DGC 197 DOTAZIONI STRUMENTALI

COMUNE DI MAGIONE
PROVINCIA DI PERUGIA – Piazza Fra Giovanni da Pian di Carpine, 16 – 06063 Magione
C.F./P.I.. 00349480541 - Tel. 075/847701 - Fax 075/8477041
AREA SEGRETERIA GENERALE
PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE
DELL’UTILIZZO DELLE DOTAZIONI
STRUMENTALI
1
PREMESSA
PARTE PRIMA: LE DOTAZIONI STRUMENTALI
La situazione attuale
Le misure di razionalizzazione.
Gli obiettivi di risparmio
PARTE SECONDA: TELEFONIA FISSA E MOBILE
La situazione attuale:
Telefonia fissa
Telefonia mobile
Le misure di razionalizzazione
Gli obiettivi di risparmio
PREMESSA
L’art. 2 – comma 594 – della Legge Finanziaria approvata per l’anno 2008 prevede “Ai fini del
contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui
all’art. 1 – comma 2 – del D. Lgs. 30 marzo 2001 n.165, adottano piani triennali per l’individuazione di
misure finalizzate alla razionalizzazione dell’utilizzo delle dotazioni strumentali, anche informatiche,
che corredano le stazioni di lavoro nell’automazione d’ufficio”
PARTE PRIMA: LE DOTAZIONI STRUMENTALI
La situazione attuale
Dotazione informatica
La gestione della rete informatica è accentrata e fa capo al Centro Elaborazione Dati il quale ha il
compito di individuare gli standard e le innovazioni da apportare all’infrastruttura.
Le dotazioni strumentali a disposizione dei vari uffici sono costituite essenzialmente dalle dotazioni
informatiche. L’ente è attualmente dotato di n. 59 postazioni di lavoro a fronte di n. 67 unità di
personale impiegato, a cui si devono aggiungere n. 4 postazioni a supporto degli organi istituzionali e
n. 1 postazione per l’addetto all’ufficio stampa. Le dotazioni strumentali, anche informatiche, che
corredano i posti di lavoro degli uffici comunali sono di seguito riportate:
Totale
Personal computer
65
Pc portatili
3
Stampanti in bianco e nero
49
Stampanti a colori
6
Telefax
5
Fotocopiatrici
7 (+1 biblioteca)
Scanner
12
Server
8
Orologi marcatempo
4
2
Le misure di razionalizzazione
Le misure di razionalizzazione dell’utilizzo delle dotazioni strumentali non possono prescindere da un
processo di riordino dei livelli operativi necessario per assicurare il migliore impiego delle risorse
strumentali nella disponibilità dell’amministrazione.
A tal fine sono individuati tre livelli operativi così sintetizzabili:
Posto di lavoro: postazione individuale
Ufficio: posti di lavoro collocati in una medesima stanza
Area di lavoro insieme di uffici che insistono su una stessa area e che possono condividere
strumentazioni di uso comune
Ad ogni livello operativo corrisponde una dotazione standard di attrezzature preventivamente
individuate, funzionale a coniugare l’esigenza di mantenere efficienti i tempi e l’organizzazione del
lavoro con quella di ridurre i costi e rendere più economica e snella la gestione.
Situazione a regime
Posti di lavoro
Uffici
Aree di lavoro
65
41
7
1) L’individuazione delle aree di lavoro e le dotazioni standard
L’area di lavoro è un insieme di uffici collegati da un punto di vista operativo/funzionale o logistico. Di
seguito vengono individuate, n. 7 aree di lavoro, con individuazione degli uffici/servizi che convergono
su di esse e l’ambito logistico di riferimento.
Area Attività Produttive
e culturali
Area Economico
finanziaria e delle
risorse umane
Area Segreteria generale
Area Vigilanza
Area Lavori Pubblici
Area Urbanistica e
Assetto del territorio
Area socio-educativa
Segretario generale
Organi Istituzionali
Sede
Palazzo Municipale
piano I
Palazzo Municipale
piano II
Posti di lavoro
9
Uffici
8
12
8
Palazzo Municipale
piano I
Palazzo Municipale
piano terra
Sede distaccata
Sede distaccata
7
5
9
5
7
7
6
4
8
1
6
1
5
5
Sede distaccata
Palazzo Municipale
piano I
Palazzo Municipale e
sede distaccata
A tale situazione bisogna aggiungere la dotazione informatica attribuita a: Biblioteca comunale, Torre
dei Lambardi, Teatro, Museo della Pesca, sportello Arcobaleno.
3
A livello di piano, alcune strumentazioni di uso comune (ad es. fotocopiatrice multifunzione stampante
integrata e scanner di rete per scansione e archiviazione dei documenti digitali), non strettamente
indispensabili a corredare la postazione di lavoro, convergono in quanto il relativo uso è discontinuo
nell’arco della giornata lavorativa.
