FAX EMAIL - Ravagnati Sistemi

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Release
Manuale
4.90
Operativo
FAX EMAIL
Invio Documenti, Rubrica, Mailing
Il modulo Fax e E – mail è stato realizzato per trasmettere automaticamente via fax e/o
via e – mail ogni tipologia di documento del ciclo attivo e passivo: Offerte Clienti,
Ordini Clienti, Ordini Fornitori, Ddt, Fatture, Fatture Proforma e Fatture Accompagnatorie.
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
FAX ED E – MAIL ................................................................................................................. 3
1.1
Configurazione Fax e E – Mail ....................................................................................... 4
1.1.1
1.1.2
1.2
Impostazioni per Fax e E – Mail ................................................................................... 10
1.2.1
1.2.1.1
1.2.2
1.3
Caricamento del documento e Invio singolo ............................................................... 14
Stampa del documento e Invio multiplo di più documenti........................................... 16
Archivio Documenti ...................................................................................................... 17
La Rubrica .................................................................................................................... 18
1.5.1
1.5.2
1.5.2.1
1.5.2.2
1.6
Indirizzi e Gestione dei contatti dell’anagrafica clienti/fornitori.................................... 10
Gestione Contatti Clienti/Fornitore .............................................................................. 10
L’icona per l’invio dei documenti ................................................................................. 12
Invio Documenti ........................................................................................................... 14
1.3.1
1.3.2
1.4
1.5
Configurazione invio tramite E-mail .............................................................................. 5
Configurazione invio tramite FAX.................................................................................. 7
Plus e personalizzazione della Rubrica ...................................................................... 22
Funzioni dalla Rubrica................................................................................................. 27
Stampa ed esportazione su Excel............................................................................... 27
Mailing ......................................................................................................................... 28
Consultazione Documenti Multipla ............................................................................... 36
1.6.1
1.6.2
Criteri di estrazione ..................................................................................................... 38
Operazioni sui Dati ...................................................................................................... 40
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing -
3
1 FAX ed E – MAIL
La funzione aggiunge la possibilità di memorizzare i dati dei contatti per ogni cliente e fornitore,
al fine di ampliare l’anagrafica con i dati dei diversi riferimenti; inseriti quindi numeri di fax, e gli
indirizzi e-mail (generali e per contatto) è possibile procedere all’invio dei documenti, che può
avvenire singolarmente per ogni documento, oppure in modalità multipla (per spedire
direttamente un gruppo di documenti scelti e selezionati dall’utente)1.
La funzione è ulteriormente arricchita dalla possibilità di archiviare automaticamente i
documenti inviati; la procedura si integra, per la parte mail, all’ambiente di rete impostato
dall’utente, e per la parte Fax ai software più comuni 2.
Al modulo Fax ed e-mail sono associate anche altre funzionalità, quali:

1
La comodissima funzione di Rubrica,, utilità semplice e veloce per effettuare ricerche su tutti
gli elementi dell’anagrafica clienti – fornitori e agenti. Da un’apposita maschera l’utente può
effettuare la ricerca full-text su tutti i campi che compongono le anagrafiche Clienti / fornitori
/ Agenti: la chiave di ricerca scorre tutti gli archivi interessati, e rende i risultati in pochissimo
tempo. Alla semplice ricerca è possibile aggiungere filtri avanzati, impostabili a mezzo di
semplici flag, con i quali selezionare solo alcune anagrafiche o alcuni campi di interesse. La
Rubrica visualizza i risultati in formato griglia, dove anche la posizione delle colonne è
personalizzabile, e i dati estratti dalla ricerca possono essere stampati ed esportati su
Excel. Non solo: con doppio click su uno dei risultati visualizzati in griglia, viene aperta e
visualizzata l’anagrafica dell’elemento selezionato (per procedere ad una consultazione più
dettagliata e, se necessario, aggiornare i dati), ed è possibile gestire mailing ai contatti
estratti e selezionati, per inviare circolari o comunicazioni sfruttando l’anagrafica del
gestionale.
La funzionalità avanzata di Consultazione Documenti Multipla, che consente la
navigazione veloce e personalizzata dell’intero archivio documenti, con tutti i plus previsti
dalla rubrica (ed altri ancora) e la possibilità di stampare, e/o consultare il preview e/o
inviare automaticamente per fax o e-mail i documenti estratti
L’invio del documento può avvenire secondo due modalità:
Caricamento Documenti Æ Invio del documento singolo
Invio direttamente dal caricamento/consultazione/variazione del singolo documento
Se l’esigenza è quella di inviare un unico documento, direttamente dalla fase di inserimento o variazione dello
stesso, la procedura propone l’elenco dei contatti gestiti permettendo all’utente di selezionare uno o più
destinatari pre-codificati in anagrafica.
Stampa Documenti Æ Invio dei documenti multiplo
Invio automatico di più documenti contemporaneamente
La funzione di Invio automatico si attiva dalla funzione di Stampa del documento: Grazie alla Gestione dei
contatti realizzata sull’anagrafica cliente e fornitore, è possibile caricare più riferimenti per la singola
anagrafica: Responsabile Acquisti, Responsabile Amministrativo, ecc…. con i relativi fax diretti o mail
personali. Ad ognuno di essi è possibile associare uno o più codici documento di riferimento, al fine di inviare il
documento sempre al giusto destinatario (Reparto Acquisti Æ ordini clienti, Amministrazione Æ fatture clienti,
ecc..). Così, estratti i documenti desiderati dall’apposita funzione di stampa, secondo i parametri scelti
dall’utente (in base a data, cliente, tipo documento, ecc….) con un tasto funzione ed in un'unica operazione
(…un click!…) tutti i documenti vengono inviati, per fax o per e-mail, ai rispettivi destinatari
2
Sono certificate le procedure di WinFax (ver.10 per Win2000) e Win2Fax su Windows 2000; è in fase di
certificazione anche il funzionamento su Zetafax per l’ambiente di rete.
1.1 Configurazione Fax e E – Mail
La funzione Configurazione Fax e E – Mail è indispensabile al fine di configurare i parametri
fondamentali per l’invio telematico dei documenti.
Si accede alla funzione dal menù Archivi Æ Parametri Æ Configurazione Fax e E-mail:
Il campo Codice Documento permette di inserire il tipo documento (BOLCLI, BOLFAT ecc.)
per il quale si vuole impostare la configurazione, specifica per i vari tipi di documento.
Il tipo documento può essere inserito manualmente, oppure può essere selezionato dalla lista
associata (con F5 o premendo il pulsante con i punti di sospensione); il campo accanto a
questo pulsante visualizza la descrizione del documento selezionato. La maschera è divisa in
due parti:
Dettagli Mittente
Per impostare tutte le informazioni del mittente, visualizzate nel frontespizio del fax:
•
•
•
•
•
•
•
Nome – Il nome del mittente del fax/e-mail (è il nome della persona che ha inviato il fax e
che risponde in caso di solleciti o ritorni sul documento)
Telefono ufficio – Il numero telefonico dell’ufficio.
Società – Ragione sociale.
Ufficio – Ufficio (o indirizzo).
Indirizzo – Indirizzo della società.
Fax – Il numero fax di contatto per eventuale risposta.
E-mail – Indirizzo di posta elettronica del mittente.
5
Dettagli Fax e Email
Per impostare i dati di configurazione e funzionamento della procedura di invio fax/e-mail.
In particolare i seguenti campi sono utili per entrambe le modalità:
•
•
Note: campo che viene utilizzato per inserire informazioni aggiuntive che verranno
visualizzate nel frontespizio del fax.
Oggetto: in questo campo è possibile specificare un testo che verrà inserito nel campo
oggetto del fax e/o dell’e – mail (al quale verrà aggiunto il numero del documento spedito)
Mentre i campi successivi possono essere compilati in base alle gestioni adottate.
1.1.1 Configurazione invio tramite E-mail
Per l’invio dei documenti tramite email, è possibile scegliere tra due metodi:
; Invio via Outlook (attivo): se il check è attivo, il documento viene inviato utilizzando
l'account di default del Outlook; una volta inviato, lo stesso documento viene memorizzato
nella cartella Posta Inviata.
