manuale gestione - Università degli studi di Trieste

Transcript

Manuale di gestione
del
Protocollo
informatico
Sommario
Manuale per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali
e degli archivi
Premessa ......................................................................................................................
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5
Parte Prima - Principi generali ............................................................
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9
9
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10
11
11
11
1.1
1.2.
1.3.
1.4
1.5.
1.6.
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
Ambito di applicazione del Manuale.....................................................................
Definizioni e norme di riferimento.........................................................................
Aree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi .......................................
Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli
archivi ...................................................................................................................
Tutela dei dati personali .......................................................................................
Caselle di posta elettronica ..................................................................................
Sistema di classificazione dei documenti…………………………………………….
Massimario e prontuario di selezione…………………………………………………
Formazione………………………………………………………………………………
Accreditamento dell'Amministrazione all'I.P.A……………………………………….
Procedure integrative di conservazione sostitutiva………………………………….
Protocollo unico e cessazione dei protocolli interni………………………………….
Firma digitale e firme elettroniche……………………………………………………..
Parte Seconda- Tipologie documentali e flussi………………………..............pag.
2.1. Il documento amministrativo.................................................................................
2.2. Il documento informatico ......................................................................................
2.3. Il documento analogico ........................................................................................
2.4. Tipologie documentarie ........................................................................................
2.4.1. Documenti in arrivo .....................................................................................
2.4.2. Documenti in partenza ................................................................................
2.4.3. Documenti interni o tra uffici (UO)...............................................................
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Parte Terza - Il flusso di lavorazione dei documenti…………………. ............pag,
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
Ricezione dei documenti e relativo flusso ..........................................................
Ricezione dei documenti cartacei a mezzo posta convenzionale……………….
Ricezione di documenti cartacei a mezzo fax……………………………………..
Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale………….
Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non
istituzionale…………………………………………………………………………….
3.1.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili…………………………
3.1.6 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei………………..
3.1.7 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici……………..
3.1.8 Rappresentazioni digitali di documenti cartacei…………………………………...
3.1.9 Smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti……………………………
3.1.10 Modifica delle assegnazioni………………………………………………………….
3.1.11 Conservazione dei documenti informatici…………………………………………..
3.2
Invio dei documenti e relativo flusso…………………………………………………
3.2.1 Redazione, registrazione e spedizione di documenti analogici cartacei aventi
per destinatario un ente o soggetto terzo a mezzo posta convenzionale o
telefax……………………………………………………………………………………
Manuale di gestione
del protocollo informatico
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3.2.2 Redazione, registrazione e spedizione di documenti informatici aventi per
destinatario un ente o soggetto terzo………………………………………………..
3.2.3 Redazione, registrazione e spedizione di documenti aventi per destinatario
un'altra A.O.O. dell'Università
3.3
Flusso dei documenti interni o tra uffici (UO)……………………………………….
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Parte Quarta - Il protocollo……………………………………………….....................
.....................................................................................................pag.
4.1 Registrazione .......................................................................................................
4.2 Segnatura .............................................................................................................
4.3 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
4.4. Registrazioni con differimento dei termini di accesso ..........................................
4.5. Protocollo differito.................................................................................................
4.6. Annullamento di una registrazione .......................................................................
4.7. Il registro di protocollo ..........................................................................................
4.8 Il registro di emergenza
4.9. Il protocollo particolare ...........................................................................................
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Parte Quinta - Sistema di classificazione, fascicolazione
e piano di conservazione………………………………. .......................
.......................................................................................................................... pag.
5.1
5.1.1
5.2
5.2.1
5.2.2
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.4
5.4.1
5.4.2
5.5
5.6
Protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici ........................... ……
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Misure di protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici………………pag.
Titolario o piano di classificazione…………………………………………….. .
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Titolario…………………………………………………………………………………. pag.
Classificazione dei documenti……………………………………………………….. pag.
Fascicoli e dossier…………………………………………………………………….. pag.
Fascicolazione dei documenti……………………………………………………….. pag.
Apertura di un fascicolo………………………………………………………………. pag.
Chiusura di un fascicolo………………………………………………………………. pag.
Tipologie di fascicoli…………………………………………………………………… pag.
Repertorio dei fascicoli………………………………………………………………..
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Raccoglitore……………………………………………………………………………
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Repertori e serie archivistiche……………………………………………………….. pag.
Serie archivistiche……………………………………………………………………... pag.
Repertori………………………………………………………………………………… pag.
L'archivio di deposito………………………………………………………………….. pag.
Scarto, selezione e riordino dei documenti…………………………………………. pag.
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Parte Sesta - Descrizione funzionale del sistema di protocollo
informatico………………………………………………….. pag.
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Il software Titulus ......................................................................................... …………
Premessa ………………………………………………………………………………
Caratteristiche di base………………………………………………………………….
Profili utente e responsabilità………………………………………………………….
Accesso al sistema……………………………………………………………………..
Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico………..
Interoperabilita' dei sistemi Titulus……………………………………………………
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Parte Settima - Piano di sicurezza e privacy………………………………pag. 40
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7.2
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Obiettivi del piano di sicurezza ...................................................................................
Generalità…………………………………………………………………………
Riservatezza dei protocolli: protocollo particolare…………………………….
Diritto di consultazione…………………………………………………………..
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Appendice
8.
Allegati ........................................................................................................................
A Aree Organizzative Omogenee (AOO) e Unità Organizzative (UO) ...........
B AOO ed indirizzi istituzionali di posta elettronica certificata (PEC) .............
C Decreto di istituzione del Servizio per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi e di nomina del
responsabile……………………………………………………………………...
D. Titolari di classificazione dei documenti ......................................................
E Linee guida per l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nel
protocollo informatico……………………………………………………………
F. Fac-simile copertina fascicolo cartaceo………………………………….
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PREMESSA
Il presente Manuale disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti
amministrativi dal protocollo all’archivio storico nelle Aree Organizzative Omogene dell’Università.
Al Manuale è attribuita la funzione di descrivere il sistema di gestione e conservazione dei
documenti e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema di gestione
documentale; esso descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i
rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza
soluzioni di continuità – dal protocollo all’archivio storico.
In quest’ottica, l Manuale rappresenta uno strumento operativo che, nel riconoscere il
valore strategico del protocollo informatico quale veicolo per la gestione elettronica dei flussi
documentali e la concreta realizzazione della trasparenza amministrativa, lo caratterizza quale
componente di un sistema integrato funzionale all’automazione dei flussi di lavoro.
Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in
generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione; esso è
destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete
per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione,
fascicolazione e archiviazione dei documenti
Più nel dettaglio, il manuale disciplina:
•
•
•
•
•
le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei
documenti
la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero in via transitoria, i flussi
cartacei in rapporto al protocollo informatico;
i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni
amministrative;
l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e di scarto;
le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed
interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.
.
Manuale di gestione
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Parte Prima - Principi generali
1.1 Ambito di applicazione del manuale
Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai
sensi dell’art. 3, comma c) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000,
(Regole tecniche per il protocollo informatico) e descrive le attività di formazione, registrazione,
classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, sia analogici che informatici,
nonchè la gestione dei flussi documentali ed archivistici relativi ai procedimenti e/o processi
dell’Università degli Studi di Trieste.
Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti e/o processi, di
accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico
realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e
documentale interno dell’amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della
trasparenza dell’azione amministrativa.
Il sistema informativo di gestione documentale poggia sul sistema informatico Titulus della
Società 3D Informatica. Ne consegue che il Manuale ha per riferimento le funzioni applicative di
detto sistema.
1.2 Definizioni e norme di riferimento
Ai fini del presente Manuale si intende:
• per “amministrazione”, l’Università degli Studi di Trieste;
• per “Testo Unico”, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo
unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
• per Regole tecniche, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 -Regole
tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428;
• per Codice, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione
digitale.
Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente:
• AOO - Area Organizzativa Omogenea;
• MdG - Manuale di Gestione del protocollo informatico
• RPA - Responsabile del Procedimento e/o processo - il dipendente che ha la responsabilità
dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;
Manuale di gestione
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• RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi
documentali e degli archivi;
• UO - Unità Organizzative responsabili - rappresentano gli uffici che svolgono attività di
registrazione di protocollo;
1.3 Aree organizzative omogenee e modelli organizzativi
Per la gestione dei documenti, l’amministrazione ha adottato un modello organizzativo di
tipo distribuito istituendo al suo interno le Aree Organizzative Omogenee (AOO) elencate
nell’allegato A.
E’ considerata Area Organizzativa Omogenea una struttura amministrativa dell’Università,
comunque denominata, dotata di autonomia organizzativa e contabile, che presenta esigenze di
gestione unitaria e coordinata della documentazione.
Per tutte le A.O.O. vigono criteri uniformi di classificazione e archiviazione dei documenti;
Ciascuna di esse è dotata di un protocollo unico, riportante un’unica sequenza numerica di
protocollazione per tutti i documenti, in arrivo ed in partenza, nonché per tutti i documenti
scambiati fra le UO della stessa AOO, considerati interni all’AOO medesima.
La UO è lo strumento organizzativo attraverso il quale si articola in livelli gerarchici la
struttura dell’AOO; può costituire un elemento terminale della struttura dell’AOO ovvero è
ulteriormente suddivisibile in ulteriori UO gerarchicamente dipendenti
1.4 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e
degli archivi
Le funzioni di coordinamento della gestione documentale nelle AOO dell’Ateneo sono
attribuite al Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli
archivi, istituito ai sensi di quanto previsto dall’art. 61 del DPR 445/2000.
A capo di tale Servizio è preposto un dirigente o un funzionario con specifica
preparazione professionale tecnico archivistica.
Onde garantire la normalizzazione, il responsabile del servizio per l’AOO Amministrazione
centrale, coordina, con riferimento ai protocolli informatici di tutte le AOO dell’Università, il
sistema informativo documentale e le relative soluzioni informatiche basate sulla piattaforma
Titulus
L’atto che istituisce il servizio e individua il responsabile è riportato nell’allegato C,
unitamente:
–
alla descrizione dei compiti assegnati al responsabile;
–
al nominativo del vicario del responsabile nei casi di vacanza, assenza o impedimento.
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1.5 Tutela dei dati personali
L’amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali - comuni, sensibili e/o
giudiziari - contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza dà attuazione al
dettato del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati
personali” con atti formali aventi rilevanza interna ed esterna.
Più specificamente si assicura il rispetto di quanto previsto in merito al:
-
principio di necessità nel trattamento dei dati;
-
diritto di accesso ai dati personali da parte dell’interessato;
-
alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati;
-
all’informativa da fornire agli interessati;
-
alla nomina degli incaricati del trattamento, per gruppo o individualmente;
-
alle misure minime di sicurezza.
1.6 Caselle di posta elettronica
Ogni AOO si dota di una casella di Posta Elettronica istituzionale per la corrispondenza,
sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UO) che ad essa
fanno riferimento.
In attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per
l’innovazione e le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni,
l’amministrazione dota tutti i propri dipendenti, compresi quelli per i quali non sia prevista la
dotazione di un personal computer, di una casella di posta elettronica.
1.7 Sistema di classificazione dei documenti
L’Università uniforma la classificazione dei documenti allo standard nazionale Titulus
adottando un Titolario per la classificazione dei documenti dell’AOO Amministrazione centrale ed
un Titolario per la classificazione dei documenti delle AOO corrispondenti alle strutture didattiche
(Facoltà), scientifiche (Dipartimenti) e di servizio (Centri di servizio autonomi di spesa).
I Titolari assicurano la suddivisione dei documenti secondo la funzione esercitata e
l’organizzazione omogenea dei documenti che fanno riferimento a medesimi procedimenti o
affari.
I Titolari sono suscettibili di modifiche ed aggiornamenti periodici concordati a livello
nazionale fra gli Atenei italiani, ferma restando la prerogativa dell’Università di adattare i Titolari
alla propria realtà statutaria e organizzativa relativamente al Titolo II – Organi di governo,
gestione, controllo, consulenza e garanzia.
Un Prontuario di classificazione e di smistamento di competenza dei documenti, in cui le
voci di indice sono ordinate alfabeticamente, per titolo, classe e UO assegnataria, funge da guida
rapida, consentendo di individuare la corretta classificazione di un documento in base all’oggetto
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e/o al contenuto dello stesso, rimandando ciascuna voce di indice ad una voce del Titolario con
individuazione della UO assegnataria.
Il Titolario ed il Prontuario sono implementati nel sistema informativo Titulus unitamente a
funzionalità avanzate che agevolano la ricerca delle voci di indice e la compilazione automatica
dei campi di classificazione e di smistamento dei documenti.
I Titolari di classificazione sono riportati nell’Allegato D..
1.8 Massimario e prontuario di selezione
Le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in
considerazione ed i casi particolari ai fini di una corretta individuazione dei documenti da
conservare sono contenuti nel Massimario.
L’elenco dettagliato delle tipologie documentali e il fascicolo procedimento/affare di
riferimento con i relativi tempi di conservazione sono contenuti nel Prontuario.
Il Massimario, soggetto a revisione periodica, è integrato nel Titolario di classificazione
unitamente alla tabella dei procedimenti e degli affari previsti.
1.9 Formazione
Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le amministrazioni dalla direttiva del Ministro
della funzione pubblica sulla formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche
amministrazioni, l’amministrazione ha stabilito percorsi formativi specifici e generali che
coinvolgono tutte le figure professionali.
