LASER400 for MINOLTA Un caso di studio
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LASER400 for MINOLTA Un caso di studio
■ CASE HISTORY LASER400 for MINOLTA Un caso di studio M inolta Italia nasce nel 1987 a Milano con l’apertura della nuova sede operativa. Come tutte le filiali europee di Minolta, anche la sede italiana dipende direttamente da Minolta Europe che ha sede in Germania, a sua volta controllata dalla casa madre Giapponese. Con una struttura moderna ed efficiente Minolta offre al mercato una vasta gamma di stampanti laser, sistemi digitali multifunzione e soluzioni integrate per la gestione documentale in partnership con importanti software house. I campi di attività spaziano dal document management in ambiente 68 www.iseries.it - www.hitechshop.it IBM AS/400-iSeries, al Protocollo Informatico per la P.A., al workflow. Premessa La necessità di offrire una gestione avanzata degli output agli utenti AS/400-iSeries che migliorasse sensibilmente il processo di gestione documentale sia cartaceo che digitale e che fosse facilmente inseribile nel sistema informativo e nel flusso operativo aziendale ha portato alla nascita di PageScope Forms400 , la soluzione di Minolta per le esigenze di gestione documentale dell’utenza AS/400iSeries. L’obiettivo non era solo quello di migliorare la capacità di comunicazione tra periferica e sistema ma, so- prattutto, quello di offrire agli utenti la possibilità di controllare e automatizzare l’intero ciclo di vita del documento: dall’indirizzamento sulle code di stampa, alla manipolazione della forma del documento (font, dimensione, impaginazione grafica), alla bucatura, pinzatura o stampa fronte/retro. Senza considerare la necessità di razionalizzare gli eccessivi costi di stampa spesso legati a sprechi od obsolescenza. Caratteristiche tecniche della soluzione La soluzione PageScope Forms400 di Minolta è composta da una stazione di stampa multifunzione basata su tecnologia laser ad alte prestazioni; da un iSeries NEWS - GENNAIO 2004 LASER400 for MINOLTA ■ applicativo per la gestione della modulistica elettronica, Laser400 for Minolta , sviluppato sulla base della tecnologia Smart Forms dall’omonima Divisione Informatica di Data Print Grafik; da un software chiamato Integra for Minolta, sviluppato da Adiuto, per l’archiviazione elettronica dei documenti in ambiente AS/400. Al centro della soluzione vi è un sistema digitale multifunzione monocromatico AS400 Ready in grado di colloquiare in maniera sicura e veloce con l’ambiente IBM AS/400-iSeries e con i due applicativi Laser400 for Minolta ed Integra for Minolta. Il progetto ha il fondamentale pregio di essere stato sviluppato in collaborazione con Data Print Grafik ed Adiuto, ciascuno dotato di grande competenza nella propria area di business, e di poter offrire ai clienti un livello di integrazione e sicurezza irraggiungibile per qualsiasi soluzione alternativa. Laser400 for Minolta non solo garantisce una completa integrazione tra il mondo AS/400-iSeries e l’ambiente Microsoft Windows ma offre, a differenza delle ulteriori soluzioni software esaminate, considerevoli vantaggi. La consolidata esperienza nel campo dell’e-Form Management e del mondo IBM del reparto R&S della Divisione Smart Forms ha portato ad una soluzione completa, costituita da due applicativi: Spool Monitor e Print Server Laser400. Il primo è in grado di risolvere tutte le problematiche legate alla selezione e generazione dello spool quali l’indirizzamento delle code di stampa per reparti, l’associazione tra lo spool e il modello; Print Server Laser400 opera in modalità non presidiata, ovvero in modo totalmente automatizzato senza interventi da parte dell’operatore, intercettando gli spool di stampa e generando stampe grafiche, con la possibilità di convertirli opzionalmente in formato PDF per una gestione elettronica del documento. Laser400 for Minolta non pone limiti al numero di utenti che possono stampare ed è in grado di sfruttare al meglio le potenzialità del sistema multifunzione. L’integrazione del pacchetto con il software Integra for Minolta ha inoltre consentito l’archiviazione di tutti i doiSeries NEWS - GENNAIO 2004 cumenti del Ciclo Attivo (Bolle, Fatture; Ordini generati dal sistema e Disegni) che poi possono essere ricercati e visualizzati direttamente dalla finestra di emulazione terminale del software gestionale utilizzato. Vantaggi Il vantaggio principale offerto dalla soluzione è rappresentato non solo dall’esiguità dell’investimento richiesto per l’adozione di PageScope Forms400, rispetto all’acquisto di componenti separati, ma anche dalla garanzia di massima compatibilità con il sistema informativo esistente in azienda. Inoltre, il passaggio da stampe su moduli prefincati ad e-form e stampe laser su carta comune costituisce una notevole fonte di risparmio per la diminuzione di stock e sprechi per obsolescenza ed offre agli utenti un incremento della semplicità di gestione, grazie alle funzioni di finitura disponibili (fronte/retro, pinzatura, piegatura, bucatura) ed alla migliore leggibilità rispetto alla tradizionale stampa ad impatto. Il risparmio prodotto dall’adozione di PageScope Forms400 risulta ancor più evidente se si applica il concetto di Total Cost of Ownership, che considera tutti i costi legati alla produzione di documenti (dalla macchina ai materiali di consumo, dalla carta all’assistenza tecnica). Riflessioni La collaborazione tra Minolta, Divisione Smart Forms di Data Print Grafik e Adiuto ha portato, grazie anche alla professionalità e competenza dimostrata in tutte le fasi del progetto, dall’analisi delle problematiche alla realizzazione ed assistenza, alla nascita di una soluzione completa ed integrata in tempi considerevolmente brevi. È straordinario pensare come l’introduzione di una soluzione come PageScope Forms400 possa rendere più efficiente e veloce il lavoro degli utenti, consentendo al contempo un abbassamento dei costi rispetto alle attuali tecnologie utilizzate. Infatti il controllo e la nuova gestione del flusso dei documenti provenienti da AS/400 (dalla stampa dei ta- bulati e dei moduli, alla loro fascicolazione e separazione, fino all’archiviazione elettronica e ricerca direttamente dall’ambiente host), impatta in modo drastico sui costi di produzione delle stampe e sulla gestione successiva del documento prodotto. Minolta Italia S.p.A. Sede centrale: Via Stephenson, 37 20157 Milano Tel. 02/39011.262 Fax 02/39011.219 e.mail: [email protected] Divisione Smart Forms DATA PRINT GRAFIK tel. 0549/876111 fax. 0549/996468 www.smtforms.com Paolo Rossi Responsabile Commerciale Data Print Grafik [email protected] Paolo Rosetti Account Manager Data Print Grafik [email protected] Salvatore Specchia Responsabile Progetto Divisione Smart Forms [email protected] www.hitechshop.it - www.iseries.it 69