Manutenzione del patrimonio vegetazionale del Centro

COMMISSIONE EUROPEA
Ref. Ares(2013)820314 - 24/04/2013
Centro Comune di Ricerca
Directorate B - Resources
Finance and Procurement Unit
“Servizio di telefonia mobile”
ISM/2013/C04/0017/OC
GUUE 2013/S 064-106426 del 30/03/2013
Verbale di Riunione Informativa
Luogo:
CCR, Ispra (Varese), edificio 59K – Sala riunioni
Data:
22 Aprile 2013, ore 15.00
1.
Introduzione
L’incontro, non avente carattere di obbligatorietà, ha lo scopo di accogliere eventuali richieste di
chiarimenti su aspetti tecnici e/o amministrativi, inerenti la gara in oggetto e di permettere alle aziende
interessate di formulare l'offerta in modo consapevole ed informato.
2.
Informazioni di carattere generale
a) La gara ha per oggetto il servizio di telefonia mobile.
b) Tutti i documenti inerenti la gara sono disponibili e scaricabili dal sito web
http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender/1. Essendo la presente gara pubblicata su detto sito, è
cura e responsabilità dell'offerente visitarla periodicamente per verificare la pubblicazione di
possibili aggiornamenti e/o di risposte a quesiti posti da operatori economici. Anche il verbale
della presente riunione sarà pubblicato su questo sito.
c) Si ricorda che il termine ultimo per il deposito delle offerte è il 16/05/2013 (la data di deposito
è da intendersi come termine ultimo per il deposito presso un ufficio postale o altro corriere
espresso o presso il servizio postale interno del Centro Comune di Ricerca - vedere lettera
d'invito). Eventuali domande di chiarimento devono pervenire entro 5 giorni lavorativi dalla
data ultima sopra indicata.
d) Massima attenzione deve essere posta nella preparazione dell'offerta, in particolare riguardo i
documenti da fornire in relazione alla capacità economica/finanziaria e tecnica e alla
compilazione dell'offerta economica. Con riferimento a quest'ultima si ricorda che, come
indicato nei documenti di gara, l'omessa indicazione anche di una sola voce potrebbe
determinare l'esclusione dalla gara.
e) La gara verrà aggiudicata sulla base del prezzo più basso secondo le modalità indicate
nell'allegato A) – Allegato amministrativo – alla lettera di invito.
f) La data di apertura delle offerte è prevista per il 23/05/2013, ore 15:00 presso il CCR, edificio
1, ingresso sala 7, primo piano. E’ ammessa la presenza di un solo delegato per offerente, il
cui nominativo dovrà essere anticipatamente comunicato per iscritto agli indirizzi (e-mail o
fax) indicati nel bando di gara. Essendo la gara aggiudicata sulla base del prezzo più basso il
prezzo totale offerto verrà pubblicamente letto durante la fase di apertura stessa, fermo
restando che la ditta offerente il prezzo più basso risulterà essere l'aggiudicataria del contratto
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Il sito http://ted.europa.eu, versione online del "Supplemento alla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea", resta
il depositario ufficiale di tutte le pubblicazioni per gli appalti pubblici europei.
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solo a condizione che l'offerta sia stata presentata nei tempi previsti, in modo completo e che i
criteri di esclusione e selezione indicati nel bando di gara siano soddisfatti.
g) I partecipanti alla gara potranno essere contattati dalla Commissione dopo l'apertura delle
offerte nel caso necessitino chiarimenti e/o integrazione di documenti. Si prega di rispondere a
tali richieste con sollecitudine e comunque entro i termini indicati.
h) Tutti gli offerenti saranno informati del risultato della gara non appena le procedure interne di
valutazione delle offerte ricevute saranno completate, indicativamente nel corso del mese di
luglio 2013.
3.
Informazioni di carattere tecnico
Vengono precisati i seguenti tre aspetti:
1) Rif. allegato I, specifiche tecniche, punti 1.3.4, 1.3.5, 1.3.6: come anche specificato nella bozza di
contratto, articolo I.2.3.1, il numero di SIM è indicativo. Il numero esatto verrà comunicato prima
dell'inizio dell'erogazione del servizio vero e proprio, cioè entro il 23/11/2013. Si ricorda che
l'offerente deve allegare il piano tariffario e le opzioni tariffarie di cui al punto 1.3.17.
2) Rif. allegato I, specifiche tecniche, punto 2.4.5: è importante che il rapporto venga fornito in
formato XML sulla base di un modello che verrà da noi fornito al contraente. Tale rapporto dovrà
riportare i costi netti di ogni singola telefonata (eventuali sconti cumulativi non dovranno essere
indicati) e permetterci di effettuare la fatturazione interna separando le chiamate private da quelle
effettuate per servizio (identificate con una cifra iniziale diversa).
3) Rif. allegato I, specifiche tecniche, puto 3.1.8: si precisa che i valori "tra -75dBm e -95dBm" si
riferiscono al 2G/GSM. Per quanto riguarda il 3G/UMTS i valori da considerare sono tra -85dBm e 105 dBm"
4.
