Rapportini Web - Manuale Approvatore

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Documento Microsoft
Word
Rapportini Web
Manuale Utente Approvatore
Versione:
Data:
Autore:
Verificato da
Approvato da
1.9
28/04/2010
Anna Pisani
Funzione
QPSI
QPSI
Data
29/04/2010
29/04/2010
Firma
Rosa Daloiso
Rosa Daloiso
Pagina 1
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Diritti di autore e riservatezza
Questo documento è proprietà esclusiva della società Exprivia S.p.A. e non può essere riprodotto,
anche in forma parziale, senza un’autorizzazione scritta della società stessa.
L’utilizzo è limitato a tutti coloro che, a vario titolo, producono documentazione del sistema di
gestione per la qualità aziendale.
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Gestione della Documentazione del S.G.Q. (QPRC001S) nella versione in vigore.
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Controllo della Configurazione
Titolo:
Riferimento file:
Creato da:
Tool di Editing:
Rapportini Web - Manuale Approvatore_v1.6.doc
Exprivia
Word 2003
Revisioni del documento
Ver. Data
1.0 16/04/2007
1.1 02/08/2007
Autore/Revisore
Rossella Andriano
Silvana Spagnoletta
1.2
23/08/2007
Silvana Spagnoletta
1.3
05/09/2007
Silvana Spagnoletta
1.4
14/11/2007
Silvana Spagnoletta
1.5
31/01/2008
Silvana Spagnoletta
1.6
18/06/2008
Nicola Colonna
Natura della Modifica
Prima Versione
Nuovo giustificativo assenza
AMN (par. 5.4)
Nuovi giustificativi straordinario
SSAB e SRSA (par. 5.2)
Modificato per:
- note aggiuntive
relativamente alla
possibilità di modificare
rapportini già approvati dal
responsabile (Paragrafi 3.2,
3.5 e capitolo 5)
- inserimento modalità
fruizione giustificativi
assenza (par 6.4)
Modificato per:
- nuova causale di assenza
APU (par 6.4)
- Selezione opzioni
nell’esportazione
rapportino in formato pdf
(par 3.6)
Modificato per:
- Nuova causale di assenza AFD
(par. 6.4)
- Visualizzazione dei
giustificativi di
assenza/presenza sulla base di
alcuni driver (tipologia di
dipendente, CCNL) (cap. 6)
- Nuova procedura per la
rettifica del rapportino (cap. 5)
Modificato per:
- Compilazione del rapportino:
compilazione di una riga (par.
3.3.4)
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-
1.7
24/10/2008
Nicola Colonna
1.8
27/04/2009
Nicola Colonna
1.9
28/04/2010
Anna Pisani
Approvazione del rapportino:
visualizzazione della lista
risorse (par. 4.3),
visualizzazione del rapportino
da approvare (par. 4.4)
- Approvazione del rapportino:
- approvare (par. 4.5) e
respingere (par. 4.6) il
rapportino
- Rinomina del paragrafo 4.9 in
4.11
- Ordinamento della lista risorse
(par. 4.9)
- Impaginazione della lista
risorse (par. 4.10)
- Modifica causale di assenza
APT (par. 6.4)
Modificato per:
compilazione di una riga (par.
3.3.4)
controllo dell’intervallo di
validità della commessa (par.
3.3.5)
Modificato per:
- gestione commessa di
appoggio (par 3.3.4, 4.5)
- - controllo sul numero di
giornate (par. 3.4)
Modificato per:
- gestione integrazione
società SVIMSERVICE
(par. 6.5, 6.6, 6.7, 6.8)
- modifica modalità di
fruizione giustificativi
APH, ADS, AEL(par. 6.4)
- inserimento nuovi
giustificativi di assenza:
AHF, AHM, APV(par. 6.4)
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Indice dei contenuti
INDICE DEI CONTENUTI ................................................................................. 5
INDICE DELLE FIGURE.................................................................................... 7
1.
1.1.
1.2.
2.
INTRODUZIONE ..................................................................................... 8
GENERALITÀ............................................................................................. 8
ORGANIZZAZIONE DEL DOCUMENTO ......................................................... 8
ACCESSO E REGISTRAZIONE ............................................................ 9
2.1.
ACCESSO AL PORTALE .............................................................................. 9
2.1.1.
Includere l’indirizzo tra le eccezioni del proxy ............................... 9
2.2.
REGISTRAZIONE AL PORTALE.................................................................. 10
2.3.
LOGIN SUCCESSIVI .................................................................................. 11
2.4.
MODIFICA DATI ANAGRAFICI .................................................................. 11
2.5.
LOGOUT.................................................................................................. 12
3.
COMPILAZIONE DEL TIME REPORT ............................................ 13
3.1.
ACCESSO ALLA FUNZIONE DI COMPILAZIONE DEL RAPPORTINO PER UTENTI
APPROVATORI ..................................................................................................... 13
3.1.1.
Accesso alla compilazione del proprio rapportino ....................... 13
3.1.2.
Accesso alla compilazione del rapportino per altre risorse ......... 14
3.2.
VISUALIZZAZIONE STATO DEI RAPPORTINI PER UN ANNO ........................ 14
3.3.
COMPILAZIONE DEL RAPPORTINO ........................................................... 16
3.3.1.
Inserimento di una nuova riga ...................................................... 16
3.3.2.
Eliminazione di una riga .............................................................. 16
3.3.3.
Modifica di una riga ..................................................................... 17
3.3.4.
Compilazione di una riga .............................................................. 17
3.3.5.
Salvataggio di una riga ................................................................. 18
3.3.6.
Annulla modifiche .......................................................................... 19
3.4.
SALVATAGGIO DEL RAPPORTINO ............................................................ 19
3.5.
INVIO PER APPROVAZIONE ...................................................................... 20
3.6.
ESPORTA IL RAPPORTINO IN FORMATO PDF............................................ 20
3.7.
