Calcolo della retribuzione

Risorse Umane
Sistema R/3
Calcolo della
retribuzione
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Calcolo della retribuzione
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Marzo 1999
Indice
Calcolo della retribuzione - Italia
Le caratteristiche del sistema ................................................................................................................................ 2
L´amministrazione del personale e le sue sottoaree ................................................................................................. 3
Dati anagrafici ................................................................................................................................................................................ 3
La valutazione dei dati temporali (Time management) ..................................................................................................................... 4
I dati: sicuri, protetti ma sempre agibili ............................................................................................................................................4
Il calcolo della retribuzione.................................................................................................................................... 6
Particolari funzioni per il calcolo della retribuzione in Italia ..................................................................................... 8
Trattamento per neoassunti con precedente impiego ........................................................................................................................ 8
Retribuzione variabile e valorizzazione dei dati di presenza e di assenza ............................................................................................8
Valorizzazione accantonamenti (ferie, ratei tredicesima e quattordicesima) ....................................................................................... 8
Calcolo accantonamento T.F.R. .........................................................................................................................................................8
Calcolo A.N.F. .................................................................................................................................................................................8
Calcolo degli scatti di anzianità ........................................................................................................................................................ 8
Liquidazione spettanze agli eredi .....................................................................................................................................................9
Gestione assenze protette ............................................................................................................................................................... 9
Detrazioni ......................................................................................................................................................................................9
Fattorizzazione mensile ................................................................................................................................................................... 9
Company basic pay ........................................................................................................................................................................ 9
Cassa integrazione guadagni ........................................................................................................................................................... 9
Stampa del cedolino ....................................................................................................................................................................... 9
Schema del calcolo della retribuzione ................................................................................................................... 10
Attività successive ricorrenti ............................................................................................................................... 12
Registrazione della contabilità ........................................................................................................................................................ 12
Liste e statistiche .......................................................................................................................................................................... 13
Archivio dati ................................................................................................................................................................................. 13
Altri tools ......................................................................................................................................................... 14
Simulazione del calcolo della retribuzione ....................................................................................................................................... 14
Calcolo in background e calcolo parallelo ....................................................................................................................................... 14
Interfaccia col calcolo della retribuzione ......................................................................................................................................... 15
Indice analitico ..................................................................................................................................................... I
iii
You can find this and other current literature on our home page in the
media centers for each subject at:
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Calcolo della retribuzione - Italia
Calcolo della retribuzione - Italia
Calcolo della retribuzione - Italia
Le numerose esigenze di un´azienda moderna riguardanti il calcolo della retribuzione dei dipendenti – esigenze in gran parte dovute alle continue novità legislative, sindacali o interne aziendali – richiedono un sistema a basso costo operativo
che sia in grado di tener conto costantemente e tempestivamente di queste necessità. A causa di questa complessità e variabilità, è necessario che il sistema possieda tre requisiti fondamentali: precisione, flessibilità e velocità.
Calcolare correttamente e in breve tempo lo stipendio dei dipendenti di un´azienda,
indipendentemente dal loro numero e considerando le componenti variabili e le
novità legislative al pari degli elementi fissi della retribuzione, sono fattori che
contribuiscono in maniera determinante al successo di un´azienda: le risorse umane sono di fatto il vero ”capitale aziendale”.
Il sistema per il calcolo della retribuzione è il modulo del sistema R/3 che consente la gestione della retribuzione delle risorse umane di un´azienda, ottimizzandone i costi e contribuendo al successo dell´impresa in termini economici e di competitività.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Le caratteristiche del sistema
Il numero elevato di dipendenti in un´azienda non deve comportare necessariamente tempi lunghi di calcolo della retribuzione e di attesa per conoscerne i risultati.
Flessibilità
nell´implementazione
Con il sistema R/3 i dipendenti vengono raggruppati in classi retributive, che
possono poi venire elaborate parallelamente su diversi processori. Il sistema è
scalabile al 100% e, a seconda della configurazione dell´hardware, la velocità di
calcolo può raggiungere i 40.000 dipendenti in 2 ore.
Con un tool collaudato in più di dieci anni di miglioramenti continui e chiamato
IMG (Implementation Guide) l´azienda, assieme a uno staff di consulenti specializzati, sceglie le funzionalità necessarie alla propria impresa secondo le norme
aziendali e contrattuali in uso; le adatta poi ulteriormente alle necessità interne,
modificando le tabelle fornite da SAP ed evitando soluzioni isolate. In questo modo
la struttura viene disegnata in base alle esigenze organizzative e processuali
dell´azienda.
