A tutti i collaboratori di Mach 2 Libri S.p.A. Sede, 16 maggio 2005 Vi

A tutti i collaboratori di Mach 2 Libri S.p.A.
Sede, 16 maggio 2005
Vi informiamo che lo scorso 13 maggio 2005 il Consiglio di Amministrazione di
Mach 2 Libri S.p.a. ha approvato il Codice Etico della società, redatto ai sensi
del Decreto Legislativo 231/2001.
Questo documento evidenzia i principi etici di Mach 2 Libri relativamente ai
comportamenti di coloro che agiscono per conto e nell’interesse della società, a
qualsiasi livello e in qualunque tipo di rapporto.
Il Codice Etico si indirizza, quindi, agli Amministratori, ai Dipendenti, ai
Collaboratori ed a tutte le persone che a qualsiasi titolo forniscono la loro attività
lavorativa a Mach 2 Libri.
L’adeguamento alla filosofia del Codice Etico offre uniformità di intenti nella
gestione quotidiana e nelle scelte aziendali, anche strategiche.
Siamo certi che il vostro comportamento sarà in sintonia con i principi del
Codice Etico, confermando la tradizione di serietà, correttezza e professionalità
che caratterizza Mach 2 Libri.
Cordiali saluti.
Claudio Saporiti
MACH 2 LIBRI S.P.A.
CODICE ETICO
Ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 e successive modifiche ed integrazioni
1.
PRINCIPI GENERALI
1.1 MACH 2 LIBRI SPA (IN SEGUITO Mach 2) svolge la propria attività nel rigoroso rispetto dei principi contenuti nel presente
Codice Etico, nella consapevolezza e convinzione che il successo dell’impresa sia compatibile con l’etica degli affari.
1.2 MACH 2 LIBRI SPA (IN SEGUITO Mach 2) ha per oggetto la vendita e la distribuzione di libri a grandi magazzini,
supermercati, ipermercati, grande distribuzione in genere ed altri intermediari del canale grande distribuzione.
1.3 Nello svolgimento della propria attivita’ Mach 2 si propone come operatore attivo, selezionando editori – autori - titoli in base
alle caratteristiche del proprio mercato e monitorando il mercato stesso al fine di cogliere a favore proprio e dell’editoria tutte le
opportunita’
1.4 Mach 2 intende di conseguenza generare valore in modo stabile per favorire tutti gli operatori in essa convergenti: gli azionisti,
i fornitori, le risorse umane, la comunita’ finanziaria e i clienti.
Mach 2 e’ consapevole dell’importanza del proprio ruolo ai fini della diffusione dell’informazione e di conseguenza impronta la
propria attivita’ nel rispetto dei principi di liberta’ e pluralismo, affermando la centralita’ e preminenza del diritto del pubblico a
una informazione corretta e completa.
1.5 Mach 2 nel perseguire i propri obiettivi si impegna a rispettare e a far rispettare nel proprio interno le leggi vigenti e a condurre
gli affari secondo trasparenza, correttezza e lealtà. Si impegna altresì ad impiegare in modo responsabile le risorse mirando ad
uno sviluppo sostenibile nel rispetto dell’ambiente, della dignità e dei diritti umani.
1.6 I principi e le disposizioni del presente Codice sono vincolanti per gli Organi Sociali di Mach 2, per tutte le persone legate da
rapporti di lavoro subordinato con Mach 2 (Dipendenti) e per tutti coloro che operano con Mach 2 quale che sia il rapporto che
li lega alla stessa (Collaboratori). Gli Amministratori, i Dipendenti e i Collaboratori sono di seguito definiti congiuntamente
Destinatari. I Destinatari del codice devono adottare condotte tali da garantire la salvaguardia dell’immagine di Mach 2 e dei
beni della societa’, sulla base dei principi di correttezza e lealta’
1.7 Il presente codice etico vincola tutti i soggetti cui è destinato, a qualunque livello dell’organizzazione aziendale.
