Dear Colleagues and Business Partners,

NELSA CODICE ETICO
INDICE
1. OBIETTIVO DEL CODICE ETICO DELLA NELSA
2. IL CODICE ETICO NEL SUO COMPLESSO
3. SCOPO DEL CODICE
4. IMPEGNI ORGANIZZATIVI, ASPETTATIVE E NORME RIGUARDANTI IL COMPORTAMENTO
INDIVIDUALE
4.1 Clienti
4.2 Azionisti
Trasparenza delle informazioni finanziarie e contabili
Proprietà della società
Proprietà intellettuale e altre informazioni protette
Insider trading
Sistemi digitali
4.3 Dipendenti
Divieto di commettere discriminazioni
Molestie
Protezione della privacy e delle informazioni riservate
Lavoro minorile e coatto
4.4 Protezione di salute, sicurezza, protezione ambientale (HSE) e della proprietà
4.5 Affari governativi e coinvolgimento nella politica
Coinvolgimento nella politica
4.6 Comunità locali e società in generale
4.7 Fornitori e partner commerciali
Conflitti di interesse
4.8 Concorrenti
5. PORRE DOMANDE, SOLLEVARE QUESTIONI E SEGNALARE UNA CONDOTTA NON
ETICA
Obiettivo del Codice Etico della NELSA
L’obiettivo del Codice Etico è quello di fornire a tutti i soggetti interessati una
panoramica delle norme etiche considerate essenziali dalla NELSA per il
successo delle proprie attività, all’interno e all’esterno della società. Il Codice
Etico della NELSA rispetta i diritti umani fondamentali e i principi etici di integrità,
onestà, fiducia, rispetto, umanità, tolleranza e responsabilità.
A tal fine, la NELSA adotta la responsabilità societaria per tutte le proprie parti
interessate, interne ed esterne. La NELSA si aspetta che tali soggetti agiscano in
conformità con tali norme, per collaborare all’individuazione e alla gestione delle
questioni etiche e per sostenere il processo legato alla segnalazione delle
violazioni della conformità etica.
Il Codice Etico nel suo complesso
Il Codice Etico della NELSA (di seguito “il Codice” o “CoE”) descrive le norme etiche
adottate dalla Società, che si applicano a tutti i soggetti interessati interni ed esterni nel
corso della conduzione di attività commerciali.
In breve, il Codice presenta le norme etiche da seguire, attira l’attenzione verso potenziali
violazioni delle stesse, fornisce le linee guida necessarie ad aiutare l’individuazione e la
gestione di problemi etici, e spiega come segnalare le violazioni del Codice stesso.
Alcune sezioni del Codice e gli argomenti qui affrontati risultano di maggiore importanza per
alcune aree commerciali e unità organizzative rispetto ad altre. Tuttavia, è necessario
sottolineare che, poiché qualsiasi violazione delle norme etiche da parte di un singolo può
danneggiare la reputazione costruita con fatica e compromettere la fiducia nell'intera
Società, ci si aspetta che ogni soggetto interessato ne sia consapevole e agisca in
conformità con il Codice.
Il Codice è stato adottato per promuovere cultura e collaborazione organizzative che
incoraggiano la condotta etica all’interno e all’esterno della NELSA.
Rispetto al Codice, si deve enfatizzare che:
• il Codice non può e non deve fornire linee guida su ogni possibile situazione o trattare tutti
gli argomenti in modo approfondito. Nel caso in cui i soggetti interessati abbiano dubbi su
come valutare una data situazione devono richiedere una guida pratica. La sezione 5 del
presente Codice indica la modalità con cui cercare tale guida;
• le leggi e/o le normative applicabili alla NELSA, e localmente ad ogni società che ne fa
parte (da qui riferite in modo collettivo come “le norme”) prescrivono requisiti e forniscono
linee guida su alcuni argomenti discussi nel Codice; conseguentemente, è importante e
necessario che i soggetti interessati siano consapevoli di tali norme e agiscano
conformandosi ad esse, specialmente a quelle nazionali;
• la semplice lettura del presente Codice non sostituisce l'agire in conformità con lo stesso;
• il Codice non discute necessariamente tutte le norme che si applicano ad uno specifico
tipo di condotta, integra, secondo quanto in esso descritto, la normativa e le regole altrimenti
in vigore.
Nel caso in cui il Codice imponga requisiti più restrittivi rispetto alle norme applicabili in un
dato Paese, si applicano le disposizioni del Codice. Qualora, invece, le aspettative
riguardanti un tipo specifico di condotta non risultino chiare, devono essere richieste linee
guida prima di prendere qualsiasi decisione, come descritto nella Sezione 5.
Scopo del Codice
Tutti i funzionari esecutivi e i dipendenti delle società facenti parte della NELSA devono
agire in conformità con il Codice.
Presso tutte le società partecipate ma non controllate dalla NELSA, dobbiamo impegnarci
nel compiere sforzi coscienti per garantire che siano adottate le norme etiche.
Ci aspettiamo, inoltre, che tutti i partner commerciali della NELSA agiscano in conformità
con le norme stabilite nel Codice.
