tecnica e tecnico degli acquisti

TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI
1.
CARTA D’IDENTITÀ ................................................................................................................................................ 2
2.
CHE COSA FA ........................................................................................................................................................ 3
3.
DOVE LAVORA ...................................................................................................................................................... 4
4.
CONDIZIONI DI LAVORO .................................................................................................................................... 5
5.
COMPETENZE.......................................................................................................................................................... 6
Quali competenze sono necessarie? ................................................................................................................. 6
Conoscenze ............................................................................................................................................................... 9
Abilità ......................................................................................................................................................................... 10
Comportamenti lavorativi.................................................................................................................................... 11
Percorso professionale .......................................................................................................................................... 12
6.
INFO ....................................................................................................................................................................... 13
Programma FIxO
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1.
CARTA D’IDENTITÀ
TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI
Altre denominazioni: Addetto ufficio acquisti, Buyer, Responsabile acquisti,
Responsabile approvvigionamenti
Figure professionali di prossimità: Tecnico del marketing
Chi è?
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI gestisce il processo di approvvigionamento dei beni e servizi
necessari al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Se l’azienda presso cui opera
realizza attività produttive o commerciali, il TECNICO DEGLI ACQUISTI dovrà tenere
anzitutto in considerazione le previsioni di produzione o di vendita, così da programmare
adeguatamente tempi e quantità di beni che devono giungere presso le sedi operative.
Al centro del suo lavoro c’è la relazione con i fornitori: egli deve individuarli, contattarli,
condurre una trattativa che consenta di ottenere il miglior prezzo, la migliore qualità, le
migliori condizioni di servizio possibili. Per questi motivi deve conoscere molto bene le
caratteristiche tecniche e produttive del prodotto da trattare.
È responsabile di un budget di acquisto.
Quali norme regolano la professione?
Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi professionali
per accedere alla professione.
Il CCNL di riferimento dipende dal settore in cui opera.
Livello EQF:
VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli
accademici
Programma FIxO
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2.
CHE COSA FA
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI
ATTIVITÀ
Definisce le caratteristiche dei
prodotti da acquistare e
negozia
il
budget
di
approvvigionamento
Ricerca e seleziona i fornitori
Conduce
acquisto
le
trattative
di
Pianifica gli acquisti dal punto
di vista operativo
Monitora la relazione con i
fornitori
Effettua
la
gestione
commerciale dell’assortimento
Programma FIxO
DESCRIZIONE
definisce il tipo di prodotto, la quantità,
l’eventuale prezzo di vendita e concorda con la
direzione aziendale il budget destinato alla
fornitura
individua i fornitori migliori, che garantiscono il
migliore rapporto qualità/prezzo. A questo scopo
deve acquisire e tenere costantemente sotto
controllo
le
informazioni
relative
al
comportamento dei fornitori e dei concorrenti
al fine di definire: i prezzi di acquisto, le modalità
e i tempi di pagamento, le modalità e i tempi di
consegna, ecc.
seleziona le merci da acquistare in un dato
momento per ciascuna sede operativa:
l’andamento delle consegne deve garantire la
disponibilità dei beni nei tempi e nei luoghi in cui
servono
tiene costantemente sotto controllo il rapporto
con i fornitori, in particolare per quanto riguarda
gli aspetti qualitativi dei beni acquistati. È una
fase molto importante soprattutto per le aziende
certificate, cioè per le aziende che hanno
ottenuto un riconoscimento formale della qualità
del
prodotto
realizzato
o
del
sistema
organizzativo e produttivo adottato
se opera nel settore della grande distribuzione
commerciale. In questo caso gli viene affidato
uno specifico settore merceologico e può anche
occuparsi delle attività di promozione dei
prodotti venduti
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3.
DOVE LAVORA
Dove lavora? Ambienti e organizzazione
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI può lavorare in:
Aziende della grande distribuzione
commerciale
aziende che effettuano:
-
-
distribuzione al dettaglio, ad esempio i
supermercati, gli ipermercati, i discount e i
grandi magazzini
distribuzione all’ingrosso
Aziende produttive
aziende che trasformano beni lavorando materie
prime o semilavorati
Aziende di servizi
aziende che necessitano di approvvigionamenti
per l’erogazione dei propri servizi
Aziende della grande distribuzione commerciale
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI lavora nella funzione Approvvigionamenti/Acquisti a
servizio dell’area Vendite. Fa riferimento anzitutto alla Direzione dell’area
Approvvigionamenti/Acquisti.