Una manutenzione costante del sistema da parte di esperti sviluppatori assicura
che questo processo si svolga secondo le più attuali norme legislative: un procedimento moderno ed efficace garantisce infatti la consegna puntuale delle nuove
funzionalità legali attraverso i cosiddetti ‘Legal Change Patches’, che permettono l´uso ininterrotto di un sistema che tiene conto dei cambiamenti più recenti
della legislazione in materia di tassazioni e contribuzioni.
Euro, valute estere
e Anno 2000
Il sistema standard R/3 è stato concepito fin dall´inizio come sistema a valute
multiple. È quindi in grado di elaborare e di immagazzinare i dati in diverse valute, compreso l´Euro.
Internazionalizzazione e
globalizzazione
Lo stesso vale per il problema collegato all´anno 2000: a partire da questa data
sarà infatti necessario definire l´anno con quattro cifre, diversamente dalle due
sole cifre utilizzabili fino al 1999. Il sistema R/3 non ha bisogno di particolari
adattamenti; usando da sempre un sistema a 4 cifre, è già pronto al passaggio nel
nuovo secolo e nel nuovo millennio.
Il sistema R/3 per il calcolo della retribuzione è disponibile in più di 30 versioni
‘nazionali’: ogni versione è modificata per poter includere i requisiti legali e aziendali legati a un paese, tenendo conto inoltre della lingua e delle valute nazionali.
Un impegno costante di SAP, e uno dei suoi punti di forza, è rivolto all´ulteriore
sviluppo e al miglioramento continuo di queste versioni nazionali, che supportano attivamente l´azienda nel suo processo di globalizzazione.
Integrazione
Altrettanto importante è poter far conto sull´integrazione del sistema con altre
componenti, per esempio con gli strumenti di supporto alle attività di pianificazione del personale o di controllo delle potenzialità e dei costi. In questo modo si
evitano inutili ridondanze di dati, che vengono invece gestiti una volta sola e con
un notevole risparmio di risorse.
Per l´assoluta autonomia rispetto ai sistemi operativi, all´hardware, ai database,
alle interfacce grafiche e ai sistemi di comunicazione, il modulo per la retribuzione del personale risulta idoneo sia per i grandi gruppi aziendali che per le aziende
medie e medio piccole.
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Calcolo della retribuzione - Italia
L´amministrazione del personale e le sue sottoaree
Il sistema di calcolo della retribuzione SAP R/3 è un modulo integrato del più
generale sistema per l´amministrazione del personale: i dati amministrativi, quelli
provenienti dal sistema di rilevazione delle presenze e quelli derivanti dal calcolo della retribuzione si alimentano vicendevolmente e sono sempre richiamabili
e utilizzabili insieme a sistemi esterni.
È possibile sia copiare le parametrizzazioni standard al momento
dell´implementazione del sistema sia modificarle per adattarle alle richieste
dell´azienda. Durante il calcolo della retribuzione il sistema R/3 determinerà automaticamente i valori corretti per il pagamento dei dipendenti, il pagamento delle tasse e dei contributi nonché la registrazione in contabilità.
Dati anagrafici
I dati anagrafici del personale devono rappresentare una base sicura su cui il sistema poggia e da cui attinge ogni qualvolta se ne presenti la necessità; nel nostro
caso quando si tratta di calcolare la retribuzione.
All´atto di una nuova assunzione è necessario raccogliere diversi dati organizzativi riguardanti il dipendente (per esempio il suo indirizzo, i dati bancari o la sua
allocazione all´interno dell´azienda) e
i dati che avranno un impatto sul calcolo della retribuzione (per esempio
i dati riguardanti il suo contratto di
lavoro, le parti variabili e quelle fisse
del suo stipendio mensile).
Questi dati possono essere raccolti
facilmente per mezzo di una serie di
videate, che vengono mano a mano
proposte dal programma secondo il
tipo di operazione scelto, in questo
caso una ”nuova assunzione”. La
plausibilità, cioè la consistenza dei
dati rispetto agli altri dati presenti nel
sistema, viene man mano vagliata dal
programma, che li confronta con gli
inserimenti o con i valori ammessi
nelle varie tabelle, la cui parametrizzazione è stata definita dall´azienda.
