vademecum 2016 - Mondo Motori Show

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vademecum 2016 - Mondo Motori Show
VADEMECUM ESPOSITORI
VICENZA, 2 – 4 DICEMBRE 2016
INDICE
Pianta e Servizi di Quartiere
Contatti Italian Exhibition Group S.p.A.
Orari (espositori e visitatori)
Allestimento e Disallestimento
Regolamento tecnico e sicurezza sul lavoro
Registrazione al portale della sicurezza sul lavoro
Privacy
Parcheggio Espositori
Carico e Scarico
Assicurazione
Tessere Espositori
Cartelli pubblicitari - video sonori
Cartelli ragione sociale
Impianti pubblicitari e vetrine
Internet FDVHotspot
Pagamenti
Parcheggio per persone con disabilità
Servizi utili
Servizi fotografici
Ufficio stampa
Vigilanza interna
Raccolta differenziata dei rifiuti
Danneggiamenti
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SERVIZI DI QUARTIERE
ATRIO INGRESSO Pad. 1
Banca Popolare di Vicenza e Bancomat
Guardia medica
Toilettes
PADIGLIONE 1
Bar
Toilettes
PADIGLIONE 2
Bar
Croce Verde
Ristorante self-service
Toilettes
Vigili del Fuoco
PADIGLIONE 4
Bar
Toilettes
PADIGLIONE 6
Bar
Toilettes
ATRIO INGRESSO Pad. 7
Biglietteria
Sala stampa
Toilettes
S.A.T.E.
Segreteria Espositori
PADIGLIONE 7
Bar
Centro Congressi (1° piano) - Pad. 7.1
Ristorante (1° piano) – Pad. 7.1
Toilettes
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Nei giorni della Manifestazione l’ufficio S.A.T.E. e la Segreteria Espositori sono a disposizione
nell’Atrio di ingresso al Padiglione 7. Il Servizio WI-FI è gratuito per tutti gli espositori. Le
credenziali per l’accesso (username e password) vengono comunicate all’interno della Conferma di
partecipazione e sono valide per un solo apparecchio informatico per tutti i giorni di
Manifestazione.
CONTATTI ITALIAN EXHIBITION GROUP S.P.A.
Staff di Manifestazione
Patrizio Carotta
Nicola Dal Martello
Francesca Marini
- Exhibition Manager
- Sales Manager
- Customer Care
tel. 0444/969.990
tel. 0444/969.708
tel. 0444/969.088
Marco Grespan
- Referente commerciale
tel. 333/6064312
Eventi
Marzia Voltolina
tel. 0444/808.420
Comunicazione e Media
Chiara Cappellina
tel. 0444/969.129
Visual e Progettazione
Rinaldo Pagan
tel. 0444/969.951
Amministrazione e Contabilità clienti
Mauro Paduano
Linda Celin
tel. 0444/969.909
tel. 0444/969.876
Sistemi Informativi
Daniele Brognara
tel. 0444/969.928
Servizio Assistenza Tecnica Espositori (SATE)
Manutenzione
Logistica e Servizi
Servizio Medico
Servizio Emergenze
Telefoni di emergenza presenti nei padiglioni
tel. 0444/969.975
tel. 0444/969.992
tel. 0444/969.929-949
tel. 0444/969.925
tel. 0444/969.555
tel. 2555
Security
Safety
tel. 0444/969.910
tel. 0444/969.818
Italian Exhibition Group S.p.A.
Quartiere Fiera di Vicenza
Tel. (+39) 0444 969.111 - Fax (+39) 0444 969.000
[email protected] - www.iegexpo.it
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ORARI ALLESTIMENTO
Giovedì 1 Dicembre (previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. dal
sito internet www.fdvsafety.it.)
orario 8.30 – 18.30
Venerdì 2 Dicembre (previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. dal
sito internet www.fdvsafety.it.)
orario 8.30 – 12.00
ORARI ESPOSITORI (nei giorni di Manifestazione)
Venerdì 2 Dicembre
Sabato 3 Dicembre
Domenica 4 Dicembre
ORARI PER IL PUBBLICO
Venerdì 2 Dicembre
Sabato 3 Dicembre
Domenica 4 Dicembre
ORARI DISALLESTIMENTO
AREE ALLESTITE E AREE PRIVE DI ALLESTIMENTO:
4 Dicembre (Domenica)
5 Dicembre (Lunedì)
orario 12.00 – 20.30
orario 8.00 - 20.30
orario 8.30 - 21.00
orario 14.00 – 20.00
orario 9.00 - 20.00
orario 9.00 - 19.00
orario 19.00 - 23.00
orario 8.30 - 18.30
(previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. dal sito internet
http://safetyportal.vicenzafiera.it/)
N.B.: È severamente vietato iniziare le operazioni di disallestimento prima delle ore 19.00 di
Domenica 4 Dicembre 2016, momento della chiusura della Manifestazione per il pubblico. È
vietato l’ingresso agli animali, fatta eccezione per i cani con fini di assistenza.
ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO
Al fine di prevenire problemi concernenti la sicurezza, si comunica che i tempi di allestimento e
disallestimento dovranno essere rigorosamente rispettati. Si riportano di seguito le principali
modalità per le quali non saranno ammesse deroghe: le operazioni di allestimento degli stand
dovranno essere completate entro le ore 12.00 di Venerdì 2 Dicembre. Si ricorda che i
suddetti lavori potranno avvenire anche nella mattinata di Venerdì 2 Dicembre, con
orario 8.30 – 12.00. L’ultimo giorno di Manifestazione (Domenica 4 Dicembre) sarà
consentito il disallestimento degli stand dalle ore 19.00 alle ore 23.00. Non è consentito
iniziare le operazioni di disallestimento dello stand prima delle ore 19.00. Tutte le
operazioni di sgombero e disallestimento dovranno essere ultimate improrogabilmente
entro Lunedì 5 Dicembre (orario: 8.00 - 18.30 continuato).
Nelle giornate di giovedì 1, venerdì 2 e lunedì 5 Dicembre, l’accesso presso il Quartiere
di Fiera di Vicenza per il montaggio e lo smontaggio degli stand in area libera e per
allestire e disallestire in generale gli stand sarà consentito esclusivamente previa
registrazione
sul
Portale
della
Sicurezza
sul
Lavoro
dal
sito
internet
http://safetyportal.vicenzafiera.it/
L’Espositore si assume a proprio carico, obbligandosi a mantenere manlevata e indenne
Italian Exhibition Group S.p.A., senza diritto di rivalsa verso la stessa o a richiedere
compensi alla medesima, ogni più ampia responsabilità per tutti gli eventuali danni a
cose (quali, a mero titolo esemplificativo, merce, strutture e arredi), a persone o ad
animali che, nell’esecuzione della fase di allestimento e disallestimento, lo stesso o i
suoi dipendenti o incaricati, direttamente o indirettamente, possano arrecare a terzi o a
Italian Exhibition Group S.p.A., a prescindere dalle modalità con cui l’evento dannoso si
verifichi.
A tal proposito, pertanto invitiamo gli espositori ad essere presenti durante gli orari indicati.
Eventuali prolungamenti degli orari di allestimento e disallestimento sopraindicati, dovranno
essere concordati con l’Ufficio Sicurezza di Italian Exhibition Group S.p.A. Quartiere Fieristico Fiera
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di Vicenza previa richiesta presentata almeno 24 ore prima. L’Ufficio comunicherà concessioni
ed eventuali costi (Tel. 0444/969.818). Per tutte le altre norme (in particolare per l’allestimento e
il disallestimento, e per la sicurezza) si sottolinea l’obbligo di attenersi a quanto prescritto dal
Regolamento di Partecipazione riportato nel Modulo A della Domanda di Partecipazione e
successive comunicazioni.
Al fine di migliorare la qualità del servizio ai propri Clienti, e per garantire una più stretta
osservanza delle norme di sicurezza sui luoghi di lavoro, Italian Exhibition Group si avvale del
Fornitore Ufficiale Expotrans per la movimentazione delle merci all’interno del Quartiere Fieristico
di Fiera di Vicenza. Pertanto, per l’utilizzo di carrelli elevatori, transpallet elettrici, piattaforme
elevatrici, paranchi ed altre attrezzature soggette a verifica periodica e idonea formazione per
l’utilizzo ai sensi del D.lgs.81/08, si prega di contattare preventivamente Expotrans al fine di
programmare l'orario di esecuzione di ciascuna attività.
Si precisa infine che, in ogni caso, agli espositori sarà comunque concesso di utilizzare i
propri carrelli e transpallet, purché manuali, per il trasporto del materiale all'interno dei
propri stand.
Per la prenotazione del servizio “Expotrans” è contattabile ai seguenti numeri di telefono: tel.
+39.0444.969090
mob.
