il fascicolo informatico
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IL FASCICOLO INFORMATICO Incontro di studio della SSM sul tema: Il Processo Civile Telematico (I° edizione) Napoli, 10 maggio 2016 ANTONELLA DELL’ORFANOMAGRIF TRIBUNALE ROMASEZIONI CIVILI ORDINARIE COSA SI INTENDE PER FASCICOLO INFORMATICO? Art. 12 del D.P.R. 13.2.2001, n. 123: l’esordio del fascicolo informatico, indicato come «contenente gli atti del processo come documenti informatici ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo». Art. 2, 1° co., lett. h D.M. 44/2011, secondo il quale il fascicolo informatico è la versione informatica del fascicolo d’ufficio, contenente gli atti del processo come documenti informatici, oppure le copie informatiche dei medesimi atti, qualora siano stati depositati su supporto cartaceo, ai sensi del codice dell’amministrazione digitale. La creazione del fascicolo informatico non ha determinato alcuna soppressione del fascicolo cartaceo (art. 12 DPR. 123/2001), che continua ad esistere parallelamente al primo (si pensi, solo per fare qualche esempio, ai procedimenti nati cartacei e divenuti digitali solo successivamente; o a quelli che, pur nati con il PCT obbligatorio, abbiano visto costituzioni in giudizio delle parti svolte in modo tradizionale etc.). Ai sensi del DPR. 123/2001 gli atti processuali del giudice, delle parti e degli ausiliari possono costituiti da documenti informatici nativi, muniti di firma elettronica, e, quando sono invece stesi su carta, che ne venisse effettuata scansione e questa viene inserita nel fascicolo informatico Le produzioni documentali cartacee vanno conservate nei fascicoli e i documenti e gli atti del giudice e dell’ausiliario vanno raccolti nel fascicolo d’ufficio (artt. 72-77 disp. att. c.p.c). Il fascicolo informatico d’ufficio deve avere contenuto analogo a quello su supporto cartaceo: gli atti delle parti e degli ausiliari quando cartacei devono essere scansionati, quando informatici devono essere stampati ed inseriti in copia nel fascicolo cartaceo. Discorso parzialmente diverso per i documenti probatori, per i quali il terzo comma dell’art. 12 del d.P.R. n. 123/2001 prevede la scansione soltanto laddove non eccessivamente onerosa. Le regole tecniche di cui al reg. n. 44/2011 non riportano la regola del D.P.R. n. 123/2001 per cui doveva essere comunque formato e conservato un fascicolo cartaceo d’ufficio, contenente dunque le stampe dei documenti informatici, ma prevedono che «la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo, fermi restando gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell’amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente». E’ discusso se il dpr. 123/2001 possa ritenersi abrogato da un regolamento governativo, quale il Reg. n. 44/2011. In ogni caso un fascicolo d’ufficio cartaceo va comunque mantenuto e dovrà contenere gli atti cartacei prodotti dalle parti nonché gli originali unici cui fa riferimento il regolamento del 2011. Art. 9 DM 44/2011 Sistema informatico di gestione del fascicolo informatico ….. 4. Il fascicolo informatico reca l'indicazione: a) dell'ufficio titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; b) dell'oggetto del procedimento; c) dell'elenco dei documenti contenuti. 5. Il fascicolo informatico e' formato in modo da garantire la facile reperibilità ed il collegamento degli atti ivi contenuti in relazione alla data di deposito, al loro contenuto, ed alle finalità dei singoli documenti. L’elenco dei documenti presenti nel fascicolo informatico va quindi redatto in maniera tale da consentire la facile reperibilità, che è quanto prescrive il co. 5 dell’art. 9 cit., che fa cenno ad alcuni metadati necessari e cioè la data del deposito, il contenuto e le finalità dei singoli documenti. Artt. 36, 74 e 87 disp. att. c.p.c., ogni singolo atto e ogni singola produzione deve avere un indice e essere contenuta in separato documento. Le prescrizioni circa la produzione di documentazione munita di indice