Questa opzione è funzionante solo con Ms Outlook, (dalla versione 2000 in avanti) non con la
versione Express. L’invio del documento tramite Ms Outlook consente all’utente:

di mantenere copia della mail spedita nella cartella della Posta Inviata
la ricezione di eventuali messaggi di mancata consegnata da parte del destinatario (es. mailbox
full, ecc…).
di aumentare le probabilità di ricevimento della e-mail da parte del destinatario, evitando che la
stessa venga bloccata, per esempio, dai sistemi anti-spam.
di inviare gli allegati in pdf
di attivare altri parametri di scelta
Nel caso in cui il flag è attivo ma al momento della spedizione l’invio via outlook non è possibile, la
spedizione viene avviata automaticamente tramite WinSock.
Adottando la modalità di invio tramite outlook ed installando la procedura “Export_to_PDF”
(fornita nel cd d’installazione) il sistema invia automaticamente i documenti del ciclo attivo e
passivo in pdf: la conversione avviene automaticamente, in modo trasparente.
Sempre adottando la modalità di invio tramite out look, è possibile impostare i seguenti
parametri, modificando manualmente il file di configurazione (*96.ini) inserendo la seguente
sezione:
[OutLook]
Visualizza=0
SalvaBozza=0
CopiaIn=<CARTELLA_EMAIL>
dove:
Altri parametri con invio tramite outlook:
Visualizza = 1
apre la mail, pronta per l’invio, senza inviarla
(con Visualizza = 0 invia direttamente la mail)
SalvaBozza = 1
non invia la mail, ma la salva nelle bozze
(con SalvaBozza = 0 invia direttamente la mail)
CopiaIn =
<CARTELLA_EMAIL>
crea innanzitutto la nuova cartella in Outlook all’interno della
“posta inviata” e, successivamente, salva in essa le e-mail
suddividendole per codice documento.
(dove <CARTELLA_EMAIL> è il nome della cartella outlook)
Da notare:
Il parametro SalvaBozza è da utilizzarsi in modo alternativo rispetto al parametro Visualizza: in
particolare, se fossero attivi entrambi, SalvaBozza sarebbe prioritario e la mail sarebbe salvata
direttamente nelle bozze (senza essere aperta in visualizzazione).Per essere certi dell’invio dell’email è necessario avere l’Outlook in esecuzione.
Invio via Outlook (disattivo): se il check non è attivo, il documento viene inviato
utilizzando WinSock: in questo caso, nella configurazione vanno specificati il nome del host
e se si richiede autenticazione, il nome del utente e la password
Questa opzione è funzionante a prescindere dalla procedura di gestione della posta adottata.
L’invio tramite WinSock consente l’invio delle mail indipendentemente dalla procedura adottata
dall’utente (che potrebbe essere diversa da Outlook): viene automaticamente inviata la mail anche
per conoscenza nascosta all’indirizzo del mittente per tenere traccia delle e-mail inviata.
•
Nome Host (solo per l’invio e-mail): identifica il nome del server impostato per Outgoing
mail (SMTP). Questo è il nome del host attraverso il quale vengono inviati i messaggi per
la posta elettronica. Per conoscere il nome dell’host predefinito per l’invio dei messaggi è
necessario accedere dal menù Start – Impostazioni – Pannello di Controllo - opzione
Posta Elettronica : da qui cliccare 2 volte sul servizio Posta internet – posta esterna e
controllare i dato riportato nel campo Posta in uscita (SMTP):questo dato va riportato nel
campo ‘Nome Host’.
Il nome del server da inserire nel campo
Host deve essere
quello specificato
nel campo segnalato Posta in uscita
(SMTP).
•
Autenticazione (solo per l’invio e-mail): se selezionato attiverà i campi: Utente –
Password
7
1.1.2 Configurazione invio tramite FAX
I seguenti campi permettono la definizione dei parametri di invio tramite fax:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tariffa ridotta (solo per l’invio per Fax): l’abilitazione del relativo flag implica l’attivazione dei
quattro campi di testo successivi, finalizzati ad impostare l’invio del fax entro un certo orario
- solitamente non lavorativo (es. da 22:00 a 06:00). In questi campi vengono impostate le
ore ed i minuti d’inizio e di fine.
Prefisso linea esterna (solo per l’invio per Fax): indicare il prefisso per l’ingresso della linea
in caso linea telefonica interna.
Giorni in attesa (solo per l’invio per Fax): richiede il numero di giorni in cui effettuare i
tentativi di invio del fax in uscita.
Tentativi (solo per l’invio per Fax): per indicare il numero di tentativi da effettuare fino a
quando la consegna va a buon fine
Ritardo tentativo non riuscito (solo per l’invio per Fax): tempo espresso in minuti di attesa
prima del successivo tentativo di invio, nel caso in cui il primo tentativo non è andato a buon
fine, modificabile/impostabile dall’utente.
Invio Copertina (solo per l’invio per Fax inviati con Win2KFax): l’attivazione del flag abilita la
possibilità di inviare, tramite fax, anche il frontespizio.
Nome Copertina (solo per l’invio per Fax inviati con Win2KFax): serve ad inserire il percorso
nel quale è posizionato il file che contiene il frontespizio (formato file.cov).
Archivio Fax in uscita (solo per l’invio per Fax inviati con Win2KFax): è utilizzato, se abilitato,
per selezionare successivamente una direttrice in cui salvare i fax dopo l’invio.
Selezionando il flag, si abilitata il campo Cartella Archivi, utilizzato per impostare il
percorso della cartella in cui verrà creato l’archivio dei fax inviati.
Applicazione Fax: è il check box contente il nome applicativi per l’invio dei fax.; è
importante premettere che la procedura di trasmissione dei fax, e le utilità ad essa
connesse, dipendono dal programma utilizzato ed indicato in questo campo. Di fatto, la
procedura elabora una particolare stampa del documento in formato word non modificabile,
che viene allegata alle e-mail generate o inviata direttamente per fax; in quest’ultimo caso, il
gestionale, una volta effettuata la generazione del file, di fatto lo trasmette all’Applicazione
fax che lo gestirà secondo i parametri in essa impostata.
Di seguito vediamo le principali caratteristiche delle Applicazioni Fax collegabili; in generale,
possiamo premettere che Win2kfax e Winfax sono applicazioni monoutenti, vale e dire
permettono l’invio del documento dalla singola postazione, sfruttando i requisiti della stessa
e senza passare per l’ambiente di rete. Infatti, il modem attraverso cui verrà inviato il fax
deve essere installato sul PC locale, connesso ad una linea telefonica. Un altro aspetto
comune è che le applicazioni fax certificate sono solamente quelle installabili su Windows
2000 (non viene previsto il funzionamento con sistemi operativi inferiori a Windows 2000).
Programma di Fax utilizzato in rete:
La procedura può essere integrata a qualsiasi programma per la spedizione dei Fax che l’utente
scelga di installare: a tale fine, sarà cura del centro sviluppo quantificare gli eventuali costi per il
collegamento, che sarà studiato ad hoc sulle esigenze del singolo utente.
Winfax di windows 2003 (Fax integrato di windows 2003 Server, garantito su client con windows
XP) – è un componente installabile su windows 2003 server, condivisibile in rete con gli altri utenti. Per
attivare questa gestione, è (al momento) necessario inserire manualmente dei dati nel database, nella
Tabella TabConfFax:

aggiungere manualmente il campo servername se non già presente (nella struttura della tabella)
La tabella contiene un record per ogni tipo di documento abilitato all’invio: per ognuno di questi
compilare i seguenti dati come indicato in figura:
TabConfFax
FaxProgram ServerName
SenderEmail
4 Exchange3k [email protected]

SenderFax SenderOfficePhone
0226715251 02267151
…
E’ necessario:
o inserire 4 come FaxProgram
o verificare che in anagrafica Clienti/Fornitori ci sia il numero di Fax inserito
o in Windows bisogna avere la stampante Fax condivisa: nell’esempio, exchange3k è il
server con W2003 server e Fax condiviso.
Il funzionamento è previsto su Client con WindowsXP.
W2003 SBS (“Windows 2003 Small Business Server” - invio fax tramite outlook) – in questo
sistema è possibile configurare l’invio dei fax tramite Microsoft out look. In questa configurazione, è
possibile inviare fax dal programma semplicemente utilizzando l’invio e-mail e mettendo come indirizzo
del destinatario [FAX:<numero_fax>]. Questa configurazione richiede l’attivazione del flag Outlook (ved.
