APRI - Top Consult

Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica
dei documenti e la conservazione sostitutiva
Avanti
Veloce
N° 10 • Luglio - Settembre 2009
L’estrazione intelligente
dei dati dalla carta
Con la soluzione Top Consult un data entry
veloce e senza errori
U
na nuova soluzione ha arricchito
l’offerta Top Consult. E’ “OCR Data
Capture”, progettata per ottimizzare il
data entry dei documenti cartacei, fattore
cruciale soprattutto nella gestione aziendale
dei cicli attivo e passivo. Questi sono infatti
caratterizzati dall’arrivo per lettera, fax o
e-mail di un volume
elevato di documenti come
ordini clienti, documenti
di trasporto o fatture
fornitori.
La nuova soluzione
estrae le informazioni
dai documenti cartacei
e le rende disponibili ai
sistemi gestionali dell’impresa, ad esempio
per acquisire automaticamente i dati
presenti sulle fatture fornitori, alimentare
la “prima nota” in contabilità ed archiviare
elettronicamente le fatture stesse. Il tutto
è basato sull’integrazione del sistema
documentale Top Media NED con le
>>
avanzate tecnologie data capture di Kofax,
leader mondiale di questo settore.
Con OCR Data Capture il data entry
(che impegna oggi in amministrazione
numerose persone) non è più un costoso
collo di bottiglia ma diventa un processo di
acquisizione rapido e privo di errori, spesso
completamente automatico, che
porta all’utente considerevoli
vantaggi economici e di
processo. La soluzione, il cui
costo è legato al volume annuo
di pagine trattate, già dal primo
anno porta risparmi largamente
superiori all’investimento
necessario: si può infatti calcolare
un risparmio del 50 per cento nella sola
fase di data entry: data entry di magazzino
per le bolle di consegna, di “prima nota” in
contabilità per le fatture fornitore e di ordini
cliente nel ciclo attivo.
Inoltre, sfruttando le capacità avanzate del
sistema Top Media NED, una volta
segue a pag. 8
in questo numero
Conservazione fiscale: immagini da “spool”,
validità confermata
Pagina 2
Un ciclo passivo tutto dematerializzato
Costi dimezzati con le soluzioni Top Consult
Pagina 3
San Benedetto, Top Media sotto il tetto
Snelliti i processi, migliorata la qualità del lavoro
Pagina 4
>
Tre scenari
applicativi
per la nuova
soluzione
La soluzione OCR Data Capture di Top
Consult si rivolge sia alle aziende che
già utilizzano Top Media NED per la
gestione elettronica dei documenti e
la conservazione sostitutiva di quelli
fiscali, sia alle aziende clienti di Kofax,
sia a quelle che intendono affrontare
l’automazione del ciclo passivo o attivo
inserendo per la prima volta in azienda
la gestione documentale.
Per i clienti Top Consult è stato
appositamente sviluppato il nuovo
modulo QCapture OCR, che estrae
da Top Media NED le immagini e i
dati passandoli automaticamente al
sistema di riconoscimento OCR di Kofax.
In questo modo gli utenti aziendali
continuano a lavorare come prima,
con le stesse modalità di utilizzo del
sistema, e aggiungono tutti i vantaggi
dell’OCR per la fase di data entry. E’
stato realizzato anche il nuovo modulo
Connect per Kofax, il cui scopo è
quello di importare in Top Media NED,
arricchendo il database, i dati letti dalle
funzionalità OCR di Kofax: sono dati utili
per il flusso gestionale e/o obbligatori
per la conservazione sostitutiva.
Per le aziende che utilizzano già
le soluzioni Kofax di scansione,
riconoscimento e caricamento nel
gestionale, ma non adottano ancora la
conservazione sostitutiva, è stata messa
a punto l’offerta Top Media Lex per
Kofax. E’ questa una suite che contiene
tutti i moduli, compreso Connect per
Kofax, necessari a realizzare gestione
elettronica e conservazione sostitutiva
dei documenti: consente quindi di
aggiungere alle applicazioni OCR già
in uso anche soluzioni di gestione e
conservazione elettronica dei documenti
a norma di legge tramite il sistema Top
Media NED.
Per chi infine non ha realizzato né la
gestione documentale né l’OCR Data
Capture, la nuova soluzione di Top
Consult può essere un ottimo inizio per
affrontare entrambi i temi.
1
Conservazione fiscale in primo piano
Immagini da “spool”,
la validità è confermata
R
ispondendo ad una serie di quesiti posti da
Assinform (l’associazione di Confindustria delle
imprese ICT), l’Agenzia delle Entrate ha emesso
il 15 giugno 2009 la Risoluzione N.158/E che
supera alcuni dubbi interpretativi nel campo della
conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
La risoluzione ribadisce che è necessario il
riferimento temporale sul documento informatico
2
rilevante ai fini tributari, che si considera data di
emissione della fattura quella indicata sulla fattura
stessa e che la conservazione delle fatture (anche
elettroniche) deve avvenire con cadenza almeno
quindicinale.