Risposte a quesiti formulati durante la riunione informativa
1.
D: A che scopo viene richiesto il tethering phone-phone?
R: Al fine di poter utilizzare il telefono come modem
2.
D: Con riferimento all'allegato II, offerta del contraente, colonna "description", quando lo spazio
non è sufficiente come dobbiamo comportarci?
R: Basta indicare che per il dettaglio si rimanda ad un documento allegato o alla descrizione del
servizio che l'offerente deve presentare secondo quanto stabilito al punto 2.3 dell'allegato A –
allegato amministrativo
3.
D: Con riferimento al report in formato XML, per ogni numero telefonico richiedete anche una
suddivisione tra fonia e dati?
R: No, non è richiesto, l'importante e che per ogni singola chiamata sia specificato il tipo di
utilizzo (es. voce, SMS, dati, ecc..).
4.
D: Con riferimento all'allegato I, specifiche tecniche, punto 2.4.4. f), risulta molto difficile
individuare l'operatore straniero, di solito viene semplicemente individuato il paese di
origine/destinazione della telefonata. Come mai viene richiesto?
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R: Per noi è importante verificare che la tariffa applicata sia effettivamente quella della zona di
riferimento del paese di origine/destinazione della telefonata, così come presentato in offerta dal
contraente. Pertanto nel caso non sia possibile individuare l'operatore per noi è sufficiente che
venga individuato il paese o la zona tariffaria a cui il paese appartiene.
5.
D: La Turchia deve essere ricompresa nella zona tariffaria europa?
R: Normalmente nella zona EU, come dice il termine stesso, vengono ricompresi i paesi
appartenente all'Unione Europea. Ovviamente se l'offerente ritiene di poter applicare anche alla
Turchia o ad altri paesi dell'Europa intesa in senso geografico, le tariffe EU, è libero di includere
tali paesi nella zona tariffaria EU.
6.
D: Con riferimento al bando di gara, punto III.2.3, la nostra azienda non ha ancora depositato il
bilancio 2012. Possiamo presentare i bilanci 2009/2010/2011?
R: Non viene richiesto che vengano presentati i bilanci ma una dichiarazione firmata inerente il
fatturato. Anche se il bilancio 2012 non è ancora stato depositato, il fatturato ovviamente si
conosce. Ribadiamo quindi che deve essere presentata una dichiarazione del fatturato relativo agli
esercizi finanziari 2010/2011/2012.
7.
D: A parte i documenti inerenti i criteri di esclusione e selezione e l'offerta economica, quali altri
documenti devono essere allegati all'offerta?
R: Come indicato nella lettera di invito, devono essere allegati la bozza di contratto ed i suoi
allegati debitamente firmati a comprova dell'accettazione da parte dell'offerente di tutte le nostre
condizioni contrattuali. L'offerta economica dovrà essere presentata in originale più una copia e
dovrà essere accompagnata dalla descrizione dettagliata del servizio come previsto al punto 2.3
dell'allegato A – allegato amministrativo. Si precisa che tale descrizione del servizio dovrà essere
inclusa, insieme all'offerta economica, nella busta interna (B).
8.
D: Nelle specifiche tecniche si prevede, tra i costi ricorrenti di manutenzione, anche la sostituzione
delle batterie. Per assicurare una risposta immediata alle vostre esigenze, è il caso di pensare ad
una scorta calda di batterie?
R: Non riteniamo sia necessaria in quanto la necessità di sostituzione delle batterie non si presenta
così frequentemente e/o per grandi quantità. In ogni caso i tempi di consegna potranno essere
stabiliti caso per caso.
9.
D: Con riferimento alle specifiche tecniche, punto 2.2.2.g), l'esclusione di chiamata deve essere
prevista per classi di abilitazione o solo per determinati numeri?
R: Più che altro c'è la necessità di non abilitare certe SIM ai servizi dati e/o chiamate all'estero.
L'importante è che queste possibili esclusioni possano essere attivate da noi in modo semplice e
cioè o direttamente dal sito web o attraverso il costumer care dedicato.
10.
D: Con riferimento all'allegato II, offerta del contraente, tabella A, cosa intendete con costi
amministrativi, costi tecnici e altri costi?
R: Abbiamo lasciato queste voci in modo da permettere all'offerente di indicare tutti quei costi a
cui potrebbe andare incontro ma che non sono stati da noi previsti nelle altre voci di costo. Se non
si prevedono tali ulteriori costi si prega di indicare nelle corrispondenti celle "0" (zero) e non
lasciarle assolutamente vuote (di veda sopra punto 2.d).
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11.
D: Con riferimento all'allegato II, offerta del contraente, tabella C, si richiede, per ogni zona
tariffaria, il costo medio. Che tipo di media intendete?