devono valere anche per il fascicolo informatico. Ogni singolo documento informatico va quindi prodotto in separato elenco, numerato e, laddove possibile collegato al testo o all’indice mediante il link, oppure mediante il numero e il nome della produzione, che devono essere riportati nel nome del file; in caso contrario risulta quasi impossibile reperire il documento. Considerato che la reperibilità dei documenti è prescritta per regolamento e l’elenco delle produzioni deve essere comunicato alla controparte, laddove ciò non sia realizzato è possibile individuare una violazione del diritto di difesa di una parte e potrebbe anche configurarsi l’inidoneità dell’atto a raggiungere lo scopo. Il deposito telematico: il regime dell’obbligatorietà L'art. 45 del D.L. 90/2014 ha disposto che il deposito telematico degli atti endo-processuali – il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti prece-dentemente costituite …" (e non anche di quelli introduttivi e di costituzione, v. art. 16-bis, comma 1, D.L. 179/2012) fosse graduale, indicando la data del 30/6/2014 quale termine di demarcazione tra i procedimenti già pendenti a tale data e quelli promossi successivamente. Per i procedimenti nuovi, cioè iniziati successivamente al 30/6/2014, il deposito telematico degli atti endoprocessuali era obbligatorio. Per i procedimenti pendenti, cioè iniziati prima del 30/6/2014, il deposito telematico degli atti endoprocessuali era facoltativo sino al 30/12/2014. Dal 31/12/2014, infatti, il deposito telematico degli atti endoprocessuali è obbligatorio per tutti i procedimenti. Dal 30/6/2015 è stato reso obbligatorio il deposito telematico degli atti endoprocessuali anche nei procedimenti in Corte d'Appello (art. 16-bis, comma 9-ter, D.L. 179/2012). Tra le novità introdotte dal D.L. n. 83/2015 nell’art. 19 del decreto in commento vi è l’inserimento nell’art. 16 bis, d.l. n. 179 del comma 1 bis, il quale prevede che nell'ambito dei procedimenti civili, contenziosi e di volontaria giurisdizione innanzi ai Tribunali e, a decorrere dal 30 giugno 2015, innanzi alle Corti d'Appello è sempre ammesso il deposito telematico dell'atto introduttivo o del primo atto difensivo e dei documenti che si offrono in comunicazione, da parte del difensore o del dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. In tal caso il deposito si perfeziona esclusivamente con tali modalità. Si tratta in definitiva del superamento di una delle principali questioni aperte sul PCT, riguardante la legittimità del deposito telematico dell’atto introduttivo nei Tribunali sprovvisti di decreto ex art. 35, d.m. n. 44/2011 emanato da D.G.S.I.A. UNA DEROGA PER I FUNZIONARI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI. L’obbligo del deposito telematico rimane escluso per i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente (ad esempio i funzionari INPS nelle cause di previdenza). Il 2 comma dell’art. 44 del D.L. 90/2014 ha infatti aggiunto al 1 comma dell’art. 16-bis il seguente inciso “Per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente”. Dall’obbligo del deposito telematico degli atti processuali (c.d. PCT a binario unico), sono esclusi i Giudici, i quali hanno l’obbligo di depositare telematicamente i propri provvedimenti esclusivamente nell’ambito delle procedure monitorie (art. 633 cpc e ss.) - art. 16 bis, co. 4, DL 179/2012-, quindi, in difetto di un tale obbligo espressamente previsto anche per loro in via generale così come per le parti processuali, i Giudici possono continuare a depositare sentenze cartacee (e provvedimenti interlocutori in genere, ad es. ordinanze e decreti) anche con riferimento a procedimenti civili telematici. Gli atti ed i documenti da depositarsi tramite PCT devono essere “privi di elementi attivi” artt. 12 e 13 Provvedimento DGSIA 18 luglio 2011, emanato in attuazione del DM Giustizia n. 44/2011 (Regole tecniche o Regolamento) e succ. mod. La ratio del citato divieto, che è quella di impedire che un file depositato in