Quando intervengono dei cambiamenti (aumento della retribuzione,
malattia, ferie e così via) l´ufficio del
personale gestisce i dati corrispondenti a queste variazioni e il sistema
SAP R/3 li valuta automaticamente
durante il calcolo.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Per mezzo di un efficace sistema di autorizzazioni è possibile gestire i dati anagrafici, quelli derivanti dal rilevamento delle presenze o effettuare il calcolo della
retribuzione in reparti differenti, senza che la sicurezza e l´integrità dei dati stessi
ne risenta in alcun modo. Mediante un meccanismo di ”blocco parziale”, il sistema SAP R/3 garantisce che durante il processo di calcolo della retribuzione non
vengano toccati dati anagrafici o di rilevamento delle presenze direttamente interessati al calcolo che si sta effettuando.
La valutazione dei dati temporali (Time management)
Il sistema di calcolo della retribuzione SAP R/3 valuta i dati di tempo che sono
stati registrati dalla componente ”Valutazione dei dati temporali” spesso chiamata
anche ”Rilevazione delle presenze” (Time management): tiene conto della valorizzazione degli straordinari, dei benefits, delle assenze e di tutte quelle particolarità per cui è prevista una retribuzione particolare.
In questo modo si ha sempre sotto controllo il tipo, l´ammontare e la validità temporale della valorizzazione delle assenze dei dipendenti.
La perfetta integrazione delle due componenti ”Valutazione dei dati temporali” e
”Calcolo della retribuzione” permette di valorizzare comodamente i dati di tempo e il conseguente ammontare della retribuzione lorda.
Il sistema di rilevazione delle presenze del sistema R/3 alimenta, per esempio, il
calcolo della retribuzione di quei lavoratori che vengono remunerati in modo variabile (per esempio con tariffa oraria) o per l´amministrazione del flex-time.
I dati: sicuri, protetti ma sempre agibili
All´atto di assunzione di un nuovo dipendente vengono immessi nel sistema SAP
R/3 per l´amministrazione del personale i dati relativi all´allocazione organizzativa, all´amministrazione e alla retribuzione del dipendente.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Per esempio è possibile memorizzare lo stipendio fisso e le indennità aggiuntive per determinare l´orario di lavoro personalizzato di un dipendente.
Quando il dipendente riceve un aumento di stipendio, una retribuzione premio, partecipa a un corso esterno di aggiornamento o prende dei giorni di malattia, l´ufficio personale ha la
possibilità di gestire in tempi brevissimi i dati riguardanti questo evento, che verranno poi valorizzati durante il calcolo della
retribuzione.
Il sistema R/3 elabora automaticamente i dati anagrafici e i dati
di tempo durante il calcolo della retribuzione. Il suo sistema di
autorizzazioni permette all´utente di modificare i dati anagrafici e quelli per il calcolo della retribuzione adattandoli ai requisiti e alle condizioni dell´azienda. È altresì possibile gestire i
dati anagrafici e il calcolo della retribuzione in due fasi separate
senza per questo danneggiarne la sicurezza.
L´implementazione del sistema R/3 per il calcolo della retribuzione garantisce un calcolo semplificato. I meccanismi di sicurezza del sistema assicurano che nessun dato anagrafico o dato
rilevante per il calcolo della retribuzione venga modificato durante il calcolo stesso. Anche in questo caso resta però possibile
l´immissione di dati anagrafici e dati di tempo per uso futuro
durante il calcolo della retribuzione di un periodo, perché gli
unici dati bloccati sono quelli relativi ai periodi di validità.
Tutte le informazioni, riproducibili anche in forma grafica, sono
gestite quindi con profondità storica: a ogni dato viene cioè associato il relativo periodo di validità. Questo risulta indispensabile per conoscere l´evoluzione retributiva e l´inquadramento
del dipendente e permettere per esempio il ricalcolo automatico delle competenze arretrate.
Il meccanismo di sicurezza integrato garantisce che lo stipendio di un dipendente
non venga calcolato e liquidato inavvertitamente due volte all´interno dello stesso periodo (di solito nello stesso mese). È possibile ripetere il calcolo della retribuzione per uno o un gruppo di dipendenti solo se i dati anagrafici o quelli di tempo
sono stati modificati e si riferiscono a periodi conclusi del calcolo. In questo caso si
utilizza il calcolo retroattivo.
È possibile selezionare online i singoli passaggi che fanno parte del calcolo della
retribuzione e tutte le attività ad esso successive. Questa procedura è raccomandabile soprattutto quando si tratta di installare e di testare le parametrizzazioni del
sistema ed è anche utile quando si vuole calcolare la retribuzione di un singolo o
di pochi dipendenti. Normalmente le attività del calcolo retributivo ripetute per
ogni periodo vengono processate in background.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Il calcolo della retribuzione
I dati (fra gli altri quelli utilizzati per il calcolo della retribuzione) sono registrati
in un´unica banca dati centrale e alimentano le diverse procedure nel momento
del loro utilizzo. La banca dati raggruppa le informazioni in modo omogeneo,
utilizzando schermate denominate Information Types (info-types).
