- Comune di Teglio

Allegato A
Comune di Teglio
Provincia di Sondrio
Linee Guida per la tenuta dell’Albo Pretorio on line
1
Indice
Art.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Descrizione
Oggetto delle Linee Guida
Istituzione Albo Pretorio on line
Finalità
Albo Pretorio cartaceo (documentario)
Consultazione Albo Pretorio on line
Atti soggetti a pubblicazione all’Albo Pretorio on line
Modalità di pubblicazione documenti da affiggere all’Albo Pretorio on line
Integralità della pubblicazione
Pubblicazioni atti interni all’Amministrazione Comunale
Pubblicazione per conto di soggetti esterni all’Amministrazione Comunale
Attestazione di avvenuta pubblicazione
Organizzazione del Servizio
Responsabilità e competenze
Profilo informatico
Garanzia al diritto della tutela e riservatezza dei dati personali
Diritto di accesso agli atti pubblicati all’Albo Pretorio on line e rilascio copie
Diritto di accesso da parte dei Consiglieri Comunali
Diritto di accesso da parte dei contro interessati e cointeressati
Entrata in vigore
Pagine
3
3
3
3
3
4
4-5
5
5
6
6
6
6-7
8
8
8-9
9
9
9
2
Art. 1 Oggetto delle Linee Guida
Le presenti Linee Guida disciplinano l’organizzazione, le competenze e le modalità di svolgimento
del servizio relativo alla tenuta dell’Albo Pretorio on-line del Comune di Teglio.
Art. 2 Istituzione Albo Pretorio on line
L’Albo Pretorio on-line, istituito ai sensi dell’art. 32 della Legge 18 giugno 2009 n. 69, sostituisce
ad ogni effetto l’Albo Pretorio tradizionale cartaceo (documentario); rappresenta lo strumento con il
quale l’Ente, in ottemperanza ai principi di pubblicità e trasparenza, porta a conoscenza della
collettività l’attività amministrativa comunale, tenendo conto dei principi e dei limiti imposti dal
Codice della Privacy n. 196/2003 e dalle Linee Guida del Garante n. 17/2007.
L’Albo è riservato alla pubblicazione di atti per i quali disposizioni di legge e di regolamento
prevedano l’obbligo di pubblicazione aventi effetto di pubblicità legale.
Gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi sono assolti con la loro
pubblicazione sul sito informatico dell’Ente.
Art. 3 Finalità
La pubblicità di atti on line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a
qualunque funzione essa assolva.
Art. 4 Albo Pretorio cartaceo (documentario)
A decorrere dal termine di cui all’art. 32 co.1 della L. n. 69/2009 ed eventuali successive modifiche
ed integrazioni l’affissione di atti nell’Albo documentario (cartaceo) non ha più efficacia di
pubblicità legale e quindi non fornisce agli stessi la presunzione di conoscenza legale. Da tale data,
presso la sede comunale in P.zza S. Eufemia n.7, continuerà comunque ad essere individuato un
apposito spazio fisico dove poter affiggere:
documenti e atti di cui si ritiene opportuno dare solo notizia, con il solo scopo di informare
la collettività su un determinato evento o circostanza;
documenti e atti per i quali non è possibile effettuare la pubblicazione telematica per
problemi tecnici temporanei dandone opportuna conoscenza nel documento cartaceo
affisso;
documenti e atti trasmessi da soggetti esterni all’Ente nelle ipotesi previste dal successivo
art. 10.
Sarà altresì posto in evidenza un avviso pubblico nel quale sarà indicato che la presunzione di
conoscenza legale è attribuita soltanto agli atti pubblicati nell’Albo Pretorio on-line sul sito
istituzionale dell’Ente, fornendo le informazioni indispensabili per accedere allo stesso.
Art. 5 Consultazione Allo Pretorio on line
L’Albo Pretorio informatico è accessibile dalla pagina
Internet istituzionale
www.comune.teglio.so.it. E’ allocato nella Home Page del sito web comunale con apposito
collegamento al link denominato Albo Pretorio on line.
Cittadini ed utenti sprovvisti di apparecchiature informatiche potranno consultare telematicamente
l’Albo Pretorio virtuale presso l’Ufficio Demografico sito nella sede comunale P.zza S. Eufemia n.
7 durante gli orari di apertura al pubblico.
3
Art. 6 Atti soggetti a pubblicazione all’Albo Pretorio on line
Sono esposti tutti gli atti che, per disposizione di legge, statuto o regolamento, devono essere
pubblicati ufficialmente per la durata stabilita dalle predette norme e conseguentemente dalla cui
affissione all’Albo discendono effetti di pubblicità legale.
