Rapporto del sottogruppo di lavoro “Classificazione e indicizzazione”

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Rapporto del sottogruppo di lavoro “Classificazione e indicizzazione”
a cura di M. Grossi
SOMMARIO
1. INTRODUZIONE
2. LA
RICOGNIZIONE SULLE ATTIVITÀ DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI PRESSO ALCUNE
AMMINISTRAZIONI STATALI.
2.1 Ministero per i beni e le attività culturali (G. Tosatti)
2.2 Camera dei deputati (A. Menè)
3.3 Ministero della difesa - Stato maggiore dell’esercito (F. Scarlata)
3.4 Ministero dell’economia e delle finanze (C. Porta – M.G. Colì)
3.5 Ministero della Giustizia – Direzione nazionale antimafia (V. De Angelis)
3.6 Ministero delle infrastrutture - Provveditorato interregionale alle opere pubbliche per la
Puglia e Basilicata (M. Casamassima)
3.7 Ministero dell’interno (P. Bruzio)
3.8 Scuola superiore della pubblica amministrazione – Sede di Roma (G. Costantini)
3.9 Senato della Repubblica (E. Campochiaro, S. Pagliardini, L. Romani)
3. IL MODELLO DI PIANO DI CLASSIFICAZIONE DEL GRUPPO
L’AGGIORNAMENTO DELLA VOCE “GESTIONE DELLE RISORSE UMANE”
DI
LAVORO
SSPA:
1. INTRODUZIONE
La normativa di settore emanata nel corso degli ultimi nove anni ha stimolato nelle pubbliche
amministrazioni un’indubbia tendenza al rinnovamento delle strategie e delle politiche per
l’organizzazione dei sistemi documentari. A due anni dall’uscita dell’ultimo volume del gruppo di lavoro
della SSPA dedicato ai sistemi documentari pubblici1, il rapporto che qui si presenta vuole contribuire a
delineare i modi e la natura della trasformazione in atto nelle amministrazioni statali sul tema della
gestione dei documenti, mediante l’analisi delle innovazioni avvenute nelle amministrazioni partecipanti
al gruppo di lavoro, e illustrare lo stato dell’arte in merito all’introduzione di alcuni strumenti (in
particolare, del piano di classificazione e della fascicolazione) la cui rilevanza strategica è stata più volte
ribadita2.
Le amministrazioni partecipanti (Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Ministero per i
beni e le attività culturali, Ministero della difesa - Stato maggiore dell’esercito, Ministero dell’economia e
delle finanze, Ministero della giustizia - Direzione nazionale antimafia, Ministero per le infrastrutture Provveditorato interregionale alle opere pubbliche per la Puglia e la Basilicata, Ministero dell’interno,
Scuola superiore della pubblica amministrazione), hanno contribuito a questa fase della ricerca con la
compilazione di un questionario sullo stato di attuazione delle proprie politiche di gestione dei flussi
documentali, con specifico riferimento all’attuazione di progetti di informatizzazione, allo sviluppo di
piani di classificazione e fascicolazione e di modelli di workflow, con l’obiettivo di rendere comparabili i
risultati raggiunti dalle singole amministrazioni e di disegnare un quadro più ampio del reale stato di
sviluppo dell’automazione dei sistemi documentari in Italia.
I questionari, riportati nel capitolo 2, sono preceduti da una scheda introduttiva che descrive
brevemente il settore della PA preso in esame e le politiche attuate nell’ambito di interesse della ricerca.
La seconda attività cui il sottogruppo di lavoro si è dedicato è costituita dalla revisione del piano
di classificazione per le voci di funzionamento pubblicato nei due precedenti volumi SSPA, con
l’elaborazione delle voci di dettaglio e la definizione delle tipologie di fascicoli per ciascuna voce relativa
all’attività di gestione delle risorse umane; i risultati dell’iniziativa sono illustrati nel capitolo 4.
1
La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a cura di E. Aga Rossi e M. Guercio, Roma, Scuola
superiore della pubblica amministrazione, 2005.
2 Al sottogruppo di lavoro dedicato alla classificazione hanno partecipato: per il ministero per i Beni e le attività culturali,
Elisa Bucci, Lucilla Garofalo, Elisabetta Reale e Giovanna Tosatti; per la Camera dei deputati, Antonio Mené; per il
ministero della Difesa - Stato maggiore dell’Esercito, Giovanni Pacitto e Francesco Scarlata; per il Ministero dell’Economia e
delle finanze, M. Grazia Colì, Antonio De Nisi, Stefano Pensa e Carla Porta; per il Ministero dell’Interno, Paola Bruzio; per
la Scuola superiore della pubblica amministrazione, Giuliana Costantini; per il Senato, Sara Pagliardini e Luigia Romani; per
l’Università di Urbino, Monica Grossi (coordinatore).
2
2. LA
RICOGNIZIONE SULLE ATTIVITÀ DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
PRESSO ALCUNE AMMINISTRAZIONI STATALI
I dati ottenuti mediante la somministrazione del questionario (Tab. 2) alle amministrazioni
mostrano ancora una sostanziale lontananza dai modelli proposti dalla normativa e ribaditi dalla
comunità scientifica: nonostante una formale adesione, la realtà si rivela ancora molto arretrata sul
versante organizzativo3. In particolare, sono stati ripresi e approfonditi alcuni temi già toccati dal
Cnipa nell’ambito dell’attività di monitoraggio svolta nel 2004 e 2005: definizione delle aree
organizzative omogenee, elaborazione del piano di classificazione, stato di avanzamento dei
progetti di automazione, criticità organizzative4.
Innanzitutto è opportuno precisare l’ambito di estensione della ricerca: il questionario è stato
distribuito esclusivamente ai rappresentanti delle nove amministrazioni partecipanti al progetto, che
hanno provveduto al rilevamento i dati nelle proprie strutture di appartenenza e solo in alcuni casi sono
riusciti ad estendere l’indagine ad altri settori dell’amministrazione (Tab. 1); tuttavia, pur nella
consapevolezza del fatto che il campione selezionato non sia rappresentativo in senso assoluto, i dati
raccolti appaiono decisamente significativi per comprendere le macrotendenze delle PA riguardo ai
progetti di automazione del servizio documentale. La rilevazione è stata compiuta nel corso di un anno,
a partire dal dicembre 2005.
La struttura del questionario prevede una prima parte dedicata all’aspetto organizzativo e mira
alla rilevazione di quegli eventi che caratterizzano la fase iniziale del processo di automazione (quesiti 15): individuazione delle AOO, istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo, dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna di esse, individuazione di responsabilità specifiche per la
gestione documentale all’interno delle strutture, attivazione del protocollo informatico e di eventuali
servizi ad esso collegati (è opportuno ricordare a questo proposito che il dpr 445/2000 individuava
come termine ultimo di attuazione delle iniziative sopra citate il gennaio 2004).
Su nove amministrazioni, solo quattro hanno provveduto all’istituzione delle aree organizzative
omogenee; conseguentemente, l’istituzione di un servizio specificamente dedicato ai flussi documentali,
al protocollo e all’archivio è riscontrabile in soli tre casi (economia, beni culturali, esercito). La Camera e
la Direzione nazionale antimafia hanno adottato un modello organizzativo diverso, preferendo istituire
un protocollo generale per tutta la struttura, probabilmente date le dimensioni contenute.
In caso di assenza di un Servizio apposito, la responsabilità della gestione dei documenti è affidata a
strutture diverse: ai singoli uffici (Interno, Sspa), ai dirigenti delle AOO (SME), all’ufficio di protocollo
(Infrastrutture-Provveditorato), al segretariato generale in collaborazione con l’ufficio Archivio storico
(Senato), alla segreteria e alla commissione di sorveglianza (Dna).
Riguardo al processo di informatizzazione della registrazione di protocollo, l’indagine mostra come
esso stia avvenendo progressivamente e abbia interessato al momento soltanto alcune delle strutture
prese in considerazione; in due amministrazioni (senato e infrastrutture-provveditorato) non è stato
ancora attivato, mentre nelle altre si registrano situazioni eterogenee, legate alle potenzialità del software
utilizzato, ma comunque orientate prevalentemente alla gestione del profilo del documento:
• la registrazione di protocollo, con possibilità (peraltro non sempre utilizzata) di classificare è
garantita in sette amministrazioni (manca in Sspa e in infrastrutture-provveditorato);
3
L’aspetto organizzativo peraltro costituisce il principale nodo critico rilevato fin dal 2004: cfr. G. Longobardi, Lo stato di
attuazione della normativa sulla gestione elettronica dei documenti: valutazione delle azioni della pubblica amministrazione centrale al 30 aprile
2004, in “Archivi & Computer”, 15, 1 (2005), pp. 15-29.
4 I due rapporti sull’assessment 2004 e 2005 sono consultabili all’indirizzo <http://protocollo.gov.it/iniziative_05.asp>; si
veda anche il rapporto CNIPA Protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nella Pubblica Amministrazione Centrale. Stato di
attuazione, marzo 2006 (I Quaderni, 22), all’indirizzo <http://protocollo.gov.it/documenti/Quaderno_22_WEB.pdf>.
3
•
•
•
la possibilità di fascicolare è riscontrata in quattro amministrazioni;
la scansione ottica è prevista in due casi (Dna e SME);
l’acquisizione di documenti elettronici è al momento possibile solo presso lo SME.
La seconda parte del questionario (quesiti 6-20) è volta alla rilevazione dei criteri e degli
strumenti utilizzati per l’organizzazione dei flussi documentali e dei singoli documenti: elaborazione e
manutenzione di piani di classificazione e di strumenti che ne agevolino l’impiego (indici, thesauri, ...),
attività di classificazione e di fascicolazione dei documenti, responsabilità specifiche, strumenti di
controllo per la corretta movimentazione della documentazione). Questa è indubbiamente la parte che
mostra gli aspetti critici più evidenti. I piani di classificazione esistono (fatta eccezione per la Camera),
ma non sono omogenei anche all’interno di una medesima amministrazione e, soprattutto, sono
raramente applicati e ancor meno utilizzati per impostare la struttura dell’archivio. E’ degno di
attenzione, e purtroppo da tempo lamentato, il distacco tra le funzioni di
protocollazione/classificazione e quelle di fascicolazione dei documenti: laddove avvenga, la
fascicolazione resta un’attività svolta nei singoli uffici a totale discrezione dell’assegnatario della pratica,
senza regole condivise e senza alcuna visibilità da parte degli organi formalmente responsabili della
gestione documentale.
Alla domanda “Quale parte di documentazione è oggetto di classificazione?” le amministrazioni
hanno risposto in modo estremamente eterogeneo, talvolta diversificando la risposta in base alle diverse
strutture prese in esame (Economia e finanze ha fornito dati diversi per la RGS, il DPF, il tesoro e la
DAG):
• 3 strutture/amministrazioni dichiarano di classificare (o che classificheranno, appena attivato il
sistema di gestione) tutta la documentazione;
• 3 strutture/amministrazioni solo i documenti protocollati;
• 1 amministrazione tutti i documenti protocollati e gli atti interni relativi alle competenze
istituzionali;
• 1 amministrazione tutti i documenti in entrata e in uscita, anche se non protocollati;
• 1 struttura i soli documenti in uscita;
• 2 amministrazioni non hanno fornito risposte valutabili.
I piani di classificazione in vigore sono stati in cinque amministrazioni (Beni culturali,
Economia e finanze, Senato, Sme, Sspa) elaborati tra il 2000 e il 2005 in evidente coincidenza con
l’automazione della registrazione dei documenti prevista dalle disposizioni vigenti – con l’eccezione la
Dna che ha introdotto il piano di classificazione e la protocollazione informatica nel 1992 -, mentre
negli altri casi risalgono a iniziative piuttosto datate.
Non è stata ancora affrontata la manutenzione degli strumenti di gestione della
documentazione, fatta eccezione per la Ragioneria generale dello Stato che, sintomaticamente, ha scelto
di affidarsi a una ditta esterna.
La domanda relativa alla eventuale classificazione di documenti digitali ha permesso di rilevare
che nelle strutture prese in esame non sono ancora stati introdotti documenti nati digitali e che
l’acquisizione in formato immagine dei documenti cartacei risulta attuata solo presso la Dna, anche se in
ogni amministrazione risultano avviate iniziative sperimentali di riproduzione digitale di documenti
cartacei o di produzione di documenti digitali.
Lo schema di piano di classificazione elaborato dal gruppo di lavoro Sspa è stato adottato come
modello di riferimento da cinque amministrazioni. Questo è sicuramente un risultato di qualità che
testimonia l’efficacia dell’iniziativa perseguita dal gruppo di lavoro nel corso degli ultimi cinque anni e
anche la forte esigenza, da parte delle pubbliche amministrazioni, di modelli di riferimento per la
realizzazione degli strumenti di gestione documentale.
Tuttavia, il grado di sensibilizzazione sulla rilevanza della classificazione e della fascicolazione
risulta ancora estremamente scarso: considerata attività residuale, affidata a personale collocato in
strutture che non riescono ad avere l’adeguata visione del procedimento cui la documentazione si
collega, ascritta spesso tra le competenze degli operatori di protocollo, ancora non viene percepita
come elemento qualificante per la gestione della documentazione sul breve e lungo termine. E’ questo il
4
dato più critico che emerge dalla rilevazione, e che testimonia che la perdita di controllo sulla
documentazione avviene a poca distanza dalla fase di produzione/acquisizione dei documenti,
riflettendosi poi sul suo intero ciclo di vita.
I risultati della terza sezione del questionario (quesiti 21-25), dedicata alle attività che preludono
alla transizione del materiale documentario nella fase non corrente (selezione, scarto, movimentazione
nell’archivio di deposito, versamento alle istituzioni deputate alla conservazione a tempo
indeterminato), confermano chiaramente che le dimensioni preoccupanti e ormai ben note assunte dal
problema della gestione dei depositi sono causate da due fattori:
• l’assenza di strumenti che garantiscano la formazione dell’archivio corrente secondo dei
criteri condivisi e riconoscibili dalla comunità che li produce e li gestisce;
• la mancanza di collegamento tra la fase corrente e le successive fasi di vita dei documenti.
Le amministrazioni non riescono ancora ad avviare autonome e persistenti modalità di controllo
della documentazione prodotta e attivano procedure di indagine sulla rilevanza della documentazione
conservata solo in occasione delle convocazioni delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi.
Qualche osservazione conclusiva:
• i dati ricavati da Camera e Senato sono in molti casi estremamente distanti da quelli delle
altre amministrazioni, data la particolare forma organizzativa dei due organi; e la medesima
cosa deve essere osservata per la Stato maggiore dell’esercito.
• emerge una differenza tra le amministrazioni centrali e le strutture che, seppure a titolo
diverso, definiremmo “decentrate” (Sspa, Direzione nazionale antimafia, Provveditorato
interregionale alle opere pubbliche per la Puglia e la Basilicata).
• Le amministrazioni si stanno concentrando sull’informatizzazione della registrazione di
protocollo, trascurando per il momento le attività legate alla gestione dei documenti e il
collegamento tra queste e la registrazione.
Tab. 1
Elenco delle strutture interessate dal questionario Sspa
Amministrazione
Ministero per i beni e le attività culturali
Camera dei deputati
Senato della Repubblica
Ministero dell’Interno
Ministero della giustizia
Ministero dell’economia e delle finanze
Ministero delle infrastrutture
Struttura
Ufficio storico
1. Dipartimento per le Libertà Civili e
l'Immigrazione
2. Dipartimento dei Vigili del Fuoco, del
Soccorso Pubblico e della Difesa Civile
3. Dipartimento per gli Affari Interni e
Territoriali
4. Politiche del Personale e per le Risorse
Strumentali e finanziarie
Direzione nazionale antimafia
1. Ragioneria generale dello Stato
2. Dipartimento delle politiche fiscali
3. Dipartimento del tesoro
4. Dipartimento affari generali
Provveditorato interregionale alle opere pubbliche
per la Puglia e la Basilicata
Scuola superiore della pubblica amministrazione
5
Ministero della difesa
Stato maggiore dell’esercito
Tab. 2
Questionario sullo stato del sistema di gestione documentale
Denominazione Amministrazione:
1. Sono state istituite con provvedimento le AOO?
2. E’ stato istituito un Servizio per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi in
ciascuna Area organizzativa omogenea (AOO)?
3. Se no, a chi è affidata la gestione dei documenti nella/nelle AOO analizzate?
4. E’ stato attivato un sistema di protocollo informatico?
5. Esiste un sistema per la gestione informatica dei documenti (che gestisca accanto alla
protocollazione anche la classificazione, l’assegnazione, la fascicolazione, l’eventuale acquisizione
ottica)? Quali operazioni è in grado di gestire?
