Outlook Thick Client Quick Start Guide

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Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook versione 5.2
Importante: le istruzioni all'interno di questa guida sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio di messaggi sia
Avaya Message Storage Server (MSS) o Microsoft Exchange
Installazione
1
Prima di iniziare, assicurarsi che:
3 sia stata disinstallata qualsiasi versione precedente del client Modular Messaging
per Outlook, altrimenti l'installazione aggiornerà solamente la versione
esistente e non verranno visualizzate le opzioni del nome MAS/indirizzo IP
e di selezione della lingua.
3 siano state disinstallate eventuali versioni esistenti del client Avaya Modular
Messaging per Notes. Il client Modular Messaging per Outlook non può
essere eseguito sullo stesso computer in cui è installato il client Modular
Messaging per Notes.
3 Microsoft Outlook sia chiuso.
3 si disponga dei diritti di amministratore locale o di privilegi sufficienti, per gli
account utente ristretti, per il computer.
3 Microsoft Outlook sia l'applicazione di posta elettronica predefinita. Scegliere
Start > Impostazioni > Pannello di controllo > Opzioni Internet e nella scheda
Programmi selezionare Microsoft Outlook dalla casella a discesa Posta elettronica.
3 si ottengano i nomi MAS e MSS/Microsoft Exchange o gli indirizzi IP
dall'amministratore di sistema.
3 sia in esecuzione uno dei sistemi operativi e client di posta elettronica
seguenti:
o Sistemi operativi: Windows Vista (versione a 32 bit) o Windows 2000
(SP4) o Windows XP (SP2) o Windows XP (N).
o Client di posta elettronica: Outlook 2000 (SP3) o Outlook 2002 (SP3)
o Outlook 2003 (SP1) o Outlook 2007.
Inserire le informazioni opportune negli spazi
vuoti di seguito:
Contatti dell'amministratore di
sistema:
Nome del server applicazioni di
messaggistica (MAS) / indirizzo IP:
Nome o indirizzo IP di Microsoft
Exchange o di Avaya Message
Storage Server (MSS):
Il programma d'installazione (Setup.exe) del client Modular Messaging per Outlook si trova in:
Trova note sulla versione in:
Trova supporti per tutte le lingue in:
2
Installazione del client Modular Messaging per Outlook
Nota: per le versioni localizzate del client Modular Messaging per Outlook, è necessario copiare il supporto per la
lingua desiderata (file .msi) nella stessa cartella del programma d'installazione (Setup.exe).
1. Lanciare Setup.exe.
2. Selezionare Inglese (Stati Uniti) come supporto per la lingua di visualizzazione. L’utente riceverà questo
messaggio soltanto per una nuova installazione. (vedere punto 1 della sezione 1 di cui sopra).
3. Per Message Application Server, digitare il nome MAS o l'indirizzo IP forniti dall'amministratore di sistema.
4. Attenersi alle istruzioni della procedura guidata per completare l'installazione.
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Configurazione di Voice Account Service in Outlook
Eseguire una delle seguenti istruzioni a seconda dell'archivio dei messaggi:
Archivio messaggi di Microsoft Exchange:
Nota: le istruzioni fornite di seguito sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio messaggi sia di tipo Microsoft Exchange.
Outlook 2000
Outlook 2002/ Outlook 2003
1. Avviare Microsoft
Outlook 2000.
2. Selezionare Servizi dal
menu Strumenti.
3. Fare clic su Aggiungi.
4. Selezionare Server di
Microsoft Exchange.
Fare clic su Avanti.
5. Inserire il nome o
l'indirizzo IP del server
di Microsoft Exchange
e il nome utente.
6. Fare clic su Avanti.
7. Inserire la password e
fare clic su OK.
8. Fare clic su Fine.
1. Chiudere Microsoft Outlook.
2. Aprire il Pannello di controllo
e selezionare l'opzione Posta.
Viene visualizzata la finestra di dialogo
Impostazioni di posta > Outlook.
3. Fare clic su Account di posta
elettronica.
