Regolamento per la gestione dei progetti finanziati
Transcript
Regolamento per la gestione dei progetti finanziati
AZIENDA ULSS 16 DI PADOVA Struttura Complessa Interaziendale Marketing e Sviluppo Regolamento per la gestione dei Progetti finanziati con fondi a specifica destinazione e per il reclutamento delle risorse umane a contratto Deliberazione del Direttore Generale n. 575 del 10/7/2009 INDICE Pag. TITOLO I DEFINIZIONI GENERALI Art. 1.1 Oggetto 4 Art. 1.2 Definizione di progetto 4 Art. 1.3 Classificazione dei progetti 4 Art. 1.4 Enti coinvolti nella realizzazione del progetto 5 Art. 1.5 Strutture interne coinvolte nel processo di gestione del progetto 5 Art. 1.6 Il Responsabile di Progetto 6 Art. 1.7 Tipologie di spesa 6 Art. 1.8 Tipologia dei principali progetti finanziati con fondi a specifica destinazione 7 Art. 1.8.1 Progetti europei 7 Art. 1.8.2 Progetti di cooperazione internazionale 8 Art. 1.8.3 Progetti di ricerca sanitaria finalizzata nazionale 8 Art. 1.8.4 Progetti di ricerca sanitaria finalizzata regionale 9 Art. 1.8.5 Progetti di sperimentazione clinica 9 Art. 1.8.6 Progetti clinico – assistenziali e/o di ricerca 11 Art. 1.8.7 Progetti di formazione 11 Art. 1.8.8 Altri progetti e finanziamenti nazionali 11 Art. 1.8.9 Altri progetti e finanziamenti regionali 12 Art. 1.8.9.1 Centri Regionali 12 TITOLO II LA GESTIONE PROGETTUALE Art. 2.1 Fasi di gestione 13 Art. 2.1.1 Fase di predisposizione del progetto 13 Art. 2.1.2 Fase di validazione del progetto e acquisizione del relativo finanziamento 13 Art. 2.1.3 Fase di realizzazione del progetto 14 Art. 2.1.4 Fase di conclusione del progetto e di rendicontazione dello stesso 15 1 TITOLO III MODALITA’ DI ACQUISIZIONE DELLE RISORSE UMANE DI PROGETTO Art. 3.1 Richiesta del Responsabile di Progetto 16 Art. 3.2 Verifica compatibilità normativa ed economica 16 Art. 3.3 Predisposizione e pubblicazione dell’avviso per il conferimento dell’incarico 17 Art. 3.4 Raccolta delle domande 18 Art. 3.5 Commissione esaminatrice e valutazione delle candidature 18 Art. 3.6 Approvazione dell’incarico 19 Art. 3.7 Pubblicazione sul sito web 19 Art 3.8 Comunicazioni interne ed esterne 20 Art. 3.9 Verifica attività e liquidazione compenso 20 Art. 3.10 Dimissioni 20 Art. 3.11 Attestazioni 20 Art. 3.12 Estensioni ed esclusioni 20 Art. 3.13 Raccolta, elaborazione e comunicazione dati 21 Art. 3.14 Norma transitoria 22 Art. 3.15 Normativa di riferimento 22 TITOLO IV MODALITA’ DI ACQUISIZIONE DELLE RISORSE STRUMENTALI DI PROGETTO Art. 4.1 Delega 23 Art. 4.2 Richiesta del Responsabile di Progetto 23 Art. 4.3 Verifica disponibilità fondi 24 Art. 4.4 Verifica Consip 24 Art. 4.5 Ricerca di mercato 24 Art. 4.6 Valutazione tecnico-economica 25 Art. 4.7 Aggiudicazione fornitura 25 Art. 4.8 Consegna merce, eventuale inventariazione e/o collaudo e liquidazione fattura 25 2 TITOLO V MODALITA’ DI RIMBORSO SPESE PER LA PARTECIPAZIONE AD EVENTI DI INTERESSE PER IL PROGETTO Art. 5.1 Campo di applicazione 26 Art. 5.2 Verifica della disponibilità economica e approvazione della partecipazione 26 Art. 5.3 Modalità di effettuazione delle spese 26 Art. 5.4 Ricorso all’agenzia viaggi 27 Art. 5.5 Rimborso diretto delle spese al partecipante 27 TITOLO VI NORME FINALI Art. 6.1 Entrata in vigore 29 Art. 6.2 Revisione 29 3 TITOLO I DEFINIZIONI GENERALI Art. 1.1 Oggetto Il presente regolamento si propone di disciplinare, nell’ambito dell’Azienda ULSS 16 di Padova, le modalità di gestione amministrativa e contabile dei progetti dotati di specifico finanziamento al fine di fornire a tutti i soggetti coinvolti uno strumento utile per la realizzazione degli stessi. Art. 1.2 Definizione di progetto Il progetto consiste in un insieme di azioni finalizzate al raggiungimento di un obiettivo per il quale è necessario definire delle specifiche attività correlate tra loro, da realizzare in tempi prestabiliti, utilizzando risorse umane, strumentali e tecniche dedicate ed un budget predeterminato. Art. 1.3 Classificazione dei progetti I progetti possono essere classificati: - in base agli obiettivi in: 1) progetti di ricerca 2) progetti di sanità pubblica o a valenza sociale 3) progetti clinico-assistenziali 4) progetti di formazione 5) progetti di sperimentazione clinica - in base alla provenienza delle risorse finanziarie assegnate in: 1) progetti con finanziamenti pubblici 2) progetti con finanziamenti privati 3) progetti con finanziamenti misti pubblico-privato 4 Art. 1.4 Enti coinvolti nella realizzazione del progetto Nell’ambito della realizzazione di un progetto possono essere individuati i seguenti soggetti: - Ente finanziatore ed eventuale Ente cofinanziatore che stanziano il fondo e lo erogano all’Ente/i attuatore/i direttamente o per il tramite di un Ente intermedio (Ente erogatore) che svolge una funzione di coordinamento; - Ente che riceve il finanziamento e l’eventuale cofinanziamento dagli Enti di cui al punto precedente e lo utilizza direttamente per la realizzazione del progetto o, nel caso in cui svolga la funzione di Capofila/Coordinatore nei confronti di altri Enti partecipanti (Unità Operative/Partner), provvede a trasferirlo in quota parte agli stessi. Art. 1.5 Strutture interne coinvolte nel processo di gestione del progetto Nel processo di gestione del progetto di norma sono coinvolte le seguenti strutture aziendali: − la Direzione Strategica che valuta e valida il progetto anche ai fini dell’attivazione delle procedure per l’acquisizione del relativo finanziamento; − l’Unità Operativa nell’ambito della quale viene elaborato e realizzato il progetto ed alla quale solitamente appartiene il responsabile dello stesso come descritto nel successivo art. 1.6; − la Struttura Marketing e Sviluppo che cura la gestione amministrativa e contabile del progetto e funge da supporto al Responsabile di Progetto e da interfaccia tra lo stesso e le altre Strutture coinvolte nella gestione; − il Dipartimento Economico Patrimoniale che si occupa delle registrazioni contabili delle entrate e delle uscite relative a ciascun progetto e dei relativi aspetti fiscali e fornisce i documenti contabili richiesti