VISUALIZZAZIONE RAPPORTINO DEL MESE PRECEDENTE O SUCCESSIVO . 21
3.8.
RITORNO ALLA PAGINA INIZIALE ............................................................ 21
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
APPROVAZIONE DEL TIME REPORT ............................................ 22
ACCESSO ALLA FUNZIONE DI APPROVAZIONE DEL RAPPORTINO .............. 22
APPROVAZIONE DEL RAPPORTINO ........................................................... 22
VISUALIZZAZIONE DELLA LISTA DELLE RISORSE DELLA PROPRIA UNITÀ . 22
VISUALIZZAZIONE DEL RAPPORTINO DA APPROVARE.............................. 23
APPROVARE IL RAPPORTINO ................................................................... 23
RESPINGERE IL RAPPORTINO ................................................................... 23
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4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
ESPORTA IL RAPPORTINO IN FORMATO PDF............................................ 24
RITORNO ALLA LISTA DELLE RISORSE DELLA PROPRIA UNITÀ ................. 24
OPERAZIONI DI ORDINAMENTO DELLA LISTA .......................................... 24
IMPAGINAZIONE DELLA LISTA................................................................. 24
RITORNO ALLA PAGINA INIZIALE ............................................................ 25
5.
RETTIFICA DI UN RAPPORTINO ..................................................... 26
6.
GIUSTIFICATIVI DELLE ORE LAVORATIVE .............................. 27
6.1.
ORE DI LAVORO SVOLTE IN ORDINARIO .................................................. 27
6.2.
STRAORDINARIO ..................................................................................... 27
6.3.
REPERIBILITÀ ......................................................................................... 27
6.4.
ASSENZA ................................................................................................ 28
6.5
ORE DI LAVORO SVOLTE IN ORDINARIO – SVIMSERVICE ......................... 30
6.6 STRAORDINARIO – SVIMSERVICE ................................................................. 30
6.7 ASSENZE - SVIMSERVICE .............................................................................. 30
6.8
INSERIMENTO NEL RAPPORTINO DELL’ORARIO DI LAVORO – SVIMSERVICE
31
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Indice delle figure
FIGURA 1 - INSERIRE L'INDIRIZZO DEL PORTALE TRA LE
ECCEZIONI DEL PROXY ................................................................................ 10
FIGURA 2 - FORM DI REGISTRAZIONE AL PORTALE .......................... 11
FIGURA 3 - ACCESSO ALLA FUNZIONE DI COMPILAZIONE DEL
RAPPORTINO PER UTENTE APPROVATORE .......................................... 13
FIGURA 4 - LISTA RAPPORTINI PER UN ANNO ...................................... 15
FIGURA 5 - ACCESSO ALLA FUNZIONE DI APPROVAZIONE DEL
RAPPORTINO .................................................................................................... 21
FIGURA 6 - LAYOUT DI SELEZIONE DELLA LISTA............................... 22
FIGURA 7 - ORDINAMENTO PER DIPENDENTE...................................... 23
FIGURA 8 - NUMERI DI PAGINA. ................................................................. 24
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1. Introduzione
1.1. Generalità
Il presente manuale vuole essere una guida per l’utente nella compilazione del proprio
rapportino ed approvazione dei rapportini mensili delle risorse che fanno parte della propria
unità organizzativa ed è rivolto a tutti i dipendenti e collaboratori della società Exprivia che
gestiscono risorse e ne devono approvare il rapportino.
1.2. Organizzazione del documento
Capitolo 1: E’ il presente capitolo ed è una introduzione al manuale
Capitolo 2: Descrive le procedure di accesso e registrazione al portale
Capitolo 3: Spiega come compilare correttamente il rapportino e descrive tutte le funzionalità
disponibili
Capitolo 4: Descrive la funzionalità di approvazione del rapportino
Capitolo 5: Dà una visione dettagliata di tutti i giustificativi da utilizzare nella compilazione
del rapportino
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2. Accesso e registrazione
2.1. Accesso al portale
Il portale aziendale per la compilazione dei rapportini mensili è disponibile
all’indirizzo: www.rapportiniweb.exprivia.it/dotnetnuke
Al momento le funzionalità di compilazione dei rapportini sono fruibili solo
mediante l’utilizzo di Internet Explorer .
Inoltre per un corretto funzionamento, se si accede da una delle sedi della
società, è importante verificare una delle seguenti ipotesi:
• Essersi loggati alla rete con l’utenza di dominio
• Aver incluso tra le eccezioni del server proxy l’indirizzo del portale
2.1.1.Includere l’indirizzo tra le eccezioni del proxy
Dopo aver aperto Internet Explorer, selezionare sulla barra dei menù la
voce Strumenti e quindi dal menù a tendina Opzioni Internet.
Selezionare la scheda Connessioni e quindi Impostazioni Lan .
Selezionare il check Ignora server proxy per indirizzi locali disponibile
tra le opzioni del Server Proxy e cliccare il comando Avanzate.
Nella sezione delle Eccezioni inserire l’indirizzo del portale.
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Figura 1 - Inserire l'indirizzo del portale tra le eccezioni del proxy
2.2. Registrazione al portale
Per accedere alle funzionalità disponibili sul portale è necessario essere
registrati ed autorizzati, inoltre è necessario conoscere il proprio Codice
Identificativo Dipendente (CID) da richiedere all’Ufficio del Personale se non
lo si conosce.
Per registrarsi al portale accedere all’indirizzo:
www.rapportiniweb.exprivia.it/dotnetnuke e selezionare il comando Register
nella pagina iniziale.
Si aprirà il form per la registrazione dei propri dati anagrafici.
E’ buona norma utilizzare lo username aziendale (prima lettera del nome +
cognome) per una più facile memorizzazione e inserire l’indirizzo di posta
aziendale (da standard: [email protected]) per la ricezione delle
comunicazioni da parte del portale.
