direzione facility management
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direzione facility management
DIREZIONE FACILITY MANAGEMENT MISSION La Direzione Facility Management persegue la mission della valorizzazione del patrimonio immobiliare societario, mediante la programmazione, la progettazione e la realizzazione degli interventi di manutenzione ordinaria/straordinaria e di restauro conservativo del patrimonio immobiliare di EUR S.p.A. Inoltre, gestisce i servizi di Facility Management, sia destinati alla stessa azienda che offerti e contrattualizzati con la clientela di EUR S.p.A, compresa la gestione dei sistemi informativi aziendali. Si occupa inoltre della gestione della sicurezza, sia aziendale che relativa ai cantieri temporanei e mobili. OBIETTIVI Il Responsabile della Direzione Facility Management, al fine del perseguimento della mission, è responsabile della esatta esecuzione delle attività di competenza per garantire la conservazione e la commercializzazione degli immobili di EUR S.p.A, secondo le previsioni di budget e le tempistiche concordate dalla Società con i conduttori. E’ altresì responsabile dell’esatta esecuzione, secondo gli standard contrattuali previsti, di tutti servizi accessori necessari per il funzionamento dell'azienda nonché di quelli realizzati per la clientela. SERVIZIO MANUTENZIONI OBIETTIVI Il Servizio Manutenzioni si occupa della gestione di tutti gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria edile e impiantistica sul patrimonio immobiliare societario, fornendo supporto al Responsabile della Direzione Facility Management per tutte le attività inerenti. Il servizio inoltre gestisce tutti gli impianti tecnici e speciali della società e/o per conto dei conduttori. i conduttori Il responsabile del servizio manutenzione ha la responsabilità di valutare gli interventi con carattere di urgenza e quelli di manutenzione programmata necessari, redigendo un piano di interventi trimestrale da proporre al Dirigente. Il Servizio si occupa direttamente (o coordinando tecnici esterni) della Direzione Lavori di tutti gli appalti di competenza ed è in ogni caso responsabile della verifica della esatta esecuzione delle prestazioni da parte delle ditte esterne incaricate. E' responsabilità del servizio manutenzioni la corretta tenuta dell'archivio degli appalti, compreso il coordinamento di eventuali collaudatori esterni, laddove nominati. Inoltre vigila sull’operato dei Conduttori in relazione ad attività/opere inerenti al Patrimonio Immobiliare. Il Responsabile del Servizio Manutenzioni supporta il Responsabile della Direzione nella redazione dei documenti tecnico/contabili, nonché nella verifica del rispetto del Programma della attività. Il servizio predispone tempestivamente i documenti tecnici necessari per l'affidamento dei lavori di competenza (capitolati, stime, ecc...) e collabora con la Direzione per il controllo interno di gestione. Collabora con il responsabile del servizio di sicurezza per ogni necessità di aggiornamento, verifica o predisposizione di attività o documenti inerenti la sicurezza aziendale, trasmettendo tempestivamente le informazioni necessarie. SERVIZIO PROGETTI OBIETTIVI Il Servizio Progetti ha la responsabilità della definizione progettuale di tutti gli interventi di manutenzione ordinaria/straordinaria di competenza della Direzione, nonché dell'ottenimento, prima dell'inizio dei lavori, di tutte le necessarie autorizzazioni. Collabora con il servizio manutenzione per eventuali necessità di varianti in corso d'opera, progettazioni di dettaglio ecc.. E' responsabilità del Servizio Progetti la corretta tenuta dell'archivio immobiliare, che dovrà conservare e catalogare correttamente tutti i documenti progettuali, autorizzativi, urbanistici del patrimonio immobiliare societario. Ha inoltre la responsabilità di verificare e valutare eventuali interventi di terzi (conduttori) verificandone la compatibilità architettonica e urbanistica. SERVIZIO PARCHI OBIETTIVI Il Servizio Parchi ha la responsabilità della pianificazione e gestione dei lavori di valorizzazione manutenzione ordinaria/straordinaria delle aree esterne e di tutti gli impianti ad esse correlati. Esegue direttamente (o coordinando eventuali tecnici esterni) le attività di Direzione Lavori, fino alla chiusura dell'appalto relativo, ed è comunque responsabile della verifica dell’esatta esecuzione delle prestazioni da parte di tutte le ditte esterne incaricate. Si occupa della programmazione e pianificazione delle attività, redigendo un piano di interventi trimestrale da proporre al Dirigente, e predispone tutti i documenti necessari per l'affidamento dei lavori. Si occupa, per quanto di propria competenza della redazione dei documenti tecnico/economici (budget / bilancio), nonché nella verifica del rispetto del “Piano delle attività” sia temporale e sia economico e di tutto quanto necessario per un corretto controllo interno di gestione. UNITA' ORGANIZZATIVA PROGETTI SPECIALI E SERVIZI GENERALI OBIETTIVI Il Responsabile dell'U.O. Progetti speciali e servizi generali ha la responsabilità della gestione dei servizi generali nonché della proposta e attuazione di eventuali Progetti Speciali attinenti le attività di servizi interni all'azienda, approvati dal Responsabile della