Documento abbattimento tempi di attesa

Savona 13 maggio 2016
DOCUMENTO
ABBATTIMENTO TEMPI DI ATTESA
La Regione Liguria si sta particolarmente impegnando sulla riduzione delle liste e dei tempi
di attesa per i quali questo documento ha lo scopo di definire il primo intervento dell’ASL 2
Savonese sulla problematica.
PREMESSA
Il problema della gestione delle liste e dei tempi di attesa è diffuso in tutti i sistemi sanitari dei
Paesi a sviluppo avanzato che assicurano la copertura universale delle prestazioni sanitarie.
A determinare le liste di attesa concorre una molteplicità di fattori complessi, che riguardano:
la crescente richiesta di prestazioni sanitarie dovuta all’invecchiamento della popolazione e al
progresso tecnologico; la percezione del proprio stato di salute da parte dei cittadini; la
valutazione delle necessità assistenziali da parte dei medici, sia di medicina generale sia
specialisti; la disponibilità di adeguate risorse umane, tecnologiche e strutturali da parte dei
servizi sanitari, il loro appropriato utilizzo e la complessiva capacità organizzativa. La
razionalizzazione delle liste di attesa rappresenta un obiettivo prioritario per un sistema
sanitario mirato all’efficienza e all’equità, al fine di ottenere che l’inquadramento diagnostico
e le successive terapie non siano ingiustificatamente procrastinati, compromettendo la
prognosi e la qualità della vita. Tale scopo va raggiunto con la formulazione di idonei
programmi e di misure efficaci, effettivamente capaci di garantire il rispetto della tempestività
delle prestazioni.
L’abbattimento dei tempi di attesa delle prestazioni specialistiche ambulatoriali parte dalla
consapevolezza di tutti gli attori che intervengono a vario titolo nella prescrizione,
accettazione ed erogazione della prestazione, che il paziente è al centro di tutte le attività
organizzative e gestionali. Inoltre, è importante il coinvolgimento del paziente come anello
della catena del percorso assistenziale che deve essere sensibilizzato e reso esperto sulle
procedure dei PDTA e dell’appropriatezza delle cure e dell’uso delle risorse, in quel processo
virtuoso denominato “empowerment del cittadino”.
SCENARIO DI RIFERIMENTO
E’ indispensabile che le liste di attesa siano differenziate in rapporto al problema clinico
relativamente agli accertamenti di carattere generale e problematiche cliniche di “elezione”.
A riguardo occorre analizzare:
1) L’aumento e razionalizzazione dell’offerta: l’aumento della capacità produttiva non
consiste in una mera azione di incremento del numero di prestazioni, peraltro a volte
necessaria per specifiche prestazioni. E’ necessaria un’attenta analisi organizzativa
che conformi l’offerta ai bisogni della popolazione locale. A tal fine, occorre
massimizzare l’utilizzo delle risorse disponibili, umane, tecnologiche e strutturali. Un
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appropriato utilizzo delle strutture ospedaliere dovrebbe essere finalizzato
all’effettuazione di prestazioni di una certa complessità, demandando a livello
territoriale quelle prestazioni diagnostiche che vi possono essere eseguite secondo
criteri di efficacia e di sicurezza.
2) Le priorità cliniche ed i percorsi diagnostico/terapeutici: è indispensabile che vengano
considerate le priorità cliniche in relazione ai bisogni dei pazienti e che vengano
utilizzati soluzioni quali percorsi diagnostico/terapeutici predefiniti e raggruppamenti
omogenei di attesa (RAO). A tal fine, è indispensabile favorire la collaborazione di
tutti gli agenti della domanda e dell’offerta, in particolare quella tra i medici
prescrittori e i medici chiamati ad erogare le prestazioni.
3) La libera professione intramuraria: deve essere gestita secondo le regole stabilite al
fine di garantire un corretto equilibrio tra le attese per l’attività istituzionale e per
quella libero professionale. E’ importante istituire sistemi differenziati di prenotazione
relativamente alle due modalità di erogazione. In tal modo, è possibile eliminare
improprie interferenze tra le stesse e ridurre la possibilità che l’utente venga
“orientato” verso la libera professione intramuraria nel caso in cui l’istituzionale
preveda tempi troppo lunghi per accedere alla prestazione necessaria.
Una corretta gestione delle attese richiede di essere in grado di monitorare i bisogni e le
priorità assistenziali dell’utenza e le caratteristiche dell’offerta fornita.