in fase di rendiconto e di eventuali verifiche esterne; − la Struttura Formazione e Progetti Internazionali che cura la parte tecnico-scientifica dei progetti Europei e di Cooperazione Internazionale come precisato nei successivi articoli 1.8.1 e 1.8.2; − il Dipartimento del Personale che provvede al pagamento, se spettante, al personale dipendente ed universitario convenzionato partecipante al progetto delle prestazioni effettuate nell’ambito dello stesso al di fuori dell’orario di servizio e degli eventuali rimborsi spese e che fornisce inoltre i dati relativi al costo del personale dipendente coinvolto, sia in fase di elaborazione che di rendicontazione del progetto; 5 − il Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi che provvede all’acquisizione delle risorse materiali e strumentali necessarie per la realizzazione del progetto al di sopra della soglia indicata al successivo art. 4.1 per la quale è delegata la Struttura Marketing e Sviluppo; − il Dipartimento di Area Tecnica con particolare riferimento all’Ingegneria Clinica ed il Dipartimento Information Technology i quali forniscono, per le materie di rispettiva competenza, un parere tecnico preventivo nel caso di acquisizione di beni inventariabili. Art. 1.6 Il Responsabile di Progetto Al Responsabile di Progetto spetta l’elaborazione, la pianificazione, l’organizzazione, la realizzazione e la valutazione dei risultati del progetto stesso. In particolare, le principali attività che gli competono sono le seguenti: - ideare od elaborare l’ipotesi progettuale; - predisporre la pianificazione e la programmazione di dettaglio; - tenere i rapporti con le Unità Operative interne ed esterne; - monitorare gli stati di avanzamento del progetto ed intraprendere eventuali azioni correttive (ad esempio richiedere variazioni del piano di spesa o proroghe del termine naturale del progetto); - predisporre le relazioni scientifiche intermedie e finali. Per le predette attività il Responsabile di Progetto si avvale della collaborazione della Struttura Marketing e Sviluppo e relativamente ai progetti di cui agli artt. 1.8.1 e 1.8.2 della Struttura Formazione e Progetti Internazionali. Art. 1.7 Tipologie di spesa In ciascun progetto è possibile individuare le seguenti tipologie di spesa: − personale − beni e servizi − partecipazione ed organizzazione di congressi, seminari ed eventi. In aggiunta alle predette tipologie possono essere previsti trasferimenti di risorse di progetto ad altri Enti per la realizzazione degli obiettivi previsti dallo stesso (ad esempio trasferimenti all’Università degli Studi di Padova per il finanziamento di borse di studio per dottorato di ricerca o di assegni di ricerca); tali trasferimenti potranno essere effettuati, se previsti in fase 6 di progettazione, mediante un accordo tra gli Enti interessati che disciplini modalità, contenuti ed obiettivi della collaborazione. Art. 1.8 Tipologia dei principali progetti finanziati con fondi a specifica destinazione Le principali tipologie di progetti dotati di uno specifico finanziamento riconducibili alle categorie definite nel precedente articolo 1.3 sono le seguenti: - progetti europei - progetti di cooperazione internazionale - progetti di ricerca sanitaria finalizzata nazionale - progetti di ricerca sanitaria finalizzata regionale - progetti di sperimentazione clinica - progetti clinico-assistenziali e/o di ricerca - progetti di formazione - Altri progetti e finanziamenti nazionali - Altri progetti e finanziamenti regionali Art. 1.8.1 Progetti europei In questa categoria rientrano tutti i progetti di ogni ordine e grado finanziati dalla Commissione Europea e/o promossi dalla Regione del Veneto o da altri Enti (nell’ambito sanitario e sociale finanziati dall’Unione Europea). Trattasi di progetti (multipartner) presentati e realizzati da “consorzi” formati da partecipanti appartenenti a diversi Stati membri, nell’ambito dei quali viene indicato un Coordinatore con il compito di fungere da interfaccia fra la Commissione Europea e gli altri partecipanti al progetto per gli aspetti tecnico-scientifici e finanziari. L’avvio del progetto avviene dopo la stipula di un contratto con la Commissione Europea che stabilisce gli obblighi di tutti i partecipanti e le disposizioni in materia di monitoraggio scientifico, tecnologico e finanziario del progetto, di aggiornamento degli obiettivi e delle regole per la diffusione e l’uso delle conoscenze acquisite nello sviluppo dello stesso, di pagamento del contributo finanziario della Commissione e degli eventuali cambiamenti nella configurazione del “consorzio”. 7 La gestione tecnico-scientifica che comprende l’identificazione dei progetti europei, l’elaborazione e stesura dei progetti, la presentazione della domanda di finanziamento, la predisposizione dei documenti richiesti in fase di negoziazione ed approvazione del progetto, la presentazione delle relazioni periodiche, i contatti con i coordinatori e/o responsabili scientifici e i partner di progetto nonché i rapporti con le istituzioni quali la Regione del Veneto, la Commissione Europea ed eventuali altri soggetti coinvolti, è affidata alla Struttura Formazione e Progetti Internazionali, mentre la gestione amministrativa e contabile dei progetti stessi è di competenza della Struttura Marketing e Sviluppo. Art. 1.8.2 Progetti di cooperazione internazionale Questi progetti rientrano nell’ambito delle iniziative governative e della Regione del Veneto disciplinate da apposite leggi e regolamenti in materia di cooperazione allo sviluppo. Si tratta di progetti promossi da agenzie multilaterali (ONU, Commissione Europea, etc.) da agenzie bilaterali governative (Cooperazione Italiana- Ministero degli Affari Esteri ed altre), dalla Regione del Veneto, da organizzazioni non governative (ONG), anche attraverso forme di collaborazione fra gli enti sopra citati. Tali progetti sono finalizzati alla realizzazione di iniziative di ricerca, di formazione sanitaria, di cooperazione decentrata e di aiuto umanitario nell’ambito della promozione della salute globale. Come definito per l’articolo 1.8.1, la parte tecnico-scientifica di tali progetti è affidata alla Struttura Formazione e Progetti Internazionali, mentre la gestione amministrativa e contabile degli stessi è affidata alla Struttura Marketing e Sviluppo. Art. 1.8.3 Progetti di ricerca sanitaria finalizzata nazionale L’art.12 del Decreto Legislativo 502/92 e successive modifiche ed integrazioni, stabilisce che una parte pari all’1% del Fondo Sanitario Nazionale, venga destinata al finanziamento di programmi di ricerca sanitaria finalizzata. Tali programmi devono rispondere al fabbisogno conoscitivo ed operativo del Servizio Sanitario Nazionale ed ai suoi obiettivi di salute prevedendo il concretizzarsi di progetti di ricerca i cui risultati possono essere trasferiti all’intero sistema al fine di migliorare l’efficacia, la qualità e l’appropriatezza del servizio. 