Studio di fattibilità

Transcript

“Informatizzazione
del Protocollo e
dei Flussi documentali”
Progetto “Informatizzazione
del Protocollo e
dei Flussi documentali”
Gruppo di lavoro:
Antonello Cioffi - Linux System Manager e Security Consulting
Angelo De Dominicis - Responsabile Ufficio Protocollo d’Ateneo
Francesca Grombone - Lan, Security, Web e Unix System Manager
Giuliano Intrito - Data Base Administrator
Relatore:
Francesca Grombone
Indice
Introduzione …………….……………………………………………………………………
1
Descrizione dell'attuale gestione del protocollo ………..…………………………………
4
Esame dei flussi documentali
………………..…………………………………………
6
Infrastruttura di rete
……………………………..……………………………………
7
Obiettivi del progetto
……………………………………..……………………………
9
Numeri del progetto ……………………………………………………………….…………
11
Requisiti del sistema
……………………………………………………...…………… 13
Piattaforme confrontate
…………………………………………………...……………...
Architettura applicativa software e hardware
17
…………………………………………… 19
Interventi organizzativi
…………………………………………………………………… 20
Modello organizzativo
…………………………………………………………………… 21
Criticità del progetto
…………………………………………………………………… 22
Analisi costi/benefici
…………………………………………………………………… 24
Valutazione economica
…………………………………………………………………… 26
Piano operativo
…………………………………………………………………………… 28
Progetto: “Informatizzazione del Protocollo e dei Flussi documentali” – Studio di fattibilità
La realizzazione o la revisione dei propri sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi, così come detta la vigente
normativa, ha come obiettivi:
Ø il rendere maggiormente efficienti le singole amministrazioni attraverso l’eliminazione dei
registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi
documentali,
Ø il migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa mediante strumenti che rendano
possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi
documenti da parte dei soggetti interessati.
Ma l’automazione di tale attività e, quindi, la realizzazione di una gestione completamente
automatica dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle
modalità di lavoro delle amministrazioni, non avrebbe potuto essere attuata senza la grandissima
diffusione dell'uso della posta elettronica, unita allo sviluppo di strumenti quali la firma digitale ed
il protocollo elettronico, e l’emanazione nel corso di questi ultimi anni, di leggi, norme e
regolamenti tecnici che hanno posto l’Italia all’avanguardia per quanto riguarda
l’informatizzazione dei flussi documentali.
Le possibili soluzioni per la produzione, la conservazione, la movimentazione e la gestione
dei documenti sono molteplici: accanto alle tradizionali modalità di gestione dei documenti cartacei,
soluzioni alternative utilizzano sistemi informatizzati per la gestione documentale che possono
ricondursi a tre grandi famiglie di prodotti: EDM (Electronic Document Management), IDM
(Integrated Document Management) e WFM (Workflow Management). Il presente progetto si
inserisce in questo contesto e vuole fornire all’Ateneo, un idoneo strumento per la gestione
elettronica del protocollo, dei documenti, degli archivi e dei procedimenti in adempienza a quanto
dettato dal Testo Unico in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000).
Il progetto nasce dal mandato avuto da due strutture dell’Ateneo: Centro di Calcolo
Elettronico, centro di servizi informatici e telematici, ed Ufficio Protocollo dell’Amministrazione
Centrale, e dalle attività di ricerca e studio effettuate dal seguente gruppo di lavoro, all’uopo
formato:
Antonello Cioffi - Linux System Manager e Security Consulting
Angelo De Dominicis - Responsabile Ufficio Protocollo d’Ateneo
Francesca Grombone - Lan, Security, Web e Unix System Manager
Giuliano Intrito - Data Base Administrator
Atto preliminare è stata la ricerca di tutta la vigente normativa, comprensiva delle varie
circolari e deliberazioni dell’AIPA, in merito alla documentazione amministrativa ed alla
conservazione dei documenti, nonché sulla loro validità, sia ai fini amministrativi sia a quelli
probatori, nel caso venga adottata la conservazione con il supporto di memorizzazione ottica.
Contesto normativo che viene fornito di regole tecniche dettate dall’Autorità per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione ed opportuni strumenti operativi che possono essere identificati con il
protocollo informatico ed il workflow management.
Relatore: Francesca Grombone
1
L’art. 50, del T.U. (D.P.R. 445/2000) detta al comma 1: “Le pubbliche amministrazioni
provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la
realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo
unico.”, al comma 2: “Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi
informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed
utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del
presente testo unico.” ed al comma 3: “Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1°
gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione
del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali,
nonche' dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di
attuazione.”.
Ed ancora l’art. 60, comma 1: “le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie
applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi
aree organizzative omogenee ……… adottano le modalità di interconnessione stabilite nell’ambito
delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
Infine, l’art. 64: “……… le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione
dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi
progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità
per l’informatica nella pubblica amministrazione, i quali se redatti su supporti informatici devono
essere registrati in modo da essere comunque identificabili ……… il sistema dei flussi documentali
include il sistema di gestione informatica dei documenti ………”.
Al di là degli obiettivi di incremento dell’efficienza dell’azione amministrativa grazie
all’uso di strumenti informatici, dall’analisi della normativa risulta evidente che è obbligatorio per
tutte le Pubbliche Amministrazioni dotarsi di opportuni strumenti informatici al fine di una gestione
documentale integrata. Infatti, nel citato Testo Unico, partendo dal concetto generale di documento,
individuando come tale ciò che viene redatto su supporto cartaceo a stampa o scrittura a mano o a
macchina o con altri procedimenti meccanici, si è arrivati a trattare il documento informatico e la
firma digitale, quali elementi essenziali per l'acquisizione di validità giuridica, in sostituzione di
quello analogico su carta. Nasce così l’esigenza di dotare anche l’Università degli Studi di Napoli
“Parthenope” di strumenti per la gestione di documenti, in qualsiasi forma essi vengano prodotti o
ricevuti e, a tal fine, implementare sistemi informativi atti a dotare l’Ateneo di un moderno sistema
di gestione documentale.
La gestione documentale riguarda tutte quelle procedure che governano l’intero ciclo di vita
di un documento dalla sua produzione e catalogazione, alla fruizione ed aggiornamento fino alla sua
archiviazione e conservazione o distruzione, e le singole fasi del processo o meglio del “flusso
documentale”, possono essere automatizzate in vario modo: in tutto, in parte o per niente. La
gestione automatizzata di un flusso documentale implica il controllo dei processi “document
intensive”, ossia con uso massiccio di informazioni, incluse in documenti, che vengono processate
da applicativi mediante: inserimento in database, classificazione e aggregazione. Da quanto detto si
rileva facilmente che è basilare l’identificazione dei percorsi seguiti dai documenti e delle loro
evoluzioni durante il ciclo di vita.
Tali flussi, considerando quelli attuali e come essi dovranno essere integrati al fine
dell'applicazione della normativa, possono essere così schematizzati:
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Ciclo di vita di un documento "in entrata"
ricezione
autenticazione
assegnazione
protocollazione fascicolazione comunicazione archiviazione
Ciclo di vita di un documento "in uscita"
composizione
q
q
q
q
q
q
q
q
q
autenticazione
assegnazione
protocollazione
trattazione
comunicazione
Ricezione: fase esistente in cui la documentazione "in entrata" viene acquisita dal “servizio
posta”, che la smista tra le sedi e, nell’ambito di ognuna, tra le varie “Aree Organizzative
Omogenee”, AOO (strutture coinvolte: servizio posta dell'Ateneo e le Portinerie delle sedi);
Composizione: fase esistente in cui la documentazione "in uscita" viene creata dalle singole
strutture, portata "alla firma" per la sua formale approvazione e quindi inviata all’ufficio
preposto per la successiva fase di inoltro (strutture coinvolte: ufficio e/o persona responsabile);
Autenticazione: fase nuova in cui è accertata la validità di un documento mediante apposita
procedura che prevede la verifica dell’identità del mittente e dell’integrità del documento o, in
altri termini, "in entrata " viene controllata la validità della firma elettronica apposta dal mittente
ed "in uscita" viene applicata un'opportuna valida firma elettronica tale che il destinatario possa
controllarne la sua validità (strutture coinvolte: segreteria e responsabile AOO);
Assegnazione: fase esistente in cui viene identificato l’ufficio e/o la persona fisica
mittente/destinatario del documento ed a cui si attribuisce la responsabilità dell’intero
procedimento (strutture coinvolte: segreteria e responsabile AOO);
Protocollazione: fase esistente in cui l’ufficio protocollo dell’AOO assegnataria registra il
documento e ne attesta formalmente la ricezione o la spedizione, l’assegnazione e l’esito
(strutture coinvolte: ufficio protocollo);
Fascicolazione: fase esistente in cui l'assegnatario colloca un documento all’interno di un
gruppo correlato i cui criteri di aggregazione variano a seconda delle esigenze dell'AOO, ma
sono definibili a monte di qualsiasi procedimento (strutture coinvolte: ufficio responsabile);
Trattazione: fase in parte esistente in cui è compreso l’insieme delle attività amministrative che
devono essere compiute per la ricezione e/o spedizione del documento, fase che può essere
anche contestuale alla precedente (strutture coinvolte: ufficio e/o persona responsabile);
Comunicazione: fase nuova con cui viene conclusa l’attività del processo documentale e nella
quale il risultato viene portato a conoscenza dell’utente interessato via posta elettronica o via
applicativo. In questa fase si procede alla confezione e spedizione del documento prodotto,
garantendo l’affidabilità di quanto trasmesso al destinatario che, a sua volta, dovrà autenticare
quanto ricevuto (strutture coinvolte: ufficio responsabile e protocollo);
Archiviazione: fase esistente in cui avviene lo spostamento fisico del documento in un ambiente
specificatamente dedicato alla custodia ed al mantenimento di grandi quantità di atti, in genere,
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quando esso termina di essere necessario ai correnti procedimenti (strutture coinvolte: ufficio
e/o persona responsabile).
L'ordine delle fasi descritte non va considerato rigido ed immutabile in quanto dipende
strettamente dall'organizzazione interna delle singole AOO: in alcuni casi, ad esempio, la fase di
protocollazione può precedere quella dell'assegnazione o in altri potrebbe mancarne qualcuna, come
nelle comunicazioni interne all'AOO dove non è necessaria la protocollazione e così via.
Comunque, il requisito che il sistema completo ed integrato di gestione documentale deve
necessariamente soddisfare è la garanzia della gestione dell’intero sistema che prescinde dalle
tecnologie utilizzate e che non significa a priori che tale governo deve avvenire sempre e comunque
con l’ausilio delle tecnologie informatiche. In tal senso, infatti, va vista la definizione del c.d.
"nucleo minimo" di funzionalità, da implementare obbligatoriamente per il I gennaio 2004.
L'applicazione di tecnologie informatiche ai processi di gestione documentale ed in
particolare l'uso di prodotti di imaging/document e di workflow management, porta verso
l'ottimizzazione e la razionalizzazione dei processi documentali in quanto tali tecnologie sono
mirate a quei processi di reperimento, trasporto e distribuzione delle informazioni e favoriscono: la
riduzione dei tempi di ricerca e fruizione delle informazioni mediante accessi contemporanei, la
razionalizzazione dei processi grazie al trasporto e distribuzione contemporanea dei documenti, la
standardizzazione delle informazioni, la gestione automatizzata del ciclo di vita dei documenti
all’interno delle singole AOO (archiviazione, ricerca, fruizione) ed il tracciamento delle revisioni.
Fattore importante dell'uso di un sistema di Work Flow Management, inoltre, è la capacità di
coordinare le attività dei singoli attori del flusso documentale ottenendo la massima efficienza
dell'intero processo e la massima efficacia nell’utilizzo delle risorse (strumenti e persone) coinvolte
nelle singole attività. Ne consegue che l'imposizione normativa non vuole stravolgere le abitudini o
i "modus operandi" delle singole amministrazioni, ma desidera eliminare attività ridondanti, sprechi
e l’uso incondizionato della carta. Per far ciò, occorre definire i requisiti di automazione del sistema
documentale e scegliere, tra gli scenari possibili (nucleo minimo di gestione documentale, gestione
documentale avanzata e collegamento delle gestioni automatizzate dei processi amministrativi),
quello che meglio soddisfi le esigenze del nostro Ateneo secondo un'analisi dei processi da
automatizzare, del grado di informatizzazione delle singole strutture e del rapporto costo/benefici.
