Policy sull`utilizzo delle attrezzature informatiche, della posta

Policy sull’utilizzo delle attrezzature informatiche, della posta elettronica aziendale e Internet Maggio 2013
Sommario
PREMESSA ....................................................................................................................4 1.0 FINALITÀ E AMBITO DI APPLICAZIONE. ........................................................................4 1.1 REGOLE GENERALI, DESTINATARI E CLASSIFICAZIONE DELLA POLICY. .................................5 1.2 GLOSSARIO. .........................................................................................................6 1.3 NORMATIVA DI RIFERIMENTO. ..................................................................................7 POLICY SULL’UTILIZZO DELLE ATTREZZATURE INFORMATICHE, DELLA POSTA ELETTRONICA AZIENDALE E INTERNET ......................................................................................................................8 2.0 OBBLIGHI PER LA SOCIETÀ. ......................................................................................8 3.0 OBBLIGHI PER I LAVORATORI. ...................................................................................9 3.1 UTILIZZO DEL PERSONAL COMPUTER. .........................................................................9 3.1.1 CONTINUITÀ DELL’ATTIVITÀ LAVORATIVA IN CASO DI ASSENZA DEL LAVORATORE. .............. 11 3.2 GESTIONE DELLE PASSWORD. ................................................................................ 11 3.3 UTILIZZO DELLA RETE TELEMATICA INTERNA AZIENDALE. .............................................. 12 3.3.1 UTILIZZO DEL SISTEMA DI TELEFONIA VOIP (VOICE OVER IP). ....................................... 13 3.4 USO DELLA POSTA ELETTRONICA AZIENDALE. ............................................................. 14 3.4.1 CONTINUITÀ NELL’USO DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA IN CASO DI FERIE E/O ASSENZA DEL LAVORATORE. ........................................................................................................ 15 3.4.2 CONTINUITÀ NELL’USO DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA IN CASO DI FERIE DEL LAVORATORE DELEGATO. ............................................................................................... 15 3.5 USO DELLA RETE INTERNET E DEI RELATIVI SERVIZI. ..................................................... 16 3.6 PROTEZIONE ANTIVIRUS. ...................................................................................... 17 3.7 UTILIZZO DI APPARATI PER LA TELEFONIA MOBILE. ...................................................... 17 3.8 MONITORAGGIO E CONTROLLI. .............................................................................. 18 3.8.1 MONITORAGGIO E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ DEGLI AMMINISTRATORI DEL SISTEMA. ...... 19 3.8.2 GRADUAZIONE DEI CONTROLLI. .............................................................................. 19 3.9 NON OSSERVANZA DELLA NORMATIVA AZIENDALE. ..................................................... 20 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 ALLEGATO A. .............................................................................................................. 21 ALLEGATO B. .............................................................................................................. 22 ALLEGATO C. .............................................................................................................. 23 ALLEGATO D............................................................................................................... 24 3 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 PREMESSA
Il presente documento riassume le principali norme comportamentali ed integra le principali normative nazionali in essere relative all’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche a cui ciascun dipendente di Dayco Europe S.r.l. (di seguito, la “Società”) si dovrà attenere. L’utilizzo delle strumentazioni informatiche e telematiche dovrà sempre ispirarsi al principio di diligenza e correttezza, comportamenti questi che sono alla base di un corretto rapporto di lavoro. La progressiva e capillare diffusione delle tecnologie informatiche e in particolare dell’accesso alla rete Internet, infatti, può esporre la Società a numerosi rischi, sia di carattere strettamente patrimoniale che penale, creando problemi alla sicurezza interna delle informazioni sensibili per il core business aziendale e alla sua immagine pubblica. La Società si riserva la facoltà di apportare, in qualsiasi momento, modifiche al presente documento, dandone comunicazione a tutti i lavoratori interessati con le modalità che riterrà opportune. Dopo aver letto attentamente tutti i contenuti della policy, ogni lavoratore dovrà restituire all’Ufficio Risorse Umane di Sito l’attestazione di presa visione (Vd Allegato A). 1.0 FINALITÀEAMBITODIAPPLICAZIONE.
Lo scopo del presente documento (di seguito anche, la “Policy”) è quello di fornire un quadro d’insieme sulle condizioni minime richieste dalla Società per il corretto utilizzo da parte di ciascun dipendente degli strumenti informatici, della posta elettronica aziendale e della navigazione sulla rete Internet. La Società inoltre, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, il “Titolare”), ritiene opportuno dotarsi di questa Policy allo scopo di adempiere gli obblighi fissati dal D.lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito, il “Codice” o “Codice Privacy”), dal suo Disciplinare Tecnico – Allegato B, e dalle “Linee guida del Garante per posta elettronica e internet – 10 marzo 2007” (di seguito, il “Provvedimento”) emanato dal Garante per la protezione dei dati personali (di seguito, il “Garante”), nonché per rispettare gli standard internazionali in materia di sicurezza informatica e delle informazioni. La presente Policy è stata predisposta a uso esclusivamente interno della Società e, pertanto, non potrà essere riprodotta, divulgata, copiata, utilizzata e/o altrimenti resa pubblica o essere diffusa a 4 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 terzi in assenza di una previa approvazione scritta, né potrà costituire base informativa e/o valutativa per finalità diverse da quelle per le quali è stata predisposta. La presente Policy, che si basa esclusivamente sulle norme del diritto italiano, si applica a tutte le sedi della Società che siano state dotate e utilizzino qualsiasi sistema informatico o telematico. 1.1 REGOLEGENERALI,DESTINATARIECLASSIFICAZIONEDELLAPOLICY.