Si elencano a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo i principali atti che vengono
pubblicati on line:
statuto comunale
delibere di giunta comunale
delibere di consiglio comunale
elenco determinazioni dirigenziali/responsabili di servizio
avvisi bandi di gara e successivi esiti
avvisi bandi di concorso e successivi esiti
avviso convocazione consiglio comunale
ordinanze sindacali, dirigenziali rivolte alla generalità dei cittadini, decreti sindacali
avvisi di deposito (Equitalia, Agenzia delle Entrate)
notifica atti destinatari irreperibili
autorizzazioni paesaggistiche
permessi di costruire
abusi edilizi
pubblicazioni atti di matrimonio
cambi di cognome
cambi di nome
elenco giudici popolari
lista di leva
cancellazioni/reiscrizioni per irreperibilità (residenti)
cancellazioni/reiscrizioni per irreperibilità (A.I..RE)
avvisi, comunicazioni, elenchi elettorali
albo scrutatori
albo beneficiari provvidenze economiche
pubblicazioni programma trasparenza-valutazione-merito
tutti gli ulteriori atti che su richiesta, anche esterna all’ente, devono essere pubblicati
ufficialmente.
Le determine dirigenziali/Responsabili di Servizio, a tutela del diritto alla riservatezza e protezione
dei dati personali dei soggetti ai quali si riferiscono, sono pubblicate nella forma dell’elenco degli
atti. Il valore legale di questi atti, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, non è
subordinato alla pubblicazione ma solo alla loro adozione.
Le deliberazioni di Consiglio e di Giunta, le ordinanze sindacali e dirigenziali, l’elenco
determinazioni dirigenziali/Responsabili di Servizio, i Bandi di Concorso, i Bandi di Gara e
successivi esiti, l’Albo Beneficiari provvidenze economiche, le pubblicazioni del programma
trasparenza-valutazione-merito, gli atti e documenti di interesse pubblico, sono consultabili anche in
altre sezioni del sito che ospitano le informazioni di naturale istituzionale, secondo quanto previsto
dall’art. 54 del Decreto Legislativo 7.3.2005 n. 82 e successive modifiche ed integrazioni
normative.
Art. 7 Modalità di pubblicazione documenti da affiggere all’Albo Pretorio on line
L’accesso agli atti pubblicati on line è consentito in modalità di sola lettura al fine di evitare che gli
stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web. I documenti potranno essere scaricati
4
dall’Albo Pretorio informatico in un formato tale da impedire qualsiasi alterazione. L’Albo Pretorio
on line è accessibile tutti i giorni dell’anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza
maggiore (manutenzioni degli apparati informatici, dei programmi necessari ed indispensabili per il
corretto funzionamento del sito informatico e dell’Albo stesso). Ogni documento è pubblicato per il
tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o regolamento o dal richiedente l’affissione. Ove
non sia stabilito ha la durata di giorni 15. La pubblicità avviene per giorni interi e consecutivi,
comprese le festività civili. La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale
affissione ed ha termine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento. Alla
scadenza del termine di affissione gli atti già pubblicati non sono più visionabili dalla sezione web
Albo Pretorio on line.
Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare informalmente il contenuto
dei documenti. Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate devono formalmente risultare dallo
stesso documento sostituito o modificato, ovvero da altro atto allegato allo stesso, in modo da
rendere facilmente ed esattamente intellegibili il contenuto della modifica o della sostituzione
apportata, il soggetto che ne ha dato disposizione ed il soggetto che le ha eseguite. Il termine di
pubblicazione ricomincia ex novo dalla data della modifica o sostituzione apportata.
La pubblicazione in corso può essere interrotta dall’organo competente, con motivata richiesta
scritta. L’interruzione della pubblicazione deve risultare sul documento per il quale è stata interrotta
l’affissione all’Albo, unitamente agli estremi dei soggetti che hanno disposto ed eseguito
l’interruzione. E’ prevista la reiterazione della pubblicazione qualora l’affissione non abbia avuto
luogo per problemi tecnici del sito.
Art. 8 Integralità della pubblicazione
Gli atti sono di norma pubblicati nel loro integrale contenuto, comprensivo di tutti gli allegati.
