il travel manager

IL TRAVEL MANAGER
Il travel manager è la figura che in azienda si occupa di tutte le problematiche relative
alla gestione dei viaggi aziendali e delle spese corrispondenti. Il travel manager
provvede dalla selezione dell’agenzia ai contratti con i fornitori sino alla gestione delle
note spese connesse alle trasferte di viaggio; assume il ruolo di controllo nei confronti
dell’agenzia di viaggio, il principale riferimento operativo.
Obiettivo del travel manager è la riduzione delle spese di viaggio, senza penalizzare i
viaggiatori ma anzi migliorando, se possibile, il livello di confort ed il livello di
sostenibilità ambientale. In questo modello il travel manager gestisce in prima persona la
travel policy aziendale, indirizzandola, secondo le opportunità verso strategie di
risparmio, individuando fornitori più convenienti nel prezzo, o verso strategie di
partnership, costruendo un progetto di sviluppo comune con i fornitori verso obiettivi
specifici.
LA. TRAVEL POLICY
L’obiettivo principale di una travel policy è costruire un’efficace approccio verso i
dipendenti, affinché tutti condividano e rispettino quanto deciso in materia di viaggi e
trasferte da parte dell’alta direzione. Ulteriore obiettivo è di massimizzare i risparmi
attraverso il continuo monitoraggio della situazione vigente e delle tariffe applicate dai
fornitori di servizi.
Travel policy è anche analizzare i viaggi e gli spostamenti del personale al fine di
pianificare accordi commerciali con i principali fornitori per ottimizzare i costi di
produzione del servizi. Una travel policy efficace racchiude sia i contenuti sia gli
obiettivi che l’azienda si è prefissata di raggiungere, ivi compresi quelli ambientali.
La messa a punto di una procedura di viaggio inizia con l’esposizione dei seguenti punti:
• Perché e in quali situazioni i dipendenti devono viaggiare per la società;
• Quali sono gli standard offerti;
• La procedura di prenotazione;
• L’indicazione dei fornitori da utilizzare;
• Quando i dipendenti possono trattenere per sé i benefici previsti dai programmi di
fidelizzazione dei diversi fornitori
Nel dettaglio i punti nevralgici di una travel policy sono:
• Autorizzazione ad emettere un biglietto o ad eseguire una prenotazione;
• Prenotazioni: tutte le prenotazioni devono essere effettuate esclusivamente
dall’agenzia o dal travel manager, presso i fornitori convenzionati;
• Itinerario e tariffe: l’agenzia propone di solito sui servizi le cosiddette Lfp (Lowest
proposed fares) rispettando alcuni criteri di comfort prestabiliti per il viaggiatore;
• Cancellazioni: le cancellazioni di prenotazioni di voli, alberghi, autonoleggio devono
essere effettuate in tempo utile per consentire la non applicazione delle penali previste
dai contratti.
La travel policy, di norma, è un documento lungo ed articolato alla quale si deve unire
un’efficace comunicazione della stessa a tutti i livelli aziendali, nonché un’importante
reportistica sia di costi sostenuti sia di saving ottenuti.
Le priorità della procedura messa in atto devono essere esplicitate e, sono costituite da:
• Risparmi di budget;
• Soddisfazione del viaggiatore;
• Sicurezza del viaggiatore;
• Produttività del viaggiatore;
• Riduzione del numero dei fornitori;
• Un efficace ed efficiente controllo dei costi;
• Un corretto bilanciamento tra convenienza e remunerazione del denaro.