Ma la risposta più interessante è quella che riabilita
l’utilizzo degli “spool di stampa” quale strumento
per acquisire l’immagine del documento.
Sullo stesso argomento in passato erano state
emesse circolari di parere totalmente avverso.
Ebbene, l’Agenzia delle Entrate qui conferma
che per la conservazione sostitutiva di documenti
(prodotti o ricevuti con modalità informatiche
ma privi di marca temporale e firma digitale
dell’emittente, e quindi da considerarsi come
analogici) si può procedere all’acquisizione della
relativa immagine elettronica direttamente dallo
spool di stampa.
Questo purché l’immagine così acquisita rispecchi
in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto
rappresentativo del documento e il supporto di
memorizzazione abbia assicurata la leggibilità
nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico
e senza soluzioni di continuità; inoltre, fin dal
momento della memorizzazione devono essere
garantite le funzioni di ricerca ed estrazione
secondo gli indici indicati dall’art.3 del DM del
23/1/2004 (nome e cognome, denominazione,
codice fiscale, partita Iva, data, ecc.).
Per l’esistenza giuridica e la rilevanza fiscale
del documento è in ogni caso necessaria la sua
materializzazione su supporto fisico, cioè cartaceo,
da esibire a richiesta. La carta però rimane in
vita solo fino al momento in cui è completato
il processo di conservazione sostitutiva con
l’apposizione di firma digitale e marca temporale.
La conservazione
delle fatture in Italia
Secondo il Rapporto 2009 dell’Osservatorio
Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della
School of Management del Politecnico di Milano,
in Italia sono circa 2.000 le aziende che adottano
la conservazione sostitutiva delle fatture (attive,
passive o entrambe).
Maggiormente diffusa (attuata da oltre 1.300
imprese) è la sola conservazione delle fatture
attive, più semplice da realizzare perché questi
documenti sono generati direttamente in formato
elettronico dal sistema gestionale aziendale.
Quasi 400 aziende fanno solo la conservazione
del passivo e circa 250 conservano sia attivo che
passivo in modo sostitutivo. In tutti tre i casi la
conservazione attuata risulta equamente diffusa fra
grandi, medie e piccole imprese.
Anche nell’esperienza diretta di Top Consult,
pioniere e leader delle soluzioni di conservazione
sostitutiva con oltre 150 archivi sostitutivi già
realizzati, fra i clienti è prevalente la conservazione
delle fatture attive. Le imprese sono partite in ogni
caso da qui, estendendo poi l’applicazione alle
fatture passive (e nel 2009 muovendosi in gran
numero anche verso la conservazione a norma di
legge dei documenti del Personale, dal Libro Unico
del Lavoro a Cedolini, Cud, ecc.).
A proposito di documenti fiscali è interessante
sapere che sono ormai molti i clienti Top Consult
che, avendo scelto la conservazione sostitutiva,
hanno superato agevolmente la visita del Fisco e
sperimentato sul campo la semplicità e praticità
delle soluzioni Lex.
Lex, potenziato il modulo per la sostitutiva
Lex è il modulo di Top Media NED per la conservazione sostitutiva dei documenti, che ha fatto
la “storia” di questi procedimenti in Italia. Ora è
stato ulteriormente potenziato con nuove funzionalità che - sempre rimanendo
all’interno delle direttive
dell’Agenzia delle Entrate lo rendono in particolare
molto più veloce.
La normativa in vigore
impone tempi stretti per il
passaggio dei documenti in
conservazione sostitutiva:
ad esempio per le fatture entro 15 giorni dalla
data di emissione, per il Libro Unico del Lavoro
(LUL) entro il 16 del mese successivo. Quindi i
documenti vengono ad essere disponibili per il
Lex a ridosso della scadenza per effettuare la
conservazione.
Quando si emettono documenti digitali (è il caso
delle fatture elettroniche e del LUL ad esempio)
i tempi a disposizione per la conservazione si
accorciano ulteriormente perché l’apposizione
della firma digitale ad ogni documento comporta
tempi tecnici di qualche secondo.
Il potenziamento del modulo Lex consente, al
momento dell’estrazione,
di individuare e separare i
documenti analogici da quelli informatici: per quest’ultimi il sistema non li firma
ulteriormente ma prosegue
calcolando l’impronta e firmando l’insieme. I tempi
del processo di conservazione sostitutiva sono così
drasticamente ridotti.
Il nuovo Lex inoltre rende totalmente automatica
anche l’apposizione della marca temporale che
sancisce il termine dell’operazione di conservazione sostitutiva.
Per i clienti che hanno
sottoscritto la manutenzione software, il
potenziamento del
modulo è gratuito.
Costi più che dimezzati con
Top Media NED e OCR Data Capture
Un ciclo passivo tutto
“dematerializzato”
I
l ciclo passivo aziendale (dall’ordine alla fattura
fornitore, dal pagamento alla conservazione dei
documenti contabili e fiscali) è un processo lento
e complicato basato ancora in prevalenza sulla
presenza di un gran numero di documenti cartacei.