Descrizione dell'attuale gestione del protocollo
L'Università degli Studi di Napoli "Parthenope, negli ultimi anni, è stata interessata da un
ampio processo di trasformazione che ha portato la creazione di nuove entità quali le Facoltà di
Ingegneria, Scienze Motorie e Giurisprudenza e la riorganizzazione/ridistribuzione generale delle
competenze sul territorio grazie alla nascita di nuove sedi nell'area cittadina e nella provincia,
processo ancora in atto grazie alla prossima partenza delle strutture dipartimentali. In tale contesto
organizzativo, è stata effettuata un’analisi volta alla individuazione delle AOO, intese in genere
come insiemi di funzioni e strutture che operano su tematiche omogenee, che presentano esigenze
di gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario, definiti delle Unità Organizzative
Responsabili (UOR) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la
gestione dei flussi documentali. In ambito universitario anche come entità dotate di organi di
governo, gestione, consulenza o garanzia e, quindi, di autonomi poteri di spesa o di organizzazione.
Esaminando l'organigramma della nostra Università si possono facilmente individuare 24
AOO, di cui ben 14 hanno sezioni e sottosezioni, e 27 UOR:
4
Organigramma dell'Università degli Studi di Napoli "Parthenope"
(aggiornato al 30 novembre 2003)
Amministrazione centrale
Strutture didattiche
Strutture di ricerca
Strutture di servizi
(Facoltà/Corsi di laurea di I e II livello)
(Istituti/Dipartimenti)
(interni ed esterni)
Rettorato
Direzione amministrativa
Area tecnica
Ufficio tecnico 1
Sezione distaccata di Villa Doria
Ufficio tecnico 2
Ufficio affari generali e esami di stato
Sezione affari generali
Sezione esami di stato dottori commercialisti
Sezione esami di stato ragionieri e periti ind.
Sezione consiglio degli studenti
Ufficio economato, patrimonio e serv. generali
Sezione economato e patrimonio
Sezione servizi generali
Economia
Presidenza
Consiglio di facoltà
Consiglio di corso di laurea
Diritto commerciale
Diritto della navigazione e lingue
Sezione lingue
Sezione navigazione
Biblioteca centrale
Sede centrale
Sezione di Nola
Centro di calcolo elettronico
Amministrazione e controllo
Economia aziendale
Economia e commercio
Logistica e trasporti
Management delle imprese internaz.
Management delle imprese turistiche
Stat.e inform.per la gest.delle imprese
Management
Scienze economiche internazionali
Statistica per la gestione aziendale
Diritto pubblico
Geodesia, topografia e idrografia
Sezione geodesia
Sezione lingue
Matematica fisica e applicazioni
Sezione matematica
Sezione fisica
Centro orientamento e tutorato
Centro servizi d'Ateneo per i rapporti tra facoltà e dipartimenti
Centro servizi d'Ateneo per i rapporti con il territorio
(in allestimento)
Centro servizi Villa Doria
Meteorologia e oceanografia
Giurisprudenza
Ufficio nucleo di valutazione
Ufficio legale ed organi collegiali
Sezione legale
Sezione organi collegiali - C.d.A.
Sezione organi collegiali - R.C.
Sezione organi collegiali - S.A.
Ufficio personale docente
Ufficio personale non docente
Ufficio prevenzione e sicurezza
Ufficio protocollo, telex e fax
Ufficio ragioneria e stipendi
Sezione distaccata di Villa Doria
Sezione ragioneria
Sezione stipendi
Ufficio segreteria studenti
Sportello distaccato di Nola
Sportello distaccato di Torre Annunziata
Presidenza Napoli
Presidenza Nola
Scienze dell'amministrazione
Scienze giuridiche
Ingegneria
Presidenza
Ingegneria dell'ambiente e del territorio
Ingegneria delle telecomunicazioni
Ingegneria delle telecomunicazioni
Sezione conisma
Sezione meteorologia
Sezione oceanografia
Stazione metereologica
Navigazione "G. Simeon"
Statistica e matematica
Sezione matematica
Sezione statistica
Studi aziendali
Sezione economia dei trasporti
Sezione geografia economica
Sezione qualità e controllo
Sezione studi aziendali
Studi economici
Teoria e tecnica delle onde elettrom.
Scienze e tecnologie
Presidenza
Laboratorio RNTASU
Informatica
Meteorologia e Oceanografia
Scienze ambientali
Scienze nautiche
Scienze motorie
Presidenza
Scienze motorie
Scienze delle attiv.motorie prev.e adat.
S.I.C.S.I.
Segreteria scuola
Consiglio scuola
Indirizzo (Classi di abilitazione)
Economico-giuridico (A017)
Fisico-informatico-matematico (A048)
Scienze motorie (A029-A030)
Tecnologico (A042)
Legenda:
verde = AOO, verde chiaro = principali UOR, viola = macroaree, blu = sezioni, blu notte = sottosezioni.
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Il pregresso vede la presenza di sistemi di protocollo sufficientemente omogenei con un'unica
modalità di gestione (manuale) e con flussi documentali articolati (ripetuti passaggi di documenti tra
uffici e tra questi e i protocolli), basati tutti sull’utilizzo del supporto cartaceo. Ogni "centro di spesa" ha
un proprio protocollo, unico per il centro considerato; ma tale sistema apparentemente uniforme ha le
proprie eccezioni: alcune strutture che per motivi essenzialmente logistici (diversa sede) hanno un proprio
protocollo interno, come il Corso di laurea in Informatica, e strutture di nuova istituzione che, non
possedendo ancora piena autonomia, si appoggiano ad altre strutture esistenti, come il Laboratorio
RNTASU.
Con la progressiva introduzione del protocollo elettronico e, soprattutto, grazie alla sua intrinseca
caratteristica di annullare le distanze per il suo uso sulle infrastrutture di rete, non sussistendo più le loro
motivazioni logistiche, tali situazioni anomale rientreranno automaticamente. In merito ad eventuali
processi di normalizzazione e di omogeneizzazione dei flussi documentali in entrata ed in uscita, non si
ravvisano particolari esigenze in quanto già la situazione pregressa è sufficientemente tale anche se
ancora totalmente caratterizzata dall'utilizzo del documento cartaceo.
Esame dei flussi documentali
L’attuale flusso documentale cartaceo in ingresso ed in uscita può essere così schematizzato:
in entrata:
Ø la posta indirizzata all'Università degli Studi di Napoli "Parthenope" viene ritirata presso l’ufficio
postale competente dal "servizio posta" che la consegna alla portineria della sede centrale che effettua
un suo primo smistamento, suddividendola tra le varie sedi, e la consegna per le aree di propria
pertinenza. La posta smistata, non di competenza della sede centrale, viene recapitata dal "servizio
posta" presso la portineria della sede destinataria, la quale a sua volta provvede al successivo
smistamento tra le varie aree ad essa afferenti;
Ø per la posta interna, lo smistamento e consegna sono effettuati dalle relative portinerie
congiuntamente al "servizio posta" che provvede al recapito presso la giusta sede;
Ø la posta di pertinenza di ciascuna area viene ritirata e portata presso l’ufficio di competenza che
provvede alla assegnazione/protocollazione dei documenti, mediante timbratura degli stessi ossia
apposizione del timbro con numero di protocollo e data di arrivo della corrispondenza, ad esclusione
dell'Amministrazione centrale dove la Direzione amministrativa, prima del loro invio all'ufficio
protocollo, prende visione dei documenti e provvede alla loro assegnazione per competenza ai
servizi/uffici;
Ø la posta protocollata viene quindi inviata agli assegnatari (altro ufficio o altro addetto dello stesso
ufficio) per la trattazione amministrativa, i quali prendono in carico i documenti ricevuti, li
classificano, espletano le attività ad essi correlate e li archiviano.
in uscita:
Ø i singoli uffici o addetti delle aree provvedono alla lavorazione della pratica ed alla redazione del
documento cartaceo quale atto amministrativo autonomo (decreti, ordini, comunicazioni e così via) o
in risposta di altri atti amministrativi, alla sua vidimazione da parte del relativo responsabile ed alla
sua classificazione;
Ø i documenti vidimati e classificati vengono poi inviati all'ufficio competente (in dipendenza
dell'AOO, altro ufficio o altro addetto dello stesso ufficio) per la loro protocollazione, mediante
apposizione manuale del numero di protocollo e del timbro con data di partenza della corrispondenza;
Ø la posta protocollata viene quindi consegnata all'ufficio postale competente dal "servizio posta" o
direttamente da altro addetto della rispettiva AOO, per la spedizione al destinatario;
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Ø per la posta interna, la spedizione e consegna sono effettuate sempre dal "servizio posta", ma
congiuntamente alle portinerie delle sedi destinatarie.
Il flusso descritto ha carattere generale e può presentare delle differenze che possono riguardare,
ad esempio, la presenza o meno di una fase preliminare di supervisione della documentazione o il diverso
grado di partecipazione dei singoli uffici al processo di protocollazione, ma ciò che accomuna i flussi di
tutte le diverse AOO è l’utilizzo esclusivo del supporto cartaceo ed il ricorso ai tradizionali mezzi di
comunicazione: posta, corriere e simili; appare ancora non sufficientemente diffuso l’uso della posta
elettronica per le comunicazioni interne e/o a carattere istituzionale, soprattutto nell'ambito
dell'Amministrazione centrale dove si è rilevato anche l’uso di protocolli interni non ufficiali che
utilizzano numerazioni proprie (ufficio nucleo di valutazione).
La tipologia dei documenti cartacei gestiti è eterogenea e rispecchia la molteplicità dei compiti
svolti dall'Ateneo: si va dall’archiviazione delle pratiche studenti (carriere, esami, incentivi o esoneri,
borse e così via) e del personale (valutazioni e procedure concorsuali, presenze, contratti, pratiche
pensioni e così via) a quella della gestione contabile (ordini, fatture, mandati, pratiche rimborsi o missioni
e così via) e amministrativa (verbali, ordini, decreti e simili). Tale documentazione è custodita in
cartelline che costituiscono il “corpo” della pratica, poste all'interno di contenitori che raggruppano le
pratiche aventi lo stesso oggetto o per annualità. Nelle cartelline si può trovare di tutto, dalla
documentazione ufficiale regolarmente protocollata, a fotocopie della stessa, appunti manoscritti, gazzette
e così via.
La documentazione, in genere, presenta un sistema di classificazione che si riferisce alla singola
esigenza di tenuta d’archivio dell'ufficio competente, fattore che rende difficile il reperimento e, quindi, la
fruibilità della documentazione ad unità esterne all'ufficio: non solo a persone esterne interessate al
procedimento ed in applicazione dei principi di trasparenza amministrativa, ma anche ad uffici
appartenenti alla stessa AOO e coinvolti nello stesso processo (in genere la soluzione è la duplicazione
dei documenti, con successivi problematiche derivanti ad esempio da versioni differenti, oppure la
produzione dell'originale in più copie, una per singolo ufficio coinvolto).
L'attuale progetto costituisce l'occasione per realizzare importanti attività di ottimizzazione delle
comunicazioni tra i vari uffici e di supporto ad essi come l'acquisizione, ove occorrente, delle attrezzature
hardware necessarie (personal computer, stampanti e scanner) o l'ampliamento/miglioramento delle
connessioni di rete. Ma per attuarlo nel modo migliore, occorrerà continuare in modo capillare il lavoro di
comunicazione e sensibilizzazione, sulle nuove disposizioni normative in materia di protocollo e di
gestione documentale, presso le varie unità organizzative con il coinvolgimento a vari livelli del personale
amministrativo (direttori, funzionari, operatori) anche mediante corsi sull’utilizzo dell’applicazione
software scelta per la gestione del protocollo elettronico e dei flussi documentali.
Infrastruttura di rete
Le infrastrutture telematiche sono divenute un mezzo indispensabile all’espletamento delle
funzioni e delle mansioni di ogni unità di personale afferente a qualsiasi struttura universitaria e di
ricerca. La creazione e l’offerta di nuovi servizi per l’utenza, insieme allo sviluppo economico-tecnicoculturale ed alle collaborazioni tra vari enti, si svolgono ormai quasi esclusivamente per mezzo delle
telecomunicazioni che divengono così un importantissimo fattore di produzione, indispensabile quanto i
componenti dell’impiantistica tradizionale.
L’Università degli Studi di Napoli “Parthenope” ha partecipato e partecipa a progetti che
prevedono l’acquisizione di apparati attivi e la messa in opera di impianti atti ad adeguare la nostra
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struttura telematica alle nuove tecnologie di trasmissione, nonché alle sinergie con il territorio in cui è
dislocato il proprio bacino d’utenza, privilegiando i collegamenti tra le sedi e gli apparati di convergenza.
L'infrastruttura di rete dell'Università degli Studi di Napoli "Parthenope", sebbene in continua
evoluzione ed espansione, è attualmente dimensionata per le normali operatività delle singole sedi e delle
loro necessità di interazione con la sede centrale, punto di connessione con il mondo esterno.