Configurazione invio tramite E-mail)
Ad esempio:

Il cliente Expert Casa New srl ha come numero di fax 02.3030304 e come indirizzo mail
[email protected] . In anagrafica clienti procederemo caricamento i dati in questo modo:
o
o

Fax: 023030304
Email: FAX:023030304
Eventuali indirizzi mail ‘reali’ potranno essere caricati in anagrafica contatti
In automatico, tutti i fax saranno inviati tramite Outlook
Zetafax (in fase di certificazione – attualmente non disponibile. In futuro, sarà collegato ad una versione
plus del presente modulo) - Come WinFax anche Zetafax deve essere acquistato ed installato
manualmente dal utente; tale programma consente il funzionamento dell’invio e della ricezione di fax
anche tramite modem di rete. Infatti, in un ambiente di rete, la configurazione Zetafax prevede un PC che
svolge le attività di Server Zetafax; installando sugli altri terminali l’applicazione Zetafax Client, sarà
possibile attivare l’invio dei fax da qualsiasi pc collegato, contemporaneamente. [Nota: per l’invio dei
documenti tramite Zetafax, il programma Zetafax Client deve essere lanciato precedentemente, altrimenti
non sarà possibile inizializzare l’interfaccia con il gestionale]
9
Win2kfax (Fax di win2000) - si installa in automatico se il sistema operativo nel PC è Windows 2000 o
superiore; selezionato il Win2kFax nel campo ‘Applicazione Fax’, il programma verifica se il sistema
operativo sia effettivamente Windows 2000 o superiore, altrimenti non permette la selezione. L’invio di un
documento di testo o un'immagine grafica via fax è facile quanto scegliere Stampa da un documento
aperto in un'applicazione per Windows; Fax per Windows 2000 non supporta la condivisione delle
stampanti fax: questo significa che non è possibile condividere la stampante fax con altri utenti in rete.
Alcune Note Teniche su Win2kFax - Per inviare e ricevere fax sono sufficienti Windows 2000 e una
periferica fax, come un modem fax; è necessario che la periferica fax supporti le funzioni fax e non solo
gli standard dei dati. Mentre alcuni modem offrono entrambe le funzioni, queste non sono intercambiabili.
Fax supporta le classi 1, 2, e 2.0. Per ulteriori informazioni sulla compatibilità dei modem con Fax, vedere
il documento Microsoft Windows Hardware Compatibility List presso il sito MicroSoft (informazioni in
lingua inglese)(http://www.microsoft.com/). Quando si collega una periferica fax, come Modem fax,
questa verrà rilevata all'avvio di Windows 2000 e verranno installati il servizio fax e una stampante fax.
Se questi componenti non vengono rilevati all'avvio, è possibile utilizzare l'Installazione guidata hardware
per ricercarli e installarli.
Anche se è possibile inviare e ricevere fax utilizzando più periferiche fax, tutti i fax sono filtrati attraverso
un'unica stampante fax (porta della stampante); è possibile creare più copie della stampante fax. Per
ciascuna copia è possibile definire preferenze di stampa individuali come l'ora di trasmissione, il formato
della carta e l'orientamento. È anche possibile definire delle preferenze di stampa personalizzate ad
esempio l'assegnazione di codici di fatturazione di cui è possibile tenere traccia nel registro degli eventi
fax. Per impostare più stampanti fax fare clic sul pulsante Aggiungi stampante fax nella finestra di
dialogo Fax del Pannello di controllo.
È possibile anche inviare immagini grafiche digitali. Gli elementi grafici verranno convertiti in formato .tif
prima di essere inviati via fax. È anche possibile utilizzare programmi di posta elettronica per inviare
contemporaneamente messaggi di posta elettronica e fax. Spieghiamo brevemente i comandi di base: se
si dispone di una periferica fax installata, premere il pulsante Start, scegliere Programmi, quindi
Accessori, Comunicazioni, infine Fax per visualizzare ciascun comando:
Comando
Operazione
Coda dei fax
Consente di visualizzare, annullare, riprendere o interrompere l'invio di un fax.
Gestione servizio fax Consente di impostare la periferica fax alla ricezione dei fax; impostare le
autorizzazioni di protezione; impostare il numero di squilli prima della risposta e il
numero di tentativi prima che l'invio del fax sia interrotto.
Fax
Consente di visualizzare, stampare o eliminare i fax inviati e ricevuti Questa
cartella
contiene anche tutti i frontespizi.
Inviare il frontespizio
Consente di inviare via fax solo il frontespizio. Verrà avviato Invio guidato fax.
WinFax 10 - WinFax non è un programma che rientra nell’installazione di Windows ma deve essere
acquistato ed installato manualmente tramite l’apposito setup. Ricordiamo che per l’invio dei documenti
del gestionale tramite tale programma, WinFax deve essere precedentemente lanciato altrimenti non
sarà possibile interfacciare i due applicativi.
1.2 Impostazioni per Fax e E – Mail
Dopo aver compilato la maschera di configurazione è ora possibile procedere con la gestione
delle funzioni per l’invio dei documenti via Fax o E-mail. È necessario impostare:
•
•
Indirizzi e contatti in Anagrafica Clienti e Fornitori.
L’icona sul caricamento documenti.
1.2.1 Indirizzi e Gestione dei contatti dell’anagrafica clienti/fornitori
Un’altra operazione fondamentale prima di procedere all’invio via e – mail e via fax del
documento è verificare che nell’anagrafica clienti i campi per i relativi dati (indirizzo di posta
elettronica e numero di fax) siano compilati:
Il programma all’atto dell’invio del documento verifica la presenza dell’e – mail e/o fax nel
relativo campo dell’anagrafica cliente, segnalando l’eventuale mancata compilazione.
1.2.1.1 Gestione Contatti Clienti/Fornitore
Per agevolare le operazioni di invio dei documenti è stata realizzata, in Anagrafica clienti e
Fornitori, una funzionalità che permette di inserire i nominativi delle persone con cui solitamente
si hanno i contatti. In questo modo è possibile avere una rubrica suddivisa per cliente / fornitore,
dove si potranno inserire tutti i dati utili all’identificazione della singola persona all’atto dell’invio.
Come visto precedentemente per le funzioni di Invio fax ed e-mail (dal caricamento documenti)
con le stese modalità è possibile personalizzare la toolbar al fine di inserire la funzione per la
gestione dei contatti, lanciando la personalizzazione dalla maschera di anagrafica
clienti/fornitori. Facciamo un veloce esempio di personalizzazione della toolbar dell’anagrafica
clienti, le cui caratteristiche operative sono le stesse viste nel paragrafo precedente:
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 11
Inserita il tasto – funzione, con un click del tasto sinistro del mouse…
Appare la seguente maschera:
Nella Gestione dei contatti è possibile inserire, oltre ai dati relativi all’indirizzo – località –
provincia del contatto, anche il:
•
•
•
•
Reparto Æ che rappresenta il reparto di appartenenza del contatto, fondamentale per
definire quali documenti inviare
Telefono / Fax Æ personale o diretto del contatto
E-mail Æ indirizzo e-mail del contatto
Documenti Æ quali tipi di documenti devono essere inviati a questo nominativo
Su questa maschera è attiva anche la Personalizzazione On Fly, che consente di spostare i
campi, crearne di nuovi e personalizzare la maschera secondo le esigenze dell’utente.
Nota: L’eventuale utilizzo di caratteri particolari all’interno del numero di telefono (tipicamente i separatori
quali es. /, ., oppure il + al posto dello ‘00’) viene re-interpretato dal programma al momento dell’invio dei
dati all’Applicazione Fax.
1.2.2 L’icona per l’invio dei documenti
Per poter effettuare l’invio del singolo documento dalle funzioni di Caricamento dello stesso, è
necessario in primo luogo inserire nella toolbar del caricamento dei documenti le funzioni di
invio fax/e – mail (di standard non presente) in modo da avere sempre a disposizione la
possibilità dell’invio del documento in elaborazione.