In deroga al principio di integralità, qualora la tipologia degli atti (per es. cartografie/planimetrie)
e/o la consistenza o il numero degli atti depositati da pubblicare non consentano l’eventuale
affissione all’Albo Pretorio informatico, anche se contenuti su supporto informatico, si procederà
alla pubblicazione con le seguenti modalità:
il soggetto o l’ufficio richiedente la pubblicazione trasmette all’ufficio comunale competente ad
eseguire la pubblicazione, unitamente all’atto da pubblicare, un apposito avviso da affiggere
all’Albo Pretorio in luogo e/o in aggiunta dell’atto da pubblicare. Da tale avviso devono risultare gli
elementi identificativi del documento e l’ufficio presso il quale è consultabile integralmente e
contemporaneamente durante il periodo di pubblicazione.
Nei casi in cui la pubblicazione integrale dell’atto sia lesiva del diritto alla privacy dei soggetti ai
quali si riferiscono i dati personali trattati, i Dirigenti/Responsabili del Servizio ricorreranno alla
pubblicazione parziale dei provvedimenti (con degli omissis e/o rinvio agli atti depositati) o alla
pubblicazione di avviso di notizia di atto adottato.
Art. 9 Pubblicazioni atti interni all’Amministrazione Comunale
Il personale incaricato procederà a pubblicare all’Albo Pretorio on line i documenti trasmessi dagli
Uffici Comunali dell’Ente secondo modalità che saranno definite con successiva circolare interna. Il
Responsabile del Servizio che ha adottato l’atto, o altro dipendente a ciò designato, provvede ad
inviare copia informatica (file possibilmente già in formato pdf) e copia cartacea del provvedimento
emesso all’Ufficio incaricato della pubblicazione all’Albo Pretorio virtuale. La copia cartacea sarà
poi restituita con l’attestazione di avvenuta pubblicazione. Il personale addetto alla pubblicazione
garantisce unicamente la conformità del contenuto del file elettronico alla documentazione cartacea
pervenuta.
La responsabilità in ordine alla pertinenza ed al contenuto degli stessi atti rimane ad esclusivo
carico del soggetto firmatario e/o del richiedente.
5
Art. 10 Pubblicazione per conto di soggetti esterni all’Amminstrazione Comunale
Il Comune provvede alla pubblicazione all’Albo Pretorio virtuale di provvedimenti pervenuti da
altre Pubbliche Amministrazioni e da altri soggetti, su loro richiesta. I soggetti esterni che, a norma
di legge, sono tenuti a pubblicare un atto all’Albo Pretorio dovranno inviare alla casella di posta
elettronica certificata [email protected]:
copia cartacea e/o file del documento in formato elettronico pdf;
nota in cui siano indicati
• l’oggetto dell’atto da pubblicare
• il termine iniziale e finale di pubblicazione richiesti.
Nel caso in cui sia trasmesso solo il documento in formato cartaceo, si procederà:
all’affissione del documento cartaceo della Casa Comunale nello spazio fisico indicato al
precedente art. 4 se trattasi di pubblicazione notizia; sul documento verrà data notizia della
sola affissione cartacea;
se espressamente richiesto dal mittente per pubblicazioni dalle quale derivano effetti legali,
e il formato lo consenta (formato A4) il personale preposto procederà alla scansione del
documento stesso e alla pubblicazione all’Albo Pretorio Informatico.
Laddove non sia possibile la scansione dei documenti si procederà come segue:
all’affissione del documento cartaceo nello spazio fisico indicato nel precedente art. 4; sul
documento verrà data notizia della sola affissione cartacea.
La responsabilità in ordine alla pertinenza ed al contenuto degli stessi atti rimane ad esclusivo
carico del soggetto firmatario e/o del richiedente.
Art. 11 Attestazione di avvenuta pubblicazione
L’avvenuta pubblicazione sarà attestata con apposita relata mediante apposizione sull’atto originale,
o sulla copia dell’atto pervenuto, di apposito timbro recante il periodo di avvenuta pubblicazione,
indicando le date di affissione e di defissione, la qualifica e il nome del dipendente che ha eseguito
tali adempimenti, la data e la sottoscrizione del Responsabile dell’Albo Pretorio informatico. L’atto
riportante in calce la relata di pubblicazione è restituito al soggetto richiedente l’affissione,
unitamente alla eventuale nota di trasmissione.
L’avvenuta pubblicazione di provvedimenti pervenuti dall’esterno solo in formato elettronico pdf
sarà attestata sulla stampa del documento pervenuto per la pubblicazione o con distinta
comunicazione.