8 I progetti sopra citati vengono presentati a seguito di bando annuale al Ministero della Salute, tramite la Regione del Veneto quale destinatario istituzionale che assume la veste di “ente finanziatore indiretto” e di “responsabile amministrativo” degli stessi. La gestione del progetto viene affidata dalla Regione del Veneto, con apposita convenzione, all’Azienda Ulss 16 di Padova, quando agisce in qualità di Capofila o da altro Ente Capofila qualora l’Azienda Ulss 16 di Padova agisca in qualità di Unità Operativa/Partner. I rapporti fra gli enti partecipanti al progetto vengono regolati da appositi atti convenzionali. Art. 1.8.4 Progetti di ricerca sanitaria finalizzata regionale Secondo quanto previsto dall’art. 15 della L.R. n.5 del 09.02.01, la Regione Veneto annualmente promuove progetti di Ricerca Sanitaria Finalizzata regionale presso gli operatori del sistema socio sanitario veneto, pubblici e privati, tramite le Aziende Ulss ed Ospedaliere. Le aree di ricerca finanziate dalle Regione sono generalmente allineate con quelle finanziate dal Ministero della Salute attraverso la Ricerca Sanitaria prevista dall’art. 12 del Decreto Legislativo 502/92 e successive modifiche ed integrazioni, con gli obiettivi strategici del Piano Sanitario Nazionale e con i temi previsti dalla Commissione Europea. Le tematiche di ricerca attinenti alle esigenze della programmazione regionale possono riguardare l’area di ricerca finalizzata biomedica (lotta contro le principali malattie e biotecnologie per la salute) e l’area di ricerca finalizzata di sanità pubblica (ricerca sui servizi socio-sanitari). Vengono inoltre presi in particolare considerazione progetti cofinanziati da partner privati e progetti coordinati ed integrati coinvolgenti più gruppi di lavoro e più soggetti proponenti. In questa tipologia di progetti non sono ammesse spese per la gestione amministrativocontabile della ricerca né per l’organizzazione di congressi, ma solo per la partecipazione agli stessi, che deve avvenire entro il termine di scadenza del progetto. Art. 1.8.5 Progetti di sperimentazione clinica Un progetto di sperimentazione clinica è uno studio sperimentale, svolto sulla base di uno specifico protocollo preventivamente predisposto che definisce gli scopi e i metodi della ricerca, i criteri di impiego dei farmaci e le modalità di coinvolgimento dei soggetti sperimentali, nonché le garanzie predisposte per la loro tutela. 9 I progetti di sperimentazione clinica possono essere distinti a loro volta fra progetti di sperimentazione sponsorizzati e progetti di sperimentazione spontanei. I progetti di sperimentazione sponsorizzati sono studi clinici sperimentali promossi e finanziati da una ditta farmaceutica, un’istituzione o un’organizzazione (ad es. l’Agenzia Italiana del Farmaco (AIFA) che finanzia progetti di ricerca indipendente sui farmaci), sotto la propria responsabilità (sponsor). I progetti di sperimentazione spontanea sono studi sperimentali promossi e normalmente finanziati dall’Azienda Ulss 16; in taluni casi i costi sono coperti mediante il sostegno economico parziale di un ente o azienda esterna interessata ai risultati dello studio stesso. Prima di essere attivato un progetto di sperimentazione clinica deve essere approvato dal Comitato Etico indipendente costituito nell’ambito dell’Azienda Ulss 16 di Padova ai sensi della normativa vigente in materia. Il parere del Comitato Etico è obbligatorio e vincolante. L’attività del Comitato Etico è disciplinata da uno specifico Regolamento approvato dal Comitato stesso al quale si fa rinvio. Il responsabile del progetto di sperimentazione clinica è un medico dipendente dell’Azienda Ulss 16 o che agisce nell’ambito di una convenzione con la stessa. Tale soggetto deve essere qualificato per istruzione, formazione ed esperienza ad assumersi le responsabilità di un’adeguata conduzione dello studio e deve soddisfare tutti i requisiti specificati dalle disposizioni normative vigenti in materia. Fra gli sperimentatori e gli sponsor non possono intercorrere rapporti diretti di tipo economico, ma solo rapporti di natura tecnico-scientifica. In caso di cessazione dal servizio del responsabile della sperimentazione è necessario che venga individuato un nuovo responsabile. In mancanza di tale individuazione la responsabilità del progetto sarà assunta dal Direttore dell’Unità Operativa nell’ambito della quale lo studio è svolto. Il compenso orario per il personale dipendente o universitario convenzionato che partecipa alla sperimentazione non può essere superiore agli importi massimi previsti dal successivo articolo 2.1.3. Il Responsabile della sperimentazione, al momento della presentazione dello studio al Comitato Etico, deve dichiarare se l’équipe partecipante intende rinunciare ai compensi previsti per lo studio. In caso di rinuncia le relative somme confluiranno in un apposito fondo di Unità Operativa la cui responsabilità è affidata al Direttore della stessa. 