6. Esiste un piano di classificazione dei documenti?
7. Da quando si applica?
8. A quali strutture organizzative è stato applicato?
9. E’ oggetto di manutenzione periodica? Da parte di chi?
10. Quale parte di documentazione è oggetto di classificazione?
11. Il piano di classificazione è applicato anche ai documenti elettronici (se già introdotti)?
12. Esistono strumenti che guidano l’uso del piano di classificazione (rubriche, indici, thesauri)?
13. Che rispondenza c’è tra il piano di classificazione usato e il modello per le attività di funzionamento
elaborato dal gruppo di lavoro della SSPA?
14. Il piano di classificazione è integrato con il sistema per la gestione informatica dei flussi
documentali (se esiste)?
15. Chi è materialmente responsabile dell’attività di classificazione dei documenti?
16. I documenti sono raggruppati in fascicoli secondo il piano di classificazione adottato?
17. Esistono strumenti per l’identificazione dei fascicoli (ad esempio repertori, elenchi, registri,
rubriche, schedari)?
18. Esistono strumenti per il controllo della movimentazione dei fascicoli (ad esempio schedari, diari di
movimentazione)?
19. Esistono altri criteri di aggregazione dei documenti diversi dalla fascicolazione?Quali?
20. Quale parte della documentazione ne è interessata?
21. Esiste un piano di conservazione dei documenti collegato al piano di classificazione?
22. Chi stabilisce i criteri di selezione/scarto?
23. Con che frequenza si riunisce la Commissione di sorveglianza sugli archivi? Chi ne fa parte?
24. Descrivere brevemente le procedure e le responsabilità per i versamenti nell’archivio di deposito e
storico.
Note:
(indicare se possibile se esiste un coordinamento tra le diverse Direzioni generali o gli eventuali uffici
periferici, sia nell'uso di un software condiviso sia nella predisposizione di titolari coordinati, di manuali
di gestione simili, di regole comuni)
6
Schede descrittive e questionari compilati dalle amministrazioni
2.1 Ministero per i beni e le attività culturali
a cura di Giovanna Tosatti
Il MiBAC verso l’informatizzazione globale del flusso di lavoro
Il Ministero per i beni e le attività culturali è stato caratterizzato negli ultimi anni da frequenti
riorganizzazioni, che ne hanno mutato in maniera significativa la struttura sia a livello centrale che
periferico. Nell’amministrazione centrale si sono susseguiti a distanza di pochi anni tre provvedimenti:
con il primo la Direzione generale per gli affari generali e del personale è stata sostituita dalla nuova
struttura del Segretariato generale; contemporaneamente sono state create otto direzioni generali5.
Nel 2004, abolito il segretario generale, sono stati introdotti quattro dipartimenti, in cui sono
state inquadrate dieci direzioni generali, e 17 direzioni regionali di livello dirigenziale generale6. Infine, a
distanza di poco più di due anni, una nuova organizzazione ha nuovamente introdotto la figura del
segretario generale, sopprimendo i dipartimenti7; il nuovo ordinamento è entrato in vigore l’1 gennaio
2007 e verrà perfezionato con un ulteriore decreto di organizzazione del Ministero, che fra l’altro
organizzerà il Segretariato generale.
In questa successione di atti organizzativi, che inevitabilmente hanno creato difficoltà per la
necessità di rivedere il sistema delle Aree organizzative omogenee, di aggiornare i dati compresi
nell’Indice della PA8, di chiudere e riaprire ogni volta i sistemi archivistici legati alle diverse strutture, è
stata creata nell’ordinamento del 2004 la Direzione generale per l’innovazione tecnologica e la
promozione, prefigurazione della struttura (Centro di competenza) prevista dal Codice per
l’amministrazione digitale per tutti gli uffici pubblici9. La nascita di questa direzione generale ha
ulteriormente rafforzato la linea, peraltro già perseguita negli anni precedenti, di un forte
coordinamento dei progetti e delle iniziative, di cui è sentita fortemente la necessità in una
amministrazione caratterizzata dalla esistenza di una miriade di strutture diffuse sul territorio e operanti
nei diversi settori.
In questo quadro, l’evoluzione del sistema di protocollo informatico nella prospettiva della
informatizzazione globale del flusso di lavoro si inserisce nel quadro più ampio dei progetti strategici
del Ministero, nei quali l’uso delle tecnologie per l’informazione e la comunicazione è funzionale sia alla
tutela e alla conservazione che alla valorizzazione, promozione e comunicazione del patrimonio
culturale, quindi al “consumo culturale”. In questa ottica, la linea, comune a tutte le amministrazioni
pubbliche, tesa a migliorare l’efficienza gestionale, secondo le linee strategiche e gli obiettivi dell’egovernment, risulta perfettamente convergente con i numerosi progetti trasversali già avviati, volti alla
sviluppo dei sistemi per la conoscenza, la conservazione e la valorizzazione del patrimonio nei diversi
settori e al miglioramento dei servizi ai cittadini e ai fruitori (in particolare il Portale della cultura
italiana).
5
Cfr. il Regolamento di organizzazione del Ministero, approvato con il dpr 29 dicembre 2000, n. 441.
Si tratta dei dipartimenti per la Ricerca, l’innovazione e l’organizzazione, per i Beni culturali e paesaggistici, per gli Archivi e
le biblioteche, per lo Spettacolo: cfr. il dlgs 8 gennaio 2004, n. 3 di Riorganizzazione del Ministero per i beni e le attività
culturali, il dpr 10 giugno 2004, n. 173 recante il Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali,
e il dm del 24 settembre 2004 recante “Articolazione della struttura centrale e periferica dei Dipartimenti e delle Direzioni
generali del Ministero per i beni e le attività culturali”, pubblicato nella Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana n. 271 del
18 novembre 2004.
7 D.l. 3 ottobre 2006, n. 262, convertito in l. 24 novembre 2006, n. 286 (artt. 94 e 95).
8 Per ciascuna unità dell’amministrazione centrale sono stati resi disponibili gli indirizzi delle caselle di Posta Elettronica
Certificata (P.E.C.) attive e di eventuali servizi applicativi resi disponibili on-line; questo passaggio è propedeutico alla
possibilità di scambiare messaggi di posta elettronica attraverso le caselle istituzionali associate al sistema di protocollo
informatico.
9 Art. 17 del D.lgs 7 marzo 2005 n. 82 , integrato dal d.lgs. 4 aprile 2006, n. 159.
6
7
Per quanto riguarda l’avanzamento del progetto del protocollo informatico, esso è proseguito in
maniera regolare e continua. Il primo passaggio importante è stata la trasformazione dell’applicativo
originale (in versione client – server) in un sistema gestito in modalità ASP; questo aggiornamento del
sistema, necessario per garantire a tutte le AOO del Ministero la fruizione del servizio, gestito da
remoto in outsourcing10, è stato effettuato nel 2003; da quel momento l’applicativo è stato
ulteriormente arricchito di altre funzioni, proseguendo nella linea di una stretta collaborazione tra
l’amministrazione dei Beni culturali e la società erogatrice del servizio. In particolare, è stata introdotta
una funzione specifica per la registrazione di documenti normalmente esclusi dalla protocollazione ma
inseriti in specifici repertori (decreti, ordini di servizio, fatture, verbali…); è in fase di attuazione la
funzione di apertura di “dossier” che possano riunire fascicoli legati a diverse voci di classificazione11; è
stata sperimentata la compatibilità dell’applicativo con l’utilizzo della firma digitale, in modo da poter
introdurre in breve tempo la gestione di documenti elettronici.
Parallelamente, grazie all’attività del Gruppo di coordinamento, costituito già nel 1999, al quale
partecipano i rappresentanti di tutte le strutture dell’amministrazione centrale del Ministero, sono stati
elaborati gli strumenti necessari al funzionamento del sistema:
1) un Piano di classificazione, come estensione del Piano elaborato dal gruppo della SSPA, che ha
una sezione condivisa per le funzioni di autogestione e sezioni diverse per le funzioni specifiche
delle singole strutture; l’adozione del Piano è obbligatoria per tutte le strutture, eventualmente
con piccoli aggiustamenti, in modo che la corrispondenza scambiata all’interno
dell’amministrazione abbia una classificazione univoca e che gli archivi possano
progressivamente uniformarsi;
2) un Indice alfabetico del Piano di classificazione, che ne faciliterà l’utilizzo;
3) una bozza del Manuale di gestione, che ciascuna AOO dovrà adattare alla propria realtà. E’ stata
anche assicurata l’assistenza in linea da parte della società erogatrice del servizio ed è stato
implementato il sito internet dedicato all’attività, nel quale sono disponibili tutti gli strumenti
elaborati e materiali diversi.
Inoltre entro i primi mesi del 2006 è stato completato il piano di formazione del personale, che si è
svolto secondo il seguente programma: incontri di sensibilizzazione con i responsabili di tutte le AOO
interessate; corsi di formazione, su base regionale, per tutti i Responsabili del servizio per il protocollo
informatico delle 274 AOO e per tutti i “Focal point” delle 274 AOO (figure con funzioni di raccordo
tecnico/organizzativo tra l’utente ordinario e il Responsabile del protocollo); corsi di addestramento
presso i singoli uffici per gli operatori del protocollo. Ulteriori approfondimenti sono stati inseriti nei
corsi per la riqualificazione del personale, mentre nel 2007 sarà avviata una formazione di base sull’uso
del workflow nell’ambito del piano formativo “Lifelong learning” destinato a tutti i dipendenti del
Ministero.
Allo stato attuale, su 274 Aree organizzative omogenee, il sistema di protocollo informatico è in
esercizio in 178 (per alcune di queste ancora in fase di test), mentre solo 35 AOO non si sono ancora
attivate, o per motivi tecnici o per carenze di personale idoneo. Nel 2006 sono state effettuate più di
800.000 registrazioni nel sistema informatico.
Nel corso del 2007 l’obiettivo principale, a parte naturalmente l’attivazione del protocollo
informatico in tutte le AOO, sarà l’automazione globale del flusso di lavoro12, per fornire ai cittadini e
alle imprese i propri servizi on line, realizzando un incremento di efficienza e di trasparenza; per rendere
progressivamente più omogenei i processi lavorativi nell’ambito dell’amministrazione; per semplificare
10
L’attività di outsourcing integrale consiste nell’erogazione del servizio di protocollazione informatica avvalendosi
dell’infrastruttura di rete Intranet di questa Amministrazione e delle infrastrutture logistiche e architetturali previste dal
contratto di fornitura; la fornitura si configura con un mix di servizi di Web housing, Web hosting, System’s & lan
management; gestione della documentazione; mantenimento delle linee telefoniche dedicate (CDN).
11 Ad esempio si potranno creare “dossier” intestati ai dipendenti oppure ai beni tutelati.
12 In questo settore ci si muove sulle recenti direttive governative e sulle norme, da ultimo il Codice dell’amministrazione
digitale, che per quanto riguarda l’informatizzazione dei procedimenti all’art. 54 prevede: “Le amministrazioni sono tenute a
evidenziare sul proprio sito i principali procedimenti di competenza, indicando gli eventuali termini, il nome del responsabile
e l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria, nonché l’elenco dei servizi già disponibili in rete e di quelli di imminente
attivazione”.
8
la gestione degli atti; per ridurre significativamente la documentazione cartacea e procedere sulla via
della dematerializzazione della documentazione13. Il progetto introduce una notevole evoluzione
organizzativa nel processo di informatizzazione del Ministero, in quanto prefigura il passaggio
dall’informatizzazione delle singole procedure, peraltro solo in minima parte attuata (e talvolta al di
fuori del sistema di gestione del protocollo), all’informatizzazione globale del flusso di lavoro,
inducendo l’Amministrazione ad attuare un’ampia riprogettazione dei propri processi di servizio e
quindi introducendo incrementi di produttività di consistente rilevanza e la standardizzazione dei
procedimenti con un notevole risparmio e razionalizzazione delle risorse.
L’informatizzazione sarà preceduta ovviamente dalla ridefinizione degli iter amministrativi e dalla
reingegnerizzazione dei processi, che costituiscono una componente essenziale del cambiamento.
Questa fase preliminare si rende necessaria a causa del lungo periodo di tempo trascorso da quando
sono stati identificati i procedimenti di competenza del Ministero, nella prima fase di applicazione della
l. 241/1990, e a seguito dei diversi provvedimenti di riorganizzazione già ricordati, che hanno
ridisegnato - parzialmente, ma in maniera assai significativa - la struttura del Ministero, riattribuendo in
modo diverso le competenze (basti pensare alla costituzione delle Direzioni regionali).
Si tratta di un passaggio essenziale, pur nello sviluppo di un progetto che ha una sua continuità e
una sua evoluzione logica; infatti il primo stadio, ossia l’informatizzazione del sistema di protocollo, è
un processo che rimane all’interno dell’amministrazione, pur avendo una sua importante funzione di
garanzia giuridica sia per il cittadino che per l’amministrazione; viceversa l’informatizzazione del flusso
di lavoro, preceduta dalla necessaria revisione ed eventuale semplificazione dei procedimenti, tende
come suo obiettivo principale a rendere più chiaro e trasparente il rapporto tra l’utente e
l’amministrazione, a ricollocare il servizio al cittadino al centro dell’attività dell’amministrazione.
Automazione del workflow significa possibilità di “guidare” il lavoro del singolo addetto inquadrandolo
in una visione globale di tutto il processo, significa perseguire l’obiettivo della integrazione delle
informazioni di controllo del processo, significa ottimizzare l’uso delle risorse e i tempi di lavorazione.
La sperimentazione già avviata nel 2006 – il Gruppo di coordinamento ha revisionato i
procedimenti e la società ha reso possibile la sperimentazione del workflow – riguarda per il momento
nove procedimenti14, alcuni relativi alle attività per il funzionamento dell’amministrazione e la gestione
del personale, ed altri relativi all’attività istituzionale di tutela dei beni o di concessione di contributi (per
il settore dello spettacolo); l’obiettivo finale è quello di consentire l’accesso on line dall’esterno ad alcuni
procedimenti da parte dell’utente interessato. La complessità della sperimentazione deriva dalla scelta
fatta di verificare contestualmente la “interoperabilità” del sistema, ossia la possibilità di scambiare
messaggi sottoscritti con firma digitale attraverso la casella di posta elettronica certificata, in vista della
automazione globale del flusso di lavoro.
L’importanza della informatizzazione di alcuni procedimenti, riguardanti in particolare la gestione del
personale del Ministero, troverà una prima interessante applicazione nell’ambito di un recente progetto
strategico avviato presso l’amministrazione, ossia la costituzione di un “Centro servizi”, che dovrebbe
delocalizzare alcune attività di gestione del personale, attraverso l’elemento tecnologico dell’ICT, da
alcune aree caratterizzate da scarsità di personale amministrativo verso altre aree a maggiore presenza
dello stesso.
13
L’amministrazione dei Beni culturali ha partecipato attivamente all’attività del “Gruppo di lavoro per la
dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale”, costituito presso il CNIPA nel mese di novembre del
2004 e attivo fino ai primi mesi del 2006; cfr. il n. 24 de “I Quaderni” del CNIPA, aprile 2006, dedicato a La
dematerializzazione della documentazione amministrativa.
14 Si tratta di due procedimenti di tutela afferenti al settore dei beni archivistici e dei beni culturali e paesaggistici, e dei
seguenti procedimenti relativi alla gestione del personale: Autorizzazione per incarichi extraistituzionali livello non
dirigenziale; Autorizzazione per incarichi extraistituzionali livello non dirigenziale; Rilascio tessere di riconoscimento;
Distacchi sindacali retribuiti; Mobilità temporanea tra amministrazioni; Assenza per malattia; Concessione aspettativa.
9
Amministrazione: Ministero per i beni e le attività culturali
1. E’ stato istituito un Servizio per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna
Area organizzativa omogenea (AOO)?
Sì, con decreto del capo Dipartimento per la ricerca, l’innovazione e l’organizzazione
Sì, anche se non ancora in tutte le aree organizzative omogenee del Ministero.
4. Esiste un sistema per la gestione informatica dei documenti (che gestisca accanto alla protocollazione anche
la classificazione, l’assegnazione, la fascicolazione, l’eventuale acquisizione ottica)? Quali operazioni è in
grado di gestire?
Il sistema esiste ed è in grado di gestire tutte le operazioni citate, anche le acquisizioni di immagini e di files.
Sì, esistono due piani di classificazione, uno per le direzioni generali e gli uffici centrali e periferici, esclusi
archivi e biblioteche, uno per l’intero Dipartimento archivi e biblioteche; i due piani hanno in comune la
parte di autogestione e di comunicazione. La parte comune è stata definita nell’ambito di un gruppo di lavoro
in cui sono rappresentate tutte la direzioni generali e i dipartimenti del Ministero costituito presso la
Direzione generale per l’innovazione tecnologica e la promozione.