R: La media deve essere una mera media aritmetica delle tariffe previste per ogni zona tariffaria
extra EU. La media aritmetica dovrà scaturire dalla somma delle tariffe di ogni singola zona,
divisa per il numero di zone tariffarie proposte. Si ribadisce che, una volta concluso il contratto
con l'aggiudicatario, le tariffe effettivamente applicate saranno quelle indicate per ogni singola
zona tariffaria e non la media indicata nell'allegato II, tabella C.
12.
D: Come preferite vengano presentate le tabelle delle diverse zone tariffarie?
R: Per una facile lettura sarebbe utile avere un'unica tabella dove sono elencate le diverse zone con
le relative tariffe e per ogni zona il dettaglio dei paesi che ne fanno parte. Tuttavia è lasciata libertà
all'offerente di decidere come presentare tali tabelle. L'importante è che tutti i dati richiesti
vengano inclusi o allegati (definizione della zona, elenco dei paesi per ogni zona, tariffa per ogni
zona). Si raccomanda fin da ora a chi sarà l'aggiudicatario della presente gara che nel caso la
configurazione delle zone tariffarie dovesse cambiare in conseguenza a cambiamenti politici e/o
economici, la Commissione deve esserne tempestivamente informata.
13.
D: Con riferimento alla bozza di contratto, articolo I.10.3.1, si prevedono penali nel caso il
personal agent non sia reperibile. Ciò significa che se il personal agent da noi identificato non è
reperibile ma, al suo posto, risponde un secondo operatore con funzione di back up, vengono
applicate le penali?
R: Assolutamente no. Il termine "personal agent" deve essere inteso in maniera più ampia, cioè
non necessariamente riferito ad una singola persona bensì al servizio di Costumer care, cioè ad un
"pool" di persone che l'offerente mette a disposizione. Le penali verranno applicate solo in caso di
irreperibilità totale del Costumer care (in parole povere, nessuno risponde alle nostre chiamate).
14.
D: Prevedete un help desk interno al quale si possono rivolgere gli utenti in caso di disservizi o
ogni singolo utente può contattare direttamente noi?
R: E' previsto che gli utenti possano rivolgersi direttamente al fornitore del servizio ma solo per
ottenere informazioni. Per tutto il resto, es. cambio della tariffa, abilitazione rooming,
smarrimenti, sostituzioni ecc l'utente deve rivolgersi al servizio telefonico interno.
15.
D: Nelle specifiche tecniche richiedete la fornitura di telefoni mobili di fascia alta. Vista la vasta
gamma di terminali disponibili, potete fare qualche esempio concreto?
R: Non riteniamo opportuno fare riferimenti a marche o modelli. Le caratteristiche tecniche che i
telefoni devono avere sono dettagliatamente indicati nei documenti di gara. Al momento abbiamo
sia telefoni touch screen con OS Android che telefoni con tastierino tradizionale di tecnologia più
vecchia.
16.
D: Con riferimento al "device management" avete ipotizzato qualcosa?
R: No, non è previsto.
17.
D: Riguardo l'antenna BTS, è data possibilità di installazione fissa all'interno del perimetro del
Centro comune di ricerca?
R: Si, per la durata del contratto. L'antenna fissa dell'attuale contraente è installata all'interno del
perimetro del Centro in una zona concessa al contraente in comodato d'uso gratuito per la durata
del contratto. L'accordo prevede che entro 60 gg dalla fine del contratto, salvo diversa
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disposizione da parte della Commissione, l'antenna debba essere rimossa. Nulla vieta agli offerenti
di accordarsi con l'attuale contraente per l'utilizzo, in caso di aggiudicazione della gara,
dell'antenna già installata. In ogni caso il comodato d'uso verrà rivisto ed adeguato al nuovo
contratto. Si raccomanda di fornire tutte le informazioni richieste al punto 3.1.8. delle specifiche
tecniche.
18.
D: La sala SOES nell'edificio 51 dove deve essere installato il ripetitore previsto al punto 3.1.9.
delle specifiche tecniche, è schermata? Quanto è grande?
R: Si tratta di una sala per la gestione delle emergenze prevista per il fatto che il Centro di ricerca
è un sito nucleare. La sala non è schermata ed è grande circa 6mx4m.
La riunione prosegue con una visita dell'area dove è attualmente installata l'antenna BTS e dell'edificio
51.
5.
Conclusioni
Si raccomanda l’attenta lettura di tutti i documenti di gara prima di formulare l’offerta. Non potranno
essere prese in considerazione eventuali modifiche inoltrate posteriormente alla data di deposito
dell’offerta. Per la corretta compilazione dei documenti si rimanda a quanto precisato nell'allegato
amministrativo e nella lettera d'invito.
Alle ore 16.30 circa, la riunione ha avuto termine.
Allegati:
Allegato I – Elenco dei rappresentanti delle imprese che hanno partecipato alla riunione informativa e dello staff
del CCR che ha tenuto la riunione.
Si informa che l'allegato I non viene pubblicato online per ragioni di privacy e rispetto della concorrenza.
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