione (titolo, classe, fascicolo)
h. numero di allegati, se presenti
i. numero di protocollo
j. testo
k. indicazione dell’autore del documento (nome e cognome, anche abbreviato)
l. estremi identificativi del responsabile del procedimento
m. sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile
2.6 - Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software
utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei
formati standard (XML, PDF/A, JPEG) previsti dalla normativa vigente in materia di
conservazione, al fine di garantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e
conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.
I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale sono
comunque recepiti dal sistema.
2.7 - Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme
alle seguenti disposizioni di legge :
a) a ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al
duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informatica,
una firma digitale;
b) l'apposizione o l'associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla
sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo;
c) la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o
all'insieme di documenti cui è apposta o associata;
d) per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui
corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o
sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata;
e) per firmare digitalmente un documento occorre avere a disposizione innanzitutto un
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dispositivo di firma (smart card, chiave USB) con il certificato di sottoscrizione e da un
lettore smart card rilasciati da ente Certificatore per la firma digitale iscritto nell’Elenco
Pubblico previsto dalla legge;
f) l'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa
equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno
effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la
sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate;
g) l'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa
vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare gli elementi identificativi del soggetto
titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per
la consultazione.
Il documento informatico sottoscritto con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma
scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile.
Qualora si renda necessario riprodurre su carta un documento firmato digitalmente, sulla copia
riprodotta sarà riportata la seguente dicitura “riproduzione cartacea di originale digitale; atto
firmato digitalmente da……………………..” con indicazione del firmatario.
I soggetti che possono sottoscrivere i documenti in forma elettronica sono i seguenti:
•
•
•
•
•
•
•
Presidente o suo sostituto
Segretario
Assessori
Dirigenti e incaricati di posizione organizzativa
Ufficiali di stato civile
Addetti all’albo pretorio on line
Ogni altro soggetto che per ragioni organizzative e di servizio, venga autorizzato
espressamente alla sottoscrizione in forma elettronica e conseguentemente dotato di
strumento per la firma digitale.
2.8 Formazione e gestione delle minute e dei documenti base
Per ogni documento destinato a essere spedito sono scritti due o più esemplari quanti sono i
destinatari, oppure un documento base nel caso in cui si producano documenti seriali a contenuto e
destinatario diversificati. Uno di questi esemplari classificato si conserva nel fascicolo.
Le copie per gli atti dei documenti informatici si producono con le modalità previste dal sistema di
produzione documentale elettronico.
2.9 Siti istituzionali
Il sito web istituzionale e gli altri sistemi informativi di tipo istituzionale disponibili su
Internet appartengono, per la tipologia di documenti e di dati pubblicati, al sistema documentario
e sono riconosciuti quali memoria privilegiata prodotta dall’Ente nell’esercizio delle sue
funzioni.
Parte terza: Ricezione dei documenti
3.1 Documenti in entrata: orari di apertura per il ricevimento della documentazione
La ricezione dei documenti in entrata e il loro smistamento alle unità competenti è effettuata sia dall’
ufficio Protocollo dell'Unione, presso la segreteria, sia dagli uffici protocollo dei Comuni facenti
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parte dell’Unione, abilitati ad operare sul protocollo informatico dell’ente, aperti tutti i giorni
compreso il sabato con orari che sono esposti all’ingresso principale delle varie sedi comunali. Per
ragioni di urgenza e in caso di impossibilità degli uffici protocollo, la funzione potrà essere svolta
anche dagli sportelli dell’ufficio relazioni con il pubblico, dove istituito.
Eventuali variazioni temporanee di orario dovute a esigenze straordinarie saranno preventivamente
segnalate attraverso un avviso apposto all’ingresso del Municipio e pubblicato sul sito internet
dell'ente.
3.2 Ricezione documenti su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all’ente attraverso:
3.2.1 Il servizio postale
I documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale di norma vengono consegnati direttamente
al Protocollo generale ogni giorno lavorativo escluso il sabato.
Il Protocollo generale provvede all’apertura della corrispondenza, tranne di quella espressamente
esclusa da tale procedura (procedure per l’aggiudicazione di servizi e appalti e domande di
partecipazione a concorsi, delle quali si protocollerà l’involto su cui il mittente dovrà indicare
obbligatoriamente, pena l’esclusione, i dati indicati dal bando; buste recanti la dicitura “riservata”,
“personale”, etc.), separa il materiale escluso dalla registrazione a protocollo e provvede alla
registrazione, segnatura, classificazione e smistamento ai Settori di competenza dei singoli
documenti dando priorità a quelli individuabili come urgenti.
3.2.2 La consegna diretta all’ufficio protocollo o agli sportelli URP
I documenti analogici presentati direttamente allo sportello del Protocollo generale durante l’orario
di apertura al pubblico (o agli sportelli URP in caso di emergenza come sopra specificato), vengono
segnati, classificati e smistati ai Settori di competenza come nel precedente caso.
Della ricezione degli stessi viene rilasciata a richiesta del consegnatario un timbro di ricevuta sulla
sua copia.
3.2.3 Apparecchi telefax
I documenti arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti
cartacei in quanto considerati documenti analogici a tutti gli effetti.
Il documento trasmesso da chiunque a una pubblica amministrazione tramite telefax, qualora ne
venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione
non deve essere seguita dalla trasmissione dell’originale (DPR 445/2000, art. 43, comma 5).
L’accertamento della fonte di provenienza spetta al responsabile del procedimento amministrativo e
avviene di norma per le vie brevi o con l’uso di sistemi informatici.
Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, sul telefax va apposta la dicitura
«documento ricevuto via telefax» e successivamente il RPA provvede ad acquisire l’originale. Nel
caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento deve essere individuato da un
solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto
alla registrazione a protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la stessa
segnatura del documento pervenuto via telefax. Si tratta infatti del medesimo documento pervenuto
solo con un diverso mezzo di trasmissione.
Il responsabile della registrazione a protocollo deve comunque accertare che si tratti del medesimo
documento: qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento
diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo. Il tipico esempio è
rappresentato da un documento in arrivo via telefax senza firma, data e protocollo: l’originale
pervenuto va protocollato con un nuovo numero.
Il documento in partenza dovrà recare la dicitura «il presente documento, inviato via telefax, non
sarà seguito dal documento originale». Il RPA è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il
destinatario ne faccia motivata richiesta.
La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento.
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3.3 Ricezione documenti su supporto informatico
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica
certificata riservata a questa funzione e accessibile solo alla postazione preposta alla registrazione di
protocollo afferente la segreteria dell’Unione.
L’indirizzo della casella di posta elettronica certificata è [email protected].
Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo al CNIPA ai sensi
dell’articolo 12, comma 2, lettera c del DPCM 31/10/2000.
3.4 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo è costituita dalla fotocopia del primo foglio del
documento stesso sulla quale si appone un timbro, con denominazione dell’Ente, che attesti il giorno
della consegna. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, può essere
apposto il numero di protocollo che verrà assegnato al momento. Nel caso di ricezione dei documenti
informatici la notifica al mittente dell’avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico.
Parte Quarta: Registrazione dei documenti
4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici, ad eccezione di quelli indicati al
successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a
registrazione obbligatoria di protocollo.
La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’addetto ne ha
verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza,
questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma.
La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica certificata è
effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire
sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della
pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiale statistico,
atti preparatori interni, giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni o a corsi di
aggiornamento e tutti i documenti anche via mail ad esclusiva valenza informativa, stampe varie e
plichi di libri.
4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti
necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in
forma non modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data
e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
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f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non
modificabile;
g) classificazione: categoria, classe, fascicolo;
h) assegnazione al RPA
Inoltre possono essere aggiunti:
i) data di arrivo;
j) allegati (numero e descrizione);
k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax ecc.);
m) tipo documento;
n) livello di riservatezza:
o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario.
4.4 Registrazione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio
Gli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di preminente carattere
giuridico-probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere registrati sul
protocollo informatico unico dell'Unione, classificati, fascicolati e inviati a cura del RPA. La loro
registrazione deve essere effettuata una sola volta dal RPA mittente. Le procedure per la consegna e
la trasmissione dei documenti al Settore di competenza si effettuano in modo analogo a quanto
stabilito per i documenti in arrivo. Lo stesso vale per il trattamento archivistico.
4.5 Registrazione dei documenti interni di preminente carattere informativo
Ogni Settore produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette esclusivamente in
forma digitale tramite e-mail all’interno dell’AOO. Il Settore ricevente, che non ha la responsabilità
legale della conservazione di tali documenti, può organizzarli in forma libera utilizzando le risorse
informatiche del sistema.
Per le comunicazioni interne di rilevanza limitata ed esclusivamente interna, quali i procedimenti
interni di routine si utilizzano le caselle ordinarie di posta elettronica.
4.6 - Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla
registrazione di protocollo.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:
a. codice identificativo dell'amministrazione, per i protocolli informatici;
b. codice identificativo dell'area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici;
c. data di protocollo;
d. numero di protocollo;
e. indice di classificazione;
Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura
di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme
alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type
Definition (DTD) e comprendono anche:
f. oggetto del documento;
g. mittente/destinatario;
inoltre possono essere aggiunti:
h. persona o ufficio destinatari;
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i. identificazione degli allegati;
j. informazioni sul procedimento e sul trattamento.
4.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione
del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del Servizio
archivistico a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile (vedi
allegato D - Piano per la sicurezza dei documenti informatici).
Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema.
Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo
redatto dal responsabile del servizio. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono
pervenire in forma scritta al responsabile del servizio archivistico. Non è possibile annullare il solo
numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.
4.8 Differimento dei termini di protocollazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco di 24/48 ore. Il responsabile del
servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il
quale i documenti devono essere protocollati e, in caso di scadenze predeterminate, conferendo
valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è
differita la registrazione al protocollo.
4.9 Registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero viene prodotto su file in formato PDF dall’operatore addetto al protocollo
individuato dal responsabile del servizio e inviato alla conservazione tramite inserimento nel
protocollo interno, mediante le apposite funzioni del programma di gestione del Protocollo (vedi
allegato D - Piano per la sicurezza dei documenti informatici).
La memorizzazione viene effettuata contemporaneamente su supporti magnetici (Hard Disk)
installati a bordo di due appositi server di sicurezza localizzati in ambienti separati e protetti. A
salvaguardia dell’integrità dei dati, detti supporti magnetici non sono direttamente raggiungibili dagli
operatori ma unicamente mediante il processo di salvataggio gestito da programma.
4.10 Registro annuale di protocollo
Il registro annuale, nelle more dell’attivazione del servizio ParER è salvato in una specifica
directory sul server dell’Ente e sottoposto alle normali procedure di salvataggio. Le registrazioni di
protocollo vengono comunque mantenute in linea ai fini della consultazione.
4.11 Registro di emergenza
Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di
registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia
possibile utilizzare il sistema. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e
di recupero dei dati descritte nell’articolo 63 del testo unico 445/2000 già citato, e precisamente:
a. sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione
nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema;
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b. qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro
ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del
registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli
estremi del provvedimento di autorizzazione;
c. per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il
numero totale di operazioni registrate;
d. la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati
nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea;
e. le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al
ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico
ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in
emergenza.
4.12 Documentazione particolare
Le deliberazioni di giunta e consiglio, le determinazioni dirigenziali, i provvedimenti, le ordinanze, e
i contratti, nonché gli altri documenti citati nell’allegato B “Elenco registrazioni particolari” sono
documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente e non vanno registrati al
protocollo. Se creati attraverso apposito software di produzione e conservazione, il medesimo deve
consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti
e del sistema adottato per il protocollo informatico.
Ogni registrazione deve riportare necessariamente:
a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non
modificabile);
b) dati di classificazione e fascicolazione;
c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).
4.13 Documentazione di gare d’appalto
Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all’ente in busta chiusa sono
registrate al protocollo in busta chiusa, sulla quale viene apposto il timbro che riporta data e numero
di registrazione protocollo.
4.14 Corrispondenza con più destinatari
Nel caso di comunicazioni con destinatari diversi, tutti devono essere inseriti nell’apposita sezione.
4.15 Lettere anonime
Le lettere anonime non sono registrate al protocollo, ma semplicemente inoltrate, se contengono
informazioni o dati di interesse per l’Amministrazione, ai Responsabili dei Servizi di competenza i
quali valutano l’opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali
procedure da sviluppare.
I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, non sono registrati
al protocollo, fatta eccezione per le lettere raccomandate, ma inoltrati ai Responsabili di Servizio di
competenza i quali individuano le procedure da seguire per risolvere il problema.
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4.16 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti
Qualora pervenga al Comune un documento di competenza di un altro ente o altra persona
giuridica o di persona fisica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile,
altrimenti viene restituito al mittente.
Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al
protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, procedendo ad una
annotazione di annullamento della registrazione con riportati gli estremi della spedizione e la
motivazione.
Parte Quinta: Classificazione dei documenti
5.1 Piano di conservazione dei documenti e degli archivi
Il piano di conservazione dei documenti e degli archivi (Allegato E) comprende il titolario di
classificazione (Allegato F) e il massimario di selezione per la conservazione (Allegato G – “Piano
di conservazione” pubblicato sul sito della Soprintendenza archivistica dell’Emilia Romagna). Il suo
aggiornamento compete al responsabile del servizio archivistico.
5.2 Titolario di Classificazione
E’ un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata permettendo di
organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi
procedimenti amministrativi.
Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio, provvede ad
informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le
istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
5.3 Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti o prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono
classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Le abilitazioni alla classificazione dei
documenti in arrivo, effettuate da altri uffici dell’Ente, sono rilasciate dal responsabile del servizio
archivistico. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, le minute o altri documenti che non
vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. I documenti prodotti dall’Ente sono
classificati da chi scrive.
Parte Sesta: Assegnazione dei documenti
6.1 Assegnazione
L’assegnazione dei documenti ai Responsabili di procedimento o ai servizi è effettuata dagli
operatori degli uffici protocollo di cui all’art. 1.7, sulla base dell’elenco dei Settori/Servizi già
inserito nel sistema.
