comunicazione aziendale - Consorzio Lavoro Ambiente

CLA
PR-SGI-04
vers. 01
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COMUNICAZIONE AZIENDALE
COMUNICAZIONE AZIENDALE
Redatto:
E. Brichetti
Versione:
01
Data emissione:
Ottobre 2014
Firma
Rivisto:
Data
M.L. Orler
________________________________
________________________________
Approvato:
M.L. Orler
________________________________
________________________________
Distribuito a:
Personale CLA e Parti Interessate esterne all’Azienda
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MODIFICHE RISPETTO ALLA VERSIONE PRECEDENTE
Data
Ottobre 2014
Vers. Modifiche apportate
01 Prima emissione
ALTRI DOCUMENTI CORRELATI
Codice
PR-AMM-01
PR-AMM-02
Titolo
Selezione e inserimento delle risorse umane
Sviluppo e formazione del personale
INDICE
1.
SCOPO E CAMPO D'APPLICAZIONE ............................................................... 3
2.
GENERALITÀ ..................................................................................................... 3
3.
RESPONSABILITÀ............................................................................................. 3
4.
MODALITÀ OPERATIVE .................................................................................... 4
4.1
COMUNICAZIONE ............................................................................................. 4
4.1.1
Comunicazione interna ...................................................................... 4
4.1.2
Comunicazione esterna ..................................................................... 4
4.2
DOCUMENTI DI COMUNICAZIONE ....................................................................... 5
4.2.1
Documenti di comunicazione da CLA................................................ 5
4.2.2
Documenti di comunicazione a CLA.................................................. 5
4.3
STRUMENTI DI COMUNICAZIONE ........................................................................ 7
5.
MONITORAGGIO DEL PROCESSO .................................................................. 7
6.
REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO ......................... 7
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COMUNICAZIONE AZIENDALE
1. SCOPO E CAMPO D'APPLICAZIONE
La presente procedura ha lo scopo di descrivere le modalità con cui CLA gestisce le
comunicazioni, sia interne che esterne all’Azienda, in relazione all’applicazione del
Sistema di Gestione Integrato, ai risultati dei Riesami della Direzione e alle proprie
prestazioni in materia di Qualità, Ambiente, Sicurezza sul Lavoro e Responsabilità
Sociale e Amministrativa d’impresa.
2. GENERALITÀ
L’attività di comunicazione in relazione all’applicazione del SGI aziendale deve:
- internamente all’azienda: assicurare una sufficiente sensibilizzazone,
informazione e formazione rispetto agli obiettivi definiti e ai temi inerenti il SGI,
al fine di suscitare consapevolezza e motivazione in tutto il personale;
- esternamente all’azienda: portare a conoscenza delle Parti Interessate la
Politica del Sistema di Gestione Integrato, elenco dei valori e dei principi di
gestione di CLA, affinché anche gli Stakeholder esterni contribuiscano al
raggiungimento degli obiettivi aziendali
3. RESPONSABILITÀ
ATTIVITA'
1. Convocazione Personale CLA per
aggiornamento e condivisione delle
informazioni relative al SGI aziendale
2. Avviamento Customer Analysis Satisfaction e
questionario per la valutazione del clima
aziendale
3. Coinvolgimento Fornitori per condivisione del
rispetto dei principi della Politica del SGI
aziendale
4. Pubblicazione, in bacheca e su sito internet o
intranet CLA, di documenti e informazioni
relative al SGI aziendale
Legenda:
R = Responsabile
C = Collabora
Direttore
Resp.
AmmFin-Pers
R
C
A
R
A
A = Approva
Resp.
SGI
R
C
C
R
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4. MODALITÀ OPERATIVE
Di seguito si riportano le modalità operative, i principali documenti e gli strumenti
utilizzati per assicurare un adeguato controllo delle attività di comunicazione interna
ed esterna di CLA in relazione all’applicazione del Sistema di Gestione Integrato.
4.1 COMUNICAZIONE
4.1.1 Comunicazione interna
La comunicazione interna con riferimento al SGI, ovvero il flusso di informazioni
relativo ai temi di Qualità, Ambiente, Sicurezza e Responsabilità Sociale e
Amministrativa d’impresa, è rivolta da CLA a:
i lavoratori neo-assunti, ai quali l’Ufficio Personale fornisce i documenti
elencati nel modulo MD-AMM-10 “Ricevuta consegna materiale informativo”
da sottoscrivere per ricevuta;
tutti i lavoratori, convocati ad interventi di aggiornamento, sensibilizzazione e
condivisione delle informazioni tenuti dalla Direzione o suoi incaricati (es.
condivisione degli obiettivi aziendali, aggiornamento sull’andamento
dell’attività aziendale, modifiche alla struttura organizzativa o al SGI, risultati
emersi dall’attività di Riesame della Direzione e dal monitoraggio delle
performance aziendali…).