Il presente documento si applica ai dipendenti della Società e a tutti coloro che, in virtù di un rapporto di lavoro o fornitura (per esempio, consulenti, collaboratori, fornitori, business partner, ecc.), trattano informazioni ovvero utilizzano sistemi informativi o apparecchiature elettroniche di proprietà di Dayco Europe S.r.l.. La presente Policy abroga e sostituisce tutte le disposizioni in precedenza adottate in materia, in qualsiasi forma comunicate. Copia della disposizione, oltre ad essere pubblicata sul portale aziendale, verrà consegnata al momento dell’assunzione a ciascun dipendente che utilizzi sistemi informativi o apparecchiature elettronica di proprietà di Dayco Europe Srl. È dovere di ogni dipendente applicare il complesso di regole stabilite da questa Policy e dalle normative qui referenziate, al fine di contribuire personalmente alla tutela del patrimonio delle informazioni aziendali e alla sicurezza dei suoi sistemi informatici. La mancata applicazione delle norme contenute in questa Policy costituisce un’inadempienza contrattuale e, pertanto, potrà essere perseguita nei modi e nei termini stabiliti dai contratti e dalle opportune leggi di settore. Il rispetto della presente Policy e delle altre disposizioni in materia di sistemi o apparati elettronici non esonera ciascun dipendente anche dal rispetto di tutte le altre disposizioni, provvedimenti, circolari, regolamenti, ecc., emanati dalla Società per regolare gli ulteriori aspetti dell’attività lavorativa (come, ad esempio, le regole in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, quelle sulla security, ecc.). Qualunque soggetto, anche non dipendente, a qualsiasi titolo abilitato all’utilizzo dei sistemi e/o degli apparati elettronici della Società è tenuto alla massima riservatezza in merito alle loro caratteristiche, al loro metodo di funzionamento, ovvero alle misure di sicurezza adottate per la loro protezione. La presente Policy viene classificata dal Proprietario delle informazioni con il livello: USO INTERNO I Destinatari delle informazioni ivi contenute sono: 5 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013  Tutti i dipendenti di Dayco Europe S.r.l. e tutti coloro che, in virtù di un rapporto di lavoro o fornitura (per esempio, consulenti, collaboratori, fornitori, business partner, ecc.) utilizzano sistemi informativi o apparecchiature elettroniche di proprietà di Dayco Europe S.r.l.. I Destinatari sono tenuti a trattare le presenti informazioni per le sole finalità e con le modalità connesse alle proprie responsabilità e mansioni lavorative, nonché a non diffondere in alcun caso le stesse oltre la cerchia dei soggetti sopra riportata. E’ fatto obbligo, infine, di conservare correttamente la presente Policy in ragione del livello di classificazione assegnato. 1.2 GLOSSARIO.
Amministratore di sistema: la figura professionale finalizzata alla gestione e alla manutenzione di un impianto di elaborazione o di sue componenti, ivi compresi gli amministratori di basi di dati, gli amministratori di reti e di apparati di sicurezza e gli amministratori di sistemi software complessi; Autenticazione informatica: l'insieme degli strumenti elettronici e delle procedure per la verifica anche indiretta dell'identità; Banca dati: qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti; Credenziali di autenticazione: i dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l'autenticazione informatica; Dati giudiziari: i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; Dati identificativi: i dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato; Dati personali: qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; Dati sensibili: i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; 6 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 Incaricati del trattamento: le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile; Interessato: la persona fisica cui si riferiscono i dati personali; Privatedocs‐utente: la cartella, creata dall’IT, ad utilizzo ed esclusivo accesso dell’utente, all’interno della quale ogni dipendente può salvare e conservare una limitata quantità di dati e informazioni personali non inerenti l’attività lavorativa; Responsabile del trattamento: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; Strumenti elettronici: gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento; Titolare del trattamento: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; Trattamento: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati; Violazione di dati personali: violazione della sicurezza che comporta anche accidentalmente la distruzione, la perdita, la modifica, la rivelazione non autorizzata o l'accesso ai dati personali trasmessi, memorizzati o comunque elaborati nel contesto della fornitura di un servizio di comunicazione accessibile al pubblico. 1.3 NORMATIVADIRIFERIMENTO.
[1] D.lgs. 196/2003 – “Codice in materia di protezione dei dati personali”; [2] Garante per la protezione dei dati personali – “Linee guida del Garante per posta elettronica e internet – 10 marzo 2007”; [3] L. 20 maggio 1970, n. 300, denominata “Statuto dei lavoratori”. 7 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 POLICYSULL’UTILIZZODELLEATTREZZATUREINFORMATICHE,DELLAPOSTA
ELETTRONICAAZIENDALEEINTERNET
2.0 OBBLIGHIPERLASOCIETÀ.
I trattamenti effettuati dalla Società rispettano le garanzie poste in essere dal legislatore in materia di protezione dei dati e si svolgono nell’osservanza dei seguenti principi: a. il principio di necessità, secondo cui, in relazione alle finalità perseguite, i sistemi informativi e i programmi informatici devono essere configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi; b. il principio di correttezza, secondo cui le caratteristiche essenziali dei trattamenti devono essere rese note ai lavoratori, in modo da scongiurare l’eventuale svolgimento di trattamenti ulteriori rispetto a quelli connessi ordinariamente all’attività lavorativa ed effettuati all’insaputa o senza la piena consapevolezza dei lavoratori; c. il principio del trattamento per finalità determinate, esplicite e legittime, osservando il principio di pertinenza e non eccedenza. In quest’ottica, la Società tratta i dati dei lavoratori nella misura meno invasiva possibile, affidando eventuali attività di monitoraggio esclusivamente a quei soggetti opportunamente preposti ed effettuando eventuali controlli esclusivamente in maniera mirata sull’area di rischio, tenuta in debito conto la normativa sulla protezione dei dati e, se pertinente, il principio di segretezza della corrispondenza. In base al richiamato principio di correttezza, l’eventuale trattamento deve essere ispirato a un canone di trasparenza. Grava quindi sul datore di lavoro l’onere di indicare in ogni caso, chiaramente e in modo particolareggiato, quali siano le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengano effettuati controlli. La presente Policy ha l’intento di adempiere quest’obbligo. La Società, inoltre, ha predisposto tutte le accortezze necessarie affinché i dati personali contenuti nelle postazioni di lavoro informatiche siano protetti contro il rischio d’intrusione – tanto dall’esterno (Internet) che dall’interno (rete locale) – e dall’azione di programmi di cui all’art. 615‐quinquies del codice penale, attraverso l’utilizzazione di idonei strumenti elettronici, mantenuti costantemente aggiornati. Anche i programmi della postazione di lavoro sono mantenuti costantemente aggiornati, come per legge, al fine di prevenire le vulnerabilità degli strumenti elettronici e a correggerne i difetti (i c.d. bug). Sono state predisposte, altresì, le opportune istruzioni organizzative e tecniche volte a prevedere il salvataggio dei dati con frequenza almeno settimanale e sono state previste e adottate le opportune 8 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 procedure volte a garantire il ripristino dell’accesso alle informazioni o agli strumenti elettronici danneggiati in un arco di tempo non superiore ai 7 (sette) giorni. 3.0 OBBLIGHIPERILAVORATORI.