+39.334.6156119
oppure
all’indirizzo
email:
[email protected]
REGOLAMENTO TECNICO E SICUREZZA SUL LAVORO
L’Espositore deve rispettare le norme riportate sul “Regolamento Tecnico” e sul “Regolamento per
la Sicurezza sul Lavoro” vigenti presso Italian Exhibition Group S.p.A. e sottoscritti al momento
della Domanda di Partecipazione. L’Espositore ha inoltre l’obbligo di trasmettere i Regolamenti e di
far rispettare quanto contenuto anche da parte delle Ditte che incaricherà per l’allestimento della
propria postazione.
REGISTRAZIONE AL PORTALE DELLA SICUREZZA SUL LAVORO
Gli Espositori che dovranno allestire e/o disallestire il proprio stand all’interno delle aree libere,
che avranno necessità di accedere dunque al Quartiere Fieristico Fiera di Vicenza nelle giornate
di giovedì 1, venerdì 2 e lunedì 5 Dicembre, nonché di accedere al Quartiere Fieristico
Fiera di Vicenza per il montaggio e lo smontaggio degli stand in area libera e per
allestire e disallestire in generale gli stand, sarà loro consentito tale accesso
esclusivamente previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition
Group S.p.A. Quartiere Fieristico Fiera di Vicenza da effettuarsi dal sito internet
http://safetyportal.vicenzafiera.it/. In caso di difficoltà nella registrazione dei dati richiesti potrete contattare
l’Ufficio assistenza allo 0444.969818.
La procedura di registrazione, oltre a richiedere l'inserimento dei dati identificativi dell’Azienda
allestitrice e dei propri lavoratori, fornisce adeguate informazioni con lo scopo, ai sensi dell’art. 26
del D.Lgs. 81/08 e s.m.i. (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro) di:


informare i lavoratori che opereranno all’interno del quartiere fieristico relativamente ai
rischi specifici esistenti nell’ambiente in cui sono destinati ad operare e sulle misure di
prevenzione, protezione e di gestione dell’emergenza esistenti;
individuare gli eventuali interventi di protezione e prevenzione dai rischi cui sono esposti i
lavoratori al fine di eliminare i rischi dovuti alle interferenze tra i lavori delle diverse
Aziende coinvolte nell’esecuzione dell’allestimento della manifestazione.
PRIVACY
Il sito web di Italian Exhibition Group riporta nell’apposita area “Privacy” il testo della Politica per
la tutela dei dati personali (D.Lgs. 196/03) , oltre al link ai seguenti documenti:
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·
·
Diritti dell'interessato
Codice deontologico in materia di trattamento di immagini
PARCHEGGIO ESPOSITORI
Durante la Manifestazione saranno a disposizione degli Espositori alcune aree di parcheggio
dedicate: il contrassegno per accedere alle aree di parcheggio dovrà essere ritirato presso la
Segreteria Espositori, contestualmente al ritiro delle Tessere Espositore (presso punto S.A.T.E.
ingresso padiglione 7). Eventuali contrassegni supplementari saranno addebitati euro
50,00 + Iva cadauno, fino ad esaurimento dello spazio a disposizione.
Concessionari di auto: Parcheggio INTERNO LATO LUNGO Padiglione 7 lato Viale della
Scienza (48 posti) con pass blu. L’AUTO DOVRA RESTARE IN SOSTA PER TUTTA LA
GIORNATA DI FIERA.
Pass di colore VERDE:
Parcheggio PF (per tutti gli altri espositori)
E’ severamente vietato parcheggiare davanti alle uscite di sicurezza; i veicoli che verranno lasciati
di fronte alle uscite di sicurezza verranno rimossi dal carro attrezzi con addebito delle spese.
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CARICO E SCARICO
Durante le operazioni di allestimento e disallestimento potrete giungere al varco più vicino al
Vostro stand. Vi chiediamo la cortesia di liberare le porte non appena avete concluso le operazioni
di carico e scarico, per agevolare gli altri Espositori.
ASSICURAZIONE
E’ fatto obbligo all’espositore di assicurare lo stand ed i prodotti in esso esposti contro tutti i rischi.
Italian Exhibition Group non si assume alcuna responsabilità per danni a persone o cose da
chiunque o in ogni modo provocati. Si raccomanda inoltre di adottare tutti i provvedimenti
necessari al fine di evitare furti o inconvenienti di qualsiasi natura come evidenziato nelle norme
riportate successivamente.