L'uso di applicativi che richiedono uno scambio massivo di dati è attualmente da essa ampiamente
supportato, grazie alla dislocazione periferica di sportelli di segreteria studenti. In vista delle esigenze di
adeguamento ai carichi di traffico e di future espansioni d'uso degli esistenti applicativi di segreteria e
ragioneria, sono già stati previsti ampliamenti dei collegamenti tra le sedi (alcuni in atto) e l'attivazione di
un altro applicativo simile non dovrebbe comportare ulteriori modifiche.
Schema di massima della rete d'Ateneo
LAN LOCALE
Or.: Fast Ethernet
Dorsali: Fast Ethernet
Uscita: 10 Mbps
LAN LOCALE
Or.: Ethernet
Uscita: 10 Mbps
Gigabit Ethernet
LAN LOCALE
Or: Ethernet/Fast Ethernet
2 Mbps
in ampliamento a
2 Gbps
LAN LOCALE
Or.: Fast Ethernet
Uscita: 10 Mbps
10 Mbps
2 Mbps in ampliamento a 8 Mbps
Gigabit Ethernet
LAN LOCALE
Or.: Fast Ethernet
Dorsali: Giga Ethernet
Uscita: 2 Mbps
LAN LOCALE
Or.: Fast Ethernet
Uscita: 2 Mbps
LAN LOCALE
Or.: Fast Ethernet
Uscita: 2 Mbps
LAN LOCALE
Or.: Fast Ethernet
Uscita: 2 Mbps
Nei collegamenti tra le sedi sono previste due tipologie, in dipendenza del traffico generato o
generabile e della distanza dalla sede centrale: Ethernity che contempla una interconnessione MAN
realizzata mediante linee dedicate a larga banda di 10 Mbps su fibra ottica, e Hyperway che prevede una
interconnessione MAN di tipo HDSL a 2Mbps a consumo con la possibilità di passare a tariffe di tipo
flat, se superata la soglia di convenienza per l’Ateneo.
Come si evince facilmente dal precedente schema di massima, le singole LAN locali sono in
tecnologia Fast/Giga Ethernet, per quanto attiene l'infrastruttura di trasporto verticale o di dorsale, e
Ethernet/Fast Ethernet nell'infrastruttura di trasporto orizzontale point-to-point in rame di categoria 5e o
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6. Gli apparati attivi contemplati, switch Cisco almeno di layer 3 e router, in vari modelli dipendenti dal
loro posizionamento, e firewall sempre Cisco, assicurano un'ottima fruizione dei servizi di rete e la
Quality of Service (QoS) necessaria per la gestione del Voice over IP (VoIP).
Tra le attività già programmate, oltre agli ampliamenti in atto (portare da 2 a 8 Mbps l'ingresso
delle sedi collegate mediante la tipologia Hyperway) ed in attuazione (portare da 2 Mbps a 2 Gbps il
collegamento al GARR), è allo studio il passaggio della sede di Villa Doria su Ethernity e sta per avviarsi
il completo adeguamento della rete locale di Via Acton alle nuove modalità e velocità trasmissive, fattore
indispensabile per l'uso di qualsiasi applicativo di gestione informatica del protocollo e dei flussi
documentali anche solo nell'ambito dell'Amministrazione centrale.
I servizi sono tutti centralizzati: dns, web, mail, ftp, proxy ed i vari application server (segreteria,
ragioneria, biblioteca) sono tutti localizzati presso la sede di Via Acton, su server dedicati ad architettura
server/client o stand-alone, quasi totalmente in ambiente unix (vari dialetti, compresi linux e bsd), e per la
loro fruizione qualsiasi client necessita di ottenere un collegamento con la server farm posta presso la
sede centrale.
Per alcuni particolari servizi, come quello web o gli applicativi di segreteria e biblioteca
(collegamenti per estrapolare statistiche e per ricerche bibliografiche nazionali), per assicurare la loro
piena e costante fruibilità, sono stati posti in essere dei server replica; fattore che oltre alla ridistribuzione
dei carichi, ha permesso anche un aumento della sicurezza degli accessi agli stessi server principali.
Il piano di indirizzamento adottato prevede l'assegnazione di indirizzi privati fissi presso tutte le
sedi, invariabilità che permette un migliore controllo delle trasmissioni e quindi una loro maggiore
sicurezza congiuntamente a quella dei dati veicolati. In tale quadro globale, gli indirizzi di rete pubblici
vengono usati solo a garanzia dell'uscita su Internet, via proxy, e quindi con un ulteriore filtro delle
trasmissioni vietate dalla legge e dal GARR (pornografia, pedofilia, download di file musicali o filmati
protetti dalle leggi sul copyright e similari), e per la fruizione dei servizi dall'esterno (la migrazione è
ancora in atto; mancano le sedi più popolate di Via Medina e Via De Gasperi, mentre per quella di Via
Acton è stata rinviata per il suo rifacimento).
La sicurezza delle trasmissioni da intrusioni esterne viene assicurata da opportune ACL sul router
di frontiera (che comprendono, già da diversi anni, misure anti-spamming e filtri per tutte le porte non
offerenti servizi a valenza esterna e quelle notoriamente utilizzate da servizi di file sharing di file musicali
o filmati protetti dalle leggi sul copyright, come napster, kaza, godzilla e similari; sono anche impostate
regole di contenimento della banda ai livelli minimali di 64 Kbps, per quest'ultimi, in quanto alcuni
prodotti si appoggiano alla porta 80 utilizzata dal servizio web che conseguentemente non è chiudibile) e
dall'uso di un indirizzamento privato che, in quanto tale, non ha visibilità esterna.
Gli esistenti database d'Ateneo, tutti su base Oracle e applicativo in Java (ad esclusione di quello
inerente il personale amministrativo e tecnico che è in ambiente Windows ed utilizza Access e
VisualBasic), sono ulteriormente protetti da intrusioni interne grazie ad un apposito firewall applicativo.
Ultimata la ristrutturazione che comprende il posizionamento di un secondo firewall, subito dopo lo
switch di frontiera, a protezione dell'intera rete dall'esterno e delle server farm anche dall'interno,
l'implementazione dei livelli di sicurezza potrà ritenersi più che soddisfacente.
Obiettivi del progetto
Il termine “gestione documentale”, come detto in precedenza, abbraccia l’intero ciclo di vita del
documento, dalla sua produzione fino alla sua conservazione e/o distruzione, e per ogni fase di tale
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percorso può essere utilizzata una soluzione informatica di gestione. La scelta del grado di automazione
da implementare e quindi di cosa informatizzare e quale soluzione applicare, si basa sull'analisi dei
processi da automatizzare, sul livello di informatizzazione presente e sul rapporto costi/benefici relativo
alle soluzioni individuate.
La realizzazione di un progetto di informatizzazione del protocollo e dei flussi documentali ha un
carattere fortemente innovativo per qualsiasi amministrazione pubblica. Ne consegue che il giusto
approccio, sia a livello di studio sia soprattutto a livello di attuazione, è quello di procedere per gradi,
avendo cura di adottare soluzioni non proprietarie, modulari, scalabili e facilmente integrabili nel
pregresso, anche in modo da non costituire un vincolo a successive implementazioni di ulteriori
automazioni.
Il sistema di protocollo da realizzare dovrà consentire la completa gestione informatica dei
documenti oggetto di protocollazione e dei relativi flussi, nonché la costituzione di un repository
documentale, in modo da giungere all’eliminazione dei registri cartacei, e dovrà permettere la gestione
unitaria dei sistemi di protocollo, gestione documentale e di workflow, ottenendo ove possibile economie
di scala e almeno la diminuzione degli uffici di protocollo.
Esso dovrà, inoltre, possedere caratteristiche di interoperabilità (D.P.R. 445/2000 - Testo Unico
sulla Documentazione Amministrativa, D.P.C.M 31/10/2000 recante le relative regole tecniche e circolare
AIPA n. 28 del 7 maggio 2001), ossia nell’ambito di una comunicazione tra differenti amministrazioni o
tra differenti sistemi di protocollo della stessa amministrazione e quindi appartenenti a diverse AOO, al
sistema ricevente è consentito di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente
al fine di automatizzare le attività ed i processi amministrativi sottostanti.
Tale caratteristica presuppone che siano prestabilite le modalità di comunicazione di base ossia
quelle di trasmissione telematica dei documenti sulla rete, scelta espressa dalle regole tecniche di cui
sopra che ha individuato nella posta elettronica il mezzo di comunicazione comune. Ne consegue che
ogni AOO dovrà possedere, se non già provvista, di una casella istituzionale di posta elettronica da
utilizzare per tutte le comunicazioni di carattere ufficiale.
L'interoperabilità richiede anche l’identificazione delle informazioni di archiviazione rilevanti ai
fini della gestione documentale e la definizione delle modalità di codifica per la loro trasmissione.
Sempre le predette regole tecniche stabiliscono, infatti, che ogni documento protocollato inviato via posta
elettronica debba contenere anche tali informazioni riportate nella cosiddetta segnatura informatica
(impronta del documento che attesta la sua conformità all'originale, firmata elettronicamente dal mittente)
e codificate in formato XML. Ne consegue che il sistema di protocollo scelto dovrà essere in grado di
generare tutte le strutture XML previste per la trasmissione di documenti e di utilizzare quelle previste per
la ricezione dei documenti.
L’architettura di riferimento dovrà essere quella server/client utilizzata dalle applicazioni WEB a
tre livelli: database, application e web server. I client utilizzati dovranno essere "leggeri" ed in grado di
utilizzare meccanismi che riducono l'occupazione della banda (browser con appositi plug-in e/o uso di
oggetti java). I servizi di interoperabilità dovranno utilizzare i protocolli SMTP e POP3 per la ricezione e
l’invio dei messaggi di posta elettronica, essere in grado di interpretare e generare file XML di segnatura
da includere negli allegati di posta, nonché verificare e generare le firme digitali.
Il sistema scelto dovrà essere in grado di utilizzare i dispositivi di firma ed i lettori di smart card
forniti dal certificatore di riferimento (POSTEL per la firma elettronica del Rettore e del Direttore
Amministrativo) e dovrà consentire l’integrazione e lo scambio dati con gli altri sistemi presenti.
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Inoltre, pur riguardando l'intero aspetto amministrativo ed organizzativo dell'Ateneo e proponendo
una gestione innovativa dei suoi flussi documentali e delle attività di protocollazione, basata sull’utilizzo
delle tecnologie più avanzate ed incentrata quanto più possibile sul documento elettronico, la realtà
riscontrabile vede ancora l’utilizzo primario del supporto cartaceo ed il ricorso alle tradizionali modalità
di trasmissione dei documenti. Realtà che porta a un necessario approccio graduale, per gestire in modo
razionale il passaggio dal vecchio e consolidato modello lavorativo alle nuove modalità previste dall'uso
degli strumenti informatici e facilitarne l’accettazione da parte dell’utenza.
Da questo progetto dovrà svilupparsi un sistema informativo per la gestione del protocollo, dei
documenti e dei procedimenti amministrativi che possa essere utilizzato da tutte le diverse realtà
dell'Ateneo: esso, infatti, sarà centralizzato dal punto di vista informatico, centralizzazione tecnicamente
possibile visto il numero limitato di sedi implicate e la rete di connessione ben dimensionata tra di esse,
ma distribuito dal punto di vista organizzativo in quanto la stessa normativa prevede un sistema unico per
ogni AOO.
Naturalmente, tale soluzione presenta dei rischi dovuti alla concentrazione del carico di lavoro e
ad eventuali guasti, ma il procedere per step successivi e la previsione di un apparato iniziale sufficiente
robusto, munito di array di dischi in tecnologia RAID di tipo 5 e unità di backup fisico (DAT o
masterizzatore), permetterà una successiva analisi di verifica e la messa in atto di ulteriori misure quali la
duplicazione dei server e il load balancing.
La gestione centralizzata, tuttavia, è sicuramente preferibile, sia per motivazioni dettate dalle
scarse conoscenze informatiche di gestione di servizi in aree amministrative sia per non complicare
eccessivamente l'architettura dell'intero sistema.
Il sistema informativo in progetto, sarà essenzialmente un’applicazione di protocollo e di gestione
dei documenti ed archiviazione degli stessi. Accanto alle funzioni specifiche per la registrazione dei
documenti e la gestione degli archivi fisici ed informatici, tuttavia, il sistema offrirà alcune strutture e
funzionalità base di supporto a workflow di tipo cooperativo. Sarà comunque sempre garantito
l’interfacciamento con appositi programmi di workflow che dovessero essere attivati in relazione agli
specifici procedimenti amministrativi.
