Soluzione Gestione Automezzi

Soluzione Gestione Automezzi
integrata con eSOLVER
eSOLVER
SISTEMA INTEGRATO
PER LA GESTIONE
AZIENDALE.
Software e servizi per la gestione di flotte, mezzi, attrezzature e risorse.
La soluzione Gestione Automezzi integrata con eSOLVER è la risposta più completa ed efficace alle esigenze delle imprese
che dispongono di un parco di automezzi e/o attrezzature. È la soluzione ideale per automatizzare le attività legate alla
gestione degli automezzi, fornendo all’impresa un quadro dettagliato sulla situazione della propria flotta aziendale.
FUNZIONALITÀ
• Inserimento/gestione delle anagrafiche automezzi: dati tecnici ed amministrativi, accessori, attrezzature e risorse umane
eSOLVER
è la soluzione gestionale
progettata per le
imprese di diversi
settori industriali
che necessitano di un
sistema informativo
per automatizzare
i processi, gestire
le attività aziendali e
controllare la gestione.
assegnate.
• Gestione degli eventi associati alla ‘vita’ di un automezzo: rifornimenti, manutenzioni, furti, sinistri, multe, ecc.
• Gestione delle scadenze, amministrative e tecniche, relative all’automezzo: tasse di possesso, assicurazioni, revisioni,
manutenzioni programmate, con schedulazione e generazione di opportuni ‘segnali di allarme’ all’approssimarsi della
scadenza stessa e gestione dei soggetti aziendali destinatari degli stessi.
• Gestione della movimentazione di un automezzo, con la possibilità di definire parametri quali ora e data di uscita/
rientro, risorsa/e assegnata/e all’automezzo stesso, Km percorsi, destinazione ed eventi verificatisi nel corso della
movimentazione stessa.
• Reportistica dettagliata su tutte le procedure gestionali, per generazione di statistiche e stampe di controllo.
• L’integrazione con il sistema gestionale eSOLVER, in particolare con le funzioni di contabilità analitica, permette di
monitorare ed ottimizzare i costi e la produttività della flotta automezzi e delle risorse umane impegnate.
La soluzione Gestione Automezzi integrata con eSOLVER è sviluppata e distribuita da Msnet S.r.l., Partner SISTEMI di Napoli.
La conoscenza che Msnet ha sviluppato e consolidato presso le aziende di questo settore su tutto il territorio nazionale ha
permesso di coniugare le richieste delle aziende con le funzionalità della soluzione gestionale.
NUOVI STRUMENTI PER LA GESTIONE DEGLI AUTOMEZZI
La gestione del parco veicoli comprende una vasta gamma di operazioni, come la pianificazione e il controllo delle
manutenzioni, la gestione delle scadenze, la pianificazione e il controllo delle movimentazioni del veicolo, l’effettuazione
dei rifornimenti. È quindi essenziale avere un quadro completo e aggiornato di queste attività, al fine anche di valutare
l’impatto economico che queste hanno sulla gestione aziendale. La soluzione Gestione Automezzi integrata con
eSOLVER è la risposta specifica per tali esigenze.
PUNTI DI FORZA
• Garanzia di investimento: il numero di installazioni già effettuate garantisce la continuità di aggiornamento e sviluppo
della soluzione.
• Attenzione alle esigenze dei clienti: consapevoli che l’esperienza specifica è un patrimonio messo a disposizione dalle
aziende clienti, osserviamo e valutiamo attentamente le loro richieste e le loro nuove esigenze.
• Velocità di avviamento: grazie ai meccanismi di parametrizzazione molto precisi l’avvio del sistema è rapido e semplice.
• Scalabilità: la soluzione si adatta alle dimensioni della microazienda e della media impresa, garantendo la crescita con
la salvaguardia degli investimenti fatti.
• Assistenza in tutta Italia e documentazione approfondita, con supporti formativi disponibili anche on line.
Flusso Dati
Viene creata una risorsa di tipo “automezzo”
nell’anagrafica risorse produttive (ERISPROD)
e sono associati ad esse i costi (ERISPRODCOST).
CREAZIONE
TIPOLOGIA MEZZO
CREAZIONE
MODELLO
Il modello “eredita” dalla tipologia
i suoi parametri caratteristici.
CREAZIONE
ANAGRAFICA
Il mezzo “eredita” dal modello
i suoi parametri caratteristici.
La soluzione è realizzata e distribuita da MSNET S.r.l., Partner SISTEMI.