6.2 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti l'ufficio che ha ricevuto il documento è tenuto a
trasmetterlo all’ufficio protocollo che provvederà a trasmetterlo al nuovo assegnatario. Il sistema di
gestione informatica
dei documenti tiene traccia delle nuove assegnazioni.
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6.3 Consegna dei documenti
I documenti cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari attraverso l’uso di
cassette aperte e quotidianamente prelevati da dipendenti incaricati dal settore.
Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici
attraverso la gestione delle immagini del programma del protocollo, dopo l’operazione di scansione,
come previsto dal piano di conservazione.
Parte Settima: Fascicolazione dei documenti
7.1 Identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, registrati nel sistema
informatico e classificati sono riuniti in fascicoli. L’apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dal
responsabile del procedimento amministrativo.
La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che consiste nel
registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni:
-indice di classificazione;
-numero del fascicolo;
-oggetto del fascicolo;
-data di apertura;
-area organizzativa omogenea ed ufficio utente produttore
-tempo di conservazione
Entro il mese di novembre di ogni anno, il responsabile del servizio archivistico, sulla base del
titolario, può stabilire, di concerto con le unità organizzative dell’Amministrazione, il piano della
fascicolazione per l’anno successivo, ovvero la costituzione dei fascicoli standard all’interno di
ogni classe del titolario, qualora ciò sia ritenuto utile ed efficace per un migliore svolgimento
dell’attività di fascicolazione ad opera degli uffici.
7.2 Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, i responsabili del procedimento
stabiliscono, consultando le funzioni del protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di
un affare in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento; se il documento deve essere
inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione il responsabile del
procedimento ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo, nel caso di documenti informatici,
dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, il sistema provvede automaticamente ad inserire il
documento nel fascicolo informatico stesso. Se invece dà avvio a un nuovo affare, apre un nuovo
fascicolo (con le procedure sopra descritte). I documenti prodotti dall’Ente sono fascicolati da chi
li produce, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già con l’indicazione del numero
identificativo di fascicolo.
7.3 Tipologie di fascicolo
Si distinguono due tipologie di fascicolo:
fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;
fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, assistiti,
associazioni, attività economiche, ecc).
a)
b)
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7.4 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi
La fase di fascicolazione comprende le attività finalizzate alla formazione dei fascicoli, ovvero delle
unità archivistiche che riuniscono tutti i documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento
amministrativo. Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento
amministrativo, il responsabile assegnatario del documento stesso, apre un nuovo fascicolo. Il
fascicolo, per esigenze pratiche, può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono
essere distinti in inserti. E’ compito del R.P.A. inserire ogni documento nel fascicolo (ed
eventualmente nel sottofascicolo e inserto) di competenza dopo la sua registrazione e classificazione.
I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto ed è chiuso al
termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si
riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Il fascicolo deve essere archiviato rispettando
l’ordine del repertorio, vale a dire l’anno di apertura.
7.5 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche
Per ogni persona fisica o giuridica deve essere istruito un fascicolo nominativo che sarà chiuso al
momento della cessazione del rapporto. I fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono
una serie archivistica autonoma per ciascuna delle categorie (serie dei fascicoli dei dipendenti, ecc.).
All’interno di ciascuna serie i fascicoli sono conservati in ordine alfabetico per cognome e nome
delle persone cui i fascicoli si riferiscono.
7.6 Il repertorio dei fascicoli
Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei fascicoli. La sua struttura
rispecchia quella del Titolario di classificazione e quindi varierà in concomitanza con
l’aggiornamento di quest’ultimo: il Titolario rappresenta infatti in astratto i documenti che possono
essere prodotti dal Comune, mentre il Repertorio dei fascicoli rappresenta i documenti che nel
concreto sono stati prodotti, suddivisi in fascicoli. Gli elementi costitutivi del repertorio sono:
a. anno di istituzione
b. classificazione completa;
c. numero di fascicolo;
d. oggetto del fascicolo;
e. anno di chiusura;
f. annotazione del versamento all’archivio di deposito
g. annotazione alla scarto
Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre.
7.7 Tenuta dei fascicoli nell’archivio corrente
I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati,
fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. I fascicoli informatici
sono trasferiti automaticamente in archivi informatici di conservazione.
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Parte Ottava: Spedizione dei documenti
8.1 Spedizione dei documenti cartacei
I documenti da spedire sono trasmessi a cura del responsabile del procedimento all’ufficio Protocollo
in busta chiusa, dopo l’apposizione della firma del dirigente o del Responsabile Apicale e dopo che
sono stati protocollati e classificati. L’addetto al servizio posta provvede alle operazioni di pesatura,
affrancatura e invio.
8.2 Spedizione dei documenti informatici
La spedizione dei documenti informatici avviene secondo i seguenti criteri generali, dopo che sono
stati classificati, fascicolati e protocollati:
1) i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico certificato dichiarato dai
destinatari abilitato alla ricezione della posta certificata per via telematica;
2) per la spedizione l’ente si avvale di una casella di posta elettronica certificata e dei servizi di
autenticazione e marcatura temporale offerti da un ente certificatore abilitato;
3) ogni postazione adibita alla funzione di protocollo provvede a:
a. effettuare l’invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale;
b. verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica.
Le relative ricevute elettroniche vengono collegate alla registrazione di protocollo e archiviate
automaticamente dal sistema quando si effettua il download della posta pervenuta sulla casella PEC.
Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici gli addetti alla spedizione
si attengono a quanto prescritto dall’articolo 17, comma 1 DPR 445/00.
La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una
mera trasmissione di informazioni senza che a queste l’amministrazione riconosca un carattere
giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.
8.3 Spedizione con destinatari multipli
Nel caso di spedizioni con destinatari multipli ogni destinatario deve essere inserito nel campo
corrispondente.
Parte Nona: Scansione dei documenti cartacei
9.1 Documenti soggetti a scansione
I documenti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all’A4, dopo le operazioni di
registrazione, classificazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine con l’ausilio di
scanner. Il responsabile del servizio archivistico individua con i responsabili delle unità
organizzative l’elenco dei documenti che obbligatoriamente dovranno essere trasformati in formato
immagine al momento del loro ricevimento.
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9.2 Processo di scansione
Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
a. acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli,
corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
b. verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli
originali cartacei;
c. collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non
modificabile;
d. memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile;
e. il processo di scansione dei documenti cartacei al fine di trasformarli in formato immagine
avviene al momento della protocollazione;
f. l’unitarietà è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di
repertorio del fascicolo.
Parte Decima: Posta elettronica
10.1 Posta Elettronica Certificata
I messaggi di posta elettronica pervenuti alla casella di posta certificata dell’ente, che soddisfano i
requisiti indicati dalla normativa vigente vanno protocollati.
Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati, purché
corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente. L’eventuale segnatura di
protocollo dovrà rispettare lo standard XML. I messaggi di posta elettronica non firmati digitalmente
sono protocollati unicamente a seguito di esplicita richiesta del Responsabile di Servizio che li ha
ricevuti.
La posta certificata garantisce l’avvenuta consegna del messaggio. Il mittente riceve dal proprio
server una prima ricevuta di “accettazione” con attestazione temporale (come timbro postale) della
ricezione del messaggio. Riceve quindi dal server destinatario una ricevuta di “consegna” del
messaggio nella casella di arrivo, anch’essa con attestazione temporale, per ogni destinatario di posta
certificata al quale il messaggio è consegnato.
Questa ricevuta, firmata dal server che ha effettuato la consegna, garantisce la sicurezza del
recapito e rappresenta un'attestazione decisamente più dettagliata rispetto a quella di una
tradizionale comunicazione.
10.2 Posta Elettronica
Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga ad una casella diversa, si dovrà scegliere una
delle seguenti modalità:
a. il messaggio dovrà essere restituito al mittente con l’indicazione della PEC, adibita alla
protocollazione;
b. dovrà essere formulata esplicita richiesta all’Ufficio Protocollo di protocollare il
messaggio anche se non pervenuto alla casella di posta certificata.
Parte Undicesima: Conservazione e tenuta dei documenti
11.1 Archivio corrente – criteri generali
L’archivio corrente è costituito da documenti relativi ad attività in corso di svolgimento.
Il quadro di riferimento prevede che i documenti siano organizzati ai fini archivistici, secondo il
piano di classificazione basato sulla natura dell'affare cui si riferiscono, in gruppi funzionalmente
omogenei (serie e fascicoli) che rappresentino concrete attività di competenza dell‘Amministrazione
che riceve o produce i documenti stessi.
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I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono formati e tenuti a cura dei Responsabili di
procedimento, che li conservano, presso gli uffici di competenza, fino al versamento nell’archivio di
deposito.
La movimentazione dei fascicoli cartacei è soggetta a criteri e prassi stabilite all’interno di ogni
UOR, senza particolare codificazione.
Per i fascicoli elettronici il programma di gestione automatizzata consente una trattazione
“guidata” del procedimento strutturata in fasi che prevedono meccanismi di verifica
dell’avanzamento; i fascicoli elettronici generati sono accessibili, in base al sistema delle
abilitazioni all’accesso inseriti nel sistema stesso.
Il reperimento dei fascicoli di archivio corrente è automatico per i procedimenti o le attività gestite
dal sistema documentale e si realizza con le funzionalità di ricerca previste dal programma. Il
reperimento dei fascicoli cartacei è soggetto a criteri e prassi adottate dai singoli Responsabili delle
UOR competenti.
11.2 Gestione dell’archivio di deposito
L’archiviazione dei documenti formatisi presso l’Amministrazione nel corso dell’esercizio delle sue attività e
legati da un vincolo necessario, avviene quando gli stessi non hanno più rilevanza per lo svolgimento
dell’attività stessa e vengono selezionati per la conservazione. In nessun caso possono essere versati
all’archivio di deposito fascicoli contenenti documenti i cui termini per la presentazione di ricorsi
amministrativi o giudiziari non sono ancora scaduti.
L'Unione dispone di un archivio cartaceo, mentre si avvale di una convenzione con il Polo Archivistico
Regionale dell’Emilia-Romagna per la conservazione dei documenti digitali.
Il presente manuale prende in considerazione i problemi derivanti dall’archiviazione di documenti cartacei e
digitali, che hanno una gestione completamente diversa.
Periodicamente gli uffici utente individuano i fascicoli cartacei relativi ad affari e procedimenti conclusi che
vanno trasmessi all’archivio di deposito. Tale trasferimento deve essere effettuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Il Responsabile del servizio archivistico deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie
trasferite nell’archivio di deposito.
I documenti digitali, organizzati in fascicoli digitali, una volta inseriti nel sistema di gestione documentale
dell’Ente, vengono giornalmente inviati al Polo Archivistico Regionale dell’Emilia-Romagna, che si occupa
quindi della conservazione di tali documenti a norma di legge.
11.3 Il versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito
All’inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli cartacei da versare all’archivio di deposito dandone
comunicazione al responsabile del servizio archivistico, il quale provvede al loro trasferimento e compila o
aggiorna il repertorio dei fascicoli.
11.4 Selezione e conservazione dei documenti cartacei
All’inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell’archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base al
massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e
attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto
sono trasferiti nell’archivio storico per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione.
11.5. Lo sfoltimento
La procedura di sfoltimento consiste nell’eliminazione del materiale non archivistico contenuto nei
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fascicoli; è un’operazione obbligatoria che deve essere compiuta dal Responsabile che ha curato la
formazione del fascicolo o dal Responsabile del procedimento amministrativo a cui è stata affidata la
chiusura dell’affare.
Lo sfoltimento consiste nell’estrazione ed eliminazione, senza necessità di autorizzazione, di tutta
quella massa cartacea, variamente prodotta e acquisita dagli uffici nel corso delle proprie attività, che
non è classificabile come documentazione amministrativa e che non è più utile per lo svolgimento
dell’attività amministrativa.
Non vanno quindi tenuti:
- più di una copia delle deliberazioni e delle determinazioni
- copie di normative di riferimento e documenti di carattere generale
- appunti, promemoria, ecc.
- vecchi moduli stampati
- bozze e brutte copie utilizzate per le stesure definitive
- più di una copia degli elaborati progettuali
- fotocopie
- pubblicazioni e riviste
- pubblicità
- dépliants, inviti, manifesti, brochures pubblicitarie e materiale simile
Al termine di tale operazione il fascicolo deve essere quindi composto solo dai documenti
archivistici necessari alla ricostruzione delle varie fasi del procedimento complessivo.
11.6 Strumenti per la gestione dell’archivio di deposito
Gli strumenti per la gestione dell’archivio di deposito sono:
• Elenco di consistenza, in cui sono riportati i fascicoli conservati presso l’archivio di deposito,
suddivisi per titolo, classe e per anno di apertura;
• Registro dei versamenti dei fascicoli dall’archivio corrente all’archivio di deposito e
dall’archivio di deposito all’archivio storico.
11.7 Archivio storico
Il materiale archivistico che viene trasferito all’archivio storico viene conservato e messo a
disposizione degli utenti- cittadini per fini storici e culturali.
L’archivio storico deve essere conservato in locali idonei, ordinato, inventariato e incrementato
annualmente con i trasferimenti dall’archivio di deposito. Gli inventari dovranno essere redatti
secondo gli standard di legge.
L’accesso all’Archivio storico, nel momento in cui si andrà a costituire, sarà regolato da apposito
regolamento.
Parte Dodicesima: Accesso
12.1 Accessibilità al sistema e riservatezza delle registrazioni
L’accessibilità e la riservatezza delle registrazioni di protocollo sono garantite dal sistema attraverso
l’uso di profili
e password.
COPIA utente
CARTACEA
DI ORIGINALE DIGITALE
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L’operatore che effettua la registrazione di un documento inserisce il livello di riservatezza solo se
diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.
Tale livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti i documenti
che vi confluiscono. Quelli che invece hanno un livello di riservatezza superiore lo mantengono.
Al minimo sono da considerarsi riservati i documenti:
- legati a vicende di persone o a fatti privati particolari;
- dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento
dell’azione amministrativa.
Tutte le procedure amministrative sono predisposte e svolte nel rispetto delle norme sul diritto di
accesso e sulla protezione dei dati personali e sensibili.