Nelle aziende di livello nazionale o europeo è presente un piano di distribuzione
sovratterritoriale, cui il TECNICO DEGLI ACQUISTI dovrà rispondere provvedendo al
riassortimento a scala locale.
Aziende produttive
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI lavora nella funzione Approvvigionamenti/Acquisti a
supporto dei vari ambiti produttivi aziendali. È presente nelle aziende produttive di
qualunque dimensione e fa riferimento alla Direzione della produzione oppure
alla Direzione dell’area Approvvigionamenti/Acquisti.
Aziende di servizi
Anche queste aziende hanno una funzione Approvvigionamenti che si occupa di
reperire i beni o servizi indispensabili per lo svolgimento dell’attività. Possono
essere attrezzature da ufficio (es. scrivanie, armadi, sedie, stampanti) oppure
attrezzature tecniche-specialistiche (es. bilance, apparecchiature medicali),
oppure servizi (es. internet, consulenze, ecc.) in funzione del settore di attività
economica.
Programma FIxO
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4.
CONDIZIONI DI LAVORO
Quali sono le condizioni di lavoro? Contratti, relazioni, tempi
Il TECNICO DEGLI ACQUISTI è solitamente una risorsa interna all’azienda presso cui
lavora: può accadere che l’organizzazione coinvolga consulenti esterni per
esplorare nuovi segmenti di mercato o produttivi, tuttavia a regime la gestione
degli acquisti è affidata a personale interno.
A livello aziendale, si relaziona in particolare con la Direzione di produzione o con i
Capi reparto vendite e la Direzione vendite. Nelle aziende commerciali può
lavorare a stretto contatto con il Category Manager nella gestione del layout dei
banchi, dei prezzi di vendita, della pianificazione e attuazione delle promozioni,
ecc.
Tuttavia al cuore della sua attività c’è la relazione con i fornitori, coi quali deve
saper stabilire una relazione autorevole, basata sulla conoscenza approfondita
del prodotto e del processo produttivo del bene stesso. In alcune realtà
l’organizzazione del lavoro prevede una rotazione dei TECNICI DEGLI ACQUISTI su
aree merceologiche differenti, così da consentire un rapporto con il fornitore più
finalizzato al risultato e meno condizionato da relazioni di conoscenza personale –
che può scaturire da lunghi periodi di collaborazione – e che possono
compromettere il buon andamento del rapporto commerciale.
Il lavoro del TECNICO DEGLI ACQUISTI richiede un’ampia flessibilità di orario e
disponibilità a effettuare trasferte, sia per partecipare a fiere di portata nazionale
e internazionale, sia per andare presso i fornitori a conoscere direttamente la loro
realtà aziendale – anche in paesi stranieri. È quindi indispensabile conoscere
almeno una lingua straniera a livello ottimo e sapersi relazionare con interlocutori
di qualunque grado di responsabilità.
Programma FIxO
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5.
COMPETENZE
Quali competenze sono necessarie?
ATTIVITÀ
Definisce le caratteristiche
dei prodotti da acquistare
e negozia il budget di
approvvigionamento
COMPETENZE
-
-
-
Valutare i bisogni aziendali di
beni, definendo quantità,
qualità, tempi, caratteristiche
tecniche,
ecc.,
in
collaborazione
con
i
responsabili della produzione
e delle vendite
Analizzare lo stato delle scorte
Analizzare le alternative in
materia
di
politiche
di
gestione degli acquisti e delle
scorte
e
individuare
la
soluzione ottimale
Negoziare con la direzione
aziendale
il
budget
di
approvvigionamento
RISULTATO
DELL’ATTIVITÀ
Budget a disposizione
Attività
produttive/Offerta
di
servizi:
Piano
di
approvvigionamento
Attività commerciali:
Piano di assortimento
Attività commerciale:
- Concordare
con
il
responsabile degli acquisti la
strategia commerciale e le
caratteristiche di massima
dell’assortimento
- Eseguire
un’analisi
del
mercato, delle tendenze del
consumo e della concorrenza
- Definire l’offerta nel dettaglio,
anche sulla base dei dati
storici di vendita aziendali,
degli input provenienti dalla
forza vendite, degli studi di
settore, delle indicazioni tratte
dal
confronto
con
i
rappresentanti dei fornitori,
esperti del settore, ecc.