Con le immagini che seguono facciamo un esempio riepilogativo delle operazioni da svolgere
per agganciare le icone delle funzioni: tali operazioni vanno ripetute su tutte le maschere di
Caricamento dei documenti desiderate (naturalmente il procedimento sarà identico per tutti i
documenti).
Entriamo nella funzione Caricamento Ordini Fornitori e posizionati nella parte superiore della
maschera, attraverso il tasto destro del mouse accediamo alla personalizzazione del menù
funzioni:
Toolbar
Tasto Destro del
Mouse: appare
Personalizza…
Cliccando su Personalizza… apparirà una finestra: posizionarsi sulla cartella Comandi e
selezionare la categoria Generali ( nella parte sinistra della finestra): quindi, nella parte destra
cercare le funzioni Inviare via E – Mail e Inviare via Fax (le funzioni sono inserite in ordine
alfabetico per facilitarne la ricerca):
Ora, con il tasto Sinistro
del Mouse selezionate
una delle due funzioni:
diventerà di colore blu e
potrà essere trascinata
sulla
toolbar
del
caricamento
Selezionata, in modo tale che si evidenzi di blu, la voce di interesse (Inviare Via E – Mail o
Inviare via Fax) è possibile trascinare la funzione all’interno della maschera dell’ordine fornitore
per posizionarla accanto alle altre icone già presenti. L’ordine delle icone può essere deciso
dall’utente in quanto non vi sono vincoli; nel trascinare l’icona il possibile aggancio viene
suggerito dal programma tramite una piccola barra nera che segnala la corretta posizione.
Si trascina la funzione
(tenendo premuto il tasto
sinistro del mouse) fino
alla toolbar: qui, decisa la
posizione (una barretta
nera è di ausilio per
inquadrarne l’esatto
posizionamento) si
rilascia il tasto sinistro
del mouse:
automaticamente, viene
visualizzata l’icona della
funzione nella toolbar.
Ad esempio, come evidenziato in figura, si procede al posizionamento della funzione Inviare
via E-Mail tra le due icone ‘Visualizza anteprima di stampa, e ‘Visualizza Disponibilità. Il
trascinamento viene fatto tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, che deve essere
rilasciato solo quando abbiamo il puntatore nella posizione desiderata.
Con la stessa identica modalità è possibile procedere all’inserimento dell’altra funzione Inviare
via Fax.
Terminata la selezione delle funzioni con l’aggancio a menu, per chiudere la maschera
“Personalizza” e rendere effettive le nostre modifiche è sufficiente premere il tasto Chiudi posto
in fondo alla maschera.
Così facendo possiamo ottenere il risultato di personalizzazione del menu, che rimarrà sempre
attivo (anche uscendo e rientrando dal caricamento ordini) e permetterà di lanciare l’invio del
singolo documento.
1.3 Invio Documenti
Effettuate le impostazioni della procedura, si possono utilizzare le funzioni di invio dei
documenti, che può avvenire sia dal Caricamento dei documenti (in modalità singola) sia dalle
funzioni di Stampa (in modalità multipla).
1.3.1 Caricamento del documento e Invio singolo
Dopo aver inserito un documento, oppure dopo averlo richiamato in variazione, è possibile
attivarne l’invio con fax o e-mail direttamente dalla funzione di inserimento del documento
stesso.
Secondo la modalità di invio (per fax o per e-mail) si attiveranno le seguenti modalità:
Æ Selezione automatica del fax in anagrafica cliente/fornitore
(non considera l’anagrafica contatti)
Cliccando sull’icona per l’invio del documento via fax, la procedura controlla la presenza di tale
dato nel campo ‘Fax’ dell’A
Anagrafica clienti/fornitori. Se non rileva alcun dato, visualizza un
messaggio che avvisa l’utente della mancanza del dato in anagrafica e non prosegue con
l’elaborazione.
Nel caso in cui il dato sia presente, provvede ad inviare direttamente il documento per fax al
numero indicato: la procedura visualizza per alcuni secondi l’anteprima di stampa del
documenti, quindi procede all’invio. In base al tipo di applicazione fax utilizzata, potrebbe
visualizzarsi la relativa maschera.
Æ Selezione automatica delle e-mail dalla anagrafica Contatti
(considera l’anagrafica cliente solo se mancano le e-mail dei contatti)
Cliccando sull’icona per l’invio del documento via e-mail, la procedura visualizzerà i Contatti
inseriti per il cliente/fornitore intestatario del documento.
Nel caso in cui non siano presenti dei contatti per il cliente/fornitore (oppure vi sono contatti
senza indirizzo e-mail) l’e-mail verrà inviata all’indirizzo specificato in Anagrafica cliente. Nel
caso in cui il programma non rilevi alcun indirizzo né nell’anagrafica né nei contatti, visualizzerà
un messaggio che avvisa l’utente circa l’impossibilità di proseguire l’elaborazione.
In qualsiasi caso, la procedura visualizza la seguente maschera (visualizzata a seguito del
lancio della funzione ‘Inviare per e-mail) con l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica dei
contatti inseriti: all’atto dell’invio è possibile selezionare a quale contatto inviare il messaggio. I
contatti visualizzati vengono estratti in base all’associazione al codice documento trattato. E’
possibile selezionare (ponendo un flag nella colonna Sel.) i nominativi cui inviare il documento:
Note sulla e-mail: Nel campo Note è possibile digitare un testo da inserire nel corpo del messaggio di
posta elettronica, in aggiunta (e precedente) alle eventuali note già indicate nella ‘Configurazione fax ed
e-mail’ per il documento in questione.. Se non vengono inserite note, in ogni caso viene indicata la frase
Vedi documento allegato come termine del messaggio.
Nel caso in cui non siano presenti e-mail nei contatti, confermare comunque questa maschera
(senza selezionare alcun contatto) .
Nell’invio per E-Mail il destinatario riceverà, in allegato al messaggio, un documento in formato
Word, uguale all’anteprima di stampa del documento; naturalmente il file Word viene inviato in
modalità protetta (immodificabile) per evitare che il destinatario possa in qualche modo
modificarlo. Il corretto invio dell’e-mail viene segnalata dal programma con un messaggio:
Nota: il messaggio viene visualizzato solamente se l’indirizzo è errato. Non sono gestiti eventuali
mancate consegne dovute, per esempio, a casella di posta piena del destinatario o simili.
1.3.2 Stampa del documento e Invio multiplo di più documenti
L’invio multiplo può avvenire dalle funzioni di Stampa del Documento: una volta effettuate le
impostazioni necessarie nella funzione ‘Configurazione Fax ed e-mail’ vengono visualizzati, per
ogni documento gestito, i pulsanti Mail e Fax sul fondo della maschera. Estratti i documenti in
griglia e selezionati i documenti che si vuole procedere a stampare (con le usuali modalità
previste per la stampa) premendo sui pulsanti veien avviato automaticamente l’invio secondo i
seguenti criteri
Invio multiplo dei documenti per fax Æ Selezione e invio automatico del fax al
numero in anagrafica cliente/fornitore (obbligatorio per proseguire)
Il documento viene automaticamente inviato per fax al numero indicato nell’anagrafica del
cliente. Se manca il numero di fax, la procedura non prosegue con l’elaborazione e avvisa
l’utente con un messaggio dell’impossibilità di concludere l’operazione (ovviamente, solo per i
documenti dei clienti/fornitori senza fax ).
Invio multiplo dei documenti per e-mail Æ Selezione automatica dell’e-mail in
anagrafica cliente/fornitore (obbligatorio) + e-mail contatti con documento
associato
In questo caso, il documento viene automaticamente inviato per e-mail all’indirizzo indicato
nell’anagrafica del cliente, ed anche a tutti gli indirizzi dei contatti codificati nell’anagrafica
contatti, che hanno nel campo ‘Documento’ la tipologia di documento in fase di stampa. Se
manca l’indirizzo e-mail dell’anagrafica, comunque la procedura non prosegue con
l’elaborazione e avvisa l’utente con un messaggio dell’impossibilità di portare a termine
l’operazione (ovviamente, solo per i documenti dei clienti/fornitori senza e-mail principale ).