Al fine di garantire e promuovere la comunicazione interna, CLA ha inoltre favorito la
nomina di un Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza sul Lavoro e la
Responsabilità Sociale (RLS / RLSA8000) che, oltre alle proprie mansioni,
costituisce un punto di riferimento per i lavoratori, interfacciandosi tra loro e il
Direttore, o il Responsabile di Area, per tutte le questioni relative alle tematiche sulla
sicurezza sul lavoro e la responsabilità sociale.
4.1.2 Comunicazione esterna
La comunicazione esterna con riferimento al SGI, ovvero il flusso di informazioni
relativo ai temi di Qualità, Ambiente, Sicurezza e Responsabilità Sociale e
Amministrativa d’impresa da e verso gli Stakeholder esterni di CLA, si concretizza
con:
il coinvolgimento, da parte di CLA, di tutte le Parti Interessate in relazione alla
conformità del Consorzio ai Sistemi di certificazione ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001 e SA8000;
riscontri ad eventuali richieste provenienti dall’esterno (ad esempio in merito
all’applicazione del SGI, al monitoraggio delle prestazioni aziendali, all’esito
delle attività di verifica e di Riesame da parte della Direzione, ecc…).
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4.2 DOCUMENTI DI COMUNICAZIONE
4.2.1 Documenti di comunicazione da CLA
Politica del Sistema di Gestione Integrato
La Politica del Sistema di Gestione Integrato è il documento atto a:
- diffondere i principi e i valori che guidano la gestione aziendale del Consorzio;
- assicurare il rispetto di tutti gli obblighi normativi applicabili, tra cui la
legislazione, le convenzioni e i regolamenti locali vigenti in campo ambientale,
di sicurezza sul lavoro e di responsabilità sociale e amministrativa d’impresa;
- descrivere l’impegno ad adempiere a tutti i requisiti degli standard certificativi
adottati;
- dichiarare l’impegno dell’Azienda al conseguimento del miglioramento
continuo.
La Politica del Sistema di Gestione Integrato è un importante strumento di
comunicazione e, in quanto tale, viene affissa in bacheca aziendale e divulgata
all’esterno mediante pubblicazione sul sito internet del Consorzio.
4.2.2 Documenti di comunicazione a CLA
Modulo “Segnalazioni”
Al fine di promuovere le comunicazioni dalle Parti Interessate verso l’Azienda,
relativamente a qualsiasi aspetto aziendale, CLA ha predisposto il modulo MD-RQU02 “Segnalazioni”, che è possibile far pervenire anche in via anonima.
CLA, coerentemente ai propri principi etici, si astiene dal prendere provvedimenti
disciplinari, licenziare o altrimenti discriminare il dipendente che fornisca qualsiasi
tipo di segnalazione e/o informazione riguardante la conformità alle norme di
certificazione.
Una volta compilato, il modulo “Segnalazioni” può essere introdotto nella cassetta
delle lettere collocata all’entrata della sede di CLA o inoltrato all’indirizzo di posta
elettronica di uno dei seguenti soggetti interni all’azienda:
• il
Responsabile
del
Sistema
di
Gestione
Integrato
(RSGI):
[email protected];
• il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e la Responsabilità Sociale
d’impresa (RLS/RLSA8000) Sig. Massimo Rech: [email protected] - nel
solo caso dei dipendenti.
Qualora di lieve entità, entrambi i soggetti hanno facoltà di gestire autonomamente la
risoluzione delle segnalazioni in base a quanto consentito dal proprio ruolo e a
quanto previsto dal SGI. Qualora gravi, sono tenuti a riferire prontamente le
segnalazioni alla Direzione che, entro al massimo un mese dall’acquisizione,
definisce le azioni da intraprendere dandone comunicazione all’interessato, se noto,
o esponendole in bacheca.
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Modulo “Rilevazione infortuni e mancati infortuni”
Il lavoratore e le Parti Interessate sono tenuti a segnalare i casi di “infortunio” o
“mancato infortunio” compilando l’apposito modulo MD-SIC-02. CLA potrà in tal
modo effettuare un’indagine complessiva con l’obiettivo di:
• individuare la carenza nel sistema di sicurezza;
• evitare che simili eventi possano ripetersi;
• capire dove e con quali misure è possibile migliorare la sicurezza.