Viene applicato da tutti gli uffici nel momento in cui attivano il sistema di protocollo informatico, con
eventuali piccole modifiche o integrazioni al III livello; alcuni uffici lo hanno adottato già pur essendo ancora
in fase di test per quanto riguarda il protocollo informatico.
Come già detto.
Per il momento, eventuali modifiche che possano riguardare tutte le strutture sarebbero concordate
nell’ambito del gruppo di lavoro citato.
Tutta la documentazione che viene protocollata (almeno si spera!)
10. Il piano di classificazione è applicato anche ai documenti elettronici?
Per il momento non sono ancora gestiti documenti elettronici.
Si sta per mettere a disposizione una rubrica del titolario, predisposta da alcuni dei componenti del gruppo.
Il modello della SSPA è stato preso di base e seguito per la parte di autogestione, naturalmente le voci sono
state articolate fino al III livello; il titolario, adottato in alcune direzioni generali e dipartimenti a partire
dall’estate del 2004, si è mostrato funzionale per la gestione della documentazione.
13. Il piano di classificazione è integrato con il sistema per la gestione informatica dei flussi documentali?
Lo sarà quando sarà messo a punto il workflow, su cui attualmente si sta lavorando.
10
Non c’è una scelta univoca, viste le situazioni assai differenziate fra le diverse strutture del ministero.
Certamente la classificazione rimane il problema maggiore, visto che protocollazione e classificazione
soprattutto negli uffici di maggiori dimensioni non sono centralizzate in un unico ufficio e chi opera spesso
non è sufficientemente qualificato. Inoltre non c’è attenzione per la classificazione, in genere, neppure da
parte dei funzionari.
Sì, o almeno questo è stato raccomandato nel corso della formazione diffusa.
16. Esistono strumenti per l’identificazione dei fascicoli (ad esempio repertori, elenchi, registri, rubriche,
schedari)?
Il sistema informatico produce repertori di fascicoli e permette anche la gestione dei fascicoli
indipendentemente dalle operazioni di registrazione.
movimentazione)?
È impossibile dirlo, dal momento che ci sono 274 AOO e ognuna ha la propria gestione.
Esiste sia per la gestione dei fascicoli del personale sia per quelli relativi alla tutela dei beni da parte delle
soprintendenze i “dossier” che contengono più fascicoli con diverse classifiche ma relativi alla stessa persona
o allo stesso bene; per ora è stata introdotta nel sistema una possibilità di ricerca ulteriore che permetta il
reperimento dei documenti contenuti nel dossier, indipendentemente dalla classifica; si sta lavorando per
implementare il sistema con una funzione che permetta la costituzione del “dossier”.
Non ancora.
Le commissioni di sorveglianza, d’accordo con gli uffici.
Alcuni, ma non tutti, si attengono alla norma che prevede un minimo di tre riunioni l’anno, ma naturalmente
può capitare che le riunioni siano anche di più, così come ci sono commissioni non attive.
23. Descrivere brevemente le procedure e le responsabilità per i versamenti nell’archivio di deposito e storico.
E’ molto difficile gestire queste procedure, perché per esempio, nonostante che nella sede del Collegio
Romano sia stato predisposto un archivio di deposito (del tutto insufficiente, peraltro) e nonostante che la
commissione di sorveglianza relativa prima al Segretariato generale e oggi unica per tutto il Dipartimento,
abbia ipotizzato una suddivisione degli spazi insieme con l’Ufficio tecnico, convocato tutti gli uffici e
raccomandato di concordare il trasferimento delle carte secondo procedure precise, è continuata l’anarchia
precedente. Si cercherà di introdurre norme precise nella bozza di Manuale di gestione, su cui si sta
attualmente lavorando, e che sarà pubblicato, come bozza, sulla Intranet a disposizione di tutte le AOO.
11
2.2 Camera dei deputati
a cura di Antonio Menè
L'Amministrazione della Camera dei deputati assicura il supporto e l'assistenza all'attività
parlamentare.
Al vertice amministrativo della Camera dei deputati è posto il Segretario generale. Egli cura la
preparazione dei lavori parlamentari e assiste il Presidente della Camera durante le sedute. Ai sensi
dell'art.67 del Regolamento della Camera, risponde al Presidente di tutti i Servizi e Uffici della Segreteria
generale. A tal fine esercita funzioni di indirizzo, vigilanza e controllo di tutta l'attività
dell'Amministrazione. Ha la rappresentanza legale dell'Amministrazione ed è il Capo del personale.
I Vicesegretari generali, ferme restando le attribuzioni dei consiglieri Capi dei Servizi, degli
Uffici della Segreteria generale e Titolari di incarichi individuali, svolgono funzioni di coordinamento
riferite a settori organici di attività dell'Amministrazione, in virtù di deleghe conferite dal Segretario
Generale, quali ad esempio: il coordinamento delle attività di ricerca e documentazione; attività
connesse con l'organizzazione e l'alimentazione delle banche dati della Camera, delle relative procedure
informatiche e dei sistemi informativi nel settore della documentazione; attività relative alle iniziative di
formazione verso soggetti esterni nonché ai servizi rivolti ai cittadini e alle collettività; organizzazione
ed impiego delle risorse umane; attività relative ai servizi resi ai deputati ed ai gruppi parlamentari;
organizzazione di eventi curati dall'Amministrazione; attività di assistenza tecnico-procedurale relative
ai lavori dell'Assemblea, delle commissioni permanenti e delle Giunte, del Parlamento in seduta
comune, delle Commissioni bicamerali e di inchiesta; attività inerenti alle prerogative dei deputati;
attività di raccolta ed elaborazione dei precedenti regolamentari; relazioni internazionali ad opera degli
organi della Camera; attività amministrative e gestionali, lavori nelle sedi della Camera dei deputati, beni
artistici ed architettonici, gestione degli spazi, sicurezza, tutela della slaute dei lavoratori, ecc.
Le deleghe attribuite a ciascun Vicesegretario generale comprendono, per i settori di rispettiva
competenza: a) il coordinamento dei rapporti con le altre istituzioni ed i centri esterni anche di carattere
internazionale; b) il coordinamento delle attività riguardanti le pubblicazioni nei singoli settori; c) il
coordinamento delle attività connesse con l'attuazione dei progetti informatici; d) la partecipazione alle
riunioni degli Organi collegiali della Camera dei deputati; e) la verifica sul raggiungimento degli obiettivi
nei settori di competenza e la valutazione preventiva delle relative previsioni di bilancio
L'Amministrazione della Camera consta di circa 1900 dipendenti ed è articolata in 19 Servizi,
in 7 Uffici della Segreteria generale, questi ultimi posti alle dirette dipendenze del Segretario generale e 9
incarichi individuali. A tali strutture si aggiungono l'Archivio Storico e l'Avvocatura della Camera dei
deputati.
Le segreterie di ciascuna struttura è dotata di un protocollo locale, connesso in rete, su una
struttura informatica dedicata, con il Protocollo centrale, che sovraintende alla protocollazione di tutti
gli atti ed è responsabile della protocollazione di tutti i documenti in partenza ed arrivo alla Camera. La
circolazione interna dei documenti amministrativi avviene esclusivamente su base digitale, con invio
delle comunicazioni, complete di tutti gli allegati in formato immagine acquisiti in seguito a scansione,
mantenendosi gli originali cartacei nelle strutture di partenza. Ogni struttura dispone di proprie aree di
lavoro per l’utilizzo dei software di videoscrittura, fogli di calcolo, banche dati locali e quasi tutte le
strutture contribuiscono ad alimentare, in ragione delle rispettive competenze, le pagine del sito
internet-intranet.
Tutti i documenti concernenti l’attività parlamentare in senso proprio sono disponibili in
formato digitale, e resi disponibili nel sito internet, ove vi sono altresì molteplici banche dati legislative
dei settori di attività parlamentare.
Le pratiche di personale sono gestite dal S. del personale che cura gli adempimenti relativi al
reclutamento e alla formazione del personale nonché i provvedimenti concernenti lo stato giuridico ed
il trattamento economico dei dipendenti in servizio ed in quiescenza, le relazioni con le organizzazioni
sindacali del personale. L’archiviazione dei documenti è organizzata per voci tematiche, in ragione delle
tematiche trattate e con fascicoli personali dei dipendenti. In ciascuna struttura sono presenti fascicoli
12
personali dei dipendenti con copie dei provvedimenti riguardanti il periodo di appartenenza alla
determinata struttura.
13
Amministrazione: Camera dei deputati
Con circolare del Segretario generale è stato istituito il Protocollo centrale, incardinato presso l’Ufficio Affari
generali della Segreteria generale. Tale individuazione di funzione non si estende peraltro alla gestione dei
flussi documentali e alla tenuta di archivi, non essendovi un sistema di gestione documentale unitario. Per la
gestione dei documenti non soggetti a protocollazione (attività istruttoria elaborata con sistemi informatici)
tutte le strutture sono connesse dal sistema di elaborazione informatica (videoscrittura, fogli di calcolo, ecc.)
gestito dal Servio Informatica, che consente la condivisione di documenti e la gestione di aree di lavoro
proprio. In ciascuna delle più di trenta ripartizioni organizzative in cui si articola l’Amministrazione (Servizi,
Uffici della Segreteria generale ed incarichi individuali) è stato incardinato un proprio Protocollo decentrato,
connesso alla rete dedicata al Protocollo centrale. La responsabilità del protocollo decentrato è propria del
funzionario titolare della struttura, mentre la gestione è di competenza del responsabile della segreteria della
stessa struttura organizzativa.
Sì, il Protocollo informatico realizzato collega tutte le strutture dell’Amministrazione in una rete dedicata e
prevede la protocollazione dei documenti con l’integrale acquisizione dei testi in formato fotografico, tramite
scansione, dei documenti e di tutti gli allegati. Ogni postazione, anche dei protocolli decentrati, dispone di
apparecchiature per la protocollazione la scansione dei testi. Per i documenti oltre alla segnatura sono inseriti
descrittori tematici del contenuto e della provenienza dell’atto, che consentono la ricercabilità dello stesso a
prescindere dalla conoscenza degli estremi di protocollazione o al periodo cronologico di protocollazione.
Connesso al protocollo informatico è un sistema di avviso tramite posta elettronica, operante dal Centrale ai
decentrati e tra questi, dell’invio e della ricezione di nuovi atti protocollati, al fine di escludere la circolazione
interna cartacea delle comunicazioni tra strutture. Ogni struttura, infatti, non invia più comunicazioni interne
protocollate alle altre strutture, mantenendo gli originali all’interno del proprio archivio: l’arrivo del
documento tramite protocollo tiene luogo dell’originale.
grado di gestire?
Il sistema di protocollazione prevede la possibilità di classificare i documenti ma tale funzionalità non è stata
attivata.
No. Per le attività di documentazione (Servizio studi, Biblioteca, ecc.) esistono dei piani di classificazione
contenutistica dei documenti (libri, articoli, letteratura grigia, documenti vari, ecc.). Per le attività legislative
esistono archivi la cui classificazione tematica riguarda istituti corrispondenti esattamente alle previsioni del
regolamento della Camera, anche su base informatico (es. banca dati dell’Ufficio del regolamento). Per le
attività amministrative esistono esperienze di classificazione in ambito locale realizzate nelle segreterie dei
vari servizi per esigenze di archiviazione (gestione di fascicoli del personale in forma cartacea, ad esempio). Si
sta valutando l’introduzione di un piano di classificazione amministrativo unitario che peraltro è previsto
dalla citata Circolare del Segretario generale istitutiva del sistema del protocollo informatico.
Si prevede che tutta la documentazione protocollata, che oggi all’atto della apposizione della segnatura di
protocollo è contestualmente assegnata ad una delle strutture organizzative dell’Amministrazione, stante la
coincidenza nel medesimo ufficio (Affari generali) della competenza in tema di protocollo e di assegnazione
delle pratiche ai vari uffici, debba essere oggetto di classificazione.
14
10. Il piano di classificazione è applicato anche ai documenti elettronici?
Il sistema di protocollo è applicabile anche ai documenti elettronici e analogamente dovrà avvenire per il
piano di classificazione una volta adottato.
Per i sistemi di classificazione contenutistica utilizzati dai servizi di documentazione esistono indici di
ripartizione tematica (ad es. le c.d. “griglie” utilizzate dal Servizio studi per la gestione dei materiali di
documentazione utilizzati per classificare in ordine cronologico i testi normativi o secondo criteri
contenutistici i contributi di dottrina). Il thesauro elaborato dal Senato è utilizzato per la classificazione
contenutistica della letteratura grigia e dei dossier di documentazione.
Il modello della SSPA è stato esaminato nell’ambito dei lavori di un gruppo sulla classificazione costituito
all’interno dell’Amministrazione come base di lavoro per una successiva adozione di un proprio piano di
classificazione.
Non si dispone attualmente di un sistema di workflow.
Non vi è dubbio che stante la riconduzione ad unitarietà della funzione di protocollazione assicurata dal
sistema del Protocollo informatico che collega il Protocollo centrale ai Protocolli decentrati, sotto la
direzione dell’Ufficio Affari generali, l’attività di classificazione dovrà essere svolta a livello di Protocollo
centrale e sotto le direttive di questo dalle segreterie delle varie strutture responsabili della protocollazione.
Non a livello di protocollo informatico. Esistono fascicoli cartacei che raggruppano le pratiche nelle diverse
segreterie delle strutture.
schedari)?
movimentazione)?
Per la gestione dei fascicoli del personale e di determinate procedure, sia amministrative che legislative, vi
sono dossier organizzati su base cronologica (per argomenti) ovvero su base personale (segnatamente
fascicoli per i dipendenti per le procure riguardanti personale).
20. Esiste un piano di conservazione dei documenti collegato al piano di classificazione? Periodicamente, ad
ogni cambio di legislatura viene definito un piano di conservazione.
Ad ogni fine legislatura è costituita una Commissione competente in materia, coordinata dal responsabile
dell’Archivio storico. Tutte le strutture sono coinvolte nella definizione dei criteri, dovendo rispondere ad un
questionario sulle necessità di mantenimento o scarto dei documenti.
Ad ogni fine legislatura. Oltre al direttore dell’Archivio storico ne fanno parte funzionari individuati dal
Segretario generale tra i Servizi maggiormente coinvolti (Affari generali, rappresentanti dei servizi legislativi,
di documentazione e amministrativi). Nel periodi di attività le riunioni sono frequenti, sino alla definizione di
una circolare che stabilisce i criteri di scarto dei documenti e le modalità di consegna.
15
Definita la circolare sono effettuate le procedure di scarto all’Archivio Storico. La particolarità dell’attività
parlamentare e il valore del precedente nell’attività legislativa non determina un versamento integrale di
documenti la cui attualità permane nel corso delle legislature. Il reperimento nel sito intranet-internet, in
funzione di vero e proprio archivio digitale on line, di tutti i documenti e gli atti parlamentari in senso
proprio, ha determinato una drastica riduzione degli archivi cartacei e delle conseguenti necessità di scarto di
materiali di tal genere. La responsabilità dello scarto è del titolare di ciascuna struttura, che deve attenersi a
quanto deciso nelle determinazioni della Commissione.
16
2.3 Ministero della difesa - Stato maggiore dell’esercito
a cura di Francesco Scarlata
Amministrazione: Stato maggiore dell’esercito
Il provvedimento coincide con la costituzione dell’Ufficio Flussi Documentali e Protocollo Informatico,
organicamente inserito all’interno del Reparto Affari Generali, per la gestione del Servizio nell’unica AOO
dello Stato Maggiore dell’Esercito.
Si. Il Servizio prevede la gestione di 10 UOR (a livello Reparto – Uffici Generali) e di 40 UO da esse
dipendenti (a livello Ufficio retto da figura Dirigenziale), che vengono inserite con carattere di graduale
progressività.
Nelle UOR / UO che non sono al momento state inserite nel Servizio, la gestione dei documenti è di
competenza dei rispettivi Responsabili (Capo Reparto – Capo Ufficio) e per essi ad i Capi delle rispettive
Segreterie / Archivisti.
Si.
grado di gestire?
La procedura PRO-MIL oltre alla protocollazione, consente la classificazione, l’assegnazione, la
fascicolazione, l’acquisizione ottica e la funzionalità di gestione di archivio (ricerca, selezione, ecc...). In
particolare, la fascicolazione dei documenti è di competenza dei funzionari ultimi destinatari per la
trattazione, invece le operazioni di protocollazione dei documenti in uscita viene effettuata dalle UOR/UO
produttrici.
