la digitalizzazione dei documenti cartacei

MC2 SERVIZI INFORMATICI S.r.l.
LA DIGITALIZZAZIONE
DEI DOCUMENTI CARTACEI
QUANTO COSTA....?

Quanto vi costano gli archivi?

Quanto tempo impiegate per ricercare documenti?

Quante volte vi capita di non trovare quello che cercate?

Quanto desiderate una soluzione che vi permetta di disporre sempre di
informazioni necessarie per svolgere le vostre attività, quali contratti,
preventivi, costi, fatture e DDT, corrispondenza, progetti e quant'altro?

Quanto costa stampare documenti che avete già sui vostri PC?

Quanto è importante accedere ai vostri dati e documenti anche fuori
dall'ufficio?
Dateci la vostra carta...
...e noi la trasformeremo in un documento digitale.
I COSTI DELLA CARTA...
I documenti ci servono per prendere decisioni, se
per avere a disposizione questi documenti
dobbiamo aspettare 5, 10 minuti oppure 1 ora, o
addirittura una giornata, la nostra decisione slitta
nel tempo con conseguenze sull'efficienza
dell’azienda, sui costi, sul profitto, sul servizio
e di riflesso sull'immagine aziendale.
Offerte, verbali, disegni, manuali, fatture, bolle, progetti, moduli in genere,
documenti manoscritti o dattiloscritti, di valore storico e non, diventano un
unico archivio elettronico.
Con il servizio di digitalizzazione trasformiamo il documento cartaceo in un file.
Il file
1.
2.
3.
4.
5.
creato può essere in ogni momento:
visualizzato,
stampato,
inviato per posta elettronica,
inviato per fax,
condiviso da più utenti della rete.
Avrete la disponibilità delle informazioni aziendali:
1) In tempo reale
2) In qualunque luogo vi troviate
3) In maniera condivisa
Con l'ovvio vantaggio di non dover fare copie o ricerche in archivi polverosi.
SCANSIONE ED ELABORAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Il servizio viene svolto in breve tempo dalla nostra società, attraverso la
propria organizzazione e con strumenti altamente professionali idonei a
garantire servizi di elevata qualità.
Fasi Operative:
• Analisi delle esigenze del cliente
•
Acquisizione/scansione del documento cartaceo in immagine in formato
elettronico presso la sede del cliente o presso i nostri laboratori
•
Archiviazione su supporti digitali (HD, CD, DVD) con indici per la ricerca e
la consultazione (fase di indicizzazione).
•
Digitazione manuale ed automatica delle informazioni necessarie per la
ricerca
•
Se necessario si utilizzano le più moderne tecnologie di riconoscimento
dei caratteri (OCR)
•
Installazione sul server del cliente degli archivi e del software di gestione
per la ricerca, consultazione e stampa dei documenti.
UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
Grazie al servizio di digitalizzazione e al nostro software, rintracciare un
documento diventa facile ed economico, basta digitare l'indice desiderato ed il
documento apparirà sul proprio schermo all'istante, senza doversi spostare
dalla propria postazione con risparmi di tempo e quindi riduzione di costi.
Vantaggi ottenibili:
•
Riorganizzazione degli archivi cartacei ed ottimizzazione degli spazi
all’interno degli uffici
•
Forte risparmio
informazioni
•
Ridotti tempi di reazione nei processi decisionali
•
Riduzione dei costi legati alla gestione documentale
•
Massima sicurezza e controllo nella gestione dei documenti
•
Salvaguardia del patrimonio informativo aziendale
•
Garanzia di salvaguardia dei dati
•
Miglior servizio verso i clienti e fornitori
di
tempo
per
il
personale
nella
ricerca
delle
FASI OPERATIVE DEL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE
Il servizio messo a punto dalla nostra azienda prevede le seguenti fasi
operative:
• ANALIZZARE LE ESIGENZE DEL CLIENTE
La migrazione di un archivio cartaceo su supporto informatico è una decisione
strategica per l'azienda. In fase di analisi e di definizione del progetto vengono
esaminati i documenti che per tipologia, frequenza di consultazione e formato
si prestano effettivamente, a fronte di concreti benefici, ad una gestione
informatica.
Viene stilato un piano di lavoro che sarà condiviso con il cliente al fine di
stabilire modalità operative, tempistiche, costi.
Viene inoltre stabilito il luogo più opportuno per svolgere l’attività in ragione
delle esigenze manifestate, può essere la sede del cliente oppure il nostro
centro servizi .
• OPERARE LA SCANSIONE DEI DOCUMENTI
La digitalizzazione di documenti è un processo che consente di trasferire su
supporto informatico tutto il materiale cartaceo che solitamente caratterizza
transizioni commerciali, rapporti con i clienti e molto altro ancora.
Il documento originale può essere storico, pregresso e corrente, di qualunque
formato e su qualunque supporto.
Le attività riguardano:
 Ritiro della documentazione presso il cliente con controllo e
catalogazione del materiale ritirato
 Preparazione dei documenti alla scansione con rimozione dei punti
metallici, raddrizzamento pagine capovolte o piegate, ecc.
 Scansione dei documenti cartacei per mezzo di scanner
professionali.
 Riconsegna dei documenti al cliente con scatole catalogate ed
etichettate.
• OPERARE LA FASE DI INDICIZZAZIONE DEI DOCUMENTI
Il documento cartaceo acquisito viene codificato o indicizzato tramite chiavi di
ricerca definite con l'utente.
I dati vengono di norma imputati manualmente partendo dall’immagine
digitalizzata.
Alla registrazione dati tradizionale MC2 aggiunge il data entry elettronico o da
immagine, applicabile in maniera ottimale per quel genere di documenti che
presentino campi rilevabili con tecnologie di lettura ottica OCR (Optical Characters Recognition).
• FORNIRE I DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE
Terminata la fase di scansione, i dati e le immagini vengono forniti su supporto
informatico (CD, DVD) dotati di software di gestione.
Le immagini o i documenti di testo forniti possono essere in ogni momento
visualizzati, stampati, inviati per posta elettronica o per fax all’interno
dell’azienda o condivisi da più utenti della rete.
Il software fornito sarà installato sul server del cliente oppure su singole
postazioni.
LA NOSTRA AZIENDA È AL VOSTRO SERVIZIO ANCHE PER:

Progettare e realizzare procedure informatiche mirate a specifiche
necessità aziendali;

Fornitura e assistenza Hardware – Software;

Progettazione e installazione di reti Wi-Fi;

Tracciabilità dei documenti attraverso tag RFID o Codici a Barre (Barcode);

Fornitura di Hardware e software per la lettura e la scrittura dei barcode;

Fornitura di Hardware e software per la lettura e la scrittura di tag RFID;
Contatti
Telefono
+39 041 5841383
Fax
+39 041 5849244
Mail
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Amministrazione
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Supporto tecnico
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