Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività

 Regole di comportamento
per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria.
Aprile 2009
INDICE
Premessa
1.
2.
3.
4.
5.
Oggetto dell’attività
Il modello di business
L’operatività
Il rapporto con la rete
Il rapporto della rete con la clientela
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 Premessa.
Aventia Società Finanziaria è consapevole dei rischi derivanti dalla rete distributiva
esterna, che richiedono di rispondere in solido dei danni cagionati dai collaboratori.
La consapevolezza dei rischi derivanti dalla rete distributiva basata su collaboratori
esterni, ha guidato sin dall’inizio le scelte organizzative della Società ed indirizza
quotidianamente la selezione dei nostri addetti, la loro gestione e tutte le nostre
politiche di sviluppo e controllo delle attività commerciali.
In estrema sintesi, tutti gli operatori interni ed esterni della Società sono
responsabilizzati al rapporto con gli utenti ed alla massima attenzione alle esigenze
dei clienti.
Le attività commerciali, in particolare, devono sempre attenersi nei rapporti con la
clientela alle previsioni normative in materia di:.
1. rispetto delle norme in materia di trasparenza delle condizioni contrattuali;
2. collaborazione nell’implementazione e nella verifica del corretto adempimento degli
obblighi di trasparenza e di identificazione, registrazione e segnalazione previsti
dalla normativa antiriciclaggio;
3. rispetto della normativa sulla tutela dei dati personali.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 1. Oggetto dell’attività.
Aventia Società Finanziaria ha per oggetto esclusivo lo svolgimento nei confronti del
pubblico delle attività finanziarie indicate nell’art. 106 comma 1 del D.Lgs 1 settembre
1993 n. 385 e specificate nel Decreto del Ministero del Tesoro del 6 luglio 1994. Tra
le attività citate la Società è attiva nella concessione di finanziamenti sotto qualsiasi
forma, restando rigorosamente esclusa l’attività di rilascio di garanzie; alla data
attuale, inoltre, non svolge attività di intermediazione in cambi né prestazione di
servizi di pagamento.
L’attività di collocamento viene svolta da Aventia come mandataria di altre Società
Finanziarie e Banche; in detto ambito, sotto l’aspetto commerciale, l’attività è
impostata su due diverse aree di attività:
-
la consulenza ai privati per finanziamenti nella forma del mutuo, del prestito
personale, della cessione del quinto dello stipendio o della pensione;
-
la consulenza alle imprese per finanziamenti nella forma del leasing, del factoring, del
mutuo ipotecario e chirografario.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 2. Il modello di business.
L’operatività degli agenti e dei mediatori è strutturata sulla base di un modello di
business che vede il Consulente a contatto con il Cliente, sia per conoscenza diretta
che per eventuale presentazione di un terzo soggetto, che può essere individuato, a
puro titolo di esempio, nell’agenzia immobiliare per i mutui casa, nel commercialista o
nel cantiere nautico per i leasing strumentali, in un promotore finanziario o in un
notaio per i leasing immobiliari.
L’attività degli agenti ed i mediatori, all’interno di questo modello, viene strutturata,
supportata e monitorata dalla nostra Società con:
-
costante aggiornamento delle convenzioni con le Società prodotto;
-
formazione in aula e materiale di formazione a distanza;
-
preventivatori via web ed assistenza telefonica per l’analisi della fattibilità delle
operazioni;
-
modulistica aggiornata disponibile nell’area riservata del sito internet della Società,
per ogni prodotto proposto;
-
sistemi di caricamento on-line delle pratiche di mutuo, di cessione del quinto e di
prestito personale;
-
supporto del back-office e dei credit manager.
La consulenza viene effettuata sia in sede che fuori sede e al momento non è
prevista offerta a distanza, né tramite call-center né a mezzo del sito internet della
Società.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 3. L’operatività.
L’attività degli agenti e dei mediatori è supportata dal back-office interno della nostra
Società, che prevede almeno un referente a supporto della rete dei Collaboratori per
ogni prodotto offerto (mutuo, cessioni, prestiti e leasing).
