PR01 Gestione della documentazione.

PR.01
Revisione 00
Novembre 2007
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PROCEDURA
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
PR.01
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE.
REV.
MOTIVO
00
Prima edizione
REDAZIONE
Responsabile della Qualità
Prof. Fausto Di Palma
Firma
……………………………………………………….
VERIFICA ED
APPROVAZIONE
Dirigente Scolastico
Prof. Adriano Di giacomo
Firma
………………………………………………….
1. INDICE.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
INDICE. ................................................................................................................................................................. 1
SCOPO.................................................................................................................................................................... 1
CAMPO DI APPLICAZIONE. ............................................................................................................................ 1
MODALITA’ OPERATIVE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI ..............................................2
GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA...........................................................................3
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO ...................................................................................................................3
2. SCOPO.
Lo scopo di questa procedura è descrivere le modalità utilizzate per tenere sotto controllo i documenti
e i dati che hanno relazione con il Sistema Qualità, al fine di assicurare che siano disponibili, dove si
svolgono le attività, i documenti sempre in edizioni aggiornate e che siano sistematicamente eliminate le
copie superate.
3. CAMPO DI APPLICAZIONE.
La procedura si applica alla gestione dei documenti che hanno attinenza al Sistema Qualità. Si
distinguono in documenti prescrittivi del Sistema Qualità, quali procedure ed istruzioni che indicano le
modalità ed i criteri con cui una attività deve essere svolta e documenti di Registrazione della Qualità,
che consistono in tutta la modulistica utilizzata per registrare i dati derivanti dallo svolgimento di una
attività.
I documenti prescrittivi comprendono tutti quei documenti che sono utilizzati per implementare e
mantenere il Sistema Qualità:
La documentazione descrittiva del Sistema Qualità (Manuale Sistema Qualità, Procedure
Operative, Istruzioni Operative)
Le leggi, norme e standard di origine esterna utilizzati come riferimento per lo svolgimento di
tutte le attività aziendali.
I documenti di Registrazione della Qualità attestano l’esecuzione delle seguenti attività:
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riesami del Sistema Qualità
riesame dei requisiti dei servizi erogati.
gestione delle risorse.
pianificazione e gestione delle attività.
controllo processi.
valutazione dei fornitori.
trattamento di non conformità e azioni correttive e preventive.
verifiche ispettive interne.
4. MODALITA’ OPERATIVE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI
Ogni documento del sistema qualità viene identificato con un cartiglio indicante la data e lo stato di
revisione, la codifica indicante la natura del documento. I documenti prescrittivi di primo livello
(manuale della qualità e procedure) riportano anche la firma di chi li ha redatti, verificati ed
approvati.
Le codifiche utilizzate sono quelle riportate nella seguente tabella:
DOCUMENTO
MANUALE DELLA QUALITA’
CODIFICA
MDQ + stato di revisione + data di emissione
PROCEDURE
Sigla PR + numero Progressivo + stato di revisione
+ data di emissione
ISTRUZIONI OPERATIVE
Sigla IO + numero della procedura di riferimento
(SE NECESSARIO) + numero Progressivo + stato
di revisione + data di emissione
MODELLI DI
REGISTRAZIONE
Sigla MOD + numero della procedura di riferimento
+ numero Progressivo + stato di revisione + data di
emissione
Tutti i documenti del sistema qualità, vengono formalmente redatti dal Responsabile Qualità,
eventualmente su bozza fornita dalla persona proponente.
Tutti i documenti di carattere prescrittivo sono formalmente approvati, tramite firma, da parte del
Dirigente Scolastico.
Il responsabile qualità conserva una copia di tutti i documenti del Sistema Qualità e mantiene
aggiornato l’elenco di tali documenti (MOD01.01 Elenco dei documenti della qualità) nel quale è
riportato anche lo stato di revisione di ogni documento.
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Lo stato di revisione parte dal numero “00”, relativo alla prima edizione, e prosegue in modo progressivo
(01, 02, …).
I documenti sono distribuiti alle funzioni / persone che ne hanno bisogno per lo svolgimento della loro
attività. Alla consegna del nuovo documento segue il ritiro dell’eventuale vecchio documento e la firma
per ricevuta del MOD01.02 Ricevuta documenti.
L’aggiornamento dei documenti segue lo stesso iter di redazione, verifica ed approvazione.
Annualmente, in sede di riesame del sistema qualità viene fatta una valutazione sullo stato di
adeguatezza della documentazione e si decidono le eventuali azioni di miglioramento/modifica.
Molti documenti di registrazione, richiamati anche nelle procedure, sono di origine esterna, in quanto
provengono da altri enti, quali il ministero, la direzione scolastica regionale ecc. Questi documenti non
sono codificati con codice interno all’Istituto, ma il Responsabile Qualità gestisce un raccoglitore nel
quale sono conservate le copie aggiornate.
5. GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA.
L’aggiornamento legislativo è garantito direttamente dal Ministero e dalla Direzione Scolastica
Regionale che, ognuno per le parti di propria competenza inviano sia in forma cartacea che elettronica
leggi, circolari e disposizioni.
La direzione amministrativa raccoglie inoltre pubblicazioni e riviste di approfondimento sui temi di
particolare importanza.
Tutta la corrispondenza cartacea (fax e posta) proveniente dall’esterno è gestita dall’ufficio protocollo
ed è conservata nell’archivio di segreteria.
La distribuzione della documentazione esterna agli interessati è fatta su indicazione del Dirigente
Scolastico o della segreteria ed in funzione dei diversi compiti e responsabilità assegnati.
6. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
MOD01.01
MOD01.02
Elenco dei documenti della qualità
Ricevuta documenti