Il Codice regola le condotte attese nel corso delle attività commerciali, ma, allo stesso
tempo, NELSA si aspetta che i propri dipendenti agiscano e comunichino, anche dopo
l'orario di lavoro e come soggetti privati, in conformità con il Codice.
All’interno della NELSA i dirigenti controllano e gestiscono il lavoro di altre persone e hanno
quindi particolari responsabilità rispetto allo sviluppo e al mantenimento della cultura della
condotta etica:
• fornendo un esempio personale attraverso la propria condotta etica;
• compiendo tutti gli sforzi ragionevoli per garantire che il Codice sia noto e che i suoi
requisiti siano correttamente compresi;
• monitorando in modo continuo la conformità con i principi etici nel comportamento dei
propri dipendenti;
• garantendo la conformità con le regole definite nel Codice e in altri documenti di
governance societaria;
• sostenendo i dipendenti che sollevano questioni legate alle disposizioni del Codice e le
sottopongono in buona fede.
Ciò implica anche la responsabilità primaria dei dirigenti nel garantire che i dipendenti che
sollevano questioni o problemi non possano mai essere esposti ad alcun tipo di ritorsione
per effetto dell’aver sollevato tali questioni o problemi:
• conformandosi con le norme della condotta etica al momento di valutare i dipendenti;
• segnalando immediatamente al Consiglio Etico i problemi legati alla conformità etica che
richiedono indagini, ma che sono al di fuori della propria competenza o autorità, in
conformità con le procedure etiche e senza trasferire dati personali.
Il Codice Etico è strutturato per affrontare ed esporre le più importanti norme etiche che
definiscono la condotta dei principali soggetti portatori d’interesse nei confronti della NELSA.
In dettaglio, il Codice si occupa dei seguenti gruppi di soggetti e delle rispettive
questioni etiche:
• Clienti;
• Azionisti (trasparenza delle informazioni finanziarie e contabili; proprietà della
società, proprietà intellettuale e altre informazioni protette, insider trading, sistemi
digitali);
• Dipendenti (divieto di commettere discriminazioni, molestie, protezione della
privacy e delle informazioni riservate, lavoro coatto e minorile);
• Protezione di salute, sicurezza, ambiente (HSE) e della proprietà;
• Affari governativi e coinvolgimento nella politica;
• Comunità locali e società in generale;
• Fornitori, partner commerciali (conflitti d’interesse);
• Concorrenti.
Nel definire le norme etiche stabilite nel presente Codice sono stati presi in
considerazione gli input dei soggetti interessati.
Impegni organizzativi, aspettative e norme riguardanti il
comportamento individuale
4.1 CLIENTI
Un approccio onesto e corretto verso i clienti (esterni e organizzazioni all’interno della
NELSA) rappresenta l’unica base per rapporti commerciali duraturi e di successo.
A tal fine i dipendenti della NELSA devono:
• prestare attenzione ai bisogni del cliente, monitorando, valutando e migliorando
continuamente i nostri prodotti, servizi, tecnologie e procedure per fornire qualità, sicurezza e
innovazione in ogni fase dei processi di sviluppo, produzione e distribuzione;
• rispettare i più elevati standard di comportamento nella comunicazione con i clienti;
• fornire informazioni tempestive, adeguate, accurate e comprensibili sui nostri prodotti e
servizi;
• fornire informazioni reali e corrette in tutte le comunicazioni; né elementi descrittivi né visivi
nei mezzi di comunicazione, né i loro effetti combinati devono essere fuorvianti e non
possono essere contrari alle norme o agli standard delle comunità locali;
• trattare le informazioni sui clienti quali riservate;
• astenersi dal distribuire omaggi o materiale di valore a clienti con l’intento di indurre a
scegliere la società in modo non corretto, tranne che in occasione di premi di concorsi
organizzati formalmente e annunciati pubblicamente.
Danneggiare i clienti e mettere a rischio la loro sicurezza sono considerate violazioni molto
gravi delle norme etiche.
4.2 AZIONISTI
E’ nostra responsabilità proteggere gli investimenti degli azionisti e fornire utili a lungo
termine competitivi con quelli di altre società leader nel settore.
Dobbiamo impegnarci a fornire a tutti i nostri azionisti informazioni complete e
trasparenti ed essere attenti ai loro fabbisogni. Rispettiamo scrupolosamente le
normative di mercato, ove in vigore, e forniamo un rendiconto accurato delle attività
attraverso i nostri bilanci.
A tal fine i dipendenti della NELSA devono:
• assicurarsi che tutte le operazioni siano adeguatamente autorizzate e accuratamente
e integralmente registrate e che non sia costituito o mantenuto alcun conto, fondo o
bene occulto o non registrato;
• collaborare pienamente con gli auditor interni ed esterni della NELSA e fornire loro
informazioni accurate e, su richiesta, consentire l’accesso ai documenti rilevanti per il
loro lavoro;
• non compiere mai deliberatamente dichiarazioni, attestazioni o registrazioni false o
fuorvianti in rapporti, registrazioni o rimborsi spese;
• non falsificare mai alcuna registrazione di natura finanziaria o non finanziaria;
•non cercare mai di indurre altri a fare qualcosa che possa compromettere l’integrità
delle registrazioni o dei resoconti finanziari della NELSA.