Si, lo Stato Maggiore dell’Esercito utilizza il Titolario d’archivio unico per la Forza Armata.
Dall’1 gennaio 2005.
Il sistema è utilizzato da tutti i circa 600 Enti dell’Esercito, sia in modalità di gestione informatica, sia in
regime di gestione cartacea dei documenti.
Sì. La manutenzione è a cura dello Stato Maggiore dell’Esercito – Ufficio Flussi Documentali e Protocollo
Informatico. Dall’1 febbraio 2006 è in vigore la versione aggiornata del piano di classificazione a seguito di
una attività di monitoraggio sull’impiego e di raccolta delle esigenze di varianti proposte dagli Enti. Le
successive modifiche avverranno con cadenza biennale.
Tutta la documentazione cartacea in entrata ed in uscita anche se non soggetta alle operazioni di protocollo.
No. I documenti elettronici non sono stati ancora introdotti.
17
No.
Esiste una rispondenza di massima, soprattutto per quanto attiene alla funzione di gestione delle Risorse
Umane. Per quanto riguarda alcune voci di 1° livello o la successiva articolazione del Piano di Classificazione,
diversità risultano dalla peculiarità dell’Amministrazione, nonché della sua particolare articolazione ed
attuazione d’impiego.
14. Il piano di classificazione è integrato con il sistema per la gestione informatica dei flussi documentali (se
esiste)?
Si, se inteso come presenza nella procedura di protocollo informatico per l’assegnazione della classifica e la
fascicolazione da parte dell’utente. No, se intesa come classificazione automatica del sistema.
Il personale che riceve i documenti al fine della loro trattazione.
Si.
schedari)?
No.
movimentazione)?
Si, insiti nella procedura.
No.
No, è in corso di realizzazione.
I dirigenti responsabili delle singole strutture. E’ in corso la realizzazione delle Norme per la gestione degli
archivi dell’Esercito Italiano.
L’Esercito non ha l’obbligo di istituire la Commissione di Sorveglianza degli Archivi.
Saranno previste nella citate Norme di gestione degli archivi.
18
2.4 Ministero dell’economia e delle finanze
a cura di Maria Grazia Colì, Carla Porta
Monitoraggio dei modelli di classificazione nel Ministero dell’economia e delle
finanze
Premessa
Il monitoraggio è stato svolto con l’obiettivo di reperire informazioni relative ai Modelli di
classificazione adottati sia presso le quattro macrostrutture (Dipartimenti15) in cui si articola attualmente
il Ministero Economia e Finanze (MEF), sia ad un livello organizzativo più ridotto, nell’ambito del
DAG (Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi del Tesoro) e delle
strutture in cui lo stesso si articola a livello di responsabilità dirigenziale generale (Servizi).
1. Il monitoraggio presso gli SDAG dipartimentali
Il questionario predisposto dal gruppo di lavoro della SSPA ed opportunamente modificato, è
stato somministrato ai Responsabili dei servizi per la gestione dei flussi documentali e degli archivi,
funzionalmente dipendenti dagli SDAG (Servizio Dipartimentale per gli Affari generali) dei quattro
Dipartimenti in cui si articola il MEF.
La rilevazione ha evidenziato sistemi di gestione documentale non allineati e non convergenti su
alcuni aspetti di tipo tecnico/organizzativo:
− le modalità di identificazione delle aree organizzative omogenee,
− il sistema informatico di gestione documentale utilizzato e le specifiche tecniche relative alle
funzioni di classificazione/fascicolazione ed archiviazione
− il volume di documenti trattati.
Ciascun dipartimento ha operato dunque in maniera autonoma, facendo riferimento a modelli
tecnologici ed organizzativi diversi, ma nel rispetto delle regole e del dettato normativo in materia.
Si è evidenziata in generale una scarsa attenzione per gli aspetti relativi alla
classificazione/fascicolazione dei documenti ed alle problematiche collegate alla conservazione sia in
ambiente analogico che digitale.
Presso il Dipartimento per le Politiche Fiscali emerge una percezione dell’importanza di tale
problematica, in quanto il sistema informatico di gestione documentale risulta integrato con
funzionalità avanzate di classificazione/fascicolazione ed archiviazione dei documenti.
Analoga attenzione si è rilevata presso il DAG (Dipartimento per gli Affari generali), dove nel 2001
è stata avviata in via sperimentale l’ implementazione informatica di un Modello di Piano di
classificazione e dove l’attenzione per gli aspetti archivistici della gestione documentale si è sviluppata in
parallelo con la sperimentazione del Modello di Classificazione e della metodologia elaborata
nell’ambito del gruppo di lavoro della SSPA.
I dati rilevati dai questionari nel dettaglio sono i seguenti:
Dipartimento per le Politiche Fiscali: il sistema di gestione documentale presenta caratteri di stabilità
e funzionalità perché integra le funzioni di protocollo con quelle di classificazione e assegnazione dei
documenti. La classificazione viene effettuata per tutti i documenti, con l’ausilio di strumenti di guida
(rubriche) disponibili anche nel sistema informatico. Le funzioni di classificazione sono integrate con
1.
Il Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione da maggio 2006 è stato trasferito nella struttura del
Ministero per lo Sviluppo Economico
19
quelle di fascicolazione e con l’utilizzo di schedari e manuali e si avvalgono di un supporto informatico
per la movimentazione dei fascicoli del personale. Vengono effettuate con regolarità le operazioni di
selezione/scarto e di versamento negli archivi di deposito e storico, ma non si dispone di un piano di
conservazione formalmente adottato.
Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato: la responsabilità della gestione documentale è
affidata agli operatori del Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi istituito
nell’ambito dello SDAG (Servizio dipartimentale per gli Affari generali), ma alcuni uffici utilizzano
ancora sistemi autonomi di protocollazione. Un sistema di gestione documentale che integra la
protocollazione con la classificazione/ fascicolazione e l’acquisizione elettronica dei documenti è
presente solo per la PRELEX.
Il piano di classificazione adottato viene utilizzato solo per i documenti soggetti a
protocollazione ed è oggetto di manutenzione periodica da parte di una ditta esterna. Le attività di
classificazione vengono svolte dagli operatori di protocollo, rispettando quindi un modello di tipo
accentrato. La fascicolazione rispetta il piano di classificazione e dispone di strumenti per
l’identificazione e la movimentazione dei fascicoli. Per le operazioni di selezione/scarto si ricorre alla
Commissione di sorveglianza appositamente costituita, ma il dipartimento non dispone di un piano di
conservazione dei documenti.
Dipartimento del Tesoro: la responsabilità della gestione documentale è affidata al Servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi istituito ai sensi della normativa vigente e funzionalmente
collegato allo SDAG. Il sistema di protocollo informatico adottato è il PIT attualmente SIGED), con il
quale sono state soppresse le altre forme di protocollazione decentrata a livello di uffici. Non è stato
adottato un piano di classificazione dei documenti, pertanto il sistema di protocollo informatico non
gestisce attività di classificazione, fascicolazione, assegnazione o acquisizione ottica dei documenti. La
fascicolazione viene gestita dagli uffici, che utilizzano archivi dipartimentali semicorrenti e di deposito,
dove i fascicoli riversati vengono classificati utilizzando un software dedicato, ma non viene utilizzato
un piano di classificazione ed un piano di conservazione ad esso collegato. Le operazioni di
selezione/scarto si effettuano periodicamente, con il supporto della Commissione di sorveglianza.
Dipartimento dell’Amministrazione generale, del Personale e dei Servizi del Tesoro (DAG):
le quattro aree organizzative omogenee individuate nell’ambito del Dipartimento utilizzano la nuova
applicazione SIGED (Sistema integrato di gestione documentale) che gestisce la classificazione come
funzionalità obbligatoria. Il SIGED prevede:
− la classificazione e l’ indicizzazione dei documenti obbligatorie per tutti gli uffici (tale funzionalità
ha rappresentato uno degli obiettivi operativi assegnati ai dirigenti, per il quale l’ufficio per il
controllo di gestione ha effettuato un monitoraggio sull’effettivo utilizzo della classificazione, anche
ai fini della valutazione dei risultati);
− la possibilità di associare il piano di classificazione alla formazione e ordinamento dei fascicoli;
− l’indicazione dei criteri di organizzazione dei fascicoli per oggetto, per processo amministrativo o
per procedimento, per tipologia del documento.
Attualmente tutte le strutture organizzative che compongono il DAG, compresi i Dipartimenti
provinciali, hanno adottato un piano di classificazione integrato nell’applicativo SIGED.
I risultati del monitoraggio del Sistema di classificazione nello SCAG16 (Servizio Centrale per gli
Affari generali e la Qualità dei processi e dell’organizzazione).
16
Il Piano di classificazione è stato formalmente adottato, con Determinazione del Direttore Generale in data 13.4.2001
dallo SCAG, che costituisce uno dei quattro servizi in cui si articola il IV Dipartimento; è stato acquisito a livello
informatico, come funzionalità non obbligatoria del PIT, dalla data di approvazione e si applica ai 19 uffici in cui si articola il
Servizio centrale per gli AA.GG. e la qualità dei processi e dell’organizzazione. Tra il piano di classificazione adottato dal
Servizio ed il modello per le attività di funzionamento elaborato dal gruppo di lavoro della SSPA c’è rispondenza per tutte le
voci relative ad attività strumentali o di supporto, che nel nostro caso prevalgono, perché la mission del Servizio attiene agli
20
In riferimento agli aspetti di natura applicativa, il nuovo sistema informatico SIGED risolve alcune
criticità che il vecchio PIT presentava dal punto di vista della gestione documentale, dal momento che
gestiva solo funzionalità di protocollo, e non quelle di classificazione/archiviazione dei documenti17.
SIGED prevede attualmente la classificazione dei documenti soggetti a protocollazione, quindi in
entrata ed in uscita dall’AOO di riferimento. Si prefigura pertanto un sistema ibrido di gestione
documentale: uno informatico, relativo ai documenti registrati sia in formato cartaceo che digitale ed
uno di tipo cartaceo per la documentazione interna.
Per quanto riguarda gli aspetti di natura organizzativa, il modello organizzativo è stato definito
in via sperimentale: la gestione del sistema di classificazione si svolge con un sistema misto, in base al
quale per cui le voci generali sono gestite dagli operatori del servizio di protocollo, le voci di dettaglio e
la fascicolazione a livello di singolo ufficio. Tale opzione è vincolata al livello di flessibilità e adattabilità
che il SIGED consente nella gestione delle abilitazioni ed utenze.
Criticità:
− manca ancora una definizione e individuazione di ruoli e responsabilità specifiche, in materia di
archiviazione e conservazione digitale,
− non sono stati predisposti strumenti di aiuto o guide operative, anche a livello informatico, al fine di
facilitare l’uso quotidiano delle funzioni archivistiche,
− l’attuale versione del SIGED non prevede l’utilizzo di campi relativi ai tempi di conservazione dei
documenti e collegati a piani di conservazioni e massimari di selezione/scarto dei documenti.
Attualmente l’applicazione non gestisce archivi informatici .
Le problematiche connesse alla conservazione digitale
Un piano di conservazione dei documenti suscettibile di variazioni ed ampliamenti sarà inserito
come allegato al manuale di gestione, predisposto in bozza. Esso prevede che la documentazione
venga conservata fino a che non si riunisce la Commissione di sorveglianza, che ha il compito di
indicare i criteri per la selezione/scarto, tenendo conto anche delle segnalazioni dei responsabili degli
uffici.
Il versamento dall’archivio corrente all’archivio di deposito avviene su valutazione del Dirigente
responsabile della trattazione delle pratiche. I documenti già sottoposti alle operazioni di scarto
vengono versati all’Archivio di Stato se sono relativi ad affari già esauriti da oltre 40 anni.
affari generali. L’adozione del piano di classificazione è stato preceduto da un’attività di informazione/formazione degli
operatori sui criteri archivistici che ne hanno guidato le redazione e sulle modalità di utilizzo dello stesso. Gli uffici che
classificano i documenti utilizzano l’indice di classificazione allegato al piano.
17 Tali criticità si possono così riassumere: gli interventi di manutenzione sono stati relativamente scarsi, perché gli uffici che
hanno realmente utilizzato il piano di classificazione sono stati solo 3; le MEV (interventi di manutenzione evolutiva del
programma, a carico di CONSIP), sono tuttora vincolate alla richiesta periodica di aggiornamenti da parte di tutte le AOO
dell’Amministrazione centrale che utilizzano il PIT (circa 10), e di tutte le AOO dell’Amministrazione periferica (circa 107
Dipartimenti Provinciali);l’organizzazione dei documenti nei fascicoli non rispecchia il piano di classificazione, salvo uno o
due casi rilevati nella ricognizione effettuata; non c’è consapevolezza di questo legame, tanto che molti uffici hanno adottato
nel tempo forme autonome di fascicolazione, rispondente a criteri arbitrari e non omogenei; il PIT consente l’inserimento di
informazioni relative alla fascicolazione, collegata al piano di classificazione, ma non viene utilizzata; non sono stati
predisposti strumenti per l’identificazione dei fascicoli (ad esempio repertori, elenchi, registri, rubriche, schedari); non vi
sono strumenti per il controllo della movimentazione dei fascicoli (ad esempio schedari, diari di movimentazione), in
qualche caso vengono utilizzati schedari e diari di movimentazione, in altri casi si annota nel falcone che la pratica è in
lavorazione e da parte di chi. Un caso particolare è costituito dall’ufficio del contenzioso del personale, che ha attivato una
procedura ad hoc di archiviazione e fascicolazione, indipendente dal PIT. Un sistema di organizzazione ad hoc viene
utilizzato anche per la documentazione relativa alla voce Varie, quella relativa a materiale pubblicitario o a pubblicazioni
dell’ufficio per la sicurezza, circolari, decreti, ecc. L’ufficio lavori e manutenzione organizza i fascicoli secondo lo schema:
oggetto prestazione/ servizio/fornitura e gestisce fascicoli con miscellanea di documenti.
21
Il problema della conservazione in ambiente digitale e delle modalità di consultabilità ed accesso
ai documenti sarà definito nell’ambito del manuale di gestione del IV Dipartimento
In merito alle prospettive della conservazione digitale è stata avviata una rilevazione sui sistemi
di conservazione, presso due centri di elaborazione dati di rilevanza nazionale: il Centro di
Elaborazione e Servizi del Sistema Informativo Integrato, con sede a Latina, e l’Ispettorato Generale
per l’informatizzazione della Contabilità di Stato della RGS.
SERVIZIO CENTRALE PER IL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO: funzioni di
coordinamento dei sistemi informativi del MEF, rapporti con CONSIP, in particolare collegamento e
distribuzione banche dati, e supporto per le attività gestionali dei CED, CNCC e CIE di Latina e
Bologna), che svolgono adempimenti relativi al pagamento degli stipendi, e alle altre spese a carico del
bilancio dello Stato).
ISPETTORATO GENERALE PER L’INFORMATIZZAZIONE DELLA CONTABILITA’
DELLO STATO: problematiche funzionali ed applicative dell’informatizzazione dei dati di contabilità
dello Stato, e dei profili generali di informatizzazione, integrazione e consolidamento informatico dei
dati di contabilità pubblica. (Ufficio VIII - automazione in materia di spese dello Stato e degli enti
pubblici, attuazione del Mandato informatico)18.
18 Analisi dati di risposta del SCSS al questionario sulla conservazione:
Consapevolezza dell’importanza della conservazione digitale, in particolare delle problematiche connesse al mantenimento
nel tempo della leggibilità degli archivi.
Conservazione digitale degli archivi delle applicazioni e di documenti elettronici, ma in assenza di un piano di analisi dei
rischi.
Vengono utilizzate procedure interne definite dalla Direzione generale, implementate con strumenti ad hoc e con frequenza
casuale, in base alle necessità.
Non vengono utilizzati strumenti di selezione dei documenti digitali da conservare.
Non vi è affidamento a terzi, la gestione è interna ma non dispone di professionalità specifiche e di responsabilità
formalizzate.
Le soluzioni tecniche utilizzate derivano da sperimentazione e scelte interne, si utilizza la conversione di dati con periodicità
non predefinita e senza elementi descrittivi standard.
La conservazione avviene in un locale specificamente adibito, e nel rispetto della normativa sull’accesso.
Il controllo sul materiale conservato avviene ogni 2-3 anni ed è eseguito da personale interno.
Si pone l’esigenza di creare una struttura finalizzata solo alla conservazione digitale ed un responsabile.
Attualmente le decisioni vengono prese dai dirigenti responsabili di ogni settore, privi di specifiche competenze
archivistiche.
