Slide gestione mail e tempo di lavoro

Consigli per gestire le mail nel
TEMPO DI LAVORO
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A cura di Verusca Saglia
Formazione, consulenza organizzativa, coaching
Usa i “filtri” e le “regole” dei client di posta
elettronica: ogni client di posta elettronica è dotato di funzioni per
alleggerire la gestione delle mail
Outlook e Gmail per es danno l’opportunità di regolare i messaggi in arrivo
smistandoli in cartelle predefinite, per dare una priorità in base al
mittente, eliminare quelle che contengono determinate parole in oggetto…
Utilizzare una piccola quantità di tempo per la messa a punto
del client di posta elettronica, può farvi risparmiare un sacco di
tempo dopo
Usa il tuo smartphone come filtro
La maggior parte delle persone collega il proprio smartphone al proprio
account di posta elettronica e finisce per leggere le mail in entrata due
volte. Così, invece di risparmiare tempo per la gestione delle mail, lo
moltiplichiamo…
USARE APPLICAZIONI FILTRO (es AwayFind)
Autodisciplinati!
LEGGI LE MAIL SOLO 3/4 VOLTE AL GG: non sempre alla mattina può essere
vantaggioso (meglio attorno alle 11.30) poi a metà pomeriggio e prima di uscire.
SMISTARE LE MAIL IN 3+1 CARTELLE
Autodisciplinati!
Dopo aver eliminato tutte quelle di spam, pubblicitarie, ecc. aprire una e-mail per volta e
decidere immediatamente cosa farne.
4 possibili azioni:
–
Eliminarla;
–
Archiviarla;
–
Lasciarla in evidenza per gestirla in un secondo momento;
–
Rispondere.
Quindi creare 3 cartelle:
–
Da rispondere: dove inserire tutte quelle e-mail che richiedono un’azione da parte
nostra e a cui dovremo rispondere;
–
Da leggere: dove “parcheggiare” tutte quelle mail a cui non è necessario dedicare
attenzione immediata e a cui dedicheremo attenzione in un secondo momento;
–
Archiviate: dove inseriremo tutte quelle e-mail che non hanno più necessità di
essere lette o gestite da parte nostra.
Questa cartella può essere generica oppure suddivisa per progetto, per cliente, ecc.
Create tutte quelle che ritenete necessarie per una vostra suddivisione logica.
Autodisciplinati!
Darsi un tempo limitato per il controllo e la gestione delle e-mail (max
30 minuti)
Per leggere, gestire, smistare, rispondere alle e-mail arrivate
è meglio darsi un tempo limite finito il quale chiudere il
programma di posta elettronica ed iniziare a lavorare su
altre attività.
Darsi un tempo limite, come spiegato molto bene dalla
“Legge di Parkinson”, ci da modo di focalizzarci e gestire
tutto quello che ci siamo ripromessi di fare entro quel limite.
Autodisciplinati!
Gestire le e-mail inserite nella cartella “Da rispondere
Una volta smistate le e-mail, iniziare a rispondere partendo
da quelle classificate come “importanti per il raggiungimento
dei nostri obiettivi”
Se l’attività richiesta, richiede un lavoro specifico, dedicatevi
del tempo durante la giornata.
All’interno dei 30 minuti, cercate di chiudere più mail
possibili
Autodisciplinati!
Sequenza azioni:
–
Impostate un timer di massimo 30 minuti
–
Aprire il programma di posta elettronica
–
Eliminare subito le e-mail che non interessano (pubblicità,
spam, …)
–
Aprire ogni e-mail arrivata nella casella “Posta in arrivo” e
decidere immediatamente cosa farne:
o Eliminarla
o Archiviarla
o Rispondere immediatamente (se questo richiede meno di 5 minuti)
o Spostarla nella cartella “Da rispondere” (se la risposta richiede più di
5 minuti)
o Spostarla nella cartella “Da leggere” (se non è così importante ma
vogliamo tenerla in evidenza per leggerla più avanti)
Autodisciplinati!
- Finito di smistare le e-mail, iniziamo a gestire i messaggi che abbiamo
inserito nella cartella “Da rispondere” dando priorità sempre a quelle
considerate importanti e che cioè ci permettono di raggiungere i nostri
obiettivi professionali.
-Finita la gestione delle mail o i 30 minuti che vi siete dati, CHIUDETE il
programma di posta elettronica e non riapritelo.
Se dovete inviare una mail durante la giornata, aprire il programma di posta
elettronica ma non cadere in tentazione di dare una “sbirciatina” a quelle in
arrivo
All’inizio sembrerà “impossibile” mettere in pratica questi accorgimenti.
Fallo per circa 3 settimane e poi decidi se continuare a farlo o meno