- Negoziare con la direzione
aziendale
il
budget
di
approvvigionamento
Programma FIxO
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Ricerca
fornitori
e
seleziona
i −
−
−
−
Conduce le trattative di −
acquisto
−
−
−
−
Pianificare gli acquisti dal −
punto di vista operativo
−
−
−
−
Programma FIxO
Identificare indicatori di selezione
del parco fornitori (costi, tempi,
affidabilità, servizi offerti, …)
Effettuare la ricerca di fornitori
attraverso l’uso di diverse fonti:
web, fiere, grossisti, Camere di
Commercio, ecc.
Effettuare la gestione di basi dati
relative a fornitori potenziali
Selezionare i fornitori di interesse,
procedere
a
un’analisi
comparativa,
effettuare
una
verifica degli standard qualitativi
attesi (anche attraverso visite
dirette) e del loro posizionamento
sul mercato
Gestire le relazioni commerciali
con i fornitori
Richiedere
un’offerta
per
il
prodotto
da
acquistare
e
valutarla
Adottare tecniche e stili di
negoziazione per la definizione
dei termini di fornitura (prezzo,
modalità di consegna, tempi di
consegna, ecc.)
Applicare tecniche di gestione
dei rapporti con i fornitori
Accordarsi con il fornitore circa le
condizioni quali-quantitative di
acquisto, le modalità e i tempi di
consegna e pagamento delle
merci, le modalità e i costi di
trasporto
Effettuare la programmazione
operativa degli ordini di acquisto,
coerentemente con le esigenze
(produttive
/commerciali/…)
aziendali e con i criteri di gestione
ottimale delle scorte
Definire il fabbisogno in termini di
approvvigionamento: qualità e
quantità di beni da acquistare, e
tempi di consegna, luogo di
consegna
Provvedere, se necessario, alla
modifica dei piani di acquisto in
caso di variazioni dei programmi
di produzione o di vendita
Utilizzare strumenti informatici di
programmazione degli acquisti
Supervisionare l’emissione degli
ordini di acquisto
Lista dei fornitori
Accordo commerciale
con il fornitore
Piano
operativo
acquisto
di
Ordini di acquisto
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Monitora la relazione con
i fornitori
-
-
-
Effettua
la
gestione
commerciale
dell’assortimento
nelle
attività commerciali
-
-
-
-
-
-
Programma FIxO
Controllare
la
puntuale
esecuzione degli ordini
Effettuare la verifica qualiquantitativa
delle
merci
consegnate
Valutare
l’opportunità
di
modificare
l’accordo
commerciale con il fornitore
Valutare
l’opportunità
di
stabilire con i fornitori accordi
di partnership
Controllare l’andamento delle
vendite dei singoli prodotti e
analizzare
le
informazioni
provenienti
dal
mercato
(fornitori, concorrenti, punti
vendita)
Provvedere, se necessario,
alla revisione del piano di
assortimento e del piano di
acquisto
Cooperare alla definizione
delle attività promozionali sui
prodotti dell’assortimento
Verificare l’efficacia delle
attività promozionali
Modificare i prezzi o proporre
azioni promozionali per i beni
di lenta vendita
Controllare la consistenza
delle
scorte,
garantendo
l’ottimale
presenza
dei
prodotti sugli scaffali
Fornire ai punti vendita linee
guida
per
la
creazione
dell’assortimento negli scaffali
Nuovi
commerciali
accordi
Cambiamento
fornitore
di
Accordo di partnership
Prodotto
adeguatamente
commercializzato
Nuovo
piano
assortimento
di
Nuovo
acquisto
di
piano
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Conoscenze
Quali conoscenze è necessario avere?