Nella compilazione del form di iscrizione è importante inserire tutti i propri
nomi e/o cognomi con eventuali virgole o accenti così come registrato nel
sistema di anagrafica aziendale. Per eventuali dubbi rivolgersi al supporto
helpdesk dei rapportini web il cui indirizzo è: [email protected]
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Dopo aver inserito i dati necessari ponendo attenzione nell’aver compilato tutti i
campi obbligatori contrassegnati da un asterisco, selezionare il comando Register
per effettuare la registrazione delle informazioni oppure il comando Cancel per
annullare l’operazione.
Figura 2 - Form di registrazione al portale
2.3. Login successivi
Gli utenti già registrati possono accedere al portale inserendo il proprio
username e password nella pagina iniziale. Nell’eventualità in cui si è
dimenticata la password è possibile richiederne un pro-memoria, selezionando
il comando Password reminder . Il sistema provvederà ad inviare una mail
con le informazioni necessarie all’indirizzo email specificato durante la
registrazione.
2.4. Modifica dati anagrafici
Per modificare i propri dati anagrafici gli utenti già registrati devono accedere
al portale effettuando il login, quindi selezionare il proprio nome e cognome
che compare nella home page in alto a destra.
Sarà visualizzato in questo modo il form di registrazione dei dati anagrafici,
mediante il quale l’utente potrà:
•
•
modificare il proprio profilo anagrafico
modificare la password di accesso al portale
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2.5. Logout
Per uscire dal portale è sufficiente selezionare il comando logout visibile in
qualsiasi pagina del portale in alto a destra.
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3. Compilazione del time report
3.1. Accesso alla funzione di compilazione del rapportino per utenti
approvatori
Tutti gli utenti iscritti al portale sono automaticamente autorizzati all’utilizzo
delle funzionalità di compilazione dei rapportini.
Dopo aver effettuato l’acceso al portale è automaticamente visualizzata la
pagina iniziale che consente l’accesso alla funzione di compilazione del
rapportino.
Figura 3 - Accesso alla funzione di compilazione del rapportino per utente approvatore
Mediante tale pagina è possibile selezione i parametri utili nella compilazione
del rapportino. Gli utenti approvatori sono abilitati a compilare non solo il
proprio rapportino ma anche quello delle risorse che gestiscono.
3.1.1.Accesso alla compilazione del proprio rapportino
Le informazioni necessarie da inserire per la compilazione del proprio
rapportino sono:
o il proprio codice CID (nella casella CID)
o il proprio nome comunque ereditato direttamente dal portale
o il proprio cognome comunque ereditato direttamente dal portale
o il mese di riferimento
o l’anno di riferimento.
Dopo aver inserito tali informazioni selezionare il comando Entra.
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Se il controllo dei dati immessi, ossia la corrispondenza tra i dati anagrafici ed
il codice CID, è andato a buon fine allora verrà visualizzata la pagina per la
compilazione dei rapportini, altrimenti verrà notificato un errore.
3.1.2.Accesso alla compilazione del rapportino per altre risorse
Per la compilazione del rapportino delle risorse che gestiscono direttamente è
necessario che l’approvatore inserisca anche il proprio codice CID. In tal caso
è necessario inserire le seguenti informazioni:
o il proprio CID (nella casella CID Approvatore)
o il CID del dipendente per il quale si desidera compilare il rapportino
(nella casella CID)
o il nome del dipendente per il quale si desidera compilare il rapportino
o il cognome del dipendente per il quale si desidera compilare il
rapportino
Dopo aver compilato opportunamente la scheda selezionare il comando
Entra.
Sono effettuati i seguenti controlli:
• Verifica che le risorsa per la quale si desidera compilare il rapportino
appartenga effettivamente al proprio team.
• Verifica la corrispondenza tra i dati anagrafici (nome e congome) ed il
codice CID
Se i controlli effettuati hanno esito positivo è visualizzata la pagina per la
compilazione dei rapportini, altrimenti è notificato un errore.
3.2. Visualizzazione stato dei rapportini per un anno
E’ possibile visualizzare la lista dei rapportini ed il loro stato per un intero
anno.
Per accedere a tale visualizzazione nella home page:
o non selezionare alcun mese;
o inserire l’anno per il quale si vogliono avere le informazioni;
o selezionare il comando Entra.
E’ visualizzata la pagina con i dettagli della unità di appartenenza e la lista dei
rapportini per l’anno selezionato con il relativo stato.
I possibili stati sono:
o Non compilato: il rapportino è editabile e non contiene nessuna riga
compilata
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o In elaborazione: il rapportino è editabile dal dipendete e contiene
almeno una riga inserita
o Inviato per approvazione: il rapportino è stato inviato al proprio
responsabile e non può essere modificato né dal dipendente né dal
responsabile
o Approvato dal responsabile: il responsabile dopo aver verificato il
rapportino lo approva e lo passa all’amministrazione. Al dipendente è
notificata via mail l’approvazione da parte del proprio responsabile.
o Respinto: il responsabile dopo aver verificato il rapportino se riscontra
delle inesattezze lo respinge. Al dipendente è notificata via mail che il
rapportino non è stato approvato e questo torna ad essere nuovamente
editabile dal dipendente.
o Approvato: il rapportino è verificato dall’amministrazione ed è
approvato definitivamente
NB: I rapportini approvati possono essere rettificati secondo le modalità
specificate al capitolo Rettifica di un rapportino
Figura 4 - Lista rapportini per un anno
Selezionando lo stato relativo ad un mese sarà possibile visualizzare il
dettaglio del rapportino relativo.
Selezionando la freccia sinistra
si visualizzano i rapportini dell’anno
precedente, mentre selezionando la freccia destra
si visualizzano i
rapportini dell’anno successivo.