Art. 12 Organizzazione del Servizio
La gestione del servizio consiste nelle seguenti funzioni essenziali:
formale istituzione, tenuta e conservazione del registro informatico delle pubblicazioni;
effettuazione delle pubblicazioni secondo modalità impartite dalle presenti linee guida;
attestazione e/o certificazione di avvenuta pubblicazione;
controllo e vigilanza sul corretto funzionamento del servizio.
Art. 13 Responsabilità e competenze
Il Responsabile dell’Albo Pretorio è il Segretario Comunale. Il Responsabile vigila sulla regolare
tenuta dell’Albo Pretorio on line.
La tenuta dell’Albo Pretorio virtuale è assegnata ai seguenti Servizi comunali:
n. 2 Demoanagrafico
n. 3 Affari Generali
6
n. 4 Vigilanza.
La pubblicazione di atti e aventi effetto di pubblicità legale è curata dai Responsabili dei Servizi
individuati e/o dai dipendenti dagli stessi incaricati nell’ambito del proprio settore di appartenenza.
Il Servizio n. 2 Demoanagrafico provvede all’affissione dei seguenti atti:
pubblicazioni atti di matrimonio
cambi di cognome
cambi di nome
elenco giudici popolari
lista di leva
cancellazioni/reiscrizioni per irreperibilità (residenti)
cancellazioni/reiscrizioni per irreperibilità (A.I.R.E)
avvisi, comunicazioni, elenchi elettorali
albo scrutatori
albo beneficiari provvidenze economiche
pubblicazioni programma trasparenza-valutazione-merito
tutti gli ulteriori atti di propria competenza che su richiesta, anche esterna all’ente, devono
essere pubblicati ufficialmente.
Il Servizio n. 3 Affari Generali provvede all’affissione dei seguenti atti:
delibere di giunta comunale
delibere di consiglio comunale
elenco determinazioni dirigenziali/responsabili di servizio
avvisi bandi di gara e successivi esiti
avvisi bandi di concorso e successivi esiti
avviso convocazione consiglio comunale
autorizzazioni paesaggistiche
permessi di costruire
abusi edilizi
ordinanze sindacali, dirigenziali rivolte alla generalità dei cittadini, decreti sindacali di
propria competenza
tutti gli ulteriori atti che su richiesta, anche esterna all’ente, devono essere pubblicati
ufficialmente
Il Servizio n. 4 Vigilanza provvede all’affissione dei seguenti atti:
avvisi di deposito (Equitalia, Agenzia delle Entrate ecc…)
notifica atti destinatari irreperibili
ordinanze sindacali, dirigenziali rivolte alla generalità dei cittadini, decreti sindacali di
propria competenza
tutti gli ulteriori atti di propria competenza che su richiesta, anche esterna all’ente, devono
essere pubblicati ufficialmente.
Responsabile del supporto informatico e del corretto funzionamento dell’Albo Pretorio on line
(fornitura, assistenza, manutenzione ed aggiornamento applicativo) è il Responsabile del
Procedimento del Sistema Informativo Comunale appartenente al Servizio 2 Demoanagrafico.
Il personale incaricato alla pubblicazione dei documenti all’Albo Pretorio non è tenuto a controllare
la pertinenza dei dati pubblicati. La responsabilità della pertinenza e del contenuto degli atti grava
sui soggetti citati agli artt. 9 e 10.
7
Art. 14 Profilo informatico
La pubblicazione degli atti all’Albo Pretorio on line è effettuata mediante software gestionale
specifico. Il servizio è erogato da una server farm esterna agganciata al sito istituzionale dell’Ente
mediante link, garantendo in tal modo i requisiti di continuità, sicurezza, backup, tracciabilità
dell’applicazione e dell’attività degli operatori addetti al servizio. Su apposito registro informatico,
cui è dato valore legale della procedura eseguita, sono annotati i dati relativi alla procedura di
pubblicazione. Il registro on line è sempre consultabile e stampabile da parte del personale
incaricato della pubblicazione all’Albo Pretorio virtuale.
Ogni anno viene stampato e conservato agli atti il Registro delle pubblicazioni relativo all’anno
precedente.