Di seguito vengono specificati gli obblighi e le norme di condotta obbligatorie per ciascun lavoratore e per tutti coloro che, in virtù di un rapporto di lavoro o fornitura, trattano informazioni ovvero utilizzano sistemi informativi o apparecchiature elettroniche di proprietà di Dayco Europe S.r.l.. 3.1 UTILIZZODELPERSONALCOMPUTER.
Il personal computer (PC) adoperato da ciascun lavoratore è uno strumento di lavoro. Ogni suo utilizzo improprio può contribuire a creare disservizi, costi di manutenzione e, soprattutto, minacce alla sicurezza delle informazioni sensibili per il core business aziendale e all’immagine pubblica della Società. Ogni dipendente, pertanto, è responsabile dell’utilizzo e della custodia degli strumenti informatici ricevuti in dotazione. Alla luce di ciò, a ciascun lavoratore è fatto esplicito divieto di: 
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modificare qualsiasi caratteristica hardware e software impostata sul proprio personal computer, salvo preventiva autorizzazione scritta da parte del Responsabile del settore IT; installare e/o eseguire qualsiasi tipologia di programmi informatici diversi da quelli autorizzati dalla Società, anche nel caso in cui si tratti di software opportunamente licenziato, di software in prova (c.d. “shareware”), ovvero di software gratuito e liberamente scaricabile da Internet (c.d. “freeware”); prelevare da Internet, copiare e/o archiviare sul personal computer qualsiasi genere d’informazioni (come, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, file audio, video, eseguibili, ecc.) non necessarie all’attività lavorativa; utilizzare qualsiasi tipologia di supporti di archiviazione removibile o di tecnologia di comunicazione per la memorizzazione o l’invio verso l’esterno di informazioni inerenti il rapporto di lavoro, se non a fronte di comprovate esigenze di servizio; lasciare incustodito e accessibile, ovvero cedere a soggetti non autorizzati il proprio personal computer, soprattutto successivamente al superamento della fase di autenticazione; eliminare la richiesta di password per il salvaschermo (screensaver), impostata automaticamente in caso di prolungata inattività da parte del lavoratore sulla sua postazione di lavoro, al fine di evitarne un utilizzo improprio in caso di assenza anche temporanea. Fatte salve particolari esigenze tecniche o lavorative, le postazioni di lavoro, inoltre, devono essere spente al termine della giornata lavorativa . 9 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 L’utente è responsabile, altresì, del personal computer portatile eventualmente assegnatogli dalla Società e deve custodirlo pertanto con diligenza, sia durante gli spostamenti che nel corso del normale utilizzo. Ai personal computer portatili si applicano tutte le regole di utilizzo e i divieti in precedenza previsti. In particolare si ricorda che, a maggior ragione durante il loro utilizzo all’esterno delle nostre strutture, il computer portatile non deve mai essere lasciato incustodito e deve essere adeguatamente preservato nei luoghi e con i mezzi più idonei per la sua ottimale protezione. Al suo interno, inoltre, devono essere immagazzinate le informazioni strettamente necessarie all’attività che si svolge al di fuori delle nostre strutture, onde limitare la perdita di informazioni aziendali in caso di danno, smarrimento o furto. In caso di furto o smarrimento, l’utente assegnatario del personal computer ha l’obbligo d’informare tempestivamente il proprio diretto Responsabile e il Responsabile del settore IT, nonché di denunciare tempestivamente l’accaduto alle Forze dell’Ordine, fornendo alla Società, la copia dell’atto di denuncia. Qualora il dipendente, in deroga a quanto previsto nel presente paragrafo, abbia necessità di salvare e conservare una limitata quantità di dati e informazioni personali non inerenti l’attività lavorativa, deve provvedere a salvare tali dati nella cartella denominata “Privatedocs‐utente” (cfr paragrafo ”1.2 Glossario”). Tale cartella è di utilizzo e accesso esclusivo dell’utente. La società, pertanto, non si ritiene responsabile del suo contenuto e del salvataggio dei dati presenti nella stessa. La quantità di dati conservati in questa cartella non può comunque mai superare i 300 MB. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, per qualsivoglia ragione, il dipendente, prima di lasciare il posto di lavoro, deve provvedere alla rimozione di detta cartella dal proprio personal computer aziendale, sia fisso che portatile. In mancanza sarà il Responsabile IT o l’Amministratore del Sistema ad effettuare alla prima occasione utile questa operazione. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, per qualsivoglia ragione, il Responsabile IT o l’Amministratore del Sistema, che non hanno accesso ai contenuti della cartella “Privatedocs‐utente”, provvederanno ad effettuare direttamente l’eliminazione della stessa. La Società, infine, si riserva il diritto di controllare attraverso idonei sistemi tecnologici la coerenza dei programmi installati sul profilo utente del personal computer dato in dotazione. Il Responsabile del settore IT può, in qualunque momento e anche senza preavviso, procedere alla rimozione dell’ applicazione che si dovesse ritenere pericolosa per la sicurezza del patrimonio informativo aziendale o che, ad ogni modo, alteri la configurazione originaria della postazione di lavoro dell’utente. 10 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 3.1.1
CONTINUITÀDELL’ATTIVITÀLAVORATIVAINCASODIASSENZADELLAVORATORE.
