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Maggio2016
Newsletter1/2016
Chihapauradello“sconvolgimentodigitale”?
Seguire il leader è un gioco rischioso. E’ meglio focalizzarsi sulla costruzione di un’organizzazione ed una cultura ca‐
paci di guidare la realizzazione della strategia più ada a a voi. (*) Inu le negare che siamo all’interno di uno “sconvolgimento digitale”, di un cam‐
biamento radicale del modo di pensare la propria a vità in ter‐
mini di decisione su che cosa e come fare. I massicci cambi che sono sta introdo dalla possibilità di scambiare informazio‐
ni tramite il web ha portato con sé nuovi modelli di ges one, di sviluppo, di consumo. E’ impossibile ignorare questo passaggio o trincerarsi dietro un “abbiamo fa o sempre così”. SOMMARIO
Chi ha paura dello sconvolgimento digitale ? ..................................... 1 Digitalizzare le comunicazioni .... ….3 I nostri prodo .......................... ….4 Lavorare con device porta li ...... ….5 C’è un solo modo di affrontare il cambiamento: viverlo e non subirlo. Innovare, semplificare, forse cambiare il proprio modo di fare impresa, e non avere paura di scegliere, inves re, comunicare, collaborare e condividere. Abba ere gli stecca interni, comba ere la logica dei silos organizza vi, acquisi‐
re una mentalità “agile”. Rifocalizzare le proprie scelte strategiche in funzione delle nuove esigenze in‐
do e dalla tecnologia digitale. Pensare che la velocità di risposta agli s moli del mercato, la qualità di ciò che si propone, la vicinanza al Cliente che consente di affiancarlo nel suo processo evo‐
lu vo devono far parte integrale del ragionamento imprenditoriale. Rendersi conto che inves re in quest’area significa non avere paura di modifica‐
re alcune forme del business, non temere il cambiamento del modo di operare, non ritrarsi davan all’idea che questo possa essere solo l’inizio di una fase di trasformazione importante ed inelu abile. Abbiamo già iniziato a percorrere questa strada assieme ad alcuni Clien che hanno già o enuto risulta brillan dall’adozione di ques principi. Loro non hanno avuto paura. E voi ? (*) Catlin, Scanlan, Willmo
, “Raising you digital quo ent”, McKinsey Quarterly 2015 nr. 3 2 2 Digitalizzarelecomunicazioni
Forse non tu sanno che una delle persone a cui dobbiamo maggiore gra tudine per lo sviluppo della posta ele ronica si chiamava Jon Postel. Chissà se mentre scriveva le regole tecniche che presiedono alla formazione ed alla circolazione delle email, più di ven anni fa, avrebbe mai potuto prefigurarsi una diffusione così grande di questo sistema di comunicazione ! Lo scambio di mail, oggi, ha largamente soppiantato lo scambio di corrisponden‐
za cartacea ponendo nuovi problemi riguardan il valore probatorio e la conser‐
vazione dei messaggi, ma fornendo una spinta decisiva al superamento dei mezzi di comunicazione tradizionali (posta e fax). Le innovazioni tecnologiche e norma‐
ve che sono state ado ate negli ul mi anni hanno permesso di realizzare ulte‐
riori progressi verso una maggiore efficienza ed un minor costo dei processi di comunicazione interna ed esterna sopra u o su quella che u lizza molto lo scambio di documen come la comunicazione di business. Nella figura esposta sopra abbiamo riprodo o un esempio di quello a cui ci rife‐
riamo. Esistono database aziendali, come il CRM, l’ERP, l’S.C.M. ecc.., all’interno dei quali risiedono le informazioni che vengono u lizzate per comporre una note‐
vole quan tà di documen , molto spesso in formato PDF, una parte dei quali deve essere inviata all’esterno. La tecnologia disponibile a ualmente perme e, a raverso apposi strumen so ware, di inoltrare automa camente i documen‐
ai des natari interfacciando i diversi canali disponibili consentendo in tal modo un rilevante risparmio di risorse ed un marcato aumento dell’efficienza. Per co‐
gliere questa opportunità, tu avia, è necessario disporre di so ware adeguato. Le soluzioni che noi proponiamo rispondono in modo o male alle cara eris che descri e prima. 3 Inostriprodotti
Abbiamo sviluppato topMailer per consen re la spedizione automa ca di email, PEC, messaggi SMS, per interfacciare i servizi Host to Host di Poste italiane, necessari in tu i casi nei quali si desidera che il des natario riceva il documento informa cartacea, per inviare batch di documen via FTP a Società che ne effe ueranno la consegna. topMailer è in grado di fornire gli esi dell’invio per tu i documen per i quali il ca‐
nale di trasmissione lo prevede.
