modalita` attuative in materia di trattamento di trasferta in

FUNZIONE CENTRALE RISORSE UMANE
MODALITA’ ATTUATIVE
IN MATERIA DI
TRATTAMENTO DI TRASFERTA
IN ITALIA E ALL’ESTERO
(Art. 49 ”Area Tecnico-Amministrativa” (T.A.) e Art. 48 ”Area Dirigenziale e
delle Specifiche Tipologie Professionali” (D.P.) dei C.C.L. ENEA 94/97)
2
INDICE
Parte Prima
DISPOSIZIONI GENERALI
1
DEFINIZIONE DI TRASFERTA
pag.
6
1.1
Durata massima della trasferta
pag.
6
1.2
Orari per gli spostamenti per la trasferta
pag.
7
1.3
Criteri computo tempo viaggio
pag.
7
1.4
Assicurazione dei dipendenti in trasferta
pag.
8
1.5
Tassazione trasferte di breve e lunga durata
pag.
8
1.6
Trasferte e partecipazione a Seminari e Congressi di borsisti ENEA
pag.
8
1.7
Tempistica
pag.
9
Parte Seconda
TRASFERTA IN ITALIA
2
TRASFERTA IN ITALIA DI DURATA NON SUPERIORE A 30 GIORNI
“breve durata”
pag.
9
2.1
Rimborso spese di viaggio
pag.
9
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.1.9
2.1.10
Treno
Nave
Aereo
Autovettura privata
Mezzi pubblici extraurbani e urbani
Taxi
Vetture dell’ENEA
Auto in noleggio senza autista
Documentazione spese di viaggio
Prolungamento della permanenza, per motivi personali, sul luogo di trasferta
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
9
10
10
10
11
12
12
12
13
13
2.2
Anticipo spese di trasporto e fornitura biglietti di viaggio
pag.
14
2.3
Rimborso delle spese di vitto
pag.
14
3
2.3.1
2.3.2
pag.
pag.
14
14
2.3.3
Massimale giornaliero e suo frazionamento per vitto rimborsabile a piè di lista
Rimborso forfetario per vitto per trasferte comportanti consumazioni al
“sacco”
Rimborso forfetario per vitto nel caso di campagne oceanografiche
pag.
15
2.4
Documentazione richiesta per rimborso spese vitto
pag.
15
2.5
Anticipo spese di vitto
pag.
16
2.6
Rimborso spese di alloggio
pag.
16
2.7
Anticipo spese di alloggio
pag.
16
2.8
Documentazione richiesta per il rimborso spese alloggio
pag.
16
3
TRASFERTA IN ITALIA DI DURATA SUPERIORE A 30 GIORNI
“lunga durata”
pag.
17
3.1
Rimborso spese di viaggio
pag.
17
3.2
Rimborso giornaliero forfetario spese vitto alloggio
pag.
17
3.3
Anticipazione spese di trasferta
pag.
18
4
RIMBORSO SPESE NON DOCUMENTABILI PER TRASFERTE IN
ITALIA
pag.
18
4.1
Trasferta di durata tra le 8 e le 16 ore
pag.
18
4.2
Trasferta di durata superiore alle 16 ore
pag.
18
Parte Terza
TRASFERTA ALL’ESTERO
5
TRASFERTA ALL’ESTERO DI DURATA NON SUPERIORE A 30
GIORNI “breve durata”
pag.
19
5.1
Rimborso spese di viaggio
pag.
19
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
Treno
Nave
Aereo
Autovettura privata
Mezzi pubblici extraurbani e urbani
Taxi
Auto in noleggio senza autista
Documentazione spese di viaggio
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
pag.
19
19
20
20
21
21
22
22
4
5.1.9
Prolungamento della permanenza, per motivi personali, sul luogo di trasferta
pag.
23
5.2
Rimborso spese di trasporto e fornitura biglietti di viaggio
pag.
23
5.3
Rimborso delle spese di vitto
pag.
23
5.3.1
Massimale forfetario giornaliero
pag.
23
5.3.2
Massimale giornaliero e suo frazionamento per vitto rimborsabile a piè di lista
pag.
24
5.4
Rimborso spese di alloggio a piè di lista
pag.
25
5.5
Anticipo spese di trasferta sino a 30 giorni
pag.
25
6
TRASFERTA ALL’ESTERO DI DURATA SUPERIORE A 30 GIORNI
“lunga durata”
pag.
26
6.1
Rimborso spese di viaggio
pag.
26
6.2
Rimborso forfetario giornaliero per spese di vitto e alloggio
pag.
26
6.3
Anticipo spese di trasferta
pag.
27
7
RIMBORSO SPESE NON DOCUMENTABILI PER LE TRASFERTE
ALL’ESTERO SIA DI BREVE CHE DI LUNGA DURATA
pag.
27
8
RIVALUTAZIONE RIMBORSO GIORNALIERO FORFETARIO PER
TRASFERTE ALL’ESTERO
pag.
27
9
DECORRENZA TRATTAMENTO DI TRASFERTA ALL’ESTERO
pag.
27
10
CONGUAGLIO IN SEDE DI CONSUNTIVO DI TRASFERTA
pag.
28
pag.
28
Parte Quarta
LIQUIDAZIONE DELLA TRASFERTA
11
TEMPI E MODALITA’ DI LIQUIDAZIONE DELLA TRASFERTA SIA
IN ITALIA CHE ALL’ESTERO
Parte Quinta
DISCIPLINA DI FATTISPECIE PARTICOLARI CONCERNENTI LE TRASFERTE SIA IN
ITALIA CHE ALL’ESTERO
12
SOSPENSIONE DELLA TRASFERTA PER MALATTIA
pag.
29
13
RIMBORSO SPESE VARIE
pag.
29
14
VARIAZIONI RISPETTO ALLA RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE
TRASFERTE
pag.
29
5
15
FERIE GODUTE IN TRASFERTA SUPERIORE A 30 GIORNI
pag.
30
16
TRASFERTA DI BREVE DURATA IN ALTRA LOCALITA’
NELL’AMBITO DI TRASFERTE SUPERIORI A 30 GIORNI
pag.
30
17
INTERRUZIONE ANTICIPATA DELLE TRASFERTE SUPERIORI A 30
GIORNI
pag.
30
18
UTILIZZO DELLA CARTA DI CREDITO AZIENDALE
pag.
30
19
TRASFERTE PER LE QUALI SIANO PREVISTE RIMBORSI DA
PARTE DI ORGANISMI ESTERNI
pag.
31
19.1
Trasferte di dipendenti che ricoprono incarichi di Consigliere di
Amministrazione presso Organismi esterni o Società
pag.
31
19.2
Trasferte su invito o per conto di altri Enti o Società
pag.
31
19.3
Trasferte presso l’Unione Europea
pag.
31
Parte Sesta
PROCEDURA PER LA CONSUNTIVAZIONE DELLE MISSIONI
E ALLEGATI ALLA NORMATIVA SULLA TRASFERTA
All. 1
PROCEDURE DI MISSIONI PER AUTORIZZAZIONE E CONSUNTIVAZIONI CON
FIRMA DIGITALE
All. 2
TABELLA DISTANZE CONVENZIONALI TRA CENTRI E AEROPORTI
All. 3
TABELLA DISTANZE CONVENZIONALI INTER-CENTRI
All. 4
TABELLA RIMBORSO SPESE NON DOCUMENTABILI
All. 5
VALORI DEI RIMBORSI SPESE DI TRASFERTA
All. 6
DICHIARAZIONE DI ASSUNZIONE DI RESPONSABILITA’ PER L’USO DEL
MEZZO PROPRIO
All. 7
VALORI GIORNALIERI PER LA DETERMINAZIONE DI TRASFERTA ALL’ESTERO
6
Parte Prima
DISPOSIZIONI GENERALI
1. DEFINIZIONE DI TRASFERTA (Missione)
Il trattamento di trasferta in Italia e all’estero è regolato dall’art. 49 del C.C.L. 94-97 “Area TecnicoAmministrativa” (T.A.) per i dipendenti inquadrati in detta area contrattuale, dall’art. 48 del C.C.L. 9497 “Area Dirigenziale e delle Specifiche Tipologie Professionali” (D.P.) per i dipendenti inquadrati in
quest’altra area contrattuale; dal Protocollo d’intesa tra l’ENEA e le Organizzazioni Sindacali
Maggiormente rappresentative, e infine dalle disposizioni applicative riportate nella presente
normativa.
Ai fini dell’applicazione della predetta disciplina, si considera trasferta lo spostamento che il
dipendente è chiamato ad effettuare, per ragioni di servizio, fuori della sua abituale sede di lavoro ad
altra località “non coincidente o limitrofa” con la dimora abituale (oppure dalla dimora abituale ad altra
località “non coincidente o limitrofa” con la sede di lavoro), distante almeno 50 km e in ogni caso che
comporti una durata non inferiore alle 8 ore.
La missione parte sempre dalla sede di lavoro salvo quando più lontana dal luogo della missione della
dimora abituale.
L’autorizzazione della missione è concessa dal Delegato utilizzando il Mod. “M1” .
Per le missioni il Delegato dovrà ricoprire un incarico non inferiore a quello di Responsabile di Progetto
e/o Commessa di nomina dei Direttori di Divisione.
Il Delegato della missione può autorizzare, per ragioni di funzionalità e/o economicità, la partenza
dall’abitazione del dipendente anziché dalla sede di lavoro.
Nel caso la distanza del viaggio sia inferiore a 50 km ovvero lo spostamento risulti di durata inferiore ad
8 ore, sarà applicata la specifica normativa prevista nella Circolare n. 352/PERSOR del 30.11.88 e
successive integrazioni e modifiche per gli “spostamenti di servizio”.
Si intende per “Delegato” il Responsabile ENEA con delega alla spesa di livello immediatamente
superiore al richiedente; l’ufficio missioni competente per ogni missione da effettuare deve sempre
essere inteso quello del Delegato. Per tutte le trasferte per le quali si faccia uso di carta aziendale
(DINERS) sarà demandato agli uffici missioni competenti il riscontro tra i rendiconti periodici DINERS
e i consuntivi missioni.