4. Selezionare Aggiungi un nuovo
account di posta elettronica. Fare clic
su Avanti.
5. Selezionare Server di Microsoft
Exchange. Fare clic su Avanti.
6. Inserire il nome o l'indirizzo IP del
server di Microsoft Exchange e il nome
utente.
7. Fare clic su Avanti.
8. Inserire la password e fare clic su OK.
9. Fare clic su Fine.
Outlook 2007
1. Chiudere Microsoft Outlook.
2. Aprire il Panello di controllo
e selezionare l'opzione Posta.
3. Fare clic su Account di posta
elettronica.
4. Selezionare Aggiungi un nuovo
account di posta elettronica.
5. Fare clic su Avanti.
6. Inserire Nome, Indirizzo di posta
elettronica e Password.
7. Selezionare Configura
manualmente impostazioni server
o tipi di server aggiuntivi.
8. Fare clic su Avanti.
9. Selezionare Microsoft Exchange.
10. Fare clic su Avanti.
11. Inserire il nome o l'indirizzo IP del
server di Microsoft Exchange e il
numero di cassetta postale.
12. Fare clic su Avanti.
13. Inserire la password e fare clic su OK.
14. Fare clic su Fine.
IMPORTANTE: se si dispone di archivi messaggi separati per posta elettronica e messaggi vocali, è necessario creare
profili separati in Outlook.
Archivio messaggi MSS Avaya:
Nota: le istruzioni fornite di seguito sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio messaggi sia di
tipo MSS.
Outlook 2000
Outlook 2002/ Outlook 2003
Outlook 2007
1. Avviare Microsoft
Outlook 2000.
2. Dal menu Strumenti,
selezionare Servizi.
3. Fare clic su Aggiungi.
4. Selezionare
MM Message Service.
5. Vedere la Fase 4 per
completare la finestra
di dialogo della
configurazione MSP.
1. Avviare Outlook 2002/ Outlook 2003
2. Dal menu Strumenti, selezionare
Account di posta elettronica.
3. Selezionare Aggiungi un nuovo
account di posta elettronica. Fare clic
su Avanti.
4. Selezionare Altri tipi di server. Fare
clic su Avanti.
5. Selezionare MM Message Service.
Fare clic su Avanti.
6. Vedere la Fase 4 per completare la
finestra di dialogo della configurazione
MSP.
1. Avviare Microsoft Outlook 2007.
2. Dal menu Strumenti, selezionare
Impostazioni account.
3. Selezionare Aggiungi un nuovo
account di posta elettronica.
4. Fare clic su Avanti.
5. Inserire i dettagli relativi a Nome,
Indirizzo di posta elettronica
e Password.
6. Selezionare Configura
manualmente impostazioni server
o tipi di server aggiuntivi.
7. Fare clic su Avanti.
8. Selezionare Altro e scegliere
MM Message Service.
9. Fare clic su Avanti.
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10. Vedere la Fase 4 per completare la
finestra di dialogo della configurazione
MSP.
IMPORTANTE: se si crea un nuovo profilo Outlook, per vedere i messaggi Modular Messaging nella casella Posta in
arrivo è necessario riconfigurare Voice Account Service in base al nuovo profilo.
4
Finestra di dialogo configurazione MSP
Nota: le istruzioni fornite di seguito sono applicabili solamente nel caso in cui l'archivio
messaggi sia di tipo MSS.
Inserire i dati come specificato di seguito:
1. Nella casella con etichetta Server di archiviazione dei messaggi: digitare il nome completo
Scheda
Connessione
(Nome completo di dominio, FQDN) o l’indirizzo IP del Message Storage Server (MSS).
2. Nella casella con etichetta Numero di cassetta postale: digitare il numero della cassetta
postale di Modular Messaging. (Nota: NON utilizzare trattini o spazi, ma solo numeri)
3. Nella casella con etichetta Password: digitare la password. NOTA: la password DEVE
ESSERE NUMERICA. Per digitare la password utilizzare i tasti numerici sulla tastiera.