Numeri del progetto
Gli elementi dimensionali del presente progetto, i "numeri" che riguardano la quantità dei
documenti trattati ed il numero delle AOO e quello dei loro utenti, sono necessari ad una valutazione
dimensionale dell'hardware e del software necessario in prima istanza e della sua upgradabilità per il
completamento della diffusione del progetto su tutte le AOO dell'Ateneo.
Tali valori rappresentano un patrimonio informativo in genere noto, anche se una valutazione
accurata del numero dei documenti ricevuti e prodotti risulta difficile in quanto una parte dei documenti
movimentati non viene protocollata. Tuttavia, considerando che, in media, ciascun documento è costituito
da un paio di pagine e che circa la metà presentano allegati che hanno una dimensione variabile: si parte
da un minimo di 2-3 pagine fino a circa 200, si può sufficientemente stimare il totale annuale delle pagine
trattate dall'Università degli Studi di Napoli "Parthenope" e da ogni sua singola AOO.
Da un'indagine, svolta dal Responsabile dell'Ufficio protocollo, telex e fax dell'Amministrazione
centrale del nostro Ateneo, sono risultati i dati di interesse del progetto riportati nella tabella che segue.
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Università degli Studi di Napoli "Parthenope"
(situazione al 31 luglio 2003 aggiornata secondo l'organico al 30 novembre 2003)
Ubicazione AOO/UOR
Utenti interni
Stime volume
annuo documenti
Amministrazione centrale
Via Acton, Via Colombo, Via De
Gasperi, Villa Doria, Nola, Torre
Annunziata
124
90.000
Facoltà di economia
Via Acton, Via De Gasperi, Via
Medina, Torre Annunziata
40
2.000
Facoltà di giurisprudenza
Via Acton, Nola, Torre Annunziata
18
1.500
Facoltà di ingegneria
Via Acton
5
800
Facoltà di scienze e tecnologie
Via Acton, Via De Gasperi
15
1.500
Facoltà di scienze motorie
Via Acton, Via Medina
50
1.000
SICSI
Via Acton
2
2.600
Istituto di diritto commerciale
Via Medina
13
1.200
Istituto di diritto della navigazione e lingue
Via De Gasperi, Via Medina
9
1.200
Istituto di diritto pubblico
Via Medina
10
600
Istituto di geodesia, topografia e idrografia
Via De Gasperi
14
1.600
Istituto di matematica, fisica e applicazioni
Via De Gasperi
22
800
Istituto di meteorologia e oceanografia
Via Acton, Via De Gasperi
26
2.500
Istituto di navigazione "G. Simeon"
Via Acton
13
1.200
Istituto di statistica e matematica
Via De Gasperi, Via Medina
26
1.600
Istituto di studi aziendali
Via Acton, Via Medina
50
5.000
Istituto di studi economici
Via Medina
47
2.600
Istituto di teoria e tecnica delle onde
Via Acton
elettromagnetiche
10
1.300
Biblioteca centrale
Via Acton, Nola
13
1.800
Centro di calcolo elettronico
Via Acton
7
900
Centro orientamento e tutorato
Via Acton
3
1.500
Centro servizi d'Ateneo per i rapporti tra
Via Acton
facoltà e dipartimenti
3
3.500
Centro servizi d'Ateneo per i rapporti con il
In allestimento
territorio
0
3.000
Centro servizi "Villa Doria"
9
1.500
530 UTENTI INTERESSATI
130.000 PAGINE/ANNO
AOO
24 AOO IN TOTALE
Villa Doria
8 SEDI COINVOLTE
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Requisiti del sistema
I requisiti del sistema informativo che si andrà a porre in essere, sono essenzialmente quelli di
permettere la registrazione del protocollo elettronico a norma di legge, consentire l’interoperabilità con
altri sistemi di protocollo, convertire la documentazione cartacea in forma digitale, gestire ed archiviare i
documenti digitalizzati ed elettronici, controllare la documentazione e lo stato dei procedimenti
amministrativi.
Il sistema dovrà così adeguarsi ai differenti modelli organizzativi, prevedendo la possibilità di
utilizzare in maniera indipendente le funzionalità di protocollazione, di document management e di
workflow, essere a struttura modulare in modo da facilitare l'installazione e configurazione di nuove
funzioni applicative da integrarsi successivamente alla piattaforma realizzata e soddisfare i seguenti
requisiti, integrati tra loro e le cui funzionalità dovranno poter essere utilizzate anche in modo
indipendente:
Ø gestione del protocollo,
Ø gestione dei documenti,
Ø gestione dei procedimenti.
I requisiti minimi che il nuovo sistema dovrà soddisfare sono quelli presenti nella vigente
normativa e riguardano principalmente la registrazione, segnatura e classificazione dei documenti, cui
vanno aggiunti: l'interoperabilità del sistema di protocollo, la possibilità di riversare il registro su
supporto non cancellabile, l'articolazione del sistema documentale (ossia deve separare l'area attiva, da
quella di lavoro e/o di deposito) e l'unitarietà della sua gestione, l'integrazione tra gestione di documenti e
fascicoli e quella dei procedimenti, il rispetto dei principi di trasparenza e facilità di accesso, nonché la
scalabilità, robustezza, sicurezza, usabilità, alta capacità di memorizzazione e presentazione del sistema
Web based che deve chiaramente supportare anche periferiche ottiche.
L'interoperabilità dei sistemi di protocollo viene garantita dal rispetto delle regole tecniche,
definite nel D.P.C.M. 31/10/2000 ed aggiornate e meglio specificate dall'AIPA con proprie circolari, che
possono essere così sintetizzate:
1. utilizzo della posta elettronica, ed in particolare dello standard SMTP come formato di trasporto e
dello standard MIME per il formato dei messaggi contenenti documenti protocollati,
2. vincolo di corrispondenza tra un messaggio di posta elettronica inviato o ricevuto ed una singola
registrazione di protocollo,
3. creazione per ogni AOO di una casella di posta elettronica istituzionale per la ricezione dei messaggi
ufficiali da protocollare,
4. istituzione di un indice nazionale contenente i dati relativi alle amministrazioni ed alle AOO
accessibile via LDAP,
5. assegnazione centralizzata dei codici identificativi delle amministrazioni,
6. assegnazione dei codici identificativi delle AOO da parte dell’amministrazione a cui esse
appartengono,
7. inclusione delle informazioni di protocollo in forma strutturata utilizzando lo standard XML nei
messaggi di posta elettronica,
8. obbligo di includere in ogni messaggio protocollato un insieme minimo di informazioni di protocollo,
9. possibilità di estendere l’insieme minimo di informazioni di protocollo secondo uno schema comune a
tutte le amministrazioni,
10. generazione e/o utilizzo delle strutture XML da associare ai messaggi protocollati e interconnessione
con strumenti di firma digitale.
Secondo i dettami dell'AIPA il messaggio protocollato ed inviato da una AOO “mittente” è una
struttura composta dal documento informatico primario, comprensivo dei suoi n documenti informatici
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allegati, sottoscritto e provvisto di un'idonea segnatura informatica contenente informazioni archivistiche,
sulla struttura del messaggio stesso e utilizzabili dalle AOO riceventi per il trattamento successivo.
Nel processo della sua trasmissione, il sistema informatico della AOO mittente deve effettuare la
verifica amministrativa della/e sottoscrizione/i e protocollare in uscita solo in caso di esito positivo;
inoltre, deve formare un messaggio di posta elettronica che includa almeno un documento firmato
digitalmente corrispondente al documento primario comprensivo di segnatura informatica. Il messaggio
protocollato deve essere trasmesso dal sistema informatico mittente al sistema di posta elettronica che
deve inviare il messaggio al sistema informatico ricevente, il quale a sua volta deve procedere alla sua
protocollazione, utilizzando le informazioni contenute nella segnatura informatica ad esso associata, al
conseguente trattamento presso le UOR della AOO ricevente e, se richiesto, inviare un messaggio di
conferma di ricezione. Nel caso di anomalie deve poter essere generato ed inviato un messaggio di
notifica di eccezione, alcuni eventi devono poter determinare un messaggio di aggiornamento, se richiesto
dalla AOO mittente, e l’eventuale annullamento a posteriori della protocollazione, deve essere seguito da
una comunicazione alla AOO mittente.
Il registro di protocollo informatico, ossia l’elenco di tutte le operazioni di registrazione,
annullamento di una registrazione e variazione di dati “non modificabili” e non assegnati
automaticamente dal sistema, deve poter essere riversabile su supporto non cancellabile. Il procedimento
deve poter essere effettuato nello stesso giorno oppure nel giorno successivo la richiesta e deve
evidenziare gli estremi dell’ultima operazione riversata, chiedere all’operatore il giorno (data_input) le
cui registrazioni devono essere riversate su tecnologia ottica, provvedere a creare un file contente tutte e
solo le registrazioni del giorno indicato, escludendo quelle che sono già state riversate in una precedente
sessione di lavoro, e registrare su log di sistema l'esito del riversamento.
Il sistema documentale utilizzato dovrà essere unico e articolato, ossia deve permettere la
separazione dell'area attiva, da quella di lavoro e/o di deposito, ma deve presentare unitarietà nella sua
gestione. Ogni area-archivio deve avere caratteristiche e funzionalità specifiche, ma esse devono essere
tra loro interconnesse e seguire un'unica logica gestionale. In particolare:
Ø l'area di lavoro è un archivio elettronico documentale strutturato, privato di ciascuna AOO, dove sono
realizzate le classiche funzioni di gestione documentale, dove quindi possono essere catalogati ed
archiviati i documenti prodotti dagli utenti dell'AOO che ancora non rivestono carattere ufficiale di
documento classificato. Le funzionalità dell'area di lavoro possono ricondursi alle fasi di redazione,
condivisione ed approvazione dei documenti prodotti internamente. Essa deve così permettere:
l'acquisizione, inserimento e catalogazione di qualsiasi tipologia di nuovi documenti (integrazione con
strumenti di office-automation, scanner, stampanti ed eventualmente fax); la ricerca e caricamento di
documenti presenti nell’archivio; l'organizzazione dei documenti in cartelle condivise o personali e la
gestione delle revisioni successive; lo smistamento dei documenti all’interno dell'AOO; la gestione di
profili di sicurezza per ogni singolo documento o cartella; la classificazione dei documenti secondo il
titolario dell'AOO; l'integrazione con funzionalità di posta elettronica; nonché il passaggio dei
documenti all'area attiva con completamento delle attività di classificazione e fascicolazione, nel
momento in cui essi assumono carattere di documento amministrativo ufficiale;
Ø l'area attiva è l'archivio elettronico attivo, funzionante, contenente i documenti ed i fascicoli correnti e
necessari allo svolgimento delle attività dell'intera amministrazione, costituito dai documenti
protocollati e da quelli prodotti internamente durante lo svolgimento di un procedimento che non
necessitano di protocollazione. Le funzionalità minime richieste per tale area possono così
sintetizzarsi: registrazione di protocollo secondo quanto previsto dalla normativa; archiviazione,
classificazione e fascicolazione di tutti i documenti esterni e interni rilevanti ai fini delle attività
istituzionali; gestione di differenti tipologie di fascicoli e del loro ciclo di vita; gestione di profili di
sicurezza differenziati per ogni singolo documento; gestione del "titolario" d’archivio e delle sue
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revisioni; ricerca, visualizzazione e trasmissione di fascicoli e documenti; report sulle attività di
protocollazione e classificazione; passaggio dei documenti e dei fascicoli all'area di deposito;
Ø l'area di deposito è l'archivio elettronico, un repository documentale, contenente i documenti ed i
fascicoli per i quali si è completato l’iter burocratico, conservati ai fini di consultazione e
documentazione dei procedimenti. Le funzionalità minime richieste per tale area sono: estrazione di
fascicoli per scarto o trasferimento; riapertura di fascicoli e reinserimento nell'area attiva; ricerca e
consultazione dei documenti archiviati.
Per quanto attiene la gestione dei procedimenti, il sistema documentale dovrà fornire informazioni
sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto e quelli formati in adozione dei provvedimenti
finali. L’azione amministrativa, inerente ad una certa pratica, consiste nella lavorazione del procedimento
e si conclude con l’emissione del provvedimento finale. La sua efficacia viene misurata con l’aumento di
efficienza dovuto alla gestione automatica dei procedimenti che presuppone un disegno di workflow che
va calato nello specifico di ogni procedimento. A tal fine devono essere rispettati requisiti di integrazione
tra la gestione dei documenti e dei fascicoli e la gestione dei procedimenti secondo cui, per la creazione di
un procedimento, debba essere obbligatoriamente creato prima il fascicolo o più fascicoli collegati tra
loro e riconducibili allo stesso procedimento. Quindi va individuato l’insieme delle informazioni
necessarie per il corretto svolgimento dell’iter procedimentale e per le incombenze normative, stabilendo
tipologie di riferimento comuni. Le singole istanze vanno poi create e registrare associando a ciascuna il
corredo di informazioni della specifica tipologia di riferimento, fattore che dovrebbe consentire di
disporre della data ultima per l’emissione del provvedimento finale, del responsabile del procedimento,
dei collegamenti alla documentazione in archivio, delle attività svolte e delle azioni necessarie per
verificare il rispetto delle leggi vigenti.
