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Allegato L - Opere Pie Riunite di Vidor
CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Direzione attività ispettiva e vigilanza settore socio-sanitario Linee Guida per il controllo interno delle Ipab del Veneto DICEMBRE 2012 S.Marco 2322 Palazzo Ferro Fini 30124 Venezia +39 041 2701680 tel +39 041 2701689 fax [email protected] www.consiglioveneto.it INDICE PREMESSA ........................................................................................................................3 1. LINEE GUIDA PER I CONTROLLI DA PARTE DEGLI ORGANI DI GESTIONE DELLE IPAB ....5 1.1 Appendice: la contabilita’ .............................................................................................25 2. LINEE GUIDA PER I CONTROLLI DELL’ORGANO DI REVISIONE DELLE IPAB ..................28 2.1 Appendice: modalita’ di verbalizzazione delle sedute del Collegio dei Revisori..36 CONCLUSIONI ..................................................................................................................40 2 PREMESSA Nell’anno 2011 – a seguito dell’entrata in vigore della Legge regionale n. 21/2010 che ha riorganizzato l’attività ispettiva, trasferendo la struttura regionale a ciò deputata al Consiglio Regionale del Veneto - è stata avviata l’analisi dei verbali degli Organi di Controllo interno delle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza (IPAB), in analogia all’attività di analisi, in essere da anni, dei verbali dei Collegi Sindacali delle Aziende Sanitarie. Tale verifica, anche in considerazione del consistente numero di IPAB che insistono sul territorio della Regione, è stata condotta su base campionaria, con esame dei verbali dei Collegi dei Revisori di n. 20 IPAB, ricomprese nel territorio di ciascuna Provincia veneta. La disamina di tali verbali, come emerge dal Report conclusivo del primo anno di analisi, consegnato alla V Commissione Consiliare, ha messo in evidenza, innanzitutto, un notevole grado di eterogeneità dell’attività di controllo interno. È apparsa di immediata evidenza l’eterogeneità, in primis, dell’oggetto del controllo che, in alcuni casi, è risultato essere di tipo prettamente contabile, in quanto prevalentemente incentrato sui documenti di Bilancio dell’Ente, sulle verifiche di cassa e sugli adempimenti fiscali e previdenziali. In altri casi, invece, l’oggetto del controllo è stato anche di tipo amministrativo, in quanto esteso alle delibere del C.d.A. ed ai decreti dirigenziali. Anche nei casi in cui il controllo ha ricompreso gli atti e provvedimenti di gestione dell’Ente, dalla lettura dei verbali non sempre è risultato chiaro se il controllo riguardasse la totalità degli atti emanati oppure un campione degli stessi e, in tale ultimo caso, sulla base di quali criteri fosse stato estratto il campione. Sono state riscontrate, poi, modalità radicalmente diverse nella stesura dei verbali, alcuni redatti in forma sintetica, altri maggiormente articolati nella descrizione delle criticità emerse e dei conseguenti riscontri forniti dall’Ente. Per tali ragioni, nelle conclusioni del summenzionato Report, relativo all’analisi condotta nell’anno 2011, la scrivente Direzione auspicava l’opportunità di predisporre linee di indirizzo per il controllo interno nelle IPAB al fine di ottenere un sufficiente grado di omogeneità nell’attività di verifica. La Commissione consiliare, di concerto con gli Assessorati competenti, ha positivamente accolto l’indicazione espressa dalla Direzione ispettiva, assegnando a quest’ultima, per il Piano annuale di attività dell’anno 2012, il seguente obiettivo: “Nella prosecuzione dell’attività di verifica ed 3 analisi dei verbali dei Collegi dei Revisori delle IPAB già individuate con criterio campionario, elaborazione di linee guida per l’attività di controllo interno e per la redazione dei relativi verbali”. Il lavoro avviato, il cui esito è trasfuso nel presente documento, accoglie anche numerose istanze provenienti dalle stesse IPAB sottoposte a controllo, le quali, nelle interazioni con la scrivente Direzione, hanno frequentemente manifestato l’esigenza dell’emanazione di direttive regionali in ambiti caratterizzati da numerosissime incertezze normative. Al riguardo, va precisato, comunque, che le indicazioni qui elaborate riguardano prettamente l’esercizio dell’attività di controllo, ponendo la massima attenzione a non interferire in ambiti di competenza esclusiva del legislatore regionale. Le direttive formulate per l’implementazione di un efficace sistema di controllo interno sono suddivise in due parti, a seconda dei soggetti cui sono destinate: una prima parte contiene indicazioni rivolte agli Organi di gestione, una seconda è, invece, indirizzata ai Collegi dei Revisori. La prima parte presenta un’appendice contenente delle indicazioni operative per gli Organi di gestione in merito al passaggio da una contabilità di tipo finanziario ad una contabilità di tipo economico-patrimoniale per centri di costo e responsabilità, così come stabilito dalle recenti disposizioni regionali. La seconda parte presenta un’appendice contenente indicazioni operative per i Collegi di Revisione sulle modalità di verbalizzazione delle sedute allo scopo di renderne l’analisi maggiormente fruibile. Ritenendo che l’elaborazione di linee guida per il controllo interno non possa che avvenire in collaborazione con gli Enti che direttamente gestiscono i processi e con i relativi Organi di controllo interno, è stato costituito un gruppo di lavoro composto, oltre che dalla scrivente Direzione, dalla dirigenza dell’IRE di Venezia e da alcuni componenti dei Collegi dei Revisori di Ipab. 4 1. LINEE GUIDA PER I CONTROLLI DA PARTE DEGLI ORGANI DI GESTIONE DELLE IPAB Un efficace sistema di controllo interno deve essere orientato al conseguimento dei seguenti obiettivi: conformità alle Leggi e ai Regolamenti in vigore; efficacia ed efficienza delle attività operative; tutela del patrimonio aziendale; attendibilità delle informazioni finanziarie e operative. Affinché gli Enti implementino un adeguato sistema di controllo interno dovranno essere, in primis, adottate le seguenti misure: 1) Lo Statuto ed i Regolamenti interni devono essere costantemente aggiornati in conformità all’evoluzione normativa; 2) L’assetto organizzativo deve fondarsi sul principio di separazione tra responsabilità di indirizzo affidata al CDA e responsabilità di gestione affidata alla dirigenza o a chi ha la responsabilità dei servizi. In particolare, il CDA di ogni Ipab dovrà emanare le direttive generali e dettare gli indirizzi strategici. Dovrà, altresì, monitorare, in corso di esercizio, il grado di realizzazione degli obiettivi assegnati, ponendo in essere, in ipotesi di scostamento, i correttivi necessari e verificandone, al termine, l’effettivo conseguimento; 3) Devono essere puntualmente definiti obiettivi di attività chiari e misurabili con relativa adeguata allocazione delle risorse; 4) Per l’espletamento di ogni attività, devono essere formalmente individuati il soggetto preposto e le mansioni allo stesso attribuite; 5) La scelta del soggetto responsabile di ogni attività deve fondarsi sul riscontro del possesso di competenze adeguate allo svolgimento dell’incarico; 6) Per la corretta gestione di ogni attività, deve essere assicurato un adeguato flusso delle informazioni tra i soggetti/strutture coinvolti nell’espletamento della stessa; 7) Per ogni attività devono essere rilevati i fattori di rischio che possono compromettere il raggiungimento degli obiettivi prefissati; 5 8) Deve essere garantita la tempestiva comunicazione di eventuali criticità/irregolarità agli Organi direttivi per l’adozione dei necessari interventi di correzione. 