1.1 Durata massima della trasferta
Il trattamento di trasferta non può eccedere la durata di un anno. Per le ipotesi in cui si preveda una
permanenza continua superiore ad un anno, dovrà procedersi al trasferimento di sede del
dipendente interessato, al quale competerà il trattamento previsto nell’art. 50 del C.C.L. 94-97
“Area Tecnico-Amministrativa” (T.A.), ovvero nell’art. 49 del C.C.L. 94-97 “Area Dirigenziale e
delle Specifiche Tipologie Professionali” (D.P.).
In via eccezionale, potranno essere concesse dal Direttore Generale deroghe a tale disposizione,
sulla base di puntuali relazioni sottoscritte dai Responsabili delle Unità di Macrostruttura che ne
giustifichino l’autorizzazione.
7
1.2 Orari per gli spostamenti per trasferta
Il personale inviato in trasferta per esigenze di servizio è tenuto, di norma, ad effettuare il viaggio,
per recarsi sul luogo della trasferta nonché quello per il rientro, in orari quanto più coincidenti con
il normale orario di lavoro.
Il tempo di viaggio effettuato in missione al di fuori del normale orario di lavoro non dà luogo a
riposi compensativi.
Per i viaggi effettuati in giornate festive viene riconosciuto al dipendente un riposo compensativo
pari alla durata del viaggio, calcolato sulla base dei criteri indicati al successivo punto 1.3. In ogni
caso la durata del riposo compensativo non potrà superare il limite massimo di una giornata
lavorativa.
L’orario di lavoro del dipendente durante lo svolgimento della trasferta, è, ad ogni effetto,
l’ordinario orario di lavoro vigente nella sede di lavoro del dipendente stesso.
1.3 Criteri computo tempo viaggio
La durata del viaggio, effettuato con mezzi di trasporto diversi dall’automezzo proprio o di
servizio, con riferimento all’inizio e al termine della stessa, viene convenzionalmente determinata
sulla base dei seguenti criteri :
Aereo : viene considerato il tempo effettivo di volo ed inoltre :
•
•
•
•
un’ora e mezza prima della partenza (voli interni)
due ore prima della partenza (voli internazionali)
un’ora dopo l’arrivo (voli interni)
un’ora e mezza dopo l’arrivo (voli internazionali).
Treno : viene considerato il tempo effettivo di percorrenza ed inoltre :
• un’ora prima della partenza
• 30 minuti dopo l’arrivo.
Nave (Traghetti e navi oceanografiche) : viene considerato il tempo effettivo di attraversata ed
inoltre :
• un’ora prima della partenza
• 30 minuti dopo l’arrivo.
8
1.4 Assicurazione dei dipendenti in trasferta
Tutti i dipendenti ENEA sono coperti dal rischio volo e infortuni durante la trasferta. La copertura
assicurativa è di tipo integrativo, nel senso che opera a condizione che il dipendente non abbia trovato
il riconoscimento dell’invalidità da parte dell’INAIL e che la stessa invalidità permanente sia
comunque superiore al 10% del totale.
Per i dipendenti ai quali è stato autorizzato l’uso del mezzo proprio per la trasferta, l’Ente fornisce
una copertura assicurativa di tipo “Kasco” sul veicolo del dipendente. La copertura assicurativa
opera esclusivamente per danni da urto, collisione e ribaltamento la cui responsabilità sia da attribuire
al dipendente medesimo. Il rimborso è regolato da un massimale di 25.0000.000 di lire per autovettura
e una franchigia di 500.000 lire per sinistro (rif. All. A alla Circolare n. 1 BIFI-ASPA del 27/10/97).
Comunque resta sottinteso che è responsabilità del dipendente autorizzato che il veicolo utilizzato sia
in regola con le vigenti disposizioni di legge in materia di assicurazione obbligatoria per la
“Responsabilità Civile” compresi i terzi trasportati ed in regola con le norme sulla circolazione dei
veicoli (Revisioni periodiche, rinnovi patente conducente). Tale assicurazione solleva l’Ente dagli
eventuali danni causati dalla guida del veicolo autorizzato a altri veicoli, persone, animali o cose.
Pertanto, nella dichiarazione di assunzione di responsabilità (all. 6) dovranno essere riportati i dati
identificativi del veicolo utilizzato (tipo di veicolo, targa, nome del proprietario se diverso dal
dipendente).
1.5 Tassazione trasferte di breve e lunga durata
Le indennità e i rimborsi al personale ENEA in occasione di trasferte, sono assoggettati alla tassazione
ed alla contribuzione previdenziale previste dalla legge per i redditi da lavoro dipendente.
1.6 Trasferte e partecipazione a Seminari e Congressi di borsisti ENEA
I titolari di borse di studio ENEA e di Assegni di Ricerca, ove se ne ravvisi l’effettiva utilità, possono
effettuare brevi missioni a carico dell’Ente, per incontri tecnici o per la partecipazione a Seminari,
Convegni o Congressi, in Italia e all’estero. Le trasferte non possono avere una durata superiore ai 30
giorni complessivi nell’arco della durata della borsa di studio ovvero nel caso di assegni di ricerca; non
più di 30 gg./anno.
Al personale borsista e assegnista sarà riconosciuto lo stesso trattamento a piè di lista previsto per i
dipendenti inquadrati al 7° livello ad esclusione delle indennità di rimborso delle spese non
documentabili previste nei successivi punti 4 e 7.
Gli oneri relativi a dette trasferte, graveranno sui bilanci delle Unità ENEA ospitanti che dovranno
imputare la spesa sulla Categoria C – Cap. 213 – VPC 294 così come definito dal Doc. ENEA
(94)92/C.A. del 07.03.94.
9
1.7 Tempistica
Onde consentire una più efficace ed economica organizzazione del viaggio, la richiesta di
autorizzazione a recarsi in trasferta dovrà essere inoltrata con almeno 5 gg. lavorativi di anticipo
rispetto alla data prevista.
Parte Seconda
TRASFERTA IN ITALIA
2. TRASFERTA IN ITALIA DI DURATA NON SUPERIORE A 30 GIORNI “breve durata”
Al dipendente inviato in trasferta di durata non superiore a 30 giorni compete :
a) il rimborso delle spese di viaggio e trasporto effettivamente sostenute ed autorizzate ;
b) il rimborso a piè di lista delle spese di vitto e di alloggio debitamente e formalmente documentate ;
c) il rimborso di spese non documentabili nella misura descritta nel successivo punto 4.
2.1 Rimborso spese di viaggio
E’ compito del “Delegato” verificare che la scelta del mezzo di trasporto sia effettuata tenendo
conto, da un lato delle esigenze funzionali e logistiche connesse alle attività che il dipendente dovrà
svolgere durante la missione, e dall’altro di criteri di economicità rapportati ai costi ed ai tempi di
viaggio.
Ai fini di tale verifica, il “Delegato” si avvale del supporto degli uffici e degli organismi, anche
esterni alla propria Unità, preposti alla gestione della missione.
Sono rimborsate le spese di viaggio effettivamente sostenute e documentate, per l’utilizzo dei
mezzi di trasporto autorizzati, come indicato nel seguito :
2.1.1 Treno
E’ consentito usufruire della 1a classe a tutto il personale.
E’ ammesso l’uso dei treni rapidi, speciali e di lusso.
Al personale spetta l’uso di un posto letto in compartimento “singolo speciale” ; solo in caso
di indisponibilità di quest’ultimo è autorizzato l’uso del “singolo” (di Wagon Lits)
10
2.1.2 Nave
L’utilizzo della nave è concesso soltanto per traghetti o navi per campagne oceanografiche e
può essere effettuato secondo le stesse modalità di cui al precedente punto 2.1.1.
2.1.3 Aereo
Tutto il personale dovrà utilizzare vettori, tariffe e orari di partenza e di arrivo che
comportino la maggiore economicità per l’Ente in termini di costo e tempo.
L’eventuale deroga a quanto sopra, per ragioni di servizio, dovrà essere motivata e
sottoscritta dal “Delegato” in sede di preventivo di missione. In assenza di tale
autorizzazione preventiva, al dipendente sarà rimborsato il solo importo relativo alla tariffa
ridotta.
E’ consentito l’uso dell’aereo in classe turistica per tutto il personale.
Si può far ricorso a biglietti aerei “prepagati” (comportanti una tassa supplementare) solo in
casi eccezionali debitamente motivati ed autorizzati dal “Delegato”.
E’ rimborsata la spesa documentata per l’eccedenza bagagli quando sia motivata da esigenze
di trasporto di materiale o strumentazione di lavoro o di effetti personali in relazione alla
durata della missione.
2.1.4 Autovettura privata
Di norma per raggiungere l’aeroporto e per il ritorno dall’aeroporto si farà uso, anche sul
luogo di missione, dei mezzi pubblici di servizio per l’aerostazione.
E’ tuttavia consentito il rimborso della spesa per l’uso dell’autovettura privata per
raggiungere l’aeroporto e viceversa entro i limiti massimi di distanza fissati
convenzionalmente nella relativa tabella (all. 2).
La spesa documentata per il parcheggio presso l’aeroporto è rimborsata fino ad un massimo
di 72 ore.
Il dipendente può essere autorizzato, per l’effettuazione della trasferta in Italia, all’uso
dell’autovettura privata in caso di manifesta economicità ed in casi eccezionali, quando sia
presente la necessità di ottimizzazione dei tempi della missione, e purché ricorra almeno una
delle seguenti condizioni :
• le località da raggiungere non sono servite da mezzi pubblici di linea, o lo siano con orari
tali da prolungare notevolmente il periodo di trasferta ;
• il dipendente debba portare con sé apparecchiature delicate o ingombranti o si trasporti
documentazione voluminosa;
• si accompagnino altri dipendenti in missione nella stessa località ;
• la missione sia di durata superiore ai 15 giorni.
11
L’uso del mezzo di trasporto privato deve essere preventivamente autorizzato dal
“Delegato” della missione previa verifica della sussistenza dei presupposti che consentono
l’uso del mezzo privato.
L’autorizzazione all’uso dell’autovettura privata è comunque subordinata alla presentazione
da parte del dipendente di apposita dichiarazione scritta di assunzione di responsabilità (all.
6) che individua il veicolo utilizzato e attesta che è in regola con le vigenti disposizioni di
legge in materia di assicurazione obbligatoria per la “Responsabilità Civile” (compresi i terzi
trasportati) ed in materia di circolazione dei veicoli.