Ma i margini di ottimizzazione sono elevati: la
sua gestione può diventare un processo fluido e
dinamico se si utilizzano le soluzioni Top Consult di
gestione e conservazione elettronica dei documenti
abbinate con quella OCR Data Capture.
Se scomponiamo la gestione del ciclo passivo
nelle sue varie fasi, possiamo considerare quattro
step principali: la normalizzazione dei
documenti utili alla gestione stessa (cioè verifica
e completamento con tutti i dati necessari alla
contabilizzazione); il data entry in contabilità
(“prima nota”); il flusso di approvazione al
pagamento; la conservazione obbligatoria
dei documenti fiscalmente rilevanti.
Senza dematerializzazione tutte queste fasi
vengono condotte manualmente, con archiviazione
e conservazione dei documenti in forma cartacea,
con modalità lunghe e costose. Se usiamo invece la
soluzione completa di dematerializzazione basata
sul sistema documentale Top Media NED integrato
con OCR Data Capture (vedi articolo a pagina 1), il
quadro cambia radicalmente.
Un processo fluido e controllato
Il processo inizia con etichettatura, scansione e
archiviazione. Se l’obiettivo finale è quello della
conservazione sostitutiva, poiché il Fisco richiede
l’”annotazione” delle fatture fornitore con un
numero univoco e progressivo (che dovrà essere
riportato anche nel Registro Iva Fornitori), il
procedimento inizia con l’apposizione sulla prima
pagina di ogni fattura di un’etichetta barcode con
il numero progressivo. I documenti sono quindi
sottoposti a scansione massiva, le immagini
delle fatture sono automaticamente ricomposte e
memorizzate nei serbatoi di Top Media NED. Per
facilitare la lettura OCR l’immagine elettronica
delle fatture viene poi resa di più alta qualità
con il sistema automatico Kofax Virtual Rescan e
archiviata con Barcode in Top Media NED.
Gli utenti amministrativi controllano a questo punto
che i documenti contengano tutti i dati necessari
alla contabilizzazione, introducono quelli mancanti
e le fatture normalizzate sono automaticamente
trasferite – mediante il nuovo modulo QCapture
OCR di Top Media NED – al motore di
riconoscimento Kofax. Questo esegue la lettura OCR
(Optical Character Recognition), verifica ed estrae
in automatico i dati contabili contenuti nelle fatture
e li rilascia, sempre in automatico, al sistema
gestionale per il caricamento e la contabilizzazione.
Attraverso il nuovo connettore “Connect per
Kofax”, vengono aggiunti in Top Media NED i
dati di contabilità necessari per l’avanzamento
del flusso del ciclo passivo e/o obbligatori per la
conservazione sostitutiva. Nel sistema documentale
sono quindi archiviati sia i dati sia le immagini delle
fatture fornitore. Il processo descritto si svolge sotto
il controllo di QManager, che tiene traccia dei vari
passaggi e fornisce l’allerta in caso di problemi.
Con Top Media NED si attua poi il flusso di
autorizzazione al pagamento, attraverso un workflow
automatico che smista documenti e notifiche alle
persone responsabili del processo, in base ai dati
(come ad esempio il centro di costo) archiviati in Top
Media NED nella fase precedente.
Infine, le fatture e i documenti fiscalmente rilevanti
vengono passati in conservazione sostitutiva a norma
di legge mediante il modulo specializzato Lex: i
documenti cartacei originali possono essere distrutti,
liberando così spazi consistenti e costosi di archivio.
Risparmi decisivi in tutte le fasi
La soluzione realizzata con la dematerializzazione
(Top Media NED più OCR Data Capture) rende la
gestione del ciclo passivo veloce e scorrevole.
Ma, soprattutto, porta risparmi consistenti in
ciascuna delle quattro fasi considerate, risparmi che
si possono facilmente calcolare in modo concreto.
Prendiamo come esempio il caso reale di una
media azienda italiana, il cui ciclo passivo è
caratterizzato da un volume annuo di 70.000
fatture fornitori (mediamente di 2 pagine
ciascuna); gli addetti alla Contabilità Fornitori sono
4, impegnati per il 90 per cento del loro tempo
nelle attività di data entry.
Un altro 5 per cento del tempo se ne va in
normalizzazione, mentre il flusso approvativo
impegna il 15 per cento di quattro persone
(amministrazione più responsabili delle
autorizzazioni al pagamento).
Se il costo aziendale medio per persona è di
40.000 euro l’anno, è facile calcolare il costo
annuale del tempo impiegato nelle varie fasi:
normalizzazione fatture euro 8.000, data entry
(prima nota) 144.000, flusso approvazione
fatture 24.000, mentre la conservazione
obbligatoria tradizionale ne assorbe 33.935,
per un totale generale di 209.925 euro l’anno.
Con la soluzione di dematerializzazione i costi
diventano rispettivamente 5.600, 72.000,
16.800 e 3.393, per una spesa totale di 97.793
euro e un costo per pagina che scende da 1,50
a 0,70. I risparmi ottenuti sono quindi del 30 per
cento in normalizzazione, del 50 in data entry, del
30 in flusso approvativo, del 90 in conservazione
sostitutiva e del 53,3 nel costo per pagina: in totale,
per tutto il ciclo passivo, il risparmio raggiunge così i
112.133 euro, pari cioè ad oltre il 53,4 per cento.