TESSERE ESPOSITORI
Le Tessere Espositori possono essere ritirate giovedì 1 e venerdì 2 Dicembre presso il punto
S.A.T.E. all’ingresso del Pad. 7 con orario 8.30-18.30 (giovedì) e 8.30 – 13.00 (venerdì). Le
tessere sono nominative e sono valide per l’ingresso in Fiera solo nei giorni di Manifestazione. Le
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tessere espositori potranno essere richieste ESCLUSIVAMENTE accedendo all’area
riservata del nostro sito www.mondomotorishow.it. Per evitare un utilizzo improprio
delle tessere espositore, si fa presente che la mancata corrispondenza tra il nome
inserito nella tessera e la persona che si presenterà ai tornelli comporterà l’immediato
ritiro della stessa.
Ricordiamo fin da ora che con una tessera d’ingresso sono consentiti 3 accessi al giorno.
Per ogni espositore sono disponibili un numero massimo di 6 tessere nominative.
Vi ricordiamo inoltre che:
- le tessere eccedenti il numero spettante ad ogni ditta;
- le tessere riemesse per smarrimento o ritirate;
saranno addebitate ad Euro 20,00 cadauna.
CARTELLI PUBBLICITARI-VIDEO SONORI
Ad ogni azienda sarà concessa, nella propria area, l’esposizione di materiale pubblicitario fino ad
un massimo di mq.1 (uno). Eventuali richieste di spazi superiori dovranno essere comunicate
preventivamente alla Italian Exhibition Group S.p.A. per l’autorizzazione. Le ditte in possesso di
video sonori sono tenute a corrispondere i diritti d’autore per le esecuzioni negli stand, alla
S.I.A.E. (Vicenza, Via Q. Sella 83/C - Tel. 0444/928.674 - Fax 0444/928.736) facendone
preventiva richiesta a Italian Exhibition Group ed alla S.I.A.E. stessa.
CARTELLI RAGIONE SOCIALE
Italian Exhibition Group non fornisce alcun cartello indicante la ragione sociale dell’espositore o
con il numero dello stand. Si fa obbligo agli espositori che adotteranno strutture personalizzate di
provvedere ad un’indicazione con il proprio numero di stand (per ulteriori informazioni si
prega di contattare la Segreteria Operations (Tel. 0444/969.911).
INTERNET VICENZA WIRELESS
Italian Exhibition Group S.p.A. mette a disposizione gratuitamente ai propri espositori
“FDVhotspot”, il servizio di connettività wireless ad internet. Le credenziali (username &
password) per usufruire del servizio sono le stesse comunicate con la Conferma di partecipazione
per la richiesta tessere. Per Info nei giorni di Manifestazione 0444/969.088 o 0444/969.708.
PAGAMENTI
Il saldo dello spazio espositivo deve essere effettuato entro venerdì 2 Dicembre.
E’ possibile effettuare il saldo nelle seguenti modalità:
- bonifico (coordinate bancarie Italian Exhibition Group SpA: Banca Popolare di Vicenza, agenzia
Vicenza N°4, SWIFT: BPVIIT21018 - IBAN: IT38R0572811818018570000707, avendo cura
di esibire e/o trasmettere la ricevuta (fax 0444/969.000) all’Ufficio Amministrazione;
- contanti (fino a 2.999,99 euro iva inclusa);
- assegno.
A fronte del pagamento o dell’esibizione della ricevuta dell’avvenuto bonifico saranno consegnati i
badge per l’ingresso alla Manifestazione, il pass per il parcheggio dell’auto ed il “Buono d’Uscita”,
che dovrà essere esibito al personale di vigilanza, ai cancelli d’uscita. Vi ricordiamo che in base
all’attuale normativa vigente, non è possibile effettuare pagamenti in contanti per
importi superiori a 2.999,99 euro (iva inclusa).
PARCHEGGI PER PERSONE CON DISABILITA’
Nei parcheggi limitrofi al Quartiere fieristico sono disponibili, fino ad esaurimento, parcheggi per
persone con disabilità. Si ricorda inoltre che il quartiere fieristico è dotato di attrezzature e
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percorsi idonei e accessibili. Per informazioni dettagliate telefonare alla Segreteria - Tel.