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3.3. Compilazione del rapportino
Per la compilazione del rapportino mensile ciascun dipendente deve inserire
per ogni giornata lavorativa le ore lavorate suddividendole per tipologia. Le
tipologie disponibili sono:
o Ordinario, che comprende le ore di lavoro previste dal proprio piano
di lavoro o contratto;
o Straordinario, che comprende le ore di lavoro prestate eccedenti le
ore ordinarie;
o Reperibilità, che consiste nella disponibilità ad effettuare una
prestazione di lavoro oltre le ore teoriche;
o Assenze, che permette la registrazione dei tempi di astensione dal
lavoro e il numero di giorni o di ore con cui ridurre il corrispondente
monte ore assenza
Per la corretta compilazione del rapportino è necessario:
1. inserire una nuova riga alla griglia relativa alla tipologia di orario di
lavoro che si vuole compilare;
2. compilare la riga inserendo le informazioni necessarie;
3. salvare la riga compilata;
4. ripetere i passi 1- 4 secondo le necessità;
3.3.1.Inserimento di una nuova riga
Mediante tale operazione il dipendente può aggiungere una nuova riga al
rapportino relativamente alla tipologia di orario di lavoro selezionata. Per
inserire una nuova riga:
o Posizionarsi in corrispondenza della griglia relativa alla tipologia di
ore che si vuole inserire (Ordinario, Straordinario, Reperibilità o
Assenza);
o Aggiungere una nuova riga alla griglia selezionando il comando
, che inserirà una nuova riga in modalità di editing.
3.3.2.Eliminazione di una riga
Tale operazione consente di cancellare una riga dal rapportino, tale
cancellazione non è comunque definitiva finché non si effettua il
salvataggio dell’intero rapportino. Per eliminare una riga:
ore che si vuole modificare (Ordinario, Straordinario, Reperibilità o
Assenza);
o Eliminare una riga dalla griglia selezionando il comando Cancella
Riga contrassegnato dall’icona in corrispondenza della riga che
si vuole cancellare.
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3.3.3.Modifica di una riga
Tale operazione rende una riga modificabile, ponendola in modalità di
editing. Per modificare una riga:
ore che si vuole modificare (Ordinario, Straordinario, Reperibilità o
Assenza);
o Selezionare il comando di Modifica Riga contraddistinto dal
simbolo in corrispondenza della riga che si vuole modificare.
3.3.4.Compilazione di una riga
Tale operazione consiste nell’inserimento di tutte le informazioni utili e
necessarie alla compilazione del rapportino. Tali informazioni per tutte le
tipologie di orario di lavoro tranne che per le assenze sono:
o Cliente
o Cliente Finale
o Codice della commessa
o Località in cui si è svolta l’attività
o Tipo o giustificativo delle ore inserite
o N. ore per ciascuna giornata del mese
Ogni riga è identificata univocamente dal valore assegnato ai campi di
commessa, luogo e tipo, per cui non è possibile inserire più righe per le
quali l’insieme di tali valori sia uguale mentre è possibile ad esempio
inserire più righe per la stessa commessa e per lo stesso tipo ma per
località differenti.
E' tuttavia possibile inserire la stessa terna a patto che siano differenti
cliente e/o cliente finale.
Per la compilazione di una riga del rapportino effettuare le seguenti
operazioni dopo averla posta in modalità di editing:
o Cliccare sul campo Commessa per visualizzare la lista dei codici
commessa disponibili per il mese di riferimento. Tale lista
comprende il codice commessa, la descrizione della commessa, il
riferimento del cliente e il riferimento del cliente finale, l’ordine di
servizio, la sede e l’intervallo di validità della commessa (data di
inizio e fine);
o Selezionare il codice commessa se presente nella lista oppure
chiudere la finestra lasciando temporaneamente vuoto il campo
della commessa; Selezionando una commessa automaticamente
verranno visualizzati nel rapportino anche le informazioni relative
al cliente,al cliente finale e alla sede;
o Inserire la località dove si è erogato il servizio (è possibile
modificare il valore ereditato dalla selezione della commessa);
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o Cliccare sul campo Tipo per visualizzare la lista dei giustificativi
da utilizzare nella compilazione del rapportino. Per maggiori
dettagli sulla lista dei giustificativi vedere il capitolo relativo;
o Selezionare un giustificativo;
o Inserire per i diversi giorni del mese le ore lavorate, lasciando il
campo vuoto nel caso non si intenda inserire alcuna ora.
IMPORTANTE E’ possibile inserire ore intere e/o frazioni di ore,
nello specifico la frazione è da intendersi come decimo dell’ora
intera e non come sessantesimo, ossia scrivere 1.50 non significa
un’ora e cinquanta minuti ma bensì un’ora e mezza. Il separatore
dei decimali da utilizzare è il punto.
Tra le commesse a disposizione ci sono le commesse di appoggio, così
codificate: XXXX9BBBAAAA, dove BBB indica la BL mentre AAAA
l’Area di Produzione, per cui ad esempio la commessa XXXX9BFABFSS
è relativa alla BL BLBFA e all’Area di Produzione BFSS. La commessa
deve essere selezionata unicamente quando, in fase di consuntivazione,
non è a disposizione la commessa cliente relativa all’attività che si sta
svolgendo ed è necessario inviare il rapportino per approvazione al proprio
responsabile in quanto sono scaduti i termini previsti dalla Procedura di
Consuntivazione delle ore lavorate (entro il terzo giorno del mese
successivo al mese di riferimento). Va selezionata la commessa che riporta
nel codice la BL di appartenenza del Responsabile Commerciale di
riferimento dell’attività e l’Area di Produzione di propria appartenenza. In
tal caso è necessario specificare nelle note l’attività per la quale manca il
codice commessa, specificando anche il cliente ed eventualmente il cliente
finale.
Si noti che l'utilizzo di tali commesse non permette l'approvazione da parte
del Responsabile, che dovrà attivarsi con il Responsabile Commerciale di
riferimento per l'emissione/estensione della commessa corretta. Fatto
questo sarà lo stesso Responsabile che dovrà rettificare il rapportino e
approvarlo.