22
Un’autovalutazione sugli effetti operativi nel contesto lavorativo del MEF del
lavoro svolto nell’ambito del Gruppo di lavoro sulla classificazione
Con l’introduzione del SIGED l’obbligatorietà della classificazione/fascicolazione dei documenti ha
acquisito un’importanza strategica ed organizzativa, che ha registrato l’inserimento nella scheda degli
obiettivi operativi del Dipartimento l’anno 2006 del progetto relativo alla elaborazione dei Titolari
d’archivio delle AOO. Sono state svolte con il supporto dei referenti del Gruppo di lavoro della SSPA
le seguenti attività, propedeutiche alla messa in esercizio del SIGED:
1) il coordinamento di un gruppo di lavoro dipartimentale, con l’obiettivo di acquisire e condividere
la metodologia per la formazione dei piani di classificazione, rispettando dove possibile le
indicazioni delle linee-guida della SSPA (sono coinvolte le 4 AOO in cui si articola il dipartimento,
che svolge in prevalenza funzioni di supporto) relativamente alle attività di funzionamento;
2) un’attività di formazione/addestramento sulle funzioni relative alla classificazione/fascicolazione
dei documenti in ambiente digitale diretta sia dirigenti che agli operatori di protocollo;
3) una ricognizione delle attuali modalità di utilizzo del Piano di Classificazione, con l’obiettivo di
definire un più adeguato livello di affidabilità e funzionalità dello stesso, in previsione della nuova
implementazione informatica SIGED19.
4) la revisione/aggiornamento delle voci del titolario vigente, che andrà ad implementare la funzione
di Classificazione/fascicolazione prevista dal SIGED. Il titolario dello SCAG è stato integrato con
le voci relative alle funzioni degli Uffici di Staff del Capo Dipartimento, funzioni specifiche di
indirizzo e coordinamento.,
5) l’utilizzo in ambiente informatico di registri di repertorio per la documentazione soggetta a forme
articolari di registrazione è previsto con il prossimo rilascio dell’applicazione SIGED.
Un ulteriore passo verso la valorizzazione e la sensibilizzazione sugli strumenti di gestione
documentaria è rappresentato dalla proposta di inserire, tra gli obiettivi operativi del IV Dipartimento
per l’anno 2007, la redazione del piano di conservazione dei documenti, da utilizzare sia in ambiente
analogico che digitale.
Qualora la proposta venga approvata, rappresenta per l’organizzazione un’ opportunità di avviare
una riflessione e una sperimentazione di procedure di gestione di archivi in ambiente digitale.
23
Amministrazione: Ministero dell’economia e delle finanze
Le AOO sono state individuate formalmente nell’ Accordo di Servizio firmato in luglio 2000 da Consip spa e
Capo del IV Dipartimento, con il quale si è dato avvio alla messa in esercizio dell’applicazione PIT,
protocollo informatico Tesoro, presso le quattro AOO in cui si articola il IV Dipartimento.
Il Servizio per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna Area organizzativa
omogenea (AOO) del IV Dipartimento, è stato istituito in seguito alla pubblicazione del D.M. 8 giugno 1999,
con il quale sono stati istituiti presso i Dipartimenti, i relativi Servizi per il protocollo informatico e la
gestione documentale. I Servizi di protocollo costituiscono strutture organizzative interne agli SDAG, cioè ai
Servizi dipartimentali per gli affari generali.
In tutti i Dipartimenti è in esercizio il PIT, o una applicazione equivalente.
grado di gestire?
Entro aprile 2006 verrà esteso a tutto il IV Dipartimento il SIGED, Sistema integrato di gestione
documentale, che nella versione in uso rappresenta una evoluzione minima del PIT, in quanto gestisce alcune
nuove funzionalità, relative soprattutto alla classificazione, che diventerà un campo obbligatorio.E’ in atto
una gara per lo sviluppo ulteriore del SIGED verso la gestione elettronica dei documenti, che pertanto
dovrebbe consentire l’acquisizione ottica dei documenti ed il passaggio dal documento cartaceo al
documento digitale.
Il piano di classificazione dei documenti è stato adottato, con Determinazione del Direttore Generale in data
13.4.2001 dallo SCAG, che costituisce uno dei quattro servizi in cui si articola il IV Dipartimento.
Il piano di classificazione è stato acquisito a livello informatico, come funzionalità non obbligatoria del PIT,
dalla data di approvazione.
Si applica ai 19 uffici in cui si articola il Servizio centrale per gli AA.GG. e la qualità dei processi e
dell’organizzazione.
Gli interventi di manutenzione sono stati relativamente scarsi, perché gli uffici che hanno realmente
utilizzato il piano di classificazione sono stati solo tre.
Viene classificata solo la documentazione in uscita, verso destinatari esterni al Dipartimento.
Il piano di classificazione non è applicato ai documenti elettronici nell’ambito del IV Dipartimento. La
ricognizione da noi effettuata ha rilevato che presso la RGS- IGCS è in vigore un sistema di utilizzo dei titoli
di pagamento in formato elettronico, ma non abbiamo informazioni specifiche sulle modalità di
classificazione ed archiviazione utilizzate.
24
L’uso del piano di classificazione è stato preceduto dalla comunicazione agli uffici dei criteri archivistici che
ne hanno guidato le redazione e delle modalità di utilizzo dello stesso. Tali modalità andavano ulteriormente
specificate nel manuale di gestione, che è stato preparato in bozza ma non è stato adottato formalmente. Gli
uffici che classificano i documenti utilizzano l’indice di classificazione allegato al piano.
Tra il piano di classificazione adottato dal Servio ed il modello per le attività di funzionamento elaborato dal
gruppo di lavoro della SSPA c’è rispondenza per tutte le voci relative ad attività strumentali o di supporto,
che nel nostro caso prevalgono, perché la mission del Servizio attiene agli affari generali.
esiste)?
Il piano di classificazione attualmente è integrato nel sistema di protocollo informatico che non prevede la
gestione informatica dei flussi documentali.
E’ compito degli operatori degli uffici classificare i documenti, ma non sempre chi utilizza il piano di
classificazione organizza poi materialmente i documenti rispettando il titolario, e classifica tutti i documenti,
anche quelli non protocollati.
L’organizzazione dei documenti nei fascicoli non rispecchia il piano di classificazione, salvo uno o due casi
rilevati nella ricognizione effettuata. Non c’è consapevolezza di questo legame, tanto che molti uffici hanno
adottato nel tempo forme autonome di fascicolazione, rispondente a criteri arbitrari e non omogenei.
L’applicazione PIT consente l’inserimento di informazioni relative alla fascicolazione, collegata al piano di
classificazione, ma non viene utilizzata.
schedari)?
Alcuni uffici utilizzano un registro informatico appositamente creato, o elenchi di tipo cartaceo, un solo
ufficio sfrutta le funzionalità del PIT per la ricerca. In un caso viene utilizzato un codice alfanumerico,
composto da indice di classificazione enumero progressivo dell’unità-fascicolo, che viene annotata nel
repertorio.
movimentazione)?
In qualche caso vengono utilizzati schedari e diari di movimentazione, in altri casi si annota nel falcone che la
pratica è in lavorazione e da parte di chi.
Si, ma sono gestiti a livello di singolo ufficio. Un esempio significativo è costituito dall’ufficio del
contenzioso del personale, che ha attivato una procedura ad hoc di archiviazione e fascicolazione, sulla quale
abbiamo richiesto come requisito minimo il collegamento al PIT ed alle voci corrispondenti del piano di
classificazione.
La documentazione relativa alla voce varie, quella relativa a materiale pubblicitario o a pubblicazioni
dell’ufficio per la sicurezza, circolari, decreti, ecc, quella del contenzioso e dell’ufficio lavori e manutenzione,
che organizza i fascicoli secondo lo schema: oggetto prestazione/ servizio/fornitura, e che gestisce fascicoli
con miscellanea di documenti.
E’ stato inserito nel manuale di gestione predisposto in bozza dall’ufficio protocollo. La documentazione va
conservata fino a che non si riunisce la Commissione di sorveglianza.
25
La commissione di scarto, su segnalazione dei dirigenti degli uffici.
Dipende dalle richieste che pervengono all’ufficio competente. Ne fanno parte i rappresentanti dei
dipartimenti, il responsabile dell’ufficio di coordinamento degli archivi e il rappresentante dell’Archivio di
Stato.
Il versamento dall’archivio corrente all’archivio di deposito avviene su valutazione del Dirigente, responsabile
della trattazione delle pratiche. I documenti già sottoposti alle operazioni di scarto, vengono versati
all’Archivio di Stato se sono relativi ad affari già esauriti da oltre 40 anni.
Nota: i dati sulla conservazione e lo scarto sono stati forniti solo dall’Ufficio X, che svolge la funzione di
coordinamento degli archivi del MEF, e riunisce su richiesta la Commissione di sorveglianza.
26
2.5 Ministero della Giustizia – Direzione nazionale antimafia
a cura di Virginio De Angelis
La Direzione Nazionale Antimafia, incardinata nella Procura Generale presso la Corte Suprema
di Cassazione, è un ufficio giudiziario che presenta tutte le caratteristiche di una struttura centrale. Le
competenze della Direzione nazionale, infatti, si esercitano su tutto il territorio italiano con proiezioni
internazionali che rendono particolarmente ricco il sistema documentario prodotto20.
I flussi documentali così generati sono elaborati sia dalla banca dati nazionale SIDDA-SIDNA
(Sistema informativo delle Direzioni Distrettuali Antimafia e della Direzione Nazionale Antimafia) sia
dal protocollo della Procura21. Il protocollo, in particolare, che ha assunto dapprima una veste
informatizzata, in coincidenza dell’istituzione dell’Ufficio, aspira oggi ad assumere i connotati di un
vero e proprio protocollo informatico integrato.
Dopo avere svolto un lavoro di analisi degli atti, che ha portato all’adozione sperimentale di un
piano di classificazione fin dal 1994, aggiornato periodicamente, l’attuale livello operativo consiste nella
gestione informatica dei profili dei documenti, registrati e classificati elettronicamente22. Ciò vuol dire
che attualmente, non solo si procede alla registrazione in un archivio informatico delle informazioni
concernenti il documento, (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc.), alla segnatura delle
informazioni relative (numero, data e area organizzativa omogenea, sebbene, per quanto riguarda
quest’ultima, il Ministero della Giustizia non abbia ancora provveduto ad un riconoscimento formale in
tal senso), e alla classificazione d’archivio ma, si provvede anche al trattamento delle immagini (mediante
scannerizzazione dei documenti cartacei) e al collegamento degli atti con la gestione dei procedimenti
più significativi – concernenti, nella fattispecie, la protezione dei collaboratori della giustizia, lo
svolgimento dei colloqui investigativi e l’applicazione del regime detentivo speciale ex art. 41 bis
dell’Ordinamento Penitenziario.
A ciò si aggiunga che gli atti interni alla D.N.A. sono trasmessi con posta elettronica già da più
di cinque anni, abbattendo in modo consistente la quantità di carta circolante all’interno della struttura,
che sono state individuate quelle tipologie di atti, più sopra indicate, le quali, presentando i requisiti
ottimali previsti, - un iter di processo stabile e numericamente rilevante – costituiscono il campo
d’applicazione privilegiato della futura gestione dei flussi documentali23; e che è stato realizzato inoltre,
un repository documentale, per quegli atti di alto contenuto informativo, che sono pubblicati sulla rete
intranet.
L’obiettivo principale di tali funzionalità è identificabile nella creazione di un patrimonio
informativo, costituito sia dai flussi documentali sia dalla banca dati nazionale SIDDA – SIDNA,
consultabile da tutti gli uffici coinvolti nel processo d’informatizzazione, potendo accedere direttamente
ai documenti da ogni postazione di lavoro.
Da quanto detto, si comprende come l’architettura informatica dell’intero sistema informativo
della D.N.A. sia di tipo modulare, nell’ambito del quale il protocollo costituisce un modulo applicativo
integrato e richiamabile da altre applicazioni24. Del resto la D.N.A. si distingue per la consapevolezza,
dimostrata fin dalla sua istituzione, della necessità di organizzare il patrimonio documentale, cartaceo e
20
Cfr. B. Siclari, Struttura e norme contro la mafia, Roma, 1995, p. 44 ss.
Cfr. V. Borraccetti, P. Grasso, Il sistema informativo automatizzato delle D.D.A. e della D.N.A., in “Documenti Giustizia”
(1996), 7.
22 Cfr. AIPA, Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle p.a. (Sistema GEDOC
2), settembre 2000, p. 16 ss.; il documento è disponibile sul sito <http://www.cnipa.it>.
23 Cfr. Ibidem, p. 37; vedi anche A. Massari, G. Lazzi, Protocollo e documenti informatici, in “Archivi per la storia” (1999), 1 – 2, p.
81.
24 Cfr. AIPA, Linee guida cit., p. 32 ss.
21
27
digitale, in modo da realizzare un’efficace gestione dei contenuti che realizzi la funzione conoscitiva per
cui è sorta la Procura nazionale25.
Per quanto riguarda, in particolare, la gestione dei contenuti del sistema documentario, il
percorso che si sta seguendo è quello dell’integrazione dei corretti principi archivistici con le procedure
di office automation di una struttura giudiziaria fortemente orientata all’innovazione per sua vocazione
istituzionale.
In tale ottica, un rappresentante della D.N.A. è entrato a far parte dal maggio 2002 del Gruppo
di lavoro interministeriale sulla gestione informatica dei flussi documentali, costituito presso la Scuola
Superiore della Pubblica Amministrazione, per meglio assicurare il rispetto delle linee guida in tale sede
indicate.
25
Per un’autonoma configurazione di una funzione conoscitiva pubblica, sebbene incentrata sulla materia dei sistemi informativi
senza approfondire gli aspetti penalistici, cfr. M. P. Guerra, Funzione conoscitiva e pubblici poteri, Milano, 1996, e Ead., in
Informazione e funzione amministrativa, a cura di M. Cammelli e M. P. Guerra, Rimini, 1997, p. 237 sgg.
28
Amministrazione: Direzione nazionale antimafia
No.
Non nelle forme previste dalla vigente normativa, ma come Ufficio Protocollo (Generale e Riservato) e
Archivio di deposito della D.N.A.
3. Se no, a chi è affidata la responsabilità della gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi
nella/nelle AOO analizzate?
Al funzionario responsabile della Segreteria del Capo dell’Ufficio, per quanto riguarda il protocollo, e ad un
altro funzionario, componente della Commissione per lo scarto, per quanto concerne l’archivio.
Sì, fin dalla costituzione dell’Ufficio nel 1992 esiste una versione informatizzata, mentre, dal 1995, è in uso
un protocollo informatico, poi aggiornato con il cambio del millennio.
5. Esiste un sistema per la gestione informatica dei documenti (che gestisca informaticamente accanto alla
protocollazione anche la classificazione, l’assegnazione, la fascicolazione, l’eventuale acquisizione ottica e la
produzione/acquisizione di documenti informatici)? Quali operazioni è in grado di gestire?
L’attuale livello operativo consiste nella gestione informatica dei profili dei documenti, registrati e classificati
elettronicamente, ossia: 1. registrazione informatica delle informazioni concernenti il documento (numero,
data, mittente/destinatario, oggetto, etc.); 2. segnatura; 3. classificazione; 4. trattamento delle immagini
mediante scansione dei documenti cartacei; 5. collegamento degli atti con la gestione dei procedimenti più
significativi, anche sotto il profilo dei flussi documentali.
Il titolario, in una versione sperimentale, è utilizzato per una cospicua parte del patrimonio documentale,
corrispondente alle competenze tecnico-giudiziarie dell’Ufficio.
La prima bozza di un piano di classificazione risale al 1992, anno di costituzione della Direzione Nazionale
Antimafia.
8. A quali strutture organizzative (o AOO) è stato applicato?
Alla Direzione nazionale antimafia, quale ufficio di Procura.
La verifica della corrispondenza delle voci di classificazione è svolta dagli addetti alla Segreteria del Capo
dell’Ufficio.
10. Quale parte della documentazione prodotta e acquisita è oggetto di classificazione (ad es.: solo quella che
viene protocollata; tutta la documentazione inclusi gli atti interni; la sola documentazione cartacea; tutta la
documentazione in entrata, in uscita e interna, su qualunque supporto, incluse le e-mail)?
L’apposizione della classe di appartenenza è posta informaticamente su tutti gli atti protocollati e
manualmente su quelli interni, diversamente formati.
11. Il piano di classificazione è applicato anche ai documenti elettronici? (Se già introdotti)?
Gli atti cartacei la cui immagine è stata acquisita elettronicamente sono protocollati e, quindi, classificati; la
totalità dei documenti elettronici presenti nella D.N.A. costituiscono la banca dati dell’Ufficio – sistema
SIDDA/SIDNA – organizzati secondo uno schema di classificazione che consente l’analisi della base dati
secondo il modello entità-relazione.