Esempio sulla Funzione di Stampa Fatture:
in fondo alla maschera sono attivi i pulsanti Mail e Fax
Nota tecnica: se durante l’invio multiplo la procedura riscontra delle difficoltà nell’invio
di uno o più documenti, tra quelli selezionati, visualizza un messaggio che avvisa
l’utente che non è stato possibile procedere con l’invio di alcuni di essi, e indica il
nome di un file di log (creato nella directory degli archivi) nel quale vengono scritti i
problemi riscontrati. Questo file, (che si chiamerà LogFileFax.txt o LogFileMail.txt a
seconda del tipo di invio) potrà essere editato con notepad in formato testo, e conterrà
la lista dei documenti non inviati (nb: per gli archivi Sql, il file viene comunque salvato
nel percorso indicato come pathxxx\ nel file *96.ini).
1.4 Archivio Documenti
Il programma provvede anche ad eseguire l’archiviazione di tutti i documenti inviati via fax e/o
e-mail (siano questi riferiti a clienti o fornitori). Le modalità in funzione delle quali viene
effettuata l’archiviazione sono due:
•
via e – mail: i documenti inviati verranno salvati come documento Word nella directory di
installazione del programma. Infatti dopo il primo invio assoluto viene creata, nel percorso in
cui si lancia il programma, una direttrice \DOCS in cui verranno a sua volta generate, dopo i
vari invii, altre direttrici con nome uguale al codice del fornitore o cliente destinatario
suddivisi
per
società
e
codice
documento
(ad
esempio
\DOCS\DEMO\F02150010\ORDFOR\1999-F0000011.DOC ). Questo sistema permette di
ottenere, oltre ad un archiviazione ordinata e dettagliata dei documenti, anche un archivio
che si aggiorna in automatico mentre l’utente lavora. E’ il programma che si preoccupa di
archiviare nella direttrice di destinazione corretta, a seconda del codice cli/for il documento
Word.
•
via fax: la trasmissione del documento varia in funzione del programma che abbiamo scelto
di utilizzare; se viene attivato il flag Archivia Fax in uscita nella funzione Configurazione
Fax e E – Mail (campo che viene abilitato solo per Win2kfax) è possibile impostare una
direttrice in cui salvare i fax dopo l’invio (che manterrà comunque la stessa struttura della
directory standard “Docs”).
1.5 La Rubrica
È stata implementata una funzione in grado di rendere più agevole la consultazione dei dati
anagrafici di Clienti, Fornitori e relativi contatti e Agenti; nel menù Archivi è attiva la funzione
Rubrica che permette di ottenere una vista completa di tutti gli elementi componenti
l’anagrafica clienti, fornitori e la tabella Agenti.
Dal Menù Archivi – Rubrica si visualizza la seguente maschera:
Le tre cartelle in testata Ricerca, Tabelle e Campi sono finalizzate a definire criteri di ricerca e di
estrazione dei dati in griglia; ad ognuna di queste è associata una specifica funzione:
• Cartella ‘Ricerca’: ricerca full text
- Configurazione: è possibile selezionare un tipo di consultazione, tra quelle già salvate. E’
stato infatti implementato un meccanismo automatico (lo stesso della funzione
Consultazione Documenti Multipla) di salvataggio dell’Ultima Configurazione adottata
grazie al quale, rientrando nella funzione, sono riproposti gli stessi filtri di testata e lo
stesso ordinamento delle colonne in griglia adottato durante l’ultima consultazione. Con i
pulsanti Salva con nome ed Elimina è possibile rispettivamente effettuare il
salvataggio e l’eliminazione di eventuali configurazioni personalizzate.
- Stato Anagrafica: permette di selezionare le Anagrafiche Clienti e Fornitori secondo le
seguenti scelte:

Attivo – Sono selezionate solo le Anagrafiche attive.
Sospeso – Sono selezionate solo le Anagrafiche sospese.
Tutti – Sono selezionate tutte le Anagrafiche.
Selezionando una di queste voci lo stesso attributo viene comunque esteso anche ai
Contatti Clienti e Fornitori delle anagrafiche selezionate.
- Tipologia Anagrafica: flag e campo per effettuare la selezione delle anagrafiche clienti e
fornitori che appartengono ad una determinata Tipologia anagrafica. E’ possibile:

Non applicare la spunta 9 in corrispondenza del campo flag a lato: in questo caso ,
saranno estratte tutte le anagrafica clienti e fornitori (sia collegate a tipologie
anagrafiche che non collegate). Inoltre, nel campo a lato è possibile selezionare una
tipologia specifica, per astrarre le sole anagrafiche facenti parte della tipologia
indicata.

Applicare
la
spunta
9
in
corrispondenza
del
campo
flag
a
lato
(
): in questo caso, il campo si modifica in Tipologia non
Assegnata e permette di estrarre tutte le anagrafiche che non appartengono ad
alcuna tipologia.
Impostando una stringa (o un termine identificativo) nel campo Chiave di Ricerca è
possibile estrarre nella griglia tutti i dati che contengono la stringa editata; naturalmente, la
stringa o il valore identificativo deve far riferimento a tutte le colonne presenti nella griglia
(eccetto la prima):
Ad esempio, se vogliamo estrarre tutti clienti/fornitori e
agenti di Milano è sufficiente digitare la parola Milano nel
campo in testata e premere il pulsante Estrai:
• Cartella ‘Tabelle’: ricerca avanzata
Permette di restringere la ricerca a determinate tabelle.
Dalla cartella Tabelle è possibile selezionare la ricerca alle sole tabelle selezionate; quindi,
per estrarre i soli clienti sarà necessario attivare i relativi flag e premere sul pulsante Estrai
(e così via per gli altri); per esempio vogliamo estrarre i clienti e gli agenti in archivio:
Dopo l’estrazione viene riepilogato il numero dei
clienti/fornitori (e relativi contatti) e Agenti estratti in griglia
E’ possibile aggiungere ulteriori parametri di estrazione, selezionabili in funzione dei campi
presenti nelle rispettive tabelle Clienti e Fornitori, accessibili grazie ai pulsanti Filtro Clienti
/ Filtro Fornitori . I pulsanti si abilitano dopo aver attivato il Flag della corrispondente
tabella.
Dopo aver confermato i criteri impostati ed essere usciti dalla maschera ‘Gestione Filtri
Aggiuntivi’, si procedera’ all’estrazione, cliccando sul tasto Estrai
Effettuata l’estrazione, i campi Filtro Clienti e/o Filtro Fornitori cambieranno colore
fornendo il n. di record estratti secondo i criteri d’estrazione precedentemente impostati:
• Cartella ‘Campi’: ricerca avanzata
Permette di restringere la ricerca ai soli campi abilitati
La ricerca in questo caso può restringersi sulla base dei campi specificati nella griglia di
dettaglio. In sostanza questo tipo ricerca è finalizzata ad identificare tutti quei clienti/fornitori
(e relativi contatti)/agenti sulla base di particolari riferimenti non comuni per tutti: questi flag
possono essere visualizzati per specificare il campo sul quale deve essere ricercato il
valore indicato come chiave di ricerca (per esempio: chiave di ricerca Milano, Tabella Clienti
e Campo Via: in questo modo estratti tutti i clienti che hanno indirizzo in via Milano) sia per
limitare la ricerca solamente a quegli elementi che presentano il campo selezionato
compilato (per esempio nessuna selezione nella Chiave di ricerca e attivazione del flag
Fornitori nella cartella Tabelle e E – mail: verrà estratto l’elenco delle e – mail dei fornitori).
Effettuata l’estrazione secondo i parametri di ricerca impostati, nella griglia le anagrafiche
vengono così evidenziate:
•
•
Le anagrafiche che hanno lo stato Sospeso sono evidenziate con il colore rosso
I Contatti legati alle anagrafiche hanno nel campo Codice il Codice del Cliente o Fornitore
cui il contatto è legato, mentre il nome del contatto è riportato nel campo Riferimento.
1.5.1 Plus e personalizzazione della Rubrica
La Rubrica rappresenta un utilissimo supporto per la consultazione completa dei dati, che
consente la personalizzazione delle modalità di visualizzazione e ordinamento dei dati, e il
richiamo in modifica le anagrafiche collegate.
Avendo già dettagliato nelle pagine precedenti le caratteristiche della Rubrica quale strumento
di consultazione immediato, di seguito ne approfondiamo le altre caratteristiche fondamentali.