giudizio tramite PCT possa subire delle modifiche (più o meno automatiche) successive al deposito stesso, aggirando così le norme in tema di preclusioni processuali e di tutela del contraddittorio; inoltre la modifica automatica di un file successiva alla sua sottoscrizione farebbe venir meno il valore della firma digitale (che dopo la modifica stessa non sarebbe più verificabile). ELEMENTI ATTIVI” SIGNIFICA “PARTI DEL TESTO POTENZIALMENTE MODIFICABILI DA UNA SORGENTE ESTERNA”. Per esemplificare, devono ritenersi elementi attivi vietati le macro e i campi variabili. Devono ritenersi invece ammissibili, ed anzi del tutto auspicabili, i link ipertestuali, come i link interni o segnalibri (ad es., il rinvio ai vari paragrafi dell’atto o ai documenti depositati con la stessa busta), che rendono del tutto agevole l’esame e la lettura degli atti e dei documenti ad essi allegati. FORMA DEGLI ATTI Su delega avente rango di fonte primaria Art. 16 bis DL n. 179/2012, la normativa regolamentare del PCT stabilisce che: – l’atto giudiziario (o atto principale) deve essere in pdf testuale Art. 11 DM n. 44/2011 e art. 12 Specifiche Tecniche 16/04/2014 – gli eventuali documenti possono essere in formato pdf, rtf, txt, jpg, gif, tiff, xml, eml o msg, e nei formati compressi zip, rar, arj (purché contenenti file nei formati precedenti). Art. 12 DM n. 44/2011 e art. 13 Specifiche Tecniche 16/04/2014. QUALI SONO LE CONSEGUENZE IN CASO DI DEPOSITO DI ATTI CHE NON SIANO CONFORMI ALLE SPECIFICHE DEI FORMATI DIGITALI? Ipotesi più frequente: il deposito di un atto giudiziario in pdf immagine (cioè stampato e scansionato) anziché pdf testuale (cioè “convertito” in pdf direttamente dall’editor di testo Word, OpenOffice, ecc.). LA GIURISPRUDENZA E’ DIVISA. Accanto a pronunce secondo le quali un tale deposito sarebbe inammissibile, molte altre sono di segno del tutto contrario. Quest’ultimo orientamento pare maggiormente condivisibile. Il vizio riguarda la forma dell’atto, l’eventuale nullità dovrebbe essere quindi espressamente prevista dalla legge (art. 156, 1° comma, c.p.c.) e, quand’anche si ritenesse che sia stata prevista una specifica forma degli atti ex art. 123 c.p.c., ogni invalidità sarebbe comunque sanata per il raggiungimento dello scopo (art. 156, 3° comma, c.p.c.) , ed in ogni caso non potrebbe comportare rigetto per inammissibilità dovendo infatti il Giudice disporre la rinnovazione dell’atto nullo (art. 162 c.p.c.). Il rigetto per inammissibilità dell’atto o documento, secondo l’opinione maggiormente diffusa, deve ritenersi quindi abnorme ed illegittimo. DEPOSITI TELEMATICI E SUCCESSIVI MESSAGGI PEC DEPOSITO CON RG ERRATO O EFFETTUATO DA SOGGETTO NON PRESENTE NELL’ANAGRAFICA DEL FASCICOLO Nell’ipotesi in cui il mittente indichi il numero di ruolo (all’interno dello stesso registro) in maniera non corretta, l’ “esito dei controlli automatici” (la c.d. “terza PEC”) riporta una “descrizione esito” di questo tenore: “Numero di ruolo non valido: Il mittente non ha accesso al fascicolo. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria”. In tale ipotesi si ricade nella categoria “ERROR” indicata nella Circolare 28/10/2014 del Dipartimento Affari di Giustizia, punto 7, che così enuncia:“Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata.” In mancanza di una norma di legge che sanzioni come invalido l’atto recante un’errata indicazione del numero di R.G. l’operatore di cancelleria , pertanto, deve provvedere d’ufficio alla correzione del dato errato: l’operazione, oltretutto, è tecnicamente consentita dagli applicativi di cancelleria (SICID e SIECIC) purché all’interno dei singoli registri. MESSAGGIO PEC “ESITO CONTROLLI AUTOMATICI – IL MITTENTE NON HA ACCESSO AL FASCICOLO” Riguarda il caso del mancato inserimento dei dati del difensore nel registro informatico di cancelleria, ad esempio laddove non vengano registrati a sistema tutti i difensori in delega. Anche questo genere di anomalia appartiene alla categoria “ERROR”, e la Cancelleria