La modalità di rilevazione del monitoraggio avviene i due forme:
- ex ante: che consiste nella rilevazione prospettiva ad un determinato giorno indice
della differenza tra la data di esecuzione prospettata e data della richiesta rivolta
all’erogatore (tempo di attesa come viene percepito dall’utente);
- ex post: che consiste nella rilevazione retrospettiva della differenza tra la data della
effettiva erogazione e quella della richiesta rivolta all’erogatore (rappresenta il punto
di vista dell’azienda); tale valutazione richiede un sistema informatizzato che rilevi i
tempi di attesa per le prestazioni realmente erogate, escludendo sia il drop out che le
prestazioni annullate dall’azienda.
SITUAZIONE ATTUALE
Presso l’ASL 2 Savonese i tempi di attesa rappresentano in oggi una importante criticità. Lo
scopo del presente documento è quello di valutare le possibili soluzioni.
Ai fini dell’abbattimento dei tempi di attesa, l’ASL 2 ha adottato una serie di iniziative legate
alla razionalizzazione ed all’ottimizzazione delle risorse:
1) contrasto al drop-out con la mancata restituzione del ticket in caso di assente o
ritardata disdetta;
2) ricorso all’inserimento sistematico ed appropriato dell’overbooking;
3) pulizia delle agende di prenotazione tramite richiami telefonici e cancellazione delle
doppie iscrizioni;
4) individuazione di un budget economico annuale per l’incremento appropriato
dell’offerta di prestazioni tramite “turni aggiuntivi” da parte di medici dipendenti;
5) coinvolgimento in processi di condivisione delle scelte degli operatori sanitari e dei
cittadini;
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6) richiesta di una forte collaborazione ai Medici Prescrittori (MMG, PLS, SUMAI,
Medici dipendenti dei Servizi Territoriali ed Ospedalieri) per ridurre la domanda,
eccessivamente elevata in rapporto alla media regionale.
Le priorità cliniche inserite sul Ricettario Unico Regionale (ricetta rossa) che
obbligatoriamente devono essere indicate dal Medico Presrittore con la biffatuta di una delle
caselle U, B. D, P, sono le seguenti:
- “U” URGENTE: da garantire entro un massimo di 3 giorni; tale urgenza deve essere
gestita tra Medico Prescrittore e Medico della Struttura che eroga la prestazione;
- “B” BREVE: da garantire entro 10 giorni;
- “D” DIFFERITA: da garantire entro 30 giorni per le prime visite ed entro 60 giorni
per le prestazioni diagnostiche;
- “P” PROGRAMMATA: senza priorità, da garantire entro 365 giorni.
All’interno della classe di priorità il Medico Prescrittore può, a sua volta, indicare una
tempistica più ristretta sulla prenotazione, in modo da poter soddisfare efficacemente le
richieste, in corrispondenza dei follow-up a più breve scadenza (ad esempio: classe di
priorità P da effettuare entro 4 mesi, 6 mesi, 8 mesi…).
Per attenuare le criticità attuali sui lunghi tempi di attesa, sono state create 2 “cabine di regia”
presso le 2 sedi principali del CUP: a Savona in Via Collodi ed a Pietra Ligure nell’Ospedale
S. Corona, dove con attività in back-office vengono fatte confluire le richieste provenienti
dalle sedi periferiche del CUP aziendale. Infatti, per le prestazioni per cui non è possibile
procedere alla prenotazione in front-office, viene fatta la fotocopia della richiesta e viene
riferito al cittadino/utente che verrà richiamato telefonicamente da un operatore del CUP per
ricevere la comunicazione sulla data di prenotazione. Quindi è presso tale “cabina di regia”
che viene trovata congrua soluzione, attraverso l’acquisto di prestazioni ambulatoriali presso
le Strutture Pubbliche.
Ma la gestione delle criticità sui lunghi tempi di attesa con la modalità in back-office,
rappresenta un impegno rilevante ed ormai insostenibile da parte del Servizio CUP e
costituisce un elemento di disservizio e disagio per i cittadini utenti, nonché motivo di
segnalazione di carente assistenza, per cui si ritiene auspicabile il perseguimento di
condizioni che consentano le prenotazioni al CUP in modalità di front-office.
AREE DI CRITICITA’
Nella tabella allegata (all. n. 1) vengono evidenziate le prestazioni per cui esistono lunghi
tempi di attesa.
Pertanto, le aree di criticità riguardano:
1) La diagnostica pesante, rappresentata dalle prestazioni di radiologia di Tomografia
Computerizzata (TC) e Risonanza Magnetica (RM)
2) Le prestazioni di gastroenterologia rappresentate dalla colonscopia e gastroscopia
3) Le prestazioni ecografiche di Ecocolordoppler Cardiaca ed Ecocardiogramma.
