Capitolato

Allegato 1 – CAPITOLATO
AVVISO PUBBLICO PER L’AFFIDAMENTO CON GARA INFORMALE DI SERVIZIO DI
PROGETTAZIONE, GESTIONE E RENDICONTAZIONE DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE
DA PRESENTARE SUL PRIMO BANDO INTERREG EUROPE PROGRAMME ED AVENTE
COME TEMA LA RESPONSABILITÀ SOCIALE DELLE IMPRESE (CSR) LA RICERCA E
INNOVAZIONE RESPONSABILI (RRI)
Allegato 1
AVVISO PUBBLICO PER L’AFFIDAMENTO CON GARA INFORMALE DI SERVIZIO DI
PROGETTAZIONE, GESTIONE E RENDICONTAZIONE DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE
DA PRESENTARE SUL PRIMO BANDO INTERREG EUROPE PROGRAMME ED AVENTE
COME TEMA LA RESPONSABILITÀ SOCIALE DELLE IMPRESE (CSR) E LA RICERCA E
INNOVAZIONE RESPONSABILI (RRI)
CAPITOLATO
SERVIZIO DI PROGETTAZIONE EUROPEA
Il servizio di progettazione europea deve prevedere l’espletamento delle seguenti attività:
a) analisi delle principali caratteristiche del bando (modalità di presentazione del progetto,
documentazione di supporto necessaria, tempistica, fondi disponibili, durata massima dei
progetto, ecc.);
b) analisi di tutta la documentazione ufficiale del programma al fine di predisporre una
proposta progettuale rispondente alle caratteristiche ed aspettative del programma stesso
(manuali, linee guida, rapporti tematici, programma operativo, ecc.);
c) predisposizione del draft di progetto in lingua inglese, condivisione con i referenti di CISE e
con i potenziali partner al fine della definizione del partenariato e dei pacchetti di lavoro;
d) ricerca e definizione del partenariato in accordo con il CISE;
e) redazione definitiva del progetto, in accordo con il CISE ed in conformità con quanto
previsto dal bando e dai documenti ufficiali del programma (contenuti tecnici e piano
finanziario) e raccolta di tutta la documentazione di supporto necessaria da parte dei
partner;
f) controllo finale di ogni parte del progetto prima dell'invio alle autorità competenti;
g) monitoraggio dell'iter di approvazione;
h) cura di eventuali fasi di negoziazione finalizzate all'approvazione definitiva del progetto,
inclusa la fornitura di tutta la documentazione di supporto e redazione di eventuali
chiarimenti che dovessero essere richiesti da parte degli organi competenti del
programma;
i) partecipazione ad eventuali tavoli di lavoro e ad altre riunioni preparatorie a Forlì e/o in
altre sedi.
SERVIZIO DI ASSISTENZA TECNICA PER LA GESTIONE TECNICO-FINANZIARIA,
COORDINAMENTO, E RENDICONTAZIONE DI PROGETTI EUROPEI.
Il servizio di seguito descritto sarà attivato solo a seguito di approvazione del progetto presentato
dal CISE.
Fermo restando che l’operatore economico aggiudicatario agirà in accordo e secondo le
indicazioni della Responsabile Progetti Europei di CISE, la prestazione comporta l'espletamento
delle seguenti attività:
Allegato 1 – CAPITOLATO
AVVISO PUBBLICO PER L’AFFIDAMENTO CON GARA INFORMALE DI SERVIZIO DI
PROGETTAZIONE, GESTIONE E RENDICONTAZIONE DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE
DA PRESENTARE SUL PRIMO BANDO INTERREG EUROPE PROGRAMME ED AVENTE
COME TEMA LA RESPONSABILITÀ SOCIALE DELLE IMPRESE (CSR) LA RICERCA E
INNOVAZIONE RESPONSABILI (RRI)
a) predisposizione dei piani di lavoro periodici per l’esecuzione dell'intero progetto;
b) coordinamento dei partner per quanto attiene a:
i) esecuzione precisa e puntuale delle attività progettuali (Work Packages);
ii) produzione dei Partner Report;
iii) gestione finanziaria del progetto (budget, rimodulazioni, disimpegni di fondi, ecc.);
c) monitoraggio costante delle attività, con riferimento sia a quelle direttamente in capo al
CISE, sia nei confronti dei partner progettuali, per la corretta gestione del progetto, per il
raggiungimento delle finalità e per l’eventuale impostazione di azioni correttive, in modo
che sia assicurata la coerenza generale degli output rispetto agli obiettivi;
d) collaborazione nell’organizzazione e conduzione dei meeting transnazionali del progetto;
e) collaborazione nella realizzazione degli output previsti nei vari WP ed in capo a CISE;
f) predisposizione dei Report, periodici narrativi e finanziari, in lingua inglese da inviare
secondo le scadenze e le regole prestabilite dal programma, previa acquisizione e verifica
dei Report e relativi allegati presentati dai partner progettuali;
g) monitoraggio rilascio delle certificazioni di spesa;
h) caricamento delle spese su eventuali sistemi di rendicontazione on-line previsti dal
programma. Tale attività dovrà essere svolta secondo le regole specificate dal Segretariato
Tecnico del programma (Programma operativo, Manuale di implementazione, ed altri
documenti utili);
i) produzione dei periodici Payment claim;
j) assistenza alla procedura di trasferimento ai partner della quota di finanziamento;
k) verifica dell'andamento della liquidazione della spesa rispetto al timing di progetto;