I dipendenti dell ' U n i o n e nell’esercizio delle proprie funzioni pubbliche, sono tenuti al rispetto
di tali norme, a non divulgare notizie, fatti, dati e documenti riservati di cui vengano a
conoscenza per motivi inerenti la loro attività, a non trarne profitto personale e a non procurare
danno a terzi o all’amministrazione.
12.2 - Accesso da parte di tutti gli utenti esterni all’Amministrazione
L’accesso alle informazioni riguardanti il procedimento amministrativo da parte di utenti esterni
all’Amministrazione è realizzato applicando la normativa relativa all’esercizio del diritto di accesso.
L’accoglimento, il diniego o il differimento di accesso alla documentazione dell’archivio corrente
è disciplinata dal Regolamento per la disciplina del diritto all'accesso dei cittadini ai
documenti amministrativi dell’ente, oppure, in mancanza, dalla Legge 07.08.1990 n. 241 ad
oggetto “Nuove norme sul procedimento amministrativo” e smi.
12.3 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche
amministrazioni è realizzato applicando le norme e i criteri tecnici emanati per la realizzazione
della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
12.4 - Caratteristiche del software
Le caratteristiche tecniche del software e la certificazione di conformità dello stesso alla legge sono
riportate nel sito internet del produttore.
Parte Tredicesima: Approvazione e revisione
13.1 Approvazione
Il presente manuale è adottato dalla Giunta dell'Unione, su proposta del responsabile del Settore a cui
afferisce il servizio protocollo e inviato, per il nulla osta alla competente Soprintendenza
Archivistica dell’Emilia Romagna.
13.2 Revisione
Il presente manuale potrà essere rivisto, qualora si renda necessaria la modifica o l’aggiornamento
dell’articolato o dei documenti allegati.
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Parte Quattordicesima: Pubblicazione
14.1 Pubblicazione e divulgazione
Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet
dell’Amministrazione, la pubblicazione all’albo pretorio degli atti di adozione e revisione e l’invio di
copia alla Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna.
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documentale
24
Allegato A
GLOSSARIO DEI TERMINI
Per quanto riguarda la definizione dei termini , che costituisce la corretta interpretazione del
dettato del presente manuale, s’intende :
affare
complesso di documenti prodotti (spediti, ricevuti, allegati, ecc.) da un ente, relativi alla
trattazione di un oggetto specifico di sua competenza; si chiama affare o anche pratica;
archiviazione digitale
il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche
informatici;
archivio
il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento
della propria attività e si divide in tre parti: archivio corrente, per la parte relativa agli affari
in corso; archivio di deposito, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti;
archivio storico, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla
conservazione perenne. L'archivio pur caratterizzandosi in tre momenti diversi è da
considerarsi una sola unità. Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione
della documentazione;
assegnazione
l’operazione d’individuazione del Responsabile o dell’ufficio utente competente per la
trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;
casella istituzionale di posta elettronica
casella di posta elettronica, istituita dall’Amministrazione comunale per la ricezione
dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei documenti da registrare a protocollo;
posta elettronica certificata
ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica
attestante l’invio e la consegna di documenti informatici; dunque la validità della trasmissione
e/o ricezione del messaggio di posta elettronica certificata è attestata rispettivamente dalla
ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di consegna.
conservazione
processi, attività e operazioni necessari a garantire nel tempo la permanenza di
documenti autentici.
conservazione dei documenti informatici
Processo finalizzato ad assicurare la permanenza nel tempo dell’integrità, l’affidabilità,
della consultabilità del documento, nonché dei dati necessari per la sua rappresentazione ed
individuazione, quali i metadati di profilo e i dati relative alle firme elettroniche anche
attraverso idonei strumenti di ricerca ovvero processi ed operazioni necessari a garantire
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Riproduzione cartacea
ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
di originale digitale
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Manuale
di Gestione
del sistema
documentale
1
Allegato A
nel tempo la permanenza di documenti autentici nei loro aspetti fisici e intellettuali.
conservazione a lungo termine
l’azione di mantenimento delle informazioni a lungo termine, in una forma corretta e
comprensibile in maniera autonoma.
conservazione sostitutiva
processo effettuato con le modalità d cui agli articoli 3 e 4 della Deliberazione CNIPA
19 febbraio 2004 (n. 11/2004)
dato anonimo
dato non associabile, in origine o a seguito di trattamento, ad una persona fisica o
giuridica identificabile
dato sensibile
dato personale idoneo a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione ai partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale,.
dato sensibilissimo
l’espressione si riferisce ai dati relativi allo stato di salute, alla vita sessuale, ai rapporti
riservati di tipo familiare.
certificati elettronici
attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche;
certificatore
ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera b del decreto legislativo 10/2002, il soggetto che
presta servizi di certificazione delle firme elettroniche/digitali o che fornisce altri servizi
connessi con queste ultime;
deposito
locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente alla
trattazione degli affari in corso. Si chiama deposito l’operazione con cui gli enti pubblici
trasferiscono la propria documentazione anteriore all’ultimo quarantennio nei competenti
archivi.
E-mail (posta elettronica)
sistema di comunicazione elettronica attraverso messaggi.
evidenza informatica
una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica.
fascicolo
l'insieme dei documenti relativi a una determinata pratica (o affare), collocati, all'interno di
una copertina, in ordine cronologico; ne consegue che per ogni pratica (o affare) avremo il
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ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
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di Gestione
del sistema
documentale
2
Allegato A
relativo fascicolo. I documenti sono collocati, all'interno del fascicolo, secondo l'ordine di
archiviazione, pertanto il documento più recente è il primo aprendo la copertina e il più antico
è l'ultimo.
firma digitale
particolare di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a
coppia, una pubbliche una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici;
gestione dei documenti
l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi
formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio
adottato;
impronta del documento informatico
una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al
documento di una funzione matematica di HASH che assicura l’univocità del risultato;
Indice delle Pubbliche Amministrazioni
l’indice destinato alla conservazione e alla pubblicazione dei dati relativi alle pubbliche
amministrazioni ed alle loro aree organizzative omogenee.
indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata
indirizzo di posta elettronica certificata istituita i n ciascuna area organizzativa
omogenea e adibita alla ricezione/spedizione dei messaggi/documenti informatici destinati
alla registrazione di protocollo. Tale indirizzo è registrato nell’Indice delle pubbliche
amministrazioni.
interoperabilità
per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di
trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni
trasmesse da un sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività di
protocollazione.
massimario di selezione anche detto di scarto
il massimario di selezione è lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto
archivistico (cioè la destinazione al macero) dei documenti prodotti dal Comune. Il massimario
riproduce l’elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario con una descrizione
più o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei
relativi documenti; indica per ciascuna partizione quali documenti debbano essere conservati
permanentemente (e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento degli affari nei
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ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
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Manuale
di Gestione
del sistema
documentale
3
Allegato A
competenti Archivi ) e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo
dieci anni, dopo venti anni, ecc.
protocollo informatico,
il registro su cui vengono registrati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente,
nonché scambiati tra i vari Uffici, il supporto del registro è informatico. La registrazione di
protocollo costituisce elemento probante dell'autenticità del documento ed è l'operazione con
cui un documento entra a far parte integrante di un archivio e della memoria di un ente. Un
documento non protocollato è come se mai fosse entrato nel sistema e quindi mai ricevuto. Il
protocollo è atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso; è altresì elemento
essenziale per la gestione della memoria delle pubbliche amministrazioni in caso di
mancanza del numero di protocollo il documento può perdere la sua efficacia.
registrazione di protocollo
registrazione in ordine cronologico progressivo dei documenti ricevuti e spediti da un
ente. Operazione che consente di individuare in modo univoco il singolo documento
all’interno dell’archivio e a certificare in modo inoppugnabile la data entro la quale esso
è entrato a far parte dell’archivio del soggetto produttore. Insieme degli elementi rilevanti
sul piano giuridico- probatorio e obbligatori nella registrazione a protocollo.
registro di protocollo
il registro di protocollo, anche in forma digitale, è atto pubblico di fede privilegiata che
certifica l’effettivo ricevimento e l’effettiva spedizione di un documento ad una certa data,
indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti
giuridici a favore o a danno delle parti.Tale registro è soggetto alle forme di pubblicità e di
tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
repertorio
in generale per repertorio si intende un registro o database nel quale si attribuisce un
numero identificativo progressivo con valenza probatoria a determinate tipologie di
documenti, di norma esclusi dalla registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dal
TUDA all’art. 53, comma 5. Nell’uso pratico per repertorio si intende anche l’unità
archivistica risultante dall’aggregazione cronologica, di norma annuale, di tali documenti,
numerati progressivamente. Il repertorio si costituisce pertanto, come una unità
archivistica su base annuale e come serie archivistica su base poliennale. I registri delle
numerazioni particolari costituiscono gli indici del repertorio come sopra inteso. In ambito
digitale l’aggregazione in sequenza di documenti tipologicamente affini e il relativo registroindice costituiscono di norma un unico data base documentale.
repertorio dei fascicoli
registro sul quale vengono elencati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine
cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve
essere organizzato in materia da riprodurre le suddivisioni del titolario. È costituito dall’indice
di classificazione, al quale vanno aggiunti l’anno di chiusura, l’oggetto normalizzato
del fascicolo (eventualmente, se gestiti sottofascicoli), l’annotazione dello status relativo
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ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
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del sistema
documentale
4
Allegato A
all’età (corrente, versamento all’archivio di deposito, passaggio all’archivio storico o l’avvenuto
scarto) Il repertorio dei fascicoli è unico per ciascuna AOO ed ha cadenza annuale, inizia il 1°
gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Viene gestito dal sistema di gestione
informatica dei documenti.
responsabile del procedimento amministrativo (RPA)
persona fisica incaricata dell’istruttoria e degli adempimenti di un affare o di un
procedimento ai sensi dell’art. 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
responsabile del Protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi
coincide con il responsabile del Servizio archivistico, come individuato nell’organizzazione
dell’Ente.
segnatura
le sottoscrizioni autografe o i segni rappresentativi delle persone che hanno concorso con la
loro opera o col loro consenso a comporre, autenticare e conferire pubblicità al documento
(autore, consenzienti, testimoni, cancellieri, notai, ecc.). Si chiamano segnature archivistiche
le classificazioni e le numerazioni che contraddistinguono ciascuna unità archivistica.
segnatura di protocollo
l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo
inequivocabile il documento stesso;
selezione dei documenti
Individuazione dei documenti da destinare alla conservazione permanente o, qualora non
più utili a fini amministrativi e storici, allo scarto, cioè alla eliminazione fisica,
effettuata periodicamente dal servizio archivistico e subordinata alla preventiva
autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
serie
Ciascun raggruppamento – all’interno dell’archivio di un ente – operato dall’ente stesso,
di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei
documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente
produttore.
sistema di gestione informatica dei documenti
l’insieme delle risorse, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure
informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti.
sistema documentario
Il sistema documentario si compone dell’insieme dei documenti – a prescindere dal supporto
– prodotti e acquisiti dal soggetto produttore nell’esercizio delle sue funzioni; dal sistema
per la gestione dei documenti, cioè dalle regole, dalle procedure, dalle risorse
necessarie per la formazione, gestione, tenuta, reperimento, utilizzo e conservazione dei
documenti.
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ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
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del sistema
documentale
5
Allegato A
soggetto conservatore
l’organismo o la persona che conserva la documentazione prodotta dallo stesso e da
altro soggetto.
soggetto produttore
qualunque soggetto, pubblico o privato, che formi o acquisisca documenti nello
svolgimento della propria attività. Organismo che abbia prodotto, cumulato, conservato e
usato la documentazione nello svolgimento della propria attività.
unità archivistica
unità di aggregazione di base dei documenti all’interno dell’archivio (il fascicolo, il registro,
etc.).
unità organizzativa responsabile (UOR)
un complesso di risorse umane e strumentali cui è stata affidata una competenza omogenea,
nell’ambito della quale i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari
e/o procedimenti amministrativi. Di norma coincide con il settore o servizio individuato
nella dotazione organica o da altri atti di organizzazione.
validazione temporale
risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data e un orario opponibili a terzi. La funzione può essere svolta dal registro
di protocollo, come sancito dal DPCM 30 marzo 2009 (Regole tecniche in materia di
generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti
informatici).
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ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
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del sistema
documentale
6
Allegato B
ELENCO REGISTRAZIONI PARTICOLARI
Albo pretorio
Contratti in forma pubblica amministrativa e altri atti rogati dal Segretario
Deliberazioni
Determinazioni
Provvedimenti Dirigenziali
Decreti Presidenziali
Mandati
Ordinanze del Presidente e ordinanze dei dirigenti/PO
Reversali
Notificazioni
Permessi per invalidi
Verbali di violazioni al Codice della strada
Verbali di violazioni amministrative diverse dal Codice della Strada
Incidenti stradali
Notizie di reato
Ricorsi alle violazioni al Codice della strada
Fermi – sequestri – rimozioni di veicoli ai sensi del Codice della strada
Infortuni sul lavoro dei dipendenti
ai sensi-del
D.Lgs.82/2005
e successive
modificazioni,
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del sistema
documentale
Allegato C
ELENCO DEI SETTORI E SERVIZI ABILITATI ALLA PROTOCOLLAZIONE
1° LIVELLO
CODICE
SETTORE
SETT 01
SETT 02
DENOMINAZIONE SETTORE
2° LIVELLO
CODICE
SERVIZIO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Solo per i documenti
di competenza
segreteria e affari
generali
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PRESIDENTE
Sindaco Collecchio
Sindaco Felino
Sindaco Montechiarugolo
Sindaco Sala Baganza
Sindaco Traversetolo
SEGRETERIA-PROTOCOLLO
(cui afferiscono il Protocollo – Albo
on line e Affari generali)
SERV 13
SERV 12
SERV 15
SERV 14
SERV 16
SETT 04
PROTOCOLLO PROTOCOLLO
FASCICOLAZIONE
ENTRATA
USCITA
SEGRETARIO GENERALE
(Responsabile del Protocollo – Albo
on line - Affari generali Segreteria Comunicazione)
SERV 07
SERV 08
SERV 10
SERV 09
SERV 05
SETT 03
DENOMINAZIONE SERVIZIO
FUNZIONI ATTRIBUITE
Protocollo Collecchio
Protocollo Felino
Protocollo Montechiarugolo
Protocollo Sala Baganza
Protocollo Traversetolo
CORPO UNICO POLIZIA
MUNICIPALE
SERV 45
SERV 18
SERV 22
SERV 20
SERV 19
SERV 21
Servizio Notifiche
UOD Collecchio
UOD Felino
UOD Montechiarugolo
UOD Sala Baganza
UOD Traversetolo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SERV 50
Commercio Collecchio
X
SERV 51
Commercio Felino
X
SERV 53
Commercio Montechiarugolo
X
SERV 52
Commercio Sala Baganza
X
COPIA
CARTACEA
DI ORIGINALE
DIGITALE
SERV
54
Commercio
Traversetolo
X
firmato
Ginetto documentale
Mari / INFOCERT SPA e da DINO ADOLFO GIUSEPPE / ArubaPEC S.p.A.