Quest´aggregazione di gruppi omogenei permette di:
❑ controllare i dati all´atto dell´acquisizione;
❑ gestire i dati con profondità storica;
❑ mantenere in linea le informazioni per il tempo desiderato;
❑ gestire la proiezione futura di informazioni come le variazioni contrattuali, le
promozioni e così via.
Ogni info-type è collegato singolarmente a ogni CID (Codice identificativo del
dipendente), rendendo possibile la gestione singola delle informazioni di ogni
dipendente.
La struttura tabellare, progettata per gestire qualsiasi tipo di contratto, tiene conto
delle caratteristiche strutturali dei maggiori contratti di riferimento, come Commercio, Industria, Credito, Assicurazioni, Servizi e Terziario.
Il sistema R/3 offre inoltre varie opzioni per la definizione del sistema dei
compensi all´interno dell´azienda. È
così possibile:
❑ definire sistemi retributivi differenziati per gruppi di dipendenti;
❑ assegnare un particolare gruppo
contrattuale o livello retributivo a
un dipendente;
❑ definire la retribuzione di base e i
benefits;
❑ aggiornare i dati contributivi e
previdenziali;
❑ specificare se un particolare dipendente riceverà un premio di
produzione;
❑ determinare il momento a partire
dal quale un dipendente riceve un
aumento retributivo o quando avviene il passaggio da un livello retributivo a quello successivo.
Il sistema R/3 è in grado di valutare i
dati anagrafici che interessano il calcolo della retribuzione usando metodi diversi.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Oltre alle funzioni di calcolo generali (come per esempio il calcolo retroattivo, il
mese differito, il calcolo delle medie), il sistema R/3 per il calcolo della retribuzione per l´Italia offre una serie di funzioni aggiuntive che permettono l´uso del sistema nella realtà italiana, sulla base di un´approfondita conoscenza delle normative contrattuali, retributive e previdenziali vigenti.
Queste funzioni sono completamente ‘customizzabili’, cioè adattabili alle esigenze organizzative e processuali dell´azienda.
La base per il calcolo delle medie è rappresentata dai dati provenienti dai periodi
di tempo di riferimento. Le regole che si basano su dati di tempo, come congedi,
periodo natalizio o straordinari, sono definibili individualmente. Il sistema R/3
calcola la media usando una base che è stata definita precedentemente dall´utente.
Il calcolo delle medie
Come già accennato a proposito dei meccanismi di sicurezza, per ogni info-type è
possibile dichiarare i campi per i quali la variazione del contenuto comporta il
ricalcolo automatico delle competenze arretrate. Ogni informazione riporta la data
dell´ultimo ricalcolo e il sistema può così riconoscere quanto è già stato erogato e
qual è la cifra ancora spettante, determinando la corretta differenza.
Calcolo retroattivo
Il sistema SAP R/3 considera automaticamente i cambiamenti che sono intervenuti nei dati anagrafici e in quelli relativi alla rilevazione delle presenze che hanno una relazione con periodi per i quali il calcolo della retribuzione è già stato
completato. Il calcolo viene ripetuto durante il calcolo del mese successivo per
tutti i periodi retributivi interessati dall´evento che ha comportato la modifica.
Alla fine del periodo nel quale il calcolo retroattivo ha avuto luogo, il dipendente
riceve separatamente la conferma scritta della variazione della retribuzione e il
corretto ammontare del pagamento viene calcolato e pagato alla fine del periodo.
Inoltre vengono calcolate automaticamente le differenze degli importi dal punto
di vista fiscale e previdenziale.
È anche possibile effettuare più volte il calcolo retroattivo dello stesso mese se per
esempio la situazione del dipendente cambia in un momento successivo all´ultimo
calcolo, e questa è una garanzia ulteriore della flessibilità e dell´efficienza del sistema. Normalmente viene stabilita – singolarmente per ogni dipendente o per
area di calcolo - la data a partire dalla quale è possibile effettuare il calcolo retroattivo, e il sistema SAP R/3 assicura che i dati anagrafici siano consistenti rispetto ai
risultati del calcolo della retribuzione.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Particolari funzioni per il calcolo della retribuzione in Italia
Trattamento per neoassunti con precedente impiego
Nella determinazione delle imposte, il sistema tiene conto degli emolumenti corrisposti, delle ritenute operate, delle detrazioni effettuate e dei giorni per detrazioni contabilizzati dal precedente datore di lavoro.
