LINEE GUIDA - Comune di Capalbio

LINEE GUIDA
PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI
ALL’ALBO PRETORIO INFORMATICO (ON-LINE)
(Appendice al Regolamento Comunale sul Responsabile del Procedimento e Diritto di Accesso )
ART.1 – Oggetto delle Linee Guida
ART.2 – Istituzione e finalità dell’Albo pretorio on-line
ART.3 – Albo Pretorio Documentario
ART.4 – Informazione sull’attività amministrativa e protezione dei dati personali
Art.5 – Atti soggetti a pubblicazione e termini
Art.6 – Servizio Albo Pretorio On Line - Organizzazione del servizio
Art.7 – Pubblicazione per conto di soggetti esterni all’Amministrazione Comunale
Art.8 – Dichiarazione di avvenuta pubblicazione
Art. 9 – Garanzia di sistema
Art.10 – Norme finali e di rinvio
ART.1 – Oggetto delle Linee Guida
Le linee guida disciplinano le modalità di pubblicazione sul sito informatico istituzionale dell’Ente
di atti e provvedimenti amministrativi ai sensi dell’art. 32 della Legge 18.06.2009 n.69 succ. mod.;
ART.2 – Istituzione e finalità dell’Albo pretorio on-line
E’ istituito l’Albo Pretorio On-Line che consiste in uno spazio “web” del sito informatico
istituzionale di questo Comune accessibile all’indirizzo www.comune.capalbio.gr.it, avviso per
l’accesso all’Albo On Line è disponibile nell’Home page del sito facilmente individuabile
dall’utente;
A decorrere dal termine di cui all’art.32 c. 1 della Legge 69/2009 e s.m.i. (01.01.2011) tutti i
documenti, anche quelli in forma cartacea (previa la loro acquisizione informatica a mezzo file o
scanner) per i quali sussiste l’obbligo di pubblicazione in forza di disposizioni di legge o
regolamentari, conseguono la pubblicità legale soltanto con la loro pubblicazione all’Albo Pretorio
On Line dell’Ente;
E’ specificato che i documenti informatici pubblicati costituiscono copia conforme degli originali
accessibili ai cittadini con le modalità previste dalla legge e dal regolamento comunale per
l’accesso agli atti;
La pubblicazione all’albo pretorio on line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale
degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva;
L’Albo pretorio sarà accessibile in tutti i giorni dell’anno salvo interruzioni determinate da cause
di forza maggiore quali manutenzione dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili
per il corretto funzionamento del sito informatico e della procedura.
Qualora possa, tale interruzione perdurare ed arrecare non esatto adempimento di scadenze
perentorie, sarà possibile utilizzare un repertorio di emergenza e quando le funzionalità del
sistema vengano ripristinate le informazioni ivi contenute saranno inserite nel sistema informatico
con una funzione di recupero dati;
ART.3 – Albo Pretorio Documentario
Dal 01 gennaio 2011 l’affissione degli atti cartacei nell’Albo Pretorio documentario non ha più
efficacia di pubblicità legale e quindi non fornisce agli stessi presunzione di conoscenza legale. Da
tale data quindi l’Albo Pretorio Documentario avrà solamente una funzione di pubblicità per
consentire un regime transitorio di tutela a beneficio dei cittadini consentendo di fatto una
maggiore conoscibilità dei documenti stessi.
Durante il suddetto periodo transitorio la cui durata è fissata fino al 30.06.2011, all’Albo sarà posto
in evidenza un avviso pubblico nel quale sarà chiaramente indicato che la presunzione di
conoscenza legale è attribuita soltanto agli atti pubblicati all’Albo Pretorio On line con le
indicazioni per accedervi.
