IL DOCUMENTO INFORMATICO

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La dematerializzazione dei processi e
dei documenti informatici nella PA
Principi, strumenti e finalità
Gioacchino Di Maria
Responsabile commerciale
PA Digitale
Lecco, 6 Maggio 2016
SOMMARIO
I Principi normativi della digitalizzazione
Il Documento Informatico
Strumenti
dell’Amministrazione
Digitale:
Firma
Digitale, Marca Temporale, Contrassegno elettronico,
PEC e Conservazione
Il nuovo CAD alla luce della Riforma Madia: Digital First
Istanze on line, SPID, Domicilio Digitale e PagoPA
Una PA che opera e interagisce
esclusivamente digitale: è possibile?
in
modalità
PRECETTI NORMATIVI DELLA DIGITALIZZAZIONE
TRASPARENZA
E DIRITTO
D’ACCESSO
RIFORMA
MADIA
L. 7 agosto 2015
n. 124
CAD
3.0
DPCM 3
dicembre
2013
CDAN
DPCM 13
novembre
2014
Documento
informatico
CAD
Regolamento
eIDAS
DPCM 22
febbraio
2013
Firme
Elettroniche
DPCM 3
dicembre
2013
Protocollo
T.U. Trasparenza
Amministrativa
D.Lgs. 14 marzo
2013
n. 33
DL 24 Giugno
2014
n. 90
CAD
Art. 2. Finalità e ambito di applicazione
LA DISPONIBILITÀ
LA GESTIONE
Lo stato, le
regioni e le
autonomie
locali
assicurano
L’ACCESSO
LA TRASMISSIONE
LA CONSERVAZIONE
LA FRUIBILITÀ
Dell’informazione
in modalità digitale
CAD
Art. 3. Diritto all’uso delle tecnologie
I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed
ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle
comunicazioni con le pubbliche amministrazioni,
con i soggetti di cui all’art. 2 comma 2, e con i
gestori di pubblici servizi ai sensi di quanto previsto
dal presente codice
CAD
Art. 12. Norme generali per l’uso delle
tecnologie dell’informazione e delle
comunicazioni nell’azione amministrativa
NEI RAPPORTI INTERNI
Le pubbliche
amministrazioni
adottano le tecnologie
dell’informazione e
della comunicazione
TRA LE DIVERSE AMMINISTRAZIONI
NEI RAPPORTI CON I PRIVATI
IL FUNZIONAMENTO DELLA PA
INPUT
PROCESSO
BACKOFFICE
OUTPUT
DOCUMENTO INFORMATICO
IL DOCUMENTO INFORMATICO
D.LGS. 7 MARZO 2005 N. 82
Art. 1
Definizioni
Ai fini del presente codice si intende per:
p)
Documento
informatico:
la
rappresentazione di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti;
p-bis)
Documento
analogico:
la
rappresentazione non informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti
IL DOCUMENTO INFORMATICO: RILEVANZA GIURIDICA
Art. 20
Documento
informatico
Il documento informatico da chiunque
formato, la memorizzazione su supporto
informatico e la trasmissione con
strumenti telematici conformi alle regole
tecniche di cui all’art. 71 sono validi e
rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle
disposizioni del presente codice.
IL DOCUMENTO INFORMATICO: RILEVANZA GIURIDICA
Art. 23 Ter
Documenti
amministrativi
informatici
Gli
atti
formati
dalle
pubbliche
amministrazioni con strumenti informatici,
nonché i dati e i documenti informatici
detenuti dalle stesse, costituiscono
informazione primaria ed originale da cui
è possibile effettuare, su diversi o identici
tipi di supporto, duplicazioni e copie per
gli usi consentiti dalla legge.
IL DOCUMENTO INFORMATICO: OBBLIGO
Art. 40
Formazione di
documenti
informatici
Le pubbliche amministrazioni formano gli
originali dei propri documenti con mezzi
informatici secondo le disposizioni del
presente codice e le regole tecniche di
cui all’art. 71
Art. 41
Procedimento e
fascicolo
informatico
1.
Le
pubbliche
amministrazioni
gestiscono i procedimenti amministrativi
utilizzando le tecnologie dell’informazione
e della comunicazione…
2. La pubblica amministrazione titolare
del procedimento raccoglie in un
fascicolo informatico gli atti, i documenti
e i dati del procedimento medesimo da
chiunque formati…
Esiste un legame indissolubile e
strumentale tra documenti
fascicoli e procedimenti
Art. 64
Sistema di
gestione dei
flussi
documentali
Art. 65
Requisiti del
sistema per
la gestione
dei flussi
documentali
TUDA – DPR 28.12.2000 N.445
4.