Nessuno, neppure il Titolare del trattamento, può accedere alla postazione di lavoro elettronica utilizzando le credenziali di autenticazione del lavoratore. Un’eccezione a questa regola occorre solo nel caso in cui si verifichino congiuntamente le seguenti condizioni:  prolungata assenza o impedimento dell’Incaricato;  l’intervento risulti essere indispensabile e indifferibile;  vi siano concrete necessità di operatività e di sicurezza del sistema. A tale fine, in caso di prolungata assenza o d’impedimento, i lavoratori dovranno: - predisporre una copia della parola chiave, trascrivendola su un foglio e ponendola in una busta chiusa affinché l’informazione resti comunque segreta; - consegnare tale copia al Custode delle Password1, previamente incaricato della loro custodia. Solo al verificarsi delle condizioni sopra esposte, il Titolare o un Responsabile del trattamento potranno richiedere al Custode delle Password la busta chiusa contente la parola chiave (password). Rientrano tra i compiti del Custode: a. conservare in luogo sicuro e chiuso a chiave le buste contenenti le password; b. provvedere ad informare, tempestivamente e per iscritto, l’Incaricato cui appartiene la parola chiave dell’accesso effettuato. 3.2 GESTIONEDELLEPASSWORD.
L’accesso ad ogni postazione di lavoro informatica è governato da un sistema d’identificazione personale basato sull’utilizzo di credenziali di accesso (consistenti in una o più accoppiate di username e password), che ne permettono l’utilizzo nei modi e nelle forme definite da ciascun profilo aziendale esclusivamente al lavoratore autorizzato. Le credenziali di accesso sono e devono essere conosciute esclusivamente dal soggetto per il quale sono state predisposte. E’ altresì lecito che dette credenziali possano essere contenute in un dispositivo di autenticazione in possesso e uso esclusivo del lavoratore, eventualmente associato anche a un codice identificativo o a una parola chiave, dei quali il soggetto è da considerarsi sempre responsabile sia sotto il profilo della segretezza (username/password), che sotto quello della custodia (dispositivo di autenticazione). La parola chiave (password), così come previsto dalla legge, deve essere composta da almeno 8 (otto) caratteri alfanumerici (lettere minuscole, maiuscole e numeri), meglio se con l’aggiunta anche di caratteri “speciali”. Non deve contenere, inoltre, riferimenti direttamente riconducibili al lavoratore e deve essere obbligatoriamente rimpiazzata al suo primo utilizzo e, successivamente, almeno ogni 3 (tre) mesi. 1
In allegato D l’elenco per ogni sito del “Custode delle password” 11 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 L’utente è tenuto a conservare nella massima segretezza la parola di accesso e/o qualsiasi altra informazione legata al processo di autenticazione/autorizzazione e a modificare immediatamente la password, dandone comunicazione al Custode delle Password, nel caso in cui sospetti che la stessa abbia perso il suo carattere di segretezza. Il codice di autenticazione è univoco e non sarà assegnato – nemmeno in tempi diversi – a soggetti differenti, il cui account, anzi, sarà prontamente disattivato qualora non venga utilizzato perlomeno nell’arco di 6 (sei) mesi. Unica eccezione a questa regola è prevista nel caso in cui l’account sia stato creato per soli scopi di gestione tecnica e il prolungamento della sua durata oltre il termine legale stabilito dal Codice Privacy sia stato preventivamente autorizzato. Le credenziali saranno comunque prontamente disattivate in caso di perdita della qualità che consente al lavoratore l’accesso ai dati aziendali e/o personali. Il datore di lavoro ha previsto, altresì, l’utilizzazione di un sistema di autorizzazione nei casi in cui un lavoratore abbia la necessità di accedere a più tipologie di dati differenti e/o a trattamenti eterogenei, al fine di rendere più agevole, non solo a livello organizzativo, l’individuazione dei dati a cui il dipendente può accedere e dei trattamenti che gli sono consentiti. Periodicamente, e comunque almeno annualmente, sarà compito del datore di lavoro verificare la sussistenza delle condizioni per la conservazione dei suddetti profili di autorizzazione. Di qualsiasi azione o attività svolta utilizzando il codice identificativo e/o la password assegnata è responsabile l’utente assegnatario del codice, che ne risponde nei confronti della Società ed eventualmente dell’Internet Provider e/o dei terzi. 3.3 UTILIZZODELLARETETELEMATICAINTERNAAZIENDALE.
