il ciclo degli acquisti

Transcript

PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
PROJECT MANAGEMENT-11/11/2009
MANAGEMENT-11/11/2009
IL CICLO DEGLI ACQUISTI
Giordano Renato Gariboldi
Responsabile Controllo di Gestione e Controllo Progetti
Divisione E.& P. g. [email protected]
Comitato Direttivo Corsi ANIMP
1
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
INDICE:

definizioni di base
rilevanza strategica della funzione
approvvigionamenti
politiche di approvvigionamento dal mercato
linee guida del processo di approvvigionamento
operatività degli approvvigionamenti nella
struttura aziendale
gli obiettivi operativi del progetto
le attività-chiave della realizzazione di un progetto
i cicli di vita del progetto e degli
approvvigionamenti
il procurement di progetto
comakership
2
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
LA DOLCEZZA DEL BASSO PREZZO
SI DIMENTICA PRESTO.
L’AMAREZZA DELLA MANCATA
QUALITÀ RESTA A LUNGO.
3
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
" Approvvigionare"
significa:
provvedere l'azienda (o in generale l’organizzazione) di risorse relative a:

materie prime e/o semilavorati
materiali e componenti accessori
ricambi
attrezzature
prestazioni e servizi di varia natura
Queste risorse sono necessarie allo svolgimento del ciclo produttivo
e devono essere fornite:

nel momento e luogo più opportuni
al miglior costo relativamente alle caratteristiche richieste
nella quantità e qualità volute
dalle fonti più idonee in termini di sicurezza di erogazione e
affidabilità nel tempo
4
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
" Approvvigionare" significa anche, dal punto di vista delle
attività da svolgere:
partecipare alla definizione delle richieste di beni e/o servizi
aziendali e riceverne operativamente la responsabilità di
soddisfacimento a predeterminate condizioni
individuare le fonti di approvvigionamento ed ottenere
l'esecuzione delle forniture alle suddette condizioni
introdurre i beni e/o i servizi nel flusso aziendale
controllare lo status e i risultati di tali inserimenti
verificandone il rapporto costi-benefici
5
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Cap.fisso e
Cap.circolante
RILEVANZA STRATEGICA DELLA FUNZIONE APPROVVIGIONAMENTI
make or
Effetti economico finanziari
buy
Know-how tecnologico
to
a
rc
e
m
cash flow
Effetti su qualità e affidabilità
innovazione
Rapporto mercato - prodotto
prezzo
qualità
consegna
garanzia
Input ad altri
Enti aziendali
AZIENDA
AZIENDA
Nuove tendenze
Informazioni Sinergie Collaborazioni
Organizzazione
Organizzazione
di
di
acquisto
acquisto
Impatto su
margine operativo
aziendale
margine
6
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
RILEVANZA STRATEGICA DELLA FUNZIONE APPROVVIGIONAMENTI
Un modo
spesso
trascurato di
incrementare
il margine ….
Da: KPMG Consulting Spa - World Class Purchasing
7
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Politiche di approvvigionamento
dal mercato
RICERCA DEL GRADO DI
DIPENDENZA
DELL'AZIENDA
DALL'ESTERNO
------------------------------CLASSIFICAZIONE DEI
MATERIALI E SERVIZI DA
ACQUISTARE
ESTERNAMENTE
Al di là dei parametri qui
usati, il grafico evidenzia
gli elementi che
caratterizzano ogni singolo
Progetto. Ne deriva,
esaminando ogni classe di
materiali, una diversa
strategia di acquisto.
MATERIALI
“LEVA”
MATERIALI
e/o SERVIZI
“STRATEGICI”
Non
critici
COLLI
DI
BOTTIGLIA
importanza
e/o valore
rischiosità e/o criticità
Da: Kralic
8
Politiche di approvvigionamento:
rapporto azienda - fornitore
rn
ito
fo
er
e
Po
t
-
Analizziamo il
potere contrattuale
delle parti in gioco:
re
Po
te
r
e
bi
la
nc
i
re
at
o
co
m
pr
(°)
Po
te
Potere compratore
+
at
or
e
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Potere fornitore
(*)
+
per ogni acquisto
dove si posiziona il
compratore ?
(°) possibilità di adozione di politiche aggressive
(*) possibilità di adozione di politiche difensive
9
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Linee guida del processo di approvvigionamento
Per un raccordo del processo di approvvigionamento con la
strategia aziendale:

individuare e classificare il grado di dipendenza dell'azienda e/o del Progetto dalle
forniture esterne

impostare ed applicare, caso per caso, politiche flessibili che massimizzino il
rapporto costi-benefici

analizzare il potere contrattuale in funzione della classe dei materiali che si devono
procurare

definire lo stadio del ciclo di vita del prodotto

far partecipare la funzione acquisti alla definizione delle strategie di fondo del
Progetto

Il PM deve comunque adottare sistemi di pianificazione e controllo delle attività del
ciclo passivo, basati su indici e/o parametri concreti e misurabili
10
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Operatività degli Approvvigionamenti nella struttura aziendale
con
PRODUZIONE
LINEA OPERATIVA
con
AMMINISTRAZIONE
Collegamenti
interfunzionali
del settore
Approvvigionamenti
cash flow
vincoli tesoreria
vincoli valutari
coperture a termine
programmi
fabbisogni
specifiche tecniche
qualità
consegne
analisi valore
prestazioni fornitori
politica pagamenti
fidejussioni
informazioni bancarie
factoring …..
con
FINANZA
per
clausole contrattuali
forme contrattuali
contenziosi
con
SETTORE LEGALE
con
UFFICIO PREVENTIVI
con
DIR. GENERALE
DIR. COMMERCIALE
costi medi - indici
collaborazione in offerte
aggiornamento database
obiettivi strategici
sinergie di mercato
outsourcing
bilancio sociale
11
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Gli obiettivi operativi del progetto
CONTRATTO
PROJECT MANAGER
OBIETTIVI
OPERATIVI
DEL PROGETTO
COSTI
PROGRAMMA
(tempi)
QUALITA’
12
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Le attività-chiave della realizzazione di un Progetto
PROJECT MANAGER
TEAM DI PROGETTO
CONTROLLO
PROGETTO
ESECUZIONE
PROGETTAZIONE
APPROVVIGIONAMENTI
COSTRUZIONE
13
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
I cicli di vita del progetto e degli approvvigionamenti
Progetto
FASE 1
IMPOSTAZIONE
FASE 3
REALIZZAZIONE
FASE 2
ESECUTIVA
PIANIFICAZIONE
PROGETTAZIONE
FASE 4
COMPLETAMENTO,
CONSEGNA E CHIUSURA
FINE
INIZIO
Approvvigionamenti
FASE
PRE
FASE
FASE POST
NEGOZIALE
CONTRATTUALE
CONTRATTUALE
AMMINISTRAZIONE DEI CONTRATTI
14
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
PROCUREMENT DI PROGETTO
Contratti
di fornitura
Acquisto
Acquisto
di
dimateriali
materiali
Il Procurement di Progetto
Expediting
Ispezioni
Collaudi
Spedizioni
SELEZIONE
GARE, NEGOZIAZIONI,
FORNITORI
TABULAZIONI FINALI
RICEVIMENTO
SPECIFICHE
Appalti
Appalti
di
prestazioni
di prestazioni
EMISSIONE DI
RICHIESTE DI
QUOTAZIONI E
INVITI ALLA GARA
GESTIONE CONTRATTO
DECISIONE DI
ASSEGNAZIONE
Costruzioni
Montaggi
Servizi
15
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Specifiche e vincoli di Progetto che orientano scelte e decisioni
Cosa si deve comprare e come ?
Analisi delle necessità del Progetto:
specifiche tecniche, garanzie e
documentazione tecnica da fornire
tempi, rischi operativi, cammini critici
costi/budget, modalità di
incassi/pagamenti, cash flow …
normative da rispettare (costruttive,
sicurezza, ambiente, locali …… )
procedure di collaudo, di montaggio, di
esecuzione di una prestazione …….
tipologie di imballo, carIco/scarico,
sdoganamento …
modalità di immagazzinaggio
con il termine “specifica”
si intende la descrizione
di un componente, impianto, prestazione,
servizio o risultato a scopo di acquisto
e/o sviluppo/esecuzione
dello stesso.
Analisi “MAKE or BUY”
capacità interna in esubero ?
costi complessivi della attività
e/o fornitura ?
sicurezza, brevetti, criticità ?
logistica difficile ?
estrema specializzazione ?
attività non core ?
etc
16
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Analisi
fabbisogni
Analisi
mercato
fornitori
Vendor
rating
Qualifica
fornitori
VENDORS
VENDORS &
&
CONTRACTORS
CONTRACTORS
LIST
LIST
specifiche,
capitolati
indagini web,