Le
amministrazioni
determinano
autonomamente(…) le modalità di attribuzione
dei documenti ai fascicoli che li contengono e
ai relativi procedimenti (…)
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’art.
52, il sistema per la gestione dei flussi
documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo ed il
singolo procedimento cui è associato;
REGOLE TECNICHE EX ART. 71 CAD
DPCM 22 FEBBRAIO 2013
FIRME ELETTRONICHE
Regole
Tecniche
DPCM 3 DICEMBRE 2013
CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
5 Allegati AGID:
1. Glossario e definizioni
2. Formati
3. Standard e specifiche tecniche
4. Specifiche P.d.A.
5. Metadati
PROTOCOLLO INFORMATICO E
GESTIONE DOCUMENTALE
DPCM 13 NOVEMBRE 2014
DOCUMENTO INFORMATICO
IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
Art. 2
Oggetto e ambito
di applicazione
2. Il presente decreto forma le regole
tecniche (…) in materia di documenti
amministrativi informatici e fascicolo
informatico
Art. 10, D.lgs. 22.01.2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del
paesaggio
c.2- Sono inoltre beni culturali:
b) Gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli
altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro istituto o ente
pubblico
FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Art. 3
Formazione
del
documento
informatico
d) Generazione o raggruppamento
anche in via automatica di un insieme
di dati o registrazioni, provenienti da
una o più base dati, anche
appartenenti
a
più
soggetti
interoperanti secondo una struttura
logica predeterminata e memorizzata
in forma statica
Il documento informatico è formato mediante una
delle seguenti principali modalità
a) Redazione tramite l’utilizzo di appositi
strumenti software;
b) Acquisizione di un documento informatico
per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico,
acquisizione della copia informatica di un
documento analogico;
c) Registrazione informatica delle informazioni
risultanti da transazioni o processi informatici o
dalla presentazione di dati attraverso moduli o
formulari resi disponibili all’utente;
FORMAZIONE DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
Art. 9
Formazione del
documento
amministrativo
informatico
1. Al documento amministrativo informatico
si applica quanto indicato nel Capo II per il
documento informatico, salvo quanto
specificato nel presente Capo.
2. Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del Codice,
formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati
nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le
comunicazioni di cui agli artt. 5-bis, 40-bis e 65 del Codice;
3. Il documento amministrativo informatico, di cui all’art. 23 ter del Codice, formato
mediante una delle modalità di cui all’art. 3, comma 1 del presente decreto, è
identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti (Capo IV
DPR 445/2000), comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri…
UN DOCUMENTO FONDAMENTALE: IL MANUALE DI GESTIONE
MANUALE DI GESTIONE
Le pubbliche amministrazioni provvedono ad
adottare il manuale di gestione su proposta del
responsabile della gestione documentale, ovvero,
ove nominato, del coordinatore della gestione
documentale
Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione
anche ai fini della conservazione dei documenti
informatici e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi
È reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni
mediante la pubblicazione sul proprio sito
istituzionale
DPCM 13 NOVEMBRE 2014 ART. 3 FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
2. Il documento informatico assume la caratteristica dell’immodificabilità
se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le
fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di
conservazione
IMMODIFICABILITÀ
Caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non
alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e
ne garantisce la staticità nel processo di conservazione
STATICITÀ
Caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici
quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza
delle informazioni di ausilio alla redazione quali annotazioni, revisioni,
segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione
INTEGRITÀ
Insieme delle caratteristiche di un documento informatico
che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato
AUTENTICITÀ
Caratteristica del documento informatico che garantisce di
essere ciò che dichiara di essere senza aver subito
alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata
analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del
documento
LEGGIBILITÀ
Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni
contenute nel documento sono fruibili durante l’intero ciclo di
vita del documento stesso
DPCM 13 NOVEMBRE 2014 ART. 3 FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Le caratteristiche di immodificabilità e di
integrità sono determinate da operazioni
quali:
La sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica
qualificata
L’apposizione di una validazione temporale (marca temporale)
Il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata completa
delle ricevute annesse
La memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino
adeguate politiche di sicurezza
Il versamento sul sistema di conservazione a lungo termine
La registrazione nel registro di protocollo
DPCM 13 NOVEMBRE 2014 ALLEGATO 2: FORMATI
LA SCELTA DEI FORMATI
La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di
interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento,
secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato
INTEGRITÀ
Deve essere garantita la staticità nella fase di
conservazione. Questo significa che la scelta dei
formati idonei alla conservazione deve essere
strumentale a che il documento assuma le
caratteristiche di immodificabilità e di staticità
previste dalle regole tecniche.