l) supporto alla gestione del budget di progetto in stretto raccordo con i referenti di CISE e
predisposizione della documentazione necessaria per l'invio di richieste di eventuali
modifiche di budget;
m) supporto ad eventuale attività negoziale sia nell'ambito del partenariato che con gli organi
di gestione del programma qualora dovesse rendersi necessario;
n) assistenza alla gestione della comunicazione con Segretariato Tecnico e con l’Autorità di
Gestione del programma e con i partner di progetto per tutte le problematiche connesse
alla parte finanziaria ed in relazione all'implementazione delle attività;
o) partecipazione ai meeting del progetto da parte del referente proposto per la gestione
tecnica locale e transnazionale e, a richiesta di CISE, del responsabile della rendicontazione
finanziaria. Sono da ritenersi incluse tutte le spese per missione in Italia e all'estero in
occasione dei meeting transnazionali e/o locali previsti dal progetto e ogni ulteriore costo
riferito alla realizzazione della prestazione richiesta;
p) partecipazione ad incontri interni e a gruppi di lavoro per la valutazione degli output
prodotti e per la programmazione e verifica delle attività nonché per l'individuazione di
soluzioni idonee ad eventuali problemi che possano insorgere;
q) attività di verbalizzazione degli incontri che si renderanno necessari durante
l'implementazione del progetto;
r) creazione di appositi archivi documentali ed informatici;
s) espletamento di ogni altro adempimento e documento richiesto dal programma;
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t) tutte le eventuali prestazioni aggiuntive di cui al punto Presentazione dell’offerta
dell'avviso pubblico, proposte dall'Impresa nella relazione metodologica presentata in sede
di partecipazione alla gara.
LINGUA DI LAVORO
La lingua di lavoro per la redazione di documenti di carattere transnazionale e per gli incontri
transnazionali è l'inglese. Ne consegue che i professionisti indicati dalle società concorrenti
devono possedere un'ottima conoscenza della lingua inglese.
CARATTERISTICHE E MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
Nell’espletamento dei compiti affidati l’aggiudicatario dovrà aver cura di uniformarsi sempre alle
disposizioni e alle regole del programma, secondo quanto indicato dall’Autorità di Gestione, dal
Segretariato Tecnico e dal CISE, avendo cura di aggiornarsi progressivamente in merito alle novità
introdotte.
E’ compito dell’aggiudicatario, per garantire la massima chiarezza nella ripartizione dei
compiti e delle responsabilità interne, individuare ed indicare:
a) una persona referente per l’intero espletamento di tutte le attività di cui al presente
affidamento;
b) un soggetto per l’espletamento dei compiti di gestione quotidiana delle attività progettuali;
c) una persona referente della rendicontazione.
In caso di modifica del gruppo di lavoro, l'affidatario dovrà assicurare lo stesso livello di assistenza
richiesto e sottoporre i CV a CISE per la validazione.
L’operatore economico dovrà garantire la massima integrazione operativa fra il referente proposto
per la gestione tecnica locale e transnazionale ed il referente per la rendicontazione finanziaria,
essendo condizione indispensabile per una valida produzione dei documenti finanziari di progetto.
La sede di erogazione del servizio potrà essere:
• la sede dell’operatore economico;
• la sede di CISE;
• le sedi dei partner di progetto;
• le sedi degli incontri tra partner e degli eventi di progetto;
• la sede dell’Autorità di gestione e del Segretariato Tecnico e/o le sedi da queste indicate
per incontri di negoziazione e tecnici.
L’attività di assistenza tecnica ai partner di progetto avverrà per via telematica, postale e
telefonica in relazione alle attività progettuali e di rendicontazione. Qualora si rendesse necessario
potrà essere richiesta l’effettuazione di specifica missione presso le sedi dei partner.
Allegato 1 – CAPITOLATO
AVVISO PUBBLICO PER L’AFFIDAMENTO CON GARA INFORMALE DI SERVIZIO DI
PROGETTAZIONE, GESTIONE E RENDICONTAZIONE DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE
DA PRESENTARE SUL PRIMO BANDO INTERREG EUROPE PROGRAMME ED AVENTE
COME TEMA LA RESPONSABILITÀ SOCIALE DELLE IMPRESE (CSR) LA RICERCA E
INNOVAZIONE RESPONSABILI (RRI)
Nell’espletamento dei compiti sopra indicati l’operatore economico aggiudicatario dovrà curare la
conservazione di tutta la documentazione relativa alle attività e agli atti assunti in ottemperanza
del contratto. In ogni momento potranno essere richieste esaustive informazioni rispetto ad
attività condotte per conto di CISE.
PER ACCETTAZIONE
Luogo__________________________________Data _____________________________________
IL LEGALE RAPPRESENTANTE
Nome e cognome__________________________________________________________________
Firma___________________________________________________________________________