regolamento per la concessione in uso delle sale riunioni presso la

REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO
DELLE SALE RIUNIONI PRESSO LA BIBLIOTECA
COMUNALE
Adottato con delibera Consiglio Comunale n. 155 del 20/10/2009
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Art 1 – Sale riunioni
Presso l’edificio comunale della Biblioteca Comunale sito in Piazza Liberazione sono situate al
piano terra dell’edificio stesso, con accessi dall’esterno due sale riunioni:
a) sala riunioni denominata sala “Gabriella degli Esposti”;
b) sala riunioni denominata sala “Don Ferdinando Casagrande”.
Art 2 - Utilizzo delle sale riunioni
Le sale riunioni possono essere affidate a quanti ne facciano richiesta, secondo le modalità
stabilite dai successivi articoli.
L’utilizzo delle suddette sale è prioritariamente riservato per iniziative organizzate, promosse
o patrocinate dal Comune di Castelfranco Emilia, ma espletate queste funzioni può essere
concessa in uso ad altri soggetti per attività di carattere istituzionale, sociale, culturale,
formativo (assemblee, incontri pubblici, corsi di formazione, ecc.).
Per le assemblee condominiali viene concessa la sala “Don Ferdinando Casagrande”.
Le sale non possono essere concesse per forme di utilizzo per le quali non sia idonea (feste,
attività sportive, ecc.).
Le eventuali richieste periodiche o continuative verranno accolte compatibilmente con la
disponibilità delle sale al momento della richiesta.
Art 3 – Capienza delle sale
La capienza massima della sala “Gabriella degli Esposti” è di 77 posti;
La capienza massima della sala “Don Ferdinando Casagrande” è di 48 posti.
Le stesse pertanto non possono essere richieste per iniziative che prevedano la
partecipazione di un numero di persone eccedenti tale limite.
Art 4 – Orari di utilizzo delle sale
Le sale sono disponibili per l’uso nelle seguenti giornate e fasce orarie:
a) dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 18.00 e dalle ore 20.00 alle ore 24.00;
b) il sabato e la domenica dalle ore 9.00 alle ore 20.00
Gli orari devono tassativamente essere rispettati.
Art. 6 – Oneri dovuti
Per l’uso della sala “Gabriella degli Esposti” è previsto un corrispettivo di euro 120,00 per
l’intera giornata ed euro 80,00 per la mezza giornata/serata;
Per l’uso della sala “Don Ferdinando Casagrande” è previsto un corrispettivo di euro 80,00
per l’intera giornata ed euro 50,00 per la mezza giornata/serata;
Per l’utilizzo delle sale da parte di Organizzazioni di volontariato iscritte e non al registro del
volontariato, di Associazioni di promozione sociale iscritte o in via di iscrizione ai relativi
registri e di partiti politici è dovuto un corrispettivo pari al 50% della tariffazione ordinaria.
I corrispettivi dovuti dovranno essere versati presso il servizio Biblioteca comunale dopo che
il richiedente avrà ricevuto conferma della prenotazione della sala, previo accordo con
l’addetto all’incasso, ed in ogni caso, prima dell’utilizzo della sala.
Per l’utilizzo della sala “Don Ferdinando Casagrande” per l’organizzazione di conferenze
stampa da parte dei gruppi consiliari non è dovuto alcun corrispettivo.
Art 7 – Modalità di richiesta
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La richiesta d’uso della sala deve essere fatta con domanda indirizzata alla Biblioteca
Comunale da consegnare di norma almeno sette giorni prima.
Nella domanda dovranno essere precisati:
a) il/i giorno/i e le ore di utilizzo;
b) la durata dell’iniziativa;
c) l’oggetto dell’iniziativa ed eventualmente il programma;
d) l’accettazione totale delle norme del presente regolamento;
e) il nominativo del responsabile cui affidare eventualmente le chiavi;
f) la strumentazione che dovesse essere utilizzata durante l’iniziativa;
Art. 8 – Istruttoria della richieste
L’istruttoria delle richieste è affidata al Responsabile della Biblioteca comunale o altro
dipendente da lui incaricato che rilasciano la concessione.