di progetto stampa di settore
e-catalogues, capacità tecniche,
richieste di
gestionali e finanziarie,
informazioni
referenze operative,
controllo delle prestazioni
affidabilità,
assistenza tecnica
La selezione dei fornitori per il Progetto
flessibilità
Marcata tendenza alla fonte unica
con rapporti pluriennali impostati su
problem solving
miglioramento continuo
innovazioni
riduzione “costi totali”
17
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Una possibile fonte di valore aggiunto per l’azienda
Evoluzione dei rapporti con i fornitori
Fonte: adattato da Syson, Ceccarelli Pims & Associati
I fornitori possono costituire una fonte importante di valore per il Progetto e per
l’azienda. Occorre tuttavia valutare benefici e rischi dell’integrazione con fornitoripartner, in funzione dei mercati e delle condizioni contingenti in cui il Progetto si deve
realizzare.
18
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
richiesta
di offerta
(RdO)
analisi offerte
e tabulazioni
tecnicoeconomiche
chiarimenti e accordi
reciproci sui termini
contrattuali
valutazione/discussione su
rapporto prezzo-qualitàprestazioni-garanzie
sistema di pesatura:
quantificare i parametri per
minimizzare il giudizio
personale (scoring)
sistema di vaglio: uso dei
requisiti minimi richiesti
stime indipendenti: uso di
stime interne di riferimento
negoziazioni
decisione
assegnazione
CONTRATTO
CONTRATTO
DI
DI FORNITURA
FORNITURA
O
O DI
DI APPALTO
APPALTO
Fornitura
di beni
gara tradizionale
con negoziazioni dirette
e scadenziate con
i singoli offerenti
oppure
gara on line
Appalto
di lavori
?
In entrambi i casi:
scelta della forma
contrattuale
più adeguata
Le fasi del ciclo: dalla RdO al Contratto
19
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Le gare on line: funzionalità di base ( Si accede tramite web)
Condizioni
Gara in
Busta Chiusa
• Molte variabili di
decisione (prezzo,
qualità, disponibilità,
tempi consegna,
garanzie ecc.)
• Unica offerta per fornitore
• Può seguire una trattativa posteriore alla
presentazione in busta chiusa
€
Prezzo
Iniziale
Gara
Gara
On
On line
line
Gara al Ribasso
(Reverse Auction)
Particolaritá
• Il prezzo é l´unica
variabile di
decisione.
Offerte
Prezzo
Finale
Inizio
Fine Tempo
• Molteplici offerte per fornitore
• I fornitori vedono la migliore quotazione da
superare, anche se non sanno a chi
corrisponde.
• Non c’è trattativa posteriore, il sistema
assegna automaticamente alla quotazione
più bassa
20
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Le gare on line: le condizioni da soddisfare perché siano efficaci
L’acquisto è effettuato mediante l’impiego di una piattaforma informatica: è un
software particolare che consente la partecipazione simultanea alla negoziazione
on-line di un gruppo di offerenti pre-selezionati e abilitati.
La gara on line in genere può essere una gara al massimo ribasso (reverse auction)
auction
ed in questo caso può produrre forti risparmi sul budget di acquisto. Una reverse
auction è tuttavia praticabile ed efficace solo alle seguenti condizioni:
che l’oggetto dell’acquisto sia specificato con grande precisione e completezza,
incluse le clausole del futuro contratto
che gli importi delle offerte pre-selezionate siano contenuti in un intervallo
ragionevolmente ristretto rispetto al loro valor medio
che gli offerenti pre-selezionati assicurino adeguati standard di qualità del
prodotto
che il compratore garantisca l’assegnazione dell’ordine al miglior offerente
(secondo le disposizioni di gara pubblicate ed accettate) e, a gara terminata, dia
informazioni sui risultati della stessa (pur senza aprire totalmente nomi e prezzi)
che orientino i perdenti sulle ragioni del loro insuccesso
21
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Acquisto di beni: tipologie di prodotti e possibili forme contrattuali