La Direzione Generale assicura, coordinandosi con le altre funzioni aziendali, la diffusione e la conoscenza del Codice Etico
presso tutti i Destinatari.
1.8 La società predispone procedure, protocolli, regolamenti e disposizioni interne affinché i valori contenuti nel presente Codice
Etico trovino affermazione nell’attività svolta dalla stessa.
2
2.1
LE RISORSE UMANE
Mach 2 ritiene che il capitale umano costituisca un fondamentale bene aziendale e promuove comportamenti atti a
valorizzarlo. L’attivita’ di Mach 2 puo’ definirsi labour intensive, dunque la preparazione professionale, la motivazione e la
fedelta’ all’azienda costituiscono i presupposti per un’alta qualita’ del servizio.
2.2
•
Mach 2 favorisce le condizioni affinche’ le risorse umane possano creare il massimo valore:
Non solo previene discriminazioni e abusi, offrendo a tutti possibilita’ di crescita professionale in base alle proprie capacita’,
aspirazioni e necessità, ma mette in atto condizioni che favoriscono il corretto sviluppo di ognuno.
•
In particolare, nei limiti imposti dalle esigenze dei ruoli rivestiti, a sostegno delle lavoratrici madri non esclude l’impiego del
part time e di orari di lavoro particolari per rendere il più possibile compatibile il ruolo di genitore con l’attività lavorativa.
•
Valorizza lo spirito innovativo, che genera miglioramenti anche nelle procedure consolidate. Mach 2 e’ aperta alle nuove
idee che rispettino i principi dell’attuale codice
•
Stimola lo scambio di informazioni, anche attraverso opportuni strumenti informativi, per la conoscenza di obiettivi,
strategie e protocolli operativi e per quanto attiene all’attuale gestione.
•
Stimola altresi’ incontri periodici tra funzioni aziendali al fine di migliorare la gestione aziendale (elaborazione del
calendario promozionale mensile, controllo delle giacenze, aggiornamento sui progetti in corso)
•
2.2
Pone le condizioni affinche’ le decisioni si possano assumere con tempestivita’ e determinazione.
Mach 2 si pone l’obiettivo di salvaguardare la salute e la sicurezza sul posto di lavoro ed il rispetto delle norme relative.
2.3
Mach 2 richiede ai propri dipendenti e agenti di commercio di rispettare gli asset patrimoniali materiali e immateriali, e di
utilizzare le informazioni nel solo interesse dell’azienda e nel rispetto delle norme sulla privacy.
3. GLI AZIONISTI
3.1 Mach 2 garantisce la parità di trattamento agli Azionisti senza porre in atto alcun
comportamento preferenziale, avendo
come primario obiettivo il bene dell’azienda.
4. I FORNITORI
4.1.
GLI EDITORI (O I DISTRIBUTORI DI LIBRI)
4.1.1
Nella scelta dell’editore – titolo – autore Mach 2 privilegia la coerenza della scelta con le caratteristiche del consumatore
tipico del canale distributivo in cui opera, con particolare attenzione alle serie storiche dell’ autore stesso, agli investimenti
in comunicazione previsti dall’editore ed alle condizioni commerciali di acquisto (sconti in fattura, premi di fine anno,
condizioni di pagamento).
4.1.2
Mach2 acquista da editori che possono garantire il completo ed incondizionato diritto di resa, salvo eccezioni autorizzate
dall’organo volitivo. Nella valutazione degli editori di conseguenza deve essere valutata la loro capacita’ di assolvere ai
propri impegni di pagamento a fronte delle rese effettuate o previste.
4.1.3
Nel rispetto di quanto indicato al punto 4.1.1. e 4.1.2, Mach 2 propende per la creazione di rapporti stabili, richiedendo
all’editore l’individuazione di figure professionali (account) di alta qualita’ nella conoscenza dell’editore stesso, del
mercato in generale e di Mach 2.