In detta richiesta devono essere riportati gli estremi d’individuazione della targa dell’auto e
della relativa polizza d’assicurazione, nonché i nominativi dei dipendenti eventualmente
trasportati.
Al dipendente autorizzato all’uso dell’autovettura privata compete la corresponsione di
un’indennità chilometrica, a titolo di rimborso delle spese di viaggio, pari ad 1/5 (un quinto)
del prezzo medio di un litro di benzina super (rilevato trimestralmente in Italia). Degli
aggiornamenti del valore dell’indennità predetta sarà data notizia con apposita circolare.
Per il raggiungimento di località servite da autostrade sono rimborsate le spese di pedaggio,
documentate dall’apposita ricevuta rilasciata ai caselli, se coerente con la missione, in ragione
di date e orari di inizio e termine del viaggio, nonché di itinerario. In caso di mancato utilizzo,
si procede al rimborso chilometrico in coerenza con la missione e l’itinerario.
E’ ammessa al rimborso la spesa documentata per la custodia in autorimessa del mezzo
privato autorizzato, di quello messo a disposizione dall’Ente, nonché di auto presa a
noleggio.
Per talune percorrenze ricorrenti relative agli specifici Centri ENEA, si applicano,
convenzionalmente, le distanze chilometriche riportate nell’apposita tabella (all. 3).
In sede di consuntivo, eventuali richieste di rimborso per km eccedenti rispetto a quelli
indicati nella tabella di cui all’allegato 3, dovranno essere esplicitamente autorizzate e
motivate dal “Delegato”. A quei dipendenti che utilizzano il mezzo proprio con altri
dipendenti potranno essere autorizzati i km eccedenti fino ad un massimo di 40.
2.1.5 Mezzi pubblici extraurbani e urbani
Sono rimborsate le spese per mezzi pubblici extraurbani (corriere, collegamenti con
l’aerostazione, traghetti, etc.) sulla base dei biglietti di viaggio che dovranno essere allegati
alla nota spese.
Sono rimborsati i biglietti di mezzi pubblici urbani (metro e bus) per il collegamento con
l’aeroporto e per gli spostamenti urbani relativi alla missione. I biglietti di viaggio dovranno
riportare la data e l’ora d’utilizzo e essere allegati al consuntivo di missione.
12
2.1.6 Taxi
E’ fatto divieto in occasione di trasferte, per ragioni contabili e amministrative, di utilizzare
“buoni taxi” in dotazione presso il Centro di appartenenza.
L’uso dei taxi è consentito, tra le 22,00 e le 7,00, da e per la stazione ferroviaria o l’airterminal in corrispondenza della partenza o dell’arrivo del treno, dell’aereo o dei mezzi
pubblici di collegamento con l’aeroporto.
Le spese di taxi devono essere documentate con ricevuta dalla quale si rilevi l’importo, la data
e il percorso effettuato.
L’uso del taxi può inoltre essere autorizzato dal “Delegato” per trasporto documentazione,
per tempi ristretti e per valutazione di economicità.
2.1.7 Vetture dell’ENEA
L’eventuale impiego di una vettura ENEA per l’effettuazione della missione deve essere
indicata nel modulo di richiesta di autorizzazione di missione M3
La richiesta di utilizzazione di tali mezzi deve essere inoltrata alla Direzione di Centro dal
“Delegato” della missione.
2.1.8 Auto in noleggio senza autista
Qualora il dipendente debba effettuare spostamenti in luoghi adiacenti al luogo della missione
il Delegato potrà autorizzare il noleggio di un’autovettura senza autista per motivi legati
all’ottimizzazione dei tempi della trasferta..
L’autorizzazione deve recare l’indicazione delle motivazioni del noleggio, del periodo
massimo per il quale il noleggio è autorizzato, nonché il numero dei chilometri che
presumibilmente saranno effettuati. Il tipo di autovettura da noleggiare deve essere di norma
di classe “B o K” per la Società AVIS e di classe “B o C” per la Società MAGGIORE.
L’utilizzo di altre classi di vetture dovrà essere adeguatamente motivato dal Delegato.
Dovranno essere utilizzati preferibilmente qualora disponibili, i voucher di credito rilasciati
da Società di autonoleggio convenzionate a tariffa agevolata di importanza nazionale e
internazionale, che possono essere temporaneamente assegnati al dipendente interessato.
Nel consuntivo di missione dovrà essere allegata copia di tutta la documentazione rilasciata
dalla società di autonoleggio attestante :
• il luogo di prelievo del veicolo;
• il luogo di riconsegna;
• il totale dei chilometri effettuati.
Non è consentito l’uso di auto a noleggio con autista.
13
2.1.9 Documentazione spese di viaggio
Al rientro dalla missione deve essere allegata al modulo M2 per il consuntivo di missione, la
documentazione relativa ai titoli di viaggio utilizzati (biglietto ferroviario vidimato, matrice
biglietto aereo, ecc.) siano essi forniti dall’Ente, ovvero acquistati direttamente dal
dipendente.
In caso di “smarrimento o furto” della documentazione relativa alle spese di viaggio di
missioni già effettuate, in treno o in aereo (voli nazionali), ove non sia possibile avere dei
duplicati della suddetta documentazione da parte dell’agenzia di viaggio che lo ha emesso il
dipendente rilascerà idonea autocertificazione vistata come di seguito specificato.
Al riguardo si precisa che per la liquidazione del biglietto ferroviario deve risultare, nel
consuntivo di missione, apposita dichiarazione dell’interessato, vistata dal Direttore di Unità
della Macrostruttura o da persona a ciò delegata, circa lo smarrimento dei biglietti. In caso di
ripetuti smarrimenti non sarà dato alcun rimborso.
In caso di “smarrimento o furto” della documentazione relativa alle spese di viaggi non ancora
effettuati, in treno o in aereo, il dipendente dovrà comunicare entro 24 ore l’avvenuto furto
per le vie brevi; successivamente inoltrare una dichiarazione sottoscritta dal “Delegato”
allegando la regolare denuncia presentata alle Autorità competenti. L’ufficio missioni
provvederà, dietro autorizzazione del “Delegato”, a far emettere un biglietto sostitutivo. Sarà
cura dell’ufficio missioni inoltrare all’Agenzia di viaggio copia della denuncia e seguire la
pratica per l’eventuale rimborso del biglietto all’ENEA. In caso contrario il costo del biglietto
rimarrà a carico dell’Ente.
In caso di smarrimento delle ricevute di pagamento del pedaggio autostradale non verrà
riconosciuto alcun rimborso.
Non è consentito il rimborso delle penali dovute ad inadempienze imputabili al dipendente in
ragione del non corretto utilizzo di biglietti per il trasporto (quali, ad esempio, la mancata
timbratura del biglietto ferroviario e l’effettuazione dello stesso in treno).
2.1.10 Prolungamento della permanenza, per motivi personali, sul luogo di trasferta
Qualora il dipendente desideri prolungare per motivi personali la permanenza sul luogo di
missione ne dovrà richiedere preventiva autorizzazione della missione, il benestare al
proprio Delegato, specificando bene nell’autorizzazione i tempi di servizio e fine missione.
Comunque le spese di viaggio per il ritorno non dovranno essere superiori a quelle già
previste nel programma di viaggio per il rientro.
Non potrà essere autorizzato il prolungamento della missione qualora comporti
l’impossibilità di usufruire di tariffe agevolate.
14
2.2 Anticipo spese di trasporto e fornitura biglietti di viaggio
Al personale autorizzato a recarsi in missione con il mezzo proprio è concesso un anticipo della
somma riconosciuta a titolo di indennità chilometrica pari ai Km previsti per i percorsi di andata e
ritorno.
I biglietti di viaggio sono forniti dalle Agenzie di viaggio convenzionate con l’ENEA, o acquistati
direttamente dall’Ufficio Missioni soltanto nel caso di impossibilità di contattare Agenzie di viaggi
convenzionate.
2.3 Rimborso delle spese di vitto
2.3.1 Massimale giornaliero e suo frazionamento per vitto rimborsabile a piè di lista
Si ha diritto al rimborso :
• per la prima colazione, quando l’inizio della trasferta avviene prima delle ore 8,00 ;
• per il pranzo, quando l’inizio della trasferta avviene prima delle ore 13,00 oppure il
termine della stessa avviene dopo le ore 14,00 ;
• per la cena, quando l’inizio della trasferta avviene prima delle ore 20,00 oppure il termine
della stessa avviene dopo le ore 21,00.
Il rimborso a piè di lista delle spese di vitto è riconosciuto nei limiti di £. 120.000 giornaliere
non cumulabili nei diversi giorni della missione, con importo non superiore a £. 80.000 per
singolo pasto.
Le spese di prima colazione, ove non comprese nelle spese dell’albergo, rientrano nei limiti
delle £. 120.000 giornaliere previste per il rimborso a piè di lista delle spese di vitto, non
cumulabili nei diversi giorni della missione se regolarmente documentate.
Non sono rimborsabili le spese sostenute per eventuali pasti consumati nella sede di lavoro o
in quello della dimora abituale del dipendente. Per il personale autista, in relazione a
particolari condizioni di servizio, può essere autorizzato tale rimborso dal “Delegato” di
missione.
Nel caso la missione si svolga per partecipazioni a convegni, seminari o corsi presso Enti,
Organizzazioni o Società, ove nella quota di iscrizione sia compreso un pasto e non sia
quantificabile il suo costo, il limite giornaliero, non cumulabile nei diversi giorni della
missione, per le spese di vitto (prima colazione e altro pasto) rimborsabile a piè di lista non
può superare il limite di £. 80.000 per il rimanente pasto e di £. 95.000 per detto pasto e
l’eventuale prima colazione.
2.3.2 Rimborso forfetario per vitto per trasferte comportanti consumazioni al “sacco”
In caso di missioni effettuate in zone lontane dai centri urbani, per le quali in relazione al tipo
di lavoro, è prevista già all’atto dell’autorizzazione la consumazione di un pasto “al sacco”, è
15
corrisposto un rimborso forfetario per il vitto nel limite giornaliero di £. 64.000 così
ripartito :
• prima colazione £. 5.000 ;
• pranzo
£. 29.500 ;
• cena
£. 29.500.