La maggior parte di ciò che si invia deve essere conservato, e non solo perché questo è sancito da apposite norme di Legge, ma perché è un elemento importante per il busi‐
ness. Se i documen che si inviano sono originariamente informa ci è ovvio che la loro archiviazione debba essere effe uata con strumen adegua e che sia necessaria una integrazione tra i due sistemi. topFiler è il nostro sistema documentale che cos tuisce il “deposito” di elezione per tu a la documentazione aziendale. E’ un sistema concepito per offrire i propri servizi alle diverse applicazioni aziendali ed è quindi facilmente integrabile con gli altri sistemi esisten . Non ha limitazioni nel po di documen ges bili, in quanto tu o ciò che li concerne è definito dall’Amministratore del sistema. Consente di validare inserimen o di facilitare scelte di visualizzazione a raverso la possibilità di interrogare dire a‐
mente i database che contengono i da che interessano. Perme e di iden ficare gli uten assegnando loro ruoli e permessi su pi diversi di documen . Memorizza chiavi e contenu all’interno di un database Oracle, garanzia di robustezza e scalabilità, Fun‐
ziona unicamente via web ed è stru urato in moduli che possono essere acquisi se‐
paratamente e perme ono di ges re un Protocollo, di archiviare centralmente e clas‐
sificare le email, di effe uare la conservazione sos tu va dei documen in aderenza alle norme vigen . topFiler Può essere u lizzato anche a raverso un tablet da uten in mobilità, ovviamente in modalità visualizzazione. topFiler è integrato con topMailer e con pecFiler. pecFiler è la nostra soluzione per la ges one della P.E.C. a livello Enterprise. Col crescere della confidenza nell’uso della P.E.C. si assiste ad una diffusione delle rela‐
ve caselle di posta a livello di singola funzione organizza va. Questa modalità opera va, consigliata sia dal fa o che le P.E.C. hanno lo stesso valore giuridico delle Raccomandate A/R, sia dalla sostanziale gratuità del servizio, compor‐
ta una duplice necessità:  avere un controllo par colare su tu o ciò che viene trasmesso in quanto i conte‐
nu di ques messaggi hanno il potere di impegnare la Società  conservare i messaggi in modo tale che possano, essere formalmente esibi nel caso in cui questo venga richiesto. E’ da tenere presente che la PEC è un docu‐
mento originariamente informa co, e quindi esso può essere ges to, in termini di conservazione e di esibizione, solo a raverso le regole della conservazione sos ‐
tu va. pecFiler garan sce di poter u lizzare la P.E.C. soddisfacendo tu e le esigenze, incluso quelle che scaturiscono dalle norme sulla privacy nei casi in cui i documen scambia contengano da sensibili. I nostri prodo , quindi, consentono di risolvere al meglio tu e le esigenze connesse all’o mizzazione dei processi di comunicazione documentale. 4 Lavorarecondeviceportatili
Ogni giorno aumenta la disponibilità di device che, connessi al web, perme ono di eseguire molteplici funzioni. I campi di applicazione di questo po di a vità sono in con nua crescita e paiono essere limita solo dalla capacità di immaginare soluzioni innova ve che si avval‐
gano di tecniche innova ve per rendere i processi sempre più efficaci ed economici. Alle aree tradizionali di impiego come la logis ca e la tentata vendita si aggiungono l’assistenza tecnica, la contra ualis ca (con o senza acquisizione di firma ele roni‐
ca avanzata), l’an contraffazione, il rilievo della quan tà prodo a o in work in pro‐