3
4
San Benedetto, Top Media
Sotto controllo i cicli attivo
e passivo
In San Benedetto la gestione elettronica dei
documenti, presente in azienda dal 2006, è
oggi un valido ausilio al lavoro di impiegati e
manager. La versione più avanzata del sistema
documentale Top Consult, Top Media NED
per la Navigazione Elettronica dei Documenti,
integrato con i diversi sistemi gestionali
Unix, ha un ruolo di primo piano in molte
applicazioni chiave, dalla gestione dei cicli
attivo e passivo alla conservazione sostitutiva
e con la fattura emessa. Ci sono anche i DDT
di tipo tecnico, oltre a quelli relativi alle
movimentazioni degli imballi a rendere, che
vengono corredati da documenti firmati di
controllo e verifica a cura di enti esterni.
Le fatture attive all’atto dell’archiviazione nel
sistema documentale vengono inoltre spedite
dei documenti fiscali, dei libri e dei registri
contabili, fino alla tenuta digitale del nuovo
Libro Unico del Lavoro.
La gestione del ciclo attivo è in particolare
cruciale per un’azienda di questo tipo e
dimensione. Il flusso dei documenti attivi
comprende gli ordini dei clienti, i documenti
di trasporto e le fatture emesse (che vengono
automaticamente catturate dagli spool di
stampa gestionali ed archiviate sul sistema
Top Media NED), per un totale di 800.000
pagine annue.
Per quanto riguarda gli alti volumi di
documenti di trasporto, questi vengono
emessi già muniti di barcode stampato e
quando ritornano con la firma di consegna e
le annotazioni del cliente sono scannerizzati,
automaticamente indicizzati e archiviati
mediante Capture Barcode, correlati fra loro
automaticamente per e-mail ai clienti italiani
e stranieri mediante il modulo QSender.
La spedizione, che sarà ampliata, interessa
al momento circa 40.000 fatture all’anno
(ciascuna di più pagine, qualcuna anche di
50) per alcune centinaia di clienti importanti
(grossisti e rivenditori, grande distribuzione,
catene di negozi, ecc.). Le fatture non
ritardano e non si perdono più, ma arrivano
in tempo reale: i clienti sono soddisfatti e
San Benedetto risparmia fra l’altro le somme
considerevoli della spedizione postale.
Dal ciclo attivo a quello passivo. Qui i
documenti trattati vanno dagli ordini di
acquisto ai documenti di trasporto del
fornitore, dalle bolle di entrata alle verifiche
dei magazzini, fino alle fatture passive, per
un totale di circa 200.000 pagine all’anno.
I documenti cartacei in entrata vengono
Con una gestione documentale ad
snelliti i processi e migliorata la qua
digitalizzati via scanner, indicizzati e
correlati fra loro, subito disponibili per la
consultazione e l’elaborazione.
Per il ciclo passivo è stato inoltre realizzato
un flusso automatico di approvazione delle
fatture con sentieri di firma codificati, un
sistema di workflow che smista i documenti
registrati ai vari centri di costo coinvolti.
“La gestione automatizzata dei cicli attivo e
passivo si è semplificata e sveltita, i processi
amministrativi sono più fluidi e senza errori
– afferma Silvano Prosdocimi, Direttore
Amministrativo Clienti e Responsabile
Aziendale della Conservazione in San
Benedetto. I documenti gestiti sfiorano il
milione di pagine all’anno, il totale di quelli
archiviati nel sistema Top Media NED e
disponibili in linea assomma a ben 5 milioni
di pagine; sono immediatamente consultabili
Silvano Prosdocimi
San Benedetto, multinazionale
italiana del beverage
Acqua Minerale San Benedetto S.p.A., nata nel
1956 con sede centrale a Scorzè (VE) , è attiva
commercialmente in 80 Paesi nei 5 continenti.
Con un fatturato consolidato di gruppo di 840
milioni di euro nel 2008 , 2.300 dipendenti, una
capacità produttiva in Italia di 14.000.000 di
pezzi al giorno, è presente in tutti i più importanti segmenti del beverage: leader nelle bibite
piatte, co-leader nell’acqua, nel thè, nelle bibite
gassate e negli sport drinks. Quattro gli insediamenti produttivi in Italia e sette all’estero, dove
annovera importanti partnership con i principali
operatori del beverage.
a sotto il tetto
ampio raggio
alità del lavoro
e condivisibili da tutte le strutture aziendali
che ne hanno bisogno per il loro lavoro.
Prima la ricerca richiedeva alcuni giorni
(dalla richiesta all’archivio fino alla ricezione
per posta interna del materiale), ora avviene
nel giro di pochi secondi e si può oltretutto
“navigare” facilmente fra tutti i documenti
correlati. E’ così migliorata di molto la qualità
del nostro lavoro, si chiariscono subito
eventuali contestazioni e, in ultima analisi,
forniamo un servizio migliore ai clienti e ai
fornitori”.