Retribuzione variabile e valorizzazione dei dati di presenza e di assenza
Gli elementi variabili o occasionali della retribuzione, come per esempio una tantum, indennità di vario genere, straordinari, ferie non godute, permessi retribuiti,
assenze varie, vengono corrisposti con carattere straordinario. Alcuni di questi
vengono gestiti direttamente dall´utente mediante inserimento negli appositi infotype, altri invece provengono dal modulo ”Rilevazione delle presenze” e sono
contabilizzati utilizzando particolari basi retributive definite in tabelle di sistema.
Valorizzazione accantonamenti (ferie, ratei tredicesima e quattordicesima)
Gli accantonamenti maturano in funzione della prestazione lavorativa del dipendente e sono definiti in tabelle dove le singole quantità progressive sono valorizzate con le corrispondenti specifiche retributive. Su questi valori vengono calcolati mensilmente i contributi a carico del datore di lavoro per ottenere la corretta
esposizione aziendale nei confronti del dipendente e di terzi.
Calcolo accantonamento T.F.R.
L´accantonamento si calcola tenendo conto della retribuzione corrisposta regolarmente sulla base delle singole voci definite per tale scopo. Unitamente
all´elaborazione mensile viene determinata la quota di accantonamento maturata.
Calcolo A.N.F.
L´erogazione dell´importo dovuto si ottiene gestendo uno specifico info-type che
raccoglie tutte le informazioni utili al calcolo per gli assegni nucleo familiare.
Calcolo degli scatti di anzianità
Il sistema consente di definire i criteri di valorizzazione e di ricorrenza degli scatti
di anzianità in apposite tabelle e soddisfa la maggior parte delle esigenze previste
dai contratti nazionali di lavoro, tra cui:
❑
❑
❑
❑
❑
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Scatti a percentuale con tetto massimo in percentuale
Scatti a importo fisso con tetto massimo a numero
Scatti a percentuale con tetto massimo a numero
Scatti a percentuale con tetto massimo a numero e con possibilità di conguaglio
Scatti a importo fisso rapportati a voci di permanenza in ogni categoria
Calcolo della retribuzione - Italia
Liquidazione spettanze agli eredi
Il sistema gestisce tutte le particolarità legate alla certificazione degli eredi.
Gestione assenze protette
Il modulo provvede all´individuazione dei vari eventi gestiti all´interno
dell´applicazione ”Rilevazione delle presenze” e alla loro valorizzazione in funzione della retribuzione di riferimento, ripartendoli nei vari scaglioni di competenza a carico INPS e/o a carico azienda. Vengono soddisfatti in modo completamente automatico gli eventi relativi a:
❑ Malattia
❑ Infortuni
❑ Maternità
❑ Congedo matrimoniale
❑ Donazione sangue
Detrazioni
Il sistema SAP R/3 per il calcolo della retribuzione è in grado di riconoscere e
valorizzare sia le detrazioni dallo stipendio lordo sia quelle dallo stipendio netto
(fondi volontari di investimento eccetera).
Oltre alle detrazioni con cadenza regolare, il sistema SAP R/3 consente anche il
calcolo di quelle straordinarie.
Fattorizzazione mensile
Per un dipendente remunerato periodicamente possono intervenire eventi che
causano una riduzione o un calcolo di una quota proporzionale della sua paga.
Un caso tipico è quello di un dipendente che inizia a lavorare presso l´azienda o la
lascia in corso di mese, o prende delle ferie non retribuite. Il suo stipendio deve
essere calcolato proporzionalmente anche quando egli cambia reparto, mansioni
e centro di costo, se riceve un aumento di stipendio o un´indennità aggiuntiva
quando sostituisce un collega con mansioni differenti dalla sua.
Il sistema standard sa valorizzare questi eventi e contiene regole di calcolo che
possono comunque venire definite in maniera alternativa in qualsiasi momento.
Company basic pay
Il company basic pay è un metodo di valorizzazione delle wage-type che utilizza
in modo flessibile le informazioni provenienti dall´anagrafica del dipendente.
L´azienda può definire su quali di queste informazioni vuole basare la valorizzazione delle wage-type in uso.
Cassa integrazione guadagni
Il sistema gestisce tutte le particolarità legate a quest´evento, determinando il trattamento economico della CIG ordinaria, CIG straordinaria e CIG maltempo per i
dipendenti che hanno diritto a questo trattamento.