Unione Pedemontana Parmense – Manuale
di digitalmente
Gestione deldasistema
SETT 05
SUAP
X
X
X
X
X
Allegato C
SETT 06
SETT 07
SETT 08
SETT 09
SETT 10
SERV 55
SERV 56
SERV 57
SERV 58
SERV 59
SUE Collecchio
SUE Felino
SUE Montechiarugolo
SUE Sala Baganza
SUE Traversetolo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SERV 28
SERV 29
SERV 27
SERV 30
SERV 31
Referente Collecchio
Referente Felino
Referente Montechiarugolo
Referente Sala Baganza
Referente Traversetolo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SERV 33
SERV 34
SERV 36
SERV 35
SERV 37
Personale Collecchio
Personale Felino
Personale Montechiarugolo
Personale Sala Baganza
Personale Traversetolo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SERV 32
SERV 38
SERV 40
SERV 39
SERV 41
Finanziario Collecchio
Finanziario Felino
Finanziario Montechiarugolo
Finanziario Sala Baganza
Finanziario Traversetolo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SERV 42
SERV 46
SERV 44
SERV 47
SERV 43
Serv. Informatico Collecchio
Serv. Informatico Felino
Serv. Informatico Montechairugolo
Serv. Informatico Sala Baganza
Serv. Informatico Traversetolo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROTEZIONE CIVILE
PERSONALE
FINANZIARIO
INFORMATICO
CENTRALE
UNICA
COMMITTENZA
DI
C.U.C. – Collecchio
SERV 60
SERV 61
C.U.C. – Felino
X
SERV 62
C.U.C. – Montechiarugolo
X
SERV 63
C.U.C. – Sala Baganza
X
SERV 64
C.U.C. – Traversetolo
X
firmato
Ginetto documentale
Mari / INFOCERT SPA e da DINO ADOLFO GIUSEPPE / ArubaPEC S.p.A.
Unione Pedemontana Parmense – Manuale
di digitalmente
Gestione deldasistema
X
X
X
X
Allegato D
PIANO PER LA SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
I - Formazione dei documenti informatici
1 - Contenuti
In ogni documento informatico deve essere obbligatoriamente riportata, in modo facilmente
leggibile, l’indicazione del soggetto che lo produce e gli altri elementi relativi alla formazione del
documento.
Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire la trattazione
automatica dei dati in essi contenuti, l’amministrazione rende disponibili per via telematica, in
modo centralizzato e sicuro, moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
2 - Formati
Per la predisposizione dei documenti informatici si adottano formati che al minimo possiedono
requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione,
immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. In via preferenziale si adottano i formati
XML, PDF/A, HTML, TIFF, ecc.
3 - Sottoscrizione
La sottoscrizione dei documenti informatici è eseguita con una firma digitale, basata su un
certificato rilasciato da un certificatore accreditato e generata con un dispositivo sicuro.
Per i documenti informatici che non necessitano di sottoscrizione, l’identificazione dei soggetti
che li producono è assicurata dal sistema informatico di gestione dei documenti oppure dal sistema
di posta elettronica certificata.
4 - Datazione
Per attribuire una data certa al documento informatico ci si avvale del servizio di marcatura
temporale (time stamping) fornito dal certificatore accreditato.
II - Gestione dei documenti informatici
5 - Registrazione
Tutti i documenti informatici ricevuti o prodotti dall’amministrazione sono soggetti a registrazione
obbligatoria ad esclusione di quelli soggetti a registrazione particolare da parte dell’ente il cui
elenco è allegato al manuale di gestione (Allegato B) ai sensi dell’art. 53, comma 5 DPR 445/2000.
6 - Sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti
Il sistema operativo dell’elaboratore, su cui è realizzato il sistema di gestione informatica del
protocollo e dei documenti, è conforme alle specifiche previste dalla normativa vigente. Esso
assicura:
a. l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b. la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
c. la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
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da Ginetto
Mari / INFOCERT
e da DINO
Unione Pedemontana
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– Manuale
di GestioneSPA
del sistema
documentale
1
Allegato D
la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale
da garantire
l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate.
d.
Il sistema inoltre:
1) consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi
di utenti;
2) assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e
l’individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette da modifiche non
autorizzate. Per la generazione delle impronte dei documenti informatici il sistema
utilizza la funzione di HASH.
7 - Registro informatico di protocollo
Conformemente a quanto stabilito nel manuale di Gestione, al fine di garantire la non modificabilità
delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, al termine della
giornata lavorativa, è inviato in conservazione sostitutiva al Polo Archivistico Regionale dell’Emilia
Romagna, che ne è responsabile della conservazione.
8 - Modifica o annullamento delle registrazioni di protocollo
L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le
modalità di cui all’art. 4.7 del manuale e come di seguito specificato:
a. La necessità di modifica di una delle informazioni generate, o assegnate, automaticamente dal
sistema e registrate in forma non modificabile (numero di protocollo, data della registrazione),
determina l’annullamento dell’intera registrazione;
b. La necessità di modifica delle informazioni registrate in forma non modificabile (mittente,
destinatario, oggetto) al fine di correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, comporta
la “modifica con log” dell’intera registrazione di protocollo;
c. Solo al responsabile del servizio protocollo competono le funzioni di autorizzazione
all’annullamento del protocollo.
9 - Registro di emergenza
In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte
all’articolo 63 del DPR 445/2000 e secondo quanto previsto nel manuale di gestione del protocollo
informatico, e precisamente:
a. sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora d’inizio dell’interruzione nonché
la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema;
b. per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero
totale di operazioni registrate;
c. la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito
del sistema documentario dell’ente;
d. le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo rispetto al
ripristino delle funzionalità del sistema; durante la fase di recupero, a ciascun documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico
ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero in emergenza,
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da Ginetto
Mari / INFOCERT
e da DINO
Unione Pedemontana
Parmense
– Manuale
di GestioneSPA
del sistema
documentale
2
Allegato D
pertanto i documenti registrati in emergenza avranno due numeri: uno quello di emergenza e
l’altro quello del protocollo generale.
10 - Sicurezza fisica dei documenti
L’accesso in lettura e scrittura alle directory di rete utilizzate come deposito dei documenti è gestito
in modo trasparente dal software applicativo del protocollo informatico. Le directory di rete non
sono direttamente visibili alle postazioni client.
III - Accessibilità ai documenti informatici
11 - Gestione della riservatezza
Ad ogni documento, all’atto della registrazione nel sistema di protocollo informatico, è associata
una Access Control List (ACL) che consente di stabilire quali utenti o gruppi di utenti hanno
accesso ad esso. Per default il sistema segue la logica dell’organizzazione, nel senso che ciascun
utente può accedere solamente ai documenti che sono stati assegnati alla sua struttura di
appartenenza, o agli uffici ad esso subordinati.
L’amministrazione adotta regole per l’accesso ai documenti sulla base della normativa vigente in
materia di privacy.
12 - Accesso da parte degli utenti interni all’amministrazione
a. Il livello di autorizzazione all’utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti è
attribuito dal Responsabile del Servizio Archivistico;
b. il controllo degli accessi ai dati di protocollo e alla base documentale da parte del personale
dell’amministrazione è assicurato utilizzando UserID e la Password assegnata ad ogni utente.
IV - Trasmissione e interscambio dei documenti informatici
13 - Sistema di posta elettronica
La trasmissione dei documenti informatici avviene attraverso un servizio di posta elettronica
certificata conforme agli standard della rete nazionale delle pubbliche amministrazioni.
L’Amministrazione si avvale di un servizio di “posta elettronica certificata” offerto da un soggetto
abilitato ad erogare tale servizio, secondo le regole tecniche imposte dalla normativa vigente.
14 - Interoperabilità e cooperazione applicativa
Lo scambio di documenti informatici soggetti a registrazione di protocollo avviene mediante
messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME
definito nelle specifiche pubbliche RFC 821- 822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni o
integrazioni.
I dati della segnatura informatica di protocollo di un documento informatico trasmesso ad un’altra
pubblica amministrazione sono inseriti in un file conforme allo standard XML.
Le modalità di composizione dei messaggi protocollati, di scambio degli stessi e di notifica degli
eventi sono conformi alle specifiche riportate nella Circolare AIPA 28/2001.
L’operazione di ricezione dei documenti informatici comprende i processi di verifica
dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.
I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero
abilitato COPIA
alla ricezione
posta per
via telematica. L’operazione di spedizione include la
CARTACEA della
DI ORIGINALE
DIGITALE
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da Ginetto
Mari / INFOCERT
e da DINO
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Parmense
– Manuale
di GestioneSPA
del sistema
documentale
3
Allegato D
verifica della validità amministrativa della firma.
15 - Cifratura dei messaggi
a. Lo scambio di dati e documenti attraverso reti non sicure avviene con l’utilizzo dei sistemi di
autenticazione e cifratura.
b. Lo scambio di dati e documenti attraverso reti sicure, come la Rete nazionale delle pubbliche
amministrazioni o le reti interne, può avvenire anche senza adottare le misure di sicurezza di cui al
precedente comma in quanto esse non sono ritenute necessarie.
V - Conservazione dei documenti informatici
16 - Procedure di conservazione
La conservazione dei documenti digitali e dei documenti analogici (che comprendono quelli su
supporto cartaceo) avviene nei modi e con le tecniche specificate nel piano di conservazione
(Allegato E al manuale di gestione) e nella deliberazione CNIPA 11/04.
Il riferimento temporale, inteso come l’informazione, contenente la data e l’ora in cui viene ultimato
il processo di conservazione digitale, associata ad uno o più documenti digitali, è generato secondo i
canoni di sicurezza.
I documenti digitali, organizzati in fascicoli digitali, una volta inseriti nel sistema di gestione
documentale dell’Ente, vengono giornalmente inviati al Polo Archivistico Regionale dell’EmiliaRomagna, che si occupa quindi della conservazione di tali documenti a norma di legge.
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da Ginetto
Mari / INFOCERT
e da DINO
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Parmense
– Manuale
di GestioneSPA
del sistema
documentale
4
Allegato E
PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI
1 Composizione del piano
Il piano di conservazione oltre che dai seguenti articoli è composto anche dal quadro di
classificazione (Titolario) e dal massimario di selezione per la conservazione (“Piano di
conservazione” pubblicato sul sito della Soprintendenza archivistica dell’Emilia Romagna).
2 Conservazione
I documenti dell’amministrazione, su qualsiasi formato sono prodotti, sono conservati a cura del
Servizio archivistico, secondo quanto previsto dal manuale di gestione. La documentazione
corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di
deposito, secondo quanto previsto dagli articoli del presente piano.
I documenti e i fascicoli informatici sono conservati nell’archivio centrale informatico fin dalla
loro produzione, secondo quanto previsto dal manuale operativo per la produzione dei documenti
informatici.
2.1- Formato dei documenti elettronici
Per la predisposizione dei documenti informatici si adottano formati che al minimo possiedono
requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e
conservazione, immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. In via preferenziale si
adottano i formati XML, PDF, HTML, TIFF, ecc.
2.2 Trasferimento all’archivio di deposito delle unità analogiche
Si trasferiscono all’archivio di deposito tutti quei fascicoli che corrispondono ad affari o
procedimenti chiusi durante l’anno precedente, nonché tutti i fascicoli annuali e i fascicoli del
personale cessato. Dopo le operazioni di selezione i documenti destinati alla conservazione
permanente vengono versati all’archivio storico.
2.3 Trasferimento all’archivio storico dell’unità archivistiche analogiche
Di norma sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio. E’
tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché non rivesta
più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’ente.
2.4 Conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione
del Sistema Informatico e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti
informatici selezionati per la conservazione perenne e a controllare periodicamente a campione la
leggibilità dei documenti stessi.
Il servizio archivistico, di concerto con il Sistema Informatico dell’Ente, provvede alla
conservazione “del software di gestione e conservazione dei documenti, degli strumenti di ricerca,
dei titolari, dei manuali di gestione.
La documentazione prodotta nell’ambito del manuale di gestione e i relativi aggiornamenti
deve essere conservata integralmente e perennemente nell’archivio dell’ente.
ai sensi
del D.Lgs.82/2005
modificazioni,
Unione Pedemontana
Parmense
– Manuale
di Gestionee successive
del sistema
documentale
1
Allegato E
3 Piano della fascicolazione annuale
Entro il mese di novembre di ogni anno, il responsabile del servizio archivistico sulla base
del titolario, può stabilire, di concerto con le unità organizzative dell’Amministrazione, il
piano della fascicolazione per l’anno successivo, ovvero la costituzione dei fascicoli
standard all’interno di ogni classe del titolario, qualora ciò sia ritenuto utile ed efficace per
un migliore svolgimento dell’attività di fascicolazione ad opera degli uffici. Durante l’anno
è possibile aggiungere al piano della fascicolazione ogni fascicolo che si renda necessario
secondo quanto stabilito dal manuale di gestione.
4 Selezione e scarto
Prima di effettuare il trasferimento delle unità archivistiche dall’archivio di deposito a quello
storico il responsabile del servizio archivistico, sulla base del massimario di scarto, e dei tempi
di conservazione dei documenti in esso stabiliti, effettua la selezione dei documenti da inviare
allo scarto. Gli elenchi dei documenti selezionati devono essere inviati per il nulla osta alla
competente Soprintendenza archivistica, dopodiché in base alle procedure stabilite dalla legge
viene portata a termine la distruzione fisica dei documenti cartacei, mentre si provvede,
tramite le funzioni del sistema informatico e sulla base di quanto previsto dal manuale
operativo dello stesso, a rimuovere i documenti informatici dagli archivi o supporti di
memorizzazione.