Per evitare di dover inserire la password ogni volta che si accede alla cassetta postale Modular
Messaging, selezionare la casella di controllo Ricorda password.
Dopo aver completato la configurazione verrà aggiunta una cartella Account Avaya. Qui vengono
memorizzati i messaggi vocali.
Scheda
Impostazioni
elenchi in
linea
Indicare il nome del servizio di elenchi in linea di Modular Messaging, il timeout per la ricerca, il
limite per la ricerca e la base di ricerca (la base di ricerca predefinita è ou=people, dc=avaya).
Accettare i valori predefiniti o contattare l’amministratore del sistema.
Scheda
Generale
Accettare i valori predefiniti.
Solo per Outlook 2000: selezionare la casella di controllo Pianifica invio/ricezione
automatica ogni: se si desidera che Outlook esegua un'operazione di invio/ricezione. Indicare
nell’apposita casella l’intervallo di tempo con il quale le operazioni di invio/ricezione automatica
devono essere ripetute.
Scheda
Avanzate
Accettare i valori predefiniti.
Selezionare la casella di controllo Svuota la cartella Posta eliminata all’uscita se si desidera che
Modular Messaging elimini tutti i messaggi presenti nella cartella Posta eliminata all’uscita da
Outlook.
Fare clic su OK per applicare tutte le impostazioni.
IMPORTANTE: è necessario riavviare Outlook affinché le modifiche abbiano effetto.
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Suggerimenti, trucchi e consigli
° Se l'archivio messaggi è Avaya Message Storage Server (MSS): dopo l’installazione, la configurazione e il
conseguente riavvio del computer E di Microsoft Outlook, al profilo di Outlook viene aggiunta una nuova cartella
chiamata "Account Avaya". Se la cartella non è disponibile, fare clic sulla barra degli strumenti di Outlook, quindi
selezionare Visualizza > Elenco cartelle, per visualizzare tutte le cartelle nella parte sinistra dello schermo.
° Se l'archivio messaggi è Avaya Message Storage Server (MSS): per controllare la nuova casella di posta vocale, fare
clic sul segno + vicino al nome della cartella Account Avaya, quindi fare clic su Posta in arrivo.
° Se l'archivio messaggi è Avaya Message Storage Server (MSS): per DISATTIVARE le funzioni Riquadro anteprima
e Anteprima automatica della cartella Posta in arrivo dell’Account Avaya, dal menu di Outlook fare clic su
Visualizza > Riquadro anteprima e, analogamente, selezionare Visualizza > Anteprima automatica.
Se sono ATTIVE, le funzioni Riquadro anteprima e Anteprima automatica scaricano i messaggi vocali sul computer
rallentando così tutte le operazioni. Questo potrebbe provocare ritardi agli utenti desktop e ritardi significativi agli
utenti in modalità remota
° Le tre nuove icone visualizzate nella parte più a destra della barra degli strumenti di Outlook consentono di registrare,
inviare e rispondere a messaggi vocali.
° Per aprire il nuovo modulo Voice Form fare clic sull’icona telefono. Per registrare un messaggio fare clic sul
pulsante Registra (di colore rosso). Per impostazione predefinita, il voice recorder si aspetta che l’utente utilizzi il
computer (Multimedia) per riprodurre e registrare messaggi. Se si vuole utilizzare il telefono, fare clic su Opzioni
nella barra degli strumenti Voice Form e scegliere Telefono nella scheda Impostazione supporto.
Per completare la modifica delle impostazioni, RICORDARSI di fare clic sul pulsante Applica.
° Quando si aggiunge un indirizzo a un messaggio vocale, per risolvere immediatamente l’indirizzo del destinatario
dopo aver digitato un nome o una parte di nome nel campo A, premere Ctrl K.
° Dopo aver risolto un indirizzo, fare clic destro sul nome e selezionare Proprietà per visualizzare i dati relativi a dove
il messaggio viene inviato.
