Manuale procedure AdG PO FSE versione 6 - giugno 2013
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Manuale procedure AdG PO FSE versione 6 - giugno 2013
Regione Siciliana REGIONE SICILIANA Assessorato regionale dell'istruzione e della formazione professionale Dipartimento regionale dell'istruzione e della formazione professionale. Programma Operativo Regionale Sicilia FSE, 2007-2013 C (2007) 6722 del 17.12.07 e s.m.i. MANUALE DELLE PROCEDURE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE POR SICILIA FSE 2007-2013 Versione 6 18/06/2013 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 INDICE 1 INTRODUZIONE ................................................................................................................................................... 5 2 PROCEDURE DI ADOZIONE E MODIFICA DEL MANUALE ..................................................................... 6 3 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO ................................................................................................... 7 4 ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE .............................................................................. 10 4.1 4.2 4.3 5 PROCEDURE DI AFFIDAMENTO ................................................................................................................... 24 5.1 5.2 5.3 6 ATTIVITÀ SELEZIONATE MEDIANTE AVVISO PUBBLICO........................................................................................ 26 ATTIVITÀ SELEZIONATE MEDIANTE GARA D’APPALTO PER L’AGGIUDICAZIONE DI SERVIZI ................................. 32 AFFIDAMENTI “IN HOUSE” ................................................................................................................................... 32 PROCEDURE DI MONITORAGGIO E SISTEMA INFORMATIVO .......................................................... 35 6.1 6.2 6.3 7 DESCRIZIONE GENERALE DEI COMPITI DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE ................................................................. 10 RIPARTIZIONE FUNZIONI E COMPITI DEI CPG ...................................................................................................... 15 RIPARTIZIONE FUNZIONI E COMPITI DELL’OI FAMIGLIA ...................................................................................... 19 IL SISTEMA INFORMATIVO ................................................................................................................................... 35 IL SISTEMA DI MONITORAGGIO ............................................................................................................................ 36 TENUTA FASCICOLO DI PROGETTO ....................................................................................................................... 37 TRATTAMENTO DELLE DOMANDE DI PAGAMENTO ............................................................................ 37 7.1 DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE PER IL TRATTAMENTO DELLE DOMANDE DI PAGAMENTO ................................ 37 7.1.1 Sovvenzioni finanziate a costi reali ........................................................................................................... 37 7.1.2 Sovvenzioni mediante Unità di Costi Standard ......................................................................................... 42 7.1.3 Acquisto beni e servizi .............................................................................................................................. 43 7.1.4 Voucher ..................................................................................................................................................... 43 8 CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE A COSTI REALI ............................................... 43 8.1 ORGANISMI E PROCEDURE DI CONTROLLO ........................................................................................................... 43 8.2 LE PROCEDURE DI CONTROLLO............................................................................................................................ 48 8.3 CONTROLLO DOCUMENTALE ............................................................................................................................... 51 8.4 CONTROLLO IN LOCO .......................................................................................................................................... 59 8.4.1 Verifiche ispettive in itinere ...................................................................................................................... 60 8.4.2 Controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco ................................................................................ 61 8.5 IL CAMPIONAMENTO DELLE OPERAZIONI DA CONTROLLARE ............................................................................... 64 8.6 LA REVISIONE ANNUALE DEL CAMPIONE ............................................................................................................. 65 8.7 IL FOLLOW UP DEI CONTROLLI ............................................................................................................................ 66 8.8 VERIFICHE DEL SERVIZIO RENDICONTAZIONE INTERVENTI FSE E COMUNITARI MONITORAGGIO E CONTROLLI PRIMO LIVELLO ............................................................................................................................................................. 66 8.9 VERIFICA DI SISTEMA SUGLI ORGANISMI INTERMEDI .......................................................................................... 67 8.10 RELAZIONE ANNUALE DI CONTROLLO ............................................................................................................ 68 9 CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE MEDIANTE COSTI UNITARI STANDARD . 69 9.1 IL SISTEMA DEI CONTROLLI SULLE OPERAZIONI CON UNITÀ DI COSTO STANDARD ............................................... 69 9.2 CONTROLLI IN ITINERE ........................................................................................................................................ 70 9.2.1 Controlli a tavolino ................................................................................................................................... 70 9.2.2 Controlli in loco ........................................................................................................................................ 71 9.2.2.1 9.2.2.2 9.2.2.3 9.2.3 10 Controlli ex-post ....................................................................................................................................... 75 STRUMENTI DI INGEGNERIA FINANZIARIA ............................................................................................ 77 10.1 10.2 11 Visite ispettive .......................................................................................................................................................72 Controlli amministrativi in loco .............................................................................................................................73 Controlli a distanza ................................................................................................................................................74 PROCEDURE PER LA GESTIONE DEL JEREMIE HOLDING FUND ......................................................................... 77 TRACCIABILITÀ E CERTIFICAZIONE DELLE SPESE DEL FONDO JEREMIE........................................................... 79 IRREGOLARITÀ E RECUPERI ........................................................................................................................ 82 Versione 6 Pagina 2 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 PRESCRIZIONI NORMATIVE PER L’INDIVIDUAZIONE E LA COMUNICAZIONE DELLE IRREGOLARITÀ.................. 82 PROCEDURE PER L’INDIVIDUAZIONE E LA COMUNICAZIONE DELLE IRREGOLARITÀ ........................................ 87 PROCEDURE PER IL RECUPERO DELLE SOMME INDEBITAMENTE VERSATE DA PARTE DELL’ADG .................... 92 11.1 11.2 11.3 12 PISTE DI CONTROLLO ..................................................................................................................................... 95 12.1 12.2 12.3 MODALITÀ DI PREDISPOSIZIONE DELLE PISTE DI CONTROLLO ......................................................................... 95 DESCRIZIONE DELLE PISTE DI CONTROLLO ..................................................................................................... 96 PREDISPOSIZIONE ED AGGIORNAMENTO DELLE PISTE DI CONTROLLO ............................................................. 97 13 SCAMBIO DI INFORMAZIONI CON L’AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ........................................ 100 14 INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ ................................................................................................................. 102 LE COMPETENZE DELL’ADG IN MATERIA DI INFORMAZIONI E PUBBLICITÀ ................................................... 102 14.1 ALLEGATI ................................................................................................................................................................... 105 Allegato 1 Allegato 2 Allegato 3 Allegato 4 Allegato 5 Allegato 6 Allegato 7 Allegato 8 Allegato 9 Allegato 10 Allegato 11 Allegato 12 Allegato 13 Allegato 14 Allegato 15 Allegato 16 Allegato 17 Allegato 18 Allegato 19 Allegato 20 Allegato 21 Allegato 22 Allegato 23 Allegato 24 Allegato 25 Allegato 26 Allegato 27 Allegato 28 Allegato 29 Allegato 30 Allegato 31 Allegato 32 Allegato 33 Allegato 34 Allegato 35 Allegato 36 Allegato 37 Allegato 38 Allegato 39 Allegato 40 Allegato 41 Allegato 42 Versione 6 Check list di controllo preventivo bandi/avvisi area coordinamento per le politiche di coesione..............106 SOVVENZIONI: Check list di controllo ammissibilità dei progetti .........................................................107 SOVVENZIONI: Verbale insediamento nucleo di valutazione ................................................................109 SOVVENZIONI: Modello scheda di valutazione nucleo di valutazione ...................................................111 SOVVENZIONI: Modello verbale di valutazione nucleo di valutazione ..................................................112 SOVVENZIONI: Modello verbale finale nucleo di valutazione ...............................................................113 SOVVENZIONI: Modello lettera di trasmissione esiti del nucleo di valutazione .....................................114 SOVVENZIONI: Check list di controllo delle procedure di selezione .....................................................115 SOVVENZIONI: Check list controllo richiesta anticipi ...........................................................................116 SOVVENZIONI: Check list controllo documentale dichiarazioni intermedie di spesa ............................117 SOVVENZIONI: Check list di controllo documentale rendiconto finale..................................................119 SOVVENZIONI: Nota di revisione...........................................................................................................123 SOVVENZIONI: Check list di controllo pagamento saldo .......................................................................127 SOVVENZIONI: Check list di controllo quietanze di pagamento ............................................................128 SOVVENZIONI: Check list di controllo ispettivo in itinere .....................................................................129 SOVVENZIONI: Check list di controllo amministrativo in loco ..............................................................131 SOVVENZIONI: Verbale controllo amministrativo in loco .....................................................................134 SOVVENZIONI: Rapporto di controllo in loco ........................................................................................135 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list pagamento acconto ...............................................................136 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo per il pagamento dei SAL ..................................144 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento del saldo ..........................................147 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo quinto d’obbligo ................................................150 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi complementari ........154 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi analoghi ..................159 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list controllo in loco ....................................................................163 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Certificato di pagamento ........................................................................165 VOUCHER: Check list revisione finale ....................................................................................................166 VOUCHER: Nota di revisione ..................................................................................................................168 VOUCHER: Check list verifica per l’erogazione ......................................................................................169 UCS: Check list di controllo progetto esecutivo e atto di adesione ...........................................................170 UCS: Check list di controllo pagamento del primo acconto ......................................................................173 UCS: Check list di controllo pagamento secondo acconto ........................................................................176 UCS: Check-list per la verifica documentale delle dichiarazioni di attività ..............................................178 UCS: Check list controllo dichiarazione finale di attività .........................................................................182 UCS: nota dichiarazione finale attività ......................................................................................................188 UCS: Check list di controllo ispettivo in loco ...........................................................................................191 UCS: Questionario rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari ................................................194 UCS: Check list di controllo amministrativo in loco .................................................................................195 UCS: Check list per le verifiche ispettive in itinere a distanza ..................................................................201 CONTROLLI QUALITÀ: Check list controlli .........................................................................................203 ENTI IN HOUSE: Check list di verifica ...................................................................................................205 ORGANISMI INTERMEDI: Check list di controllo ................................................................................206 Pagina 3 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Elenco delle principali modifiche al documento Numero e data della versione Versione 1 11 maggio 2009 Versione 2 3 giugno 2009 Descrizioni principali modifiche - Revisione testo Versione 3 2 Dicembre 2009 - Modificate le seguenti pagine della versione 13;15;16,17;18;19;22;23;24,27;32;33;34,40,54;58;62;65;66,104;109. Versione 4 26 Novembre 2010 - Aggiornamento assetto organizzativo Regione - Inserimento capitolo 9 strumenti di ingegneria finanziaria - Revisione testo Versione 5 15 Marzo 2011 - §5.1 istruzioni per il nucleo di valutazione; - § 6.1 tenuta fascicolo di progetto - Allegato 3 bis) Check list per la verifica delle quietanze di pagamento relative alle spese impegnate e riconosciute in sede di rendicontazione ma non ancora quietanzate - Allegato 4 Check list controllo per il pagamento dei SAL la richiesta dell’acconto acquisto BS - Allegato 15 Check list verifica bandi/avvisi area coordinamento per le politiche di coesione, - Allegato 16 check list verifica ammissibilità progetti avviso pubblico - Allegato 17 Check list revisione finale voucher - Allegato 18 Check list verifica per il pagamento dei voucher - Allegato 19 Check list controllo documentale Voucher Formativi - Allegato 20 Modello verbale insediamento nucleo di valutazione - Allegato 21 Modello scheda di valutazione - Allegato 22 Modello verbale di valutazione - Allegato 23 Modello verbale finale dei lavoro del nucleo di valutazione - Allegato 24 Modello lettera di trasmissione degli esito del nucleo di valutazione - Aggiornato l’assetto organizzativo dell’Assessorato della Formazione Professionale e dell’Istruzione - Aggiornato l’assetto organizzativo del Dipartimento Regionale del Lavoro - Riviste le condizioni per la richiesta del saldo nel caso di sovvenzioni (§ 7.1.1) - Inseriti gli strumenti di controllo per il pagamento delle sovvenzioni finanziati mediante Unità di Costi Standard (§ 7.1.2) - Inseriti gli strumenti di controllo per il pagamento degli acquisti di beni e servizi (§ 7.1.3) - Ridefinite le attività in capo alle Unità Operative Territoriali, all’ufficio rendicontazione e al controllore esterno (§8.1.1) - Integrata la parte dei controlli a tavolino per quanto riguarda i documenti da produrre da parete del beneficiario (§8.3) - Rivisti alcuni aspetti sul campionamento delle operazioni da controllare in loco (§8.5) - Inserito capitolo controlli sulle operazioni finanziate mediante UCS (capitolo 9) - Dettagliate le procedure sui recuperi (§11.3) - Rivisti ed integrati tutti i modelli allegati. Versione 6 18 giugno 2013 Versione 6 2: Pagina 4 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 1 INTRODUZIONE Il presente Manuale delinea il sistema di gestione e controllo previsto dall’Autorità di Gestione del POR Sicilia FSE 2007-2013, con l’obiettivo di assicurare un’efficace e corretta gestione del Programma e fornire ai diversi livelli di governo del POR uno strumento per lo svolgimento delle attività di competenza. L’Autorità di Gestione ha strutturato l’assetto organizzativo per la gestione e il controllo del POR Sicilia sulla base delle prescrizioni del Reg. (CE) 1083/06 e del Reg. (CE) 1828/06 e delle indicazioni fornite dalle Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007-2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Ragioneria generale dello Stato – IGRUE, nonché tenendo conto del documento “buone pratiche in materia di controlli di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di Coesione per il periodo di programmazione 2007-2013” della Commissione Europea. La progettazione della struttura organizzativa per la gestione e il controllo del Programma implica da una parte la definizione dei compiti da svolgere, cioè delle attività elementari da implementare e l’aggregazione di tali compiti/attività in sottosistemi corrispondenti alle diverse unità organizzative, dall’altra le interconnessioni che si realizzano tra i vari soggetti coinvolti. Più in particolare il Manuale, dopo una breve parte introduttiva contenente le procedure di adozione e modifica dello stesso ed i riferimenti normativi (Capitoli 2 e 3), si articola nei seguenti capitoli: 4. Organizzazione dell’Autorità di gestione: in cui viene descritta la ripartizione delle funzioni e dei compiti dell’AdG e dei diversi uffici coinvolti nell’attuazione e controllo del programma. 5. Procedure di affidamento: descrive le procedure di selezione che saranno adottate dal programma al fine di assicurare la conformità delle operazioni alle norme comunitarie e nazionali applicabili (art.60 lett. a del Reg. 1083/2006; art 13 -1 del Reg. 1828/2006). Viene inoltre descritto il quadro dei criteri di selezione delle operazioni approvati dal CdS del POR Sicilia FSE 2007-2013 e le modalità per assicurare il rispetto dei criteri di selezione e per modificare i criteri approvati. Infine, il capitolo descrive le procedure di attivazione relativamente alle attività selezionate mediante avviso pubblico e mediante gara d’appalto per l’aggiudicazione di servizi. 6. Procedure di monitoraggio e sistema informativo: descrive il modello di monitoraggio utilizzato per il POR e le regole per la raccolta e la validazione dei dati tramite Sistema Informativo. 7. Trattamento delle domande di rimborso: illustra le procedure e la documentazione richiesta per l’erogazione dei pagamenti. Versione 6 Pagina 5 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 8. Procedure per il controllo di primo livello: vengono descritti gli organismi coinvolti nel sistema di controlli del POR e le modalità di attuazione del piano annuale dei controlli attraverso la verifica documentale, il controllo in loco, le modalità di campionamento, il follow up e la verifica di sistema sugli organismi intermedi. 9 Controlli sulle operazioni finanziate mediante UCS. In questo capitolo sono descritti i controlli previsti e gli strumenti che dovranno essere utilizzati per i controlli. 10. Strumenti di ingegneria finanziaria: illustra i meccanismi di funzionamento dei fondi di ingegneria finanziaria, ed in particolare le procedure per l’utilizzo del fondo Jeremie. 11. Irregolarità e recuperi: contiene le procedure per l’individuazione e la comunicazione delle irregolarità e per il recupero delle somme indebitamente versate da parte dell’AdG. 12. Piste di controllo: descrive le modalità di predisposizione delle piste di controllo e la modalità per l’aggiornamento delle stesse. 13. Scambio di informazioni con l’autorità di certificazione: contiene le modalità con cui avvengono le comunicazioni tra AdG e ADC. 14. Informazione e pubblicità: delinea le competenze dell’AdG in materia di informazione e pubblicità. 2 PROCEDURE DI ADOZIONE E MODIFICA DEL MANUALE Il Manuale delle procedure dell’AdG (in seguito il Manuale) viene predisposto direttamente dall’AdG tenendo presenti i Regolamenti, le norme nazionali, le procedure regionali, le specificità organizzative dei Centri di Programmazione e Gestione coinvolti nell’attuazione del POR (Dipartimento dell'Istruzione e della Formazione Professionale e Dipartimento del Lavoro, dell’Impiego, dell'orientamento, dei servizi e delle attività formative (in seguito “Dipartimento del Lavoro”). L’adozione formale del Manuale da parte dell’AdG avviene con provvedimento del Dirigente Generale del Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione professionale (AdG). Il Manuale potrà essere aggiornato, modificato o integrato durante tutto il periodo di programmazione sulla base di esigenze emerse in corso di attuazione o di segnalazioni provenienti dagli altri Uffici interessati nell’attuazione del POR. Versione 6 Pagina 6 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 L’AdG provvederà a raccogliere tali segnalazioni e proposte di modifica/integrazioni ed a modificare il Manuale che verrà in seguito adottato con provvedimento del Dirigente Generale del Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione professionale (AdG). Gli Organismi Intermedi procederanno all’adozione del Manuale delle procedure con proprio atto, potendo apportare eventuali modifiche o integrazioni che non alterino l’impostazione generale proposta dal presente Manuale. 3 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Le modalità attuative e procedurali inserite nel presente Manuale sono state identificate tenendo conto non solo degli elementi di specifica innovazione introdotti dall’Unione Europea per i Fondi Strutturali ed in particolare per il Fondo Sociale Europeo (FSE) per il periodo 2007-2013, ma anche delle indicazioni emerse a livello nazionale e degli orientamenti strategici e gestionali assunti dalla Regione nel suo Programma Operativo (POR). Con riferimento alle novità immesse dalla nuova Programmazione appare utile considerare, seppur sinteticamente, alcuni aspetti di maggiore rilevanza introdotti dalla riforma dei Fondi Strutturali con il pacchetto legislativo comunitario emanato nel 2006. Si richiamano a tale proposito: Regolamento CE n. 1081 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006, relativo al Fondo Sociale Europeo e recante abrogazione del regolamento (CE) n. 1784/1999, il Regolamento 396/2009 che modifica il regolamento (CE) n. 1081/2006 relativo al Fondo Sociale Europeo per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del FSE e le successive modifiche ed integrazioni; Regolamento CE n. 1083 del Consiglio dell’11 luglio 2006, recante le disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale e sul Fondo di Coesione, e che abroga il regolamento CE n. 1260/1999, Regolamento 284/2009 che modifica il regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di coesione, per quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione finanziaria e successive modifiche ed integrazioni; Regolamento CE n. 1828 della Commissione dell’8 dicembre 2006 che stabilisce modalità di applicazione del Regolamento CE n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di Coesione e Versione 6 Pagina 7 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 del Regolamento CE n. 1080/06 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo Europeo di Sviluppo Regionale e successive modifiche ed integrazioni, modificato dal Regolamento CE 846/2009; la definizione a livello nazionale, sulla base di un approfondito ed ampio processo di concertazione tra le Amministrazioni nazionali e il partenariato economico-sociale, di un documento di riferimento (denominato Quadro Strategico Nazionale 2007 – 20131) delle priorità da perseguire a livello Paese con le risorse messe a disposizione dai Fondi strutturali in sinergia e complementarietà con quelle nazionali per lo sviluppo territoriale. la ridefinizione delle procedure in materia di recupero degli importi indebitamente versati, cosi (come da indicazioni dei Regolamenti (CE) 1083/06 e 1828/06 ed Allegato XI del Reg. 1828/2006, modificato dal Regolamento 846/2009) ed in particolare circa la predisposizione della dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e recuperati e ai recuperi pendenti, prevista ai sensi del Reg. (CE) n. 1828/2006, redatta in conformità all’Allegato XI del citato Regolamento. Ai sensi delle normativa comunitaria, le schede sulle irregolarità vanno presentate trimestralmente; le dichiarazioni sugli importi ritirati e recuperati, sui recuperi pendenti e sugli importi non recuperabili entro il 31 marzo di ogni anno. la riformulazione delle modalità di attuazione delle prescrizioni regolamentari in materia di aiuti di stato attraverso il Regolamento (CE) n. 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato agli aiuti d’importanza minore «de minimis», ora articoli 107 e 108 del Trattato di Funzionamento dell’Unione Europea; il Regolamento (CE) n. 1976/2006 che modifica i regolamenti (CE) n. 2204/2002, (CE) n. 70/2001 e (CE) n. 68/2001 per quanto riguarda la proroga dei periodi di applicazione. Per quanto riguarda l’applicazione dei Regimi in esenzione, oltre a quanto previsto dal suddetto Regolamento 1976/2007 (utilizzato in una fase transitoria della nuova programmazione 2007-2013), è intervenuto inoltre il recente Regolamento (CE) n. 800/2008 (già applicabile dal mese di agosto 2008) che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 107 ed 108 del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea. Per quanto riguarda la norma sull’ammissibilità della spesa, il D.P.R. 196/2008, integrato dal D.P.R. 98/2012 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione; 1 Il QSN è stato approvato dalla Commissione il 13 luglio 2007 con Decisione C(2007) 3329. Versione 6 Pagina 8 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Inoltre il vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE per la programmazione 2007-2013 fornisce specifici riferimenti applicativi della normativa per il FSE, che viene ripreso e fatto proprio con il vademecum regionale predisposto dall’AdG. Dal quadro normativo e programmatico definito a livello comunitario e nazionale, sopra richiamato, emergono alcune innovazioni di rilievo introdotte nella programmazione 2007– 2013, che hanno significativamente orientato le scelte strategiche assunte dalla Regione Siciliana, in sintonia e di concerto con la Commissione Europea e le Autorità nazionali di riferimento (Ministero dell’Economia e delle Finanze e Ministero del Lavoro e Politiche Sociali). Il fatto che l’azione del FSE sia declinata in un proprio Programma operativo, distinto da quello del FESR, con una sua specifica Autorità di Gestione (AdG), ha implicato necessariamente un’importante riformulazione organizzativa e gestionale dell’amministrazione, in particolare per quanto attiene la necessità di una definizione funzionale e netta dei compiti di programmazione, gestione, monitoraggio e controllo, e di maggiore responsabilizzazione degli stakeholder potenziali del Fondo. Tale revisione funzionale deve, da un lato, essere in grado di garantire l’integrazione di tutte le politiche fondamentali di welfare, (la formazione, l’istruzione, l’occupazione e l’inclusione sociale), dall’altro, deve favorire, forse ancor di più che nel passato, il dialogo tra le politiche di welfare con le politiche di sviluppo territoriale, includendo in questo ambito anche quelle per la ricerca e sviluppo e per l’accelerazione dei processi di innovazione. Inoltre, non sono da sottovalutare le indicazioni della Commissione Europea finalizzate ad una maggiore apertura alla concorrenza sul fronte dei servizi per l’education, del sostegno all’innovazione nell’ottica di favorire l’incontro tra domanda e offerta di lavoro. Tale richiamo comunitario trova espressione anche nel capitolo 5 “Modalità di attuazione” del PO FSE, il quale comporta, in pratica, una significativa rivisitazione delle modalità di accesso ed affidamento delle risorse del Fondo, con un crescente ricorso a dispositivi quali “avvisi pubblici” non limitati nell’ingresso e “appalti” per l’affidamento di servizi per l’attuazione di azioni di sistema allo scopo di agevolare l’innalzamento qualitativo delle strutture e dei soggetti di riferimento nel quadro delle politiche formative e del lavoro. Questi elementi di novità strategica introducono l’esigenza di arricchire modalità e strumenti di intervento includendo, solo a titolo di esempio, dispositivi come “piani di azione territoriali o settoriali”, i quali sono in grado di attivare processi di integrazione di policies attraverso cui rispondere con maggiore efficacia ai bisogni del territorio, o come i voucher e/o conti formativi attraverso cui si rende possibile ridurre i costi di accesso e di transazione all’apprendimento e ridistribuire i potere di scelta, favorendo la flessibilità e l’individualizzazione dei percorsi formativi. Si tratta di innovazioni, quindi, che introducono un insieme composito, articolato e complesso di processi, funzioni e compiti che, se non governati adeguatamente, possono Versione 6 Pagina 9 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 comportare un rischio concreto di immobilismo burocratico. Ciò premesso, occorre evitare e contrastare il verificarsi di uno scenario di impasse, soprattutto se - come nel caso della Regione Siciliana - ci si è posti tra gli obiettivi dell’azione amministrativa proprio quello di ridurre i costi diretti ed indiretti sostenuti dal sistema produttivo e dai cittadini per gli adempimenti amministrativi legati all’implementazione del PO FSE. Tale obiettivo si concretizza rafforzando la convinzione che gli incrementi di efficienza incidano direttamente sull’efficacia tanto degli interventi finanziati quanto del programma nel suo complesso. Pertanto, pare del tutto opportuno porsi l’obiettivo di rafforzare la capacità e la produttività amministrativa del PO al fine di recuperare i ritardi sinora registrati e, in una logica di benchmarking, di raggiungere entro il quinquennio i migliori livelli di performance amministrativa regionale rilevati fino ad ora. 4 ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE L’AdG del POR FSE, incardinata nel Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione Professionale (di seguito anche Dipartimento IFP) - esercita tutte le attività necessarie per l’attuazione del programma ed in particolare l’attività di programmazione, indirizzo, coordinamento, gestione, rendicontazione, monitoraggio, controllo e valutazione. 4.1 Descrizione generale dei compiti dell’Autorità di Gestione L’AdG del POR FSE 2007/2013 adempie a tutte le funzioni ed ai compiti corrispondenti a quanto stabilito dal regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità attuative definite dal regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006, specificate nel capitolo 5” Modalità di attuazione” del Programma Operativo Sicilia FSE 2007-2013. L’AdG provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma Operativo sulla base della legislazione amministrativa e contabile comunitaria nazionale e regionale e dei criteri di buona gestione finanziaria. In particolare, essa è tenuta a: 1. garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri applicabili al POR FSE e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione; 2. informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati delle verifiche di primo livello; Versione 6 Pagina 10 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 3. accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari, della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali; 4. garantire l'esistenza di un sistema informatizzato (in seguito definito Sistema Informativo) di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; 5. garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali; 6. garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano effettuate conformemente all’art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006; 7. stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale; 8. garantire che l’AdC riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione; 9. guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo; 10. elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione; 11. garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006; 12. fornire informazioni per asse sul ricorso alla complementarietà fra i fondi strutturali (art.34); 13. nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”: i) prevedere i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta; Versione 6 Pagina 11 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 ii) consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un rappresentante (in qualità di osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete; iii) prevedere almeno una volta l’anno un punto all’ordine del giorno del Comitato di Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per il Programma. L’AdG assicura, altresì, l’impiego di sistemi e procedure per garantire l’adozione di un’adeguata pista di controllo, delle procedure di informazione e di sorveglianza per le irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati, nonché cura i rapporti con l'Autorità di Audit avvalendosi del Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello. L’AdG è strutturata in aree amministrative a carattere orizzontale impegnate in attività funzionali all’adempimento di attività necessarie ad una più efficace attuazione delle operazioni previste per il conseguimento degli obiettivi del POR, secondo lo schema sottostante: AUTORITÀ DI GESTIONE Dirigente Generale Dipartimento Istruzione e Formazione professionale AREA DIREZIONE E COORDINAMENTO PER LE POLITICHE DI COESIONE Unità di programmazione per gli interventi regionali, nazionali e comunitari SERVIZIO SISTEMA INFORMATIVO E ACCREDITAMENTO – RECUPERO CREDITI SERVIZIO RENDICONTAZIONE INTERVENTI FSE E COMUNITARI MONITORAGGIO E CONTROLLI I LIVELLO AREA COORDINAMENTO PER LE POLITICHE DI COESIONE impostazione degli atti di programmazione generali della Regione e, d’intesa con le Amministrazioni regionali di settore, dei programmi di intervento regionali, nazionali e comunitari; predisposizione e revisioni periodiche della programmazione operativa del POR; Versione 6 Pagina 12 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 supporto e verifica dell’attuazione degli interventi finanziati dal POR (anche in relazione alle attività dei Dipartimenti coinvolti nella programmazione/attuazione, come riportato di seguito), finalizzate in particolare alla predisposizione delle relazioni sulle modalità ed i tempi di attuazione dei programmi; coordinamento dell’attuazione e delle eventuali riprogrammazioni; verifica degli atti di programmazione, avvisi e bandi, predisposti dai Centri di Programmazione e Gestione; gestione rapporti con gli Organismi Intermedi e altri Dipartimenti regionali coinvolti nella programmazione FSE; supporto all’AdG nell’attivazione e gestione del Board di coordinamento e nei rapporti con la Commissione Europea e le Amministrazioni centrali coinvolte. L’Area svolge, altresì compiti in materia di comunicazione e valutazione del POR FSE, e in particolare: impostazione dell’attività di valutazione; coordinamento delle attività di valutazione previste dagli orientamenti del Piano di valutazione del POR FSE così come presentato al CdS del 13 marzo 08; predisposizione delle relazioni operative con l'unità responsabile nella Regione Siciliana del Piano di valutazione unitario dei Fondi e del FAS; partecipazione ai lavori dello steering group del Piano (denominato Gruppo di pilotaggio per la valutazione del POR), inclusa l'organizzazione degli incontri e la predisposizione della documentazione necessaria. Il Servizio di Valutazione e Comunicazione è inoltre responsabile dell’attuazione, coordinamento e verifica delle attività riportate nel Piano di comunicazione (approvato dalla Commissione europea in data 22 agosto 2008) ed è referente dei lavori del gruppo di coordinamento previste dal Piano stesso. L’Area inoltre è competente per le operazioni a titolarità del Dipartimento dell’Istruzione e della Formazione Professionale. Versione 6 Pagina 13 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 SERVIZIO SISTEMA INFORMATICO E ACCREDITAMENTO - RECUPERO CREDITI provvede a raccogliere i documenti di controllo sulle operazioni finanziate che presentino irregolarità, ai fini dell’attivazioni delle procedure di recupero, ove necessario; è responsabile delle attività connesse ad eventuali contenziosi del Dipartimento relativi ad operazioni a valere sul POR FSE Sicilia 2007/2013; congiuntamente con i Centri di Programmazione e Gestione competenti, assicura l’attuazione di tutte le azioni necessarie per il recupero dei crediti vantati dal Dipartimento. cura la normativa e le procedure in tema di accreditamento degli Enti operanti nella Regione Siciliana; assicura il collegamento con i sistemi statistici regionali, nazionali, ISTAT, SISTAN, ISFOL e dell'Unione Europea; assicura il monitoraggio e valutazione dell'impatto delle progettualità finanziate (Placement); assicura la gestione del sistema informativo Caronte FSE; assicura l'informatizzazione delle procedure e degli uffici. SERVIZIO RENDICONTAZIONE INTERVENTI FSE E COMUNITARI MONITORAGGIO E CONTROLLI PRIMO LIVELLO realizza e coordina i controlli di primo livello svolti da parte delle UMC; definisce e mette a punto la metodologia e gli strumenti per i controlli di primo livello; definisce la metodologia per il campionamento dei controlli in loco; verifica la qualità dei controlli di primo livello; realizza le verifiche amministrative sulle spese di volta in volta comunicate come "certificabili" dall'UOP (Servizi centro per l’impiego ex UPL), assicurando: - un controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l'azione finanziata; - un controllo sui costi reali oppure entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse; - un controllo sui documenti giustificativi della spesa. realizza le verifiche anche nei casi in cui l'autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni (art. 13.5 Reg. CE 1828/2006); Versione 6 Pagina 14 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 effettua le verifiche in loco delle operazioni, sulla base del piano dei controlli, in riferimento ad un programma di controlli elaborato tenendo conto dell'analisi dei rischi rivista annualmente; verifica la corretta applicazione della normativa, della corretta esecuzione delle procedure e della rispondenza ai criteri di selezione approvati; riceve dalle UMC le dichiarazioni delle spese sostenute, e dopo averle validate e attestate da parte dell’AdG le trasmette all’Autorità di Certificazione; cura il raccordo con le istituzioni competenti concernente i controlli ed il coordinamento per la comunicazione all'OLAF previste dagli articoli 28 e 30 del regolamento n.1828/2006, così come modificati dal regolamento n.846/2009, per il tramite della Presidenza della Regione Siciliana, dipartimento regionale della programmazione, area controlli, legalità e sicurezza che le trasmette alla Presidenza del Consiglio dei Ministri; cura, attraverso la redazione di apposite piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti la programmazione e gestione del POR FSE Sicilia; coordina le attività di monitoraggio svolte dai dipartimenti che afferiscono al FSE; monitora gli interventi finanziati dall'Unione europea; effettua le verifiche degli Organismi Intermedi; cura i rapporti con l'Autorità di Audit realizza l’attività di rendicontazione degli interventi cofinanziati dal FSE. 4.2 Ripartizione funzioni e compiti dei CPG L’AdG è strutturata secondo un modello organizzativo in cui le funzioni di programmazione, gestione, pagamento sono assegnate al Dipartimento dell’Istruzione e della Formazione Professionale e Dipartimento del Lavoro, denominati Centri di Programmazione e Gestione (CPG), per i settori di rispettiva competenza. All’interno di ciascuno di questi centri, le singole attività di programmazione, gestione e pagamento sono affidate a specifici Servizi così articolati: a. Centro Programmazione e Gestione del Dipartimento Istruzione e Formazione Professionale: - Area direzione e coordinamento per le politiche di coesione - Servizio di Programmazione degli interventi in materia di formazione professionale e Versione 6 Pagina 15 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 formazione permanente e continua - Servizio programmazione per gli interventi in materia di istruzione scolastica, universitaria e postuniversitaria - Servizi di Gestione per gli interventi in materia di formazione professionale - Servizi di Gestione per gli interventi in materia di istruzione scolastica e universitaria - Servizio Rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli I livello - Servizio scuola dell’Infanzia ed Istruzione di ogni ordine e grado statali b. Centro Programmazione e Gestione del Dipartimento Regionale del Lavoro: - Servizio I - Attività inerenti le competenze del Fondo Siciliano per l’occupazione e il collocamento dei lavoratori disoccupati; - Servizio IV – Gestione F.S.E. - Attività finanziata con fondi Comunitari; - Servizio V - Monitoraggio e controllo spesa comunitaria; - Servizio VI – Rendicontazione fondi comunitari – nazionali – regionali; - Servizio VIII - Iniziative per l’occupazione, l’orientamento, tirocini formativi, apprendistato. Nello specifico, ciascun CPG svolge le seguenti principali funzioni: Servizio programmazione: 1) Predispone, ove previsto, la bozza di avviso pubblico/manifestazione di interesse/appalto concorso e delle relative circolari per l’acquisizione delle istanze di finanziamento o di contributo per la successiva approvazione e pubblicazione a cura del Dirigente Generale del CPG, e cura la trasmissione preventiva all’AdG e Unità Coordinamento politiche di coesione del Dipartimento Formazione Professionale, che dovrà valutarne la conformità; 2) attiva l’istruttoria e le procedure specifiche previste dall’avviso o dalle norme per la valutazione delle istanze e la selezione delle operazioni da inserire nel programma effettuando una prima verifica di ammissibilità formale e, ove previsto, cura la trasmissione dei progetti ritenuti ammissibili all'esame del Nucleo di valutazione, istituito con provvedimento del Dirigente Generale del Dipartimento competente. Il nucleo di valutazione una volta conclusa la procedura Versione 6 Pagina 16 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 di selezione trasmette agli uffici competenti l'elenco dei progetti ammissibili, non ammissibili e i relativi verbali; 3) provvede a redigere la graduatoria provvisoria dei progetti e della lista degli ammessi, e dei non ammessi sulla base del verbale conclusivo di valutazione e prima di rimettere al Dirigente Generale del Dipartimento la decisione in merito all’approvazione della graduatoria, si assicura del rispetto di quanto previsto dal POR e dal bando e dalle norme vigenti, nonché, che l’operazione non sia soggetta ad un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari (acquisendo apposita dichiarazione resa dal soggetto richiedente il finanziamento, nelle more della costituzione di un sistema centralizzato che permetta di acquisire direttamente tali informazioni); 4) provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e non ammissibili a finanziamento che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento competente per materia ed a trasmetterlo per la successiva pubblicazione sul sito web e sulla GURS; 5) acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti e le trasmette per l'esame, al nucleo di valutazione che redige la graduatoria definitiva. Il CPG trasmette la graduatoria all’ UMC per la codifica dei progetti; 6) redige il Decreto di approvazione graduatoria, concessione finanziamento e contestuale impegno delle somme che una volta adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento sarà trasmesso alla Corte dei Conti per il tramite della Ragioneria centrale presso il Dipartimento per controllo di legittimità e contabile; 7) una volta acquisito il decreto registrato alla Corte dei Conti, lo trasmette per la successiva pubblicazione alla GURS e sul sito Web, ai servizi competenti (Servizio Gestione, Unità Monitoraggio e Controllo e Unità di Competente della rendicontazione ) ed all'AdC ed alla Guardia di Finanza; Servizio gestione: 1) inserisce sul Sistema Informativo i dati relativi ai progetti ammessi a finanziamento; 2) accoglie la presentazione dell’Atto di adesione/accettazione (ove previsto) e della relativa documentazione a corredo, compresa la polizza fideiussoria (eventuale) relativa alle somme da erogare e dell'eventuale progetto esecutivo e del piano finanziario di dettaglio del progetto. In caso di mancato rispetto dei termini, avvia il procedimento di revoca del finanziamento; Versione 6 Pagina 17 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 3) riceve la comunicazione di avvio delle attività da parte dell'Ente attuatore, anche per il tramite delle Unità Operative Periferiche (UOP) e dell'UMC; 4) gestisce i rapporti con i beneficiari per la corretta attuazione delle operazioni; 5) elabora ed aggiorna per ogni operazione di competenza, in raccordo e sulla base delle informazioni fornite dagli altri soggetti (UMC, AdC e AdA), il relativo Dossier contenente le notizie richieste dall’art. 15 del Regolamento n. 1828/2006 e dall’allegato III del Reg. (CE) 1828/2006; 6) fornisce all’AdG gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006. 