5 Quadro di classificazione (titolario)
Il quadro di classificazione adottato è incluso in allegato al manuale di gestione.
Il suo aggiornamento compete al responsabile del servizio archivistico. Il
sistema informatico adottato deve garantire la storicizzazione delle variazione del titolario,
e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei
fascicoli e dei documenti in relazione al titolario vigente al momento della produzione degli
stessi. .Per ogni modifica deve essere riportata la data di introduzione o quella di variazione,
cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte dopo un anno di
sperimentazione.
Ad ogni modifica del quadro di classificazione il suddetto responsabile provvede a
informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare
le istruzioni per il coretto utilizzo delle nuove classificazioni, nonché ad informare i
relativi responsabili delle UO dei cambiamenti effettuati. La sostituzione delle voci di
titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire
dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile registrare documenti in
fascicoli già aperti con la classificazione precedente storicizzata fino alla chiusura degli
stessi.
6 Massimario di selezione dei documenti per la conservazione
Il massimario di selezione adottato è in allegato al manuale di gestione.
7 Consultazione degli atti d’Archivio da parte del personale dell’Ente
I dipendenti che hanno la necessità di consultare fascicoli o pratiche dell’archivio, si
rivolgono al servizio archivistico il quale li aiuta nei percorsi di ricerca. Il prelievo
dall’archivio è effettuato dai servizi interessati o dall’archivista. L’estrazione di fascicoli e
pratiche dall’archivio comporta, per l’archivista, la compilazione di una scheda con
l’indicazione di chi effettua il prelievo. Sul fascicolo estrapolato si deve apporre la
segnatura della cartella da cui è stato estratto. Periodicamente il responsabile dell’archivio
verifica, tramite le schede di prelievo, che vengano riconsegnati i fascicoli prelevati.
Riproduzione Parmense
cartacea ai sensi
del D.Lgs.82/2005
successive
modificazioni,
Unione Pedemontana
– Manuale
di Gestionee del
sistema
documentale
2
Allegato E
8 Consultazione degli atti d’Archivio Storico da parte del personale dell’Ente
I documenti conservati nell’archivio sono liberamente e gratuitamente consultabili;
quelli di carattere riservato e quelli relativi a situazioni puramente private di persone
(D.Lgs. 29 ottobre 1999, n.490) sono consultabili dopo settanta anni.
La richiesta della consultazione del materiale archivistico deve essere accompagnata da
apposita domanda scritta. Nella domanda il richiedente deve segnalare le sue generalità e
specificare l’argomento della ricerca.
La consultazione deve avvenire nel locale “Archivio” situato nella sede del Comune ed
alla presenza di personale dell’Amministrazione che eserciterà la necessaria vigilanza
affinché le carte non vengano scomposte, ma integralmente conservate.
L’utente è tenuto a rispettare l’ordine delle carte nelle filze e nelle buste e la sequenza
numerica dei fogli di mappa.
E’ vietato scrivere appoggiando il foglio sul materiale archivistico e trarre lucidi
direttamente dalle mappe. Si ricorda che è a discrezione dell’archivista la consultazione
contemporanea di più pezzi archivistici.
E’ possibile la fotocopiatura purché, a giudizio tecnico, il documento non venga in alcun
modo danneggiato da luce e calore. Diversamente si può fotografare il documento stesso
quando le dimensioni non consentano la fotocopiatura senza produrre ulteriori pieghe o
danni.
Non si esegue la fotoriproduzione dei documenti non in buono stato in genere e tutti
quelli che, a insindacabile giudizio del responsabile dell’archivio, potrebbero subire danni
durante il procedimento di fotoriproduzione.
9 Aggiornamento
Il presente piano può essere aggiornato in base alle necessità riscontrate. Il responsabile
del servizio archivistico comunica, con i mezzi che ritiene più idonei, gli aggiornamenti al
piano.
Riproduzione Parmense
cartacea ai sensi
del D.Lgs.82/2005
successive
modificazioni,
Unione Pedemontana
– Manuale
di Gestionee del
sistema
documentale
3
Allegato F
TITOLARIO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
I - Amministrazione generale
1. Legislazione e circolari esplicative
2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
3. Statuto
4. Regolamenti
5. Stemma, gonfalone, sigillo
6. Archivio generale
7. Sistema informativo
8. Informazioni e relazioni con il pubblico
9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
11. Controlli esterni
12. Editoria e attività informativo - promozionale interna ed esterna
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi
16. Area e città metropolitana
17. Associazionismo e partecipazione
II - Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
1. Sindaco
2. Vice - Sindaco
3. Consiglio
4. Presidente del Consiglio
5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
6. Gruppi consiliari
7. Giunta
8. Commissario prefettizio e straordinario
9. Segretario e Vice - segretario
10. Direttore generale e dirigenza
11. Revisori dei conti
12. Difensore civico
13. Commissario ad acta
14. Organi di controllo interni
15. Organi consultivi
16. Consigli circoscrizionali
17. Presidente dei Consigli circoscrizionali
18. Organi esecutivi circoscrizionali
19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali
20. Segretari delle circoscrizioni
21. Commissario ad acta delle circoscrizioni
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere
Unione Pedemontana Parmense – Manuale di Gestione del sistema documentale
III - Risorse umane
1. Concorsi, selezioni, colloqui
2. Assunzioni e cessazioni
3. Comandi e distacchi; mobilità
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
6. Retribuzioni e compensi
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
11. Servizi al personale su richiesta
12. Orario di lavoro, presenze e assenze
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
14. Formazione e aggiornamento professionale
15. Collaboratori esterni
IV - Risorse finanziarie e patrimonio
1. Entrate
2. Uscite
3. Partecipazioni finanziarie
4. Bilancio preventivo, variazioni di bilancio, verifiche contabili
5. Piano esecutivo di gestione (PEG)
6. Rendiconto della gestione
7. Adempimenti fiscali
8. Inventari e consegnatari dei beni
9. Beni immobili
10. Beni mobili
11. Economato
12. Oggetti smarriti e recuperati
13. Tesoreria
14. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
15. Pubblicità e pubbliche affissioni
V - Affari legali
1. Contenzioso
2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
3. Pareri e consulenze
VI - Pianificazione e gestione del territorio
1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
2
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale
3. Edilizia privata
4. Edilizia pubblica
5. Opere
6. Catasto
7. Viabilità
8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi
9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
10. Protezione civile ed emergenze
VII - Servizi alla persona
1. Diritto allo studio e servizi
2. Asili nido e scuola materna
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
5. Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola comunale di musica, etc.)
6. Attività ed eventi culturali
7. Attività ed eventi sportivi
8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale
9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
10. Informazione, consulenza ed educazione civica
11. Tutela e curatela di incapaci
12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici
13. Attività ricreativa e di socializzazione
14. Politiche per la casa
VIII - Attività economiche
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Agricoltura e pesca
Artigianato
Industria
Commercio
Fiere e mercati
Esercizi turistici e strutture ricettive
Promozione e servizi
IX - Polizia locale e sicurezza pubblica
1.
2.
3.
4.
Prevenzione ed educazione stradale
Polizia stradale
Informative
Sicurezza e ordine pubblico
X - Tutela della salute
1. Salute e igiene pubblica
3
2.
3.
4.
5.
Trattamento Sanitario Obbligatorio
Farmacie
Zooprofilassi veterinaria
Randagismo animale e ricoveri
XI - Servizi demografici
1.
2.
3.
4.
Stato civile
Anagrafe e certificazioni
Censimenti
Polizia mortuaria e cimiteri
XII - Elezioni ed iniziative popolari
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Albi elettorali
Liste elettorali
Elezioni
Referendum
Istanze, petizioni e iniziative popolari
XIII - Leva militare
1.
2.
3.
4.
Leva
Ruoli matricolari
Caserme, alloggi e servitù militari
Requisizioni per utilità militari
XIV - Oggetti diversi
4
UNIONE PEDEMONTANA PARMENSE
ALLEGATO "G" al Manuale di Gestione del SISTEMA DOCUMENTALE
Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli
per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni
Piano di conservazione
(dicembre 2005)
Premessa
L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di
conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri
di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti». La
normativa quindi, accogliendo le posizioni e le riflessioni dei teorici dell’archivistica, concepisce la
selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una
migliore conservazione dell’archivio. La selezione, cioè il momento valutativo, difatti non intacca la
complessità e l’unitarietà dell’archivio; ma, procedendo all’individuazione dei documenti
strumentali e transitori, da destinare allo scarto, vale a dire alla distruzione fisica, evidenzia i nessi
fra i documenti essenziali da conservare permanentemente. Perciò l’eliminazione di taluni
documenti deve essere preceduta dalla valutazione delle procedure di produzione documentaria, in
modo che vengano assicurati la comprensione dell’attività dell’ente produttore e il mantenimento
delle attestazioni di diritti.
Pertanto il mandato conferito, tramite decreto, al Gruppo dal Direttore generale per gli archivi del
Ministero per i beni e le attività culturali comprende, oltre alla predisposizione del piano di
classificazione (titolario), anche la redazione del piano di conservazione che al titolario è
strettamente connesso.
L’adozione del titolario proposto dal Gruppo a tutti i Comuni italiani e studiato alla luce della
interoperabilità tra sistemi informativi diversi comporta come conseguenza l’adozione del piano di
conservazione che da esso discende.
In merito allo scarto archivistico, è opportuno ricordare che gli enti pubblici – e tra questi i Comuni
– devono ottenere per tale intervento l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali,
ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22
gennaio 2004, n. 42). L’adozione del Piano di conservazione proposto dal Gruppo non esime quindi
le amministrazioni dagli adempimenti relativi alla procedura di scarto, che si sostanzia in un
provvedimento formale dell’amministrazione (deliberazione della Giunta o determinazione
dirigenziale) e nella acquisizione dell’autorizzazione da parte degli organi periferici del citato
Ministero, vale a dire le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio.
Il Gruppo di lavoro ha proceduto alla stesura del Piano di conservazione avendo presenti i
precedenti Massimari di scarto per gli archivi dei Comuni, in particolare quello elaborato dalla
Soprintendenza archivistica per la Toscana e aggiornato dalla Soprintendenza archivistica per la
Lombardia, che mantiene la sua validità in riferimento alla documentazione prodotta e classificata
sulla base del Titolario Astengo, ma ha ritenuto necessario rielaborare l’intero Piano di
conservazione in considerazione del mutamento sostanziale dell’impianto del nuovo titolario e della
necessità di ridurre ulteriormente i tempi di conservazione, andando incontro alle esigenze avvertite
dagli enti.
Nell’attuale scenario normativo e tecnologico molto si è ragionato rispetto al supporto e alle
problematiche connesse alla conservazione o allo scarto del documento informatico, alla sua
riproduzione in formato cartaceo e all’uso del supporto ottico sostitutivo. Pur nella consapevolezza
che le prospettive di utilizzo del documento elettronico saranno sempre più ampie e considerando
COPIA CARTACEA DI ORIGINALE DIGITALE 1
che il tema della conservazione permanente dei documenti digitali è, a tutt’oggi, oggetto di studi e
di riflessioni da parte di gruppi di lavoro tecnici interministeriali al fine di stabilirne gli standard, , si
è giunti alla conclusione che il supporto cartaceo sia comunque, nella fase attuale, quello ancora più
utilizzato e più sicuro per la conservazione della documentazione di carattere permanente. Il Gruppo
inoltre segnala ai Comuni che un sistema di gestione documentale deve avere precisi requisiti per
assicurare la conservazione permanente dei documenti digitali (e tra questi, prima di tutto,
l’esistenza di un responsabile di livello dirigenziale) e li invita a effettuare un’analisi accurata e una
valutazione dei costi e dei benefici sul lungo periodo prima di optare per la soluzione digitale.
Il presente documento si compone di due parti:
- la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima
- la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Titolario l’indicazione delle
tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di conservazione. Per quanto riguarda le
tipologie documentarie, si fa riferimento alle «Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle
serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione» proposte
da Giorgetta Bonfiglio-Dosio al Gruppo e disponibili per la sperimentazione.
Principi generali
Ambito e criteri generali di applicazione
•
Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio
basata sul Piano di classificazione prodotto dal Gruppo di lavoro.
•
Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario
deve essere valutato sulla base del massimario precedente.
•
I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i
fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.
•
In generale, si sono ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente
in vigore, i termini di conservazione dei documenti, in linea con la normativa generale civilistica e
con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti.
•
Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto
non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte
normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).
•
L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve
valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei
documenti prodotti.
•
Lo scarto, se non viene effettuato regolarmente ogni anno e su un archivio organizzato, potrà
essere deciso e valutato solo dopo che l’intero complesso archivistico sia stato analizzato e almeno
sommariamente riordinato.
•
In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.
•
Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una
definizione formulata da Luciana Duranti[1] – in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato
giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei
cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).
Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli archivi
•
Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito.
•
Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e
vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché
tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora
inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico..
Documenti originali e documenti prodotti in copia
•
Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la
conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano
annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.
•
È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del
Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad
alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad
appesantire inutilmente la conservazione documentale nelle diverse UOR, a scapito dei documenti
essenziali e specifici.
•
È altresì opportuno che ciascun RPA, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura
di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale,
facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.
•
Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali
inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni
di scarto.
Avvertenze per la lettura del piano di conservazione
•
Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e
strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno
appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che
esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non
sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e
documenti di carattere generale).
•
Se i documenti sono inseriti integralmente o per estratto in una banca dati, l’archivio dispone
solo degli esemplari più aggiornati e perde memoria delle fasi storiche. In certi casi, nei quali la
memoria è ritenuta essenziale, si suggerisce nel corso del Piano di eseguire periodicamente, a
cadenza prestabilita, un salvataggio (copia di back-up) o una stampa della banca dati.