29
No.
Il titolario, recependo i principi della classificazione sistematica di competenza, è basato sulla ripartizione tra
funzioni istituzionali e strumentali.
Il programma informatico del protocollo non prevede un’autonoma funzione di gestione dei flussi
documentali. In ogni caso, si provvede al collegamento degli atti che presentano un iter di processo stabile e
numericamente rilevante, con i procedimenti più significativi.
Il personale preposto alla Segreteria del Capo dell’Ufficio, nell’ambito della quale si trova il Protocollo
Generale e Riservato.
Sì.
schedari)?
No, si utilizzano le funzionalità previste nel programma di protocollo.
movimentazione)?
La movimentazione viene annotata nell’apposito “campo” previsto nella “maschera” relativa al fascicolo,
nell’ambito del programma di protocollo.
No, ad eccezione di una categoria residuale della documentazione, identificabile con la voce “varie” e
caratterizzata da un’assoluta discontinuità tipologica. Non corrispondono alla fascicolazione nemmeno le
raccolte di provvedimenti o di circolari.
Vd. sopra.
No, stante la breve storia della D.N.A., costituita nel 1992.
In attesa di un ampliamento del titolario e di una conseguente previsione del piano di conservazione, la
Commissione per lo scarto degli atti d’archivio.
Circa due volte l’anno. La Commissione è presieduta da un magistrato, un funzionario di cancelleria, un
segretario, un rappresentante dell’Archivio di Stato ed uno del Ministero dell’Interno.
I responsabili dei singoli uffici (amministrativi e giudiziari) identificano, nell’ambito della documentazione di
propria competenza, quegli atti/fascicoli che, per rilevanza o natura – sia sotto il profilo operativo sia storico
– debbono essere conservati nell’Archivio di deposito e non avviati allo scarto. Per tale materiale si provvede
ad un’elencazione, all’inizio di ogni faldone, che viene sottoposta al vaglio della Commissione. Dopo tale
valutazione, il materiale così individuato si distrugge mentre, quello restante viene raccolto nell’Archivio di
Deposito.
30
2.6 Ministero delle infrastrutture - Provveditorato interregionale alle opere
pubbliche per la Puglia e Basilicata
a cura di Michele Casamassima
Con decreto legge 18 maggio 2006, n.181, convertito, con modificazioni, nella Legge 17 luglio
2006, n.233, le funzioni in materia di infrastrutture e trasporti sono state ripartite tra il Ministero delle
infrastrutture e il Ministero dei trasporti.
Sono stati quindi istituiti:
•
il Ministero delle infrastrutture, al quale sono trasferite, con le inerenti risorse finanziarie,
strumentali e di personale, le funzioni attribuite al Ministero delle infrastrutture e dei trasporti
dall'articolo 42, comma 1, lettere a), b), d-ter), d-quater) e, per quanto di competenza, lettera dbis), del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300
•
il Ministero dei trasporti, al quale sono trasferite, con le inerenti risorse finanziarie, strumentali e
di personale, le funzioni attribuite al Ministero delle infrastrutture e dei trasporti dall'articolo 42,
comma 1, lettere c), d) e, per quanto di competenza, lettera d-bis), del decreto legislativo 30
luglio 1999, n. 300.
Di seguito viene rappresentata la situazione organizzativa dell’ex Ministero delle infrastrutture e dei
trasporti, poiché si è ancora in attesa della nuova organizzazione dei singoli Ministeri.
Ministro
• Viceministri
• Sottosegretari
• Uffici di diretta collaborazione
o Ufficio di gabinetto
o Ufficio legislativo
o Ufficio stampa
o Segreteria del Ministro
o Struttura tecnica di missione
o Servizio di controllo interno
• Altri organi alle dirette dipendenze del Ministro
o Consigliere per gli affari internazionali
o Commissari straordinari per la realizzazione delle infrastrutture strategiche
o Servizio per l'Alta sorveglianza per le grandi opere
o Organo centrale di sicurezza
o Ufficio per la regolazione dei servizi ferroviari
o Incarico studio politiche culturali nella realizzazione delle infrastrutture
o Incarico studio politiche sulla sicurezza
o Consiglieri ministeriali
• Consiglio superiore dei Lavori pubblici
• Comando generale del Corpo delle Capitanerie di porto
• Dipartimento per il coordinamento dello sviluppo del territorio, per il personale ed i servizi generali
• Dipartimento per le infrastrutture stradali, l'edilizia e la regolazione dei lavori pubblici
• Dipartimento per la navigazione marittima e il trasporto marittimo e aereo
• Dipartimento per i trasporti terrestri
• Uffici decentrati: Servizi integrati infrastrutture e trasporti (S.I.I.T.)
• Piemonte - Valle d'Aosta
31
•
•
•
•
•
•
•
•
Lombardia - Liguria
Veneto - Trentino Alto Adige - Friuli Venezia Giulia
Emilia Romagna - Marche
Toscana - Umbria
Lazio - Abruzzo - Sardegna
Campania - Molise
Puglia - Basilicata
Sicilia - Calabria
32
Amministrazione: Provveditorato interregionale alle opere pubbliche per la Puglia e Basilicata
Si, su proposta della Direzione Generale per i sistemi informativi e statistici del 29/09/2005 e su successiva
conferma degli uffici coinvolti nel processo di definizione delle AOO.
No.
All’ufficio protocollo.
No. E’ in fase di attivazione un sistema informatico di gestione dei documenti condiviso, nonché dei modelli
di titolario e manuali di gestione personalizzabili da ciascun ufficio.
grado di gestire?
No.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Esiste un piano di classificazione dei documenti?
Da quando si applica?
A quali strutture organizzative è stato applicato?
E’ oggetto di manutenzione periodica? Da parte di chi?
Quale parte di documentazione è oggetto di classificazione?
Il piano di classificazione è applicato anche ai documenti elettronici (se già introdotti)?
Esistono strumenti che guidano l’uso del piano di classificazione (rubriche, indici, thesauri)?
Che rispondenza c’è tra il piano di classificazione usato e il modello per le attività di funzionamento
esiste)?
La responsabile dell’ufficio protocollo.
Sì.
schedari)?
Elenchi.
movimentazione)?
Registri.
No.
Amministrativa e tecnica26.
26
Nota del curatore: la domanda è stata fraintesa e la risposta si riferisce alla qualità della documentazione fascicolata.
33
Sì.
La Commissione di sorveglianza sugli archivi.
Si riunisce ogni 4-5 mesi ed è composta da un Coordinatore amministrativo (presidente), un Vice prefetto
(membro), un Coordinatore amministrativo degli archivi di Stato (membro), un Direttore amministrativo
(Segretario membro).
Sulla base di un verbale in cui si decide di procedere al versamento, i documenti sono catalogati, si crea un
indice e si inviano all’archivio di Stato. Il responsabile è il capo dell’Istituto.
34
2.7 Ministero dell’interno
a cura di Paola Bruzio
Amministrazione: Ministero dell’interno
In linea generale, per quanto riguarda il Ministero dell'Interno nel suo insieme, nell'ambito degli Uffici Centrali
sono state tendenzialmente individuate quali Aree Organizzative Omogenee le Direzioni Centrali e gli Uffici
equiparati nonché, come unica Area Organizzativa omogenea quella costituita dagli Uffici di diretta
collaborazione con il Capo Dipartimento. Negli uffici periferici sono AOO le Prefetture - U.T.G., le Questure, i
Comandi Provinciali e le Direzioni Regionali e Interregionali dei Vigili del Fuoco. I dipartimenti dei Vigili del
fuoco, del Soccorso Pubblico e della Difesa Civile e per le Libertà Civili e l'Immigrazione hanno adottato
provvedimenti formali al riguardo.
2. E' stato istituito un Servizio per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna
Il Dipartimento per le Libertà Civili e l'Immigrazione ha provveduto ad istituire formalmente nelle AOO servizi
per la gestione del Protocollo informatico. Nel Dipartimento dei Vigili del Fuoco sono stati istituiti i predetti
servizi solo nelle 5 sedi periferiche oggetto di sperimentazione del sistema e per i quali i relativi responsabili sono
stati debitamente formati come previsto dalla normativa vigente.
Agli Uffici di Coordinamento dei Dipartimenti per quanto riguarda l'assegnazione dei documenti, che vengono
poi gestiti dagli uffici e agli archivi a questi collegati, sotto la responsabilità dei funzionari preposti. Funzionano,
ovviamente, le Commissioni di Sorveglianza sugli Archivi, operanti in ogni Dipartimento.
4. E' stato attivato un sistema di protocollo informatico?
Come indicato prima ha provveduto a questo il Dipartimento per le libertà Civili e l'Immigrazione. E' stato
inoltre attivato presso le Prefetture - U.T.G., il sistema WEB@rch, per la gestione informatizzata delle procedure
di protocollo, la cui evoluzione, WEBArch4 e-Prot, dovrà permettere la realizzazione della vera e propria
gestione informatica dei flussi documentali. La distribuzione del relativo programma è prevista per il secondo
semestre del 2006. Attualmente la versione del sistema in uso presso le Prefetture è [email protected]. Nell'ambito
del Dipartimento dei Vigili del Fuoco, del Soccorso Pubblico e della Difesa Civile è in corso di realizzazione uno
specifico progetto, per le cui finalità sono stati costituiti gruppi di lavoro operanti nell'ambito di ciascuna AOO,
facenti capo ad un gruppo guida e ad un gruppo di coordinamento. Tali unità operative si prefiggono di
impostare il sistema di gestione informatica dei documenti, partendo da un livello minimo, relativo
all'acquisizione e formazione dei documenti, per arrivare in seguito allo sviluppo di opzioni di livello più alto. Il
sistema è stato attivato in via sperimentale con le modalità previste dal gruppo guida in 5 sedi periferiche. Com'è
noto, dal Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali si è di recente staccato un nuovo Dipartimento, quello
per le Politiche del Personale e per le Risorse Strumentali e finanziarie: nell'ambito di questi è stato costituito un
gruppo di lavoro che sta provvedendo all'attivazione delle procedure di protocollo informatizzato in via
sperimentale in alcune AOO (Direzione Centrale per le Risorse Finanziarie e Strumentali, Direzione Centrale per
la Finanza Locale,Servizio di Controllo Interno). In alcuni uffici sono comunque attive da tempo procedure di
protocollo informatizzato.
5. Esiste un sistema per la gestione informatica dei documenti (che gestisca accanto alla protocollazione anche la
classificazione, l'assegnazione, la fascicolazione, l'eventuale acquisizione ottica)? Quali operazioni è in grado di
gestire?
Come già indicato, esistono esperienze diversificate, a seconda dei Dipartimenti e dello stato delle iniziative in
corso. In generale, dove esiste una procedura di protocollo informatizzata, questa garantisce le operazioni di
registrazione e segnatura dei documenti; il Dipartimento per le Libertà Civili appare in fase molto avanzata
rispetto agli altri uffici per quanto riguarda la vera e propria gestione documentale, avendo elaborato per ogni
AOO manuali di gestione, comprensivi di Titolario di Classificazione e di regole per la gestione informatica di
documenti originariamente digitali e non. Per il Dipartimento dei Vigili del Fuoco dove è stato installato il
35
sistema esiste anche il dispositivo di acquisizione elettronica del documento (scanner) e il sistema gestisce il
protocollo, la classificazione, l'assegnazione e la fascicolazione.
Non unitario. Come già osservato, in alcuni casi sono stati elaborati Titolari di classificazione (Dip. Lib. Civili),
negli altri sono stati attivati gruppi di lavoro; per le Prefetture -U.T.G. il sistema di protocollo informatico e di
classificazione si avvale della descrizione dei macro processi e sub processi individuati nell'ambito e per le finalità
del Servizio di controllo interno. Il Dipartimento per i Vigili del Fuoco, il Soccorso Pubblico e la Difesa Civile,
nell'ambito del progetto sopradescritto, ha stabilito, tenendo conto di indicazioni fornite dal CNIPA, che "i primi
tre livelli di titolario di classificazione di base, con valenza per tutto il Dipartimento, coincidano con i livelli
quarto (F4: Missione Istituzionale), quinto (S1: Macroservizi), e sesto (S2: servizi) della classificazione funzionale per
funzioni obiettivo utilizzata, nell'ambito del sistema unico di contabilità per le amministrazioni pubbliche, per
correlare i costi delle risorse utilizzate agli scopi perseguiti e ai servizi realizzati" ciò anche al fine di consentire i
conseguenti punti di contatto con il sistema di controllo di gestione. Gli ulteriori livelli di titolario vengono
sviluppati autonomamente dalle singole AOO fino all'identificazione del fascicolo e ciò per rispondere ad una
duplice esigenza: omogeneità di linguaggio da una parte, conservazione, per quanto possibile, dei fascicoli già
esistenti dall'altra.
Nel Dipartimento per le Libertà Civili e l'Immigrazione dal 2005, nelle Prefetture.
Nel Dipartimento dei Vigili del Fuoco in via sperimentale dal 2005.
Attualmente, in base a quanto sopra indicato, risulta applicato nelle AOO individuate presso il Dipartimento per
le Libertà Civili e l'Immigrazione e, in parte nelle Prefetture, anche se quello in uso non può essere definito come
un vero e proprio piano di classificazione, non essendo stato originariamente concepito per tali scopi. Nel
Dipartimento dei Vigili del Fuoco è stato applicato alle cinque strutture periferiche sperimentali.
9. E'oggetto di manutenzione periodica? Da parte di chi?
Dove esiste il servizio di Protocollo informatico, dal Responsabile del servizio stesso. Altrimenti dai responsabili
degli uffici.
Di norma viene classificata tutta la documentazione sia in entrata che in uscita.
Per il Dipartimento dei Vigili del Fuoco tutti i documenti sono inseriti nel piano di classificazione sia quelli
cartacei che quelli elettronici.
------------------------------------------------------------------------------------------------------12. Esistono strumenti che guidano l'uso del piano di classificazione (rubriche, indici, thesauri)?
Sì, si presume che nei singoli uffici siano tuttora in uso alcuni strumenti tradizionali quali rubriche, indici ecc.
Nella procedura informatizzata tali funzionalità sono automatiche.
13. Che rispondenza c'è tra il piano di classificazione usato e il modello per le attività di funzionamento elaborato
dal gruppo di lavoro della SSPA?
Purtroppo nessuna (il Dipartimento VV.F. non può condividere la frase "purtroppo nessuna" in quanto solo
vedendo il documento in questione, si può dire se ci sono delle similitudini con il nostro sistema di
classificazione).
esiste)?
Attualmente ancora no, salvo quanto già detto a proposito delle Prefetture - U.T.G.. Inoltre, il sistema di
protocollo informatico del Dipartimento per le Libertà Civili e l'Immigrazione prevede l'integrazione della
classificazione con il sistema per la gestione dei flussi documentali, anche se al momento il flusso documentale
non è utilizzato.
Per il Dipartimento dei Vigili del Fuoco tale possibilità è prevista ma non ancora attivata.
36
15. Chi è materialmente responsabile dell'attività di classificazione dei documenti?
Gli addetti agli Archivi. Nel Dipartimento VVF nei settori che saranno coinvolti dalla progettualità dipenderà
dall'organizzazione interna dell'area organizzativa omogenea.
Si, in base ai diversi sistemi di classificazione in uso. Per il Dip. VVf vedi risposta 6.
17. Esistono strumenti per l'identificazione dei fascicoli (ad esempio repertori, elenchi, registri, rubriche,
schedari)?
In generale, strumenti tradizionali quali registri, rubriche e schedari sono presenti negli archivi e vengono
normalmente utilizzati. Per la procedura informatizzata tali funzionalità sono previste in automatico dal sistema.
movimentazione)?
Si.
19. Esistono altri criteri di aggregazione dei documenti diversi dalla fascicolazione? Quali?
No. Nella procedura informatizzata sperimentale del Dipartimento dei Vigili del Fuoco è possibile visualizzare la
singola pratica come insieme di aggregazione dei documenti all'interno di un fascicolo.
Per il Dipartimento dei vigili del fuoco nella suddetta procedura sperimentale potenzialmente tutta la
documentazione: i dettagli andranno definiti nei manuali di gestione.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------21. Esiste un piano di conservazione dei documenti collegato al piano di classificazione?
Esiste un Massimario di scarto degli atti di archivio delle Prefetture, collegato ad un titolario di classificazione
predisposto a suo tempo per queste ultime, tuttora vigente anche se non più attuale: infatti non è stato preso
come riferimento per l'introduzione del sistema di protocollazione informatizzata. In ogni caso, le norme
contenute nel Massimario in questione vengono tuttora utilizzate come riferimento per le procedure di scarto
anche in sede centrale, naturalmente per quanto possibile. Per quanto riguarda il piano di conservazione dei
documenti in formato elettronico le modalità saranno stabilite nei singoli manuali di gestione.