3.3.5.Salvataggio di una riga
Tale operazione è disponibile solo quando una riga si trova in modalità di
editing e consente il salvataggio della riga in “locale”, ossia non sul
sistema preposto a conservare tali informazioni. Per effettuare il
salvataggio di una riga:
o Selezionare il comando Salva Riga contrassegnato dell’icona
visibile nella parte sinistra della riga che si trova in modalità di
editing.
All’atto del salvataggio viene effettuato un controllo sull’intervallo di
validità, in particolare si verifica che l’utente abbia compilato solo i giorni
presenti nell’intervallo di validità della commessa. In caso contrario viene
visualizzato un messaggio di errore che informa l’utente su quale giorno
causa l’errore.
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3.3.6.Annulla modifiche
Tale operazione è disponibile solo quando una riga si trova in modalità di
editing e consente l’annullamento delle modifiche apportate alla riga. Per
annullare le modifiche apportate ad una riga:
o Selezionare il comando Annulla Modifica contraddistinto dal
simbolo
.
3.4. Salvataggio del rapportino
Tutte le informazioni inserite in ciascuna griglia componente il rapportino
sono salvate in maniera temporanea dalla sessione del browser. Per salvare tali
informazioni in modo permanente è necessario effettuare il salvataggio del
rapportino.
Per salvare il rapportino:
o Dopo aver compilato il rapportino, verificare che tutte le righe del
rapportino non si trovino in modalità di editing;
o Selezionare il comando Salva Modifiche disponibile in fondo alla
pagina.
E’ possibile che durante il salvataggio sul sistema preposto si possano
verificare alcuni errori visualizzati in alto nella pagina con carattere rosso. La
notifica della presenza di errori implica che le informazioni del rapportino non
sono state salvate in maniera permanente sul sistema e che quindi nel caso di
chiusura della pagina tutte le informazioni inserite andranno perse. Nel caso di
errori procedere alla modifica o alla rimozione dell’anomalia e riprovare a
salvare il rapportino.
Durante il salvataggio del rapportino sono effettuati diversi controlli sulle
informazioni inserite. I controlli effettuati sono:
• La presenza di righe duplicate.
• La presenza, per ciascuna riga inserita, del giustificativo delle ore;
• Il numero di ore inserite sia coerente con il giustificativo inserito.
• Il totale delle ore ordinarie e di assenza non sia superiore al numero di
ore previste per il giorno di riferimento e sulla base del proprio orario
di lavoro.
• Il totale di ore inserite per una giornata, ossia la somma di ore
ordinarie, straordinarie, di reperibilità e di assenza sia inferiore alle 24
ore.
• Calcola il totale mensile delle ore ordinarie e assenza inserite e lo
confronta con il totale teorico di ore lavorative previste per il mese di
riferimento e per il piano orario di lavoro. Nel caso in cui il numero di
ore inserite non coincida con il numero di ore teoriche è notificato un
messaggio di avviso in alto nella pagina in colore verde e viene
disabilitato il comando di invio per approvazione del rapportino.
• Verifica il numero di giorni utilizzati e se c'è capienza per la commessa
indicata, in caso di errore visualizza un messaggio.
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3.5. Invio per approvazione
Dopo la compilazione del rapportino per segnalare al proprio responsabile che
il rapportino è pronto per l’approvazione è sufficiente selezionare il comando
di Invia per Approvazione disponibile in fondo alla pagina.
Tale comando è abilitato solo se il totale delle ore inserite nel rapportino
coincide con il totale mensile teorico calcolato automaticamente dal sistema
sulla base del proprio orario di lavoro. Unica eccezione a tale regole si ha
quando nel mese che si vuole compilare compare il giorno di festività
patronale. Infatti il calendario delle festività è calcolato in base alla propria
sede di assunzione e per il personale in trasferta non coincide con il proprio
calendario di festività.
I controlli effettuati in fase di invio per approvazione sono:
• La presenza di tutti i codici commessa.
• La presenza di tutte le sedi di lavoro.
Se i controlli effettuati sono andati a buon fine il sistema provvede a
modificare lo stato del rapportino in In attesa di approvazione e a inviare
automaticamente una mail di notifica al proprio responsabile per segnalargli la
disponibilità del rapportino per la fase di approvazione. Il rapportino che si
trova in tale stato non potrà essere più modificato né dal dipendente né dal suo
responsabile
Nel caso in cui ci si accorge di aver commesso degli errori e si rende
necessaria la modifica è necessario richiedere al proprio responsabile di
respingere il rapportino in modo che questo torni ad essere nuovamente
editabile dal dipendente. Questa operazione è possibile solo nel caso in cui il
proprio responsabile non abbia già provveduto all’approvazione del
rapportino. In caso contrario, occorrerà rettificare il rapportino così come
specificato al capitolo Rettifica di un rapportino.
3.6. Esporta il rapportino in formato PDF
La funzione consente la visualizzazione del rapportino in formato PDF, in
modo da poterlo salvare sulla propria macchina o stamparlo. All’utente è data
la possibilità di decidere se visualizzare l’intero rapportino o solo un
sottoinsieme filtrando per Cliente o codice commessa.
Per esportare il rapportino in PDF:
o Selezionare il comando Esporta PDF visibile nella parte bassa nella
pagina.
o una pop-up consentirà di selezionare una delle seguenti opzioni
alternative:
Tutto
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Commesse: l’opzione attiva la visualizzazione dell’elenco
delle commesse riportate nel rapportino e consente di
indicare quelle d’interesse
Cliente: l’opzione attiva la visualizzazione dell’elenco dei
Clienti riportati nel rapportino e consente di indicare quelli
d’interesse
o Selezionando il pulsante Invio sarà visualizzato il rapportino
coerentemente con le opzioni specificate.
3.7. Visualizzazione rapportino del mese precedente o successivo
Quando ci si trova nella pagina di compilazione del rapportino è possibile
visualizzare il rapportino del mese precedente o del mese successivo
cliccando, rispettivamente, sulla freccia sinistra
o destra .