MSNET S.r.l. | Centro Dir. Isola E7 - Napoli | Tel. 081.5624556
www.msnet.it
DB eSOLVER
Tabelle STD di eSOLVER
Tabelle GpA
Viene creata anagrafica automezzo (APVEI)
completa di tutti i suoi dati identificativi.
Soluzione Gestione Automezzi
integrata con eSOLVER
eSOLVER
SISTEMA INTEGRATO
PER LA GESTIONE
AZIENDALE.
SERVIZI DI ASSISTENZA IN RETE
L’Utente della soluzione eSOLVER per la Gestione Automezzi ha a disposizione un insieme di servizi, di informazione e
assistenza, accessibili per via telematica:
Servizio di Assistenza on-line: è lo strumento di supporto all’assistenza sviluppato da SISTEMI per aumentare l’efficienza del
servizio di assistenza e migliorarne la qualità. AOL collega Utente e Partner grazie a Internet, attraverso un metodo strutturato
che permette la corretta condivisione delle informazioni utili.
Servizio di Assistenza Remota: viene attivato nei casi in cui la tempestività di intervento o la situazione logistica richiedono
un accesso remoto alle procedure. Il servizio si basa su un’applicazione telematica che permette al sistemista di prendere
il controllo della macchina dell’Utente, verificare i molteplici aspetti del caso di assistenza e proporre in modo efficace la
soluzione al problema.
Documentazione: la documentazione del prodotto software composta da Guida all’avviamento, Manuale operativo,
Manuale dei processi e Note, è sempre aggiornata e può essere consultata direttamente all’interno delle applicazioni, oppure
dal menù di prodotto o ancora su Internet.
FURTI
RIFORNIMENTI
Interni,
esterni
VEICOLI
SPESE VARIE
Data,
importo,
fornitore
Dati Amministrativi
Dati tecnici
Assicurazione
Scadenze
Allestimenti
Manutenzioni
Costi e consumi
Eventi
MULTE
Data,
ora,
luogo della
notifica verbale,
.....
Data furto,
risorsa umana
a cui era
assegnato
il mezzo,
....
SINISTRI
Dati controparte,
dettaglio
incidente,
immagini,
costi e chiusura,
...
MOVIMENTAZIONE
ATTREZZATURE
Dati Amministrativi
Assicurazione
Scadenze
Manutenzioni
Costi e consumi
Eventi
La soluzione è realizzata e distribuita da MSNET S.r.l., Partner SISTEMI.
MSNET S.r.l. | Centro Dir. Isola E7 - Napoli | Tel. 081.5624556
www.msnet.it
Pianificazione,
consuntivazione
movimentazioni
Soluzione Gestione Automezzi
integrata con eSOLVER
eSOLVER
SISTEMA INTEGRATO
PER LA GESTIONE
AZIENDALE.
GESTIONE VEICOLI
Nelle prime due sezioni sono riportate le informazioni caratteristiche del veicolo (targa, marca, modello, colore, ecc.)
e i dati di libretto. È possibile gestire più polizze per ogni veicolo, riportando nell’apposita sezione il dettaglio di
ogni singola polizza. Inoltre si possono pianificare le scadenze da evadere (es. tassa di possesso, collaudo, ecc.) e le
manutenzioni da effettuare mediante le apposite sezioni gestionali.
Sia per le scadenze che per le manutenzioni è possibile pianificare degli eventi su base temporale (es. pagamento rata
assicurativa) o sulla base dei chilometri percorsi (es. tagliando di manutenzione).
Tale pianificazione serve per gestire l’invio dei messaggi di avviso a mezzo mail.
Nella gestione degli allestimenti è possibile gestire tutto ciò che è installato sul veicolo, ossia:
• Optional
• Attrezzature
• Accessori non standard
Per le attrezzature è possibile specificare le date di installazione sul veicolo e/o disinstallazione dallo stesso, al fine di
avere una storicizzazione. Al veicolo è inoltre possibile assegnare i dati della contabilità analitica al fine di valutare i costi
di gestione dello stesso.
GESTIONE ATTREZZATURE
In maniera simile alla gestione veicoli, la soluzione prevede un’anagrafica generale attrezzature, a cui si accede mediante
l’apposita procedura gestionale, articolata in maniera molto simile alla procedura di gestione veicoli.
GESTIONE RIFORNIMENTI
Questa funzione permette di inserire i rifornimenti di carburante effettuati sul parco automezzi/attrezzature aziendale.