7) provvede all’emissione dei titoli di spesa inerenti il pagamento delle anticipazioni e del saldo spettanti alle singole operazioni e alla trasmissione alla competente ragioneria centrale; 8) gestisce le richieste di pagamento, assicurando che i beneficiari finali ricevano quanto prima ed integralmente gli importi di cui hanno diritto. A tal proposito si precisa che ai sensi dell’art. 80 del Reg. CE 1083/2006 le somme oggetto di FSE non sono pignorabili, e non si può applicare nessuna detrazione o trattenuta né alcun onere specifico o di altro genere con effetto equivalente che porti alla riduzione di detti importi per i beneficiari. Le attività di controllo sono coordinate da un apposito ufficio dell’AdG - Ufficio di Controllo di I livello, responsabile dell’impostazione metodologica e della verifica della qualità dei controlli realizzati dai singoli Dipartimenti e dagli organismi intermedi. Ciascun CPG ha un’Unità di Monitoraggio e Controllo – UMC che è responsabile dei controlli di primo livello per le operazioni di competenza. In particolare l'attività delle (UMC) è supportata dalle Unità Operative Periferiche (UOP), articolate a livello provinciale con funzioni di supporto a livello territoriale, le quali esercitano i propri compiti come indicato al paragrafo 8.1. Le UMC, si collocano in una posizione funzionalmente indipendente dalle attività di programmazione e gestione del POR, ed esercitano i propri compiti come descritto nel capitolo 8 del presente manuale. Le UMC sono inoltre responsabili della raccolta dei dati di monitoraggio in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni. Versione 6 Pagina 18 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 4.3 Ripartizione funzioni e compiti dell’OI Famiglia Il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali, responsabile per la gestione degli interventi assegnati, è organizzato in n. 1 Servizio e n. 3 Unità operative: Unità di programmazione Servizio 1 - “Gestione fondi UE e FAS” - Fondi e programmi di spesa extra regionale; Unità di gestione: Unità Operativa 1 del servizio 1: “Gestione fondi UE e FAS” o obiettivo operativo G1 o obiettivo operativo G2 o obiettivo operativo G3 Unità di monitoraggio e controllo Unità di staff numero 2 alle dirette dipendenze del Dirigente generale "Monitoraggio e controllo sulla gestione dei fondi comunitari" Unità competente della rendicontazione Unità di staff numero 1 alle dirette dipendenze del Dirigente Generale – Controllo interno e di gestione - rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE e dal PO FESR In particolare alle diverse strutture sono attribuite le seguenti competenze: Unità di programmazione Servizio 1 - “Gestione fondi UE e FAS” - Fondi e programmi di spesa extra regionale; Le attività svolte dal Servizio per i tre obiettivi operativi dell’Asse III Inclusione sociale di competenza del Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e del Lavoro sono le seguenti: impostazione degli atti di programmazione (es. procedure scritte, riprogrammazione di metà periodo) nell’ambito degli obiettivi operativi del Dipartimento; Versione 6 Pagina 19 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 in stretto raccordo con le unità di gestione e con l’UMC, fornisce all’AdG gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006; per il tramite dell’AdG - che ne verifica la compatibilità con il piano finanziario del Programma e con il documento di attuazione - richiede il nulla osta alla Ragioneria Generale della Regione prima dell’attivazione della spesa. La Ragioneria Generale della Regione concede nulla osta ed annota l’importo e le annualità in cui è ripartita la spesa. L'erogazione delle somme avviene secondo le procedure disposte in particolare dall' art. 52 della L.R. n. 9 del 6/8/2009 e successive modifiche ed integrazioni; predispone le relative circolari/direttive per l’attuazione delle operazioni in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006; predispone l’avviso pubblico/manifestazione di interesse/appalto concorso nonché ogni provvedimento previsto dalle norme comunitarie nazionali e regionali per l’affidamento delle attività, in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006, assumendo il concerto con i servizi a vario titolo interessati alla materia. A seguito dell’approvazione da parte del Dirigente Generale del Dipartimento, lo trasmette all'Autorità di Gestione per le competenti verifiche attraverso l’Area coordinamento per le politiche di coesione; dispone la pubblicazione dell’avviso sulla GURS e sul sito del programma; attiva l’istruttoria formale e le procedure previste per la selezione delle istanze; trasmette le istanze ritenute formalmente ammissibili al Nucleo di valutazione, istituito dal Dirigente Generale del Dipartimento; acquisisce dal Nucleo di valutazione la graduatoria provvisoria dei progetti ammessi e ammissibili, nonché l’elenco dei progetti non ammessi con indicazione delle motivazioni e i verbali delle sedute; provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e non ammissibili a finanziamento, che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento e lo trasmette per l’inserimento sui siti istituzionali; acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti, le trasmette per l’esame al Nucleo di valutazione, acquisisce gli esiti dell’esame del Nucleo e, da parte dell’UMC i codici identificativi dei progetti; Versione 6 Pagina 20 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 predispone il decreto di approvazione della graduatoria definitiva e di ammissione a finanziamento dei progetti, con contestuale impegno contabile delle somme; invia il DDG di approvazione graduatoria con ammissione a finanziamento e contestuale impegno delle somme alla Corte dei Conti. Successivamente all'avvenuta registrazione del provvedimento in questione, ne invia copia alle Unità di gestione e all’UMC; una volta acquisito il decreto registrato alla Corte dei Conti, lo trasmette per la successiva pubblicazione alla GURS e sul sito Web, ai servizi competenti (Servizio Gestione e all'UMC) ed all'AdC ed alla Guardia di Finanza; inserisce sul Sistema Informativo i dati relativi ai progetti ammessi a finanziamento. Unità di gestione: Unità Operativa 1 del servizio 1: “Gestione fondi UE e FAS” L’Unità Operativa sopra specificata, svolge le seguenti attività: invita i soggetti ammessi a presentare la documentazione prevista per l’inizio attività; verifica la regolarità della documentazione acquisita; autorizza, ove previsto, il beneficiario all’avvio delle attività, dandone contestualmente comunicazione anche alla UMC.; adotta ogni atto necessario alla gestione delle operazioni e predispongono i relativi provvedimenti di modifica o integrazione agli atti d’impegno già adottati dal Dirigente Generale; fornisce all’unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’AdG per la redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006; gestisce gli aspetti concernenti il contenzioso tra l'amministrazione e gli Enti attuatori; acquisisce la Nota di revisione dall’Unità competente della rendicontazione, provvede all’erogazione del saldo ivi determinato, provvede ad eventuali recuperi e comunica all’Unità competente della rendicontazione l’avvenuta erogazione del saldo; Versione 6 Pagina 21 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 acquisisce dall’Unità competente della rendicontazione la verifica della regolarità dei giustificativi di spesa afferenti all’importo del saldo erogato, con conseguente eventuale svincolo della polizza fideiussoria. Unità di monitoraggio e controllo Unità di staff alle dirette dipendenze del Dirigente generale L’Unità Operativa sopra specificata, svolge le seguenti attività: cura il raccordo con le Istituzioni competenti concernente i controlli, ivi compresa l'Autorità di Audit, ed il coordinamento per la comunicazione all’OLAF delle irregolarità rilevate nell’ambito del POR, per il tramite del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello; predispone le piste di controllo e il decreto di relativa adozione da parte del Dirigente Generale, notificando gli atti all’AdG e alle unità di programmazione e di gestione del Dipartimento Famiglia; cura, attraverso le piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti alla programmazione e gestione del POR; coordina l’attività di monitoraggio procedurale, fisico e finanziario del Dipartimento assicurando la tempestività e la regolarità del flusso dei dati verso il Sistema informativo centrale nonché la corretta esecuzione delle operazioni cofinanziate dal FSE; fornisce all’unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’AdG per la redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006; predispone ed invia all'AdC, alle scadenze stabilite, la dichiarazione delle spese sostenute, per il tramite del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello; predispone annualmente, dopo una attenta analisi dei rischi, il piano dei controlli che costituirà il programma secondo il quale si effettueranno le verifiche in loco delle operazioni ammesse a valere sugli Obiettivi Operativi di competenza dell’OI; nei casi in cui si ricorrerà a controlli campionari, il piano dei controlli farà riferimento al metodo di campionamento utilizzato, in conformità con le disposizioni in merito impartite dall’AdG (rinvio § 2.2.4 del documento); Versione 6 Pagina 22 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 effettua le verifiche in loco delle operazioni per verificare l’efficacia e la regolarità amministrativa e contabile dell’attuazione, anche attraverso il supporto di soggetti esterni; acquisisce copia e valuta tutti gli atti e documenti connessi a verifiche, collaudi o controlli sulle operazioni di competenza del Dipartimento; trasmette tempestivamente all’unità di gestione gli esiti delle verifiche e controlli effettuati, nonché informa le unità di programmazione e di gestione su ogni fattispecie di criticità rilevata. Unità di rendicontazione Unità di staff numero 3 “Rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE e dal PO FESR” L’unità, nell'ambito del sistema di gestione e controlli adottato, cura la rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE attraverso verifiche amministrative su tutte le operazioni. Tale verifica si concretizza in un controllo amministrativo-contabile basato su tre criteri principali: controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l’azione finanziata; controllo sui costi reali o entro i limiti delle forfetizzazioni, qualora ammesse; controllo sui documenti giustificativi originali di spesa. L’unità competente della rendicontazione, in particolare, svolge le seguenti attività: verifica la rispondenza del rendiconto al piano finanziario approvato; verifica l’ammissibilità e la riconoscibilità dei costi sostenuti, accertati tramite documenti giustificativi; trasmette alle unità di gestione e alla UMC gli esiti della verifica amministrativo-contabile tramite apposita nota di revisione, nella quale è determinato l’importo del saldo/rimborso per ogni singola operazione; comunica alla UMC e alle unità di gestione, qualora previsto, l’avvenuta quietanza di tutti i giustificativi di spesa a seguito del saldo erogato. Versione 6 Pagina 23 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 5 PROCEDURE DI AFFIDAMENTO Ai fini della selezione e dell’approvazione delle operazioni di cui all’articolo 60, lettera a) del regolamento (CE) n.1083/2006 l’Autorità di Gestione garantisce il pieno rispetto della normativa comunitaria e nazionale applicabile in particolare in materia di concorrenza ed appalti pubblici. Le operazioni finanziate dal Programma Operativo sono attuate nel pieno rispetto della normativa comunitaria in materia di appalti pubblici, e segnatamente del Trattato CE, delle Direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio, della Comunicazione interpretativa della Commissione sul diritto comunitario applicabile agli appalti non disciplinati o solo parzialmente disciplinati dalle direttive "appalti pubblici" C(2006)3158 del 24.07.2006, di ogni altra normativa comunitaria applicabile, nonché della relativa normativa di recepimento nazionale e regionale. Fermo restando il rispetto delle norme in materia di concorrenza, al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l’accesso ai finanziamenti per le attività formative avviene nel rispetto dei criteri approvati per il sistema di accreditamento, secondo la normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente. Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo all’affidamento di appalti pubblici, si applicano le normative vigenti in materia, nel rispetto delle Direttive e dei principi generali comunitari e nazionali in materia di appalti, ivi compresa la giurisprudenza europea e nazionale consolidata. Quanto all’accreditamento degli Enti che intendano svolgere attività formative finanziate dal FSE sul territorio regionale, si farà riferimento alle disposizioni adottate dalla Regione Siciliana con Decreto n. 1037 del 13 Aprile 2006, pubblicato in GURS n. 32 del 30/06/2006 S.O.2 e s.m.i.. Nel caso di attività formative, potranno presentare richiesta di finanziamento gli enti regolarmente accreditati, gli enti che abbiano fatto richiesta di accreditamento e gli enti che assumono l’impegno ad accreditarsi; in ogni caso, alla data di avvio effettivo del progetto, gli enti devono risultare effettivamente accreditati. La richiesta di attivazione del relativo procedimento di accreditamento deve avvenire entro quindici giorni dall’approvazione delle graduatorie provvisorie dei progetti aggiudicatari, pena la decadenza dalla graduatoria. A riguardo, gli uffici della programmazione (CPG/OI) avranno cura di trasmettere al servizio Sistema Informativo e Accreditamento, presso il Dipartimento Regionale dell'Istruzione e della Formazione Professionale, l'elenco dei soggetti presenti nella graduatoria provvisoria, con indicata Versione 6 Pagina 24 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 la partita iva, il codice fiscale, il codice del progetto. Successivamente, il predetto servizio procederà ad effettuare le opportune verifiche dando comunicazione degli esiti al servizio programmazione che ha richiesto la verifica. Inoltre il servizio Sistema Informativo e Accreditamento provvederà tempestivamente a dare comunicazione agli uffici di programmazione, gestione e rendicontazione e dei CPG/OI relativamente ad eventuali provvedimenti di revoca dell'accreditamento. Per gli interventi aventi contenuto formativo sono generalmente attuati secondo le seguenti modalità: affidamento in gestione a soggetti accreditati; affidamento in house; finanziamento di azioni di formazione attuate dalle imprese; attribuzione di buoni formativi e di borse di studio; assegnazione di azioni mediante gara di appalto (prevalentemente per azioni a prevalente contenuto “di sistema”). L’Autorità di Gestione ricorre sempre a procedure aperte di selezione dei progetti relativi ad attività formative di cui è richiesto il finanziamento. Come già indicato nel PO, nel rispetto delle norme e dei principi nazionali e comunitari in materia di appalti pubblici e di concessioni, eventuali casi specifici di rilevanza generale sono preventivamente esaminate e sottoposte all'approvazione del Comitato nazionale del QSN dedicato alle risorse umane, d’intesa con la Commissione Europea. Laddove tali casi abbiano una dimensione solo regionale, sono preventivamente esaminati e sottoposti all’approvazione del Comitato di Sorveglianza del Programma Operativo interessato, d'intesa con la Commissione Europea. Per quanto riguarda la procedura di valutazione delle operazioni, sono individuati dei Nuclei tecnici di valutazione, anche distintamente per ogni ambito di intervento, aventi il compito di valutare le proposte progettuali e predisporre apposite graduatorie dei progetti potenzialmente affidabili o finanziabili. Il Dirigente Generale del Dipartimento responsabile, emana il DDG e dispone tramite il CPG – servizio programmazione la pubblicazione degli esiti della graduatoria sul sito web e sulla GURS. Versione 6 Pagina 25 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Nel rispetto di quanto previsto dall’art.13 comma 1 del Regolamento CE n.1828/2006, i beneficiari dovranno essere informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire sul quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati di monitoraggio finanziari, fisici e procedurali o di altro genere che vanno conservati e comunicati attraverso quanto previsto nei singoli avvisi e bandi. La selezione delle operazioni è effettuata conformemente ai criteri fissati dal Comitato di sorveglianza in data 13 marzo 2008, secondo quanto stabilito dall’articolo 65 del Regolamento generale sui fondi. Per ogni gruppo omogeneo di attività sono stabiliti criteri di ammissibilità e criteri di selezione strettamente coerenti con la strategia, gli obiettivi ed i risultati attesi dal programma e dall’asse prioritario. I criteri di selezione saranno applicati da parte dell’Autorità di Gestione e degli Organismi Intermedi, nel pieno rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale e delle disposizioni del Capitolo 5 “Modalità di attuazione” del Programma Operativo per la selezione e la valutazione delle operazioni cofinanziate dal FSE. 5.1 Attività selezionate mediante avviso pubblico Per le attività selezionate a seguito di procedura di selezione aperta mediante avviso pubblico, il sistema di valutazione garantirà la massima trasparenza, obiettività ed omogeneità della valutazione, formalizzando gli esiti istruttori in una apposita graduatoria. La selezione avviene sulla base di requisiti di ammissibilità e di criteri di valutazione definiti nel documento approvato dal Comitato di Sorveglianza. I CPG - servizio programmazione procedono alla predisposizione degli avvisi e alla successiva preventiva trasmissione all’AdG – area coordinamento per le politiche di coesione per la condivisione. Il predetto ufficio effettua apposite verifiche ai fini di accertare la conformità dell'avviso al Programma Operativo e alle norme comunitarie in materia, attraverso un’apposita check list (Allegato 01). Successivamente all'attività di verifica effettuata da parte dell'area di coordinamento per le politiche di coesione, il CPG - servizio programmazione procede all'approvazione con decreto dirigenziale dell'avviso. Una volta espletata la procedura di evidenza pubblica, i Centri di Programmazione e Gestione ricevono e protocollano le domande di finanziamento presentate dai soggetti proponenti. Versione 6 Pagina 26 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 I CPG - servizio programmazione effettuano una prima istruttoria di ammissibilità, secondo quanto stabilito dall’avviso, evidenziano l'esito della verifica attraverso un’apposita check list (Allegato 02). Per quanto riguarda i voucher la verifica di ammissibilità verrà effettuata direttamente attraverso il portale dedicato. Una volta stabiliti i progetti ammissibili da un punto di vista formale, al fine di porre in essere la valutazione delle istanze, il CPG- servizio programmazione procederà alla convocazione del nucleo di valutazione. Il nucleo di valutazione Le attività di valutazione ex ante delle proposte progettuali devono garantire parità di trattamento, non discriminazione e trasparenza, pertanto i Nuclei di Valutazione (di seguito anche Nucleo/Commissione o NdV) sono tenuti ad espletare una serie di adempimenti come di seguito indicato. Presa d’atto e avvio delle operazioni di valutazione. La Commissione dovrà formalizzare il suo insediamento mediante la predisposizione di un apposito verbale (Allegato 03). La Commissione deve, all’atto della sua prima adunanza, procedere alla presa d’atto della documentazione trasmessa da parte dell’Ufficio competente e precisare - utilizzando esclusivamente gli elementi e i relativi pesi, nonché gli eventuali sub-elementi e sub-pesi, già individuati nell’Avviso oggetto di valutazione (i Nuclei non hanno la facoltà di introdurne di nuovi o di modificare i criteri già previsti nell’Avviso) - il metodo di attribuzione della scala di punteggio per ciascun criterio/sub-criterio. La Commissione deve, quindi, attenersi esattamente al metodo di valutazione eventualmente prescritto nell’Avviso. I Nuclei possono procedere alla nomina, nell’ambito della prima seduta, di un presidente/referente e di un segretario verbalizzante. Separatamente dal primo verbale dovrà essere formulato un calendario delle riunioni della Commissione, con l’indicazione precisa della data, dell’ora, in cui esse si svolgeranno (tale calendario potrà essere, concordemente, oggetto di modifica e previa verifica con l’Ufficio competente). Operazioni di esame, di valutazione e di attribuzione dei punteggi. Versione 6 Pagina 27 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 La formulazione delle valutazioni e dei giudizi relativi sarà effettuata al termine dell’illustrazione di ciascuna proposta progettuale, secondo la metodologia indicata nell’Avviso, così come precisato nel verbale n.1 di insediamento. Nelle sedute di lavoro, il Nucleo valuta, infatti, le proposte pervenute e procede all’assegnazione dei punteggi secondo i criteri e sub-criteri dell’Avviso di riferimento, utilizzando l’apposita scheda di valutazione (Allegato 04). Il punteggio numerico assegnato, di norma, può essere considerato sufficiente a motivare gli elementi della proposta soltanto nell’ipotesi in cui l’Avviso ha espressamente predefinito specifici obiettivi e puntuali criteri d valutazione (presenza di formule matematiche di attribuzione del punteggio), nel caso contrario, l’utilizzo del solo punteggio numerico è insufficiente, soprattutto laddove i criteri sono generici e lascino spazio alla discrezionalità tecnica, pertanto occorre formulare sempre espliciti giudizi per ciascuna proposta progettuale esaminata. Se previsto, il NdV procede inoltre alla verifica dei piani finanziari presentat i da singoli candidati e propone all’Amministrazione ipotesi di riformulazione, specificando in maniera puntuale e dettagliata: le voci di costo interessate, l’entità delle modifiche e le relative motivazioni (che devono tener conto delle disposizioni contenute nel “Vademecum per l’attuazione” di riferimento e, in generale, di tutti gli atti che regolamentano la programmazione regionale 2007-2013 del FSE). Tali elementi sono inseriti in un’apposita sezione della documentazione di valutazione. Redazione dei verbali ed elementi essenziali. La Commissione deve redigere per ogni adunanza il relativo verbale (Allegato 05) che deve essere numerato e siglato in tutte le sue pagine (allegati compresi) e firmato in calce per esteso, da ciascun componente. Tutti i verbali saranno, quindi, consegnati all’Ufficio al termine dei lavori di valutazione. I verbali contengono (elencazione indicativa e non esaustiva): la data e la scansione temporale (ora di inizio e di conclusione delle operazioni); i nominativi dei componenti del NdV; la descrizione delle operazioni svolte in ciascuna delle sedute della Commissione, con la precisione necessaria per ricostruirne il contenuto (punteggi e motivazioni); altre modalità operative concordate; Versione 6 Pagina 28 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 l’eventuale indicazione di sospensione e relative cause; la sottoscrizione da parte di tutti i componendi del NdV, ciascuno dei quali in tal modo assume la responsabilità della verbalizzazione. In generale, si evidenzia che la completezza del verbale è comunque connessa alla specificità della situazione (ad esempio: proporzionalità della durata delle sedute rispetto alla lunghezza della documentazione di candidatura delle proposte o alla complessità della relativa valutazione, ecc.). Si invitano, pertanto, le strutture interessate e i so ggetti incaricati a prestare particolare attenzione alla redazione dei processi verbali, il cui contenuto deve essere il più chiaro, esauriente e d esaustivo possibile. Conclusione dei lavori. Ultimate le attività di valutazione, la Commissione, sulla base dei giudizi relativi a ciascuna candidatura, definisce la proposta di graduatoria dei progetti oggetto di valutazione (con precisa distinzione delle proposte ammissibili e non ammissibili) e redige, quindi, il verbale finale (Allegato 06), al quale deve essere allegata la graduatoria medesima, che è letta seduta stante, approvata e quindi siglata su ogni pagina e firmata in calce per esteso da tutti i Commissari. Al termine dei lavori il Nucleo deve, con apposita nota di trasmissione (Allegato 07), consegnare le copie dei verbali delle singole riunioni e copie delle relative schede di valutazione (anche su supporto informatico) al Responsabile del procedimento/Ufficio competente. I CPG - servizio programmazione, sulla base di dette risultanze della struttura di valutazione, predispongono gli elenchi e la graduatoria e il DDG e la sottopongono all’approvazione da parte del Dirigente Generale. Una volta approvato il DDG, si procede alla pubblicazione sul sito e sulla GURS. Il CPG - servizio programmazione riceve eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti e li trasmette al Nucleo per l’esame. Una volta valutate le osservazioni viene redatto il DDG di approvazione della graduatoria definitiva, previa attribuzione del Codice Unico di Progetto (CUP). L’ufficio programmazione, richiederà al CIPE (Comitato Interministeriale per la Programmazione Economica) il codice CUP per tutti i progetti approvati relativi ad enti privati. Gli enti pubblici provvederanno a richiedere direttamente il CUP al CIPE e a comunicarlo tempestivamente Versione 6 Pagina 29 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 all’amministrazione ovvero potranno delegare l’Amministrazione Regionale a riguardo, tramite l’apposito programma del CIPE. Il DDG viene quindi trasmesso alla Corte dei Conti per tramite della Ragioneria Centrale con l’indicazione del CUP relativo a ciascun progetto finanziato. Nel caso di avvisi pluriennali gli elenchi sono pubblicati per ogni annualità di valenza dell’avviso. Le procedure vengono applicate tenendo presenti le caratteristiche peculiari di ciascun avv iso per cui non sono previsti moduli o procedure standard. Relativamente al rispetto delle regole sulla concorrenza, l’Autorità di Gestione assicura la corretta applicazione della regolamentazione in materia di Aiuti di Stato nell’ambito dell’attuazione del Programma Operativo. Per qualsiasi sostegno pubblico erogato a singoli destinatari l’Autorità di Gestione verifica, attraverso l’unità di coordinamento per le politiche di coesione, che esso soddisfi le norme procedurali in materia di aiuti di Stato applicabili nel momento in cui è concesso il sostegno pubblico. In particolare l’Autorità di Gestione: non dovrà notificare i regimi di aiuto che rispettano tutte le condizioni stabilite per l’esenzione (Regolamento CE 800/2008 e Regolamento CE. 1998/2006). I regolamenti di esenzione elencano le ipotesi di aiuto che non rientrano nel loro ambito di applicazione (per settori di attività; per tipologia di beneficiari; per tipologia di azione incentivata o per ammontare di aiuto); dovrà notificare i regimi di aiuto che non rispettano tutte le condizioni stabilite per l’esenzione e i regimi di aiuto che, materialmente, non ricadono nell’ambito di applicazione del Regolamento di esenzione. Pertanto, laddove necessario, nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 87 del Trattato CE, l’Autorità, attraverso i competenti uffici regionali (Unità per il coordinamento per le politiche di coesione), procederà alla notifica alla Commissione delle operazioni dirette a istituire aiuti prima di procedere alla loro esecuzione. Per quanto attiene invece l’applicazione delle cosiddette “norme orizzontali”, che riguardano alcune categorie particolari di aiuti, l’Autorità si riserva la facoltà di valutarne caso per caso l’applicazione, Versione 6 Pagina 30 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 coerentemente con le scelte strategiche della programmazione del FSE, tenendo conto delle regole vigenti e dei costi ammissibili al FSE. In particolare, l’Autorità di Gestione si impegna a rispettare le specifiche procedure e regole in materia previste dal Regolamento CE 800/2008. In questo caso, nel rispetto delle regole e condizioni previste, l’Autorità di Gestione potrà concedere aiuti senza la necessità di notificarli preventivamente alla Commissione, nei limiti e nel rispetto delle condizioni indicate nel regolamento e nelle linee guida della Commissione Europea. Un ulteriore regolamento che l’Autorità di Gestione si riserva di applicare riguarda la cosiddetta regola de minimis (Regolamento CE 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato agli aiuti d’importanza minore (de minimis). Tale regolamento stabilisce chiaramente che l’aiuto di importo inferiore al massimale di 200.000 euro concesso ad un’impresa nel corso di tre esercizi finanziari e che soddisfa determinate condizioni non costituisce aiuto di Stato ai sensi dell'articolo 87, paragrafo 1, del Trattato giacché non si ritiene che incida sugli scambi e alteri la concorrenza. Non è quindi necessario che detti aiuti siano notificati. Se l’aiuto soddisfa tutte le condizioni stabilite nel regolamento de minimis non vi è neppure l’obbligo di presentare detta informazione sintetica (la Regione però è tenuta a controllare gli aiuti in questione ai sensi del Regolamento). L’Autorità di Gestione, prima di concedere l’aiuto dovrà ottenere da parte del beneficiario dell’aiuto de minimis una dichiarazione che attesti gli aiuti ricevuti nei tre esercizi finanziari precedenti il momento della concessione dell’aiuto. Negli atti di concessione dei contributi a titolo del Programma Operativo ai soggetti responsabili dell'aggiudicazione delle operazioni è inserita la clausola che li obbliga al rispetto della normativa in materia di aiuti di Stato. La responsabilità diretta per l‘affidamento delle attività da parte dell'Amministrazione regionale e quella del controllo sugli affidamenti da parte degli organismi intermedi è in capo all’Autorità di Gestione; le procedure interne utilizzate per la verifica dell’Autorità di Gestione prevedono al riguardo uno specifico riscontro. Le comunicazioni destinate alla pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea e/o sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana specificano gli estremi dei progetti per i quali è stato deciso il contributo comunitario. Infine, ai sensi del l'art. 1, comma 1223, della legge 27 dicembre 2006, n. 296, i destinatari degli aiuti di stato (di cui all’art. 87 del Trattato che istituisce la Comunità europea esclusi gli aiuti de minimis) possono avvalersi di tali agevolazioni solo se dichiarano (ai sensi dell'art. 47 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445, e secondo le Versione 6 Pagina 31 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 modalità stabilite con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di data 23 maggio 2007), di non rientrare fra coloro che hanno ricevuto e, successivamente, non rimborsato o depositato in un conto bloccato gli aiuti che sono individuati quali illegali o incompatibili dalla Commissione europea. La Regione è tenuta, ai sensi della normativa in argomento, a subordinare la concessione di aiuti di Stato alla preventiva verifica che i soggetti beneficiari non rientrino tra le fattispecie sopra richiamate. I casi di aiuto dichiarati illegali o incompatibili dalla Commissione europea sono quelli di cui all’art.4 del DPCM 23 maggio 2007(“impegno Deggendorf”). 5.2 Attività selezionate mediante gara d’appalto per l’aggiudicazione di servizi Per le attività selezionate mediante gara d’appalto per l’aggiudicazione di servizi, il sistema di valutazione avviene ai sensi della Legge regionale 12 luglio 2011, n. 12 e successive modifiche ed integrazioni, con cui è stato recepito il D.lgs. 12 aprile 2006, n. 163 e successive modifiche ed integrazioni ed il D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 e successive modifiche ed integrazioni, e sulla base dei requisiti di ammissibilità e di criteri di valutazione definiti nel documento approvato dal Comitato di Sorveglianza. Per l'espletamento del procedimento di selezione viene nominato un Responsabile de l procedimento ed una Commissione giudicatrice. I CPG procedono alla predisposizione dei bandi e alla successiva preventiva trasmissione all’AdG Area coordinamento per le politiche di coesione per le verifiche di propria competenza. 5.3 Affidamenti “in house” In deroga alle procedure ad evidenza pubblica disciplinate dalla Legge regionale 12 luglio 2011, n.12 e s.m.i., l’istituto dell’affidamento in house permette all’Amministrazione di stipulare, a determinate condizioni, contratti pubblici senza ricorrere all’evidenza pubblica. Tale fattispecie è legittima soltanto se l’Amministrazione affidante esercita sul soggetto affidatario un controllo c.d. “analogo” a quello corrispondente ai propri servizi e il soggetto contraente svolge la parte più importante della propria attività al servizio dell’Amministrazione affidante. Versione 6 Pagina 32 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Nello specifico, per procedere in modo legittimo all’affidamento in house, è necessaria la sussistenza ed il rispetto dei seguenti elementi: (i) la proprietà sia interamente detenuta da uno o più soggetti pubblici; (ii) l’esercizio di un controllo da parte dell’Amministrazione sulla società affidataria analogo a quello esercitato sui propri servizi; (iii) la realizzazione ad opera della società affidataria della parte più importante della propria attività in favore dell'Amministrazione che la controlla. Ne consegue che, i CPG - servizio programmazione e gli OI, a monte dell’affidamento in house, devono verificare e documentare la sussistenza di tutti i requisiti in precedenza sommariamente descritti e, una volta concluso l’accertamento, devono condividere i risultati con l’AdG, che, ove lo ritenesse opportuno, potrà procedere ad ulteriori verifiche ed approfondimenti. L’AdG, nel caso in cui sussistano le condizioni per procedere attraverso un affidamento in house, provvederà a dare preventiva comunicazione alla Commissione Europea. Tale procedura dovrà essere effettuata la prima volta per ciascun ente considerato in house a cui l’amministrazione intende effettuare un affidamento e ogni qual volta dovessero cambiare le condizione che hanno fatto considerare l’ente come in house . Test operativo Al fine di facilitare la valutazione di situazioni pratiche, si riporta in Allegato (Allegato 41) una lista operativa di indicatori da verificare per appurare la reale natura in house di un determinato ente soggetto affidatario. Trattandosi di una lista redatta in via generale, potrebbe essere necessario esaminare aspetti ulteriori specifici della situazione concreta in esame. Tuttavia, la presenza degli elementi elencati costituisce un’indicazione sufficientemente attendibile riguardo alla natura in house di un soggetto affidatario. Altre previsioni normative rilevanti Oltre all’istituto dell’affidamento in house, è bene tenere presente che alcune normative pongono importanti limiti all’operatività delle società di proprietà pubblica, anche non totale, né maggioritaria. È opportuno fornirne una rapida ricognizione, volta ad ottenere un completo quadro normativo. Versione 6 Pagina 33 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 In primo luogo, si deve ricordare che il D.L. 223/2006 (il c.d. “Decreto Bersani”), all’art. 13, impone specifici limiti alle società c.d. strumentali, partecipate da enti pubblici, locali o regionali. Nello specifico, per le predette società strumentali è previsto: a. un oggetto sociale esclusivo; b. il divieto di espletare attività per enti diversi da quelli proprietari, anche se affidate con gara; c. il divieto di assumere partecipazioni in altre società, seppur mitigato dalla sentenza della Corte costituzionale n. 326 del 1 agosto 2008, con cui è stato affermato che la disposizione di cui al Decreto Bersani “non vieta alle società di detenere qualsiasi partecipazione o di aderire a qualsiasi ente, ma solo di detenere partecipazioni in società o enti che operino in settori preclusi alle società stesse”. La particolare disciplina citata non si applica alle società, inclusi i gruppi societari, istituiti al fine di prestare servizi pubblici locali. Il divieto di partecipazione in altre società, inoltre, non si applica alle società aventi natura di intermediario finanziario, ai sensi del decreto legislativo n. 385/1993. Infine, si ricordano le limitazioni ex art. 3, comma 27, della Legge n. 244/2007 (la “Legge Finanziaria 2008”), secondo cui le amministrazioni pubbliche, anche statali, non possono costituire società aventi per oggetto attività di produzione di beni e di servizi non strettamente necessarie al perseguimento delle proprie finalità istituzionali, né assumere o mantenere direttamente, o indirettamente, partecipazioni, anche di minoranza, in tali società. La disciplina introdotta con la Legge n. 244/2007, non si applica al le società istituite al fine di svolgere servizi pubblici, né alle società che forniscono “servizi di committenza o di centrali di committenza a livello regionale a supporto di enti senza scopo di lucro e di amministrazioni aggiudicatrici di cui all'articolo 3, comma 25, del codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163” (cfr., D.L. n. 185/2008 e s.m.i.). Inoltre, l’operatività delle società strumentali e la relativa possibilità di affidare alle stesse commesse pubbliche, dovrà valutarsi anche con riferimento alle nuove disposizioni introdotte con l’art. 4, D.L. n. 95/2012, convertito in Legge 7 agosto 2012, n. 135 recante “Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini nonché misure di rafforzamento patrimoniale delle imprese del settore bancario”, con cui sono state introdotte misure restrittive in materia di società partecipate, direttamente ed indirettamente dalle Versione 6 Pagina 34 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 amministrazioni pubbliche, disponendo lo scioglimento ovvero la totale privatizzazione di quelle che erogano i c.d. servizi strumentali, secondo quanto ivi meglio prescritto. 6 6.1 PROCEDURE DI MONITORAGGIO E SISTEMA INFORMATIVO Il sistema informativo Il Sistema Informativo utilizzato per il Programma Operativo Regionale Sicilia per il Fondo Sociale Europeo 2007- 2013, è CARONTE FSE. CARONTE FSE è raggiungibile dagli utenti tramite internet e utilizzabile con programma di visualizzazione (browser) gratuito fra quelli a disposizione per la navigazione. Il Sistema Informativo prevede l’accesso a sistema tramite credenziali personali che identificano l’utente collegato in maniera univoca. La gestione di ruoli presente garantisce la corrispondenza fra funzioni amministrative e funzionalità disponibili all’utente e l’attribuzione dei privilegi di accesso alle informazioni (lettura, scrittura, validazione). Il Sistema Informativo contiene le informazioni necessarie al protocollo unitario di colloquio definito dal MEF-IGRUE, mediante il quale potrà trasmettere le informazioni alla Banca Dati Unitaria (BDU) del Sistema Nazionale di Monitoraggio; è inoltre allineato al protocollo stipulato con la Guardia di Finanza ai fini del coordinamento dei controlli e dello scambio di informazioni in materia di finanziamenti dei fondi strutturali comunitari. Coopera con il sistema di rilascio del Codice Unico di Progetto (CUP), gestito dal CIPE, e con la banca dati statistica SISTAF dell’ISFOL. Il Sistema Informativo è strumento condiviso tra tutti gli attori della gestione del Programma Operativo; ognuno, per le corrispondenti mansioni e responsabilità assegnate, ne trae le informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti istituzionali di controllo, monitoraggio, verifica e per le scelte gestionali. L'ente beneficiario ha accesso alle informazioni di sua competenza in accordo con la trasparenza dei processi amministrativi. Il sistema è dotato di un Manuale d’uso, specifico per ciascun ruolo. A tali Manuali e agli aggiornamenti pubblicati si rimanda per approfondimenti sui profili previsti e compiti di ciascun profilo. Il Sistema Informativo è concepito per supportare il monitoraggio continuo dei progetti e delle attività, permettendo l'inserimento mano a mano che il dato risulta disponibile e procedendo a consolidare il dato tramite validazioni periodiche delle informazioni secondo le scadenze. Versione 6 Pagina 35 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Il Sistema Informativo supporta in definitiva la gestione integrata del dossier relativo a ciascun progetto finanziato, attraverso il quale vengono raccolte le informazioni relative ad ogni documento e attività di pertinenza. Qualora non presente la funzione specifica sul Sistema Informativo inerente a una data funzionalità o in caso di temporanea indisponibili, nelle more di garantire la continuità delle procedure, il Servizio coinvolto può adottare una procedura alternativa previa comunicazione a tutti gli utenti coinvolti. I Servizi coinvolti nell'attività devono assicurare il costante aggiornamento dei dati di propria competenza e la vigilanza sull'operato del Beneficiario. L’Autorità di Gestione infine utilizza SFC2007 attraverso il Sistema Nazionale dell’IGRUE, al pari delle altre Autorità nazionali, centrali e regionali, per trasmettere i documenti ed i dati d’interesse comune per la sorveglianza. 6.2 Il sistema di monitoraggio L’Autorità di Gestione, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello assicura la raccolta, la validazione e la trasmissione dei dati di monitoraggio, secondo le tempistiche e le modalità stabilite dai regolamenti e dal POR Sicilia FSE 2007/2013. Il sistema di monitoraggio prevede: la corretta e puntuale identificazione dei progetti del Programma Operativo; un esauriente corredo informativo, per le varie classi di dati (economico, finanziario, fisico e procedurale), secondo i sistemi di classificazione previsti nei regolamenti comunitari e gli standard definiti nella verifica della qualità e della esaustività dei dati ai differenti livelli di dettaglio. L’Autorità di Gestione adotta le misure opportune affinché i dati forniti dagli organismi intermedi e/o dai beneficiari, siano sottoposti ad un adeguato processo di verifica e controllo tale da garantire la correttezza, l’affidabilità e la congruenza delle informazioni monitorate. In particolare i beneficiari sono tenuti al caricamento sul sistema i dati di monitoraggio. Ciascun Centro di Programmazione e Gestione e gli Organismi intermedi, attraverso le UMC avranno la responsabilità di aggregare i dati di propria competenza e di validarli per il successivo inoltro al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello. Quest’ultimo, Versione 6 Pagina 36 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 una volta effettuati tutti i controlli necessari per assicurare un adeguata qualità del dato, li trasmetterà all’IGRUE secondo i protocolli previsti. Il corredo informativo relativo ad ogni singola operazione è trasmesso, con cadenza stabilita, al Sistema Nazionale di Monitoraggio. 6.3 Tenuta fascicolo di progetto Ai sensi dell’art. 19 commi 1 e 2 del Regolamento CE 1828/2006, il Dipartimento regionale o l’OI responsabile del procedimento è responsabile della tenuta del fascicolo di progetto, sia esso cartaceo o digitale, ai fini della loro archiviazione. A riguardo gli uffici competenti dovranno attuare la classificazione e l’indicizzazione dei predetti fascicoli. I fascicoli di operazione devono contenere tutta la documentazione tecnica e amministrativa, come previsto dall’art 90 del Reg. CE 1083/2006 e dalla pista di controllo, che dovrà essere conservata per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo. 7 TRATTAMENTO DELLE DOMANDE DI PAGAMENTO La presente sezione del manuale descrive il circuito finanziario del Programma dal beneficiario, alla Regione, fino alla Commissione Europea. In particolare, sono individuati gli adempimenti a carico dell’AdG o dell’OI relativi al circuito finanziario attivato dalla Regione Sicilia a favore dei beneficiari delle operazioni finanziate dal POR FSE 2007 -2013. 7.1 7.1.1 Descrizione delle procedure per il trattamento delle domande di pagamento Sovvenzioni finanziate a costi reali L’attivazione del circuito finanziario tra l’AdG/OI e i beneficiari selezionati tramite avviso avviene attraverso l’articolazione sotto descritta. Le richieste di erogazione, corredate di tutta la documentazione prevista, dovranno essere trasmesse al Dipartimento regionale competente per l’operazione. Di norma, l’erogazione del finanziamento verrà effettuata come segue, salva diversa disposizione dei singoli avvisi: un primo anticipo, pari al 50% del finanziamento pubblico complessivo, a seguito della presentazione da parte del beneficiario della seguente documentazione: Versione 6 Pagina 37 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 - presenza della convezione/atto di adesione - della comunicazione di inizio attività progettuali; - della richiesta di primo anticipo; - della polizza fideiussoria (ove prevista) pari all’importo dell’anticipazione, da presentare prima dell’emissione del mandato di pagamento; L’amministrazione dovrà inoltre procedere alla richiesta della seguente documentazione necessaria all’erogazione del primo anticipo: - Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC); - certificazione antimafia (ove previsto) - certificato camerale. un secondo anticipo (facoltativo), pari al 30% del finanziamento pubblico complessivo, a seguito di presentazione della seguente documentazione: - della richiesta di seconda anticipazione; - della polizza fideiussoria (ove prevista) pari all’importo dell’anticipazione, da presentare prima dell’emissione del mandato di pagamento; - del certificato di esecuzione a firma del Legale Rappresentante, autenticata nei modi di legge, con l’allegata scheda di rilevazione dello stato di attuazione del progetto e annessa Tabella Pagamenti, da cui risulti che, allo svolgimento del 40% delle attività, il beneficiario ha speso almeno il 30% dell’importo complessivo finanziato ed è in possesso delle quietanzate; - per poter richiedere il pagamento del secondo anticipo è necessario inoltre che le spese, almeno pari al 30% del progetto, siano state effettivamente sostenute e quietanzate e siano state verificate e asseverate da parte del revisore legale attribuito al progetto, se previsto, e validate dall'UMC - L’amministrazione dovrà inoltre procedere alla richiesta della seguente documentazione necessaria all’erogazione del secondo anticipo: - Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC); - certificazione antimafia (ove previsto) - certificato camerale. Versione 6 Pagina 38 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Saldo finale, fino al raggiungimento del costo pubblico ammissibile dell’operazione finanziata - dedotti gli acconti già erogati - sulla base del rendiconto finale approvato. È consentita la possibilità di erogare a saldo la quota rimanente massima del 20%, eleva bile fino al 50% nel caso in cui non sia stato richiesto il secondo acconto, comprensivo anche di somme impegnate dal beneficiario e riconosciute in sede di rendicontazione finale ma non ancora quietanzate, nel rispetto delle procedure previste dal paragra fo 7.2.1 del vademecum. In tal caso, è fatto obbligo al beneficiario di effettuare i pagamenti residui entro 30 giorni dalla data di ricezione delle somme, presentando all'Amministrazione entro i successivi 30 giorni la documentazione a dimostrazione dell'avvenuto pagamento. La dichiarazione liberatoria verrà rilasciata solamente dopo la verifica del rendiconto finale e delle quietanze di tutti i pagamenti (comprese le somme impegnate e riconosciute in sede di rendicontazione). Nel caso in cui l’importo rendicontato e non quietanzato in fase di rendiconto sia superiore al 20% del finanziamento concesso, il beneficiario in fase presentazione della richiesta di pagamento del saldo dovrà presentare, ove prevista, idonea garanzia fideiussoria fino alla copertura dell’80% del finanziamento riconosciuto ammissibile, al netto dell’importo già coperto da fideiussione. Per la richiesta degli anticipi, i beneficiari sono esonerati dalla presentazione della polizza fideiussoria a garanzia della spesa relativa alla quota del costo del personale dipendente assunto ai sensi della L.R.24/1976 con rapporto di lavoro a tempo indeterminato. Ne consegue che, la polizza fideiussoria dovrà obbligatoriamente essere presentata dai beneficiari privati unicamente per l’importo degli anticipi che non si riferiscono alle spese del personale rientrante nelle fattispecie sopra richiamata. Non sono ammesse forme di garanzia differenti dalla fideiussione. Il rendiconto finale, che andrà presentato - salvo diversa disposizione negli Avvisi o nei Dispositivi attuativi emanati dai singoli CPG o OI responsabili – entro novanta giorni dalla conclusione dell’attività al servizio competente della rendicontazione , dovrà essere accompagnato dalla certificazione delle spese effettuata da parte di un revisore legale di cui al decreto legislativo 27 gennaio 1982, n.88 ed al DPR 20 novembre 1992, n. 474, non legato da rapporto organico con il titolare del progetto oggetto della dichiarazione di spesa, identificato con le modalità definite dall’AdG. Versione 6 Pagina 39 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Le domande e i documenti, concernenti la corresponsione sia delle anticipazioni che del saldo, saranno prodotte in duplice copia e dovranno recare la firma del legale rappresentante del soggetto beneficiario autenticata ai sensi della normativa vigente. La presentazione del rendiconto finale sarà accompagnata dall’originale dei documenti di spesa. Con la richiesta di anticipo, l’AdG o l’OI competente - tramite il CPG – servizio gestione procederà all’esame documentale della richiesta entro 30 giorni dal ricevimento della documentazione inviata dal beneficiario redatta in conformità alla modulistica prevista. La verifica riguarderà la correttezza della procedura di selezione seguita che dovrà essere effettuata da parte del CGP – servizio gestione (Allegato 8), la presenza e la conformità di tutti i documenti richiesti e l’adempimento delle condizioni previste per la richiesta dell’anticipo redatta da parte del CPG – servizio gestione/OI (Allegato 9). In caso di esito positivo il CPG – servizio gestione o l’OI, dispone il provvedimento di liquidazione ed autorizza il servizio di ragioneria all’esecuzione dei mandati e dei pagamenti nei confronti del beneficiario. In caso di carenza o irregolarità di uno o più documenti sopra elencati il CPG – servizio gestione o l’OI, procederà a richiedere le opportune integrazioni al Beneficiario. Con la dichiarazione della spesa finale (rendiconto), che i soggetti attuatori sono obbligati a presentare entro 90 giorni dalla conclusione delle attività di ciascuna operazione, il CPG – tramite l’ufficio competente della rendicontazione – provvede alla verifica di conformità della dichiarazione stessa alla modulistica prevista, comprensiva della documentazione richiesta. La documentazione ricevuta sarà verificata, secondo le modalità di cui al successivo capitolo. Il Servizio gestione, una volta ricevuta la check list di controllo documentale rendiconto finale e la nota di revisione definitiva predisposte dall’ufficio responsabile della rendicontazione, procederà alla determinazione dell’importo da erogare a saldo, previa compilazione di apposita check list (Allegato 13). Nel caso, in sede di approvazione del rendiconto, dovesse risultare ammissibile al finanziamento un importo inferiore a quanto già erogato con gli anticipi, l’AdG tramite i CPG – servizio gestione - o l’OI, richiederà al beneficiario la somma eccedente, entro 15 giorni dal ricevimento dalla richiesta di rimborso, fatto salvo il diritto dell’Amministrazione di rivalersi per l’importo in questione sulla polizza fideiussoria, in caso di mancato rimborso entro i termini. Versione 6 Pagina 40 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 L’erogazione delle somme dovrà avvenire esclusivamente mediante accredito su un apposito conto corrente bancario (anche aperto appositamente per la gestione del F.S.E.), in modo tale che dall’estratto conto risultino i tempi e le modalità di pagamento, nel rispetto di quanto previsto dalla Legge 136/2010. Gli enti pubblici indicheranno il capitolo di bilancio da indicare nella causale del pagamento. È facoltà del beneficiario utilizzare c/c bancari o postali appositamente aperti per singola attività progettuale. Sarà cura dell’Organismo gestore, in questo caso, trasferire eventualmente i relativi importi nei diversi c/c bancari o postali di progetto, cui l’Amministrazione resterà estranea. Gli eventuali interessi maturati sugli anticipi andranno detratti dai costi di progetto. Gli Organismi gestori devono disporre la contabilità per le singole operazioni finanziate o, quando più azioni abbiano costi comuni, possono ricorrere a contabilizzazione unificata purché sia chiaramente dimostrata la chiave di ripartizione dei costi stessi per ogni azione e per ciascun progetto, allo scopo di rendere trasparente la gestione economica di ogni attività progettuale ed agevole la funzione, spettante all’Amministrazione regionale, di vigilanza amministrativo-contabile. La Regione Siciliana, prevede la costituzione, attraverso apposito avviso pubblico, di un elenco (long list) cui possano iscriversi i revisori legali; ai fini dell’inserimento nella long list, sarà richiesto il possesso di specifici requisiti (definiti nello stesso avviso). La nomina del revisore legale da assegnare ai singoli progetti approvati, prevista solo nel caso di sovvenzioni non individuali, con esclusione degli enti pubblici, sarà effettuata direttamente della Regione Siciliana. La scelta del revisore avverrà attraverso un meccanismo di assegnazione casuale. L’estrazione per l’abbinamento avviene di norma entro 60 giorni dal decreto di concessione, secondo la procedura approvata dall’AdG. Il responsabile competente comunicherà al beneficiario/organismo attuatore e per conoscenza al revisore l’abbinamento selezionato. Il beneficiario dovrà quindi farsi carico di contattare il revisore e di conferire l’incarico. Il costo del revisore dovrà essere ricompresso tra i costi diretti, e ricade nella voce analitica di spesa “B4.10 Verifica revisore” del conto economico preventivo e consuntivo. Al momento dell’accettazione dell’incarico, il revisore dovrà dichiarare di non avere in corso rapporti di natura professionale, anche diversi da quelli oggetto dell’incarico, con il beneficiario titolare del progetto/operazione estratto. Il compenso del revisore è stabilito dall'Amministrazione Regionale con apposito provvedimento, fermo restando che l'importo non potrà superare il 3% del costo dell'operazione finanziata. Versione 6 Pagina 41 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 L’attività dei revisori legali avverrà nel rispetto dello Standard Internazionale sui Servizi Connessi (ISRS) 4400 definito dall’IFAC. In un apposito atto l’Autorità di Gestione definisce inoltre: la natura e i limiti dell’impegno; lo scopo dell’impegno; le informazioni finanziarie a cui saranno applicate le procedure; la natura, la tempistica e la misura delle procedure specifiche da applicare; la forma della relazione che dovrà essere predisposta al termine del controllo. Nel caso di errori gravi o negligenze riscontrate nel corso di controlli successivi, il revisore legale responsabile del controllo sarà cancellato dalla lista dei revisori legali abilitati, istituito dall’autorità di gestione, e non potrà pertanto essere più utilizzato per le attività di co ntrollo sul POR. 7.1.2 Sovvenzioni mediante Unità di Costi Standard In caso di sovvenzioni mediante Unita di Costi Standard l’avviso o le disposizioni regionali stabiliranno la modalità di erogazione del contributo, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente. Per i controlli propedeutici alle erogazioni dovranno essere utilizzate le seguenti check list: Check list di controllo pagamento primo acconto – prima erogazione e, qualora l’avviso preveda l’erogazione del primo acconto in due soluzioni, per il controllo propedeutico al pagamento del primo acconto – seconda erogazione dovrà essere utilizzata apposita check list (Allegato 31) Check list di controllo pagamento secondo acconto (Allegato 32) Check list di controllo per la verifica documentale della dichiarazione di attività (Allegato 33) Check list di controllo dichiarazione finale di attività propedeutica per il pagamento del saldo (Allegato 34). Versione 6 Pagina 42 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 7.1.3 Acquisto beni e servizi In caso di acquisto di beni e servizi il bando o il contratto stabilirà la modalità di erogazione del contributo e le procedure dovranno rispettare quanto previsto dalla Legge regionale 12 luglio 2011, n. 12 e s.m.i.. Per i controlli propedeutici alle erogazioni dovranno essere utilizzate le seguenti check list: Check list pagamento acconto (Allegato 19) Check list di controllo per il pagamento dei SAL (Allegato 20) Check list di controllo pagamento del saldo (Allegato 21) Check list di controllo quinto d’obbligo (Allegato 22) Check list di controllo pagamento acconto servizi complementari (Allegato 23) Check list di controllo pagamento acconto servizi analoghi (Allegato 24) Check list per il controllo in loco (Allegato 25) Inoltre, relativamente alla fase propedeutica al pagamento, il responsabile del procedimento dovrà compilare apposito certificato di pagamento (Allegato 26). 