deve “forzare” manualmente l’inserimento del deposito nel fascicolo, come previsto dal sistema e dalla circolare sopra richiamata. Nel caso in cui la Cancelleria, riscontrando un’anomalia di tipo WARN o ERROR, non accetti il deposito in sede di controlli manuali, inibendo l’inserimento dell’atto nel fascicolo informatico, vengono inserite, nella quarta PEC, all’atto del “rifiuto”, delle note che rendano maggiormente comprensibile la ragione del rifiuto, con oggetto (anche in caso di rifiuto) “ACCETTAZIONE DEPOSITO”, e una descrizione del tipo: “Numero di ruolo non valido: Procedimento non trovato. Deposito su Fascicolo errato. Atti rifiutati il –/–/―-”. EFFETTO DEL RIFIUTO DELLA CANCELLERIA SULL’ATTO DEPOSITATO La questione è dibattuta tra coloro che sostengono che detto rifiuto travolgerebbe la “ricevuta di avvenuta consegna” (RdAC) prevista dall’art. 16-bis, comma 7, D.L. 179/2012, la generazione della quale individua il momento cui il deposito telematico “si ha per avvenuto” e chi invece sostiene che l’azione manuale di rifiuto della busta inviata telematicamente non può determinare alcun effetto sulla regolarità dell’atto, che per legge risulta già depositato, ancorché non inserito nel fascicolo (e quindi non visibile al Giudice e alle eventuali altre parti del giudizio). Si sostiene che il rifiuto in questa sede sarebbe solo di “inserimento nel fascicolo”, e non dell’atto in sé: ciò potrebbe dar luogo quindi solo ad un’esigenza di rettifica, ma fatta salva ogni decadenza nel frattempo eventualmente maturata. Sarà in ogni caso onere del mittente provvedere ad un nuovo invio (privo dell’errore che ha generato l’anomalia), che la cancelleria questa volta accetterebbe, e inserirebbe nel fascicolo. Ove la lavorazione dell’invio corretto avvenga a termine decadenziale ormai decorso, sarebbe possibile per l’Avvocato quindi formulare istanza di autorizzazione al deposito rettificato, alla quale allegare la RdAC relativa al primo invio, chiedendo al Giudice di dichiarare in ogni caso la validità e tempestività del primo deposito. E’ discusso se trattasi però di “rimessione in termini”, della quale mancherebbero i presupposti, in quanto se la RdAC del primo invio conserva la sua validità, la parte non sarebbe incorsa in alcuna decadenza. Deposito con indicazione del “Tipo Atto” errata o non specifica Esempio: si invia erroneamente una memoria “183 n. 1” con il “TipoAtto” previsto per la “183 n. 2”. L’indicazione del tipo di atto può essere corretta o resa più specifica in sede di lavorazione della busta; anzi, l’operatore di cancelleria è tenuto a rettificare o integrare detta indicazione, ove necessario in caso di indicazione errata, trattandosi di un errore materiale relativo a dati accompagnatori rispetto all’atto, che potrà essere tutt’al più affetto da irregolarità, di carattere meramente amministrativo e da sanarsi d’ufficio. Nel caso in cui l’operatore di cancelleria “rifiuti” il deposito in questo caso in sede di controlli manuali, vanno richiamate le considerazioni svolte al punto precedente (il deposito non può che restare pienamente valido). CIRCOLARE MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 23.10.2015 ART. 7.1 Conseguenze dell’iscrizione della causa in un registro diverso da quello di pertinenza ai fini del versamento del contributo unificato Come noto, nell’ipotesi di iscrizione di una causa in un registro diverso da quello di pertinenza all’interno dello stesso ufficio (ad esempio nel caso in cui una causa di lavoro venga erroneamente iscritta al ruolo civile), il sistema informatico non consente ancora il trasferimento del fascicolo telematico dall’uno all’altro registro. Di conseguenza, nelle prassi locali, sono state adottate varie modalità operative finalizzate a superare detta criticità e consentire l’effettiva iscrizione del medesimo atto introduttivo, completo dei suoi allegati, nel ruolo individuato dal Presidente come tabellarmente competente. La cancelleria non potrà richiedere il versamento di un