• Collegamento diretta Anagrafica estratta
Le singole colonne componenti la griglia permettono la visualizzazione dei dati estratti: è
possibile accedere alla variazione dell’anagrafica visualizzata, utilizzando il Doppio Click
del tasto sinistro del Mouse su una qualsiasi riga.
DOPPIO CLICK
DOPPIO CLICK! - Con doppio click sull’elemento visualizzato in griglia, si apre direttamente la relativa
anagrafica. Così, sono a disposizione tutte le informazioni sul codice anagrafico in linea e direttamente
modificabili .
Verrà di conseguenza aperta l'anagrafica (Clienti, Fornitori, Contatti Cliente / Fornitore,
Tabella Agenti)
Da qui sarà possibile consultare tutti i dati in essa contenuti e sarà possibile apportare delle
modifiche/variazione agli stessi, che verranno immediatamente visualizzate in griglia dopo
aver confermato la maschera.
• Ordinamento dei dati
E’ possibile eseguire l'ordinamento Crescente o Decrescente dei dati estratti in base alle
colonne selezionate, dalla prima di sinistra all'ultima di destra, basta selezionare una o più
colonne, in qualsiasi posizione e premendo il Tasto Destro del Mouse, come di seguito
raffigurato:
La griglia della Rubrica è personalizzabile: è possibile, infatti, modificare l'estetica della stessa,
ridimensionando le colonne e cambiarne l'ordine, memorizzandone le impostazioni. Per procedere, è
sufficiente selezionare (con il tasto sinistro del mouse) una colonna e, dopo averla ridimensionata
secondo le proprie necessità, spostarla nella posizione desiderata.
Quindi, per ripristinare l’ordine originario è sufficiente premere il pulsante Ripristina posto sul fondo
della maschera; in dati vengono memorizzati temporaneamente nella tabella esperienze.
• Definizione posizione colonne in griglia
Dopo aver selezionato dalla cartella Campi una o piu’ colonne da estrarre, e’ possibile
eseguirne lo spostamento, selezionando e trascinando una colonna alla volta, con tasto
sinistro del mouse premuto fino al rilascio dello stesso nella posizione voluta:
La nuova modalità di visualizzazione potrà essere salvata nella tabella Esperienze
premendo con il tasto destro sulla riga d’intestazione della griglia e scegliendo Salva
configurazione colonne. Ne conseguirà che, al successivo riavvio della funzione, la
visualizzazione che apparirà sarà l’ultima configurazione salvata prima dell'uscita dalla
Funzione.
Esistono due modalità di ripristino della griglia, che sono diverse nella sostanza:
1 - Se nell’ultima visualizzazione presentata (salvata precedentemente come abbiamo
appena detto), si effettuano ulteriori spostamenti di colonne, per tornare alla situazione
richiamata prima delle modifiche sarà sufficiente si potrà precedere con la funzione
Ripristina configurazione originale, accessibile premendo con il tasto destro sulla riga
d’intestazione della griglia. In questo caso per ‘configurazione originale’ si intende quella
ritrovata al presente accesso della Funzione Rubrica, che era stata salvata all’ultimo utilizzo
della stessa.
Seguendo l’esempio precedente, la colonna Denominazione e’ tornata nella sua posizione
precedente l’ultimo spostamento:
2 - Per tornare alla visualizzazione originale, cioè, quella che comprende la visualizzazione
di tutti i campi presenti nella cartella Campi, è possibile procedere premendo sul pulsante
RIPRISTINA . Sempre seguendo l’esempio in esame, la situazione ripristinata sarà:
1.5.2 Funzioni dalla Rubrica
In fondo alla maschera, oltre ai tradizionali tasti funzione Pulisci - Esci, sono presenti altri
pulsanti, che consentono diverse oeporazioni.
1.5.2.1 Stampa ed esportazione su Excel
: alla pressione del pulsante viene avviata l’anteprima di stampa dei dati estratti in
griglia. La stampa riporta lo stesso ordine personalizzato definito a video.
: consente l’esportazione in formato Excel tutti i dati estratti in griglia. Alla
pressione del pulsante verrà automaticamente creato un file xls denominato Rubrica nella
cartella di installazione del programma, di aspetto graficamente simile alla griglia stessa.
Il file generato (Rubrica.xls) viene creato nella cartella di esecuzione del programma, dove risiede la
KngDocView.dll.
Il pulsante EXCEL viene abilitato solo se all'utente e’ stato assegnato il livello "9"
(Amministratore); In questo modo, è garantito un livello di controllo e protezione sui dati
aziendali.
1.5.2.2 Mailing
E’ possibile inviare un mail a tutti i destinatari per i quali sia stato impostato un indirizzo E-Mail,
associata al pulsante Invia E-Mail .
Alla prima esecuzione di invio E-Mail, quando le esperienze non sono ancora state compilate,
la maschera di configurazione E-Mail cercherà di reperire il Nome Server SMTP dai parametri
di configurazione dell'Account predefinito per OutLook Express (qualora fosse attivato), così
come per Nome Mittente e Indirizzo Mittente. Per questi ultimi 2, qualora la ricerca non dovesse
dare esito positivo, il tentativo di lettura parametri procederà su Microsoft OutLook.
Questo solo nel caso in cui le esperienze non contengano già tali parametri.
•
Impostazioni
Nella Maschera di configurazione (Da Archivi Æ Parametri Æ Configurazione Fax ed Email) è presente il Flag Usa Microsoft OutLook:
L'abilitazione di questo Flag elimina l'obbligatorietà di compilazione per quasi tutti i campi,
ad esclusione del solo campo Oggetto, e permette di inviare l'E-Mail utilizzando Microsoft
OutLook (che dovrà già essere correttamente configurato).
Resta sempre attiva la possibilità di utilizzare il Flag Abilita Invio Dettagli Mittente, e di
cambiare il Nome Mittente. Inoltre, se in OutLook si è impostata una Firma di Default per
l’invio di una Nuova E-Mail, questa sarà inclusa.
Il vantaggio di utilizzare Usa Microsoft OutLook e’ quello di avere la possibilità di
archiviare storicamente le E-Mails inviate; infatti, le stesse saranno salvate in Posta Inviata.
Se al momento dell'invio Microsoft OutLook fosse chiuso, le E-Mails inviate dal programma
verranno inserite in Posta in Uscita ed inviate al successivo accesso ad OutLook.
•
Invio Documenti da Rubrica
Per poter, quindi, inviare una E-Mail e’ necessario selezionare una o piu’ righe in griglia.
Se non viene selezionata alcuna riga della griglia, il tentativo di invio verrà eseguito in
funzione della riga corrente, che se priva di indirizzo rimanderà il seguente messaggio:
Per selezionare più righe è sufficiente posizionarsi sulla prima colonna della griglia e,
selezionata una riga, sarà possibile aggiungerne altre in maniera non consecutiva, tenendo
premuto il tast Ctrl e, contemporaneamente, cliccando sulla riga scelta di volta in volta,
oppure, tenendo premuto il tasto Shift e, contemporaneamente, cliccando su un'altra riga.
La selezione, in quest’ultimo caso, avverrà per tutte le righe incluse nell'intervallo
selezionato (estremi inclusi). Le modalità sono le classiche dell’ambiente Windows.
La procedura di invio partirà solo per quei destinatari, tra quelli selezionati, che possiedono
un indirizzo E-Mail specificato.
Tutte le righe senza
automaticamente.
indirizzo
E-Mail
nell'apposita
colonna
verranno
scartate
Una volta selezionati i destinatari, per quelli in cui esista un indirizzo E-Mail, verrà mostrata
una maschera per la compilazione dei parametri necessari all'invio: Configurazione per
Invio E-Mail
I campi di colore giallo sono i campi di tipo obbligatorio, senza i quali non sarà possibile
procedere all’invio.
Sezione “Configurazione E-Mail”
Per l’impostazione dei parametri di POP/SMTP per il provider in uso; la possibilità di inserire
il POP3 si abilita solo nel caso in cui si sia selezionato il Flag (presente nella sezione
successiva ‘Notifica Avvenuta Lettura’).