Fra i diversi formati è consigliabile utilizzare il PDF/A
Eventuali ulteriori formati possono essere utilizzati dalle
pubbliche amministrazioni in relazione a specifici contesti
operativi che vanno esplicitati, motivati e riportati nel
manuale di gestione documentale
ACCESSIBILITÀ DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
CAD ART. 23 TER
CO.5 BIS
I documenti amministrativi informatici devono essere
fruibili indipendentemente dalla condizione di
disabilità personale, applicando i criteri di
accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all’art.
11 della l. 9 gennaio 2004, n.4 (legge Stanca)
AGID
CIRCOLARE N. 61
29 MARZO 2013
La pubblicazione on line deve avvenire nel rispetto
dei requisiti tecnici di accessibilità di cui all’art. 11
della legge 9 gennaio 2004 n. 4.
Ciò significa che i moduli e formulari, ma anche gli atti e i provvedimenti
amministrativi oggetto di pubblicità legale DEVONO essere fruibili anche da persone
con disabilità.
NON È AMMESSA LA PUBBLICAZIONE DI DOCUMENTI IMMAGINE
Vale a dire scansioni digitali di documenti cartacei senza che si sia provveduto ad
opportuna digitalizzazione del testo ivi contenuto.
OBBLIGHI DEL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Resp. Gestione
Documentale
Provvede a generare, per uno o più documenti
informatici, un pacchetto di versamento nelle modalità e
con i formati concordati con il responsabile della
conservazione e previsti dal manuale di conservazione
Stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in
conformità con le norme vigenti, con il sistema di
classificazione e con il piano di conservazione, i tempi
entro cui i documenti debbono essere in conservazione
Verifica il buon esito dell’operazione di versamento
tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema
di conservazione
STRUMENTI DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE
STRUMENTI
LA SOTTOSCRIZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI
Affinchè un documento sia imputabile ad un soggetto occorre che
esso sia sottoscritto: la sottoscrizione consiste nell’apposizione del
proprio nome e cognome in calce al documento.
Indicativa dell’identità dell’autore
del documento
Imputabilità del
documento
attraverso tre
funzioni tipiche
Dichiarativa di assunzione della
paternità del contenuto
Probatoria rispetto ai due dati
precedenti
SOTTOSCRIZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Un documento informatico non può essere sottoscritto nel
modo tradizionale, sicché ai fini dell’imputabilità dell’atto è
necessaria l’apposizione di una sottoscrizione elettronica
L’artificio messo in piedi per garantire comunque la
riconducibilità di un documento informatico ad un soggetto
specifico consiste nella titolarità dello strumento elettronico
utilizzato: la sottoscrizione non in quanto gesto personale
dell’autore, ma in quanto utilizzo dello strumento elettronico di
cui il soggetto ha la titolarità.
Art. 24 CADLa firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo
soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta
o associata
PIANO PROBATORIO DELLE FIRME ELETTRONICHE
CAD
Firma elettronica semplice
Art. 21
Documento
informatico
sottoscritto con
firma
elettronica
Liberamente
valutabile in
giudizio
Art. 116 del c.p.c.
AArt. 2702 c.c.
Efficacia della
scrittura privata
Firma elettronica avanzata
Firma elettronica qualificata
Firma Digitale
AArt. 1350 c.c.
Atti che devono
farsi per iscritto
FIRMA DIGITALE
La firma digitale è il risultato di una procedura informatica (validazione) che
garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati e
archiviati con mezzi informatici, al pari di quanto svolto dalla firma autografa
per i documenti tradizionali.
Consente al sottoscrittore di rendere manifesta l’autenticità del documento
informatico e al destinatario di verificarne la provenienza e l’integrità.