10 Tale fondo potrà essere utilizzato per finanziare l’acquisto di piccole attrezzature, di libri e di altri beni e servizi, corsi di formazione e spese di viaggio a favore del personale dipendente o universitario convenzionato appartenente all’Unità Operativa. Per quanto non previsto nel presente articolo si fa riferimento alle specifiche normative e regolamentazioni aziendali vigenti in materia. Art. 1.8.6 Progetti clinico-assistenziali e/o di ricerca Tali progetti finanziati, di norma, con fondi privati hanno come specifico obiettivo il miglioramento dell’attività clinico-assistenziale e/o lo sviluppo delle attività di ricerca nell’ambito specifico dell’Unità Operativa dove vengono realizzati. Art. 1.8.7 Progetti di formazione In questa categoria rientrano corsi, convegni e congressi organizzati dall’Azienda Ulss 16 rivolti prevalentemente ad esterni e finanziati con le quote di iscrizione e/o con sponsorizzazioni. In tali casi, la Struttura Formazione e Progetti Internazionali fornisce al Responsabile di Progetto il supporto tecnico per l’organizzazione e l’eventuale accreditamento dell’evento, mentre la Struttura Marketing e Sviluppo si occupa della gestione amministrativa e contabile dello stesso. Art. 1.8.8 Altri progetti e finanziamenti nazionali I progetti di questa categoria sono quelli per i quali i finanziamenti sono erogati dai seguenti Enti: - Ministero dell’Istruzione dell’Università e della Ricerca che, in coerenza con l’art. 104 della legge 23.12.00 n. 388, interviene a sostegno di progetti di ricerca di base di alto contenuto scientifico e tecnico; - Istituto Superiore di Sanità che promuove programmi di studio e di ricerca finalizzati alla promozione e tutela della salute pubblica, come i programmi nazionale di ricerca sull’AIDS, le campagne di formazione/informazione per la tutela della salute nelle attività sportive e di prevenzione del doping, la valutazione del rapporto beneficio/rischio dei farmaci in pediatria. 11 Art. 1.8.9 Altri progetti e finanziamenti regionali Nell’ambito della programmazione regionale vengono annualmente assegnati finanziamenti per consentire la progettazione e realizzazione di interventi in ambito sanitario e sociale quali: - programmi di miglioramento della sorveglianza e controllo di particolari patologie; - programmi di educazione alla salute; - iniziative sanitarie in materia di immigrazione; - iniziative legate allo sviluppo e promozione dei programmi di screening; - iniziative finalizzate alla prevenzione e recupero delle tossicodipendenze e dell’alcooldipendenza correlata; - Centri Regionali Art. 1.8.9.1 Centri Regionali I Centri Regionali attivi presso l’Azienda Ulss 16 di Padova secondo quanto stabilito dalla D.G.R.V. n. 4532 del 28.12.2007 possono essere classificati in coordinamenti regionali, programmi regionali, registri e centri specializzati. Il finanziamento regionale per i Centri Regionali, disciplinato dal D.G.R.V. n. 4042 del 19.12.2003, è erogato, di norma con periodicità annuale, come stabilito nelle rispettive delibere regionali di istituzione e nelle relative convenzioni, all’Azienda Sanitaria presso la quale ha sede il Centro. Alla fine di ciascun anno il Responsabile del Centro predispone un programma dell’attività scientifica prevista per l’anno successivo ed il relativo piano di spesa e una relazione scientifica sull’attività svolta nell’anno appena trascorso. Tale documentazione viene trasmessa alla Struttura Marketing e Sviluppo, la quale provvede alla stesura del rendiconto analitico delle spese sostenute e alla successiva trasmissione alla Direzione Regionale Competente. Le spese che il Responsabile del Centro può inserire nel piano annuale devono servire esclusivamente al funzionamento del Centro ed al sostegno delle attività svolte dallo stesso; in particolare le spese relative all’organizzazione di incontri di lavoro sono ammesse nei limiti del vigente regolamento per la gestione delle spese di rappresentanza. 12 TITOLO II LA GESTIONE PROGETTUALE Art. 2.1 Fasi di gestione La gestione di un progetto si articola nelle seguenti fasi: - predisposizione del progetto; - validazione del progetto ed acquisizione del relativo finanziamento; - realizzazione del progetto; - conclusione del progetto e di rendicontazione dello stesso. Art. 2.1.1 Fase di predisposizione del progetto Il soggetto interessato all’elaborazione e realizzazione di un progetto, venuta a conoscenza di una determinata opportunità di finanziamento a livello europeo, ministeriale, regionale (attraverso bandi di gara “call”, bandi di concorso per la realizzazione di progetti di ricerca sanitaria finalizzata, ecc.) o da privato (Fondazioni, Associazioni, Aziende Farmaceutiche, ecc.) predispone il piano esecutivo fissando contenuti, obiettivi, modalità e tempi di esecuzione delle attività previste, Unità Operative coinvolte e risorse da acquisire, che viene poi trasmesso alla Direzione Strategica per la successiva valutazione. Gli eventuali trasferimenti di risorse ad altri Enti per la realizzazione degli obiettivi previsti dal progetto dovranno essere previsti in questa fase ed inseriti nel sopra citato piano esecutivo. Per i progetti europei e di cooperazione internazionale il piano esecutivo dovrà essere definito in collaborazione con la Struttura Formazione e Progetti Internazionali che provvederà anche alla gestione dei rapporti con la Direzione Strategica. Art. 2.1.2 Fase di validazione del progetto e acquisizione del relativo finanziamento La Direzione Strategica valuta l’opportunità di approvare il progetto proposto che, in caso di esito positivo, viene successivamente inoltrato allo specifico Ente finanziatore al fine di acquisire il relativo contributo. L’Ente finanziatore esaminata la proposta progettuale 13 provvede a trasmettere all’Azienda Ulss 16 apposita comunicazione in merito all’ammissione al finanziamento della stessa. Art. 2.1.3 Fase di realizzazione del progetto In questa fase, il Responsabile di Progetto, tenuto conto dei contenuti e delle finalità dello stesso, predispone e trasmette alla Struttura Marketing e Sviluppo un piano nell’ambito del quale individua i profili professionali necessari per la realizzazione delle attività previste dal progetto. Successivamente deve effettuare una verifica sulla possibilità di utilizzare eventuali risorse interne disponibili (dipendenti o universitari in convenzione), ad eccezione dei progetti in cui