6 Punti di controllo nelle Procedure amministrativo-contabili. Definiti in termini generali i presupposti di un adeguato sistema di controllo, si individuano di seguito, nell’ambito delle principali aree di attività di natura amministrativo-contabile, degli strumenti di controllo atti ad incrementare l’affidabilità dei processi interni dell’Ente. AREA DI ATTIVITÀ: PERSONALE PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: RECLUTAMENTO DEL PERSONALE OBIETTIVI DEL CONTROLLO: assunzioni di personale nel rispetto delle vigenti disposizioni di legge, dei contratti collettivi, della dotazione organica e della programmazione delle assunzioni – razionale utilizzo delle risorse e contenimento della spesa - rispetto dei principi di trasparenza e di parità di accesso. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del Servizio – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Verificare che la dotazione organica sia conforme agli standard previsti dalla normativa regionale e coerente con il fabbisogno assistenziale dell’Ente; - Effettuare la programmazione triennale, con aggiornamento annuale, delle assunzioni, verificando che sia coerente con la normativa in materia di finanza pubblica e con gli obiettivi gestionali; - Verificare che il posto da ricoprire sia previsto nella dotazione organica dell’Ente; - Disporre l’avvio della procedura di mobilità prima dell’espletamento della procedura selettiva; - Assicurare adeguata pubblicità alle procedure di reclutamento, con pubblicazione del bando/avviso anche sul BUR della Regione, anche con riguardo alle figure apicali; 7 - Indicare nel bando/avviso gli emolumenti che verranno corrisposti al candidato assunto, previa verifica della corretta determinazione degli stessi; - Predeterminare i criteri soggettivi ed oggettivi di valutazione dei candidati; - Verificare l’idoneità e la competenza dei componenti della Commissione di concorso/selezione; - Verificare che gli esiti dei lavori della Commissione siano trasfusi in verbali regolarmente ed esaustivamente stilati; - Verificare l’effettivo possesso, in capo al vincitore del concorso/selezione, dei requisiti e dei titoli dallo stesso dichiarati; - Verificare che il contratto individuale da sottoscrivere con il vincitore del concorso/selezione sia conforme alla normativa vigente e alla contrattazione collettiva; - Valutare, nel periodo di prova, l’efficienza del soggetto selezionato con verbalizzazione dell’esito di detta valutazione. 8 AREA DI ATTIVITÀ: PERSONALE PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: EROGAZIONE EMOLUMENTI STIPENDIALI E CONTROLLO DELLE PRESENZE. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: erogazione di emolumenti in conformità al profilo professionale e alla prestazione resa - corretta erogazione della retribuzione accessoria – corretta applicazione dei contratti collettivi di lavoro e della contrattazione integrativa. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del Servizio – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Verificare la sopravvenienza di eventi normativi o contrattuali che determinano una modifica alla retribuzione dei dipendenti; - Verificare, nel calcolo dello stipendio, la corretta determinazione delle varie trattenute e delle varie indennità accessorie; - Verificare la presenza del parere del Collegio dei Revisori sulla compatibilità dei costi della contrattazione integrativa con i vincoli di bilancio e normativi; - Puntuale individuazione delle causali delle variazioni stipendiali, al fine di verificarne la correttezza rispetto agli atti autorizzatori delle variazioni medesime; - Assicurare la conservazione della documentazione relativa alle modifiche effettuate nella procedura di erogazione degli emolumenti stipendiali, al fine di consentire la tracciabilità delle variazioni effettuate; - Verificare, anche con modalità campionaria, le timbrature per la rilevazione delle presenze/assenze del personale dipendente; - Verificare le ragioni giustificative in caso di difformità delle timbrature rispetto all’orario predeterminato; - Verificare la documentazione giustificativa dell’assenza; 9 - Implementare un sistema di valutazione del personale dipendente e dirigenziale, che valorizzi il merito, anche attraverso una significativa differenziazione dei giudizi, ai fini della corresponsione delle somme riservate alla produttività e per le progressioni economiche e di carriera; - Verificare l’ottemperanza agli obblighi di pubblicazione previsti dal D.Lgs. 69/2009 (art.21) e dal D.Lgs. 150/2009 (art. 11, comma 8). 10 AREA DI ATTIVITÀ: PERSONALE PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: CONFERIMENTO INCARICHI ESTERNI. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Verifica della sussistenza dei requisiti normativamente prescritti per il conferimento degli incarichi esterni – contenimento della spesa. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del Servizio – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Dare evidenza della ricognizione dell’esistenza di professionalità interne in ragione dell’oggetto dell’incarico da conferire; - Verificare la convenienza di forme di convenzionamento con altri Enti quale ipotesi alternativa al conferimento dell’incarico esterno; - Verificare che la prestazione oggetto dell’incarico sia di natura altamente qualificata e di carattere temporaneo (fatta eccezione per gli incarichi strettamente connessi ai servizi per gli utenti); - Avviare procedure comparative per la scelta del professionista, previa adeguata pubblicità, con predeterminazione dei requisiti e dei criteri di valutazione; - Determinare l’oggetto, la durata, il compenso ed il luogo di esecuzione della prestazione; - Prima della corresponsione del compenso, acquisire agli atti una relazione da cui risulti l’effettivo conseguimento degli obiettivi assegnati, con esplicitazione dei vantaggi ottenuti dall’Ente per effetto dell’incarico; - Curare gli adempimenti pubblicitari delle collaborazioni ed effettuare le comunicazioni alle Autorità preposte. 11 AREA DI ATTIVITÀ: APPALTI E CONTRATTI PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: AFFIDAMENTO PER LA FORNITURA DI BENI E SERVIZI. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. 163/2006 e del relativo Regolamento di attuazione - rispetto del Regolamento dell’Ente per gli acquisti in economia - razionalizzazione della spesa - rispetto dei principi di trasparenza, pubblicità, par condicio, efficienza ed economicità. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del servizio e Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Effettuare la programmazione degli acquisti in sede di stesura del bilancio di previsione/budget; - Verificare le scadenze contrattuali, al fine di evitare l’illegittimo ricorso a rinnovi/proroghe; - Privilegiare l’adesione alle convenzioni con Consip, il ricorso al Mercato elettronico e le procedure di gara pubblica, all’uopo aggregando la domanda interna di beni e servizi ed evitando ogni forma di artificioso frazionamento delle forniture; - Fornire adeguate motivazioni in ipotesi di ricorso a procedure negoziate senza pubblicazione di bando di gara, dando evidenza dell’istruttoria espletata nel caso di attestazione di unicità del fornitore; - Elaborare/aggiornare un Regolamento in cui vengano dettagliatamente individuate le categorie merceologiche ed i limiti di spesa per il ricorso alle acquisizioni in economia; - Anche per le acquisizioni in economia, per importi superiori alla soglia di cui all’art. 125 del D.Lgs. 163/2006, assicurare il confronto concorrenziale mediante acquisizione di un congruo numero di preventivi (comunque non inferiore a 5 se sussistenti in tal numero soggetti idonei) o mediante ricorso ad un albo fornitori, costituito in modo da garantire 12 parità di accesso, debitamente aggiornato, e utilizzato con modalità che assicurino la rotazione degli operatori; - Dare formale evidenza dell’istruttoria compiuta ai fini della determinazione del prezzo posto a base della procedura di acquisizione; - Già nei documenti di gara, inserire la previsione di forme di controllo sull’esecuzione del servizio/fornitura da parte dell’aggiudicatario, con inserimento di penali per l’ipotesi di esito negativo delle verifiche effettuate; - Predeterminare i parametri di valutazione in ipotesi di aggiudicazione con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa; - Verificare l’idoneità e la competenza dei componenti della Commissione di gara; - Verificare che gli esiti dei lavori della Commissione siano trasfusi in verbali regolarmente ed esaustivamente stilati; - Effettuare tutti i controlli normativamente prescritti sul soggetto aggiudicatario; - Assicurare il puntuale rispetto di tutti i termini procedimentali anche al fine di evitare l’instaurarsi di contenziosi; - Assicurare per la stipulazione del contratto il rispetto dei termini di cui all’art. 11, comma 10, del D.Lgs. 163/2006; - Assicurare il rispetto della normativa sulla tracciabilità dei pagamenti, con tempestiva richiesta di attribuzione del CIG se previsto. 13 AREA DI ATTIVITÀ: APPALTI E CONTRATTI PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: AFFIDAMENTO DI LAVORI. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. 163/2006 e relativo Regolamento di attuazione; della normativa regionale e dei regolamenti dell’Ente razionalizzazione della spesa - rispetto dei principi di trasparenza, pubblicità, par condicio, efficienza ed economicità. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: RUP e/o Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Verificare che le opere da realizzare siano coerenti con la programmazione regionale e locale oltre che con i documenti di Bilancio dell’Ente, anche alla luce dei riflessi economici sui successivi esercizi finanziari; - Dare formale evidenza dell’istruttoria tecnica che attesti la necessità/opportunità degli interventi da realizzare; - Per i lavori da eseguirsi in economia e in amministrazione diretta, ivi compresi gli interventi di manutenzione ordinaria, verificare il rispetto dei limiti di spesa normativamente previsti e l’inserimento negli atti di programmazione, privilegiando gli affidamenti attraverso procedure di gara pubblica, all’uopo aggregando gli interventi da realizzare; - Verificare la presenza di tutte le autorizzazioni previste per l’intervento da realizzare; - In caso di progettazione affidata all’esterno, assicurare la selezione del professionista nel rispetto della normativa vigente e adempiere a tutti gli obblighi di pubblicità dell’incarico conferito; - Assicurare la validazione del progetto; 14 - Dare formale evidenza dell’istruttoria compiuta ai fini della determinazione del valore dei lavori da eseguirsi; - Assicurare il puntuale rispetto di tutti i termini procedimentali anche al fine di evitare l’instaurarsi di contenziosi; - Effettuare tutti i controlli normativamente prescritti sul soggetto aggiudicatario; - Assicurare il rispetto della normativa sulla tracciabilità dei pagamenti, con tempestiva richiesta di attribuzione del CIG e CUP se previsti; - Assicurare l’invio dei dati relativi alle gare aggiudicate alle Autorità preposte. 15 AREA DI ATTIVITÀ: APPALTI E CONTRATTI PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: ESECUZIONE DEGLI ACCORDI CONTRATTUALI. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Corretta esecuzione del contratto. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile di Servizio - RUP – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - verificare che, sia nell’ipotesi di contratto sottoscritto tra le parti che in ipotesi di accordo concluso secondo gli usi commerciali, siano dettagliatamente disciplinati gli obblighi a carico dell’affidatario, con previsione di specifiche forme di controllo da parte dell’affidante sull’esecuzione del rapporto; - provvedere, in caso di controlli con esito negativo, alla tempestiva contestazione scritta delle difformità riscontrare, con applicazione di penali che dovranno essere all’uopo previste nel contratto o negli accordi conclusi secondo gli usi commerciali, fino a giungere, nei casi più gravi, alla risoluzione del rapporto e alle conseguenti richieste risarcitorie; - provvedere, prima della liquidazione delle fatture pervenute dal fornitore, alla richiesta del DURC e, qualora non se ne riscontri la regolarità, provvedere alla segnalazione agli organi previdenziali di competenza e/o all’Erario (art. 4 D.P.R. 05.10.2010, n. 207). 16 AREA DI ATTIVITÀ: APPALTI E CONTRATTI PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: ESTERNALIZZAZIONE DI SERVIZI. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Sussistenza di un vantaggio per l’Ente derivante dall’esternalizzazione - rispetto delle procedure di affidamento – corretta esecuzione del servizio. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del Servizio - Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Dare evidenza della valutazione tecnico-economica volta a definire l’economicità, la convenienza e l’opportunità di procedere all’esternalizzazione del servizio; - Effettuare fasi di monitoraggio nel corso dell’esecuzione del servizio volte a riscontrare il permanere del vantaggio per l’Ente, con utilizzo, in caso di esito negativo, di clausole di recesso che dovranno all’uopo essere inserite nella convenzione; - Verificare che la regolamentazione dei rapporti tra Ente affidante e affidatario e le modalità di gestione del servizio esternalizzato non siano tali da incorrere nel divieto di intermediazione di manodopera; - Curare che il contratto con il gestore del servizio disciplini in modo dettagliato tutti gli obblighi in capo a quest’ultimo allo scopo di rendere agevole l’attività di controllo; - Effettuare periodiche verifiche sulle qualità dei servizi esternalizzati, con applicazione, in caso di esito negativo, di penali che dovranno essere all’uopo previste nella convenzione/contratto, fino a giungere, nei casi più gravi, alla risoluzione del rapporto e alle conseguenti richieste risarcitorie; - Effettuare periodiche verifiche sul permanere dei requisiti richiesti in capo al personale utilizzato dall’affidatario del servizio esternalizzato, con utilizzo di clausole risolutive, che dovranno essere all’uopo previste, in ipotesi di mancata ottemperanza all’ordine di immediata sostituzione del personale non idoneo; 17 - Vincolare il gestore del servizio, prevedendo all’uopo l’inserimento di clausole contrattuali, al rispetto del Sistema aziendale di Qualità anche ai fini dell’accreditamento istituzionale. 18 AREA DI ATTIVITÀ: PATRIMONIO PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: ALIENAZIONI e ACQUISIZIONI AL PATRIMONIO. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Rispetto della normativa nazionale, regionale e regolamentare Opportunità e convenienza dell’operazione di acquisto/vendita. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile area Patrimonio – Responsabile Ragioneria – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Verificare – sia in ipotesi di alienazione che di acquisizione al patrimonio – l’aggiornamento dell’inventario dei beni mobili e immobili dell’Ente. Alienazione di beni immobili - Motivare adeguatamente, dando evidenza dell’istruttoria esperita dalle strutture tecniche, la necessità/opportunità dell’alienazione, indicando il piano di utilizzazione del ricavato della vendita; - Dare evidenza delle valutazioni tecniche a supporto della determinazione del valore del bene da alienare; - Verificare che la prescritta istanza per l’autorizzazione regionale all’alienazione sia corredata del parere dei Revisori, oltre che di tutta la documentazione normativamente prescritta; - Verificare il rispetto del vincolo di destinazione del ricavato della vendita. Acquisizione di beni immobili e accettazione di donazioni/lasciti testamentari. - Motivare adeguatamente, dando evidenza dell’istruttoria esperita dalle strutture tecniche, la necessità/opportunità dell’acquisto; 19 - Dare evidenza delle valutazioni tecniche a supporto della determinazione del valore del bene da acquistare; - Verificare che la prescritta istanza per l’autorizzazione regionale all’acquisizione sia corredata del parere dei Revisori, oltre che di tutta la documentazione normativamente prescritta; - Con riferimento a donazioni e lasciti testamentari, effettuare una valutazione tecnicoeconomica per la determinazione della convenienza ad accettare la donazione/eredità, allo scopo di evitare acquisizioni in danno all’Ente. 20 AREA DI ATTIVITÀ: CICLO ATTIVO PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: RISCOSSIONE RETTE/AFFITTI/CANONI OBIETTIVI DEL CONTROLLO: Corretta gestione delle entrate - Corretta tenuta dei registri contabili. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del Servizio - Responsabile della Ragioneria – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Verificare la corretta registrazione dei servizi erogati agli utenti (per es. giornate di presenza/assenza, prestazioni in regime di Centro diurno, ecc.); - Determinare (o aggiornare) i canoni ed i fitti degli immobili locati, sulla base dei parametri normativi e tenendo conto dei valori di mercato; - Verificare i presupposti per l’iscrizione del credito in bilancio (ragione del credito, titolo giuridico che lo supporta, individuazione del debitore, ammontare e scadenza del credito); - Provvedere alla regolare registrazione delle fatture nei registri contabili; - Verificare periodicamente il ciclo delle riscossioni effettuate tramite il Tesoriere dell’Ente; - Verificare la certezza della somma riscossa, del soggetto pagatore, della data e della causale del versamento; - Verificare costantemente le somme incassate e la corrispondenza delle giacenze con le scritture contabili; - Assicurare la tracciabilità delle operazioni nel caso di utilizzo di strumenti informatici; - In caso di accertato mancato pagamento da parte del soggetto debitore, attivare le procedure di sollecito e, in caso di persistente morosità, avviare l’attività legale di recupero; 21 - Valutare annualmente la fondatezza giuridica di ogni accertamento/ricavo e motivare adeguatamente i residui attivi/crediti da riaccertare; - Valutare trimestralmente la corrispondenza degli stanziamenti iscritti a bilancio con l’ammontare delle somme accertate/iscritte, al fine di evidenziare eventuali scostamenti e, se del caso, attivare interventi idonei a garantire l’equilibrio economico-finanziario; - Valutare l’attivazione di forme di garanzia di pagamento delle prestazioni erogate, secondo le disposizioni vigenti, quali il pagamento anticipato della retta: per i giorni del mese di servizio effettivamente fruito o, comunque, con obbligo per l’Ente di restituire, entro 30 giorni, quanto versato per i giorni non goduti. 22 AREA DI ATTIVITÀ: CICLO PASSIVO PROCEDURA OGGETTO DI CONTROLLO: LIQUIDAZIONE FATTURE/SPESE ECONOMALI. OBIETTIVI DEL CONTROLLO: - Corretta gestione delle spese - Corretta tenuta dei registri contabili. SOGGETTI DEPUTATI AL CONTROLLO: Responsabile del servizio - Responsabile della Ragioneria – Segretario/Direttore. PUNTI DI CONTROLLO: - Verificare, sulla base dell’impegno di spesa/iscrizione del costo, la somma da pagare, il soggetto creditore, la ragione del debito, il vincolo costituito sullo stanziamento di bilancio; - Verificare l’effettiva consegna della fornitura o lo stato di esecuzione dell’opera, riscontrando i documenti di trasporto sottoscritti o gli stati di avanzamento lavori approvati; - Registrare le fatture di acquisto negli appositi registri; - Predisporre il provvedimento di liquidazione, previa verifica: della rispondenza delle forniture/opere ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini ed alle altre condizioni pattuite; delle ragioni, debitamente formalizzate, dell’eventuale non corrispondenza tra importo impegnato/iscritto e importo da liquidare; - dell’esigibilità dell’obbligazione, in quanto non sottoposta a condizione o termine; Disporre l’ordinazione di pagamento/mandato al Tesoriere, previa verifica, anche a campione, della presenza, di tutti gli elementi informativi previsti dall’ordinamento contabile e dalle disposizioni normative e regolamentari; 23 - Verificare la modalità di esecuzione del pagamento, nel rispetto della normativa in tema di divieto di utilizzo di denaro contante; - Eseguire, alla chiusura dell’esercizio, le operazioni di verifica in ordine al mantenimento dei residui passivi/debiti degli esercizi precedenti. 