Autenticità dell’identità dell’autore del
documento
Requisiti
assolti
Paternità: attestazione dell’identità di
colui che ha sottoscritto il documento
Integrità:
documento
non
modificabilità
del
Non ripudio: non disconoscibilità da
parte del sottoscrittore
FIRMA DIGITALE
Con la firma digitale si passa da un criterio di
paternità ad uno di responsabilità nell’uso della
stessa (Parere del Consiglio di Stato reso il 7
febbraio 2005)
Art. 32 del
CAD
Obblighi del
titolare del
certificato di
firma
Assicurare la custodia
dispositivo di firma
del
Adottare
tutte
le
misure
organizzative e tecniche idonee
ad evitare danno a d altri
Utilizzare
personalmente
dispositivo di firma
il
FIRMA DIGITALE
Strumento centrale nel
digitalizzazione
della
amministrazione
Nell’automazione
amministrativi
La firma digitale
è
indispensabile
processo di
pubblica
dei
processi
Nella gestione informatizzata dei
flussi documentali
In tutti i procedimenti dove si
vuole
l’eliminazione
del
documento cartaceo
FIRMA DIGITALE
Scadenza, revoca o sospensione del
certificato di firma: effetti
Validità
CAD – ART. 24 co. 3
Per la generazione della firma digitale
deve
adoperarsi
un
certificato
qualificato che, al momento della
sottoscrizione, non risulti scaduto,
revocato o sospeso
CAD – ART. 21:
L’apposizione ad un documento
informatico di una firma digitale o di
un altro tipo di firma elettronica
qualificata basata su un certificato
elettronico revocato, scaduto o
sospeso
equivale
a
mancata
sottoscrizione
FIRMA DIGITALE
La firma digitale è una firma con
validità a tempo
Validità
Se il certificato perde validità,
ne deriva la perdita della validità
delle firme digitali verificabili
con
la
stessa
chiave,
conseguenza paragonabile alla
distruzione
del
documento
cartaceo
UNA SOLUZIONE
Qual è lo strumento che consente di
risolvere la vulnerabilità della firma
qualificata o digitale?
RIFERIMENTO
TEMPORALE
OPPONIBILE A
TERZI
DPCM 22.02.2013: art. 62
Le firme elettroniche qualificate e digitali,
ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il
relativo
certificato
qualificato
del
sottoscrittore, sono valide se alle stesse è
associabile un riferimento temporale
opponibile a terzi che collochi la
generazione di dette firme in un momento
precedente alla scadenza, revoca o
sospensione del suddetto certificato
MARCA TEMPORALE
RIFERIMENTO TEMPORALE E MARCA TEMPORALE
Riferimento Temporale
Marca Temporale
È un’informazione che associa al
documento la data e l’ora.
• Chiude il processo di formazione del
documento;
• Può essere autoprodotta;
• Non è opponibile a terzi;
• Normalmente è associata in un file
È un’evidenza informatica che consente di
rendere opponibile a terzi un riferimento
temporale
• Si acquista presso una C.A.;
• Associa al documento data e ora certe;
• È opponibile a terzi;
• È associata alla firma digitale per
estenderne temporalmente la validità
giuridica (20 anni)
MARCA TEMPORALE: ALTERNATIVE
Alternative alla marca temporale per l’opponibilità
a terzi
DPCM 22.02.2013
Art. 41 co. 4
Costituiscono inoltre
validazione temporale
SEGNATURA DI PROTOCOLLO
PROCEDURA DI CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
MARCATURA POSTALE ELETTRONICA
CONTRASSEGNO ELETTRONICO
CONTRASSEGNO ELETTRONICO: TIMBRO DIGITALE 1
La firma digitale consente al sottoscrittore di
rendere manifesta l’autenticità del documento
informatico e al destinatario di verificarne
provenienza e integrità
Autenticità
dell’identità
dell’autore del documento
Requisiti
assolti
Integrità: non modificabilità del
documento
Non
ripudio:
non
disconoscibilità del sottoscrittore
Cosa succede quando stampo un documento elettronico?
Quando faccio una COPIA ANALOGICA di un documento informatico?
Il documento informatico diventa
analogico
CAD art. 23
Copie analogiche di
documenti informatici
Le copie su supporto analogico del documento informatico,
sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale,
la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se
conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata
pubblico ufficiale
anche
hanno
la loro
da un
Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico
hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità
non è espressamente disconosciuta. Resta fermo l’obbligo di
conservazione dell’originale informatico
Nell’ambito della Pubblica Amministrazione, e nel rapporto tra questa e
i suoi utenti, esistono numerose situazioni in cui occorre garantire
l’autenticità dei documenti informatici anche quando, nel corso del loro
ciclo di vita, subiscono una o più migrazioni verso il mondo analogico
PROCESSO DI STAMPA
DOCUMENTO
INFORMATICO
FIRMATO
DIGITALMENTE
si ha la c.d.