2.3.3 Rimborso forfetario per vitto nel caso di campagne oceanografiche
Nel caso di campagne oceanografiche, ove non previsto il pasto a bordo a carico dell’Ente, è
corrisposto un importo forfetario giornaliero di £. 64.000 con la stessa ripartizione di cui al
punto precedente.
2.4 Documentazione richiesta per rimborso spese vitto
Ai fini del rimborso delle spese di vitto deve essere prodotta la seguente documentazione conforme
alle disposizioni di legge vigenti in materia :
a) Ricevuta fiscale per i pasti consumati in esercizi commerciali (ristorante, trattoria, carrozzaristorante, ecc.);
b) scontrino fiscale di cassa, uno per ciascun pasto consumato in esercizi commerciali, quali : bar,
snack bar ecc., fino al massimo del limite giornaliero per singolo pasto. Se l’importo eccede la
cifra di £. 25.000, lo scontrino dovrà riportare in modo analitico le voci di spesa. Se ciò non è
possibile, il dipendente dovrà farsi rilasciare ricevuta fiscale.
Nel caso si partecipi a pranzi o cene organizzate da associazioni o enti, in occasione di convegni e
seminari o nel caso in cui si utilizzino mense aziendali con il costo del pasto variabile,
l’attestazione della spesa può essere effettuata con una ricevuta rilasciata dall’ente organizzatore
del pranzo o dal gestore della mensa aziendale. Tale attestazione deve essere intestata al
dipendente e deve riportare: la data dei pasti consumati, la spesa riguardante il singolo pasto,
l’intestazione ed i riferimenti fiscali dell’ente a cui è stato effettuato il pagamento.
La documentazione di spesa non deve recare alcuna correzione e deve comunque essere firmata in
modo leggibile dal dipendente.
Non è ammesso il rimborso delle spese di “frigo bar”.
In caso di fruizione del servizio mensa dell’Ente, verrà addebitato il costo del pasto per i
dipendenti (L.700).
Non potranno essere rimborsate le spese per le quali la documentazione non risulti conforme a
quanto sopra indicato.
16
2.5 Anticipo spese di vitto
Al personale è concesso un anticipo pari all’importo massimo giornaliero previsto per le spese di
vitto di cui al punto 2.3.
2.6 Rimborso spese di alloggio
Al dipendente compete il rimborso delle spese di alloggio, a piè di lista, per l’utilizzo di albergo o
residence di 1a categoria convenzionati.
Secondo quanto previsto dalla Legge 662/96, devono essere utilizzati per l’alloggio gli alberghi
convenzionati con l’Ente. Qualora non risulti possibile l’utilizzo di alberghi convenzionati dovrà
essere autorizzato dal Delegato, in sede di preventivo di missione, l’utilizzo di altro albergo
precisando l’indirizzo, la tariffa e le motivazioni per cui non è stato possibile usufruire di alberghi
convenzionati. Il costo dell’albergo non convenzionato non potrà eccedere il tetto di spesa
massimo previsto per quella località. L’Ufficio missioni potrà effettuare verifiche sulla effettiva
impossibilità di usufruire di alberghi convenzionati. Per l’individuazione di alberghi e residence
convenzionati con l’Ente si fa riferimento alla pagina su INTRANET appositamente predisposta.
L’Ente non risponde in alcun modo di addebiti relativi alla mancata tempestiva disdetta, da parte
dei dipendenti, delle prenotazioni alberghiere, a meno che ciò non sia imputabile all’annullamento o
alla procrastinazione della trasferta disposta dall’Ente per esigenze di servizio.
2.7 Anticipo spese di alloggio
Al dipendente autorizzato a recarsi in trasferta possono essere forniti vouchers a fronte di spese di
alloggio.
Nel caso di impossibilità ad utilizzare vouchers viene corrisposto al dipendente un anticipo pari al
costo dell’albergo prescelto.
2.8 Documentazione richiesta per il rimborso spese alloggio
E’ indispensabile la presentazione di una fattura o di una ricevuta fiscale per l’ottenimento dei
relativi rimborsi, nel caso di pagamento tramite voucher è sufficiente una ricevuta fiscale o una nota
di pernottamento, o una fotocopia del voucher timbrata dall’albergo.
17
3. TRASFERTA IN ITALIA DI DURATA SUPERIORE A 30 GIORNI (“lunga durata”)
Al dipendente inviato in trasferta in Italia per durata superiore a 30 giorni compete il seguente
trattamento :
-
a) Rimborso spese di viaggio;
b) Rimborso giornaliero per spese di vitto e alloggio;
c) Rimborso spese non documentabili.
3.1 Rimborso spese di viaggio
I rimborsi vengono effettuati negli stessi termini e con le stesse modalità indicate al precedente
punto 2.1 relativo al rimborso spese viaggio per le trasferte sino a 30 giorni.
Non è ammessa al rimborso la spesa relativa alla custodia dell’auto in autorimessa, né quella
relativa agli spostamenti sul luogo della trasferta, eccetto gli spostamenti di servizio espressamente
autorizzati.
3.2 Rimborso giornaliero forfetario spese vitto alloggio
Il rimborso giornaliero per spese di vitto e alloggio è determinato, in £.127.000 forfetarie, per ogni
24 ore di trasferta, ivi compreso il tempo occorrente per compiere il viaggio all’inizio e al termine
della stessa.
Per frazioni inferiori alle 24 ore compete un importo pari ad 1/24 del suddetto rimborso giornaliero
per ogni ora di missione; le frazioni di ora sono arrotondate all’ora intera.
Il rimborso giornaliero forfetario subirà un abbattimento proporzionale nel caso il dipendente
fruisca di vitto e alloggio gratuito nei termini di seguito indicati :
• 50% per alloggio e prima colazione ;
• 25% per il pranzo ;
• 25% per la cena.
Gli abbattimenti relativi al vitto troveranno anche applicazione :
• nel caso in cui il dipendente effettui la trasferta “di lunga durata” presso Centri e Sedi
dell’ENEA presso i quali è in funzione un servizio mensa interno o convenzionato a carico
dell’Ente ; è fatta salva comunque la trattenuta nei modi e termini periodicamente previsti per il
contributo pasto a carico del dipendente (buono mensa);
• qualora il dipendente effettui la trasferta “di lunga durata” presso altri Enti o Organismi dotati di
servizio mensa interno ; è fatto salvo comunque il rimborso del costo dei pasti consumati alla
tariffa in vigore presso i predetti Enti e/o Organismi ;
• nel caso in cui, in relazione alle particolari modalità della trasferta, sia prevista la fruizione del
pasto, nei punti di ristoro, tramite l’utilizzo di ticket restaurant.
18
3.3 Anticipazione spese di trasferta
Per missioni superiori a 30 giorni e inferiori a 3 mesi sono anticipati, mese per mese, gli importi
giornalieri forfetari di cui al precedente punto 3.2.
Per le missioni di durata superiore a 3 mesi e inferiore a 6 mesi è consentita l’anticipazione mese
per mese, oltre che dei predetti importi forfetari, anche della maggiorazione per il rimborso delle
spese non documentabili.
Per missioni di durata superiore a 6 mesi è consentita, tenuto conto delle spese di prima
sistemazione che il dipendente dovrà affrontare, un’anticipazione, prima della partenza, pari al
trattamento di missione spettante per i primi 2 mesi. Detta anticipazione va recuperata in
proporzione alla durata prevista della missione.
4. RIMBORSO SPESE NON DOCUMENTABILI PER TRASFERTE IN ITALIA SIA DI BREVE
CHE DI LUNGA DURATA
Ai dipendenti in missione (ivi compresi quelli impegnati in campagne oceanografiche) sia di breve che di
lunga durata, oltre al trattamento di trasferta di cui ai punti 2 e 3, compete un importo aggiuntivo, a
titolo di rimborso spese non documentabili, come indicato nella relativa tabella (all. 4).
4.1 Trasferta di durata tra le 8 e le 16 ore
Per trasferte di durata inferiore a 16 ore e superiore alle 8 ore è dovuto un importo aggiuntivo pari
allo 0,25% della retribuzione minima del livello di cui all’All. B dei C.C.L. dell’”Area TecnicoAmministrativa” e dell’”Area Dirigenziale e delle Specifiche Tipologie Professionali” e delle
relative quote mensili dell’indennità di contingenza ai valori in atto al 31/12/91.
Tale importo è erogato in misura unica qualunque sia la durata della missione, purché compresa tra
le 8 e le 16 ore.
4.2 Trasferta di durata superiore alle 16 ore
Per trasferte di durata superiore alle 16 ore l’importo aggiuntivo è pari allo 0,75% della
retribuzione minima del livello di cui all’All. B dei C.C.L. dell’”Area Tecnico-Amministrativa” e
dell’”Area Dirigenziale e delle Specifiche Tipologie Professionali” e delle relative quote mensili
dell’indennità di contingenza ai valori in atto al 31/12/91, per ogni periodo pari a 24 ore.
Il suddetto importo è erogato in ventiquattresimi in relazione all’effettiva durata della missione; le
frazioni di ora sono arrotondate all’ora intera.
19
Parte Terza
TRASFERTA ALL’ESTERO
5. TRASFERTA ALL’ESTERO DI DURATA NON SUPERIORE A 30 GIORNI (“breve durata”)
Al dipendente inviato in trasferta all’estero con durata non superiore a 30 giorni compete :
a) il rimborso delle spese di viaggio e trasporto effettivamente sostenute ed autorizzate ;
b) il rimborso a piè di lista delle spese di alloggio debitamente e formalmente documentate ;
c) il rimborso delle spese di vitto con opzione, da esercitarsi all’atto della richiesta di autorizzazione
della missione, tra il rimorso a piè di lista ed il rimborso forfetario con le modalità appresso indicate.
5.1 Rimborso spese di viaggio
E’ compito del “Delegato” verificare che la scelta del mezzo di trasporto sia effettuata tenendo
conto, da un lato delle esigenze funzionali e logistiche connesse alle attività che il dipendente dovrà
svolgere durante la missione, dall’altro di criteri di economicità rapportati ai costi ed ai tempi di
viaggio.
Ai fini di tale verifica, il “Delegato” si avvale del supporto degli uffici e degli organismi, anche
esterni alla propria Unità, preposti alla gestione della missione.