La rete telematica aziendale è l’insieme delle tecnologie – apparati e programmi – mediante le quali si realizza la connettività interna tra i vari componenti del sistema informatico aziendale. La perfetta e continuativa disponibilità della stessa è quindi fattore strategico per il funzionamento operativo della Società. Le unità di rete sono aree di condivisione di informazioni strettamente professionali e non possono in alcun modo essere utilizzate per scopi diversi da quelli per cui sono state predisposte. Pertanto, qualunque applicazione o file ad essa correlato che non sia legato all’attività lavorativa non può essere dislocato, nemmeno per brevi periodi, in dette unità di rete. Su di esse, inoltre, vengono regolarmente svolte attività di controllo, amministrazione e backup da parte dell’Amministratore del Sistema. La Società effettua il backup dei dati in modo automatico, prevedendo per gli utenti esclusivamente la copia di sicurezza della cartella “Documenti” di Windows. Ciascun file di lavoro salvato all’esterno della suddetta cartella non verrà salvato e, in caso di malfunzionamenti, potrebbe essere irrimediabilmente perso. Perciò, è fatto specifico obbligo a ciascun dipendente di salvare i file inerenti le attività di lavoro esclusivamente nella cartella “Documenti” di Windows. 12 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 Le password d’ingresso alla rete e ai programmi di rete sono segrete e vanno comunicate e gestite secondo le procedure in precedenza impartite. E’ fatto assoluto divieto di entrare nella rete interna e nei programmi utilizzando credenziali di autenticazione di qualsiasi altro utente. L’Amministratore del Sistema può in qualunque momento procedere alla rimozione di ogni applicazione che dovesse ritenere pericolosa per la sicurezza, sia sui PC degli incaricati che sulle unità di rete. E’ cura del lavoratore effettuare la stampa dei dati solo se strettamente necessaria alle esigenze di lavoro e di ritirarla prontamente dai vassoi delle stampanti di rete messe in comune. Nel caso si debbano stampare informazioni riservate, è fatto obbligo di presidiare personalmente l’area ove avviene la stampa. Per quanto attiene la cura degli strumenti di stampa, il lavoratore è tenuto a segnalare prontamente qualsiasi malfunzionamento direttamente al Responsabile del settore IT. E’ buona regola, infine, evitare di stampare su stampanti comuni documenti o file non adatti. In caso di necessità, la stampa in corso può essere cancellata. Alla luce di ciò, è fatto esplicito divieto di:  utilizzare la rete interna aziendale per fini non espressamente previsti e/o autorizzati;  connettere in rete locale apparecchiature elettroniche (PC, stampanti, ecc.) o altri qualsiasi altro genere di apparato (router, switch, ecc.) che possa alterare la configurazione della rete interna e/o danneggiare le applicazioni. La Società si riserva il diritto di rimuovere, senza alcun preavviso, qualsiasi tipologia di apparecchiatura elettronica o di software installato sulla rete interna aziendale e che non sia stato in precedenza autorizzato. 3.3.1
UTILIZZODELSISTEMADITELEFONIAVOIP(VOICEOVERIP).
La Società utilizza un sistema di telefonia VoIP (Voice over IP) per gestire le conversazioni telefoniche sia all’interno dell’azienda che verso la rete telefonica tradizionale e cellulare. L’utilizzo del sistema è autorizzato esclusivamente per soli scopi lavorativi, anche se un modestissimo e oculato utilizzo per scopi personali è comunque tollerato. La società si riserva il diritto di utilizzare sistemi elettronici volti a verificare il livello di spesa delle utenze telefoniche assegnate e l’analisi delle direttrici di chiamata, senza però svolgere un’attività di monitoraggio dei numeri chiamati e della durata delle conversazioni, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 4 della Legge n. 300/1970 (Statuto dei lavoratori). Salvo i casi in cui la conservazione dei dati sia oggetto di contestazione e la Società sia chiamata a tutelare i propri diritti in sede giudiziaria, a norma dei principi di pertinenza e non eccedenza del Codice Privacy, le informazioni relative ai livelli di spesa delle singole utenze telefoniche VoIP 13 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 assegnate e delle direttrici di chiamata saranno conservati per un periodo non superiore ai 3 (tre) mesi. 3.4 USODELLAPOSTAELETTRONICAAZIENDALE.
La casella di posta elettronica assegnata dalla Società a ciascun utente è uno strumento di lavoro. Coloro i quali sono assegnatari di una o più caselle di posta elettronica, pertanto, sono responsabili del loro corretto utilizzo. La Società, pur proteggendo con gli opportuni software i sistemi di gestione delle caselle email da messaggi potenzialmente pericolosi, fa comunque esplicito divieto a tutti gli utenti di: 
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utilizzare le caselle di posta elettronica aziendale ([email protected]) per l’invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti, forum o mailing‐list, ecc., salvo diversa ed esplicita autorizzazione; utilizzare le caselle di posta elettronica aziendale per l’invio di messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle interrelazioni lavorative tra colleghi; aprire email e/o soprattutto gli allegati provenienti da mittenti sconosciuti o che abbiano anche solo un contenuto insolito; in caso di dubbio è fatto obbligo di avvisare preventivamente il Responsabile del settore IT, che darà istruzioni in merito; inviare o dar corso a catene telematiche di messaggi (anche dette “Catene di Sant’Antonio”). La Società, inoltre, fa obbligo a tutti gli utenti di: 
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utilizzare le apposite funzionalità di sistema che, in caso di assenza (ad es., per ferie o attività di lavoro fuori sede), consentono di inviare automaticamente messaggi di risposta contenenti le “coordinate” (elettroniche e/o telefoniche) di un altro lavoratore, ovvero delle modalità utili a contattare la Società. Questo al fine di evitare e/o limitare il più possibile, in caso di necessità, l’apertura della posta elettronica del lavoratore; inserire all’interno dei messaggi di posta elettronica un avviso ai destinatari nel quale si dichiari l’eventuale natura non personale dei messaggi stessi e sia specificato se le risposte potranno essere conosciute nell’organizzazione di appartenenza del mittente. La casella di posta elettronica, infine, deve essere mantenuta in ordine, archiviando documenti superflui, ridondanti o non “attivi” e, soprattutto, allegati ingombranti non più utili ai fini lavorativi, così come regolato dalla guida “Outlook 2010 Manuale per l’utente”, della quale ciascun utente è già stato reso edotto da parte della Società. La capienza massima dell’archivio di posta on‐line è comunque di 1 GB per ciascun utente. Qualora il dipendente, in deroga a quanto previsto nel presente paragrafo, utilizzi la casella di posta elettronica aziendale per fini privati e personali, i relativi messaggi devono essere immediatamente rimossi dalla cartella “Posta in arrivo” e “Posta inviata”, come pure dal “Cestino”. 14 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 Nel caso in cui il dipendente ritenga di voler conservare questo genere di messaggi, deve provvedere ad archiviarli in un’apposita cartella denominata “Personale”. La quantità di dati conservati in questa cartella non può comunque mai superare i 100 MB. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, per qualsivoglia ragione, il dipendente, prima di lasciare il posto di lavoro, deve provvedere alla rimozione di detta cartella dal proprio personal computer aziendale, sia fisso che portatile. In mancanza sarà il Responsabile IT o l’Amministratore del Sistema ad effettuare alla prima occasione utile questa operazione. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, per qualsivoglia ragione, il Responsabile IT o l’Amministratore del Sistema provvederà ad effettuare copia e archiviare esclusivamente i messaggi di posta elettronica inerenti l’attività lavorativa. Esaurite dette operazioni l’indirizzo di posta elettronica verrà disattivato. 3.4.1
CONTINUITÀNELL’USODELLACASELLADIPOSTAELETTRONICAINCASODIFERIEE/OASSENZADEL
LAVORATORE.