4.1.4
4.2
4.2.1
Non dovra’ essere precluso ad alcun potenziale fornitore la possibilita’ di essere valutato in base alle procedure aziendali.
ALTRI FORNITORI
Nella scelta dei fornitori di beni e servizi devono essere privilegiati l’affidabilita’ del fornitore e la sua capacita’ di
assolvere correttamente alle obbligazioni assunte, nonche’ il rapporto qualita’/prezzo del bene o della prestazione offerta,
senza discriminazioni o valutazioni preconcette.
4.2.2
Gli incarichi a terzi cui affidare prestazioni (outsourcing) e ai consulenti, verranno affidati dalle funzioni aziendali
interessate prescindendo da rapporti personali esistenti e facendo riferimento a termini di confronto obiettivi. Per la
valutazione delle scelte si dovrà tenere conto dei risultati ottenuti in precedenti collaborazioni, della qualità delle
prestazioni offerte, della consistenza ed organizzazione dei fornitori, della competenza specifica e del trattamento
economico richiesto.
4.2.3
Le assegnazioni delle forniture devono rispettare le procedure aziendali e dovranno essere documentate nei motivi della
scelta del fornitore.
4.3
PRINCIPI GENERALI
4.3.1
Mach 2 non consente che direttamente o indirettamente i fornitori (4.1 e 4.2) elargiscano ai propri dipendenti regali di alto
valore o comunque tali da poter avanzare il ragionevole dubbio che possano condizionare la loro scelta in merito al
fornitore stesso. Allo stesso modo i dipendenti non possono offrire regali, proporre opportunità di impiego o trattamenti di
favore estranei alle normali relazioni di cortesia per ottenere benefici di carattere personale anche se ciò può
incidentalmente favorire gli interessi di Mach 2.
4.3.2
I contratti devono essere stipulati per iscritto, con chiarezza e completezza, senza lasciare adito a diverse interpretazioni.
5. I CLIENTI
5.1 Mach 2 e’ una societa’ commerciale, e come tale marketing oriented. Il cliente
viene considerato una risorsa preziosa che
viene gestita con cortesia e premura.
5.2 Tutte le funzioni aziendali, nel rispetto delle proprie finalita’ istituzionali, hanno una responsabilita’ nei confronti dei clienti, in
quanto Mach 2 ritiene che la customer satisfaction viene realizzata attraverso la continua ricerca dell’eccellenza in qualsiasi
attivita’ venga svolta.
5.3 Mach 2 ritiene importante un elevato livello informativo verso la clientela, sia in merito alle novita’ editoriali che alle attivita’
promozionali.
5.4 Mach 2 seleziona i clienti esterni al canale degli esclusivisti (librai) sulla base alla loro valutata capacita’ di assolvere ai propri
impegni di pagamento.
5.5 I contratti devono essere stipulati per iscritto, cosi’ come i premi a qualsiasi titolo erogati, con chiarezza e precisione, senza
lasciare adito a diverse interpretazioni.
5.6 Mach 2 ritiene che il proprio rapporto con i clienti debba costantemente consolidarsi con livelli sempre piu’ alti di
competitivita’. Risulta imprescindibile un continuo confronto con la concorrenza e la valutazione di metodi provenienti anche da
settori diversi.
6. LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
6.1 Mach 2 osserva i principi di lealta’, integrita’, rigore e spirito di collaborazione nei rapporti con la pubblica amministrazione
in generale.
6.2 L’attività di Mach 2 è improntata al rispetto delle norme in tema di tutela del lavoro e di privacy.
6.3 Mach 2 proibisce ai propri dipendenti e collaboratori esterni di corrispondere, direttamente o indirettamente, somme di
denaro a pubblici ufficiali e pubblici dipendenti al fine di influenzarli nello svolgimento dei propri ruoli. Sono consentiti solo
piccoli atti di cortesia, tali da non compromettere l’integrita’ e la reputazione di Mach 2.
