procedure pasiena - Pubblica Assistenza Siena

Testo compendiato delle procedure di lavoro
della
Associazione di Pubblica Assistenza di Siena
bozza Cons Dir 08-05-14
Norme per la formazione dei gruppi di lavoro ed il loro funzionamento
La volontà del Consiglio Direttivo di operare basando la propria attività sulla inclusione di tutti i
Soci e i Volontari disponibili ad impegnarsi nelle attività si è concretizzata nella scelta del lavoro di
gruppi operativi costituiti attorno a tematiche e problemi di natura continuativa e/o temporanea.
Questa modalità trova fondamento nello spirito e nella lettera dello Statuto, del Regolamento
Generale e nel Regolamento Volontari oltre che nella prassi che ha caratterizzato la vita della
Pubblica Assistenza.
Le attività in gruppo hanno inoltre lo scopo di allargare la platea delle persone interessate alla
soluzione dei problemi promuovendo così la crescita della responsabiltà e delle conoscenze, basi
fondamentali per lo sviluppo di nuove competenze utili al futuro della Associazione.
Come per tutte le modalità, anche quelle più giuste, opportune e appropriate, c'è bisogno di
tracciarne i confini e indicarne i presupposti organizzativi al fine di evitare fenomeni di esclusione
e/o invasione di ambiti non propri.
Da queste considerazioni preliminari si prende spunto per sottolineare che i gruppi di lavoro:
 si formano su materie di cui siano chiare ed enunciate le finalità e gli obbiettivi ravvicinati e
sono aperti alla partecipazione di tutti gli interessati;
 sono organizzati e coordinati da uno o più Consiglieri;
 periodicamente sono oggetto di verifica da parte del Consiglio;
 in fase di avvio e/o costituzione i Consiglieri incaricati convocano la riunione costitutiva
con avviso interno pubblicato nei media associativi con sufficiente anticipo;
 periodicamente verificano la propria attività e composizione;
 agiscono operativamente in autonomia nell'ambito delle competenze loro assegnate e nel
rispetto dei regolamenti interni e contribuiscono alla crescita delle Associazione e alle
competenze del Consiglio che sarà informato dai Consiglieri, anche per le rilevanze esterne
che potrebbero coinvolgre al responsabilità della Associazione.
Procedure attività uffici
Finalità generali
Il personale dipendente rappresenta la base organizzativa e la continuità operativa delle attività e
servizi dell’Associazione. Opera, quindi, per consentire il massimo sviluppo delle medesime attività
e servizi attraverso una efficiente ed efficace azione organizzativa e una promozione del
coinvolgimento e della crescita, quantitativa e qualitativa dell’apporto del volontariato. In casi di
necessità, in presenza di disponibilità e competenze, possono essere gestite delle attività
prescindendo dalla presenza dei dipendenti.
L’orario di lavoro del personale dipendente è quello concordato con le OOSS.
Coordinatore unità operativa Direzione e Amministrazione
Attività principali e prioritarie:
 Attua le decisioni del Consiglio e conseguentemente impartisce disposizioni agli altri
operatori dipendenti e professionali nell’ambito delle loro rispettive competenze
 Predispone i materiali necessari alla attività del consiglio
 Raccoglie i dati delle presenze e delle ferie controllandone la compatibilità con le esigenze
generali dell’Associazione
 Riceve le comunicazioni delle assenze non programmate informandone, se necessario, il
Coordinatore e i Capoturno
 Gestisce le partite del bilancio e tiene i rapporti per le attività ambulatoriali, fisioterapiche e
ginniche
 Gestisce i rapporti con i consulenti esterni e fornisce i materiali al Collegio dei Sindaci
 Collabora con la Presidenza e con i delegati del Consiglio per le questioni afferenti alla
gestione economica e finanziaria
 In caso di comando da Parte del Consiglio, può svolgere compiti direzionali e amministrativi
in aziende partecipate
 Di concerto con i consiglieri responsabili, tiene i contati con i fornitori
Attività accessorie:
 In assenza del Coordinatore della centrale operativa e/o dell’autista incaricato delle funzioni
vicarie assegna all’autista i servizi da svolgere
 In assenza del responsabile svolge le funzioni di cassa e di tenuta del registro dei servizi
ambulatoriali
Addetto cassa e fatturazione servizi
Attività principali e prioritarie:
 provvede alla fatturazione e alla riscossione di quote e servizi
 apre e chiude quotidianamente la cassa della associazione
 controlla e riordina i servizi in convenzione per le richieste di rimborso alla USL
 controlla la corrispondenza fra rimborsi richiesti e riscossi
 tiene il registro delle prenotazioni dei servizi ambulatoriali e controlla la corrispondenza fra
prestazioni e fatturazione
 aggiorna il registro e banca dati dei soci
 Attività accessorie
 in caso di esigenze straordinarie si mette a disposizione della centrale operativa
Addetto alla segreteria
Attività principali e prioritarie:
 collabora con il Coordinatore della Unità Operativa nella gestione delle attività degli uffici
amministrativi e nella esecuzione delle decisioni del Consiglio Direttivo;
 aggiorna il registro e banca dati dei Soci