Le istanze di concessione saranno esaudite in ordine strettamente cronologico, senza alcuna
valutazione discrezionale, tenendo conto della data effettiva di presentazione e della
congruità con le norme previste dal presente regolamento.
La conferma/diniego della concessione avviene di norma entro tre giorni dalla richiesta.
Art. 9 – Modalità d’accesso
In caso di utilizzo durante gli orari di apertura della Biblioteca, l’accesso alla sala sarà
consentito per il tramite del personale della Biblioteca; è richiesto agli occupanti la sala di non
interferire con la normale attività della Biblioteca.
In caso di utilizzo al di fuori degli orari di apertura del biblioteca, la chiave di accesso alla sala
viene affidata al responsabile indicato nella richiesta di concessione. Il responsabile dovrà
garantire l’apertura e la chiusura dei locali ed assumersi l’obbligo della custodia della chiave,
che per nessun motivo potrà essere duplicata o consegnata ad altri e, ultimata l’iniziativa,
dovrà essere restituita agli uffici entro il giorno successivo.
Art. 10– Utilizzo attrezzature
Nel caso i fruitori della sala avessero la necessità di utilizzare la strumentazione multimediale
dovranno farne esplicita richiesta scritta, assumendosi la piena responsabilità del loro
funzionamento.
Ad essi verrà consegnata una guida all’utilizzo della strumentazione a cui dovranno
rigorosamente attenersi.
Art. 11 – Comportamento da tenersi e responsabilità
Non è consentito l’uso improprio della sala e gli organizzatori si impegnano a non consentire
l’accesso di un numero di persone eccedenti la capienza della sala stessa.
Il Comune di Castelfranco Emilia declina ogni responsabilità per eventuali danni a persone o
cose da chiunque causati durante lo svolgimento delle iniziative e per materiali e attrezzature
utilizzati nelle attività e lasciati nei locali.
I firmatari della richiesta di concessione della sala assumono personalmente ed in solido con
l’ente, l’associazione e l’organizzazione che rappresentano la responsabilità per la
conservazione dell’immobile e delle attrezzature e arredi ivi esistenti e per il rispetto di
quanto dichiarato nella richiesta di concessione; è a loro carico il risarcimento per eventuali
danni che dovessero verificarsi nell’utilizzo degli spazi concessi e il costo di pronto-intervento
cagionato dall’avvio dell’allarme anti-intrusione conseguente all’errata chiusura dei locali.
La sala deve essere lasciata in ordine e pulita dopo il suo uso.
Art. 12 – Sospensione e revoca dell’uso della sala
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Il Comune si riserva di sospendere l’utilizzo della sala per motivi imprevisti ed inderogabili
necessità inerenti la propria attività istituzionale.
La revoca della concessione d’uso della sala può altresì avvenire in caso di mancato rispetto di
quanto previsto dalle soprascritte norme.
E’ vietata qualsiasi forma di cessione o di sub-concessione della sala.
Art. 13 – Uso della sala nel periodo elettorale
Le sale di cui al presente regolamento saranno destinate prioritariamente a conferenze e
dibattiti elettorali a decorrere dal giorno di indizione dei comizi elettorali sino alle ore 24,00
del venerdì precedente la data delle elezioni.
L’utilizzo per propaganda politica/elettorale dovrà in ogni caso svolgersi nel rispetto delle
norme in merito dettate dalla Prefettura.
Alle forze politiche partecipanti alle consultazioni verrà garantita l’accessibilità alle sale nel
rispetto della par condicio.
Art. 14 – Norme finali
1. Per quanto non specificato nel presente regolamento, dovrà farsi riferimento
alla normativa nazionale, regionale e comunale in merito.
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