Il campo indicante il Server di Uscita ed i Campi del Mittente sono considerati Esperienze, ed una
volta inseriti saranno sempre proposti di default, e non verranno cancellati nemmeno cliccando sul
tasto Pulisci. Tutti gli altri campi saranno sempre svuotati. Una eventuale eliminazione dei dati
proposti dovrà avvenire manualmente, cancellando il contenuto del campo o pulendo la tabella
esperienze.
Sezione “Parametri di Invio”
Per impostare dei parametri relativi alla spedizione.
•
•
: per impostare il grado di priorità dell’E-Mail (di default impostato su
Normale)
Altri campi: Qualora il provider di Posta in Uscita (SMTP) o il provider di Posta in Arrivo
(POP3), o entrambi, richiedano l’autenticazione, è necessario selezionare
rispettivamente i campi Login e/o POP Login: vengono abilitate le caselle di testo per
l’inserimento del nome utente (Username) e della relativa Password.
Sezione “Dettagli Mittente”
Visualizza i dettagli del mittente:
E’ possibile selezionare i campi:
•
Abilita Invio Dettagli Mittente: verranno resi attivi altri 5 campi descrittivi relativi al
Mittente, che saranno inclusi in coda al testo dell'E-Mail, per inviare delle informazioni
aggiuntive (relativamente al Mittente) oltre ai campi Nome ed Indirizzo E-Mail
(obbligatori e salvati nelle esperienze, per essere riproposti automaticamente)
•
Notifica avvenuta lettura: selezionando il campo, si richiede al destinatario3 un
messaggio di notifica di avvenuta lettura del messaggio inviato.
Sezione “Seleziona Files da Allegare”
Per selezionare qualunque files da inserire come allegato all’interno dell’E-Mail.
3
L’invio della notifica dipende dalle impostazioni di posta del destinatario e dall’eventuale suo consenso
Come da standard windows, è consigliabile allegare dei files in formato zip in modo da ridurre il più
possibile le dimensioni del files ottenendo una sensibile diminuzione del tempo di Invio.
Sarà possibile allegare uno o più files all’E-Mail, che potranno essere selezionati premendo
l'apposito pulsante (con i punti di sospensione) in corrispondenza del campo Seleziona
Files da Allegare (appare la maschera in standard windows per scorrere il disco) ; è
possibile anche digitare direttamene il nome del file, completo di percorso.
I Files allegati saranno elencati nel riquadro Elenco Allegati; per eventualmente eliminare
uno dei file associati, sarà sufficiente selezionare l'allegato (o gli allegati) da eliminare e,
premendo il tasto destro del mouse, selezionare l'eliminazione che andrà poi confermata.
Non c’è un limite nell’inserimento degli allegati. In qualunque momento è possibile rimuoverli
dall’elenco, selezionando l’allegato e premendo il Tasto destro del Mouse: apparirà un
messaggio di conferma, dove cliccando su Si il file verrà eliminato dall’elenco.
Sezione “Destinatari”
Il destinatario (o i destinatari) dell’E-Mail, viene proposto in automatico, in quanto ricavato
dalla griglia della rubrica da dove si sta inviando l’E-Mail:
Sono presenti i campi:
•
•
•
A: contiene l’indirizzo E-Mail (automaticamente ripreso dalle righe selezionate dalla
rubrica per l’invio)
Nome: contiene l’Alias, cioè il nominativo visualizzato dai gestori di posta per rendere
più leggibile l’indirizzo E-Mail (automaticamente ripreso dalle righe selezionate dalla
rubrica per l’invio, corrispondente alla Ragione Sociale del cliente)
Ccn viene compilato automaticamente con l’E-Mail del Mittente (in copia nascosta).
Questo permette, nei casi in cui non si utilizza OutLook, di ottenere in Posta in Arrivo
una copia dell’E-Mail appena inviata (per qualunque gestore di posta utilizzato).
Sui campi è attivo il pulsante di selezione da Lista: premendo sul pulsante o con F5 viene
visualizzata una maschera che contiene l’elenco di tutti gli indirizzi E-Mail presenti
nell’Archivio (per le tabelle delle Anagrafiche Clienti / Fornitori e Contatti Clienti / Fornitori),
indipendentemente da quale sia stato il filtro di estrazione utilizzato nella Rubrica:
Da questa Maschera è possibile selezionare e/o deselezionare uno
o più indirizzi i quali verranno aggiunti o rimossi nel Campo
Chiamante.
l’elenco
Se si è selezionato il Flag
indirizzi conterrà l’elenco dei Contatti (e solo di questi) presenti
nella Rubrica di OutLook.
Compilati i campi necessari, basterà cliccare sul pulsante Invia per inviare l'E-Mai.
Verrà visualizzata una barra di progressione con il dettaglio dell’operazione in corso.
L'attesa potrà essere più o meno lunga, in base ai tempi di risposta del Server di Uscita; fino a
quando il mouse resterà visualizzato come clessidra l'elaborazione e’ da considerarsi ancora in
corso. Solo allo scadere del TimeOut il mouse tornerà alla sua forma originale e sarà possibile
procedere con altre operazioni. Se l'invio avrà successo, sarà visualizzato il messaggio ‘Messaggio
Inviato con Successo!’ .
Eventuali messaggi di errore verranno da questa visualizzati e meglio spiegati.
Al termine dell’invio E-Mail, sarà possibile effettuare la Stampa Riepilogativa dell’E-Mail
Inviata premendo il pulsante Stampa : non sarà visualizzata alcuna Anteprima ed il
documento inviato direttamente alla Stampante avrà il seguente formato:
Esempio del Rapporto Invio E-Mail:
Di tutte le E-Mail inviate, ne viene conservata traccia all’interno del Database della Società
nell’apposita tabella MailStorico, che conterrà tutte le informazioni salvabili: Destinatario,
Destinatario in Copia, Destinatario in Copia Nascosta, data Invio, Oggetto, Messaggio e Nome di
eventuali files allegati.
Eventuali messaggi di errore durante l’invio
Riportiamo due esempi di messaggi di errore che potrebbero verificarsi in fase di invio:
1.
In base alle impostazioni di sicurezza di Microsoft OutLook, è possibile che durante
l'invio di una E-Mail, appaia la seguente maschera:
E' solo una segnalazione si sicurezza e non un virus.
Cliccando su "Si" l'invio dell'E-Mail andrà a buon fine.
2. Nel caso in cui, invece, il nome del Server non fosse corretto, il messaggio sarà il
seguente:
1.6 Consultazione Documenti Multipla
Questa funzione è stata realizzata per accedere all'archivio completo di tutti i documenti Clienti
e Fornitori (di qualsiasi tipo di Documento).
E’ così possibile, da un'unica maschera di consultazione, estrarre i dati secondo diversi criteri di
ricerca personalizzabili dall’utente, il quale potrà definire liberamente le regole di consultazione
dei documenti in archivio.
Una volta effettuata l’estrazione dei dati desiderati, è così possibile procedere con la
consultazione dettagliata del documento originale, richiamare l’anagrafica del cliente/fornitore
intestatario del documento stesso, visualizzare l’anagrafica del rispettivo agente, visualizzare
l’anteprima dei documenti estratti, stamparli su carta, inviarli via Fax e/o e-mail.
Avendo a disposizione tutti i documenti in un'unica funzione, sui quali lavorare
contemporaneamente, è così possibile costruire, per esempio, in poco tempo la situazione di un
cliente, creando il suo ‘fascicolo’ inviabile per e-mail, oppure consultare tutti i documenti legati
ad un agente/zona, oppure verificare la situazione ordini – bolle – fatture di un fornitore, e via
dicendo. Le applicazioni sono molteplici.
La funzione deve essere inserita a Menu’ da una personalizzazione della Tollbar,
posizionandosi sulla stessa e cliccando con il tasto dx del mouse e procedendo selezionando
consecutivamente nelle maschere che si aprono le seguenti cartelle:
Personalizza - Comandi – Generale
Và selezionata, a dx dalla cartella Comandi, la Voce Consultazione Documenti Multipla,
quindi, bloccata tenendo premuto col tasto dx del mouse la Voce stessa e trascinata
all’interno del Menu’ nella posizione voluta..
La Funzione a Menù potrà apparire, per esempio, nel modo seguente:
Eseguendo, quindi, la funzione dal percorso di Menù scelto si accederà alla maschera di
Consultazione Movimenti Multipla:
Permette di compiere una serie di operazioni, di seguito dettagliate.