24 1.1 Appendice: la contabilita’ Il D.Lgs. n. 207/2001, in tema di riordino del sistema delle istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza, ha disposto, all’art. 14, comma 1, che “Le Regioni […] definiscono i criteri generali in materia di contabilità delle aziende pubbliche di servizi alla persona, prevedendo […] disposizioni per la loro gestione economico-finanziaria e patrimoniale, informate ai principi di cui al codice civile, la tenuta di una contabilità analitica per centri di costo e responsabilità che consenta analisi comparative dei costi, dei rendimenti e dei risultati.” A tale intervento normativo faceva seguito l’emanazione, nel luglio del 2002, di un decreto interministeriale, da parte del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e del Ministero dell’Economia e delle Finanze, con il quale veniva approvato lo “schema di bilancio delle aziende di servizi alla persona” ed il relativo piano dei conti. Con legge regionale n. 43 del 23 Novembre 2012, è stato stabilito che le Ipab adottano la contabilità economico patrimoniale con particolare riguardo ai sistemi di controllo e di gestione, alla individuazione dei centri di costo e di responsabilità e di analisi dei costi e dei benefici. Le Ipab adottano un regolamento di contabilità e provvedono all’organizzazione contabile attenendosi alle disposizioni ed ai principi di cui al Codice civile, nel rispetto dei criteri contabili indicati nello schema di bilancio, che sarà elaborato dalla Giunta entro 90 giorni dall’entrata in vigore della sopra citata normativa. In contabilità generale i costi ed i ricavi vengono classificati per natura, mentre in contabilità analitica i costi ed i ricavi vengono classificati per centri di responsabilità e per centri di destinazione. In attesa del completamento dell’iter regolamentare, si forniscono indicazioni utili a rendere più agevole il passaggio dalla contabilità finanziaria alla contabilità generale e analitica, quest’ultima indispensabile per introdurre il controllo di gestione. Principio della competenza Ai fini dell’introduzione della contabilità generale e della contabilità analitica si dovrà tentare di ridurre al minimo i disallineamenti tra la contabilità finanziaria e la contabilità economico- 25 patrimoniale, cercando, ove possibile, di far coincidere i due momenti di rilevazione della entrata/ricavo e della spesa/costo. In linea di massima la fase dell’accertamento dell’entrata dovrà coincidere con la fase di emissione della fattura e/o del documento utile per l’incasso della prestazione già fornita, e la fase di impegno della spesa dovrà coincidere con la fase di imputazione della fattura e/o del documento utile attestante la fornitura consegnata, la prestazione fornita, il lavoro eseguito. A tal fine, si dovrà procedere alla preventiva attribuzione dei budget ai diversi titolari dei centri di responsabilità. L’attribuzione preventiva dei budget (la somma dei budget attributi dovrebbe essere pari ai costi/spese e ai ricavi/entrate previsti in bilancio) consente di costituire, con il budget medesimo, vincolo/obiettivo sul bilancio. La struttura organizzativa dovrebbe, pertanto, basarsi su: - l’individuazione dei centri di responsabilità, che potranno essere di più livelli e coincidere con le unità organizzative nelle quali si svolgono un insieme di attività finalizzate al raggiungimento degli scopi statutari, in linea di massima come previsto dalla dotazione organica dell’Ente; - l’individuazione dei centri di destinazione (ad esempio, servizi di staff, strutture residenziali, centri diurni, centri riabilitazione ed altri servizi a matrice assistenziale). Indicazioni generali per l’attivazione del nuovo sistema La previsione Il processo di formulazione del bilancio di previsione dovrebbe essere avviato chiedendo ai titolari di budget e/o ai rispettivi dirigenti/responsabili di formulare le proposte di previsione, comunicando gli obiettivi collegati e le risorse, umane e finanziarie, necessarie per il loro conseguimento. Le previsioni dovrebbero essere formulate per ogni conto di costo e ricavo sia in termini quantitativi che in termini qualitativi/esplicativi, nonché per ogni mese dell’anno. Le registrazioni a consuntivo Il sistema dovrebbe poi essere alimentato dalle registrazioni contabili relative e, quindi, dall’inserimento di: 26 - fatture attive, rendiconti “rette” inviati agli ospiti (MAV e RID); competenze relative ai fitti attivi etc.; - fatture passive, rilevazioni relative al costo del lavoro dipendente; atti che dispongono pagamenti diversi dalle fatture etc. I suddetti documenti dovranno peraltro essere imputati in contabilità analitica nel centro di responsabilità e nel centro di destinazione di competenza, oltre che essere attibuiti alle previsione del budget di riferimento. Per il pagamento e l’incasso si procederà all’emissione degli apposti ordinativi in luogo dei vecchi mandati e/o reversali. Le rilevazioni a consuntivo eseguite in contabilità analitica dovrebbero alimentare in via automatica un sistema informativo per il controllo di gestione, in modo tale da poter avere i dati costantemente aggiornati. Tale modalità dovrebbe consentire, in qualsiasi momento, agli utenti abilitati al sistema, di consultare il programma e di sapere, tramite il confronto tra le previsioni ed il consuntivo, gli eventuali scostamenti. Si precisa che in contabilità analitica i costi generali dovranno essere imputati secondo i criteri di suddivisione che ogni Ente provvederà a stabilire in fase previsionale, in modo tale da consentire la verifica mensile dell’andamento del centro di destinazione. A fine esercizio, infine, si procederà con la rilevazione delle scritture di rettifica ed assestamento, con la determinazione del risultato d’esercizio e dovranno essere disposti dei modelli per riassumere: - il livello del raggiungimento del budget; - l’andamento dei centri di destinazione con e senza la ripartizione dei costi generali; - le relazioni finali dei dirigenti e/o dei responsabili dei servizi in ordine al raggiungimento degli obiettivi che dovranno essere sottoposte al Consiglio di Amministrazione e ai soggetti deputati alla valutazione per la verifica del raggiungimento dei risultati. 27 2. LINEE GUIDA PER I CONTROLLI DELL’ORGANO DI REVISIONE DELLE IPAB La Legge regionale n. 45 del 1 settembre 1993 prevede l’istituzione dell’Organo di revisione contabile nelle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza, disciplinandone le modalità di nomina e la composizione. Con particolare riguardo alla composizione, in ragione dell’intervenuta abrogazione degli Ordini professionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e dell’istituzione dell’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, i componenti del Collegio devono oggi essere scelti: - uno (il Presidente) tra gli iscritti al Registro dei Revisori Legali, - due tra gli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili. Nel caso di Revisore unico, la scelta dovrà essere effettuata tra gli iscritti al Registro dei Revisori Legali. La scelta dei componenti dovrà essere preceduta da adeguate forme di pubblicità, con previsione, perlomeno, della pubblicazione di un avviso di selezione sul sito web dell’Ente, e predeterminazione dei requisiti richiesti. L’Organo di revisione cessa dall’incarico alla scadenza del triennio con possibilità di proroga, ai sensi della L.n. 444/1994, per non oltre 