0444/969.911
SERVIZI UTILI
Sono di seguito indicati alcuni indirizzi di aziende che hanno in appalto la gestione di servizi vari
per conto di Italian Exhibition Group S.p.A.. La presente lista è puramente indicativa e non
impegna in alcun modo gli espositori ad usufruire dei servizi delle aziende sotto elencate:
 SERVIZIO DI CARICO E SCARICO MERCI:
EXPOTRANS: Tel. 0444.969090 - mob.+39.334.6156119 - email: [email protected]
 SERVIZIO PULIZIE E FACCHINAGGIO:
COOPLAT SCARL – Cell. 335/7744716. In Fiera: Tel 0444/969062 e Fax 0444/969063
 SERVIZIO NOLEGGIO E GESTIONE APPARECCHIATURE AUDIOVISIVE:
DIGITAL NETWORK - Tel 045/8701030- [email protected]
 SERVIZIO HOSTESS:
BEST UNION COMPANY –Rosetta Trevilin 348/2605960 – [email protected]
 SERVIZIO TAXI
RADIO TAXI VICENZA TEL 0444-920600
 SERVIZIO DI NOLEGGIO CON CONDUCENTE
AUTONOLEGGI DI SCHIEVANO UBALDO TEL 334-7315445 - [email protected]
ZANCONATO TEL 0444/670062 - [email protected]
SERVIZI FOTOGRAFICI
L’attività dei servizi fotografici è regolamentata dall’Ufficio Comunicazione e Media di Italian
Exhibition
Group
S.p.A.
attraverso
fotografi
autorizzati
muniti
di
tessera
di
riconoscimento. L’attività dei fotografi non autorizzati è tassativamente proibita. Gli Espositori
interessati a riprese fotografiche dei propri stand dovranno richiedere l’autorizzazione all’Ufficio
Comunicazione e Media al numero 0444/808.913. Durante la Manifestazione è possibile che lo
Staff di Manifestazione abbia l’esigenza di fotografare il Vostro stand: il materiale che ne risulterà
ha lo scopo di costituire un archivio fotografico utile alla promozione dell’evento. Una selezione
delle immagini verrà pubblicata sul profilo Flickr di Italian Exhibition Group per giornalisti e media
oltre a sito e canali social della Manifestazione.
UFFICIO STAMPA
Gli Espositori possono consegnare in Sala Stampa (Hall 8) le proprie cartelle stampa con allegata
liberatoria per l’utilizzo redazionale delle immagini che saranno esposte e messe a disposizione dei
giornalisti accreditati a partire dalla vigilia della mostra. Per informazioni contattare l’Ufficio
Comunicazione allo 0444/969.129.
VIGILANZA INTERNA
E’ predisposto un servizio di vigilanza interna durante le giornate di allestimento, manifestazione e
disallestimento. Si ricorda in ogni caso che Italian Exhibition Group S.p.A. non si assume alcuna
responsabilità per eventuali furti o danneggiamenti che dovessero verificarsi. Al fine di evitare
discussioni e malintesi, Vi preghiamo pertanto di avvisare sin d’ora il Vostro staff ed il personale
ausiliario impiegato nelle operazioni di montaggio e smontaggio (trasportatori compresi), della
possibilità di ispezione degli automezzi in uscita dall’area fieristica. Per ogni necessità o
informazione chiamare: Ufficio Sicurezza Tel. 0444/969.910.
RACCOLTA DIFFERENZIATA DEI RIFIUTI
All’interno del quartiere fieristico è attiva la raccolta differenziata dei rifiuti. Vi invitiamo pertanto
ad utilizzare correttamente gli appositi contenitori opportunamente identificati dalle seguenti
scritte per evitare l’applicazione delle previste sanzioni:
-Carta
-Plastica
-Secco non riciclabile
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DANNEGGIAMENTI
Le Aree Allestite possono essere personalizzate avendo cura di ristabilire la situazione di partenza
a fine Manifestazione, evitando di bucare le pareti in legno tamburato se non con puntine da
disegno e/o spilli. Il materiale più pesante può essere appeso utilizzando la scanalatura presente
sulla “testa” del pannello (profilo a “V” di 4 cm di spessore), calando dall’alto catenelle o filo da
pesca per ottenere l’effetto voluto. In particolare è vietato forare il fascione e le colonne.
Eventuali danni riscontrati negli stand, saranno addebitati
seguenti costi (al netto di I.V.A.):
- Biadesivo
- Adesivi pubblicitari
- Chiodi, viti ecc.
- Costo riparazione e manomissioni strutture della Fiera
- Riparazione, imbrattamento pareti
- Improprio smaltimento rifiuti
ai rispettivi espositori, secondo i
€/mt. 10,00
€/cmq 1,00
€/cad. 10,00+manodopera
€/ora 30,00
€/mq 30,00
€/mc 100,00
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