Proprietà della società
I dipendenti della NELSA devono:
• assumersi la responsabilità di garantire l’integrità e l’uso efficiente e corretto dei
beni di proprietà della NELSA;
• non utilizzare mai beni e strutture societarie per scopi privati, tranne nel caso in
cui ciò sia stato esplicitamente autorizzato dal responsabile che esercita i diritti
del datore di lavoro in conformità con le norme applicabili; le apparecchiature
portatili o domestiche (per esempio laptop o cellulari) fornite ai dipendenti
rimangono di proprietà della Società e devono essere utilizzate con la debita
cura;
• non utilizzare il tempo lavorativo per dedicarsi ad attività personali.
Proprietà intellettuale e altre informazioni protette
Alla NELSA, creiamo regolarmente idee, strategie commerciali e altre
informazioni aziendali preziose che sono di proprietà della società e che
devono essere protette. Tali informazioni sono generate come risultato
dell’attività delle aziende della Società e, in casi specifici, la legge rende
possibile proteggerle come proprietà intellettuale.
A tal fine i dipendenti della NELSA non devono:
• rivelare o usare nel loro luogo di lavoro informazioni confidenziali che siano di
proprietà di precedenti datori di lavoro o di altre terze parti;
• scaricare software senza licenza in computer della NELSA;
• accettare o usare informazioni riservate di altri se non dietro specifica
approvazione dell‘Ufficio Legale;
• utilizzare materiali protetti da copyright o marchi commerciali di terze parti (per
esempio parti di registrazioni audio o video scaricate da Internet o da altre fonti) in
materiali prodotti senza permesso specifico dei titolari del copyright;
• infrangere consapevolmente i diritti di proprietà intellettuale di terze parti.
La proprietà intellettuale creata o acquistata usando risorse del la NELSA diventa
proprietà dello stesso e non può essere considerata come proprietà
privata/personale.
Insider trading
Il termine insider trading si riferisce all’uso illecito d’informazioni interne per
ottenere un guadagno materiale. L’insider trading indica il commercio di titoli o di
altri prodotti a cui tali informazioni interne si riferiscono, indipendentemente dal fatto
che siano state ricevute da risorse interne o da soggetti aventi diritto. Il
trasferimento d’informazioni interne ad altre parti, che si possa implicitamente
presumere inteso a scopi commerciali, deve essere trattato allo stesso modo. Con il
termine informazioni interne s’intendono le informazioni attinenti alla NELSA e ai
suoi titoli o ad altra società e ai rispettivi titoli, non disponibili per il pubblico
generale. L’informazione è considerata “attinente” nel caso in cui possa essere
considerata importante da un investitore razionale.. L’insider trading viene
considerato un reato penale nella maggior parte dei Paesi Conseguentemente, non
solo è richiesta una piena conformità con la legge attinente ma anche l’attenzione a
evitare la sola apparenza di insider trading.
I dipendenti della NELSA:
• non devono mai rivelare informazioni interne a persone esterne alla Società
senza previa autorizzazione scritta;
• quando comunicano a colleghi informazioni interne confidenziali dietro devono
essere autorizzati a farlo e devono mantenere la comunicazione entro i limiti
necessari ad eseguire i requisiti della mansione;
• devono proteggere le informazioni interne dalla rivelazione accidentale.
Sistemi digitali
Hardware e software, insieme a tutte le informazioni relative ai sistemi digitali
della NELSA, oltre alle informazioni sui sistemi digitali domestici o non della
NELSA sono considerati proprietà della società.
I dipendenti della NELSA:
• devono essere a conoscenza della politica della NELSA rispetto all’uso di
Internet;
• non devono mai usare i sistemi di comunicazione elettronica della società per
trasmettere dati senza autorizzazione;
• non devono mai accedere, conservare, inviare o pubblicare deliberatamente
immagini, testo, film o registrazioni video di carattere pornografico; qualsiasi
materiale che promuova violenza, odio, terrorismo o intolleranza verso gli altri,
che sia vessatorio, osceno o offensivo . In caso di ricevimento di tale materiale
inopportuno, per esempio via e-mail, deve essere immediatamente cancellato
dal computer.
Nei limiti delle leggi sulla privacy e sulla protezione dati, la NELSA si riserva il
diritto di accedere e monitorare i computer della società e i dati in esso contenuti
per gli scopi propri della manutenzione o per soddisfare requisiti societari o
legali.
La gestione non corretta o insoddisfacente di qualsiasi tipo di proprietà della società viene
considerata come violazione estremamente grave delle norme etiche e contro gli interessi
degli azionisti.
4.3 DIPENDENTI
Siamo impegnati
costruire un ambiente di lavoro basato sulla fiducia
reciproca, in cui tutti coloro che lavorano per la NELSA sono trattati con dignità e
rispetto. Rispettiamo la libertà dei nostri dipendenti rispetto al credo religioso e di
associazione, il loro diritto al riposo, al tempo libero e ai permessi regolari pagati.