In azienda gli utenti del sistema documentale
sono circa 300, dislocati in amministrazione,
negli acquisti, nella logistica, nel controllo
di gestione, nelle vendite e ora anche nella
direzione del personale (per le nuove
applicazioni che riguardano i documenti
dei dipendenti). Ciascuno può consultare la
tipologia di documenti di sua competenza,
sotto lo stretto controllo degli accessi
e delle autorizzazioni effettuato dal
sistema documentale.
La conservazione
sostitutiva: dai
documenti fiscali al
Libro Unico
del Lavoro
Dal 2006 è attiva anche la
conservazione sostitutiva a
norma di legge dei documenti
fiscali attivi e passivi, che oggi
interessa sia la capogruppo sia
tre consociate italiane. Fatture,
documenti di trasporto e schede
dei 50 magazzini, assieme ai
libri contabili (dal voluminoso
libro giornale ai registri Iva, dai
partitari ai mastrini e alle
schede di conto) per
un totale di circa un
milione di pagine
all’anno, vanno
in conservazione
e sono trasferiti,
mediante il modulo specializzato Lex, su
Dvd a norma di legge, uno per ogni tipologia
di documento. Non si produce quindi più
carta per i libri: non si stampano più e non si
mettono più in archivio.
Con il 2009 è partito anche il nuovo Libro
Unico del Lavoro (LUL), che ha sostituito
libro paga, libro matricola
e libro presenze, e va
La sede centrale di San Benedetto a Scorzè (Venezia).
Nella pagina a fianco un impianto di imbottigliamento.
conservato obbligatoriamente per 5 anni. Si
può realizzare e conservare come documento
informatico e in questo caso non è necessario
richiedere l’autorizzazione preventiva
dell’Ufficio del Lavoro.
San Benedetto ha voluto sfruttare da subito
questa innovativa opportunità e dal 16
febbraio i dati dei 1.700 dipendenti italiani
(capogruppo e consociate italiane) sono
catturati dal sistema gestionale del Personale
(Inaz Paghe), resi documenti informatici
con firma digitale e conservati in modalità
sostitutiva mediante una seconda firma
digitale con marca temporale. A fine anno
il progetto LUL avrà archiviato e mandato
in conservazione quasi 50.000 pagine, che
non sarà più necessario stampare e tenere in
archivio. “A quattro anni dal suo ingresso in
San Benedetto – conclude Silvano Prosdocimi
– il sistema documentale è ormai impiegato
su un ampio spettro di applicazioni che
rendono più efficienti e meno costosi processi
fondamentali dell’azienda ed è ormai diventato
uno strumento di lavoro insostituibile, di cui
gli utenti non saprebbero più fare a meno. In
una grande azienda di produzione delle nostre
dimensioni ha contribuito inoltre a tenere
sotto controllo l’enorme crescita dei volumi
di documenti da gestire che ha accompagnato
negli ultimi anni l’espansione della società in
Italia e all’estero. Siamo soddisfatti di questo
investimento e possiamo dire che il sistema si è
abbondantemente ripagato”.
5
Con la partnership siglata
fra Byte e Top Consult
Una soluzione integrata
per il Libro unico del lavoro
T
6
op Consult e Byte Software House, uno
dei principali fornitori italiani di soluzioni
informatiche e servizi per l’amministrazione, la
gestione e la valorizzazione del Personale, hanno
siglato un accordo per la diffusione sul mercato
di una soluzione documentale per il Libro Unico
del Lavoro, integrata con i sistemi gestionali e
amministrativi del Personale.
In base all’accordo, Byte offrirà ai propri clienti
che usano “in house”
il suo software per la
gestione dei dati del
Personale un modulo
di integrazione diretta
con la soluzione Top
Media Lavoro di Top
Consult che provvede
alla conservazione
sostitutiva a norma
di legge del Libro
Unico del Lavoro
e dei documenti
dell’amministrazione del
Armando Mantovani
Personale, come Cud,
cedolini, ecc. In questo caso Top Consult fornirà
anche la propria collaborazione tecnica, applicativa
e commerciale, oltre ai servizi di consulenza e
certificazione legale.
I clienti Byte che ne utilizzano in outsourcing i
servizi di gestione dei dati possono con le stesse
modalità fruire della conservazione sostitutiva
del Libro Unico del Lavoro e dei documenti
dell’amministrazione del Personale. Nella Server
Farm di Byte a Torino è stata installata a questo
scopo la piattaforma documentale Top Consult,
Top Media NED per la Navigazione Elettronica
dei Documenti, dotata del modulo specializzato
Lex per la conservazione sostitutiva a norma di
legge. “L’integrazione diretta con il software
Top Media Lavoro di Top Consult – afferma
Armando Mantovani, Direttore Commerciale di
Byte – arricchisce la nostra offerta permettendoci
di fornire ai clienti una soluzione più completa per
il settore del Personale, comprensiva anche della
tenuta digitale e della conservazione sostitutiva del
nuovo Libro Unico del Lavoro. Siamo così in grado
di rispondere meglio alle esigenze delle imprese,
che possono
sfruttare gli
ulteriori margini
di efficienza
e di risparmio
concessi dalla
gestione documentale integrata con i programmi
gestionali”.