Indice dei titoli
Titolo I. Amministrazione generale
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Titolo III. Risorse umane
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
Titolo V. Affari legali
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
Titolo VII. Servizi alla persona
Titolo VIII. Attività economiche
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica
Titolo X. Tutela della salute
Titolo XI. Servizi demografici
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
Titolo XIII. Affari militari
Titolo I. Amministrazione generale
Classi
Tipologie documentarie Conservazione
Note
1. Legislazione e
circolari esplicative
Pareri chiesti dal
Comune su leggi
specifiche
Permanente
Circolari pervenute:
repertorio annuale
Permanente
Circolari emanate dal
Comune: repertorio
annuale
Permanente
Denominazione del
Comune
Permanente
2. Denominazione,
territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
Attribuzione del titolo di
città
Permanente
Confini del Comune
Permanente
Costituzione delle
circosccrizioni
Permanente
Verbali e deliberazioni
della Commissione
comunale per la
toponomastica:
repertorio annuale
Permanente
3. Statuto
Redazione, modifiche e Permanente, dopo
interpretazioni dello
statuto
sfoltimen-to del
materiale informativo
relativo ad altri Comuni
4. Regolamenti
Regolamenti emessi dal
Comune: repertorio
annuale
Permanente
Permanente, previo
Redazione dei
sfoltimento dei
regolamenti: un fasc. per documenti di carattere
ciascun affare
transitorio
Tenere un solo
esemplare, scartare
gli altri
5. Stemma, gonfalone,
sigillo
Definizione, modifica,
riconoscimento dello
stemma
Permanente
riconoscimento del
gonfalone
Permanente
riconoscimento del
sigillo
Permanente
Concessione del
patrocinio gratuito e del
connesso uso dello
stemma del Comune:
fasc. annuale per attività Permanente
Perché documenta
attività che si
svolgono nel
territorio
6. Archivio generale
Registro di protocollo
Permanente
Repertorio dei fascicoli
Permanente
Organizzazione del
Permanente
servizio e dell’attività
ordinaria
(aggiornamento del
manuale di gestione con
titolario e piano di
conservazione, selezione
periodica, riordino,
inventariazione,
spostamenti e
versamenti di materiale,
depositi e comodati):
Interventi straordinari
(ad esempio, traslochi,
restauri, gestione servizi
esterni, scelta del
software di gestione)
Permanente
1 anno dalla
Richieste di accesso per ricollocazione del
fini amministrativi
materiale
Richieste di
informazioni
archivistiche e richieste
per motivi di studio
Permanente
Richieste di
pubblicazione all’albo
pretorio
1 anno
Registro dell’Albo
pretorio
20 anni
Richieste di notifica
presso la casa comunale
(con allegati)
2 anni
Registro delle notifiche
20 anni
Registri delle spedizioni
e delle spese postali
1 anno
Ordinanze del Sindaco:
repertorio
Permanente
Decreti del Sindaco:
repertorio
Permanente
Ordinanze dei dirigenti:
repertorio
Permanente
Determinazioni dei
dirigenti: repertorio
Permanente
Deliberazioni del
Consiglio comunale:
repertorio
Permanente
Deliberazioni della
Giunta comunale:
repertorio
Permanente
Verbali delle adunanze
del Consiglio comunale:
repertorio
Permanente
della Giunta comunale:
Permanente
repertorio
Verbali degli altri organi
collegiali del Comune:
repertorio
Permanente
dei Consigli
circoscrizionali: un
repertorio annuale per
ciascuna circoscrizione
Permanente
Deliberazioni dei
Consigli
Permanente
degli Esecutivi
Permanente
Deliberazioni degli
Esecutivi
Permanente
Verbali degli organi
collegiali delle
circoscrizioni: un
Permanente
Registro dell’Albo della
circoscrizione: un
ciascuna circoscrizione Permanente
Contratti e convenzioni:
repertorio
Permanente
20 anni per
un’eventuale serie
separata di contratti
di scarsa rilevanza
Contratti e convenzioni
delle circoscrizioni: un
repertorio per ciascuna
circoscrizione
20 anni per
un’eventuale serie
separata di contratti
di scarsa rilevanza
Permanente
Atti rogati dal segretario
comunale (contratti e
atti unilaterali in forma
pubblica
amministrativa)
Permanente
7. Sistema informativo
Organizzazione del
sistema
Permanente
Statistiche
Permanente, dopo
l’elimina-zione dei
materiali prepara-tori
Iniziative specifiche
dell’URP: un fasc. per
ciascun affare
Permanente, dopo
sfoltimen-to del
carteggio di carattere
transitorio e strumentale
Reclami dei cittadini
(comunque pervenuti)
Permanente
8. Informazioni e
relazioni con il pubblico
Atti del Difensore civico Permanente
Bandi e avvisi a stampa Permanente
Materiali preparatori per
il sito Web
Permanente
9. Politica del personale;
ordinamento degli uffici
e dei servizi
Attribuzione di
competenze agli uffici
Permanente
Organigramma: un fasc.
per ciascuna definizione
dell’organi-gramma
Permanente
Organizzazione degli
uffici: un fasc. per
ciascun affare
Permanente
Orari di apertura degli
uffici comunali e degli
altri uffici e attività
insistenti sul territorio
comunale
Permanente
Materiale preparatorio
per le deliberazioni in
materia di politica del
personale
10 anni
10. Relazioni con le
organizzazioni sindacali
e di rappresentanza del
personale
Rapporti di carattere
generale
Permanente
Costituzione delle
rappresentanze del
personale
Permanente
Verbali della
Delegazione trattante
per la contrattazione
integrativa decentrata
Permanente
Controlli
Permanente
11. Controlli esterni
12. Editoria e attività
informativopromozionale interna ed
esterna
Pubblicazioni
istituzionali del Comune
(libri, riviste, inserzioni
o altro)
Permanente
Pubblicazioni
istituzionali del Comune
(materiali preparatori)
2 anni
Comunicati stampa
Permanente
13. Cerimoniale, attività
di rappresentanza;
onorificenze e
riconoscimenti
Iniziative specifiche: un
fasc. per ciascuna
iniziativa
Permanente
Onorificenze (concesse
e ricevute): un fasc. per
ciascun evento
Concessione dell’uso
del sigillo: un fasc.
Permanente
Permanente
annuale
14. Interventi di
carattere politico e
umanitario; rapporti
istituzionali
Iniziative specifiche (ad
esempio, adesione a
movimenti di opinione):
un fasc. per ciascun
affare
Permanente
Gemellaggi
Permanente
Promozione di comitati:
affare
Permanente
15. Forme associative e
partecipative per
l’esercizio di funzioni e
servizi e adesione del
Comune ad Associazioni
Costituzione di enti
controllati dal Comune
(comprensivo della
nomina dei
rappresentanti e dei
verbali inviati per
approvazione)
Permanente, previo
sfoltimento del
transitorio
Partecipazione del
Comune a enti e
associazioni
(comprensivo della
nomina dei
rappresentanti)
Permanente, previo
sfoltimento del
transitorio
Costituzione e rapporti
istituzionali
Permanente
16. Area e città
metropolitana
17. Associazionismo e
partecipazione
Politica di
incoraggiamento e
appoggio alle
associazioni
Permanente
Albo
dell’associazionismo:
elenco delle associazioni
accreditate
Permanente
Fascicoli delle
associazioni che
chiedono l’iscrizione
all’albo
Permanente
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Classi
Note
1. Sindaco
Fasc. personale che dura
quanto il mandato
Permanente
2. Vice-sindaco
quanto il mandato
Permanente
3. Consiglio
Fasc. personali: un fasc.
per ogni consigliere che
dura quanto dura il
mandato
Permanente
Convocazioni del
Consiglio e OdG
1 anno
Interrogazioni e mozioni
consiliari
Permanente
Bollettino della
situazione patrimoniale
dei titolari di cariche
elettive e di cariche
direttive
Purché riportati nei
verbali
dopo sfoltimento
Permanente
4. Presidente del
Classi
Note
Consiglio
quanto il mandato
Permanente
5. Conferenza dei
capigruppo e
Commissioni del
Consiglio
Verbali della Conferenza Permanente
Verbali delle
Commissioni
Permanente
6. Gruppi consiliari
Accreditamento presso
il Consiglio
Permanente
Nomine, revoche e
dimissioni degli
assessori
Permanente
Scartare i materiali
prodotti o raccolti
dai Gruppi
7. Giunta
Convocazioni della
Giunta e OdG
1 anno
Fasc. personale
Permanente
Fasc. personale
(nomina, etc.) per la
durata dell’incarico
Permanente
Fasc. personale
Permanente
verbali
8. Commissario
prefettizio e
straordinario
9. Segretario e Vicesegretario
10. Direttore generale e
dirigenza
Classi
Note
11. Revisori dei conti
Fasc. personale
Permanente
Fasc. personale
Permanente
Fasc. personale
Permanente
12. Difensore civico
14. Organi di controllo
interni
Un fasc. per ogni organo Permanente
15. Organi consultivi
Un fasc. per ogni organo Permanente
16. Consigli
circoscrizionali
Fasc. personali: un fasc.
per ogni consigliere che
dura quanto dura il
mandato
Permanente
Convocazioni del
Consiglio e OdG
1 anno
verbali
Interrogazioni consiliari Permanente
17. Presidenti dei
Consigli circoscrizionali
quanto il mandato
Permanente
18. Organi esecutivi
circoscrizionali
Nomine e dimissioni dei
componenti
Permanente
Convocazioni e OdG
delle riunioni
1 anno
verbali
Classi
Note
19. Commissioni dei
Consigli circoscrizionali
Un fasc. per ogni
commissione
Permanente
Fasc. personale
(nomina, etc.) per la
durata dell’incarico
Permanente
Fasc. personale
Permanente
20. Segretari delle
circoscrizioni
delle circoscrizioni
22. Conferenza dei
Presidenti di quartiere
Verbali della Conferenza Permanente
Titolo III. Risorse umane
Classi
Note
Fascicoli personali dei
dipendenti e assimilati
(quindi anche
collaboratori a contratto
o a progetto)
Permanente previo
sfolti-mento da eseguire
seguendo la tempistica
prevista per le singole
classi
Criteri generali e
normativa per il
reclutamento del
personale: un fasc. con
eventuali sottofascicoli
Permanente
Procedimenti per il
reclutamento del
personale: un fasc. per
ciascun procedimento
Permanente
Agli interessati
1 anno dopo la scadenza
dei termini per i ricorsi
da restituire dopo la
1. Concorsi, selezioni,
colloqui
(fasc. per affare), con i
seguenti sottofascicoli:
- Bando e manifesto
- Domande
- Allegati alle domande
(ove previsti dal bando)
- Verbali
- Prove d’esame
- Copie bando restituite
al Comune
scadenza dei termini per
i ricorsi
permanente
Curricula inviati per
richieste di assunzione
2 anni
Domande di assunzione
pervenute senza
indizione di concorso o
selezione
1 anno
2. Assunzioni e
cessazioni
Criteri generali e
normativa per le
assunzioni e cessazioni
Permanente
Determinazioni di
assunzione e cessazione
dei singoli inserite nei
singoli fascicoli
personali
Permanente
3. Comandi e distacchi;
mobilità
Criteri generali e
normativa per comandi,
distacchi, mobilità
Permanente
Determinazioni di
comandi, distacchi e
mobilità inserite nei
singoli fascicoli
personali
Permanente
4. Attribuzione di
funzioni, ordini di
servizio e missioni
Criteri generali e
Permanente
normativa per le
attribuzioni di funzioni,
ordini di servizio e
missioni
Determinazioni di
attribuzione di funzioni
inserite nei singoli
fascicoli personali
Permanente
Determinazioni di
missioni inserite nei
singoli fascicoli
personali
10 anni
Determinazioni di ordini
di servizio inserite nei
singoli fascicoli
personali
Permanente
Ordini di servizio
collettivi
Permanente
Autorizzazione allo
svolgimento di incarichi
esterni
2 anni
5. Inquadramenti e
applicazione contratti
collettivi di lavoro
Criteri generali e
normativa per gli
inquadramenti e le
applicazione dei
contratti collettivi di
lavoro
Determinazione dei
ruoli e contratti
collettivi
Permanente
Permanente
NB i contratti con il
singolo confluiscono
nel fasc. personale
Determinazioni relative
ai singoli
Permanente
6. Retribuzioni e
compensi
Criteri generali e
normativa per le
retribuzioni e compensi Permanente
Anagrafe delle
prestazioni: schede
5 anni
Determinazioni inserite
nei singoli fascicoli
5 anni dalla cessazione
dal servizio
personali
Ruoli degli stipendi:
base di dati/ tabulati
Permanente
Provvedimenti
giudiziari di
requisizione dello
stipendio
5 anni
Criteri generali e
normativa per gli
adempimenti fiscali,
contributivi e
assicurativi
Permanente
7. Trattamento fiscale,
contributivo e
assicurativo
Trattamento assicurativo
inserito nei singoli
5 anni dalla chiusura del
fascicoli personali
fascicolo
Trattamento
contributivo inserito nei
singoli fascicoli
personali
fascicolo
Trattamento fiscale
inserito nei singoli
fascicoli personali
fascicolo
Assicurazione
obbligatoria inserita nei
singoli fascicoli
personali
fascicolo
8. Tutela della salute e
sicurezza sul luogo di
lavoro
Criteri generali e
normativa per la tutela
della salute e sicurezza
sul luogo di lavoro
Permanente
Rilevazione dei rischi, ai
sensi della 626/94: un
Tenere l’ultima e
fasc. per sede
scartare la precedente
Prevenzione infortuni
Permanente
Registro infortuni
Permanente
Per L. 626/94
Verbali delle
rappresentanze dei
lavoratori per la
sicurezza
Permanente
Denuncia di infortunio e
pratica relativa, con
referti, inserita nei
singoli fascicoli
personali
Permanente
Fascicoli relativi alle
visite mediche ordinarie
(medicina del lavoro)
10 anni
9. Dichiarazioni di
infermità ed equo
indennizzo
Criteri generali e
normativa per le
dichiarazioni di
infermità
Dichiarazioni di