22. Chi stabilisce i criteri di selezione /scarto?
Si fa riferimento ai criteri indicati nel Massimario di cui sopra, che indica come termine generale di conservazione
10 anni.
Sia la composizione che la frequenza delle riunioni delle Commissioni di Sorveglianza sono quelle stabilite dalla
legge.
24. Descrivere brevemente le procedure e le responsabilità per i versamenti nell'archivio di deposito e storico.
Una volta effettuate le periodiche operazioni di scarto, alle scadenze previste dalla legge, i funzionari responsabili
degli uffici formulano alle Commissioni di Sorveglianza, delle quali fa parte anche un rappresentante
dell'Ispettorato Centrale Archivistico, le proposte di versamento degli atti di archivio di interesse storico che
vengono poi consegnati previa accettazione, all'Archivio Centrale dello Stato.
Le informazioni suindicate sono riferite ai Dipartimenti del Ministero dell'Interno per i quali è stato possibile
acquisire informazioni e non comprendono il Dipartimento della Pubblica Sicurezza.
37
2.8 Scuola superiore della pubblica amministrazione – Sede di Roma
a cura di Giuliana Costantini
La Scuola Superiore della pubblica Amministrazione è un’istituzione pubblica nata nel 1957. Il
suo compito è di provvedere alla formazione di funzionari e dirigenti dello Stato; svolge anche iniziative
formative per altri Enti, attività di ricerca, consulenza e partecipa in Organismi dello stesso tipo a livello
internazionale ed è un’Istituzione di alta cultura e formazione, posta nell’ambito e sotto la vigilanza
della Presidenza del Consiglio dei Ministri e dotata di autonomia organizzativa e contabile nei limiti
delle proprie risorse economico-finanziarie.
La SSPA è articolata su diverse Sedi e precisamente: Acireale, Bologna, Caserta, Reggio Calabria,
Roma e il Centro Residenziale e studi di Caserta. La Sede Centrale della SSPA è a Roma.
La Scuola inoltre cura un Osservatorio sui bisogni di formazione e qualificazione del personale
delle amministrazioni pubbliche e la redazione di un rapporto annuale.
Il sistema di gestione documentale cui il questionario fa riferimento è quello della Sede Centrale
della SSPA.
38
Amministrazione: Scuola superiore della pubblica amministrazione - Sede di Roma
La recentissima delibera Organizzativa della SSPA comporta ancora una riorganizzazione degli Uffici anche
sotto il profilo delle procedure. Attualmente ogni Ufficio conserva i propri documenti.
Sì, esiste un sistema di protocollo informatico che consente la protocollazione delle pratiche in partenza con
procedura diretta da ogni ufficio e in arrivo dal solo Ufficio protocollo.
grado di gestire?
Non ancora.
Esiste un titolario generale.
Da circa due anni in via informatica.
A tutte.
Non è ancora prevista la manutenzione periodica .
Il 90% della documentazione.
Non sono stati ancora introdotti.
Non ancora.
Non sono ancora confrontabili.
esiste)?
Non ancora.
L’Ufficio protocollo dipende in via gerarchica dal Servizio coordinamento affari amministrativi.
schedari)?
movimentazione)?
39
Ogni Ufficio conserva i propri documenti.
L’aggregazione dei documenti all’interno di ogni unità è strettamente legata alla propria attività.
In via di definizione da parte dell’apposita Commissione.
La Commissione è stata costituita nel febbraio 2006 e ne fanno parte: un rappresentante dell’Archivio di
Stato, un rappresentante del Ministero dell’interno, un dirigente della SSPA e un funzionario; la segreteria è
affidata ad una unità del personale della Scuola.
40
2.9 Senato della Repubblica
a cura di Emilia Campochiaro, Sara Pagliardini, Luigia Romani
Con il decreto legislativo n. 48 del 24 giugno 1946 fu disposta la “cessazione delle funzioni” del
Senato vitalizio con effetto a partire dal giorno successivo. Ma fu solo con la legge costituzionale n. 3
del 14 novembre 1947 che l’Assemblea costituente dichiarò definitivamente sciolto il Senato del Regno.
Prese così avvio il cammino del Senato della nuova Repubblica italiana, che, attraverso graduali e
successive modifiche, ha assunto la fisionomia odierna.
Esso si presenta come un’istituzione complessa, composta da una pluralità di organi (il
Presidente, il Consiglio di Presidenza, l’Assemblea, le Commissioni, le Giunte), alcuni dei quali previsti
dalla Costituzione, altri disciplinati dai regolamenti interni.
Il Presidente rappresenta il Senato e garantisce la regolarità dei lavori parlamentari ed il buon
andamento dell'amministrazione interna. L'Assemblea e le Commissioni costituiscono l'ordinaria sede
di lavoro dei senatori. Le Commissioni permanenti ammontano a 14 e sono specializzate per materia
secondo uno schema che riflette, in linea generale, i settori corrispondenti ai diversi Ministeri.
Oltre alle 14 Commissioni permanenti, il Senato può decidere di dar vita a Commissioni
d'inchiesta, a Commissioni bicamerali e speciali. Esistono, inoltre, la Giunta per il Regolamento, la
Giunta delle elezioni e delle immunità parlamentari, nonché la Commissione per la biblioteca e per
l'archivio storico.
In aggiunta alle suddette funzioni, che connotano il Senato come organo legislativo e di
indirizzo politico, la struttura amministrativa del Senato svolge anche un ruolo di supporto all'esercizio
dell'attività parlamentare. In tal senso, è del 2001 il progetto di riforma che ha ridisegnato l'assetto
organizzativo dell'Amministrazione, istituendo nuove funzioni e modificando alcune di quelle già
esistenti.
L'Amministrazione del Senato è articolata in Aree, Servizi e Uffici (v. Organigramma allegato).
Il Servizio costituisce una struttura dotata di autonomia funzionale; esso comprende, di regola,
più uffici caratterizzati da omogeneità di attribuzioni e fini. I Servizi sono raggruppati in Aree di
coordinamento al fine della piena attuazione degli indirizzi dell'Amministrazione. All'interno di Servizi
ed Uffici possono essere individuate Unità operative, ossia articolazioni organizzative, nelle quali
l'attività di più dipendenti è coordinata per il perseguimento di specifici obiettivi. Capo
dell'amministrazione è il Segretario generale, che ne dirige l'attività e ne risponde al Presidente. Egli è
nominato con deliberazione del Consiglio di Presidenza. Accanto ad esso, sono previste le figure del
Vice segretario generale, del Direttore di Servizio, del Capo ufficio. Opera, inoltre, il Consiglio
dell'Amministrazione, che è organo di consulenza generale.
41
Amministrazione: Senato della Repubblica27
Senato - Non sono stati adottati provvedimenti formali per l'istituzione delle AOO, tuttavia l’articolazione
dell’amministrazione è strutturata in: un Segretariato generale e tre grandi Aree, come di seguito indicato, con
i Servizi in ciascuna compresi:
1a Area – Servizio del bilancio, Servizio dell’Assemblea, Servizio delle Commissioni, Servizio per la qualità
degli atti normativi, Servizio studi;
2a Area – Servizio del personale, Servizio del provveditorato, Servizio dello status, delle prerogative
parlamentari e delle competenze dei Senatori, Servizio di ragioneria, Servizio tecnico, della logistica e
dell’informatica;
3a Area – Servizio affari internazionali, Servizio della biblioteca, Servizio di questura e del cerimoniale,
Servizio dei resoconti e della comunicazione istituzionale.
Senato - Non sono stati adottati provvedimenti formali per l'istituzione del Servizio per la gestione del
protocollo e dei flussi documentali. Tuttavia è da sottolineare che da parte dell'Ufficio Affari generali e
dell'Ufficio organizzazione - Strategie dell'informatica (entrambi appartenenti al Segretariato generale), sono
allo studio soluzioni di gestione documentale per l'intera Amministrazione del Senato.
3. Se no, a chi è affidata la responsabilità della gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi
nella/nelle AOO analizzate?
Senato - L’amministrazione è stata completamente riorganizzata a partire dal 1° gennaio 2001. In base al
Testo unico delle norme regolamentari dell’amministrazione riguardanti il personale del Senato (nella
versione in vigore dal 1° gennaio 2004), in particolare dalla Tabella B (ex art. 2, comma 4) che individua le
competenze degli Uffici, la responsabilità della gestione del protocollo, dei flussi documentali in generale,
della conservazione di atti decisionali e di verbali delle attività del Consiglio di Presidenza è affidata all’Ufficio
degli affari generali (Segretariato generale). Il Segretario generale “Assiste il Presidente nell’esercizio delle sue
attribuzioni; riceve la corrispondenza diretta al Senato e ne cura l’assegnazione alle strutture competenti,
impartendo le eventuali necessarie direttive; sottopone alla firma del Presidente i decreti e tutti gli atti di
competenza del Presidente stesso e vi appone, quando occorre, la propria firma; sovrintende alla
conservazione degli atti e dei documenti del Senato” (art. 3, comma 4). Inoltre all’Ufficio organizzazione –
Strategie dell’informatica (Segretariato generale) è affidato il compito di studiare soluzioni organizzative e
procedurali con servizi ed uffici interessati; di individuare progetti di riassetto e razionalizzazione dei processi
amministrativi e di collaborare alla definizione delle linee evolutive del sistema informativo del Senato in
modo da fornire supporto alle nuove strategie organizzative.
L’Ufficio dell’archivio storico (Servizio resoconti e comunicazione istituzionale) “provvede alla
conservazione dei documenti cartacei ed elettronici prodotti o acquisiti dai servizi del Senato e dalle
Commissioni bicamerali e d’inchiesta, che sono destinati all’archivio storico, secondo le modalità ed entro i
termini stabiliti dal regolamento dell’archivio storico del Senato della Repubblica”; svolge inoltre “funzioni di
consulenza per la gestione degli archivi correnti, creati presso i singoli servizi, dove i documenti, ricevuti o
prodotti, sono protocollati e catalogati con regole uniformi”.
Dal testo unico si evince che alcuni Uffici provvedono autonomamente alla gestione e conservazione di
propri documenti di particolare rilievo.
Si tratta, a titolo esemplificativo, di:
a. Servizio Assemblea;
b. Ufficio delle autorizzazioni a procedere e dell’anagrafe patrimoniale e della Segreteria della
commissione contenziosa (Servizio prerogative, immunità parlamentari e contenzioso);
c. Ufficio dello stato giuridico (Servizio del personale).
27 Dove specificato, la risposta fornita non riguarda l’intera amministrazione del Senato, ma esclusivamente l’Ufficio
dell’Archivio storico.
42
Senato - In Senato è attualmente ancora in uso un applicativo informatico, in ambiente Lotus Notes,
realizzato da personale interno. Ciascun servizio, a livello di segreteria/e, utilizza una sua versione con
caratteristiche specifiche a seconda delle proprie necessità.
5. Esiste un sistema per la gestione informatica dei documenti (che gestisca informaticamente accanto alla
protocollazione anche la classificazione, l’assegnazione, la fascicolazione, l’eventuale acquisizione ottica e la
produzione/acquisizione di documenti informatici)? Quali operazioni è in grado di gestire?
Senato – E’ stato recentemente avviato, in via sperimentale a partire dal 15 ottobre 2006, un progetto di
Gestione documentale condivisa dei documenti, con lo scopo di “creare una base documentale condivisa tra
tutti i Servizi e gli Uffici, in modo da avere un unico archivio dove effettuare le ricerche” ovviamente in base
ad una politica programmata dei permessi di accesso. Il sistema prevede, tra le altre funzionalità, una gestione
pratiche, ed una gestione collocazioni. La documentazione inserita nel sistema è soggetta ad una
classificazione in base ad un elenco predefinito di materie e sottomaterie.
Ufficio Archivio storico - Nell’Ufficio dell’archivio storico il software in ambiente Lotus Notes, di cui sopra,
gestisce le operazioni di protocollazione e classificazione dei documenti ed è utilizzato in condivisione con gli
altri Uffici del Servizio di appartenenza. L’applicativo non ha caratteristiche tali da poter seguire il flusso
documentale. E’ stata prevista la possibilità di inserire le coordinate del fascicolo di appartenenza. Il software
prevede la possibilità di allegare al singolo record il file informatico (generalmente in formato word) ma non
è stato implementato il collegamento con scanner per l’acquisizione dei documenti non prodotti all’interno, e
quindi di cui non si ha la versione informatica.
Senato – Non risulta l’esistenza di un unico piano di classificazione dei documenti. Risulta l’esistenza di
diversi piani di classificazione, che si riferiscono ciascuno ad un Servizio del Senato.
Senato – Si può certamente individuare una revisione delle voci dei diversi piani di classificazione per
Servizio in coincidenza con la riorganizzazione dell’Amministrazione avvenuta nel 2001, con eventuali
successive revisioni in occasione di cambiamenti dell’organigramma o delle competenze.
8. A quali strutture organizzative (o AOO) è stato applicato?
Senato – Di regola ciascun servizio applica, al suo interno, il proprio piano di classificazione.
Servizio dei resoconti e della comunicazione istituzionale e Archivio storico – Il piano di classificazione del
Servizio resoconti e comunicazione istituzionale è stato realizzato nel 2001 in seguito alla riorganizzazione
dell’Amministrazione ed aggiornato al 31 gennaio 2003. Esso è articolato in 5 Titoli, di cui il terzo dedicato
all’archivio storico “Titolo III, Ufficio dell’archivio storico”.
Le diverse Segreterie del Servizio che, secondo le informazioni fino ad ora raccolte, sono quella Generale, la
Segreteria dell’Ufficio informazioni parlamentari, archivio e pubblicazioni e dell’Ufficio comunicazione
istituzionale (unificate poiché è unico il funzionario responsabile di entrambe), e Segreteria dell’Ufficio
dell’Archivio storico hanno, nel corso del tempo, aggiunto in modo massiccio categorie a quelle già esistenti
nel Piano. Si tratta di voci estemporanee, dettate da necessità contingenti.
Archivio storico – Le voci del piano relative all’Archivio storico sono state completamente riformulate (aprile
2006). Il piano è articolato in 18 voci, alcune delle quali suddivise in un sottolivello ulteriore, formulate in
base dell’analisi delle diverse competenze dell’Archivio storico e delle sue concrete attribuzioni.
Servizio dei resoconti e della comunicazione istituzionale e Archivio storico - Per il Servizio resoconti e
comunicazione istituzionale allo stato attuale non esiste un Ufficio/staff dedicato all’aggiornamento del
Piano, neanche per razionalizzare le voci sopra descritte aggiunte dalle diverse Segreterie.
Archivio storico - La manutenzione è effettuata da parte del personale dell'ufficio, in collaborazione con il
personale di segreteria.
A partire dal punto (10) le risposte riguardano unicamente l’Ufficio dell’Archivio storico.
10. Quale parte della documentazione prodotta e acquisita è oggetto di classificazione (ad es.: solo quella che
viene protocollata; tutta la documentazione inclusi gli atti interni; la sola documentazione cartacea; tutta la
documentazione in entrata, in uscita e interna, su qualunque supporto, incluse le e-mail)?
43
Nell’Ufficio dell’Archivio storico, dalle interviste effettuate presso la Segreteria, risulta che la classificazione è
legata alla protocollazione dei documenti. In linea di principio solo i documenti protocollati sono anche
classificati, anche se non sono esclusi casi di classificazione e di inserimento a fascicolo di documenti
estremamente rilevati per la pratica in corso di svolgimento.
La protocollazione in generale riguarda i documenti:
d. in entrata;
e. in uscita;
f. interni (al Servizio di appartenenza o in occasione di corrispondenza tra diveri Servizi).
Vi è da precisare che, per quanto riguarda i primi due casi, non sempre i documenti passano per la Segreteria
(che è l’unica ad effettuare le registrazioni di protocollo), ma talvolta sono direttamente inviati/ricevuti
dall’interessato tramite posta elettronica o consegna a mano.
Per quanto riguarda i documenti interni anche ad un unico Servizio, la loro protocollazione plurima conduce
alla doppia presenza dello stesso documento nel sistema, con classificazioni in diverse voci del piano. Tale
anomalia è da attribuire alla struttura del piano di classificazione, organizzato per Uffici e poi, al loro interno,
per competenze.
Non risulta che siano stati introdotti i documenti elettronici in senso stretto. È stata comunque adottata la
firma digitale in via sperimentale e sono attualmente allo studio soluzioni per introdurre firme elettroniche
leggere ad uso interno.
