Corretta configurazione e utilizzo della casella PEC legalmail Di

Corretta configurazione e utilizzo della casella PEC legalmail
Di seguito si forniscono alcuni utili indicazioni relativamente alla configurazione e all'utilizzo delle
caselle PEC legalmail, rilasciate dal CIT attraverso il fornitore Infocert.
E' doveroso ricordare che ai sensi della vigente normativa in materia di gestione dei documenti
elettronici (CAD) la casella PEC, ancorché utilizzata attraverso il servizio webmail (o attraverso
outlook o altri applicativi simili), dovrebbe però essere integrata e gestita direttamente attraverso il
software di gestione del protocollo dell'ente, che costituisce il vero archivio dei messaggi pervenuti,
protocollati e classificati. Si evidenzia, inoltre, che il software di gestione del protocollo dell'ente
dovrebbe poi essere collegato ad un sistema di archiviazione a norma dei documenti digitali (in
arrivo e in partenza) già protocollati e archiviati (vedi il servizio reso dal CIT
http://innovazione.provincia.brescia.it/portal/page/portal/bresciagov/gas/bresciagovpa?idscheda=A
AAjl3AAhAAA6k4AAA&tipogas=3&nav=elenco )
Ciò premesso di seguito di segnalano i servizi resi dalle caselle PEC attivate, e le corrette modalità
di utilizzo:
SPAZIO BASE DELLA PEC: (che si consiglia di lasciare sempre libero, senza messaggi
memorizzati dopo il loro arrivo, utilizzando come archivio gli altri strumenti disponibili nella
casella PEC come di seguito riportato in questa informativa): come tutte le caselle e-mail anche la
casella PEC ha una propria capienza di base che viene consumata dall'arrivo dei messaggi. Detto
spazio ha solitamente il limite di 1gb, esaurito il quale la casella si blocca e non è più in grado di
ricevere e/o inviare i messaggi. Per altro nel momento in cui capitasse di occupare tutto lo spazio
non è nemmeno più possibile eliminare dei messaggi, ma è necessario richiedere l'intervento del
fornitore Infocert che, solitamente, richiede circa una decina di giorni per intervenire a sbloccare la
situazione.
E' comunque responsabilità dell'utente la verifica dello stato di riempimento della propria
casella PEC, e il suo periodico svuotamento. Il sistema provvede a notificare il riempimento
della casella oltre soglie predefinite. In particolare è previsto un avviso al superamento del
70% dello spazio disponibile.
Si pregano quindi tutti gli utenti di accedere alla propria casella pec e di verificare la quantità di
spazio disponibile attraverso l'apposito segnalatore che si trova nella schermata principale della
casella PEC, come da esempio cerchiato in rosso.
ARCHIVIO DI SICUREZZA (servizio gratuito)
L’Archivio di Sicurezza è il servizio di salvataggio - backup - automatico e sicuro dei messaggi, dei
loro allegati e delle ricevute. Il servizio viene offerto in modalità remota: i messaggi archiviati sono
depositati presso i Data Center del Gestore Infocert.
Per disporre di un archivio dei messaggi arrivati (ma anche di quelli spediti) senza utilizzare lo
spazio base della casella che, come detto, si consiglia di lasciare sempre libero per evitare che poi la
casella di blocchi e non sia più possibile inviare/ricevere posta, si ricorda che agendo sulle
OPZIONI della web mail, come da esempio sotto riportato, è possibile attivare gratuitamente
l'archivio di sicurezza. Agendo sui filtri disponibili, è possibile decidere che tipologia di messaggi
salvarvi (se tutti, se solo quelli PEC in arrivo o anche quelli PEC in partenza).
N.B. L'archivio di sicurezza inizia a memorizzare i messaggi solo DOPO la sua attivazione. Non è
possibile portare nell'archivio di sicurezza i messaggi pervenuti/inviati prima dell'attivazione del
servizio.
Attraverso l'archivio di sicurezza è quindi possibile effettuare tutte le ricerche volute all'interno dei
messaggi che si è deciso di archiviare, retrocedendo sino ad un massimo di 30 mesi.
In questo modo lo spazio base della casella pec rimane libero, mentre viene incrementato l'archivio
di sicurezza. Man mano che lo spazio dell'archivio di sicurezza si consuma (di base sono 2 gb) la
casella riceve un messaggio di alert che segnala che lo spazio è in esaurimento. Per richiedere
l'aumento gratuito dello spazio è possibile inviare una segnalazione al CIT attraverso gli appositi
canali per richiedere assistenza.
Il CIT provvederà ad aumentare lo spazio disponibile della casella.