infermità e calcolo
dell’indennizzo inserite
nel singolo fascicolo
personale
Permanente
Permanente
10. Indennità premio di
servizio e trattamento di
fine rapporto, quiescenza
Criteri generali e
normativa per il
trattamento di fine
rapporto
Permanente
Trattamento
pensionistico e di fine
rapporto inserito nel
singolo fascicolo
personale
Permanente
Criteri generali e
normativa per i servizi
su richiesta
Permanente
11. Servizi al personale
su richiesta
Domande di servizi su
richiesta (mensa, asili
nido, colonie estive,
soggiorni climatici, etc.) 2 anni
12. Orario di lavoro,
presenze e assenze
Criteri generali e
normativa per le assenze Permanente
Domande e
dichiarazioni dei
dipendenti sull’orario
inserite nel singolo
fascicolo personale:
- 150 ore
- permessi d’uscita per
motivi personali
- permessi per
allattamento
- permessi per
donazione sangue
- permessi per motivi
sindacali
- opzione per orario
particolare e part-time
Domande e
dichiarazioni dei
dipendenti sulle assenze
(con allegati) inserite
nel singolo fascicolo
personale:
- congedo ordinario
- congedo straordinario
per motivi di salute
- congedo straordinario
per motivi personali e
familiari
- aspettativa per
infermità
- aspettativa per
mandato parlamentare o
altre cariche elettive
- aspettativa obbligatoria
per maternità e
puerperio
- aspettativa facoltativa
per maternità e
puerperio
2 anni
2 anni
2 anni
2 anni
2 anni
Permanente
2 anni
2 anni
Alla cessazione dal
servizio
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Alla cessazione dal
servizio
- aspettativa per motivi
di famiglia
- aspettativa sindacale
- certificati medici
Referti delle visite di
controllo inseriti nel
singolo fascicolo
personale
Alla cessazione dal
servizio
Fogli firma; cartellini
marcatempo; tabulati
elettronici di rilevazione
presenze
2 anni
Rilevazioni delle
assenze per sciopero:
- singole schede
- prospetti riassuntivi
1 anno dopo la
redazione dei prospetti
riassuntivi
Permanente
Criteri generali e
normativa per i
provvedimenti
disciplinari
Permanente
Provvedimenti
disciplinari inseriti nel
singolo fascicolo
personale
Permanente
Criteri generali e
normativa per la
formazione e
l’aggiornamento
professionale
Permanente
In assenza di
pendenze
disciplinari o
giudiziarie
13. Giudizi,
responsabilità e
provvedimenti
disciplinari
14. Formazione e
aggiornamento
professionale
Organizzazione di corsi
di formazione e
aggiornamento: un fasc. Permanente previo
per ciascun corso
sfoltimento dopo 5 anni
Domande/Invio dei
dipendenti a corsi
Permanente previo
sfoltimento dopo 5 anni
inseriti nel singolo
fascicolo personale
15. Collaboratori esterni
Criteri generali e
normativa per il
trattamento dei
collaboratori esterni
Permanente
Elenco degli incarichi
conferiti: repertorio
Permanente
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
Classi
Note
2. Bilancio preventivo e
Piano esecutivo di
gestione (PEG)
Bilancio preventivo e
allegati, tra cui
Relazione previsionale e
programmatica
Permanente
PEG: articolato in
fascicoli: un fasc. per
ogni obiettivo
Permanente, previo
sfoltimento
Carteggio prodotto dai
differenti uffici del
Comune per questioni
afferenti alla formazione
del bilancio e del PEG 10 anni
2. Gestione del bilancio
e del PEG (con eventuali
variazioni)
Gestione del bilancio:
un fasc. per ciascuna
variazione
Permanente, previo
sfoltimento
10 dopo la cancellazione
3. Gestione delle entrate:
accertamen-to,
riscossione, versamento
contribuenti comunali:
contribuente per ciascun
tipo di imposte (ICI,
TARSU, TOSAP, etc.),
con eventuali
sottofascicoli
del contribuente dai
(variazioni, ricorsi, etc.) ruoli
Ruolo ICI: base di dati/
stampe
10 anni
Prevedere una
stampa periodica
Ruolo imposta
comunale sulla
pubblicità: base di dati
10 anni
Prevedere una
stampa periodica
Ruolo diritti sulle
pubbliche affissioni:
base di dati
10 anni
Prevedere una
stampa periodica
Ruolo TARSU: base di
dati
10 anni
Prevedere una
stampa periodica
10 anni
Prevedere una
stampa periodica
Ruolo COSAP: base di
dati
Contratti di mutuo: un
5 anni dall’estinzione
fasc. per ciascun mutuo del mutuo
Proventi da affitti e
locazioni: un fasc.
annuale per ciascun
immobile locato
5 anni dal termine del
contratto
Diritti di segreteria:
registrini annuali o
pagamenti virtuali
5 anni
Matrici dei bollettari
delle entrate: registri
annuali
5 anni
Ricevute dei versamenti
in banca delle somme
riscosse nelle differenti
UOR per diritti di
segreteria
5 anni
Fatture emesse:
repertorio annuale
10 anni
Reversali
5 anni
Bollettari vari
5 anni
Ricevute di pagamenti
vari
5 anni
4. Gestione della spesa:
impegno, liqui-dazione,
ordinazione e pagamento
Impegni di spesa
(determinazioni dei
dirigenti delle UOR):
copie inviate dalle UOR
alla Ragioneria:
repertorio annuale
2 anni
Fatture ricevute:
repertorio annuale
10 anni
Atti di liquidazione con
allegati trasmessi da
ciascuna UOR:
repertorio annuale
2 anni
Mandati di pagamento 10 anni
con allegati emessi dalla dall’approvazione del
Ragioneria e inviati alla bilancio
Tesoreria: repertorio
annuale
Eventuali copie di
mandati
Purché registrati in
scritture contabili di
sintesi
2 anni
5. Partecipazioni
finanziarie
Gestione delle
Permanente, previo
partecipazioni
sfoltimento
finanziarie: un fasc. per
ciascuna partecipazione
6. Rendiconto della
gestione; adempimenti e
verifiche contabili
Rendiconto della
gestione, articolato in
Conto del bilancio,
Conto del patrimonio e
Conto economico
Permanente
Mod. 770
10 anni
7. Adempimenti fiscali,
contributivi e
assicurativi
Più se si ritiene
opportuno
Ricevute dei versamenti
(IVA, IRPEF, etc.)
10 anni
Pagamento dei premi
5 anni dall’estinzione
dei contratti assicurativi del contratto
8. Beni immobili
Inventario dei beni
immobili: registro o
base di dati perenne
Permanente
Fascicoli dei beni
immobili: un fasc. per
ciascun bene immobile,
articolato nei seguenti
sottofascicoli, relativi ad
attività specifiche, che
possono anche essere di
competenza di UOR
diverse:
- acquisizione
- manutenzione
ordinaria
- gestione
- uso
- alienazione e
dismissione
Permanente
20 anni
5 anni
5 anni
Permanente
Concessioni di
occupazione di spazi e
aree pubbliche:
repertorio
Permanente
Concessioni di beni del
demanio statale:
repertorio
Permanente
Concessioni cimiteriali:
repertorio
Permanente
concessionari: un fasc.
per ciascun
concessionario
del rapporto
Inventari dei beni
mobili: uno per
consegnatario
Permanente
Fascicoli dei beni
mobili: un fasc. per
5 anni dalla dismissione
9. Beni mobili
ciascun bene mobile,
articolato nei seguenti
sottofascicoli, relativi ad
attività specifiche, che
possono anche essere di
competenza di UOR
diverse:
- acquisizione
- manutenzione
- concessione in uso
- alienazione e altre
forme di dismissione
10. Economato
Acquisizione di beni e
servizi: un fasc. per
ciascun acquisto
del bene
Elenco dei fornitori:
repertorio (in forma di
base di dati)
Permanente
11. Oggetti smarriti e
recuperati
Verbali di rinvenimento:
serie annuale
repertoriata
2 anni
Ricevute di riconsegna
ai proprietari: serie
annuale repertoriata
2 anni
Vendita o devoluzione:
un fasc. periodico (per
attività)
2 anni
Giornale di cassa
Permanente
12. Tesoreria
Mandati quietanzati, che
vengono inviati in
Ragioneria: repertorio
periodico (mese/anno) 10 anni
13. Concessionari ed
altri incaricati della
riscossione delle entrate
Concessionari: un fasc.
per ciascuno dei
concessionari
del rapporto
14. Pubblicità e
pubbliche affissioni
Autorizzazioni alla
pubblicità stabile:
repertorio annuale
5 anni dalla scadenza
dell’autorizzazione
Autorizzazioni alla
pubblicità circoscritta:
repertorio annuale
Richieste di affissione
(con allegati da
affiggere): un fasc. per
richiesta
Salvo non si rilevi
qualche necessità
particolare di
conservazione a
campione
Titolo V. Affari legali
Classi
Note
Fascicoli di causa
Permanente
Concentrare quelli
presso gli studi
professionali esterni
Contratti assicurativi
Richieste e pratiche di
risarcimento
10 anni
Pareri e consulenze
Permanente
1. Contenzioso
2. Responsabilità civile e
patrimoniale verso terzi;
assicurazioni
3. Pareri e consulenze
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
Classi
Note
PGR
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
più occorrenti agli
uffici ed il carteggio
transitorio
Pareri su piani
sovracomunali
Permanente
Dopo sfoltimento
1. Urbanistica: piano
regolatore generale e
varianti
Certificati di
destinazione urbanistica 1 anno dopo la scadenza
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Piani di edilizia
economica e popolare –
PEEP
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Varianti al PRG
2. Urbanistica: strumenti
di attuazione del piano
regolatore generale
Piani particolareggiati
del PRG
Piani di lottizzazione
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Piano di riqualificazione
urbana – PRU
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Piano insediamenti
produttivi - PIP
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Programma integrato di
riqualificazione
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
programma di
riqualificazione urbana e
di sviluppo sostenibile
del territorio
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Piano particolareggiato
infrastrutture stradali PPIS
3. Edilizia privata
Autorizzazioni edilizie:
repertorio
Permanente
Fascicoli dei richiedenti
le autorizzazioni: un
fasc. per ciascuna
autorizzazione
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Accertamento e
repressione degli abusi
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Permanente
Denunce e relazioni
finali delle opere in
cemento armato
Fino a quando esiste
l’edificio
4. Edilizia pubblica
Costruzione di edilizia
popolare
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
Permanente
Possono essere
eliminate le copie
degli elaborati non
transitorio
5. Opere pubbliche
Realizzazione di opere
pubbliche
Manutenzione ordinaria 5 anni
Salvo necessità
particolari
Manutenzione
straordinaria
20 anni
Salvo necessità
particolari
Catasto terreni: mappe
Permanente
Catasto terreni: registri
Permanente
6. Catasto
Catasto terreni: indice
Permanente
alfabetico dei possessori
Catasto terreni: estratti
catastali
Permanente
Catasto terreni: denunce Permanente
di variazione (volture)
Catasto fabbricati:
mappe
Permanente
Catasto fabbricati:
registri
Permanente
Catasto fabbricati:
indice alfabetico dei
possessori
Permanente
Catasto fabbricati:
Permanente
estratti catastali
Catasto terreni: denunce
di variazione (volture) Permanente
Richieste di visure e
certificazioni
1 anno
Piano Urbano del
Traffico:un fasc. per
ciascun affare
Permanente con
sfoltimento
Piano Urbano della
Mobilità: un fasc. per
ciascun affare
Permanente con
sfoltimento
Autorizzazioni in
deroga: serie annuale
repertoriata
2 anni
7. Viabilità
8. Servizio idrico
integrato, luce, gas,
trasporti pubblici,
gestione dei rifiuti e altri
servizi
Approvvigionamento
idrico (organizzazione e Permanente con
funzionamento)
sfoltimento
irregolarità
10 anni
Iniziative a favore
dell’ambiente
Permanente con
sfoltimento
Distribuzione
dell’acqua: contratti con 2 anni dalla cessazione
gli utenti
del rapporto
Produzione di energia
elettrica o altre fonti
energetiche
(organizzazione e
funzionamento)
Permanente con
sfoltimento
Distribuzione di energia
elettrica o altre fonti
energetiche: contratti
con gli utenti:
del rapporto
Trasporti pubblici
(gestione)
Purché in assenza di
contenzioso
Purché in assenza di
contenzioso
Permanente con
sfoltimento
Vigilanza sui gestori dei
servizi: un fasc. annuale Permanente con
per attività
sfoltimento
irregolarità
10 anni
Iniziative di
sensibilizzazione degli
utenti per consumi
razionali: un fasc. per
ciascuna iniziativa
Permanente con
sfoltimento
Dichiarazioni di
conformità degli
impianti: repertorio
annuale
1 anno
Valutazioni e pareri di
impatto ambientale: un
fasc. per ciascun parere
Permanente
9. Ambiente:
autorizzazioni,
monitoraggio e controllo
Monitoraggi della
qualità delle acque: fasc.
annuale per attività
10 anni
Monitoraggi della
qualità dell’aria: fasc.
10 anni
Monitoraggi della
qualità dell’etere: un
fasc. annuale per attività 10 anni
Altri eventuali
monitoraggi: fasc.
irregolarità
10 anni
10 anni
Controlli a campione
sugli impianti termici
dei privati: fasc. annuale
per attività
2 anni
irregolarità
10 anni
10. Protezione civile ed
emergenze
Segnalazioni preventive
di condizioni
metereologiche avverse:
un fasc. annuale
2 anni
Addestramento ed
esercitazioni per la
protezione civile: un
fasc. annuale
5 anni
Interventi per
emergenze: un fasc. per Permanente con
ciascuna emergenza
sfoltimento
Titolo VII. Servizi alla persona
L’autonomia dei
Comuni si può esplicare
in forme svariate
soprattutto in questo
titolo: perciò
l’indicazione generica di
evento o attività verrà
riempita di contenuti
concreti dalla singola
Osservazioni generali amministrazione.