In particolare, sono stati previsti specifici percorsi formativi volti ad assicurare la
formazione e l’aggiornamento professionale in materia di gestione documentale con particolare
riferimento:
– ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali inerenti alla protocollazione
e all’archiviazione dei documenti della AOO di riferimento ;
– agli strumenti e alle tecniche per la gestione digitale delle informazioni;
– alle norme sulla protezione dei dati personali e alle direttive impartite con il documento
programmatico della sicurezza.
1.10 Accreditamento dell’amministrazione all’IPA
Ogni AOO si dota una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e
riceve documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità
della UO incaricata; il responsabile della UO procede alla lettura, almeno una volta al giorno,
della corrispondenza ivi pervenuta, adottando, di seguito, i comportamenti di cui al paragrafo
3.1.3.
L’amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti dalla Direttiva 27/11/2003
relativa all’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, si è accreditata presso
l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA fornendo le
seguenti informazioni che individuano l’amministrazione stessa e le AOO in cui è articolata:
–
la denominazione della amministrazione;
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–
–
–
il codice identificativo proposto per la amministrazione;
l’indirizzo della sede principale della amministrazione;
l’elenco delle proprie Aree Organizzative Omogenee con l’indicazione:
della denominazione;
del codice identificativo;
della casella di posta elettronica;
della data di istituzione;
delle UO afferenti.
L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito Internet
da parte di tutti i soggetti pubblici o privati.
L’amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle
proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da
garantire l’affidabilità dell’indirizzo di posta elettronica; con la stessa tempestività
l’amministrazione comunica la soppressione ovvero la creazione di una AOO.
1.11 Procedure integrative di conservazione sostitutiva
Per l’esecuzione del processo di conservazione sostitutiva dei documenti
l’amministrazione si uniforma alle modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004.
Prima di adottare eventuali accorgimenti e procedure integrative, anche successivamente
all’avvio del processo di conservazione sostitutiva dei documenti, l’amministrazione comunica al
CNIPA le procedure integrative che intende adottare ai sensi dell’art. 7 della citata deliberazione.
1.12 Protocollo unico e cessazione dei protocolli interni
Il protocollo unico per ciascuna delle AOO implica la cessazione di fatto e di diritto di tutti gli
eventuali protocolli interni comunque intesi e di altri sistemi di registrazione dei documenti diversi
dal protocollo unico.
Il responsabile del Servizio di protocollo informatico effettua periodicamente controlli a
campione sulla congruità delle registrazioni, sul corretto inserimento dei dati e sulla sequenza
della catena documentale e sull’utilizzo di un unico registro di protocollo informatico, verificando
la conformità dei criteri di classificazione e fascicolazione utilizzati.
1.13 Firma digitale e firme elettroniche
L’amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai soggetti da essa
delegati a rappresentarla per l’espletamento delle funzioni istituzionali
A tal fine l’Università stipula apposite convenzioni con certificatori qualificati accreditati per
il rilascio della firma digitale ai soggetti titolari.
Con decreto del Direttore Amministrativo viene individuata la UO dell’AOO
Amministrazione centrale cui sono assegnate, ai sensi di quanto previsto dall’art. 29 e 29 bis del
DPR 445/2000, le funzioni di “ufficio delegato” nei rapporti con il certificatore.
Sono compiti dell’ufficio delegato:
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-
identificazione degli utenti ed accettazione delle richieste di registrazione;
-
consegna delle smart-card, previa identificazione dei titolari;
-
consegna delle buste cieche agli aventi diritto;
-
richiesta di revoca o sospensione della validità del certificato ogni qual volta vengano
meno i requisiti in base ai quali sono stati rilasciati.
Nello stesso decreto viene individuato il soggetto che svolge i compiti di funzionario referente
nei rapporti con il certificatore.
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Parte Seconda - Tipologie documentali e flussi
2.1 Il documento amministrativo
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, formati o comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa
(art. 1 TU).
Con riferimento al tipo di supporto i documenti amministrativi si distinguono
strutturalmente in:
•
documenti informatici
•
documenti analogici
2.2 Il documento informatico
Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti (art. 1 TU; art. 1 CAD).
Le attività di produzione trasmissione gestione e conservazione dei documenti informatici
presentano caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti analogici, in particolare
con riferimento agli aspetti relativi all’autenticità ed integrità ed alla conseguente valenza
probatoria
Ai sensi di quanto previsto dall’art. 20 del CAD.
1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico
e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del ed alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD.
2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale
soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite
ai sensi dell’articolo 71 del CAD che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del
documento.
3. Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la
riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi
dell’articolo 71 del CAD; la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili
ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.
4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute
nel documento informatico.
2.3 Il documento analogico
Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza
fisica che assume valori continui, come, ad es., le tracce su carta, le immagini contenute nei film
e le magnetizzazioni su nastro.
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Nell’attività amministrativa, di norma il documento analogico è un documento formato su
supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. documento scritto a mano o a macchina
da scrivere) o con strumenti informatici (es. documento prodotto con un sistema di videoscrittura
e stampato).
E’ considerato originale analogico il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed
autentica negli elementi formali e sostanziali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di
informazione, del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa.
Si definisce minuta l’originale del documento conservato agli atti dell’AOO o UO mittente,
cioè nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare trattato
I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO
o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, sono di norma
redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare
agli atti del mittente.
I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO
o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un’altra AOO dell’Università, sono redatti in
un unico esemplare, la minuta in originale da conservare agli atti del mittente.
2.4 Tipologie documentarie
I documenti amministrativi dell’Università si distinguono funzionalmente in:
- documenti in arrivo;
- documenti in partenza;
- documenti interni.
Tutte le tipologie documentarie sono assoggettate all’obbligo di digitalizzazione ( acquisizione
del file formato immagine del documento mediante scanner) e memorizzazione nel sistema
informativo Titulus.
2.4.1 Documenti in arrivo
Sono considerati documenti in arrivo i documenti, sia informatici che analogici, pervenuti o
comunque acquisiti da una AOO dell’Università.
La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla AOO con mezzi e modalità diverse,
in relazione alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.
Il documento analogico può essere recapitato;
1. a mezzo posta convenzionale o corriere;
2. a mezzo posta raccomandata;
3. a mezzo telefax o telegramma;
4. con consegna diretta da parte dell’interessato o da persona dallo stesso delegata.
Il documento informatico può essere recapitato:
1. a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;
2. su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, floppy disk, pen drive) consegnato direttamente
all’amministrazione o inviato per posta convenzionale o corriere.
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2.4.2 Documenti in partenza
Sono considerati documenti in partenza i documenti redatti dalle AOO o UO dell’Università,
aventi per destinatario un ente o un soggetto terzo, ovvero un’altra AOO dell’Università.
La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal
personale dell’AOO o della UO interessata incaricato di siffatto tipo di operazione e abilitato ad
accedere al sistema informatico Titulus
L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle “Linee guida per l’inserimento
dell’anagrafica” descritte nell’Allegato F.
2.4.3 Documenti interni o tra uffici (UO)
Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra le UO afferenti alla
medesima AOO.
Si distinguono funzionalmente in:
a) documenti di preminente carattere informativo;
b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie informali,
gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiati tra le UO; di
norma non vanno protocollati.
Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio i documenti
redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o
provvedimenti amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale
tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo.
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Parte Terza – Il flusso di lavorazione dei documenti
(workflow)
Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o
interni, incluse le regole di registrazione a protocollo riservate ai documenti pervenuti secondo
particolari modalità di trasmissione.
Come previsto dalla normativa vigente i flussi di seguito descritti sono il risultato del
processo di censimento e di descrizione dei processi delle AOO dell’Ateneo, quale fase
propedeutica ad un efficace ed efficiente impiego del sistema di protocollazione informatica e
gestione documentale all’interno delle AOO medesime.
3.1 Ricezione dei documenti e relativo flusso
3.1.1 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale
La corrispondenza in ingresso, di norma, va aperta e protocollata nel medesimo giorno
lavorativo di ricezione.
Nell’ AOO Amministrazione centrale le operazioni di registrazione a protocollo e di segnatura
di tutti i documenti in arrivo alla AOO, nonché la classificazione dei documenti medesimi, sono
centralizzate e svolte unitariamente dagli addetti del Servizio di protocollo informatico.
Nel caso in cui la documentazione all’Università pervenga o sia consegnata ad ufficio diverso
dal Servizio protocollo, è necessario che venga tempestivamente fatta pervenire a detto Servizio.
Il Servizio provvede, nell’operazione di smistamento dei documenti pervenuti,
all’assegnazione di ciascun documento alla UO competente per la trattazione del relativo
procedimento e/ o affare. L’operazione di assegnazione dei documenti comprende l’inoltro
informatico, nell’ambito del sistema di protocollo, dell’immagine del documento scansionato
nonché l’invio dell’originale analogico.
Il responsabile della UO assegnataria viene avvisato tramite e-mail inoltrato dal sistema di
protocollo dell’avvenuta assegnazione del documento; egli può qualora ritenga che il documento
non sia di sua competenza, restituirlo, lo stesso giorno del ricevimento, al servizio protocollo il
quale provvederà ad una nuova assegnazione
La UO assegnataria è incaricata delle successive operazioni di fascicolazione, vale a dire
della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il
documento si riferisce.
Casistiche particolari
Si forniscono, di seguito, le indicazioni comportamentali relative ad alcune casistiche
particolari:
lettere personali: tutte le buste vanno aperte e conseguentemente protocollate
A)
fatta eccezione per quelle indirizzate nominativamente al Rettore, al Direttore
Manuale di gestione
15
Amministrativo ed ai responsabili di AOO, ovvero, in ogni caso, per quelle riportanti
diciture come “riservato”, “personale”, “confidenziale” o simili da cui si evinca il carattere di
corrispondenza privata. Tali missive vanno inoltrate ancora chiuse al destinatario.
B)
Presentazione delle offerte per gare ad evidenza pubblica
Nei bandi relativi alle gare a pubblico incanto, licitazione privata o ad appalto
concorso, sarà prescritto ai partecipanti di indicare sul plico il termine “offerta”, “gara
d’appalto”,
“licitazione
privata”
o
simili.
Il plico contenente le offerte e la documentazione richiesta dovrà pervenire nel
luogo e nell’orario indicato nel bando, nel disciplinare o nel capitolato, direttamente a
mano o a mezzo posta; il personale che riceverà il plico dovrà apporvi la data di ricezione
completa
di
ore
e
minuti
e
la
propria
firma
leggibile.
Il plico non dovrà essere aperto, ma consegnato nel più breve tempo possibile,
all’ufficio competente per la gara, il quale provvederà alla sua custodia, con mezzi idonei,
sino
all’espletamento
della
gara
stessa.
In seduta pubblica, innanzi all’Ufficiale Rogante, verranno aperti i plichi giunti nei
termini,
e
nel
verbale
di
gara si
darà
atto
del loro
contenuto.
I plichi giunti in ritardo, per qualsiasi causa, non verranno ammessi alla gara e non
verranno aperti, ma verranno restituiti al mittente a gara ultimata, dopo la necessaria
constatazione e verbalizzazione da parte dell’ufficio competente per la gara.
C.
Protocollazione delle domande per concorsi di reclutamento di personale, borse ed
ammissione a corsi
E’ fatto obbligo ai competenti uffici dell’Amministrazione centrale di prevedere
sempre negli appositi bandi concernenti concorsi di reclutamento di personale di qualsiasi
categoria, borse e di ammissione a corsi, che le domande di ammissione debbano
tassativamente contenere sulla busta o plico riportante l’indirizzo, l’indicazione dell’ufficio
competente
dell’
AOO
amministrazione
centrale.
Relativamente alle domande spedite per posta fa fede, ai fini del termine di
scadenza, il timbro postale di spedizione ovvero il tagliando della raccomandata,
semprechè la normativa di riferimento non preveda riferimenti temporali diversi.
Il competente ufficio dell’amministrazione centrale, cui i plichi vanno direttamente e
tempestivamente recapitati a cura dell’Ufficio postale, trattiene le domande e gli allegati
apponendo sulle stesse il giorno e l’ora di arrivo e la sigla del responsabile.
La verifica del rispetto del termine di scadenza (giorno ed ora) relativi alla
presentazione della domanda spetta all’ufficio competente dell’amministrazione centrale.
Il responsabile del procedimento trasmette quotidianamente al servizio protocollo
una nota con cui attesta l’elenco delle domande pervenute con indicazione della rispettiva
data, raggruppate per tipologia di concorso, borsa o corso.
Il servizio protocollo attribuisce alla nota un unico numero di protocollo e la
restituisce al responsabile del procedimento. A ciascuna domanda elencata nella nota va
allegata
una
copia
della
nota
protocollata.
Vanno consegnate direttamente all’ufficio dell’amministrazione centrale
competente le domande presentate a cura dell’interessato o da altra persona incaricata.
Verificato il termine di scadenza, l’ufficio competente provvede ai sensi dei precedenti
commi.
Il rilascio della ricevuta di consegna della domanda all’interessato o a persona
incaricata dallo stesso va effettuato a cura dell’ufficio competente dell’amministrazione
centrale
Manuale di gestione
16
D.
lettere anonime: vanno protocollate;
E.
lettere prive di firma: le lettere prive di firma vanno protocollate; spetta al
responsabile dell’Ufficio competente valutare , successivamente, la loro validità ed
efficacia ai fini del procedimento e/o processo.
3.1.2 Ricezione di documenti cartacei a mezzo fax
I documenti ricevuti via fax da enti e soggetti esterni terzi vanno protocollati e scansionati
contestualmente alla registrazione a protocollo.
Nel caso che il fax sia seguito dall’arrivo del corrispondente documento in originale e
quest’ultimo sia identico, deve essere attribuita all’originale la stessa segnatura del
documento pervenuto via fax. Il fax va allegato all’originale.
