Piano di fattibilità del telelavoro

Allegato alla delibera n. 103 del 24.5.2013
Piano per la verifica della fattibilità all’utilizzo del telelavoro:
triennio 2013 - 2015
(art. 9, comma 7, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179
convertito con legge n. 221 del 17 dicembre 2012 “Decreto sviluppo-bis”)
L’art. 9, comma 7, del D.L. 18 ottobre 2012 n. 179, convertito con modificazioni in
Legge 17 dicembre 2012 n. 221, prevede che le amministrazioni pubbliche di cui all’art.
1, comma 2, del D.Lgs. n. 165/2001, pubblichino sul proprio sito web lo stato di
attuazione del “Piano per l’utilizzo del telelavoro” nella propria organizzazione, in cui
identificano le modalità di realizzazione e le eventuali attività per cui non è possibile
l’utilizzo del telelavoro.
La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della
performance individuale dei dirigenti responsabili.
Anche per impulso del CUG – Comitato Unico di Garanzia per le Pari Opportunità ed il
Benessere Organizzativo – l’analisi di fattibilità all’introduzione del Telelavoro come strumento
organizzativo e gestionale, può essere utile per rivedere e/o introdurre:
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il miglioramento della qualità della vita del lavoratore/lavoratrice che ha maggiori
opportunità di conciliare le esigenze familiari e/o personali con l’impegno lavorativo,
permettendo al dipendente di lavorare a tempo pieno anziché a part-time;
una maggiore razionalizzazione nell’organizzazione del lavoro, realizzando economie di
gestione: maggiore flessibilità, riduzione di costi fissi e spese di
manutenzione/funzionamento;
un rafforzamento della “cultura del risultato”, dando più importanza all’oggetto ed
alla qualità della prestazione lavorativa anziché all’aspetto formale della presenza in
ufficio;
perseguire la necessità di mantenere in servizio lavoratori esperti che potrebbero
dimettersi o collocarsi in aspettativa per motivi di salute o di famiglia;
costruire una rete aziendale che consenta ai lavoratori remoti di condividere archivi e
procedure, valorizzando l’applicazione delle tecnologie informatiche;
per la società in generale, l’incremento in termini di benefici ambientali.
I riferimenti normativi:
 Art. 4 legge 16 giugno 1998, n. 191
 D.P.R. 8 marzo 1999, n. 70
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Accordo quadro nazionale sul telelavoro nelle pubbliche amministrazioni, in
attuazione delle disposizioni contenute nell’art. 4, comma 3, della legge 16
giugno 1998, n. 191 (CCNQ 23.3.2000)
 Art. 1 C.C.N.L. 14-9-2000
 Delibera A.I.P.A. n. 16/2001 del 31 maggio 2001
Definizioni
Il telelavoro è una modalità di prestazione di lavoro svolta da un/una dipendente in un
qualsiasi luogo ritenuto idoneo (esterno alla sede di lavoro) dove la prestazione sia
tecnicamente possibile. E’ caratterizzato dal supporto di tecnologie informatiche, che
consentano il collegamento con l’Amministrazione di appartenenza. In tal modo il
telelavoro non determina l’instaurazione di un diverso rapporto lavorativo, ma si
caratterizza quale particolare opportunità organizzativa e di sperimentazione sociale in
risposta a problematiche ed esigenze ormai non più eludibili della vita socioeconomica. (Art. 2 DPR 70/1999)
La postazione di telelavoro è un sistema tecnologico costituito da apparecchiature e
programmi informatici che consentono lo svolgimento di attività di telelavoro; essa
deve essere messa a disposizione, installata, collaudata, mantenuta a cura e a spese
dell’Amministrazione. I collegamenti telematici e la linea telefonica devono essere
attivati a cura e a spese dell’Amministrazione.
La postazione di telelavoro deve avere le caratteristiche ergonomiche previste dalla
normativa vigente, da realizzarsi anche mediante l’acquisizione di strumentazioni ed
arredi ad hoc che garantiscano non solo i principi ergonomici ma anche la compatibilità
con gli spazi delle abitazioni nel caso di telelavoro domiciliare. La postazione di lavoro
può essere utilizzata esclusivamente per le attività inerenti al rapporto di lavoro.