L'uso di strumenti informatici di workflow permette, da un lato, al dirigente di verificare il
collegamento di un certo documento ad un fascicolo inserito in un procedimento amministrativo, di
conoscere lo stato ed il termine ultimo di lavorazione o più in generale verificare i procedimenti di
prossima scadenza, e dall'altro, al responsabile del procedimento di facilitare l’espletamento del controllo
della documentazione ed una produzione automatica di alcuni documenti necessari per il rispetto della
vigente normativa.
Il sistema scelto dovrà inoltre soddisfare i requisiti richiesti dall’applicazione dei principi
normativi in materia di diritto di accesso e trasparenza della documentazione amministrativa, nonché di
tutela della privacy, principi basati sui concetti di efficienza, semplificazione e trasparenza dell’azione
amministrativa. I principali vincoli formali introdotti dalla vigente normativa, per ogni procedimento,
riguardano: la chiusura del procedimento con l’adozione di un giudizio espresso e motivato; l'indicazione
del termine entro il quale il procedimento dovrà concludersi, termine che decorre dalla data di inizio del
procedimento o di ricezione della istanza o, in mancanza, entro trenta giorni dall'avvio del procedimento
stesso, termine sospeso in attesa di pareri esterni; l'indicazione del responsabile del procedimento, di ogni
adempimento procedurale e dell’adozione del provvedimento finale o, in mancanza, il responsabile è il
dirigente dell'UOR competente; la notifica ai soggetti interessati, destinatari del provvedimento finale o
verso i quali possono prodursi effetti diretti o indiretti, dell’avvio del procedimento e delle indicazioni
sull'ufficio competente e responsabile del procedimento, oggetto del procedimento e ufficio dove
prendere visione degli atti; il rendere disponibile agli interessati la documentazione prodotta, mediante
esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, previa richiesta motivata.
I riflessi e gli impatti di quanto sintetizzato sul sistema informativo, con particolare riferimento
alle tematiche di protocollo e di gestione documentale, sono: la costituzione di un database in cui sia
catalogato e censito, secondo la vigente normativa, ogni tipo di procedimento che permetta la gestione del
trattamento delle richieste di accesso agli atti amministrativi ed il controllo dei procedimenti; la
costituzione di un repository documentale che faccia accedere in tempo reale agli atti amministrativi
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visualizzandone il contenuto ed ottenere, se richiesta, copia; il completo rispetto dei requisiti posti dalla
legge mediante la piena realizzazione di un sistema informatico di protocollo e di gestione documentale;
la necessità di regolamentare l’accesso alle informazioni procedurali dei singoli atti amministrativi che
compongono il procedimento stesso, mediante l'abilitazione dei soli soggetti che ne abbiano diritto per la
tutela di situazioni giuridicamente rilevanti e/o i diretti interessati o cointeressati al procedimento
amministrativo, attraverso l'UOR competente che ha formato o detiene stabilmente l’atto, abilitazione da
regolamentare nel dettaglio tenendo ben presenti anche problemi di sicurezza nell’accesso alle
informazioni.
Secondo la recente normativa sulla privacy, i diretti interessati o cointeressati al procedimento
amministrativo possono avere informazioni sui propri dati personali in possesso di altri e richiederne la
conoscenza dettagliata, l’aggiornamento o l’integrazione e la cancellazione o il blocco in caso di mancato
rispetto della normativa. I merito alla conservazione di tali dati è fatto obbligo al loro responsabile di
provvedere adeguatamente alla riduzione dei rischi di danneggiamento o di perdita degli stessi o accesso
non autorizzato o trattamento illecito.
Nel caso del nostro Ateneo, i database esistenti: personale, contabilità, stipendi, biblioteca,
segreteria studenti, centro di servizi, contengono solo dati personali inerenti le unità afferenti alle singole
strutture e gli studenti e non i c.d. "dati sensibili", informazioni riguardanti l’origine razziale/etnica, le
convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni a
carattere religioso, lo stato di salute e così via. Gli unici obblighi sono quindi: individuare uno o più
Responsabili che garantiscano il rispetto del trattamento dei dati personali a norma di legge, rispettare gli
obblighi sulla modalità di raccolta dei dati e assicurarne la qualità, rispondere alle richieste
dell’interessato (entro 5 giorni dalla formulazione ufficiale della richiesta) sull’esistenza dei propri dati
personali, comunicandoli, aggiornandoli, rettificandoli, cancellandoli e rendendoli anonimi se trattati
impropriamente o se eccedono le finalità della raccolta e del successivo trattamento, assicurare la qualità
e la sicurezza nel mantenimento dei dati. Il sistema di gestione documentale dovrà necessariamente tener
conto da un lato delle esigenze di trasparenza e delle richieste di informazione pervenute, dall’altro dovrà
consentire la selezione ed il riconoscimento dei dati riservati e di quelli pubblici al fine di garantire la
tutela ed il rispetto della privacy.
Il sistema che si andrà a porre in essere deve essere scalabile ossia deve poter essere facilmente
espanso nelle sue caratteristiche: funzionalità, numero di client, utenti, dati e immagini trattate. Deve
essere robusto ossia dare garanzia di alta affidabilità contro i guasti, recuperando dove possibile l’integrità
del sistema ed in particolare esso dovrà permettere il recupero da errori di sistema e consentire
l’archiviazione di file di log sull’attività del sistema. Deve possedere alta capacità di memorizzazione dei
documenti ed ottimizzazione dei tempi di risposta anche mediante meccanismi di caching per la
movimentazione di immagini e file tra vari supporti. Deve avere meccanismi di autenticazione delle
utenze abilitate ad effettuare operazioni di lettura, scrittura e modifica dei dati, di autorizzazione alle
ricerche e non deve trasmettere in chiaro su rete le informazioni relative all'identificazione dell'utente.
La sua architettura deve essere flessibile al fine di consentire la creazione di repository
documentali centralizzati e dipartimentali e la soluzione individuata deve rendere possibile la erogazione
dei servizi da parte di un unico sistema a più AOO, permettere la creazione di gruppi, l'associazione di
profili e gerarchie differenti, il logging di accesso alle informazioni, l'integrazione con applicativi e
tecnologie in ambiente Web e la standardizzazione delle postazioni di lavoro, e garantire le funzionalità in
architettura Web utilizzando tecnologie che demandino al server tutte le informazioni che richiedano
potenzialità elaborative. Le interfacce grafiche, infine, devono essere user friendly ossia rappresentare in
maniera chiara ed immediata i dati ed effettuare le operazioni in maniera semplice ed intuitiva.
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La sicurezza fisica dei documenti dovrà essere gestita sia effettuando backup periodici delle
informazioni sia mediante l’utilizzo di dischi ottici in modo da consentire la memorizzazione
contemporanea degli oggetti su diversi supporti secondo tecnologia RAID.
Piattaforme confrontate
Distribuire un servizio da un ambiente di riferimento nella realtà del nostro Ateneo, si identifica
con la possibilità di costituire, presso il Centro di Calcolo Elettronico, un’architettura opportunamente
dimensionata e manutenuta che accolga tutte le funzionalità necessarie per ospitare processi più o meno
complessi in rispondenza alle necessità dei singoli dipartimenti e/o servizi. Il sistema che inizialmente
interesserà la sola Amministrazione centrale, potrà essere gradualmente esteso alle altre AOO
coinvolgendo il personale nelle operazioni di gestione del protocollo, archiviazione, classificazione e
distribuzione dei documenti.
Secondo le linee guida dettate dall'AIPA, il sistema documentale da sviluppare dovrà avere
un'architettura a più sottosistemi logici per garantire la scalabilità sia orizzontale che verticale del sistema
stesso, architettura soddisfatta da un sistema modulare in cui i servizi del sistema sono in qualche modo
interfacciati con altre applicazioni quali posta elettronica e firma digitale. Tali sottosistemi logici,
infrastrutture necessarie alla realizzazione di applicazioni di gestione documentale, comprendono
sostanzialmente: Web server, Application server, Database server e Repository, che possono essere
aggregati tra loro in uno o più livelli fisici, e sono interfacciati, internamente o esternamente con la
restante infrastruttura IT ed i suoi servizi e quella per il Document Management con particolare
riferimento ai servizi per Workflow, Imaging e Document management.
Si sono così individuate, in base ai requisiti tecnico funzionali richiesti, ma anche a seguito di
valutazioni sull'affidabilità del fornitore, il numero di progetti in esercizio nella P.A. in genere e in ambito
universitario in particolare, ed il posizionamento sul mercato, le seguenti piattaforme tecnologiche di
riferimento: la suite Panagon, Titulus'97 e PAFlow.
La suite Panagon è stata scelta quale piattaforma di riferimento, in quanto risultata tra le migliori
sul mercato e quella più diffusa nelle Pubbliche Amministrazioni (Studi Consip sui maggiori competitors
a livello internazionale di software per “Content Management”). Essa offre un insieme completo di
funzionalità per la gestione documentale in grado di sopperire ad ogni richiesta gestionale da parte
dell'intera organizzazione. Questi servizi possono girare sia in ambiente Unix che Windows NT ed
utilizzare vari database come ad esempio Oracle (Unix e NT) o SQL Server (NT). Attraverso i suoi
componenti sono possibili estensioni verso funzionalità di Workflow di produzione e di Report
Management.
È una soluzione aperta e l’aderenza a tutti gli standard permette di integrare la maggior parte dei
prodotti selezionati creando così un’architettura di riferimento altamente scalabile e performante. È
composta da componenti client, servizi Web ospitati su Web Server e da back-ends specializzati per
Document Imaging, Electronic Document Management, Workflow, Report Management ed attività di
Publishing. L’accesso avviene in modo naturale e comprende la completa gestione dei documenti
cartacei, acquisiti via scanner o fax, e di quelli elettronici quali mail, word processor files, spreadsheets,
html forms etc., attraverso una interfaccia semplice ed omogenea.
Il Web Service si basa su Microsoft IIS o Netscape Enterprise Server ed utilizza pagine ASP
demandando l’intera operatività ai server e consentendo rapidi sviluppi applicativi e personalizzazioni.
L'interfacciamento verso la base dati è realizzato attraverso le tecnologie Microsoft OLE DB e standard
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ODBC. Come in tutte le architetture WEB Based l’interfaccia utente è costituita da un browser, in
versione Java-enabled,
La piattaforma Panagon di FileNet integra tutti i servizi necessari alla costruzione
dell’infrastruttura di base, infrastrutture che si prestano, con investimenti minimi, ad accogliere ulteriori
future esigenze di gestione documentale derivanti dal progetto di protocollo informatico. Inoltre, le
economie di scala derivanti dall’adozione di un’unica piattaforma tecnologica permettono un risparmio
notevole sull’acquisizione delle infrastrutture e sulla gestione dei sistemi stessi.
Titulus'97 è stato scelto quale piattaforma di riferimento, in quanto sviluppato dalla 3D
Informatica con l'Università degli Studi di Padova e quindi, rispetto al precedente, più mirato alla realtà
universitaria, nonché per la sua maggiore diffusione in ambiente universitario.
Il software applicativo web-based che può girare sia in ambiente Unix (Linux, Aix e Solaris) che
Windows (NT, 2000 e XP) utilizzando database interrogabili via SQL, adotta misure tecniche,
organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni
contenute nel documento informatico, nonché gestisce la sottoscrizione digitale (firma elettronica) da
parte dell'utente. Titulus'97 recepisce quanto previsto dalla vigente normativa, integrando gestione
documentale, protocollo, strumenti di workflow, archivi e procedimenti amministrativi. Sono
automatizzate tutte le fasi di gestione dei documenti, dalla loro ricezione e autenticazione alla
protocollazione, assegnazione, trattamento e archiviazione.
Questa piattaforma rappresenta la base per passare dalla protocollazione informatica alle
successive fasi di gestione dei procedimenti ed automazione dei processi e di interscambio via Web di
documenti informatici con altre amministrazioni, ed è uno strumento flessibile di informazione che
garantisce la registrazione di qualsiasi tipologia documentale, la loro classificazione mediante una voce di
indice plurilivello, un sistema archivistico strutturato a fascicolazione gerarchica o non gerarchica o a
serie, la conservazione dei documenti nel tempo, l'accesso semplice ed immediato ai contenuti, l'integrità
dei documenti e delle informazioni in esse contenute, sofisticati strumenti di ricerca (thesauri e dizionari),
l'ottimizzazione dell'intero ciclo di vita e di lavorazione dei documenti, la gestione automatizzata dei
procedimenti amministrativi. La gestione del sistema documentale ed il workflow management, inoltre,
sono aperti e flessibili e permettono di reperire rapidamente qualsiasi informazione.
