Mansionario Segreteria

ORGANIZZAZIONE SEGRETERIA
Dipendenti e volontari
RELAZIONE RIORGANIZZAZIONE LAVORI UFFICIO SEGRETERIA SEDE UNITRE NAZIONALE
Tra le linee guida dettate dal Presidente Gustavo Cuccini in occasione dei recenti incontri (18 giugno
2014) del Consiglio Nazionale e del Comitato Esecutivo, si individua la necessità di riorganizzare l’ufficio di
segreteria per renderne i servizi più efficienti.
Nelle ultime settimane si è condotto un attento esame dei ruoli e dei compiti assegnati al personale
dipendente e volontario che opera in tale ufficio e, alla luce della decisione di assumere un altro dipenden te part time per fornire all’ufficio di segreteria una copertura e un supporto telefonico per l’intero arco della giornata, si è ritenuto opportuno procedere ad una redistribuzione degli incarichi, coinvolgendo anche i
consiglieri delegati dal Presidente in specifiche materie, come da prospetto che segue.
ATTIVITÀ
INCARICATO
Gestione presenze – compilazione elenco
Gestione telefonate – annotazione su apposito Registro
Gestione corrispondenza: e-mail, posta ordinaria: stampa, protocollazione e
smistamento
Invio messaggi, lettere, circolari, ecc.
Archiviazione corrispondenza evasa
Tenuta cassa
EMANUELA
Assistenza e supporto all’operato del Presidente
Relazioni con le Articolazioni Territoriali e loro collegamento con la Presidenza
Anagrafe articolazioni territoriali
Compilazione indirizzario ufficiale e anagrafe mass media
Revisione delle convenzioni in essere
Collegamento con i Consiglieri delegati per la Piattaforma Informatica e Rivista on line
Archiviazione documenti, cartacea e digitale
Collaborazione con Consigliere delegato all’organizzazione di eventi e manifestazioni
Sito Internet Rivista on line
Prenotazione e acquisto biglietti per le attività di rappresentanza
Prenotazione alberghi, sale e ristorante per riunioni Comitato Esecutivo e Consiglio
Nazionale
SIMONE
Posta: invio e ritiro raccomandate
Acquisto francobolli
Acquisto materiale ufficio, carta, buste, toner
Gestione scorte di magazzino
Aggiornamento dati sedi locali:
- indirizzi, telefono, e- mail, cariche, su indirizzari e etichette
MARIA
CATERINA
MARIANGELA
MARIA
ATTIVITÀ
INCARICATO
Applicazione della procedura di apertura sedi - da gestire con Vice Presidente
Campini e Presidente Cuccini
Aggiornamento statuti:
. recepimento statuto aggiornato
. confronto con modello, rilevazione differenze e/o anomalie
. invio osservazioni scritte
. recepimento versioni corrette e rianalisi documento con eventuali
osservazioni
. certificazione sedi con statuto corrispondente
. archiviazione nuovi statuti
. compilazione elenco da inviare al Ministero
. convocazione commissione statuto per discussione anomalie
. sollecito sedi dormienti
. invio alle sedi, alle regioni, delle risposte ministeriali
. gestione cessazione Sedi locali
Invio annuale bollini
BRUNA E CATERINA
Predisposizioni prima nota su programma EXCEL e invio periodico resoconti
alla Tesoriera
Archivio documenti contabili
Compilazione e aggiornamento elenco sedi con pagamenti quote associative
ANGIOLINA
Sperando che questa “rimodulazione” dei compiti incontri il gradimento di tutti, soprattutto dei diretti interessati, e auspicando che ognuno affronti gli incarichi assegnati con uno spirito di sincera e proficua
collaborazione, si porgono cordiali saluti, e ….. BUON LAVORO !
Il Presidente
Gustavo Cuccini
La Segretaria Nazionale
Marisa Occhetto