Sono rimborsate le spese di viaggio effettivamente sostenute e documentate, per l’utilizzo dei
mezzi di trasporto autorizzati, come indicato nel seguito :
5.1.1 Treno
E’ consentito usufruire della 1a classe a tutto il personale.
E’ ammesso l’uso dei treni rapidi, speciali e di lusso.
Al personale spetta l’uso di un posto letto in compartimento “singolo speciale” ; solo in caso
di indisponibilità di quest’ultimo è autorizzato l’uso del “singolo” (di Wagon Lits)
5.1.2 Nave
L’utilizzo della nave è concesso soltanto per traghetti o navi per campagne oceanografiche e
può essere effettuato secondo le modalità previste al precedente punto 5.1.1.
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5.1.3 Aereo
Tutto il personale dovrà utilizzare vettori, tariffe e orari di partenza e di arrivo che
comportino la maggiore economicità per l’Ente in termini di costo e tempo.
L’eventuale deroga a quanto sopra, per ragioni di servizio, dovrà essere motivata e
sottoscritta dal “Delegato” in sede di preventivo di missione. In assenza di tale
autorizzazione preventiva, al dipendente sarà rimborsato il solo importo relativo alla tariffa
ridotta.
E’ consentito l’uso dell’aereo in classe turistica per tutto il personale con la sola eccezione
dei voli intercontinentali, sui quali si dovrà preferenzialmente usufruire della “business class”
a tariffa “Corporate”.
E’ rimborsata la spesa documentata per l’eccedenza bagagli quando sia motivata da esigenze
di trasporto di materiale o strumentazione di lavoro o di effetti personali in relazione alla
durata della missione.
Si può far ricorso a biglietti aerei “prepagati” (comportanti una tassa supplementare) solo in
casi eccezionali debitamente motivati ed autorizzati dal “Delegato”.
5.1.4 Autovettura privata
Di norma per raggiunge l’aeroporto e per il ritorno dall’aeroporto si farà uso, anche sul luogo
di missione, dei mezzi pubblici di servizio per l’aerostazione.
E’ tuttavia consentito il rimborso della spesa per l’uso dell’autovettura privata per
raggiungere l’aeroporto e viceversa entro i limiti massimi di distanza fissati
convenzionalmente nella relativa tabella (all. 2).
La spesa documentata per il parcheggio presso l’aeroporto è rimborsata fino ad un massimo
di 72 ore.
Il dipendente può essere autorizzato all’uso dell’autovettura privata per le trasferte
all’estero, solo in casi eccezionali debitamente autorizzati per particolari esigenze di
servizio e quando sia presente la necessità di ottimizzazione dei tempi ove non sono
disponibili mezzi di trasporto forniti dall’Ente e purché ricorra almeno una delle seguenti
condizioni :
• le località da raggiungere non risultano servite da mezzi pubblici di linea, o lo siano con
orari tali da prolungare notevolmente il periodo di trasferta ;
• il dipendente debba portare con sé apparecchiature delicate o ingombranti o si trasporti
documentazione voluminosa;
• si accompagnino altri dipendenti in missione nella stessa località ;
• la missione risulti di durata superiore ai 15 giorni.
L’autorizzazione all’uso dell’autovettura privata è comunque subordinata alla presentazione
da parte del dipendente di apposita dichiarazione scritta di assunzione di responsabilità (all.
6) attestante che l’auto da utilizzare è in regola con le vigenti disposizioni di legge in materia
21
di assicurazione obbligatoria per la “Responsabilità Civile” (compresi i terzi trasportati) e
sulla circolazione dei veicoli.
In detta richiesta devono essere riportati gli estremi d’individuazione della targa dell’auto e
della relativa polizza d’assicurazione, nonché i nominativi dei dipendenti eventualmente
trasportati.
Al dipendente autorizzato all’uso dell’autovettura privata compete la corresponsione di
un’indennità chilometrica, a titolo di rimborso delle spese di viaggio, pari ad 1/5 (un quinto)
del prezzo di un litro di benzina super al prezzo medio corrente nel luogo della missione
rilevato mensilmente sulla pubblicazione Notizie Petrolifere del periodico Unione Petrolifera.
Per il raggiungimento di località servite da autostrade sono rimborsate le spese di pedaggio,
documentate dall’apposita ricevuta rilasciata ai caselli, se coerente con la missione, in ragione
di date e orari di inizio e termine del viaggio, nonché di itinerario. In caso di mancato utilizzo
si procede al rimborso chilometrico in coerenza con la missione e l’itinerario.
E’ ammessa al rimborso la spesa documentata per la custodia in autorimessa del mezzo
privato autorizzato, di quello messo a disposizione dall’Ente o a noleggio.
In sede di consuntivo, eventuali richieste di rimborso per km eccedenti rispetto a quelli
indicati nella tabella di cui all’allegato 3, dovranno essere esplicitamente autorizzate e
motivate dal “Delegato”. A quei dipendenti che utilizzano il mezzo proprio con altri
dipendenti potranno essere autorizzati km eccedenti fino ad un massimo di 40
5.1.5 Mezzi pubblici extraurbani e urbani
Sono rimborsate le spese per mezzi pubblici extraurbani (corriere, collegamenti con
l’aerostazione, traghetti, ecc.) sulla base dei biglietti di viaggio che dovranno essere allegati
alla nota spese.
Sono rimborsati i biglietti di mezzi pubblici urbani (metro e bus) per il collegamento con
l’aeroporto e per gli spostamenti urbani relativi alla missione. I biglietti di viaggio dovranno
riportare la data e l’ora d’utilizzo e essere allegati al consuntivo di missione.
5.1.6 Taxi
E’ fatto divieto in occasione di trasferte, per ragioni contabili e amministrative, di utilizzare
“buoni taxi” in dotazione presso il Centro di appartenenza.
Per raggiungere l’aeroporto e per il ritorno dall’aeroporto si farà uso, normalmente, anche sul
luogo di missione, dei mezzi pubblici di servizio per l’aerostazione.
L’uso dei taxi è consentito, tra le 22,00 e le 7,00, da e per la stazione ferroviaria o l’airterminal in corrispondenza della partenza o l’arrivo del treno, dell’aereo o dei mezzi pubblici
di collegamento con l’aeroporto.
22
L’uso del taxi può inoltre essere autorizzato dal “Delegato” per trasporto documentazione, o
sulla base di valutazioni relative all’ottimizzazione dei tempi ristretti e della minimizzazione
dei costi.
Le spese di taxi devono essere documentate con ricevuta dalla quale si rilevi l’importo, la data
ed il percorso effettuato .
5.1.7 Auto in noleggio senza autista
Qualora il dipendente debba effettuare spostamenti in luoghi adiacenti al luogo della missione
o per casi specifici il “Delegato” potrà autorizzare il noleggio di un’autovettura senza autista.
L’autorizzazione deve recare l’indicazione delle motivazioni del noleggio, del periodo
massimo per il quale il noleggio è autorizzato, nonché il numero dei chilometri che
presumibilmente saranno effettuati. Il tipo di autovettura da noleggiare deve essere di norma
di classe “B o K” per la Società AVIS e di classe “B o C” per la Società MAGGIORE.
L’utilizzo di altre classi di vetture dovrà essere adeguatamente motivato dal Delegato.
Dovranno essere utilizzati preferibilmente qualora disponibili i voucher di credito rilasciati da
Società di autonoleggio convenzionate a tariffa agevolata di importanza nazionale e
internazionale che possano essere temporaneamente assegnati al dipendente interessato.
Nel consuntivo di missione dovrà essere allegata copia di tutta la documentazione rilasciata
dalla società di autonoleggio attestante :
• il luogo di prelievo del veicolo;
• il luogo di riconsegna;
• il totale dei chilometri effettuati.
Non è consentito l’uso di auto a noleggio con autista.
5.1.8
Documentazione spese di viaggio
Al rientro dalla missione deve essere allegata al modulo M2 per il consuntivo di missione, la
documentazione relativa ai titoli di viaggio utilizzati ( biglietto ferroviario vidimato, matrice
biglietto aereo, ecc.) siano essi forniti dall’Ente, ovvero acquistati direttamente dal
dipendente.
In caso di “smarrimento o furto” della documentazione relativa alle spese di viaggio di
missioni già effettuate, in treno o in aereo (voli nazionali) , ove non sia possibile avere dei
duplicati della suddetta documentazione da parte dell’agenzia di viaggio che lo ha emesso il
dipendente rilascerà idonea autocertificazione vistata come di seguito specificato.
Al riguardo si precisa che per la liquidazione del biglietto ferroviario deve risultare, nel
consuntivo di missione, apposita dichiarazione dell’interessato, vistata dal Direttore di Unità
della Macrostruttura o da persona a ciò delegata, circa lo smarrimento dei biglietti. In caso di
ripetuti smarrimenti non sarà dato alcun rimborso.
23
In caso di “smarrimento o furto” della documentazione relativa alle spese di viaggi non ancora
effettuati, in treno o in aereo, il dipendente dovrà comunicare entro 24 ore l’avvenuto furto
per le vie brevi; successivamente inoltrare una dichiarazione sottoscritta dal “Delegato”
allegando la regolare denuncia presentata alle Autorità competenti. L’ufficio missioni
provvederà, dietro autorizzazione del “Delegato”, a far emettere un biglietto sostitutivo. Sarà
cura dell’ufficio missioni inoltrare all’Agenzia di viaggio copia della denuncia e seguire la
pratica per l’eventuale rimborso del biglietto all’ENEA. In caso contrario il costo del biglietto
rimarrà a carico dell’Ente.
In caso di smarrimento delle ricevute di pagamento del pedaggio autostradale non verrà
riconosciuto alcun rimborso.
Non è consentito il rimborso delle penali dovute ad inadempienze imputabili al dipendente in
ragione del non corretto utilizzo di biglietti per il trasporto (quali, ad esempio, la mancata
timbratura del biglietto ferroviario e l’effettuazione dello stesso in treno).
5.1.9 Prolungamento della permanenza, per motivi personali, sul luogo di trasferta
Qualora il dipendente desideri prolungare per motivi personali la permanenza sul luogo di
missione ne dovrà richiedere preventiva autorizzazione della missione, il benestare al
proprio Delegato, specificando bene nell’autorizzazione i tempi di servizio e fine missione.