Materie prime
Semilavorati
Componenti standard, ricambi
Materiali d’uso generale
contratti di
fornitura
a breve
termine
contratti di
fornitura
a lungo
termine
Prodotti e componenti speciali su
disegno acquirente
Prodotti e componenti speciali su
disegno fornitore
accordi
quadro
Impianti
Attrezzature, veicoli, macchine
Beni strumentali, informatici
contratti di
partnershipintegrazione
altre categorie …..
22
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Appalti di lavori : tipologie di prestazioni e possibili forme contrattuali
Servizi di fabbrica
Lavorazioni su commessa
semplici
Lump Sum
Lump Sum
Turn Key
Lavorazioni su commessa
complesse
A misura
(prezzi unitari)
In economia
(€/h)
Prestazioni a tecnologia specifica
Outsourcing di attività non-core
(pulizie, manutenz. civili, guardiania, gestione
Rimborsabile
(cost plus fee)
archivi etc)
Costruzioni e montaggi
Servizi informatici, documentali
etc
Stoccaggi e trasporti
altre categorie …..
23
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Le clausole più importanti dei contratti di acquisto-appalto
Le formulazioni “standard” dei testi contrattuali sono di norma adeguate
alla gestione degli aspetti più importanti della prestazione del “DARE” o
del “FARE”
(v. anche Artt. 1321,1372,1470,1655 del C.C.).
Sono anche quelle più commercialmente utilizzate.
Scopo del contratto e (massima) responsabilità
Inclusioni ed esclusioni
Tempi di consegna e ritardi (penali)
CLAUSOLE
PIU’ IMPORTANTI
Garanzie bancarie (bid, anticipi, performance)
Termini di pagamento
Variabilità prezzi
Garanzie tecnologiche e modalità di accettazione
Coperture assicurative
Forza maggiore ed arbitrato
24
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Obiettivo:
i materiali devono essere resi a
destinazione, nel rispetto di quantità, qualità
e tempi previsti dal Progetto
Expediting
Ispezioni
Collaudi
Spedizioni
La gestione delle forniture nel post-ordine
Expediting: definizione ed esecuzione
Expediting: definizione ed esecuzione
degli interventi di sorveglianza tecnica
degli interventi di sorveglianza tecnica
e di expediting per ciascun ordine
e di expediting per ciascun ordine
Ispezioni: effettuazione di visite
Ispezioni: effettuazione di visite
ispettive e programmazione dei collaudi
ispettive e programmazione dei collaudi
previsti dai contratti di acquisto
previsti dai contratti di acquisto
Collaborazione
PM -Responsabile
Approvvigionamenti
Collaudi: esecuzione prove, trattamento delle
Collaudi: esecuzione prove, trattamento delle
non conformità, accettazione dei materiali,
non conformità, accettazione dei materiali,
gestione della documentazione di collaudo
gestione della documentazione di collaudo
per la spedizione
per la spedizione
Spedizioni: esportazione, gestione dei
Spedizioni: esportazione, gestione dei
contratti di trasporto, sdoganamenti,
contratti di trasporto, sdoganamenti,
gestione logistica a destino etc
gestione logistica a destino etc
25
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
La gestione dei contratti di appalto-prestazione nel post-ordine
Fase realizzativa del Progetto:
esecuzione lavori,
attivazione servizi
Obiettivo: livelli adeguati di sicurezza
per i lavori/prestazioni appaltate,
nel rispetto di modalità, qualità, tempi e costi
previsti dal Progetto.
Il PM verifica che una adeguata organizzazione dei lavori
provveda a:
individuare le sequenze critiche dei programmi
dedurre dai programmi le necessità di risorse, attrezzature etc
assicurare flessibilità operativa e sorveglianza tecnica sulle imprese
controllare gli avanzamenti, analizzare gli scostamenti rispetto alle
condizioni iniziali e la contabilità lavori
gestire la documentazione di collaudo-accettazione
gestire le modifiche contrattuali ed eventuali varianti e/o controversie
o claims
chiudere i contratti