PAFLOW è un progetto in ambiente open-source, portato avanti congiuntamente dall'AIPA e dal
laboratorio ReTiS della Scuola S.Anna di Pisa, ed è stato scelto quale piattaforma di riferimento in quanto
open-source ed il nostro Ateneo, spinto da motivazioni economiche e soprattutto di facilità di sviluppo e
quindi di rapidità e disponibilità degli aggiornamenti, già da qualche anno si sta muovendo in tal senso
portando in ambiente linux e/o bsd tutti i server ed i servizi gestiti dal Centro di Calcolo Elettronico.
Inoltre, il suo essere promosso dall'AIPA, nonché essere utilizzato quale piattaforma dei vari corsi di
formazione svolti finora, è garanzia di rispetto rigoroso della vigente normativa e del suo costante e
rapido aggiornamento sulla base delle circolari e delle direttive da essa emanate.
Il software applicativo è web-based e, fondandosi su interrogazioni client-server via browser,
demanda l’intera operatività al server e consente rapidi personalizzazioni e sviluppi applicativi. L’accesso
avviene tramite una semplice interfaccia ed il suo uso garantisce la registrazione di qualsiasi tipologia
documentale (documenti cartacei, acquisiti via scanner o fax, e quelli elettronici quali mail, word
processor files e simili), la loro classificazione mediante una voce di indice su più livelli.
PAFLOW è un sistema archivistico flessibile e strutturato a vari tipi di fascicolazione, con accesso
semplice ed immediato ai contenuti, che assicura l'integrità dei documenti e delle informazioni in esse
contenute e permette: la gestione delle registrazioni di protocollo con rispetto rigoroso della normativa
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per quanto attiene la sicurezza; la gestione delle situazioni di emergenza e l’affidabilità del sistema; la
conservazione delle registrazioni all’interno di una banca dati che può essere consultata, modificata e
ampliata con nuove registrazioni; di operare con un unico computer attraverso una rete locale tramite una
tecnologia ad elevata diffusione ed a basso costo come i browser per Internet; l'identificazione chiara
degli operatori con livelli di sicurezza configurabili ed il supporto dei formati previsti dall'AIPA per
l’interscambio delle informazioni.
L’acquisizione dell’infrastruttura andrà effettuata centralmente e l'investimento iniziale, inerente
l’acquisto di tale infrastruttura centralizzata, è giustificato dalla possibilità di non dover replicare tali
investimenti all’interno di ogni singola AOO interessata, sia a livello di manutenzione dell’architettura sia
a livello di costi inerenti all’acquisto della soluzione. L’opportunità di usufruire di tale architettura per
erogare servizi che soddisfino la totalità delle esigenze consente poi di ammortizzare e giustificare la
spesa necessaria alla gestione in alta affidabilità della soluzione stessa.
Architettura applicativa software e hardware
Una prima valutazione tecnica porta alla scelta di un’applicazione che sia totalmente neutrale
rispetto l’ambiente operativo nel quale si troverà a dover operare. Fattore che, in dipendenza della scelta
hardware e software, comporta il sostenimento di costi più o meno alti per lo sviluppo e per la successiva
manutenzione correttiva ed evolutiva. In particolare, l’utilizzo di piattaforme Unix, quali Aix o Solaris,
mal si adatta con le disponibilità economiche di strutture medio-piccole, mentre è giustificabile per
strutture territoriali o dipartimenti di medio grandi dimensioni (a parità di configurazione, escludendo il
costo dell'hardware, un server linux non costa nulla ed un server unix costa in media il 70% in più di un
server Windows).
La struttura a sottosistemi, necessaria a consentire l’utilizzo delle sue funzionalità nell’ambito
delle più diffuse architetture di rete e protocolli di comunicazione, porta ad ulteriori valutazioni tecniche.
I Client dovranno essere costituiti da un unico componente: un comune Browser Web (Explorer,
Netscape o Opera) con cui l’utente interagisca pienamente con il sistema e che potrà essere corredato da
una serie di plug-in orientati al miglioramento dei tempi di risposta dell’applicazione ed
all’alleggerimento del traffico di rete indotto dall’utilizzo del sistema. Fattore che facilita l'impatto degli
utenti-utilizzatori con il nuovo programma e fa diminuire i disagi cui essi andrebbero incontro, grazie
anche all'uso della stessa interfaccia utilizzata per la "navigazione" e le ricerche su Internet. L’interfaccia
utente evoluta disporrà così di un interfaccia grafica estremamente friendly, con la quale, mediante mouse
o tastiera, accedere a tutti i servizi applicativi con modalità semplici ed intuitive secondo quanto
comunemente offerto dagli ambienti operativi diffusi presso il nostro Ateneo (Windows in tutte le sue
varie versioni).
L'architettura dell'applicativo utilizzato dovrà essere tale da assicurare massima sicurezza e quindi
ipotizzata su tre livelli interconnessi tra loro: database, application e web server. Il database server dovrà
essere un sistema di gestione dei dati relazionale e multipiattaforma, come Oracle o comunque basato su
SQL come MySQL o PostgreSql, facilmente interfacciabile con l'Application server; il Web server dovrà
permettere una semplice ed immediata interazione dei client con l'application server e quindi tra l’utente e
l’applicazione stessa; l'application server dovrà offrire funzionalità e modalità operative tali da consentire
personalizzazioni e modifiche, nonché l’introduzione di nuove funzionalità. Dovranno essere garantite le
funzioni che consentono l’interoperabilità tra A.O.O., inerenti la generazione e/o l’utilizzo delle strutture
XML per i messaggi protocollati, e le funzioni per la gestione automatizzata dei documenti e della loro
archiviazione. L'application server, inoltre, dovrà prevedere infrastrutture interne o esterne di sicurezza ed
autenticazioni ed offrire funzionalità di monitoraggio del funzionamento dell’applicazione stessa.
19
Il sistema di gestione del repository documentale, non essendo obbligatorio per la vigente
normativa, potrà essere implementato anche nella seconda fase del presente progetto, tuttavia le sue
funzionalità dovranno essere tali da interfacciarsi facilmente nel pregresso.
Per quanto attiene il dimensionamento del server, inizialmente unico (successive valutazioni di
verifica della soluzione adottata e soprattutto dei carichi di lavoro supportati potranno portare alla scelta
di replicare i servizi secondo sistemi di load balancing, ad esempio), dove installare e configurare tutti i
prodotti necessari alla messa in opera del presente progetto, esso dovrà avere i seguenti requisiti minimi a
garanzia di una sua maggior sicurezza ed operabilità: biprocessore ognuno a 1GHz, 1 Mb di RAM, 40 Gb
totali di HD SCSI in modalità RAID5, unità DAT o masterizzatore quale unità di backup e un qualsiasi
dialetto Unix come sistema operativo.
Interventi organizzativi
Dalla lettura della normativa sulla gestione dei documenti amministrativi risulta evidente che un
progetto di informatizzazione del protocollo e dei flussi documentali comprenda una soluzione basata su
due tipologie d’intervento: uno di tipo organizzativo ed uno di tipo tecnologico, l’uno propedeutico
all’altro e di cui il primo presenta una complessità più rilevante, presupponendo la ristrutturazione e
riqualificazione degli uffici e degli archivi di protocollo oltre ad una razionalizzazione dei flussi
documentali. L’art.61 del D.P.R. 445/2000, infatti, recita “Ciascuna amministrazione istituisce un
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in
ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art.50. Il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea”.
Nel caso dell'Università degli Studi di Napoli "Parthenope" ed in particolare dell'Amministrazione
centrale scelta come AOO pilota per il presente progetto, non è necessario un riordino degli uffici e degli
archivi di protocollo, poiché, se si esclude il caso del Corso di laurea in Informatica e quello dell'Ufficio
nucleo di valutazione, non esistono protocolli aggiuntivi non necessari, rispetto alle AOO
precedentemente individuate. In osservanza ai dettami della vigente normativa occorre solo formalizzare
la nomina, nell’ambito di ciascuna AOO, del Responsabile del servizio cui vanno attribuiti i compiti
previsti dalla medesima normativa. Ne consegue che l'organizzazione in AOO del nostro Ateneo può
essere considerata soddisfacente ed il presente progetto non dovrà intervenire sugli assetti organizzativi
degli uffici.
Sempre nell'ambito dell'Amministrazione centrale, anche per i flussi documentali non è necessaria
un'eccessiva razionalizzazione dei passaggi o una grande opera di semplificazione e normalizzazione dei
flussi in ingresso ed in uscita dalle varie AOO. Occorre solo una loro ottimizzazione in virtù
dell’introduzione della componente di gestione ed archiviazione elettronica dei documenti: un passaggio
in più come l'autenticazione o modifiche di passaggi preesistenti come per la trasformazione di documenti
analogici in digitali o l'uso della posta elettronica per le comunicazioni interne. Chiaramente, ciò che va
messo in conto sono le "abitudini" degli utenti e la loro difficoltà a cambiare metodologia di prassi
amministrative, anche se il cambiamento riguarda più le tipologie dei documenti (non più cartacei ed il
formato elettronico è sufficientemente diffuso, compreso meccanismi di scannerizzazione ed altri tipi di
conversione; solo in pochissimi uffici il grado di alfabettizzazione informatico è basso) che la
metodologia stessa della prassi amministrativa; inoltre, la posta elettronica è già diffusissima e con un
minimo aiuto non dovrebbe essere troppo traumatico utilizzare un sistema informatico di gestione
documentale. Anzi l’abbandono delle prassi consolidate e l’introduzione di strumenti informatici di
supporto ai procedimenti amministrativi ed al protocollo, potrebbe essere vista come un’opportunità, ad
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esempio, per ridurre i tempi di ricerca di un documento e quindi, anche solo per questo, aumentare il
grado di efficienza dell’Amministrazione stessa.
Fattore importante è quindi il coinvolgimento di tutte le strutture interessate, in modo da renderle
consapevoli dei cambiamenti, ed il chiarire bene gli obiettivi che si pone l’Ateneo: l’introduzione di nuovi
strumenti tecnologici, effettuata in maniera graduale, porterà verso il rinnovamento dell'intero sistema;
l’impiegato, infatti, tramite il proprio Personal Computer potrà reperire tutte le informazioni di cui ha
bisogno, effettuare tutte le operazioni necessarie per svolgere la propria attività, inviare e ricevere
messaggi da parte degli altri soggetti con cui opera, verificare lo stato di avanzamento delle attività.
Coinvolgimento che dovrà essere accompagnato da un opportuno programma di sensibilizzazione,
incentivazione ed addestramento del personale e da una adeguata assistenza in fase di esercizio del
sistema. Ne consegue che il successo del presente progetto non può prescindere dalla consapevolezza e
condivisione delle responsabilità, da un forte coinvolgimento di tutte le strutture interessate e dalla
formazione del personale. La riuscita del progetto dipenderà soprattutto dal modo in cui le diverse
strutture coinvolte reagiranno al cambiamento, a come ognuno abbia chiari i compiti che dovrà svolgere
ed alla volontà di semplificare realmente i processi amministrativi intervenendo sulle prassi consolidate.
Modello organizzativo
Il modello organizzativo previsto per il nuovo sistema documentale non prevede uno
stravolgimento dell’attuale situazione, ma una regolamentazione del trattamento dei flussi documentali
elettronici. In particolare, per i flussi documentali, il modello può essere così schematizzato:
FLUSSO IN USCITA
FLUSSO IN INGRESSO
Servizio posta / Casella
di posta elettronica
istituzionale AOO
Segreteria /
Direzione AOO
Autenticazione
e assegnazione
Ufficio Protocollo
Acquisizione
immagine
Sistema di gestione
Protocollo e flussi
documentali
Ufficio assegnatario
Invio del
documento
Ricezione e
smistamento del
documento
Autenticazione
Protocollazione
del documento
Presa in
carico del
documento
Responsabile
procedimento
Firma o visto
del documento
Protocollazione
del documento
Classificazione
e fascicolazione
del documento
Assegnazione
responsabile
Elaborazione
Classificazione
e fascicolazione
del documento
Invio alla firma
o al visto
Composizione del
documento
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I documenti cartacei vengono ricevuti direttamente presso le singole AOO o centralmente dal
servizio posta (fase di ricezione) e poi smistati verso le AOO competenti, attività svolta manualmente
presso le portinerie delle varie sedi. Sono poi aperti ed esaminati (fase di autenticazione), verificandone la
provenienza e l’effettiva competenza, quindi assegnati agli uffici competenti per la trattazione della
materia (fase di assegnazione) ed inviati all’archivio di protocollo per la registrazione. I documenti
cartacei ricevuti vengono acquisiti attraverso scanner e quindi registrati sul sistema di protocollo
informatico (fase di protocollazione). L’ufficio a cui è stato assegnato il documento protocollato,
competente alla sua trattazione, potrà associare il documento acquisito ad un fascicolo esistente o ad uno
nuovo e classificarlo (fase di fascicolazione), registrare dati suppletivi rispetto a quelli di protocollo,
assegnare il funzionario responsabile ai sensi della legge 241/90, classificare il documento, attivare un
procedimento amministrativo che, a sua volta, potrà essere gestito da un sistema di workflow (fase di
trattazione). Il documento viene poi archiviato nel repository documentale (fase di archiviazione).