l’utilizzo di personale interno non è ammesso (ad es. le ricerche sanitarie finalizzate). Qualora venga individuato del personale interno disponibile a partecipare alla realizzazione del progetto, allo stesso saranno riconosciute le prestazioni aggiuntive effettuate per il progetto al di fuori dell’orario di servizio, secondo le necessità evidenziate dal Responsabile di Progetto, attraverso la corresponsione a carico del budget di progetto di un compenso orario lordo comprensivo degli oneri di legge che potrà raggiungere l’importo massimo di euro 38,00 per il personale del comparto e di euro 100,00 per il personale della dirigenza. Qualora invece il Responsabile di Progetto accerti che tali risorse non sono disponibili o sono comunque insufficienti rispetto alle necessità del progetto, richiede l’attivazione alla Struttura Marketing e Sviluppo delle procedure per l’acquisizione delle risorse esterne necessarie, secondo quanto previsto nel successivo Titolo III del presente regolamento. La Struttura Marketing e Sviluppo fornisce il supporto amministrativo e contabile al Responsabile di Progetto per la realizzazione delle attività previste dallo stesso ed in particolare: - provvede all’acquisizione delle risorse umane e strumentali richieste nel rispetto dei limiti finanziari e temporali previsti dal progetto; - prende atto delle richieste di variazione del piano di spesa ed attiva nei casi previsti le procedure per l’acquisizione delle necessarie autorizzazioni; - aggiorna il piano delle risorse umane e di progetto sulla base delle variazioni comunicate dal responsabile dello stesso; - effettua un costante monitoraggio finanziario finalizzato a garantire il rispetto dei vincoli di budget e di scadenza; 14 - liquida i documenti di spesa; - predispone i rendiconti contabili periodici e li trasmette, contestualmente alle relazioni scientifiche elaborate dal Responsabile di Progetto, all’Ente finanziatore o erogatore; - effettua le rilevazioni periodiche richieste da strutture interne o da Enti esterni; Art. 2.1.4 Fase di conclusione del progetto e di rendicontazione dello stesso Alla conclusione delle attività progettuali, la Struttura Marketing e Sviluppo, predispone il Rendiconto Contabile finale che provvede a trasmettere unitamente alla relazione scientifica conclusiva predisposta dal Responsabile di Progetto all’Ente finanziatore o erogatore. La Struttura Marketing e Sviluppo conserva agli atti tutta la documentazione amministrativocontabile relativa al progetto e la rende disponibile nel caso di verifiche o controlli. 15 TITOLO III MODALITA’ DI ACQUISIZIONE DELLE RISORSE UMANE DI PROGETTO Art. 3.1 Richiesta del Responsabile di Progetto Il Responsabile di Progetto, per l’acquisizione delle risorse umane esterne di progetto previste dal piano di cui al precedente art. 2.1.1, inoltra alla Struttura Marketing e Sviluppo, per ogni figura professionale necessaria, una specifica richiesta contenente i seguenti elementi: - il titolo del progetto; - l’attività da svolgere; - il profilo professionale e le eventuali ulteriori competenze e specializzazioni richieste; - l’attestazione in ordine alla mancanza di risorse interne in possesso delle specifiche capacità e conoscenze professionali necessarie per la realizzazione del progetto; - la tipologia di rapporto proposta (tempo determinato, incarico professionale, co.co.co. o borsa di studio); - la durata dell’incarico; - il compenso lordo omnicomprensivo previsto da determinarsi sulla base della professionalità e dell’impegno richiesti, in coerenza con i parametri fissati a livello aziendale o da norme contrattuali nel caso di incarichi a tempo determinato. In relazione alla tipologia di rapporto, si precisa che la borsa di studio può essere utilizzata solo nel caso in cui il progetto si sostanzia in un’attività di studio o ricerca. In tal caso, al termine dell’attività prevista, dovrà essere predisposta una relazione sul risultato dello studio, sottoscritta dal titolare della stessa e controfirmata dal Responsabile di Progetto. La mancata presentazione della relazione finale costituirà pregiudiziale in sede di eventuale richiesta di rinnovo della borsa di studio che comunque, non potrà avere una durata complessiva superiore ai limiti stabiliti nel successivo art. 3.2. Art. 3.2 Verifica compatibilità normativa ed economica La Struttura Marketing e Sviluppo verifica la compatibilità con la normativa vigente, la disponibilità dei fondi, la congruenza tra la durata del progetto e la durata dell’incarico (che, 16 compresi eventuali rinnovi, non potrà essere superiore ai 3 anni indipendentemente dalla tipologia di rapporto instaurato e dal tipo di progetto nell’ambito del quale si svolge l’attività), la corrispondenza del profilo professionale richiesto con quanto previsto nel piano delle risorse umane di progetto e la coerenza della tipologia di incarico proposta con l’attività da svolgere. Qualora tali verifiche si concludano positivamente, la predetta Struttura procede alla predisposizione ed alla pubblicazione di un apposito avviso, ad eccezione del caso in cui sia necessario conferire un incarico a tempo determinato per il quale provvede a richiedere al Dipartimento del Personale l’attivazione della relativa procedura. In caso contrario, provvede a comunicare al Responsabile di Progetto l’impossibilità di accogliere la richiesta formulata. Art. 3.3 Predisposizione e pubblicazione dell’avviso per il conferimento dell’incarico La Struttura Marketing e Sviluppo, al fine di acquisire più candidature tra le quali individuare la più idonea con riferimento agli obiettivi del Progetto, predispone un apposito avviso contenente i seguenti elementi: - la denominazione del progetto; - l’Unità Operativa di afferenza del progetto; - la tipologia e la durata dell’incarico; - la descrizione sintetica delle attività da svolgere; - la descrizione del profilo professionale ricercato e di ulteriori specifici requisiti (diploma di laurea fatte salve le eccezioni previste dalla normativa vigente, eventuali specializzazioni, abilitazioni, iscrizioni all’albo professionale, particolari esperienze maturate nel settore, insussistenza di rapporti di pubblica dipendenza); - la procedura valutativa; - il termine e le modalità di presentazione della domanda. Il suddetto avviso viene pubblicato per 15 gg. all’Albo dell’Azienda Ulss 16 e sul sito web aziendale. 