3.8. Ritorno alla pagina iniziale
Dalla pagina di compilazione del rapportino per tornare alla pagina iniziale è
sufficiente cliccare sul comando Indietro visibile nella parte bassa della
pagina. In tale caso eventuali modifiche non salvate saranno perse.
Si può tornare alla pagina iniziale anche cliccando su Home in alto a sinistra,
oppure sul logo Exprivia.
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4. Approvazione del time report
4.1. Accesso alla funzione di approvazione del rapportino
Gli utenti che svolgono il ruolo di approvatore accedendo al portale
visualizzano la seguente pagina che consente sia l’accesso alla funzione di
compilazione del rapportino sia l’accesso alla funzione di approvazione.
Figura 5 - Accesso alla funzione di approvazione del rapportino
4.2. Approvazione del rapportino
Per accedere alla funzione di approvazione del rapportino, l’utente deve inserire
nella pagina iniziale, in corrispondenza della funzione di approvazione, il proprio
CID e quindi selezionare il comando Entra.
Se il controllo sulla corrispondenza tra i dati anagrafici ereditati dal portale ed il
codice CID, è andato a buon fine allora verrà visualizzata la lista delle risorse
appartenenti alla propria unità, altrimenti verrà notificato un errore.
4.3. Visualizzazione della lista delle risorse della propria unità
Dopo aver selezionato il comando entra nella pagina iniziale, in
corrispondenza della funzione di approvazione, è visualizzata una pagina
contenente tutti i propri dati di allocazione, nonché la lista di tutti i dipendenti
appartenenti alla propria unità organizzativa, la loro unità organizzativa, per il
mese e l’anno correnti e lo stato del rapportino per ciascun dipendente.
Se si desidera visualizzare lo stato dei rapportino per un mese e/o anno
differente è sufficiente:
o selezionare il mese e/o anno di riferimento
o cliccare il comando Aggiorna
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Verrà visualizzata la lista dei dipendenti appartenenti alla propria unità per il
periodo inserito.
Per gli utenti approvatori che hanno più di un livello al di sotto (ad es. SLM) è
possibile selezionare anche la visualizzazione dei “Livelli Successivi”. Per i
dipendenti in elenco è possibile solo visualizzare il Time Report (non è invece
possibile approvarlo o respingerlo).
Figura 6 - Layout di selezione della lista.
4.4. Visualizzazione del rapportino da approvare
Per visualizzare il dettaglio del rapportino che si desidera controllare è
sufficiente:
o Cliccare, nella lista delle risorse, sullo stato del rapportino in
corrispondenza del nominativo che si desidera controllare.
Per le risorse dei “Livelli successivi” è possibile solo visualizzare il
rapportino. Mentre le operazioni di approvazione/respinta del rapportino sono
attive solo per il primo livello.
4.5. Approvare il rapportino
E' possibile approvare solo i rapportini delle risorse presenti al Livello 1.
Per approvare il rapportino di un dipendente è sufficiente cliccare sul
comando Approva visibile nella parte bassa della pagina di visualizzazione
del dettaglio del rapportino. La notifica dell’approvazione del rapportino è
inviata via mail al dipendente
Tale comando è abilitato solo se il rapportino si trova nello stato di Inviato per
approvazione.
Nel caso in cui la propria risorsa abbia utilizzato delle "commesse di
appoggio", l'approvazione fallisce ed il sistema visualizza un messaggio di
errore. Per cui si dovrà procedere così come specificato al paragrafo 3.3.4.
4.6. Respingere il rapportino
E' possibile respingere solo i rapportini delle risorse presenti al Livello 1.
Per respingere (non approvare) il rapportino di un dipendente è sufficiente
cliccare sul comando Respingi visibile nella parte bassa della pagina di
visualizzazione del dettaglio del rapportino. La non approvazione del
rapportino lo riporta nello stato di In Elaborazione e lo rende, quindi,
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nuovamente modificabile da parte del dipendente. La notifica della non
approvazione del rapportino è inviata via mail al dipendente
Tale comando è abilitato solo se il rapportino si trova nello stato di Inviato per
approvazione.
4.7. Esporta il rapportino in formato PDF
Tale funzione consente la visualizzazione del rapportino in formato PDF, in
modo da poterlo salvare sulla propria macchina o stamparlo. Per esportare il
rapportino in PDF:
o Selezionare il comando Esporta PDF visibile nella parte bassa nella
pagina di visualizzazione del dettaglio del rapportino.
4.8. Ritorno alla lista delle risorse della propria unità
Dalla pagina di visualizzazione del dettaglio del rapportino per tornare alla
pagina di visualizzazione della lista delle risorse della propria unità è
sufficiente selezionare il comando Indietro visibile nella parte bassa della
pagina
4.9. Operazioni di ordinamento della lista
E' possibile ordinare la lista delle risorse cliccando sull'intestazione delle
colonne (Dipendente, Unità Organizzativa e Status).
Figura 7 - Ordinamento per Dipendente.
Al click sull'intestazione della colonna si effettua l'ordinamento alfabetico. Se
l'utente clicca una volta sull'intestazione l'ordinamento sarà crescente, se
clicca una seconda volta l'ordinamento sarà decrescente (cfr. esempio in
tabella).
Ordinamento
Nessuno
Dipendente
Dipendente DESC
4.10.
Colonna cliccata
Dipendente
Status
Unità Organizzativa
Dipendente
Status
Dipendente
Status
Nuovo ordinamento
Dipendente
Status
Unita
Dipendente DESC
Status
Unita
Dipendente
Status
Unita
Impaginazione della lista
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La lista è divisa in pagine, ogni pagina consta di venti righe. E' possibile
navigare tra le pagine cliccando sul numero di pagina in basso (figura 8).
Si noti che vengono visualizzate dieci pagine per volta, nel caso in cui ci siano
più pagine è possibile accedere ad esse cliccando sui puntini a destra
nell'elenco.
Figura 8 - Numeri di pagina.
4.11.
Ritorno alla pagina iniziale
Per tornare alla pagina iniziale cliccare su Home in alto a sinistra, oppure sul
logo Exprivia.