Il documento elettronico viene ricevuto dalla casella di posta elettronica istituzionale dell’AOO
(fase di ricezione). L’operatore o automaticamente il sistema, provvede ad acquisire il messaggio in
ingresso, verificare la validità del certificato incluso e l’autenticità della firma digitale apposta (fase di
autenticazione). Sempre l’operatore pone il messaggio in una lista di attesa, ispeziona il messaggio ed
autorizza la sua protocollazione, aggiungendo informazioni per lo smistamento verso gli uffici competenti
(fase di assegnazione). Il sistema in automatico estrae le informazioni contenute nella segnatura, calcola
l’impronta di tutti i documenti informatici inclusi nel messaggio, crea una registrazione di protocollo che
riporta le impronte dei documenti informatici e le informazioni fondamentali contenute nella segnatura ed
invia una conferma di ricezione, se richiesta (fase di protocollazione). L’ufficio a cui è stato assegnato il
documento protocollato, competente alla sua trattazione, potrà associare il documento acquisito ad un
fascicolo esistente o ad uno nuovo e classificarlo (fase di fascicolazione), registrare dati suppletivi rispetto
a quelli di protocollo, assegnare il funzionario responsabile ai sensi della legge 241/90, classificare il
documento, attivare un procedimento amministrativo che, a sua volta, potrà essere gestito da un sistema
di workflow (fase di trattazione). Il documento viene poi archiviato nel repository documentale (fase di
archiviazione).
La produzione di un documento elettronico avviene, in genere, mediante strumenti standard di
office automation quali word, excel, powerpoint, ecc. (fase di produzione). Il funzionario responsabile e/o
il direttore dell’ufficio/servizio e/o il responsabile dell’AOO, firma digitalmente o vista il documento
(fase di autenticazione) che viene poi associato ad un fascicolo esistente o ad uno nuovo e classificato
(fase di fascicolazione). L’operatore autorizza la sua protocollazione ed inserisce tutte le informazioni ad
esso relative, mentre il sistema in automatico estrae l’impronta di tutti i documenti informatici inclusi nel
messaggio, crea una registrazione di protocollo riportando in essa le impronte, crea una segnatura
informatica e modifica il messaggio originale SMTP/MIME includendo la segnatura informatica come
allegato (fase di protocollazione). Il documento, eventualmente cifrato, viene allegato ad un messaggio di
posta elettronica ed inviato alla AOO destinataria (fase di spedizione), mentre una sua copia viene inserita
nel repository documentale (fase di archiviazione).
Criticità del progetto
L’analisi delle criticità di un qualsiasi progetto è sinonimo di valutazione dei rischi inerenti il
riordino degli uffici di protocollo, l’introduzione di tecnologie fortemente innovative, l’addestramento
degli operatori all’utilizzo dell’applicazione informatica e l’abbandono dell’uso incondizionato del
documento cartaceo a favore di quello elettronico. Specialmente nell’introduzione di nuove tecnologie
occorre agire con estrema cautela in quanto l’impatto sulle abitudini operative dei dipendenti è senza
dubbio notevole e, a volte, determina un rifiuto al cambiamento tale da rallentare l’intero progetto o,
addirittura, da provocare il suo fallimento.
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Al di là della valutazione dei carichi di lavoro che potrebbero condizionare lo sviluppo futuro delle
applicazioni documentali, grazie anche al moltiplicarsi dei compiti e delle richieste, occorre ben valutare
le possibili criticità di un intervento esteso ad un numero consistente di uffici. I principali fattori di rischio
del presente progetto, relativi sia al contesto applicativo del sistema sia all’impatto dello stesso
sull’Ateneo, possono essere distintiti secondo aspetti di complessità gestionale e dimensionale ed
elementi di incertezza dei requisiti, per l’innovazione implementata e di disponibilità delle infrastrutture e
possono essere così sintetizzati:
Tipo di rischio
grado
Complessità gestionale
medio-basso
Rilevanza strategica
Interfunzionalità
Specificità del sistema
Eterogeneità degli interessati
Peso degli interventi
Complessità dell’applicazione
alto
alto
medio
alto
medio-alto
alto
Dimensioni del progetto
medio-basso
Dimensioni del coordinamento
medio-basso
Dimensione del sistema
medio
Dimensione temporale del progetto
basso
Stabilità dell’ambiente dei processi
medio
Disponibilità e stabilità
media
Comprensibilità
medio
Formalizzazione dei processi e delle informazioni
basso
Esperienza degli utenti
basso
Utilizzo di nuovo hardware
basso
Utilizzo di nuovo software di base
basso
Utilizzo di nuovo software d’ambiente e di sviluppo
Integrazione di tecnologie eterogenee
alto
basso
Il presente progetto si propone di introdurre nell’ambito dell’Ateneo un sistema di gestione del
protocollo e dell’archivio documentale che sia di supporto per la gestione amministrativa corrente. Tale
sistema coinvolge non solo gli uffici di protocollo, ma tutti i soggetti che partecipano alla gestione dei
documenti, ed ha una forte rilevanza strategica di snellimento del processo amministrativo. I soggetti
interessati hanno caratteristiche molto differenziate sia per esperienza e cultura organizzativa sia per il
differente coinvolgimento, motivazione e conoscenza specifica del sistema. Non si tratta quindi soltanto
di impiantare un sistema informativo più articolato e rispondente alle mutate esigenze dell’Ateneo, ma di
introdurre un sostanziale cambiamento nel modo di gestire i documenti amministrativi che ha
caratteristiche più moderne e più snelle ed è mirato ad una gestione “elettronica” dell’informazione. Tutto
ciò favorisce e rende più evidente la possibilità di incorrere in comportamenti di “rigetto” e di resistenza
al cambiamento a causa dell’impatto sull’organizzazione e sulla modalità di lavoro delle varie strutture
interessate.
Le dimensioni del progetto sono un criterio fondamentale nelle scelte relative al dimensionamento
del sistema, sia in termini di utenti interessati (circa 530 distribuiti su 8 sedi) sia in termini di volumi
documentali da gestire (circa 130.000 documenti annui) e della relativa architettura di base ed alla
organizzazione delle attività di conduzione ed assistenza al fine di evitare possibili implicazioni sia in
termini di prestazioni del sistema sia in termini di qualità ed efficienza del servizio erogato.
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Caratteristica peculiare del processo di gestione documentale è il frequente intervento di nuove
norme il cui impatto sul sistema informativo va ridotto al minimo, attraverso la costruzione di funzioni
flessibili ed in grado di agevolare tali adeguamenti.
I sistemi documentali richiedono, inoltre, per una corretta operatività, la disponibilità di hardware
specializzato e dedicato e di strumentazione dotata di performance alquanto elevate. La prima valutazione
è quindi legata alla necessità di rendere disponibili strumentazioni hardware e software di buon livello. La
prima criticità da evidenziare è quindi legata alla diffusione di strumentazione adeguata, in numero e
qualità, in tutti gli uffici interessati alla diffusione della nuova tecnologia. L’uso pieno del sistema di
protocollo presso i singoli uffici ha come requisito essenziale anche il rifacimento del cablaggio della
sede di Via Acton e quindi della massima disponibilità dei servizi di trasporto dell’Ateneo.
La strategia adottata per la gestione del rischio dovrà prevedere una molteplicità di azioni che
riguarderanno la segmentazione del progetto in step successivi (ufficio pilota, allargamento ad un certo
range di uffici, implementazioni di parte delle funzionalità, versioni base, specifiche realizzative di base e
di dettaglio e così via), la definizione di punti di controllo, sulla base dei precedenti step, atti a valutare la
soluzione adottata e rendere stabili i requisiti e le specifiche del sistema realizzato.
Analisi costi/benefici
Nell’approntare un sistema complesso di gestione documentale, risulta di particolare importanza
valutare attentamente i costi ed i benefici derivanti dall’adozione di una soluzione rispetto ad un’altra. Ai
fini della classificazione delle voci di costo da considerare nell'esecuzione del presente progetto uno
studio AIPA ha affrontato in maniera approfondita il problema in un suo studio secondo il quale da un
punto di vista qualitativo tali voci di costo non sono sostanzialmente diverse da quelle di qualunque altro
progetto di informatizzazione dei processi, mentre dal punto di vista quantitativo si distinguono
soprattutto per il forte impatto organizzativo sull’intero sistema informativo. Tali fattori rendono l’analisi
organizzativa e la stesura dello studio di fattibilità fasi particolarmente rilevanti e costose in termini
economici e soprattutto temporali e la frequente resistenza al cambiamento del personale coinvolto si
traduce in un peso particolarmente rilevante sugli aspetti di formazione degli utenti.
Sempre considerando lo studio AIPA, il costo complessivo di un progetto di informatizzazione del
protocollo e dei flussi documentali si può articolare in costi di sviluppo e costi di esercizio. I primi
comprendono le fasi più propriamente progettuali, le più onerose specie se svolte all'esterno
dell'organizzazione e si distinguono in: costi di realizzazione che comprendono tutti quelli delle attività
necessarie ad ottenere un sistema da avviare e quindi anche analisi organizzativa e studio di fattibilità, e
costi di avviamento comprensivi di quelli delle attività e delle risorse necessarie per mettere in esercizio i
sistemi e, conseguentemente, delle attività necessarie ad acquisire le apparecchiature hardware ed i
prodotti software. I secondi, invece, raggruppano tutti i costi necessari per il corretto funzionamento dei
sistemi e l’utilizzo delle applicazioni da parte degli utenti e possono distinguersi in: costi di
manutenzione, in cui sono accorpati i costi delle attività e delle risorse necessarie all'effettuazione delle
attività di manutenzione hardware e software di base, delle infrastrutture di telecomunicazione e
dell’applicazione software, e costi di gestione che racchiudono i costi delle attività e delle risorse
necessarie alla gestione dell’hardware, del software di base, delle reti di comunicazione, del software
applicativo, delle attività degli help desk e di assistenza agli utenti, costi stimabili in base alle risorse
umane necessarie, alle tariffe professionali o ai costi standard del personale interno utilizzato.
Un'aggiuntiva determinazione delle voci di costo fatta dall'AIPA, è la loro ulteriormente
suddivisione in: costi generali, cioè quelli che presentano una bassa connessione con il sistema di base,
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originati da elementi condivisi con altri sistemi o processi, e costi specifici, cioè quelli che presentano
elevate connessioni con le attività che costituiscono il progetto.
Suddivisione delle voci di costo (fonte AIPA)
Articolazione
Voce di costo
Sensibilizzazione e programmazione
Rilevazione e analisi
Realizzazione applicazione software
Sviluppo: avviamento
Installazione e collaudo entità pilota
Installazione e collaudo
Progettazione erogazione corsi di alfabetizzazione
Progettazione erogazione corsi specifici
Acquisizione hardware dedicato
Acquisizione hardware
Acuisizione software
Acquisizione infrastrutture di TLC
Esercizio: manutenzione Manutenzione hardware dedicato
Manutenzione hardware
Manutenzione software
Manutenzione TLC
Manutenzione applicazione software
Esercizio: gestione
Gestione hardware dedicato
Gestione hardware
Gestione software
Gestione TLC
Gestione applicazione software
Help desk
Supporto utenza
generale
Sviluppo: realizzazione
specifico
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
I benefici connessi all’introduzione della soluzione, oggetto del presente progetto, possono
ricondursi sostanzialmente a quegli obiettivi di miglioramento qualitativo dell’efficienza dell’azione
amministrativa, di semplificazione della stessa e di trasparenza verso l'utente. In particolare, l’adozione di
un sistema di protocollo informatico interoperabile ed integrato con funzionalità di document
management, assicura una serie di vantaggi di tipo qualitativo, ossia inerenti gli aspetti organizzativi e le
modalità operative che concorrono a determinare un miglioramento del livello di efficienza dell’attività, e
di tipo quantitativo, più direttamente legati a componenti di tipo economico, connessi all’impiego di
tempo e risorse dedicate alle attività istituzionali.