Se l’originale successivamente pervenuto differisce dal fax pervenuto in precedenza,
l’originale va considerato un documento diverso e pertanto va protocollato con un nuovo
numero.
3.1.3. Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale
Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta
elettronica certificata istituzionale.
Qualora pervenga a tale casella un documento informatico sottoscritto con firma digitale, il
personale del servizio protocollo, previa verifica della validità della firma apposta e della
leggibilità del documento, procede alla registrazione del documento all’interno del sistema
Titulus.
La verifica preliminare della validità del documento comprende le seguenti operazioni:
-
apertura della busta “virtuale” contenente il documento firmato;
-
verifica della validità del certificato;
-
verifica della firma (o delle firme multiple);
L’esito della procedura di verifica va inserita nel campo note della registrazione di
protocollo con una delle seguenti diciture: “verifica firma digitale eseguita: certificato valido”
oppure : “verifica firma digitale eseguita: certificato scaduto” oppure “verifica firma digitale
eseguita: certificato revocato” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato sospeso” oppure
“verifica firma digitale eseguita: impossibile effettuare verifica
Il documento, successivamente alla registrazione, viene classificato e smistato alla UO
competente tramite il sistema informatico Titulus.
Come per il documento cartaceo, la UO assegnataria è incaricata delle operazioni di
fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al
procedimento cui il documento si riferisce.
Qualora il documento ricevuto non sia conforme agli standard previsti dalla normativa
vigente (ovvero non sia sottoscritto con firma digitale) deve essere registrato nel protocollo in
arrivo tramite la stampa e la scansione in formato immagine. Il file in formato immagine
Manuale di gestione
17
contenente il documento informatico non sottoscritto con firma digitale va associato alla
registrazione di protocollo in arrivo nel sistema informativo Titulus.
E’ fatto l’obbligo di inserire nel campo note della registrazione di protocollo la dicitura
“documento ricevuto nella casella istituzionale di PEC non sottoscritto con firma digitale”.
In tal caso spetta al responsabile del procedimento o affare valutare se accettare il
documento informatico assegnato non sottoscritto con firma digitale o richiedere altra
documentazione al mittente.
3.1.4 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale
Nel caso di un messaggio ricevuto su una casella di posta elettronica non istituzionale o
comunque non destinata al servizio di protocollazione, il messaggio è inoltrato alla casella di
posta istituzionale ed è inviato un messaggio, per conoscenza, al mittente con l’indicazione della
casella di posta corretta.
3.1.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili
I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta
elettronica.
Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file
digitali, la AOO si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su
supporti rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.
Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a
tutti i controlli e gli adempimenti del caso.
3.1.6 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei
Qualora il documento cartaceo sia consegnato direttamente dal mittente o da altra
persona incaricata al Servizio protocollo ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante
l’avvenuta consegna, il personale del Servizio è autorizzato a:
-
fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento
-
apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la
protocollazione
3.1.7 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica tramite il servizio di posta
elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal
servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’AOO con gli standard specifici.
3.1.8 Rappresentazioni digitali di documenti cartacei
I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura,
sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.
Il processo di scansione avviene in diverse fasi:
Manuale di gestione
18
–
acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da
più pagine, corrisponda un unico file;
–
verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;
–
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non
modificabile;
–
memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole
vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di
scansione.
La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base dei
seguenti criteri:
-
vengono acquisite le immagini dei documenti aventi formato A4 che non superino le
10 pagine.
-
qualora il documento abbia una consistenza maggiore ovvero formati diversi dai
precedenti va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si
trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato
composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”
-
in ogni caso non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti;
•
i certificati medici contenenti la diagnosi
•
i documenti la cui acquisizione, a giudizio del responsabile del
procedimento e/o processo, non è opportuna al fine di tutelare esigenze di
riservatezza.
3.1.9 Smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti
L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e
segnato alla UO competente.
Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento e/o
processo ad un soggetto fisico (RPA - il responsabile della UO assegnataria)ed alla trasmissione
del materiale documentario oggetto di assegnazione.
L’assegnazione può essere effettuata per competenza o per conoscenza.
Il RPA della UO competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzata tramite
un messaggio di posta elettronica; successivamente può visualizzare gli estremi del documento
nonché la sua rappresentazione in formato digitale (scansione) memorizzata nel sistema Titulus.
La UO competente è incaricata della gestione del procedimento cui il documento si
riferisce e prende in carico il documento medesimo; ad essa viene inoltrato anche l’originale
cartaceo.
I destinatari del documento per “competenza” lo ricevono esclusivamente in formato
digitale.
Manuale di gestione
19
3.1.10 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di assegnazione errata, la UO che riceve il documento provvede a ritrasmettere
l’atto (sia l’originale cartaceo che la rappresentazione digitale memorizzata nel sistema) al
Servizio protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione, indicando, se conosciuta, la UO
ritenuta competente.
Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi
memorizzando l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data di esecuzione.
3.1.11 Conservazione dei documenti informatici
I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo non
modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
3.2 Invio dei documenti e relativo flusso
La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal
personale dell’AOO o della UO interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus
incaricato di siffatto tipo di operazione.
L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle Linee guida per l’inserimento
dell’anagrafica descritte nell’Allegato F.
Le operazioni comprendono la classificazione e l’obbligo dell’acquisizione in formato
immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel
sistema informativo Titulus.
Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di
scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso,
foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni
caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i
documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si
trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n
_ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
Successivamente alla registrazione, il responsabile del procedimento o affare assicura la
fascicolazione del documento analogico cartaceo redatto secondo l’impostazione grafica di un
modello istituzionale prescelto dalla AOO, sia nel sistema informativo Titulus che, nel
corrispondente fascicolo cartaceo.
3.2.1 Redazione, registrazione e spedizione di documenti analogici cartacei aventi per destinatario
un ente o soggetto terzo a mezzo posta convenzionale o telefax
I documenti analogici cartacei dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO
dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, vanno di norma redatti in due
esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo
relativo al procedimento o all’affare dell’AOO o della UO mittente.
Manuale di gestione
20
Successivamente alla registrazione a protocollo i documenti da spedire su supporto
cartaceo sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della corrispondenza (per l’AOO
Amministrazione centrale ) ovvero spediti direttamente dalla UO mittente di norma lo stesso
giorno lavorativo della protocollazione.
Qualora i documenti, successivamente alla registrazione a protocollo, vengano trasmessi
via fax va apposta sull’originale del documento la seguente dicitura: “la trasmissione via fax del
presente documento non prevede l’invio del documento originale”
Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale.
Le ricevute dell’avvenuta trasmissione sono trattenute dalla UO che ha effettuato la
trasmissione e conservate all’interno del fascicolo di pertinenza del documento.
3.2.2 Redazione, registrazione e spedizione di documenti informatici aventi per destinatario un ente
o soggetto terzo
Il documento informatico in partenza, sottoscritto con firma digitale e validazione
temporale a cura dello stesso soggetto legittimato ad apporre sul corrispondente cartaceo la
firma autografa, deve essere registrato a protocollo dell’AOO o UO mittente. Il file firmato
digitalmente deve essere associato nel contesto dell’operazione di registrazione con
memorizzazione nel sistema Titulus.
Se il documento informatico sottoscritto con firma digitale è destinato a enti o soggetti
terzi esterni all’Università, esso dev’essere trasmesso, a cura dell’AOO o UO mittente, per posta
elettronica alla casella di PEC del destinatario indicando gli estremi della registrazione di
protocollo, oppure attivando la funzione di interoperabilità del sistema di protocollo fra enti
laddove già attiva.
Per la spedizione di documenti informatici l’AOO si avvale di un servizio di posta
elettronica certificata conforme al DPR 11/2/2005 n. 68 in grado di garantire la sicurezza del
canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e consegna dei documenti.
3.2.3 Redazione, registrazione e spedizione di documenti aventi per destinatario un’altra AOO
dell’Università.
Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le AOO e le UO dell’Università, i
documenti analogici cartacei formati da una AOO dell’Università destinati ad un’altra AOO
dell’Università vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di
tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario.
Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione l’acquisizione in formato
immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel
sistema informativo Titulus.
Tramite la funzione di invio telematico inclusa nel sistema Titulus, l’AOO o la UO mittente
trasmette il documento informatico alla casella di posta dell’AOO destinataria dell’Università.
Il sistema informativo Titulus pone l’AOO destinataria in condizione di registrare a
protocollo il documento in arrivo pervenutole in via telematica avendo a disposizione il
documento in formato immagine unitamente ai dati di registrazione a protocollo dell’AOO
mittente.
Il sistema Titulus mantiene le registrazioni delle operazioni effettuate dal soggetto abilitato
ed a quelle connesse con la PEC
Manuale di gestione
21
3.3 Flusso dei documenti interni o tra uffici (UO)
Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le UO di una medesima AOO, i
documenti analogici cartacei formati da una UO destinati ad un’altra UO della stessa AOO vanno
redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di
garanzia e di informazione del mittente e del destinatario. Le operazioni di registrazione
comprendono la classificazione e la digitalizzazione stante l’obbligo della scansione e
memorizzazione nel sistema informativo Titulus.
Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di
scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso,
foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni
caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i
documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si
trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato
composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
La UO mittente invia telematicamente il documento registrato a protocollo alla UO
destinataria della stessa AOO per la quale vale la registrazione di protocollo già effettuata dalla
UO mittente. La UO destinataria provvede alla classificazione e fascicolazione del documento
ricevuto.
Manuale di gestione
22
Parte Quarta - Il protocollo
4.1 Registrazione – elementi obbligatori ed accessori
La registrazione a protocollo, per ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO, è effettuata
mediante la memorizzazione nel sistema di una serie di informazioni costituite da:
a) elementi obbligatori, di rilevanza giuridico-probatoria, cioè di attestazione e certificazione di
atti, fatti o eventi giuridicamente rilevanti ( c.d. registratura);
b) elementi accessori, di rilevanza amministrativa, gestionale e organizzativa; tali elementi
possono aggiungersi alla registratura per migliorare l’efficienza degli affari, dei procedimenti
amministrativi, dell’archivio e/o delle banche dati.
Sono elementi obbligatori:
a) il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in
forma non modificabile;
b) la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in
forma non modificabile;
c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i
documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) l’ oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) il numero degli allegati;
f)
la descrizione degli allegati;
g) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla
sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in
forma non modificabile.
Indicativamente sono considerati elementi accessori:
- data del documento ricevuto;
- numero di protocollo del documento ricevuto;
- tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, fax, ecc.);
- collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
- classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo; eventuale
sottofascicolo e inserto);
- data di istruzione del fascicolo;
- numero del fascicolo;
- numero del sottofascicolo;
- numero dell’inserto;
- data di chiusura del fascicolo;
- tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto;
- ulteriori informazioni sul mittente o destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio /
femmina, ecc.);
- indirizzo completo del mittente o destinatario (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
- ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina,
Manuale di gestione
23
ecc.);
- indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);
4.2 Segnatura
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in
forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale avente
entrambe la natura di atto pubblico.
Sul documento in arrivo analogico su supporto cartaceo dell’Amministrazione centrale la
segnatura va posta, di norma, attraverso l’apposizione di un’etichetta avente le seguenti
caratteristiche:
Le informazioni contenute nell’etichetta consentono: l’individuazione dell’AOO (Università
degli Studi di Trieste – Amministrazione centrale); degli elementi per la gestione del documento
(Titolo, classe, fascicolo); di alcuni elementi della registratura (numero e data di registrazione);
della UO competente alla trattazione del procedimento o affare cui il documento si riferisce.
Per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio, nel documento in arrivo, la segnatura
viene apposta, di norma, tramite un timbro riportante le medesime informazioni.
Sul documento in partenza e interno la segnatura viene posta, di norma, attraverso la
stampigliatura della data e del numero di protocollo.
4.3 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione a protocollo, ai sensi dell’art. 53 c. 5 del DPR 445/00:
gazzette ufficiali
bollettini ufficiali P.A.
notiziari P.A.
note di ricezione circolari
note di ricezione altre disposizioni
materiali statistici
atti preparatori interni
giornali
riviste
libri
materiali pubblicitari
inviti a manifestazioni
Manuale di gestione
24
tutti documenti soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione, tra i quali:
fatture (attive e passive)
certificazioni (studenti, di servizio, di situazioni retributive e contributive) meccanizzate e
non meccanizzate
documentazione studenti gestita dalla procedura meccanizzata (immatricolazioni, piano di
studi, conferma conseguimento titolo di studi, tasse ecc..)
Sono parimenti esclusi dalla registrazione a protocollo:
• certificati medici dipendenti
• richieste ferie
• richieste permessi retribuiti (art. 30 c. 1-4 CCNL, l. 104/92)
• richieste di rimborso spese e missioni
• comunicazioni da parte di enti di bandi di concorso
• convocazioni dei CCL e dei CDF.
4.4 Registrazioni con differimento dei termini di accesso
Per i procedimenti e affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle
informazioni (es: gare e appalti, concorsi, ecc.), è prevista una forma di accesso riservato al
protocollo unico che concreta il differimento dei termini di accesso.
Contestualmente alla registrazione di protocollo il responsabile dell’immissione dei dati deve
indicare anche l’anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate
divengono soggette all’accesso nelle forme ordinariamente previste.
4.5 Protocollo differito
Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di evadere la
corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa (ad es. nel caso di un consistente
numero di domande di partecipazione ad un concorso), è ammessa, per i soli documenti in
arrivo, la registrazione mediante l’uso del protocollo differito, qualora dalla mancata registrazione
a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa derivare un
pregiudizio a diritti o legittime aspettative di terzi
Le motivazioni che rendono opportuno il differimento dei termini devono essere inserite
nell’apposito campo note del sistema informativo Titulus all’atto della protocollazione.
