Procedura di Acquisto Attrezzature Biomedicali INDICE

Azienda Sanitaria di Nuoro
Barbagie Baronie Mandrolisai Marghine
Regione Autonoma della Sardegna
TIPOLOGIA
COD. 004
VERSIONE 001
DATA 26/05/2009
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PROCEDURA
Procedura di Acquisto Attrezzature Biomedicali
INDICE
INDICE ........................................................................................................................................................................1
1. SCOPO.............................................................................................................................................................................2
2. CAMPO DI APPLICAZIONE.........................................................................................................................................2
3. DIAGRAMMA DI FLUSSO............................................................................................................................................3
..........................................................................................................................................................................................3
4.RESPONSABILITÀ..........................................................................................................................................................4
5.DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ................................................................................................................................5
6.RIFERIMENTI..................................................................................................................................................................9
7.ALLEGATI.......................................................................................................................................................................9
Preparato
Autorizzato
(Firma):
(Firma):
SIC Interno e
Direttore Sanitario
Servizio Ingegneria P.P.O.O. di Rete
Clinica
Data:
Autorizzato
(Firma):
Direttore Sanitario
Aziendale
Autorizzato
(Firma):
Direttore
Amministrativo
Aziendale
Approvazione
(Firma):
Direttore Generale
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PROCEDURA
Procedura di Acquisto Attrezzature Biomedicali
SCOPO
1.
Lo scopo della presente procedura è quello di descrivere le modalità e le responsabilità relative
all’acquisto di nuove attrezzature biomedicali al fine di potenziare e rinnovare il parco
apparecchiature in uso presso la ASL di Nuoro.
L’obiettivo è quello di garantire l’appropriatezza, la sicurezza e il continuo aggiornamento del
patrimonio tecnologico rinnovando da un lato le apparecchiature obsolete o non più adeguate agli
standard di sicurezza in vigore e programmando dall’altro l’acquisizione di nuove tecnologie che
rendano più efficace ed efficiente l’erogazione delle prestazioni sanitarie.
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica all’acquisto di nuove attrezzature biomedicali da parte della ASL di
Nuoro.
Le apparecchiature che rientrano nel campo di applicazione della presente procedura sono
indicativamente le seguenti:
•
Apparecchiature elettromedicali e relativi accessori (sostanzialmente tutti i dispositivi
elettrici utilizzati a scopo di diagnosi, trattamento, monitoraggio, supporto, riabilitazione)
•
Apparecchi di laboratorio e relativi accessori utilizzati per l’effettuazione di esami chimici
•
Apparecchi per bioimmagini e relativi accessori
•
Attrezzature biomedicali ( lampade scialitiche, tavoli operatori, letti da degenza e terapia
intensiva, unità per dialisi, frigoriferi biologici,ecc.)
•
Computer e relative periferiche, collegati alle apparecchiature di cui ai precedenti punti, con
uso specifico a corredo delle tecnologie biomediche.
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3.
DIAGRAMMA DI FLUSSO
FASE 1
Tipologie di Proposte di
Acquisto
Rinnovo
Programmato
Rinnovo Urgente
Potenziamento
Manutenzione
straordinaria
Proposta Acquisto Nuove Attrezzature
(Direzione Sanitaria P.O. Distretto/Servizio di Ingegneria
Clinica/SIC interno)
FASE 2
E’ un Rinnovo
Urgente?
FASE 3
L’elaborazione viene
fatta sulla base di:
dati di manutenzione
dati di valutazione
clinica
dati economici
SI
Rinnovo Urgente
Apparecchiature
(Rif. Procedura fuori uso)
NO
Elaborazione Piano di Investimento
annuale
(Servizio di Ingegneria Clinica)
FASE 4
Valutazione del Piano di Investimento
(D.S. PP.OO. Rete/Coordinatore
Distrett/SIC interno)
FASE 5
Valutazione e Validazione
Piano di Investimento annuale
(Direzione Generale)
FASE 5.1
Attivazione Procedimento di Acquisto
delle Nuove Attrezzature
(Servizio Provveditorato)
FASE 5.2
Attivazione Procedimento di
Fuori Uso/Dismissione Programmata delle
attrezzature da rinnovare
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4.
RESPONSABILITÀ
Responsabile
di U.O.