26
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
I costi della “non gestione “
La non corretta e/o non completa gestione delle variabili di approvvigionamento
espone il Progetto a possibili:
I. Oneri da ritardi di attività rispetto alle date programmate
II. Oneri derivanti da insufficiente qualità e/o quantità delle
tempo
Qualità
Quantità
forniture rispetto alle specifiche
III. Oneri aggiuntivi rispetto a quelli già preventivati
Analisi attività
IV. Oneri causati da eventi la cui probabilità di accadimento
Analisi rischio
(rischio) non era stata correttamente valutata e quindi
coperta e/o trasferita a terzi
V. Oneri causati da perdita di immagine
Relazioni
Sinergie commerciali
Ne deriva un
MAGGIOR
FABBISOGNO
FINANZIARIO
27
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
“comakership “
Il fornitore assicura al cliente:
Il cliente assicura al fornitore:
qualità garantita ed auto-certificata
continuità di rapporto
quota rilevante dell’acquistato tempi di consegna certi
specifico
forniture frequenti senza necessità
programmazione delle
di scorte
richieste,
servizio e supporto nell’ottimizzare
tempestività nei pagamenti
l’impiego dei prodotti finiti
supporto organizzativo e
tecnico
I vantaggi inoltre possono estendersi a:
introduzione di logiche di Just In Time
Co-progettazione (“concurrent engineering”)
prevedibilità dei flussi finanziari
investimenti comuni di R&S( ricerca e sviluppo)
un continuo scambio di informazioni sui prodotti
28
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
“comakership “
Al di là di spesso vaghe affermazioni di “collaborazione” e
“partnership” è il concreto ed aperto lavoro di squadra tra i
tecnici del cliente (i veri utilizzatori delle forniture o dei
servizi esterni) e gli specialisti del fornitore a produrre la
reale riduzione del
“total cost”
del processo considerato.
La funzione degli addetti agli approvvigionamenti del cliente
consiste in questo caso nella corretta selezione del fornitore
e nella predisposizione di adeguate condizioni per il
“teamwork”.
La guida, ove possibile, di un “cost engineering
department” del cliente massimizza e velocizza questi
processi di riduzione costi.
29
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
L’offerta più bassa
E’ imprudente pagare troppo,
ma peggio ancora pagare troppo poco.
Quando paghi troppo perdi un po’ di soldi, è vero, ma è tutto qui.
Quando invece paghi poco, rischi di perdere troppo
perché ciò che hai acquistato non è in grado
di fare il lavoro per cui l’avevi comprato.
La legge comune degli affari nega la possibilità di pagare troppo
poco e di ottenere molto. Ciò non può accadere.
Se tratti con l’offerente più basso
è meglio che tu preveda una certa riserva
per coprire il rischio che corri.
Ma se puoi fare ciò,
avrai allora certamente abbastanza denaro
per comprarti qualcosa di meglio.
John Ruskin (1819-1900), sociologo e critico
30
PERCORSO
PERCORSO D’
D’ ECCELLENZA
ECCELLENZA in
in
PROJECT
Bibliografia:

A. Zanoni, Gli approvvigionamenti, ETAS Libri, 1984

A cura di A. Biffi - C. Demattè, L’araba Fenice: economia digitale alla
prova dei fatti, ETAS, 2003

G. Atti, Evoluzione della funzione approvvigionamenti, L’Ufficio
Acquisti, Set-Ott 2004

U. Forghieri, Gli aspetti finanziari del procurement, IFAP

G. Merli, “Comakership, la nuova strategia per gli approvvigionamenti”,
1990, ISEDI
31