Obiettivi generali
L’obiettivo del presente Piano è quello di valutare:
1. quali siano, nell’attuale organizzazione, le attività camerali telelavorabili;
2. analizzare i costi e benefici del ricorso al telelavoro per tali attività ;
3. in un secondo tempo, sulla base di queste analisi, valutare l’opportunità e la
sostenibilità di una sperimentazione del telelavoro, a conclusione della quale assumere
una decisione riguardo all’introduzione in via definitiva all’interno della Camera di
Commercio di Treviso di questa modalità flessibile di organizzazione del lavoro.
Fase 1 – Analisi “di contesto”
(da completarsi entro marzo 2014)
L’obiettivo è quello di rilevare l’interesse dei dipendenti camerali all’introduzione del
telelavoro, di valutare le possibili ricadute positive per l’Ente e di individuare le attività
telelavorabili.
Per poter predisporre un progetto di telelavoro sarà necessario effettuare un’analisi delle
modalità organizzative e di “controllo” del lavoro adottate, dei modelli di comunicazione in uso
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all’interno dell’Ente, dei supporti tecnologici utilizzati, del sistema di relazioni interpersonali e
tra unità organizzative.
Per individuare le attività telelavorabili sarà necessario tener conto sia di una serie di indicatori
di carattere oggettivo, quali per esempio:
il livello di digitalizzazione dei documenti, dei processi comunicativi e decisionali;
la modalità di svolgimento delle attività (front-office vs back-office) e il grado e le
modalità di interscambio con l’utenza esterna;
il livello di utilizzo di strumenti informatici in relazione al contenuto dell’attività lavorativa;
la ricorrenza di situazioni organizzative aventi carattere di urgenza nella gestione di un
processo;
il grado di interscambio relazionale con i colleghi più prossimi e con la dirigenza;
il grado di necessità di effettiva compresenza fisica degli addetti di un processo;
il grado di standardizzazione del processo;
modalità e criteri di valutazione del rispetto dei carichi di lavoro assegnati,
sia di una serie indicatori di carattere professionale riferiti alle competenze e caratteristiche
che si ritiene debbano essere possedute dal personale che potrebbe svolgere attività
telelavorabili, quali per esempio:
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la capacità di lavorare in autonomia per conseguire gli obiettivi assegnati;
la capacità di gestione del tempo;
la capacità di valutare criticamente il proprio operato e i risultati raggiunti;
le competenze informatiche;
la capacità di far fronte in autonomia agli imprevisti.
Fase 2 – Analisi “costi/benefici” del progetto di Telelavoro
(da completarsi entro dicembre 2014)
COSTI
A titolo esemplificativo, saranno oggetto di valutazione:
 i costi connessi all’installazione e manutenzione delle postazioni di lavoro (comprensivi
di eventuali costi di adeguamento alla normativa sulla sicurezza dei luoghi di lavoro),
nonché alle linee telefoniche e di trasmissione dati;
 le spese per l’estensione delle polizze assicurative a copertura di danni alle
attrezzature telematiche in dotazione del lavoratore e di danni a cose o persone
(compresi i familiari del lavoratore) derivanti dall’uso delle stesse;
 le spese per la formazione;
 i rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore per consumi energetici e telefonici, ecc.;
BENEFICI
Per la valutazione dei benefici si procederà, ad esempio, alla verifica:
 della riduzione delle assenze (per permessi brevi, ecc.),
 dell’incremento delle richieste di rientro al tempo pieno del personale che
attualmente svolge l’attività lavorativa a tempo parziale,
 del risparmio sulla spesa per i buoni pasto,
 della riduzione degli spazi destinati al lavoro in sede e, quindi, delle relative spese;
dell’aumento della produttività,
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del miglioramento dell’organizzazione del lavoro per raggiungere un più elevato
benessere organizzativo e dell’ottimizzazione dei tempi di lavoro.
