Scrivere e-mail - Provincia Autonoma di Trento

Palestra della scrittura
Scrivere e-mail
Francesca Gagliardi
[email protected]
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
1
Scrivere e-mail
In principio erat verbum
et verbum erat apud Deum
et Deus erat verbum.
Giovanni, 1-1
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
2
Scrivere e-mail
Quanto conta ciò che diciamo?
Noi proiettiamo le nostre idee o i nostri sentimenti
sugli altri in queste percentuali:
7% parole
38% modo di dirle
55% espressioni di viso e corpo
Le percentuali possono variare secondo la
personalità dell’oratore.
Albert Mehrabian, Università della California
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
3
Scrivere e-mail
Statistiche
† nel 2005 la quantità di e-mail spedite e
ricevute nelle aziende d’Europa, Africa e Medio
Oriente è aumentata del 47%
† il 52% dei dipendenti dedica circa 2 ore al
giorno a scrivere e-mail
† il 15% fino a 4 ore al giorno per gestire la
casella di posta elettronica
Fonte: Symantec
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
4
Scrivere e-mail
Dalla carta all’e-mail
† Lettera tradizionale
„
„
„
„
„
„
„
„
„
† E-mail
fare la scaletta
scrivere
rileggere
correggere
ristampare
piegare
imbustare
spedire
aspettare
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
„
„
„
„
„
destinatario
oggetto
testo
clic
detto, fatto
5
Scrivere e-mail
E-mail in uscita:
sei abilità fondamentali
1.
Chiarezza. Ridurre i disturbi della comprensione,
combinare semplicità e sintesi
2.
Vaghezza. Linguaggio seduttivo, affermazioni generiche
(l’ambiente in cui viviamo è il patrimonio più prezioso
per tutti noi…)
3.
Struttura. Inizio corpo fine. BLOT, BLIM, BLOB
4.
Attenzione. Domande, elementi sorpresa, variazioni di
ritmo, metafore
5.
Stile. Avere ampio repertorio, per saper scegliere il più
adatto a ogni pubblico. Scrivere reader focused
6.
Processo di scrittura. Pre-writing, free-writing, rewriting.
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
6
Scrivere e-mail
Chiarezza: un decalogo
1. Parole brevi
2. Parole semplici, comuni, concrete
3. Parole coerenti
4. Periodi brevi e lineari
5. Linguaggio positivo
6. Modi e tempi verbali semplici
7. Verbi in forma attiva
8. Usare i verbi, non le nominalizzazioni
9. Scrivere per punti
10. Limitare sigle, maiuscole, luoghi comuni,
parole straniere.
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
7
Scrivere e-mail
Chiarezza
†Scrivere l’oggetto come un titolo:
„ 40 caratteri per non farsi cestinare
†Curare la qualità dei testi
„ ti forwardo una mail con attachment,
droppala se non ti serve, mareplyami asap,
please.
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
8
Scrivere e-mail
Chiarezza
†Brevità
„ Solo il 15% legge le e-mail per intero
„ Il 50% non supera le prime righe
„ E la tecnologia … (palmari, portatili …)
„ Una sola schermata
„ Un paragrafo, un’idea
„ Ogni paragrafo, 20 parole.
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
9
Scrivere e-mail
Chiarezza
†Mappe visive
„ avvisare il lettore di ciò che gli stiamo per dire;
„ un indice iniziale se l’argomento è lungo;
„ uno spazio bianco fra i paragrafi: alleggerisce
la lettura;
„ liste puntate o numerate: rendono meglio
visibili le informazioni;
„ neretti (pochi): mettono in evidenza le parti
che vogliamo “far uscire” dal testo; utilissimi
per veloci riletture.
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
10
Scrivere e-mail
Vaghezza
† Usare solo strutture superficiali lasciando
al lettore la libertà di adattarle alla
propria struttura profonda.
„ Estate in Trentino: la vacanza come tu la
vuoi
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
11
Scrivere e-mail
Struttura
†BLOT
†BLIM
†BLOB
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
12
Scrivere e-mail
Processo di scrittura
† Pre-writing: ciò che si fa prima di scrivere il
testo. Non serve ancora la tastiera, bastano un
foglietto e una matita.