Comunque le spese di viaggio per il ritorno non dovranno essere superiori a quelle già
previste nel programma di viaggio per il rientro.
Non potrà essere autorizzato il prolungamento della missione qualora comporti
l’impossibilità di usufruire di tariffe agevolate.
5.2 Anticipo spese di trasporto e fornitura biglietti di viaggio
Al personale autorizzato a recarsi in missione con il mezzo proprio è concesso un anticipo della
somma riconosciuta a titolo di indennità chilometrica pari ai Km previsti per i percorsi di andata e
ritorno.
I biglietti di viaggio sono forniti dalle Agenzie di viaggio convenzionate con l’ENEA, o acquistate
direttamente dall’Ufficio Missioni soltanto nel caso di impossibilità di contattare Agenzie di viaggi
convenzionate.
5.3 Rimborso delle spese di vitto
5.3.1 Rimborso forfetario
Il rimborso forfetario è riconosciuto nella misura del 60% degli importi indicati nella Tab B
allegata al Decreto del Ministro del Tesoro del 27 agosto ‘98 e successivo Decreto del 2
aprile ’99 (v. all. 7). Il personale inquadrato nell’“Area Tecnico-Amministrativa” è
24
equiparato al personale del gruppo 5 della Tab. A; mentre per l’“Area Dirigenziale e delle
Specifiche Tipologie Professionali”, il personale Dirigente e del livello differenziato 9.2 è
equiparato al personale del gruppo 3 della suddetta Tabella, il restante personale è equiparato
al personale del gruppo 4 della medesima Tabella (v. stesso allegato 7).
Nel caso la missione si svolga per partecipazioni a convegni, seminari o corsi presso Enti,
Organizzazioni o Società, ove nella quota di iscrizione sia compreso un pasto, il forfait
giornaliero viene ridotto del 30%.
5.3.2 Massimale giornaliero e suo frazionamento per vitto rimborsabile a piè di lista
Ove si sia optato per il rimborso a piè di lista, si ha diritto al rimborso :
• per la prima colazione, quando l’inizio della trasferta avviene prima delle ore 8,00 ;
• per il pranzo, quando l’inizio della trasferta avviene prima delle ore 13,00 oppure il
termine della stessa avviene dopo le ore 14,00 ;
• per la cena, quando l’inizio della trasferta avviene prima delle ore 20,00 oppure il
termine della stessa avviene dopo le ore 21,00.
Il rimborso a piè di lista delle spese di vitto è riconosciuto nei limiti del 60% dei valori
riportati nella Tab B. allegata al decreto del Ministro del Tesoro del 27 agosto ‘98 e
successivo decreto del 2 aprile ’99 (v. all. 7). Il personale inquadrato nell’“Area TecnicoAmministrativa” è equiparato al personale del gruppo 5 della Tab. A., mentre per l’“Area
Dirigenziale e delle Specifiche Tipologie Professionali”, il personale Dirigente e del livello
differenziato 9.2 è equiparato al personale del gruppo 3, il restante personale è equiparato al
personale del gruppo 4 (v. stesso allegato 7).
Le spese di prima colazione ove non comprese nelle spese dell’albergo, rientrano nei limiti
giornalieri non cumulabili nel limite del 10% di quanto previsto per l’intera giornata e
dovranno essere documentate.
Nel caso la missione si svolga per partecipazioni a convegni, seminari o corsi presso Enti,
Organizzazioni o Società, ove nella quota di iscrizione sia compreso un pasto e non sia
quantificabile il suo costo, il limite giornaliero non cumulabile per le spese di vitto (prima
colazione e altro pasto) rimborsabile a piè di lista non potrà superare il 52% di quanto
previsto nella citata Tabella B.
Nel caso si partecipi a pranzi o cene organizzate da associazioni o enti, in occasione di
convegni e seminari o nel caso in cui si utilizzino mense aziendali con il costo del pasto
variabile, l’attestazione della spesa può essere effettuata con una ricevuta rilasciata dall’ente
organizzatore del pranzo o dal gestore della mensa aziendale. Tale attestazione deve essere
intestata al dipendente e deve riportare: la data dei pasti consumati, la spesa riguardante il
singolo pasto, l’intestazione ed i riferimenti fiscali dell’ente a cui è stato effettuato il
pagamento.
Non è ammesso il rimborso delle spese di “frigo bar”.
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Non sono rimborsabili le spese sostenute per eventuali pasti consumati nella sede di lavoro o
in quello della dimora abituale del dipendente.
5.4 Rimborso spese alloggio a piè di lista
Al dipendente compete il rimborso delle spese di alloggio, a piè di lista, per utilizzo di albergo o
residence di 1a categoria convenzionato.
Secondo quanto previsto dalla Legge 662/96, devono essere utilizzati per l’alloggio gli alberghi
convenzionati con l’Ente. Qualora non risulti possibile l’utilizzo di alberghi convenzionati dovrà
essere autorizzato dal Delegato, in sede di preventivo di missione, l’utilizzo di altro albergo
precisando l’indirizzo, la tariffa e le motivazioni per cui non è stato possibile usufruire di alberghi
convenzionati. L’ufficio missioni potrà effettuare verifiche sulla effettiva impossibilità di usufruire
di alberghi convenzionati. Per l’individuazione di alberghi e residence convenzionati con l’Ente si fa
riferimento al sito INTERNET appositamente predisposto.
L’Ente non risponde in alcun modo di addebiti relativi alla mancata tempestiva disdetta, da parte
dei dipendenti, delle prenotazioni alberghiere, a meno che ciò non sia imputabile all’annullamento o
alla procrastinazione della trasferta disposta dall’Ente per esigenze di servizio.
Per quanto concerne la documentazione necessaria per il rimborso delle spese di alloggio e’
indispensabile la presentazione di una fattura o di una ricevuta fiscale per l’ottenimento dei relativi
rimborsi, nel caso di pagamento tramite voucher è sufficiente una ricevuta fiscale o una nota di
pernottamento, o una fotocopia del voucher timbrata dall’albergo.
5.5 Anticipo spese di trasferta sino a 30 giorni
In relazione alla durata della missione, a richiesta del dipendente interessato, potrà essere concessa
un’anticipazione di:
• una somma in Lire pari all’importo giornaliero forfetario di cui al precedente punto 5.3.1 per le
spese di vitto.
• una somma in Lire pari al prevedibile importo per le spese di albergo nel caso si utilizzassero
alberghi convenzionati in dollari per i Paesi extraeuropei ed in EURO per i Paesi della Comunità
Europea.
• una somma in lire per l’acquisto dei biglietti di viaggio. Tale anticipazione potrà essere concessa
solo in assenza di convenzioni con agenzie o in caso di documentata impossibilità di fornitura da
parte delle stesse.
Possono altresì essere anticipate, in relazione alla durata della missione, le spese per l’utilizzo di
auto a noleggio purché autorizzato.
26
6. TRASFERTA ALL’ESTERO DI DURATA SUPERIORE A 30 GIORNI (“lunga durata”)
Al dipendente inviato in trasferta all’estero per durata superiore a 30 giorni compete il seguente
trattamento :
-
a) Rimborso spese di viaggio;
b) Rimborso forfetario giornaliero per spese di vitto e alloggio;
c) Rimborso spese non documentabili.
6.1 Rimborso spese di viaggio
Al personale spetta il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute ed autorizzate negli
stessi termini e modalità indicate nel precedente punto 5.1.
6.2 Rimborso forfetario giornaliero per spese di vitto e alloggio
Al dipendente compete un importo giornaliero forfetario, per ogni 24 ore di trasferta, ivi compreso
il tempo occorrente per il viaggio, nei limiti, per ciascuna nazione e località, dei valori netti riportati
nella Tab B. Il personale inquadrato nell’“Area Tecnico-Amministrativa” è equiparato al personale
del gruppo 5 della Tab. A, mentre per l’“Area Dirigenziale e delle Specifiche Tipologie
Professionali”, il personale Dirigente e del livello differenziato 9.2 è equiparato al personale del
gruppo 3 della suddetta Tabella, il restante personale è equiparato al personale del gruppo 4 della
medesima Tabella (v. alleg. 7).
Per frazioni inferiori alle 24 ore compete un importo pari ad 1/24 del suddetto rimborso giornaliero
per ogni ora di missione; le frazioni di ora sono arrotondate, per eccesso, all’ora intera.
Il rimborso giornaliero forfetario subirà un abbattimento proporzionale nel caso il dipendente
fruisca di vitto e alloggio gratuito nei termini di seguito indicati :
• 50% per alloggio e prima colazione ;
• 25% per il pranzo ;
• 25% per la cena.
Gli abbattimenti relativi al vitto troveranno anche applicazione :
• nel caso in cui il dipendente effettui la trasferta “di lunga durata” presso Centri e Sedi
dell’ENEA presso i quali è in funzione un servizio mensa interno o convenzionato a carico
dell’Ente; è fatta salva comunque la trattenuta nei modi e termini periodicamente previsti per il
contributo pasto a carico del dipendente (buono mensa);
• qualora il dipendente effettui la trasferta “di lunga durata” presso altri Enti o Organismi dotati di
servizio mensa interno; è fatto salvo comunque il rimborso del costo dei pasti consumati alla
tariffa in vigore presso i predetti Enti e/o Organismi ;
• nel caso in cui, in relazione alle particolari modalità della trasferta, sia prevista la fruizione del
pasto, nei punti di ristoro, tramite l’utilizzo di ticket restaurant.
27
6.3 Anticipo spese di trasferta
Per missioni superiori a 30 giorni e inferiori a 3 mesi, in relazione alla durata della missione potrà
essere anticipata, a richiesta del dipendente interessato, una somma in Lire pari all’intero importo
forfetario di cui al precedente punto 6.2.
Per le missioni di durata superiore a 3 mesi e inferiore a 6 mesi è consentita l’anticipazione mese
per mese, oltre che degli importi forfetari spettanti, anche della maggiorazione per il rimborso delle
spese non documentabili.
Per missioni di durata superiore a 6 mesi è consentita, tenuto conto delle spese di prima
sistemazione che il dipendente dovrà affrontare, un’anticipazione, prima della partenza, pari al
trattamento di missione spettante per i primi 3 mesi. Detta anticipazione va recuperata in
proporzione alla durata prevista della missione.
