Firenze, 16 Settembre 2013

Firenze, 16 Settembre 2013
Rendiconto riassuntivo incontri 10 e 12 Settembre 2013 Universalturismo >Segreterie IUE
Come convenuto, a beneficio di coloro che hanno presenziato e di tutti coloro che non ne hanno avuto la
possibilità, di seguito rimettiamo breve traccia degli argomenti trattati, rendendoci disponibili a qualsiasi
chiarimento e/o approfondimento si renderà necessario.
1) Convenzioni alberghiere: in conseguenza del forte incremento, delle richieste di prenotazioni hotel, alla
momentanea sospensione degli accordi commerciali con le strutture, Lorenzo il Magnifico, Villa Fiesole,
ed Hotel Mediterraneo, la brochure delle convenzioni ha visto l’ingresso delle seguenti strutture:
 BB Le Cannelle
 Hotel de La Pace
 Hotel Miralunga
 I Sette Santi
 Villa D’Annunzio
 Palazzo Ricasoli
Ricordiamo che per ciascuna struttura in convenzione è stabilito e garantito, da parte degli hotel,
l’applicazione della tariffa on-line, laddove migliorativa rispetto alla convenzione, a parità di condizioni
di vendita (pagamento, possibilità di cancellazione senza penale fino alle ore 18 del giorno precedente,
senza minimo notti garantito, possibilità di esenzione imposta IVA…).
Ricordiamo che le strutture convenzionate garantiranno i medesimo prezzo sia alle prenotazioni
effettuate tramite Universalturismo , che a quelle effettuate per proprio conto. Nel primo caso
Universalturismo si farà carico della verifica della corretta fatturazione, e di seguirne l’iter
amministrativo del pagamento, nonché della gestione di qualsiasi problematica; nel secondo caso la
gestione di qualsiasi attività sarà ricondotta a chi ha gestito la prenotazione.
2) Hotel esteri: avendo evidenziato un notevole incremento delle richieste di prenotazioni hotels e servizi
vari in località estere, sia per passeggeri individuali che di gruppo, mettiamo a disposizione di tutti, le
nostre convenzioni internazionali. Trattasi di tariffe convenzionate a prezzi vantaggiosi, “garantiti” dalle
strutture, utilizzabili sia in caso di pagamento diretto che in caso di pagamento tramite
Universalturismo. In questo secondo caso sarà la stessa Universalturismo, che emetterà la relativa
fattura, in accordo con il rispetto dell’esenzione delle imposte, come da regolamentazione dell’ Istituto;
sollevando l’utenza dalla problematica relativa all’ottenimento di una regolare fattura da parte della
struttura estera.
3) Mediterraneo/Villa Fiesole: è stata esplicitamente raccomandata dall’Istituto, la sospensione
dell’accordo con le due strutture. L’Istituto non può raccomandare agli utenti ed ai suoi ospiti, fornitori
per quali sia messa in dubbio, legalmente e non, la legittimità e la moralità. In quest’ottica, visti i
recenti problemi giudiziari che hanno investito le due strutture alberghiere, fino al chiarimento della
situazione, gli stessi, saranno sospesi dalle convenzioni. Chiunque decida, autonomamente di
contravvenire all’indicazione fornita, si farà carico della risoluzione delle eventuali problematiche che
potranno insorgere.
4) Visti Consolari: ricordiamo il servizio, dedicato a tutti i passeggeri “residenti nel territorio Italiano”. E’
possibile richiedere visti consolari per qualsiasi paese del mondo. Sarà ns cura informare il passeggero o
chi per lui, della documentazione necessaria, che dovrà essere recapitata, unitamente al passaporto,
all’ufficio Universalturismo, presso l’Istituto. Saranno addebitate le spese Consolari, nonché quelle di
eventuali corrieri; il diritto di agenzia per tale attività ammonta ad € 20 + IVA
5) Diritti agenzia “privati”: si rende noto che, per emissioni di biglietteria aerea ad uso privato, di nuclei
famigliari, con il medesimo itinerario, sarà applicato UN SOLO diritto di agenzia.
6) Carta di imbarco: possibile effettuare web check e consegnare la carta di imbarco, per i vettori che lo
consentono. Il servizio ha un costo di € 5. E prevede, in taluni casi il rilascio delle informazioni riportate
sul proprio passaporto. La pratica è raccomandata al fine di essere tutelati in caso di arrivi in aeroporto
con poco tempo a disposizione, ed al fine di ridurre al minimo il disagio derivante dall’insorgere di
eventuali overbooking del vettore
7) Acquisti on line: dopo una panoramica sulla modalità di fluttuazione delle tariffe aeree, e sulle sue
motivazioni, è stato confermato che il livello tariffario reperito on line e quello tramite l’agenzia di
viaggi, è il medesimo; nel caso in cui si verifichino importanti differenze è necessario valutarne la
motivazione, allo scopo di evitare un acquisto incauto, che potrebbe creare difficoltà al passeggero
durante la fase di check –in. In ogni caso è buona norma segnalare la problematica, tempestivamente
all’agenzia, che sarà in grado di fornire la propria consulenza ed il proprio suggerimento al riguardo.