Abbiamo profondamente a cuore lo sviluppo personale e professionale dei nostri
dipendenti. La NELSA s’impegna nell’implementare una politica d’impiego e
remunerazione equa in conformità con la legge applicabile. Gli esuberi sono gestiti con
particolare attenzione a criteri di tutela della persona e, laddove possibile, è fornita
assistenza agli ex dipendenti.
Divieto di commettere discriminazioni
NELSA è impegnata nel proibire e prevenire la discriminazione. Sosteniamo la diversità
culturale e la creazione di un team internazionale.
A tal fine i dipendenti della NELSA:
• non devono discriminare alcun collega rispetto al genere, allo stato civile, all’età,
all’origine etnica, al colore della pelle, al credo politico, alla disabilità, alla religione o
all’orientamento sessuale;
• devono prendere decisioni esclusivamente sulla base del merito e di prestazioni e
qualifiche, oltre che secondo altri criteri legati al lavoro;
• devono basare i rapporti nel luogo di lavoro sulla collaborazione, l’apertura , il
riconoscimento e il supporto reciproco;
• devono essere aperti e ricettivi alla diversità culturale e aiutare i colleghi di altri paesi
ad adattarsi alle condizioni locali;
• non devono pubblicare o diffondere materiali o barzellette che potrebbero offendere le
persone;
• devono impegnarsi in attività politiche o religiose solo al di fuori del luogo di lavoro;
• devono agire in modo deciso contro ogni forma di discriminazione.
Molestie
A ciascun dipendente è richiesto di creare un’atmosfera di rispetto e fiducia, senza cui
è impossibile collaborare e ottenere eccellenti risultati commerciali. La NELSA non
tollererà alcuna forma di abuso o molestia sul posto di lavoro all’interno della società,
nei confronti di dipendenti, appaltatori, fornitori, clienti o altre parti coinvolte.
A tale fine i dipendenti della NELSA:
• non devono impegnarsi in comportamenti che possano essere considerati offensivi,
intimidatori, malevoli o insultanti;
• non devono commettere molestie sessuali. Le molestie sessuali sono una forma di
discriminazione basata sul sesso e comprendono un comportamento inaccettabile
come il contatto fisico, osservazioni a sfondo sessuale, il mostrare immagini
pornografiche, richiedere favori sessuali o suggerimenti a sfondo sessuale in qualsiasi
forma. Le molestie sono discriminatorie perché le persone che le subiscono tendono a
presumere che il rifiuto delle offerte improprie li metterebbe in una situazione di
svantaggio, rispetto, ad esempio, all’essere assunti o alla possibilità di ottenere una
promozione;
• non devono impegnarsi in alcuna forma di molestia con l’intento o l’effetto di:
- creare un ambiente di lavoro ostile e intimidatorio in cui i dipendenti poss ano
essere spinti a pratiche di lavoro inappropriate allo scopo di "sentirsi integrati”;
- interferire eccessivamente nelle prestazioni di lavoro di un singolo;
- manipolare le opportunità d’impiego di un soggetto;
• non devono umiliare o insultare un’altra persona;
• non devono fare battute a sfondo razziale, etnico, religioso, legate all’età o al
genere;
• non devono distribuire o mostrare materiale offensivo, comprese immagini;
• non devono abusare d’informazioni personali;
• non devono diffondere dicerie maligne o utilizzare dispositivi elettronici per
trasmettere informazioni diffamatorie o discriminatorie.
Protezione della privacy e delle informazioni riservate
NELSA è impegnata a rispettare la riservatezza delle informazioni personali dei dipendenti.
La nostra politica prevede di acquisire e conservare i dati personali dei dipendenti richiesti
dalla legge applicabile o per le attività effettive della NELSA. L’accesso ai dati personali è
strettamente limitato al personale societario debitamente autorizzato e può essere concesso
solo per scopi legati all'azienda. Se non disponete dell’autorizzazione o di una r agione
aziendale valida, non dovete cercare di accedere a tali informazioni. I soggetti che
dispongono dell’accesso ai dati personali dei dipendenti devono usarli solo per gli scopi per
i quali sono stati raccolti e aderire agli standard più elevati di riservatezza ogni qualvolta lo
fanno.
Lavoro coatto e minorile
NELSA non tollera alcuna forma di lavoro coatto, obbligato, servile o minorile. Ci si aspetta
che i dipendenti della Società e i partner contrattuali siano a conoscenza e seguano questo
impegno nel proprio lavoro quotidiano.
Le violazioni dei diritti umani e qualsiasi forma di discriminazione contro i dipendenti sono
considerate violazioni molto gravi delle norme etiche.
4.4
PROTEZIONE DI SALUTE, SICUREZZA, AMBIENTE (HSE) E DELLA PROPRIETÀ
In linea con il nostro impegno per lo Sviluppo Sostenibile, abbiamo adottato un approccio
sistematico alle questioni relative a salute, sicurezza e ambiente (HSE) per ottenere un
miglioramento continuo nelle nostre prestazioni in queste aree.
Siamo impegnati nel ridurre i rischi per salute, sicurezza e ambiente derivanti dalle nostre
attività, creando condizioni di lavoro sicure e migliorando continuamente le nostre
prestazioni di gestione ambientale.