Fase 3 – Redazione di un primo Progetto sperimentale
(da completarsi entro luglio 2015)
Il ricorso al Telelavoro presuppone l’approvazione di un progetto – adottato in via
sperimentale - che indichi:
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le attività interessate;
le tecnologie utilizzate;
le tipologie professionali ed il numero massimo di dipendenti di cui si prevede il
coinvolgimento;
tempi e modalità di realizzazione;
modalità di verifica dell’orario di lavoro e di reperibilità del lavoratore, rientri in sede,
criteri di verifica della prestazione a distanza;
modalità di verifica e aggiornamento dello stato di avanzamento del progetto;
tipologia, durata e risorse degli interventi di formazione e aggiornamento (art. 3 DPR
70/1999);
i requisiti della postazione;
le modalità di connessione, le tecniche di identificazione a autenticazione;
le modalità e la periodicità delle verifiche di sicurezza;
modalità di gestione e conservazione dei documenti informatici;
modalità di scambio dei documenti con l’amministrazione;
tempi e modalità delle verifiche tecniche delle prestazioni di telelavoro, aspetti relativi
alla sicurezza dei dati personali, modalità di ripristino delle apparecchiature in caso di
guasti e anomalie (delibera AIPA),
modalità di accesso alle attrezzature da parte degli addetti alla manutenzione, del
RSPP e da parte del delegato alla sicurezza.
Il progetto sarà approvato dal dirigente dell’area nel cui ambito si intendono avviare forme di
telelavoro, d’intesa con il responsabile dei Sistemi Informatici.
Fase 4 – Formazione dei lavoratori ed avvio della Sperimentazione
(da completarsi entro dicembre 2015)
Prima dell’avvio della fase di sperimentazione, si predisporrà un piano formativo, con
interventi mirati ai telelavoratori, ai loro colleghi ed ai dirigenti.
Per quanto riguarda il personale in telelavoro, le attività formative si concentreranno su:
 la sicurezza informatica ed il trattamento dei dati;
 eventuale potenziamento delle conoscenze informatiche, anche con riferimento alla
risoluzione di piccoli problemi hardware;
 competenze legate alla gestione del tempo e programmazione delle attività.
Per quanto riguarda colleghi e dirigenti e/o responsabili, la formazione dovrà invece
concentrarsi sulla comunicazione e sulla gestione a distanza dei processi di lavoro e, per le
figure dei responsabili e/o dirigenti, particolare attenzione dovrà essere rivolta ai temi della
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capacità di leadership a distanza, ossia la capacità di mantenere livelli adeguati di motivazione
e di concentrazione sugli obiettivi anche in gruppi di lavoro virtuali o parzialmente virtuali.
La fase di sperimentazione durerà al massimo sei mesi (la durata effettiva sarà fissata nel
progetto) e non sarà soggetta a rinnovo tacito. Al termine della sperimentazione, i lavoratori
coinvolti rientreranno in ogni caso a svolgere in sede la propria attività lavorativa, fino a
conclusione della fase di valutazione dei risultati da parte dell’amministrazione.
Fase 5 – Risultati attesi e valutazione della sperimentazione
I risultati attesi dalla sperimentazione del progetto di Telelavoro sono:
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incremento della produttività grazie alla flessibilità dei tempi di lavoro e alla
maggiore autonomia organizzativa nelle attività svolte;
miglioramento della qualità delle pratiche trattate attraverso la riduzione delle
interruzioni proprie del lavoro in ufficio;
riduzione delle assenze dal servizio per motivi personali, stante la maggiore
opportunità per il telelavoratore di conciliare le esigenze familiari con l’impegno
lavorativo;
grado di soddisfazione del lavoratore ed aumento del benessere organizzativo;
razionalizzazione della organizzazione del lavoro e la conseguente realizzazione di
economie di gestione.
Alla luce degli esiti raggiunti dal progetto sperimentale di Telelavoro, la Dirigenza valuterà
l’opportunità e la sostenibilità del passaggio dalla fase sperimentale alla istituzionalizzazione
del Telelavoro nell’organizzazione camerale.
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