Chiarito ciò sono state elencate le differenze operative fra un acquisto sul web ed uno tramite l’agenzia,
di seguito alcuni esempi:
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Un acquisto on line prevede,prenotazione e pagamento del biglietto immediati, attraverso una
carta di credito; tramite l’agenzia è possibile prenotare, avere del tempo per valutare (da 24h fino a
più giorni) ed in seguito confermare l’emissione del biglietto, il pagamento sarà effettuato 15/30
giorni dall’inizio del viaggio
Un acquisto on line non prevede alcun tipo di modifica; non può essere variata la data del viaggio,
non può essere annullato il viaggio, non si possono correggere eventuali errori, se non a fronte della
perdita totale dell’importo pagato; in caso di un biglietto emesso dall’agenzia, è possibile affidar visi
in caso di variazioni, annullamenti, errori ecc.., non vi sono casi di perdita totale del costo del
biglietto. E’ possibile negoziare su qualsiasi tipologia di problematica, con il vettore aereo.
Un biglietto on line non genera alcun tipo di documento contabile (fattura/estratto conto), e non
genera di conseguenza, alcuna tipologia di report commerciali utili al monitoraggio della spesa di
strutture semplici e con molteplici unità operative (nel caso dell’Istituto denominati ASO);
Un acquisto on line non consente l’identificazione del passeggero, come facente parte di una
struttura convenzionata importante, ma è solo uno dei tanti milioni, di conseguenza il passeggero e
non è in grado di essere riconosciuto e tutelato a dovere, in caso di difficoltà aeroportuali (scioperi,
overbooking, ritardi, maltempo ecc….)
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Anche il biglietto on line è assoggettato ad un diritto di vendita o diritto di emissione o fee o
quant’altro, l’unica differenza è che non sempre è reso visibile o facilmente individuabile. Spesso è
incluso nelle tasse aeroportuali o nel fuel surcharge, oppure la sua entità è visibile solo nell’ultima
fase, solo DOPO avere inserito gli estremi della carta di credito. Il vettore o il gestore, lucra sulla
scarsa informazione dell’utente, spesso in modo non del tutto corretto.
È dunque spesso difficile quantificarne l’ammontare, che in alcuni casi supera di gran lunga quello
dell’Istituto.
 Gli acquisti on line sono a fondo perduto. L’Istituto per contro, grazie all’attivazione di accordi
commerciali con tutti i vettori aerei utilizzati, ha a sua disposizione un fondo economico, la cui
destinazione è verso varie tipologie di attività istituzionali.
8) Spazio libero dedicato a domande e risposte ad-hoc: è emerso fra gli altri, quanto segue
a. Necessità di inserimento di una mappa di localizzazione, all’interno della brochure delle
convenzioni alberghiere : * in fase di aggiornamento*
b. Gradita l’edizione in lingua Inglese, della brochure delle convenzioni alberghiere:
*reperibile nell’edizione del 2014*
c. Necessità di conoscere i periodi Congressuali e Fieristici programmati per la città di
Firenze, al fine di programmare le attività Istituzionali, per quanto possibile, in date
alternative: *si allega calendario aggionato*
d. Necessità di negoziazione ad-hoc, il diritto di agenzia, nei casi di riemissione biglietteria
conseguente ad annullamenti del volo da parte del vettore, ed impossibilità di
accettazione della riprotezione da esso offerta: *verrà effettuata la valutazione ad-hoc
caso per cao*
e. Verifica dell’impianto di aria condizionata nelle camere dell’hotel De la Pace:
*confermiamo che sono stati eseguiti i lavori di impianto aria condizionata in tutte le
camere*.
f. Utilità di inserimento “policy di cancellazioni e variazione” di una tariffa aerea, nella
conferma di prenotazione: *in fase di attivazione*
Alleghiamo alla presente: Brochure convenzioni hotels aggiornata, calendario congressuale/fieristico
della città di Firenze. Per i punti in sospeso daremo seguito non appena possibile e/o al presentarsi
dell’attività (relativamente ai punti d/f)
Rinnovando la disponibilità ad essere in supporto per la chiarificazione di qualsiasi tipo di attività o
problematica, ringraziamo tutti coloro che hanno partecipato ai nostri incontri e li hanno resi costruttivi
nonché estremamente piacevoli.
Con la promessa che questi non saranno gli unici momenti di confronto, inviamo a tutti i nostri più
cordiali ringraziamenti e saluti.
Cristina Busolini
Gaia Garuglieri