I referenti di prodotto si occupano di:
a)
supportare la rete per l’impostazione dei preventivi e per il download dal sito
della modulistica da far firmare al Cliente;
b)
ricevere la modulistica firmata dal Cliente e dal Consulente esterno e
controllare la completezza e la correttezza della stessa, con particolare riguardo
all’informativa precontrattuale (trasparenza e fogli informativi), al riconoscimento
dell’identità e della firma del cliente (antiriciclaggio), alla normativa sulla privacy;
c)
verificare la fattibilità della pratica con il proprio credit manager; per le
operazioni più complesse, al credit manager è demandata anche una valutazione
della soluzione proposta dal Consulente in termini di adeguatezza alle necessità
manifestate del cliente;
d)
contattare il Consulente esterno per comunicare l’esito delle verifiche e delle
valutazioni effettuate dal credit manager, in modo da poterle poi riportare al cliente;
e)
richiedere eventuali integrazioni della modulistica ai Collaboratori;
f)
caricare la pratica nel terminale della Società prodotto e verificare la
congruità delle condizioni economiche ai fini della normativa antiusura;
g)
per le Società mandanti che non prevedono il caricamento da parte nostra,
inviare fisicamente la pratica completa al back-office della Società prodotto per il
caricamento;
h)
seguire, insieme al credit manager,
finanziamento fino all’avvenuta erogazione;
l’andamento
della
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 pratica
di
i)
fornire i dati delle pratiche andate a buon fine al responsabile della tenuta del
registro antiriciclaggio per il relativo aggiornamento.
Per quanto concerne gli obblighi di trasparenza, pubblicità e informazione
precontrattuale i mediatori creditizi ed gli agenti in attività finanziaria che
collaborano con Aventia devono:
-
negli annunci pubblicitari, dichiarare il tasso di interesse e il TAEG comprensivo
degli oneri di mediazione, laddove inclusi nella base di calcolo;
-
per l’offerta in sede, esporre nei locali aperti al pubblico l’avviso sulle principali
norme di trasparenza e i fogli informativi, datati ed aggiornati (copia dei vecchi
avvisi viene conservata);
-
per l’offerta fuori sede, consegnare ai clienti gli avvisi contenenti le principali norme
di trasparenza ed i fogli informativi relativi alle specifiche operazioni.
Aventia non permette al momento ai propri agenti e mediatori di redigere una propria
versione dell’avviso o del foglio informativo, fornendo agli stessi copia conforme a
quella ricevuta dalle banche e dalle società finanziarie proprie mandanti.
Copia degli avvisi e dei fogli informativi è disponibile sul portale web della Società.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 4. Il rapporto con la rete
Gli agenti ed i mediatori che entrano in contatto con Aventia vengono sottoposti
inizialmente ad almeno due colloqui conoscitivi, uno mirato a valutare le potenzialità
personali e l’altro teso ad individuare le competenze tecniche e professionali.
I Consulenti che passano positivamente entrambi i colloqui vengono poi invitati ad un
terzo colloquio nel quale si condivide la nostra job offer (inquadramento, obiettivi,
condizioni economiche).
Qualora decisi a procedere con la firma del contratto di collaborazione o con il
mandato di agenzia, i Consulenti producono copia dell’attestazione di iscrizione
all’albo dei mediatori creditizi o all’elenco degli agenti in attività finanziaria, numero di
iscrizione ISVAP o, se mancante, copia del bollettino di versamento per l’iscrizione
nella sezione E, documenti di identità e codice fiscale, certificato generale del
Casellario giudiziario e dei Carichi pendenti.
Alla firma del contratto al personale della Società e ai collaboratori esterni è fornito un
“Codice Deontologico Aventia”, contenente le linee di condotta richieste ai
collaboratori dalla Società. Copia del codice deontologico è disponibile sul sito
www.aventia.it
Ai collaboratori che entrano a far parte della nostra rete esterna viene generata una
e-mail aziendale [email protected] ed una user id e password per l’accesso
all’area riservata del sito:
- l’indirizzo e-mail aziendale è più efficiente in termini di sicurezza informatica poiché il
mail server è di proprietà della stessa Aventia e permette di inviare comunicazioni a
tutta le rete con semplicità o di comunicare direttamente con il singolo consulente,
al quale è garantito anche l’accesso ad una propria webmail Aventia;
- l’accesso all’area riservata del sito per scaricare la modulistica garantisce che le
stampe degli avvisi, dei fogli informativi, dei contratti e dei documenti di sintesi fatte
firmare ai clienti siano sempre le ultime versioni aggiornate.
Le persone abilitate, sia formalmente che sostanzialmente, ad operare per Aventia
vengono sottoposte inizialmente a sedute di formazione in aula, tenute dai referenti di
prodotto del back-office e dai credit manager della Società, mirate a fornire
competenze teoriche e tecniche di base sull’insieme dei prodotti offerti da Aventia e
sui mandati in essere.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 Gli incontri di formazione si susseguono anche successivamente, per aggiornare i
Consulenti esterni sulle novità in termini di offerta di prodotti o su singoli temi di
interesse; la formazione continua è curata sia dal personale della stessa nostra
Società che da personale delle Banche o delle Società Finanziarie nostre mandanti.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 5. Il rapporto della rete con la clientela.