La focalizzazione sulla qualità è un requisito fondamentale delle nostre attività.
Implementiamo programmi di protezione ambientale in tutte le regioni in cui operiamo. In
tutte le nostre attività osserviamo le linee guida tecnologiche ed ecologiche in vigore nella
loro totalità e promuoviamo l’accettazione di standard più stringenti, progettati per ridurre
al minimo il rischio di effetti negativi sull’ambiente derivanti dalle nostre attività.
NELSA è impegnata nel fornire a tutti i dipendenti e a quelli delle altre società che
svolgono attività presso le nostre strutture, un ambiente di lavoro sicuro in cui nessuno sia
esposto a rischi non necessari. Riconosciamo che le attività sicure dipendono non solo da
impianti e attrezzature tecnicamente solidi, ma anche da persone competenti e da una
cultura HSE attiva.
In qualità di dipendente della NELSA occorre:
• conformarsi sempre ai requisiti HSE sui luoghi di lavoro;
• cessare qualsiasi attività che diventi non sicura e segnalare immediatamente il fatto al
proprio responsabile;
• intraprendere solo il lavoro per cui si sia specificamente formati, competenti, adeguati
dal punto di vista medico, e quando si sia sufficientemente riposati e vigili;
• assicurarsi di sapere cosa fare in caso di un’emergenza sul luogo di lavoro;
• segnalare prontamente ai propri responsabili o al responsabile che esercita i diritti del
datore di lavoro qualsiasi incidente, infortunio, malattia, condizione non sicura o non sana,
perdita o rilascio di sostanze dannose per l’ambiente, in modo da intraprendere misure
immediate per correggere, prevenire e controllare tali evenienze;
• non intraprendere un lavoro se le prestazioni sono compromesse da alcol o farmaci,
legali o illegali, prescritti o acquistati altrimenti. E’ preciso dovere impedire anche ad altri
di farlo, qualora se ne venga a conoscenza;
• evitare di possedere, usare o trasferire farmaci illegali all’interno delle strutture della
società e riferire il fatto anche nel caso in cui tale azione sia compiuta da altri;
• obbedire alle normative riguardanti il divieto di fumo sul luogo di lavoro.
E’ interesse di tutti e responsabilità di ciascuno mantenere tali valori. La conoscenza e la
conformità a tali requisiti della NELSA e l’assicurarsi della conformità riguardo ai partner
commerciali e agli ospiti che entrano nei siti della NELSA rivestono un ruolo centrale.
In quanto dipendente della NELSA occorre:
• eseguire sempre il proprio lavoro in conformità con i requisiti di sicurezza;
• tenere a mente e ricordare ai partner esterni che è proibito portare armi da fuoco nei siti
della NELSA, tranne che per le persone legalmente autorizzate a farlo (membri delle
forze armate e guardie di sicurezza) nell'ambito delle loro mansioni;
• non lasciare incustoditi oggetti di valore appartenenti alla Società o rendere accessibili e
appropriabili da altri informazioni riservate;
• non impegnarsi in conversazioni riguardo argomenti di natura riservata, in pubblico,
all’interno o all’esterno delle strutture della NELSA;
• segnalare sempre gli incidenti riguardanti la sicurezza (per esempio atti criminosi,
telefonate intimidatorie, perdita d’informazioni riservate) ad un rappresentante della
Sicurezza della Società, a servizi di sicurezza locali e ai loro datori di lavoro.
Nel contesto della protezione di salute, sicurezza e ambiente, il comportamento
pericoloso che comporta dei rischi per gli altri è considerato una violazione
estremamente grave delle norme etiche.
4.5
AFFARI GOVERNATIVI E COINVOLGIMENTO NELLA POLITICA
Nell'ambito delle nostre attività agiamo in buona fede e in modo onesto, in conformità con
tutte le leggi applicabili dei paesi in cui operiamo e utilizziamo solo metodi di lavoro leciti.
NELSA si impegna ad agire come cittadino responsabile rispetto agli enti statali e
governativi, alle autorità locali e alla Regione e alla società nel suo complesso. NELSA paga
le imposte dovute e insiste sulla trasparenza in tutte le transazioni finanziarie.
In quanto dipendente della NELSA non bisogna mai:
• effettuare o autorizzare pagamenti non opportuni o indebiti ad un funzionario governativo
straniero o a persone o enti collegati;
• cercare di indurre un funzionario governativo straniero a commettere un atto illegale;
• offrire o ricevere denaro (o qualsiasi bene di valore in omaggio) o commissioni per
l’ottenimento di affari o alla concessione di contratti;
• fare qualsiasi azione atta ad indurre qualcuno a violare tali regole o assisterlo in alcun
modo in tale azione;
• fuorviare inquirenti di polizia o altri funzionari pubblici;
• cercare di ostacolare, in alcun modo, la raccolta di informazioni, dati, prove o
registrazioni da parte di funzionari pubblici debitamente autorizzati a farlo;
• nascondere, alterare o distruggere documenti, informazioni o registrazioni inseriti in
un’indagine o in un’inchiesta;
• cercare di ostacolare altri dipendenti nel fornire informazioni accurate.