Valutazione
Clinica e
Richiesta
Acquisto Nuove
Apparecchiature
Approvazione
Richiesta
Validazione
Richiesta
P.O./Distretto
Validazione D.S.
PP.OO. di rete/
Coordinatore
Distretti
Elaborazione
Piano
Valutazione Piano
D.S. PP.OO.
Rete/Coordinatore
Distretti
Validazione Piano
Investimento
Annuale
Attivazione
Procedimento di
Acquisto
Resp.
Dipartimento
Direzione di
P.O./Distretto
Direzione
PP.OO. di
rete/
Coordinatore
Distretti
SIC
R
SIC
Interno
Servizio
Provveditorato
Direzione
Generale
R/C
R
C
R
C
R
C
R
R
R
R
R
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5.
DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ
FASE 1
Il Responsabile di Reparto compila il modulo di valutazione clinica delle apparecchiature in uso
(All.1) e propone l’acquisizione di nuove apparecchiature sulla base del numero di prestazioni
annue rilevato o presunto (All.2).
La Richiesta di Acquisto di una nuova attrezzatura (All.2) può essere riconducibile a tre categorie
principali:
1.
Rinnovo/Acquisto Urgente
2. Rinnovo programmato
3. Potenziamento
4. Manutenzione straordinaria
Di seguito si descrivono più in dettaglio le tre categorie summenzionate.
1.
Il Rinnovo Urgente si ha in conseguenza di un Fuori Uso indifferibile (rif. Procedura di Fuori
Uso) quando occorre acquisire al più presto una nuova apparecchiatura in sostituzione di quella
non più utilizzabile, per far fronte alle esigenze del Reparto/Servizio. In casi eccezionali può
essere necessario acquisire con urgenza apparecchiature non sostitutive con la stessa procedura
del fuori uso indifferibile e urgente.
2. Il Rinnovo Programmato è quello più frequente in quanto si riferisce all’acquisto di nuove
apparecchiature in sostituzione di quelle che col passare del tempo diventano vecchie ed obsolete.
Questo caso viene valutato mediante la predisposizione di un piano degli investimenti, così come
descritto nella Fase 3. Il Modulo di Valutazione Clinica (All.1) redatto dai responsabili dei
Reparti/Servizi è il modello da utilizzare per raccogliere i dati sull’obsolescenza funzionale,
sull’efficacia clinica e sul grado di utilizzo delle apparecchiature.
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3. Il Potenziamento del parco tecnologico si realizza attraverso l’acquisizione di un maggior
numero di apparecchi in conseguenza di un aumento della richiesta di una data prestazione, o con
l’acquisto di nuove tipologie di apparecchiature destinate ad allestire un nuovo reparto/servizio o
con la decisione di introdurre nuovi dispositivi e tecnologie emergenti che si rendano disponibili
con lo scopo di migliorare il tipo e la qualità dell’offerta diagnostica e terapeutica.
Rientrano in questa fattispecie i casi previsti nel disciplinare di gestione del Servizio di ingegneria
clinica relativamente alla manutenzione straordinaria (art. 4.5 manutenzione straordinaria – servizi
extra canone). In particolare si fa riferimento a quanto indicato nel primo capoverso del paragrafo
4.5.1 del disciplinare di cui trattasi per specificare che, agli effetti della presente procedura, gli
interventi di manutenzione straordinaria
“consistono in quegli interventi destinati ad operare una
miglioria funzionale o di sicurezza delle apparecchiature tramite integrazioni e/o aggiunte alle
configurazioni originarie delle stesse.
I suddetti interventi, in virtù della loro natura, non sono riconducibili alle attività di manutenzione
preventiva e correttiva e possono identificarsi, in modo non esaustivo, nelle seguenti categorie:
- necessità di aggiornamento tecnico delle apparecchiature a seguito di modifiche e/o introduzione
di disposizioni legislative o tecniche in materia;
- opportunità di potenziamento delle apparecchiature individuate dalla ASL ed atte a conseguire
migliori risultati dal punto di vista assistenziale, diagnostico e terapeutico;
- migliorie funzionali suggerite dalle ditte produttrici;
- le ristrutturazioni di apparecchiature non più riparabili o giunte alla fine del ciclo funzionale,
comportanti la sostituzione di parti significative o interi moduli componenti limitatamente a quanto
non in contrasto con le direttive sui dispositivi medici”.