“interruzione della
catena di valore della
Firma digitale”
sono definitivamente persi gli attributi di:
•
Integrità
•
certezza del mittente
•
non ripudio
•
data certa di creazione e/o di firma
Il documento necessita
di nuova sottoscrizione
autografa
Attestazione di conformità da parte
di Pubblico Ufficiale
(art. 23, co. 1 del CAD)
Contrassegno elettronico
timbro digitale
Art. 23 ter, co. 5 del CAD
o
2
SOLUZIONI
POSSIBILI
Indicazione a stampa della
fonte e del nominativo del
soggetto responsabile
Art. 3 del D.Lgs. 12.2.1993 n. 39
CAD art. 3 bis
Domicilio digitale del cittadino
4bis. In assenza del domicilio digitale le amministrazioni possono
predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici
sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da
conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta
ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica
di tali documenti, sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo
stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all’art. 3 del
D.L.gs. 12 dicembre 1993 n. 39
4ter. Le disposizioni di cui al comma 4bis soddisfano a tutti gli effetti
di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti
previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata
al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento
informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e
conservato presso l’amministrazione in conformità alle regole
tecniche di cui all’art. 71
CAD art. 23 ter
Documenti amministrativi
informatici
5. Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all’originale,
sulle copie analogiche di documenti informatici, è apposto a stampa,
sulla base dei criteri definiti con linee guida emanate da Agid, un
contrassegno generato elettronicamente, formato nel rispetto delle
regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71 e tale da consentire la
verifica automatica della conformità del documento analogico a
quello informatico
Circolare n. 62 del 30 aprile 2013 - Linee guida per il contrassegno generato
elettronicamente ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5 del CAD.
Definiscono le modalità tecniche di:
generazione,
apposizione
verifica
del contrassegno elettronico sulla copia analogica di un documento
amministrativo informatico originale .
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
LA PEC: POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 1
CAD –ART. 48
Posta Elettronica Certificata
DPCM 3.12. 2013 –
Art. 16
Lo scambio dei documenti
soggetti alla registrazione di
protocollo
è
effettuato
mediante messaggi di posta
elettronica certificata
La trasmissione telematica di comunicazioni che
necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di
consegna avviene mediante la
posta elettronica
certificata ai sensi del DPR 11 febbraio 2005 n. 68 o
mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con
DPCM sentita AGID
La trasmissione del documento informatico per via
telematica, effettuata ai sensi del comma 1 equivale
salvo che la legge disponga diversamente alla
notificazione per mezzo posta.
CAD –ART. 47
Trasmissione di documenti attraverso la posta
elettronica tra PP.AA.
Le pubbliche amministrazioni provvedono ad istituire e pubblicare nell’indice PA almeno
una casella di PEC per ciascun registro di protocollo
CAD Art. 57 bis
Indice degli indirizzi delle
pubbliche amministrazioni
Al fine di assicurare la trasparenza delle attività
istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi delle
amministrazioni pubbliche nel quale sono indicati gli
indirizzi di posta elettronica da utilizzare per le
comunicazioni, scambio di informazioni, invio documenti
a tutti gli effetti di legge fra le amministrazioni e fra le
amministrazioni e i cittadini.
La mancata comunicazione degli elementi necessari al
completamento dell’indice e del loro aggiornamento è
valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e
dell’attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti
responsabili.
Valore aggiunto della PEC
Certezza della consegna, valore legale e certezza della casella
del mittente
Certezza del contenuto e certificazione degli allegati al
messaggio: il messaggio viaggia su canali sicuri e viene
inglobato all’interno di una busta di trasporto firmata
digitalmente dal gestore in modo da preservarne l’integrità
Opponibilità a terzi della data e ora di spedizione e consegna
Sicurezza, inalterabilità, integrità, accesso e privacy,
economicità di archiviazione e ricerca, facilità di invii multipli e
contestuali
Ricevute da gestire
RICEVUTA DI
ACCETTAZIONE
È la ricevuta sottoscritta dal gestore di PEC del mittente
contenente i dati di certificazione e rilasciata al mittente
dal punto di accesso a fronte dell’invio di un messaggio
PEC
È LA PROVA DI AVVENUTA SPEDIZIONE DI UN
MESSAGGIO PEC
RICEVUTA DI
AVVENUTA
CONSEGNA
È la ricevuta sottoscritta dal gestore della PEC del
destinatario, emessa dal punto di consegna al mittente
nel momento in cui il messaggio è inserito nella casella
di PEC del destinatario
È LA PROVA CHE IL MESSAGGIO DI PEC È
EFFETTIVAMENTE PERVENUTO AL DESTINATARIO
E CERTIFICA IL MOMENTO DI CONSEGNA
La PEC in pillole
Il quadro normativo sancisce l’obbligo di utilizzo della posta elettronica semplice e della
PEC da parte della PA
Obbligo di interagire con cittadini ed imprese in modalità elettronica
Istituzione di almeno una casella PEC per ciascun registro di protocollo
Obbligo di pubblicità e divulgazione dei propri indirizzi PEC (sito istituzionale e IPA)
Necessità di dotarsi di strumenti per l’apposizione della firma digitale sui documenti da
trasmettere
Adozione di sistemi di gestione del protocollo informatico predisposti per il trattamento
dei messaggi e degli allegati veicolati tramite PEC
Obbligo di collegare il sistema di protocollazione e gestione dei documenti con sistemi
idonei a trasmettere e ricevere documenti sia mediante semplice e-mail sia mediante
PEC
PEC: risvolti pratici
In quali casi è preferibile inviare messaggi di PEC?