Il protocollo differito è autorizzato dal responsabile del Servizio protocollo
dell’Amministrazione centrale ovvero dal responsabile dell’AOO struttura didattica, scientifica o di
servizio interessata.
4.6 Annullamento di una registrazione
Nell’AOO Amministrazione centrale l’annullamento di una registrazione di protocollo può
essere autorizzata unicamente dal Responsabile del Servizio protocollo a seguito di richiesta del
responsabile di UO indicante il numero di protocollo da annullare e i motivi dell’annullamento.
Nelle AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio l’annullamento di una registrazione a
protocollo è autorizzato dal responsabile della struttura.
Manuale di gestione
25
Le informazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e nel record di protocollo
appaiono inoltre, in forma ben visibile, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice
identificativo dell’operatore che ha proceduto allo stesso.
4.7 Il registro di protocollo
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l’effettivo
ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento
stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro di
protocollo è soggetto alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente.
La stampa del registro di protocollo è informatica (su uno o più file) e cartacea.
La stampa informatica permette di assicurare al registro di protocollo una verifica
sull’integrità delle registrazioni ed è effettuata in procedura batch dal sistema informatico Titulus.
Al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, quotidianamente è effettuata la
stampa del registro giornaliero di protocollo su supporto informatico immodificabile.
Entro il mese di gennaio, il responsabile del protocollo dell’Amministrazione centrale
provvede alla stampa del registro dell’anno precedente e, verificata la congruità delle
registrazioni, effettua lo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno
precedente.
Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi
accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti,
entro il mese di gennaio è effettuata su supporti cartacei di qualità la stampa e la rilegatura del
registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente.
4.8 Il registro di emergenza
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico,
ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato Registro di
emergenza .
Nell’AOO Amministrazione centrale il Registro di emergenza è rappresentato dal sistema
informatico Titulus installato su uno o più computer stand alone, cioè non collegati alla rete,
identificati dal responsabile del servizio di protocollo informatico con un numero cardinale
sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza); ad esempio, RE01,
RE02, ecc.
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia pertanto il 1° gennaio e termina il
31 dicembre di ogni anno.
Soluzioni analoghe sono adottate dal responsabile di ciascuna AOO struttura didattica,
scientifica e di servizio, previa intesa con il responsabile del servizio di protocollo informatico
dell’AOO Amministrazione centrale.
Sul Registro di Emergenza devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio
dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre ad
eventuali annotazioni ritenute rilevanti.
.
Manuale di gestione
26
Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico
provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni
effettuate, la data e l’ora di chiusura e provvede alla connessione del registro di emergenza con il
protocollo unico, inserendo le registrazioni effettuate utilizzando l’apposita funzione di recupero
“riga per riga”;verificato lo “scarico” delle registrazioni autorizza il ripristino del protocollo unico.
Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è attribuito un nuovo numero
protocollo, seguendo, senza soluzioni di continuità, la numerazione progressiva raggiunta
momento dell’interruzione del servizio. Di conseguenza, i documenti annotati nel registro
emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno due numeri di protocollo, uno relativo
registro di emergenza ed uno relativo al protocollo unico.
di
al
di
al
4.9 Il Protocollo particolare
Nell’AOO Amministrazione centrale sono previste particolari forme di riservatezza e di
accesso controllato al protocollo unico per:
a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Rettore o del Direttore
amministrativo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli
obiettivi prefissati;
c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon
andamento dell’attività amministrativa;
I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare, ossia
un repertorio collegato al protocollo unico, e costituiscono l’archivio particolare.
Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore, dal Direttore Amministrativo e dal Garante di
Ateneo, mediante l’apposizione della propria firma o nota autografa sul documento da registrare.
Le procedure (protocollazione, classificazione e fascicolazione) adottate per la gestione dei
documenti amministrativi appartenenti al Protocollo particolare sono le stesse di quelle adottate
per le altre tipologie documentali.
Manuale di gestione
27
Parte Quinta
Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di
conservazione
5.1 Protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici
Il presente capitolo descrive il sistema di classificazione dei documenti adottato
dall’Università nonché le regole per la formazione del fascicolo e la corretta gestione e formazione
dell’archivio corrente e di deposito.
5.1.1 Misure di protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici
Gli archivi ed i singoli documenti degli enti pubblici non territoriali (e quindi anche dellle
Università) sono beni culturali inalienabili sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento
nell’archivio dell’AOO mediante la registrazione a protocollo.
L’archivio non può essere smembrato a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella
sua organicità.
Lo scarto dei documenti degli archivi delle Università è subordinato all’autorizzazione
della Soprintendenza archivistica competente per territorio
5.2 Classificazione dei documenti e Titolario
5.2.1 Classificazione dei documenti
La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti secondo un
ordinamento logico, in relazione alle funzioni ed alle competenze della AOO.
Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione.
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle AOO (indipendentemente dal loro supporto) sono
classificati in base al sopra citato titolario.
5.2.1 Titolario
Il Titolario o piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i
documenti dell’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente.
Il Titolario si suddivide, di norma, in titoli e classi.
Il titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni)
mentre le classi corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella
macrofunzione descritta dal titolo.
L’Università uniforma la classificazione dei documenti allo standard nazionale Titulus
adottando un Titolario per la classificazione dei documenti dell’AOO Amministrazione centrale ed un
Manuale di gestione
28
Titolario per la classificazione dei documenti delle AOO corrispondenti alle strutture didattiche
(Facoltà), scientifiche (Dipartimenti) e di servizio (Centri di servizio autonomi di spesa).
5.3 Fascicoli e dossier
5.3 1 Fascicolazione dei documenti
Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento o di un nuovo affare, il
soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo, sia cartaceo che informatico.
Tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, debbono essere riuniti in fascicoli
Nel fascicolo devono essere conservati i documenti relativi ad un medesimo procedimento o
affare di competenza della AOO o di una UO della medesima, classificati in maniera omogenea; ad
ogni fascicolo corrisponde, di norma, un solo procedimento o affare riferito ad un’attività in corso o
già espletata.
Un fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati
in inserti.
I documenti devono essere conservati nel fascicolo, sottofascicolo, inserto, secondo l’ordine
progressivo di registrazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente,
secondo la propria data. Il documento più recente compare sempre in testa fra quelli contenuti nel
fascicolo.
Il fascicolo analogico cartaceo contiene tutti i documenti su supporto cartaceo di competenza
della AOO/Uo, pertinenti il medesimo procedimento o affare.
Il fascicolo informatico contiene tutti i documenti informatici pertinenti il medesimo
procedimento o affare, compresi quelli corrispondenti alla rappresentazione informatica di
documenti analogici cartacei (file risultante dalla scansione del documento cartaceo originale).
La copertina del fascicolo (cd. “camicia” ) corrisponde al fac-simile riportato in allegato.
5.3 2 Elementi del fascicolo
Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:
a) anno di istruzione;
b) indice di classificazione (titolo/classe del titolario di classificazione);
c) numero di fascicolo;
d) oggetto, ossia la descrizione del procedimento o affare cui inerisce il documento;
Le ulteriori suddivisioni corrispondenti a sottofascicoli o inserti sono identificate con
un’ulteriore catena numerica posta gerarchicamente al di sotto del numero di fascicolo o del
sottofascicolo.
Oltre agli elementi classificatori e all’oggetto, concorrono all’identificazione del fascicolo
l’indicazione della UO e del responsabile.
Manuale di gestione
29
5.3.3 Chiusura di un fascicolo
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento e/o processo o all’esaurimento
dell’affare.
La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.
Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.
5.3.4 Tipologie di fascicoli
I fascicoli si suddividono in:
a) fascicoli relativi a procedimenti o affari.
Tali fascicolo contengono solo documenti cui è stata attribuita la medesima
classificazione.
b) fascicoli del personale;
Per ogni dipendente deve essere istruito nell’AOO Amministrazione centrale, un apposito
fascicolo nominativo, da aprire al momento dell’assunzione e chiudere al momento della
cessazione del rapporto di lavoro.
A differenza dei fascicoli relativi a procedimenti o affari, il fascicolo del personale contiene
documenti che riportano diversa classificazione, peraltro sempre riferita alla gestione della
carriera della persona
I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica conservata secondo ordine di
matricola
c) fascicoli degli studenti.
Nell’AOO Amministrazione centrale, per ogni studente dei corsi di vario livello deve
essere istruito un fascicolo nominativo, aperto all’atto dell’immatricolazione e chiuso alla
conclusione ovvero alla cessazione degli studi (conclusione, trasferimento, decadenza,
ritiro).
Similmente al fascicolo del personale, il fascicolo dello studente contiene documenti che
riportano diversa classificazione, riferita alla gestione della carriera universitaria dello
studente.
5.3.5 Repertorio dei fascicoli
Il repertorio dei fascicoli rappresenta l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti
all’interno di ciascuna classe o sottoclasse i seguenti dati relativi al ciascun fascicolo
a)
anno di istruzione;
b)
classificazione completa (titolo e classe);
c)
numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni);
d)
anno di chiusura;
e)
oggetto (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.);
f)
annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.
Manuale di gestione
30
Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale che inizia il 1° gennaio e termina il 31
dicembre.
A ciascuna AOO corrisponde un unico repertorio dei fascicoli e pertanto la numerazione
degli stessi risulta essere svincolata e trasversale alle singole UO. Ne deriva che presso una UO
la numerazione dei fascicoli di una medesima classe può presentare elementi di discontinuità
nella sequenza degli stessi.
5.3.6 Raccoglitore
Il sistema informativo Titulus è dotato di una funzione di raccolta di documentazione
eterogenea classificata in modo diverso afferente a più procedimenti e affari.
Possono essere inseriti nel raccoglitore esclusivamente documenti preventivamente e
correttamente fascicolati o anche fascicoli interi.
5.4 Repertori e serie archivistiche
5.4.1 Serie archivistiche
La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche
aggregate per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma del documento (es. le
circolari, i contratti, i verbali) oppure in base alla materia trattata, all’affare o al
procedimento al quale afferiscono (i fascicoli)
5.4.2 Repertori
Per repertorio si intende il registro dove sono annotati cronologicamente i documenti soggetti
a registrazione particolare.
Con riguardo alla gestione dei documenti su supporto cartaceo è previsto che per ogni
documento soggetto a repertoriazione siano, di norma, prodotti almeno due originali di cui:
•
uno venga conservato nel registro di repertorio
•
l’altro venga conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al
medesimo affare o procedimento.
Per quanto concerne la gestione informatica, ogni documento soggetto a repertoriazione
è di norma associato:
•
al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio
•
al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o
procedimento.
Nell’AOO Amministrazione Centrale sono attivi i seguenti repertori:
- Circolari;
- Decreti.
Il sistema informativo Titulus consente di attivare i repertori relativi alle seguenti tipologie
documentarie pertinenti l’AOO Amministrazione centrale:
Manuale di gestione
31
- Albo ufficiale di Ateneo;
- Contratti in forma pubblica amministrativa;
- Contratti e convenzioni soggetti a registrazione in caso d’uso;
- Verbali del Senato Accademico;
- Verbali del Consiglio di Amministrazione;
- Verbali del Consiglio delle Strutture Scientifiche;
- Verbali del Consiglio degli Studenti;
- Verbali del Collegio dei revisori;
- Verbali del Nucleo di Valutazione.
Il sistema informativo Titulus consente di attivare i repertori relativi alle seguenti tipologie
documentarie pertinenti le AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio:
- Verbali del Consiglio di Facoltà;
- Verbali del Consiglio di Dipartimento;
- Verbali del Consiglio del Centro di servizi autonomo di spesa;
- Contratti e convenzioni soggetti a registrazione in caso d’uso di competenza della
struttura didattica, scientifiche o di servizio.
5.5 L’archivio di deposito
Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi a procedimenti e ad
affari conclusi non ancora trasferiti all’archivio storico (documenti relativi ad affari
procedimenti conclusi da meno di 40 anni).
Il responsabile del Servizio protocollo stabilisce tempi e modi di versamento dei
documenti all’archivio di deposito..
Prima di procedere al versamento del fascicolo è compito del responsabile della UO o
AOO vprovvedere:
•
allo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile
l’eliminazione, al fine di garantire la presenza dei soli i documenti relativi alla
pratica trattata, senza inutili duplicazioni;
•
alla verifica circa la corretta organizzazione del materiale da riversare
I fascicoli che riguardano il personale devono essere trasferiti dall’archivio corrente
all’archivio di deposito l’anno successivo a quello di cessazione dal servizio.
5.6 Scarto, selezione e riordino dei documenti
Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza
amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica.
Manuale di gestione
32
Ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs 42/2004, art. 21,
comma 1, lettera d), il provvedimento di scarto è subordinato alla preventiva autorizzazione
del Ministero per i beni e le attività culturali – Soprintendenza archivistica per il Friuli Venezia
Giulia.
Le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in
considerazione ed i casi particolari ai fini di una corretta individuazione dei documenti da
conservare sono contenuti nel Massimario di selezione e scarto dei documenti.
Manuale di gestione
33
Parte Sesta
Descrizione funzionale del sistema di protocollo informatico
6.1 Il software Titulus
6.1.1 Premessa
Il presente capitolo contiene la descrizione funzionale del sistema di protocollo informatico
adottato dall’Università, basato sul software Titulus ’97.
La trattazione non contempla la descrizione delle modalità operative in quanto ricomprese
all’interno del Manuale utente, allegato esterno al presente Manuale.