“Siamo lieti di poter collaborare con Byte
– commenta Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore
Top Consult – completandone l’offerta con le più
avanzate tecnologie per la dematerializzazione
dei documenti che sviluppiamo da oltre 20 anni.
Top Media Lavoro è una soluzione semplice e dai
costi contenuti, corredata da servizi di consulenza,
integrabile con qualsiasi sistema gestionale che
produce il Libro e facilmente estendibile alla
gestione e conservazione di tutti i documenti del
Personale, in modo da semplificare e sveltire i
processi lavorativi dell’intero settore e di far sparire
la carta da uffici ed archivi”.
Come è noto, il Libro Unico del Lavoro è entrato
in vigore con gennaio 2009, sostituisce libro
matricola, libro paga e libro presenze, e va
conservato obbligatoriamente per un periodo di
La sede centrale di Byte a Torino
5 anni. Il Decreto del Ministero del Lavoro che
l’ha istituito stabilisce che il Libro può essere
conservato anche su supporti magnetici rispettando
le regole vigenti per la conservazione sostitutiva
dei documenti informatici, senza l’autorizzazione
preventiva degli uffici provinciali competenti e
previa semplice comunicazione e-mail o fax.
La collaborazione fra Byte e Top Consult prevede
anche azioni comuni di marketing: fra queste,
la presentazione della soluzione integrata per il
Libro Unico del Lavoro (e di quelle più generali per
l’archiviazione digitale e sostitutiva dei documenti
dell’intero settore Personale) al Byte HR Roadshow
2009 che ha toccato in primavera diverse città
italiane per illustrare ai clienti le ultime novità della
suite HR di Byte (che copre tutti gli aspetti della
gestione amministrativa del Personale).
Dalla partnership sono già scaturiti ottimi frutti:
hanno preso il via un progetto congiunto presso
Finiper (holding della catena di ipermercati
Iper) e il servizio di conservazione sostitutiva in
outsourcing per tre importanti clienti Byte: Ospedale
San Raffaele di Milano, Galbani Lactalis e Whirpool
Europa.
Chi è Byte Software House
Byte è tra le prime società in Italia a fornire alle
aziende consulenza, soluzioni tecnologiche e
servizi ad alto valore aggiunto per la completa
Gestione e Amministrazione del Capitale Umano.
Qualità del prodotto, capacità consulenziale,
attenzione al cliente, innovazione metodologica
e tecnologica hanno contraddistinto da sempre
l’attività della società.
Byte rende disponibili le proprie soluzioni in
“licensing”, in outsourcing (light & full) e in
modalità Software as a Service, e annovera oltre
1.200 clienti tra aziende private e pubbliche.
Byte, società certificata ISO 27001, con oltre
550 dipendenti e 8 sedi, ha chiuso l’esercizio
2008 con un fatturato di 46,7 milioni di Euro.
Notizie in breve
Dussmann Service,
sparisce la carta e
aumenta l’efficienza
Sede a Bergamo, 9.000 dipendenti e un fatturato
di 210 milioni, Dussmann Service fa parte del
Gruppo Dussmann di Berlino (già Pedus): propone
al settore pubblico e privato servizi di ristorazione,
pulizia e facility management. Oggi con il
sistema documentale Top Consult sono archiviati
e disponibili in linea 2,2 milioni di documenti
amministrativi e del Personale.
Top Media NED cura in modo particolare la gestione
dei documenti del Personale, un’area cruciale per
l’azienda data la dimensione della forza lavoro
e il tipo di attività, basata ad esempio su molti
appalti. Cedolini, Cud e 730, certificati di malattia,
comunicazioni agli enti previdenziali, documenti
amministrativi del Personale, resi elettronici,
vanno a costituire la cartella elettronica virtuale
del dipendente, facile da ricercare e consultare.
All’inizio del 2009 è partita la tenuta digitale del
Libro Unico del Lavoro, basata sul collegamento
fra Top Media
NED e sistema
Inaz, e la sua
conservazione
sostitutiva. In via
di realizzazione
anche la
conservazione
dei certificati di
malattia, che
coinvolge le
sedi periferiche.
Il sistema
documentale inoltre, integrato con l’Erp aziendale,
archivia e gestisce i documenti dei cicli attivo e
passivo. Nel passivo (800 fornitori e 65.000
fatture cartacee l’anno) un workflow automatico
cura l’approvazione delle fatture, mentre è in
avvio la conservazione sostitutiva dei documenti
fiscali attivi e passivi.
L’abbinamento archiviazione elettronica e
conservazione sostitutiva introduce efficienza e
controllo nei processi di gestione, fa sparire la carta
ed elimina spazi e costi di stoccaggio; basti pensare
che nella nuova sede in cui Dussmann si sta
trasferendo non è previsto alcuno spazio dedicato
all’archiviazione documenti.