ART.4 – Informazione sull’attività amministrativa e protezione dei dati personali
Nel predisporre gli atti amministrativi destinati alla diffusione mediante pubblicazione sul sito
internet dell’Ente ogni responsabile dovrà attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e
sufficienza delle informazioni concernenti dati personali forniti dall’atto;
Le informazioni contenute nell’atto dovranno essere solo quelle ritenute rilevanti ed indispensabili
al fine della comprensione agli eventuali interessati e contro interessati all’atto al fine di dare
conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare la funzione di controllo e la tutela dei propri
diritti o interessi legittimi;
Tutte le informazioni che esulino dalle predette finalità o che appaiano esuberanti dovranno essere
omesse dal responsabile che redige l’atto e che ne resta comunque responsabile.
E’ fatta salva la possibilità di riportare nell’atto richiami ad atti istruttori depositati negli uffici
contenenti maggiori informazioni la cui conoscenza verrà consentita agli interessati in base alle
regole sul diritto di accesso;
Nel formare e diffondere gli atti e le informazioni relative all’attività amministrativa, quindi, dovrà
essere assicurata la conformità alle norme del Dlgs 196/2003 ed ai provvedimenti del garante della
Privacy, la responsabilità del contenuto diffuso rimane comunque a carico del redattore dell’atto;
Art.5 – Atti soggetti a pubblicazione e termini
 Sono pubblicati all’Albo Pretorio On Line gli atti adottati dagli organi di governo, gestione
e controllo di questo Ente da altre pubbliche amministrazioni oppure da soggetti privati e
comunque tutti quegli atti previsti dall’ordinamento, da provvedimenti dell’autorità
giudiziaria e quelli dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi
di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di soggetti
potenzialmente interessati dipende la loro efficacia.
 Gli atti sono di norma pubblicati nel loro integrale contenuto ed in copia conforme
all’originale tranne casi particolari disciplinati da specifiche disposizioni, per i quali sia
ammessa anche la pubblicazione del solo estratto od avviso; Relativamente agli allegati agli
atti qualora si tratti di elaborati tecnici o documenti dei quali non sia possibile l’integrale
pubblicazione on line si provvederà ad indicare con un avviso o anche all’interno dell’atto
stesso che tutti gli allegati sono depositati presso i competenti uffici individuandoli in
maniera univoca;
 La durata della pubblicazione di ogni atto è prevista dalla legge o dai regolamenti
comunali.
 Se non specificamente prevista, la durata della pubblicazione è indicata nell’atto oggetto
della pubblicazione.
 In mancanza di ogni riferimento, la durata minima della pubblicazione è di quindici
giorni.
 Salvo diverse disposizioni, il computo dei giorni decorre dalla data di pubblicazione.
 Con adeguata motivazione, il responsabile del procedimento amministrativo potrà
richiedere l’annullamento di una pubblicazione; La registrazione è annullata nel repertorio
dell’albo on line apponendo la dicitura “Annullato” in posizione sempre visibile ed in
maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza tranne il
caso in cui l’annullamento sia motivato da possibili violazioni di legge.
 Sono individuati con il presente provvedimento a titolo comunque non esaustivo i
principali atti che vengono pubblicati on line :
a) Deliberazioni del Consiglio comunale
b) Deliberazioni della Giunta Comunale
c) Determinazioni dirigenziali
d) Atti elencati dall’art. 26 L.241/1990 e s.m.i.
e) Pubblicazioni di matrimonio
f) Provvedimenti per cambio di nome o cognome
g) Convocazioni del Consiglio Comunale
h) Bandi di concorso ed altre selezioni pubbliche di personale
i) Esiti ed altri atti delle procedure concorsuali e selettive
j) Avvisi di gare di appalto
k) Avvisi di deposito
l) Altri bandi ed avvisi pubblici
m) Altri atti previsti da specifica normativa
n) Atti di altri enti o amministrazioni pubbliche purchè trasmessi come documenti
elettronici firmati digitalmente e inviati a mezzo posta elettronica certificata;
o) Avvisi elettorali e di leva
p) Ordinanze;
q) Permessi a costruire e atti relativi agli strumenti urbanistici
Art.6 – Servizio Albo Pretorio On Line - Organizzazione del servizio
Il servizio Albo Pretorio On Line è inserito nel Settore Affari Generali
E’ istituito a far data dall’01.01.2011 un apposito repertorio informatico delle pubblicazioni;
Al responsabile dell’area compete l’attività di pubblicazione degli atti relativi al settore Affari
Generali ed agli organi sull’albo così come la pubblicazione di tutti gli atti esterni la tenuta del
registro e la verifica del funzionamento della procedura informatica così come l’attestazione di
avvenuta e regolare pubblicazione;
La relativa attestazione di avvenuta pubblicazione è curata dallo stesso responsabile di area in via
digitale, per tutti gli atti comunque pubblicati on line, utilizzando l’applicativo informatico di cui è
dotato il Comune di Capalbio.