6.4 I rapporti con i funzionari pubblici in occasione di verifiche, controlli e accertamenti vengono regolamentati con un adeguato
protocollo.
7 CONCORRENZA E MERCATO
7.1 Mach 2 rispetta le leggi nazionali e comunitarie poste a tutela della concorrenza.
7.2 Mach 2 adotta nei confronti dei concorrenti un comportamento basato sul rispetto e sulla lealta’.
7.3 Mach 2 mira ad essere costantemente il punto di riferimento del mercato per efficienza ed efficacia. Adotta di conseguenza
tecniche e procedure che consentono il mantenimento di un adeguato gap qualitativo verso i concorrenti.
8.
AMMINISTRAZIONE E FINANZA
8.1 Le rilevazioni contabili dei fatti gestionali vengono effettuate in base ai principi contabili, di larga accettazione, di
precisione, trasparenza e completezza
8.2 Tutti i dipendenti sono coinvolti nella gestione amministrativa e di conseguenza devono offrire informazioni precise e
tempestive affinche’ i fatti di gestione siano correttamente rilevati
8.3 L’amministrazione dovra’ conservare tutti i documenti come prescritto dalle leggi in materia in modo da favorire una loro
veloce reperibilita’. Si dovranno altresi’ conservare i documenti interni relativi alle autorizzazioni di spesa.
8.4 Mach 2 predispone idonee procedure per la regolamentazione delle spese viaggio, trasferta e rappresentanza.
8.5 Mach 2 predispone idonei protocolli per la gestione del processo di distruzione dei beni aziendali obsoleti, in particolare il
macero di libri non rendibili e non idonei alla vendita
8.6 Mach 2 rispetta le leggi e i regolamenti in relazione alla gestione amministrativa e in particolare la gestione contabile, e si
tiene costantemente informata sulla loro evoluzione
8.7 I bilanci di Mach 2 sono oggetto di verifica da parte delle societa’ di revisione di bilancio cui viene affidato tale compito
8.8 I responsabili amministrativi di Mach 2 collaborano fattivamente con gli organi di sorveglianza e controllo della società
per consentire che le operazioni di verifica avvengano con la massima trasparenza.
9.
INFORMAZIONI
9.1 Mach 2 recepisce quanto indicato dalla norme in vigore, ed in particolare dal codice della privacy, individua i responsabili
e gli incaricati, invia l’informativa a clienti e fornitori e predispone un idoneo documento di programmazione per la
sicurezza (DPS)
9.2 Le informazioni disponibili in Mach 2, di qualsiasi titolo (studi, analisi, comunicazioni e cosi via), non possono essere
divulgate all’esterno se non nel rispetto delle norme sulla privacy o con le autorizzazioni richieste dai protocolli
predisposti.
10. CONFLITTO DI INTERESSE
10.1
I Destinatari perseguono, nello svolgimento della collaborazione, gli obiettivi e gli interessi generali della Società.
10.2
I Destinari informano senza ritardo, tenuto conto delle circostanze, i propri superiori o referenti delle situazioni o attività
nelle
quali potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli della Società ( o qualora di tali interessi
siano titolari prossimi congiunti), ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza. I Destinatari
rispettano le decisioni che in proposito sono assunte dalla società.
11. VIOLAZIONE DELLE DISPOSIZIONI DEL CODICE ETICO
11.1
Le disposizioni del presente Codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai Destinatari o dai
soggetti aventi relazioni d’affari con Mach 2.
11.2
In caso di violazioni del codice etico Mach 2 adotta – nei confronti delle violazioni stesse, laddove ritenuto necessario
per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente a quanto previsto dal quadro normativo vigente – provvedimenti
disciplinari che possono giungere sino all’allontanamento dalla società degli stessi responsabili.
12. ENTRATA IN VIGORE
Il presente Codice è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione il 13 maggio 2005.
Ogni variazione e/o integrazione dello stesso sarà approvata dal Consiglio di Amministrazione e diffusa ai Destinatari.