Stampa del cedolino
Il sistema consente di elaborare un cedolino nel quale ogni utente può definire i
propri parametri. È previsto l´inserimento, lo spostamento e l´eliminazione di ogni
campo di stampa.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Schema del calcolo della retribuzione
Lo schema di calcolo è cosi composto:
❑ Valorizzazione della retribuzione fissa
❑ Valorizzazione della retribuzione variabile
❑ Calcolo degli accantonamenti e dei relativi contributi a carico azienda
❑ Calcolo delle mensilità extra
❑ Calcolo degli arretrati anni precedenti a tassazione separata
❑ Calcolo dei contributi a carico dipendente e azienda
❑ Calcolo dei contributi per fondi integrativi
❑ Gestione degli imponibili e dei netti negativi
❑ Calcolo dell´imposta
❑ Gestione delle situazioni debitorie del dipendente nei confronti dell´azienda e
di terzi
❑ Gestione automatica delle competenze ai cessati
❑ Liquidazione automatica delle spettanze agli eredi
Durante il calcolo della retribuzione il sistema valorizza i pagamenti da effettuare,
le trattenute sia di tipo legale sia volontarie, le trattenute dovute ad assenze non
retribuite e l´ammontare netto per ogni dipendente. Questo importo viene poi
immagazzinato nel risultato complessivo del calcolo.
Criteri di selezione
Il calcolo della retribuzione viene effettuato per un numero preselezionato di dipendenti. È disponibile un ampio spettro di possibilità di meccanismi di selezione. Per esempio, è possibile raggruppare i dipendenti in una classe retributiva
usando i seguenti criteri:
❑ Tutti i dipendenti contemporaneamente
❑ Dipendenti che hanno la stessa ‘profondità di data’ per il calcolo retroattivo
❑ Dipendenti che vengono retribuiti a periodi uguali (settimanalmente, mensilmente ecc.)
❑ Dipendenti con contratto part-time
❑ Dipendenti con contratto di formazione lavoro
❑ Dirigenti
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Calcolo della retribuzione - Italia
Il sistema R/3 per il calcolo della retribuzione garantisce che i risultati generati
periodicamente siano completi. Ciò consente all´utente di ottenere una panoramica di tutti i risultati retributivi completati per ogni dipendente di cui egli è responsabile. Questo è di particolare importanza quando, per esempio, si vuole verificare l´esattezza dei pagamenti avvenuti.
Controllo dei risultati
Dopo aver effettuato il calcolo della retribuzione è possibile controllare se il sistema R/3 ha evidenziato degli errori durante il calcolo. Se sono stati immessi dati
anagrafici o di rilevazione del tempo non corretti per un dipendente, questi verrà
automaticamente escluso dal calcolo.
Correzioni
Per mezzo di un breve messaggio l´utente viene informato del problema intercorso. Se necessario egli può correggere l´errore aggiungendo i dati mancanti
nell´anagrafica o nella rilevazione delle presenze e in seguito procedere al calcolo
della retribuzione per quel singolo dipendente.
Sono inoltre disponibili vari programmi per controllare la plausibilità dei risultati del calcolo. Gli errori vengono rilevati già in una fase iniziale, permettendo
all´azienda di effettuare solo i pagamenti corretti.
Se il calcolo della retribuzione è stato effettuato senza alcun errore per tutti i dipendenti selezionati il calcolo della retribuzione di quel periodo è considerato
concluso. I dati anagrafici e quelli di rilevazione delle presenze sono nuovamente
disponibili per essere elaborati. Il sistema R/3 assicura che per il periodo successivo venga nuovamente effettuato automaticamente il calcolo della retribuzione,
perciò è impossibile che il calcolo di un periodo venga erroneamente eseguito due
volte.
Conclusione del calcolo
Il sistema R/3 è di facile uso e viene consegnato completo di un´ampia e accurata
documentazione, che accompagna l´utente, aiutandolo a trovare il modo più semplice ed efficace di usare ogni strumento presente nel sistema stesso.
E inoltre il servizio di Hotline è attivo 24 ore su 24 per 7 giorni su 7, sia in Italia sia
nel resto del mondo.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Attività successive ricorrenti
Le attività successive al calcolo della retribuzione completano il processo effettuato
di norma mensilmente, e anche queste vengono supportate dal sistema SAP R/3.
La stampa del cedolino viene fornita nella versione standard di
ogni paese, ma può essere anche modificata a seconda delle richieste del cliente.
Allo stesso modo, le comunicazioni da inoltrare
ai singoli dipendenti, a un gruppo di essi o a
tutti possono venire stampate sul cedolino paga.