Coinvolgimento nella politica
Benché NELSA non proibisca il coinvolgimento dei dipendenti in politica, non devono
essere intraprese attività politiche a nome della NELSA o in conflitto con gli interessi della
Società stessa.
In qualità di dipendente della NELSA occorre:
 ottenere informazioni in conformità con le leggi e osservare le normative del Paese
in cui si lavora;
 ottenere tutte le informazioni attinenti riguardo società o consulenti impegnati in
attività legate alle lobby prima di concludere un contratto con loro. Bisogna
verificare se tali società o consulenti operano legalmente e non perseguono
interessi in conflitto con quelli della NELSA sulla base di incarichi di terza parte.
In quanto dipendente della NELSA occorre:
• porre estrema attenzione, durante tali attività, a non:
- usare il nome della NELSA ad esso appartenenti;
- indurre le persone a credere che NELSA sia impegnato in un partito o movimento
politico
- entrare a far parte di gruppi i cui scopi o attività siano in conflitto con gli interessi
della NELSA
- utilizzare le attrezzature della NELSA (per esempio fax, computer, Internet, telefoni,
fotocopiatrici, scanner, carta intestata, ecc.);
• evitare di impegnarvi in attività politiche sul luogo di lavoro.
Nel contesto delle questioni governative e del coinvolgimento nella politica, la corruzione è
considerata una violazione estremamente grave delle norme etiche.
4.6
COMUNITÀ LOCALI E SOCIETÀ IN GENERALE
NELSA contribuisce alla crescita economica e all’aumento degli standard di vita nelle
regioni in cui opera. Oltre a creare nuovi posti di lavoro, serviamo il bene comune
attraverso attività mirate a migliorare la salute, la cultura e l’istruzione. Ci impegniamo
nel mecenatismo e nelle sponsorizzazioni sociali trasparenti e esenti da corruzione. NELSA è
impegnato nella comunicazione responsabile: forniamo al pubblico informazioni regolari,
complete, comprensibili e affidabili riguardo le nostre attività e intenzioni, attraverso tutti i più
importanti mezzi di comunicazione. Miriamo a sviluppare rapporti positivi e professionali con i
media. La NELSA cerca di impegnarsi in un dialogo aperto e trasparente consultandosi con le
comunità locali e con altri rappresentanti della società civile che hanno interessi legittimi nelle
nostre attività. Incoraggiamo la partecipazione dei dipendenti a supporto dello sviluppo e delle
iniziative sociali della comunità locale.
In qualità di dipendente della NELSA occorre:
• conformarsi sempre alle leggi e alle normative locali in ogni comunità e Paese in cui
operiamo;
• rispettare i diritti umani fondamentali, le culture e i diversi costumi commerciali di tali
comunità e Paesi (purché questi costumi non siano in conflitto con i principi del presente
Codice);
• cercare di reclutare personale locale qualificato, laddove possibile.
Nel contesto delle comunità locali e della società in generale, la violazione dei diritti umani,
il fornire false informazioni alle comunità locali e la corruzione sono considerate come
violazioni estremamente gravi delle norme etiche.
4.7 FORNITORI E PARTNER COMMERCIALI
I rapporti con i fornitori e con gli altri partner commerciali si basano sulla fiducia e il rispetto. Tutte le
informazioni che riguardano i rapporti tra NELSA e i suoi fornitori sono considerate riservate. Non
abusiamo della nostra posizione di mercato e ci impegniamo a creare uguali condizioni per tutti i
partner commerciali. Siamo, inoltre impegnati ad osservare i termini contrattuali concordati. Agendo
a nome della NELSA, è responsabilità specifica dei nostri dipendenti aiutare i nostri fornitori a
comprendere i requisiti etici e le aspettative della Società.