2) La dotazione standard del posto di lavoro
La dotazione standard del posto di lavoro, sia direzionale che operativo, è, di solito, composta da:
un personal computer, con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell’automazione
d’ufficio (internet explorer, posta elettronica, applicativi Office, ecc.);
un telefono connesso alla centrale telefonica;
un collegamento ad una stampante individuale e/o di rete presente nell’ufficio o nell’area di lavoro;
Di regola l’individuazione delle specifiche strumentazioni a servizio delle diverse stazioni di lavoro è
effettuata secondo principi di efficacia ed economicità, tenendo conto:
- delle esigenze operative dell’ufficio;
- del ciclo di vita del prodotto;
- degli oneri accessori connessi (materiali di consumo, pezzi di ricambio, manutenzione);
- dell’esigenza di standardizzare la tipologia di attrezzature.
Fanno eccezione particolari uffici, i quali sono dotati delle ulteriori seguenti attrezzature necessarie per
l’espletamento dei compiti assegnati:
a) Sede Principale
Polizia Municipale:
n. 1 Fax
n. 1 stampante laser a colori di rete formato A4
n.1 Pc portatile
n.1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata e scanner di rete per scansione)
n. 1 scanner
Demografico
n.1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata)
n. 1 scanner
Ufficio Cultura
n. 1 stampante laser a colori
Centralino
n. 2 centralini (uno per sede)
CED
n. 8 Server
n. 8 Gruppi di continuità
n.1 stampante a colori dipartimentale
n. 1 proiettore
n. 1 scanner
n. 1 pc portatile
4
Area economico – finanziaria e Risorse umane
n. 2 fotocopiatrici multifunzione (stampante integrata)
n. 1 stampante laser a colori formato A4
n. 3 scanner
Area Segreteria generale
n.1 fotocopiatrice multifunzione
n. 1 fax multifunzione
n. 4 scanner
n. 2 stampanti per etichette
b) Sede secondaria
Area Urbanistica
n. 1 Plotter
n. 1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata e scanner di rete per scansione)
n. 1 Pc portatile
n. 1 fax
n. 1 stampante laser a colori
n. 1 etichettatrice
Area LLPP
n. 1 Plotter
n. 1 fotocopiatrice multifunzione (stampante integrata e scanner di rete per scansione) – condivisa con
servizi sociali
n. 1 fax
n. 1 scanner
n. 1 stampante laser a colori
Area Socio Assistenziale
n. 1 fax
n. 1 scanner
Al momento c’è una corretta razionalizzazione della distribuzione delle attrezzature tra le varie stazioni
di lavoro.
3) Criteri di gestione delle dotazioni informatiche (computer e stampanti)
Le dotazioni informatiche assegnate alle stazioni di lavoro dovranno essere gestite secondo i seguenti
criteri generali:
- il tempo di vita programmato di un personal computer viene considerato di quattro anni e di una
stampante di tre anni in riferimento a stampanti di fascia bassa, per le altre il tempo di vita è di 4 anni;
- la sostituzione prima del termine fissato avviene solamente nel caso di guasto e qualora la valutazione
costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole;
- i personal computer e le stampanti di nuova acquisizione dovranno essere acquistati con l’opzione di
24 mesi di garanzia con assistenza on-site tramite convenzione Consip e tramite il mercato elettronico
della Pubblica amministrazione;
5
- nel caso in cui un personal computer o una stampante non avessero più la capacità di supportare
efficacemente l’evoluzione di un applicativo, vengono reimpiegati in ambiti dove sono richieste
prestazioni inferiori;
4) Criteri di utilizzo delle stampanti
Il rinnovo delle stampanti attualmente in dotazione degli uffici e delle aree di lavoro dovrà avvenire
sulla base dei seguenti criteri:
- gli uffici dovranno prioritariamente utilizzare la stampa in bianco e nero. L’utilizzo della stampa a
colori dovrà essere limitata alle effettive esigenze operative, quali, a titolo esemplificativo, stampa di
fotografie, manifesti, pieghevoli, locandine, ecc.;
- per esigenze connesse a stampe di elevate quantità, si dovrà fare ricorso alla fotocopiatrice/stampante
in dotazione dell’area;
- graduale sostituzione delle stampanti abbinate a postazioni di lavoro singolo con stampanti di rete;
- le nuove stampanti da acquistare di norma dovranno essere, compatibilmente con la nuova normativa
in materia di acquisizioni di servizi e forniture (spending review), della stessa tipologia, cercando di
ridurre le tipologie di materiale di consumo da tenere in magazzino e ridurre i connessi costi di gestione
degli approvvigionamenti.