gress in contes di produzione frammentata ecc… In tu ques casi la disponibilità di applicazioni più o meno sofis cate in grado di interagire in tempo reale o in modo asincrono con i database centrali può portare benefici estremamente rilevan alla rapidità di aggiornamento dei da ed all’eco‐
nomicità del processo rela vo. Le apparecchiature che si possono u lizzare sono cos tuite da device industriali, tablet e, per determina compi , anche apparecchi telefonici porta li. Molte applicazioni, come ad esempio quelle rela ve ad interven di assistenza tec‐
nica, richiedono la compilazione di documen che possono includere la descrizione di un’a vità eseguita, la rilevazione del tempo impiegato e del materiale impiega‐
to nell’intervento. Queste operazioni danno origine ad un documento che deve essere scambiato con il Cliente e che con ene al suo interno elemen che interes‐
sano il sistema informa vo aziendale e nel quale, quindi, dovranno essere inseri con una operazione successiva. Affinché queste operazioni siano eseguite nel modo più efficiente ed efficace possi‐
bile è necessario u lizzare una tecnologia adeguata e capace di tenere conto delle diverse opera vità che ogni device mobile è chiamato ad eseguire. mob2go.it è la nostra proposta per la realizzazione di applicazioni in grado di rag‐
giungere eleva standard di semplificazione e digitalizzazione dei processi di chi opera fuori Sede. 5 mob2go.it si compone di due moduli:  una applicazione che funge da server ed è in grado di interfacciare ogni singolo device separatamente e di ges re efficacemente l’interazione tra l’a vità svolta dalle unità remote ed i database aziendali.  un sistema di sviluppo di applicazioni client che perme e:  di preparare un modulo PDF inserendo le informazioni necessarie, con‐
sentendo, se richiesta, l’apposizione di una firma con la ca ura dei rela ‐
vi elemen grafometrici.  di iden ficare e separare dal testo le informazioni inserite, stru urarle opportunamente e scriverle in un file Nella figura esposta nella pagina precedente è raffigurato un u lizzo pico della pia aforma per una applicazione che potrebbe essere la seguente:  il sistema estrae dal database alcune informazioni che vengono inoltrate ad uno specifico terminale a raverso mob2go.it  l’utente in mobilità redige un documento che con ene informazioni inserite in funzione delle cara eris che dell’intervento; la redazione può essere eseguita anche se il device non è connesso al web  il device remoto invia automa camente a mob2go.it il file PDF ed i da inseri  mob2go.it aggiorna il database con i da trasmessi ed archivia il documento sul sistema documentale che, a sua volta, provvede ad inviare il documento al Cliente che ha ricevuto la prestazione. Si tra a di un esempio semplice, ma la casis ca che può essere soddisfa a con la no‐
stra tecnologia è molto ampia. La digitalizzazione dei processi è capace di introdurre semplificazioni, aumen di effi‐
cienza e di apportare sensibili riduzioni ai cos . La nostra Società, a raverso la ricerca e la sperimentazione con nua di nuove soluzio‐
ni opera ve, è in grado di aiutarvi a cogliere i benefici derivan da questa nuova onda tecnologica. Per maggiori informazioni ... Tema Sistemi Informa ci S.r.l Via Capo di Mondo 62—50136 Firenze tel. 055.652841—fax 055.6528444—www.temasistemi.it [email protected] P.I. e C.F. 03750930483—Cap Soc. € 60.000—R.E.A. 385124