Per
Outlook 2002 (XP)/2003/2007: impostare Outlook in modo tale da eseguire in automatico le operazioni di
°
invio/ricezione. Dal menu Outlook, fare clic su Strumenti > Impostazioni invio/ricezione > Definisci gruppi
di invio/ricezione… (Per Outlook 2003/Outlook 2007: fare clic su Strumenti > Invio/Ricezione >
Impostazioni invio/ricezione > Definisci gruppi di invio/ricezione…). Sotto Quando Outlook è in rete
(per Outlook 2003: sotto Impostazione per il gruppo “Tutti gli account”), selezionare la casella di controllo
Pianifica invio/ricezione automatica ogni e nella casella adiacente, indicare l’intervallo di tempo in base al quale
le operazioni di invio/ricezione devono essere ripetute. Impostare l’intervallo di tempo a 2 o 3 minuti.
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Configurazione fax nativo per Avaya Modular Messaging
1. Prerequisiti –
1. Verificare che la configurazione dell'apparecchio fax sia supportata da Avaya Modular Messaging. Per
informazioni sulle configurazioni supportate, visitare il sito http://support.avaya.com.
2. Connessione alla stampante fax Modular Messaging da un client –
Eseguire una delle seguenti istruzioni a seconda della versione di Windows in uso:
Microsoft Windows XP
Windows Vista
1. Dal menu Start, selezionare Impostazioni e fare
clic su Stampanti e fax.
2. Fare clic su Aggiungi stampante.
3. Fare clic su Avanti.
4. Selezionare una Stampante di rete e fare clic su
Avanti.
5. Selezionare Connessione alla stampante e
inserire il nome della stampante fax nel formato
\\nome-computer\nome-stampante-fax.
Fare clic su Avanti.
6. Solo per Modular Messaging per MSS: quando
viene richiesto di connettersi a un account,
inserire il nome dell'account Windows del client
(l'account a cui si è al momento connessi) e la
relativa Password.
7. Selezionare No alla richiesta Utilizzare questa
stampante come stampante predefinita.
8. Fare clic su Avanti.
9. Fare clic su Fine.
1. Dal menu Start , selezionare Pannello di
controllo e fare clic su Hardware e audio.
2. Fare clic su Aggiungi stampante.
3. Fare clic su Avanti.
4. Selezionare una Stampante di rete e fare clic su
Avanti.
5. Inserire il nome della stampante fax nel formato
\\nome-computer\nome-stampante-fax.
Fare clic su Avanti.
6. No alla richiesta Utilizzare questa stampante
come stampante predefinita.
7. Fare clic su Avanti.
8. Fare clic su Fine.
3. Visualizzazione del codice di autorizzazione fax (F AC) sul client –
Nota:
1. il FAC non è necessario per gli abbonati alla versione di Modular Messaging- Microsoft Exchange. Le
credenziali di Windows vengono utilizzate per autenticasi al fine di inviare i fax.
2. È possibile utilizzare Subscriber Options o Web Subscribers Options per scaricare il FAC sul computer.
1. Per visualizzare il FAC mediante
a. Web Subscriber Option (WSO), nella home page WSO, fare clic su Esperienza personale ->
Stampa fax -> campo Codice di autorizzazione fax.
b. Subscriber Option (SO), fare clic sulla scheda Accesso fax -> campo Codice di autorizzazione fax.
Questa operazione viene eseguita una sola volta, infatti il FAC viene inserito automaticamente la prima volta
che si seleziona questa pagina/scheda.
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4. In vio/ricezione di fax dal client –
Eseguire una delle seguenti istruzioni a seconda della versione di Windows in uso:
Microsoft Windows XP
Windows Vista
1. Selezionare il documento da inviare via fax.
2. Nel menu File, selezionare Stampa.
3. Selezionare Stampante fax. Viene visualizzata la
procedura guidata dell'invio di fax. Fare clic su
Stampa.
4. Selezionare Avanti. Viene visualizzata la finestra di
dialogo delle informazioni del mittente.
5. Nella finestra di dialogo .informazioni sul
destinatario,immettere il nome e il numero di fax
del destinatario o fare clic su Rubrica per selezionare
un destinatario.
6. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di
dialogo della pagina di copertina.
7. Per aggiungere una pagina di copertina al messaggio
fax, immettere le informazioni necessarie nella
finestra di dialogo della pagina di copertina.
8. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di
dialogo delle informazioni sul mittente.
9. Inserire le informazioni sul mittente e il codice di
autorizzazione fax (FAC) nel campo del codice di
fatturazione.
1. Selezionare il documento da inviare via fax.
2. Nel menu File, selezionare Stampa.
3. Selezionare Stampante fax. Viene visualizzata la
procedura guidata di configurazione del fax.
4. Selezionare di connettersi al server fax della
propria rete.
5. Specificare il server MAS su cui è condivisa la
stampante fax
6. Scegliere un nome di identificazione per questo server
MAS.
7. Fare clic su Fine.
8. Selezionare Strumenti -> finestra di dialogo delle
informazioni sul mittente del fax.
9. Inserire le informazioni su mittente e il fax. Immettere
il codice di autorizzazione fax (FAC) nel campo del
codice di fatturazione.
Nota:
la prima volta che si desidera inviare un messaggio
fax viene richiesto di immettere le informazioni
sul mittente e il codice di autorizzazione fax.
Queste informazioni vengono utilizzate
automaticamente per ciascuna richiesta di stampa
fax successiva.
10. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di
dialogo della pianificazione dell'invio di fax.
Specificare quando si desidera che venga inviato il fax
e impostare la priorità del fax.
11. Fare clic su Avanti per completare la creazione del fax.
12. Fare clic su Fine per inviare il fax.
Nota:
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Nota:
la prima volta che si desidera inviare un messaggio
fax viene richiesto di immettere le informazioni
sul mittente e il codice di autorizzazione fax.
Queste informazioni vengono utilizzate
automaticamente per ciascuna richiesta di stampa
fax successiva.
10. Fare clic su OK. Viene visualizzato il Nuovo
messaggio fax a cui è allegato il documento
selezionato. Specificare il destinatario, quando si
desidera che venga inviato il fax e impostare la
priorità del fax.
11. Fare clic su OK per completare la creazione del fax.
12. Fare clic su Invia per inviare il fax.
Nota:
è possibile controllare lo stato di avanzamento
del messaggio fax nella console del fax. Quando
si invia un messaggio fax, il servizio di invio fax
di Modular Messaging invia un messaggio di
notifica sullo stato del recapito del fax (recapito
riuscito o non riuscito) nella casella postale di
Modular Messaging.
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è possibile controllare lo stato di avanzamento
del messaggio fax nella console del fax. Quando
si invia un messaggio fax, il servizio di invio fax
di Modular Messaging invia un messaggio di
notifica sullo stato del recapito del fax (recapito
riuscito o non riuscito) nella casella postale di
Modular Messaging.
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5. Risoluzione dei problemi: richiedere all'amministratore di sistema di:
1.
2.
3.
4.
Verificare che il servizio di invio fax di Modular Messaging sia disponibile
Controllare che la scheda Generale per il nodo di configurazione fax sia disponibile in VMSC.
Verificare che il servizio di invio fax di Modular Messaging Fax sia predisposto all'invio/ricezione dei fax.
Verificare che l'ufficio IT locale abbia creato un trust unidirezionale tra il dominio Windows privato su cui
è installato MM e il dominio Windows aziendale utilizzato dagli utenti dell'azienda.
5. Per MSS, è necessario che la classe di servizio (COS) dell'abbonato consenta l'invio/ricezione dei fax.
6. Verificare che la configurazione dell'apparecchio fax sia supportata da Avaya Modular Messaging. Per
informazioni sulle configurazioni supportate, visitare il sito http://support.avaya.com.
7. Per abilitare l'invio di fax dal client, verificare di aver completato le seguenti procedure:
a. Configurazione del servizio fax di Modular Messaging.
b. Condivisione della stampante fax di Modular Messaging
Per ulteriori informazioni, consultare la guida per l'installazione e gli aggiornamenti dell'archivio messaggi.
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