No, per quanto riguarda la classificazione della documentazione di carattere amministrativo. Sul versante
degli atti legislativi, esiste un software, denominato "Teseo", che viene utilizzato per il recupero delle
informazioni dalle banche dati legislative, dalla banca dati di letteratura grigia della Camera dei Deputati e per
i dossier del Servizio Studi.
E’ particolarmente difficile effettuare un confronto tra il modello SSPA e il Piano di classificazione
dell’Ufficio Archivio storico poiché quest’ultimo rappresenta solo una piccola parte dell’Amministrazione.
Dal punto di vista dell’Amministrazione in generale si rileva, come già detto, una pluralità di Piani di
classificazione e di centri di protocollazione. L’impressione generale è che la documentazione “interna” al
Senato per lo più sia trattata come quella in entrata/uscita dall’esterno.
Attualmente no.
Il personale di segreteria.
Si. In occasione della riformulazione del titolario dell’Archivio storico è stato indicato, per ciascuna voce ed
eventuale sottovoce, il contenuto tipo dei fascicoli ad essa riconducibili. E’ stato inoltre fornito il criterio
standard di organizzazione dei fascicoli, con indicazione della stringa da utilizzare per favorire la
normalizzazione del titolo.
Il concetto di fascicolo (procedimentale, soggetto/materia/affare, tipologia documentaria) è stato affermato
più volte in tutta la sua importanza nel corso dell'attività di affiancamento al personale di segreteria per
avviare l'applicazione concreta del nuovo titolario.
schedari)?
E’ attualmente utilizzato un “Repertorio delle pratiche” in formato elettronico/cartaceo.
movimentazione)?
Attualmente no.
44
19. Esistono altri criteri di aggregazione dei documenti diversi dalla fascicolazione? Quali?
Attualmente no.
No.
In base all'art. 4 del Regolamento dell'Archivio storico il responsabile dell'Ufficio Archivio storico "collabora
con i Servizi e gli Uffici del Senato per accertare la consistenza del patrimonio documentario, anche
provvisoriamente collocato presso di essi; collabora alla redazione dei 'massimari di scarto' e dei titolari,
nonché alla preparazione dei versamenti di fine legislatura all'Archivio storico".
In Senato esiste la “Commissione per la Biblioteca e l’Archivio storico” che, in base all’art. 20 del
Regolamento del Senato, riformulato nel 2002 per comprendere le competenze sull’Archivio storico, svolge
attività di vigilanza.
Essa “sovrintende alle attività dell'Archivio storico ed esprime in particolare parere:
a) sul piano editoriale;
b) sulle attività culturali;
c) sulla sistemazione logistica;
d) sull’acquisizione dei fondi dei privati e/o di Enti.” (art. 2 del Regolamento dell'Archivio storico)
Di tale organismo fanno parte tre senatori. La Commissione esprime inoltre pareri sulla consultabilità dei
documenti dell'Archivio storico.
Allo stato attuale non risulta che tale Commissione si occupi anche della conservazione/selezione dei
documenti nel loro passaggio da una fase di vita all’altra.
L’art. 8 del Regolamento dell’Archivio storico stabilisce che:
“1. Al termine di ciascuna legislatura i Servizi e gli Uffici del Senato versano all’Archivio storico gli atti e i
documenti legislativi, amministrativi e di natura giurisdizionale di rispettiva competenza, salvo quelli che, per
obbligo di legge o di Regolamento, debbano rimanere presso i Servizi o gli Uffici competenti per un periodo
superiore, comunque non oltre le tre legislature successive.
2. All’atto del versamento il responsabile del Servizio o Ufficio versante indica in apposito elenco i
documenti la cui consultazione è soggetta ai vincoli di cui all’articolo 16, in applicazione delle deliberazioni di
un organo parlamentare o del Segretario generale ovvero, trattandosi di documenti pervenuti dall’esterno,
dell’autorità competente. L’elenco può essere modificato anche successivamente con atto del Segretario
generale.
3. Gli atti e i documenti delle Commissioni bicamerali di vigilanza, di controllo, di indirizzo, consultive e
speciali, del Comitato parlamentare per i procedimenti d’accusa e delle Commissioni d’indagine istituite per
legge sono descritti con un inventario, sono classificati e trasferiti su supporto elettronico, a cura del Servizio
competente, alla conclusione dei lavori se questa ha luogo presso il Senato della Repubblica per fine
legislatura o per esaurimento del compito assegnato a ciascuna Commissione.
4. Le Commissioni parlamentari d’inchiesta presiedute da un senatore al momento della conclusione dei
lavori nonché le Commissioni d’inchiesta istituite dal Senato provvedono, a mezzo dell’apposito Ufficio
stralcio costituito dalle rispettive segreterie, alla inventariazione, alla classificazione e al versamento, anche su
supporto elettronico, degli atti e dei documenti all’Archivio storico.
5. L’Archivio storico provvede alla conservazione degli atti e dei documenti acquisiti a norma del presente
articolo.”
Da quanto risulta non è espressamente regolamentata la fase di deposito.
45
3. IL MODELLO DI PIANO DI CLASSIFICAZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO SSPA:
L’AGGIORNAMENTO DELLA VOCE “GESTIONE DELLE RISORSE UMANE”
Come già ricordato, il sottogruppo di lavoro sulla classificazione si è dedicato anche ad una
parziale revisione del piano di classificazione elaborato dal gruppo di lavoro SSPA nel corso dei due
progetti precedenti, con l’obiettivo di raffinare la voce “Gestione delle risorse umane”, svilupparne le
voci di terzo livello e concordare le relative tipologie di fascicoli attivabili28.
La scelta della voce “Gestione delle risorse umane” è stata guidata dalla constatazione che la
gestione dei documenti relativi a questa attività di funzionamento è tra quelle che presentano un
maggior grado di interesse presso tutte le pubbliche amministrazioni, oltre ad alcuni nodi critici che si è
ritenuto utile affrontare in un ambito condiviso.
In particolare il gruppo ha rivisto le voci del piano di classificazione realizzato nel 2005,
modificandone alcune; ha sviluppato le voci di terzo livello e le tipologie di fascicolo collegate, ha
elaborato una descrizione di corredo a ciascuna voce di classificazione, concentrandosi sulla definizione
del contenuto dei fascicoli che presentavano maggiori criticità.
Tre le principali innovazioni:
- La voce Disposizioni e direttive è stata sostituita dalla voce Normativa, quesiti e pareri.
- La voce Contenzioso del lavoro è stata sviluppata in due differenti modalità, per assecondare le
esigenze di strutture amministrative di diverse dimensioni.
- Particolare attenzione è stata dedicata ai documenti da organizzare sotto la voce Gestione del fascicolo
personale, già argomento di analisi specifica nel progetto 2004-200529.
28
Per i risultati delle prime due ricerche del Gruppo di lavoro si vedano i relativi rapporti: La gestione integrata dei documenti nelle
pubbliche amministrazioni. Un progetto per la definizione di linee guida e di modelli di classificazione, Roma, Scuola superiore della
pubblica amministrazione, 2002, pp. 48-51; La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a cura di
Elena Aga Rossi e Maria Guercio, Roma, Scuola superiore della pubblica amministrazione, 2005 (Testi e strumenti, 3), pp.
179-191.
29 Si veda a questo proposito il contributo di Elisa Bucci, Il “fascicolo personale” e il sistema di classificazione per funzioni:
problematiche e possibili soluzioni, in La metodologia cit., pp. 45-48.
46
3.1 Piano di classificazione
Abbreviazioni:
fasc./fascc. = fascicolo/i
s.fasc./s.fascc. = sottofascicolo/i
I Livello
Gestione delle
risorse umane
II Livello
III Livello
Fascicolo
Descrizione del contenuto
Questa soluzione è idonea per AOO di
un'amministrazione centrale avente quale missione
istituzionale la gestione del personale. Per altre AOO si
prevede l'organizzazione di gran parte delle attività
all'interno di fascicoli personali organizzati in
sottofascicoli (inquadramenti, trattamento economico,
incarichi, corsi, missioni, ecc.)
Normativa, quesiti e pareri
Materia / Oggetto
oppure Anno
Qui e altrove, sostituisce la precedente voce
"Disposizioni e direttive". Contiene tutto ciò che è
inerente alla normazione, inclusi i pareri relativi alla
applicazione della normativa richiesti o rilasciati dalla
amministrazione. I fascc. sono organizzati o per
materia (generale), con s.fascc. per oggetto (specifico);
o per anno (con eventuali s.fascc. per tipologia di
documentazione: normativa, pareri, quesiti). In ogni
caso, si ritiene opportuno dare indicazioni non
prescrittive, lasciando alle Amministrazioni la facoltà di
decidere come organizzare la documentazione in base
alle proprie esigenze
Richieste e invio di relazioni informative e richieste di
informazioni che non danno luogo a procedimenti
Reclutamento del personale
Attività informativa
Concorsi per assunzioni a tempo
fascicolo per singolo
indeterminato
concorso
Concorsi per assunzioni a tempo determinato fascicolo per singolo
concorso
Attività organizzativa dei concorsi/selezioni fascicolo per singolo
concorso
Assunzioni non concorsuali a tempo
Aspetti logistici relativi ai concorsi
Include anche le categorie protette, le chiamate
47
I Livello
II Livello
III Livello
indeterminato
Fascicolo
nominative di professionalità particolari
Tirocini, stage, altre selezioni
Iniziativa
Ampliamento della voce "Altre selezioni". Il fasc.,
intestato all'iniziativa, può essere dettagliato in s.fascc.
Include anche il Servizio volontario civile
Procedure di riqualificazione
Mobilità interna
Trasferimenti definitivi
Nominativo
Altre forme di trasferimenti
Nominativo
La voce riguarda i trasferimenti definitivi all'interno
dell'Amministrazione. Il fascicolo può anche essere
intitolato al Nominativo/Ente
Nuova voce. Procedure a durata limitata al termine
della quale il dipendente torna alla struttura di
provenienza. Il fascicolo può anche essere intitolato al
Nominativo/Struttura
Mobilità tra Amministrazioni
Comandi presso l'Amministrazione
Nominativo
Comandi dall'Amministrazione
Nominativo
Collocamento fuori ruolo
Mobilità definitiva tra Amministrazioni
Nominativo
Nominativo
A discrezione dell'Amministrazione, questa voce e la
successiva possono essere riunite in un'unica voce
"Comandi"
Documentazione relativa alle assegnazioni temporanee
presso altre amministrazioni (art. 4, contratto collettivo
nazionale integrativo del comparto Ministeri del 16
febbraio 1999).
Trattamento giuridico ed
economico
48
I Livello
II Livello
III Livello
Inquadramento giuridico e trattamento
economico delle aree funzionali
Inquadramento giuridico e trattamento
economico dei dirigenti
Fascicolo
Nominativo
Forme atipiche di lavoro
Nominativo
Passaggio in diverso profilo professionale
Gestione del "Fascicolo personale"
Nominativo
Nominativo
Riammissione in servizio
Riassunzione in servizio
Trattenimento in servizio oltre il limite d'età
Trattamenti economici accessori
Nominativo
Nominativo
Nominativo
Oggetto/Anno
Nominativo
Attività di servizio
Comprende i contratti individuali, la presa di servizio,
le forme flessibili di lavoro (part-time, telelavoro)
Contiene la convocazione per la stipula del contratto, il
contratto, la documentazione relativa all'individuazione
degli obiettivi.
Rispetto alla versione precedente del piano di
classificazione la voce è stata spostata di livello (dal II
al III)
Collaborazioni a progetto e altre forme di lavoro a
tempo determinato
Passaggio orizzontale tra profili
Contiene esclusivamente richieste e invio di copie di
atti relativi al fasc. personale; richieste e invio di copie
di stato matricolare
Documentazione di carattere generale relativa a
progetti nazionali, progetti locali, buoni pasto, ecc.
Contiene documentazione relativa a tutte le attività
ordinarie di gestione delle risorse umane
Gestione presenze/assenze
Fascicolo generale
Adesione a scioperi, orario di lavoro, rilevazione
automatizzata presenze, comunicazioni di straordinari,
statistiche sul personale
Fascicoli nominativi I fascc. sono organizzati in s.fascc. predefiniti: istanze e
provvedimenti per malattie, visite fiscali, maternità,
congedi, permessi, aspettative, ecc.
49
I Livello
II Livello
III Livello
Interventi di assistenza e per il benessere dei
dipendenti
Fascicolo
Richieste di sussidi, borse di studio, attività di carattere
socio-ricreativo e sportivo, cure termali e altro.
N.B.: tra le voci di "Organizzazione" potrebbe
prevedersi una voce di titolario dedicata all'aspetto
organizzativo dei servizi assistenziali, ad uso di coloro
che gestiscono tali servizi: l’ipotesi non è stata
sviluppata in questa sede tenuto conto del diverso
grado di complessità delle pubbliche amministrazioni
Salute e idoneità al servizio
Infermità o lesioni dipendenti da causa di
servizio
Responsabilità del dipendente
Fascicolo generale
Fasc. articolato in s.fascc. per oggetto
Fascicoli nominativi Fasc. organizzato in s.fascc. predefiniti: idoneità al
servizio (incluse le visite collegiali), sorveglianza
sanitaria
Fascicoli nominativi Comprende anche l'equo indennizzo
Fascicoli nominativi Documentazione relativa a procedimenti disciplinari,
penali, di responsabilità civile, amministrativa, contabile
e dirigenziale; include anche la documentazione relativa
al patrocinio erariale e alla costituzione di parte civile
Incarichi interni ed esterni
Anagrafe delle prestazioni
Servizi accessori al personale
Cessazioni
Fascicolo generale
Fascicoli nominativi Incarichi per partecipazione a gruppi di lavoro esterni e
interni, congressi e seminari; autorizzazioni per attività
extra-istituzionali; missioni
Fascicolo annuale
Fascicoli nominativi Richieste di accreditamento stipendio, attestati di
servizio e di lodevole servizio, trasmissione istanze al
Fondo di previdenza, tessere di riconoscimento, ecc.
Procedure relative alle modalità di cessazione dal
servizio
Inabilità e inidoneità assoluta e permanente
Nominativo
Dimissioni
Nominativo
Risoluzione del rapporto di lavoro ai sensi della legge
335/1995
50
I Livello
II Livello
III Livello
Passaggio ad altra Amministrazione
Fascicolo
Nominativo
Collocamento a riposo
Nominativo
Si riferisce al collocamento a riposo per limiti di età,
per limiti massimi di servizio, e all'art. 2 c. 21 della legge
335/1995
Decesso
Nominativo
Trattamento di previdenza e
quiescenza
Dall'ottobre 2005 la funzione viene svolta dall'Ente di
previdenza specifico; le PPAA conservano scambi di
comunicazioni in merito
Documentazione relativa a riconoscimenti ai fini
pensionistici, trattamento provvisorio e definitivo di
pensione, pensioni di inabilità, pensioni capitalizzate
Documentazione relativa a riconoscimenti ai fini
previdenziali, liquidazione e riliquidazione indennità di
buonuscita
Per questa voce si propongono due possibilità: la prima
(Proposta A), per le strutture di dimensioni mediopiccole, la seconda (Proposta B) per strutture
complesse o con specifiche competenze sul
contenzioso
Costituzione posizione assicurativa e
indennità una tantum
Pensione
Buonuscita
Contenzioso del lavoro
Proposta A
Fascicolo generale /
fascicoli per materia
Fascicoli nominativi
Proposta B
Procedure obbligatorie di conciliazione
Contenzioso giurisdizionale al Giudice
Ordinario
51
I Livello
II Livello
III Livello
Contenzioso giurisdizionale al Giudice
Amministrativo
Contenzioso amministrativo
Fascicolo
Fascicoli nominativi Istanze di accesso alla documentazione, concorsi,
contenzioso del lavoro (voce residuale)
Fascicoli nominativi Ricorsi gerarchici, ricorsi straordinari al Capo dello
Stato, ecc.
Attività di segreteria del collegio arbitrale di
disciplina
Formazione e
aggiornamento del personale
La voce di classificazione riguardante la
documentazione relativa all'eventuale attività didattica
rivolta a soggetti esterni e costituente attività
istituzionale di un'AOO sarà individuata nel piano di
classificazione delle attività istituzionali
Programmazione e consuntivazione
dell'attività didattica
Organizzazione iniziative
Partecipazione iniziative esterne
Iniziativa
Iniziativa
Relazioni sindacali
Rappresentanze sindacali
Riconoscimenti rappresentanze sindacali,
comunicazioni varie alle organizzazioni sindacali, RSU
Contrattazione collettiva integrativa
Contrattazione collettiva integrativa
decentrata
Applicazione accordi
52

Rapporto del sottogruppo di lavoro “Classificazione e indicizzazione”

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