Revisione - Sinfo One

Enterprise Content Management in Beretta
Il Gruppo Beretta ha avviato, con il supporto di Sinfo One, un
processo di dematerializzazione e centralizzazione delle
informazioni aziendali, al fine di ridurre i costi operativi,
migliorare i processi di business ed i servizi al cliente e
sviluppare nuovi servizi per gli agenti, i partner, i clienti.
L’esigenza del Gruppo Beretta
Gruppo Beretta si colloca ai primi posti del mercato italiano dei salumi. Oggi è
presente in tutti i paesi europei e tantissimi paesi extraeuropei e rappresenta
una delle realtà più dinamiche e rilevanti nell’export dell’Italian Food. La
produzione del Gruppo Beretta comprende tutti i prodotti della salumeria
italiana, con una gamma di oltre 500 referenze. L’azienda ha
complessivamente 16 siti ognuno specializzato per unità produttiva; la
Direzione , l’amministrazione ed il Food Terminal centrale sono nella sede di
Trezzo sull’Adda. Il Gruppo controlla anche due società americane, entrambe
specializzate nella produzione di “salumi all’italiana” e utilizzate come base
logistica per le esportazioni in tutto il Nord America. Infine è da pochi anni
attiva una join venture con JURUN leader della salumeria cinese, il sito
produttivo è a Nanchino.
L’esigenza di gestire il patrimonio di informazioni tipico di un’azienda molto
distribuita sul territorio ha spinto il Gruppo Beretta ad avviare l’attuazione di
una strategia di gestione documentale che, partendo dalle necessità più
contingenti della contabilità clienti e fornitori, si andrà estendendo a tutte le
aree aziendali.
L’obiettivo immediato è automatizzare e dematerializzare l’invio delle fatture
attive ed il ricevimento delle fatture passive, attualmente gestiti al 100% in
modalità cartacea con evidenti inefficienze, in modo completamente integrato
con l’ERP aziendale Oracle J.D. Edwards e sino alla conservazione
sostitutiva di legge.
Questo obiettivo si colloca come prima fase nella realizzazione dell’obiettivo
strategico finale di migliorare la gestione dell’intero patrimonio di informazioni
aziendali.
La soluzione SiJDox di Sinfo One
Sinfo One, già partner di Beretta nell’implementazione della piattaforma ERP
Oracle JD Edwards EnterpriseOne, ha individuato in Oracle Enterprise
Content Management e SiJDox la soluzione all’esigenza del Gruppo.
Oracle Enterprise Content Management è la piattaforma tecnologia di
Oracle, di cui Sinfo One è partner certificato, a supporto di una strategia di
gestione del patrimonio di informazioni aziendali non strutturate, quali
preventivi, offerte, allegati di prodotto, video, cataloghi, siti web, ecc.
SiJDox è la soluzione, implementata su Oracle ECM, che Sinfo One ha
studiato per le Aziende che hanno Oracle JDE come gestionale e
necessitano di uno strumento di Content Management ad esso integrato per:

archiviare in forma strutturata e automatica i documenti prodotti dall'ERP
Oracle JDEdwards (quali fatture di vendita, ddt, fatture fornitori, bolle di
reso);

archiviare in forma sostitutiva
(dematerializzazione della carta);

acquisire in modalità automatica i documenti da sistemi esterni quali fax
server, email server, scanner (Document Capture);

archiviare tutte le possibili tipologie di contenuti aziendali, dai documenti
elettronici alle immagini digitalizzate dei documenti cartacei, ai contenuti
audio, video e grafici;

ricercare, costruire e condividere, tramite accessi controllati, i contenuti
pubblicati (fatture, contratti, proposte di offerta, ecc.) sia internamente sia
esternamente all’azienda, ad es. con i fornitori, clienti, agenti.
secondo
le
normative
fiscali
Approccio progettuale
La piattaforma tecnologica utilizzata e la soluzione implementata secondo le
best practice della gestione documentale, consentono un approccio
progettuale incrementale.
La prima fase del progetto, che si concluderà a giugno 2010, prevede la
dematerializzazione dei seguenti flussi cartacei generati dall’ERP aziendale
Oracle JDE:




fatture di vendita clienti
fattura fornitore
giornale bollato
registro iva
Le successive fasi consisteranno nell’implementare la soluzione integrata di
Conservazione Sostitutiva di legge e nell’estensione della
dematerializzazione ad altri flussi cartacei generati dall’ERP (bolle di reso,
ecc..) e non (gestione contratti, preventivi, ecc..).
Risultati attesi
Migliorare i processi di business


maggiore controllo di processo
aumento della produttività
Ridurre i costi operativi
 centralizzazione degli archivi
 riduzione della carta, delle spedizioni
Migliorare il servizio Clienti
 velocizzare i tempi di risposta
 aumentare la Customer satisfaction
Sviluppare nuovi servizi
 disponibilità via web di informazioni ad agenti e partner
 disponibilità via web di informazioni ai Clienti