Conoscenze specialistiche principali
−
−
−
−
−
−
−
−
Processo d’acquisto
Elementi di pianificazione degli acquisti
Elementi di contrattualistica internazionale
Tecniche di approvvigionamento dei prodotti
Caratteristiche merceologiche e tecniche dei prodotti di riferimento
Condizioni di fornitura del settore di riferimento
Tecniche di marketing di acquisto
Elementi di programmazione della produzione (Attività produttive)
(Attività commerciali)
− Marketing strategico e operativo
− Analisi previsionale dell’andamento di mercato
− Elementi di sociologia dei consumi
− Elementi di Customer Relationship Managment
Conoscenze generali principali
−
−
−
−
−
Inglese
Elementi di amministrazione aziendale
Elementi di economia aziendale
Elementi di gestione logistica intera ed esterna
Criteri di gestione delle scorte
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Abilità
Che cosa deve saper fare?
Alcune delle abilità richieste a questa figura professionale vengono
prevalentemente acquisite sul campo, in quanto dipendono direttamente dalle
procedure interne e dai software di gestione adottati.
Abilità specialistiche principali
− Applicare criteri di selezione dei fornitori e valutazione delle offerte
− Applicare tecniche di valutazione della performance della fornitura (vendor
rating)
− Applicare tecniche di gestione delle relazioni commerciali con i fornitori
− Applicare tecniche comparative della qualità dei prodotti/servizi offerti
− Applicare tecniche di pianificazione degli acquisti
− Applicare modalità di verifica della gestione assortimenti (Attività commerciali)
− Applicare tecniche di analisi dei costi
− Utilizzare strumenti informatici per la gestione degli acquisti
− Saper leggere un programma produttivo (Attività produttive)
Abilità generali principali
−
−
−
−
−
−
Applicare tecniche di analisi di dati di mercato
Applicare tecniche di benchmarking
Applicare tecniche di rilevazione delle opportunità di mercato
Applicare procedure di controllo qualità
Applicare tecniche di ricerca su internet
Applicare tecniche di pianificazione delle attività
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Comportamenti lavorativi
Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare?
Logica-Pensiero analitico, comprendere le situazioni, scomponendole nei loro
elementi costitutivi, individuando relazioni e sequenze cronologiche e valutare le
conseguenze in una catena di cause ed effetti
Determinazione nell’agire, decidere con prontezza, anche a fronte di informazioni
scarse e/o indefinite, nell’ambito delle responsabilità assegnate
Orientamento al cliente/utente, anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze
del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e
soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso
Consapevolezza organizzativa, prestare attenzione ai segnali, ai cambiamenti e
agli output che giungono dal contesto organizzativo; intuire evoluzioni e sviluppi;
ascoltare e riconoscere le tendenze strategiche in atto
Collaborazione-Cooperazione, lavorare in modo costruttivo e in sinergia per il
raggiungimento degli obiettivi comuni, condividere progetti, informazioni e risorse
Creatività, ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i
problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente
favorevole all’innovazione
Programma FIxO
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Percorso professionale
C’è un percorso formale?
Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non
sono richiesti titoli di studio particolari, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi
di pratica professionale obbligatori.
C’è un percorso consigliato?
Attualmente le aziende per ricoprire questo ruolo ricercano laureati di livello
triennale o magistrale in discipline economiche.
Come si sviluppa la carriera?
Un giovane in ingresso nel mercato del lavoro può essere inserito in
affiancamento a una figura di maggiore esperienza, come ad esempio il
Direttore degli Approvvigionamenti/Acquisti. Le prime attività svolte possono
riguardare il controllo delle consegne o dello stato delle scorte, oppure la
redazione della reportistica.
La carriera si può sviluppare verso il livello decisionale (Direttore/Responsabile
degli Acquisti) oppure verso la funzione logistica.
Nel caso delle aziende commerciali, è possibile che al TECNICO DEGLI ACQUISTI
siano affidate prioritariamente le categorie merceologiche di suo maggiore
interesse.
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6.
INFO
Per saperne di più
Volumi
Enzo Baglieri, 2004, La gestione strategica degli approvvigionamenti. Lo stato dell'arte
delle prassi aziendali, Ed. Etas
Mario Risso, 2009, Strategie di approvvigionamento della grande distribuzione e relazioni
con i fornitori, Ed. Giappichelli
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