Tali somme sono determinate in base al valore del Dollaro U.S.A. o EURO risultante dal mercato
dei cambi alla data della compilazione del Mod M1.
7. RIMBORSO SPESE NON DOCUMENTABILI PER LE TRASFERTE ALL’ESTERO SIA DI
BREVE CHE DI LUNGA DURATA
In aggiunta al trattamento di trasferta di cui ai punti 5 e 6 ai dipendenti in missione all’estero
(intendendosi come tale anche campagne oceanografiche con partenza, arrivo o sosta all’estero), sia di
breve che di lunga durata, per ogni periodo pari a 24 ore compete un importo aggiuntivo, a titolo di
rimborso spese non documentabili, pari al 1,25% della retribuzione minima mensile e dell’indennità di
contingenza (all. 4).
Il suddetto importo è erogato in ventiquattresimi in relazione alla durata effettiva della missione,
compresi i tempi di viaggio ; le frazioni di ora sono arrotondate per eccesso all’ora intera.
8. RIVALUTAZIONE RIMBORSO GIORNALIERO FORFETARIO PER TRASFERTE
ALL’ESTERO
Tali importi sono stati rivalutati in base al Decreto del Ministro del Tesoro del 27/08/98 e successivo
del 2 aprile ’99 per gli Stati che hanno adottato l’Euro. Comunque eventuali altre rivalutazioni saranno
effettuate in considerazione di norme di leggi o indicazioni governative.
9. DECORRENZA TRATTAMENTO DI TRASFERTA ALL’ESTERO
Il trattamento di trasferta all’estero si applica con decorrenza dalla data e dall’orario di partenza del
vettore (treno, aereo) dal territorio italiano o della nazione in cui è di sede il dipendente.
28
10. CONGUAGLIO IN SEDE DI CONSUNTIVO DI TRASFERTA
I conguagli attivi per il dipendente, in sede di consuntivo di trasferta, sono contabilizzati in base al
valore dell’Euro o del Dollaro U.S.A. risultante dal mercato dei cambi alla data di rientro dalla trasferta.
Parte Quarta
LIQUIDAZIONE DELLA TRASFERTA
11. TEMPI E MODALITA’ DI LIQUIDAZIONE DELLA TRASFERTA SIA IN ITALIA CHE
ALL’ESTERO
Il dipendente è tenuto, entro 5 giorni lavorativi dalla data di rientro dalla missione, ad inoltrare all’Unità
competente cui afferiscono le funzioni per la gestione della missione, il modulo di “Consuntivo
missione” Mod. M2 debitamente compilato e corredato della documentazione attestante le spese
sostenute.
Nell’ipotesi in cui il dipendente non ottemperi a tale disposizione, non si procederà alla corresponsione
di anticipi per ulteriori successive trasferte.
Nel caso in cui, per la trasferta, si sia fatto uso di carta aziendale, la mancata consuntivazione nei
termini stabiliti determina, a cura dell’Ufficio Missioni competente, una verifica obbligatoria delle
motivazioni della stessa con il responsabile gerarchico del dipendente; in assenza di tale verifica non
potrà essere concessa l’autorizzazione ad una nuova missione.
Nel caso in cui l’anticipazione eventualmente corrisposta risulti superiore all’importo delle spettanze
dovute per la trasferta, la differenza sarà recuperata dall’Ente mediante la trasmissione del consuntivo
al Sistema stipendi.
La liquidazione delle missioni dovrà essere assicurata dalle Unità competenti, entro 30 giorni dal
ricevimento del consuntivo di missione, debitamente compilato e corredato della necessaria
documentazione, fatta eccezione per i casi di:
# cambiamenti di piano viaggi;
# cambiamenti tariffe viaggi;
# missioni brevi nell’ambito di periodi di trasferta di lunga durata;
# sospensioni per malattie;
# variazioni rispetto alle autorizzazioni.
29
Parte Quinta
DISCIPLINA DI FATTISPECIE PARTICOLARI CONCERNENTI LE TRASFERTE SIA IN
ITALIA CHE ALL’ESTERO
12. SOSPENSIONE PER MALATTIA DELLA TRASFERTA
La malattia di durata pari o superiore a 5 giorni consecutivi di calendario che intervenga nel corso della
trasferta sospende la stessa, salvo che sia accertata l’oggettivata impossibilità di rientro nella sede di
provenienza.
Il dipendente deve comunicare tempestivamente a mezzo telegramma l’intervenuta malattia e
trasmettere la relativa certificazione medica nella quale sua espressamente indicata l’oggettiva
impossibilità di rientro in sede. In tale caso la trasferta è protratta, oltre il termine inizialmente
previsto, per il tempo corrispondente alla durata della malattia, quale risulta dalla certificazione medica
nonché per il tempo necessario per il viaggio di rientro.
Nell’ipotesi di sospensione della missione, il trattamento di trasferta viene a cessare a partire dal
momento della sospensione stessa. Il dipendente conserva comunque il diritto al trattamento stesso per
il giorno e le ore necessarie per il rientro in sede.
Resta in ogni caso salva la facoltà dell’Ente di procedere agli accertamenti sanitari secondo le modalità
previste nei C.C.N.L. attualmente in vigore.
13. RIMBORSO SPESE VARIE
Sono rimborsate tutte le spese sostenute dal dipendente per l’espletamento delle attività di servizio
durante la missione (es. spese telefoniche, spese postali, spese telegrafiche etc.). Nel modulo di
consuntivo Mod. M2 nella voce “note”, devono essere indicate le motivazioni di servizio che ne hanno
determinato l’esigenza e deve riportare la relativa autorizzazione del “Delegato”.
14. VARIAZIONI RISPETTO ALLA RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE TRASFERTE
Qualsiasi mutamento in sede di consuntivo della missione, rispetto a quanto indicato nella richiesta di
autorizzazione, deve essere giustificato per iscritto dal dipendente e vistato dal “Delegato” che ha
autorizzato la missione stessa.
30
15. FERIE GODUTE IN TRASFERTA SUPERIORE A 30 GIORNI
Nel caso di godimento delle ferie annuali nel corso di svolgimento di una missione di lunga durata, il
trattamento di missione è interrotto per il tempo intercorrente tra il giorno di allontanamento dal
servizio e quello di rientro, a condizione che detto periodo sia pari o superiore a 7 giorni di calendario.
16. TRASFERTA DI BREVE DURATA IN ALTRA LOCALITA’ NELL’AMBITO DI
TRASFERTE SUPERIORI A 30 GIORNI
Qualora il dipendente in trasferta di durata superiore a 30 giorni debba recarsi in missione in altra
località ha diritto, per la durata di detta missione, al mantenimento di _ dell’indennità forfetaria in
godimento ed al trattamento “completo” previsto per la trasferta di breve durata sia in Italia che
all’estero.
Nel caso la missione di breve durata interessi la località ove è situata la propria sede di lavoro, il
dipendente manterrà comunque il _ di indennità forfetaria prevista per la missione di lunga durata e
godrà del rimborso delle spese di viaggio, limitatamente al periodo di tempo necessario agli spostamenti
di andata e ritorno.
17. INTERRUZIONE ANTICIPATA DELLE TRASFERTE SUPERIORI A 30 GIORNI
Nel caso di anticipato rientro da una trasferta, inizialmente prevista di durata superiore a 30 giorni,
prima del superamento di tale limite, spetta al dipendente il trattamento previsto per la missione
inizialmente autorizzata, limitatamente al periodo effettivo di missione.
In tale ipotesi dovrà essere allegata al consuntivo di missione una dettagliata relazione del “Delegato”
sui motivi che hanno determinato l’anticipato rientro. Copia di tale relazione dovrà essere trasmessa
alla Funzione Centrale RU.
18. UTILIZZO DELLA CARTA DI CREDITO AZIENDALE
E’ attualmente in vigore una convenzione con la Diners Club sulla base della quale è prevista, per il solo
personale dirigente, l’utilizzo di una carta di credito “aziendale” da valersi esclusivamente per spese
strettamente inerenti la trasferta (albergo, ristorante, noleggio auto, biglietti aerei, ecc.), secondo la
normativa vigente e nei limiti da essa indicati.
Il dirigente interessato non potrà, in nessun caso, fruire di anticipi per le spese che possono essere
coperte con l’utilizzo della carta di credito aziendale.
31
19. TRASFERTE PER LE QUALI SIANO PREVISTE RIMBORSI DA PARTE DI ORGANISMI
ESTERNI
19.1 Trasferte di dipendenti che ricoprono incarichi di Consigliere di Amministrazione presso
Organismi esterni o Società
Le spese di missione dei dipendenti che ricoprono incarichi di membro di Consigli di
Amministrazione o Collegi Sindacali effettuate per partecipare alle riunioni degli organismi
decisionali ovvero nell’interesse dell’organismo stesso sono a carico delle Società.
E’ consentito in via eccezionale l’anticipazione delle spese di missione da parte dell’Ente; in tal
caso nel modulo di autorizzazione deve essere indicato esplicitamente che gli oneri delle missioni
sono a carico della Società richiedente.
19.2 Trasferte su invito o per conto di altri Enti o Società
Per i dipendenti che sono autorizzati a compiere missioni in Italia ed all’estero su invito e per
conto di altri Enti, Società e Organismi, che provvedono, in linea di massima, a rimborsare o a
liquidare agli interessati le missioni effettuate, valgono le seguenti distinzioni :
• nel caso in cui detti Enti, Società e Organismi facciano conoscere preventivamente che
procederanno al rimborso parziale o totale delle missioni, deve essere indicato chiaramente tale
condizione nella richiesta di autorizzazione di missione Mod. M3 ;
• nel caso che la condizione di cui al punto precedente non sia conosciuta preventivamente, gli
interessati che ricevano il rimborso delle spese di viaggio o la liquidazione totale o parziale della
missione debbono darne, sotto la loro personale responsabilità, comunicazione in sede di
consuntivo, precisando se intendono optare o no per il trattamento ENEA. Nel caso in cui
optino per quest’ultimo i dipendenti dovranno provvedere al rimborso all’Ente di tutte le
somme percepite quali risultano da apposita documentazione.