Il sistema SAP R/3 permette
anche il trasferimento bancario della retribuzione dei dipendenti, provvedendo alla
creazione di file magnetici o su
carta per ogni banca con cui
l´azienda lavora abitualmente.
Anche le liste dei pagamenti effettuati o da effettuare,
per tutti i dipendenti o solo
per un gruppo di essi, vengono fornite dal sistema
R/3 sottoforma di pratiche
tabelle informative.
Registrazione della contabilità
Il sistema per il calcolo della retribuzione è direttamente collegabile, attraverso
un´interfaccia, alla componente della contabilità finanziaria del sistema R/3. In
questo modo i dati, sempre attualizzati, relativi ai pagamenti effettuati a favore
dei dipendenti dell´azienda fluiscono nel modulo R/3 che gestisce la contabilità
aziendale, assegnando i dati ai rispettivi centri di costo.
Installando il modulo della contabilità del sistema R/3 in aggiunta al sistema per
il calcolo della retribuzione, è possibile trasferire o assegnare i dati contabili come
segue:
❑ ai vari conti specifici della contabilità generale
❑ ai centri di costo specifici del controlling
❑ agli speciali libri contabili
❑ al controllo dei fondi
Per questioni riguardanti la protezione dei dati, il sistema R/3 registra solo i dati
riassuntivi per la contabilità. In ogni caso gli addetti dell´ufficio personale preventivamente autorizzati saranno in grado di vedere le partite singole ogni qualvolta
lo riterranno opportuno. Se si rendesse necessaria una revisione dei conti, sarà
comunque possibile ricondurre gli importi cumulati della contabilità individuale
al risultato del calcolo della retribuzione di un singolo dipendente. In questo modo
sarà sempre possibile rispondere alle interrogazioni provenienti dal controlling
o da un particolare centro di costi.
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Calcolo della retribuzione - Italia
L´interfaccia con la contabilità garantisce che la registrazione alla contabilità possa avere luogo usando sistemi distribuiti. I risultati di un calcolo della retribuzione possono cioè essere trasferiti a un sistema di destinazione e possono esserne
registrati i dati o assegnati i conti indipendentemente dal fatto che il sistema per la
contabilità sia una parte del sistema R/3 con la stessa release, con una release
precedente a quella del calcolo della retribuzione, parte di un sistema R/2 o addirittura un sistema indipendente.
Queste possibilità vengono garantite da diversi scenari ALE (Application Link
Enabling).
Liste e statistiche
Oltre alle attività che vengono ripetute in ogni periodo retributivo, il sistema R/3
per il calcolo della retribuzione supporta anche altre attività che possono essere
eseguite in caso di necessità.
Nel conto salari il sistema R/3 processa i dati più importanti provenienti dal calcolo della retribuzione per uno o più dipendenti e fornisce le informazioni richieste sottoforma di tabella.
Nel libro paga il sistema R/3 visualizza i risultati del calcolo della retribuzione
per un certo numero di dipendenti per un periodo retributivo.
Oltre a quelli sopra citati, il sistema R/3 per la gestione della contabilità può generare numerosi altri report.
Archivio dati
Il volume sempre crescente di dati in un sistema contribuisce al rallentamento delle sue
funzioni. Deve perciò essere possibile archiviare quei dati che non sono rilevanti per il
calcolo corrente della retribuzione
dopo un certo periodo di tempo.
Includendo il programma per
l´archiviazione dei dati è possibile controllare e amministrare i file
dell´archivio senza appesantire inutilmente il sistema e senza pericolo di perdita dei dati dovuto
a cambiamenti dell´hardware o
a un´attualizzazione del programma (per esempio una nuova release).
L´utente può infine visualizzare i dati relativi a calcoli della
retribuzione archiviati e valutarli in modi differenti.
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Calcolo della retribuzione - Italia
Altri tools
Altri elementi essenziali del sistema SAP R/3 per il calcolo della retribuzione sono
il calcolo periodico e la capacità di supportare ulteriori scenari per il calcolo della
retribuzione, che possono venire implementati se l´utente lo ritiene necessario. Il
sistema SAP R/3 provvede a una soluzione efficace indipendentemente dal tipo
di dati da processare.
Simulazione del calcolo della retribuzione
È possibile effettuare in ogni momento una simulazione del calcolo della retribuzione di qualsiasi periodo retributivo.