Art. 15 Garanzia al diritto alla tutela e riservatezza dei dati personali
La pubblicazione di atti e provvedimenti all’Albo Pretorio on line avviene nel rispetto della tutela
del diritto alla riservatezza dei cittadini e del trattamento dei loro dati personali, secondo quanto
disposto dal Decreto Legislativo 30.06.2003 n. 196 e successive modifiche ed integrazioni, dalle
Linee Guida del Garante del 19.04.2007 n. 17, nonché dal vigente Regolamento Comunale per il
trattamento dei dati sensibili e giudiziari. Gli atti destinati all’affissione all’Albo Pretorio sono
predisposti attenendosi ai principi della necessità e sufficienza delle informazioni, della pertinenza e
non eccedenza dei dati personali forniti. Nei casi in cui la pubblicazione integrale dell’atto sia
lesiva del diritto alla privacy dei soggetti ai quali si riferiscono i dati trattati si ricorrerà alla
pubblicazione parziale dei provvedimenti (con degli omissis e/o rinvio agli atti depositati) o alla
pubblicazione di avviso di notizia di atto adottato, facendone menzione nella certificazione di
avvenuta pubblicazione.
Gli atti pubblicati contenenti dati ed informazioni personali sono resi di dominio pubblico solo ed
esclusivamente per il tempo necessario a garantire la pubblicità dell’informazione (diritto all’oblio).
Scaduto il termine previsto dalla fonte normativa o regolamentare che ne ha prevista la
pubblicazione, o in assenza di indicazioni scaduto il termine di giorni 15, si estingue il diritto alla
conoscibilità generale dell’atto da parte della collettività indistinta dei cittadini, fatti salvi i diritti di
accesso da parte dei Consiglieri Comunali e dei contro interessati o cointeressati.
Art. 16 Diritto di accesso agli atti pubblicati all’Albo Pretorio on line e rilascio copie
Il diritto di accesso agli atti pubblicati all’Albo Pretorio on line si esercita, qualora la loro integrale
conoscenza non sia possibile attraverso la pubblicazione allo stesso Albo, durante l’orario di
apertura al pubblico dell’Ente con le seguenti modalità:
di norma richiedendo verbalmente in visione l’originale o copia dell’atto presso l’Ufficio
comunale che ha provveduto alla pubblicazione telematica o quello in cui sono depositati; la
visualizzazione degli atti è gratuita;
attraverso il rilascio di copia dell’atto.
Per il rilascio di eventuali copie si applicano le disposizioni previste per l’accesso agli atti di cui alla
deliberazione del Commissario Straordinario n. 453 del 02.11.1994, così come modificato dal
provvedimento di Giunta Comunale n. 142 del 19.09.2007.
Per le determine pubblicate all’Albo Pretorio in forma di elenco, (riferimento art. 6 delle presenti
Linee Guida) è possibile richiederne invio on line al proprio indirizzo di posta elettronica. E’
obbligatorio indicare nella richiesta le proprie generalità (cognome, nome, indirizzo di residenza). I
dati forniti verranno utilizzati dall’Ente e dagli incaricati preposti unicamente per le finalità
connesse alla richiesta pervenuta. La richiesta telematica deve essere inoltrata al seguente indirizzo
e-mail: [email protected].
8
I provvedimenti di carattere generale e di interesse pubblico sono accessibili nel loro testo integrale
da chiunque ne faccia richiesta.
I provvedimenti contenenti dati personali e situazioni sensibili sono accessibili nel loro testo
integrale da chi ne abbia un interesse legislativamente tutelato (riferimento L. n. 241/90 e
Regolamento Comunale di accesso agli atti)
Art. 17 Diritto di accesso da parte dei Consiglieri Comunali
I Consiglieri Comunali hanno sempre il diritto di accedere all’atto integrale del provvedimento
pubblicato per l’assolvimento del proprio mandato e corretto esercizio delle funzioni di controllovigilanza, rimanendo vincolati al segreto d’ufficio ed al dovere di riservatezza. La violazione di tali
doveri comporterà, a loro carico, le responsabilità civili, penali ed amministrative previste
dall’ordinamento.
Art. 18 Diritto di accesso da parte dei controinteressati e cointeressati
I controinteressati e cointeressati all’atto pubblicato hanno il diritto di accedere all’atto integrale per
la tutela dei propri diritti e posizioni giuridiche soggettive, purchè sussistano i presupposti per il
diritto all’accesso previsti dalla legge n. 241/1990 e regolamento comunale d’attuazione. Essi
rimangono vincolati al rispetto delle norme sulla tutela dei dati personali e della privacy. La
violazione di tali norme comporterà, a loro carico, le responsabilità civile, penali ed amministrative
previste dall’ordinamento.
Art. 19 Entrata in vigore
Le presenti Linee Guida entrano in vigore a decorrere dal termine indicato dall’art. 32, comma 1,
della L. n. 69/2009 ed eventuali successive modifiche ed integrazioni.
9