19.3 Trasferte presso l’Unione Europea
In occasione di riunioni di Comitati o Gruppi per i quali siano previste le spese di viaggio o di
diaria a carico dell’Unione Europea, il rimborso sarà effettuato direttamente all'Ente di
appartenenza.
Pertanto, i dipendenti che debbano effettuare questo tipo di missione presso la Commissione
dovranno esibire (per il rimborso del viaggio) il biglietto aereo o di treno ai rappresentanti degli
Uffici Amministrativi della UE, indicando ad essi il numero di conto corrente dell’Ente sul quale
dovrà essere versato il relativo importo.
Parimenti, dovranno richiedere di versare sullo stesso conto corrente, per i casi previsti, eventuali
rimborsi per diarie.
32
Il conto corrente dell’ENEA che dovrà essere indicato è il seguente :
• n. 218185 presso Banca Nazionale del Lavoro - Servizi di Tesoreria, Via S. Nicola da Tolentino,
Roma.
Al rientro dalla missione, dovrà essere indicato nel consuntivo di missione di aver adempiuto le
suddette formalità amministrative presso la UE.
33
Parte Sesta
PROCEDURA PER L’AUTORIZZAZIONE E CONSUNTIVAZIONE DELLE MISSIONI
E
ALLEGATI ALLA NORMATIVA SULLA TRASFERTA
34
Allegato1
AUTORIZZAZIONE DI MISSIONE
ATTORE
Dipendente./Segr. di
di riferimento
del Dipendente
•
•
•
•
Ufficio Missioni
Delegato
Ufficio Missioni
(che opera come
ragioneria)
Dipendente
Cassa del Centro
•
•
•
AZIONE
Propone richiesta autorizzazione
missione (modello M3).
Richiede autorizzazione elettronica al Responsabile gerarchico del Dipendente.
Invia elettronicamente la richiesta di autorizzazione all’Ufficio Missioni.
Verifica richiesta missione (modello M3), elabora l’autorizzazione di missione
(modello M1) verificando l’esattezza dell’imputazione contabile.
Indica eventuale anticipo missione (sulla base della normativa vigente).(1)
Prenota l’impegno per la missione.
Invia elettronicamente il modello M1 al Delegato.
•
Autorizza elettronicamente l’impegno di spesa (firma digitale su M1)
•
•
•
•
Riscontra firme digitali (in osservanza con sistema deleghe).
Invia impegno definitivo in contabilità ufficiale.
Invia la richiesta titoli di viaggio (M5) all’Agenzia di viaggio.
Stampa l’autorizzazione di missione ( modello M1)
•
•
•
Si reca presso l’Ufficio Missioni per ritirare l’M1.
Ritira l’anticipo presso la cassa del Centro presentando l’M1.
Ritira i biglietti di viaggio presso l’Agenzia di viaggio
In caso di erogazione di anticipo di missione:
•
Eroga anticipo missione.
•
Emette ricevuta GECA acquisendo la firma del dipendente per quietanza e ne invia
l’originale all’ufficio missioni.
___________________
(1)
Ulteriori anticipi non potranno essere concessi se il dipendente ha missioni non
consuntivate.
Nel caso in cui si utilizzi carta aziendale si veda punto 11 della normativa.
35
CONSUNTIVAZIONE DI MISSIONE – CASO 1
(consuntivo <= a impegnato (Mod M1))
ATTORE
AZIONE
•
Il dipendente presenta tutti i giustificativi alla propria segreteria di riferimento
che compila il consuntivo di missione (modulo M2), la fa firmare al dipendente.
•
La segreteria Invia il modulo M2 all’Ufficio Missioni (insieme ai giustificativi)
che lo completa con le informazioni mancanti e non in possesso della segreteria e,
nelle sue funzioni di Ragioneria, provvede all’inserimento della liquidazione.
•
A consuntivo completato il sistema elettronico avverte la Segreteria che
provvede a stampare copia del consuntivo per il Dipendente.
Dipendente/Segr. di
riferimento
del Dipendente
INFO/RU-AMM
•
•
•
Sistema Stipendi
Provvede a tassazione
Eroga consuntivo
Recupera missioni negative
36
CONSUNTIVAZIONE DI MISSIONE – CASO 2
(consuntivo > impegnato (mod.M1) e lunga durata)
ATTORE
AZIONE
•
Il dipendente presenta tutti i giustificativi alla propria segreteria di riferimento
che compila il consuntivo di missione (modulo M2), la fa firmare al dipendente.
•
La segreteria Invia il modulo M2 all’ufficio missioni (e i giustificativi).
Dipendente/Segr. di
riferimento
del Dipendente
•
Ufficio Missioni
Delegato /Segr.
Di riferim.
Completa il Mod M2 con le informazioni mancanti e
non in possesso della Segreteria
•
Effettua i controlli di sua pertinenza.
•
Invia il consuntivo finale (Mod. M2) elettronicamente al Delegato per firma.
•
•
Ufficio Missioni
(che opera
come ragioneria)
INFO/RU-AMM
•
•
•
•
Autorizza elettronicamente la liquidazione della missione e la rinvia
elettronicamente all’Ufficio Missioni insieme alla stampa dell’M2 firmato dal
Delegato.
Invia copia del consuntivo al Dipendente.
Effettua la contabilizzazione e archivia la pratica.
Sistema Stipendi
Provvede a tassazione
Eroga consuntivo
Recupera missioni negative
37
Allegato 2
TABELLA DISTANZE CONVENZIONALI TRA CENTRI E AEROPORTO
CENTRO
AEROPORTO
DISTANZA in KM
ROMA SEDE
FIUMICINO
40
FRASCATI
FIUMICINO
55
CASACCIA
FIUMICINO
40
BOLOGNA
PANIGALE
12
FAENZA
PANIGALE
62
ISPRA
LINATE
ISPRA
MALPENSA
30
SALUGGIA
CASELLE
40
SALUGGIA
MALPENSA
100
TRISAIA
PALESE
160
PORTICI
CAPODICHINO
S. TERESA
C. COLOMBO
S. TERESA
GALILEI
100
20
110
80
38
Allegato 3
TABELLA DELLE DISTANZE TRA I MAGGIORI CENTRI ENEA IN ITALIA
39
Allegato 4
TABELLA RIMBORSO SPESE NON DOCUMENTABILI
Livelli
D
9,2
9,1
9
8,1
8
7
6
5
4
3
2
1
tra 8 - 16 h
Maggiorazion
e
0,25%
13.300
12.070
10.195
8.595
7.652
7.652
7.032
6.388
6.013
5.678
5.347
5.040
4.724
Trasferta in Italia
Superiore alle 16 h
Maggiorazione 0,75%
Giornaliera
39.900
36.210
30.585
25.785
22.956
22.956
21.096
19.164
18.039
17.034
16.040
15.119
14.171
Trasferta Estero
Maggiorazione 1,25%
Oraria
1.663
1.509
1.275
1.075
957
957
879
799
752
710
669
630
591
Giornaliera
66.500
60.350
50.975
42.975
38.261
38.261
35.160
31.941
30.065
28.390
26.734
25.199
23.619
Oraria
2.772
2.515
2.125
1.791
1.595
1.595
1.465
1.331
1.253
1.183
1.114
1.050
984
40
Allegato 5
VALORI DEI RIMBORSI SPESE DI TRASFERTA
Trasferta in Italia inferiore a 30 giorni
•
Rimborso spese vitto - massimale giornaliero rimborsabile a piè di lista : £. 120.000 non
cumulabili, con un importo non superiore a £. 80.000 per ogni singolo pasto.
•
Rimborso forfetario per vitto per trasferta comportanti consumazioni “al sacco” : £. 64.000
ripartito nei termini appresso specificati :
•
•
•
prima colazione
pranzo
cena
•
Rimborso forfetario per spese vitto per campagne oceanografiche : £. 64.000 quando non sia
previsto il rientro quotidiano in porto.
£.
5.000
£. 29.500
£. 29.500
Trasferta in Italia superiore a 30 giorni
• Rimborso giornaliero forfetario spese vitto e alloggio: £. 127.000 per ogni 24 ore
di trasferta.
Trasferta all’estero inferiore a 30 giorni
• Vedi Tabella
Trasferta all’estero superiore a 30 giorni
• Rimborso giornaliero forfetario, per ogni 24 ore di trasferta nei limiti, per
ciascuna nazione e località, dei valori riportati nella Tabella B. allegata al decreto
del Ministero del Tesoro del 24/5/90 e dei successivi adeguamenti. Il personale
inquadrato nell’“Area Tecnico-Amministrativa” è equiparato al personale del
gruppo 5 della Tab. A. allegata al decreto sopracitato, mentre per l’“Area
Dirigenziale e delle Specifiche Tipologie Professionali”, il personale Dirigente e
del livello differenziato 9.2 è equiparato al personale del gruppo 3 della suddetta
Tabella, il restante personale è equiparato al personale del gruppo 4 della
medesima Tabella.
Allegato 6
DICHIARAZIONE DI ASSUNZIONE DI RESPONSABILITA’
PER L’USO DEL MEZZO PROPRIO
___ sottoscritt_ _____________________________________________________________________
chiede di essere autorizzato a recarsi in missione nella località di _______________________________
utilizzando un’autovettura privata. .
Dichiara sotto la propria personale responsabilità di essere in regola con le vigenti norme di legge in
materia di assicurazione obbligatoria per la Responsabilità civile e sulla circolazione dei veicoli (Revisione).
A tale fine comunica che utilizzerà l’autovettura tipo __________________________________________
di proprietà di ___________________________________________ targata _______________________
ed assicurata con polizza tipo ______________________________ n. ____________________________
ivi compresi i trasportati, con la Compagnia _________________________________________________
Patente
n.
______________
rilasciata
___________________________
scadenza
__________________
I dipendenti trasportati sono:
-
_____________________________________________________________________
-
_____________________________________________________________________
-
_____________________________________________________________________
Con la presente il sottoscritto dichiara di sollevare l’ENEA da ogni e qualsiasi responsabilità derivante
dall’uso del mezzo di cui sopra.
Data, ___________________
Il richiedente
42
Allegato 7
Per motivi tecnici l'allegato 7 - Decreto del Ministro del Tesoro del 27 agosto 1998 e successivo Decreto
del 2 aprile 1999, è disponibile soltanto nella versione cartacea della circolare stessa.