Una simulazione può essere utile in diversi casi:
❑ se è necessario verificare le parametrizzazioni aziendali specifiche;
❑ se si vogliono verificare gli effetti o l´impatto di cambiamenti dei dati anagrafici o di rilevazione delle presenze su un particolare dipendente;
❑ se si vuole o si deve pagare un anticipo a un dipendente nel periodo successivo.
Calcolo in background e calcolo parallelo
Se l´azienda ha la necessità di effettuare il calcolo della retribuzione per una grande quantità di dipendenti, il tempo necessario per il completamento di quest´attività è un fattore da non
sottovalutare.
Il sistema SAP R/3 offre due diverse possibilità per ridurre i
tempi di esecuzione del calcolo: il calcolo eseguito in background e il calcolo parallelo.
È possibile eseguire un calcolo della retribuzione in background
e definire in anticipo il momento in cui il calcolo deve essere effettuato. Quando le parametrizzazioni sono state controllate e non sono
stati riscontrati errori, il calcolo della retribuzione dovrebbe di norma venir eseguito in questo modo.
14
Calcolo della retribuzione - Italia
È però altresì possibile eseguire il calcolo parallelamente su più macchine, a seconda delle possibilità che offre l´hardware di cui si dispone. In questo modo,
anche se l´azienda è composta da un numero considerevole di dipendenti, non è
necessario attendere molte ore per conoscere i risultati del calcolo. Raggruppando
i dipendenti in più ”aree”, il calcolo viene lanciato contemporaneamente – se necessario su diversi computer. Ed è in questo modo che il sistema SAP R/3 è in
grado di fornire i risultati del calcolo della retribuzione per oltre 40.000 dipendenti in circa due ore.
Interfaccia col calcolo della retribuzione
Il sistema contiene inoltre un´interfaccia utilizzabile per trasferire in modo efficace i dati anagrafici, quelli provenienti dalla rilevazione delle presenze e dal calcolo della retribuzione a un altro sistema non R/3. Questo risulta importante se il
calcolo della retribuzione lorda viene eseguito internamente e in seguito trasferito
su un altro sistema non R/3 per il calcolo del netto.
L´interfaccia del calcolo della retribuzione può venire usata anche per importare
dati anagrafici contenuti in un sistema non R/3, che vengono in seguito usati per
il calcolo della retribuzione con R/3.
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Indice analiticoI
Indice
Indice analitico
E
A
F
Accantonamenti 7
Anno 2000 2
Anticipo di pagamento 14
Archivio dati 13
Aree payroll 14
Assegno nucleo familiare 7
Assenze protette 8
Attività successive ricorrenti 12
Aumento retributivo 6
Fattorizzazione mensile 9
B
Implementation Guide 2
Importazione dati anagrafici 14
Information types 5
Integrazione 2
Interfaccia col calcolo della retribuzione 14
Interfaccia con altro sistema non R/3 14
Internazionalizzazione 2
L
Legal Change Patches 2
Libri contabili 12
Liste 13
Liste dei pagamenti 12
Livello retributivo 5
Benefits 5
C
Calcolo della retribuzione 3
Calcolo della retribuzione in background 14
Calcolo delle medie 6
Calcolo parallelo 14
Calcolo retroattivo 5
Cassa integrazione guadagni 9
Cedolino 9
Classi retributive 2
Company basic pay 9
Comunicazioni al dipendente 12
Conclusione del calcolo 11
Contabilità aziendale 12
Contabilità finanziaria 12
Contabilità generale 12
Conto salari 13
Contratti di riferimento 5
Controlling 12
Controllo dei fondi 12
Correzioni degli errori 11
D
Dati amministrativi 3
Dati anagrafici 3
Dati contributivi 6
Dati organizzativi 3
Dati previdenziali 6
Detrazioni 9
Euro 2
G
Globalizzazione 2
H
Hotline 11
I
M
Meccanismi di sicurezza 4
O
Orario di lavoro personalizzato 4
P
Parametrizzazioni aziendali specifiche 14
Periodi di validità 4
Plausibilità dei risultati 11
Premi di produzione 6
Processo in background 5
R
Reportistica 13
Retribuzione di base 5
Revisione dei conti 12
Risultati del calcolo della retribuzione 14
I-1
I
Indice analitico
S
Scatti di anzianità 8
Scenari ALE 13
Schema del calcolo della retribuzione 10
Simulazione del calcolo della retribuzione 13
Sistema di autorizzazioni 4
Sistema di rilevazione delle presenze 3
Stampa del cedolino 12
Statistiche 13
T
Trasferimento bancario 12
Trattamento di fine rapporto 7
V
Valutazione dei dati temporali 4
Valute 2
I-2