Attività accessorie
 in caso di esigenze straordinarie si mette a disposizione della Centrale Operativa
Orario degli Uffici
..............................
Procedure attività della Centrale Operativa e dei Servizi
Finalità generali
Il personale dipendente rappresenta la base organizzativa e la continuità operativa delle attività e
servizi dell’Associazione. Opera, quindi, per consentire il massimo sviluppo delle medesime attività
e servizi attraverso una efficiente ed efficace azione organizzativa e una promozione del
coinvolgimento e della crescita, quantitativa e qualitativa dell’apporto del volontariato. In casi di
necessità, in presenza di disponibilità e competenze, possono essere organizzati turni di lavoro che
prescindano dalla presenza dei dipendenti.
L’orario di lavoro del personale dipendente autista è quello comunicato alle OOSS in data 1
maggio 2009
Coordinatore
Attività principali e prioritarie:
 acquisisce le richieste di servizio provenienti dal 118 o da privati
 programma e organizza la gestione delle attività della Centrale Operativa e ne è responsabile
 dà indicazioni di lavoro agli operatori di tutti i servizi dipendenti dalla Centrale operativa
erogati dalla Associazione
 modifica la turnazione mensile standard dei dipendenti entro il 26 di ogni mese per il mese
successivo
 controlla e sollecita, in prima persona e avvalendosi anche dell’opera del capoturno, la
presenza dei volontari nella programmazione settimanale dei servizi
 distribuisce le presenze all’interno dei servizi dipendenti dalla Centrale Operativa
 in mancanza di coperture programmate predispone ed attiva, anche in prima persona, il
lavoro di ricerca telefonica, anche quando le carenze di organico dipendano dalle assenze
programmate e non programmate del COFPAS
 a fronte di turni scoperti richiama per tempo i dipendenti o il servizio civile
 dispone per il controllo dello stato dei mezzi e per i necessari adeguamenti e ne è
responsabile
Attività accessorie:


in assenza del capoturno assegna all’autista il mezzo di trasporto
in caso di assoluta e straordinaria necessità svolge direttamente servizi esterni e comunica la
propria assenza al responsabile della Unità Operativa
Capoturno vicecoordinatore
Attività principali e prioritarie:
 acquisisce le richieste di servizio provenienti dal 118 o da privati
 collabora con il coordinatore nella gestione dei servizi e delle attività, e nella
programmazione settimanale della presenza dei volontari
 provvede direttamente al controllo dello stato dei mezzi di trasporto e ne è responsabile, ne
adegua le dotazioni, esegue piccole manutenzioni, comunica al coordinatore e al
responsabile nominato dal Consiglio Direttivo la necessità di interventi straordinari
 assegna all’autista incaricato del servizio o del viaggio il mezzo di trasporto
 riceve o dà le consegne al cambio del turno
 in caso di mancanza di volontari o autisti svolge servizi esterni (soccorso emergenza,
ordinari, accompagnamenti dialisi, terapie, disabili fisici e psichici, trasporti sociali e di
natura istituzionale)
 in caso di assenza prolungata per servizi esterni lascia consegne scritte al centralinista e
contatta, se necessario telefonicamente, il coordinatore o il capoturno successivo
 in assenza del coordinatore, o su sua richiesta, ne svolge tutti i compiti e assume la
responsabilità della Centrale Operativa avvalendosi della collaborazione del responsabile
della Unità Operativa cui comunica le assenze per servizio esterno
▪
Attività accessorie
 in caso di assenza del Coordinatore provvede alla attività commerciale relativa alle
Onoranze Funebri e avveret gli operatori preposti al servizio in reperibilità
Autista soccorritore addetto alla centrale operativa (dipendente)
Attività principali e prioritarie:
 su indicazione del coordinamento di centrale opera nella gestione dei servizi e della attività,
e nella programmazione settimanale della presenza dei volontari
 provvede direttamente al controllo dello stato dei mezzi di trasporto e ne è responsabile, ne
adegua le dotazioni, esegue piccole manutenzioni, comunica al coordinatore la necessità di
interventi straordinari
 assegna all’autista incaricato del servizio o del viaggio il mezzo di trasporto
 riceve o dà le consegne al cambio del turno
 in caso di mancanza di volontari o autisti svolge servizi esterni (soccorso emergenza,
ordinari, accompagnamenti dialisi, terapie, disabili fisici e psichici, trasporti sociali e di
natura istituzionale)
 in caso di assenza prolungata per servizi esterni, oltre l’orario previsto, lascia consegne
scritte al centralinista e contatta, se necessario telefonicamente, il coordinatore o il
capoturno successivo
 Registra manualmente i servizi programmati e non, se necessario
 Aggiorna lo schedario computerizzato di tutti i servizi effettuati
 Completa il carico dei TS1, inclusi equipaggi
Attività accessorie
 in assenza del coordinatore e dei capoturno, o su loro richiesta, ne svolge tutti i compiti, con
l’eccezione della turnazione mensile e degli orari del servizio civile, e assume la
responsabilità della Centrale Operativa avvalendosi della collaborazione del responsabile
della Unità Operativa cui comunica le assenze per servizio esterno
 in caso di assenza del coordinatore o dei capoturno provvede alla attività commerciale
relativa alle Onoranze Funebri e avverte gli operatori preposti al servizio in reperibilità
Responsabilità funzionali
Coordinatore Unità Operativa
Cassa e Servizi Trasporto sanitario
Segreteria
Coordinatore centrale operativa
Capoturno, vice coordinatore, autista
soccorritore
Autista soccorritore
Fei Elisa
Pizzichi Gianluca
Monica, Antonella, Giusi
Fineschi Massimo
Conficconi Alessandro, Barlucchi Simone
Di Bella Carlo, Grandi Gabriele, Romi Andrea,
Meniconi Alesio, Danesi Francesco
Norma di accesso alla qualifica di Capoturno
L’individuazione delle persone incaricate della funzione di capoturno della centrale operativa sarà
definitiva dopo un periodo di prova di 3 (tre) mesi; durante la prova i lavoratori interessati avranno
riconosciuta una indennità di funzione pari alla differenza salariale fra la cat. C5 e la cat. D3 . Alla
fine del periodo di prova, ai dipendenti cui sarà assegnato definitivamente l’incarico, sarà
riconosciuta la posizione contrattuale cat. D3 .
Allegato 1: orario dal 1 maggio 2009






5 autisti soccorritori addetti alla centrale operativa a turni di sei ore 18-24, 12-18, 06-12, 0006, riposo scorrente su 5 giorni uscente notte;
due capoturno vicecoordinatori giornalieri 07-13 per 6 giorni, 13-19 per 6 giorni in
alternanza;
coordinatore di centrale settimane alterne (08-14, 08-12/15-19, 08-12/15-19, 08-12/15-19,
08-14, ovvero 08-14, 09-12/15-19, 08-14, 09-12/15-19, 08-14, 08-12)
a fronte di 1608 ore lavorative effettive contrattualmente dovute, pur incorporando festività
ed una parte di ferie, l’orario in turno lascia in debito il dipendente per 30 ore annuali che
saranno recuperate per la copertura di esigenze di servizio di volta in volta comunicate con il
massimo anticipo possibile e preferibilmente concordate con i responsabili del servizio;
si intendono turni sensibili ad eventuali spostamenti quelli nell’arco orario dalle 06 alle 18;
per i turnisti i giorni di ferie risultano 24.
Allegato 2: ferie

ordinariamente le ferie devono essere richieste entro il 25 di ogni mese per periodi di
godimento nel mese successivo;