Nell’agire a nome della NELSA occorre:
• selezionare solo le persone o le società che abbiano una buona reputazione e
dispongano delle qualifiche richieste;
• cercare di concludere affari con fornitori che siano conformi con i requisiti legali
attinenti e che agiscano in modo coerente con l’impegno della NELSA rispetto alle
norme etiche delineate nel presente Codice;
• ricordare che è specifica responsabilità del dipendente aiutare i fornitori a
comprendere la qualità e i requisiti etici della NELSA;
• segnalare ai propri responsabili le attività dei fornitori che non risultino coerenti con
tali requisiti;
• astenersi dal chiedere o accettare alcun beneficio da partner commerciali; bisogna
segnalare immediatamente al proprio responsabile i vantaggi illegali offerti dai
•
•
•
•
•
partner commerciali o dai fornitori e avviare la conclusione di tutti i rapporti
commerciali con loro;
selezionare i fornitori sulla base del merito, evitando i conflitti di interesse, gli omaggi
e le attività di rappresentanza inopportune o qualsiasi altro tipo di favoritismo che
potrebbe compromettere tale selezione; è possibile accettare gli omaggi
promozionali di valore limitato (per esempio penne, porta chiavi, calendari, cartelline)
o altri omaggi commerciali, pranzi d'affari e partecipazione a conferenze elargiti
senza esercitare influenza;
informare il proprio responsabile di qualsiasi omaggio superiore a 50 Euro, in modo
da consentirgli di decidere se quanto elargito possa essere conservato, destinato a
scopi caritatevoli o reso alla persona da cui è stato ricevuto; NELSA rende possibile
ai propri partner sostenere iniziative caritatevoli societarie invece di elargire omaggi
ai dipendenti;
informare il proprio responsabile riguardo inviti ricevuti per scopi commerciali e
assicurarsi che l’accettazione di tali inviti sia approvata in anticipo; il responsabile ha
il diritto di decidere se l’accettare tali inviti serva agli interessi commerciali della
NELSA • non accettare offerte riguardo viaggi, vacanze e/o alloggio da parte di
partner commerciali, formatori esterni o privati che lavorano per la NELSA
(consulenti, agenti, partner in franchising, ecc.). In alcuni casi (per esempio training
professionali o inviti a fare presentazioni) l’accettazione di tali offerte legate a viaggi
e alloggi è permessa, se approvata per iscritto dal responsabile che esercita i diritti
del datore di lavoro;
inserire tutti gli omaggi, i pranzi lavoro e gli eventi con un valore superiore a 50 Euro
nel registro omaggi dell’unità organizzativa coinvolta, indipendentemente dal fatto
che siano stati accettati o rifiutati; gli omaggi, i pranzi di lavoro e gli eventi per un
valore superiore a 50 Euro non inseriti nel registro omaggi possono essere
considerati atti di corruzione;
fare attenzione a non fornire le informazioni commerciali riservate dei nostri fornitori
(dettagli delle offerte, informazioni sui prezzi delle offerte, ecc.) a terze parti.
Conflitti di interesse
In qualità di dipendenti della NELSA, potreste essere esposti a conflitti di interesse che devono
essere evitati; in caso di situazioni dubbie dovete ottenere preventiva autorizzazione da parte
del vostro manager responsabile o, se la situazione è già in essere, informare lo stesso per le
valutazioni del singolo caso.
Inoltre, poiché quanto segue rappresenta chiaramente un conflitto di interessi occorre:
• come singoli, non lavorare mai o fornire servizi a qualsiasi parte esterna con cui si sia stabilito
un contatto precedente nell'ambito del periodo d’impiego presso la NELSA;
• non investire mai denaro nella società di un fornitore o cliente se si è coinvolti nella selezione,
valutazione o negoziazioni o se si supervisiona chiunque abbia tale responsabilità.
L’investimento in associazioni commerciali pubbliche rappresenta un’eccezione a tale regola.
Nei seguenti casi inoltre occorre ottenere l'autorizzazione scritta anticipata del manager
responsabile:
• qualsiasi rapporto stabilito con concorrenti, clienti o fornitori, laddove si possa presumere
esistano conflitti di interesse;
• l’accettazione di una posizione direttiva, l'appartenenza ad un consiglio di amministrazione o
altre forme di appartenenza ad imprese o ad organizzazioni no profit;
• diventare il proprietario controllante di un’impresa esterna in qualsiasi forma costituita (SpA,
Srl, Scarl, etc);
• effettuare investimenti sostanziali in società concorrenti, fornitori o clienti; con il termine
investimento sostanziale si intende un interesse economico che potrebbe influenzare o creare
l’apparenza di influenzare il giudizio.
Nei casi seguenti, al manager responsabile è richiesto per iscritto di prendere una decisione
sull’esistenza o meno di un possibile conflitto di interessi;
• se una persona al di fuori della NELSA ha un rapporto o di lavoro o come agente o
rappresentante di un altra società;
• se, sulla base della posizione ricoperta, una persona ha la capacità di assumere,
supervisionare, influenzare i termini e le condizioni d’impiego o influenzare la gestione di uno
dei propri parenti stretti, indipendentemente dal fatto che tale persona sia un dipendente della
NELSA o impiegato da un partner legato da un contratto alla NELSA;
• se una persona viene a conoscenza del fatto che uno dei propri parenti stretti lavora o esegue
dei servizi per una società concorrente, cliente o fornitore e che è stato coinvolto nelle
procedure decisionali o di conclusione di un contratto riguardanti il dato concorrente, cliente o
fornitore.
Rispetto ai fornitori e ai partner, la corruzione è considerata una violazione estremamente grave
delle norme etiche.
4.8 CONCORRENTI
NELSA compete attivamente nelle attività commerciali, ponendo, tuttavia, massima attenzione
affinché le azioni di mercato siano condotte in accordo con le norme di concorrenza equa e in
conformità con la legge sulla concorrenza applicabile. Raccogliamo informazioni sui nostri
concorrenti solo in modo strettamente legale. Utilizziamo esclusivamente informazioni e fonti
disponibili pubblicamente per valutare attività, consumatori, fornitori e tendenze tecnologiche,
bozze di atti parlamentari, oltre a campagne di comunicazione di fornitori e concorrenti.
NELSA riunisce tali informazioni in modo equo e legale.
La NELSA pone particolare attenzione affinché non siano conclusi accordi di cartello e siano
mese in atto pratiche concordate di concerto, in modo indiretto o diretto, con i concorrenti, con
lo scopo di fissare prezzi più vantaggiosi, condividere mercati o quote di produzione o vendita.