45 giorni. Le verifiche compiute dai revisori devono risultare da verbale redatto in forma collegiale. Le verifiche individuali devono essere preventivamente concordate con il Presidente, con successivo recepimento collegiale. In caso di riscontro, nel corso dell’attività di verifica, di gravi irregolarità, le anomalie dovranno essere tempestivamente segnalate al Segretario/Direttore con invito a provvedere alla loro 28 rimozione in un termine definito. In ipotesi di mancata rimozione entro il termine accordato, il Collegio comunicherà quanto riscontrato al Consiglio di Amministrazione e, in caso di perdurante inerzia, alla Direzione regionale dei Servizi Sociali e alla Direzione ispettiva regionale, fornendo tutta la documentazione a supporto. La comunicazione alle strutture regionali non esime dall’obbligo di segnalazione alle Autorità competenti laddove normativamente previsto. L’attività di controllo e vigilanza del Collegio deve riguardare la gestione dell’Ente nella sua interezza. La vigilanza sul rispetto dei vincoli giuridici e contabili non deve limitarsi ad aspetti formali, ma deve essere estesa al controllo degli aspetti sostanziali di natura finanziaria, patrimoniale ed economica della gestione. La funzione propria dell’Organo di revisione riguarda l’analisi e la valutazione, anche prospettica, dei risultati dell’attività amministrativa dell’Ente e si concretizza in osservazioni e suggerimenti che, analizzando aspetti gestionali nelle cause e negli effetti, possono tradursi in un complesso di elementi utili al Consiglio di Amministrazione ad operare valutazioni e scelte ragionate, avendo riguardo alle disposizioni dello Statuto e del Regolamento dell’Ente. L’attività di controllo, si articola in fasi successive: - Nella prima fase deve essere effettuata la valutazione delle aree maggiormente esposte a rischio, sulla base degli elementi e delle informazioni acquisiti attraverso la conoscenza dell’Ente e del contesto in cui opera. L’attività di controllo dovrà essere prioritariamente incentrata sulle suddette aree. - Nella seconda fase dovranno essere avviate le procedure di verifica, idonee a rilevare gli elementi di criticità nelle aree di rischio individuate nella prima fase. - Nella terza fase dovranno essere formulati i rilievi (idoneamente supportati da documentazione probatoria), debitamente verbalizzati. 29 Punti di controllo nelle verifiche del collegio dei revisori. Di seguito si forniscono elementi a supporto dell’attività di verifica dei Collegi di revisione in alcuni degli ambiti che devono essere necessariamente oggetto di controllo. AREA DI CONTROLLO: Bilancio di previsione L’Organo di revisione deve: - verificare che al bilancio di previsione siano allegati almeno i seguenti documenti: la relazione tecnica illustrativa del Segretario/Direttore; il rendiconto del penultimo esercizio antecedente a quello cui si riferisce il bilancio; il programma triennale dei lavori pubblici e l’elenco annuale dei lavori pubblici di cui all’art. 128 del d.lgs. 163/2006; il parere dei Responsabili dei servizi finanziario e tecnico-amministrativo in merito alla regolarità contabile e tecnica; la relazione riguardante il patrimonio ed il relativo piano di valorizzazione (art. 8, co.4, Legge Regionale n. 43/2012). - richiedere ed esaminare i documenti di dettaglio utilizzati dagli uffici per pervenire alla formazione delle previsioni relative ai singoli capitoli/ conti del Bilancio; - verificare l’attendibilità delle voci di previsione, confrontando i singoli capitoli/conti con quelli corrispondenti dell’ultimo rendiconto. In caso di scostamenti significativi, dovrà acquisire le necessarie informazioni conseguendo la ragionevole certezza della congruità delle stime; - effettuare la verifica degli equilibri, ovvero: verifica del pareggio finanziario / economico complessivo e dell’equivalenza fra entrate e spese in partite di giro (fino a quando l’Ente non avrà adottato la contabilità economicopatrimoniale); verifica dell’equilibrio corrente; verifica dell’equilibrio di parte straordinaria; verifica dell’eventuale iscrizione in bilancio del presunto avanzo di amministrazione / utile d’esercizio e della sua destinazione. 30 AREA DI CONTROLLO: Utilizzo di entrate derivanti da alienazioni di beni L’Organo di revisione deve: - verificare che le alienazioni immobiliari siano preventivamente autorizzate dalla Regione; - verificare che le entrate provenienti dalle alienazioni patrimoniali siano utilizzate esclusivamente per gli investimenti; - verificare che, in ossequio al principio dell’integrità patrimoniale, le entrate provenienti dalle alienazioni patrimoniali non vengano utilizzate per salvaguardare l’equilibrio di bilancio di parte corrente; - verificare la sussistenza delle specifiche autorizzazioni e di un piano di rientro, per l’utilizzo, in ipotesi eccezionali, di fondi provenienti dalle alienazioni patrimoniali per la copertura dei disavanzi di parte corrente. AREA DI CONTROLLO: Spesa del personale L’Organo di revisione deve: - verificare che la spesa del personale prevista in bilancio, tenga conto della programmazione del fabbisogno di personale, del piano delle assunzioni, degli oneri derivanti dal rinnovo del contratto e degli oneri relativi alla contrattazione decentrata; - esprimere il proprio parere sulla contrattazione integrativa, verificando che i contratti integrativi decentrati non contrastino con i vincoli risultanti dai contratti collettivi nazionali o non comportino oneri non previsti negli strumenti di programmazione annuale e pluriennale; - verificare la corretta determinazione degli emolumenti previsti nei bandi/avvisi per le procedure di reclutamento di personale dipendente; - Verificare che la regolamentazione dei rapporti tra Ente affidante e affidatario e le modalità di gestione del servizio esternalizzato non siano tali da incorrere nel divieto di intermediazione di manodopera. AREA DI CONTROLLO: Capacità di indebitamento L’Organo di revisione deve: - valutare la previsione di indebitamento con riferimento alla capacità di rimborso del debito; - in caso di rimborso degli interessi in parte corrente, valutare che le entrate correnti siano in grado di coprire il rimborso degli stessi senza aggravio per le rette; 31 - in casi di rimborso con ricorso all’alienazione di beni, verificare che l’Ente disponga di patrimonio da destinare alle vendite sufficiente a rimborsare il mutuo contratto per far fronte all’investimento ovvero che vi siano entrate correnti tali da garantire la copertura delle rate di mutuo; - in caso di acquisizioni in leasing, verificare che la durata del contratto sia compatibile con la vita utile del bene strumentale e che l’onere finanziario non superi significativamente l’onere derivante da una diversa modalità di acquisizione. AREA DI CONTROLLO: Fondo di riserva L’Organo di revisione deve: - verificare che la consistenza del fondo di riserva ordinario rientri nei limiti previsti dalla legislazione vigenti e dalla normativa regolamentare dell’Ente. AREA DI CONTROLLO: Verifica dei servizi in partita di giro (fino all’adozione della contabilità economico patrimoniale). Le entrate e le spese in partita di giro riguardano: a) le ritenute erariali (ad esempio, le ritenute d’acconto IRPEF) ed il loro riversamento nella tesoreria dello Stato; b) le ritenute effettuate al personale ed ai collaboratori di tipo previdenziale, assistenziale o per conto di terzi (ad esempio, le ritenute sindacali o le cessioni dello stipendio) ed il loro riversamento agli enti previdenziali, assistenziali ecc.; c) i depositi cauzionali (ad esempio, su locazioni di immobili) sia quelli a favore dell’Ente sia quelli che l’Ente deve versare ad altri soggetti; d) il rimborso dei fondi economali anticipati all’economo; e) i depositi e la loro restituzione per spese contrattuali; f) le entrate e le spese per servizi rigorosamente effettuati per conto di terzi. L’Organo di revisione deve: - verificare che i servizi in partita di giro siano limitati a quelli di natura e di importo corrispondente. 