disponibilità aziendale ad esaminare richieste con anticipo inferiore per particolari esigenze;
organizzazione del piano ferie entro il 28 febbraio per il 50% delle ferie;
di norma le ferie devono essere esaurite entro il 31 marzo dell’anno successivo;
non sono concesse ferie nei periodi di Natale, Capodanno e Pasqua e, solo in presenza di
certezze nella organizzazione e funzionamento dei servizi e, previa turnazione del personale,
potranno essere previste deroghe.
Allegato 3: indicazioni organizzative generali del lavoro
sistemazione dei mezzi (turni 18-24 e 00-06)
parcheggio a pettine nel piazzale anteriore dei mezzi impegnati nel mattino successivo;
parcheggio in garage degli altri mezzi (in mancaza di spazio nel piazzale posteriore);
pulizia e lavaggio dei mezzi funebri e per i trasporti sanitari e sociali;
sistemazione barelle;
ripristino scorte e rifornimento dei mezzi.
attività del mattino (turni 06-12 e 07-13)
attivare i servizi prima possibile;
ripristinare scorte sui mezzi di emergenza usati nella notte.
attività giornaliere (08-18)
svolgimento servizi;
acquisizione servizi 118 e privati;
organizzazione squadre per giorno successivo;
ricerca volontari.
Le attività ripetitive girano su tutti i dipendenti e saranno coordinate dai responsabili della centrale
operativa; in alcuni casi si potranno individuare incarichi stabili.
Le attività di pulizia generali (esempio piazzali e garage) saranno concentrate nelle domeniche e
nelle altre festività.
Centralinista
Attività principali e prioritari:
 registra manualmente i servizi programmati e non, se necessario;
 aggiorna lo schedario computerizzato di tutti i servizi effettuati;
 completa il carico dei TS1, inclusi equipaggi e rifornimenti carburanti;
 alla chiamata diretta del 118 , in mancanza del coordinatore, allerta il capoturno e/o la
squadra di emergenza;
 in caso di non reperibilità dei sopradetti non assume impegni per l’Associazione;
 passa le chiamate dei servizi ordinari al coordinatore o al capoturno; in loro assenza,
richiede al chiamante il tempo necessario per dare risposta; si accerta in seguito che detta
risposta sia stata effettivamente data nei tempi stabiliti e segnala il mancato adempimento al
Responsabile dell’Unità Operativa;
 a fronte di richieste di servizi ordinari da privati che mostrano certificati autorizzati dalla
USL 7 avverte il chiamante o il cliente che la richiesta del servizio dovrà pervenire tramite il
118 al quale può essere richiesta l’opzione della Pubblica Assistenza;
 in caso di trasporti sanitari a pagamento dei costi vivi passa sempre la richiesta direttamente
al coordinatore o al capoturno che dovranno provvedere anche a stabilire la quota di






rimborso spese;
in caso di chiamata del telesoccorso, se sono assenti il coordinatore e il capoturno, stabilisce
il collegamento come da istruzioni sul monitor e/o sulla scheda dettagliata e colloquia, se
possibile, con l’utente, e si accerta del suo stato di salute; se non è possibile colloquiare
contatta il 118 e predispone per l’uso del mezzo di soccorso e consegna all’autista le chiavi
dell’utente e la scheda informativa del paziente;
la eventuale consegna dei presidi sanitari potrà essere effettuata solo dopo che è stato
rilasciato dalla segreteria apposito documento sul deposito cauzionale; in caso di chiusura
della segreteria informa il richiedente che dovrà fare il deposito cauzionale il giorno
successivo e comunque effettua la consegna dopo aver acquisito gli estremi o la copia di un
documento di identità;
non fornisce informazioni rispetto a ricette o libretti sanitari visto che non rientrano fra i
compiti dell’Associazione;
avendo presente che l’orario di apertura delle onoranze funebri è quello effettuato dagli
impiegati delle Onoranze Funebri, dal Coordinatore dal Capoturno, in genere dalle ore 8 alle
12 e dalle 15 alle 19, in loro assenza, a fronte di richieste, avvisa il/la responsabile reperibile
di turno; ogni azione dovrà tenere conto che tutti i trasporti, con o senza salma, dovranno
essere autorizzati dal Coordinatore o, in sua assenza, dal Capoturno;
trasferisce la chiamata del 118 per il recupero salma al Coordinatore o al Capoturno che
deve autorizzare il servizio;
in caso di allertamento telefonico o fax da parte della Centrale Operativa di Protezione
Civile, trasmette la suddetta comunicazione al responsabile di settore dell’Associazione ai
recapiti preventivamente individuati.
Autista responsabile del servizio di emergenza
Attività principali e prioritarie:
 compila il foglio di viaggio;
 coordina gli operatori durante l’intervento e controlla del rispetto delle norme di uso dei
mezzi dell’Associazione così come definite nei manuali editi dal Comitato Regionale
Toscano delle Pubbliche Assistenze;
 adotta un sistema di guida coerente con le istruzioni contenute nei corsi professionali svolti e
contenuti nei manuali editi dal Comitato Regionale Toscano delle Pubbliche Assistenze
 al rientro completa la compilazione del foglio di viaggio;
 compila, di concerto con l'equipaggio, il foglio di scarico del materiale utilizzato e ripristina
le scorte;
 riferisce sulle condizioni del mezzo;
 riferisce di eventuali trasgressioni alle norme con pregiudizio per l’Associazione;
 in caso di criticità riscontrate durante il servizio compila la scheda report.
Norme di comportamento sui mezzi e durante i servizi dell’Associazione