Dichiarazione Impegno e Questionario Informativo Fornitore
La conformità agli standard di certificazione - Qualità, Ambiente, Sicurezza sul
Lavoro e Responsabilità Sociale e Amministrativa d’impresa - prevede il
coinvolgimento diretto della catena dei Fornitori.
Il Consorzio si impegna a servirsi di Fornitori in grado di offrire un prodotto/servizio
capace di soddisfare i requisiti del SGI aziendale, ovvero di conformarsi agli standard
di certificazione ed ai principi della Politica del Sistema di Gestione Integrato di CLA.
La comunicazione alla propria catena di Fornitori ha quindi l’obiettivo di:
- diffondere il rispetto dei principi della Politica del Sistema di Gestione
Integrato di CLA e la conformità ai requisiti dei vari standard di certificazione;
- instaurare un rapporto di collaborazione necessario per dimostrare e
mantenere la conformità ai requisiti e il rispetto ai principi di cui sopra.
Il coinvolgimento dei Fornitori prevede la restituzione della “Dichiarazione Impegno
Fornitore” (MD-SGI-11) e del “Questionario Informativo Fornitore” (MD-SGI-12),
debitamente compilati e sottoscritti. In assenza di modifiche – ad esempio alla
Politica del SGI di CLA, piuttosto che ai punti delle norme di riferimento –, a cadenza
triennale CLA richiede ai Fornitori di rinnovare la compilazione, sottoscrizione e
restituzione di entrambi i documenti: questo al fine di mantenere elevato il loro grado
di sensibilizzazione e di garantire nel tempo la conformità dell’intera filiera ai requisiti
dei vari standard di certificazione.
Questionario CSA - Customer Analysis Satisfaction
Annualmente CLA propone un questionario ai Clienti diretti dell’Area Servizi e
Ambiente e dell’Area Sicurezza e Consulenza Tecnica (MD-RQU-07), al fine di
rilevare il loro livello di soddisfazione rispetto ai servizi erogati. Il Responsabile del
Sistema di Gestione Integrato ne raccoglie i risultati e, in caso di giudizi non
soddisfacenti, provvede all’apertura di adeguate azioni correttive.
Questionario per la valutazione del clima aziendale
Ogni due anni CLA propone un questionario ai propri dipendenti (MD-RQU-10), al
fine di avere riscontro su aspetti che tiene in particolare considerazione e che,
qualora dovessero far emergere opinioni negative, l’Azienda si impegnerà a valutare,
approfondire, risolvere e condividere con gli interessati.
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4.3 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE
Gli strumenti di comunicazione che CLA adotta per facilitare la condivisione e lo
scambio di informazioni e di idee da e verso il suo interno ed esterno, finalizzate ad
innescare possibili miglioramenti nella gestione aziendale e, al tempo stesso, ad
accrescere il coinvolgimento delle Parti Interessate sono:
- rete internet e intranet;
- posta elettronica;
- circolari interne ed esterne (in tal caso la comunicazione viene protocollata al
fine di garantirne la rintracciabilità);
- incontri con il personale o con altre Parti Interessate;
5. MONITORAGGIO DEL PROCESSO
Caratteristica
Parametro/modalità di controllo
Attività informative rivolte
Nr. di incontri con il Personale di CLA
al Personale di CLA
Nr. di comunicazioni trasmesse al Personale di
CLA
Pubblicazioni sul sito intranet di CLA
Attività informative rivolte
Nr. di incontri con le Parti Interessate di CLA
alle Parti Interessate di
Nr. di comunicazioni trasmesse alle Parti
CLA
Interessate di CLA
Pubblicazioni sul sito internet di CLA
Segnalazioni
Nr. di segnalazioni pervenute a CLA da parte del
Personale o di Soggetti esterni all’Azienda
6. REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO
Documento
(Registrazione)
MD-RQU-02 Segnalazioni
MD-SIC-02 Rilevazione infortuni e mancati
infortuni
Responsabile
archiviazione
Periodo di
conservazione
Responsabile SGI
2 anni dalla
rilevazione
2 anni dalla
rilevazione
RSPP
MD-RQU-06 Verbale di riunione
Responsabile SGI
MD-RQU-07 Questionario CSA
Responsabile SGI
MD-RQU-10 Questionario valutazione clima
aziendale
Responsabile SGI
MD-SGI-11 Dichiarazione Impegno Fornitori
Responsabile SGI
2 anni dalla
redazione
2 anni dalla
rilevazione
2 anni dalla
rilevazione
Per tutta la durata
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MD-SGI-12 Questionario Informativo Fornitore
Responsabile SGI
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del contratto con
fornitore
Per tutta la durata
del contratto con
fornitore