L’attività nei confronti del pubblico della Aventia Società Finanziaria viene effettuata
esclusivamente attraverso mediatori creditizi o agenti in attività finanziaria iscritti
presso i relativi albi obbligatori istituiti presso la Banca d’Italia. Mediatori ed agenti per
poter proporre prodotti che abbiano anche un contenuto assicurativo devono anche
essere iscritti nella sezione E del RUI tenuto dall’ ISVAP.
Tra i finanziamenti con contenuto assicurativo, a puro titolo di esempio, rientrano le
cessioni del quinto dello stipendio, i prestiti personali con polizza, i mutui casa con
CPI.
Al fine di limitare i rischi derivanti dall’utilizzo di Consulenti esterni, con ogni agente o
mediatore la nostra Società stipula un contratto nel quale, tra i vari aspetti, si fa
specifica menzione di quanto segue:
o Il Consulente potrà avvalersi anche di collaboratori esterni a condizione che gli stessi
siano altrettanto qualificati e regolarmente iscritti nell’Elenco degli agenti in Attività
Finanziaria, ovvero nell’Albo dei mediatori creditizi;
o Il Consulente dovrà porre a disposizione della Clientela tutta la documentazione
concernente la propria posizione di Mediatore o Agente della Società;
o Il Consulente dovrà attenersi nella gestione dei rapporti con la clientela al Codice
Etico Aventia;
o Laddove il Consulente, per casi particolari (ad esempio per il credito agrario)
provveda a far sottoscrivere al cliente uno specifico contratto di mediazione, lo
stesso consulente è tenuto a:
ƒ
consegnare al cliente un relativo documento di sintesi che fornisca
evidenza delle condizioni generali del contratto di mediazione e delle più
significative condizioni contrattuali ed economiche;
ƒ
trattenere una copia del documento di sintesi controfirmata dal cliente
per ricevuta;
ƒ
comunicare alla Società il costo complessivo dell’attività di
mediazione, comprensivo sia del compenso di mediazione che di ogni altro
onere gravante sul cliente, in modo da consentire di procedere ad una
corretta imputazione nella base di calcolo dell’I.S.C.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 o Il Consulente dovrà inoltrare alla Aventia, unitamente alle proposte firmate dalla
clientela, tutta la documentazione e la modulistica prevista per i finanziamenti, inclusa
attestazione dell’avvenuta consegna al cliente dell’avviso contenente le principali
norme di trasparenza e del foglio informativo relativo alla specifica operazione
proposta;
o Il Consulente risponderà dell’autenticità dei documenti inviati a corredo di ogni
proposta;
o Il Consulente non ha la rappresentanza della Aventia, né alcuna facoltà di impegnare
la società nei confronti di terzi, né autonomia nel negoziare i singoli contratti;
o Soltanto dopo aver avuto l’autorizzazione della Aventia il Consulente potrà procedere
al perfezionamento dei contratti.
o Per effetto di quanto pattuito il Consulente dovrà astenersi da qualsiasi
comportamento che possa far presumere ai terzi una capacità di rappresentanza
della Aventia.
o Le violazioni dei limiti indicati comporteranno la risoluzione del contratto per giusta
causa.
o Il contratto si risolverà di diritto nell’ipotesi in cui il Consulente dovesse cessare di
essere iscritto presso il registro di competenza istituito presso la Banca d’Italia.
o Il consulente è responsabile di tutti gli adempimenti, anche differiti o periodici, cui è
tenuto per il mantenimento della propria iscrizione nell’Elenco degli Agenti in Attività
Finanziaria o dell’Albo dei Mediatori creditizi.
o Il Consulente dovrà eseguire l’identificazione e registrazione della Clientela nei modi
prescritti dalla Legge e trasferire i dati raccolti presso la Aventia, unitamente alla
documentazione cartacea necessaria per adempiere alle relative incombenze, ai fini
della archiviazione degli stessi.
o Il Consulente dovrà provvedere agli adempimenti in materia di antiriciclaggio secondo
quanto disposto dal Decreto Ministeriale di cui all’articolo 4 comma 8 del D. Lgs.