17 Art. 3.4 Raccolta delle domande Gli eventuali interessati devono far pervenire all’Azienda Ulss 16 la propria candidatura, allegando alla stessa il curriculum vitae, entro il termine perentorio indicato nell’apposito avviso ed attenendosi alle modalità stabilite nell’avviso stesso. Non si terrà conto delle domande che, per qualsiasi causa, perverranno all'Azienda al di fuori della procedura prevista dall’avviso. La Struttura Marketing e Sviluppo, acquisite le domande corredate della relativa documentazione e verificata la conformità delle stesse rispetto ai requisiti previsti dall’avviso, provvede a convocare la commissione esaminatrice di cui al successivo articolo. Art. 3.5 Commissione esaminatrice e valutazione delle candidature Le candidature pervenute saranno valutate da un’apposita commissione, nominata dal Direttore della Struttura Marketing e Sviluppo, sentiti i Direttori Sanitario, Amministrativo e dei Servizi Sociali per quanto di rispettiva competenza. La suddetta commissione è composta dal Responsabile di Progetto in qualità di Presidente e da altri due componenti dei diversi ruoli (sanitario, tecnico, professionale e amministrativo), scelti fra i dipendenti dell’Azienda Ulss 16 e gli universitari convenzionati sulla base della tipologia dei profili professionali da ricoprire. Le funzioni di segreteria della commissione faranno capo alla Struttura Marketing e Sviluppo la quale per l’espletamento delle stesse si avvarrà di personale dell’Azienda appartenente al ruolo amministrativo almeno di categoria C. L’attività della commissione, rientrando nei compiti istituzionali, verrà svolta in orario di servizio e, pertanto, a titolo gratuito. La valutazione, sulla base di quanto previsto dal bando, potrà essere effettuata per soli titoli o per titoli e colloquio, qualora si ritenga opportuno verificare il grado di conoscenza ed esperienza nel campo specifico, nonché la motivazione e l'attitudine dei candidati; in tal caso i candidati verranno convocati, con comunicazione tramite posta elettronica, con almeno 5 giorni di anticipo. In caso di candidati stranieri si deve altresì procedere alla verifica dell’adeguata padronanza della lingua italiana in relazione alle funzioni da svolgere. La valutazione dei curricula professionali dei candidati avverrà con riferimento a criteri riguardanti: 18 a) i titoli di studio posseduti; b) la qualificazione professionale; c) la particolare esperienza già maturata nel settore. Al termine della valutazione dei candidati la commissione predisporrà un verbale motivato contenente la graduatoria finale. La suddetta graduatoria, oltre che per la nomina del vincitore, potrà essere utilizzata, esclusivamente nell’ambito del medesimo progetto, per l’affidamento di nuovi incarichi che si rendano successivamente necessari per eventuali sostituzioni dello stesso profilo professionale. Art. 3.6 Approvazione dell’incarico L’incarico viene conferito con deliberazione del Direttore Generale a cui seguirà, ad eccezione delle borse di studio, la stipula del contratto in forma scritta contenente gli elementi essenziali relativi allo stesso (attività, durata, compenso, modalità di verifica dell’attività svolta e di pagamento). La verifica dell’attività svolta verrà effettuata trimestralmente dal Responsabile di Progetto con possibilità di rescissione del rapporto instaurato, con preavviso scritto di quindici giorni, qualora le prestazioni rese risultassero inadeguate rispetto agli obiettivi stabiliti dal Responsabile stesso. Prima del conferimento dell’incarico, il candidato risultato vincitore deve compilare e sottoscrivere la scheda terzi non dipendenti contenente, tra l’altro, la dichiarazione di non avere altri rapporti di dipendenza. Art. 3.7 Pubblicazione sul sito web In ottemperanza a quanto previsto dalla normativa vigente, gli incarichi professionali e gli incarichi di collaborazione coordinata e continuativa, a seguito della loro approvazione e della sottoscrizione del contratto, vengono pubblicati con il relativo provvedimento di approvazione, a cura della Struttura Marketing e Sviluppo, sul sito web aziendale indicando gli estremi del provvedimento, il nominativo dell’incaricato, l’oggetto dell’incarico, la durata ed il compenso. 19 Art. 3.8 Comunicazioni interne ed esterne La Struttura Marketing e Sviluppo provvede a trasmettere al Responsabile di Progetto copia del provvedimento di approvazione dell’incarico e ad effettuare in via informatica le comunicazioni esterne obbligatorie previste dalla vigente normativa. Art. 3.9 Verifica attività e liquidazione compenso La Struttura Marketing e Sviluppo, acquisita la dichiarazione del regolare svolgimento dell’attività da parte del Responsabile di Progetto, provvede alla liquidazione di quanto dovuto agli incaricati per l’attività svolta. Art. 3.10 Dimissioni Il titolare di incarico (professionale, di collaborazione coordinata e continuativa e di borsa di studio) comunica formalmente le dimissioni alla Struttura Marketing e Sviluppo la quale provvede ai conseguenti adempimenti, secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Art. 3.11 Attestazioni Le attestazioni relative all’attività svolta da parte dei collaboratori esterni (liberi professionisti, collaboratori coordinati e continuativi e borsisti) sono rilasciate dalla Struttura Marketing e Sviluppo, sulla base degli elementi risultanti dagli atti d’ufficio. Art. 3.12 Estensioni ed esclusioni Le modalità di acquisizione delle risorse umane previste negli articoli precedenti del presente regolamento trovano applicazione anche nelle ipotesi di conferimento di incarichi professionali provvisori finalizzati ad evitare l’interruzione di pubblico servizio, a garantire i livelli essenziali di assistenza e la continuità assistenziale. Il conferimento di tali incarichi è subordinato alla