7.1.4 Voucher Per quanto riguarda i voucher il controllo propedeutico all’erogazione delle somme dovrà avvenire da parte dell’ufficio competente della rendicontazione attraverso la compilazione dell’apposita check list di revisione (Allegato 27) e nota di revisione (allegato 28). Successivamente il servizio gestione procederà all’emissione del relativo mandato di pagamento, previa compilazione di apposita check list (Allegato 29). 8 8.1 CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE A COSTI REALI Organismi e procedure di controllo I controlli previsti dall’art.60 del reg. CE 1083/2006 e dall’art.13 del Reg. CE 1828/2006 per il POR Sicilia FSE 2007/2013, sono coordinati da un apposito ufficio costituito all’interno dell’AdG Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, che secondo le modalità e la metodologia illustrate nel presente manuale assicurerà il rispetto di tutti gli adempimenti previsti dai regolamenti comunitari. Versione 6 Pagina 43 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Coerentemente con quanto previsto nel Si.Ge.Co., il coordinamento delle attività di controllo del PO FSE è affidato al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello dell’Autorità di Gestione (SRMC), incardinato presso il Servizio IX del Dipartimento Istruzione e Formazione Professionale. I soggetti a vario titolo coinvolti nelle attività di controllo sono: - le Unità di Monitoraggio e Controllo dei singoli Dipartimenti (UMC) - le Unità Operative Periferiche (UOP), costituite dai Servizi centro per l’impiego ex UPL - i Servizi Competenti della rendicontazione dei singoli Dipartimenti - il controllore esterno aggiudicatario del servizio di realizzazione dei controlli di primo livello in loco Gli Organismi Intermedi procedono autonomamente ai controlli per le attività di propria competenza, nel rispetto delle procedure e degli strumenti predisposti dall’AdG. La figura seguente rappresenta i soggetti coinvolti, a diverso titolo nell’ambito dell’organizzazione del PO. REGIONE SICILIA AUTORITÀ DI AUDIT UFFICIO SPECIALE CONTROLLI II LIVELLO AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE UFFICIO SPECIALE ADC Autorità di Gestione FSE Dirigente Generale Dipartimento Istruzione e Formazione professionale Area direzione e Coordinamento per le Politiche di coesione Servizio Sistema Informativo e Accreditamento – Recupero crediti Servizio Rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli I livello Unità di programmazione per gli interventi regionali, nazionali e comunitari CPG Istruzione Formazione Professionale UMC REN. CPG Dip. del lavoro, impiego, orientamento, servizi e attività f ormative UMC REN. UNITÀ OPERATIVE PERIFERICHE OI Ass.to Lavoro Famiglia Dip.to Famiglia UMC REN. Ufficio Long List Revisori GESTIONE LONG LIST REVISORI OI IRFIS (Sovv Glob) MIUR Controllore esterno REVISORI LEGALI BENEFICIARI Versione 6 Pagina 44 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli i livello (SRMC) Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, come sopra descritto, è responsabile delle seguenti attività: a) definisce e implementa la metodologia e gli strumenti per i controlli di primo livello; b) definisce la metodologia per il campionamento dei controlli in loco; c) coordina e supervisiona i controlli di primo livello svolti da parte delle UMC, delle UOP del Servizio Competente della rendicontazione e del controllore esterno incaricato; d) effettua la verifica di qualità dei controlli di I livello; e) effettua la verifica degli Organismi Intermedi; f) cura il raccordo con le Istituzioni competenti per i controlli ed il coordinamento per la comunicazione all’OLAF previste dagli articoli 28 e 30 del Regolamento 1828/2006 al fine della trasmissione alla Presidenza del Consiglio dei Ministri; g) realizza le verifiche anche nei casi in cui l’autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni (art.13.5 Reg. CE 1828/2006). Unità di Monitoraggio e Controllo (UMC) Le UMC sono responsabili delle seguenti attività: a) coordina e sovrintende tutti i controlli di primo livello svolti dalle UOP e dal controllore esterno, qualora incaricato; b) verifica la corretta applicazione della normativa e la corretta esecuzione delle procedure di attuazione; c) realizza le verifiche amministrative sulle spese comunicate come “certificabili” dall’UOP, qualora incaricate, assicurando: - un controllo delle spese sostenute per l’azione finanziata; - un controllo sui costi reali oppure entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse; - un controllo sui documenti giustificativi della spesa. d) predispone le attestazioni di spesa; Versione 6 Pagina 45 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 e) effettua le verifiche in loco delle operazioni, anche attraverso le UOP o il controllore esterno incaricato, sulla base di un programma di controlli elaborato tenendo conto dell’analisi dei rischi rivista annualmente, anche attraverso il ricorso a professionalità esterne; f) cura, attraverso la redazione di apposite piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti la programmazione e gestione del POR FSE Sicilia; g) coordina il lavoro delle “Unità Operative Periferiche” (UOP), che operano a livello provinciale; h) raccoglie e valida i dati di monitoraggio dei beneficiari. L'attività delle UMC è coordinata dal SRMC e supportata dalle Unità Operative Periferiche, a cui l’UMC può delegare le verifiche su specifiche operazioni. Unità Operative Periferiche (UOP) Le UOP, costituite dai Servizi centro per l’impiego (ex UPL), fanno parte della struttura del Dipartimento Lavoro, e sono costituite, per le finalità da perseguire nell’ambito del PO FSE 2007/2013, dagli Uffici Provinciali del Lavoro e dai Centri per l’impiego; esse assicurano a livello territoriale un’azione di supporto alle attività di controllo di primo livello sulle operazioni, secondo le indicazioni impartite dal SRMC, sentita l’UMC competente. Le UOP: a) Supportano le UMC per le verifiche delle dichiarazioni di spesa intermedie presentate dagli Enti attuatori e le propongono per la successiva validazione all’UMC di competenza; b) supportano le UMC nella esecuzione delle varie tipologie di controlli in loco (verifiche ispettive; controlli amministrativi, finanziari e fisico-tecnici) L’UMC, raccordandosi operativamente con i Responsabili degli Uffici Provinciali del Lavoro, condivide con gli stessi l’assegnazione di ciascuna operazione di propria competenza – salvo quelle che mantiene presso di sé - a una UOP, secondo un criterio prevalentemente territoriale. Per l’organizzazione delle proprie attività di verifica sulle operazioni, la UOP risponde funzionalmente e si raccorda con l’UMC che le ha delegato il controllo. Qualora ne ravvisasse la necessità (ad esempio, in caso di ritardo da parte dell’UOP), l’UMC delegante può comunque avocare a sé, motivandolo, il controllo e procedere direttamente alla sua esecuzione. Versione 6 Pagina 46 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Ufficio competente della rendicontazione I Servizi Competenti della rendicontazione ricevono la richiesta di rendicontazione da parte del beneficiario o, se previsto per la tipologia di intervento (e.g. voucher), realizzano direttamente la verifica del rendiconto sulla base della documentazione presentata dall’ente erogatore del servizio. Qualora l’Amministrazione intenda avvalersi del controllore esterno, l’ufficio rendicontazione competente trasmetterà al SRMC la richiesta di attivazione del controllore esterno per il controllo in loco sui rendiconti. I competenti Servizi rendicontazione sono, in ogni caso, responsabili della determinazione dell’importo definitivamente riconosciuto al beneficiario per l’operazione. Controllore esterno Il controllore esterno fornisce all’Amministrazione il servizi di controllo di primo livello in loco sui progetti del PO FSE. In particolare: a) esegue i controlli sulla rendicontazione finale in loco; b) esegue i controlli a campione in loco, in base alle indicazioni del piano annuale dei controlli o di specifiche esigenze, rappresentate dal Servizio stesso; c) eseguire le verifiche ispettive in itinere. Il controllore esterno risponde funzionalmente al SRMC, che provvede ad incaricarlo dell’effettuazione dei controlli in base alle richieste pervenute dalle UMC e dai Servizi Competenti della rendicontazione. Resta inteso che i servizi competenti dell’Amministrazione sono comunque responsabili delle comunicazioni ai beneficiari. Revisori legali I revisori legali, ove previsti, sono tenuti ad effettuare una verifica sulle dichiarazioni di spesa predisposte dal beneficiario e sulle dichiarazioni di spesa finali, prima della trasmissione delle stesse da parte del beneficiario all’UMC o al servizio competente della rendicontazione. Versione 6 Pagina 47 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Beneficiari I beneficiari dovranno assicurare, secondo quanto specificato nel vademecum, la presentazione delle dichiarazioni periodiche delle spese e del rendiconto finale oltre alla trasmissione dei dati di monitoraggio finanziari fisici e procedurali di competenza ed il loro invio alle scadenze previste. In particolare per ciascuna dichiarazione di spesa o per il rendiconto finale il beneficiario dovrà presentare alle UOP tutta la documentazione richiesta, utilizzando i modelli predisposti dall’AdG. Il beneficiario dovrà inoltre assicurare un autocontrollo della documentazione predisposta per assicurare la completezza e la conformità delle spese dichiarate. Al fine di migliorare la qualità dell’autocontrollo le dichiarazioni periodiche di spesa e le dichiarazioni finali di spesa devono essere asseverate dal revisore legale assegnato al progetto, se previsto. 8.2 Le procedure di controllo L’articolo 60, lettera b) del Regolamento (CE) n.1083/2006 stabilisce che l’Autorità di gestione ha la responsabilità di verificare che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti, l'effettiva esecuzione delle spese sostenute dai beneficiari in relazione alle operazioni, nonché, la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali; stabilisce, altresì, che a tal fine possono essere effettuate verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria, conformemente alle modalità stabilite dall’art.13 del Reg.1828/2006 della Commissione. L’attività di controllo di primo livello (o ordinario), espletata in concomitanza con la gestione degli interventi, è rappresentata dall’insieme dei controlli che accompagnano l’attività dell’AdG e degli Organismi intermedi per tutto il periodo di attuazione del Programma è realizzata da parte dell’UMC, per quanto di competenza, congiuntamente con le unità operative periferiche, dell’ufficio competente della rendicontazione per la verifica del rendiconto finale e il controllore esterno, se attivato. Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, è responsabile, altresì, dei controlli nei casi in cui l’AdG risulta beneficiaria (art.13.5 del Reg. 1828/2006). I controlli di I livello sono finalizzati a verificare: che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti; Versione 6 Pagina 48 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 l’effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione all’operazione; la conformità delle spese alla normativa comunitaria, nazionale, regionale. Ai sensi dell’art. 13-2 del regolamento CE 1828/2006, i controlli dell’Autorità di Gestione e degli Organismi intermedi riguardano gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni, come di seguito riportato: Aspetti amministrativi Il controllo di conformità si fonda nella verifica delle regole e dei parametri assunti a riferimento con disposizioni normative ed amministrative comunitarie, nazionali e regionali, che regolamentano le attività di programmazione e gestione delle attività finanziate attraverso risorse pubbliche (ad es. controllo della corrispondenza dei requisiti per la partecipazione ad una gara, controllo della correttezza degli adempimenti pubblicitari, verifica della documentazione amministrativa propedeutica alla sottoscrizione di una convenzione con il beneficiario finale, verifica della documentazione amministrativa presentata dal beneficiario finale per la richiesta di erogazione di un acconto/saldo, controlli sulla durata, articolazione e pianificazione delle attività ecc.). La finalità di questa area del controllo è quella di assicurare uniformità di trattamento agli operatori, trasparenza amministrativa e certezza dei rapporti giuridici. Tali controlli saranno effettuati da tutti i soggetti coinvolti nell’attività di controllo di I livello per le specifiche aree di competenza. In particolare saranno verificati i seguenti aspetti amministrativi, di conformità alle norme: • controllo corrispondenza dei requisiti; • controllo conformità degli adempimenti pubblicitari ed amministrativi; • controllo ottemperanza prescrizioni; • controllo conformità della realizzazione. Aspetti finanziari La finalità di questo controllo è quella di accertare la sussistenza dei documenti giustificativi, la correttezza del calcolo necessario a giustificare la spesa imputata sull’operazione e l’ammissibilità del periodo temporale attraverso la preliminare verifica di effettività, inerenza e legittimità delle spese dichiarate nelle domande di rimborso ai sensi dell’Articolo 13 Reg. CE 1828/2006 coma 2 lettera a). Versione 6 Pagina 49 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 L’ammissibilità/regolarità delle spese dichiarate si realizzerà attraverso la verifica del rispetto della normativa specifica sui costi ammissibili (DPR recante le norme di ammissibilità delle spese per il periodo di programmazione 2007/2013, altre normative nazionali specifiche (e.g. norme sulla contabilità), il vademecum nazionale per l’ammissibilità della spesa al FSE per il periodo 2007/2013, e vademecum regionale) secondo i criteri della inerenza, effettività, realità, veridicità e legittimità. Per le operazioni affidate mediante gara d’appalto la verifica sarà orientata al rispetto delle prescrizioni fissate dal Bando e dal Capitolato d’Oneri e dall’Offerta tecnica, l’avanzamento delle attività dichiarate dal soggetto aggiudicatario del servizio, il livello di raggiungimento degli obiettivi previsti e la regolarità della documentazione di spesa presentata. Per la verifica della regolarità finanziaria, sarà verificata la veridicità/ammissibilità della spesa dichiarata dal soggetto attuatore, l’efficacia e l’efficienza gestionale nel rispetto delle normative comunitarie, nazionali e regionali in materia, ed in particolare: • l’effettività: effettivo esborso monetario; • la realità: si basa sulla sussistenza dei beni/servizi acquisiti/resi (analisi documenti di registrazione: quali registri presenza, time sheet, libro magazzino, libro cespiti ammortizzabili, libro inventari, libro matricola, ecc.); • l’inerenza: collegamento funzionale e temporale tra le spese imputate e azione realizzata; • la legittimità: esame dei documenti elementari (fatture, buste paga, ecc.), verifica regolarità e contabilizzazione in contabilità (obblighi civilistico fiscali di registrazione contabile); • la veridicità: corrispondenza tra importo dichiarato e il riscontro con i documenti giustificativi e la registrazione in contabilità analitica / sezionale e in contabilità generale. Aspetti fisico-tecnici Nel caso di affidamento mediante Avviso ai fini del controllo della regolarità dell’esecuzione si prevedono le seguenti procedure di verifica: • controllo della partecipazione (per le operazioni che prevedono destinatari diretti); • controllo dell’adeguatezza dei prodotti/servizi intermedi e finali; • controllo della soddisfazione dei destinatari (per le operazioni che prevedono destinatari diretti); • controllo dell’utilizzo del servizio erogato; Versione 6 Pagina 50 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 • controllo del rispetto dei tempi e delle scadenze; • controllo del rispetto delle modalità di esecuzione delle attività; • controllo del rispetto del numero previsto di giornate di erogazione del servizio (se previste). Tutti i controlli posti in essere saranno formalizzati in appositi verbali/check list (i cui format sono allegati al presente manuale). In tutte le fasi del processo i soggetti abilitati ai controlli potranno prendere visione delle risultanze dei controlli effettuati precedentemente e/o da altri soggetti, prevalentemente in termini di: soggetti incaricati del controllo, ambito del controllo (amministrativo, finanziario, fisico, tecnico), data del controllo, tipologia del controllo (tavolino o in loco), dettaglio delle irregolarità riscontrate e loro eventuale impatto finanziario, eventuali comunicazioni inoltrate agli organi competenti, controdeduzioni del beneficiario finale, ecc. Sarà altresì garantito il monitoraggio di tutte le azioni di follow up necessarie per assicurare la correzione degli errori e delle irregolarità riscontrate. Conformemente a quanto richiesto dai regolamenti, il controllo di primo livello sarà realizzato: 1. a tavolino, sui giustificativi di spesa (controlli documentali); 2. in loco, a campione sulla base di un’analisi dei rischi aggiornata annualmente. 8.3 Controllo documentale Nel caso di sovvenzioni/concessioni i controlli saranno strutturati come segue: 1. Controlli a tavolino. Per quanto riguarda i controlli a tavolino documentali, si tratta delle verifiche che vengono fatte sui documenti contabili presentati dai beneficiari e si basano su un esame della domanda stessa e dei giustificativi che l’accompagnano. I controlli sono finalizzati alla verifica della certificazione di spesa da inviare all’AdC basate sulle dichiarazioni di spesa prodotte dagli enti attuatori, verificate positivamente dalle Unità Operative Periferiche, se attivate, tramite le verifiche documentali e la validazione da parte delle UMC. Nei casi in cui l’AdG è beneficiaria degli interventi (art.13.5 Reg. CE 1828/2006) il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello realizzerà direttamente i controlli amministrativi. I controlli “a tavolino” possono essere integrati da visite in loco supplementari quando ricorrano circostanze tali da pregiudicare il rispetto del principio di una sana gestione finanziaria o da far Versione 6 Pagina 51 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 presumere l’esistenza di irregolarità. Le visite in loco possono servire, altresì, per consentire l'acquisizione di informazioni di dettaglio da parte del beneficiario sull’attuazione materiale e finanziaria del progetto. La procedura di controllo prevede le seguenti fasi: 1. I beneficiari trasmettono all’UMC competente la dichiarazione periodica delle spese firmata in originale e contestualmente provvedono a inserire sul sistema informativo la predetta dichiarazione e copia dei documenti richiesti; 2. La dichiarazione delle spese, ove previsto, dovrà essere accompagnata da un attestato delle spese effettuato da parte di un revisore legale, come descritto precedentemente, che dovrà altresì essere inserito sul sistema informativo; Le dichiarazioni di spesa intermedie sono verificate dall’UMC o, su delega di questo, dall’UOP. La delega è attivata dall’UMC, solitamente a inizio progetto, e può essere revocata in qualsiasi momento, ove ritenuto necessario. In quest’ultimo caso, o nel caso in cui la delega non sia stata attivata, l’UMC procede direttamente al controllo. All’atto della presentazione della dichiarazione di spesa intermedia, il beneficiario dovrà caricare sul sistema informativo tutta la documentazione richiesta nella tabella sottostante, a seconda della categoria di spesa interessata. TIPOLOGIA DI SPESA Risorse umane interne GIUSTIFICATIVI DI SPESA E QUIETANZE DI PAGAMENTO E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO - Buste paga Prospetti di calcolo del costo attribuito al progetto (all.13 del vademecum)2 - Pagamenti (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)1 - Ricevuta/e - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)1 - Busta/e paga/Ricevuta/e Prospetti di dettaglio del costo attribuito al progetto (importo lordo, ritenute erariali, contributi previdenziali/assistenziali e importo netto); - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)1 - Fattura/e - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)1 - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento Risorse umane esterne (Prestazioni occasionali) Risorse umane esterne (Co.co.co. /Co.co.pro) Risorse umane esterne (con partita IVA) Acquisto beni o servizi3 Versione 6 Per i costi diretti: - Fattura/Ricevuta Pagina 52 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 TIPOLOGIA DI SPESA GIUSTIFICATIVI DI SPESA E QUIETANZE DI PAGAMENTO E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO Per i costi indiretti: - Fattura/Ricevuta - Prospetto di ripartizione della spesa sostenuta tra i diversi progetti in corso quietanzato con timbro istituto bancario) 1 - Noleggio e/o leasing attrezzature4 Per i costi diretti: - Fattura/Ricevuta Per i costi indiretti: - Fattura/Ricevuta - Prospetto di ripartizione della spesa sostenuta tra i diversi progetti in corso Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 1 - Affitto locali Per i costi diretti: - Fattura/Ricevuta Per i costi indiretti: - Fattura/Ricevuta - Prospetto di ripartizione della spesa sostenuta tra i diversi progetti in corso Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 1 - Busta/e paga/Ricevuta/e - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 1 - Fattura/Ricevuta per acquisto beni Prospetto di calcolo della quota di ammortamento imputabile al progetto2 - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 1 Indennità di frequenza Beni ammortizzabili 1) È necessario procedere al caricamento sul Sistema informativo Caronte FSE dell’estratto conto bancario del periodo di riferimento dei pagamenti oggetto della dichiarazione di spesa. 2) Firmato e timbrato dal legale rappresentante Dovrà inoltre essere caricato sul Sistema informativo Caronte FSE l’estratto conto bancario del periodo di riferimento dei pagamenti oggetto della dichiarazione di spesa. Inoltre, l’amministrazione anche attraverso il sistema informativo procede all’estrazione di un campione di spese, di importo compreso tra il 15% e il 30% della spesa dichiarata dal beneficiario sul quale verranno effettuate ulteriori verifiche. Il campione verrà estratto secondo la metodologia definita dal Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello. Per tale campione di spese, al beneficiario è richiesto di caricare a sistema un set aggiuntivo di documenti, rispetto a quelli originariamente richiesti, come specificato nella tabella sottostante. TIPOLOGIA DI SPESA Risorse umane interne Versione 6 - GIUSTIFICATIVI DI SPESA E QUIETANZE DI PAGAMENTO E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO Buste paga Prospetti di calcolo del costo attribuito al progetto (all.13 del vademecum)5 - Pagamenti (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto Pagina 53 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 TIPOLOGIA DI SPESA - Risorse umane esterne (Prestazioni occasionali) - Risorse umane esterne (Co.co.co. /Co.co.pro) - Risorse umane esterne (con partita IVA) - Versione 6 GIUSTIFICATIVI DI SPESA E QUIETANZE DI PAGAMENTO E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO Ordine/i di servizio5 Timesheet dettagliato per attività non di docenza1 Prospetto mensile con dettaglio giornaliero delle ore 1 Diario di bordo (per i docenti) per attività non frontali1 Curricula vitae1 e copia documenti d’identità Attestazioni delle denunce contributive - bancario)2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 Quietanze F24 mesi di riferimento con protocollo telematico Dettagli F24 per codice tributo, previdenziale, assistenziale a dimostrazione dei versamenti eseguiti (quadratura). Eventuali ricevute versamenti a sindacati, fondi, finanziarie, etc. Contratto/i di prestazione Curriculum/a vitae1 e copia/e documenti d’identità Ricevuta/e Prospetti di dettaglio del costo attribuito al progetto (importo netto, ritenuta erariale ed eventuale contributo previdenziale) 5 1 Dichiarazione della situazione fiscale Timesheet dettagliato per attività non di docenza1 Prospetto mensile con dettaglio giornaliero delle ore 1 Diario di bordo (per i docenti) per attività non frontali1 - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 Quietanze F24 mesi di riferimento con protocollo telematico Dettagli F24 per codice tributo, previdenziale, assistenziale a dimostrazione dei versamenti eseguiti (quadratura). Contratto/i di collaborazione Curriculum/a vitae1 e copia/e documenti d’identità Busta/e paga/Ricevuta/e Prospetti di dettaglio del costo attribuito al progetto (importo netto, ritenuta erariale, contributo previdenziale e assistenziale) 5 Comunicazioni obbligatorie (UniLav) Nullaosta per i dipendenti pubblici Timesheet dettagliato per attività non di docenza1 Prospetto mensile con dettaglio giornaliero delle ore 1 Diario di bordo (per i docenti) per attività non frontali1 - Contratto/i Curriculum/a vitae1 e copia/e documenti d’identità Fattura/e Timesheet dettagliato per attività non di docenza1 Prospetto mensile con dettaglio giornaliero delle ore 1 Diario di bordo (per i docenti) per attività non frontali1 Prospetto mensile con dettaglio giornaliero delle ore di docenza1 - - - - - - - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 Quietanze F24 mesi di riferimento con protocollo telematico Dettagli F24 per codice tributo, previdenziale, assistenziale a dimostrazione dei versamenti eseguiti (quadratura). Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario)2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 Quietanze F24 mesi di riferimento con protocollo telematico Dettaglio F24 per codice tributo, previdenziale, assistenziale a dimostrazione del versamento eseguito Pagina 54 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 TIPOLOGIA DI SPESA GIUSTIFICATIVI DI SPESA E QUIETANZE DI PAGAMENTO E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO per il personale esterno (quadratura). Acquisto beni o servizi3 Per i costi diretti: - Fattura/Ricevuta Per i costi indiretti: - Fattura/Ricevuta - Prospetto di ripartizione della spesa sostenuta tra i diversi progetti in corso - - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 Noleggio e/o leasing attrezzature4 Per i costi diretti: - Fattura/Ricevuta - Ordine d’acquisto/Contratto/Preventivi (se previsti) Per i costi indiretti: - Fattura/Ricevuta - Ordine d’acquisto/Contratto/Preventivi (se previsti) - Prospetto di ripartizione della spesa sostenuta tra i diversi progetti in corso Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 - Affitto locali Per i costi diretti: - Fattura/Ricevuta - Contratto d’affitto - Planimetria dell’immobile Per i costi indiretti: - Fattura/Ricevuta - Contratto d’affitto - Planimetria dell’immobile - Prospetto di ripartizione della spesa sostenuta tra i diversi progetti in corso Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 - - Indennità di frequenza - Busta/e paga/Ricevuta/e Riepilogo mensile delle ore di frequenza formazione/tirocinio dell’allievo5 Dichiarazione della situazione fiscale1 Copia/e documenti d’identità - - - - Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 2 Beni ammortizzabili - Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 1) Da rendere nella forma della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (Art. 47 D.P.R. 28-12-2000 n. 445) 2) È necessario procedere al caricamento sul Sistema informativo Caronte FSE dell’estratto conto bancario del periodo di riferimento dei pagamenti oggetto della dichiarazione di spesa. 3) Nel rispetto di quanto previsto al punto 5.11 del Vademecum (delega di attività, acquisizione di forniture e servizi strumentali e accessori). 4) Nel rispetto di quanto previsto al punto B2.22 del Vademecum 5) Firmato e timbrato dal legale rappresentante Versione 6 Fattura/Ricevuta per acquisto beni Prospetto di calcolo della quota di ammortamento imputabile al progetto5 Estratto libro cespiti Pagamento (bonifico/assegno non trasferibile o mandato di pagamento quietanzato con timbro istituto bancario) 2 Eventuale prospetto di dettaglio dell’estratto conto bancario nel caso di pagamenti multipli2 Quietanze F24 mesi di riferimento con protocollo telematico Dettaglio F24 per codice tributo a dimostrazione del versamento eseguito (quadratura). - Pagina 55 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 I controlli dovranno essere effettuati sulla base dell’apposita check list (Allegato 10). L’UMC e l’UOP, se attivata, effettua il controllo sulla documentazione, tramite il sistema informatico, verificando per il 100% delle dichiarazioni di spesa, i documenti giustificativi campionati e il relativo pagamento. Le verifiche del 100% delle spese dichiarate dal beneficiario, riguarderanno i seguenti aspetti: Verifiche amministrative: - Correttezza formale della domanda dichiarazione di spesa; - Quadratura tra l’elenco dei giustificativi di spesa imputati all’operazione e l’importo della dichiarazione di spesa; - Controllo conformità della realizzazione. Verifiche finanziarie e tecniche: - Verifica della temporalità della spesa, nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione e dal POR.; - Verifica pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all’operazione eseguita dal beneficiario; - Verifica della realità e che la spesa sia stata effettivamente sostenuta; - Verifica della presenza di fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente di cui dovranno essere verificati pagamenti anche con riscontro sull’estratto conto; - Verifica che l’importo totale delle spese dichiarate non sia superiore a quello previsto nell’ultimo preventivo approvato (piano/quadro finanziario). Per quanto riguarda le spese oggetto del campionamento verrà verificata tutta la documentazione aggiuntiva richiesta a supporto. A seguito della verifica e successiva validazione dell’UOP, l’UMC procede ai propri riscontri e alla conseguente validazione della dichiarazione. Versione 6 Pagina 56 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Controllo del rendiconto finale I controlli di rendicontazione sono avviati quando il beneficiario invia il rendiconto in formato cartaceo e tramite sistema informatico, al competente Servizio rendicontazione. Ad ogni trasmissione, il Servizio Gestione, l’UMC e il Servizio rendicontazione, oltre a SRMC, ricevono notifica via email dal sistema informatico. Il rendiconto è visibile a sistema ai suddetti soggetti. Il competente Servizio rendicontazione, verificata la completezza della documentazione ricevuta ai fini del controllo: procede direttamente ad effettuare la verifica del rendiconto finale oppure può richiedere al SRMC, tramite sistema informatico, l’esecuzione del controllo da parte del controllore esterno. Sulla base delle richieste ricevute l’SRMC attiva il controllore esterno per la verifica del rendiconto. Il Servizio rendicontazione del Dipartimento competente procede ad informare i beneficiari del nominativo dell’incaricato del controllo. Nel caso di attivazione del controllore esterno, lo stesso effettua la verifica e trasmette al competente Servizio rendicontazione una nota di certificazione provvisoria. Il Servizio rendicontazione notifica al beneficiario l’esito della nota di certificazione provvisoria e assicura direttamente o con il supporto del controllore esterno (se previsto) l’eventuale contraddittorio con il beneficiario, sulla base delle controdeduzioni da questo prodotte. A seguito del contraddittorio e del rilascio della nota di certificazione definitiva, il Servizio rendicontazione valida gli importi riconosciuti specificando, se presenti, gli importi quietanzati e quelli impegnati. Il Servizio Gestione riceve la segnalazione via email dal sistema informatico ed eroga al beneficiario, previa richiesta, il saldo. Qualora la richiesta di saldo riguardi anche spese non quietanzate, il Servizio Gestione procede ad assegnare un termine al beneficiario per effettuare i pagamenti residui, come stabilito dal vademecum. A seguito della trasmissione delle quietanze da parte del beneficiario tramite il sistema informatico, il Servizio rendicontazione provvede alla verifica, con l’eventuale supporto del controllore esterno se attivato e, in base agli esiti della stessa, a validare le spese impegnate o a dichiarare gli importi da recuperare. Versione 6 Pagina 57 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 I controlli del rendiconto finale saranno effettuati o presso l’ufficio responsabile della rendicontazione, o presso la sede del beneficiario. In fase di rendiconto finale, dovranno essere visionati tutti i documenti di spesa in originale e, oltre alle verifiche sopra indicate, verranno effettuate le seguenti verifiche: Verifiche amministrative: - controllo corrispondenza dei requisiti; - controllo conformità degli adempimenti pubblicitari ed amministrativi. Verifiche finanziarie: - conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, e rispetto delle politiche comunitarie in materia di concorrenza e dei criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza; - verifica rispetto dei massimali di progetto. Verifiche fisico tecniche: - rispetto dei tempi e delle scadenze; - rispetto delle modalità di esecuzione delle attività; - rispetto del numero previsto di giornate di erogazione del servizio (se previste); - rispetto del raggiungimento della popolazione destinataria e corretta realizzazione dei servizi, formativi e non formativi; - controllo della sana gestione finanziaria in relazione all’efficacia, intesa come output o raggiungimento degli obiettivi. Il personale incaricato, nel caso in cui la documentazione risulti incompleta, richiederà, per iscritto, al beneficiario di integrare la documentazione mancante entro un tempo stabilito (10 giorni). Sulla base della documentazione visionata, il personale incaricato predispone la check list (Allegato 11) e la nota di revisione provvisoria di controllo (Allegato 12). Per quanto riguarda i controlli effettuati dal controllore esterno verrà utilizzata apposita modulistica approvata dall’Amministrazione. Nel caso in cui il controllo sia stato effettuato da parte del controllore esterno, questo procederà alla trasmissione della check list di controllo e della nota di revisione provvisoria al competente Servizio rendicontazione. Il Servizio rendicontazione valuterà l’esito del controllo e procederà alla trasmissione della nota di revisione provvisoria ai beneficiari per la presentazione delle eventuali controdeduzioni. Successivamente al ricevimento delle controdeduzioni, a seguito del Versione 6 Pagina 58 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 contraddittorio, ovvero trascorso, senza riscontro, il termine assegnato per la presentazione delle controdeduzioni (20 giorni), la nota di revisione viene resa definitiva. Il personale incaricato del Servizio rendicontazione trasmette all’UMC competente la check list (Allegato 11) e una nota delle risultanze del rendiconto finale (Allegato 12). L’UMC competente verifica la completezza dei verbali di controllo (check list + nota di revisione). Nel caso in cui il controllo evidenzi criticità o spese non ammissibili, l’UMC effettua i propri controlli e decide in merito all’ammissibilità delle spese. Una volta conclusa l’attività di controllo (documentale ed eventualmente in loco) l’UMC responsabile valida le check list di controllo e le note di revisione, ne dà comunicazione al servizio competente della rendicontazione, e predispone l’attestazione di spesa e la trasmette all’Autorità di Gestione per il successivo inoltro all’Autorità di Certificazione. Nel caso di giustificativi di spesa non ancora quietanzati, in virtù di quanto previsto dal vademecum (anticipo del saldo), trascorso il periodo previsto e prima di provvedere al rilascio della liberatoria è necessario procedere alla verifica della presenza della quietanza relativa a tutte le spese che risultavano impegnate. Tale verifica dovrà essere documentata attraverso la compilazione dell’apposita check list di controllo (Allegato 14). Voucher Relativamente ai voucher, le verifiche dovranno essere effettuate attraverso la compilazione di un’apposita check list di controllo documentale della spesa certificabile (Allegato 27) e la predisposizione dell’apposita nota di revisione (Allegato 28). 8.4 Controllo in loco Le visite in loco sono effettuate per verificare la tangibilità del progetto, la realizzazione del servizio offerto nel pieno rispetto delle condizioni di concessione del contributo, l’avanzamento del progetto, il rispetto delle norme comunitarie in materia di pubblicità, il pieno rispetto delle procedure in materia di appalti pubblici e la corretta tenuta della contabilità e del sistema contabile dell’ente. Le visite in loco possono servire, altresì, per accertare che il beneficiario fornisca informazioni precise sull’attuazione materiale e finanziaria del progetto. L’oggetto dei controlli in loco sarà, quindi, centrato sulla “effettiva realizzazione” del progetto Versione 6 Pagina 59 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 cofinanziato e della documentazione a supporto. Tali verifiche, effettuate dalle UMC coadiuvate dalle Unità Operative Periferiche o da parte del controllore esterno, si articoleranno in: 1. Verifiche ispettive in itinere; 2. Controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco. 8.4.1 Verifiche ispettive in itinere I controlli in itinere sono effettuati da parte dell’UMC, con l’eventuale supporto delle UOP, o da parte del controllore esterno, quando l’operazione ha raggiunto un avanzamento significativo delle attività previste. Le verifiche ispettive in loco, anche alla luce delle criticità riscontrate sulle operazioni finanziate, sono tese a: verificare il corretto svolgimento dell’operazione finanziata nel rispetto delle norme vigenti ed in conformità con quanto previsto nel progetto approvato (presenza dei docenti dichiarati e degli allievi, idoneità dei locali, materiali e attrezzature utilizzati, ecc.); verificare la corretta tenuta dei registri; realizzare un’attività di prevenzione delle irregolarità, attraverso il preventivo esame degli impegni di spesa più rilevanti quali, ad esempio, incarichi professionali, contratti di affitto di locali e attrezzature, materiale didattico e di consumo, etc.; verificare il rispetto dei criteri di pubblicizzazione delle operazioni; verificare il rispetto dei requisiti di accesso previsti per i destinatari; verificare il rispetto del contenuto del progetto presentato e approvato, nonché delle eventuali varianti, e della tempistica di attuazione; rilevare l’eventuale grado di soddisfazione dei destinatari, anche attraverso la somministrazione di questionari. Le verifiche ispettive in itinere dovranno essere formalizzate attraverso l’apposita check list prevista dal presente manuale (Allegato 15). Le visite ispettive in itinere, verranno effettuate a sorpresa da parte delle UMC, delle UOP o dal controllore esterno, tenendo conto del calendario didattico previsto. Versione 6 Pagina 60 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 8.4.2 Controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco I controlli in loco saranno realizzati, durante tutto il processo di attuazione degli interventi, mediante la selezione di un campione basato su un’adeguata analisi dei rischi, la cui metodologia è descritta nelle pagine seguenti. I controlli in loco hanno l’obiettivo di verificare l’insieme dell’operazione, sia da un punto di vista amministrativo che, ove possibile, fisico. In particolare dovranno essere verificati i seguenti elementi: Controlli amministrativi: - verificare la rispondenza delle attività realizzate e in corso di realizzazione rispetto al progetto; - verificare la coerenza delle attività realizzate e in corso di realizzazione rispetto alla documentazione contabile prodotta; - verificare che la documentazione relativa ai progetti cofinanziati sia distinta e separata dagli altri atti di amministrazione generale del beneficiario e organizzata in modo da essere rapidamente e facilmente consultabile; - verificare il rispetto delle norme di informazione e pubblicità secondo le modalità previste – utilizzazione del logo dei Fondi Strutturali per i bandi pubblici e la documentazione relativa agli interventi finanziati, inserzioni pubblicitarie, comunicati stampa, cartelloni fissi in loco, targhe commemorative etc. – in modo tale che sia garantita l’informazione dei destinatari e dell’opinione pubblica in merito alla provenienza comunitaria dei contributi con cui vengono realizzati gli interventi e acquistate le opere, i beni ed i servizi; - verificare la corrispondenza dei dati delle dichiarazioni di spesa alla relativa documentazione giustificativa; - verificare l’adozione da parte dei beneficiari di un sistema contabile affidabile in cui si rilevi un’appropriata evidenziazione dei costi sostenuti per l’operazione; - verificare le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le autocertificazioni prodotte dai beneficiari, ove detta verifica non sia stata già svolta da parte dell’Ufficio competente; - verificare la corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio. Versione 6 Pagina 61 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Controlli finanziari: - verifica pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all’operazione eseguita dal beneficiario; - la conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, e nel rispetto delle politiche comunitarie in materia di concorrenza e dei criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza. Controlli fisico tecnici: - rispetto delle modalità di esecuzione delle attività; - rispetto del raggiungimento dei destinatari e corretta realizzazione dei servizi, formativi e non formativi; - controllo della sana gestione finanziaria in relazione all’efficacia, intesa come output o raggiungimento degli obiettivi. L’UMC predisporrà il proprio piano di controlli, che dovrà essere trasmesso al SRMC. Il piano dei controlli dovrà essere predisposto sulla base delle indicazione fornite da parte del servizio monitoraggio e controllo primo livello, tenendo conto di una adeguata analisi dei rischi rivista annualmente. Il campione dei progetti da sottoporre ad un controllo in loco sarà selezionato sulla base di due differenti modalità operative: 1. quando si sia riscontrata una irregolarità o, ci sia l’esigenza di acquisire/verificare ulteriori informazioni, sulla base delle verifiche effettuate sulle dichiarazioni di spesa pervenute; 2. sulla base di un campione di operazioni ottenuto secondo quanto previsto al paragrafo 8.5. I controlli in loco di tipo amministrativo, finanziario e tecnico dovranno essere formalizzati attraverso l’apposita check list prevista dal presente manuale (Allegato 16) e dal verbale (Allegato 17). Modalità di esecuzione dei controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco Nel caso di controlli in loco di tipo amministrativo, finanziario e tecnico, l’UMC o l’UOP o il Versione 6 Pagina 62 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 controllore esterno comunicherà a ciascun soggetto rientrante nel campione, l’avvio delle procedure di verifica con almeno 5 giorni di preavviso. Nel caso di controllo effettuato da parte del controllore esterno, l’UMC procederà preventivamente a comunicare al beneficiario il soggetto responsabile del controllo tramite apposita nota, anticipata via e-mail. Con tale comunicazione il beneficiario controllato dovrà essere informato su: la data della verifica; l’oggetto del controllo; il soggetto incaricato del controllo; eventuale documentazione necessaria alla verifica posta in essere. Nella fase di esecuzione dei controlli il personale incaricato dovrà acquisire i dati e le informazioni necessarie seguendo lo schema contenuto negli appositi verbali e check list. Ciascun verbale di controllo conterrà il resoconto della verifica effettuata, le eventuali violazioni di norme riscontrate e le irregolarità o anomalie rilevate. A conclusione del controllo, il verbale, redatto in duplice copia, contenente le risultanze dello stesso, dovrà essere conservato agli atti del beneficiario e a quelli del Dipartimento, firmato dal funzionario, controfirmato dal responsabile del beneficiario ed esibito in occasione dei successivi controlli sia interni che nazionali e comunitari. Una volta concluso il controllo verrà predisposta un rapporto di controllo (Allegato 18), che sarà trasmessa a cura dell’UMC o dell’UOP al beneficiario per la sua condivisione, fornendo un termine di 15 giorni di calendario, dalla ricezione, per trasmettere le proprie controdeduzioni. Nel caso di controlli effettuati da parte del controllore esterno, lo stesso predisporrà la relazione di controllo e la trasmette all’UMC che, una volta condivisa la stessa, procederà all’inoltro al beneficiario. Trascorso tale termine, sulla base delle eventuali controdeduzioni fornite dal beneficiario verrà predisposta la relazione di controllo definitiva. Nel caso in cui il controllo sia stato effettuato da parte dell’UOP, questo procederà alla trasmissione all’UMC della relazione finale di controllo. Nel caso in cui nel corso del controllo venisse individuata una irregolarità/criticità sanabile, sarà cura dell’incaricato del controllo segnalare al beneficiario il possibile intervento correttivo, stabilendo scadenze per l’effettuazione dello stesso e monitorandone le varie fasi fino al superamento degli elementi critici. Qualora dal rapporto di controllo siano emerse violazioni di norme, irregolarità o anomalie che Versione 6 Pagina 63 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 comportino a carico del soggetto controllato provvedimenti finalizzati alla revoca del finanziamento e conseguente recupero delle somme erogate, dovranno con sollecitudine essere informati gli Uffici responsabili per l’avvio degli atti conseguenti. In caso di irregolarità e/o frode risulterà necessario effettuare ulteriori approfondimenti per avvalorare gli elementi probatori dei quali si è entrati in possesso e, ove l’esito negativo venisse avvalorato, procedere ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (CE) 1828/06. 8.5 Il campionamento delle operazioni da controllare Conformemente a quanto previsto dall’articolo 60 del Regolamento CE 1083/2006 e dall’articolo 13 del Regolamento CE 1828/2006 l’Autorità di gestione effettuerà i controlli in loco su base campionaria. Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello annualmente stabilirà i fattori di rischio da considerare per l’estrazione del campione. Ciascuna UMC, sulla base delle indicazioni del SRMC e tenendo conto delle particolarità del proprio universo di riferimento, procederà all’estrazione del campione dei progetti da sottoporre a controllo in loco. La metodologia di campionamento e il campione estratto saranno formalizzati in un apposito documento, conservato agli atti dell’UMC e trasmesso al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello. Il campione delle operazioni da sottoporre ad audit sarà selezionato sulla base di un’analisi dei rischi che tenga conto dei seguenti andamenti: l’esito dei controlli (documentali, in loco, controlli altri soggetti interni o esterni al programma); livello di rischio delle tipologie di intervento; rappresentazione territoriale; concentrazione di progetti o risorse a un singolo beneficiario; beneficiari già sottoposti ad una verifica in loco; stato di avanzamento dell’operazione; qualsiasi ulteriore elemento significativo che dovesse emergere in seguito alle informazioni in possesso dell’AdG. Versione 6 Pagina 64 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 L’individuazione delle operazioni da sottoporre a controllo avverrà tramite una stratificazione dell’universo e un’attribuzione dei diversi fattori di rischio sopra evidenziati, attribuendo il livello di rischio imputabile alle singole operazioni/beneficiari. Le operazioni che costituiscono la sottopopolazione saranno selezionate, all’interno delle classi di rischio, in modo casuale. Si procederà poi alla costituzione del campione estraendo, dalla sottopopolazione così ottenuta, il numero di operazioni necessarie al raggiungimento del tetto minimo stabilito per la composizione del campione. La percentuale dei controlli in loco sarà determinata annualmente sulla base del tasso di errore riscontrato dai controlli e dall’analisi di rischio complessiva effettuata sul programma e non potrà in ogni caso essere inferiore al 3% della spesa certificata annualmente. Il campione delle iniziative da sottoporre a controllo verrà selezionato, per ciascuna tipologia e sulla base dei parametri sopra indicati ed approvato dal Dirigente dell'UMC. Il piano dei controlli dovrà essere trasmesso al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello che potrà richiedere revisioni o integrazioni. Il verbale di campionamento darà atto delle procedure di estrazione del campione, dei fattori di rischio utilizzati e della popolazione di riferimento e indicherà l’elenco analitico dei progetti che saranno sottoposti a verifica in loco, e la corrispondente spesa campionata. Il programma dei controlli conterrà l’elenco dei controlli da effettuare, con la specifica dei destinatari sottoposti a verifica ed il codice identificativo del progetto, distinti per azione e per provincia, e la tempistica prevista per la loro esecuzione. 8.6 La revisione annuale del campione La metodologia di campionamento sarà rivista annualmente sulla base dell’esito dei controlli effettuati sull’annualità precedente e di altre informazioni in merito all’andamento del programma (analisi dei rischi). Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello procederà annualmente ad analizzare le seguenti informazioni: esito dei controlli documentali e in loco realizzati nell’anno precedente da parte delle UMC, e il relativo tasso di errore riscontrato; procedure utilizzate dai CPG per la gestione delle operazioni; Versione 6 Pagina 65 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 tipologie di attività finanziate (sperimentali, innovative, etc.) esisti dei controlli effettuati da parte della AdA sia sui sistemi che sulle operazioni; Rapporto Annuale di Controllo e del relativo parere; esiti dei controlli effettuati da altri soggetti esterni al programma (Commissione Europea, Corte dei Conti, Guardia di Finanza); qualsiasi ulteriore informazione utile per l’individuazione dell’analisi del rischio. Tenendo conto di tutti questi elementi, sulla base di una valutazione professionale da parte del responsabile dell’ufficio dei controlli di I livello, congiuntamente con i responsabili delle UMC, si procederà ad una valutazione della percentuale di spesa che dovrà essere sottoposta ai controlli in loco, che potrà essere diversificata a seconda della criticità delle sottopopolazioni (CPG/OI). 8.7 Il Follow up dei controlli Nel caso in cui nel corso dell’attività di controllo vengano identificate delle criticità e/o delle irregolarità che necessitano di misure correttive, le UMC assicurano un’adeguata azione di monitoraggio per accertare che siano state adottate da parte dei CPG tutte le misure necessarie per rimuovere o limitare la criticità/irregolarità riscontrata. Le UMC registrano tutte le criticità rilevate in fase di controllo, con l’indicazione delle spese ritenute non ammissibili. I CPG – servizio gestione -, una volta ricevuti i verbali contenenti l’esito dei controlli, dovranno assicurarsi di adottare tutte le misure necessarie per rimuovere le criticità riscontrate ed attivare eventuali recuperi, permettendo la verifica a UMC dell'avvenuta attuazione della misura correttiva. 8.8 Verifiche del Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello è responsabile delle seguenti attività: Definizione e messa a punto della metodologia e degli strumenti per i controlli di primo livello; Definizione della metodologia per il campionamento dei controlli in loco; Coordinamento e supervisione dei controlli di primo livello; Versione 6 Pagina 66 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Verifica di qualità dei controlli di I livello; Verifica degli Organismi Intermedi; Gestione delle irregolarità Nell’ambito dei propri compiti il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello definisce, congiuntamente con le UMC la metodologia e gli strumenti che dovranno essere utilizzati per la realizzazione dei controlli di primo livello, in conformità a quanto previsto dal presente manuale. Per quanto riguarda l’analisi dei rischi per i controlli in loco, il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello annualmente procederà, se necessario, alla verifica e alla revisione dei criteri utilizzati e darà indicazioni alle UMC sulla metodologia da utilizzare e sulla percentuale di spesa che dovrà essere sottoposta a controlli in loco. Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello potrà partecipare e verificare tutta l’attività di controllo svolta da parte delle UMC, dalle UOP o dal controllore esterno e potrà disporre delle verifiche di qualità, atte a verificare il rispetto delle procedure e degli strumenti di controllo e la corretta esecuzione dei compiti. I controlli di qualità verranno formalizzati attraverso un’apposita check list (Allegato 40) 8.9 Verifica di sistema sugli Organismi Intermedi L’AdG, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, assicurerà un’attività di controllo sugli Organismi Intermedi. Il controllo sarà finalizzato a verificare l’adeguatezza del sistema di gestione e controllo adottato, la messa in atto delle procedure previste, la rispondenza della struttura organizzativa, il rispetto di quanto previsto nell’atto di delega e l’adozione delle procedure e strumenti predisposti da parte dell’AdG. Se del caso, l’AdG potrà inoltre realizzare controlli specifici a campione sulle operazioni finanziate dall’OI. Le verifiche verranno formalizzate attraverso apposite check list e verbali di controllo. In particolare le verifiche potranno essere svolte tramite: esame dei rapporti, manuali, piste di controllo e documenti prodotti dagli Organismi Intermedi; revisioni e verifica dell’organizzazione, delle procedure utilizzate e delle piste di controllo anche attraverso specifici test di sostanza. revisione dei controlli di primo livello effettuati. Versione 6 Pagina 67 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 I controlli dovranno essere realizzati sulla base della check list prevista dal presente manuale (Allegato 42). 8.10 Relazione annuale di controllo Annualmente, il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, sulla base dell’attività svolta dalle singole UMC, redigerà una relazione dei controlli presentando in modo sintetico gli esiti delle verifiche eseguite dalle UMC e dagli OI, specificando: Anno di riferimento Numero controlli documentali effettuati Importo controllato Importo rendicontato (dichiarazioni di spesa presentate) Importo riconosciuto ammissibile Risultati dell’analisi dei rischi e metodologia di campionamento utilizzata (per le verifiche in loco): Numero controlli in loco effettuati Importo controllato in loco Tasso di copertura dei controlli in loco Tipologia e numero irregolarità identificate Azioni correttive intraprese Tasso di errore riscontrato (suddiviso per asse e per Dipartimento /OI) Eventuali avvii di procedure di recupero e, in caso di violazioni di norme che comportino la denuncia all’Autorità giudiziaria, descrizione dell’iniziativa finanziata e delle violazioni riscontrate Attraverso la relazione annuale di controllo verrà effettuata un’analisi degli esiti dei controlli, che consentirà di acquisire elementi utili per la revisione dell’analisi dei rischi e per un’eventuale modifica del sistema di gestione e controllo. Gli esiti delle attività di controllo saranno regolarmente registrati e assicurerà altresì il monitoraggio di tutte le azioni di follow-up necessarie per garantire la correzione degli errori e delle irregolarità Versione 6 Pagina 68 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 riscontrate. 9 CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE MEDIANTE COSTI UNITARI STANDARD 9.1 Il sistema dei controlli sulle operazioni con unità di costo standard Ai sensi dell’art.60 del Regolamento (CE) n.1083/2006 e dell’art.13 del Regolamento (CE) n.1828/2006, l’Amministrazione concedente opera proprie verifiche sulle operazioni finanziate al fine di determinare l’ammissibilità delle spese. Il sistema dei controlli per il riconoscimento dei costi standard – in conformità alle indicazioni contenute nel documento di lavoro COCOF/09/0025/04-EN – prevede l’intensificazione delle verifiche tese a riscontrare gli elementi atti a dimostrare che l’operazione ha avuto luogo e sono stati assicurati i livelli quantitativi e qualitativi attesi. Il sistema dei controlli sulle operazioni con unità di costo standard prevede verifiche di diversa natura: Verifiche amministrative e di processo Tali verifiche sono finalizzate ad accertare la conformità dell’azione finanziata rispetto alle regole di gestione amministrativa e di correttezza procedurale previste dalle disposizioni normative comunitarie, nazionali e regionali di riferimento, dalla pertinente disciplina attuativa e dall’avviso pubblico. Attraverso l’espletamento di tali verifiche, l’Amministrazione accerta che il soggetto beneficiario – a decorrere dalla data di emanazione del provvedimento amministrativo di finanziamento dell’intervento – abbia agito rispettando la normativa applicabile e la disciplina attuativa di riferimento, ivi inclusa la normativa regionale in tema di accreditamento. Nell’ambito delle verifiche amministrative e di processo, l’Amministrazione si riserva inoltre di verificare la corretta contabilizzazione dei costi dell’operazione. Verifiche quali-quantitative Le verifiche quali-quantitative del servizio erogato sono finalizzate ad accertare il conseguimento degli obiettivi di progetto e l’effettiva rispondenza degli elementi qualitativi e quantitativi delle realizzazioni alle previsioni della proposta progettuale approvata e del progetto esecutivo. Versione 6 Pagina 69 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Verifiche didattiche Tali verifiche – previste esclusivamente nel caso di attività formative di natura corsuale, ivi inclusi stage e tirocini formativi – sono finalizzate ad accertare il corretto svolgimento delle attività didattiche e la loro coerenza e conformità rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento, nella proposta progettuale finanziata e nel progetto esecutivo approvato. Nel corso delle verifiche didattiche è inoltre rilevato il livello di soddisfazione dei destinatari degli interventi, attraverso la somministrazione di questionari predisposti ad hoc. Per quanto riguarda le spese riconosciute a costi reali (e.g. indennità di frequenza) i controlli avverranno secondo le procedure descritte nel capitolo precedente Una volta approvati i progetti, conformemente a quanto disposto dall’avviso e dal vademecum UCS, i beneficiari dovranno presentare l’atto di adesione e il progetto esecutivo, secondo le scadenze ivi previste. Il servizio Gestione dovrà procedere alla verifica dei predetti documenti, utilizzando l’apposita check list (Allegato 30). 9.2 Controlli in itinere I controlli in itinere degli interventi sono pianificati al fine consentire un monitoraggio delle operazioni in determinati momenti di avanzamento delle azioni previste. Tali controlli sono effettuati presso gli uffici dell’Amministrazione (“a tavolino”), ovvero presso la sede dei beneficiari (“in loco”) dall’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello dell’Amministrazione concedente, da parte delle UOP, ovvero da parte di altro organismo da questo delegato. 9.2.1 Controlli a tavolino L’oggetto dei controlli a tavolino è rappresentato dalle dichiarazioni intermedie delle attività, oltre alla ulteriore documentazione a corredo, trasmesse dai soggetti beneficiari al raggiungimento dei volumi di attività previsti dal vademecum UCS. I controlli a tavolino si propongono la finalità di validare l’avanzamento delle attività dichiarate dal soggetto beneficiario e, nello stesso tempo, di monitorare la corretta attuazione degli interventi finanziati, attraverso la verifica di tutte le dichiarazioni intermedie delle attività trasmesse dai soggetti beneficiari. Versione 6 Pagina 70 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Nella seguente tabella si riportano, a titolo non esaustivo, gli elementi che costituiscono oggetto di controllo a tavolino. Tabella 1 – Principali elementi oggetto dei controlli a tavolino 1) Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione delle attività rispetto alla modulistica prevista 2) Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della dichiarazione delle attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento, nei provvedimenti autorizzativi e nel progetto esecutivo in relazione ai seguenti aspetti: Avvio dei corsi Risorse umane impegnate nelle attività di formazione Allievi Controlli a tavolino 3) Effettivo raggiungimento della percentuale delle unità standard autorizzate per la dichiarazione delle attività 4) Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al progetto esecutivo approvato 5) Corretto aggiornamento del sistema informatico e rispondenza dei dati alle risultanze dei registri cartacei scansionati 6) Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento 7) Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio L’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello formalizza l’esito di ciascun controllo a tavolino attraverso la compilazione di un’apposita check list (Check list per la verifica documentale delle dichiarazioni di attività – Allegato 33) in cui sono riepilogati gli esiti delle verifiche condotte. Nell’ipotesi in cui nel corso dei controlli a tavolino ricorrono circostanze tali da pregiudicare il rispetto dei principi di sana gestione o far presumere l’esistenza di irregolarità, l’Ufficio può attivare controlli in loco, con o senza preavviso. Tali accessi sono finalizzati ad acquisire ulteriori informazioni di dettaglio sull’attuazione materiale del progetto e documentazione aggiuntiva rispetto a quanto già agli atti dell’Amministrazione concedente. Al termine di ciascun controllo, l’Amministrazione procede alla validazione sul sistema informatico della dichiarazione delle attività, riportando le motivazioni che determinano eventuali decurtazioni della sovvenzione. 9.2.2 Controlli in loco Le attività di verifica in loco previsti dall’art. 60 del Regolamento CE 1083/2006, verifiche ispettive e controlli amministrativi in loco, così come definiti dal vademecum per l’attuazione degli interventi che prevedono l’adozione di Unità di Costi Standard, sono programmate dal Responsabile dell’UMC, tenendo conto di eventuali indicazioni dell’Autorità di Gestione e del Versione 6 Pagina 71 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Responsabile del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, con l’obiettivo di assicurare che le attività formative di ciascun avviso siano adeguatamente controllate, nel rispetto del piano annuale dei controlli. In particolare, al fine di ottenere ragionevoli garanzie circa la legittimità e la regolarità delle operazioni finanziate, ten endo conto del grado di rischio inizialmente previsto, in linea con quanto richiesto dall’art. 13 del reg. CE 1828/2006, e considerate le peculiarità degli interventi finanziati mediante UCS, i controlli in loco sono costituiti dalle verifiche ispettive e dai controlli amministrativi in loco, e saranno effettuati su base campionaria, garantendo un campione controllato almeno pari al 10% dei corsi che presentano una dichiarazione di attività valida nell’anno. L’entità del campione potrà essere rivisto sulla base dell’analisi di rischio effettuata sulla base dell’esito dei controlli. È consentito all’UMC di riferimento la facoltà di attivare le verifiche ispettive o i controlli amministrativi in loco per il raggiungimento delle percentuali di cui sopra, in fun zione dell’analisi del rischio e della modalità ritenuta più opportuna, considerando entrambi i controlli in loco validi ai sensi dell’art. 60 del Regolamento CE 1083/2006. 9.2.2.1 Visite ispettive Le operazioni da verificare saranno individuate periodicamente dall’UMC competente, mediante campionamento su base provinciale, secondo una pianificazione dei controlli che tenga c onto del numero di corsi attivi, sulla base di quanto disposto da appositi DDG. L’estrazione del campione dei corsi da controllare avverrà in maniera casuale, tenendo conto degli obiettivi sopra indicati e del peso assegnato a ciascun fattore di rischio. Il responsabile dell’UMC, di concerto con il responsabile del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, procederà alla predisposizione di un apposito documento, nel quale dovrà essere riportata la metodologia di campionamento utilizzata, l’universo di riferimento e l’elenco dei corsi campionati. Sulla base del campione estratto, il responsabile dell’UMC procederà all’assegnazione dei controlli mediante apposita comunicazione. L’assegnazione dei controlli al personale incaricato avverrà da parte dell’UMC e dovrà garantire l’assenza di incompatibilità/conflitti di interesse rispetto agli enti oggetto di controllo. Le visite ispettive, realizzate senza preavviso, sono mirate a rilevare il regolare svolgimento delle attività didattiche. Le visite ispettive sono condotte nel corso delle attività didattiche, nell’orario di svolgimento delle attività d’aula/di stage rilevabile dal calendario didattico comunicato dal soggetto beneficiario. Nel corso delle visite ispettive è inoltre rilevato il grado di soddisfazione dei destinatari, attraverso la somministrazione di questionari di gradimento. Versione 6 Pagina 72 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Tabella 2 – Principali elementi oggetto di controllo nel corso delle visite ispettive 1) Svolgimento delle attività formative in conformità al calendario previsto 2) Corretta tenuta e conservazione dei registri 3) Corrispondenza dei nominativi dei partecipanti presenti in aula, rispetto ai nominativi risultanti nel registro (allievi, formatori, formatori di sostegno e tutor) 4) Visite ispettive Correttezza e conformità delle convenzioni di stage, ove previsti 5) Disponibilità, idoneità e corretta funzionalità delle strutture e attrezzature previste per l’erogazione delle attività formative 6) Presenza della documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie previste 7) Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità 8) Presenza dei materiali didattici 9) Grado di soddisfazione dei destinatari L’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello formalizza l’esito di ciascuna visita ispettiva attraverso la compilazione di un’apposita check list (Check-list per le verifiche ispettive – Allegato 36) contenente anche la sintesi della rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari (questionario di gradimento – Allegato 37). È facoltà del soggetto beneficiario proporre controdeduzioni avverso le risultanze contenute nel Verbale di visita ispettiva di norma entro 30 giorni dalla sua notifica. 9.2.2.2 Controlli amministrativi in loco I controlli in loco – di natura amministrativa e fisico-tecnica – sono realizzati durante tutto il processo di attuazione dell’intervento, secondo un piano dei controlli revisionato annualmente, per consentire all’Amministrazione la verifica sugli interventi finanziati in determinati momenti di avanzamento fisico delle operazioni. All’interno del piano è inoltre descritto il processo di analisi del rischio propedeutico all’individuazione del campione annuale di progetti che costituisce oggetto di controllo. Nella seguente tabella si riportano, a titolo non esaustivo, gli elementi che costituiscono oggetto di controllo in loco. Tabella 3 – Principali elementi oggetto di controllo nel corso dei controlli amministrativi in loco Controlli in loco Versione 6 1) Conformità delle attività realizzate rispetto agli obiettivi di progetto 2) Rispetto delle procedure previste per la selezione e sostituzione degli allievi/uditori 3) Verifica del possesso dei requisiti di accesso previsti per gli allievi 4) Coerenza delle informazioni fornite nelle relazioni sulle attività realizzate rispetto al Pagina 73 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 livello di attuazione fisico-tecnica dell’intervento rilevato nel corso della verifica 5) Veridicità delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio rilasciate dal soggetto beneficiario (verifica a campione) 6) Presenza dei contratti o lettere di incarico per il personale formatore, formatore di sostegno e tutor 7) Presenza della documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie previste 8) Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità 9) Rispetto della normativa di riferimento in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro 10) Verifica amministrativo-contabile sulle spese da rendicontare a costi reali, eventualmente già sostenute 11) 12) Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio Ulteriori aspetti previsti nelle visite ispettive L’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello formalizza l’esito di ciascun controllo in loco attraverso il rilascio di un’apposita check list (Check list controlli amministrativi in loco – Allegato 38) in cui sono riepilogati gli esiti delle verifiche condotte, oltre a raccomandazioni che si devono rendere necessarie. È facoltà del soggetto beneficiario proporre controdeduzioni avverso le risultanze contenute nel Verbale di controllo entro 15 giorni dalla sua notifica. 9.2.2.3 Controlli a distanza Ove ritenuto opportuno, al fine del conseguimento degli obiettivi di campionamento sopra descritti, l’UMC fissa periodicamente, con proprio provvedimento, il numero di controlli da operare con modalità “a distanza”. Per l’individuazione delle operazioni da sottoporre a controllo a distanza avverrà periodicamente, sotto la responsabilità dell’UMC. Il controllo si considera avviato alla risposta telefonica del personale presente nella sede didattica dove si sta svolgendo il corso, come rilevato dal sistema informativo in uso. Al personale presente in sede è richiesto di qualificarsi e di indicare il ruolo svolto dallo stesso all’interno del soggetto beneficiario/progetto, e di trasmettere in tempo reale, al n. di fax comunicato dal controllore, copia del registro didattico della giornata in corso e di eventuale altra documentazione richiesta dal controllore. Il fax ricevuto viene datato, siglato e timbrato dall’Amministrazione e rinviato al fax della sede didattica. L’incaricato del soggetto beneficiario presente in sede dovrà far firmare nuovamente, sul fax inviato dall’Amministrazione, nello spazio per l’uscita, tutti i soggetti che risultano da registro presenti in aula: gli allievi, il docente, il tutor (se previsto) e l’eventuale personale di sostegno, Versione 6 Pagina 74 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 apponendo l’ora corrente e facendo sottoscrivere la pagina del registro al referente del soggetto beneficiario per il controllo, che potrà essere identificato in un responsabile del progetto, coordinatore, responsabile di sede o in mancanza di queste figure dal docente presente al momento della verifica, in forma di autodichiarazione, sottoscritta ai sensi del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 con allegato documento di identità, con la quale si assume la responsabilità circa la veridicità delle firme apposte, e rinviare tempestivamente il fax all’Amministrazione. Il controllore potrà altresì procedere ad intervistare telefonicamente il docente, il tutor e alcun i degli allievi presenti. Delle operazioni di controllo è redatto apposita check list, secondo il modello allegato alla presente procedura (Allegato 39). 9.2.3 Controlli ex-post L’oggetto dei controlli ex-post è rappresentato dalle dichiarazioni finali per la determinazione della sovvenzione erogabile, oltre alla ulteriore documentazione a corredo. Le verifiche sono condotte dall’Amministrazione concedente, ovvero da parte di altro organismo da questo delegato. Nel corso dei controlli ex-post costituiscono inoltre oggetto di verifica le dichiarazioni di spesa presentate dai soggetti beneficiari a giustificazione delle spese per le quali l’avviso pubblico prevede la rendicontazione a costi reali (ad es.: indennità allievi, spese di vitto/alloggio, trasporto, etc.). Con riguardo alla giustificazione e all’ammissibilità dei costi reali, si rimanda a quanto previsto dal “Vademecum per l’Attuazione del PO Sicilia FSE 2007-2013” e dall’avviso pubblico di riferimento. Gli importi rendicontati a costi reali confluiscono nel prospetto di determinazione della sovvenzione erogabile, parimenti agli importi rendicontati a costi standard. L’amministrazione concedente verifica il 100% delle spese dichiarate a costi reali, procedendo all’annullamento dei titoli di spesa in originale. I controlli ex-post si propongono pertanto la finalità di determinare la spesa ammissibile per il progetto e, conseguentemente, l’ammontare della sovvenzione complessivamente erogabile. Il controllo condotto sulla dichiarazione finale determina l’erogazione del saldo finale, ove spettante. Nella seguente tabella si riportano, a titolo non esaustivo, gli elementi che costituiscono oggetto di controllo ex-post. Versione 6 Pagina 75 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Tabella 4 – Elementi oggetto di controllo nel corso delle verifiche ex-post Controllo ex-post 1) Conformità delle attività realizzate rispetto agli obiettivi di progetto 2) Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione finale delle attività rispetto alla modulistica prevista 3) Corretta tenuta dei registri didattici e degli altri registi obbligatori previsti per l’intervento finanziato e loro allineamento rispetto alle informazioni inserite a sistema 4) Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della dichiarazione finale delle attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento, nei provvedimenti autorizzativi, nel progetto approvato e nel progetto esecutivo, in relazione ai seguenti aspetti: Avvio dei corsi Risorse umane impegnate nelle attività di formazione Allievi 5) Correttezza e conformità delle convenzioni di stage 6) Veridicità delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio rilasciate dal soggetto beneficiario (a campione) 7) Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità 8) Idoneità dei materiali didattici rispetto agli obiettivi dell’azione finanziata 9) Corretta applicazione da parte del soggetto beneficiario delle eventuali decurtazioni previste dall’avviso pubblico 10) Correttezza della dichiarazione di spesa presentata a giustificazione delle spese per le quali l’avviso pubblico preveda la rendicontazione a costi reali 11) Effettivo raggiungimento degli obiettivi di progetto 12) Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al progetto esecutivo approvato 13) Corretto aggiornamento del sistema informatico 14) Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento 15) Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio Il competente Servizio rendicontazione formalizza l’esito di ciascuna verifica ex-post attraverso un’apposita check list (Check list di controllo dichiarazione finale di attività – Allegato 34) e il rilascio di una Nota di determinazione finale di attività (Allegato 35), in cui è indicato l’importo della sovvenzione complessivamente erogabile. È facoltà del soggetto beneficiario proporre controdeduzioni avverso le risultanze contenute nella Nota di determinazione finale della sovvenzione erogabile di norma entro 30 giorni dalla sua notifica. Versione 6 Pagina 76 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 10 STRUMENTI DI INGEGNERIA FINANZIARIA In coerenza la strategia del Programma operativo FSE 2007-2013 della Regione Siciliana2 viene costituito un Fondo denominato JEREMIE Holding Fund (JFH). Con questo Fondo si realizzano fonti finanziarie durevoli e “rotative” che si rigenerano con la restituzione delle risorse impiegate, aumentando così la flessibilità di utilizzo del FSE. Inoltre si produce un effetto “leva” grazie all’attrazione di fonti di finanziamento aggiuntivo da parte del settore finanziario. 10.1 Procedure per la gestione del Jeremie Holding Fund Nel rispetto delle condizioni stabilite dall’art. 44 del Regolamento (CE) 1083/2006 relativo agli strumenti di ingegneria finanziaria e delle specifiche disposizioni degli artt. 56 e 78 in materia rispettivamente di ammissibilità e dichiarazione di spesa e degli artt. 43-46 del Regolamento (CE) 1828/20063, a valere sul JFH sono ammissibili i costi delle operazioni finalizzate all’erogazione di prestiti o micro crediti4 o alla prestazione di garanzia a copertura di eventuali perdite (capitale ed interessi) per supportare imprese sociali di piccole e medie dimensioni esistenti e neo imprese sociali,5 micro e piccole e medie imprese6 di nuova costituzione, includendo anche quelle che emergono come impresa da una condizione di attività precedente svolta in “nero”; micro imprese, tendenzialmente a carattere individuale, già operanti nel settore che necessitano di un finanziamento per consolidare e/o mantenere l’attività in essere. Tali operazioni rispondono, in particolare, alla necessità di contribuire efficacemente al raggiungimento dei seguenti obiettivi: rafforzare il capitale sociale delle imprese sociali; 2 3 4 5 6 L’Asse III del Programma operativo assume l’obiettivo specifico Sviluppare percorsi di integrazione e migliorare il (re)inserimento lavorativo dei soggetti svantaggiati per combattere ogni forma di discriminazione nel mercato del lavoro per il cui conseguimento prevede in termini di azioni prioritarie il supporto all’auto imprenditorialità e l’inserimento lavorativo di soggetti in condizione di relativo svantaggio, nonché il rafforzamento dell’occupabilità di coloro che operano nel settore dell’economia sociale – Appare anche utile richiamare le note della Commissione Europea COCOF/07/0018/01-EN del 16 Luglio 2007 e COCOF 08/0002/03-EN del 22 dicembre 2008 sulla corretta applicazione delle norme in materia di strumenti di ingegneria finanziaria. Si assume quale "microcredito" un prestito inferiore a 25.000 euro come definito dalla raccomandazione della Commissione n. 2003/361/CE del 6 maggio 2003. La nozione di “micro finanziamento” è inoltre riscontrabile nella Proposta di Decisione del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce uno strumento europeo di micro finanziamento per l'occupazione e l'integrazione sociale (strumento di micro finanziamento Progress) - COM(2009) 340 def. Per imprese sociale ci sui riferisce a quanto definito nella “Risoluzione del Parlamento europeo del 19 febbraio 2009 sull'economia sociale (008/2250(INI) cooperative sociali di tipo A e B (legge 381/91). I soggetti suddetti devono comunque prevedere nei loro statuti costitutivi o documenti equipollenti l’impegno a operare in servizi di assistenza e cura rivolti ai seguenti target di popolazione e/o di ambiti di attività :anziani; donne inoccupate o disoccupate; disoccupati di lunga durata; infanzia, adolescenza e giovani; disabili; persone affette da dipendenze (come tossico dipendenti, alcolisti, ecc.);salute mentale; immigrati e Rom; disagio adulto (donne responsabili di famiglie monoparentali, contrasto alla povertà, sostegno sociale a persone senza dimora; sostegno sociale in favore di ex detenuti, donne oggetto di abusi e violenze ecc.). Ci si riferisce alla tipologia di micro impresa e di PMI definite nella Raccomandazione della Commissione n. 2003/361/CE del 6 maggio 2003, includendo come potenziali destinatari del credito anche quelle realtà d’impresa che si trovano nelle condizioni di non disporre di garanzie sufficienti a consentirne l’accesso al credito ordinario (cosiddetti soggetti non bancabili) Versione 6 Pagina 77 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 facilitare processi di spin-off e gemmazione da parte di imprese sociali; sostenere la nascita di nuove imprese; rafforzare le capacità di sostenibilità e sviluppo delle PMI, in particolare delle micro imprese; sostenere l’emersione di attività di impresa e la regolarizzazione del mercato del lavoro; migliorare l’inserimento lavorativo dei soggetti relativamente svantaggiati (in particolare donne, immigrati, disabili, disoccupati) per combattere ogni forma di discriminazione nel mercato del lavoro. Le risorse finanziarie di avvio del fondo Jeremie si riferiscono all’asse III del PO e vedono pertanto il coinvolgimento dell’OI Famiglia. Nel rispetto del quadro regolamentare esistente, si rappresentano di seguito i principali attori che intervengono nella realizzazione delle operazioni e i principali compiti in capo a ciascuno di essi: • Autorità di Gestione del Programma Operativo di Fondo Sociale Europeo. Individua gli ambiti di priorità su cui intervenire e definisce la strategia degli interventi stabilendo finalità, contenuti e destinatari (es. cooperative sociali, microimprese, lavoratori svantaggiati ecc.) in coerenza con gli obiettivi del Programma Operativo e con i fabbisogni del territorio. L’Autorità di Gestione identifica, di concerto con l’OI Famiglia, nel Fondo Europeo degli Investimenti (FEI), il Gestore del Fondo secondo una delle procedure di cui all’art. 44 del Regolamento (CE) 1083/2006 e stipula l’accordo con tale Gestore nel rispetto delle pertinenti indicazioni di cui agli articoli 43 e 44 del Regolamento (CE) 1828/2006. • Gestore del Fondo. L’Autorità di Gestione, conformemente a quanto previsto dall’art. 44, lett. B) del Regolamento CE 1083/2006, procede alla concessione di una sovvenzione, come contributo finanziario diretto accordato a titolo di una liberalità, alla FEI. La FEI assume la responsabilità del Fondo e dell’erogazione dei crediti e/o delle garanzie agli Intermediari Finanziari (IF) individuati e selezionati sulla base di una manifestazione pubblica di interessi La FEI, in qualità di Gestore del Fondo cura, inoltre, il monitoraggio fisico e finanziario degli interventi finanziati, contribuisce all’informazione e pubblicizzazione delle Versione 6 Pagina 78 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 opportunità offerte dal Fondo e provvede a fornire le informazioni e i dati di realizzazione fisica e finanziaria all’Autorità di Gestione. • Intermediari finanziari. Concedono i prestiti/micro crediti e/o le garanzie in favore dei destinatari a seguito di apposita procedura (es. a sportello) adeguatamente pubblicizzata che dia evidenza della documentazione richiesta e degli elementi oggetto di valutazione. Gli intermediari finanziari, inoltre, nel rispetto delle condizioni stabilite nel contratto/accordo stipulato con la FEI in qualità di Gestore del Fondo sono tenuti a fornire a quest’ultimo le informazioni e i dati riguardanti le richieste di finanziamento pervenute e gli esiti delle relative istruttorie, gli interventi finanziari erogati, le eventuali escussioni delle garanzie fornite e gli eventuali recuperi a seguito di dette escussioni. • Comitato di investimento La Regione procede alla nomina di un apposito “Comitato di Investimento” che avrà il compito di: - approvare la strategia di investimento e pianificazione e ogni modifica proposta dalla FEI; - approvare, su proposta del FEI, i termini di riferimento e ogni successiva modifica; - verificare i rapporti di avanzamento forniti dal FEI; - controllare costantemente l’esecuzione dell’azione Jeremie; - emettere raccomandazioni nei confronti del FEI o della Regione relativamente all’esecuzione dell’azione Jeremie. 10.2 Tracciabilità e certificazione delle spese del Fondo Jeremie La tracciabilità dell’utilizzo delle risorse finanziarie del JFH nel caso di prestiti e micro crediti deve essere garantita dalla presenza di: - una documentazione di assegnazione del prestito da parte dell’IF che comprende una application form, cioè una richiesta di intervento finanziario da parte di soggetto riconosciuto come riportato al precedente punto 2.2; dettagli sui richiedenti (il Progetto alla base del prestito; Versione 6 Pagina 79 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 nominativo, codice fiscale, partita IVA, ragione sociale o statuto nel caso delle imprese sociali; eventuale iscrizione camera di commercio ove dovuta, precedenti bilanci o altri documenti attestanti le condizioni di reddito o, nel caso di neo impresa, business plan, ecc.) la deliberazione e l’avvenuta erogazione del finanziamento supportata da indicazioni in merito condizioni applicate; - i report delle visite realizzate dall’IF presso i destinatari dei prestiti per verificare l’utilizzo del finanziamento secondo quanto previsto in fase di assegnazione del medesimo; - se del caso, le dichiarazioni attestanti la tipologia e il finanziamento complessivo ricevuto in regime de minimis. Nel caso di prestazione di garanzia a copertura di eventuali perdite (capitale ed interessi) deve essere garantita dalla presenza di: - l’accordo di garanzia tra IF e il JFH; - i bilanci annuali degli IF, e relazioni puntuali sulle richieste/pratiche di finanziamento garantite attraverso il fondo; - l’escussione delle garanzie effettuate e/o recuperi a seguito di dette escussioni dei crediti garantiti; - i report delle visite realizzate dall’IF presso i destinatari dei prestiti per verificare l’utilizzo del finanziamento secondo quanto previsto in fase di assegnazione del medesimo; - se del caso, le dichiarazioni attestanti la tipologia e l’importo complessivo ricevuto di finanziamenti ottenuti in regime de minimis. Ai fini della dichiarazione di certificazione di spesa inviata alla Commissione sono rilevanti: - i trasferimenti finanziari dal Bilancio regionale al JHF per sua la costituzione ed implementazione; - i costi di gestione effettivamente sostenuti e rendicontati alla Regione dalla FEI per la gestione del JEREMIE Holding Fund – che, ai sensi dell’art 43 comma 4 del Regolamento 1828/06, deve essere contenuto in un valore massimo del 2% del valore del JHF- nonché le commissioni di gestione riconosciute agli intermediari finanziari anch’esse limitate entro un valore massimo del 4% delle risorse erogate. Versione 6 Pagina 80 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 A fine periodo di attuazione del Fondo Jeremie a valere sul FSE alle spese già certificate alla Commissione Europea, coerentemente al richiamato art 78 del Regolamento(CE)1083/06, devono corrispondere: a) i pagamenti versati dal Fondo ed utilizzati dagli IF; b) il totale di ogni garanzia fornita compresi gli importi impegnati dal fondo per costituire garanzia; In base a quanto sopra riportato, e tenuto conto che si sta operando nell’ambito di sovvenzioni rimborsabili, per l’ammissibilità della spesa certificata non assume rilevanza e quindi non devono essere richiesti giustificativi di spesa a livello dei soggetti destinatari dell’impiego delle risorse erogate dagli Intermediari Finanziari. Lo stato di attuazione delle operazioni di ingegneria finanziaria e i relativi risultati saranno oggetto di comunicazione periodica al Comitato di Sorveglianza. Versione 6 Pagina 81 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 11 IRREGOLARITÀ E RECUPERI 11.1 Prescrizioni normative per l’individuazione e la comunicazione delle irregolarità Nell’ottica della collaborazione amministrativa e della garanzia di legalità, gli stati membri devono denunciare all’Ufficio Europeo per la Lotte Antifrode (OLAF) le irregolarità riscontrate nel procedimento di richiesta, attuazione e rendicontazione dei finanziamenti comunitari. In particolare l’articolo 274 del Trattato UE stabilisce che “la Commissione cura l’esecuzione del bilancio comunitario, …. Sotto la propria responsabilità e nei limiti dei crediti stanziati, in conformità con il principio di buona gestione finanziaria. Gli Stati membri cooperano con la Commissione per garantire che gli stanziamenti siano utilizzati secondo i principi della buona gestione finanziaria”. L’autorità di gestione del POR FSE 2007/2013 della Regione Sicilia, attraverso le proprie strutture coinvolte ai diversi livelli nell’attività di implementazione del Programma Operativo Regionale, assicura un’azione puntale per prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati, in applicazione dell’art. 70 lett. B del regolamento CE 1083/2006 e delle indicazioni puntuali contenute nel regolamento di adozione CE 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n. 846/2009. In particolare, ai sensi dell’art. 70 comma 2 del Reg. CE 1083/2006, nel caso in cui le somme non siano soggette a recupero, l’AdG deve rifondere la Commissione quando la perdita è dovuta a colpa o negligenza ad essa imputabile. L’art. 98 del Reg. 1083/2006 aggiunge inoltre che gli stati membri devono perseguire le irregolarità ed assumere gli opportuni provvedimenti provvedendo di conseguenza alle rettifiche finanziarie che si rendano necessarie a seguito dell’individuazione di irregolarità isolate o di sistema. Che cosa si intende per irregolarità: L’art 2 comma 7 del Reg. 1083/2006 stabilisce che per irregolarità si debba intendere: qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario derivante da un’azione o un’omissione di un operatore economico che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità europee mediante l’imputazione di spese indebite al bilancio generale”. Versione 6 Pagina 82 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Costituiscono pertanto irregolarità tutti i comportamenti materiali posti in essere da un operatore economico, anche non intenzionali, che arrechino o possano arrecare danno al bilancio comunitario. Rientra pertanto nella fattispecie di irregolarità anche il mero errore e non solo il comportamento sostenuto da dolo. Deve intendersi per irregolarità la violazione non solo di una norma comunitaria ma anche la violazione di una norma nazionale che sia necessaria affinché la norma comunitaria possa avere la piena efficacia. Costituiscono pertanto irregolarità tutte le violazioni della regolarità amministrativa di un procedimento, la corretta tenuta delle scritture contabili, il rispetto dei principi di legge in materia di gestione del bilancio e tutti quei comportamenti fraudolenti volti ad ottenere ingiusti vantaggi. Operatore economico: Per operatore economico, ai sensi dell’art. 27 del Reg. 1828/2006 si intende “ogni persona fisica o giuridica o qualsiasi altro soggetto che partecipi alla realizzazione di un intervento dei Fondi, ad eccezione degli Stati membri nell’esercizio delle loro prerogative di autorità pubbliche”. Pertanto, può essere ritenuto operatore economico anche un Ente pubblico se la sua azione non è riconducibile all’esercizio di pubblici poteri, dovendo invece considerare se l’operatore svolga un’attività di potestà privatistica. Comunicazione: Conformemente all’Art. 28 del Reg. CE 1828/2006, “entro i due mesi successivi alla fine di ogni trimestre gli Stati membri devono comunicare alla Commissione tutte le irregolarità che sono state oggetto di un primo verbale amministrativo o giudiziario” Per primo verbale amministrativo o giudiziario si deve intendere ai sensi 27 del Reg. 1828/2006 “una prima valutazione scritta stilata da un’autorità competente, amministrativa o giudiziaria, che in base a fatti specifici accerta l’esistenza di un’irregolarità, ferma restando la possibilità di rivedere o revocare tale accertamento alla luce degli sviluppi del procedimento amministrativo o giudiziario”. Pertanto affinché sorga l’obbligo di comunicazione dell’irregolarità non è necessario che si sia giunti all’accertamento delle eventuali responsabilità o che sia concluso qualsiasi procedimento Versione 6 Pagina 83 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 interno o giudiziario ma è necessario che sia stata accertata una violazione di una disposizione del diritto comunitario che abbia o che possa determinare un pregiudizio al bilancio comunitario. Prima di procedere alla trasmissione delle informazioni agli organismi nazionali e comunitari è indispensabile un’attenta valutazione dei fatti emersi e degli elementi rilevati nel corso dei controlli, che induca a ritenere accertata l’esistenza dell’irregolarità (Circ. P.C.d.M. 12 ottobre 2007). Irregolarità da comunicare: Ai sensi dell’art. 36 Reg. CE 1828/2006, come modificato dal Reg. 846/2009, l’obbligo di comunicare le irregolarità è previsto solo nei casi in cui l’irregolarità abbia un danno (potenziale o effettivo) sul bilancio comunitario superiore a 10.000,00 Euro. Al fine della valutazione della sussistenza dell’irregolarità non va considerata solo l’incidenza effettiva dell’irregolarità ma anche quella eventuale, ovvero se l’irregolarità non fosse stata scoperta. Nei casi di irregolarità per importi inferiori alla soglia sopra richiamata. L’AdG dovrà comunicare questi dati alla Commissione solo in seguito ad esplicita richiesta della Commissione e l’AdC assicurerà comunque la tenuta di un registro contabile. Informazioni per la comunicazione: Conformemente a quanto previsto dall’art. 28 del Reg. 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n. 846/2009, la comunicazione che l’AdG deve effettuare entro i due mesi successivi alla fine di ogni trimestre relativamente a ciascuna irregolarità deve riportare le seguenti informazioni: a) il Fondo interessato, l’obiettivo, il programma operativo, gli assi prioritari e le operazioni, nonché il numero del codice comune d’identificazione (CCI); b) la disposizione che è stata violata; c) la data e la fonte della prima informazione che ha portato a sospettare un’irregolarità; d) le pratiche utilizzate per commettere l’irregolarità; e) ove pertinente, se tali pratiche fanno sospettare l’esistenza di una frode; f) il modo in cui l’irregolarità è stata scoperta; g) se del caso, gli Stati membri e i paesi terzi interessati; Versione 6 Pagina 84 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 h) il periodo o il momento in cui è stata commessa l’irregolarità; i) le autorità o gli organismi nazionali che hanno redatto il rapporto ufficiale sull’irregolarità e le autorità cui spettano gli ulteriori provvedimenti amministrativi o giudiziari; j) la data del primo verbale amministrativo o giudiziario relativo all’irregolarità; k) l’identità delle persone fisiche o giuridiche interessate o di altri soggetti partecipanti, a meno che tale indicazione risulti inutile ai fini della lotta contro le irregolarità, tenuto conto del tipo di irregolarità accertata; l) il totale delle spese ammissibili e il contributo pubblico approvato per l’operazione nonché la ripartizione del relativo cofinanziamento tra contributo comunitario e nazionale; m) le spese e il contributo pubblico certificati alla Commissione in cui è stata constatata l’irregolarità e il corrispondente contributo comunitario a rischio, calcolato applicando il tasso di cofinanziamento dell’asso prioritario; n) in caso di sospetto di frode e se non è stato effettuato alcun pagamento del contributo pubblico a favore delle persone o di altre entità a norma della lettera k), gli importi che sarebbero stati versati indebitamente ove non si fosse accertata l’irregolarità; o) la natura della spesa irregolare. Deroghe Ai sensi del paragrafo 2 dell’art. 28 del Regolamento 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n. 846/2009, non sono comunicati i seguenti casi: • casi in cui la sola irregolarità consista nella mancata esecuzione, in tutto o in parte, di un’operazione rientrante nel programma operativo cofinanziato in seguito al fallimento del beneficiario; • casi segnalati spontaneamente dal beneficiario all’autorità di gestione o all’autorità di certificazione prima che l’autorità competente li scopra, prima o dopo il versamento del contributo pubblico; • casi rilevati e corretti dall’autorità di gestione o dall’autorità di certificazione prima di qualsiasi versamento del contributo pubblico al beneficiario e prima dell’inserimento della spesa interessata in una dichiarazione di spesa presentata alla commissione. Versione 6 Pagina 85 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Casi urgenti Infine, ai sensi dell’articolo 29 del reg. 1828/2006 per i cosiddetti casi urgenti l’Autorità di Gestione segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità possano avere rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove pratiche scorrette. Comunicazioni sul seguito dato L’art. 30 del Reg. CE n. 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n. 846/2009, stabilisce che l’AdG deve comunicare nella comunicazione trimestrale di cui all’art. 28, par. 1, informazioni dettagliate in riferimento a ogni precedente segnalazione di irregolarità e che specifichino l’apertura, la conclusione o l’abbandono di procedimenti sanzionatori amministrativi o penali, nonché l’esito di tali procedimenti. Riguardo alle irregolarità sanzionate l’AdG deve indicare: a) se le sanzioni sono di carattere amministrativo o penale; b) se le sanzioni risultano dalla violazione del diritto comunitario o nazionale; c) le disposizioni che fissano le sanzioni; d) se è stata accertata una frode. Inoltre, su richiesta scritta della Commissione, lo Stato membro fornisce informazioni relative a una specifica irregolarità o a un gruppo specifico di irregolarità. Responsabile della comunicazione per il POR FSE Sicilia 2007/2013: Per il POR FSE 2007/2013 il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, è incaricato della gestione delle irregolarità. Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello raccoglie le informazioni da tutti gli uffici interni ed esterni all’amministrazione e responsabile della trasmissione della comunicazione, con le modalità e la tempistica sopra richiamata, alla Commissione Europea attraverso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e, se del caso comunicando per conoscenza all’amministrazione capofila del fondo sociale europeo (Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale). Come stabilito dall’accordo siglato tra Governo, Regioni, Province, Comuni e Comunità montane, approvato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007 e come ribadito dalla circolare interministeriale di data 12 ottobre 2007, il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello ha la responsabilità, una volta ricevuta la segnalazione di un’irregolarità mediante apposito verbale di accertamento predisposto dagli Versione 6 Pagina 86 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 organismi di controllo interni o esterni al programma, di procedere ad una valutazione di tutti gli elementi utili e, qualora ricorrano le condizioni previste dal Regolamento CE n. 1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009, procedere alla comunicazione dell’irregolarità. Pertanto è il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, congiuntamente con l’AdG, responsabile della decisione finale della sussistenza della irregolarità e della valutazione della necessità di procedere alla comunicazione. Il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, acquisite le informazioni dalle UMC e dai CPG – servizio gestione - è altresì responsabile di trasmettere tutte le informazioni in merito agli aggiornamenti, conformemente a quanto disposto dalla normativa sopra richiamata. La trasmissione delle comunicazioni delle irregolarità al Dipartimento per le Politiche Comunitarie avverrà per il tramite della Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza, che cura il coordinamento delle comunicazioni ed il successivo inoltro per tutte le comunicazioni relative alla Regione Sicilia. Informativa sull’irregolarità: Contestualmente alla segnalazione delle irregolarità, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento CE 1828/2006, o all’invio degli aggiornamenti previsti dall’articolo 30, l’Autorità di gestione, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello invia trimestralmente all’Autorità di Certificazione ed all’Autorità di Audit le schede relative ai casi segnalati e i relativi aggiornamenti. Inoltre, una volta valutati i casi di irregolarità segnalati da parte di organismi di controllo interni o esterni al programma, l’Autorità di gestione, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, provvederà ad informare gli organismi di controllo interessati in merito all’esito della valutazione della irregolarità segnalata e al seguito dato. 11.2 Procedure per l’individuazione e la comunicazione delle irregolarità Prime comunicazioni di irregolarità Sono configurabili tre diverse tipologie di identificazione delle irregolarità: La procedura adottata per la gestione delle irregolarità è differenziata in relazione al soggetto che rileva l’irregolarità: Versione 6 Pagina 87 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 1. L’irregolarità viene accertata dall’AdG (il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, UMC o Unità Operative Periferiche) o dagli OI nell’ambito dei controlli ex articolo 60 del regolamento n. 1083/2006; 2. L’irregolarità viene rilevata dalla Guardia di Finanza; 3. L’irregolarità viene rilevata dalla AdA o dall’AdC. Primo caso: L’irregolarità viene accertata dall’AdG (Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, UMC o Unità Operative Periferiche) o dall’ OI nell’ambito dei controlli ex articolo 60 del regolamento n. 1083/2006: Qualora nell’ambito dei controlli di primo livello, l’UOP, l’UMC o il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello accertino un’irregolarità, dovranno provvedere a formalizzarla mediante la predisposizione del primo verbale di accertamento. Se l’irregolarità è accertata dall’UOP, la stessa dovrà provvedere alla trasmissione del verbale all’UMC. L’UMC, una volta ricevuto il verbale, o direttamente qualora l’irregolarità venga riscontrata direttamente dai propri uffici, provvede a verificare l’esistenza dell’irregolarità, acquisendo tutte le informazioni necessarie e informando il CPG. Una volta conclusa questa ulteriore istruttoria, qualora l’UMC confermi l’esistenza dell’irregolarità, procede alla trasmissione del verbale di accertamento al Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello. L’AdG, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, tenendo conto delle informazioni trasmesse dall’UMC, valuta e conferma l’esistenza di un’irregolarità e decide quindi sulla necessità di comunicazione della stessa, ai sensi dell’art. 28 del Reg. 1828/2006. Se il caso rientra nella fattispecie suscettibile di segreto istruttorio e se del caso richiede il nulla-osta dell’autorità giudiziaria trasmette alla Procura della Repubblica tutta la documentazione comprovante l’irregolarità. Nel caso in cui vengano rilevate situazioni configurabili come violazioni tributarie, trasmette alla Guardia di Finanza l’eventuale documentazione atta a comprovare tali fatti (ai sensi dell’art. 36, ultimo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 e dell’articolo 2, ultimo comma, del decreto legislativo 19 marzo 2001, n. 68). Versione 6 Pagina 88 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Ottenuto l’eventuale nulla osta dell’Autorità giudiziaria il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, con il supporto dell’UMC competente, acquisiti tutti gli elementi necessari, elabora l’apposita scheda ai sensi dell’articolo 28 del regolamento 1828/2006 e la trasmette – anche in formato elettronico – alla Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza, responsabile del coordinamento, indirizzo e trasmissione alla Presidenza del Consiglio dei Ministri delle comunicazioni acquisite. Qualora l’irregolarità – a prescindere dalle fattispecie suesposte – comporti un recupero, l’AdG, attraverso i CPG – servizio gestione – o l’OI competente, informando il Servizio Contenzioso e Recuperi in via preliminare, adotta nei confronti del beneficiario tutti i provvedimenti cautelari idonei a tutelare gli interessi finanziari della Unione Europea e del Paese membro. Il Dipartimento Regionale della Programmazione verifica la corretta compilazione della scheda inviata dall’AdG, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello. In caso negativo provvede a richiedere le necessarie correzioni. Nel caso di riscontro positivo inoltra via e-mail le comunicazioni acquisite durante il trimestre alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF. Notizie delle irregolarità vengono fornite anche alla AdA, all’AdC e alla Guardia di Finanza (Comando provinciale interessato). L’AdG, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, acquisisce durante il trimestre successivo le informazioni che mancavano al momento del primo accertamento. Le UMC, coordinandosi con i CPG – servizio gestione -, sono pertanto responsabili di raccogliere e trasmettere trimestralmente al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento della comunicazione dell’irregolarità, prevista dall’art. 30 del Reg. 1828/2006. Secondo le seguenti scadenze l’AdG invia la comunicazione prevista ai sensi dell’articolo 30 del regolamento 1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009, al Dipartimento regionale della Programmazione, aggiornata anche sulla base dell’apertura, la conclusione o l’abbandono di procedimenti sanzionatori amministrativi o penali in seguito alle irregolarità comunicate nonché sull’esito di tali procedimenti: 20 aprile XXXX trimestre gennaio / marzo; 20 luglio XXXX trimestre aprile / giugno; Versione 6 Pagina 89 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 20 ottobre XXXX trimestre luglio / settembre; 20 gennaio XXXX trimestre ottobre / dicembre XXXX; Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura amministrativa/giudiziaria, l’AdG trasmetterà comunque una nota fornendo tali informazioni. L’AdG non è più tenuta alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo qualora sia già stata precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento. Il Dipartimento regionale della Programmazione, acquisite tutte le comunicazioni da parte dell’AdG, elabora un elenco che contiene: le comunicazioni trasmesse nel trimestre sui nuovi casi, l’aggiornamento dei casi già inviati nonché la distinta dei casi per i quali non si è registrata alcuna evoluzione della procedura avviata. Il Dipartimento regionale della Programmazione, entro i termini indicati precedentemente, trasmette il suddetto elenco alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF. Secondo caso: L’irregolarità viene rilevata dalla Guardia di Finanza Come previsto dalla circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri e come stabilito, di conseguenza, dal Protocollo d’Intesa stipulato con la Regione Siciliana, rielaborato nel mese di febbraio 2008, l’irregolarità viene segnalata dalla GdF – attraverso l’apposito modulo – all’AdG, per le valutazioni del caso. Ne vengono informate anche l’AdC e l’AdA. La segnalazione viene inoltrata dalla GdF, ove del caso, avendo già acquisito il nulla osta da parte dell’Autorità Giudiziaria. L’AdG, valutata l’effettiva presenza di un comportamento irregolare, dispone la redazione della necessaria comunicazione. L’AdG, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello che si avvarrà dell’UMC competente, acquisiti tutti gli elementi necessari, elabora l’apposita scheda ai sensi dell’articolo 28 del regolamento 1828/2006 e la trasmette – anche in formato elettronico – al Dipartimento regionale della Programmazione, nei tempi e nelle modalità dalla stessa stabilite, per il seguito di competenza. Qualora l’irregolarità – a prescindere dalle fattispecie suesposte – comporti un recupero, l’AdG, attraverso i CPG – servizio gestione – o l’O.I., informando il Servizio Contenzioso e Recuperi, in via preliminare, adotta nei confronti del beneficiario tutti i provvedimenti cautelari idonei a tutelare gli interessi finanziari della Unione Europea e del Paese membro. Versione 6 Pagina 90 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Il Dipartimento Regionale della Programmazione verifica la corretta compilazione della scheda inviata dall’AdG. In caso negativo provvede a richiedere le necessarie correzioni. Nel Caso di riscontro positivo inoltra tramite a Presidenza le comunicazioni acquisite durante il trimestre alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF. L’invio delle comunicazioni avverrà nei termini previsti dal calendario su esposto aggiornate anche sulla base dei procedimenti intentati in seguito alle irregolarità comunicate nonché ai cambiamenti significativi intervenuti in tali procedimenti secondo le scadenze sopra esposte. Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura amministrativa/giudiziaria, l’AdG competente trasmetterà comunque una semplice nota fornendo tali informazioni. L’AdG non è più tenuto alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo qualora sia già stata precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento. Il Dipartimento regionale della Programmazione acquisite le comunicazioni da parte dell’AdG, elabora un elenco che contiene: le comunicazioni trasmesse nel trimestre sui nuovi casi, l’aggiornamento dei casi già inviati nonché la distinta dei casi per i quali non si è registrata alcuna evoluzione della procedura avviata. Entro i termini sopra richiamati, trasmette il suddetto elenco alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF. Informazione sull’irregolarità viene data anche all’AdA e all’AdC. Terzo caso: L’irregolarità viene rilevata dall’AdA o dall’AdC Nel caso in cui l’AdA o l’AdC nel corso dei propri controlli evidenzia delle irregolarità, dovrà segnalarle all’AdG. L’AdG, eseguiti i necessari accertamenti, potrà formulare le proprie controdeduzioni o predisporre la comunicazione ex articolo 28 (scheda OLAF), attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello. La procedura è analoga a quella del caso precedente. Se le disposizioni nazionali prevedono il segreto istruttorio, la comunicazione delle informazioni è subordinata all’autorizzazione dell’autorità giudiziaria competente che dovrà essere richiesta da parte del soggetto che ha redatto il primo verbale di accertamento. Versione 6 Pagina 91 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Casi urgenti Nei casi previsti dall’articolo 29 del Reg. CE 1828/2006 – casi urgenti – l’Autorità di Gestione, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, una volta ricevuto il primo verbale di accertamento segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità possano avere rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove pratiche scorrette. Anche in questo caso l’Autorità di Gestione, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, informerà il responsabile del primo verbale di accertamento, specificando le argomentazioni che hanno portato a prendere la decisione di procedere o di non procedere con la segnalazione. 11.3 Procedure per il recupero delle somme indebitamente versate da parte dell’AdG E’ necessario effettuare una distinzione tra recuperi che riguardano esclusivamente al rapporto tra Autorità di Gestione e beneficiario e quelli che riguardano invece il rapporto con la Commissione Europea. Come previsto dal CDRR 05-0012-01, l’obbligo di recupero a favore della Commissione si configura unicamente in caso di restituzioni (recuperi dal beneficiario) derivanti da irregolarità ed afferenti importi già certificati alla Commissione. Spese irregolari certificate alla Commissione Nel caso in cui la spesa oggetto di irregolarità sia già stata certificata alla Commissione Europea, a prescindere che l’irregolarità sia stata comunicata o meno all’OLAF, la fattispecie rientra nelle procedure previste ai sensi degli art. 61 lett. (f) e 70.1 lett. (b) del Reg. CE 1083/06. In tal caso, ciascun CPG – servizio gestione – o l’OI interessato avvia le procedure di recupero nei confronti del beneficiario delle somme irregolari, informando tempestivamente l’Autorità di Gestione. Le procedure per il recupero dei crediti, a seguito degli accertamenti eseguiti dagli uffici di controllo di I livello (UMC, Servizi competenti alla rendicontazione e le UOP) ovvero a seguito di segnalazioni di altri organi di controllo (quali l’AdA), il Servizio gestione competente procede a notificare al Beneficiario le somme da restituire dandone opportuna conoscenza al Servizio Versione 6 Pagina 92 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 competente al recupero crediti, fissando un termine per la restituzione degli importi erogati e non dovuti. Qualora il beneficiario entro il termine indicato proceda al rimborso delle somme indebitamente percepite il procedimento si intende concluso, diversamente per il seguito di competenza si trasmette il carteggio al Servizio responsabile recupero crediti per le ulteriori azioni da intraprendere nei confronti del Beneficiario inadempiente. Si precisa inoltre che le informazioni relative ai recuperi vengono inserite nel Sistema Informativo cui hanno accesso i Servizi interessati che possono pertanto monitorare l’andamento dei recuperi stessi. Per quanto riguarda le procedure per la riassegnazione al PO delle somme rientrate nel Bilancio regionale questa amministrazione, di concerto con il Dipartimento Bilancio, procede alla rassegnazione delle risorse sui pertinenti capitoli di bilancio. L’autorità di Gestione informerà l’Autorità certificazione, la quale provvede all’inserimento dell’importo nel registro dei recuperi, in adempimento a quanto previsto dall’art. 61 let. F del Reg. CE 1083/2006. Una volta avvenuto il recupero con restituzione delle somme irregolari, l’importo recuperato dal beneficiario sarà restituito alla Commissione, deducendolo dalla dichiarazione delle spese, maggiorato se del caso degli interessi di mora, se previsti. Gli interessi legali dovranno invece essere restituiti all’IGRUE solamente per la quota relativa al cofinanziamento nazionale. Gli interessi legali recuperati per la quota FES e cofinanziamento regionale saranno riutilizzati per il programma. L’AdC provvederà ad aggiornare i dati nella dichiarazione annuale relativa agli importi recuperati, ritirati, ai recuperi pendenti e agli importi per i quali è stabilita l’impossibilità di un recupero nell’anno precedente o per i quali il recupero non è previsto, prevista ai sensi dell’art. 20 e dell’all. XI del Reg. CE 1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009. Spese irregolari non certificate alla Commissione Nel caso di spese irregolari non certificate alla Commissione, le operazioni connesse con la restituzione dell’importo non investono la Commissione Europea né l’Autorità di Certificazione, ma vengono gestite esclusivamente a livello di bilancio regionale, attraverso escussione della polizza fideiussoria, compensazione o emanazione di provvedimenti di richiesta di rimborso. Versione 6 Pagina 93 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Anche in questo caso i CPG – servizio gestione – o gli OI devono procedere all’operazione di recupero, mediante una delle modalità sopra richiamate, facendo riferimento unicamente al bilancio regionale. Restituzione di importi non connessi ad irregolarità Nel caso di recupero di importi non connessi ad irregolarità le somme vengono restituite dal beneficiario e gestite a livello amministrativo interno della Regione, senza che ne venga informata la Commissione nella relazione annuale sugli importi recuperabili, né riportato nel registro dei recuperi tenuto dall’Autorità di Certificazione. Nel caso in cui l’importo recuperato si riferisca a spese già certificate alla Commissione, l’Autorità di certificazione dovrà procedere ad effettuare una correzione della domanda di pagamento, deducendo l’importo indebitamente imputato. L’Autorità di gestione assicurerà comunque la conservazione di tutta la documentazione e le procedure utilizzate per il recupero dei contributi indebitamente erogati. Soppressioni (importi ritirati) L’Autorità di gestione può decidere di eliminare la spesa irregolare dal POR, prima dell’effettivo recupero dell’importo dal beneficiario, consentendo in questo modo di riallocare immediatamente le risorse liberate sul programma. In questo caso l’Autorità di gestione informerà l’Autorità di certificazione della decisione di procedere alla soppressione di un’operazione, in tutto o in parte, chiedendo di dedurre l’importo irregolare dalla successiva domanda di pagamento. L’Autorità di certificazione registrerà l’operazione nel registro dei recuperi e delle soppressioni e ne darà informazione nella dichiarazione annuale, come richiesto dall’art. 20 e dell’all. XI del Reg. CE 1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009. Il recupero nei confronti del beneficiario sarà gestito a livello di bilancio regionale, tramite escussione di polizza fideiussoria, compensazione degli importi, oppure emanazione di provvedimenti di richiesta di rimborso. Il CPG – servizio gestione – o l’OI interessato predispone il provvedimento di recupero della quota capitale, maggiorata degli interessi legali maturati dalla data di erogazione della somma stessa alla Versione 6 Pagina 94 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 data di restituzione. La restituzione dell’importo dovuto dovrà avvenire entro un termine fissato dal provvedimento che, di norma, sarà di 60 giorni dalla richiesta. Se il debitore non provvede alla restituzione entro la scadenza stabilita, il CPG – servizio gestione – o l’OI interessato applicherà al soggetto debitore gli interessi di mora sull’importo indebitamente corrisposto, a partire dalla scadenza del termine, in aggiunta agli interessi legali precedentemente maturati. Così come previsto all’Art. 70 del Reg. 1083/2006, per quanto riguarda la quota di cofinanziamento del Fondo Sociale Europeo, una volta recuperato il contributo indebitamente corrisposto gravato dei relativi interessi, la quota capitale comprensiva degli eventuali interessi di mora verrà rimborsata alla Commissione Europea. Gli interessi legali maturati saranno invece riutilizzati per gli scopi del programma. Per quanto riguarda invece la quota di cofinanziamento nazionale, ai sensi dell’art. 6 della legge n. 183/87, dovrà essere rimborsato al Ministero dell’Economia e delle Finanze Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE, la quota capitale comprensiva di tutti gli interessi maturati (legali e di mora). Il CPG – servizio gestione – o l’OI interessato dovrà tempestivamente informare l’Autorità di gestione dell’avanzamento delle procedure di recupero. Tutte le informazioni relative alle operazioni di recupero o di soppressione dovranno essere debitamente registrate. 12 PISTE DI CONTROLLO 12.1 Modalità di predisposizione delle piste di controllo L’AdG del POR FSE si attiene, per quanto riguarda la predisposizione ed aggiornamento delle piste di controllo, a quanto prescritto dall’articolo 15 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 che definisce nel dettaglio le caratteristiche che le piste di controllo devono possedere per essere considerate adeguate. Le piste di controllo sono definite nel presente Manuale. Nella predisposizione delle piste di controllo, l’AdG ha tenuto conto delle Linee Guida predisposte dall’IGRUE7. La pista di controllo rispetta i seguenti criteri: consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione, 7 Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007/2013. Versione 6 Pagina 95 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo; consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario; consente di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di sorveglianza per il programma operativo; per ogni operazione comprende, se pertinente, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati. Attraverso la pista di controllo, si determina una chiara rappresentazione del quadro procedurale sotto forma di processo di adempimenti, attività ed atti semplici che concorrono sia alla più efficiente e trasparente governance delle attività di gestione, sia a rendere agevole il sistema di controllo esercitato ai diversi livelli sull’implementazione delle operazioni. L’AdG, attraverso il presente Manuale, dispone che: 1. ogni Dipartimento o OI, per le tipologie di operazioni di propria competenza, è tenuto ad adottare le piste di controllo per le tipologie individuate; 2. ogni responsabile dei suddetti Dipartimenti/OI si appresti dalla fase di avvio delle operazioni, ad implementare le piste di controllo a partire da quanto previsto dalla sezione “Dossier delle operazioni”; 3. ogni responsabile dei suddetti Dipartimenti/OI, nel quadro dell’implementazione delle piste, qualora ravvisasse, per quanto di propria competenza, esigenze di modifica, adeguamento o aggiornamento delle piste di controllo, è tenuto a darne comunicazione all’AdG. 12.2 Descrizione delle piste di controllo Le piste di controllo predisposte dall’Autorità di Gestione riguardano le seguenti tipologie di operazioni: - formazione, - erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari, - acquisizione di beni e servizi. Versione 6 Pagina 96 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Ogni singola pista di controllo illustra, sotto forma di diagramma logico di processo, l’insieme degli adempimenti che caratterizzano all’attuazione di ciascuna operazione. Tali adempimenti vanno dalla individuazione dei Beneficiari in conformità con i criteri di selezione approvati dal CdS alla attuazione degli interventi, alla descrizione del circuito finanziario, alle modalità di conservazione e alla ubicazione dei fascicoli relativi alle singole operazioni, alle verifiche e agli audit effettuati. Sarà compito di ciascuna Direzione responsabile delle operazioni contribuire alla predisposizione e/o l’aggiornamento di un’adeguata pista di controllo; per tali Servizi, la pista concorre ad una più efficiente e trasparente governance dell’attuazione e gestione delle operazioni. Ciascuna pista di controllo contiene i seguenti elementi: STRUTTURA PISTA DI CONTROLLO 1. Scheda anagrafica dell’attività/macroprocesso di operazioni considerate; 2. Descrizione del flusso dei processi gestionali: 2.1 programmazione 2.2 istruttoria 2.3 attuazione 2.4 rendicontazione 3. Descrizione del circuito finanziario; 4. Dettaglio delle attività di controllo; 5. Dossier di operazione. 12.3 Predisposizione ed aggiornamento delle piste di controllo Come precedentemente indicato, le piste di controllo sono predisposte secondo le indicazioni previste dalle Linee Guida dell’IGRUE e sono formalmente approvate da ciascuna Direzione Dipartimento/OI. È compito di ciascun Dipartimento/OI, per quanto di propria competenza, contribuire alla predisposizione e/o l’aggiornamento di un’adeguata pista di controllo. La pista contiene una rappresentazione del processo gestionale a livello di Dipartimento/OI; l’intero processo decisionale viene evidenziato esplicitando le fasi e la sede per accedere alla documentazione relativa a ciascuna operazione. Versione 6 Pagina 97 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Le piste di controllo sono impostate sulla base del “ciclo di vita” di un’operazione inteso come un macroprocesso gestionale, comprendente una serie di processi semplici. Ciascun processo si articola a sua volta in attività elementari ad opera di singoli responsabili. La pista di controllo, attraverso il diagramma dei flussi delle singole operazioni, indica gli attori e le sedi di archiviazione della documentazione pertinente, consente lo svolgimento delle attività di controllo ai diversi livelli di responsabilità, interni al PO o esterni ad esso. Le piste di controllo sono oggetto di periodiche attività di revisione al fine di permettere il loro costante aggiornamento in funzione delle possibili modifiche intervenute nelle procedure relative ai sistemi di gestione e controllo. Per ogni operazione attuata, la pista contiene le indicazioni puntuali sugli adempimenti a cui sono tenuti i beneficiari dei finanziamenti del Fondo Sociale Europeo. Le piste, inoltre, disciplinano: - l’iter di attuazione delle operazioni, dalla selezione fino alla conclusione delle attività, le modalità di conservazione dei documenti giustificativi di spesa, in conformità con quanto previsto dall’articolo 90 del Reg. (CE) n. 1083/2006; - le funzioni del sistema informativo; - un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta, che consenta la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione. Dossier di Operazione Per ogni operazione avviata, ciascun responsabile dei CPG e dell’OI, è tenuto ad adempiere all’aggiornamento del Dossier di operazione, secondo il modello definito dall’IGRUE ed assunto in ciascuna pista di controllo. Il Dossier di operazione è strutturato dalle seguenti componenti: - Parte anagrafica - Parte finanziaria - Parte selezione - Parte tecnico amministrativa Versione 6 Pagina 98 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Per ogni Dossier, le informazioni anagrafiche iniziali da compilare sono le seguenti: PROGRAMMA OPERATIVO REGIONALE – FONDO SOCIALE EUROPEO 2007 – 2013 OBIETTIVO CONVERGENZA REGIONE SICILIANA Dossier di Operazione – art. 15 del Reg. (CE) n. 1828/2006 Operazione o Gruppo di operazioni Codice di progetto Importo finanziario dell’operazione Importo della quota fondo strutturale approvata per l’operazione Importo della quota spesa pubblica nazionale Importo della quota privata (se presente) Beneficiario (se diverso da AdG/OI) Ufficio responsabile dell’operazione (AdG/OI) Per i dati finanziari, deve essere verificato l’aggiornamento almeno delle seguenti informazioni: a. giustificativo di spesa; b. titolo di pagamento (tipologia, data, numero); c. check list di controllo della spesa (n. di riferimento); d. dichiarazione di spesa certificata all’AdC. Per la parte selezione, nel Dossier di operazione devono essere conservati: a. atto di adozione della Lista progetti; b. atti del processo di valutazione; c. graduatoria ed elenco dei progetti aggiudicatari; d. atti da cui risulti l’applicazione dei criteri di selezione; e. atti di concessione del contributo. Per la parte tecnico – amministrativa a. copia della documentazione di gara (adozione Avvio o Bando di gara), Versione 6 Pagina 99 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 b. atto di aggiudicazione dell’appalto di servizi o Avvio c. contratti e convenzioni sottoscritte 13 SCAMBIO DI INFORMAZIONI CON L’AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE L’AdG è tenuta a fornire, per consentire l’attività prevista dall’art. 61 del Regolamento CE 1083/2006, una serie di informazioni all’AdC, per consentire alla stessa di svolgere quanto di competenza in merito alla certificazione della spesa alla Commissione Europea. L’AdG pertanto, invierà periodicamente all’AdC dati ed informazioni in merito ai seguenti aspetti: dati riferibili alle spese sostenute dai beneficiari o dalla stessa AdG in caso sia direttamente beneficiaria dell’operazione; informazioni periodiche in merito alle verifiche eseguite su dette spese, nel quadro del sistema di “controllo di primo livello”; eventuali irregolarità riscontrate sulle operazioni avviate e relative a spese certificate dall’AdC. L’inoltro delle comunicazioni all’AdC, da parte dell’AdG, è quindi sostanzialmente relativo ad informare l’AdC: - sulla spesa periodicamente da certificare e rispetto alla quale l’AdC è tenuta a svolgere gli specifici controlli; - rispetto alle verifiche eseguite sulle spese ed alle eventuali decertificazioni da predisporre a cura dell’AdC. Le comunicazioni saranno effettuate secondo specifici differenti modelli. Per quanto riguarda le attestazioni di spesa dell’AdG gli importi relativi alle dichiarazioni di spesa presentate dai beneficiari all’Autorità di Gestione sono oggetto di certificazione. L’AdG raccoglierà e verificherà la stessa tipologia di informazioni anche da parte degli OI. L’AdG procede comunque, raccogliendo tutti dati di spesa riferibili ai diversi CPG e agli OI ad inviare trimestralmente, prima di ogni certificazione da parte dell’AdC, i dati relativi all’importo certificabile. Tale comunicazione formale dovrà avvenire sulla base dei format predisposti dall’Autorità di Certificazione ed allegati al proprio manuale e dovrà essere trasmesso formalmente dall’AdG Versione 6 Pagina 100 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 all’AdC in formato cartaceo dieci giorni prima della scadenza per l’inoltro della domanda di pagamento. Come esplicitato nel presente Manuale, l’AdG, raccoglie e verifica le risultanze del lavoro svolto dal servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari, monitoraggio e controlli primo di livello, dalle UMC e dall’OI. Sulla base del riscontro di tutti gli elementi presenti nelle check list relativi alle verifiche amministrative a tavolino ed alle verifiche effettuate in loco su un campione di dichiarazioni di spesa/domande di rimborso, l’AdG procede in occasione di ogni certificazione alla trasmissione di informazioni su spese eventualmente da decertificare da parte dell’AdC. In aderenza a quanto previsto dell’articolo 76 del Regolamento (CE) n. 1083 dell’11 luglio 2006 del Consiglio l’AdG procede alla trasmissione delle previsioni di spesa per l’annualità in corso e per l’esercizio finanziario successivo all’AdC, secondo la modulistica e la tempistica da quest’ultima stabilita. L’AdC provvederà all’elaborazione di tali dati tramite il sistema informativo e successivamente alla trasmissione al Ministero capofila del FSE, entro il 20 aprile di ogni anno, delle previsioni relative alle domande di pagamento probabili, secondo lo schema che riprende l’Allegato XVII del Reg. (CE) n. 1828/06. Versione 6 Pagina 101 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 14 INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ 14.1 Le competenze dell’AdG in materia di informazioni e pubblicità L’AdG del POR FSE, coerentemente con quanto previsto dal Regolamento generale e dal Piano di Comunicazione del POR, nel periodo di programmazione 2007-2013 intende assegnare una particolare enfasi sull’attività di comunicazione, nell’ottica di diffondere la conoscenza e garantire una maggior trasparenza delle attività realizzate grazie al contributo dell’Unione europea. In particolare, attraverso specifici adempimenti, in carico alla Regione ed ai soggetti beneficiari, si intende adempiere a quanto previsto dal Regolamento (CE) 1083/2006 (art. 69). I principali adempimenti previsti dalla normativa comunitaria sono definiti dalla Sezione 1 del Regolamento 1828/2006. L’AdG è l’Organismo responsabile del rispetto degli obblighi contenuti nel Regolamento (CE) n. 1828/2006 e dell’attuazione degli interventi contenuti nel Piano di Comunicazione. Conformemente alla disciplina posta dal Regolamento (CE) 1828/2006, l’Autorità di gestione: - informa il Comitato di Sorveglianza in merito a: a) il Piano di comunicazione e i progressi nella sua attuazione; b) gli interventi informativi e pubblicitari realizzati; c) i mezzi di comunicazione utilizzati, fornendo esempi di tali interventi; - inserisce nei rapporti annuali e nel rapporto finale sull’esecuzione del Programma Operativo: esempi degli interventi informativi e pubblicitari relativi al programma operativo effettuati nell’ambito dell’attuazione del piano di comunicazione; le disposizioni relative agli interventi informativi e pubblicitari di cui all’articolo 7, paragrafo 2, lettera d), compreso, se del caso, l’indirizzo elettronico al quale possono essere trovati tali dati; il contenuto delle principali modifiche apportate al piano di comunicazione; - inserisce un capitolo all’interno del rapporto annuale relativo al 2010 e nel rapporto finale di esecuzione nel quale gli interventi informativi e pubblicitari vengono valutati in termini di visibilità dei programmi operativi e di consapevolezza del ruolo svolto dalla Comunità, come prescritto all’articolo 2, paragrafo 2, lettera e). Versione 6 Pagina 102 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 - assicura che il Programma Operativo venga ampiamente diffuso assieme ai dati sul contributo finanziario del Fondo sociale europeo e sia accessibile a tutti gli interessati; - garantisce che le informazioni sulle possibilità di finanziamento offerte congiuntamente dalla Comunità e dagli Stati membri attraverso il Programma Operativo siano diffuse il più ampiamente possibile e fornisce ai potenziali beneficiari informazioni chiare e dettagliate riguardanti almeno: a) le condizioni di ammissibilità da rispettare per poter beneficiare del finanziamento nel quadro del programma operativo; b) una descrizione delle procedure d’esame delle domande di finanziamento e delle rispettive scadenze; c) i criteri di selezione delle operazioni da finanziare; d) le persone di riferimento che possono fornire informazioni sul Programma Operativo; e) informa i potenziali beneficiari della pubblicazione di cui all’articolo 7, paragrafo 2, lettera del Regolamento (CE) 1828/2006. - conformemente alle leggi e alle prassi nazionali, associa agli interventi informativi e pubblicitari almeno uno dei seguenti organismi che possono diffondere ampiamente le informazioni di cui sopra: a) autorità nazionali, regionali e locali e agenzie per lo sviluppo; b) associazioni professionali; c) parti economiche e sociali; d) organizzazioni non governative; e) organizzazioni che rappresentano il mondo economico; f) centri d’informazione sull’Europa e rappresentanze della Commissione negli Stati membri; g) istituti educativi. - informa i beneficiari che accettando il finanziamento essi accettano nel contempo di venire inclusi nell’elenco dei beneficiari pubblicato a norma dell’articolo 7, paragrafo 2, lettera d) del Regolamento (CE) 1828/2006 Versione 6 Pagina 103 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 - assicura che gli interventi informativi e pubblicitari siano realizzati conformemente al piano di comunicazione; - è responsabile dell’organizzazione dei seguenti interventi informativi e pubblicitari: a) un’attività informativa principale che pubblicizzi l’avvio del Programma Operativo; b) almeno un’attività informativa principale all’anno, che presenti i risultati del Programma Operativo; c) l’esposizione della bandiera dell’Unione europea per una settimana a partire dal 9 maggio davanti alla propria sede; d) la pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell’elenco dei beneficiari, delle denominazioni delle operazioni e dell’importo del finanziamento pubblico destinato alle operazioni. - garantisce il rispetto delle caratteristiche tecniche degli interventi informativi e pubblicitari relativi alle operazioni, previste all’articolo 9 del Regolamento (CE) 1828/2006; Ai sensi dell’art. 8 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, l’AdG nel quadro del Vademecum per l’attuazione dispone le precise responsabilità in capo ai beneficiari, in merito agli interventi informativi e pubblicitari destinati al pubblico. Versione 6 Pagina 104 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 ALLEGATI Versione 6 Pagina 105 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 1 Check list di controllo preventivo bandi/avvisi area coordinamento per le politiche di coesione Programma Operativo Asse Obiettivo CPG e ufficio competente Titolo dell’avviso/bando ed estremi Data controllo Responsabile del controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Area coordinamento per le politiche di coesione Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 1. L’avviso/bando è coerente con il PO Sicilia FSE • Avviso/Bando • PO Sicilia FSE 2007/2013 2007/2013, con l’asse 2. L’avviso/bando è coerente con il Documento di • Avviso/Bando • DAS Attuazione Strategica? • DUP 3. Gli interventi oggetto dell’avviso/bando rispettano i • Avviso/Bando principi di complementarità, coerenza, coordinamento • Reg. 1083/2006 e conformità (art. 9 Reg. 1083/2006)? 4. L’avviso/bando rispetta regolamenti comunitari? quanto previsto Si NO Note dai • Avviso/Bando • Avviso/Bando • Legge 241/90 • Legge regionale n. 12/2011 di recepimento del D.lgs. n. 163/2006; • Normativa specifica settoriale 5. L’avviso/bando rispetta le procedure previste dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale? 6. L’avviso/bando rispetta i principi chiave di • Legge 241/90 economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera • Legge regionale n. 12/2011 di concorrenza, trasparenza, proporzionalità e pubblicità recepimento del D.lgs. n. 163/2006; (cfr. art 2 D.lgs. 163/2006, art.1 Legge 241/1990)? 7. L’avviso/bando rispetta i principi di parità di • Reg. Ce 1083/2006 trattamento, non discriminazione (art. 16 Reg. • Legge 241/90 1083/2006, cfr. art 2 D.lgs. 163/2006, art.1 Legge • Legge regionale n. 12/2011 di recepimento del D.lgs. n. 241/1990)? • Avviso/Bando • Avviso/Bando 163/2006; di Sviluppo • Avviso/Bando 8. L’avviso/bando rispetta i principi sostenibile (art. 17 Reg. 1083/2006)? 9. L’avviso/Bando rispetta la normativa in materia di aiuti • Avviso/Bando • Reg. 800/2008 di stato? • Reg. 1998/2006 • Reg. Ce 1083/2006 10. I criteri di selezione sono conformi a quelli approvati • Avviso/Bando • Criteri di selezione CdS dal Comitato di Sorveglianza? 11. Le risorse finanziarie previste dall’avviso sono coerenti • Avviso/Bando con la disponibilità annuale prevista dal PO a livello di • PO • DAS asse e con le dotazioni a disposizione di ciascun CPG? Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 106 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 2 SOVVENZIONI: Check list di controllo ammissibilità dei progetti Programma Operativo Asse Obiettivo CPG e ufficio competente Titolo dell’avviso ed estremi Data controllo Funzionario responsabile del controllo Protocollo n. e data istanza Titolo Progetto Denominazione del Soggetto Proponente Sede Legale POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Il progetto è pervenuto entro il termine utile previsto • dall’avviso? Progetto presentato • Busta trasmissione progetto • Busta trasmissione progetto • Busta trasmissione progetto La busta contiene un solo progetto? Il plico riporta la dicitura dell’avviso pubblico? il plico riporta l’indicazione del soggetto proponente? Si NO Note Si NO Note Si NO BUSTA A Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo La domanda di finanziamento è munita di carta da bollo (se previsto), è redatta secondo il modello previsto dall’avviso, sottoscritta dal legale rappresentante o da un suo delegato con allegata fotocopia di un documento d’identità (valido e leggibile)? • E’ presente, se prevista la dichiarazione contenente l’intenzione di costituirsi in ATI/ATS sottoscritta dai legali rappresentanti, con l’indicazione dell’ente/società mandataria? • …da integrare secondo quanto previsto dall’avviso • BUSTA B Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Note Il formulario è stato presentato, se previsto, in duplice • copia cartacea, numerato, timbrato e firmato in ogni pagina dal legale rappresentante del soggetto proponente e dal progettista? E’ stato compilato il formulario on-line, se previsto? Versione 6 • Pagina 107 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo …da integrare secondo quanto previsto dall’avviso Si NO Note Si NO Note • REQUISITI DI AMMISSIBILITA’ Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo L’istanza è stata presentata da un soggetto accreditato? • L’istanza è stata presentata da soggetti che abbiano fatto domanda di accreditamento? • Le proposte progettuali sono riferite a contenuti, azioni e destinatari previsti dall’Avviso? • Le proposte progettuali sono state presentate dal proponente in numero non superiore a quello stabilito dall’Avviso? • Le proposte progettuali prevedono interventi di durata • in linea con quella stabilita dall’Avviso? L’istanza è completa di tutta la documentazione richiesta? • E’ riportata l’indicazione delle sedi di svolgimento del • corso? NOTE (specificare anche eventuali richieste di integrazione della documentazione se prevista dall’avviso) PROGETTO AMMESSO PROGETTO NON AMMESSO Luogo e Data Firma del Funzionario Istruttore Osservazioni su eventuali integrazioni Data Versione 6 Nome e Funzione del Istruttore Firma del funzionario istruttore Pagina 108 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 3 SOVVENZIONI: Verbale insediamento nucleo di valutazione Schema tipo da integrarsi a cura del Nucleo di Valutazione AVVISO PUBBLICO n. ______ del ______ “inserire titolo “ Pubblicato in GURS n. ______ del _____ VERBALE N. 1 Il giorno ______ alle ore ______, presso i locali del Dipartimento regionale ______ dell’Assessorato Regionale ______ si insedia il nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ______________ (pubblicato in GURS n.______________________). Il Nucleo di valutazione (di seguito anche Nucleo) dei progetti presentati a valere dell’Avviso ______ è così composto: ____________________inserire nominativi Nucleo … giusto D.D.G. n. ______ del ______ registrato alla Corte dei Conti il ______. Per il Nucleo sono presenti: ______ Per il Dipartimento regionale ______ dell’Assessorato Regionale ______ sono presenti ______, del Servizio ______. I rappresentanti del Servizio competente ______, in esito alla valutazione di ammissibilità delle proposte pervenute ai sensi dell’art. ______ dell’Avviso in oggetto, consegnano al nucleo incaricato della valutazione la lista delle proposte per le quali l’iter di ammissibilità risulta positivamente concluso da sottoporre a successiva valutazione tecnica [se pertinente riservandosi successivamente di integrare tale elenco con i progetti per i quali l’iter di verifica dell’ammissibilità è ancora in corso]. La lista dei progetti valutati come ammissibile fa parte integrante del presente verbale (Allegato n. __). La documentazione verrà custodita insieme ai verbali delle sedute presso l’Ufficio ______. I rappresentanti del Servizio ___________________, inserire nominativi si allontanano. Il Nucleo di valutazione inserire nominativi e sottoscrivere L’Amministrazione regionale inserire Ufficio di riferimento, nominativi e sottoscrivere Il Nucleo di valutazione costituito ai sensi del D.D.G. n. ______, preliminarmente all’esame delle proposte progettuali stabilisce che l’attribuzione dei punteggi ai criteri di valutazione stabiliti dall’Avviso all’articolo ______ avverrà con il seguente metodo: Versione 6 Pagina 109 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 PARAMETRI DI VALUTAZIONE indicati dall’Avviso Esempio: Criterio y con punteggio massimo pari a 5. A tale indicatore è attribuita la seguente scala di valori: 0= 1= 2= 3= 4= 5= Elementi assenti / assolutamente insufficiente Elementi scarsi / gravemente insufficiente Elementi minimi / insufficiente Elementi sufficienti / sufficiente Elementi presenti in buona misura / buono Ricchezza di elementi / Ottimo Il NdV elabora [se pertinente] ed approva all’unanimità una scheda di valutazione, altresì concordata con l’Ufficio competente/ o proposta dall’Ufficio competente [se pertinente], che viene allegata al presente verbale (Allegato n._), per farne parte integrante e sostanziale, contenente [elenco esemplificativo]: 1. 2. 3. 4. 5. Numero e scheda anagrafica di progetto Criteri e attribuzione dei punteggi Giudizio complessivo Note … [se pertinente] Ogni criterio contenuto nell’avviso e specificato nella scheda di valutazione viene correlato alle sezioni di riferimento del formulario. Il punteggio per ogni singola sezione sarà comunque la risultanza della lettura del complesso della proposta progettuale e di ogni singola sezione contenuta nel formulario allegato all’avviso pubblico oggetto di valutazione. Il punteggio totale ottenuto da ogni singolo elaborato progettuale esaminato e valutato verrà riportata sulla scheda di valutazione riprodotta su foglio elettronico, stampata durante la seduta di valutazione, verificata e sottoscritta da tutti i componenti del NdV. A continuazione, il nucleo procede alla lettura, discussione ed attribuzione del punteggio dei progetti classificati con i numeri progressivi: ______ secondo l’ordine indicato nella lista dei progetti pervenuti allegata al presente verbale (Allegato n.____) di insediamento, che viene espresso e motivato nelle schede allegate al presente verbale e parte integrante del verbale medesimo. Alle ore ______ il Nucleo conclude il lavoro di valutazione espresso nelle schede allegate e si aggiorna al giorno ______, ore ______. Il Nucleo di valutazione inserire nominativi e sottoscrivere L’Amministrazione regionale inserire Ufficio di riferimento, nominativi e sottoscrivere AVVERTENZE Deve essere consegnato solo il verbale in originale (in un unico esemplare) Tutti i componenti del Nucleo devono firmare l’ultima pagina di ciascun verbale e siglare ciascuna parte Occorre verbalizzare tutte le operazioni effettivamente svolte in sede di valutazione. Pertanto, laddove necessario, modificare e integrare il testo del presente fac-simile, che costituisce unicamente una traccia. Versione 6 Pagina 110 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 4 SOVVENZIONI: Modello scheda di valutazione nucleo di valutazione SCHEMA ESEMPLIFICATIVO da adattare alle specifiche dell’Avviso Scheda di valutazione proposta n. __________________ dell’Elenco generale Anagrafica di Progetto Prot. Nr. 1 Soggetto proponente Titolo della Proposta: Partner: 2 Costo complessivo richiesto dell’intervento €. ____________________________ 3 Numero annualità previste n.