conservazione sostitutiva
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conservazione sostitutiva
La dematerializzazione dei documenti a norma di legge SAM Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati e presenta notevoli benefici, in particolare per le aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni. La conservazione sostitutiva è pertanto una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Conservare digitalmente significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L'applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei (dematerializzazione); per i documenti già prodotti, si parla invece di smaterializzazione (trasformazione del cartaceo in digitale). SAM R-EVOLUTION E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Conservazione sostitutiva è il modulo di SAM r-evolution per la gestione degli archivi informatici che offre la possibilità di generare contenitori opportunamente organizzati contenenti una molteplicità di file di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o prodotto. Le principali funzioni sono: • molteplici funzioni di selezione dei documenti; • integrazione totale con il modulo Database Link; • catalogazione e categorizzazione automatica dei documenti; • velocità e semplicità nella ricerca dei documenti; • sicurezza e riservatezza delle informazioni. Conservazione sostitutiva si presta non solo all’utilizzo secondo le normative di legge, ma anche come supporto all’organizzazione aziendale: consente di sfruttare la semplicità di selezione e organizzazione dei documenti al fine di poter generare volumi ottici, senza validità legale secondo le necessità, generando così strumenti autonomi nella loro gestione e nel tempo. ELENCO DEI DOCUMENTI CHE POSSONO ESSERE CONSERVATI SOSTITUTIVAMENTE: • libro giornale e libro degli inventari • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali • scritture ausiliarie di magazzino • registro dei beni ammortizzabili • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770) • modelli di pagamento (F23 e F24) • libri sociali • bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili • ricevute fiscali e scontrini fiscali • documenti di trasporto (DDT) • scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro). SAM Conservazione sostitutiva CONFIGURAZIONE DELLE CLASSI DOCUMENTO Le classi documentali del modulo Database Link, se coinvolte nel processo di conservazione sostitutiva, si arricchiscono di un nuovo percorso dove andare a depositare i documenti di tipo “originali firmati”; di seguito i percorsi ora disponibili: ORIGINALI FIRMATI dove vengono destinati i soli documenti originali firmati. La funzione di memorizzazione dei documenti colloca direttamente in questa posizione i file ricevuti in originale firmato, così come quelli firmati dalla funzione di massa in fase di creazione di un lotto di archiviazione. La forma in originale firmato è una copia della forma originale/editabile che si vuole conservare intatta al riparo da successive modifiche anche di origine accidentale. Per garantire l’integrità del documento originale lo si sottopone ad un processo di firma digitale che ne cristallizza il contenuto. PUBBLICI dove vengono destinati i documenti consultabili da terzi diversi dall’autore e senza diritto di redazione del contenuto. La forma in cui il documento viene pubblicato e reso disponibile, avviene normalmente attraverso un processo di conversione che fissa la forma originale/editabile nel formato PDF. Spesso la forma pubblica coincide con la forma editabile, per esempio immettendo nel sistema documenti già in formato PDF; in questo caso la versione di sola lettura non viene neppure generata. Le funzioni di conversione dei file e di firma per approvazione utilizzano questo percorso. ORIGINALI EDITABILI dove vengono destinati i documenti generati dal modulo Database Link nella forma originale in cui il documento nasce (ad esempio .doc se generato da un editor di testo tipo MS Word o .xls se generato da un foglio di calcolo tipo MS Excel). CREAZIONE NUOVO VOLUME Consiste nell’apertura di una nuova posizione che definisce i contenuti del volume in termini di classi di documento incluse (fino a un massimo di tre), periodo (intervallo di date dei documenti – dalla data / alla data), campi di categorizzazione (sino a un massimo di tre con identificazione del valore inferiore e superiore). Grazie alla funzione di categorizzazione è possibile attivare un numero indefinito di campi / keyword che saranno propedeutici e di aiuto sia alla costruzione del volume che alla successiva consultazione. Gli argomenti (classi, date, categorizzazioni) sono opzionali e complementari. Creazione nuovo volume RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il Responsabile della conservazione sostitutiva è responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell'apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti. Inoltre: • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici); • organizza il contenuto dei supporti ottici; • gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato; • archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate. SAM Conservazione sostitutiva MANUTENZIONE VOLUMI La manutenzione dei volumi consente di identificare le informazioni necessarie ai contenuti logici del volume stesso, sulla base di un codice di identificazione che viene attribuito in automatico dal sistema: • Descrizione del volume: descrive il contenuto (documenti/file) del volume stesso; • Ambito di inclusione dei documenti/file: - classe documentale: codice identificativo dei documenti archiviati nel modulo Database Link; - data limite: dalla data / alla data di aggiornamento o immissione del documento nella classe documentale selezionata; - campi di categorizzazione: nome del campo su cui verrà effettuata la selezione – valore di partenza – valore di arrivo; - flag di validità legale: impone la corretta sequenza delle fasi da eseguire per effettuare la conservazione sostitutiva secondo le norme di legge. I documenti selezionati secondo i criteri impostati compongono il contenuto del volume da generare. GENERAZIONE VOLUME Grazie a questa funzione vengono rintracciati i documenti/file secondo i criteri impostati nella lista del volume e viene generato il volume stesso. Successivamente alla fase di generazione del volume è possibile effettuare le seguenti ulteriori fasi: RESET Funzione di pulizia del volume alimentato al fine di reimpostare i parametri di costruzione. VERIFICA DOCUMENTI Consente di verificare l’idoneità all’archiviazione dei documenti del volume. In particolare verifica la validità della firma degli stessi. La verifica può essere eseguita sia a scopi legali che per necessità gestionali (viene controllata la validità della firma relativamente ad una specifica mansione). Opzionalmente viene controllata anche la continuità della sequenza dei documenti inclusi entro il range di valori indicati nel primo campo di categorizzazione indicato nel volume. Pannello di verifica congruità del volume FIRMA DOCUMENTI Grazie al modulo Flussi autorizzativi, registro e firma digitale, con una funzione specifica o un tasto funzionale dedicato viene firmato il singolo documento o tutti quelli disponibili dalla selezione effettuata, che non risultano ancora firmati o che contengono errori di forma. La procedura di firma, opzionalmente, richiede la specifica di una determinata mansione in veste della quale viene eseguita la firma. CREAZIONE FISICA DEL VOLUME (COPIA) Vengono copiati/spostati nel volume fisico (cartella IFS del IBM Power System) i documenti identificati dalla lista del volume. Il volume generato è completamente autosufficiente ed è masterizzabile su qualsiasi device, supporto, USB key. CHIUSURA DEL VOLUME Esegue le elaborazioni necessarie per la chiusura del volume. Viene inoltre creato l’archivio di chiusura che effettua un’ulteriore verifica di congruità del volume, richiede la firma digitale del volume e lo definisce in modalità intoccabile. SAM Conservazione sostitutiva ESTRAZIONE VOLUME Questa funzione estrae il volume generato dalla cartella IFS del IBM Power System e lo copia in locale aggiungendo nella directory creata il necessario per effettuare le ricerche desiderate e la navigazione dei documenti/file. Strumento di ricerca e consultazione del volume I BENEFICI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Ai vantaggi offerti dai tradizionali servizi di archiviazione fisica, gestione elettronica dei documenti, acquisizione elettronica dei dati, portale Internet dedicato, che consentono di recuperare lo spazio, le risorse e il tempo dedicati alla gestione degli archivi, di abbattere i costi relativi e di avere accesso rapido ai documenti, la conservazione sostitutiva aggiunge ulteriori benefici: il recupero dei costi dovuto alla smaltimento della carta, l'eliminazione dell'acquisto di materiali di consumo, un risparmio netto sulle imposte di bollo (per i documenti, come i libri contabili, per i quali essa è richiesta). Con il modulo Conservazione sostitutiva, Var Group completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale. QUANTO COSTA ALLE AZIENDE ITALIANE LA GESTIONE TRADIZIONALE ? Un recente studio sul “Documento Digitale” realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale “tradizionale”. Vediamone alcuni: ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro l’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte, generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto, mentre il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stimato in 120 euro. VAR Group SpA Via Giuntini, 40 50053 Empoli (Fi) Tel. 0571 9988 Fax 0571 998062 www.samrevolution.it [email protected]