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5. Rettifica di un rapportino
Se il rapportino è in stato ‘approvato dal responsabile’ ed è necessario
rettificarlo lo stesso responsabile ha la possibilità di farlo accedendo alla
sezione di compilazione dei rapportini specificando le seguenti informazioni:
o il proprio CID (nella casella CID Approvatore)
o il CID del dipendente per il quale si desidera rettificare il rapportino
(nella casella CID)
o il nome del dipendente per il quale si desidera rettificare il rapportino
o il cognome del dipendente per il quale si desidera rettificare il
rapportino
Dopo aver compilato opportunamente la scheda selezionare il comando
Entra.
Sono effettuati i seguenti controlli:
• Verifica che le risorsa per la quale si desidera rettificare il rapportino
appartenga effettivamente al proprio team
• Verifica la corrispondenza tra i dati anagrafici (nome e congome) ed il
codice CID
Se i controlli effettuati hanno esito positivo è visualizzata la pagina per la
rettifica del rapportino, altrimenti è notificato un errore.
Se il rapportino è in stato ‘approvato’ dall’Amministrazione ed è necessario
rettificarlo il responsabile deve inviare una richiesta a [email protected]
con il dettaglio della riga da modificare. Nel caso di commessa errata, sarà
necessario comunicare non solo la nuova commessa, ma anche i dati relativi a
Cliente e Cliente Finale.
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6. Giustificativi delle ore lavorative
6.1. Ore di lavoro svolte in ordinario
o Le tipologie di ordinario imputabili sono le seguenti:
Codice
LD
LFD
LFN
LLO
LN
Descrizione
Lav. fer. diu. (21-22)
Lav. fest. diu. (6-21)
Lav. fest. nott.(21-6)
Lavoro ordinario (6-21)
Lav. fer. nott. (22-6)
da inserire in
giorno feriale
giorno festivo
giorno festivo
giorno feriale
giorno feriale
dalle alle
21 - 22
06 - 21
21 - 06
06 - 21
22 - 06
6.2. Straordinario
o Le tipologie di straordinario imputabili sono le seguenti:
Codice
SDIU
SFES
SFNO
SNOT
SOR
SSAB
Descrizione
Straord.diurno (6-22)
Straor.fest. (6-22)
Straor.fest.nott (22-6)
Straor.nottur (22-6)
Ore da recuperare
Straor.del sabato (6-22)
da inserire in
giorno feriale
giorno festivo
giorno festivo
giorno feriale
Sempre
Solo Sabato
dalle alle
06 – 22
06 – 22
22 – 06
22 – 06
06 – 22
Il giustifica SOR serve per indicare le ore in eccedenza da recuperare in un'altra
giornata tramite il giustificativo di assenza ore recuperate (AOR)
Nel caso in cui lo straordinario sia da imputare come conseguenza di un
intervento in reperibilità, vanno indicate le seguenti tipologie di giustificativi:
Codice
SRDI
SRFE
SRFN
SRNO
SRSA
Descrizione
Straor.fest. (6-22)
Straor.fest.nott (22-6)
Straor.nottur (22-6)
Straor.sab (6-22)
da inserire in
giorno feriale
giorno festivo
giorno festivo
giorno feriale
Solo Sabato
dalle alle
06 - 22
06 - 22
22 - 06
22 - 06
06 – 22
Nel caso in cui si sia eseguito uno straordinario festivo da recuperare va imputato
in giustificativo SRCO - straor. fest.con rip.comp.
6.3. Reperibilità
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Il “periodo di reperibilità” è l’intervallo temporale entro il quale il lavoratore è
in attesa di un’eventuale chiamata. Per la registrazione di tali tempi sarà
sufficiente inserire la tipologia di presenza REP - Reperibilità.
In aggiunta al compenso per reperibilità, al trattamento economico per il
tempo di viaggio e della retribuzione dovuta per la prestazione effettuata, per
ogni chiamata da parte dell'azienda seguita da intervento effettivo sarà
riconosciuto un compenso pari a 5,00 euro. Per il pagamento dell’indennità di
reperibilità di 5 € è stata gestita la tipologia di presenza RIN - Numero di
interventi in reperibilità.
6.4. Assenza
In base al CCNL Metalmeccanici, Dirigenti, Confapi ed alla legislazione in
materia di diritto sul lavoro devono essere inseriti i seguenti giustificativi di
assenza:
Codice
giustificativo
AAC
AAE
AAG
AAH
AAI
AAM
AAP
AAT
ACM
ADS
AEL
AEP
AES
AFE
AID
AIN
AM3
AM8
AMA
AMC
AMF
AMN
AMO
AMP
Descrizione
Fruizione
Aspettativa. per motivi particolari
Allattamento
Aspettativa per gravi mot
L.104/92 assistenza 2hh al giorno
Assenza CO CO PRO
Aspet. Successiva alla malattia
Aspet. Funzioni pubbliche elettive
Aspet. Programmi terapeutici
Congedo matrimoniale
Donazione sangue
Permesso elettorale
Permesso per esami prenatali
Permessi per prove d'esame
Ferie
Indisposizione
Infortunio
Malattia figlio età < 3anni
Malattia figlio 3 < età < 8
Malattia
Malattia evento morboso continuativo
Maternità facoltativa
Maternità anticipata
Maternità obbligatoria
Malattia professionale
giorni
ore
giorni
ore
ore/giorni
giorni
giorni
ore/giorni
giorni
giorni
giorni
ore
ore/giorni
giorni
ore
giorni
ore/giorni
ore/giorni
giorni
giorni
giorni
giorni
giorni
giorni
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AOR
APA
APE
APF
APH
APL
APN
APP
APR
APS
APT
APU
ARA
ARC
ARO
ASC
ASL
AVM
AFD
Ore recuperate
Perm. elez. Sindaco, assessore
Permessi cons. comunale
Permesso studio
L.104/92 port.hand.gg intero
Permesso per lutto o infermità
coniuge
Permesso non retribuito
Permesso per prova testimoniale
Permesso retribuito
Perm.per. rapp. sindacali
Perm.tratt.sindacali
Perm. Per Assemblea RSU
Richiamo alle armi
Riposo compensativo
Ricovero ospedaliero
Sciopero
Sospensione dal lavoro
Visita medica
Ferie per Dirigenti
ore/giorni
giorni
ore/giorni
ore
giorni
giorni
ore/giorni
ore/giorni
ore/giorni
ore/giorni
ore/giorni
ore
giorni
ore/giorni
giorni
ore/giorni
giorni
ore/giorni
ore/giorni
Nota: si precisa che i giustificativi di presenza/assenza vengono visualizzati da web sulla base
dei seguenti driver:
-
Tipo dipendente( impiegato, collaboratore, dirigente)
-
Tipologia Contratto collettivo (CCNL Confapi, CCNL Industria)
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6.5 Ore di lavoro svolte in ordinario – Svimservice
Le tipologie di ordinario che verranno assunte da Svimservice sono le seguenti:
Codice
LLO
Descrizione
Lavoro ordinario (6-21)
da inserire in
Giorno feriale
dalle alle
06 - 21
6.6 Straordinario – Svimservice
Le tipologie di straordinario che verranno assunte da Svimservice sono le
seguenti:
Codice
SDIU
SSAB
SFES
STPT
SOR*
SPAT**
Descrizione
Straor.del sabato (6-21)
Straor.fest. (6-21)
Lav.suppl. per part time
Ore da recuperare
Lav. gg Fest. Patr.