Il responsabile per la cura di tali adempimenti si avvarrà del personale assegnato all’area .
La responsabilità della gestione del servizio di pubblicazione degli atti matrimoniali nell’apposita
sezione dell’albo, compete al responsabile del relativo procedimento, in qualità di Ufficiale di
Stato civile, che provvede anche alla loro registrazione secondo le norme dell’ordinamento di stato
civile.
La pubblicazione sull’albo pretorio on–line costituisce una forma di trattamento di dati a mezzo
diffusione e comunicazione , ai sensi del D.L.196/2003. L’ufficio Affari Generali incaricato della
pubblicazione sul web non ha il compito di controllare la regolarità e la pertinenza dei dati
pubblicati . L’obbligo delle opportune verifiche sugli atti inviati e le conseguenti responsabilità
ricadono pertanto su coloro che ne hanno richiesta la pubblicazione.
Art.7 – Pubblicazione per conto di soggetti esterni all’Amministrazione Comunale
Il Comune provvede alla pubblicazione all’albo pretorio di documenti informatici per i quali sia
prevista o sia richiesta la pubblicazione, provenienti da altre pubbliche amministrazioni o da altri
soggetti abilitati;
La pubblicazione sul web dei documenti dovrà essere preceduta da specifica richiesta, contenente i
termini di pubblicazione e di restituzione del documento, nonchè specifica assunzione di
responsabilità ai fini del rispetto del codice sulla privacy;
In ogni caso la responsabilità sui contenuti degli atti rimarrà in capo al soggetto redattore e
sottoscrittore dell’atto;
Qualora venga trasmesso il documento in solo formato cartaceo con espressa richiesta di
pubblicazione on line in quanto si tratti di pubblicazione dalla quale derivino effetti legali, il
personale addetto al servizio o i messi comunali provvederanno alla scansione dello stesso per il
suo inserimento web;
Art.8 – Dichiarazione di avvenuta pubblicazione
Il sistema informatico garantisce l’avvenuta pubblicazione degli atti e l’attestazione è redatta con
modalità informatica a cura del responsabile del servizio o dei messi comunali ;
Art. 9 – Garanzia di sistema
Il sistema garantisce che l’atto da pubblicare venga effettivamente reso visibile all’albo pretorio
telematico per il periodo previsto, rendendo noti gli estremi di pubblicazione ed il numero di
registro informatico assegnato automaticamente agli atti.
L’accesso agli atti on line è consentito agli utenti in modalità di sola lettura, in modo da impedirne
modifiche alterazioni o cancellazioni.
Art.10 – Norme finali e di rinvio
Alla data di entrata in vigore delle presenti linee guida si intendono disapplicate le vigenti norme
statutarie o regolamentari in materia, qualora non compatibili con l’art. 32 della legge 69/2009 e
con il presente regolamento.
Dopo una prima fase di attuazione delle presenti Linee Guida si procederà qualora necessario ad
un eventuale revisione del presente modello organizzativo.
Per quanto non espressamente previsto dalle presenti Linee-guida si rinvia alle disposizioni
legislative in materia.
In particolare per la pubblicazione degli atti concernenti le procedure ad evidenza pubblica ed i
bilanci (laddove obbligatoria) si rinvia al combinato disposto dei commi 2 e 5 dell’art. 32 della
legge 69/2009.