___________ 4 Costo ora/allievo previsto 5 Nr allievi previsti 6 Nr. Ore attività formative Sezione del formulario di riferimento CRITERI DI VALUTAZIONE Punteggio max previsto dall’Avviso Punteggio attribuito 1 2 … PUNTEGGIO TOTALE VALUTAZIONE COMPLESSIVA DELLA PROPOSTA NOTE In tale ambito della scheda il Nucleo inserisce, qualora previsto, eventuali proposte di modifica al Piano finanziario proposto secondo le seguenti modalità: Macro-voce di costo :_____________ Totale proposto della Macrovoce: € ____________; Totale modificato: € ____________; Macro-voce di costo :_____________ Totale proposto della Macrovoce: € ____________; Totale modificato: € ____________; Totale costo del Progetto proposto (come da Allegato _): € ____________ Totale rimodulato: € ____________ Eventuali motivazioni della rimodulazione proposta dal Nucleo Il Nucleo di valutazione inserire nominativi e sottoscrivere Versione 6 Pagina 111 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 5 SOVVENZIONI: Modello verbale di valutazione nucleo di valutazione Schema tipo da integrarsi a cura del Nucleo di Valutazione AVVISO PUBBLICO N. ______ del ______ “ inserire titolo “ Pubblicato in GURS n ______ del ______ VERBALE N. … Il giorno ______ alle ore ______, presso i locali del Dipartimento regionale ______ dell’Assessorato Regionale ______ si riunisce il nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ___________(inserire titolo) (pubblicato in GURS n. inserire riferimento). Sono presenti __________________________________, componenti del Nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ______ (GURS n. ____) giusto D.D.G. n. __ registrato alla Corte dei Conti il ____ Il Nucleo prosegue i propri lavori di valutazione dei progetti classificati con i seguenti numeri: ______ ……… secondo l’ordine indicato nella lista dei progetti pervenuti allegata al verbale n. 1 di insediamento del Nucleo medesimo ed integrata dal Servizio competente con nota [elenco esemplificativo]. Si procede alla lettura, discussione ed attribuzione del punteggio all’unanimità dei componenti, che viene espresso e motivato nelle schede allegate al presente verbale. Alle ore ______ il Nucleo conclude il lavoro di valutazione espresso nelle schede allegate e debitamente sottoscritte da tutti i componenti e si aggiorna al giorno ______ ore ______. Il Nucleo di valutazione inserire nominativi e sottoscrivere Versione 6 Pagina 112 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 6 SOVVENZIONI: Modello verbale finale nucleo di valutazione Schema tipo da integrarsi a cura del Nucleo di Valutazione AVVISO PUBBLICO N. ______ del ______ “ ______ inserire titolo “ Pubblicato in GURS n ______ del ______ VERBALE FINALE N. … Il giorno ____ alle ore ____, presso i locali del Dipartimento regionale dell’Assessorato Regionale si riunisce il nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ________________inserire titolo (pubblicato in GURS n. ____________________ inserire riferimento). Sono presenti , componenti del Nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ______ (GURS n. ____) giusto D.D.G. n. __ registrato alla Corte dei Conti il ____ Il Nucleo prosegue i propri lavori di valutazione dei progetti classificati con i numeri: ____ secondo l’ordine indicato nella lista dei progetti pervenuti allegata al verbale n. 1 di insediamento del Nucleo medesimo. Il Nucleo verifica, quindi, l’attribuzione all’unanimità dei punteggi espressi nelle schede fino a data odierna allegati ai verbali di seduta, confermando la valutazione assegnata. Sulla base delle valutazioni espresse e sintetizzate nelle singole schede di valutazione dei progetti, il Nucleo procede, pertanto, a definire la proposta di graduatoria dei progetti complessivamente valutati, verificando la coerenza nell’attribuzione dei punteggi e confermando la valutazione assegnata. Il Nucleo definisce, quindi, la documentazione da trasmettere all’Amministrazione Regionale – Servizio _____ dell’Assessorato ______ per i successivi adempimenti. Alle ore ______ il Nucleo conclude i lavori di valutazione. Il Nucleo di valutazione inserire nominativi e sottoscrivere Versione 6 Pagina 113 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 7 SOVVENZIONI: Modello lettera di trasmissione esiti del nucleo di valutazione da integrarsi a cura del Nucleo di Valutazione Oggetto: Trasmissione degli esiti delle attività di valutazione relativi alle proposte presentate a valere sull’Avviso n. __ del __ pubblicato in GURS n __ del __. Assessorato regionale _______ Dipartimento regionale ________ Servizio/area ________ Con la presente, ____________________________________ inserire nominativi nucleo di valutazione, componenti del Nucleo di valutazione (nominati con D.D.G. n. ____ registrato alla Corte dei Conti il ____) dei progetti presentati a valere dell’Avviso in oggetto, a conclusione delle attività di valutazione trasmettono n. __ verbali relativi alle sedute di valutazione effettuate con allegate n. __ schede valutative inerenti alle singole proposte ammissibili a valutazione oltre al prospetto riassuntivo dei punteggi ottenuti da tutti i progetti ordinati in ordine decrescente (proposta di graduatoria allegata alla presente), controfirmati dai componenti del suddetto Nucleo di Valutazione. Il Nucleo di valutazione inserire nominativi, datare e sottoscrivere Allegati: Versione 6 Pagina 114 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 8 SOVVENZIONI: Check list di controllo delle procedure di selezione POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Programma Operativo Asse Avviso Verifica delle procedure di affidamento Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Documenti oggetto del controllo Si NO NA Note E’ stato effettuato da parte dell’area politiche - Check list di controllo area politiche di coesione di coesione il controllo preventivo sull’avviso con esito positivo? E’ rispettata la normativa in materia di - GURS pubblicazione estratti dell’avviso informazione e pubblicità? La modalità di ricezione e registrazione delle domande con i relativi progetti è avvenuta in maniera regolare e tracciabile? La procedura di valutazione e dell’applicazione dei criteri di selezione è avvenuta correttamente nel rispetto delle disposizioni vigenti? La procedura di gestione degli eventuali ricorsi è avvenuta correttamente? E’ stata effettuata la corretta pubblicazione dell’esito dell’istruttoria? In caso di scorrimento dell’elenco dei Beneficiari (se previsto), è avvenuto correttamente? Le risorse sono state imputate ed impegnate correttamente nei rispettivi capitoli di bilancio? - Data Versione 6 pubblico atti relativi all’avviso pubblico sito web Avviso pubblico Domande ricevute (protocollo, timbri ecc.) avviso pubblico verbali di istruttoria, verbali di aggiudicazione, e graduatoria elenco domande e relativi importi impegno definitivo di spesa ricorsi documentazione relativa agli esami dei ricorsi graduatoria pubblicazione della graduatoria definitiva sul Bollettino Ufficiale sito web Graduatoria definitiva elenco dei beneficiari rinunciatari proposta di atto di impegno impegno definitivo di spesa parere di coerenza programmatica parere di regolarità amministrativa Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 115 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 9 SOVVENZIONI: Check list controllo richiesta anticipi Programma Operativo Asse Avviso Codice progetto (CIP) Codice Identificativo CaronteFse: CUP DDG di finanziamento Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e ufficio competente Acconto Ammontare acconto richiesto Ammontare acconto concesso Responsabile del controllo Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 ○ Primo Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. 6. La richiesta per l’erogazione dell’acconto è stata redatta sul modello predisposto dall’AdG, è stata debitamente firmata dal rappresentante legale? Sono presenti tutti i requisiti previsti per la richiesta del primo anticipo? Sono presenti tutti i requisiti previsti per la richiesta del secondo anticipo? La polizza fideiussoria (ove prevista) è presente, conforme ed è stata verificata la sua validità? È presente la richiesta di certificato antimafia, o il certificato antimafia in corso di validità (ove previsto)? È presente e regolare la fattura o documento equivalente emesso dal beneficiario? Data Versione 6 ○ Secondo SI NO NA Note Richiesta erogazione dell’acconto Convenzione o atto di adesione Avvio attività (calendario e registri) ATS (ove prevista) Progetto Esecutivo (ove previsto) Perizia giurata idoneità locali Scheda di rilevazione dello stato di attuazione del progetto Tabella Pagamenti Dichiarazione revisore contabile su 30% budget (eventuale) - Polizza fideiussoria Certificazione relativa alla validità della polizza fideiussoria - Richiesta certificato antimafia Certificato antimafia rilasciato dalla Prefettura - Fattura o documento equivalente Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 116 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 10 SOVVENZIONI: Check list controllo documentale dichiarazioni intermedie di spesa Programma Operativo Asse Avviso Codice progetto (CIP) CUP Codice Identificativo Caronte Fse: Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e ufficio competente Unità Operativa Periferica Responsabile del controllo Data controllo DDS Rif. Interno: Data DDS: Importo DDS Importo validato revisore (se presente) Importo validato UMC: POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo Verifiche amministrative/conformità 1) La dichiarazione di spesa e dei suoi allegati sono corretti - Dichiarazione di spesa e suoi allegati da un punto di vista formale? 2) la dichiarazione di spesa - DDS Cartacea cartacea è conforme a quella - DDS caricata a sistema caricata sul sistema) Verifiche finanziarie: 3) Le spese dichiarate sono pertinenti, reali, sostenute nel - Fatture quietanzate o documenti contabili periodo di ammissibilità e aventi valore probatorio equivalente giustificate da fatture - Documentazione di supporto (es. cv, ts, f24, e/c, etc.) quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente? 4) L’avanzamento finanziario è - Quadro finanziario rimodulato (comprensivo di eventuali scostamenti in linea con il ammissibili) preventivo/quadro finanziario - Elenco pagamenti FSE (confronto dei rimodulato comprensivo di totali per voce con quadro finanziario eventuali scostamenti rimodulato) ammissibili? - Documento di spesa 5) Le spese sono state sostenute in conformità alle - Documenti contabili disposizioni comunitarie, - Documento di spesa nazionali e regionali? 6) I costi imputati sul progetto sono in linea con quelli - Elenco pagamenti FSE definiti dal vademecum e - Quadro finanziario approvato dall’avviso? Versione 6 SI NO NA Note a campione Pagina 117 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di Controllo 7) I costi indiretti sono calcolati pro-rata secondo un metodo equo e corretto e debitamente giustificato? 8) I costi di ammortamento sono calcolati conformemente alla normativa fiscale vigente e si riferiscono unicamente al periodo di cofinanziamento dell’operazione? 9) Nel caso di ricorso al principio della flessibilità le spese sono in linea con le regole richieste dalla normativa prevista (FESR)? Verifiche fisiche e tecniche 10) Le attività sono state realizzate in conformità all’operazione approvata? 11) Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dalla convenzione? Data Versione 6 Documenti oggetto del controllo - Elenco pagamenti FSE Quadro finanziario approvato Prospetto di calcolo - Elenco pagamenti FSE Libro cespiti ammortizzabili (se applicabile) Prospetto di calcolo - Documenti contabili - Relazione attività Progetto esecutivo Convenzione - Convenzione Avviso Nome e qualifica del Controllore SI NO NA Note a campione Firma del controllore Pagina 118 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 11 SOVVENZIONI: Check list di controllo documentale rendiconto finale Programma Operativo Asse Avviso Codice progetto (CIP) CUP Codice Identificativo CaronteFse: DDS Rif. Interno: Data DDS: Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e Ufficio competente Unità Operativa Periferica Responsabile del controllo Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Dati finanziari Voci Importi Importo dichiarato dal beneficiario Importo validato revisore (se presente) Importo ritenuto ammissibile Importo quietanzato Importo impegnato Attuazione Attività di Controllo Verifiche amministrative/conformità 1 La richiesta di erogazione del pagamento finale, è redatta sul modello predisposto dall’AdG debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al D.P.R. 445/2000? 2 L’importo totale dei giustificativi di spesa imputati corrisponde all’importo richiesto con la domanda di rimborso? 3 L’elenco dettagliato dei documenti giustificativi di spesa è coerente con i giustificativi di spesa presentati? Versione 6 Documenti oggetto del controllo SI NO NA Note Richiesta di erogazione del pagamento finale Elenco pagamenti FSE Domanda di rimborso Elenco pagamenti FSE Domanda di rimborso Documenti contabili e di supporto Pagina 119 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di Controllo Sono presenti tutte le quietanze di pagamento? Sono presenti i documenti di supporto alla spesa quali ad es. Timesheet e prospetti di calcolo del costo orario del personale dipendente (allegato 13 vademecum)? 4 5 Le prescrizioni previste per il progetto dall’avviso sono state ottemperate? 7 Sono stati rispettati tutti gli adempimenti previsti in materia di pubblicità? Verifiche finanziarie: 8 Le spese sono avvenute nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione (convenzione), dall’avviso e dal POR(temporalità)? 6 9 10 11 12 13 14 15 16 Le spese sono, direttamente o indirettamente, imputabili all’operazione (pertinenza)? Le spesa sono state effettivamente sostenute (realità)? Le spese rendicontate dal beneficiario sono comprovate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente (giustificazione)? Sono presenti giustificativi di spesa non ancora quietanzati, in virtù di quanto previsto dal vademecum (anticipo del saldo)? (specificare in nota importo complessivo) Sono presenti e regolarmente compilati tutti registri obbligatori? Quando le spese sono state sostenute da terzi, è stata richiesta l’autorizzazione alla delega (se previsto)? L’avanzamento finanziario è in linea con il preventivo approvato o con gli scostamenti ammissibili? Le eventuali variazioni apportate al preventivo di spesa allegato alla Convenzione/Atto di adesione sono state debitamente comunicate e, ove previsto, autorizzate dalla Regione? Versione 6 Documenti oggetto del controllo Documenti di spesa Quietanze pagamento Elenco dei pagamenti FSE Estratti conto Timesheet/fogli lavoro Prospetti di calcolo del costo orario del personale dipendente Documentazione relativa alla gestione dell’operazione Progetto approvato Progetto esecutivo Procedure di selezione Elaborati Prodotti Presenza loghi obbligatori SI NO NA Note (in caso di spese non quietanzate vedi anche punto 13) Fatture e altri documenti probatori Quietanze Fatture e altri documenti probatori Documentazione relativa alla gestione dell’operazione Progetto approvato Timbro di annullamento Quietanze di pagamento Estratto conto Fatture quietanzate Documenti contabili di valore probatorio equivalente Impegni di spesa Giustificativi di spesa non quietanzati Registro didattico di presenza Registro carico scarico Registri di stage Altro Autorizzazione alla delega Preventivo Rendiconto finale Preventivo Rendiconto finale Autorizzazione variazioni preventivo Pagina 120 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 17 La documentazione per il personale interno è completa e tutti i costi sono ammissibili? - 18 La documentazione per il personale esterno è completa e tutti i costi sono ammissibili? - - 19 La documentazione per i beni di consumo è completa e tutti i costi sono ammissibili? - 20 La documentazione per incentivi e spese partecipanti è completa e tutti i costi sono ammissibili? - Versione 6 SI NO NA Note Ordine di servizio controfirmata/o per accettazione Curriculum vitae Timesheet Cedolino Prospetto di calcolo costo medio orario certificato dal datore di lavoro (allegato 13 vademecum) Registri e diario di bordo per attività non frontali Materiali prodotti/verbali riunioni/ relazioni Documentazione oneri fiscali e prospetti di calcolo Modelli F24 Quietanze Lettera d’incarico o contratto controfirmata e autorizzazione per cariche sociali e dipendenti enti pubblici Curriculum vitae Timesheet Fattura Registri Materiali prodotti Documentazione oneri fiscali e prospetti di calcolo Modelli F24 Quietanze Materiali di consumo: preventivi, ordini materiale, fatture (con indicazione progetto di riferimento), criteri di imputazione (totale o quota parte), quietanze. Attrezzature (noleggio o leasing): preventivi che documentino la convenienza del ricorso al leasing o al noleggio, contratto, fatture, listino prezzi per l’acquisto degli stessi beni, criteri di imputazione, quietanze; Attrezzature (ammortamento): Libro Cespiti (correttezza calcolo) e quote imputate al progetto Immobili: contratti, fatture, quietanze. Beni usati: dichiarazione che il bene non ha fruito di agevolazioni pubbliche Riepilogo ore presenza partecipanti Prospetti di calcolo indennità e rimborsi spese per partecipanti disoccupati Prospetto calcolo costo orario certificato dal datore di lavoro per partecipanti occupati Polizze assicurative Quietanze Pagina 121 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 21 I costi imputati sul progetto sono in linea con quelli definiti dal vademecum e dall’avviso? 22 Nel caso di rendicontazione dell’IVA sulle spese sostenute, è stata verificata la riconoscibilità e che non sia stata recuperata in alcuna forma? 23 I costi sono stati correttamente imputati per le macro-categorie di spesa? 24 Tutte le spese sono state sostenute in conformità alle disposizioni regionali, nazionali e comunitarie? 25 Le procedure per la selezione degli allievi sono avvenute nel rispetto della trasparenza e della pubblicità? 26 Nel caso in cui si sia fatto ricorso alla regola della flessibilità le spese sono in linea con le regole richieste dal Reg. 1080/2006 e Reg. 1083/2006? Verifiche fisiche e tecniche 27 È stata presentata la relazione finale delle attività? Data - Rendiconto Documenti di spesa Versione 6 Nome e qualifica del Controllore NA Note Registro IVA Documentazione a supporto Autocertificazione legale rappresentante Rendiconto 29 Le attività sono state realizzate in conformità all’operazione approvata? 30 Le giornate erogate/realizzate sono in linea con quelle previste (se previste)? 31 La popolazione destinataria è stata correttamente raggiunta dai servizi, formativi e non formativi? 32 È stata assicurata una sana gestione finanziaria, con una particolare attenzione all’efficacia, intesa come output o raggiungimento degli obiettivi? - NO Vademecum Piano economico rimodulato Rendiconto Avviso - 28 Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dalla convenzione/atto di adesione? - SI Bandi Verbali Graduatorie Reg. 1080/2006 Reg. 1083/2006 art 34 Rendiconto Relazione finale delle attività Convenzione Atto di adesione Relazione attività Eventuale richiesta ed autorizzazione proroghe Relazione attività Progetto approvato Convenzione Relazione attività Progetto/Preventivo Relazione attività Progetto Rendiconto Relazione finale Output Firma del controllore Pagina 122 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 12 SOVVENZIONI: Nota di revisione Nota di revisione n._________________________ N. progetto (CIP) Titolo Cup Ente beneficiario Natura giuridica Sede legale Finanziamento € Cir (codice identificativo regionale) Vista la normativa in materia di rendicontazione; Visto il preventivo del Progetto sopra indicato approvato dall'Amministrazione; Visto l'Elenco dei pagamenti FSE; Vista l'Attestazione del Revisore Legale sulla Dichiarazione di spesa Finale (se prevista); Visto il consuntivo con allegata documentazione probatoria delle spese effettuate dall'Ente Beneficiario; Visto il DDG n. _______ del _____________ con il quale è stato approvato per lo stesso Progetto un costo totale di € _____________ ; Si è provveduto ad effettuare la seguente verifica contabile. DATI SUL CORSO Data inizio progettuale Data termine progettuale attività DURATA AZIONI PREVISTO Azione ore EFFETTUATO destinatari Azione Azione A Azione A Azione B Azione B Azione C Azione C Azione D Azione D Azione E Azione E Azione F Azione F TOTALE TOTALE ore destinatari ALLIEVI Allievi iscritti alla selezione Allievi partecipanti alla selezione Allievi avviati ad inizio corso Allievi frequentanti ad inizio corso Allievi frequentanti a fine corso Allievi ammessi all’esame Allievi esaminati Allievi idonei Versione 6 Pagina 123 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Conto economico a consuntivo Codice B1.1 B1.2 B1.3 B1.4 B1.5 B1.6 B1.7 B1.8 B1.9 B1.10 B1.11 Costi di realizzazione Progettazione interna (dipendenti e collaboratori) Progettazione esterna Elaborazione testi didattici e dispense Selezione partecipanti Pubblicizzazione e promozione del progetto Studi/indagini/analisi preliminari Spese per la costituzione di ATI/ATS IVA non recuperabile della categoria Altri oneri tributari, previdenziali e assistenziali accessori Materiali FAD Formazione personale docente TOTALE codice costi di realizzazione B2.1 B2.2 B2.3 B2.4 B2.5 B2.6 B2.7 B2.8 B2.9 B2.10 B2.11 B2.12 B2.13 B2.14 B2.15 B2.16 B2.17 B2.18 B2.19 B2.20 B2.21 B2.22 B2.23 B2.24 B2.25 B2.26 Docenza interna (dipendenti e collaboratori) Docenza esterna Docenza di supporto/codocenza (dipendenti e collaboratori) Docenza di supporto/codocenza esterna Tutoraggio interno (dipendenti e collaboratori) Tutoraggio esterno Orientamento interno (dipendenti e collaboratori) Orientamento esterno Attività di sostegno all'utenza interna (dipendenti e collaboratori) Attività di sostegno all'utenza esterna Attività di consulenza qualificata (interventi di sistema) Indennità di frequenza Servizi di supporto all'utenza (vitto, alloggio, trasporto) Viaggi di studio dei partecipanti Viaggi e trasferte personale non amministrativo Assicurazioni per i partecipanti Assicurazioni per gli operatori Materiali di consumo/materiali didattici Commissione d'esame Locali: locazioni e utenze Immobili: manutenzione ordinarie Attrezzature: noleggi e leasing Attrezzature: manutenzioni ordinarie Attrezzature: ammortamenti IVA non recuperabile della categoria Altri oneri tributari, previdenziali e assistenziali accessori TOTALE codice costi di diffusione B3.1 B3.2 B3.3 B3.4 B3.5 B3.6 B3.7 B3.8 B3.9 Elaborazione report e studi Produzione materiali di diffusione (pubblicazioni finali e pubblicità) Incontri e seminari Locali: locazioni e utenze Attrezzature: noleggi e leasing Altri servizi di supporto (allestimenti, interpretariato ecc.) Materiali di consumo IVA non recuperabile della categoria Altri oneri tributari, previdenziali e assistenziali accessori TOTALE Codice B4.1 B4.2 B4.3 B4.4 B4.5 B4.6 B4.7 Costi di direzione e controllo interno Direzione progetto Coordinamento Attività amministrativa interna (dipendenti e collaboratori) Costi di monitoraggio fisico e finanziario interno (dipendenti e collaboratori) Costi di monitoraggio fisico e finanziario (esterno) Garanzie fideiussorie IVA non recuperabile della categoria Versione 6 Approvato € Pagato - € approvato € Pagato - € approvato € - Approvato CONSUNTIVATO Impegnato* Totale € € € € € € € € € € € - € € - consuntivato Impegnato Totale € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € - € - € - Pagato € € - € CONSUNTIVATO Impegnato Totale € € € - - € - - - Pagato € Totale € € € € € € € € € € € € - Totale € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € - AMMESSO Impegnato Pagato € € ammesso Impegnato Pagato CONSUNTIVATO Impegnato Totale € € € € € € € € € - € - € - Pagato AMMESSO Impegnato Pagato - AMMESSO Impegnato Totale € € € € € € € € € € - Totale € € € - € - € - € € € - € € € - Pagina 124 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Codice B4.8 B4.9 B4.10 Costi di direzione e controllo interno Altri oneri tributari, previdenziali e assistenziali accessori Valutazione finale dell'operazione Verifica revisore TOTALE Codice C1.1 C1.2 C1.3 C1.4 C1.5 C1.6 C1.7 C1.8 C1.9 C1.10 C1.11 C1.12 C1.13 C1.14 C1.15 Costi indiretti documentati Spese postali, telefoniche e valori bollati Forniture per ufficio Consulenze specialistiche Pubblicità indiretta Locali: locazioni e utenze Servizi ausiliari Assicurazioni (immobili, attrezzature, RC) Attrezzature: noleggi e leasing Attrezzature: ammortamenti Attrezzature: manutenzione ordinaria Immobili: ammortamenti Immobili: manutenzione ordinaria IVA non recuperabile della categoria Altri oneri tributari, previdenziali e assistenziali accessori Spese di segreteria TOTALE Codice C2.1 Costi indiretti su base forfetaria Costi indiretti su base forfetaria TOTALE Versione 6 Approvato € Pagato - € approvato € - Approvato € - CONSUNTIVATO Impegnato Totale € € € - € € - AMMESSO Impegnato Pagato € - € CONSUNTIVATO Impegnato Totale € € € € € € € € € € € € € € € - € € - € Pagato CONSUNTIVATO Impegnato Totale Pagato € - Pagato € - € - € AMMESSO Impegnato Pagato € - - - € - Totale € € € € - Totale € € € € € € € € € € € € € € € € - AMMESSO Impegnato Totale € € - Pagina 125 - Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Risultanze della verifica N. Progetto (CIP) Titolo CUP IMPORTI IMPORTI Importo approvato € - Importo a consuntivo € - Importo ammesso pagato € - Importo ammesso non pagato € - Totale importo ammesso € - Importo non ammesso € - L'attività di rendicontazione si è svolta nei giorni _________________ (allegare verbale giornaliero) PER PRESA VISIONE Il Rappresentante Legale dell'Ente Gestore o suo Delegato _________________________________________________ IL FUNZIONARIO INCARICATO VISTO: IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO ________________________ ___________________________ Note Verifica avviata il Presso Conclusa il A RICEZIONE DEL MANDATO A SALDO F.S.E, L'ENTE GESTORE DOVRA' PRODURRE, NEL TERMINE DI GIORNI 30, I DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI IN ORIGINALE, RIGUARDANTI LE SPESE RICONOSCIUTE, RELATIVI A PAGAMENTI NON ANCORA EFFETTUATI PER PRESA VISIONE E CONCORDANZA Il Rappresentante Legale dell'Ente Gestore o suo Delegato ____________________________________________________ IL FUNZIONARIO INCARICATO VISTO: IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO ________________________ ___________________________ Versione 6 Pagina 126 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 13 SOVVENZIONI: Check list di controllo pagamento saldo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Programma Operativo Asse Avviso Codice operazione (CIP) CUP DDG di approvazione Titolo operazione Beneficiario CPG e ufficio competente Responsabile del controllo 1. Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo E’ presente e conforme la check list di - check list di controllo controllo documentale rendiconto finale e la documentale rendiconto finale nota di revisione? la nota di revisione Si NO Note Dati finanziari: TOTALE Importo finanziato Importo rendicontato dal beneficiario Importo ammesso di cui: (A) - Importo impegnato - Importo pagato I Acconto erogato (B) II Acconto erogato (C) Importo da erogare a saldo (Saldo = A-B-C) Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 127 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 14 SOVVENZIONI: Check list di controllo quietanze di pagamento Programma Operativo Asse Avviso Codice progetto (CIP) CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e Ufficio competente Unità Operativa Periferica Responsabile del controllo Data rendicontazione finale Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Dati finanziari IMPORTI TOTALE Importo beneficiario impegnato e riconosciuto in sede di rendicontazione Importo quietanzato ritenuto ammissibile 1. Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo I giustificativi di spesa non quietanzati - Elenco giustificativi di spesa all’atto della verifica della rendicontazione - Elenco quietanza - Estratto conto bancario finale sono stati tutti quietanzati? Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Si NO Note Firma del controllore Pagina 128 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 15 SOVVENZIONI: Check list di controllo ispettivo in itinere Programma Operativo Asse Codice operazione (CIP) CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell'operazione CPG e ufficio competente UOP competente Responsabile del controllo Data controllo OGGETTO DEL CONTROLLO ATTIVITA' DI CONTROLLO - E' stato verificato il rispetto del contenuto del progetto presentato e approvato, nonché delle eventuali varianti, e della tempistica di attuazione? - E' stata verificata l'esistenza del beneficiario/soggetto attuatore e della sua operatività mediante riscontro degli uffici, del personale coinvolto nelle attività, dello svolgimento del corso di formazione? E' stata verificata l'esistenza delle aule/locali destinati all'attività formativa e della presenza di documentazione attestante l'idoneità? E' stato verificato che lo svolgimento del corso sia avvenuto nelle aule comunicate dall'Ente formatore? E' stata verificata la documentazione attestante l'avvenuta pubblicizzazione del corso ai potenziali utenti, secondo le modalità previste dalle vigenti normative comunitarie, nazionali, regionali ed eventuali specifiche indicazioni previste dai dispositivi di attuazione? Sono state verificate le procedure attuate per la selezione delle domande di partecipazione pervenute e per l'esecuzione dell'attività formativa? E' stata verificata la corrispondenza tra quanto previsto nel calendario didattico e le evidenze riscontrabili in aula nel corso della visita? Versione 6 SI NO NA NOTE Progetto Formativo e Piano Finanziato approvato Comunicazione per eventuale rimodulazione del Piano Finanziario Calendario del modulo formativo Nota Avvio Attività Eventuale richiesta di proroga delle attività Polizza assicurativa degli allievi - Sede corsuale Personale presente - Aule in cui si svolge il corso di formazione Perizia giurata resa da tecnico professionista - Attività formativa in corso di svolgimento - Materiale pubblicitario e informativo - Bando di selezione allievi Verbale di selezione allievi Numero partecipanti allievi Regolamento d'aula - Calendario didattico Registro delle presenze Pagina 129 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 OGGETTO DEL CONTROLLO ATTIVITA' DI CONTROLLO E' stata verificata la corrispondenza tra quanto comunicato dal beneficiario/soggetto attuatore e quanto riscontrabile in aula nel corso della visita relativamente a: docenti, allievi e tutor? E' stata verificata la sussistenza dei registri e la loro corretta compilazione e tenuta? E' stata verificata la corrispondenza tra quanto indicato nel registro e le evidenze riscontrabili in aula nel corso della visita (allievi, docenti, tutor ed eventuale altro personale presenti alla lezione in corso di svolgimento)? E' stata verificata la presenza di eventuale materiale didattico e/o di attrezzature di uso individuale o collettivo e la loro conformità rispetto al contenuto della lezione? E' stata verificata la corrispondenza dello stage con quanto stabilito nel progetto formativo e nella convenzione di stage? E' stata verificata l'apposizione sui materiali utilizzati per la pubblicizzazione nonché sui materiali prodotti nell'ambito delle operazioni oggetto del finanziamento dei loghi e delle altre informazioni prescritte dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale? - Calendario didattico Registro delle presenze - Registro delle presenze SI NO NA NOTE a campione - Registro delle presenze - Registro materiale didattico Materiale didattico Attrezzature individuali e collettive Laboratori didattici - Convenzione di stage Registro di stage Assicurazione stage - Materiali utilizzati per la pubblicizzazione dell'operazione Altri materiali prodotti nell'ambito dell'operazione - Note e osservazioni Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Nome e Funzione del Responsabile/Incaricato del beneficiario Firma del Responsabile/Incaricato del beneficiario Pagina 130 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 16 SOVVENZIONI: Check list di controllo amministrativo in loco Programma Operativo Asse Codice operazione (CIP CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e Ufficio competente UOP competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Dati finanziari IMPORTI 1 2 3 4 TOTALE DDS Riferimento Interno Data DDS Importo DDS Importo validato dal revisore (se presente) Importo validato dall’UMC Spesa ritenuta ammissibile dal controllo Spesa ritenuta non ammissibile dal controllo Attività di Controllo E’ stata verificata l'esistenza del beneficiario e la sua operatività mediante riscontro degli uffici, del personale amministrativo e formativo? I requisiti soggettivi dell'ente formatore sono ammissibili in base alla normativa di riferimento, al PO, all’avviso, al progetto e alla convenzione/atto di adesione, e c’è corrispondenza dell'oggetto sociale rispetto all'attività svolta? È presente presso il beneficiario la e documentazione di spesa in originale e c’è corrispondenza con le copie inviate al momento della dichiarazione di spesa? Versione 6 Documenti oggetto del controllo SI NO NA Note - Sede legale e operativa - Personale presente - L. 845/78 (Legge-quadro in materia di formazione professionale) - Atto costitutivo - Statuto - Libro soci - Progetto formativo - Convenzione/Atto di adesione - Accreditamento - Fatture o documenti aventi valore probatorio equivalente - Polizze assicurative - Quietanzate - Buste paga - Giustificativi di pagamento Pagina 131 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Sui documenti giustificativi di spesa e di pagamento in originale è riportata l’indicazione del cofinanziamento dell'operazione a valere sul Programma Operativo FSE (CUP)? Le spese dichiarate sono pertinenti, reali, sostenute nel periodo di ammissibilità e giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente? Le spese sono state sostenute in conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali? I costi imputati sul progetto sono in linea con quelli definiti dal vademecum e dall’avviso e dal progetto approvato? I costi indiretti sono calcolati pro-rata secondo un metodo equo e corretto e debitamente giustificato? I costi di ammortamento sono calcolati conformemente alla normativa fiscale vigente e si riferiscono unicamente al periodo di cofinanziamento dell’operazione? I contratti stipulati (docenti, tutors, personale amministrativo, eventuali fornitori di beni e servizi) sono regolari e vi è corrispondenza con quanto previsto dalla normativa di riferimento, dal PO, dall'avviso, dal progetto e dalla convenzione/atto di adesione? Sono stati rispettati gli obblighi di pubblicità del corso per i potenziali allievi? La modalità di selezione degli allievi è avvenuta in conformità con la normativa vigente (verbali di selezione e graduatorie)? Il programma del corso (moduli formativi e calendario didattico) e corrisponde nel suo contenuto con il progetto formativo approvato? E’ stato redatto un regolamento del corso ed è stato debitamente sottoscrizione da parte frequentare degli allievi? E’ stata verificata la presenze dei docenti, tutors e allievi per ogni modulo e lezione o stage attraverso la corrispondenza tra le risultanze dei registri ed il prospetto riepilogativo delle presenze? Per le attività di stage sono presenti gli accordi con i partner e vi è corrispondenza con quanto previsto dalla normativa di riferimento, dal PO, dall'avviso, dal progetto e dalla convenzione/atto di adesione? Versione 6 SI NO NA Note - Fatture o documenti aventi valore probatorio equivalente - Fatture o documenti aventi valore probatorio equivalente - Quietanze - Documentazione di supporto (es. CV, TS, F24, E/C, etc.) - Documenti contabili - Documento di spesa - Elenco pagamenti FSE - Quadro finanziario approvato - Elenco pagamenti FSE Quadro finanziario approvato Prospetto di calcolo - Elenco pagamenti FSE Libro cespiti ammortizzabili (se applicabile) Prospetto di calcolo - - Contratti - Comunicazioni obbligatorie agli uffici previdenziali e assistenziali - Bandi/Pubblicazioni su siti internet, giornali, manifesti, ecc. - Loghi obbligatori - Bandi - Verbali di selezione e graduatorie - Moduli formativi e calendario didattico - Registri di didattico - Progetto formativo - Regolamento del corso - Registri didattico - Registro di stage - Prospetto riepilogativo presenze A campione - Accordi con i partner per lo stage Pagina 132 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Sono stati verificati i requisiti di ammissibilità agli esami (prospetto riepilogativo presenze), delle prove di esame finale (verbale di esame) e del rilascio titoli? E’ stata verificata presso il Beneficiario l’esistenza di un sistema di contabilità separata contenente la registrazione delle entrate e delle uscite relative al progetto approvato? E’ stata verificata la corretta registrazione dei documenti di spesa nei libri contabili obbligatori del Beneficiario? E’ stata rispettata la normativa sull’informazione e pubblicità? Nel caso di controllo effettuato presso la sede didattica e con un corso in fase di svolgimento NA Note - Sistema contabile del Beneficiario - Documentazione di contabilità ufficiale - Libri IVA - Libro giornale - Loghi obbligatori - dispense e materiale con rilevanza esterna? - Aule - Copertura assicurativa per infortuni e resp. civile nei confronti dei partecipanti - Perizia giurata - Accreditamento aule È stata verificala la corrispondenza del modulo formativo in corso di svolgimento con quanto previsto dal calendario didattico (se in corso)? È stata verificata la sussistenza dei registri di presenza debitamente compilati e firmati e la corrispondenza tra quanto previsto dai calendari, quanto indicato nel registro e quanto risulta in aula al momento del controllo? E’ stata verificata la presenza del materiale didattico e la sua conformità rispetto al contenuto della lezione (se in corso)? - Modulo formativo in corso di svolgimento (da registro di classe) - Calendario didattico Versione 6 NO - Prospetto riepilogativo presenze - Verbale di esame - Attestati E’ stata verificata la presenza delle aule, la conformità alla normativa in materia di sicurezza e la corrispondenza con le aule comunicate dal Beneficiario? Data SI - Progetto approvato Calendari Registri di didattici Docenti, tutors, allievi presenti lezioni in corso di svolgimento - Materiale didattico - Registri/fogli consegna materiale didattico Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 133 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 17 SOVVENZIONI: Verbale controllo amministrativo in loco Programma Operativo Regionale Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Programma Operativo Asse Codice operazione (CIP) CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e ufficio competente UOP competente Stato dell’operazione (in corso o concluso) Il giorno____________________, alle ore________________, presso la sede indirizzo_____________________________________________________________________, il/la sottoscritti __________________________________________________________, per l’UMC del Dipartimento ________________ per il POR FSE Sicilia 2007/2013, ai sensi dell’articolo 60 del regolamento CE 1083/2006, hanno svolto un controllo sul progetto sopra indicato. La spesa ammissibile controllata ammonta a _____________________ euro. Nell’ambito del controllo sono state effettuate le verifiche previste nell’allegata check list (da allegare al presente verbale). Nel corso dell’ispezione è stata prelevata copia dei seguenti documenti (allegato del presente verbale): Dalle prime verifiche effettuate, sono emerse le seguenti criticità: Note: Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Nome e qualifica del Responsabile/Incaricato del beneficiario Firma del Responsabile/Incaricato del beneficiario Pagina 134 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 18 SOVVENZIONI: Rapporto di controllo in loco Programma Operativo Programma Operativo Regionale Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Asse Codice operazione (CIP) CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione CPG e ufficio competente UOP competente Stato dell’operazione Il giorno ______________ presso la sede ____________________, i controllori incaricati ______________________________per l’UMC del Dipartimento _______________________________________________ per il POR FSE Sicilia 2007/2013, ai sensi dell’articolo 60 del regolamento CE 1083/2006, hanno svolto un controllo sul progetto sopra indicato. Il controllo ha esito _________________ (positivo, parzialmente positivo, negativo). Nel corso del controllo sono emerse le seguenti criticità. Riepilogo delle voci di spesa con impatto finanziario potenziale: DDS di riferimento VOCE DI SPESA IMPATTO FINANZIARIO POTENZIALE Si invita l’ente in oggetto a: o o trasmettere eventuali controdeduzioni entro e non oltre 20 giorni dalla data di notifica del presente rapporto, fornendo tutta la documentazione necessaria per il supporto delle argomentazioni fornite; recarsi il giorno ______ alle ore ________presso ___________________, per fornire eventuali controdeduzioni e mostrare tutta la documentazione necessaria a supportare le argomentazioni fornite. Qualora codesto Ente non fornisca controdeduzioni entro il suddetto termine, ovvero non si presenti alla data prestabilita gli impatti finanziari comunicati saranno ritenuti definitivi e pertanto si procederà al recupero delle somme interessate. Data Versione 6 Firma del Dirigente del Servizio competente Pagina 135 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 19 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list pagamento acconto Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione) Data controllo Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Dati finanziari IMPORTI TOTALE Acconto richiesto dal beneficiario Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato del SRMC Versione 6 Pagina 136 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 A) Procedura di affidamento diretto ai sensi dell’articolo 125, comma 11, D.lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 e s.m.i. (come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No 1) E’ stato assunto il decreto di approvazione della procedura di affidamento? Decreto approvazione procedura di affidamento 2) E’ stato nominato il responsabile del procedimento? Atto di nomina responsabile procedimento 3) La procedura di selezione delle operazioni utilizzata è corretta e conforme alla normativa di riferimento (Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i)? Decreto o determina a contrarre Acquisizione informale preventivi 4) Sono state condotte indagini di mercato per verificare la congruità del prezzo stabilito? Acquisizione informale preventivi 5) Sono stati applicati correttamente i criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o dall’eventuale regolamento regionale per l’affidamento diretto di beni e servizi in economia? Criteri di selezione scelti 6) E’ adeguata la modalità di ricezione e registrazione delle domande di partecipazione? Domande ricevute (protocollo, timbri, ecc.) 7) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale previsti dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006, come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.? Richiesta attestazione requisiti Verifica controlli 8) E’ stata effettuata l’aggiudicazione definitiva? Decreto di aggiudicazione definitiva 9) E’ stato comunicato il provvedimento di aggiudicazione definitiva a tutti i concorrenti che hanno presentato il preventivo richiesto? Comunicazioni 10) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per la stipula del contratto? Versione 6 DURC Antimafia Certificati camerali Garanzie contrattuali Pagina 137 Note Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No 11) Gli eventuali ricorsi sono stati adeguatamente gestiti? Ricorsi Predisposizione rapporti informativi trasmessi all’Avvocatura Distrettuale dello Stato ed eventuale adozione di provvedimenti in autotutela. 12) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti? Contratto Decreto di registrazione della Corte dei Conti Decreto di approvazione del contratto del RuP 13) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate ai capitoli di bilancio Proposta di atto di impegno Impegno definitivo di spesa Parere di coerenza programmatica Parere di regolarità amministrativa Note Controllo SRMC Si No Note B) Procedura negoziata in economia ai sensi dell’articolo 125, comma 9 e ss., D.lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 e s.m.i. (Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 1) E’ stato assunto il decreto di approvazione del bando di gara? Decreto di approvazione del bando di gara 2) Esiste una valutazione di massima sulla congruità dell’importo messo a bando? Prospetto verifica congruità 3) E’ stato nominato il responsabile del procedimento? Atto di nomina responsabile procedimento 4) Sono stati approvati gli atti della procedura? Lettera d’invito (se del caso, capitolato d’oneri e schema del contratto). 5) La procedura di selezione delle operazioni utilizzata è corretta e conforme alla normativa di riferimento (Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)? Versione 6 No Note Tipologia di procedura utilizzata Pagina 138 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 6) Sono stati rispettati i criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o dall’eventuale regolamento regionale per l’affidamento diretto di beni e servizi in economia? Lettera di invito a presentare offerte 8) Sono rispettate le priorità trasversali (Ambiente, pari opportunità)? Lettera d’invito (se del caso, capitolato d’oneri) Domande ricevute (protocollo, timbri, ecc.) 10) Sono stati applicati correttamente i criteri di selezione? Lettera d’invito (se del caso, capitolato d’oneri) Verbali di gara. 11) E’ stato effettuato il controllo a campione, previo sorteggio pubblico, sul possesso dei requisiti di capacità dichiarati (facoltativo)? Verbale di gara apertura busta contenente la documentazione amministrativa; Verifica controlli 12) Sono state valutate le offerte secondo il metodo ed i criteri stabiliti nella Lettera di invito a presentare offerte (e, se del caso, nel Capitolato d’oneri) Lettera d’invito (se del caso, capitolato d’oneri) Verbali di gara relativi alla valutazione offerte 13) E’ stata regolarmente disposta l'aggiudicazione provvisoria e la redazione dei verbali delle operazioni di gara? Verbale di aggiudicazione provvisoria Verbali di gara 14) Sono stati verificati i requisiti di capacità dichiarati dal concorrente provvisoriamente aggiudicatario e dal secondo in graduatoria? (facoltativo per il secondo in graduatoria) Richiesta attestazione requisiti Verifica controlli 15) E’ stata effettuata l’aggiudicazione definitiva? Decreto di aggiudicazione definitiva 16) E’ stato comunicato il provvedimento di aggiudicazione definitiva a tutti i concorrenti? Comunicazioni Versione 6 Note Criteri di selezione scelti 7) E’ stato rispettato il numero minimo di operatori economici invitati a presentare le offerte? 9) E’ adeguata la modalità di ricezione e registrazione delle domande di partecipazione? No Pagina 139 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 17) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per la stipula del contratto? 18) Gli eventuali ricorsi sono stati adeguatamente gestiti? 19) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti? 20) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate ai capitoli di bilancio C) No Note Controllo SRMC Si No Note DURC Antimafia Certificati camerali Garanzie contrattuali Ricorsi rapporti informativi trasmessi all’Avvocatura Distrettuale dello Stato ed eventuale adozione di provvedimenti in autotutela. Contratto Decreto di registrazione della Corte dei Conti Decreto di approvazione del contratto del RuP Proposta di atto di impegno Impegno definitivo di spesa Parere di coerenza programmatica Parere di regolarità amministrativa Procedura aperta per appalti pubblici sopra soglia comunitaria - Verifica della procedura di affidamento Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No 1) E’ stato assunto il decreto di approvazione del bando di gara? Decreto di approvazione del bando di gara 2) Esiste una valutazione di massima sulla congruità dell’importo messo a bando? Prospetto verifica congruità 3) E’ stato nominato il responsabile del procedimento? Atto di nomina responsabile procedimento 4) Sono stati approvati gli atti della procedura? Decreto o determina a contrarre, bando, disciplinare e capitolato tecnico (se del caso, lo schema del contratto e la modulistica per partecipare alla gara). Versione 6 Pagina 140 Note Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No 5) La procedura di selezione delle operazioni utilizzata è corretta e conforme alla normativa di riferimento? Bando, disciplinare e capitolato tecnico Legge regionale n. 12/2011 6) Sono stati rispettati i criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza? Bando Criteri di selezione fissati dal comitato di sorveglianza 7) E’ stata rispettata la normativa in materia di pubblicità? GUUE, GURI e GURS Quotidiani Sito web 8) Sono rispettate le priorità trasversali (Ambiente, pari opportunità)? Bando 9) Sono stati rispettati i termini minimi stabiliti fra la data di invio del bando ed il termine ultimo previsto per la presentazione delle offerte? Bando 10) E’ adeguata la modalità di ricezione e registrazione delle domande di partecipazione? Bando Domande ricevute (protocollo, timbri, ecc.) 11) Sono stati applicati correttamente i criteri di selezione? Bando, Disciplinare e Capitolato Tecnico Verbali di gara. 12) E’ stato effettuato il controllo a campione, previo sorteggio pubblico, sul possesso dei requisiti di capacità dichiarati (e provvedimenti conseguenti)? Verbale di gara apertura busta contenente la documentazione amministrativa; Verifica controlli 13) Sono state valutate le offerte secondo il metodo ed i criteri stabiliti nel bando, nel capitolato e nel disciplinare di gara? Bando Capitolato Disciplinare di gara Verbali di gara di valutazione delle offerte. 14) E’ stata effettuata la verifica delle offerte anomale? Verbale verifica offerte anomale 15) E’ stata regolarmente disposta l'aggiudicazione provvisoria e la redazione dei verbali delle operazioni di gara? Verbale di aggiudicazione provvisoria Verbali di gara 16) Sono stati verificati i requisiti di capacità dichiarati dal concorrente provvisoriamente aggiudicatario e dal secondo in graduatoria? Versione 6 Richiesta attestazione requisiti Verifica controlli Pagina 141 Note Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No 17) E’ stata effettuata l’aggiudicazione definitiva? Decreto di aggiudicazione definitiva 18) E’ stato comunicato il provvedimento di aggiudicazione definitiva a tutti i concorrenti? Comunicazioni GUUE, GURI e GURS Pubblicazioni quotidiani Sito Web 19) Gli eventuali ricorsi sono stati adeguatamente gestiti? Ricorsi Predisposizione rapporti informativi trasmessi all’Avvocatura Distrettuale dello Stato ed eventuale adozione di provvedimenti in autotutela. 20) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per la stipula del contratto? DURC Antimafia Certificati camerali Garanzie contrattuali 21) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti? Contratto Decreto di registrazione della Corte dei Conti Decreto di approvazione del contratto ed impegno di spesa 22) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate ai capitoli di bilancio? Proposta di atto di impegno Impegno definitivo di spesa Parere di coerenza programmatica Parere di regolarità amministrativa Note Controllo SRMC Si No Note Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure) Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si No 1. 2. 3. Il bando prevede la possibilità di erogare anticipazioni al soggetto aggiudicatario? Il contratto prevede l’anticipazione in conformità a quanto indicato dal bando di gara? Verifica della correttezza formale della domanda: la richiesta di erogazione dell’acconto, è completa e debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000? Versione 6 • Bando di gara • • Bando di gara Contratto • richiesta di erogazione del pagamento intermedio convenzione/bando • Pagina 142 Note Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si No • • • • Verifica presenza e validità certificato antimafia, ove previsto E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. 136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei flussi finanziari (conto corrente dedicato)? 8. E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)? 9. Verifica presenza e conformità fattura 10. E’ stata acquisita la certificazione rilasciata dal CAF o da professionisti autorizzati attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ? (da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012) • • • • Convenzione/contratto Bando Polizza fideiussoria/assicurativa Certificazione relativa alla veridicità rilasciata dalla compagnia di assicurazioni Certificato antimafia Fattura Contratto/dichiarazione Coordinate bancarie - DURC • Fattura • Certificazione CAF o professionisti autorizzati; Autodichiarazione 11. E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal RUP che autorizza il pagamento? • 4. Verifica della presenza di tutti i requisiti previsti per la richiesta dell’acconto 5. Verifica della presenza e conformità della polizza fideiussoria/assicurativa che garantisca la copertura dell’importo anticipato (iva inclusa) 6. 