Principalmente per comunicazioni ufficiali per le quali è opportuno avere delle evidenze
con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio
La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?
No, la certificazione è relativa ai soli eventi di invio del messaggio e di consegna dello
stesso nella casella di PEC del destinatario
La PEC è in grado di garantire l’identità della casella mittente?
Sì, in quanto è assicurata l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si
effettua l’invio del messaggio
LA PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la relativa
casella di PEC?
Sì, in quanto il soggetto che richiede la casella di PEC deve presentare un documento di
identità
PEC: risvolti pratici
Il destinatario di un messaggio di PEC può negare di averlo ricevuto?
Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può
negare l’avvenuta ricezione. La ricevuta di avvenuta consegna, rilasciata dal gestore di
PEC certifica data e ora di avvenuta consegna
Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia
valida ai fini legali?
In tal caso occorre rivolgersi al proprio gestore di PEC il quale, per legge, è obbligato a
registrare e archiviare tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (log file) per
trenta mesi
Un messaggio PEC può essere alterato nel suo percorso tra il mittente e il
destinatario?
No, la firma digitale apposta dal gestore sulla busta di trasporto PEC e le modalità sicure
di trasmissione tra gestore mittente e gestore destinatario proteggono il contenuto da
modifiche esterne
ART. 43
RIPRODUZIONE E
CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI
I documenti degli archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza ed ogni atto,
dato o documento di cui è prescritta la
conservazione per legge o regolamento,
ove riprodotti su supporti informatici, sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se
la riproduzione e la conservazione nel
tempo sono effettuate in modo da
garantire la conformità dei documenti agli
originali nel rispetto delle regole tecniche
stabilite ai sensi dell’art. 71
CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE
ART. 3
Il sistema di conservazione garantisce
l’accesso all’oggetto conservato per il periodo
prescritto dalla norma, indipendentemente
dall’evolversi del contesto tecnologico
Per lungo termine deve intendersi un intervallo di
tempo sufficientemente ampio da dover considerare
l’impatto prodotto, sulle informazioni conservate in un
deposito, dai cambiamenti delle tecnologie, incluso
l’utilizzo di nuovi supporti e formati di dati e dalla
comunità di utenti.
CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA 2
CAD ART. 44
Il sistema di conservazione dei documenti
informatici assicura:
a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’AOO di riferimento;
b) l’integrità del documento
c) La leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni
identificative inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari
d) Il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli artt. 31 e 36 del D.Lgs.
196/2003
CAD ART. 44
ART. 7
Il sistema di conservazione dei documenti
informatici è gestito da un responsabile che
opera di intesa con il responsabile del
trattamento dei dati personali e con il
responsabile del servizio di protocollo
informatico e della gestione dei flussi
documentali.
Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del
responsabile della conservazione è svolto da
un dirigente o da un funzionario formalmente
designato.
CAD ART. 44
ART. 5
Il responsabile della conservazione può
chiedere la conservazione dei documenti
informatici ad altri soggetti pubblici o privati che
offrano idonee garanzie organizzative e
tecnologiche
Le pubbliche amministrazioni realizzano i
processi di conservazione all’interno della
propria struttura organizzativa o affidandoli a
conservatori accreditati, pubblici o privati,
fatte salve le competenze del Ministero dei
Beni culturali ai sensi del D.Lgs. 22 gennaio
2004 n. 42
IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE A
NORMA
GARANTISCE l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento,
oltre alle seguenti caratteristiche: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,
reperibilità, rispetto delle misure di sicurezza e privacy
ASSICURA il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato
nell’ambito del processo di conservazione
GARANTISCE l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla
norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico
ASSICURA , dalla presa in carico dal produttore e fino all’eventuale scarto, la
conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, degli oggetti
(dati e documenti) in esso conservati
OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE
ART. 4
Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di
conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:
PACCHETTO DI VERSAMENTO: pacchetto informativo
inviato dal produttore (il responsabile della gestione
documentale) al sistema di conservazione secondo un
formato predefinito e concordato descritto nel manuale di
conservazione
PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE: pacchetto informativo
composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di
versamento secondo specifiche contenute nell’allegato 4 del
decreto e secondo modalità riportate nel manuale di
conservazione
PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE: pacchetto informativo
inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad
una sua richiesta
LO SCARTO DEI DOCUMENTI
INFORMATICI
Sarebbe troppo oneroso e pressoché inutile conservare illimitatamente l’archivio nella sua
totalità: esso deve essere periodicamente sottoposto ad una selezione razionale che va
prevista fin dal momento della creazione dei documenti e va disciplinata nel piano della
conservazione a sua volta integrato con il sistema di classificazione.