1.6.1 Criteri di estrazione
Prima di eseguire l'estrazione è possibile impostare una serie di parametri secondo i quali i dati
verranno estratti, visualizzati, ordinati.
•
Ordine di Estrazione:
E’ possibile configurare una "Cronologia di Documento", ovvero stabilire un ordine di
visualizzazione per tutti i tipi di Documenti, dove i criteri impostati potranno essere modificati
in qualsiasi momento, quindi, rieseguita l’estrazione, oppure l'ordinamento.
Queste impostazioni sono attivabili dalla Cartella Preferenze :
•
Filtri di Estrazione:
Dalla Cartella Selezione sono visualizzati tutti quei campi utilizzabili dall'utente, che
permettono di aggiungere dei Filtri al fine di ottimizzare il più possibile l'estrazione dei dati
secondo i criteri voluti. Sarà, infatti, possibile eseguire una selezione filtrata per Cliente o
Fornitore, Data, Agente, Importo, Articolo
Dalla Cartella Documenti è possibile aggiungere il filtro per tipo Documento (in aggiunta
alla selezione precedente):
Seguendo l’esempio proposto nelle immagini di cui sopra, di difetto l'estrazione riguarderà i
soli Clienti e tutti i tipi di documenti ad essi collegati. In questo caso, non saranno estratti i
documenti dei fornitori; la selezione dell’archivio clienti disattiva l’archivio fornitori, e
viceversa.
•
Filtri di Visualizzazione:
Le impostazioni effettuate nella Cartella Colonne permettono di omettere, o meno, la
visualizzazione di alcune colonne. Questo strumento può essere comodo nel caso in cui si
voglia rapidamente far riferimento ad un limitato numero di informazioni visibili.
Nota: La colonna dell’indirizzo (se attivata) viene composta dai campi singoli di indirizzo, località e
provincia presenti nelle anagrafiche.
E' sempre possibile effettuare lo spostamento di una o più colonna in un qualsiasi ordine
e/o posizione (come da standard).
•
Scelta del tipo di Configurazione:
Nel campo combo Configurazione della Cartella Preferenze è possibile selezionare un tipo
di consultazione (tra quelli già salvate):
In questa funzione è presente un meccanismo automatico che, ogni volta che si esce dalla
funzione, salva automaticamente l’ultima configurazione adottata (‘U
Ultima Configurazione’);
al rientro nella funzione, il programma ripropone tale visualizzazione.
Vengono riproposti gli stessi filtri di testata e lo stesso ordinamento delle colonne in griglia.
Nel seguito vedremo come è possibile salvare viste personalizzate.
In qualsiasi momento, è possibile ripristinare lo stato delle colonne della griglia come di
Default previsto dalla procedura, utilizzando il tasto Ripristina posto in fondo alla
maschera.
1.6.2 Operazioni sui Dati
Cliccando su ESTRAI si ottiene il risultato della selezione scelta. Estratti i documenti oggetto
della consultazione, sono attive una serie di funzionalità ed automatismi.
•
Consultazione avanzata dei dati:
Abilitando il Flag Visualizzare Dettaglio, verrà aperta un'altra maschera in cui saranno
visualizzati i principali campi relativi al dettaglio del documento per la riga selezionata.
Eseguendo un Doppio Click sulla singola riga (oppure posizionandosi sulla riga
interessata e cliccando con il tasto destro del Mouse) si visualizza un Menù di scelta
rapida, dal quale è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

Documento: n.xxx.: cliccando su questa voce, si accede direttamente alla maschera di
Caricamento/Variazione del documento selezionato (relativo alla riga su cui si è
posizionati); il programma apre automaticamente la rispettiva funzione di input. Da qui è
possibile consultare i dettagli del documento, utilizzare i diversi automatismi presenti, ed
apportare eventuali variazioni (ovviamente, in conformità con lo stato del documento
stesso).
Cliente: Cxxx….: scegliendo questa voce, si accede direttamente all’A
Anagrafica del
cliente (o del fornitore, a seconda della selezione originaria).
Agente: XXX - …: opzione attiva solo per l’archivio clienti, per la consultazione dei
dettagli del singolo agente indicati in Tabella Agenti.
•
Visualizzazione personalizzata delle colonne:
E’ possibile personalizzare la visualizzazione dei dati in griglia, modificando l’ordinamento
delle colonne e la loro posizione. Alla fine è possibile salvare anche la configurazione
ottenuta.
Ordinamento delle righe per colonna: Ogni visualizzazione viene proposta di difetto
ordinata per la prima colonna. Con la pressione del Tasto dx del Mouse è possibile
definire altri campi sui quali effettuare l’ordinamento.
Dopo aver selezionato una o più colonne, cliccando con il tasto dx sul mouse sarà possibile
stabilire il tipo di Ordinamento che si vuole visualizzare (Crescente o Decrescente) da
applicare alla griglia.
In particolare, se le colonne selezionate sono più di una, l’ordinamento viene effettuato per
la prima colonna, quindi per la seconda , quindi per la terza. I dati verranno ordinati sempre
in funzione della prima colonna e, in base a questa, sarà anche creata la visualizzazione
bicolore che varia al variare successivo del codice (presente nella prima colonna): il colore
di visualizzazione cambierà alternativamente da Giallo a Bianco.
Spostamento delle colonne: E' sempre possibile effettuare lo Spostamento di una o più
colonna in un qualsiasi ordine e/o posizione (come da standard). Dopo aver selezionato
una o più colonne, cliccando con il tasto sx sul mouse, e tenendolo premuto, sarà
possibile trascinare nel punto desiderato le colonne evidenziate, come nelle seguenti
immagini.
Selezione e trascinamento delle colonne Cliente e Denominazione:
Se si vuole ripristinare la posizione iniziale delle colonne (associato alla configurazione in
utilizzo) è possibile utilizzare la funzione Ripristina configurazione originale premendo
con il tasto dx del mouse sull’intestazione delle colonne:
•
Anteprima e Stampa dei documenti:
E’ possibile ottenere l' Anteprima di stampa per la singola riga selezionata.
Agendo sul pulsante Stampa è possibile ottenere la stampa cartacea di tutte le righe
selezionate, direttamente sulla stampante utilizzata di difetto.
•
Excel:
Il pulsante Excel permette l’esportazione in un File Excel di quanto estratto, oppure delle
sole righe selezionate qualora ci fossero.
Il file sarà creato nella directory di installazione del programma su client, e sarà
automaticamente nominato in DocMultipla.Xls.
•
Fax:
Il pulsante FAX permette di ottenere l’invio Fax dei documenti per tutte le righe
selezionate. Ovviamente, le relative anagrafiche dovranno contenere i dati richiesti per
l'invio Fax.
•
E-Mail:
Il pulsante E-MAIL permette di ottenere l’invio per e-maildei documenti per tutte le righe
selezionate. Anche in questo caso, le relative anagrafiche dovranno contenere i dati
richiesti.
•
Salvataggio delle Configurazioni
Poiché può risultare comodo avere la possibilità di conservare i criteri ed i filtri utilizzati in
una particolare visualizzazione, è possibile salvare delle configurazioni personalizzate
associandogli un nome, premendo sul tasto Salva con nome… . Impostati i parametri di
selezione, effettuata l’estrazione dei dati e modificata la posizione delle colonne, cliccando
sul pulsante sarà visualizzata la finestra di richiesta del nome da associare alla
visualizzazione:
Verranno salvate la posizione e la dimensione delle colonne, lo stato dei Flag ed eventuali
Filtri attivati, al fine di essere utilizzati successivamente. La configurazione personalizzata
sarà immediatamente nella combo Configurazione della Cartella Preferenze :
Per non rallentare l'utilizzo della funzione, il salvataggio delle configurazioni e’ limitato a 99
Configurazioni Personalizzate, più l'Ultima Configurazione utilizzata che viene salvata
tutte le volte che si esce dalla maschera. Le configurazioni possono essere anche eliminate,
previa selezione, premendo sull’apposito tasto Elimina .
Nota sull’ordinamento dei dati: i dati vengono sempre ordinati per la prima colonna visualizzata.
Quindi, le uniche modifiche non salvabili sono relative ad eventuali ordinamenti personalizzati, che
considerano altri campi in griglia.