In caso di eventuali assenze non programmate (ad es., per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura in precedenza descritta (anche avvalendosi del servizio di webmail), la Società, perdurando l’assenza oltre il limite temporale di 3 (tre) settimane, potrà comunque disporre lecitamente, sempre che sia necessario e mediante personale appositamente incaricato (ad es., l’Amministratore del Sistema oppure, se presente, un Incaricato aziendale per la protezione dei dati), l’attivazione di un analogo accorgimento, avvertendo precedentemente l’Interessato. In previsione della possibilità che, in caso di ferie, assenza improvvisa ovvero prolungata, in caso di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica, il lavoratore verrà messo in grado di delegare (Allegato B) un altro lavoratore fiduciario, preferibilmente operante nel medesimo settore del delegante, a verificare il contenuto di messaggi e a inoltrare al Titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Di tale attività verrà redatto a cura del Titolare del trattamento un apposito verbale e il lavoratore interessato verrà prontamente informato dell’accaduto alla prima occasione utile. La delega perderà automaticamente la sua efficacia al rientro del dipendente. 3.4.2
CONTINUITÀ NELL’USO DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA IN CASO DI FERIE DEL
LAVORATOREDELEGATO.
In caso di ferie, qualora il periodo di assenza del lavoratore coincida in tutto o in parte con quello del delegato di cui al precedente paragrafo, il dipendente dovrà nominare (Allegato C) un altro collega 15 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 fiduciario a conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica e ad inoltrare al Titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Di tale attività verrà redatto a cura del Titolare del trattamento un apposito verbale e il lavoratore interessato verrà prontamente informato dell’accaduto alla prima occasione utile. La delega perderà automaticamente la sua efficacia al rientro del dipendente. 3.5 USODELLARETEINTERNETEDEIRELATIVISERVIZI.
La rete Internet è ormai divenuta uno strumento operativo di comunicazione imprescindibile e il personal computer abilitato alla navigazione costituisce a tutti gli effetti uno strumento aziendale necessario allo svolgimento dell’attività lavorativa. Un suo utilizzo indiscriminato, però, può rendere la Società vulnerabile sotto il profilo della sicurezza. Alla luce di ciò, la Società, anche per limitare il più possibile i controlli, ha adottato alcune misure ritenute opportune per proteggere i propri sistemi elettronici dall’eventuale utilizzo non accorto della navigazione su Internet da parte dei lavoratori. In particolar modo, ha: 
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individuato le categorie di siti considerate non correlate con la prestazione lavorativa; impedito la navigazione su detti siti attraverso l’utilizzo di un sistema di filtri sulla navigazione e sulle attività ritenute potenzialmente dannose (ad es., download e/o upload di file o software aventi particolari caratteristiche, per dimensione o per tipologia di dato); predisposto nel tempo la conservazione dei dati strettamente limitati al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di sicurezza. L’utente è direttamente responsabile dell’uso del servizio di accesso ad Internet, dei contenuti che vi ricerca, dei siti che contatta, delle informazioni che vi immette e, più in generale, delle modalità con cui opera. Il prelievo (download) di immagini, di file audio o musicali, di file video e in ogni caso di grandi quantità di dati in grado di degradare le prestazioni offerte dal servizio agli altri lavoratori non è in alcun modo consentito. All’utente, pertanto, non è concesso di:  servirsi o dar modo ad altri di servirsi della stazione di accesso ad Internet per attività non istituzionali, per attività poste in essere in violazione del diritto d’autore o altri diritti tutelati dalle norme vigenti;  utilizzare sistemi Peer to Peer (P2P), di file sharing, podcasting, web casting, torrent, cyberlocker o similari senza previa autorizzazione scritta del Responsabile del settore IT;  scaricare da Internet qualsiasi tipo di software; eventuali necessità devono essere appositamente richieste per iscritto al Responsabile del settore IT;  utilizzare Internet Provider diversi da quello ufficiale predisposto dalla Società e connettere la propria stazione di lavoro aziendale alle reti di tali Provider con sistemi di connessione diversi 16 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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da quello centralizzato (ad es., attraverso modem, internet key, ecc.); eventuali necessità devono essere appositamente richieste per iscritto al Responsabile del settore IT; usare la rete in modo difforme da quanto previsto dalla presente Policy e dalle leggi penali, civili e amministrative in materia di disciplina dell’attività e dei servizi svolti sulla rete Internet. La Società si riserva comunque il diritto di memorizzare in appositi registri automatizzati (log file) i link delle pagine accedute attraverso la rete Internet, nelle forme e secondo le modalità esplicitate di seguito nella presente Policy. 3.6 PROTEZIONEANTIVIRUS.