Tra i benefici di tipo qualitativo vi sono sicuramente: la riduzione dei tempi di trattamento delle
pratiche attraverso la velocizzazione delle operazioni di protocollo; la riduzione dei tempi di giacenza
delle pratiche stesse e soprattutto l’eliminazione dei tempi di trasferimento dei documenti cartacei tra
uffici; la tracciabilità delle varie fasi dell’iter amministrativo relativo a ciascun documento; la riduzione
dei tempi di reperimento dei documenti e delle informazioni utili all’esecuzione del processo
amministrativo; la costituzione di un repository documentale che consente l’accesso in tempo reale ai
documenti; il risparmio di tempo legato al riuso dell’esperienza documentata (consultazione casistica); la
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piena condivisibilità delle informazioni; la standardizzazione dei criteri di archiviazione e di
classificazione dei documenti; la sicurezza nell'accesso ai documenti, mediante l'attribuzione di password
e la definizione di diversi livelli di accesso ed abilitazione; la trasparenza amministrativa e l'effettiva
possibilità di accesso ai documenti ai sensi di legge; l'interoperabilità del sistema di protocollo
informatico in ambiente distribuito e conseguentemente effettiva possibilità di cooperazione ed
interscambio tra AOO e/o tra varie amministrazioni; la costituzione di un patrimonio informativo quale
strumento di supporto decisionale.
Per quanto attiene i benefici di tipo quantitativo, sono da rilevare: il recupero degli spazi destinati
agli archivi cartacei presso i singoli uffici e dell'impiego di personale per la gestione di tali archivi; la
riduzione dei costi, in termini di impiego di tempo e di risorse, connessi alla gestione cartacea dei
documenti, riduzione stimabile in un quarto dell'attuale reperimento delle informazioni e un terzo
dell'attuale diffusione delle informazioni; l’utilizzo di una piattaforma comune di gestione documentale
come riferimento per tutti i progetti analoghi che comporta la realizzazione di economie di scala sia per i
costi di acquisizione delle infrastrutture sia, in particolar modo, per i costi di gestione dei sistemi.
Valutazione economica
L’inserimento in un’organizzazione, come quella rappresentata dall'Università degli Studi di
Napoli "Parthenope", di un sistema che prevede l’automatismo di iter processuali inerenti il trattamento di
documenti, comporta sicuramente un impatto notevole per le risorse umane coinvolte nel progetto. La
resistenza al cambiamento oppure la scarsa disponibilità ad acquisire nuovi ruoli e nuove professionalità
da parte del personale è sicuramente uno degli scogli iniziali con cui i promotori di tali soluzioni devono
confrontarsi.
Per avere sufficienti possibilità di successo è assolutamente necessario che l’esigenza al
cambiamento sia avvertita innanzitutto dai vertici dell’unità organizzativa: i responsabili devono essere
sufficientemente sensibilizzati al progetto e convinti assertori della sua validità. Essi devono perseguire
con determinazione la nuova visione, essere consapevoli delle nuove responsabilità e ruoli, condividere il
modello di processo. Condivisione indispensabile al fine di chiarire le attività che ciascuno è tenuto a
svolgere, identificare le dipendenze rispetto ad altri ed evidenziare le competenze richieste a ciascuno in
relazione alle attività che esso deve svolgere.
Il progetto dovrà dunque accertare il grado di sensibilità al programma di cambiamento e
concordare la pianificazione del tipo di intervento, la creazione del gruppo di lavoro con la definizione dei
ruoli, tempi e regole e la programmazione delle attività che dovrà includere: l'analisi del contesto (base
culturale, barriere al cambiamento), la formazione (identificazione delle competenze, dei gap e dei
fabbisogni), la comunicazione (identificazione dell’audience, traduzione della visione dei piani, selezione
dei messaggi). La corretta analisi delle esigenze procedurali è, infatti, il modo migliore affinché
l’interazione, tra utenti e analisti di progetto, porti ad un traguardo comune ossia al miglioramento della
normale operatività supportata dalla tecnologia che meglio soddisfi tali esigenze.
Nel corso della realizzazione del presente progetto l’Amministrazione centrale, quale ufficio pilota
presso il quale avviare l’esercizio provvisorio del sistema, sarà fortemente coinvolta non solo per quanto
riguarda la partecipazione ai gruppi di lavoro, ma anche per numerose altre attività quali la revisione delle
modalità di archiviazione della documentazione cartacea, l'individuazione ed eventuale revisione dei
processi da sottoporre alla gestione automatizzata, l'individuazione degli utenti del sistema,
l'organizzazione dei corsi di addestramento degli utenti, la gestione del sistema informativo (politiche di
sicurezza, assegnazione di login e password, aggiornamento tabelle di sistema e così via).
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Dal punto di vista applicativo, la struttura del sistema di protocollo informatico deve consentire la
sistemazione di procedure eterogenee nello stesso ambiente, rendere l’intervento tecnologico ed
organizzativo accessibile anche ad utenti non tecnici e consentire una strutturazione omogenea delle
informazioni e dei processi analizzati al fine di semplificarne l’adozione.
Dal punto di vista progettuale, nella predisposizione del sistema di gestione documentale, è di
fondamentale importanza considerare le seguenti variabili legate a fattori di mercato e di organizzazione:
evoluzione delle tecnologie, diffusione dei prodotti, solidità dei fornitori, continuo aumento della quantità
delle informazioni da gestire, evoluzione organizzativa e formazione.
Da tutto ciò consegue la difficoltà ad esprimere una valutazione che possa orientare una scelta su
uno o più prodotti che a lungo termine garantiscano la possibilità di gestire a fruire del patrimonio
informativo prodotto e archiviato. Pertanto in una valutazione della soluzione da adottare, oltre a
quantificazioni meramente economiche, occorre basarsi soprattutto sulla solidità del fornitore, la garanzia
del rigoroso rispetto della normativa vigente da parte del prodotto individuato e la sicurezza del suo
costante aggiornamento in termini di innovazioni tecnologiche e normative. La soluzione proposta,
quindi, dovrà disporre di un architettura, di strumenti di archiviazione e di interfacce tali da consentire in
un futuro di migrare ad altri sistemi conservando l'integrità del patrimonio informativo accumulato nel
tempo.
Raffronto tra le piattaforme di riferimento (costi escluso IVA)
Costi annuali
di
manutenzione
Hardware:
Hardware:
€ 8.735,00
€ 1.950,00
Software:
Software:
€ 197.350,00
€ 22.920,00
Totale:
Totale:
€ 206.085,00
€ 24.870,00
Caratteristiche
Tempi necessari
SO: Unix o WinNT
Insieme completo di
funzionalità
Sistema web-based,
aperto, scalabile e
integrato
Almeno un anno
tra procedure di
gara,
progettazione/svi
luppo del sistema
e suo rilascio
Hardware:
Hardware:
€ 8.735,00
€ 1.950,00
Software:
Software:
€ 82.200,00
€ 9.546,00
Totale:
Totale:
€ 90.935,00
€ 10.496,00
SO: Unix o WinXX
Insieme mirato di
funzionalità
Sistema web-based,
integrato, modulare,
aperto e plurilivello
Hardware:
Hardware:
€ 8.735,00
€ 1.950,00
Software:
Software:
€0
€0
Totale:
Totale:
€8.735,00
€ 1.950,00
SO: Unix
"Nucleo minimo" di
funzionalità
Sistema web-based,
integrato, aperto,
strutturato
Piattaforme Costi iniziali
Panagon
Titulus
PAFlow
Aggiornamenti
Periodo
successivo
l'emanazione
della relativa
normativa o
implementazione
di nuove
tecnologie
Circa un anno tra Periodo
procedure di
successivo
gara,
l'emanazione
progettazione/svi della relativa
luppo del sistema normativa o
e suo rilascio
implementazione
di nuove
tecnologie
Un paio di mesi Periodo quasi
per acquisizione concomitante con
hardware,
l'emanazione
configurazione
della relativa
del software e
normativa o
rilascio del
implementazione
sistema
di nuove
tecnologie
27
Tutte le soluzioni di riferimento individuate possono garantire la solidità del fornitore ed il rispetto
della normativa vigente. La sicurezza del costante aggiornamento, in termini di innovazioni tecnologiche
e normative, è anch'essa assicurata anche se con diversa tempistica e conseguenti costi: nel caso di
Panagon e Titulus sono da considerarsi come personalizzazioni successive e, onde evitare il loro onere
eccessivo, vanno inserite nelle clausole del contratto da stipulare con la ditta fornitrice. Nel caso di
PAFlow, il suo essere open-source evita qualsiasi onere economico aggiuntivo ed il suo essere sviluppato
sotto dirette indicazioni dell'AIPA è garanzia di immediati aggiornamenti.
La soluzione della suite Panagon, acquistabile via Consip, risulta sicuramente la più completa e
quella che meglio protegge l'investimento nel tempo; tuttavia la soluzione Titulus, non acquistabile via
Consip ma con un costo nettamente inferiore, è quella mirata alle istituzioni universitarie. Entrambe,
comunque presuppongono dei tempi di rilascio in esercizio (circa un anno) che non farebbero rispettare al
nostro Ateneo il termine perentorio del I gennaio 2004.
In ottemperanza alla normativa, pertanto, si suggerisce l'uso iniziale della soluzione PAFlow che
comporta, oltre ad una notevole riduzione dei costi e dei tempi necessari alla messa in esercizio del
progetto, una non dipendenza da ditte esterne per la sua manutenzione ordinaria e straordinaria; fatto che
riduce ulteriormente i costi di gestione del sistema, oltre i tempi di attesa di intervento esterno. Altro
fattore che va a favore della soluzione open-source è il suo utilizzo per tutti i corsi di formazione indetti
dall'AIPA (indice anche di facilità di impiego), oltre che il suo essere in sintonia con le scelte dell'Ateneo
nell'erogazione dei propri servizi di questi ultimi anni: mondo open-source secondo soluzioni variegate
che includono varie versioni di linux e bsd in dipendenza del loro uso, e software applicativo di dominio
pubblico che, in quanto tale, sarà sempre sviluppato e upgradato e non soggetto a "leggi" proprietarie.
Infine, in un momento successivo, nulla vieta il passaggio ad altra soluzione.
Piano operativo
Vista la scelta quasi obbligata, per i tempi disponibili di realizzazione del presente progetto, della
soluzione open-source, per l’espletamento delle procedure di gara finalizzate all’acquisizione del server
centrale e di uno scanner per l'Ufficio protocollo d'Ateneo, si prevede siano necessari circa un mese. I
tempi necessari all’ottenimento del parere di merito tecnico-economico da parte dell’AIPA sono, invece,
di circa 2 mesi dalla presentazione della documentazione richiesta
Per le attività di progettazione e sviluppo del nuovo sistema sono prevedibili circa otto-nove mesi
dall'inizio del progetto, in quanto in tale periodo, oltre a quelle attività più propriamente pre-progettuali
inerenti gli atti preparatori e le attività di sensibilizzazione delle strutture e verifica della situazione
corrente, vengono avviate le attività di programmazione, analisi e verifica atte a rilevare eventuali
scostamenti da quanto previsto ed individuare aree di miglioramento della soluzione messa in atto.
L'erogazione dei corsi di addestramento per il personale coinvolto à stata frammentata in base alla
messa in esercizio delle varie AOO, sia per avvicinarla a tale avvio sia per annullare i tempi di attuazione
di quanto appreso dalle varie unità e non incorrere così nel conseguente dimenticare ciò che si è acquisito
in un corso seguito mesi prima.
Per quanto attiene il rilascio in esercizio del sistema, esso procederà per step successivi dipendenti
dalla messa in esercizio dei vari raggruppamenti di AOO; si prevedono circa due mesi per ogni
raggruppamento, per un totale di otto mesi cui va aggiunto un ulteriore mese per il rilascio finale
dell'intero sistema.
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Si possono, così, individuare le seguenti fasi progettuali (Gant del progetto):
Fase
I
II
III
IV
V
Durata
VI
VII
VIII
IX
X
XI
Parere AIPA
Procedure di gara (hardware)
Realizzazione software
Progettazione e sviluppo
Sensibilizzazione
Atti preparatori
Programmazione
Rilevazione
Analisi
Verifica
Rilascio sistema
Addestramento personale
Esercizio AOO pilota
Esercizio AOO di servizio
Esercizio AOO didattiche
Esercizio AOO di ricerca
Rilascio esercizio sistema
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Studio di fattibilità

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