In questi casi la Richiesta di Acquisto deve essere redatta su apposito modulo (All.2) indicando
dettagliatamente le motivazioni alla base della richiesta.
Questa fase deve essere completata entro il 1° Settembre.
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FASE 2
L’attivazione del procedimento di rinnovo urgente avviene a cura del Servizio Provveditorato che
avvierà le procedure di acquisizione stabilite nel disciplinare di gestione del Servizio di Ingegneria
Clinica in base a quanto previsto dalla Procedura di Fuori Uso/Dismissione Attrezzature
Biomediche.
FASE 3
Il Servizio di Ingegneria Clinica raccoglie tutte le richieste di acquisto sopra menzionate (eccetto
quelle urgenti per le quali è attivata la procedura specifica citata nella Fase 2).
Il piano degli investimenti sarà determinato annualmente associando a ciascuna apparecchiatura in
uso uno specifico indice percentuale di priorità di sostituzione IPS, compreso tra 0 e 100%, che sarà
determinato dall’elaborazione dei dati tecnici, gestionali e clinici rilevati, sia mediante il software di
gestione della manutenzione del parco macchine, sia attraverso la raccolta dei moduli di valutazione
distribuiti presso i Reparti/Servizi.
I parametri che saranno presi in considerazione per il calcolo dell’indice sono:
1. Parametri tecnici:
•
sicurezza
•
efficienza tecnologica
•
vetustà
•
obsolescenza tecnica
•
disponibilità parti ricambio
•
affidabilità (tempo di indisponibilità, lunghi tempi riparazione)
•
stato d’uso
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2. Parametri clinici:
•
Affidabilità clinica
•
Efficacia clinica
•
Appropriatezza
•
Grado di utilizzo
3. Parametri economici:
•
Indice costo manutentivo
•
Ricavo relativo (DRG/Tariffa)
•
Indice costo di ammortamento
Quindi viene redatto un elenco comprendente:
•
le apparecchiature che necessitano di sostituzione, associate ad un indice di priorità
di sostituzione (IPS)
•
le nuove apparecchiature da acquisire per il potenziamento del parco tecnologico
della ASL.
Questa fase deve essere completata entro il 1° Ottobre.
FASE 4
L’elenco prodotto nella fase precedente (bozza di piano degli investimenti) verrà valutato dal D.S.
PP.OO. di Rete e dal Coordinatore dei Distretti, ciascuno per l’area di competenza con il supporto
del SIC interno.
Questa fase verrà completata entro il 15 Ottobre.
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FASE 5
La Direzione Generale valuta il piano degli investimenti proposto dal Servizio di Ingegneria Clinica
e valutato come specificato nella fase precedente, apportando tutte le eventuali modifiche e
rimodulando se necessario le priorità, procedendo infine alla validazione del piano e determinando
così la scelta definitiva della tipologia, quantità e qualità delle apparecchiature da acquisire.
Questa fase verrà completata entro il 15 Novembre.
FASE 5.1
In questa fase il Servizio Provveditorato attiverà il procedimento di acquisizione delle nuove
attrezzature in base alle priorità stabilite dal piano degli investimenti e secondo le modalità indicate
dal disciplinare di gestione del servizio di ingegneria clinica
FASE 5.2
In parallelo alla fase 5.1 viene attivato un procedimento di Fuori Uso Programmato delle
attrezzature da rinnovare mediante la predisposizione di un piano di Fuori Uso, che viene
aggiornato secondo la tempistica di acquisizione delle nuove attrezzature previste dal piano annuale
degli investimenti.
NOTA GENERALE
Il Piano annuale degli investimenti verrà sottoposto ad una revisione ed eventuale rimodulazione
entro il 30 Maggio dell’anno di riferimento.
6.
RIFERIMENTI
Disciplinare di gestione del Servizio di Ingegneria Clinica.
Procedura di Fuori Uso – Dismissione di attrezzature biomedicali.
Procedura di richiesta di intervento di manutenzione correttiva su attrezzature biomedicali.
Procedura Generale – linee di comportamento per la stesura delle procedure in ASL
7.
ALLEGATI
All. 1 – Modulo di rilevazione clinica
All. 2 – Richiesta di Acquisto Nuova Attrezzatura