Ogni lavoratore deve tenere comportamenti atti alla cooperazione fattiva con la Società per ridurre al minimo il rischio di attacchi ai sistemi informatici aziendali attraverso software malevolo (ad es., worm, virus, trojan, ecc.) e, più in generale, attraverso l’azione di programmi di cui all’art. 615‐
quinquies del codice penale, aventi per scopo o per effetto il danneggiamento di un sistema informatico o telematico, dei dati o dei programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, ovvero l’interruzione totale o parziale, o l’alterazione del suo funzionamento. Ogni utente, pertanto, è tenuto a:  controllare la presenza e il regolare funzionamento del software antivirus installato;  segnalare prontamente al Responsabile del settore IT e/o all’Amministratore del Sistema il caso in cui il software antivirus non riesca automaticamente ad eliminare la minaccia dai sistemi aziendali;  verificare con il software antivirus, prima dell’apertura di qualsiasi file, ogni dispositivo (ad es., chiavette USB, DVD, CD, hard disk esterni, ecc.) proveniente dall’esterno della nostra struttura e il cui utilizzo sia stato anteriormente autorizzato dal Responsabile del settore IT. La Società si riserva il diritto di installare su ogni postazione di lavoro elettronica i programmi che impediscano l’installazione e la diffusione di software potenzialmente dannoso per la sicurezza della rete aziendale. La rimozione arbitraria di detti programmi è assolutamente vietata. 3.7 UTILIZZODIAPPARATIPERLATELEFONIAMOBILE.
Ogni lavoratore che sia assegnatario di un telefono cellulare ovvero di qualsiasi dispositivo per la telefonia mobile, ivi comprese anche le sole schede SIM, ha l’obbligo di utilizzare detti strumenti esclusivamente per scopi intimamente connessi all’attività lavorativa e alle motivazioni che hanno spinto la Società a questa specifica dotazione. Al fine di evitare qualsivoglia accesso e utilizzo indesiderato o illecito, è fatto obbligo che ciascun dispositivo venga protetto dal suo utilizzatore quantomeno attraverso un codice PIN ovvero una parola chiave (password) che, nei limiti di quanto tecnicamente possibile, dovrà seguire le regole dettate in precedenza all’interno del paragrafo denominato “3.2 Gestione delle password”. 17 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 Al momento della restituzione, l’utilizzatore ha l’obbligo di cancellare qualsiasi informazione registrata all’interno del dispositivo, ivi compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nomi e cognomi, numeri di telefono, messaggi, fotografie, video e quant’altro sia conservato al suo interno. È fatto obbligo che ciascun dispositivo venga custodito con estrema diligenza. In caso di furto o smarrimento, l’utente assegnatario del dispositivo ha l’obbligo d’informare tempestivamente il proprio diretto Responsabile e il Responsabile del settore IT, nonché di denunciare tempestivamente l’accaduto alle Forze dell’Ordine, fornendo alla Società la copia dell’atto di denuncia. 3.8 MONITORAGGIOECONTROLLI.
La Società ha l’obbligo di salvaguardare la funzionalità e il corretto impiego degli strumenti informatici da parte dei lavoratori dal punto di vista produttivo, dell’organizzazione e della sicurezza, al fine di assicurare la disponibilità e l’integrità dei sistemi informativi e dei dati, anche per prevenire utilizzi indebiti che possano essere fonte di responsabilità. Per far ciò, la Società si avvale di sistemi informatici di controllo volti a verificare il corretto funzionamento ed utilizzo degli strumenti elettronici. La Società, pertanto, si riserva il diritto di controllare, anche in maniera occasionale e/o discontinua il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro, implementando, però, ogni misura tecnologica volta a minimizzare il più possibile l’uso di dati identificativi dei lavoratori, nei modi e nei limiti esplicitati di seguito e nel successivo paragrafo denominato “Graduazione dei controlli”. In nessun caso tali controlli verranno impiegati per un monitoraggio dell’efficienza dell’attività lavorativa del singolo individuo come prescritto dall’art. 4 Statuto dei lavoratori. Le attività sull’uso del servizio di accesso ad Internet vengono automaticamente registrate in forma elettronica attraverso i c.d. “log di sistema”. Questi sistemi software sono programmati e configurati in modo da cancellare periodicamente e automaticamente, attraverso procedure di sovraregistrazione dei log file, i dati personali relativi agli accessi ad Internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia più necessaria. Questi dati, comunque, saranno conservati per un periodo non superiore a 3 (tre) mesi. In assenza di particolari e ulteriori esigenze tecniche o di sicurezza, quindi, la conservazione temporanea dei dati relativi all’uso degli strumenti elettronici sarà possibile solo in relazione:  ad esigenze tecniche o di sicurezza del tutto particolari;  all’indispensabilità del dato rispetto all’esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria;  all’obbligo di custodire o consegnare i dati per ottemperare ad una specifica richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria. In questi casi il trattamento dei dati personali sarà limitato alle sole informazioni indispensabili per perseguire dette finalità e sarà effettuato con logiche e forme di organizzazione strettamente correlate agli obblighi, compiti e finalità precedentemente esplicitati. 18 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 Ai sensi del Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema” del 27 novembre 2008 e sue successive integrazioni e modificazioni, la Società rende noto che l’elenco aggiornato contenente il nominativo dei soggetti qualificati come “Amministratore del Sistema” è disponibile all’interno del Documento Programmatico per la Sicurezza (DPS) aziendale. Ogni lavoratore potrà far valere i propri diritti sanciti dall’art. 7 del Codice Privacy, rivolgendo una specifica richiesta scritta al Titolare del trattamento. 3.8.1
MONITORAGGIOECONTROLLODELLEATTIVITÀDEGLIAMMINISTRATORIDELSISTEMA.