5) Criteri di utilizzo delle fotocopiatrici
L’utilizzo delle fotocopiatrici dovrà essere improntato ai seguenti criteri:
- sostituzione graduale delle apparecchiature di proprietà con apparecchiature a noleggio che
consentono riduzione dei costi di approvvigionamento e smaltimento dei toner e sono strumenti
tecnologicamente più efficienti.
- prevedere che le nuove apparecchiature siano dotate di funzioni integrate di stampante di rete e
scanner;
- dimensionare la capacità di stampa dell’apparecchiatura in relazione alle esigenze di fotoriproduzione
e stampa di ogni singola area, massimizzando il rapporto costo/beneficio.
6) Dismissioni delle dotazioni strumentali
Il presente piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori dei casi di guasto
irreparabile o di obsolescenza dell’apparecchiatura.
L’eventuale dismissione di una apparecchiatura da una postazione di lavoro, ufficio, area di lavoro
derivante da una razionalizzazione dell’utilizzo delle dotazioni strumentali complessive comporterà la
sua riallocazione in altra postazione o area di lavoro fino al termine del suo ciclo di vita. Quando tale
ciclo di vita è ormai esaurito vengono prelevati in particolare dai PC componenti che possono essere
riutilizzate in sostituzione di altri logorati di altri PC al fine di prolungarne il periodo di vita.
Gli obiettivi di risparmio
Con l’adozione delle misure di razionalizzazione sopra indicate non si prevedono particolari economie
di spesa, poiché nel corso degli anni si è già razionalizzato l’acquisto delle dotazioni strumentali
ricorrendo a convenzioni Consip e MEPA.
PARTE SECONDA: TELEFONIA FISSA E MOBILE
Alle misure di razionalizzazione previste dal comma 594 dell’art. 2 della Finanziaria per l’anno 2008
occorre aggiungere le disposizioni del successivo comma 595 in materia di telefonia mobile. Tale
dispositivo prevede “l’individuazione di misure dirette a circoscrivere l’assegnazione di
6
apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di
servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle
particolari attività che ne richiedono l’uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, forme di verifica anche a campione, circa il corretto utilizzo delle
relative utenze”.
La situazione attuale
Telefonia fissa
L’ente è attualmente dotato di un sistema di telefonia fissa costituito da linee telefoniche con
collegamento ISDN e collegamento ADSL a Internet. Le due sedi sono collegate tra di loro per la
telefonia con cavi in fibra ottica.
Il gestore del servizio di telefonia fissa è TELECOM ITALIA mediante adesione alla convenzione
Consip “telefonia mobile 4”.
Telefonia mobile
Oltre agli organi di rappresentanza del Comune sono state individuate nell’ambito della struttura
comunale, le figure professionali che devono assicurare pronta e costante reperibilità, sia per fornire
informazioni o assistenza e quant’altro possa essere necessario per il funzionamento dell’apparato
burocratico sia il pronto intervento in materia di sicurezza ed in caso di segnalazioni relative a
problematiche sul territorio.
Le utenze di telefonia mobile sono pertanto così distribuite:
n. 6 Amministratori (Sindaco e Assessori)
n. 1 Segretario generale
n. 7 Responsabili di Area
n. 1 Coordinatore operai
n. 1 Operaio
n. 1 Vice Responsabile Area Vigilanza
n. 1 Servizio Vigilanza
n. 1 Ufficio Stato civile
n. 1 Ufficio di cittadinanza
n. 1 sottopasso ferrovia
n. 1 messo comunale
n. 2 rilevatori di velocità
Il gestore del servizio di telefonia è TIM, con adesione alla convenzione Consip “telefonia mobile 5”
avvenuta nel corso dell’anno 2011 e prorogata fino all’attivazione della convenzione Consip “telefonia
mobile 6”.
Le misure di razionalizzazione
1) Uso apparecchi cellulari
L’uso degli apparecchi cellulari in dotazione al personale dipendente è circoscritto ai soli casi in cui
questo debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità, come espressamente
previsto dall’articolo 2, comma 595, della Legge n. 244/2007. Sulla base della ricognizione effettuata il
fabbisogno di apparecchi cellulari determinato sulla base dei criteri sopra indicati viene confermato
come da rilevazione attuale. Gli apparecchi radiomobili sono in noleggio tramite convenzione Consip
con risparmi di spesa rispetto all’acquisto di apparati di proprietà e con maggiore efficienza
tecnologica.
7
Gli obiettivi di risparmio
Vengono mantenute le adesioni a convenzioni Consip per telefonia mobile e telefonia fissa al fine di
garantire risparmi di spesa in termini di piani tariffari ed anche per quanto concerne
l’approvvigionamento di apparati radiomobili mediante contratti di noleggio.
8