È possibile gestire due tipologie di rifornimenti: interni (presso la sede aziendale), esterni (presso terzi). Nel primo caso,
si associa all’automezzo/attrezzatura il deposito presso il quale viene effettuato il rifornimento, mentre nel caso di
rifornimenti esterni, è possibile specificare l’anagrafica del fornitore del carburante interessato.
La procedura permette di gestire la tipologia di carburante, il numero di litri immessi, il costo unitario e l’importo,
oltre ai riferimenti di eventuali documenti associati al rifornimento (es. fattura di acquisto, ordine di lavoro). Ad ogni
rifornimento la procedura aggiorna la sezione dei costi e consumi dell’attrezzatura/automezzo, al fine di rendere
aggiornata la redazione delle statistiche sui costi dello stesso.
GESTIONE SPESE VARIE
Le voci di spesa non riconducibili a manutenzione o rifornimenti di carburanti sono gestite mediante questa procedura,
indicando l’anagrafica automezzo/attrezzatura interessata, la tipologia di spesa, data, importo ed estremi dell’eventuale
documento contabile rilasciato.
FURTI
In questa sezione sono gestite tutte le informazioni relative ai furti/effrazioni che l’automezzo può subire nel corso della
sua ‘vita’, intendendo per furti sia il furto del mezzo tout-court, che dei furti riguardanti singoli componenti del mezzo o
anche di oggetti presenti nello stesso (effrazioni). I dati gestiti sono: targa del mezzo interessato, data del furto, risorsa
umana a cui il mezzo era dato in uso, più un insieme di informazioni specifiche (annotazioni) e gli estremi dell’eventuale
ritrovamento, quali data e condizioni generali.
INFRAZIONI
La funzione permette di registrare le informazioni relative alle notifiche di infrazioni. La procedura gestisce i seguenti
dati: tipologia di infrazione, dati del veicolo e del conducente, data, ora e luogo della notifica e numero di verbale.
Inoltre, la procedura calcola in automatico, sulla base della data di notifica, le seguenti date: presentazione ricorso,
scadenza pagamento, comunicazione dati patente, data di generazione avviso di pagamento (quest’ultima dopo aver
programmato la scadenza mediante la procedura di gestione scadenze).
La soluzione è realizzata e distribuita da MSNET S.r.l., Partner SISTEMI.
MSNET S.r.l. | Centro Dir. Isola E7 - Napoli | Tel. 081.5624556
www.msnet.it
Soluzione Gestione Automezzi
integrata con eSOLVER
eSOLVER
SISTEMA INTEGRATO
PER LA GESTIONE
AZIENDALE.
GESTIONE SINISTRI
In caso di sinistro è possibile gestire le informazioni relative allo stesso mediante un’apposita procedura. È possibile
inserire i dati del veicolo, luogo e data dell’incidente, dati della controparte (estremi del conducente, polizza assicurativa,
veicolo), eventuali immagini allegate e dati riepilogativi relativi al preventivo di spesa e all’importo liquidato.
GESTIONE MANUTENZIONI
È il modulo per la gestione delle manutenzioni, sia che esse siano programmate o non programmate. Si compone di una
sezione generale, con le informazioni anagrafiche del mezzo e di tre sezioni di dettaglio:
• Dati generali. È a sua volta composta da due sottosezioni, con le informazioni sull’apertura della manutenzione e
sulla chiusura. I dati di apertura comprendono le informazioni sulla data di richiesta della manutenzione, data di
inizio lavori, tipo di intervento (se in sede o presso terzi) e informazioni di carattere descrittivo sull’intervento da
effettuare. Nei dati di chiusura vengono riportati: data di chiusura, data consegna, riferimenti documento (fattura,
ordine, ecc) e chilometri percorsi.
• Dettaglio. Nel dettaglio della manutenzione si inseriscono le singole macro-operazioni, con il dettaglio dei materiali
(articoli) richiesti per ognuna e relative quantità, prezzo unitario, importo e sconto.
• Riepilogo. Sono riportati i totali spese (materiali, manodopera, generale) e l’ammontare di ore impiegato nel
portare a termine la manutenzione. La procedura permette inoltre di inviare a mezzo mail o fax le richieste di
preventivo di una manutenzione a uno o più fornitori potenziali. In caso di conferma di preventivo, viene generato
automaticamente in eSOLVER un ordine di acquisto al fornitore specifico, al fine di integrare i costi associati alla
manutenzione con la contabilità analitica di eSOLVER. Se la manutenzione effettuata era stata programmata, la
procedura provvede ad aggiornare la manutenzione memorizzata nell’anagrafica dell’autoveicolo, calcolando i
nuovi parametri di scadenza (data o Km) e di avviso della scadenza stessa.