presenza dei seguenti presupposti: 20 a) la prestazione deve essere di natura temporanea e deve corrispondere ad un’attività istituzionale altamente qualificata, che non può venire adeguatamente svolta dalle risorse umane disponibili in ambito aziendale; b) non deve sussistere una graduatoria di concorso e di avviso pubblico valida, fatti salvi i casi in cui tale graduatoria non sia utilizzabile per rinuncia dei candidati idonei o in cui siano necessarie particolari prestazioni professionali difficilmente riconducibili al lavoro subordinato per la specifica professionalità richiesta; c) l’incarico, compresi eventuali rinnovi, non potrà essere superiore ai 3 anni; d) è necessario il requisito della comprovata specializzazione universitaria. Si prescinde dal requisito della comprovata specializzazione universitaria nel caso di incarichi conferiti per attività che debbano essere svolte da professionisti iscritti in ordini o albi o con soggetti che operano nel campo dell’arte, dello spettacolo o dei mestieri artigianali, ferma restando la necessità di accertare la maturata esperienza nel settore. Non soggiacciono all’applicazione delle disposizioni del presente titolo ed in particolare alle procedure comparative e agli obblighi di pubblicità gli incarichi ai componenti degli organismi di controllo interno, ai componenti dei nuclei di valutazione e le attività di natura occasionale che comportano una spesa annua complessiva non superiore ad Euro 5.000,00 lordi (esclusi gli oneri a carico dell’ente). In quest’ultimo caso il Responsabile di Progetto dovrà comunicare preventivamente alla Struttura Marketing e Sviluppo il nominativo del professionista individuato, il cui profilo professionale sia già inserito nel piano delle risorse umane di progetto ed il periodo in cui verranno svolte le suddette attività. Art. 3.13 Raccolta, elaborazione e comunicazione dati La Struttura Marketing e Sviluppo assolve alle esigenze informative interne ed esterne in materia di incarichi effettuando la raccolta, l’elaborazione e la comunicazione informatica dei dati sulla base delle richieste provenienti dalla Direzione Aziendale, dalla Regione, dall’Istat, da Ministeri e da Enti vari. 21 Art. 3.14 Norma transitoria Le disposizioni previste dal precedente art. 3.3 del presente regolamento verranno applicate per i nuovi incarichi. Per le eventuali conferme di incarichi in essere al momento dell’entrata in vigore del presente regolamento, sono fatte salve le procedure precedentemente applicate. Art. 3.15 Normativa di riferimento Nell’ambito del presente titolo trovano applicazione le disposizioni di cui all’art 7, comma 6 del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 e successive modifiche ed integrazioni, agli artt. 46 e 49 della Legge 06 agosto 2008, n. 133 ed all’art. 3, comma 54, della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008). 22 TITOLO IV MODALITA’ DI ACQUISIZIONE DELLE RISORSE STRUMENTALI DI PROGETTO Art. 4.1 Delega Il Direttore della Struttura Marketing e Sviluppo è delegato, fino alla soglia di euro 50.000,00 (IVA esclusa), ad effettuare acquisti di beni e/o servizi relativi a progetti finanziati con fondi a specifica destinazione, in conformità a quanto previsto dal “Regolamento Aziendale per l’acquisizione di beni, servizi e lavori in economia”, adottato in attuazione dell’articolo 125 del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice degli Appalti) ed in applicazione del D.P.R. n. 384/2001 e del D.P.R. n. 554/1999. Il comma 10 del sopra citato art. 125 prevede, infatti, che l’acquisizione in economia di beni e servizi, possa avvenire, oltre che nei casi previsti dallo stesso, anche nelle ipotesi preventivamente individuate con proprio provvedimento da ciascuna Azienda Pubblica, tenuto conto delle proprie specifiche esigenze e del limite dell’importo fissato dalla normativa comunitaria. Art. 4.2 Richiesta del Responsabile di Progetto Il Responsabile di Progetto, per l’acquisizione in economia delle risorse strumentali di progetto (materiali di consumo, attrezzature, servizi) inoltra alla Struttura Marketing e Sviluppo, per ogni acquisto, una specifica richiesta contenente i seguenti elementi: - il titolo del progetto; - la tipologia e le quantità del bene o servizio da acquistare; - le motivazioni per eventuali condizioni di esclusività; - il luogo di consegna. 23 Art. 4.3 Verifica disponibilità fondi La Struttura Marketing e Sviluppo, esaminata la richiesta, procede alla verifica, nell’ambito del progetto all’interno del quale la stessa si colloca, della disponibilità dei fondi e della coerenza dell’acquisto con il piano di spesa previsto. In caso di esito negativo, informa il Responsabile di Progetto che non ci sono le condizioni per poter procedere all’acquisto. In caso di esito positivo: a) se il valore dell’acquisto rientra nei limiti della delega assegnata alla Struttura Marketing e Sviluppo per gli acquisti in economia procede all’acquisto; b) se il valore dell’acquisto supera i limiti della delega assegnata per gli acquisti con fondi vincolati, la Struttura Marketing e Sviluppo procede a trasmettere al Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi la richiesta di acquisto, attestando la copertura finanziaria dello stesso nell’ambito del progetto. Art. 4.4 Verifica Consip Prima di procedere ad avviare una ricerca di mercato è necessario verificare preliminarmente se la tipologia del bene o servizio richiesto rientra nel Sistema delle Convenzioni Consip o se è acquisibile attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione gestito da Consip. Art. 4.5 Ricerca di mercato Qualora la possibilità di effettuare l’acquisto tramite le opportunità fornite da Consip si dimostri impraticabile, la Struttura Marketing e Sviluppo procede ad effettuare una ricerca di mercato ed attiva le procedure per effettuare l’acquisto secondo le norme stabilite nel vigente regolamento per l’acquisizione di beni, servizi e lavori in economia. 