Allo stesso tempo, laddove le operazioni del settore in generale abbiano un impatto rilevante
sia sull’ambiente naturale sia sullo sviluppo sociale delle comunità locali, la NELSA
collaborerà attivamente con i propri concorrenti nell’esecuzione delle responsabilità sociali e
ambientali reciproche. NELSA cercherà ogni opportunità per dar voce ai propri impegni etici
tra le organizzazioni commerciali, le associazioni di settore, le organizzazioni multi -azionisti, e
le partnership locali, regionali e globali che portano avanti i valori dello Sviluppo Sostenibile.
Rispetto ai concorrenti, gli accordi di cartello sono considerati violazioni molto gravi delle
norme etiche.
Porre domande, sollevare preoccupazioni e riferire condotta
non etica
I dipendenti della NELSA devono segnalare qualsiasi violazione o potenziale violazione del Codice
Etico di NELSA cui vengano a conoscenza, sia che si riferisca a loro stessi, ai loro referenti diretti,
responsabili o altri. Nel caso non siano sicuri di quale sia l’azione corretta da intraprendere devono
cercare assistenza.
Quando si riferisce una condotta non etica, la persona che segnala deve rispettare i diritti del
soggetto cui tale segnalazione si riferisce. È quindi proibito rivelare dati personali della persona
oggetto della segnalazione.
In caso di preoccupazioni di natura etica ci si può rivolgere al proprio responsabile, ma nel caso ci si
trovi a disagio ad utilizzare tale canale, è possibile, in qualsiasi momento, contattare il Consiglio
Etico del Gruppo MOL o, per IES, l’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs.
231/2001 (posta: Organismo di Vigilanza -Italiana Energia e Servizi SpA, Strada Cipata, 79, 46100
Mantova – posta elettronica: odv.ies@ studiocarna.it).
Il ruolo principale del Consiglio Etico è di assicurare che ogni dipendente di NELSA sia conforme al
Codice.
Il Consiglio Etico:
• riesamina periodicamente e, senza indicare le informazioni personali, le procedure disciplinari
avviate contro persone che hanno violato il Codice;
• sovrintende la formazione sul Codice Etico e la comunicazione collegata al Codice;
• conduce o ordina al Funzionario Etico o alle società facenti parte del Gruppo MOL di condurre
indagini di carattere etico;
• valuta in modo continuo i rischi di non conformità e garantisce che le normative rispondano a tali
rischi;
• fornisce assistenza per aiutare i dipendenti ad essere conformi con il Codice Etico;
• redige i report di conformità al Codice Etico per il Presidente - CEO del Gruppo MOL e per il
Consiglio di Amministrazione MOL.
Le indagini e le procedure etiche sono regolate nelle “Procedure di applicazione del Codice Etico".
Nel caso si voglia segnalare una condotta non etica, o non ci si senta a proprio agio nell’utilizzare
uno dei canali indicati in precedenza, è possibile contattare il Consiglio Etico. E’ possibile inviare una
e-mail all’indirizzo [email protected] o scrivere al Presidente del Consiglio Etico del Gruppo MOL
all’indirizzo H-1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18, Ungheria. Il Consiglio mette a
disposizione una linea telefonica dotata di segreteria. La linea è attiva 24 ore su 24, sette giorni
su sette. Il Consiglio Etico è contattabile al numero (+36 1) 464-1725. E’ possibile usare la propria
lingua madre in tutte le comunicazioni con il Consiglio. Le indagini risultano tanto più efficaci quanto
più dettagli sono forniti sulle questioni di conformità, compreso il nome di colui che effettua la
segnalazione. Le segnalazioni anonime saranno oggetto di indagine solo nel caso si presuma il
verificarsi di una violazione molto grave del Codice.
Qualsiasi dipendente può, in buona fede, cercare consulenza, sollevare preoccupazioni o segnalare
atti di cattiva condotta in conformità con il presente Codice. Tuttavia, in caso un dipendente segnali
una violazione delle norme etiche sapendo che tale violazione riferita non è stata commessa o è
stata commessa da una persona diversa da quella segnalata, possono essere avviate procedure
etiche contro di lei/lui.
Il Gruppo MOL non tollererà alcuna ritorsione contro persone che riferiscono problemi alla conformità in
buona fede. Devono essere riferiti i sospetti di ritorsione. Il Consiglio Etico o, a seconda del caso, il
Funzionario Etico , indagherà in merito a tali accuse intraprendendo le azioni adeguate.
Chiunque sia responsabile di ritorsioni contro soggetti che segnalano una sospetta condotta non
etica o altri rischi aziendali sarà soggetto ad azione disciplinare. Se sospettate che voi, o qualcuno
che conoscete, sia stato oggetto di ritorsione per aver sollevato un problema di conformità etica,
dovete contattare immediatamente il Consiglio Etico.
Il Concilio Etico del Gruppo MOL al termine dell’indagine propone la sanzione da
applicare e rimanda la decisione finale al CdA di Nelsa, che diventa l’unico
organo decisorio e responsabile della sanzione da prendere.
.