6.1.2 Caratteristiche di base
Titulus ’97 - XDocway è un applicativo multipiattaforma sviluppato interamente con
tecnologia XML (eXtended Markup Language) per ambienti internet/intranet e creato per la
gestione dei sistemi di Protocollo e dei Flussi Procedurali Amministrativi.
La tecnologia XML, con cui questo applicativo è stato sviluppato, sia dal punto di vista
dell'interfaccia grafica che per la gestione dei dati sul lato server incrementa longevità,
personalizzazione
e
accessibilità
delle
applicazioni.
Il server eXtraWay gestisce e cataloga i dati direttamente in formato nativo XML mediante
mappatura
degli
oggetti
suggeriti
dalla
analisi
delle
strutture
dei
dati.
XDocway si compone di due archivi, in formato XML nativo: l'archivio dei documenti nei
quali eXtraWay salva i dati dei documenti registrati, comprensivi degli allegati informatici
associati e l'archivio del titolario di classificazione; si appoggia inoltre all'applicativo ACL (Acl
Access Control List) per l'anagrafica cui si associano le informazioni sulle autorizzazioni di
accesso.
Il sistema garantisce il rispetto della funzione notarile del protocollo nonché dell’autenticità
e dell’integrità delle registrazioni: alcuni campi, dopo la registrazione, non sono piú
modificabili, nemmeno dall’Amministratore del sistema.
La configurazione predefinita gestisce
•
Protocollo in Arrivo;
•
Protocollo in Partenza;
•
Protocollo tra Uffici;
•
Documenti non protocollati;
•
Fascicoli e Raccoglitori in forma gerarchizzata;
Manuale di gestione
34
•
Allegati informatici (Suite Microsoft Office, Adobe Pdf, Suite OpenOffice.org, Testo ASCII
e immagini nei formati più diffusi anche acquisite direttamente da scanner);
•
Titolario di classificazione;
•
Meccanismi di riempimento e verifica automatica dei campi di editing;
•
Versioning dei file allegati;
•
Documenti Segreti e/o Confidenziali;
Permette inoltre di definire:
•
Protocollazione di Repertori;
•
Flussi procedurali amministrativi per ogni tipologia e iter documentale;
•
Personalizzazione dell'aspetto e del comportamento delle singole postazioni;
•
Segnatura Manuale o in Stampa del documento Protocollato;
•
Gestione dell'Anagrafica interna ed esterna alla struttura principale;
•
Gestione della firma elettronica;
•
Interoperabilità;
Tutti i documenti, e più in generale, tutti gli oggetti gestiti dall'applicazione, sono rivestiti
da una forte politica degli accessi, per consentire visibilità, diritti di intervento, fascicolazione e
quant'altro per ogni singolo utente, o gruppo di utenti; un corretto utilizzo di queste
impostazioni garantisce che i documenti rispettino la gerarchia degli operatori che li devono /
possono visionare, creare, modificare.
XDocway, in tutte le sue sezioni, protegge l'accesso alle informazioni con un sistema di
controllo dell'utente, il quale dovrà essere registrato nell'Anagrafica con le proprie credenziali
di
accesso.
L'accesso alla banca dati, tramite le proprie risorse di sistema, sarà controllato dal
riconoscimento dell'utente di rete da parte del server.
6.1.3 Profili utente e responsabilità
Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l'assegnazione
differenziata dei diritti di modifica e di visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto
alle funzioni e al ruolo svolto dagli utenti.
Livelli generali di accesso interno
Il sistema prevede diverse possibilità di combinazione dei profili di accesso al
protocollo informatico:
• visibilità
possibilità per un utente abilitato di visualizzare una
registrazione di protocollo, con l’esclusione dei
documenti riservati;
• inserimento
possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e
provvedere ad una registrazione di protocollo;
Manuale di gestione
35
• modifica
possibilità per un utente abilitato di modificare i dati
gestionali di una registrazione di protocollo, con
l’esclusione dei dati obbligatori;
• annullamento
possibilità per un utente abilitato di annullare una
registrazione di protocollo;
Il responsabile del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi
documentali e degli archivi riceve dai responsabili di UO dell’Amministrazione centrale
e dai responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio corrispondenti alle
AOO relative, richiesta scritta (anche tramite e-mail) di abilitazione per ciascun utente,
concordando, caso per caso, le tipologie di abilitazione.
Profili utente
Amministratore di sistema
Soggetto che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema
(es.: ripristino a seguito di eventuali interruzioni, monitoraggio delle operazioni
compiute, predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, ecc.).
Nell’ambito dell’Università il sistema informatico è amministrato dal Centro Servizi
Informatici di Ateneo (CSIA) e dal personale all’uopo individuato ed incaricato dal
Direttore del CSIA.
Protocollista
Il protocollista è l'utente che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione dei
documenti, all'acquisizione di immagini da scanner ed alla conseguente associazione
al documento di protocollo, e parimenti alla associazione di eventuali allegati
informatici (operazione che può essere eseguita anche differita, ma che poi non può
più essere più modificata).
Al Protocollista è tipicamente assegnata anche la possibilità di accedere
all'anagrafica per inserire o modificare (ma non cancellare) strutture e persone esterne
e
comuni.
Non gli sono concessi diritti speciali, amministrativi, di intervento sui fascicoli, di
riservatezza e di visibilità
Responsabile del procedimento o affare (RPA)
E’ la persona che ha la responsabilità del documento. Suo compito, nell’ambito
della gestione documentale, è quello di inserire il documento in un fascicolo e trattare il
procedimento o l’affare a cui quel fascicolo si riferisce.
Nelle more dell’implementazione nel sistema Titulus delle tipologie dei
procedimenti con i relativi responsabili e termini, nell’AOO Amministrazione centrale il
RPA è individuato nel responsabile formale della UO destinataria diretta dei documenti
in arrivo e produttrice dei documenti in partenza o interni.
Manuale di gestione
36
Nelle Facoltà, Dipartimenti e Centri servizi autonomi di spesa RPA è rispettivamente il
Preside, il Direttore di Dipartimento e il Direttore del Centro servizi.
Il RPA è ovviamente abilitato anche a svolgere le stesse operazioni curate in via
ordinaria dal protocollista.
Utente (addetto di AOO o di UO) abilitato alla consultazione
Gli utenti delle AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio e gli utenti delle
UO dell’AOO amministrazione centrale possono essere abilitati all’accesso al sistema
informativo nella modalità della sola visione, limitatamente ai documenti della rispettiva
AOO o UO e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA.
6.1.4 Accesso al sistema
Il sistema garantisce che le informazioni siano disponibili a chiunque ne
abbia diritto, assicurandone l’integrità e la riservatezza.
Le procedure ed i dati, in relazione alle conoscenze acquisite in base al
progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del
trattamento, sono implementati e custoditi in modo da ridurre al minimo,
mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di
danneggiamento, distruzione o perdita anche accidentale, di accesso non
autorizzato o di trattamento non consentito.
L’accesso al sistema è consentito solo da postazioni di lavoro autenticate
mediante la richiesta all’utente di credenziali di identificazione (username, o
codice di accesso, e password, o parola chiave).
6.1.5 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico
Ogni registrazione di protocollo informatico produce un apposito record sul
sistema centrale.
I campi non modificabili (numero e data di registrazione, mittente e
destinatari, oggetto, numero e tipo di allegati) non sono alterabili, nemmeno
dall’amministratore. Eventuali correzioni vanno riportate nel campo annotazioni.
Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata su un file di
traccia (log) prodotto dal motore in formato interno, corredato da codici di
controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione.
Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle
modifiche effettuate su una data di registrazione con la specifica di:
•
nome dell’utente;
•
data e ora;
•
indirizzo della postazione di lavoro;
Manuale di gestione
37
•
tipo di comando (inserimento/modifica/visualizzazione/cancellazione);
•
valore dei campi soggetti a modifica
Un tanto permette una completa ricostruzione cronologica di ogni
registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per copia
conoscenza, restituzione, fascicolazione, ecc.).
L’applicativo non consente di effettuare cancellazioni: in alternativa è
previsto, per gli utenti abilitati, l’annullamento di un documento accompagnato da
una motivazione. Tecnicamente, l’annullamento è una modifica di uno stato della
registrazione e non è reversibile.
L’attività di riversamento può essere organizzata in modalità non presidiata
riservando un unico intervento manuale relativo al cambio periodico del supporto
di memorizzazione (es. CD-R).
Le registrazioni di sicurezza sopradescritte si dimostrano necessarie in
caso di dispute legali aventi come oggetto di contesa le operazioni effettuate sul
sistema e indispensabili per poter analizzare compiutamente lo svolgersi di
eventuali incidenti di sicurezza.
Le registrazioni di sicurezza sono rappresentate da:
•
i log di sistema, generati dal sistema operativo;
•
i log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico ;
Sono inoltre soggette alle seguenti misure di sicurezza:
•
l’accesso alle registrazioni è limitato esclusivamente ai sistemisti o agli
operatori di sicurezza addetti al servizio protocollo, coerentemente al
trattamento dei dati personali;
•
le registrazioni sono coperte da back up giornaliero, i cui supporti con le
registrazioni di sicurezza sono conservati all’interno di un armadio
ignifugo in un locale con controllo per l’accesso;
•
i log di sistema sono accessibili da parte dei sistemisti.
6.1.6 Interoperabilità dei sistemi Titulus
Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la
possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente,
delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di
automatizzare le attività ed i procedimenti e/o processi conseguenti.
Il sistema informatico Titulus consente l’interscambio delle registrazioni di
protocollo e relative informazioni accessorie con altri sistemi dello stesso tipo o di
altri software che rispettano le regole tecniche previste dal Centro Nazionale
Informatica Pubblica Amministrazione (CNIPA).
Manuale di gestione
38
L’interscambio delle informazioni consiste nell’utilizzo della PEC per l’invio
e la ricezione di pacchetti di dati corrispondenti ad una o più registrazioni di
protocollo.
A seguito della registrazione di un documento in partenza, ad es., può
essere richiesta la consegna elettronica: in tal caso il sistema prepara una busta
elettronica come previsto dalle regole tecniche (fomato PKCS#7) contenente sia i
dati essenziali della registrazione (mittente, destinatari, oggetto, data e numero di
registrazione) che eventuali dati accessori (AOO, UO, RPA, classificazione,
identificazione di un fascicolo o di un procedimento, ecc.)
I dati sono organizzati in un file di segnatura in formato XML conforme al
modello CNIPA.
La spedizione elettronica può contenere documenti informatici, cioè atti nati
in formato elettronico e corredati eventualmente dalla firma digitale, oppure
rappresentazioni digitali di documenti cartacei in formato standard (TIFF o PDF);
In ogni caso la segnatura contiene i riferimenti a tali files secondo le regole
tecniche previste.
Il sistema ricevente dispone di un agente software che processa tutti i
messaggi pervenuti alla casella di PEC istituzionale.
Se un messaggio rispetta la sintassi prevista ed è dotato di un certificato
valido, l’agente software può rispondere automaticamente al sistema mittente
con un messaggio di conferma; in caso contrario verrà inviato un messaggio di
rifiuto.
Una vaschetta del menù segnala agli addetti l’arrivo di un documento sulla
casella istituzionale di PEC; essi possono confermare o meno la registrazione
automatica.
In quest’ultimo caso verrà inviato al sistema mittente un messaggio di
diniego di registrazione.
Oltre alla spedizione di singoli documenti è possibile inviare con un unico
comando un intero fascicolo. In tal caso si ha la registrazione del documento di
trasmissione con allegati tutti i documenti del fascicolo.
Manuale di gestione
39
Parte Settima - Piano di sicurezza e privacy
7.1 Obiettivi del piano di sicurezza
Il piano di sicurezza garantisce che:
7.2
-
i documenti e le informazioni trattati dalle AOO siano resi disponibili, integri e riservati.
-
I dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al
minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di
distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento
non consentito.
Generalità
Al fine di garantire la sicurezza dell’impianto tecnologico delle AOO, la riservatezza delle
informazioni registrate nelle banche dati nonché l’univoca identificazione degli utenti interni ed
esterni sono adottate le seguenti misure tecniche ed organizzative:
• protezione periferica della Intranet delle AOO;
• protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni;
• assegnazione, ad ogni utente del sistema, di una credenziale di identificazione pubblica
(user ID), una credenziale riservata (password) ed un profilo di autorizzazione;
• cambio delle password con frequenza almeno semestrale durante la fase di esercizio;
• piano di continuità del servizio con particolare riferimento all’ esecuzione ed alla gestione
delle copie di riserva dei dati e dei documenti, da effettuarsi con frequenza giornaliera, ed
alla capacità di ripristino del sistema informativo entro sette giorni in caso di disastro;
• conservazione delle copie di riserva dei dati e dei documenti in locali diversi e lontani da
quelli in cui è installato il sistema di elaborazione di esercizio che ospita il protocollo;
• gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso la costituzione di un gruppo
di risorse interne qualificate;
• impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus e di gestione dei “moduli”
(patch e service pack) correttivi dei sistemi operativi;
• archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo,
dei file di log di sistema, di rete e applicativo contenenti le informazioni sulle operazioni
effettuate da ciascun utente durante l’arco della giornata, comprese le operazioni di
backup e manutenzione del sistema
Manuale di gestione
40
• controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo
di utenti.
• tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate ed individuazione
dell’autore.
Le politiche di sicurezza dell’Università di Trieste adottate al fine della tutela dei
dati personali dalla stessa detenuti sono dettagliate nell’ambito del Documento
Programmatico sulla Sicurezza redatto ai sensi dell’art. 34 del D.lvo 196/2003.