32 AREA DI CONTROLLO: Verifiche sulla gestione delle entrate / iscrizione ricavi L’Organo di revisione, nel corso dell’esercizio, deve provvedere, anche con controlli a campione, a verificare: - che l’attività di accertamento delle singole entrate / iscrizione dei ricavi, venga effettuata correttamente, nei tempi e nei modi previsti; - l’andamento complessivo delle entrate / ricavi, per tenere sotto controllo gli equilibri generali del bilancio, che possono risultare compromessi in presenza di entrate / ricavi tendenzialmente inferiori a quanto previsto inizialmente; - il corretto accertamento, a fine esercizio, dei residui attivi /crediti, accertando che siano mantenute tra i residui / crediti dell’esercizio esclusivamente le entrate accertate / ricavi iscritti per le quali esiste un titolo giuridico o documento a rilevanza economica certi, che costituisca l’Ente creditore della correlativa entrata. Le modalità dei controlli potranno essere modificate sulla scorta dei criteri che saranno emanati dalla Giunta Regionale. AREA DI CONTROLLO: Verifiche sulla gestione della spesa / iscrizione dei costi L’Organo di revisione deve provvedere, anche con controlli a campione, a verificare: - le modalità con cui vengono assunti gli impegni di spesa, anche di natura pluriennale; - in considerazione di ciò, occorre tenere presente che un impegno di spesa può considerarsi legittimamente assunto solo quando sussistono le seguenti condizioni: a) la presenza di una “obbligazione giuridicamente perfezionata”, ovvero di un atto formale che determina l’assunzione di un debito (e non di una semplice previsione di spesa) per l’Ente; b) l’esatta individuazione della somma da pagare; c) l’individuazione del soggetto creditore; d) l’indicazione della ragione del debito (ovvero la motivazione della spesa); e) la sussistenza in bilancio della necessaria disponibilità finanziaria. La verifica dei presupposti per la legittima assunzione di un impegno di spesa, va effettuata non solo in corso di esercizio, ma anche a fine esercizio, in sede di accertamento dei residui passivi. In contabilità economica la correttezza dell’iscrizione del costo dovrà essere verificata in relazione ai criteri che verranno emanati dalla Giunta Regionale. 33 AREA DI CONTROLLO: Verifiche sugli agenti contabili e sugli obblighi fiscali dell’Ente L’Organo di revisione deve: - effettuare la verifica ordinaria e straordinaria di cassa, del tesoriere e degli altri agenti contabili con lo scopo di: a) conciliare il fondo di cassa al termine del trimestre, risultante dalle scritture contabili del tesoriere con quelle dell’Ente, b) verificare, con la modalità del campionamento, la corretta rilevazione nelle scritture contabili dell’Ente dei mandati e delle reversali, c) verificare la corrispondenza tra le scritture contabili dell’agente contabile e la consistenza fisica del denaro, valori e beni mobili in custodia all’agente, d) verificare la corrispondenza tra scritture contabili dell’Ente e scritture contabili dell’agente, e) verificare la corretta rendicontazione periodica delle spese, f) verificare il reintegro del fondo economale. - effettuare la verifica ordinaria degli obblighi fiscali dell’Ente, relativi a: a) registri e dichiarazioni IVA b) F24 e Modello 770, IRAP c) dichiarazione dei redditi d) versamenti previdenziali mensili con relative denunce (INPDAP, INPS, INAIL). AREA DI CONTROLLO: Verifiche sul patrimonio dell’Ente Relativamente al patrimonio dell’Ente, l’Organo di revisione deve operare i propri controlli al fine di verificare: - la corretta tenuta della contabilità del patrimonio, controllando che gli inventari dei beni risultino correttamente tenuti ed aggiornati e che ci sia corrispondenza tra quanto indicato negli inventari stessi e quanto riportato nello stato dei capitali / patrimoniale. - la redditività del patrimonio, accertando i canoni e le altre prestazioni attive e passive collegate con il patrimonio; la gestione dei crediti (residui attivi) e debiti (residui passivi) di bilancio collegati con il patrimonio; la destinazione e l’eventuale redditività dei beni immobili disponibili e la regolarità delle riscossioni; la correttezza delle procedure effettuate nelle acquisizioni e nelle dismissioni; il corretto assolvimento degli obblighi fiscali. 34 - la conservazione del patrimonio, vigilando sull’impiego di risorse destinate al miglioramento, mantenimento o incremento dei beni patrimoniali, accertando in particolare: l’esistenza del documento di presa in carico da parte del responsabile/custode; la corretta individuazione, ai fini contabili, degli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria; l’esistenza di una programmazione, sia finanziaria che tecnica, dei processi di manutenzione ordinaria; la continuità del controllo dei locali, degli impianti e delle attrezzature; l’esistenza e la chiara individuazione dei responsabili degli interventi di manutenzione di beni mobili e immobili; la correttezza della gestione degli automezzi di proprietà anche attraverso la tenuta di una scheda informativa del mezzo contenente notizie in ordine allo stato di manutenzione dello stesso; l’esistenza di adeguate polizze assicurative a garanzia dei beni di proprietà. 