Direzione Facility Management, e sotto la sua direzione e coordinamento L'Unità Organizzativa Progetti Speciali e Servizi Interni di occupa della gestione e del controllo tecnico di tutti i servizi alle persone e agli immobili diversi dalla manutenzione, avendo la responsabilità della gestione delle ditte esterne incaricate nonché della predisposizione di tutti i documenti necessari per l'affidamento degli stessi. Verifica e gestisce gli iter autorizzativi per i passi carrabili e le utenze del patrimonio EUR SpA Ha la responsabilità della gestione delle utenze per servizi (idrici, elettici, telefonici, ecc..) compreso il calcolo di eventuali riaddebiti di costi ai conduttori. Gestisce i servizi di vigilanza agli immobili, laddove presenti nonché i servizi di pulizia e igiene di pertinenza della società o forniti a terzi. Fornisce supporto alle attività di logistica e servizi, sulla base delle disposizioni impartite dalla Direzione Amministrazione, Finanza, Controllo e Personale. Gestisce tutte le attività correlate all'accoglienza dei visitatori presso il Palazzo degli Uffici di EUR, secondo le procedure fissate dalla Direzione Amministrazione, Finanza, Controllo e Personale. Coordina l'Archivio e Protocollo aziendale, con particolare riferimenti allo smistamento e protocollo della posta in arrivo e partenza, alla spedizione della corrispondenza, alla tenuta dei fascicoli di archivio della Società. Gestisce l'economato, con particolare riferimento al magazzino di cancelleria, degli stampati e delle pubblicazioni societarie, inoltre assicura l'acquisto delle divise per la reception, dei timbri societari, dei biglietti da visita, dei pony express, etc). SERVIZIO IT OBIETTIVI Il Servizio IT ha la responsabilità di curare l’implementazione dei sistemi informativi e di monitorare il corretto funzionamento dei medesimi ed in particolare: • • • effettuare la ricognizione delle risorse connesse alla gestione dei servizi informativi in dotazione alla società; analizzare le necessità e/o opportunità di integrazione delle risorse medesime ai fini gestionali; predisporre dei piani di sviluppo delle risorse tenendo conto sia delle esigenze di sviluppo razionale delle risorse hardware e software sia della comparazione economica e complessiva dei costi e dei benefici. SERVIZIO SICUREZZA OBIETTIVI Al Servizio Sicurezza è affidata la responsabilità del monitoraggio delle attività connesse agli adempimenti in materia di Salute e Sicurezza nel Lavoro di cui il D.Lgs. 81/08 e s.m.i.. e del perseguimento della Politica Aziendale in materia di prevenzione e protezione. Il servizio ha i compiti di proporre le linee di indirizzo aziendale per il perseguimento della mission, di coordinare e verificare la conformità alle norme di riferimento (BS OHSAS 18001:20017) del Sistema di Gestione della Sicurezza nel Lavoro, anche a supporto delle altre Direzioni/Funzioni. Su richiesta degli altri Servizi o Direzioni predispone la documentazione in materia di salute e sicurezza nell'ambito dei contratti d'opera, servizi e forniture di cui l'art. 26 del D.Lgs. 81/08. Le attività di cui sopra, su indicazione dell'alta direzione, possono essere estese anche alle società collegate ad EUR S.p.A. Relativamente ai cantieri temporanei e mobili ha il compito di supportare e indirizzare le risorse interne in possesso dei requisiti per ricoprire gli incarichi di CSP e CSE, in particolare per la definizione di prassi, procedure, metodi e linee guida indicative. Supporta i Responsabili del Procedimento nell'attività di verifica di idoneità tecnico-professionale delle imprese appaltatrici. Ha il compito di monitorare gli adempimenti societari in materia di prevenzione incendi. Il Responsabile del Servizio Sicurezza ricopre l'incarico di R.S.P.P., in possesso dei requisiti di legge (art. 32 del D.Lgs. 81/08) ed esercita la propria specialità professionale nello svolgimento dei compiti inerenti il Servizio di Prevenzione e Protezione di cui l'art. 33 del D.Lgs. 81/08. In tale attività risponde direttamente al Datore di Lavoro (art. 2 comma b del D.Lgs. 81/08). Il Servizio di Prevenzione è utilizzato dal Datore di Lavoro con cui collabora per la redazione del Documento di Valutazione dei Rischi di cui l'art. 17 comma 1 lett a) del D.Lgs. 81/08. Il Responsabile del Servizio Sicurezza ricopre altresì l'incarico di Responsabile del SGSSLL con le relative attività e responsabilità proprie indicate nell'atto di nomina. In tali attività è supportato dal Coordinatore del SGSLL . Ha la responsabilità della corretta gestione delle risorse economiche eventualmente assegnate nonché del coordinamento delle attività delle risorse laddove affidate. SERVIZIO TSP Il Servizio TSP ha la responsabilità di coordinare le attività relative al sistema di sicurezza territoriale “TSP”, attraverso la gestione e la verifica delle attività dei fornitori, nonché con la proposizione di progetti e iniziative volte sia a migliorare il servizio stesso sia a verificarne eventuali possibilità di sfruttamento a fini commerciali. Il servizio TSP ha inoltre la responsabilità di coordinare le attività della control room, monitorandone prestazioni ed efficacia, proponendo eventuali correttivi per le situazioni di non conformità ovvero per il miglioramento generale delle prestazioni.