7.3
Riservatezza dei protocolli: protocollo particolare
Nell’Università sono previsti protocolli particolari esclusivamente per il Rettore, il Direttore
Amministrativo ed il Garante di Ateneo.
Le comunicazioni di carattere riservato vengono inoltrate direttamente alle segreterie del
Rettore, del Direttore Amministrativo e del Garante di Ateneo le quali provvedono a registrare i
documenti riservati nel protocollo particolare.
Per gli stessi documenti, su segnalazione dei competenti responsabili, può venir omessa
la scansione ed inserita una descrizione generica dell’oggetto.
7.4
Diritto di consultazione
In armonia con le normative di legge vigenti l’Università garantisce l’accesso ai documenti
amministrativi nel rispetto della disciplina di tutela dei dati personali e sensibili.
A seconda dei soggetti dai quale proviene la richiesta si distingue una consultazione:
•
interna
ogni dipendente dell’Università può consultare i documenti relativi ad affari da
trattarsi in ragione delle proprie funzioni e dell’attività svolta presso l’AOO o la UO
di appartenenza.
I dipendenti sono in ogni caso tenuti al rispetto del segreto d’ufficio;
•
di terzi per fini amministrativi
il riferimento è alle norme di legge e regolamentari in materia di accesso ai
documenti della Pubblica Amministrazione e dell’ Università;
•
di terzi per fini scientifiche storico-scientifica
Sono liberamente consultabili, ad eccezione:
•
di quelli a carattere riservato, consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo
che li contiene;
•
di quelli contenenti dati sensibili (dati personali idonei a rivelare l’origine razziale
ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso,
filosofico, politico o sindacale), consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo
che li contiene;
Manuale di gestione
41
•
di quelli contenenti i dati cd. “sensibilissimi”, idonei a rivelare lo stato di salute o la
vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, consultabili 70 anni dopo la
chiusura del fascicolo che li contiene.
La consultazione dei documenti contenenti dati sensibili può essere autorizzata
anche prima della scadenza dei termini prescritti, attenendosi alle norme
contenute rispettivamente nel Codice di deontologia e di buona condotta per i
trattamenti di dati personali per scopi storici e nel Codice di deontologia e di buona
condotta per i trattamenti di dati personali per scopi statistici e scientifici.
Manuale di gestione
42
10. Allegati
ALLEGATO A
UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI TRIESTE
Aree Organizzative Omogenee (AOO) e Unità Organizzative (UO)
AOO
UO
Direzione Amministrativa
Segreteria di Rettorato
Uff. di Staff Affari Generali e Documentali
Serv. Affari Generali e Rapporti con il S.S.N.
Serv. Gest. docum., privacy ed innovazione digitale
Uff. Organi Accademici collegiali
Serv. Organi collegiali I
Serv. Organi collegiali II
Garante di Ateneo (funzioni di segreteria)
Ufficio di staff Legale
Serv. Gare e Contratti
Serv. Fondazioni, Premi di Studio e di Laurea
Ufficio di staff del Contenzioso
Serv. Contenzioso del personale
Uff. Comunicazione e Organizzazione eventi
Serv. Grafica e Stampa
Servizi multimediali
Ufficio Stampa
Uff. di Staff Programmazione e Controllo di Gestione
Serv. Sviluppo organizzativo
Serv. Controllo di gestione
Uff. Studi per la valutazione
Serv. Qualità e Valutazione
Serv. Statistico
Uff. di Staff Servizio Prevenzione e Protezione
Manuale di gestione
43
Serv. Sportello disabili
Div. Aff. Istituzionali
Sez. Didattica
Rip. Aff. Gen. Didattica
Rip. Segr. Studenti
Rip. Segr. Laureati
Sez. Rel. Internazionali
Rip. Accordi internazionali e cooperaz. allo sviluppo
Rip. Mobilita' internazionale
Sez. Ricerca e Rapporti con le imprese
Rip. Ricerca
Rip. Rapporti con le imprese
Rip. Progetti Speciali di Formazione
Div. Aff. Economici
Sez. Aff. Finanziari
Rip. Ragioneria
Rip. Entrate – Bil. Tesoreria
Rip. Uscite - Bil. Programm. spesa
Sez. Economato
Rip. Provveditorato
Rip. Inventari - Cassa
Rip. Risorse edilizie
Sez. Serv. Generali
Rip. S.G. - Gest. risorse interne
Rip. S.G. - Gest. contr. servizi
Div. Aff. Gen. Personale
Sez. Pers Tecn-Amm
Rip. Pers. T.A. / Funzionale
Rip. Pers. T.A. / Giuridico
Sez. Pers. Docente
Rip. Doc. di ruolo
Rip. Doc. non di ruolo
Sez. Aff. Gen Personale
Rip. Aff. Gen. Personale
Rip. Fiscalità
Rip.ne Stipendi
Manuale di gestione
44
Div. Aff. tecnici ed Edilizi
Sez. Sviluppo Edilizio
Rip. Gestioni finanziarie e Affari amm.vi
Rip. Supporto e coordinamento Rup
Sez. Tecnica
Rip. Prog. direz. lavori
Rip. Servizi tecnici
Rip. Ord. manutenzione
Strutture periferiche
AOO
UO
Polo Didattico e Culturale dell'Università di Trieste e Gorizia
Polo didattico e culturale dell'Università degli Studi di Trieste a Pordenone
Centro Linguistico Ateneo - C.L.A.
Centro Servizi Servizio Informatico di Ateneo -C.S.I.A.
Centro Servizi "Centro Coordinamento e Sviluppo Progetti e Apparecchiature - CSPA "
Edizioni Università di Trieste – EUT
Centro Servizi "Servizio Bibliotecario di Ateneo" - S.B.A.
Biblioteca Tecnico-Scientifica
Biblioteca Storia e Arte
Biblioteca Socio-politica
Biblioteca Scuola di Lingue
Biblioteca Scienze Matematiche
Biblioteca Scienze giuridiche
Biblioteca Scienze della Formazione
Biblioteca Scienze dell'Antichità e Italianistica
Biblioteca Psicologia e Architettura
Biblioteca Gorizia
Biblioteca Generale
Biblioteca Filosofia e Lingue
Biblioteca Economia
Biblioteca Centrale di Medicina
Centro Servizi Facolta' Architettura
Centro Servizi Facolta Psicologia
Centro Servizi Facolta' Scienze della Formazione
Centro Servizi Scuola Superiore Lingue Moderne per Interpreti e Traduttori
Centro Servizi Facolta' Ingegneria
Centro Servizi Facolta' Giurisprudenza
Centro Servizi Facolta' Economia
Centro Servizi Facolta' Medicina e Chirurgia
Centro Servizi Facolta' Scienze Matematiche, Fisiche e Naturali
Centro Servizi Facolta' Farmacia
Centro Servizi Facolta' Lettere e Filosofia
Centro Servizi Facolta' Scienze Politiche
Manuale di gestione
45
Dipartimento Astronomia
Dipartimento Biochimica, Biofisica e Chimica delle Macromolecole
Dipartimento Biologia
Dipartimento dei Materiali e delle Risorse Naturali
Dipartimento Economia e Tecnica Aziendale
Dipartimento Elettrotecnica, Elettronica ed Informatica
Dipartimento Filosofia
Dipartimento Fisica
Dipartimento Fisica Teorica
Dipartimento Fisiologia e Patologia
Dipartimento della Formazione ed Educazione
Dipartimento Ingegneria Chimica, Ambiente e Materie prime
Dipartimento Ingegneria Civile e Ambientale
Dipartimento Ingegneria Meccanica
Dipartimento Ingegneria Navale, Mare e Ambiente
Dipartimento Italianistica Linguistica Comunicazione Spettacolo
Dipartimento di Letterature Straniere, Comparatistica e Studi Culturali
Dipartimento Matematica applicata Scienze Economiche Statistiche Attuariali
Dipartimento di Matematica e Informatica
Dipartimento Progettazione architettonica e urbana
Dipartimento Psicologia
Dipartimento Scienze Biomediche
Dipartimento Scienze Chimiche
Dipartimento Scienze Economiche e Statistiche
Dipartimento Scienze Farmaceutiche
Dipartimento Scienze Geografiche e Storiche
Dipartimento Scienze Geologiche Ambientali e Marine
Museo dell’ Antartide
Dipartimento Scienze Giuridiche
Dipartimento Scienze Politiche
Dipartimento Scienze del Linguaggio, Interpretazione e Traduzione
Dipartimento Scienze Antichità
Dipartimento Scienze dell'Uomo
Dipartimento Scienze della Terra
Dipartimento Storia e Storia dell'Arte
Dipartimento Univ. Clinico di Biomedicina
Dipartimento Univ. Clinico Medicina Clinica e Neurologia
Unità Clinica Operativa Medicina Clinica
Unità Clinica Operativa Clinica Neurologica
Dipartimento Univ. Clinico Scienze Cliniche, Morfologiche e Tecnologiche
Unità Clinica Operativa Radiologia
Unità Clinica Operativa Clinica Psichiatrica
Unità Clinica Operativa Clinica Medica Generale e Terapia Medica
Unità Clinica Operativa Clinica Dermatologica
Unità Clinica Operativa Anatomia Patologica, Istopatologia, Citodiagnostica
Dipartimento Univ. Clinico di Scienze Medicina Pubblica
Unità Clinica Operativa Medicina Legale e Assicurazioni
Unità Clinica Operativa Medicina Lavoro
Unità Clinica Operativa Igiene e Medicina Preventiva
Manuale di gestione
46
Dipartimento Univ. Clinico Scienze Riproduzione e Sviluppo
Unità Clinica Operativa Ginecologia e Ostetricia
Unità Clinica Operativa Clinica Pediatrica
Dipartimento Univ. Clinico Sc. Chirurgiche generali., Anestesiol. e Med..intensiva
Unità Clinica Operativa Clinica Chirurgica Generale e Terapia chirurgica
Unità Clinica Operativa Chirurgia Generale
Unità Clinica Operativa Anestesia Rianimazione e Terapia antalgica
Dipartimento Universitario Clinico di Scienze Chirurgiche Specialistiche, Biomateriali e Bioimpianti
Unità Clinica Operativa di Chirurgia Plastica e Ricostruttiva
Unità Clinica Operativa Clinica Urologica
Unità Clinica Operativa Clinica Otorinolaringoiatrica
Unità Clinica Operativa Clinica Ortopedica e Traumatologica
Unità Clinica Operativa Clinica Odontostomatologica
Unità Clinica Operativa Clinica Oculistica
Manuale di gestione
47
ALLEGATO B
Aree Organizzative Omogenee
Indirizzi istituzionali di posta elettronica certificata (PEC)
Amministrazione centrale – Servizio protocollo
Facoltà Architettura
Facoltà Economia
Facoltà Farmacia
Facoltà Giurisprudenza
Facoltà Ingegneria
Facoltà Lettere e Filosofia
Facoltà Medicina e Chirurgia
Facoltà Psicologia
Facoltà Scienze della Formazione
Facoltà Scienze Matematiche Fisiche e Naturali
Facoltà Scienze Politiche
Scuola Superiore di Lingue Moderne per interpreti e Traduttori
D.U.C. Biomedicina
D.U.C. Medicina Clinica e Neurologia
D.U.C. Scienze Chirurgiche gen. Anestesiol e Medic. Intensiva
D.U.C. Scienze Chirurgiche specialistiche Biomateriali e Bioimpianti
D.U.C. Scienze Cliniche, Morfologiche e Tecnologiche
D.U.C. Scienze Medicina Pubblica
D.U.C. Scienze Riproduzione e Sviluppo
Dipartimento Astronomia
Dipartimento Biochimica, Biofisica Chimica Macromolecole
Dipartimento Biologia
Dipartimento Economia e Tecnica Aziendale
Dipartimento Elettrotecnica, Elettronica ed Informatica
Dipartimento Filosofia
Dipartimento Fisica
Dipartimento Fisica Teorica
Dipartimento Fisiologia e Patologia
Dipartimento Formazione ed Educazione
Dipartimento Ingegneria Chimica, Ambiente e Materie prime
Dipartimento Ingegneria Civile e Ambientale
Dipartimento Ingegneria Meccanica
Dipartimento Ingegneria Navale, Mare e Ambiente
Dipartimento Italianistica Linguistica Comunicazione Spettacolo
Dipartimento Letterature straniere, Comparatistica e Studi culturali
Dipartimento Matematica appl. Sc. Econ.Statistiche Attuariali
Dipartimento Matematica ed Informatica
Dipartimento Materiali e Risorse Naturali
Dipartimento Progettazione architettonica e urbana
Dipartimento Psicologia
Dipartimento Scienze Biomediche
Dipartimento Scienze Chimiche
Dipartimento Scienze Linguaggio, Interpretazione e Traduzione
Dipartimento Scienze Antichità
Dipartimento Scienze della Terra
Dipartimento Scienze dell'Uomo
Dipartimento Scienze Economiche e Statistiche
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Manuale di gestione
48
Dipartimento Scienze Farmaceutiche
Dipartimento Scienze Geografiche e Storiche
Dipartimento Scienze Geologiche Ambientali e Marine
Dipartimento Scienze Giuridiche
Dipartimento Scienze Politiche
Dipartimento Storia e Storia dell'Arte
Polo didattico e culturale dell’Univ. Trieste a Gorizia
Polo didattico e culturale dell’Univ. Trieste a Pordenone
Centro Servizio Bibliotecario di Ateneo - S.B.A.
Centro Servizi Servizi Polivalenti Ateneo - C.S.P.A.