374/99.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 o Aventia avrà la facoltà di compiere attività ispettiva, anche a campione, presso le
strutture del Consulente. Gli ispettori dovranno essere messi nelle condizioni di
operare qualsiasi controllo di documentazione relativa alle pratiche in possesso del
Consulente. L’impedimento al controllo registrato dagli ispettori costituirà giusta
causa di risoluzione del presente contratto, rimanendo salvo il diritto al risarcimento
del danno.
o Al fine di migliorare l’attività propositiva dei prodotti, la Aventia potrà dare corso a
sessioni di formazione o aggiornamento. Il Consulente ed i suoi collaboratori diretti
ed indiretti saranno tenuti a partecipare ai corsi ed alle riunioni convocate per gli
indicati scopi.
o Il Consulente è tenuto ad osservare le norme di cui al D. Lgs 196/2003 e di ogni
norma e regolamento che in futuro sarà emanata in materia dalle Autorità
competenti.
o Il Consulente si impegna, inoltre, a non comunicare a terzi, non divulgare e
comunque non utilizzare, né direttamente né indirettamente, per finalità diverse ed
ulteriori da quelle connesse al miglior espletamento dell’attività convenzionata,
qualunque notizia o informazione comunque appresa nello svolgimento della
medesima attività ed a fare in modo che gli stessi obblighi di riservatezza vengano
correttamente adempiuti ed osservati anche dai propri dipendenti e collaboratori
interni od esterni.
o Il Consulente si impegna ad osservare tutte le disposizioni contenute nelle seguenti
istruzioni e negli artt. 31, 33, 34, 35 del D.Lgs 196/03, ed in particolare:
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ƒ
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Rispettare le istruzioni impartite e le procedure adottate in azienda;
Evitare di comunicare o diffondere i dati di cui si viene a conoscenza durante l’attività
lavorativa;
Accertarsi che all’interessato venga rilasciata l’informativa nelle fasi previste dalle
procedure;
Verificare la correttezza dei dati prima della loro registrazione negli archivi aziendali
di propria competenza;
Controllare che agli archivi o alle banche dati non accedano terzi non autorizzati e
riportare a chi di competenza qualsiasi evento nocivo alla sicurezza, proteggendo i
dati rispetto a trattamenti illeciti od accessi non consentiti;
Inibire la creazione di nuovi archivi o banche dati senza la preventiva autorizzazione
del responsabile del trattamento competente per settore ed adottare procedure per la
custodia delle copie di sicurezza;
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 ƒ
ƒ
ƒ
A fine orario di lavoro accertarsi che tutti gli archivi cartacei siano chiusi a chiave e
accertarsi che i documenti che vengono gettati nel cestino siano stati
preventivamente stracciati;
Assicurarsi che la documentazione da archiviare non sosti in luoghi non protetti e
accessibili a terzi;
Verificare costantemente l’ambito del trattamento consentito e l’applicazione delle
relative procedure.
In conclusione, la Società investe quotidianamente risorse mirate alla selezione di
addetti qualificati, alla loro gestione al loro sviluppo professionale ed al controllo
delle attività commerciali da essi sviluppate.
Tutti gli operatori interni ed esterni della Società sono responsabilizzati al rapporto
con gli utenti ed alla massima attenzione alle esigenze dei clienti, anche tramite
specifici obblighi contrattuali di agenzia o mediazione con i nostri collaboratori, che
mirano a ridurre eventuale conflittualità nonché ad assicurare:
-
rispetto delle norme in materia di trasparenza delle condizioni contrattuali;
-
collaborazione nell’implementazione e nella verifica del corretto adempimento degli
obblighi di trasparenza e di identificazione, registrazione e segnalazione previsti dalla
normativa antiriciclaggio;
-
al rispetto della normativa sulla tutela dei dati personali.
Per ogni richiesta di finanziamento presentata alla Società, agli agenti è richiesto di
dichiarare, sotto la propria responsabilità, di aver adempiuto agli obblighi di
comportamento nei confronti della clientela, attraverso la compilazione e la firma del
modulo di “attestazione relativa agli adempimenti obbligatori con la clientela”.
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 APPROVAZIONE FINALE (per agenti in attività finanziaria) Io Sottoscritto ________________________________________________________ Titolare dell’agenzia __________________________________________________ Dichiaro di avere ricevuto dalla Aventia Società Finanziaria le Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria e di averlo letto e compreso; ho provveduto inoltre a consegnarne copia ai miei collaboratori. Nome, cognome e firma del dipendente\collaboratore
Data
Nome, cognome e firma del mediatore
Data
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009 APPROVAZIONE FINALE (per mediatori creditizi) Io Sottoscritto ________________________________________________________ Legale rappresentante__________________________________________________ Dichiaro di avere ricevuto dalla Aventia Società Finanziaria le Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria e di averlo letto e compreso; ho provveduto inoltre a consegnarne copia ai miei collaboratori. Nome, cognome e firma del dipendente\collaboratore
Data
Nome, cognome e firma del responsabile dell'agenzia
Data
Regole di comportamento per mediatori creditizi ed agenti in attività finanziaria Aprile 2009