ogni membro dell’equipaggio, nell’esercizio delle proprie competenze acquisite con la
formazione di Associazione ed il retraining periodico, adotterà verso il paziente e i familiari
comportamenti consoni alla situazione;
i componenti degli equipaggi debbono tenere un comportamento corretto al fine di
salvaguardare l’immagine dell’Associazione e rispettoso delle norme previste dai manuali
editi dal Comitato Regionale Toscano delle Pubbliche Assistenze;
è assolutamente vietato fumare in ambulanza e durante i servizi (domicilio paziente, PS,










ecc);
è vietato superare il numero dei posti previsto (2 cabina + 3 vano);
è obbligatorio l’uso delle cinture di sicurezza;
il parente eventualmente seduto davanti deve indossare le cinture;
in occasione di qualsiasi trasporto sanitario un membro dell’equipaggio affianca sempre il
paziente nel vano sanitario;
è vietato a chiunque consumare bevande alcoliche e superalcoliche durante l’orario di
servizio e nei periodi immediatamente precedenti;
è vietato usare i mezzi dell’Associazione senza autorizzazione del coordinatore o del
responsabile in turno;
è obbligatorio l’uso della divisa fornita dalla Associazione per effettuare servizi ordinari e di
emergenza;
alla conclusione del servizio ogni membro dell’equipaggio dovrà informare l’autista
responsabile del servizio in merito ai materiali consumati e da reintegrare;
in caso di criticità riscontrate durante il servizio compila la scheda report;
è fatto divieto di prelevare materiali dai mezzi in sosta per ripristini anche urgenti delle
dotazioni delle ambulanze in uso; in caso di prelievo per ragioni straordinarie e/o cause di
forza maggiore, il prelevante deve darne immediatamente notizia alla centrale operativa o
lasciarne memoria scritta.
Procedura per la gestione del doppio equipaggio
Nel caso di presenza in turno del doppio equipaggio la ripartizione dei servizi richiesti avverrà in
modo equilibrato a seguito di intesa fra le due o più squadre in servizio, privilegiando il principio
generale della rotazione.
Procedura di cambio turno volontari
In caso di disponibilità anticipata dell'equipaggio montante, a fronte di una chiamata in prossimità
del cambio turno, rimane la titolarità del servizio all'equipaggio smontante.Tale titolarità verrà
meno solo con il consenso o su richiesta degli smontanti.
In caso prolungamento del servizio sarà cura della Centrale Operativa organizzare, ove possibile, il
cambio turno volante.
Uso dei mezzi dell'Associazione per finalità collaterali
Fermo restando che i mezzi devono essere utilizzati in via esclusiva per gli scopi sociali, nel caso in
cui siano disponibili possono essere straordinariamente concessi in uso ai volontari e ai dipendenti
per esigenze straordinarie ed eccezionali; tale uso comunque deve essere autorizzato dal Presidente,
dal Vicario o dal Responsabile dell’Unità Operativa espressamente delegato.
Il Consiglio, inoltre, ha individuato nella Opel Agila e/o nella Fiat Panda 4x4 i mezzi da rendere
disponibili per l’esigenze del COFPAS.
I dipendenti della Associazione sono tenuti a far rispettare le decisioni del Consiglio Direttivo.
Rilevazione delle infrazioni ed erogazione delle sanzioni
La parte seguente non sostituisce le norme contrattuali e legislative, che rimangono valide in tutte le
loro parti, ma le integra per quanto attiene alle responsabilità e compiti dei Soci, dei Volontari, degli
operatori del Servizio Civile.
Il Consiglio provvederà a nominare una commissione di rilevazione delle modalità, delle cause e
delle responsabilità delle infrazioni eventualmente segnalate.
Il materiale istruttorio sarà consegnato al Consiglio che comunicherà nei modi dovuti gli addebiti,
ascolterà le discolpe ed erogherà le sanzioni già previste dalle norme contrattuali e legislative e dai
regolamenti interni all’Associazione.