Centro Servizi Informatici Ateneo - C.S.I.A.
Centro Linguistico Ateneo - C.L.A.
Edizioni Università di Trieste – E.U.T.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
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Manuale di gestione
49
ALLEGATO C
Manuale di gestione
50
ALLEGATO D
Titolario di classificazione dei documenti
dell’A.O.O. Amministrazione centrale
TITOLO
CLASSE
Amministrazione
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
II
VOCE DELL’INDICE DEL TITOLARIO
Leggi e rispettive circolari applicative
Statuto
Regolamenti
Ordinamento didattico
Stemma, gonfalone, sigillo
Sistema informativo e sistema informatico e telematico
Archivio
Informazioni e relazioni con il pubblico
Pianta organica, organigramma e funzionigramma
Rapporti sindacali e contrattazione decentrata
Controllo di gestione
Statistica
Designazioni in enti e organi esterni
Attività culturali, sportive e ricreative
Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza
Interventi di carattere politico, economico, socio-culturale e umanitario
Organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanzia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Rettore con relative commissioni e comitati, anche misti
Pro Rettore e delegati
Senato Accademico con relative commissioni e comitati
Senato Accademico allargato con relative commissioni e comitati
Consiglio di Amministrazione con relative commissioni e comitati
Direttore Amministrativo
Consiglio delle Strutture Scientifiche
Commissione didattica di Ateneo
Commissione scientifica di Ateneo
Consiglio degli Studenti
Conferenza dei Rettori delle università italiane
Collegio dei revisori dei conti
Nucleo di valutazione
Comitato per lo sport universitario
Comitato per le pari opportunità
Manuale di gestione
51
II
II
II
16
17
18
III
Collegio dei garanti
Garante di Ateneo
Collegio arbitrale di disciplina
Attività didattica, scientifiche, programmazione
e sviluppo
III
III
III
III
III
1
2
3
4
5
III
III
III
III
III
6
7
8
9
10
Corsi di studio
Scuole di specializzazione e corsi di perfezionamento
Dottorato scientifiche
Didattica e ricerca, compresi premi e borse di studio post lauream
Rapporti, accordi e scambi culturali con enti, istituti scientifiche, aziende
ed imprese italiani ee esteri
Rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria
Cooperazione con Paesi in via di sviluppo
Piani di sviluppo dell’università
Corsi di formazione permanente
Opere dell’ingegno ed imprenditorialità della ricerca
1
2
3
4
5
Contenzioso giudiziale e stragiudiziale
Atti di liberalità
Reati e contravvenzioni
Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale
Pareri e consulenze
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Orientamento, informazione e tutorato
Immatricolazioni
Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede
Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari
Diritto allo studio; tasse e contributi, con relativi esoneri, borse di studio
Conclusione o cessazione della carriera di studio
Esami di Stato
Programmi di formazione, programmi scientifiche e progetti speciali
IV
IV
IV
IV
IV
IV
Affari legali
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
Studenti e laureati
VI
VI
VI
VI
VI
VI
VI
VI
VI
Servizi di assistenza
Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex
studenti
Strutture didattiche, scientifiche e di servizio
1
2
3
4
5
6
7
8
Istituzione ed attivazione di strutture
Facoltà
Dipartimenti
Istituti
Centri
Biblioteche e sistema bibliotecario
Musei, pinacoteche e collezioni scientifiche
Consorzi ed enti a partecipazione universitaria
VII
VII
VII
VII
VII
VII
VII
Personale
1
2
3
4
5
6
Concorsi e selezioni
Assunzioni e cessazioni
Comandi e distacchi
Contratti e mansionario
Carriera e inquadramenti
Retribuzione e compensi
Manuale di gestione
52
VII
VII
VII
VII
VII
VII
VII
VII
7
8
9
10
11
12
13
14
VII
15
VIII
VIII
VIII
VIII
VIII
VIII
VIII
VIII
Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita
Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
Servizi a domanda individuale
Assenze
Tutela della salute e sorveglianza sanitaria
Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari
Formazione e aggiornamento professionale
Personale non strutturato
Finanza, contabilità, bilancio
1
2
3
4
5
6
7
IX
Entrate
Uscite per la didattica e la ricerca scientifica
Uscite per i servizi generali e tecnico-amministrativi
Attività per conto terzi e relativo tariffario
Bilancio preventivo, rendiconto consuntivo e verifiche contabili
Tesoreria, cassa e istituti di credito
Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali
Lavori pubblici, edilizia, impiantistica
IX
IX
1
2
IX
IX
IX
IX
3
4
5
6
X
Progettazione e costruzione di nuove opere edilizie con relativi impianti
Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro e
destinazione d’uso
Sicurezza e messa a norma degli ambienti di lavoro
Telefonia, telematica e informatica
Urbanistica
Materiali e attrezzature tecniche
Patrimonio, provveditorato ed economato
X
X
X
1
2
3
X
X
X
X
X
4
5
6
7
8
Acquisizione di beni immobili e relativi servizi
Locazione di beni immobili, di beni mobili e relativi servizi
Acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non
tecniche e di servizi
Manutenzione di beni mobili
Alienazione di beni immobili e di beni mobili
Ecologia
Pagamenti, rimborsi, fondo piccole spese
Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato
Manuale di gestione
53
ALLEGATO D
Titolario di classificazione dei documenti
delle AOO strutture didattiche, scientifiche, di servizio
VOCE DELL’INDICE DEL TITOLARIO
TITOLO
CLASSE
Amministrazione
I
I
1
I
I
2
3
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
II
Leggi, statuto, regolamenti, ordinamento didattico e rispettive circolari
applicative
Stemma, gonfalone e sigillo
Organizzazione amministrativa e piani di sviluppo e razionalizzazione
delle risorse
Sistema informativo, sistema informatico e telematico
Archivio
Informazioni e relazioni con il pubblico
Controllo di gestione e statistica
Designazioni in enti e organi esterni
Istituzione di nuove strutture
Musei, pinacoteche, biblioteche e collezioni scientifiche
Attività culturali, sportive e ricreative
Editoria, attività informativa-promozionale interna ed esterna
Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza
Interventi di carattere politico, economico, socio-culturale e umanitario
Organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanzia
II
II
II
II
II
II
II
1
2
3
4
5
6
7
II
8
II
II
II
II
II
II
II
9
10
11
12
13
14
15
Preside di Facoltà
Consiglio di Facoltà
Presidente del Corso di Laurea
Consiglio del Corso di Laurea
Presidente del Consiglio del Corso di Diploma
Consiglio del Corso di Diploma
Scuole e Corsi di Specializzazione, Corsi di Perfezionamento post
lauream e Master
Commissiona Valutazione Didattica di Ateneo e Comitato per la Didattica
(anche paritetico)
Organi dei Centri Autonomi di Spesa
Direttore di Dipartimento
Consiglio di Dipartimento
Giunta di Dipartimento
Revisori dei Conti
Centri, Consorzi, Fondazioni
Organi delle Unità Cliniche Operative
1
Orientamento, tutorato, informative per immatricolazioni
III
III
Studenti e laureati, attività didattica e di ricerca
Manuale di gestione
54
III
2
III
III
3
4
III
5
III
III
III
III
III
6
7
8
9
10
III
11
III
III
III
III
12
13
14
15
IV
IV
IV
IV
IV
IV
Affari legali
1
2
3
4
5
Contenzioso giudiziale e stragiudiziale
Atti di liberalità
Reati e contravvenzioni
Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale
Pareri e consulenze
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Concorsi, assunzioni, cessazioni e budget
Comandi e distacchi
Compiti scientifici-didattici
Contratti e mansionario
Carriera
Tutela della salute e sorveglianza sanitaria
Assenze e nulla osta ad attività esterne
Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari
Formazione ed aggiornamento professionale
Lavoro straordinario ed incentivi
Personale non strutturato
1
2
3
4
5
Finanziamenti e rendicontazioni
Attività per conto terzi con relativo tariffario
Bilancio preventivo, rendiconto consuntivo e verifiche contabili
Tesoreria, cassa e istituti di credito
Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
Personale
VI
VI
VI
VI
VI
VI
Finanza, contabilità e bilancio
VII
VII
VII
VII
VII
VII
Diritto allo studio e condizione studentesca; tasse e contributi, borse di
studio e premi di laurea
Cursus studiorum
Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex
studenti
Sviluppo delle Facoltà, attivazione nuovi corsi, aree e macro-aree,
convenzioni didattiche, rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria
Settori scientifico-disciplinari
Programmazione didattica, orario delle lezioni, gestione aule e spazi
Esami di profitto e laurea, prove di idoneità
Programmi di formazione, programmi di ricerca e progetti speciali
Accordi e scambi culturali con l’Italiaa e con l’Estero; cooperazione con i
Paesi in via di sviluppo
Corsi di perfezionamento, master anche congiunti, interfacoltà,
interuniversitari, scuole interateneo di specializzazione
Dottorato e post-dottorato di ricerca
Collaboratori esterni
Esami di stato e ordini professionali
Opere dell’ingegno ed imprenditorialità della ricerca
Provveditorato, patrimonio, economato e
manutenzioni
1
2
3
4
5
Fornitura di beni, servizi, attrezzature didattiche, scientifiche e d’ufficio
Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato
Manutenzione di beni immobili e beni mobili
Sicurezza e messa a norma degli ambienti
Ecologia
Manuale di gestione
55
ALLEGATO E
LINEE GUIDA PER L’INSERIMENTO E
L’AGGIORNAMENTO DEI DATI NEL PROTOCOLLO
INFORMATICO
1. Premessa
Trovare un documento.
È questa una delle operazioni quotidiane svolte da chi lavora in ufficio.
Se è vero che l’informatica ha accorciato i tempi di rinvenimento dei documenti,
aumentando quindi l’efficienza del lavoro, è anche vero che proprio l’introduzione
dell’informatica, preceduta peraltro da una puntuale analisi del sistema informativo ad essa
sotteso, impone di creare regole e procedure standard nell’inserimento, nella modifica e
nell’aggiornamento dei dati.
Nel protocollo informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella
loro strutturazione:
•
Il mittente per la posta in arrivo e il destinatario per la posta in partenza;
•
l’oggetto.
L’introduzione del nuovo sistema di protocollo informatico realizzato mediante il
software Titulus, rende prioritaria l’elaborazione di criteri standard per la creazione
dell’Anagrafica (ovvero le schede che memorizzano i dati dei mittenti e destinatari).
Sono infatti a tutti ben evidenti i disagi e gli errori causati da un inserimento
alluvionale e non coordinato di nomi e indirizzi in una banca dati. Gli effetti più evidenti di
una mancata normalizzazione sono, da un lato, la proliferazione di doppioni, dall’altro,
l’esito incerto — e per certi versi fUOviante — della ricerca basata sulla presunta
correttezza dell’anagrafica stessa.
Valga su tutti il seguente esempio:
Con il vecchio protocollo informatico, il Ministero dell’Università e della ricerca scientifica e
tecnologica è stato memorizzato nel corso degli anni in molti modi diversi, anche da uno
stesso operatore. Ne riportiamo solo alcuni:
• Ministero dell’Università e della ricerca scientifica e tecnologica
• MURST
• M.U.R.S.T.
• Min. Univ. e ric. scientifica e tecnologica
• Ministero dell’Università e RST
È evidente che questo modo di operare crea solo confusione. Chi ricerca un
documento sa che non c’è nulla di peggio del convincimento che un documento non esista
sulla base di una ricerca sbagliata.
2. Maiuscole e minuscole
Il motore scientifiche (information retrieval) di Titulus, Highway®, consente il
reperimento delle informazioni scritte indifferentemente con caratteri maiuscoli o minuscoli.
Si devono comunque utilizzare criticamente le minuscole e le maiuscole secondo l’uso
attuale:
Manuale di gestione
56
Esempio:
•
Rossi Mario
• non ROSSI MARIO
• non rossi mario
Le ditte (individuali, società, etc.) utilizzano modalità diverse per scrivere la loro
denominazione o la ragione sociale nella carta intestata. Anche in questo caso è da
preferire l’uso critico delle minuscole e delle maiuscole. La tipologia della società (srl,
spa, ecc.), invece, va scritta in minuscolo non puntato.
Esempio:
•
•
Andromeda costruzioni srl
• non ANDROMEDA Costruzioni srl
• non ANDROMEDA Costruzioni s.r.l.
• non Andromeda Costruzioni SRL
Studio legale Mario Rossi e Giorgio Bianchi
• non avv. Mario Rossi - Studio legale Rossi e Bianchi
Si tenga presente che nei nomi di enti, associazioni, ecc. la lettera maiuscola si
usa di norma solo per l’iniziale della denominazione, tranne che per i nomi propri. Fanno
eccezione le Università degli Studi, che si scrivono, per convenzione arbitraria ma di
deferenza, con "Studi" in maiuscolo.
Esempio:
•
•
Ministero del tesoro
• non Ministero del Tesoro
Università degli Studi di Trieste
• non Università degli studi di Trieste
L’intitolazione del nome di un ente, di un’associazione, ecc. va riportato tra
virgolette solo se le virgolette sono espressamente previste nella denominazione. In
questo caso, le virgolette da preferire sono quelle inglesi (‘in apice’) e non quelle caporali
(<in pedice>):
Esempio:
•
•
Università degli Studi di Padova - Dipartimento di scienze economiche ‘Marco
Fanno’.
Associazione ‘Amici dell’Università’
3. Nomi di persone
Quando si deve inserire il nome di una persona quale mittente/destinatario è
necessario determinare se la persona scrive a titolo personale o nell’esercizio delle sue
funzioni, e cioè in rappresentanza di un ente, associazione, ecc.