Per quanto attiene le postazioni di lavoro informatiche dei dipendenti designati come Amministratore del Sistema, oltre a tutto quanto finora evidenziato, anche in questo caso saranno adottati idonei sistemi di registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici. Le registrazioni (access log) avranno le caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità in ragione dello scopo di controllo per cui sono richieste e ricomprenderanno, inoltre, i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate per un periodo che sia congruo, comunque non inferiore a 6 (sei) mesi, come per legge. Occorre infine rendere noto che, ai fini dell’assolvimento dell’obbligo di registrazione degli accessi logici da parte degli Amministratori del Sistema, saranno registrati anche gli accessi da questi effettuati sui client, intesi come “postazioni di lavoro informatizzate”, e non solo sui server. Ogni lavoratore qualificato come Amministratore del Sistema potrà far valere i propri diritti sanciti dall’art. 7 del Codice Privacy, rivolgendo una specifica richiesta scritta al Titolare del trattamento. 3.8.2
GRADUAZIONEDEICONTROLLI.
Nel caso si renda necessario effettuare dei controlli sull’uso degli strumenti elettronici, saranno rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza degli stessi, onde evitare un’interferenza ingiustificata sui diritti e sulle libertà fondamentali dei lavoratori, come pure dei soggetti esterni che ricevono o inviano comunicazioni elettroniche. Nel caso in cui un evento dannoso o una situazione di pericolo non sia stato impedito con preventivi accorgimenti tecnici, la Società, pertanto, metterà in atto le opportune misure tecniche e tecnologiche volte alla verifica dei comportamenti anomali secondo la seguente procedura: 19 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 
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sarà preferito, per quanto possibile, un controllo preliminare su dati aggregati e anonimi, riferiti all’intera struttura lavorativa o a sue specifiche aree; il controllo anonimo si concluderà con un avviso generalizzato relativo al rilevato utilizzo anomalo degli strumenti aziendali e con l’invito ad attenersi scrupolosamente ai compiti assegnati e alle istruzioni impartite attraverso la presente Policy e le ulteriori normative aziendali interne. L’avviso potrà anche essere circoscritto a dipendenti afferenti all’area o settore in cui è stata rilevata l’anomalia; in caso del perdurare delle anomalie, sarà ritenuto giustificato porre in essere gli opportuni controlli su base individuale, che, ad ogni modo, non potranno essere prolungati oltre il tempo ragionevole per lo svolgimento dell’accertamento, ovvero essere costanti e indiscriminati. 3.9 NONOSSERVANZADELLANORMATIVAAZIENDALE.
È fatto obbligo a tutti gli utenti di osservare le disposizioni portate a conoscenza con la presente Policy. Il mancato rispetto o la violazione delle regole sopra ricordate è perseguibile nei confronti del personale dipendente con i provvedimenti disciplinari previsti dal vigente CCNL, nonché con le azioni civili e penali consentite. 20 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 ALLEGATO A. DA FIRMARE E RICONSEGNARE ALL’UFFICIO PERSONALE Il sottoscritto ______________________________________________________________________ dichiara di aver ricevuto in data ________________________ la “Policy sull’utilizzo delle attrezzature informatiche, della posta elettronica aziendale e Internet” per la Dayco Europe Srl e di averne preso visone. In fede, _____________________________ COGNOME NOME 21 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 ALLEGATO B. DELEGA AI SENSI DELLA DELIBERA DEL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI N. 13 DEL 1° MARZO 2007 Per assenze non programmate Il dipendente Sig./Sig.ra __________________, nato/a a ____________, il ______________, C.F. __________________, C.I. n. _____________________, rilasciata da _________________, PREMESSO CHE ‐ il dipendente riconosce e accetta che il proprio indirizzo di posta elettronica aziendale _____________________ deve essere utilizzato solo per fini lavorativi; ‐ il dipendente è consapevole che, in caso di assenza non programmata, si rende necessario controllare detto indirizzo al fine di garantire continuità nello svolgimento dell’attività lavorativa e che, pertanto, allo scopo con la presente DELEGA il/la Sig./Sig.ra ___________________ , che accetta e sottoscrive per conoscenza la presente, a verificare il contenuto dei messaggi di posta elettronica di cui all’indirizzo indicato in premessa e ad inoltrare al Titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Luogo, data In fede Per accettazione e conoscenza ________________________ _____________________________ 22 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 ALLEGATO C. DELEGA AI SENSI DELLA DELIBERA DEL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI N. 13 DEL 1° MARZO 2007 Per Ferie Il dipendente Sig./Sig.ra ________________________, nato/a a ____________, il ______________, C.F. _____________________, C.I. n. _________________________, rilasciata da _________________________________, PREMESSO CHE 1.
il dipendente riconosce e accetta che l’indirizzo di posta elettronica aziendale ___________________________ deve essere utilizzato solo a fini lavorativi; 2.
il dipendente è consapevole che, in caso di assenza prolungata, si rende necessario controllare detto indirizzo al fine di garantire continuità nello svolgimento dell’attività lavorativa; 3.
il dipendente sarà assente da lavoro per ferie dal ________ al ___________; 4.
il dipendente ha delegato in data ____________ ai sensi e per gli effetti di cui alla delibera in epigrafe il/la Sig./Sig.ra ________________________________________, 5.
il/la Sig./Sig.ra ______________________________ sarà assente nel periodo di cui al punto 3. DELEGA il/la Sig./Sig.ra ______________________________, che accetta e sottoscrive per conoscenza la presente, a verificare il contenuto dei messaggi di posta elettronica, di cui all’indirizzo indicato in premessa, e ad inoltrare al Titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa per il periodo di cui alla premessa n. 3, fermo restando che, in ogni caso, la presenta delega perderà efficacia al rientro del delegante. Luogo, data In fede Per accettazione e conoscenza ________________________ _____________________________ 23 USO INTERNO Dayco Europe S.r.l.
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Maggio 2013 ALLEGATO D. ELENCO DEI CUSTUDI DELLE PASSWORD Sito produttivo / Location Custode delle Password
Ivrea & Burolo Andrea Avataneo Chieti (tutti i siti) Gabriele Stante 24