7. • Note Certificato di autorizzazione del pagamento Data Nome del controllore del servizio competente alla gestione dell’appalto Firma del controllore Data Nome del responsabile del SRMC Firma del controllore Versione 6 Pagina 143 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 20 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo per il pagamento dei SAL Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione) Data controllo Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Dati finanziari TOTALE Acconto erogato al beneficiario Importo dichiarato dal beneficiario (SAL) Importo riconosciuto ammissibile dall’incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto Importo riconosciuto ammissibile dall’incaricato dal SRMC Versione 6 Pagina 144 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure) Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si 1. E’ stata acquisita copia della check list relativa all’erogazione degli acconti? • Check list 2. Il SAL è stato debitamente trasmesso e, firmato dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000 e corredato dalla relazione tecnica e dagli elaborati previsti? Il certificato antimafia, ove previsto, è presente ed in corso di validità? E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. 136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei flussi finanziari? E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)? La fattura o il titolo di spesa equipollente presente e conforme? Sono presenti tutti i documenti di supporto alla spesa richiesti dal contratto? Sono stati ottemperate tutte le prescrizioni previste per il progetto dal bando • • • Richiesta di erogazione del pagamento intermedio Convenzione/bando Relazione tecnica • Certificato antimafia • • Fattura Contratto/dichiarazione Coordinate bancarie - DURC • Fattura o titolo di spesa equipollente • • Contratto Documenti di spesa • Bando/ Convenzione L’operazione è conforme al progetto approvato? • • Progetto Bando/Convenzione 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. E’ stata acquisita la certificazione attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ? 11. E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal Versione 6 No Note N.B. nel caso in cui non sia stato erogato alcuna anticipazione è necessario la verifica della procedura di affidamento, utilizzando l’apposita check list da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012) • • Certificazione rilasciata dal CAF o da professionisti autorizzati; Autodichiarazione • Certificato di autorizzazione del Pagina 145 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si RUP che autorizza il pagamento? Verifiche finanziarie 12. Le spese sono avvenute nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione (contratto), e dal POR e sono, direttamente imputabili all’operazione? 13. Le fatture sono corretta e in linea con gli adempimenti fiscali previsti? 14. In caso di subappalto, è stata richiesta l’autorizzazione? 15. L’avanzamento finanziario è in linea con il budget approvato? 16. L’avanzamento delle attività in termini di giornate uomo erogate è congruo rispetto alle linee di attività previste dal bando? 17. Legittimità della spesa: la spesa è stata sostenuta in conformità alle disposizioni comunitarie e nazionali? Verifiche tecnico fisiche 18. Le attività sono state realizzate in conformità all’operazione approvata? 19. Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dal contratto? Data Data Versione 6 No Note Controllo SRMC Si No pagamento • • • Fatture e altri documenti probatori Contratto POR • Fatture • • Autorizzazione alla delega Progetto approvato • • Contratto SAL • Convenzione/Bando • • • • Reg. 1083/2006 Reg. 1081/2006 DPR 196/2008 POR e Vademecum • • • • • Relazione attività Progetto approvato Contratto Contratto Relazione Nome del Controllore del servizio competente alla gestione dell’appalto Firma del controllore Nome del responsabile del SRMC Firma del controllore Pagina 146 Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 21 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento del saldo Programma Operativo Programma Operativo Regionale Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione) Data controllo Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo Dati finanziari TOTALE Importo dichiarato dal beneficiario Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato del SRMC Versione 6 Pagina 147 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si Verifiche amministrative/conformità 1) Sono presenti le check list relative alle anticipazioni, se previste, e ai SAL intermedi? 2) Il SAL finale è stato debitamente trasmesso e firmato dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000 e corredato dalla relazione tecnica finale e dagli elaborati previsti? 3) Le spese imputate sono in linea con l’importo richiesto e con lo stato di avanzamento finale? 4) Sono state ottemperate tutte le prescrizioni previste per il progetto dal bando? 5) La realizzazione dell’operazione è conforme al progetto approvato? Verifiche finanziarie: 6) Verifica della temporalità e della pertinenza della spesa: le spese sono avvenute nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione (contratto), e dal POR e sono, direttamente imputabili all’operazione? 7) La fattura o altro documento equipollente è corretta e in linea con gli adempimenti fiscali previsti? • Check list • Richiesta di erogazione del pagamento finale • SAL • Bando/Convenzione • • Progetto Bando/Convenzione • • • Fatture e altri documenti probatori Contratto POR • Fatture • Autorizzazione alla delega Progetto approvato Contratto SAL Reg. 1083/2006 Reg. 1081/2006 DPR 196/2008 POR Vademecum 8) In caso di delega, è stata richiesta l’autorizzazione? • 9) L’avanzamento finanziario è in linea con il budget • • approvato? • 10) La spesa è stata sostenuta in conformità alle • • disposizioni comunitarie e nazionali? • • Verifiche fisiche e tecniche 11) Le attività sono state realizzate in conformità • • all’operazione approvata? • Versione 6 No Note Relazione attività Progetto approvato Contratto Pagina 148 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si 12) Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dal contratto? 13) Sono stati raggiunti gli obiettivi previsti dall’operazione? 14) E’ stata acquisita la certificazione rilasciata dal CAF o da professionisti autorizzati attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate? (da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012) 15) E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal RUP che autorizza il pagamento? • • Contratto Relazione • Certificazione CAF o professionisti autorizzati; Autodichiarazione • • No Note Controllo SRMC Si No Certificato di autorizzazione del pagamento Data Nome del Controllore del servizio competente alla gestione dell’appalto Firma del controllore Data Nome del responsabile del SRMC Firma del controllore Versione 6 Pagina 149 Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 22 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo quinto d’obbligo Programma Operativo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione) Data controllo Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo Dati finanziari IMPORTI TOTALE Acconto richiesto dal beneficiario Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal SRMC Versione 6 Pagina 150 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 D) Estensione contrattuale avente ad oggetto l’aumento delle attività sino alla concorrenza del quinto d’obbligo, di cui al combinato disposto dei commi 2 e 4 dell’art. 311 del D.P.R. 207/2010. - Verifica della procedura di affidamento Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No 1) E’ stata acquisita copia della check-list relativa alla procedura di affidamento dei servizi oggetto del contratto principale? Check list 2) Esiste una richiesta formale da parte dell’Amministrazione di variazione delle prestazioni fino a concorrenza di un quinto del prezzo complessivo previsto dal contratto? Note di richiesta Ovvero altra documentazione a supporto 3) La richiesta è motivata dal verificarsi di almeno una delle - Nota di richiesta ipotesi di cui all’art. 311 comma 2 lettere a, b, e c D.P.R. 207/2010? 4) Il valore complessivo dei servizi oggetto dell’estensione contrattuale rientrano entro il limite del 20 per cento dell’importo del contratto iniziale? Nota di risposta dell’esecutore del contratto 5) Il responsabile del procedimento è il medesimo nominato nell’ambito della procedura iniziale? Atto di nomina responsabile procedimento 6) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale previsti dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006 (come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)? Richiesta attestazione requisiti Verifica controlli 7) E’ stato adottato il provvedimento di approvazione della variazione in aumento delle attività e il relativo schema di atto di sottomissione? Decreto di approvazione della variazione Schema atto di sottomissione 8) E’ stato sottoscritto l’atto di sottomissione da parte dell’esecutore del contratto? Atto di sottomissione 9) E’ stato notificato il provvedimento di approvazione della variazione delle attività? Comunicazioni 10) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per DURC Antimafia Versione 6 Pagina 151 Note Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Attività di Controllo Si No la sottoscrizione dell’atto di sottomissione? Note Controllo SRMC Si No Note Certificati camerali Garanzie contrattuali 11) Il provvedimento con cui si approva la variazione corredato dello schema dell’atto di sottomissione è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti? Provvedimento di approvazione con relativa registrazione da parte della Corte dei Conti 12) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate ai capitoli di bilancio Proposta di atto di impegno Impegno definitivo di spesa Parere di coerenza programmatica Parere di regolarità amministrativa Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure) Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 13) Il contratto prevede l’anticipazione in conformità a quanto indicato dal bando di gara? La percentuale di anticipo è coerente con quanto previsto dal bando/capitolato? 14) Verifica della correttezza formale della domanda: la richiesta di erogazione dell’acconto, è completa e debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000? 15) Verifica della presenza di tutti i requisiti previsti per la richiesta dell’acconto 16) Verifica della presenza e conformità della polizza fideiussoria/assicurativa che garantisca la copertura dell’importo anticipato (iva inclusa) 17) Verifica presenza e validità certificato antimafia, ove previsto 18) E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. 136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei Versione 6 • • Bando di gara/Capitolato Contratto • Richiesta di erogazione del pagamento intermedio Convenzione/bando • • • • • Convenzione/contratto Bando Polizza fideiussoria/assicurativa Certificazione relativa alla veridicità rilasciata dalla compagnia di assicurazioni • Certificato antimafia • • Fattura Contratto/dichiarazione No Note Pagina 152 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si flussi finanziari (conto corrente dedicato)? 19) E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)? 20) Verifica presenza e conformità fattura 21) E’ stata acquisita la certificazione rilasciata dal CAF o da professionisti autorizzati attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ? (Da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012) 22) E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal RUP che autorizza il pagamento? - DURC • Fattura • Certificazione CAF o professionisti autorizzati; Autodichiarazione • • No Note Controllo SRMC Si No Certificato di autorizzazione del pagamento Data Nome del Controllore del servizio competente alla gestione dell’appalto Firma del controllore Data Nome del responsabile del SRMC Firma del controllore Versione 6 Pagina 153 Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 23 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi complementari Programma Operativo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione) Data controllo Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo Dati finanziari TOTALE IMPORTI Acconto richiesto dal beneficiario Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal SRMC Versione 6 Pagina 154 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 E) Procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara ai sensi dell’art 57 comma 5 D.lgs. 163/2006 e s.m.i. (come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 1) E’ stata acquisita copia della check-list relativa alla procedura di affidamento dei servizi oggetto del contratto principale? Check list controllo contratto principale 2) Esiste una richiesta formale da parte dell’Amministrazione di servizi non ricompresi nel progetto o nel contratto iniziale, ma necessaria al loro completamento? Note di richiesta Ovvero altra documentazione a supporto No Note 3) La richiesta è motivata da circostanze impreviste - Nota di richiesta così come citato nell’art. 57 comma 5 lettera a)? 4) I servizi richiesti presentano la caratteristica della complementarietà e della necessità come da art. 57 comma 5 lettera a1) Nota di richiesta Offerta Tecnico-Economica 5) Il valore complessivo dei servizi oggetto della procedura negoziata rientrano entro il limite del 50 per cento dell’importo del contratto iniziale? Offerta Tecnico-Economica 6) Il responsabile del procedimento è il medesimo nominato nell’ambito della procedura iniziale? Atto di nomina responsabile procedimento 7) L’Offerta Tecnico – Economica è coerente con i criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o dall’eventuale regolamento regionale per l’affidamento di beni e servizi relativi alla procedura di gara iniziale? 8) E’ adeguata la modalità di ricezione dell’Offerta Tecnico - Economica? Versione 6 Criteri di selezione scelti Offerta Tecnico-Economica (protocollo, timbri, ecc.) Pagina 155 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 9) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale previsti dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006 (come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)? Decreto di affidamento 11) E’ stato notificato il provvedimento di affidamento dei servizi complementari all’operatore economico? Comunicazioni 12) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per la stipula del contratto? DURC Antimafia Certificati camerali Garanzie contrattuali 13) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti? Contratto Decreto di registrazione della Corte dei Conti Decreto di approvazione del contratto del RuP Versione 6 Note Richiesta attestazione requisiti Verifica controlli 10) E’ stato adottato il provvedimento di affidamento dei servizi complementari? 14) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate ai capitoli di bilancio No Proposta di atto di impegno Impegno definitivo di spesa Parere di coerenza programmatica Parere di regolarità amministrativa Pagina 156 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure) Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 15) Il contratto prevede l’anticipazione in conformità a quanto indicato dal bando di gara? La percentuale di anticipo è coerente con quanto previsto dal bando/capitolato? 16) Verifica della correttezza formale della domanda: la richiesta di erogazione dell’acconto, è completa e debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000? • • Bando di gara/Capitolato Contratto • Richiesta di erogazione del pagamento intermedio Convenzione/bando • 17) Verifica della presenza di tutti i requisiti previsti • • per la richiesta dell’acconto Convenzione/contratto Bando 18) Verifica della presenza e conformità della polizza • • fideiussoria/assicurativa che garantisca la copertura dell’importo anticipato (iva inclusa) Polizza fideiussoria/assicurativa Certificazione relativa alla veridicità rilasciata dalla compagnia di assicurazioni 19) Verifica presenza e validità certificato antimafia, • ove previsto Certificato antimafia 20) E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. • 136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei • • flussi finanziari (conto corrente dedicato)? Fattura Contratto/dichiarazione Coordinate bancarie 21) E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)? DURC 22) Verifica presenza e conformità fattura • Fattura 23) E’ stata acquisita la certificazione rilasciata dal CAF o da professionisti autorizzati attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del (Da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012 • Certificazione CAF o professionisti autorizzati; • Autodichiarazione Versione 6 No Note Pagina 157 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si No Note Controllo SRMC Si No pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ?) 24) E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal • RUP che autorizza il pagamento? Certificato di autorizzazione del pagamento Data Nome del Controllore del servizio competente alla gestione dell’appalto Firma del controllore Data Nome del responsabile del SRMC Firma del controllore Versione 6 Pagina 158 Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 24 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi analoghi Programma Operativo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione) Data controllo Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo Dati finanziari IMPORTO TOTALE Acconto richiesto dal beneficiario Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal servizio competente alla gestione dell’appalto Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal SRMC Versione 6 Pagina 159 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara ai sensi dell’art 57 comma 5 lettera b) D.lgs. 163/2006 e s.m.i. (come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento Attività di Controllo Documenti oggetto del controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 1) E’ stata acquisita copia della check-list relativa alla conformità della procedura di affidamento dei servizi oggetto del contratto principale? Check list 2) Esiste una richiesta formale da parte dell’Amministrazione di nuovi servizi conformi al progetto di base del contratto principale? Note di richiesta Ovvero altra documentazione a supporto No Note 3) Il ricorso alla procedura negoziata è previsto nel - Nota di richiesta - DDG di approvazione bando bando del contratto principale? 4) Il ricorso alla procedura negoziata è avvenuto nei tre anni successivi alla stipulazione del contratto iniziale? Nota di richiesta DDG di affidamento 5) I servizi analoghi richiesti risultano conformi al progetto di base (bando/disciplinare/Capitolato) Offerta Tecnico-Economica 6) Il responsabile del procedimento è il medesimo nominato nell’ambito della procedura iniziale? Atto di nomina responsabile procedimento 7) L’Offerta è coerente con i criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o dall’eventuale regolamento regionale per l’affidamento di beni e servizi relativi alla procedura di gara iniziale? Criteri di selezione scelti Offerta Tecnico – Economica 8) E’ adeguata la modalità di ricezione dell’Offerta Tecnico - Economica? Offerta Tecnico-Economica (protocollo, timbri, ecc.) 9) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale previsti dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006 (come recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)? Richiesta attestazione requisiti Verifica controlli Versione 6 Pagina 160 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 10) E’ stato adottato il provvedimento di affidamento dei servizi analoghi? Decreto di affidamento 11) E’ stato notificato il provvedimento di affidamento dei servizi analoghi all’operatore economico? Comunicazioni 12) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per la stipula del contratto? DURC Antimafia Certificati camerali Garanzie contrattuali 13) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti? Contratto Decreto di registrazione della CdC Decreto di approvazione del contratto del RuP 14) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate ai capitoli di bilancio No Note Controllo SRMC Si No Note Proposta di atto di impegno Impegno definitivo di spesa Parere di coerenza programmatica Parere di regolarità amministrativa Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure) Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si 15) Il contratto prevede l’anticipazione in conformità a quanto indicato dal bando di gara? La percentuale di anticipo è coerente con quanto previsto dal bando/capitolato? 16) La richiesta di erogazione dell’acconto, è completa e debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000? 17) Sono presenti tutti i requisiti previsti per la richiesta dell’acconto? 18) E’ presente e conforme la polizza fideiussoria/assicurativa a garanzia dell’importo Versione 6 • • Bando di gara/Capitolato Contratto • • Richiesta di erogazione del pagamento intermedio Convenzione/bando • • Convenzione/contratto Bando • • Polizza fideiussoria/assicurativa Certificazione relativa alla No Note Pagina 161 Controllo SRMC Si No Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Controllo servizio competente alla gestione dell’appalto Si • veridicità rilasciata dalla compagnia di assicurazioni Certificato antimafia (ove previsto) • • • Fattura Contratto/dichiarazione Coordinate bancarie - DURC • Fattura anticipato (iva inclusa)? 19) E’ presente e valido il certificato antimafia? 20) E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. 136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei flussi finanziari (conto corrente dedicato)? 21) E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)? 22) Verifica presenza e conformità fattura 23) E’ stata acquisita la certificazione attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ? 24) E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal RUP che autorizza il pagamento? No Note Controllo SRMC Si No (Da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012) • Certificazione CAF o professionisti autorizzati; • Autodichiarazione • Certificato di autorizzazione del pagamento Data Nome del Controllore del servizio competente alla gestione dell’appalto Firma del controllore Data Nome del responsabile del SRMC Firma del controllore Versione 6 Pagina 162 Note Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 25 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list controllo in loco Programma Operativo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Stato dell’operazione Responsabile del SRMC (nome e funzione) Data controllo Dati finanziari TOTALE Importo dichiarato dal beneficiario Importo riconosciuto ammissibile dall’incaricato dal SRMC Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure) Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. E’ stata acquisita copia della check list relativa all’erogazione degli acconti? Il SAL è stato debitamente trasmesso e, firmato dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000 e corredato dalla relazione tecnica e dagli elaborati previsti? Il certificato antimafia, ove previsto, è presente ed in corso di validità? E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. 136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei flussi finanziari? E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)? La fattura o il titolo di spesa equipollente presente e conforme? Sono presenti tutti i documenti di supporto alla spesa richiesti dal contratto? Sono stati ottemperate tutte le prescrizioni previste per il progetto dal bando L’operazione è conforme al progetto approvato? Versione 6 • Check list • • • Richiesta di erogazione del pagamento intermedio Convenzione/bando Relazione tecnica • Certificato antimafia • • • • Fattura Contratto/dichiarazione Coordinate bancarie Estratto conto - DURC • Fattura o titolo di spesa equipollente • • Contratto Documenti di spesa • • • • Bando Convenzione Progetto Convenzione Si No Note Pagina 163 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 10. E’ stata acquisita la certificazione attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134), ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ? 11. E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal RUP che autorizza il pagamento? Si No Note Si No Note (Da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012) • Certificazione CAF o professionisti autorizzati; • Autodichiarazione • Certificato di autorizzazione del pagamento Verifiche finanziarie: Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 12. Le spese sono avvenute nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione (contratto), e dal POR e sono, direttamente imputabili all’operazione? 13. La fattura è corretta e in linea con gli adempimenti fiscali previsti? 14. In caso di subappalto, è stata richiesta l’autorizzazione? 15. L’avanzamento finanziario è in linea con il budget approvato? 16. L’avanzamento delle attività in termini di giornate uomo erogate è congruo rispetto alle linee di attività previste dal contratto e dall’offerta tecnica ed economica (se previsto)? 17. Legittimità della spesa: la spesa è stata sostenuta in conformità alle disposizioni comunitarie e nazionali? • Fatture e altri documenti probatori • Contratto • POR • Fatture • Autorizzazione alla delega • Progetto approvato • Contratto • SAL • SAL • • • • Reg. 1083/2006 Reg. 1081/2006 DPR POR e Vademecum Verifiche fisiche e tecniche Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 18. Le attività sono state realizzate in conformità • • all’operazione approvata? • 19. In caso di servizi resi a soggetti terzi, è stata • verificata la reale erogazione del servizio reso, così • • come previsto dal progetto oggetto dell’appalto? Relazione attività Progetto approvato Contratto Capitolato Progetto Contratto SAL 20. Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dal • • contratto? Contratto Relazione • Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Si No Note Firma del controllore Pagina 164 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 26 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Certificato di pagamento Area Bando n. Impresa esecutrice SAL n° Lavori relativi al periodo Certificati precedenti N. 1 2 3 Totale Data Importo Il Responsabile del Procedimento Visto il contratto di appalto, Rep. N. …..del…..approvato con D.D.G. n……del…., registrato alla Corte dei Conti in data ……al Reg. n. Foglio….. Voci Importo contratto - Importo complessivo dei servizi Modalità contrattuali - Anticipazioni previste (x% contratto) Modalità di compensazione dell'anticipo - x% 1° anno - x% 2° anno Importo Totale Stato di Avanzamento Lavori - SAL al - Importo complessivo dei Servizi resi al periodo precedente Totale - SAL al Detrazioni - Compensazione anticipo (1° / 2° anno) - Ritenuta 0,50% ex art. 4 comma 3 del DPR 207/2010 su importi eccedenti la somma anticipata - Ritenuta 0,50% ex art. 4 comma 3 del DPR 207/2010 sui Certificati Precedenti come da circolare del D.G. n. prot. 12731 del 26/02/2013 Totale IMPORTO DA EROGARE ALL'IMPRESA o Pagamento intermedio Si autorizza il pagamento all'impresa l'importo pari a o Saldo Importo SAL finale Totale ritenute applicate Importo da liquidare a saldo Data Versione 6 Nome e qualifica del Responsabile del procedimenti Firma Pagina 165 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 27 VOUCHER: Check list revisione finale Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Unità periferica territoriale competente Responsabile del controllo Data controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Elementi di verifica 1. La procedura di presentazione della domanda seguita dall'assegnatario del voucher è conforme con quanto disposto dall'Avviso pubblico di riferimento? 2. I requisiti previsti in capo all'assegnatario del voucher dall'Avviso pubblico di riferimento sono stati rispettati nella concessione del voucher? 3. È presente e corretto il modulo di richiesta liquidazione voucher (a cura dell’assegnatario del voucher) sottoscritto con le modalità di cui all’art. 46 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445? È presente la fattura in originale emessa dall’Organismo di formazione, ed è in regola con l'imposta di bollo? È presente e corretto il modulo di richiesta liquidazione voucher (a cura dell’organismo di formazione) sottoscritto dal legale rappresentante dell’Organismo di formazione con le modalità di cui all’art. 46 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 È presente e corretta la scheda riepilogativa dei partecipanti assegnatari di voucher (del singolo corso) per i quali è richiesta la liquidazione dei relativi importi assegnati (voucher)? 4. 5. 6. Documenti oggetto del controllo Fattura Indicazione esenzione Modulo di richiesta liquidazione Elenco riepilogativo degli assegnatari dei voucher, per singolo corso giunto a conclusione Provvedimento approvazione graduatoria Modulo di richiesta liquidazione 8. In caso di cambi del percorso formativo inizialmente prescelto la procedura seguita è corretta, ed in linea con quanto prescritto dall’avviso? Documentazione a supporto Il numero di ore frequentate dal voucherista è pari o superiore al 70% del monte ore del corso? Registri presenze Modulo di richiesta liquidazione Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore NOTE Modulo di richiesta liquidazione Il titolare del voucher ha partecipato all’attività formativa per la quale il voucher è stato assegnato? 10. L’importo richiesto è coerente con la fattura e con l’importo concesso come da decreto NO Avviso pubblico di riferimento Documentazione amministrativa relativa alla presentazione della domanda di finanziamento da parte dell'assegnatario del voucher Documentazione comprovante il possesso dei requisiti dell'assegnatario del voucher previsti dall'Avviso pubblico di riferimento 7. 9. SI Decreto ammissione Fattura Modulo di richiesta liquidazione Firma del controllore Pagina 166 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 VERIFICA SPESA CERTIFICABILE (da effettuarsi dopo il pagamento del voucher) Elementi di verifica 1. È presente il mandato di pagamento esitato da parte della Ragioneria Generale della Regione Siciliana? Data Versione 6 Documenti oggetto del controllo SI NO NOTE Documentazione comprovante l'avvenuto pagamento da parte della Ragioneria Generale della Regione Siciliana Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 167 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 28 VOUCHER: Nota di revisione RISULTANZE DELLA VERIFICA Numero riferimento Numero protocollo Programma Operativo Obiettivo specifico Avviso DDG N. Soggetto destinatario Residenza Codice Fiscale Codice CIP Codice CUP Data inizio attività Data fine attività Durata percorso formativo (ore) Importo finanziato Importo voucher richiesto Importo non riconosciuto* Importo voucher riconosciuto Note * _Indicare le motivazione in caso di non riconoscimento della spesa Verifica condotta da: (nome, qualifica e ufficio di appartenenza) Data Firma del controllore Firma del beneficiario per presa visione e concordanza (in caso di importi ritenuti non ammissibili) Firma del Dirigente del Servizio Versione 6 Pagina 168 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 29 VOUCHER: Check list verifica per l’erogazione POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Luogo di esecuzione dell’operazione Centro di Programmazione e Gestione competente Unità periferica territoriale competente Responsabile del controllo Data controllo Elementi di verifica 1. 2. 3. E’ stata redatta la check list di revisione finale del voucher? Verifica presenza della documentazione contabile amministrativa per l'erogazione del saldo Verifica coerenza dell’importo richiesto con la fattura e con l’importo impegnato Data Versione 6 Documenti oggetto del controllo SI No Note Check list Fattura Modulo di richiesta liquidazione Decreto di impegno Modulo di richiesta liquidazione Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 169 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 30 UCS: Check list di controllo progetto esecutivo e atto di adesione POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario Centro di Programmazione e Gestione Responsabile del controllo Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo Verifica procedure di selezione 1. Verifica della conformità dell’avviso da parte dell’area di coordinamento delle politiche di coesione 2. Verifica del rispetto della normativa in materia di informazione e pubblicità 3. Verifica delle modalità di ricezione e registrazione delle domande con i relativi progetti 4. Verifica della corretta procedura di verifica ammissibilità e della valutazione - check list verifica bandi/avvisi area coordinamento per le politiche di coesione - Pubblicazione estratti dell'avviso pubblico sulla GURS Sito web - 5. Verifica della corretta procedura di risoluzione degli eventuali ricorsi Progetto esecutivo 6. Il progetto esecutivo è pervenuto entro i tempi previsti dall’amministrazione? 7. Il progetto esecutivo è stato prodotto attraverso il sistema Caronte - Faròs? 8. Il progetto esecutivo è stato debitamente compilato con tutte le informazioni previste? 9. E’ stato allegato il documento d’identità in corso di validità del rappresentante legale? 10. Il progetto esecutivo è correttamente datato e firmato? Versione 6 SI Avviso pubblico Domande ricevute timbri ecc.) NO N/A Note (protocollo, Avviso pubblico DDG 2079 del 31/05/2012 Check list ammissibilità Check list di valutazione Verbali di aggiudicazione Ricorsi Documentazione relativa esami dei ricorsi Graduatoria agli Art. 8.3 dell’avviso 20/2001 Nota prot. n. 53497 del 15/06/2012 DDG 2376 del 14/06/2012; DDG 2683 del 04/07/2012. Indicare riferimento nota protocollo di ricezione della nota da parte dell’amministrazione Vademecum UCS DDG 2376 del 14/06/2012 Vademecum UCS § 3.1.2 Vademecum UCS § 3.1.2 Vademecum UCS § 3.1.2 Pagina 170 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 11. I dati relativi ai corsi previsti nel progetto esecutivo sono conformi al progetto approvato? 12. Il progetto esecutivo contiene la rinuncia di alcuni corsi? 13. L’Ente ha rinunciato ad attivare corsi destinati alla formazione di figure professionali relative ai settori prioritari? 14. Il progetto esecutivo prevede variazioni degli elementi ritenuti non modificabili? 15. Sono presenti all’interno di ciascun corso i moduli obbligatori e/o lo stage formativo previsti dall’avviso? 16. Il personale docente previsto nel progetto esecutivo rispetta complessivamente i profili professionali indicati nel progetto approvato? 17. Il progetto approvato ha subito una riduzione del valore del finanziamento concesso rispetto a quanto richiesto? 18. Nel caso di rideterminazione del finanziamento concesso, il progetto esecutivo prevede l’attivazione di tutti i corsi? 19. Nel caso di rideterminazione del finanziamento concesso, tutti i corsi rispettano il monte ore minimo e le condizioni previste dall’avviso? 20. Nel caso di rideterminazione del finanziamento concesso, qualora non siano stati attivati tutti i corsi originariamente previsti, è stata verificata l’impossibilità dell’Ente di attivare tutti i corsi nel rispetto di quanto stabilito dall’avviso? 21. Nel caso di rideterminazione del finanziamento concesso, è prevista un’economia tra il monte ore approvato e il monte ore relativo ai corsi previsti? Atto di adesione 22. L’atto di adesione è pervenuto entro i tempi previsti Versione 6 - DDG 2079 del 31.05.2012 Allegato 3 formulario progetto approvato - Vademecum UCS § 3.1.2 Avviso 20/2001 - Art. 4 DDG 2376 del 14/06/2012 - Art. 4 DDG.2376 del 14/06/2012 Allegato 3 formulario progetto approvato - Parte II avviso 20/2001 - Avviso 20/2001 DDG 2079 del 31.05.2012 Allegato 3 formulario progetto approvato - DDG 1346 del 27 aprile 2012 DDG 2079 del 31 maggio 2012 - DDG 2079 del 31.05.2012, art. 3, 4e5 - DDG 2079 del 31.05.2012, art. 3, 4e5 - DDG 2079 del 31.05.2012 Avviso 20/2001 SI NO N/A Note Se è prevista la rinunciati per alcuni corsi l’ammontare della sovvenzione deve essere rideterminato In caso affermativo il progetto esecutivo non può essere approvato In caso negativo non dovranno essere considerate le successive domande da 18 a 21 In caso affermativo è necessario rideterminare l’ammontare del finanziamento concesso - - Art. 8.3 dell’avviso 20/2001 Nota prot. n. 53497 del 15/06/2012 DDG 2376 del 14/06/2012 e s.m.i. Indicare riferimento nota protocollo di ricezione della nota da parte dell’amministrazione Pagina 171 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo dall’amministrazione? 23. L’atto di adesione è stato prodotto attraverso il sistema Caronte - Faròs? 24. L’atto di adesione è stato debitamente compilato con tutte le informazioni previste? 25. L’atto di adesione è stato debitamente timbrato e sottoscritto in ciascuna pagina 26. E’ stato allegato il documento d’identità in corso di validità del rappresentante legale? - Vademecum UCS DDG.2376 del 14/06/2012 - Vademecum UCS § 3.1.1 - Vademecum UCS § 3.1.1 - Vademecum UCS § 3.1.1 SI NO N/A Note Importo da finanziare Costi Finanziamento approvato da DDG Importo rideterminato in caso di rinuncia di corsi Importo rideterminato in caso di riduzione del finanziamento concesso e differenza tra le ore finanziate e le ore dei corsi previsti Costo standard Costi reali TOTALE Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 172 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 31 UCS: Check list di controllo pagamento del primo acconto Prima Erogazione Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario DDG Impegno risorse Centro di Programmazione e Gestione Responsabile del controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. La richiesta di primo acconto è stata prodotta attraverso il sistema Caronte Faròs? La richiesta di primo acconto è pervenuta ed è stata debitamente protocollata dall’amministrazione? La richiesta di primo acconto è stata debitamente compilata con tutte le informazioni previste? La richiesta di primo acconto è debitamente firmata? E’ stato allegato il documento d’identità in corso di validità del rappresentante legale? N/A Note - Richiesta 1°acconto - Richiesta 1°acconto - Richiesta 1°acconto - Documento d’identità allegato alla Richiesta 1°acconto Sono state avviate le attività progettuali - Documentazione di di selezione/ identificazione degli allievi supporto per almeno il 50% dei corsi approvati, il - Bandi di reclutamenti allievi cui monte ore rappresenti almeno il 50% di delle ore corso complessivamente - Comunicazione avvio attività approvate? 7. È presente la polizza fideiussoria, - Polizza fideiussoria conforme al modello richiesto, a - Richiesta 1° acconto copertura dell’importo richiesto? Sono stati verificati i documenti - DURC (ove amministrativi necessari all’erogazione - Antimafia delle somme? NO - Richiesta 1°acconto 6. 8. SI Per avvio delle attività di selezione si deve intendere la pubblicazione del bando sul sito sicilia-fse. Nel caso in cui la selezione non è prevista per la tipologia di operazione deve essere verificata la documentazione analoga di avvio delle procedure di identificazione degli allievi Nel caso di un ammontare minore, l’acconto concesso è ridotto in misura pari al minore dei due rapporti. applicabile) - Camerale Importo autorizzato Finanziamento approvato da DDG di impegno delle risorse Importo 1 quota 1 acconto autorizzato Data Nome e qualifica del Controllore Versione 6 Firma del controllore Pagina 173 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Seconda Erogazione Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario DDG Impegno risorse CPG Responsabile del controllo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Documenti oggetto SI del controllo E’ stata richiesta e verificata la prima - Vademecum UCS - DDG 2376 del erogazione del primo acconto? 14/06/2012 Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. 6. La dichiarazione di avvenuto avvio delle attività corsuali è stata prodotta attraverso il sistema Caronte - Faròs? La dichiarazione di avvenuto avvio delle attività corsuali è pervenuta ed è stata debitamente protocollata dall’amministrazione? La dichiarazione di avvenuto avvio delle attività corsuali è stata debitamente compilata con tutte le informazioni previste? La dichiarazione di avvenuto avvio delle attività corsuali è debitamente firmata? E’ stato allegato il documento d’identità in corso di validità del rappresentante legale? Note 14/06/2012 - Vademecum UCS - DDG 2376 del 14/06/2012 - Vademecum UCS - DDG 2376 del 14/06/2012 - Dichiarazione avvio attività - Documento d’identità Sono state avviate le attività corsuali per almeno il 50% dei corsi approvati, il cui monte ore rappresenti almeno il 50% delle ore corso complessivamente approvate? - E’ presente la dichiarazione relativa all’assolvimento dell’impegno assunto in caso di nuove assunzioni per ampliare il proprio organico attingendo dall’Elenco regionale ad esaurimento degli operatori della formazione professionale di cui al p.to 2.6 dell’Avviso 20/2011 (solo se previsto dal progetto)? 9. L’esperienza professionale e didattica prevista dagli incarichi attivati alla data della dichiarazione sono in linea con quanto previsto dal progetto approvato? 10. E’ presente il contratto di fidejussione, conforme al modello richiesto, a copertura dell’importo richiesto? 11. E’ stata presentata la perizia o la certificazione di idoneità locali per i quali sono state avviate le attività corsuali? N/A - Vademecum UCS - DDG 2376 del - DDG 7. NO 2376 del 14/06/2012 - Modello 5b – Dichiarazione di avvenuto avvio delle attività corsuali Sistema informativo Caronte – Faròs DDG 2604 del 28/06/2012 Per avvio delle attività corsuali si deve intendere l’avvio dell’attività di aula. Nel caso di un ammontare minore, l’acconto concesso è ridotto in misura pari al minore dei due rapporti. 8. Versione 6 - Dichiarazione - Dichiarazione - Contratto di fideiussione - Perizia o certificazione di idoneità locali Pagina 174 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di Controllo 12. Sono stati verificati i amministrativi necessari dell’erogazione delle somme? Documenti oggetto SI del controllo documenti - DURC (ove al fine - Antimafia applicabile) NO N/A Note - Camerale Importo autorizzato Finanziamento approvato da DDG di impegno delle risorse Importo 1 quota 1 anticipo autorizzato (massimo 25% finanziamento approvato) Importo 2 quota 1 anticipo autorizzato (massimo 25% finanziamento approvato) Data Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Versione 6 Pagina 175 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 32 UCS: Check list di controllo pagamento secondo acconto POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Programma Operativo Asse Codice progetto CUP Titolo operazione Beneficiario DDG Impegno risorse Centro di Programmazione e Gestione Responsabile del controllo Documenti oggetto del controllo Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. È stata richiesta e verificata la prima erogazione e la seconda erogazione del primo acconto? La richiesta di secondo acconto è conforme al modello previsto ed è stata debitamente protocollata dall’amministrazione? La richiesta di secondo acconto è stata debitamente compilata con tutte le informazioni previste e debitamente firmata? Sono state effettuate attività corsuali per almeno il 40% del monte ore del progetto approvato? È presente la fideiussione / polizza fideiussoria, conforme al modello previsto, a copertura dell’importo richiesto? È stata presentata perizia o certificazione di idoneità locali nei quali sono state avviate attività corsuali (solo in caso di sedi corsuali non ancora comunicate)? Sono stati verificati i documenti amministrativi necessari al fine dell’erogazione delle somme? Versione 6 - Richiesta di erogazione Check list 1° acconto - Richiesta di erogazione DDG 2376 del 14/06/2012 - Richiesta di erogazione Fotocopia documento d’identità in corso di validità del rappresentante legale - Esito Controllo - Fideiussione/Polizza fideiussoria - Perizia o certificazione di idoneità locali (se presente) - DURC Antimafia (ove applicabile) SI NO N/A Note Nota prot. n.___________ del ________ Pagina 176 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Importo autorizzato Finanziamento approvato da DDS di impegno delle risorse Data Versione 6 Importo 1ª quota 1° anticipo erogato (fino al 25% del finanziamento approvato) Importo 2ª quota 1° anticipo autorizzato (fino al 25% del finanziamento approvato) Importo massimo erogabile 2° anticipo (fino all’80% del finanziamento approvato) Nome e Funzione del Controllore Importo autorizzato Firma del controllore Pagina 177 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 33 UCS: Check-list per la verifica documentale delle dichiarazioni di attività POR Siciliana FSE 2007-2013 Programma Operativo Avviso pubblico CPG competente Asse del PO FSE Beneficiario Codice CUP Codice CIP Titolo operazione Avanzamento % dell’operazione (ore di formazione erogate/sul totale delle ore finanziate) - Vedi allegato 1 Responsabile del controllo Data del controllo Attività di verifica Corsi Valutazione (A-B-C-NA)8 Supporti al controllo 1 A. 2 3 4 5 6 7 8 Note 9 10 Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione delle attività rispetto alla modulistica prevista 1) La Dichiarazione di attività e la Nota di trasmissione relazione sono conformi al Dichiarazione attività (mod. modello previsto, sono state 8) correttamente compilate e Relazione attività realizzate trasmesse nel rispetto dei tempi (mod. 9) previsti dal vademecum? Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della dichiarazione delle attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento, nei provvedimenti autorizzativi e nel progetto esecutivo Dichiarazione avvio attività È stata presentata la dichiara(mod. 3) zione di avvio attività? Vademecum UCS E’ stata caricata a sistema la Perizia giurata o la perizia giurata o la certificazione di idoneità certificazione di idoneità dei locali locali per le sedi di tutti i corsi CaronteFse-Faròs avviati? Sono stati rispettati i tempi e le scadenze previste dall’atto di Documentazione acquisita adesione, vademecum e DDG attuativi? B. 2) 3) 4) 8 Scala valutazione - A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti; B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare); C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare); N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare). Versione 6 Pagina 178 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Corsi Valutazione (A-B-C-NA)8 Supporti al controllo 1 5) I corsi avviati sono conformi alle prescrizioni previste dall’avviso (numero minimo di allievi, tipologie di destinatari, attività realizzate, etc.) 6) Le procedure di reclutamento 7) 8) 9) C. 2 3 4 5 6 7 8 Note 9 10 Progetto esecutivo Calendario Registro didattico Scheda allievi Comunicazioni e/o autorizzazioni Procedure di reclutamento e di subentro Bandi Verbali di selezione Graduatoria finale Anagrafica allievi/uditori Registri degli allievi e degli uditori, compresi eventuali subentri, sono avvenute nel rispetto delle prescrizioni previste dal vademecum e dalla normativa vigente, Sono state caricate a sistema le Anagrafica allievi informazioni previste per gli Certificati di disabilità allievi e uditori? Sono stati caricati a sistema i dati e i documenti previsti per il personale formatore e per il Contratto o lettera d’incarico personale di supporto (direttore, Cv coordinatore, formatore Documento identità docente, formatore di supporto, tutor)? Nel caso di allievi disabili risulta Registri didattici presente in aula il personale di Anagrafica docenti e sostegno in un numero personale di supporto adeguato? Effettivo raggiungimento della percentuale delle unità standard autorizzate per la dichiarazione delle attività 10) Sulla base delle ore dichiarate, è stata raggiunta la percentuale prevista per la presentazione della dichiarazione di attività o vi è stata una richiesta straordinaria? D. Avanzamento corsi Registro su Faròs Registro cartaceo Progetto esecutivo Rinuncia Relazione attività realizzate Beneficiario ha rinunciato? (mod. 9) 12) Il numero di allievi iscritti al Registro corso al termine del periodo è Comunicazioni di rinuncia/abbandono superiore alla soglia fisiologica prevista per l’ambito formativo Anagrafica allievi Tabella 1 allegata del corso? 13) Sono state dichiarate attività di Registri di stage Convenzioni di stage stage? 14) Nel caso di stage il calcolo Registri stage; dell’avanzamento di attività è Relazione attività realizzate (mod. 9); stato effettuato correttamente? E. Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al progetto esecutivo approvato Progetto esecutivo 15) L’attività realizzata è conforme Eventuali variazioni/autorizzazioni con quanto previsto da progetto Relazione attività realizzate esecutivo? (mod. 9); F. Corretto aggiornamento del sistema informatico e rispondenza dei dati alle risultanze dei registri cartacei scansionati 11) Ci sono corsi a cui Versione 6 il Pagina 179 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Corsi Valutazione (A-B-C-NA)8 Supporti al controllo 1 16) I dati sulla scansione del registro cartaceo caricato a sistema e i dati inseriti sul SI Faròs sono conformi? G. 2 3 4 5 6 7 8 Note 9 10 (controllo a campione per il 3% delle ore realizzate alla data con verifica della corrispondenza tra pagine del registro scansionate e presenze registrate a sistema informatico) Registro cartaceo CaronteFse-Faròs Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento 17) Eventuale attività delegata è Richiesta di delega stata autorizzata? H. Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio 18) I dati di monitoraggio sono stati trasmessi nel rispetto delle scadenze previste dal vademecum UCS? Dati di monitoraggio Sintesi dei risultati della verifica Sintesi delle eventuali criticità emerse Corsi Totale ore corso realizzate nel periodo oggetto di dichiarazione (A) Numero di allievi iscritti al termine del periodo UCS (eventualmente ridotta per allievi sotto la soglia) (B) Importo totale (C) (C=A*B) Eventuale riduzione dell’importo delle UCS dichiarate precedentemente in caso di allievi al di sotto della soglia fisiologica (D=(129€* ore già dichiarate) – (B*ore già dichiarate)) (D) Totale importo riconosciuto (E) (E=C-D) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tot. Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 180 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 1 Riepilogo corsi Dati Previsti Id cor so Corso rinunci ato (eventu ale) Corso concl uso (SI/N O) A) N. or e B) N. alli evi tota li C) N. allie vi disa bili Dati Effettivi nel periodo oggetto della presente relazione D) N. ore realizz ate E) N. alli evi tota li F) N. allie vi disa bili G) N. udit ori Dati Cumulati alla data della relazione H) N. ore realizz ate I) % ore realizz ate (=H/A) L) N. allievi potenzial mente in grado di raggiunge re il monte ore minimo richiesto Data conclu sione attività Data Esam e Final e Valore della sovvenz ione maturat a nel periodo* Eventuale decurtazio ne delle UCS dichiarate precedente mente in caso di allievi al di sotto della soglia fisiologica Totale * Il valore della sovvenzione maturata nel periodo deve essere calcolato come prodotto tra il numero delle ore realizzate e l’UCS. La maggiorazione in caso di disabili viene calcolata in fase di dichiarazione finale. Il valore dell’UCS dovrà essere eventualmente ridotto nel caso di un numero di allievi validi (allievi che hanno raggiunto il 70% delle ore o che potenzialmente sono in grado di raggiungere tale percentuale) inferiore alla soglia fisiologica, in linea con quanto previsto dall’avviso. Versione 6 Pagina 181 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 34 UCS: Check list controllo dichiarazione finale di attività Programma Operativo POR FSE 2007-2013 Avviso pubblico CPG competente Asse del PO FSE Beneficiario Codice CUP Codice CIP Titolo operazione Responsabile del controllo Data del controllo UCS UCS maggiorata per disabili Costi reali TOTALE Importo dichiarato in rendicontazione dal beneficiario Import ritenuto ammissibile dal controllore Importo già erogato mediante acconti SALDO da pagare Versione 6 Pagina 182 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Supporti al controllo 1 Corsi 9 Valutazione (A-B-C-NA) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Note A. Conformità delle attività realizzate rispetto agli obiettivi di progetto La check list di controllo del progetto esecutivo e atto di adesione ha confermato la regolarità della procedura di selezione? Le attività corsuali Progetto esecutivo realizzate rispettano Eventuali variazioni/autorizzazioni quelle previste dal Relazione attività realizzate progetto approvato? (mod. 9); 1. 2. B. Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione finale delle attività rispetto alla modulistica prevista La relazione del progetto è stata correttamente compilata ed è in linea con il progetto approvato? La dichiarazione finale è stata correttamente compilata ed è in linea con il progetto approvato? C. Corretta tenuta dei registri didattici e degli altri registi obbligatori previsti per l’intervento finanziato e loro allineamento rispetto alle informazioni inserite a sistema 3. 4. 5. I dati sulle scansioni dei registri cartacei (didattico e di stage, qualora previsto) caricati a sistema e i dati inseriti sul SI Faròs sono conformi? E’ stata utilizzata una procedura di registrazione delle domande di ammissione? E’ stato correttamente compilato il registro materiale di consumo? E’ stato correttamente compilato il registro materiale didattico consegnato agli allievi? 6. 7. 8. Registro cartaceo (didattico e di stage, se previsto) CaronteFse-Faròs Controllo a campione della conformità dei registri cartacei con quelli caricati su Faròs Registrazione domande Registro materiale di consumo Registro materiale didattico D. Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della dichiarazione finale delle attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento, nei provvedimenti autorizzativi, nel progetto approvato e nel progetto esecutivo, in relazione ai seguenti aspetti: avvio dei corsi, risorse umane impegnate nelle attività di formazione e allievi 9 Scala valutazione - A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti; B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare); C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare); N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare). Versione 6 Pagina 183 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Supporti al controllo 1 9. In caso di nuove sedi non comprese nei controlli precedenti è stata caricata a sistema la perizia giurata o la certificazione di idoneità dei locali per le sedi dei corsi avviati? 10. I corsi realizzati sono conformi alle prescrizioni previste dall’avviso (tipologie di destinatari, attività realizzate, etc.)? 11. Le procedure di reclutamento degli allievi e degli uditori, compresi eventuali subentri, sono avvenute nel rispetto delle prescrizioni previste dal vademecum e dalla normativa vigente? 12. Sono stati caricati a sistema tutti i dati e i documenti previsti per il personale formatore? 13. Sono stati caricati a sistema tutti i dati e i documenti previsti per il personale di supporto (direttore, coordinatore, tutor)? 14. Il personale docente utilizzato per il progetto è in linea come esperienza didattica e professionale con quella prevista dal progetto approvato? 15. Nel caso di allievi disabili risulta presente in aula il personale di sostegno in un numero adeguato? 16. Ci sono corsi a cui l’ente ha rinunciato? 17. Il numero di allievi che hanno raggiunto al termine del corso il 70% delle ore è superiore alla soglia fisiologica prevista dall’avviso? Corsi 9 Valutazione (A-B-C-NA) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Note Perizia giurata o la certificazione di idoneità locali CaronteFse-Faròs Progetto approvato Progetto esecutivo Calendario Registro didattico Scheda allievi Comunicazioni autorizzazioni e/o Procedure di reclutamento e di subentro Bandi Verbali di selezione Graduatoria finale Anagrafica allievi/uditori Registri Contratto o lettera d’incarico Cv Documento d’identità Contratto o lettera d’incarico Cv Documento d’identità CV Progetto approvato Avviso Vademecum UCS Registri didattici Progetto esecutivo Rinuncia Relazione attività realizzate (mod. 9); Anagrafica allievi Registro Comunicazioni di rinuncia/abbandono E. Correttezza e conformità delle convenzioni di stage 18. Le convenzioni di stage sono presenti, sono debitamente sottoscritte dal beneficiario e dall’azienda ospitante ed è conforme con l’attività indicata in fase progettuale? 19. Il numero di ore di stage è in linea con le disposizioni previste dall’avviso? Convenzione di stage Avviso F. Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità Versione 6 Pagina 184 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Supporti al controllo 1 Corsi 9 Valutazione (A-B-C-NA) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Note 20. Tutti i documenti che riguardano gli interventi attuati, compresi i bandi di reclutamento ed i certificati di frequenza o altri certificati, contengono indicazioni del cofinanziate dal FSE e del POR? 21. Tutti gli interventi informativi e pubblicitari rivolti ai destinatari, ai potenziali destinatari ed al pubblico, riportano gli emblemi previsti dall’avviso? G. Idoneità dei materiali didattici rispetto agli obiettivi dell’azione finanziata 22. Il materiale didattico consegnato agli allievi e l’attrezzatura utilizzata Registro materiale didattico sono in linea con quello previsto dal progetto Progetto approvato approvato (paragrafo 2.4)? H. Corretta applicazione da parte del soggetto beneficiario delle eventuali decurtazioni previste dall’avviso pubblico 23. Gli allievi che hanno completato il corso sono Avviso scesi sotto la soglia Registro fisiologica prevista Prospetto riepilogativo dall’avviso? 24. Il livello di esperienza professionale e didattica del personale docente impiegato nel progetto è Progetto approvato in linea con quello previsto dal progetto approvato? 25. E’ presente a sistema la Avviso documentazione relativa Documento d’identità CV al personale docente e Lettera tutor) d’incarico/contratto 26. Ci sono state sostituzioni di formatori senza Sistema Faròs preventiva comunicazione all’amministrazione? 27. I registri didattici sono stati correttamente Registro didattico compilati e conservati? 28. Il registro di stage è debitamente compilato in tutte le sue parti? 29. Gli allievi hanno i requisiti previste dall’avviso? Versione 6 Registro di stage Anagrafica allievi Documento d’identità Pagina 185 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Supporti al controllo 1 30. Il contenuto dello stage è in linea con i contenuti e gli obiettivi del progetto approvato? Corsi 9 Valutazione (A-B-C-NA) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Note Convenzione di stage 31. Sono state rispettate le norme sulla Progetto approvato pubblicizzazione e Reg. 1828/2006 promozione dell’operazione? 32. Il materiale di consumo è in linea con quello Progetto approvato Relazione finale previsto dal progetto approvato? 33. Il materiale didattico consegnato agli allievi è Progetto approvato Relazione finale in linea con quello Verbale di consegna previsto dal progetto materiale approvato? 34. Le attività accessorie non formative previste Progetto approvato dal progetto sono state Relazione finale realizzate? 35. Sono state fatte variazioni straordinarie superiori al limite Variazioni straordinarie consentito? (se si indicare) I. Correttezza della dichiarazione di spesa presentata a giustificazione delle spese per le quali l’avviso pubblico preveda la rendicontazione a costi reali 36. Gli allievi per i quali viene richiesto il rimborso dell’indennità Registri didattici d’aula e di stage e prospetti hanno partecipato ad riepilogativi almeno il 70% delle ore di formazione d’aula? 37. Il calcolo delle indennità Registri didattici d’aula e di stage e prospetti è effettuato riepilogativi correttamente? 38. Le indennità sono state Ricevute di pagamento effettivamente erogate e Quietanza quietanzate? 39. I costi per il trasporto disabili sono stati Fatture o documenti equivalenti debitamente documentati? 40. I costi per il trasporto disabili sono stati Ricevute di pagamento debitamente pagati e Quietanza quietanzati? J. Effettivo raggiungimento degli obiettivi di progetto 41. Gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti? Attestati di qualifica o frequenza Programma didattico realizzato K. Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al progetto esecutivo approvato Versione 6 Pagina 186 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Supporti al controllo 1 42. L’attività realizzata descritta nella relazione è conforme a quella prevista nel progetto approvato? Corsi 9 Valutazione (A-B-C-NA) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Note Progetto approvato Relazione finale attività L. Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento 43. Eventuale attività delegata è stata autorizzata? (in caso di violazione viene applicata la decurtazione prevista dal vademecum) 44. L’attività delegata rientra nelle percentuali massime previste dall’avviso? M. Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio 45. I dati di monitoraggio sono stati trasmessi nel rispetto delle scadenze previste dal vademecum UCS? (in caso di violazione viene applicata la decurtazione prevista dal vademecum) Dati di monitoraggio Sintesi dei risultati della verifica Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 187 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 35 UCS: nota dichiarazione finale attività AVVISO N. Prospetto di determinazione della sovvenzione erogabile Titolo intervento N. Progetto (CIP) CUP PROVINCIA DI RIFERIMENTO Riepilogo degli importi approvati e dichiarati per ciascun corso incluso nel pacchetto formativo approvato IMPORTO APPROVATO DENOMINAZIONE CORSO COD. CORSO AGGIUNGERE E CREARE I COLLEGAMENTE SE CI SONO PIU' DI 10 CORSI N. eventuali attività accessorie non realizzate Importo erogabile al netto della decurtazione per attività accessorie non formative non realizzate Eventuali entrate da dedurre al costo totale dell'intervento Importo erogabile al netto delle eventuali entrate da dedurre al costo totale dell'intervento TOTALI € IMPORTO EROGABILE - € 0 € - € - € - IMPORTO DELLA SOVVENZIONE EROGABILE Il Legale Rappresentante Data _______________________ Versione 6 Pagina 188 - Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 AVVISO N. Prospetto di determinazione della sovvenzione erogabile Ambito FORGIO <----- INSERIRE LA TIPOLOGIA COD. CORSO QUOTA DELLA SOVVENZIONE DETERMINATA SULLA BASE DI UCS N. ore corso Tipologia allievi di cui stage N. allievi per tipologia Ripartizione % per tipologia Allievi Allievi disabili Totali UCS approvata #DIV/0! Unità di costo standard (UCS) 0% € 129,00 0% € 154,00 0 Ripartizione ore per tipologia allievi 0,0 0,0 0 Sovvenzione approvata (quota UCS) € € € - VERIFICHE NON CONFORME ALLIEVI FORGIO NON CONFORME ORE CONFORME DISABILI #DIV/0! Step 1 Eventuale decurtazione derivante dalla riduzione del numero degli allievi (Cfr. Avviso 20 par.11.1) Soglia fisiologica N. allievi finali UCS step 1 Sovvenzione rideterminata 10 8 #DIV/0! #DIV/0! Step 2 Eventuale decurtazione derivante dall'utilizzo di personale docente di livello inferiore rispetto a quello previsto dal progetto approvato e/o senza dichiarazione di cui all'art. 10 dell'Avviso (cfr. Avviso 20 par.11.2) Ripartizione % esp. professionale Ripartizione % esp. didattica Ripartizione ore esp. professionale Ripartizione ore esp. didattica Variazioni esp. professionale Variazioni esp. didattica prevista almeno 10 anni #DIV/0! #DIV/0! effettiva almeno 10 anni #DIV/0! #DIV/0! In ore 0 0 In percentuale #DIV/0! #DIV/0! Decurtazioni determinate da variazioni esperienza professionale Decurtazioni determinate da variazioni esperienza didattica Totale decurtazioni Esperienza professionale corpo formatori prevista effettiva tra 5 e 9 anni tra 5 e 9 anni #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! In ore 0 0 In ore 0 0 In percentuale #DIV/0! #DIV/0! 15% - 30% - 15% - 15% - 30% - 15% - - Tasso di abbattimento UCS step 2 effettiva inferiore a 5 anni #DIV/0! #DIV/0! 0 0 - Sostituzione docenti senza presentazione della dichiarazione di cui al all'art. 10 dell'Avviso Sovvenzione rideterminata In percentuale #DIV/0! #DIV/0! prevista inferiore a 5 anni #DIV/0! #DIV/0! 0 0 Ore/corso docenti senza dichiarazione - Decurtazione docenti senza dichiarazione 50% - #DIV/0! #DIV/0! Step 3 Eventuale decurtazione conseguente alla carenza della documentazione relativa al personale docente (cfr. Avviso 20 par.11.3) N. ore/corso effettuate dal personale docente con documentazione carente Tasso di abbattimento Sovvenzione rideterminata UCS step 3 30% #DIV/0! #DIV/0! Step 4 Eventuale decurtazione conseguente alla violazione delle norme sulla pubblicizzazione e promozione dell'operazione (Cfr. Avviso 20 par.11.4) Violazione rilevata (SI/NO) Decurtazione applicabile Importo della decurtazione 10% € Sovvenzione rideterminata UCS step 4 - #DIV/0! #DIV/0! Step 5 Eventuale decurtazione conseguente alla carenza della documentazione relativa all'utilizzo dei materiali di consumo (Cfr. Avviso 20 par.11.5) Violazione rilevata (SI/NO) Decurtazione applicabile Importo della decurtazione 3% € Sovvenzione rideterminata UCS step 5 - #DIV/0! #DIV/0! Step 6 Eventuale decurtazione conseguente alla carenza della documentazione relativa all'utilizzo materiale didattico (Cfr. Avviso 20 par.11.6) Violazione rilevata (SI/NO) Decurtazione applicabile Importo della decurtazione 10% € Sovvenzione rideterminata UCS step 6 Versione 6 - #DIV/0! #DIV/0! Pagina 189 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Step 7 Decurtazioni della sovvenzione approvata da inadempimenti/variazioni (Cfr. Tabella 16 - Vademecum UCS Versione 1 del 29/05/2012) Descrizione dell’inadempimento Non corretta compilazione e conservazione dei registri obbligatori Decurtazione In diretta proporzione con il numero di ore corrispondenti alle totale ore corso irregolarità riscontrate. si applica su Attività non realizzate % decurtazione Importo decurtazione 0 0 100% #DIV/0! Partecipazione di destinatari privi dei requisiti previsti dalle disposizioni di riferimento che hanno concorso a formare il numero minimo necessario per il riconoscimento del corso. Revoca integrale del corso totale ore corso 0 0 100% #DIV/0! Attività delegata a soggetto non autorizzato In diretta proporzione con il numero di ore corrispondenti alle totale ore corso irregolarità riscontrate. 0 0 100% #DIV/0! 10 0 0% #DIV/0! Partecipazione di destinatari privi dei requisiti previsti dalle disposizioni di In proporzione agli allievi privi dei Numero allievi soglia riferimento che NON hanno concorso a requisiti fisiologica formare il numero minimo necessario per il riconoscimento del corso. Non coerenza dello stage rispetto ai contenuti e agli obiettivi di progetto 100% del costo standard delle ore Numero stage di stage in proporzione al numero complessivi degli stage irregolari. 0 0% #DIV/0! Non conformità delle convenzioni di stage sottoscritte tra soggetto beneficiario e soggetto ospitante 50% del costo standard delle ore di Numero stage stage in proporzione al numero complessivi degli stage irregolari. 0 0% #DIV/0! totale decurtazioni da applicazione vademecum #DIV/0! Sovvenzione rideterminata UCS step 7 #DIV/0! #DIV/0! QUOTA DELLA SOVVENZIONE DETERMINATA SULLA BASE DI COSTI REALI VOCE DI SPESA Versione 6 IMPORTO APPROVATO DENOMINAZIONE VOCE DI SPESA B2.12 Indennità di frequenza B2.13 Servizi di supporto all'utenza (vitto, alloggio, trasporto) B2.14 Viaggi di studio dei partecipanti …. …… ….. …… * Cfr. Vademecum per l’attuazione del PO Sicilia FSE 2007-2013 Totali € IMPORTO DICHIARATO - € - Pagina 190 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 36 UCS: Check list di controllo ispettivo in loco Programma Operativo Avviso pubblico CPG competente Asse del PO FSE Beneficiario Codice Operazione (CIP) CUP ID Corso Titolo corso Indirizzo sede didattica oggetto di ispezione Incaricati della verifica e ufficio di appartenenza Data della verifica Ora di inizio e fine della verifica Altro personale presente (nome e ruolo) POR Siciliana FSE 2007-2013 Per il beneficiario è presente alla verifica _______________________________________________________________________________________________ nato/a a ______________________________________________________________ il ________________________ residente in __________________________________________________________________________ n. _________ CAP _____________________ Città ____________________________________________________ Prov. (_______) in qualità di ______________________________________________________________________________________ Documento d’identità _____________________________________________ n. _______________________________ Rilasciato il ______________________________ da _____________________________________________________ Verifica effettuata in fase di: Attività di aula □ Attività di stage in impresa □ Allievi iscritti da registro N. allievi N. uditori Attività di stage in impresa simulata □ Allievi presenti al momento della verifica N. allievi N. uditori A. Verifica attività d’aula Attività di verifica 1) La sede didattica coincide con quella comunicata? 2) E’ presente presso la sede didattica copia della perizia giurata di idoneità dei locali e delle attrezzature? Supporti al controllo Valutazio ne (A-B-C- Note NA)10 Sede didattica Perizia giurata 10 Scala valutazione - A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti; B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare); C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare); N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare). Versione 6 Pagina 191 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica 3) La sede didattica presenta evidenti problemi per lo svolgimento dell’attività prevista? 4) Il registro didattico è presente presso la sede ispezionata al momento della verifica? 5) Il registro didattico del corso è correttamente tenuto, compilato, numerato e vidimato? 6) Con riferimento al giorno della verifica gli allievi, gli uditori, i docenti, i co-docenti e i tutor presenti in aula hanno firmato il registro didattico? 7) Con riferimento al giorno della verifica i docenti, i co-docenti e i tutor presenti in aula, i moduli trattati e gli orari coincidono con quelli previsti nel calendario in possesso dell’Amministrazione? 8) Con riferimento al giorno della verifica nel caso di presenza in aula di allievi disabili, è presente un numero adeguato di co-docenti di sostegno? 9) In caso di assenza in aula durante la verifica di allievi o uditori, compare sul registro didattico la dicitura “assente” o “ritirato” o è riportata l’uscita anticipata? 10) Nel registro didattico del corso sono riportati i moduli svolti e gli argomenti trattati? 11) Indicare i materiali didattici in uso in aula e le attrezzature utilizzate? Supporti al controllo Valutazio ne (A-B-C- Note NA)10 Sede didattica Registro didattico Registro didattico Registro didattico Registro didattico Calendario didattico ed eventuali comunicazioni di modifiche Scheda allievi iscritti Registro didattico Avviso Registro didattico Registro didattico Materiali didattici e attrezzature in uso Sintesi dei risultati della verifica Sintesi delle eventuali criticità emerse Data Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Nome e Funzione del Responsabile/Incaricato del beneficiario Firma del Responsabile/Incaricato del beneficiario Allegati: Copia del registro d’aula reperito nel momento della verifica, firmato dall’Ente, questionari di gradimento Versione 6 Pagina 192 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 B Verifica attività di stage Indicare i nominativi degli allievi in stage presso la sede della verifica Attività di verifica Supporti al controllo 1) E’ presente la convenzione di stage regolarmente firmata? Convenzione di stage 2) Il registro di stage è presente presso la sede ispezionata al momento della verifica? Registro di stage 3) Il registro di stage è correttamente tenuto, compilato, numerato e vidimato? Registro di stage 4) L’allievo o gli allievi e i tutor hanno firmato correttamente il registro di stage? Registro di stage 5) L’attività in corso è coerente con quanto indicato nella convenzione di stage? Registro di stage Convenzione di stage 6) In caso di assenza degli allievi, compare sul registro di stage la dicitura “assente”? Registro di stage Valutazio ne (A-BC-NA)11 Note Sintesi dei risultati della verifica Sintesi delle eventuali criticità emerse Data Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Nome e Funzione del Responsabile/Incaricato del beneficiario Firma del Responsabile/Incaricato del beneficiario Allegati: Copia del registro di stage reperito nel momento della verifica, firmato dall’impresa 11 Scala valutazione - A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti; B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare); C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare); N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare). Versione 6 Pagina 193 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 37 UCS: Questionario rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari Soggetto beneficiario Titolo del corso CUP Sede corso Data Nome allievo (facoltativo) (1 = Insufficiente 2 = Sufficiente 3 = Discreto 4 = Buono 5 = Ottimo) Area Organizzazione Strutture e attrezzature Corso e materiali Domande Sono stati adeguatamente illustrati gli obiettivi del corso e la fonte di finanziamento (POR Sicilia FSE 2007/2013)? I contenuti del corso finora svolto sono in linea con gli obiettivi illustrati? Ha ricevuto preliminarmente tutte le informazioni relative al corso (sedi di svolgimento, orari, impegno previsto, etc.)? Le attività formative sono erogate nel rispetto della tempistica indicata nel calendario didattico preventivamente comunicato? L’assistenza fornita dalla segreteria didattica e dai tutor d’aula è adeguata alle esigenze dell’utenza? L’aula è adeguata in termini di spazi disponibili, illuminazione, climatizzazione e comfort? Le attrezzature didattiche (strumenti di laboratorio, personal computer, etc.) sono adeguate, disponibili e correttamente funzionanti? I contenuti del corso finora svolto sono in linea con le sue aspettative? I materiali didattici ricevuti sono adeguati rispetto ai contenuti del corso? 1 2 3 4 I docenti manifestano conoscenza e padronanza delle materie trattate? Docenza Azione formativa complessiva I docenti illustrano con la dovuta chiarezza i contenuti delle materie trattate? I docenti manifestano conoscenza e padronanza delle attrezzature a supporto delle attività didattiche? Complessivamente, la formazione finora ricevuta è in linea con le sue aspettative? Commenti ed eventuali suggerimenti Versione 6 Pagina 194 5 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 38 UCS: Check list di controllo amministrativo in loco Programma Operativo Avviso pubblico CPG competente Asse del PO FSE Beneficiario Codice Operazione (CUP e CIP) Titolo Operazione Titolo e codici corsi Programma Operativo Regione Siciliana FSE 2007-2013 - Indirizzo sede amministrativa oggetto di ispezione Incaricati della verifica e ufficio di appartenenza Data della verifica Ora di inizio e fine della verifica Altro personale presente (nome e ruolo) Per il beneficiario è presente alla verifica _______________________________________________________________________________________________ nato/a a ______________________________________________________________ il ________________________ residente in __________________________________________________________________________ n. _________ CAP _____________________ Città ____________________________________________________ Prov. (_______) in qualità di ______________________________________________________________________________________ Documento d’identità _____________________________________________ n. _______________________________ Rilasciato il ______________________________ da _____________________________________________________ Versione 6 Pagina 195 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di verifica Supporti al controllo Corsi Valutazione (A-B-C-NA)12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Note 10 A. Rispetto delle procedure previste per la selezione e sostituzione degli allievi/uditori 1) I bandi per il reclutamento degli allievi sono conformi alla normativa vigente e alle prescrizioni del vademecum 2) Le domande sono state debitamente protocollate? 3) Sono stati regolarmente prodotti i verbali di selezione, debitamente firmati, anche nel caso in cui il numero dei candidati o la tipologia di destinatari non richiedevano di procedere alla selezione è stato redatto apposito verbale? 4) E’ stata predisposta e pubblicata la graduatoria finale? 5) Sono stati comunicati ai destinatari i risultati della selezione? 6) E’ stata inoltrato al CPI competente per territorio l’elenco degli allievi e degli uditori ammessi? 7) Sono state fatte eventuali integrazioni degli allievi/uditori inizialmente ammessi? 8) Eventuali integrazioni degli allievi sono avvenute nel rispetto delle procedure di trasparenza previste dal vademecum? 9) Sono state caricate sul sistema Faròs le informazioni previste per gli allievi e uditori? 10) Ci sono stati casi di abbandoni o rinunce (se si sono state adeguatamente trattate)? B. Bandi di reclutamento Vidimazione CPI Pubblicazione sito web Domande di ammissione Verbali di selezione Graduatoria finale Comunicazione esito graduatoria Elenco allievi Nota di trasmissione al CPI Elenco allievi Registro; Procedure di subentro Anagrafica allievi Anagrafica allievi Comunicazione rinuncia/abbando no Registro Conformità delle attività realizzate rispetto agli obiettivi di progetto 11) L’attività realizzata è conforme con quanto previsto dal progetto approvato e dal progetto esecutivo? 12) Le sedi didattiche coincidono con quelle comunicate? 13) I registri didattici dei corsi sono correttamente tenuti, compilati, numerati e vidimati? 14) Gli allievi, gli uditori, i docenti, i co-docenti e i tutor firmano regolarmente il registro didattico? Progetto approvato Progetto esecutivo Eventuali variazioni/autoriz zazioni Relazioni attività realizzate (mod. 9); Avvio corso Calendari Sedi didattica Registri didattici (se disponibili in sede) Registro didattico (se disponibili in sede) 12 Scala valutazione - A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti; B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare); C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare); N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare). Versione 6 Pagina 196 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Supporti al controllo Attività di verifica Corsi Valutazione (A-B-C-NA)12 1 15) I dati riportati sul registro didattico cartaceo corrispondono con quelli inseriti sul sistema informativo Faròs? 16) I docenti, i co-docenti e i tutor presenti in aula, i moduli trattati e gli orari coincidono con quelli previsti nel calendario in possesso dell’Amministrazione? 17) In caso di attività realizzata di stage sono presenti le convenzioni debitamente firmate 18) Il contenuto dello stage è in linea con l’attività del corso? 19) I registri di stage sono debitamente firmati? 20) I dati riportati sui registri di stage cartacei corrispondono con quelli inseriti sul sistema informativo Faròs? 21) Nel caso di presenza in aula di allievi disabili, è presente da registro un numero adeguato di co-docenti di sostegno? 22) Nel registro didattico del corso sono riportati i moduli svolti e gli argomenti trattati? 23) I materiali didattici in uso e le attrezzature utilizzate sono conformi al progetto approvato? C. in possesso dei requisiti previsti dall’avviso e dal bando? 25) Nel caso di allievi disabili è presente il certificato di disabilità? 4 5 6 7 Registri di stage Faròs 8 9 10 Controllo a campione Controllo a campione Scheda allievi iscritti Registro didattico Avviso Registro didattico Materiali didattici e attrezzature in uso Avviso Bando si selezione Dichiarazione titoli Documenti d’identità Certificato di disabilità CaronteFse-Faròs Coerenza delle informazioni fornite nelle relazioni sulle attività realizzate rispetto al livello di attuazione fisico-tecnica dell’intervento rilevato nel corso della verifica 26) I corsi avviati sono conformi alle prescrizioni previste dall’avviso (numero minimo di allievi, tipologie di destinatari, etc.) E. 3 Verifica del possesso dei requisiti di accesso previsti per gli allievi 24) Gli allievi e gli uditori ammessi ai corsi sono D. 2 Registro didattico (se disponibili in sede) Faròs Registro didattico (se disponibili in sede) Calendario didattico ed eventuali comunicazioni di modifiche Convenzioni di stage Convenzione stage Progetto esecutivo Registri di stage Note Cronoprogramma; Calendario Scheda allievi Eventuali comunicazioni e/o autorizzazioni Presenza dei contratti o lettere di incarico per il personale formatore, formatore di sostegno e tutor 27) Le procedure di reclutamento del personale sono avvenute nel rispetto di quanto previsto dall’avviso e dal progetto approvato? Versione 6 Avviso Progetto approvato Decreto Assessoriale 5074 del 22 dicembre 2010 DDG 3017 del 25 luglio 2012 Circolare di chiarimenti n.22 del 08/10/2012 Pagina 197 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Supporti al controllo Attività di verifica Corsi Valutazione (A-B-C-NA)12 1 28) In caso di utilizzo di personale dipendente pubblico è presente l’autorizzazione da parte dell’amministrazione da cui dipende il soggetto? 29) Sono stati caricati a sistema tutti i dati e i documenti previsti per il personale formatore e per il personale di supporto (direttore, coordinatore, formatore docente, formatore di supporto, tutor)? 30) Il curriculum del personale docente è in linea con il livello professionale e didattico indicato? 31) Il contratto/lettera d’incarico riporta esplicitamente il riferimento all’incarico, l’attività prevista? F. per tutti gli allievi che partecipano alle attività corsuali, comprensivi eventuali subentri? informazione e pubblicità, previsti dalla normativa comunitaria? 34) Il bando di selezione riporta gli estremi del programma e del fondo? presente la perizia giurata o la certificazione di idoneità dei locali in corso di validità per le sedi di tutti i corsi avviati? correttamente calcolate secondo quanto stabilito dall’avviso? 37) Le indennità di frequenza sono state regolarmente documentate e quietanzate? 38) In caso di costi di trasporto per disabili, ricorrono i presupposti riconoscimento? per il loro 7 8 9 10 Autorizzazione dipendenti pubblici Registro didattico Contratto o lettera d’incarico Cv CV Faròs scheda docente Contratto Polizze assicurative Bando di selezione Perizia giurata o la certificazione di idoneità locali Avviso Registri Ricevute Ricevute Quietanze Avviso Ricevute/docume ntazione costi di trasporto Vademecum Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio 39) I dati di monitoraggio sono stati trasmessi nel rispetto delle scadenze vademecum UCS? K. 6 Verifica amministrativo-contabile sulle spese da rendicontare a costi reali, eventualmente già sostenute 36) Le indennità di frequenza sono state J. 5 Rispetto della normativa di riferimento in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro 35) E’ I. 4 Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità 33) Sono stati rispettati gli adempimenti di H. 3 Presenza della documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie previste 32) Sono state sottoscritte le polizze assicurative G. 2 Note previste dal Dati di monitoraggio Vademecum Ulteriori aspetti previsti nelle visite ispettive 40) Ci sono corsi a cui l’ente ha rinunciato? Progetto esecutivo Rinuncia Relazione attività realizzate (mod. 9); 41) Il numero di allievi iscritti al corso al momento del controllo è superiore alla soglia fisiologica? (se no, specificare se in considerazione dell’avanzamento del monte ore del corso è ancora possibile procedere all’integrazione di nuovi allievi e, in caso contrario indicare nella tabella 1 allegata il corso, l’avanzamento in termini di ore corso realizzate sul totale delle ore previste e il numero iscritti che potenzialmente può ancora assicurare la percentuale minima di frequenza richiesta dall’avviso) Versione 6 Registro Comunicazioni di rinuncia/abbando no Anagrafica allievi Pagina 198 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Supporti al controllo Attività di verifica Corsi Valutazione (A-B-C-NA)12 1 42) Ci sono corsi che alla data della relazione presentata sono conclusi (ad esclusione dell’esame finale)? 43) Eventuale attività delegata preventivamente autorizzata? è stata 44) L’attività realizzata dal soggetto delegato è conforme a quella delegata? 45) E’ stato rispettato il limite posto dal vademecum sull’ammontare massimo di ore delegabili (10%)? 46) E’ presente il regolamento del corso debitamente controfirmato? 47) E’ presente presso il beneficiario un sistema di contabilità separata, o una codifica contabile contenente la registrazione delle entrate e delle uscite inerenti il progetto finanziato? 48) Viene utilizzato per il progetto c/c dedicato alle operazioni cofinanziate dal FSE, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 3 della Legge 136/2010 e s.m.i.? 2 3 4 5 6 7 8 9 Note 10 Relazione attività realizzate (mod. 9); Faròs Autorizzazione preventiva delega Contratto di delega Relazione attività realizzate (mod. 9) Requisiti personale delegato Contratto di delega Vademecum Contratto di delega Regolamento corso Contabilità separata Conto corrente dedicato Coordinate bancarie Sintesi dei risultati della verifica Sintesi delle eventuali criticità emerse Luogo e data Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Nome e Funzione del Responsabile/Incaricato del beneficiario Firma del Responsabile/Incaricato del beneficiario Pagina 199 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 1 Riepilogo corsi Dati alla data Del controllo (da registro) Id corso Titolo corso Stato corso (avviato, conclus o o da avviare) D) N. ore realiz zate E) N. allie vi total i F) N. allie vi valid i G) Di cui N. allievi disab ili H) N. udit ori Dati dall’avvio del progetto I) N. rinunce L) N. ore realiz zate M) % ore realizzate (=I/A) Sovvenzione potenzialmente maturata (UCS * L) TOTALE Versione 6 Pagina 200 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 39 UCS: Check list per le verifiche ispettive in itinere a distanza Programma Operativo Avviso pubblico CPG competente Asse del PO FSE Beneficiario Codice Operazione (CUP e CIP) Tipologia di corso Titolo corso Indirizzo sede didattica oggetto di ispezione Telefono e Fax usato per la verifica Riferimento verbale di individuazione dell’operazione Incaricato della verifica e ufficio di appartenenza Data della verifica Ora di inizio e fine della verifica Altro personale presente POR Siciliana FSE 2007-2013 Asse II Personale referente dell’Ente controllato ___________________________________________________________________________________________ ____ nato/a a ______________________________________________________________ il ________________________ residente in __________________________________________________________________________ n. _________ CAP _____________________ Città ____________________________________________________ Prov. (_______) in qualità di ______________________________________________________________________________________ Documento d’identità _____________________________________________ n. _______________________________ Rilasciato il ______________________________ da _____________________________________________________ Allievi iscritti da registro N. allievi Versione 6 N. uditori Allievi presenti al momento della verifica N. allievi N. uditori Pagina 201 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Verifica a distanza attività d’aula Attività di verifica Supporti al controllo Valutazio ne (A-B-C- Note NA)13 1) E’ stato trasmesso in tempo reale, al n. di 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) fax comunicato dal controllore, copia del registro didattico della giornata in corso e delle 3 precedenti? Il registro didattico del corso è correttamente tenuto, compilato, numerato e vidimato? Con riferimento ai giorni del calendario ricevuto i docenti, i co-docenti e i tutor presenti in aula, i moduli trattati e gli orari coincidono con quelli previsti nel calendario in possesso dell’Amministrazione? Con riferimento ai giorni del calendario ricevuto nel caso di presenza in aula di allievi disabili, è presente un numero adeguato di co-docenti di sostegno? In caso di assenza in aula di allievi o uditori, compare sul registro didattico la dicitura “assente” o “ritirato” o è riportata l’uscita anticipata? Nel registro didattico del corso sono riportati i moduli svolti e gli argomenti trattati? La pagina del registro didattico siglata dall’Amministrazione con la nuova firma degli allievi, del docente e dell’eventuale tutor e personale di sostegno presente è stata ritrasmessa prontamente dall’Ente? Le firme riportate nella pagina del registro ritrasmessa dall’ente sono conformi con le prime firme apposte sul registro? Nel caso di interviste con il docente, il tutor e alcuni degli allievi presenti sono state rilevate criticità? Registro didattico Registro didattico Registro didattico Calendario didattico ed eventuali comunicazioni di modifiche Scheda allievi iscritti Registro didattico Avviso Registro didattico Registro didattico Registro didattico Registro didattico Sintesi dei risultati della verifica Sintesi delle eventuali criticità emerse Luogo e data Firma per esteso degli incaricati della verifica Allegati: Copia del registro trasmesso dall’ente 13 Scala valutazione - A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti; B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare); C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare); N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare). Versione 6 Pagina 202 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 40 CONTROLLI QUALITÀ: Check list controlli Centro di Programmazione e Gestione Unità di Monitoraggio e Controllo Asse e obiettivo Beneficiario Codice Operazione (CUP e CIP) Titolo operazione Verifica effettuata da Data Attività di Controllo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Sì No NA Note Il controllore di I livello ha visionato la pista di controllo relativa alle operazioni controllate? Il controllore ha utilizzato le check list di controllo allegate al Manuale di controllo di I livello dell'Autorità di Gestione del POR Sicilia FSE? Il controllore ha verificato, nel caso il contributo si inquadri in un regime di aiuto, se questo è stato notificato alla UE o si tratta di regime in esenzione o de minimis? In caso di appalto pubblico, il controllore ha verificato l’organizzazione delle modalità di selezione delle domande/offerte, la corretta costituzione della commissione di valutazione e l’applicazione dei criteri per la formulazione della graduatoria dei partecipanti? È stata verificata l’esistenza di un convenzione/atto di adesione sottoscritto dall'Amministrazione e dal Beneficiario che regoli i rapporti tra le parti rispetto alle modalità di utilizzo del contributo, alle condizioni e tempistica per la realizzazione di opere pubbliche, alle caratteristiche dei beni da acquisire, etc.? Il controllore ha esaminato tutti i documenti relativi all'operazione controllata? Sono state verificate le attività relative alla rendicontazione con riferimento ai Decreti di Liquidazione, ai mandati di pagamento e ai relativi circuiti finanziari? Il controllore ha esaminato l'intera documentazione di spesa, comprese le quietanze dei pagamenti? Il controllore ha esaminato che la spesa ammissibile è pertinente all'operazione finanziata e che è stata sostenuta nel periodo di ammissibilità previsto per il progetto? Le fatture controllate sono risultate annullate con il timbro "POR Sicilia FESR 2007-2013"? Le check list di controllo amministrativo di I livello risultano debitamente compilate in ogni loro parte (compresa la data) e firmate dal controllore? Gli esiti dei controlli sono chiaramente esposti e sono definitivi? Eventuali anomalie riscontrate sono state segnalate ai beneficiari e se ne è tenuto conto ai fini della definizione degli esiti dei controlli? La documentazione attestante i controlli effettuati è messa a disposizione sul sistema informativo? Versione 6 Pagina 203 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Attività di Controllo 15. Le eventuali irregolarità riscontrate sono state adeguatamente trattate? Sì No NA Note Le procedure finalizzate alla comunicazione delle irregolarità e delle 16. eventuali procedure di recupero alla Commissione - ex artt. 28-36 del 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Reg. (CE) 1828/2006 risultano adeguate e tempestive? Controlli sulle procedure di selezione Il controllore ha verificato il rispetto della normativa e la correttezza, rispetto al PO, delle procedure per l’informazione ai potenziali Beneficiari mediante la verifica della presenza dei contenuti minimi negli avvisi pubblici o negli atti di gara, delle modalità di pubblicizzazione e dei mezzi e/o canali utilizzati? Il controllore ha verificato il rispetto della normativa e la correttezza, rispetto al PO, delle procedure per la selezione dei Beneficiari? Il controllore ha verificato che i Beneficiari rispettano i requisiti di ammissibilità e l'operazione finanziata rispetta i criteri di selezione? Il controllore ha verificato l'attività istruttoria con riferimento al Bando, alla Domanda di partecipazione, alla selezione e alla assegnazione del contributo? Gli atti che documentano la procedura di selezione sono completi, esaustivi e facilmente disponibili a verifiche ulteriori? Controlli in loco sulle operazioni campionate I controlli in loco sono stati svolti rispettando il Piano dei controlli? I controllori hanno rispettato le procedure di preavviso ai Beneficiari per lo svolgimento dei controlli in loco? Le check list di controllo in loco di I livello risultano debitamente compilate in ogni loro parte e firmate dal controllore? I verbali di controllo in loco risultano compilati in ogni loro parte e firmati dal controllore e dal beneficiario? Gli esiti dei controlli sono chiaramente esposti e sono definitivi? Eventuali anomalie riscontrate sono state segnalate ai beneficiari e se ne è tenuto conto ai fini della definizione degli esiti dei controlli? Le procedure di controllo adottate consentono di accertare l'avanzamento del progetto e la sua "realità"? Delle eventuali anomalie riscontrate si è tenuto conto ai fini della rendicontazione alla UE della spesa? La documentazione attestante i controlli effettuati è messa a disposizione sul sistema informativo? Nel caso di un'irregolarità riscontrata nell'attività di controllo, le procedure definite dall'OI sono conformi alla normativa comunitaria (artt. 28-36 del Reg. (CE) 1828/2006)? Giudizio sintetico sui controllori di I livello Sulla base di quanto precede, le procedure di controllo di I livello svolte possono considerarsi sostanzialmente affidabili sostanzialmente affidabili ma necessitano della rimozione delle seguenti criticità/carenze: sostanzialmente inaffidabili Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 204 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 41 ENTI IN HOUSE: Check list di verifica Programma Operativo POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07 Ente CPG competente/Organismo Intermedio Responsabile del controllo Data controllo Elementi di controllo 1 La proprietà dell’ente in house è interamente pubblica? 2 La nomina della maggioranza dei membri degli organi societari avviene da parte dell’ente pubblico di riferimento? 3 Nello statuto, o in altri atti - ad esempio, patti sociali -, sono presenti previsioni relative a: a) Si No Note la natura pubblica dei soci, che deve essere stabile e, quindi, gli accorgimenti conseguenti in materia di trasferimento delle quote o azioni; b) l’approvazione preventiva del programma di attività da parte dell’ente pubblico di riferimento (controllo strategico); c) il controllo dell’ente pubblico sulla struttura aziendale, compreso l’organigramma; d) la sottrazione di alcuni atti dall’autonomia dell’organo di amministrazione, mediante la necessità di un’autorizzazione preventiva, da parte dell’ente pubblico di riferimento, degli atti di amministrazione straordinaria e di tutti quelli che hanno un’incidenza finanziaria, gestionale o strategica importante; e) la verifica del raggiungimento degli obiettivi; f) il controllo finanziario a consuntivo; g) svolgimento della parte più importante delle attività - almeno 7580% delle attività complessive e, comunque, tutte le attività di importanza strategica per il soggetto - nei confronti, o su affidamento, dell’ente pubblico di riferimento, risultante dai bilanci o da documenti equivalenti. Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 205 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Allegato 42 ORGANISMI INTERMEDI: Check list di controllo Organismo Intermedio Funzionario addetto al controllo Soggetti presenti al controllo Luogo del controllo Data del controllo Elementi di controllo Si No NA Note Funzioni dell’OI Le funzioni svolte dai diversi uffici all’interno dell’OI (CPG, UMC, etc.) coinvolti nella gestione delle operazioni sono debitamente formalizzate? Esiste un organigramma dettagliato? Esiste un atto formale di attribuzione delle funzioni al personale responsabile dei diversi uffici coinvolti? Esistono deleghe formali per specifiche funzioni o esternalizzazioni? Viene garantito un adeguato flusso informativo e documentale formalizzato tra i diversi soggetti coinvolti? L’Organismo si è dotato di un proprio manuale delle procedure? Esistono modelli per i diversi adempimenti legati all’attuazione del programma? Le procedure e gli strumenti previsti dal manuale vengono utilizzati? Selezione Sono previste modalità per assicurare che la selezione delle operazioni avvenga conformemente ai criteri applicabili al PO e conformi alle pertinenti norme comunitarie e nazionali? E’ rispettata la normativa esistente in materia di informazione e pubblicità, pari opportunità, aiuti di stato e appalti? Vengono pubblicati sul sito e sulla GURS / GUCE i bandi/avvisi e la documentazione prevista? Tutte le domande/offerte vengono debitamente registrate e protocollate? La valutazione avviene nel rispetto della normativa vigente? E' garantita un'informazione tempestiva dell’esito della gara a tutti i partecipanti? Gestione L’Organismo ha predisposto per i beneficiari appositi manuali operativi o linee guida e modelli di riferimento per la corretta gestione rendicontazione dei progetti (vademecum dell’operatore)? Le norme sull’ammissibilità dei costi relativa agli interventi sono formalizzate ed adeguatamente diffuse? Versione 6 Pagina 206 Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013 Elementi di controllo Si No NA Note L’Organismo è in linea con i dati di monitoraggio relativi alle singole operazioni? Esistono adeguate procedure per la gestione dei pagamenti? Esistono adeguate procedure per la gestione delle irregolarità e dei recuperi? Sono tracciati correttamente i flussi informativi sull’esito dei controlli effettuati dall’UOP? Sono tracciati correttamente i flussi informativi per la gestione delle irregolarità e dei recuperi a seguito delle comunicazioni dell’UMC? Esiste una procedura di contabilità separata? Controlli Sono utilizzati strumenti standardizzati per il controllo (check list, verbali, etc.) e vengono regolarmente archiviati? Le verifiche effettuate su base documentale sono state realizzate/completate prima della certificazione delle spese relative? I controlli documentali sono adeguati e rispondono a quanto richiesto dai Regolamenti e dalle disposizioni dell’AdG? Nel caso di forfettizzazione dei costi indiretti, è prevista una chiara metodologia per la quantificazione dei costi indiretti? Vengono effettuati i controlli in loco secondo quanto definito nel Piano dell’AdG? Se i controlli in loco vengono realizzati su base campionaria è stata formalizzata una metodologia di campionamento? E' previsto un sistema per la registrazione dei controlli effettuati, dei risultati, delle eventuali irregolarità riscontrate e del follow-up? Piste di controllo E' stata predisposta una pista di controllo? La pista di controllo è conforme a quanto previsto dall’Art. 15 Reg. CE 1828/2006?) I fascicoli di progetto sono archiviati e conservati correttamente? E’ garantita la trasmissione all’AdG dei controlli effettuati e dei risultati delle eventuali irregolarità riscontrate e del follow-up? Sistema informativo L’Organismo ha accesso ed utilizza il SI dell’AdG? L’Organismo utilizza ulteriori sistemi informativi? Il sistema informativo contiene tutte le informazioni previste ed è aggiornato nel rispetto delle scadenze definite dall’AdG? Data Versione 6 Nome e qualifica del Controllore Firma del controllore Pagina 207