Nel primo caso il nome verrà inserito nel campo Mittente/Destinatario, nel secondo
caso nel campo Firmatario/Alla cortese attenzione.
Gli ultimi due campi sono stati introdotti da Titulus 97 al fine di non creare doppioni
o anagrafiche multiple relative ad un medesimo ente:
• Il campo Firmatario si riferisce alla corrispondenza in arrivo;
Manuale di gestione
57
•
Il campo Alla cortese attenzione si riferisce alla corrispondenza in partenza o
interna.
Pertanto se scrive il Direttore del Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica
delle macromolecole del nostro Ateneo, ch.ma prof.ssa Gabriella Sandri, è necessario
verificare se scrive nelle sue funzioni di direttore o come docente che utilizza la carta
intestata della struttura cui afferisce.
Nel primo caso (documento redatto nelle funzioni di direttore) la registrazione
dell’Anagrafica dovrà riportare la denominazione dell’ente e della struttura e, nel campo
Firmatario del documento, il nome di chi scrive accompagnato dalla qualifica (che va
inserita nel campo Ruolo della scheda anagrafica, campo munito anche di un menù a
tendina dal quale è possibile selezionare la qualifica desiderata).
•
•
•
Università degli Studi di Trieste - Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle
macromolecole
[Firmatario] Direttore - Sandri Gabriella
non Direttore del Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole
non Sandri Gabriella
Nel secondo caso (documento redatto come docente che utilizza la carta intestata
della struttura cui afferisce) bisogna scrivere semplicemente nel campo Mittente :
•
Sandri Gabriella
Allo stesso modo, se si scrive al Sindaco del Comune di Trieste, sig. Di Piazza
Roberto, in qualità di sindaco, nel campo Destinatario avremo l’anagrafica del Comune di
Trieste e, nel campo Alla cortese attenzione, il nome e la qualifica di chi scrive,
analogamente a quanto succede per il campo Firmatario:
•
Comune di Trieste
[Alla cortese attenzione] Sindaco - Di Piazza Roberto
Nel caso in cui la firma sia illeggibile, ma la qualifica sia presente, nel campo
Firmatario utilizzato quale casella di testo e quindi digitando semplicemente sul campo
bianco andrà scritto:
•
Sindaco - firma illeggibile
L’inserimento dei nomi di persona fisica va comunque fatto scrivendo prima il
cognome e poi il nome.
I titoli di cortesia, di onorificenza oppure predicati nobiliari, anche qualora la lettera
medesima o la consuetudine li prevedessero, vanno omessi.
Esempio:
•
•
•
Rossi Mario
non Mario Rossi
non ch.mo prof. Rossi Mario
•
•
•
Rossi Mario
non dott. avv. Rossi Mario
non Mario avv. Rossi
Manuale di gestione
58
4. Nomi di municipalità, nomi stranieri etc.
Molti Comuni recano il titolo di "Città", cioè di antica "sede episcopale" o di dignità
raggiunta. In questo caso si scriverà Comune di e non Città di, anche se il titolo di città
viene riportato nella carta intestata.
Esempio:
•
•
Comune di Trieste
non Città di Trieste
I nomi delle città e degli enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, ad
eccezione dello Stato, che va scritto in italiano.
Esempio:
•
Universitat Aachen
non Università degli Studi di Aquisgrana
5. Lettere con più destinatari o più mittenti
Nel caso in cui debba essere spedita una lettera a piú di tre destinatari (ad
es. la convocazione ai candidati di un concorso o una comunicazione a più
dipartimenti), va scritto nel campo Destinatario: "A tutti i destinatari - Vedi
elenco allegato ".
Ciò significa che l’elenco completo dei destinatari, o è conservato nel
rispettivo fascicolo allegato alla minuta (è il caso ad esempio dell’elenco dei
partecipanti ad un concorso), oppure è deducibile dal documento stesso, il cui file
è stato allegato contestualmente alla registrazione di protocollo.
Si ricorda alle UO che il file (di tipo Word, Excel, Access, ecc.) da allegare
va associato durante la protocollazione dopo la registrazione e la stampigliatura
del numero, nel caso dei documenti protocollati in partenza, e prima delle due
suddette operazioni quando si protocolla una lettera tra uffici.
Allegando il file di Word la ricerca sul protocollo è possibile su tutto il
contenuto dei file allegati. Si tratta di una ricerca full text, permessa dalla
piattaforma Highway® che indicizza anche il contenuto testuale di ciascuna
parola.
Pertanto, al fine di sfruttare al massimo tali possibilità scientifiche, si
suggerisce agli uffici di far pervenire (via e-mail) al Servizio Protocollo gli elenchi
(ad esempio dei partecipanti di un concorso) in formato word da allegare ai
documenti da protocollare in arrivo.
Nel caso invece di una lettera indirizzata a tutti i dipartimenti del nostro
Ateneo o agli uffici dell’Amministrazione centrale, andrà scritto:
•
•
Università degli Studi di Trieste - A tutti i dipartimenti
non A tutti i dipartimenti dell’Università degli Studi di Trieste
Manuale di gestione
59
Nel caso di una lettera spedita a tutti i direttori di dipartimento, andrà scritto:
•
•
Università degli Studi di Trieste - A tutti i dipartimenti [alla cortese attenzione]
Loro direttori
non A tutti i direttori di Dipartimento dell’Università degli Studi di Trieste
Nel caso di lettera firmata da più di tre persone, ad esempio una petizione al Rettore da
parte di un gruppo di studenti, nel campo mittente va riportato il primo nominativo; nel
campo [Firmatario] va ripetuto lo stesso nominativo con l’aggiunta delle parole e altri (vedi
immagine del documento):
Esempio:
•
Rossi Mario
[Firmatario] – Rossi Mario e altri (vedi immagine del documento)
non Rossi Mario, Bianchi Sergio, Verdi Antonio, Gialli Riccardo, ecc. …
6. Nomi di enti e persone giuridiche
I nomi degli enti vanno scritti completi e per esteso, cioè senza storpiature né
abbreviazioni. Nel caso in cui il nome di un ente nell’uso venga individuato attraverso il suo
acronimo, la denominazione va riportata sempre completa e per esteso, ma con l’aggiunta
dell’acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno
spazio.
Il software Titulus 97 tramite Highway® consente infatti di risalire all’Anagrafica
corretta partendo anche dall’acronimo (o dalla sua parte iniziale), indipendentemente dalla
posizione che occupa all’interno di una stringa di testo. Pertanto, digitando semplicemente
[INPS], il sistema troverà [Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS]. Si suggerisce
inoltre che in fase scientifiche è opportuno digitare uno spazio bianco dopo l’acronimo,
così come messo in luce dalla sperimentazione.
Esempio:
•
•
•
•
Ministero dell’università e della ricerca scientifica e tecnologica - MURST
non Min. univ. e ricerca scientifica e tecnologica
non M.U.R.S.T.
non Ministero dell’università e della ricerca scientifica e tecnologica M.U.R.S.T.
•
•
Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS
non INPS - Ist. naz. previdenza sociale
Gli enti conosciuti con la loro sigla, ormai entrata nell’uso, devono essere inseriti
nell’Anagrafica con la denominazione completa e per esteso, ma con l’aggiunta
dell’acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno
spazio:
•
•
Centro studi investimenti sociali - CENSIS
non Censis
•
•
Centro di formazione e studi per il Mezzogiorno - FORMEZ
non Formez
Manuale di gestione
60
7. Enti collettivi
Quando un ente ha piú sedi o piú sezioni in città diverse, va riportata la
denominazione della sede o della sezione dopo un trattino preceduto e seguito da uno
spazio:
Esempio:
•
•
Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI - Sezione Friuli Venezia Giulia
non Sezione Friuli Venezia Giulia dell’Associazione nazionale archivistica italiana
Quando si riceve una lettera da una unità organizzativa di un ente (ripartizione,
divisione, ufficio, etc.), si inserisce il nome della struttura solo se significativo o quando la
stessa è dotata di una particolare autonomia, questo per evitare la proliferazione di schede
anagrafiche per uno stesso ente: è il caso tipico dei ministeri, che si articolano in una
molteplicità di uffici, tra l’altro dalla denominazione spesso fluttuante.
Esempio:
•
•
Ministero per l’istruzione, l’università e a ricerca – MIUR
Non Ministero per l’istruzione, l’università e a ricerca – MIUR – Dipartimento per la
programmazione, il coordinamento e gli affari economici - SAUS
•
però Ministero per l’istruzione, l’università e a ricerca – MIUR – Consulta Nazionale
per il diritto agli studi universitari
A questa regola fanno eccezione le Università degli Studi, per le quali vanno indicate sempre
le strutture scientifiche di riferimento, mentre - come già detto - i nomi dei responsabili delle stesse
vanno indicati nel campo Firmatario/Alla cortese attenzione.
Esempio:
•
Università degli Studi di Trieste - Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle
macromolecole
[Firmatario] Direttore - Sandri Gabriella
Manuale di gestione
61
Prontuario ai fini dell’inserimento dei dati nel protocollo informatico
Tipologie
SI corretto
NO errato
NO errato
NO errato
2
Maiuscole e minuscole
Persone fisiche
Ditte (individuali, società)
(denominazione e
ragione sociale)
Idem b precedente
Enti (escluse università)
Università
Associazioni
(intitolazione nome)
Rossi Mario
Andromeda costruzioni srl
ROSSI MARIO
ANDROMEDA
Costruzioni srl
rossi mario
ANDROMEDA
Costruzioni s.r.l.
Andromeda
Costruzioni SRL
Studio legale Mario Rossi e
Giorgio Bianchi
avv. Mario Rossi –
Studio legale Rossi e
Bianchi
Ministero del tesoro
Ministero del Tesoro
Università degli studi di
Trieste
Associazione
‘Amici dell’Università’
3
Nomi di persone
Persone fisiche
(che scrivono a titolo
personale)
Rossi Mario
Persone fisiche
(nell’esercizio
delle proprie funzioni)
N.B.: mittente
Sandri Gabriella
Direttore del
Dipartimento di biochimica, Dipartimento di
biofisica e chimica delle
biochimica, biofisica e
macromolecole
chimica delle
(Firmatario) Direttore - Sandri macromolecole
Gabriella
Idem precedente
4
5
Mario Rossi
ch.mo prof. Rossi Mariodott.avv. Rossi Mario
Gabriella Sandri –
Prof. Gabriella Sandri
(Firmatario) collaboratore del Collaboratore del Rettor
rettore - Sandri Gabriella
Persone fisiche
(nell’esercizio
delle proprie funzioni)
N.B.: destinatario
Nomi di municipalità,
stranieri, etc.
Comune di Trieste
Al sindaco del Comune Al sindaco Di Piazza
(Alla cortese attenzione)
di Trieste
Sindaco – Di Piazza Roberto
Nomi di municipalità
Comune di Trieste
Città di Trieste
Nomi stranieri
(geografici e di enti)
Universitat Aachen
Università degli Studi di
Aquisgrana
Lettere con più
destinatari o più
mittenti
Se più di tre destinatari
Lettera indirizzata a più
strutture
Idem precedente
“A tutti i destinatari - Vedi
elenco allegato
A tutti i dipartimenti
Trieste – A tutti i dipartimenti dell’Università degli
Studi di Trieste
Trieste – A tutti i dipartimenti
Loro direttori (FIRMATARIO)
Manuale di gestione
62
Lettera firmata da più di tre
persone.
(Il primo nominativo nel
campo MITTENTE.
Nel campo
FIRMATARIO va ripetuto lo
stesso nominativo con
l’aggiunta delle parole
“e altri”)
Tipologie
6
Rossi Mario (FIRMATARIO) – Rossi Mario, Bianchi
Rossi Mario e altri
Sergio, Verdi Antonio,
Galli Riccardo, ecc.
SI corretto
NO errato
NO errato
NO errato
Nomi di
enti e persone
giuridiche
N.B.: la denominazione
sempre
Ministero dell’istruzione,
università e della
ricerca – MIUR
completa e per esteso ma con
l’aggiunta dell’acronimo non
puntato dopo un trattino
preceduto e seguito da uno
spazio
Enti conosciuti con una
Centro studi investimenti
propria sigla
sociali - CENSIS
Istituto nazionale della
previdenza sociale - INPS
Idem precedente
Min. istruzione ., Univ. M.I.U.R
e ricerca
Ministero dell’istruzione,
università e della ricerca scientifica e tecnologica
M.I.U.R.
Censis
INPS – Ist. naz.
previdenza sociale
7
Enti collettivi
Ente con più sedi o sezioni
Associazione nazionale
Sezione Friuli Venezia
archivistica italiana – ANAI – Giulia dell’Associazione
Sezione Friuli Venezia Giulia nazionale archivistica
italiana
Rossi Mario, Capo
Comune di Trieste –
Lettera ricevuta da una unità Comune di Trieste
organizzativa di un ente
Capo Ripartizione - Rossi Mario
ripartizione urb. del
Ripartizione urbanistica
Comune di Trieste
Maria Grazia Pastura,
Ufficio centrale per i beni
Direttore della Div. III
archivistici – UCBA
Idem precedente
dell’UCBA
Direttore - Pastura Maria Grazia
Manuale di gestione
63
ALLEGATO F
FAC SIMILE COPERTINA FASCICOLO CARTACEO
UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI TRIESTE
..............................................................................................
(denominazione della AOO /Uo)
Anno……………………………..
Titolo …………………………….
Classe ……………………………
Fascicolo n. …………………….
Sottofascicolo .....................
Inserto …………………………..
OGGETTO:
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
ANNOTAZIONI: ........................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
Manuale di gestione
64

manuale gestione - Università degli studi di Trieste

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