NOTA BENE
Lo scarto di documenti dell’archivio dell’Ente
è subordinato ad AUTORIZZAZIONE della
Soprintendenza Archivistica ai sensi dell’art.
21 c.1 D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42
La distruzione non autorizzata di documenti dell’archivio è punita con l’arresto da sei mesi
A un anno e con l’ammenda da euro 775 ad euro 38.734,50 (art. 169, c.1-a D.Lgs. 42/2004
CONSERVAZIONE DIGITALE
FAQ 1
All’interno di una PA si possono avere più Responsabili della conservazione?
La norma (art. 6, DPCM 3.12.2013) prevede un Responsabile unico che può delegare
parte delle attività ad altra persona che abbia analoghe capacità, competenze ed
esperienze in materia
Il Responsabile della Conservazione deve essere in ogni caso presente all’interno
dell’Ente?
Sì, all’interno dell’ente deve sempre essere presente un Responsabile della
conservazione. Questo ruolo è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente
designato
Il Responsabile della conservazione può essere esterno all’ente nel caso in cui si
scelga un conservatore esterno?
No, deve sempre esistere un responsabile della conservazione interno all’Ente, il quale
può affidare le attività di conservazione al Conservatore accreditato che assume il ruolo
di responsabile esterno del servizio di conservazione
L’AgID farà dei controlli sull’operato dei responsabili della conservazione delle PPAA
Sì, AgID ha previsto un apposito servizio di vigilanza
FAQ 2
Come PA posso affidare la conservazione solo ad un soggetto accreditato oppure è
sufficiente che nel contratto di affidamento si stabilisca che entro l’11 aprile 2017 il
conservatore si accrediti e di conseguenza adegui il sistema di conservazione al
DPCM 3.12.2013?
Le PPAA hanno l’obbligo di rivolgersi solo a soggetti che, alla data dell’affidamento del
servizio di conservazione risultino già accreditati
Una società informatica pubblica (regionale) per conservare i documenti di enti
pubblici propri soci deve essere accreditata o non necessita di accreditamento?
Se fornisce il servizio di conservazione ad altre pubbliche amministrazioni, per quanto
legate da un rapporto associativo, deve comunque essere accreditata
Una PA può attivare da sé la conservazione digitale a norma senza essere essa
stessa soggetto accreditato?
Sì, ma non può effettuare il servizio di conservazione per altre PPAA
FAQ 3
Se conservo il registro giornaliero di protocollo in un fascicolo annuale, posso
mandare in conservazione solo il fascicolo una volta chiuso?
No, l’art. 7 del DPCM 3.12.2013 sul protocollo, stabilisce che il registro giornaliero deve
essere inviato in conservazione entro il giorno lavorativo successivo
Da ottobre 2015 il registro giornaliero di protocollo dovrà essere inviato al
conservatore accreditato. Si potrà fare tramite PEC?
No, l’invio in conservazione deve sempre avvenire per mezzo di un pacchetto di
versamento come previsto dallo standard OAIS
IL NUOVO CAD ALLA LUCE DELLA RIFORMA MADIA
IL CAD ALLA LUCE DELLA RIFORMA MADIA
RIFORMA
MADIA
L. 7 agosto 2015
n. 124
DIGITAL FIRST
L. 7 agosto 2015 n. 124
Art. 1, comma 1 lett. b)
(La PA è tenuta a) ridefinire e semplificare i
procedimenti amministrativi (nonché l’organizzazione e
le procedure interne a ciascuna amministrazione), in
relazione alle esigenze di celerità, certezza dei tempi e
trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese,
mediante
una
disciplina
basata
sulla
loro
digitalizzazione e per la piena realizzazione del principio
«innanzitutto digitale» (…)
DIGITAL FIRST
Modifica dell’art. 3 del CAD
1-quater.