da inserire in
Giorno feriale
Solo Sabato
Giorno festivo
dalle alle
06 – 21
06 – 21
06 – 21
Sempre
Giorno Festa
Patronale
-
* Il giustificativo SOR (Ore da recuperare) serve per indicare le ore in eccedenza
da recuperare in un'altra giornata tramite il giustificativo di assenza Ore
recuperate (AOR).
Il giustificativo SOR non sarà utilizzato per i dipendenti con orario di lavoro
flessibile.
** Il giustificativo SPAT (Lav. gg Fest. Patr.) sarà utilizzato nel caso in cui il
dipendente in trasferta lavorerà in un giorno di festività patronale.
6.7 Assenze - Svimservice
Le assenze che verranno assunte da Svimservice sono le seguenti:
Codice
AAE
AAG
AAH
AAI
ACM
ADS
AEF
AEH
AEL
AEM
AES
AFE
Descrizione assenze
Fruizione
Allattamento
Ore
Aspettativa
Giorni
L.104/92 port. hand. 2hh/g
Ore
Assenza CO.CO.PRO
Giorni/ore
Congedo matrimoniale
Giorni
Donazione sangue
Giorni/Ore
GG. Perm. Retrib. ex-fest
Ore
Ore Ex-fest. (max 2hh)
Ore
Permesso elettorale
Giorni/Ore
Perm. Ret. ex-fest. 1/2 g
Ore
Permessi per prove d'esame
giorni/ore
Ferie
Giorni/Ore (1/2 giornata)
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AHF
AHM
AIN
AM3
AM8
AMA
AMF
AMO
AOR*
APAT**
APE
APF
APH
APL
APN
APP
APR
APS
APU
APV
APZ***
ARC
ARO
ASC
AVM****
L.104/92 figl. h. min 3an
L.104/92 figl. h. mag 3an
Infortunio
Malatt. figlio età < 3anni
Mal. figlio 3 < età < 8
Malattia
Maternità facoltativa
Maternità obbligatoria
Ore recuperate
Ore da recup. Festa Patr.
Perm. lavor. eletti
Permesso studio
L.104/92 assistenza hand.
Perm. lutto o grave inferm.
Permesso non retribuito
Perm. Giuria Popolare
Permesso retribuito
Permesso Sindacale
Permesso R.S.U.
Ore Permesso R.S.L.
Permesso per servizio
Riposo compensativo
Ricovero ospedaliero
Sciopero
Visita medica
Ore
Ore
Giorni
Ore
Ore
Giorni
Giorni
Giorni
Ore
Ore
Ore
Ore
Giorni/Ore
Giorni
Giorni/Ore
Ore
Ore/Giorni
Ore
Ore
Ore
Ore
Ore
Giorni
Giorni/Ore
Ore
* Il giustificativo AOR (Ore recuperate) non sarà utilizzato per i dipendenti con
orario di lavoro flessibile.
** Il giustificativo APAT (Ore da recup. Fest. Patr) sarà utilizzato dal dipendente
che usufruisce della festività in una giornata diversa da quella corrispondente al
santo patrono.
*** Il giustificativo APZ (Permesso per servizio), utilizzato unicamente per i
dipendenti con orario di lavoro flessibile; sarà utilizzato nei casi in cui si sono
fatte più ore nel mese precedente e il responsabile consente di riutilizzare tali ore
nel mese successivo.
**** Il giustificativo AVM (Visita medica) sarà utilizzato per le assenze di
malattia ad ore.
6.8 Inserimento nel Rapportino dell’orario di lavoro – Svimservice
Nel Time Report gli orari di lavoro dei dipendenti sono calcolati in centesimi.
Quindi, ad esempio l’orario di lavoro pari a 7,30 (in sessantesimi) corrisponderà a
7,50 in centesimi.
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Di seguito, l’elenco dei possibili profili orario previsti per Svimservice:
Profilo orario
(in sessantesimi)
4
4,35
5
5,30
6
6,05
6,15
6,24
6,30
7
7,30
7,45
8
9,30
9,45
gg intera (in
centesimi)
4
4.58
5
5.50
6
6.08
6.25
6.40
6.50
7
7.50
7.75
8
9.50
9.75
1/2 gg (in
centesimi)
2
2.29
2.50
2.75
3
3.04
3.13
3.20
3.25
3.50
3.75
3.88
4
4.75
4.88
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