Classi
Fascicoli per persona
Permanente, previo
sfolti-mento del
carteggio tempo-raneo e
strumentale dopo 5 anni
Concessione di borse di
studio:
- bando
- domande
- graduatorie
- assegnazioni
permanente
5 anni
permanente
5 anni
Note
1. Diritto allo studio e
servizi
Distribuzione buoni
libro: un fasc. per scuola 2 anni
Gestione buoni pasto
2 anni
degli iscritti alle scuole:
un fasc. per periodo
Verbali del comitato
genitori per la mensa
3 anni
Azioni di promozione e
sostegno del diritto allo
studio: un fasc. per
intervento
5 anni
Gestione mense
scolastiche: un fasc. per
mensa scolastica e per
periodo
10 anni
2. Asili nido e scuola
materna
Integrazione di neoimmigrati e nomadi: un
fasc. per intervento
10 anni
Gestione trasporto
scolastico: un fasc. per
periodo e per tratta
2 anni
Domande di ammissione
agli asili nido e alle
scuole materne: un fasc.
per asilo/scuola
2 anni
Graduatorie di
ammissione
2 anni
Funzionamento. degli
asili e delle scuole
materne: un fasc. per
struttura
10 anni
3. Promozione e
sostegno delle istituzioni
di istruzione e della loro
attività
fasc. per iniziativa
10 anni
Registri scolastici (del
professore e della
classe) prodotti dalle
Scuole civiche (ove
presenti)
Permanenti
4. Orientamento
professionale;
educazione degli adulti;
media-zione culturale
10 anni
5. Istituti culturali
Funzionamento delle
diverse istituzioni
culturali: un fasc. per
istituto
Permanente
Verbali degli organi di
gestione degli Istituti
culturali
Permanente
Attività ordinarie
annuali: un fasc. per
attività e per periodo)
10 anni
6. Attività ed eventi
culturali
Permanente, previo
sfoltimento del
carteggio temporaneo e
Eventi culturali: un fasc. strumentale dopo 10
per evento
anni
Permanente, previo
sfoltimento del
Feste civili e/o religiose: strumentale dopo 10
un fasc. per iniziativa
anni
Iniziative culturali. un
Permanente, previo
sfoltimento del
strumentale dopo 10
anni
Prestiti di beni culturali:
un fasc. per affare
Permanente
7. Attività ed eventi
sportivi
Eventi e attività
sportive: un fasc. per
evento/attività
Permanente, previo
sfoltimento del
8. Pianificazione e
accordi strate-gici con
enti pubblici e privati e
con il volontariato sociale
Permanente, previo
Piano sociale: un fasc. sfoltimento del
annuale eventualmente carteggio temporaneo e
organizzato in sottofasc. strumentale dopo 5 anni
Programmazione per
settori: un fasc. per
ciascun settore
Permanente, previo
sfoltimento del
Accordi con i differenti
soggetti: un fasc. per
ciascun soggetto
Permanente, previo
sfoltimento del
Campagne di
prevenzione: un fasc.
per campagna
Permanente, previo
sfoltimento del
Interventi di recupero e
reintegrazione dei
soggetti a rischio: un
fasc. per intervento
Permanente, previo
sfoltimento del
9. Prevenzione, recupero
e reintegrazione dei
soggetti a rischio
Permanente, previo
sfoltimento del
Ricognizione dei rischi: carteggio temporaneo e
un fasc. per affare
10. Informazione,
consulenza ed
educazione civica
Funzionamento e attività
delle strutture
(consultori,
informagiovani, etc.): un
fasc. per struttura
Permanente, previo
sfolti-mento del
carteggio tempora-neo e
strumentale dopo 10
anni
Iniziative di vario tipo:
un fasc. per iniziativa
Permanente, previo
sfoltimento del
strumentale dopo 10
anni
11. Tutela e curatela di
incapaci
Interventi per le persone
sottoposte a tutela e
curatela: un fasc. per
intervento.
Permanente, previo
sfoltimento del
strumentale dopo 10
anni
delle strutture: un fasc.
annuale per ciascuna
struttura
Permanente, previo
sfoltimento del
strumentale dopo 10
anni
12. Assistenza diretta e
indiretta, benefici
economici
Permanente, previo
sfoltimento del
Iniziative specifiche: un carteggio temporaneo e
fasc. per ciascuna
strumentale dopo 10
iniziativa
anni
13. Attività ricreativa e
di socia-lizzazione
delle strutture (colonie,
centri ricreativi, etc.): un
fasc. annuale per
ciascuna struttura
Permanente, previo
sfoltimento del
strumentale dopo 10
anni
Permanente, previo
sfoltimento del
Iniziative specifiche: un carteggio temporaneo e
fasc. per ciascuna
strumentale dopo 10
iniziativa
anni
14. Politiche per la casa
Assegnazione degli
alloggi: un fasc. per
bando, organizzato in
sottofascicoli: - bando
- domande
- graduatoria
- assegnazione
permanente
5 anni
permanente
5 anni
Fasc. degli assegnatari : 5 anni dopo la scadenza In assenza di
un fasc. per assegnatario del contratto
contenzioso
15. Politiche per il
sociale
Permanente, previo
sfolti-mento del
carteggio tempora-neo e
Iniziative specifiche: un strumentale dopo 10
anni
Titolo VIII. Attività economiche
Classi
Fascicoli individuali
degli esercenti attività
economiche: un fasc.
per persona
Note
Permanente, previo
sfoltimento del carteggio temporaneo e
1. Agricoltura e pesca
Permanente, previo
sfoltimento del cartegIniziative specifiche: un gio temporaneo e
fasc. per affare
Dichiarazioni raccolta e
produzione: un fasc. per
periodo
5 anni
2. Artigianato
Permanente, previo
fasc. per affare
Autorizzazioni
artigiane: repertorio
Permanente
3. Industria
Iniziative specifiche: un Permanente, previo
fasc. per affare
sfoltimento del carteg-
gio temporaneo e
4. Commercio
Permanente, previo
fasc. per affare
Comunicazioni dovute:
un fasc. per periodo
1 anno
Autorizzazioni
commerciali: repertorio Permanente
5. Fiere e mercati
Permanente, previo
fasc. per affare
6. Esercizi turistici e
strutture ricettive
Permanente, previo
fasc. per affare
Autorizzazioni
turistiche: repertorio
Permanente
7. Promozione e servizi
Permanente, previo
fasc. per affare
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica
Classi
Note
1. Prevenzione ed
educazione stradale
Iniziative specifiche di
prevenzione: un fasc.
5 anni
per iniziativa
Corsi di educazione
stradale nelle scuole: un
fasc. per corso
5 anni
2. Polizia stradale
Direttive e disposizioni:
un fasc. annuale
Permanente
Organizzazione del
servizio di
pattugliamento: un fasc.
annuale
3 anni
Verbali di accertamento
di violazioni al Codice
della strada: repertorio
annuale
10 anni
Accertamento di
violazioni al Codice
della strada e
conseguente erogazione
di sanzioni: un fasc. per
accertamento
5 anni
Verbali di rilevazione
incidenti: repertorio
annuale
20 anni
Statistiche delle
violazioni e degli
incidenti: un fasc.
annuale
Permanente
Gestione veicoli
rimossi: un fasc. per
ciascun veicolo
2 anni
Informative su persone
residenti nel Comune:
persona
5 anni
Direttive e disposizioni
Permanente
In assenza di
contenzioso (ai sensi
dell’art. 157 del
Codice penale)
3. Informative
4. Sicurezza e ordine
pubblico
generali: un fasc.
annuale
Servizio ordinario di
pubblica sicurezza: un
fasc. annuale
5 anni
Servizio straordinario di
pubblica sicurezza, in
caso di eventi particolari
(manifestazioni,
concerti, etc.): un fasc.
per evento
5 anni
Autorizzazioni di
pubblica sicurezza:
repertorio annuale,
organizzata in sottoserie Permanente
l’autorizzazione di
pubblica sicurezza: un
fasc. per richiedente
5 anni
Verbali degli
accertamenti nei diversi
settori (edilizio,
sanitario, commerciale,
anagrafico, sociale,
etc.): un repertorio
annuale per ciascun
settore di accertamento Permanente
Titolo X. Tutela della salute
Classi
Tipologie documentarie conservazione
1. Salute e igiene pubblica
Emergenze sanitarie: un
fasc. per ciascun evento Permanente
Misure di igiene
pubblica: un fasc. per
ciascun affare
Permanente
Interventi di
derattizzazione,
dezanzarizzazione etc.:
intervento
1 anno
Trattamenti fitosanitari e 1 anno
di disinfestazione: un
fasc. per ciascun
intervento
Autorizzazioni sanitarie:
repertorio annuale
Permanente
autorizzazioni sanitarie: 5 anni dalla
cessazione
persona/ditta
dell’attività
Concessioni di agibilità:
repertorio annuale
Permanente
l’agibilità: un fasc. per
ciascun richiedente
Permanente
2. Trattamenti Sanitari Obbligatori
TSO: un fasc. per
Permanente
ASO: un fasc. per
Permanente
soggetti a trattamenti:
persona
Permanente
Istituzione di farmacie:
farmacia
Permanente
3. Farmacie
Funzionamento delle
farmacie: un fasc. per
ciascun periodo (anno o
mese)
2 anni
4. Zooprofilassi veterinaria
Fasc. relativi a epizoozie
(epidemie animali): un
fasc. per ciascun evento Permanente
5. Randagismo animale e ricoveri
Gestione dei ricoveri e 3 anni
degli eventi connessi: un
fasc. per ciascun
procedimento
Titolo XI. Servizi demografici
Classi
Note
1. Stato civile
Registro dei nati:
repertorio annuale
Permanente
Registro dei morti:
repertorio annuale
Permanente
Registro dei matrimoni:
repertorio annuale
Permanente
Registro di cittadinanza: Permanente, se recanti
repertorio annuale
registrazioni
Atti allegati per
registrazioni
=
Trasmessi
annualmente
all’ufficio del
governo competente
per territorio
Atti per annotazioni sui
registri di stato civile:
procedimento
10 anni
Comunicazione dei nati
all’Agenzia per le
entrate: un fasc. per
ciascun periodo
1 anno
2. Anagrafe e
certificazioni
APR 4: iscrizioni
anagrafiche: un fasc. per
ciascuna persona
Permanente
AIRE: un fasc. per
ciascuna persona
Permanente
Richieste certificati: un
fasc. per ciascun periodo
(mese o anno)
1 anno
Corrispondenza con
altre amministrazioni
1 anno
per rilascio e
trasmissione documenti:
periodo (mese o anno)
Cartellini per carte
d’identità: uno per
ciascuna persona
1 anno
Mediante
incenerimento o
triturazione
Carte d’identità scadute
e riconsegnate: un fasc.
per ciascuna persona
5 anni
Mediante
incenerimento o
triturazione
Circ. Min. interno –
Direz. gen. PS 23
ott. 1950, n. 1013070-12982-7-1
Cambi di abitazione e
residenza: un fasc. per
ciascuna persona
10 anni
Salvo esigenze
particolari
10 anni
Salvo esigenze
particolari
Cancellazioni: un fasc.
per ciascuna persona
Carteggio con la Corte
d’appello per la
formazione degli Albi
dei giudici popolari: un 3 anni dall’ultima
fasc. per ciascun periodo revisione
Registro della
popolazione: su base di
dati
Permanente
Schedoni statistici del
censimento
Si conservano quelli
dell’ultimo censimento;
quelli del precedente si
scartano dopo 1 anno
dall’ultimo
Atti preparatori e
organizzativi
3 anni
Registri di
seppellimento
Permanente
Registri di tumulazione
Permanente
Registri di esumazione
Permanente
Salvataggi periodici
per storicizzare la
banca dati
3. Censimenti
4. Polizia mortuaria e
cimiteri
Registri di
estumulazione
Permanente
Registri di cremazione
Permanente
Registri della
distribuzione
topografica delle tombe
con annesse schede
onomastiche
Permanente
Trasferimento delle
salme: un fasc. per
ciascun trasporto
50 anni
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
Ci si riferisca per i
particolari a Ministero
dell’interno-Direz. gen.
dell’amministrazione
civile –Direz centrale
per i servizi elettorali,
Massimario per lo scarto
degli atti elettorali,
Osservazioni Roma 1984
Classi
Note
1. Albi elettorali
Albo dei presidenti di
seggio: un elenco per
ciascuna elezione
5 anni
Albo degli scrutatori: un
elenco per ciascuna
elezione
5 anni
2. Liste elettorali
Liste generali
1 anno dopo la
redazione della
successiva
Liste sezionali
1 anno dopo la
redazione della
successiva
Verbali della
commissione elettorale
Permanente
comunale
Copia dei verbali della
Commissione elettorale
mandamentale in ordine
alle operazioni e
deliberazioni adottate
dalla Commissione
elettorale comunale
5 anni
Schede dello schedario
generale
5 anni dopo la redazione
della successiva
Schede degli schedari
sezionali
della successiva
Fasc. personali degli
elettori: un fasc. per
ciascun elettore
5 anni dopo la
cancellazione dalla lista
Elenchi recanti le
proposte di variazione
delle liste elettorali
della lista successiva
Carteggio concernente
la tenuta e la revisione
delle liste elettorali
della lista successiva
Convocazione dei
comizi elettorali: un
fasc. per ciascuna
elezione
Permanente
3. Elezioni
Presentazione delle liste:
manifesto
Permanente
Presentazione delle liste:
carteggio
5 anni
Atti relativi alla
costituzione e
arredamento dei seggi
5 anni
Verbali dei presidenti di
seggio
=
Trasmessi al Min
dell’interno
Schede
=
Trasmesse al Min
dell’interno
Pacchi scorta elezioni
2 anni
Certificati elettorali non
ritirati
2 anni
Istruzioni elettorali a
stampa
2 anni
4. Referendum
Atti preparatori
5 anni
Atti relativi alla
costituzione e
arredamento dei seggi
5 anni
Verbali dei presidenti di
seggio
=
Trasmessi al Min
dell’interno
Schede
=
Trasmesse al Min
dell’interno
Raccolta di firme per
referendum previsti
dallo statuto: un fasc.
per ciascuna iniziativa
5 anni dopo il
referendum
5. Istanze, petizioni e
iniziative popolari
Titolo XIII. Affari militari
Classi
Note
1. Leva e servizio civile
sostitutivo
Liste di leva: una per
anno
Permanente
Lista degli
eliminati/esentati: una
per anno
Permanente
Uno per anno
Permanente
Procedimenti specifici:
procedimento
Permanente
2. Ruoli matricolari
3. Caserme, alloggi e
servitù militari
4. Requisizioni per
utilità militari
Procedimenti specifici:
procedimento
Permanente
[1] L. Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore,
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