Università di Macerata:
“lezione” Top Consult
Presso l’Università degli Studi di Macerata, la
seconda edizione del Master “Formazione, gestione
e conservazione di archivi digitali in ambito
pubblico e privato”, diretto dal Prof. Stefano
Pigliapoco, si è svolto quest’anno in collaborazione
con alcune aziende del settore Gestione
Documentale, fra cui Top Consult.
L’obiettivo è quello di favorire l’inserimento dei
partecipanti nel mondo del lavoro e di completare il
percorso di studi con la presentazione di casi pratici
e soluzioni tecnologiche avanzate.
Il 3 luglio ha avuto luogo l’incontro formativo con
Top Consult e con il suo partner certificato Ankon
Group di Ancona-Ascoli.
L’incontro, seguito dagli iscritti al Master assieme a
studenti e docenti dell’ateneo, si è articolato sulla
presentazione dell’avanzata tecnologia Top Media
NED, dimostrazioni di applicazioni di gestione
e conservazione sostitutiva e l’illustrazione dei
risultati ottenuti da grandi imprese marchigiane
con i progetti di archiviazione e conservazione dei
documenti realizzati in azienda.
Il partner Ankon Group ha dato inoltre la propria
disponibilità ad ospitare presso la propria sede
e i propri clienti due studenti del Master: questi
saranno così in grado di effettuare il previsto stage
finale, e la tesi, con applicazioni pratiche presso
aziende che stanno esplorando nuove strade
applicative della gestione documentale.
Top Consult confermato
Microsoft Gold
Certified Partner
Superando i test effettuati da una società
internazionale indipendente,
Top Media NED ha ottenuto la certificazione
Microsoft per la piattaforma Windows Server 2008
che, sommandosi a quella sulla piattaforma .Net,
conferma Top Consult come Partner Microsoft/ISV
Software Solutions.
Tenendo conto anche dei crediti raggiunti per le
competenze professionali di specialisti e tecnici
e le numerose referenze di progetti realizzati
presso i clienti, viene
inoltre confermato il
riconoscimento per Top
Consult di Microsoft Gold
Certified Partner, il livello più alto di competenza ed
esperienza nelle tecnologie Microsoft.
La qualificazione consente a Top Consult di lavorare
in stretta collaborazione con Microsoft a livello
tecnico e di business, usufruendo fra l’altro di
specifiche attività di formazione.
Voltri Terminal Europa:
Top Media NED al lavoro
Voltri Terminal Europa – VTE è il maggior terminal
container del Porto di Genova e uno dei più
efficienti del Mediterraneo. Gestito da Sinport,
società del Gruppo PSA di Singapore (leader
mondiale dei servizi portuali per container), si
estende su un milione di metri quadri di piazzali,
dotato di una banchina di 1.400 metri, di uffici
e magazzini al centro di un sistema logistico
integrato.
VTE ha installato un sistema Top Media NED,
integrato con i sistemi gestionali della società,
che ha già affrontato la gestione del ciclo attivo:
fatture e allegati vengono acquisiti direttamente
dal sistema As/400, archiviati come documenti
informatici tramite firma digitale e marca temporale
con QSign e portati in conservazione sostitutiva a
norma di legge.
E’ previsto anche l’invio automatico per e-mail
delle fatture ai clienti mediante il modulo QSender
nell’ambito di un progetto di fatturazione
elettronica.
Toccherà poi al ciclo passivo: fatture ed allegati
saranno scansionati, abbinati mediante Barcode ai
dati di registrazione di Oracle Application, archiviati
e conservati in modo sostitutivo; sono compresi
anche la gestione degli acquisti e un workflow per
le autorizzazioni al pagamento.
Diversi i benefici concreti associati ai nuovi
strumenti documentali: dai processi di lavoro più
veloci e controllati alla drastica riduzione della carta
negli uffici e negli archivi.
Un nuovo partner,
a Bologna
Un nuovo partner per Top Consult: è Elleci System,
società bolognese giovane e dinamica, specializzata
in servizi informatici nelle aree Networking e
Gestione documentale. Fa parte del Gruppo Elleci
Service, nato nel ’91,
che offre servizi di
outsourcing nei settori
logistica, distribuzione e trasporti, spedizione e
postalizzazione, noleggio automezzi, notifica atti e
cartelle, archiviazione documenti; fra i suoi clienti,
Credem e Segafredo, Coop Adriatica ed Equitalia,
LaPerla, Max Mara e Magli. Per la gestione
elettronica dei documenti, Elleci System offre
soluzioni basate su Top Media NED e disponibili
inhouse, in outsourcing o come servizio ASP.
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L’estrazione intelligente
dei dati dalla carta
segue da pag. 1
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archiviate elettronicamente, le
fatture vengono convogliate
nei processi documentali e
gestionali dell’impresa, fino
alla conservazione sostitutiva
dei documenti fiscalmente rilevanti. E così ai
risparmi della fase data entry si sommano quelli
delle fasi di “normalizzazione” delle fatture, di
flusso approvativo automatico e di conservazione
sostitutiva (vedi articolo a pagina 3).