nuovo contributo unificato per tale seconda iscrizione al ruolo (in quanto, come si è visto, nell’ipotesi sopra descritta è solo avvenuto un passaggio del medesimo atto introduttivo da un ruolo ad un altro dello stesso ufficio), ma soltanto l’eventuale integrazione dello stesso in conseguenza della diversità del rito. IL LIMITE DI 30 MB PER SINGOLO INVIO La dimensione massima della busta attualmente prevista per l’invio telematico di un atto del processo è di 30 Megabyte (articolo 13, comma 8, del Dm 44/2011 e articolo 14, comma III delle “Specifiche tecniche” adottate con provvedimento 16 aprile 2014 del responsabile per i sistemi informativi automatizzati). Questo limite deriva dai livelli di servizio stabiliti per la posta elettronica certificata (Dm 2 novembre 2005, articolo 12, comma 2), che garantiscono l’invio di un messaggio «per il quale il prodotto del numero dei destinatari per la dimensione del messaggio stesso non superi i trenta megabytes». L’art. 16 bis del d.l. n. 179/2012 al co. 7, come modicato dal d.l. n. 90/2014 all’art. 51, co. 2, stabilisce che se il deposito riguarda file superiori al detto limite debbano essere inviati più messaggi. CIRCOLARE MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 28.10.2014 ART. 6 Ai sensi dell’art. 16 bis comma 7 d.l. n. 179/12, come modificato dall’art. 51, comma 2, d.l. n.90/2014, laddove il messaggio di PEC inviato dalla parte al fine di operare il deposito superi la dimensione massima stabilita dalle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere tempestivamente eseguito mediante l’invio di più messaggi di posta elettronica certificata, compiuti entro la fine del giorno di scadenza. Ne consegue che le cancellerie potranno trovarsi nella condizione di dover accettare più buste, relative a quello che, sotto il profilo giuridico, costituisce un unico deposito di atti o documenti. ORARIO DI DEPOSITO E PROROGA DEI TERMINI PROCESSUALI SCADENTI DI SABATO O DOMENICA CIRCOLARE MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 23.10.2015 ART. 6 L’art. 51, comma 2, D.l. n.90/2014 aggiunge, al termine dell’art. 16 bis, comma 7, d.l. n.179/12, un periodo volto a rimuovere l’incertezza interpretativa creatasi in merito al giorno in cui doveva ritenersi perfezionato l’invio telematico alla cancelleria di un atto o documento, nell’ipotesi di generazione della ricevuta di avvenuta consegna oltre le ore 14. A seguito della modifica in esame, è stato definitivamente chiarito che “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza”. La norma in esame aggiunge, inoltre, che “si applicano le disposizioni di cui all’art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile”. In tal modo si chiarisce che si applica anche all’ipotesi di deposito telematico la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato. CIRCOLARE MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 23.10.2015 ART. 11 Accesso al fascicolo informatico del procedimento monitorio da parte di soggetti non costituiti Poiché gli atti e i documenti del procedimento monitorio devono essere depositati in forma esclusivamente telematica, va garantita la visione di atti e documenti al debitore ingiunto oltre che al difensore della parte, munito di procura, che ancora non abbia iscritto a ruolo l’eventuale causa di opposizione. Le cancellerie dovranno, dunque, predisporre adeguate modalità organizzative al fine di consentire alle parti l’esercizio di tale prerogativa. La mera visione del fascicolo informatico deve ritenersi gratuita, mentre per l’estrazione di copia e per il pagamento dei relativi diritti varranno le regole generali. A tale proposito si segnala che il 25 giugno 2014, la Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) ha rilasciato un aggiornamento delle specifiche tecniche relative al deposito di atti, finalizzato a consentire a soggetti non costituiti l’accesso temporaneo a singoli fascicoli in via telematica, eliminando la necessità di un accesso fisico ai locali di cancelleria.