La
gestione
dei
procedimenti
amministrativi è attuata dai soggetti di cui all’articolo 2,
comma 2, in modo da consentire, mediante
strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di
verificare anche con mezzi telematici:
• i termini previsti ed effettivi per lo specifico
procedimento
• il relativo stato di avanzamento
nonché di individuare
• l’ufficio
• e il funzionario responsabile del procedimento.
MODIFICA DELL’ART. 3 DEL CAD: SPID
Diritto alla cittadinanza digitale
1-quinquies. Tutti i cittadini e le imprese hanno il diritto
all’assegnazione di un’identità digitale attraverso la
quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete dai
soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, alle condizioni di
cui all’articolo 64.
SPID è il nuovo sistema di login che permette
a cittadini e imprese di accedere
con un’unica identità digitale a tutti i servizi
online di pubbliche amministrazioni e imprese
aderenti
MODIFICA DELL’ART. 3 BIS DEL CAD: DOMICILIO DIGITALE
Domicilio
Digitale
mezzo esclusivo di
comunicazione della PA con
cittadini e imprese
“1. Al fine di facilitare la comunicazione tra
pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di
ogni cittadino indicare al comune di residenza un
proprio domicilio digitale.”
“3-bis. Agli iscritti all’ANPR che non abbiano
provveduto a indicarne uno è messo a disposizione
un domicilio digitale con modalità stabilite con
decreto del Ministro dell’interno […]»
D.L. n. 90/2014
Art. 24, comma 3 -bis.
(Le pubbliche amministrazioni sono tenute a
predisporre) piano di informatizzazione delle procedure
per la presentazione di istanze, dichiarazioni e
segnalazioni (…)
Le procedure dovranno permettere il completamento
della procedura, il tracciamento dell’istanza con
individuazione del responsabile del procedimento e, ove
applicabile, l’individuazione dei termini entro i quali il
richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il piano
deve prevedere una completa informatizzazione (…)
PAGOPA
Modifica dell’art. 5 del CAD
Il nuovo art. 5 prevede l’obbligo per la PA di accettare
pagamenti digitali ed elettronici, effettuati con qualsiasi
modalità di pagamento, ivi incluso l’utilizzo, per i micropagamenti, del credito telefonico
L’Agid mette a disposizione, attraverso il Sistema
Pubblico di connettività, una piattaforma tecnologica per
l’interconnessione e l’interoperabilità tra le pubbliche
amministrazioni e i prestatori di servizi di pagamento
abilitati
ADEGUAMENTO ALLE DISPOSIZIONI COMUNITARIE (EIDAS)
Regolamento UE n. 910/2014
Il regolamento eIDAS: in materia di identificazione
elettronica e servizi fiduciari per le transazioni nel
mercato interno:
Electronic IDentification Authentication and Signature
L’entrata in vigore del regolamento impone di adeguare
il testo delle disposizioni vigenti a quelle adottate a
livello europeo.
UNA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CHE OPERA AL
PROPRIO INTERNO E INTERAGISCE CON IL MONDO
ESTERNO IN MODALITÀ
ESCLUSIVAMENTE DIGITALE
È POSSIBILE?
ENTRATA IN VIGORE DELLE NUOVE DISPOSIZIONI
Regolamento eIDAS
1° luglio
2016
Nuovo CAD
DPCM 13 novembre 2014
11 agosto
2016
11 agosto
2016
SWITCH OFF ANALOGICO
DIGITALE
QUALI EFFETTI?
11 agosto
2016
SWITCH OFF ANALOGICO
DIGITALE
VIETATO L’UTILIZZO DI
DOCUMENTI ANALOGICI
Il nuovo quadro normativo impone dall’11 agosto 2016
l’obbligo della forma elettronica nella produzione dei
documenti amministrativi
LA RIFORMA DELLA PA: UNA PA TUTTA DIGITALE
Riorganizzazione
e
digitalizzazione
dei
processi interni
UNA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CHE OPERA AL
PROPRIO INTERNO E INTERAGISCE CON IL MONDO
ESTERNO IN MODALITÀ
ESCLUSIVAMENTE DIGITALE
È POSSIBILE!
5 mosse per adempiere
alle nuove norme
LE 5 MOSSE DELLA DIGITALIZZAZIONE
1
MANUALE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
2
GESTIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO, ATTI DIGITALI
INFORMATIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
3
TRASPARENZA AMMINISTRATIVA E ACCESSO CIVICO
4
ISTANZE ON LINE
5
ADESIONE A PAGOPA
E
Non è la specie più forte
che sopravvive
né la più intelligente
ma quella più ricettiva
ai cambiamenti
Charles Darwin

IL DOCUMENTO INFORMATICO

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