Tre sono gli scenari applicativi della soluzione
OCR Data Capture: si rivolge sia alle aziende che
già usano Top Media NED, sia ai clienti di Kofax,
sia a chi vuole introdurre per la prima volta la
gestione documentale per automatizzare il ciclo
passivo o attivo (vedi riquadro a pagina 1).
L’integrazione con i gestionali
SAP e ACG
Fra i vari moduli di Kofax c’è quello per il
rilascio dei dati al sistema gestionale SAP.
Si tratta di un generatore, che non richiede
programmazione e che consente di abbinare i
dati letti via OCR con i relativi campi richiesti
dalle specifiche transazioni SAP.
Il modulo è già predisposto per tutti i tipi di
queste transazioni, come ad esempio FB60,
MIR0, ecc. Di volta in volta, in funzione delle
necessità, lo specialista applicativo Top Consult
configurerà semplicemente il modulo già
pronto (senza fare alcuna programmazione ad
hoc) effettuando l’abbinamento fra dati OCR e
dati richiesti dalle transazioni SAP.
Per facilitare l’utilizzo della soluzione OCR Data
Capture anche da parte delle piccole e medie
imprese, è stata inoltre predisposta, da un
partner Top Consult specializzato nei sistemi
IBM ACG, un’apposita
interfaccia integrata con
il mondo IBM ACG, che
gira su As/400-iSeries.
L’interfaccia è realizzata in
linguaggio nativo RPG-ILE.
L’integrazione sviluppata
collega fra loro, in un
ambiente di lavoro facile
e sicuro, piattaforma
documentale, funzionalità
Kofax e gestionale
ACG: velocizza così l’acquisizione dei dati
delle fatture e il caricamento automatico nel
gestionale, riduce al minimo la possibilità
di errori, integra dati fattura e dati contabili,
facilita il passaggio in conservazione sostitutiva
dei documenti di rilevanza fiscale. Con queste
integrazioni gli utenti SAP e ACG non devono
in sostanza fare il data entry, ma si trovano il
lavoro già fatto in modo facile e veloce.
E’ intenzione di Top Consult proseguire
ulteriormente su questa strada, realizzando
specifiche interfacce verso i sistemi gestionali
più diffusi sul mercato.
L’incontro di due tecnologie avanzate
Con OCR Data Capture si può ottimizzare il
data entry di diverse applicazioni. Come si è già
detto, per le fatture fornitore c’è la “prima nota”
in contabilità, per le bolle e i documenti di
trasporto il caricamento dei dati di magazzino
e per gli ordini cliente la loro verifica ed
elaborazione. Nel caso ad esempio degli ordini
cliente, si estraggono e si verificano i dati,
si conferma automaticamente la ricezione,
si richiedono in tempo reale eventuali
informazioni mancanti, si può cioè gestire il
processo con maggiore efficienza e precisone;
si riduce in sostanza il tempo del ciclo ordineincasso aumentando nello stesso tempo la
soddisfazione dei clienti.
La soluzione OCR Data Capture di Top
Consult rappresenta l’incontro di due
tecnologie avanzate e vincenti: da un lato la
piattaforma documentale Top Media NED,
dall’altro le tecnologie Kofax per l’estrazione,
il riconoscimento ottico ed il rilascio dei dati
contenuti nei documenti cartacei.
Ad esempio, per ottimizzare e velocizzare il
processo di acquisizione e riconoscimento delle
informazioni, dopo la scansione Kofax applica
la tecnologia VRS-Virtual ReScan che migliora
la qualità delle immagini, facilitando la lettura
OCR: trova l’orientamento giusto della carta,
sceglie la scansione a colori o in bianco e nero,
capisce se il retro di una pagina contiene o no
dati da salvare, rende l’immagine più leggera in
caso di trasmissione via rete, e così via.
Il sistema Kofax ha inoltre la capacità di
riconoscimento “libero” (cioè senza dover
prefissare zone particolari di moduli o fatture;
in particolare è dotato di “autoapprendimento”:
impara cioè dalle validazioni e correzioni
dell’utente, in modo da operare poi
automaticamente nei successivi riconoscimenti.
In conclusione, l’utilizzo della soluzione OCR
Data Capture di Top Consult porta a vantaggi
consistenti. La drastica riduzione del lavoro
manuale si accompagna all’eliminazione di
errori e imprecisioni e alla migliore gestione
delle eccezioni; i documenti sono acquisiti
ed archiviati più rapidamente; i processi di
cattura sono integrati con i sistemi gestionali;
si migliorano i rapporti con clienti e fornitori,
portando da un lato a più rapidi incassi e
dall’altro a migliori condizioni economiche
ottenute per gli acquisti. Risparmio di tempo e
più efficienza operativa si traducono alla fine in
radicali risparmi sui costi aziendali.
“Avanti Veloce” - Periodico Trimestrale
Autorizzazione del Tribunale di Torino N. 5983
del 21/7/2006
Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini
Luglio - Settembre 2009
Realizzazione editoriale:
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Stampa: Print Editor Srl • Grugliasco (TO)
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