PIANO
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Il piano sul medio periodo che questa ASL 2 Savonese intende mettere in campo per la
soluzione dei lunghi tempi di attesa riguarda (allegato n. 2):
1) Costituzione di un tavolo tecnico per l’integrazione Ospedale–Territorio con la
partecipazione di 3 componenti ospedalieri e 3 componenti territoriali col compito di
redigere un prontuario diagnostico aziendale, in analogia al prontuario farmaceutico,
per stabilire quali esami prescrivere e quando e quali esami devono essere prescritti
solo dallo specialista ed, inoltre, intervenire sul miglioramento dell’appropriatezza
prescrittiva, concordando procedure e PDTA che devono essere applicate da tutti i
medici dell’ASL.
2) Sperimentazione cardiologica sulla prescrizione della ecografia cardiaca: viene
attivato un progetto per cui il medico prescrittore prescrive la visita cardiologica e lo
specialista decide quando è necessaria la prestazione: il monitoraggio di tale progetto
può indicare l’impatto sui tempi di attesa della prestazione ed, eventualmente,
orientare l’ASL verso la duplicazione di tali progetti.
3) Adozione di misure per ridurre i tempi di attesa sulle prestazioni radiologiche pesanti
di TC ed RM e sulle prestazioni gastroenterologiche di colonscopia e gastroscopia.
4) Attivazione del “Servizio CUP di secondo livello” costituito da una direzione medica
con presenza infermieristica e amministrativa col compito di sorvegliare e monitorare
i tempi di attesa, individuare eventuali criticità per cui proporre il rimedio ed essere di
supporto informativo in help desk per tutti gli operatori e presa in carico dei percorsi
complessi su segnalazione dei medici di medicina generale e specialisti.
Il CUP di secondo livello gestisce:
o le sedi dei Cup Aziendali dove è possibile effettuare le prenotazioni per
prestazioni ambulatoriali:
a. sportelli CUP aziendali con personale dipendente
b. farmacie convenzionate
c. call–center di Liguria Digitale: attivo da lunedi a venerdi dalle ore 08.00 alle
ore 18.00, chiamando da telefono fisso il 848782867 o da telefono cellulare il
019-8405990; prima di telefonate occorre assicurarsi di avere a portata di
mano la prescrizione medica e la tessera sanitaria; non è possibile prenotare
RM, TC ed esami ematici;
d. medicine di gruppo dei MMG (Savona salute, Albenga salute, Finale salute,
Cairo salute, Alassio salute, Pietra Medica);
e. singoli MMG
f. punti di prenotazione per visite successive o approfondimenti diagnostici a
livello delle SS.CC. o dei Servizi di diagnostica
o le modalità di pagamento delle prestazioni CUP:
a. allo sportello CUP aziendale in contante o POS
b. in farmacia;
c. on-line con numero prenotazione Ises;
d. tramite Punto Giallo con numero di prenotazione Ises in contanti e POS
o le modalità di re-call così organizzate:
individuate le prestazioni critiche ( TC – RM - colonscopie - EGDS – visite
neurologiche – ecocolordoppler TSA e arti inferiori, arterioso e venoso) un
operatore CUP, circa 10 giorni prima dell’esame, contatta il paziente per avere
conferma dell’appuntamento prenotato; in caso di disdetta viene prenotato un
altro assistito,.stimando i posti recuperati in una percentuale del 10%.
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5) Riduzione/cessazione da parte degli specialisti endoscopisti dell’effettuazione
dell’attività di guardia dipartimentale/interdivisionale, permettendo loro di dedicare
maggior tempo agli esami oggetto di criticità
INTERVENTI IMMEDIATI
Gli interventi immediati per l’abbattimento dei lunghi tempi di attesa sono rappresentati da:
1) assunzione di un radiologo
2) assunzione di un gastroenterologo
RISULTATI ATTESI
I risultati attesi dal presente progetto sono
1) Inserimento nel CUP aziendale di tutte le prestazioni in circolarità con possibilità di
prenotare allo sportello in front-office:
2) Gestione delle prenotazioni secondo i criteri di priorità clinica con riferimento alla
sigla U,B,D,P;
3) Favorire l’appropriatezza prescrittiva attraverso la condivisione di procedure e PDTA;
4) Rispetto dei tempi di attesa secondo la normativa vigente.
Allegato n. 1: tabella criticità
Allegato n. 2: piano tempi di attesa – n. 7 schede
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