24 Art. 4.6 Valutazione tecnico-economica La Struttura Marketing e Sviluppo effettua la valutazione tecnico-economica delle offerte pervenute acquisendo, con riferimento ai beni inventariabili e limitatamente ai casi ritenuti necessari, il preventivo parere delle Strutture competenti in materia. Art. 4.7 Aggiudicazione fornitura Conclusa la valutazione di cui al precedente articolo, la Struttura Marketing e Sviluppo procede all’assegnazione della fornitura alla ditta aggiudicataria. Art. 4.8 Consegna merce, eventuale inventariazione e/o collaudo e liquidazione fattura Nel caso di beni non inventariabili, alla consegna della merce al reparto, la bolla di trasporto viene firmata dal ricevente e trasmessa alla Struttura Marketing e Sviluppo, che provvede all’operazione di carico a magazzino. Per i beni inventariabili la ditta aggiudicataria deve concordare la consegna con il Magazzino Tecnico il quale, effettuata l’operazione di carico a magazzino, provvede a trasmettere la bolla di consegna all’Ufficio Inventari per l’inventariazione del bene o, nel caso di apparecchiature elettromedicali e di sistemi informatici e multimediali ad esse collegate, all’Ingegneria Clinica per l’eventuale collaudo e la successiva inventariazione. Al termine delle predette operazioni la fattura relativa alla fornitura risulta liquidata, ossia pagabile. 25 TITOLO V MODALITA’ DI RIMBORSO SPESE PER LA PARTECIPAZIONE AD EVENTI DI INTERESSE PER IL PROGETTO Art. 5.1 Campo di applicazione Il rimborso delle spese relative alla partecipazione ad eventi di interesse per il progetto può essere effettuato, se espressamente previsto nel piano di spesa dello stesso, esclusivamente al Responsabile di Progetto ed ai collaboratori inseriti nel piano delle risorse umane di progetto, oltre che ai relatori ed ospiti esterni invitati dal Responsabile di Progetto nell’ambito delle attività progettuali svolte presso l’Azienda Ulss 16. Sono rimborsabili le spese relative ad iscrizione, viaggio, vitto, alloggio per la partecipazione a corsi, convegni, congressi, meeting e riunioni di lavoro. Art. 5.2 Verifica della disponibilità economica e approvazione della partecipazione Qualora si renda necessario garantire ad alcuni componenti del gruppo di progetto la partecipazione ad eventi, il Responsabile di Progetto, verificata la disponibilità economica, la compatibilità con le voci di spesa e la durata del progetto, procede ad approvare la partecipazione all’evento. Il personale dipendente deve richiedere l’autorizzazione al Responsabile dell’Unità Operativa, nel rispetto delle vigenti procedure aziendali. Art. 5.3 Modalità di effettuazione delle spese Allo scopo di semplificare la gestione operativa dei rimborsi, le spese per la partecipazione ad eventi di norma devono essere sostenute tramite agenzia di viaggio, che provvede ad anticipare i costi necessari ed a fatturare successivamente gli stessi a carico dell’Azienda. Le spese non anticipabili da un’agenzia viaggi (ad esempio spese per pasti, mezzi pubblici, ecc.) devono essere sostenute direttamente da parte di ciascun partecipante all’evento e successivamente, potranno essere rimborsate da parte dell’Azienda a seguito di specifica e documentata richiesta da presentare alla Struttura Marketing e Sviluppo. 26 Art. 5.4 Ricorso all’agenzia viaggi Il Responsabile di Progetto provvede ad acquisire direttamente dall’agenzia viaggi la fattura intestata all’Azienda Ulss 16 e a trasmettere alla Struttura Marketing e Sviluppo la richiesta di liquidazione costituita da: a) lettera contenente i dati relativi all’evento, ai partecipanti e la motivazione della partecipazione allo stesso; b) fattura dell’agenzia viaggi con il visto del Responsabile di Progetto corredata dei giustificativi di spesa in originale; c) copia della preventiva autorizzazione alla partecipazione. Nel caso in cui il partecipante sostenga direttamente delle spese non anticipabili dall’agenzia viaggi, dovranno essere trasmessi anche i documenti previsti dal successivo art. 5.5. punti b) e c). La Struttura Marketing e Sviluppo, effettuati i necessari controlli e verificata la compatibilità delle spese con la normativa vigente per il personale dipendente, disporrà la liquidazione delle stesse. Art. 5.5 Rimborso diretto delle spese al partecipante Qualora le spese vengano anticipate dai singoli partecipanti il Responsabile di Progetto, al termine dell’evento, provvederà ad inviare alla Struttura Marketing e Sviluppo la richiesta di rimborso delle spese sostenute dai soggetti interessati costituita da: a) lettera contenente i dati relativi all’evento, ai partecipanti e la motivazione della partecipazione allo stesso; b) ricevuta o fattura (a seconda della tipologia del singolo partecipante) emessa dall’interessato ed intestata all’Azienda Ulss 16, nel caso si tratti di personale non dipendente; c) le pezze giustificative in originale intestate, dove possibile, all’Azienda Ulss 16; d) copia della preventiva autorizzazione alla partecipazione. La Struttura Marketing e Sviluppo, effettuate le necessarie verifiche, disporrà la liquidazione delle spese. In tale contesto si possono distinguere i seguenti casi: 27 a) personale dipendente e universitario convenzionato: il rimborso delle spese documentate, rientranti nelle categorie e nei limiti previsti dalla normativa vigente relativa agli Enti dello Stato, verrà rimborsato direttamente nel cedolino paga; b) personale non dipendente - incarichi professionali, co.co.co., borsisti: il rimborso delle spese documentate può essere effettuato solo se esplicitamente previsto dal contratto stipulato con l’Azienda Ulss 16 o dal provvedimento di conferimento della borsa di studio, sulla base della normativa vigente per il personale dipendente; - volontari inseriti nel progetto: il rimborso delle spese documentate avviene sulla base della normativa vigente per il personale dipendente. 28 TITOLO VI NORME FINALI Art. 6.1 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore il giorno stesso della sua approvazione con deliberazione del Direttore Generale. Art. 6.2 Revisione La revisione dei contenuti del regolamento verrà effettuata con cadenza annuale fatte salve particolari e motivate necessità che ne richiedano l’aggiornamento in tempi più brevi. 29