† Free-writing: scrittura svincolata da ogni
condizionamento di grammatica e di stile.
† Re-writing: l’umiltà della riscrittura, la
disponibilità a tornare sulle decisioni prese, a
cambiare, accorciare, eliminare. Ricominciare, se
occorre.
Documenti: il cluster di Cecilia
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
13
Scrivere e-mail
Rispondere alle e-mail
†Calibrazione
„ Scelte verbali (registro lessicali, sistemi
rappresentazionali, sostantivi, verbi, aggettivi, avverbi)
„ Scelte paraverbali (tono, stile, punteggiatura)
„ Scelte non verbali (grafica, formattazione, maiuscole)
†Ricalco
„ Individuare le parti da ricalcare. Occhio a quelle da non
ricalcare
†Guida
„ Individuare l’obiettivo della relazione con il lettore e il
messaggio che vogliamo dargli: creata la sintonia,
muoviamoci con lui verso l’obiettivo
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
14
Scrivere e-mail
Elementi da ricalcare
†Apertura e chiusura
†Struttura argomentativa (BLOT, BLIM,
BLOB)
†Sistemi rappresentazionali
†Verbi, modi e tempi
†Quantità qualità e posizioni degli aggettivi
†Congiunzioni (e, ma, però, tuttavia, se …)
†Operatori modali
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
15
Scrivere e-mail
Elementi da non ricalcare
† Carattere: attenzione a non fare “il
verso”
† Toni duri, rigidi, freddi
† L’oggetto
„ Reclamo
„ “Devo passare alla concorrenza” (banca)
„ “Museruola e guinzaglio se li metta lei”
(Regione)
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
16
Scrivere e-mail
Precauzioni psicologiche
†Scripta manent
†Flaming
†Put your face in your written words
†Written speech – e-moticons
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
17
Scrivere e-mail
Precauzioni psicologiche
†Emoticons:
: -) sorrido
:-D rido
: -( sono triste
; -) strizzo l’occhio
: -/ sono scettico
:’ –( piango
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
18
Scrivere e-mail
Precauzioni comportamentali
†Allegati sì: documenti lunghi
†Allegati no: file troppo pesanti
†Spamming
†Ricevuta di ricezione
†Privacy
†Interattività
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
19
Scrivere e-mail
Proviamo insieme
Gentili Responsabili,
ho trovato la pubblicità in questi giorni in metropolitana e ho
deciso di telefonare. La voce registrata in segreteria
telefonica annuncia che il servizio sarà sospeso dal 2 al 9
Gennaio (!).
Oltre al fatto che siamo al 22 marzo, un utile servizio alle
DONNE è inattivo da più di due mesi.
Avete in programma di ristabilirlo?
Cordialmente,
Fonte:Provincia di Milano, Osservatorio servizi per la donna
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
20
Scrivere e-mail
Oggetto: Devo sgozzare le centraliniste?
Gentile Servizio Clienti,
sono stanco e scocciato.
Aspetto e aspetto che mi attiviate sta benedetta linea!
Cosa devo fare? Sgozzare quelle povere centraliniste???
Siete degli incompetenti e ladri.
Schifo!!!
Invece di pagare Del Piero, pagatevi un avvocato, che ci
sono più clienti incazzati che clienti insoddisfatti.
Bestie!
firma
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
21
Scrivere e-mail
dal “Decalogo del sadico
elettronico”
† Se qualcuno vi manda più di cinque messaggini al
giorno è innamorato, è scemo, oppure non ha niente da
fare nella vita. Regalategli un criceto, così la smette.
† Se qualcuno, attraverso la posta elettronica, v’inonda il
computer di disegnini, foto e canzoncine, mandategli
come “attachment” la collezione completa dei discorsi di
Oscar Luigi Scalfaro. Non dovrebbe farlo più.
† Se qualcuno v’inserisce in una lunghissima “mailing
list”, prima premete “Delete”, poi chiedetevi: cos’era?
Beppe Severgnini, Io Donna, 13 novembre 1999
Francesca Gagliardi
Palestra della scrittura
22
Scrivere e-mail