MOVIMENTO MEZZI
La procedura permette la programmazione delle uscite degli automezzi (fase pianificazione) e di riportare le informazioni
relative al loro rientro (fase di consuntivo). In fase di pianificazione, si possono selezionare, per ogni giorno lavorativo, gli
automezzi oggetto della movimentazione. È possibile specificare, per ogni mezzo, i dati sulla durata dell’impiego, sulla
destinazione, sul conducente del mezzo stesso. In fase di consuntivo, si riportano i dati sui Km percorsi, sui costi associati alla
movimentazione e eventuali annotazioni sul servizio effettuato.
Nei costi, è possibile inserire il costo di utilizzo del mezzo, che può essere orario oppure a Km, oltre ad ulteriori spese affrontate
nel corso del servizio stesso (rifornimenti di carburante, spese per guasti, ecc.). Nel caso dei rifornimenti è possibile stabilire
se il rifornimento è esterno o interno e, nel caso di rifornimento interno, si tratta di un movimento di carico su un deposito.
Mediante questa procedura è quindi possibile inserire anche le operazioni di carico dei vari depositi.
CARICO DEPOSITI
È il modulo per la gestione dei movimenti di carico per rifornire di carburante i depositi aziendali. Nel dettaglio di ogni
movimento è riportato il deposito oggetto del rifornimento, la data di effettuazione dello stesso, il fornitore, la tipologia
di carburante immessa, il numero di litri, il costo/litro, l’importo complessivo e i riferimenti del documento associato al
rifornimento stesso (es. fattura di acquisto).
GESTIONE CONTABILITÀ FORNITORI
In questo modulo è possibile inserire i dati delle fatture di acquisto relative alle spese associate alla gestione degli automezzi.
La procedura è integrata con la contabilità ordinaria e con la contabilità analitica di eSOLVER. Nel dettaglio delle singole voci
di spesa della fattura è possibile inserire i dati del veicolo (targa), del conducente e la data dell’evento, se diversa dalla data
fattura o dalla data registrazione. Inoltre, se la fattura è relativa a dei rifornimenti, è possibile specificare il codice della scheda
carburante (se presente) ed i chilometri percorsi.
Se la fattura è relativa a spese di pedaggio, è possibile indicare il codice della scheda Telepass/Viacard utilizzata. I movimenti
contabili generano poi in maniera automatica dei movimenti di rifornimento o di spesa (secondo il tipo documento inserito)
nelle tabelle di GPA. Dalle procedure di gestione rifornimenti/spese è quindi possibile interrogare la fattura che li ha creati.
La soluzione è realizzata e distribuita da MSNET S.r.l., Partner SISTEMI.
MSNET S.r.l. | Centro Dir. Isola E7 - Napoli | Tel. 081.5624556
www.msnet.it
Soluzione Gestione Automezzi
integrata con eSOLVER
INVIO AUTOMATICO AVVISI
La procedura, sulla base delle impostazioni effettuate nei moduli di gestione scadenze/manutenzioni/infrazioni, provvede
ad inviare in maniera automatica dei messaggi di avviso relativi all’approssimarsi dell’evento specifico, sulla base dei giorni o
km di preavviso.
In fase di configurazione è possibile indicare:
• il/i destinatario/i del messaggio;
• la tipologia di messaggio (unico o reiterato).
Se il messaggio è unico, al raggiungimento della data o dei km di avviso, viene inviata una mail ai destinatari. Se il messaggio
è reiterato, l’invio delle mail viene ripetuto fino alla data o ai km di scadenza.
REPORT
Comprende una serie di stampe per elaborare analisi e statistiche o per avere dei semplici dati riepilogativi sulla gestione
della flotta automezzi aziendale.
www.sistemi.com/esolver/automezzi
La soluzione è realizzata e distribuita da MSNET S.r.l., Partner SISTEMI.
MSNET S.r.l. | Centro Dir. Isola E7 - Napoli | Tel. 081.5624556
www.msnet.it
MKSESOGA_11-15 Sistemi S.p.A. si riserva la possibilità di variare i contenuti dei prodotti e servizi rispetto alle funzionalità descritte.
eSOLVER
SISTEMA INTEGRATO
PER LA GESTIONE
AZIENDALE.