35 2.1 Appendice: modalita’ di verbalizzazione delle sedute del Collegio dei Revisori La Regione, con legge n. 21/2010, recante “Norme per la riorganizzazione del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto” ha attribuito specifiche funzioni di controllo, anche sugli Enti afferenti il settore sociale, alla Direzione Attività Ispettiva e Vigilanza Settore Socio-Sanitario Veneto. Particolare rilevanza nello svolgimento dell’attività di controllo è attribuita al rapporto della Struttura Ispettiva con l’Organo di controllo interno dei predetti Enti. Tale analisi, che è complessiva, di sistema ed incentrata sull’attività di vigilanza svolta, in primis, dagli stessi Collegi dei Revisori, richiede, per essere efficace, una stesura dei verbali non solo chiara ed esaustiva, ma altresì rispondente a requisiti minimi di uniformità. Le seguenti indicazioni e precisazioni mirano, pur nel pieno rispetto dell’autonomia dell’Organo di controllo interno, a perseguire l’obiettivo di una rilevazione accurata ed omogenea delle attività gestionali sottoposte a controllo, rendendone l’analisi meglio fruibile, ai fini dell’esercizio dei compiti istituzionali degli Organi regionali. Rilevazione delle presenze dei componenti del Collegio dei Revisori A tale proposito, si invita a prestare particolare cura nell’indicare la presenza dei componenti a ciascuna riunione o, in caso di assenza, nell’annotare se della stessa sia stata fornita o meno giustificazione, al fine di determinare la presenza del numero legale e, conseguentemente, la validità della seduta. Criteri di campionamento Il controllo dell’Organo di revisione dovrebbe opportunamente ricomprendere l’intera attività gestionale dell’Ente, anche attraverso l’esame dei provvedimenti assunti dal Consiglio di Amministrazione e dalla Dirigenza dell’IPAB. Risulta opportuno che ciascun verbale contenga la descrizione del criterio utilizzato dal Collegio per la scelta del campione degli atti da sottoporre a controllo oppure contenga il rinvio al verbale in cui il criterio prescelto risulta esplicitato. Considerato che un efficace sistema di controllo deve necessariamente tenere conto della diversa tipologia ed importanza degli atti oggetto di verifica, risulta opportuno che il campione sia 36 significativo, al fine di non incorrere in responsabilità per omesso controllo, e che rimanga preclusa la possibilità di affidare alla mera casualità la delicata scelta degli atti da controllare. Potrebbe risultare utile un modus operandi che presenti le seguenti caratteristiche: - suddivisione dell’universo degli atti oggetto del controllo in categorie omogenee (ad esempio: categoria appalti sotto soglia, categoria appalti sopra soglia, categoria personale, categoria concorsi, categoria consulenze e incarichi, categoria contenzioso, categoria attività esternalizzate, ecc.); - estrazione, all’interno di ciascuna categoria, secondo un criterio ragionato (ad es. valore) o “random” (casuale), degli atti da controllare, laddove il concetto di casualità risponda al fine di garantire che, nell’ambito della stessa categoria, ogni singolo atto abbia la medesima probabilità di essere assoggettato al controllo. Si sottolinea, infine, l’opportunità di parametrare la percentuale degli atti da sottoporre a verifica all’importanza della categoria cui appartengono, privilegiando le tipologie che presentano un elevato indice di problematicità, giungendo, qualora lo si ritenesse necessario, anche ad equiparare il campione al totale dei provvedimenti adottati Modalità di redazione del verbale L’esigenza, di cui si è detto in precedenza, di disporre di una sintesi delle problematiche che sia chiaramente percepibile e fruibile, si soddisfa attraverso la rilevazione e la corretta analisi dell’attività svolta dagli Organi di controllo. Risulta evidente come, a tale scopo, non si possa prescindere da un certo grado di omogeneità nelle tecniche redazionali. Si suggerisce, pertanto, con le indicazioni che seguono, l’adozione di modalità di stesura dei verbali, che, si ritiene, ne possano consentire una migliore leggibilità. Innanzitutto è utile, per la suddetta finalità, che il verbale sia identificato da un numero progressivo annuale e contenga, in allegato, l’elenco completo - a prescindere da un eventuale successivo campionamento - degli atti e dei provvedimenti trasmessi dalla Direzione dell’Ente al Collegio, ai fini della prevista attività di controllo, da cui emerga il numero, la data, l’oggetto e la materia di tutti i provvedimenti adottati dall’Ente. 37 Inoltre, per una immediata lettura in particolare dei provvedimenti sottoposti a controllo da parte del Collegio, è opportuno che si riportino a verbale gli elementi contenuti nello schema riassuntivo che segue: ATTI SOTTOPOSTI A CONTROLLO Eventuali Atto n. Data Oggetto Materia Valutazione iniziative intraprese Legenda: Atto n. = numero del provvedimento Data = data del provvedimento Oggetto = inserire l’oggetto così come indicato nell’atto Materia = ambito generale di riferimento (ad esempio, bilancio, casse, consulenze/incarichi, controversie, esternalizzazioni, gare/acquisti, personale, tesoreria); Valutazione = il Collegio dovrà esprimere la propria valutazione in merito al provvedimento esaminato: - “favorevole”; - “non favorevole” (esplicitandone le motivazioni); - “da formulare” (in tale caso resta inteso che il parere dovrà essere espresso nei verbali a seguire). Eventuali iniziative intraprese = sintesi delle eventuali iniziative intraprese dal Collegio in relazione all’atto esaminato (ad esempio: attività di analisi in corso/rinviata a seduta successiva, richiesta di chiarimenti/documentazione alla Direzione). Qualora il Collegio, ritenendo di non avere sufficienti elementi di conoscenza, non esprima subito una valutazione conclusiva sugli atti esaminati, si invita a corredare ciascun verbale con un elenco riepilogativo delle questioni pendenti. 38 Si propone, a titolo esemplificativo, lo schema seguente: Verbale n. ATTO N. DATA OGGETTO MOTIVO DELLA SOSPENSIONE Legenda: Verbale n. = numero del verbale in cui, per la prima volta, si è esaminato il provvedimento pendente Atto n. = numero del provvedimento in esame Data = data del provvedimento Oggetto = oggetto del provvedimento Motivo della sospensione = sintesi della motivazione per cui il Collegio non è giunto ad esprimere una valutazione definitiva circa la regolarità o meno del provvedimento (ad esempio: in attesa di documentazione/di incontro con il Direttore/Responsabile del Servizio). 39 CONCLUSIONI La V Commissione consiliare, di concerto con gli Assessorati competenti, ha assegnato alla Direzione ispettiva, per il Piano annuale di attività dell’anno 2012, il seguente obiettivo: “Nella prosecuzione dell’attività di verifica ed analisi dei verbali dei Collegi dei Revisori delle IPAB già individuate con criterio campionario, elaborazione di linee guida per l’attività di controllo interno e per la redazione dei relativi verbali”. Le direttive formulate per l’implementazione di un efficace sistema di controllo interno sono suddivise in due parti, a seconda dei soggetti cui sono destinate: una prima parte contiene indicazioni rivolte agli Organi di gestione, una seconda è, invece, indirizzata ai Collegi dei Revisori. La prima parte presenta un’appendice contenente delle indicazioni operative per gli Organi di gestione in merito al passaggio da una contabilità di tipo finanziario ad una contabilità di tipo economico-patrimoniale per centri di costo e responsabilità, così come stabilito dalle recenti disposizioni regionali. La seconda parte presenta un’appendice contenente indicazioni operative per i Collegi di Revisione sulle modalità di verbalizzazione delle sedute allo scopo di renderne l’analisi maggiormente fruibile. Le presenti Linee Guide potranno costituire per le Ipab della Regione ed i loro Organi di Controllo interno un utile ausilio per una efficiente ed affidabile gestione dei processi interni. Venezia, lì 10 Dicembre 2012 Il Dirigente Regionale Dott. Egidio Di Rienzo Funzionari incaricati: Dott.ssa Renata Fontana Avv. Ladi De Cet 40
